Fragen und Antworten zur GDPdU

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Fragen und Antworten zur GDPdU

DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung

Römerstrasse 5

71144 Steinenbronn

Tel. 07157/53 96 63

Fax 07157/53 96 65

E-Mail: gdpdu@dr-weiss.com

Web: www.dr-weiss.com


Fragen und Antworten zu GDPdU - 2 -

Gegenstand der Prüfung

Frage:

Welche Daten werden geprüft?

Im Prinzip bleibt der Prüfungsgegenstand gleich, es sind im Zuge der Außenprüfung

Daten der





Anlagenbuchhaltung

Finanzbuchhaltung

Personalbuchhaltung

und sonstige steuerlich relevante Daten

Für eingehende Papierdokumente ändert sich nichts.

Für ausgehende Papierdokumente ändert sich nichts.

Achtung:

Summen- und Saldenlisten, Kontenlisten etc. dürfen nicht mehr nur in

ausgedruckter Form archiviert werden, diese sollen ab 01.01.2002 direkt aus

dem System abgefragt werden.

Frage:

Wer darf prüfen, wer darf nicht prüfen?

Es darf nur der Prüfer des örtlich und sachlich zuständigen Finanzamtes oder

der beauftragten Dienststelle prüfen.

Nicht prüfen dürfen Bedienstete von Gemeinden (trotz Beteiligungsrecht an

der Außenprüfung) oder ausländische Staaten.

Frage:

Wer wird geprüft, gibt es Einschränkungen bzgl.

Unternehmensgröße?

Nein, es gibt keine Einschränkungen bzgl. Unternehmensgröße oder Anzahl der

Mitarbeiter. Jeder kann geprüft werden und muss den Datenzugriff zulassen, der im

Inland




während des betreffenden Besteuerungszeitraums aufzeichnungspflichtig

ist nach Einzelsteuergesetzen oder im Rahmen der allg.

Buchführungspflicht.

der Außenprüfung unterliegt

über eine DV-gestützte Buchführung verfügt, in der steuerlich relevante

Daten (in digitaler Form) erzeugt werden.


Fragen und Antworten zu GDPdU - 3 -

Frage:

Was sind sonstige steuerlich relevante Daten (vgl. dazu auch die

Ausführungen des BMF)

Es handelt sich hierbei um alle Daten, die für die Steuerbemessung grundlegend

sind (z. B. auch Daten für die Herstellkostenkalkulation, Festlegung von

Verrechnungspreisen, Vertragsunterlagen).

Frage:

Welche Prüfungen gibt es?

Es gibt die




Betriebsprüfung

Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Lohnsteuer-Außenprüfung

Es wird empfohlen, entsprechende Anwender mit nur lesendem Zugriff im System

einzurichten.

Frage:

Welche Zeiträume müssen digital beauskunftet werden?

Es wird ab den Geschäftsjahren 2002 die digitale Auskunft gefordert.

Frage: Was ist mit den Geschäftsjahren vor 2002?

Diese Daten bleiben wir bisher auf Papier und die Datenverarbeitungssysteme

müssen insbesondere nicht für einen Datenzugriff nicht zur Verfügung gestellt

werden.

Frage:

Muß eine Außenprüfung überhaupt zugelassen werden?

Ja


Fragen und Antworten zu GDPdU - 4 -

Zugriffsformen

Frage: Zugriffsform 1 oder 2:

Die Online-Abfrage belastet unser DV-System erheblich und senkt

die Performance im Produktivbetrieb.

Auf dieses Problem ist die Finanzverwaltung nicht eingegangen. Es gibt in der Tat

die Situation, dass eine umfangreiche Konten- oder Berichtsabfrage Rechnerzeit

benötigt, die das System in anderen Bereichen erheblich belastet, z. B. im Call

Center oder im Produktionsbetrieb.

Es ist eine individuelle Vereinbarung vor Ort zu treffen, inwieweit und zu welchen

Zeitpunkten die Abfragen erfolgen sollen.

Frage:

Zugriffsform 3, Datenträgerüberlassung:

In welchen Formaten und auf welchen Datenträgern müssen die

Daten übergeben werden?

Im Prinzip kann laut GDPdU jedes Format in Coded-Information-Version verwendet

werden, allerdings hat die Finanzverwaltung im Nachgang eine Liste geeigneter oder

"gewünschter" Formate zusammengestellt (siehe "Prüfsoftware der

Finanzverwaltung")

Als Datenträger können CD-ROM, MO (magnetooptische) Datenträger, WORM-

Datenträger und DVD-Medien et al. verwendet werden. Es ist damit zu rechnen, dass

die Finanzverwaltung aber nur CD-ROM und DVD-Medien lesen kann, bei DVD gibt

es allerdings unterschiedliche Aufzeichnungsstandards.


Fragen und Antworten zu GDPdU - 5 -

Archivierung und Aufbewahrung

Frage:

Verändern sich die Aufbewahrungsfristen?

Nein, die Aufbewahrungsfristen bleiben identisch.

Frage:

Ist ein elektronisches Archivierungssystem notwendig?

Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.

Frage:

Die Datenvorhaltung über 10 Jahre führt zu großen

Datenbeständen und niedrigerer Leistungsfähigkeit des Systems,

kann man Daten auslagern?

Ja, Daten aus abgelaufenen Geschäftsjahren können ausgelagert werden – soweit

die Software das vorsieht.

Weitere Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.

Frage:

Von Archivanbietern wird auf die Archivierung von Spooldaten

mittels COLD-Verfahren hingewiesen, ist dies notwendig?

Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.

Frage:

Der Gesetzgeber spricht noch von "sonstigen steuerlich

relevanten Daten", müssen diese archiviert werden?

Die Daten sind zumindest aufzubewahren. Wenn es sich beispielsweise um E-Mails

handelt, können diese als steuerlich relevant gekennzeichnet werden und sie können

im E-Mailsystem verbleiben. Eine Verwendung eines elektronischen

Archivierungssystems ist nicht notwendig, ggf. aber hilfreich.

Die E-Mails können auf CD-ROM ausgelagert werden. Das sind beispielsweise die

entsprechenden Mail-Dateien aus Outlook oder aus Netscape.

Beispiele für sonstige steuerlich relevante Daten:

Vertragsunterlagen

elektronische Reisekostenabrechnung

Vereinbarungen über Verrechnungspreise

Frage:

Wir haben bereits ein optisches Archivierungssystem im Einsatz,

was ist dabei zu beachten?


Fragen und Antworten zu GDPdU - 6 -

Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.

Frage:

In einer Passage der GDPdU werden pdf- und tif-Dateien als nicht

erlaubtes Format bezeichnet, inwieweit betrifft dies das

Archivsystem?

Der Gesetzgeber verbietet diese Formate im Zuge der Beauskunftung von Daten aus

der Finanzbuchhaltung und den operativen Systemen, da diese Formate nicht

maschinell auswertbar sind. Es dürfen also keine Daten aus datenbankbasierten

Anwendungen vertifft oder in PDF-Form 1 zur Verfügung gestellt werden.

Eingescannte Dokumente dürfen selbstverständlich in TIF-Formaten archiviert

werden. Ausgangsrechnungen dürfen durch COLD-Verfahren in pdf-Formaten oder

TIF-Formaten im Archivsystem abgelegt werden, da diese Daten ohnehin nicht auf

Basis des Archivsystems abgefragt werden.

Frage:

Was ist mit der Kosten- und Leistungsrechnung, ist diese

ebenfalls Prüfungsgegenstand?

Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.

Frage:

Wenn Rechnungen elektronisch weiterverarbeitet werden, was ist

dann zu beachten?

Die Rechnungen sollten digital signiert sein, damit der Empfänger diese bei der

Vorsteuer berücksichtigen darf.

Frage:

Wir verwenden EDIFACT, ändert sich nun etwas?

Soweit diese Daten steuerlich relevant sind und direkt in der Datenverarbeitung

verarbeitet werden, müssen diese gemäß den Aufbewahrungsvorschriften

vorgehalten werden. Es müssen auch die einzelnen Zwischenstände aufbewahrt

werden, die beispielsweise durch Konvertierungen entstehen.

Frage:

Wenn wir elektronisch signierte Rechnungen bekommen, was ist

zu beachten?

Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.

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obwohl pdf-Dokumente im Prinzip auswertbar wären.


Fragen und Antworten zu GDPdU - 7 -

Frage:

was unterscheidet die qualifizierte elektronische Signatur von der

minderen akkreditierten Signatur?

Nur akkreditierte Zertifizierungsdiensteanbieter wurden vor Betriebsaufnahme

behördlich überprüft

Nur die Signaturerstellungskomponenten akkreditierter

Zertifizierungsdiensteanbieter werden vor Betriebsaufnahme behördlich

überprüft

Nur akkreditierte Signaturen sind langfristig (30 Jahre online statt sonst 2

Jahre) überprüfbar – bei Insolvenz durch RegTP verwaltet.

Nur akkreditierte Signaturen erfahren ohne Anerkennung sonstiger Behörden

eine Gleichstellung mit ausländischen Signaturen.

Akkreditierte Signaturen erfüllen Voraussetzungen für Verfahren im

öffentlichen Sektor und können bei Bedarf um zusätzliche Merkmale

erweitert werden § 1 Abs.3 SigG

elektronische Dokumente, soweit geeignet sind bei Gericht zulässig. (§ 130a

ZPO. Ausführung der Form erfolgt über RechtsVO)

Grundsätzlich ist die qualifizierte elektronische Signatur als Beweismittel im

Prozess zugelassen. § 292 a ZPO. Es gilt die Sicherheitsvermutung des §

15 SigG. Erfolgt eine Darstellung der akkreditierten Signatur, ist dies ein

Anscheinsbeweis.

Zertifikate von nicht akkreditierten Trust-Centern werden im Rahmen des

Anscheinsbeweises gewürdigt, welcher durch die Darlegung eines anderen

Sachverhaltes erschüttert werden kann. Ggf. sind dann Sachverständige zur

Richtigkeit der Übermittlung zu hören


Fragen und Antworten zu GDPdU - 8 -

Fragen bzgl. Produkte und Gesamtlösungen

Frage:

Finanzbuchhaltungssysteme haben i. d. R. eine Zulassung vom

Finanzamt. Beinhaltet diese Zulassung auch die Anforderungen

bzgl. GDPdU?

Nein, es gibt kein Gütesiegel oder Test für die Erfüllung der GDPdU.

Im Prinzip müsste jedes System die Anforderungen erfüllen, soweit nicht bei

Abschlussläufen Einzelbuchungen gelöscht und nur noch Monats- oder Jahressalden

geführt werden.

Eine Anforderung Benutzer mit nur Leserechten einzurichten besteht nicht, da die

Finanzverwaltung nichts dagegen hat auch mit "normalen" Benutzerrechten auf

Daten zuzugreifen. Eine Schnittstelle zur Prüfungssoftware IDEA muss es ebenfalls

nicht geben.

Frage:

Was ist IDEA?

IDEA ist die von der Finanzverwaltung in Zukunft eingesetzte Prüfungssoftware, die

auch kommerziell bezogen werden kann.

Frage:

Gibt es GDPdU-zertifizierte oder -konforme

Archivierungssysteme?

Nein, Daten in Archivierungssystemen sind i. d. R. auch nicht Gegenstand des

Datenzugriffes, da diese auf die operativen Systeme zielen. Lediglich gescannte und

archivierte Dokumente oder archivierte E-Mails fallen darunter. Da aber auch die

gespoolten Daten aus den originären Systemen beauskunftet werden müssen, ist

diese Frage nicht von Bedeutung.


Fragen und Antworten zu GDPdU - 9 -

Offene Fragen

1. Systemabsturz

Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.

2. Virengefahr

Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.

3. Steuergeheimnis, Datenschutz

Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.

4. Inkompatible Datenträger

Antwort dieser Frage nicht in diesem frei verfügbaren Dokument.

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