STRAŻACKI STRAŻACKI

KURIER STRAŻACKI NR 149-150
KS
wykorzystywaniu WIKI.
Wszyscy mieli prawo podejmować
decyzje dotyczące tego,
jak będą wykorzystywać
WIKI np. do zarządzania projektami,
pisania dokumentacji
albo też do ustalania programów
zebrań. Te decyzje były
bardzo istotne, ponieważ jeśli
wszyscy podejmują przynajmniej
początkowe decyzje
wspólnie, to są duże szanse,
że będą się ich trzymać i WIKI
ma szansę na dobry start.
Inne sposoby wykorzystania
systemu pojawiają się podczas
codziennej pracy.
• poinformowanie o możliwościach
systemu. Już w trakcie
ważnego spotkania można
za pośrednictwem systemu
przekazywać swoje spostrzeżenia,
jest to o tyle cenne, że
powstałe w naszych głowach
pomysły nie ulatują później
w natłoku codziennych obowiązków
służbowych.
Syndrom pustej strony
Największym problemem
w uruchomieniu systemu
WIKI na terenie woj. łódzkiego
był tzw. syndrom pustej strony.
Systemy te są bardzo elastyczne,
ale podczas wdrożenia może
okazać się to ich minusem.
Syndrom ten polega na tym, że
użytkownik loguje się i nie wie
jak zacząć używać oprogramowania.
Podczas budowy SWI
w woj. łódzkim uniknięto tej sytuacji
ze względu na stworzenie
wstępnej struktury danych, która
obejmowała katalogi i najważniejsze
strony m.in. Wojewódzki
Plan Ratowniczy. Głównym
celem tego działania było zapoznanie
użytkownika z praktycznym
wykorzystaniem systemu
na istniejącym już przykładzie.
Realizując wdrożenie WIKI
oraz uruchomienie wersji elektronicznej
Wojewódzkiego Planu
Ratowniczego zaczęliśmy od
najprostszych rzeczy. Jedną
z najlepszych strategii była stopniowa
gradacja liczby tworzonych
za pomocą WIKI dokumentów.
Na początek zostały
uruchomione karty osobiste
wszystkich naczelników/kierowników
wydziałów operacyjnych.
Następnym krokiem było stworzenie
planów szkoleń, notatek
ze spotkań itp. Te dokumenty
mogli współedytować wszyscy
funkcjonariusze. Skutkowało
to tym, że każdy na szczeblu
„zarządzającym” miał kontakt
z WIKI.
Następnym kluczowym elementem
było stworzenie swojej
osobistej strony. Na niej każdy
pracownik mógł opisać nad
czym aktualnie pracuje, ewentualnie
nad czym będzie pracował.
Została utworzona sekcja zadawania
pytań i wymiany „luźnych
informacji”. Każdy z użytkowników
może zamiesić także informacje
kontaktowe oraz wszelką
wiedzę, która pozwoli na lepszą
komunikację. W ten sposób
szybko udało się stworzyć aktualną
bazę ekspertów z komend
powiatowych/miejskich PSP woj.
łódzkiego.
Kolejnym etapem wdrożenia
ww. systemu było zrealizowanie
cyklu szkoleń dla kadry
zarządzającej (wydziały operacyjne).
Ze względu na braki
sprzętowe i lokalowe rzeczone
spotkania odbywały się w szkolnych
salach wykładowych wynajętych
w ramach porozumień.
Omówiono na nich budowę modułów
do realizacji powiatowych/
miejskich planów ratowniczych.
Kolejny cykl szkoleń realizowany
był już w poszczególnych
komendach powiatowych/
Wykorzystanie w zarządzianiu kryzysowym systemu Google Maps w USA.
Mapy huraganu Sandy w serwisie Google Maps
miejskich uwzględniając małe
grupy robocze tj. maksymalnie
do 4 osób. W tak małym gronie
udało się szczegółowo wyjaśnić
zasady budowy systemu i jego
funkcjonowania. Wskazano drogę,
dzięki której naczelnicy wydziałów
mogli w sposób bezproblemowy
uruchomić oraz wdrożyć
system dla swoich wydziałów,
w których oprócz modułu
wiedzy funkcjonują również inne
rozwiązania ułatwiające codzienne
funkcjonowanie wydziałów
operacyjnych.
Opory w dzieleniu się
wiedzą
Ludzie często boją się
dzielić swoją wiedzą. Im więcej
pracownik przekazuje swojej
wiedzy na Wiki, tym cenniejszy
staje się dla każdej organizacji.
Dlaczego?
Odpowiedź jest prosta, ponieważ
jego wartość w organizacji
jest lepiej znana. Ktoś może
być ekspertem w pewnej dziedzinie
i nie być tego świadomym.
Jeśli inni o tym nie wiedzą,
osoba ta jest mniej przydatna.
Największym problemem
jest to, że ludzie boją się dzielić
z innymi wiedzą. Aby wyeliminować
ten aspekt zasugerowano
takim osobom żeby, choć część
swojej wiedzy, nawet kilka procent,
umieściła na Wiki i zobaczyła,
co się stanie. Scenariusz
wydarzeń był nieunikniony: ludzie,
którzy to przeczytali domagali
się więcej i często kontaktowali
się z autorami w celu współpracy
lub uzyskania szczegółów.
Głównym założeniem tego
„triku” było to, że im większy rozmiar
będzie przybierać ta współpraca,
tym bardziej początkowo
nieufna wobec Wiki osoba będzie
jej potrzebować. Dlaczego?
Ponieważ taki pracownik będzie
musiał umieszczać coraz więcej
informacji na Wiki, żeby zmniejszyć
liczbę e-maili i próśb o więcej
danych.
W końcu większość jego
wiedzy znajdzie się na WIKI,
a wszyscy będą mieli dostęp bez
konieczności bezpośredniego
kontaktu z jej autorem, co zwiększy
ilość czasu, który ten może
poświęcić na pracę nad nowymi
projektami i tworzenie kolejnej
porcji wiedzy.
W następnym cyklu artykułów
dot. systemu wymiany informacji
zostaną opisane aspekty
zarządzania własnymi dokumentami
oraz integracji z Google
Apps, oraz Google earth.
kpt. Michał Kłosiński
10
11