Functiebeschrijving

oosterzele.be
  • No tags were found...

Functiebeschrijving - Gemeente Oosterzele

Functiebeschrijving

130-02-20100722

Functietitel

Doel van de functie

Functiefamilie

Plaats in de organisatie

Administratief medewerker

Uitvoeren van administratieve taken gekoppeld aan een

bepaalde werking/dienst en met een dienstverlenend

karakter

Intern administratief meewerken

Ten behoeve van alle diensten

Rapporteert aan : de hiërarchisch overste

Jobinhoud/taakomschrijving Verantwoordelijkheidsgebied 1 :

Ondersteunen, voorbereiden en

organiseren van de werkzaamheden van

een bepaalde inhoud/cel

• Beheren van de agenda van

medewerkers

en/of

leidinggevenden van de dienst.

• Inspringen bij afwezigheid van

collega’s.

• Inspringen bij bepaalde

werkpieken.

• Coördineren, organiseren van

praktische zaken.

• …

Verantwoordelijkheidsgebied 2 :

Inwinnen van informatie en/of adviezen

en/of verzamelen van gegevens

• Inwinnen van de nodige gegevens

aansluitend bij de te behandelen

opdrachten.

• Verzamelen van verschillende

documenten en gegevens.

• …

Verantwoordelijkheidsgebied 3 :

Verstrekken van inlichtingen en/of ter

beschikking stellen van

documentatie/informatie aan klanten

(burgers, interne diensten)

• Verstrekken van informatie:

telefonische of persoonlijk ;

desgevallend doorverwijzen naar

andere diensten

Score 1 :

…/20

Score 2 :

…/10

Score 3 :

…/10


• Beantwoorden van specifieke

vragen omtrent reglementering

of dossierbehandeling

• Telefoon beantwoorden

• …

Verantwoordelijkheidsgebied 4 :

Verifiëren en verwerken van

administratieve gegevens

• Onderzoeken of gegevens aan de

reglementering voldoen.

• Volledigheid controleren van

dossiers.

• Verwerken van gegevens aan de

hand van formulieren.

• Verwerken van gegevens via

bepaalde software.

• Invoeren en actualiseren van

gegevens.

• …

Score 4 :

…/20

Verantwoordelijkheidsgebied 5 :

Opstellen of aanmaken van documenten

conform procedures of regelgeving

• Opstellen van contracten.

• Eindafwerking van besluiten en

opmaak van besluiten in

specifieke gevallen.

• Voorbereiding van diverse

documenten.

• Uiwerken van notulen.

• Uitschrijven van processen en

procedures.

• Opmaak van verslagen.

• …

Score 5 :

…/10

Auteur : Els Van Nieuwenhove

Datum : 16/12/2010

Goedkeuring personeelsdienst : 31/01/2011

Goedkeuring gemeentesecretaris : 31/01/2011

Verantwoordelijkheidsgebied 6 :

Verzorgen van het klassement en / of

beheer van administratieve stukken

• Klasseren en up-to-date houden

van afgeleverde vergunningen.

• Klasseren van tijdschriften,

wetgeving.

• Klasseren van administratieve

stukken eigen aan de dienst.

• Organisatie van het klassement,

archiveren van stukken met

betrekking tot de eigen dienst

• Organisatie van het digitale

klassement

Score 6 :

…/10

Functiebeschrijving administratief medewerker

2


• …

Verantwoordelijkheidsgebied 7 :

Uitvoeren van allerhande

administratieve taken

• Beheren van het postgebeuren.

• Verwerken van

inkomende/uitgaande

briefwisseling.

• Meewerken aan de ontwikkeling

en lay-out van

informatiemateriaal.

• Instaan voor de correspondentie

(brief, e-mail, fax).

• …

Verantwoordelijkheidsgebied 8 :

Uitvoeren van specifieke

organisatorische, logistieke of

administratieve opdrachten

• Inspringen bij afwezigheid van

bepaalde collega’s.

• Inspringen bij bepaalde

werkpieken.

• Coördineren, organiseren en

voorbereiden van bepaalde

werkzaamheden eigen aan de

dienst.

• …

Score 7 :

…/10

Score 8 :

…/10

Functieprofiel/competenties

Functiegerichte competenties

Auteur : Els Van Nieuwenhove

Datum : 16/12/2010

Goedkeuring personeelsdienst : 31/01/2011

Goedkeuring gemeentesecretaris : 31/01/2011

1. Loyauteit

Zich aansluiten bij de filosofie en het

engagement van de organisatie. Zich

houden aan haar sociale en ethische

normen. Functioneren zoals dat

wordt verwacht en zoals bepaald in

verschillende voorschriften. Zich

volledig kunnen vinden in de missie

van de organisatie en steeds

handelen vanuit die waarden en

normen.

2. Flexibiliteit

zich vlot kunnen aanpassen aan een

veranderende omgeving, nieuwe

taken en verantwoordelijkheden, of

aan nieuwe mensen. Gepast reageren

op onverwachte omstandigheden en

Score 1 :

…/10

Score 2:

…/10

Functiebeschrijving administratief medewerker

3


het niet erg vinden als men zijn

werkwijze daardoor volledig moet

aanpassen.

3. Stressbestendigheid

Hoogstaand efficiciënt blijven

presteren onder tijdsdruk, bij

tegenslag of teleurstelling, in

stresssituaties of bij al dan niet

terechte tegenstand.

Score 3 :

…/10

4. Zelfstandigheid

als dat nodig is, kunnen werken

zonder coaching of leiding. Er geen

problemen mee hebben zelfstandig te

werken en de opdrachten tot een

goed einde te brengen zonder te veel

te moeten rekenen op anderen. Aan

de andere kant die zelfstandigheid

niet overdrijven, opdat

samenwerking geen probleem vormt

Score 4 :

…/15

5. Samenwerken

In staat zijn om als volwaardig lid

van een team te functioneren en

effectieve bij dragen te leveren aan

een gezamenlijk resultaat. Zonodig

rekening houden met de behoeften

en wensen van de collega’s en het

eigenbelang of de eigen ambitie

volledig ondergeschikt kunnen

maken aan het belang van de groep.

Score 5 :

…/10

Auteur : Els Van Nieuwenhove

Datum : 16/12/2010

Goedkeuring personeelsdienst : 31/01/2011

Goedkeuring gemeentesecretaris : 31/01/2011

6. Klantgerichtheid

Op elk moment proberen de

behoeften, gevoeligheden en wensen

van de interne e externe klant in te

schatten en het denken en handelen

daarop afstemmen.

7. Praktisch inzicht

Inzicht hebben in de praktische

aspecten van het werk en voldoende

weten tot waar je eigen kunnen reikt.

Dat inzicht hanteren om de

opgelegde werkzaamheden efficiënt

te laten verlopen en zelfs nog te

verbeteren.

Score 6 :

…/10

Score 7 :

…/15

Functiebeschrijving administratief medewerker

4


Technische competenties

1. Bereidheid tot het verwerven van de

specifieke vakkennis, eigen aan de

dienst

2. Elementaire kennis van het

gemeentedecreet (Titel I, V, VIII)

3. Grondige kennis van de organisatie

en werking van een gemeentebestuur

en de gemeentelijke administratie (of

bereid zijn zich daarin te verdiepen)

4. Kennis van de courante software

applicaties (in het bijzonder Excel,

Outlook, PPT en Word) en bereid zijn

om zich nieuwe software eigen te

maken en/of bereid zijn om zich

daarin te verdiepen.

5. Kennis van de BIN-normen (of bereid

zijn zich daarin te verdiepen)

Score 8 :

…/20

Algemene toelatingsvoorwaarden

bij aanwerving

Specifieke voorwaarden bij

aanwerving of bevordering

Diplomavereisten bij aanwerving

Toegankelijk

voor

laatstejaarsstudenten of –

scholieren ?

Selectieprocedure, -programma en

-instantie

Auteur : Els Van Nieuwenhove

Datum : 16/12/2010

Goedkeuring personeelsdienst : 31/01/2011

Goedkeuring gemeentesecretaris : 31/01/2011

De kandidaten moeten

- Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met

de eisen van de functie, te toetsen aan de hand van

een uittreksel uit het strafregister

- De burgerlijke en politieke rechten genieten

- Medisch geschikt zijn

- Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd

door de wetten op het gebruik der talen in

bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966.

- Slagen voor de selectieprocedure

- Voldoen aan de diplomavereiste

Niet van toepassing

Een diploma van het secundair onderwijs of daarmee

gelijkgesteld onderwijs

Neen

De functies zijn vacant bij wijze van aanwerving (2,5

statutaire ambten en 1 contractueel ambt ten behoeve

van de gemeentelijke diensten).

Het selectieprogramma ziet er alsvolgt uit:

Om geslaagd te zijn op een onderdeel dient men minstens

50% te behalen op dat deel.

Enkel de kandidaten die geslaagd zijn op het schriftelijk

deel, gaan door naar het mondeling deel.

Om geslaagd te zijn voor de totale selectieprocedure

dienen kandidaten minstens 60% van de punten te

behalen.

Functiebeschrijving administratief medewerker

5


Auteur : Els Van Nieuwenhove

Datum : 16/12/2010

Goedkeuring personeelsdienst : 31/01/2011

Goedkeuring gemeentesecretaris : 31/01/2011

• Schriftelijk deel (50ptn)

o Eén of meerdere cases die kunnen

voorkomen in de functie van

administratief medewerker, die de

vereiste competenties toetsen en aan de

hand van dewelke de algemene kennis

met betrekking tot het werkingsveld

gemeente en omgeving en met

betrekking tot (de werking van) de

gemeentelijke organen, wordt gepeild.

o Proef redactie die de schriftelijke

vaardigheden toetst. De proef redactie

kan deels of geheel verwerkt worden in

het luik cases.

o Test informatica (MS Office pakket) die

de kennis en vaardigheden van

noodzakelijke informaticatoepassingen

toetst. De test informatica kan deels of

geheel verwerkt worden in het luik

cases.

• Mondeling deel (50ptn)

o Rollenspel waarin de

klantvriendelijkheid en

communicatievaardigheden getoetst

worden.

o Interview waarin er getoetst wordt naar

de competenties die vereist zijn voor de

functie en waarin er gepeild wordt naar

de motivatie en interesse voor het

werkterrein.

Alle selectieprocedures resulteren in een bindende

rangschikking in volgorde van de behaalde punten van

de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten.

Sollicitaties (motivatiebrief, CV, attest van goed gedrag

en zeden model A en een copie van het hoogste diploma)

dienen per aangetekend schrijven of door afgifte tegen

ontvangstbewijs gericht te worden aan : het College van

Burgemeester en Schepenen, Dorp 1 te 9860 Oosterzele

en dit uiterlijk op dinsdag 2 augustus 2011 (datum

verzending geldt).

Functiebeschrijving administratief medewerker

6


Niveau

Rang

Graad

Salarisschaal

Wervingsreserve

Proeftijd

De examendata zijn alsvolgt:

De schriftelijke proef vindt plaats op woensdag 17

augustus 2011.

De mondelinge proef vindt plaats op vrijdag 2

september 2011 en op maandag 5 september 2011.

C

Cv

administratief medewerker

C1-C3

3 jaar

6 maanden

Auteur : Els Van Nieuwenhove

Datum : 16/12/2010

Goedkeuring personeelsdienst : 31/01/2011

Goedkeuring gemeentesecretaris : 31/01/2011

Functiebeschrijving administratief medewerker

7

More magazines by this user
Similar magazines