Aneks 11 – Sampel Pembanding<strong>dan</strong> Sampel Pertinggalpenting dalam pengendalianpengambilan <strong>dan</strong> lokasi penyimpanansampel pembanding <strong>dan</strong> sampelpertinggal.Annex 11 – Reference andRetention Sampelkey to controlling the taking and locationof reference and retention samples.SAMPEL PEMBANDING - UMUM18. Sampel pembanding digunakan untukanalisis, oleh karena itu hendaklahselalu tersedia untuk laboratorium yangmempunyai metodologi yang telahdivalidasi. Lokasi penyimpanan sampelbahan awal <strong>dan</strong> bahan pengemas yangdigunakan untuk produk jadi adalahpabrik pembuat produk jadi tersebut.Demikian juga lokasi penyimpanansampel produk jadi adalah tempatorisinal pembuatnya.REFERENCE SAMPLE - GENERALPOINTS18. Reference samples are for the purposeof analysis and, therefore, should beconveniently available to a laboratorywith validated methodology. For startingmaterials and packaging materials usedfor medicinal products, this is the originalsite of manufacture of the finishedproduct. For finished products, this is theoriginal site of manufacture.SAMPEL PERTINGGAL - UMUM19. Sampel pertinggal hendaklah mewakilisuatu bets produk jadi seperti yangdiedarkan <strong>dan</strong> mungkin diperlukan untukpengujian dengan tujuan pembuktianpemenuhan persyaratan nonteknis dariizin edar atau persyaratan lain. Sampelpertinggal hendaklah disimpan di lokasidi mana kepala bagian Pemastian Mutumeluluskan produk jadi.20. Sampel pertinggal hendaklah disimpandi lokasi pabrik pembuat produk jadiuntuk mempermudah <strong>Ba<strong>dan</strong></strong> POM RImengakses sampel.21. Bila produksi / impor / pengemasan /pengujian/ pelulusan bets obatmelibatkan lebih dari satu pabrikpembuat, tanggung jawab penyimpanansampel pertinggal hendaklah ditetapkandalam kontrak tertulis dari semua pihakterkait.RETENTION SAMPLE - GENERAL POINTS19. A retention sample should represent abatch of finished products as distribute<strong>dan</strong>d may need to be examined in order toconfirm nontechnical attributes forcompliance with the marketingauthorization or national legislation. Theretention samples should preferably bestored at the site where the head ofQuality Assurance certifying the finishedproduct batch is located.20. Retention samples should be stored atthe premises of an authorisedmanufacturer in order to permit readyaccess by NADFC.21. Where more than one manufacturing siteis involved in the manufacture/importation/packaging/testing/batchrelease, as appropriate of a product, theresponsibility for taking and storage ofretention samples should be defined in awritten agreement(s) between the partiesconcerned.SAMPEL PEMBANDING DANPERTINGGAL UNTUK PRODUK IMPOR22. Bila kemasan sekunder tidak dibuka,REFERENCE AND RETENTION SAMPLESFOR IMPORTED PRODUCTS22. Where the secondary packaging is notEdisi 2009 - 105 - 2009 Edition
Aneks 11 – Sampel Pembanding<strong>dan</strong> Sampel Pertinggalhanya bahan pengemas yang dipakaiperlu disimpan karena risiko campurbaurtidak ada atau kecil.23. Bila kemasan sekunder dibuka, misaluntuk mengganti dus atau brosur,hendaklah diambil satu sampelpertinggal tiap proses pengemasan,karena ada risiko campur-baur selamaproses pengemasan. Sangat pentinguntuk dapat mengetahui dengan cepatsiapa yang bertanggung jawab bilaterjadi campur-baur (pabrik pembuatatau pabrik pengemas ulang) karena iniakan memengaruhi luas penarikankembali produk.Annex 11 – Reference andRetention Sampelopened, only the packaging materialused needs to be retained, as there isno, or little, risk of product mix up.23. Where the secondary packaging isopened, for example, to replace thecarton or patient information leaflet, thenone retention sample, per packagingoperation, containing the product shouldbe taken, as there is a risk of productmixup during the assembly process. It isimportant to be able to identify quicklywho is responsible in the event of amixup (original manufacturer orrepacker), as it would affect the extent ofany resulting recall.SAMPEL PEMBANDING DANPERTINGGAL BILA INDUSTRI FARMASIDITUTUP24. Bila industri ditutup <strong>dan</strong> izin edardikembalikan, ditarik atau dibatalkan,kemungkinan masih banyak bets produkjadi yang belum kadaluwarsa yangdiproduksi oleh industri terkait <strong>dan</strong>masih beredar. Agar bets tersebut tetapberada di pasar, industri tersebuthendaklah mempersiapkan secara rinciuntuk melakukan transfer sampelpembanding <strong>dan</strong> sampel pertinggal (<strong>dan</strong>dokumen CPOB lain yang relevan) kelokasi penyimpanan yang ditunjuk.Industri tersebut hendaklah dapatmeyakinkan <strong>Ba<strong>dan</strong></strong> POM RI bahwapenyimpanan memadai <strong>dan</strong>, apabiladiperlukan, sampel dapat diakses <strong>dan</strong>dianalisis.25. Bila industri tersebut tidak mampumelakukan pengaturan yang diperlukan,maka ini dapat didelegasikan kepadaindustri lain. Pemegang izin edarbertanggung jawab terhadappendelegasian <strong>dan</strong> pemberian semuainformasi yang diperlukan kepada<strong>Ba<strong>dan</strong></strong> POM RI. Di samping itu,sehubungan dengan kelaikanpengaturan yang diusulkan untukpenyimpanan sampel pembanding <strong>dan</strong>sampel pertinggal, pemegang izin edarhendaklah juga melakukan konsultasidengan <strong>Ba<strong>dan</strong></strong> POM tiap negara diREFERENCE AND RETENTION SAMPLESIN THE CASE OF CLOSEDOWN OF AMANUFACTURER24. Where a manufacturer closes down andthe manufacturing authorisation issurrendered, revoked, or ceases to exist,it is probable that many unexpiredbatches of medicinal productsmanufactured by that manufacturerremain on the market. In order for thosebatches to remain on the market, themanufacturer should make detailedarrangements for transfer of referenceand retention samples (and relevantGMP documentation) to an authorisedstorage site. The manufacturer shouldsatisfy NADFC that the arrangements forstorage are satisfactory and that thesamples can, if necessary, be readilyaccessed and analysed.25. If the manufacturer is not in a position tomake the necessary arrangements thismay be delegated to anothermanufacturer. The marketingauthorisation holder is responsible forsuch delegation and for the provision ofall necessary information to NADFC. Inaddition, the marketing authorisationholder should, in relation to the suitabilityof the proposed arrangements forstorage of reference and retentionsamples, consult with the NADFC ofeach country in which any unexpiredbatch has been placed on the market.Edisi 2009 - 106 - 2009 Edition