PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA MUNICIPAL DE NEIVA Oportuno”

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Consultar. - Contraloría Municipal de Neiva

PLAN DE MEJORAMIENTO

CONTRALORIA MUNICIPAL DE NEIVA

CONTRALOR:

EDGAR LEONEL CONTA

PERIODO DE EVALUACION: VIGENCIA 2011

VIGENCIA EVALUADA: 2010

MODALIDAD DE AUDITORIA: INTEGRAL

FECHA DE SUSCRIPCION: OCTUBRE DE 2011

INFORME PRESENTADO:

HALLAZGO

1. La Entidad no

cuenta con un plan

de desarrollo

tecnológico de la

información ni tiene

formulado plan de

contingencia en el

área de informática.

RELACION DE ACCIONES

CORRECTIVAS A

DESARROLLAR

Incluir en el plan estratégico el plan

de desarrollo tecnológico de la

entidad

Monitorear el plan de desarrollo

tecnológico de la información

Leer el instructivo de la rendición

de cuenta el cual se encuentra

intrínseco en los formatos.

De acuerdo al concepto

establecido en el instructivo

realizar el plan de contingencia en

el área de informática.

AREA Y

RESPONSABLE

DEL PLAN DE

MEJORAMIENTO

Contralor Municipal,

Asesora De Control

Interno y técnico en

sistemas.

CRONOGRAMA

DE EJECUCION

METAS

CUANTIFICA

BLES

28/02/2012 plan de

desarrollo

tecnológico y

plan de

contingencia

INDICADO

RES

CUMPLIMI

ENTO

plan de

desarrollo

tecnológico

y plan de

contingenci

a realizado

SEGUIMIENTO

“Por un Control Fiscal Técnico y Oportuno”

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Carrera 5 No. 9-74 Piso 4 PBX: 8717753- 8711170 Participación Ciudadana 8711256

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2. La Contraloría

registró en forma

errada

la

amortización de

Gastos Pagados

por Anticipado.

3. La Contraloría

liquidó y pagó

aportes

parafiscales sin

tener en cuenta

todos los factores

salariales.

Corregir mediante nota de

contabilidad y se lleva a la cuenta

del gasto la amortización de estos

gastos pagados por anticipado lo

que corresponde a la presenta

vigencia

Se realizará la respectiva

liquidación de los parafiscales

teniendo en cuenta factores como

vacaciones indemnizadas de

diciembre de 2010 y lo corrido de

2011

Solicitar se incluyan capacitaciones

en temas específicos para el área

administrativa dentro del plan de

capacitación.

profesional

universitario

31/10/2011 Nota de

contabilidad

correctamente

registrada

Área administrativa 31/12/2011 Liquidación y

pago de los

aportes

parafiscales

4 La Contraloría

practicó en algunos

pagos realizados a

contratistas la

retención en la

fuente a título de

impuesto sobre la

renta en forma

errada.

Ajustar los valores que se dejaron

de descontar al proveedor HSQL y

descontar del contrato que se

encuentra vigente y a el contratista

Jorge Parga realizando la

corrección a la planilla y girar lo

respectivo a la Dian. Teniendo en

cuenta su facturación y el tipo de

contratación celebrada.

área administrativa 30/11/2011 Valores

Ajustados

pagados

y

Valor

pagado por

retención en

la fuente

dejado de

cobrar

/Valor

liquidado

por

concepto de

retención en

la fuente

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dejado

pagar.

de

5. La Contraloría

constituyó una

cuenta por pagar a

favor del Municipio

de Neiva no

ajustada a las

normas

presupuestales,

toda vez que el

bien inmueble

convenido no se

recibió dentro de la

vigencia.

solicitar con carácter urgente y

prioritario se incluya en el plan de

capacitación temas tributarios y

administrativos para ser incluida en

el plan de capacitación 2012

Dar cumplimiento estricto a la

constitución de cuentas por pagar

y reservas de acuerdo al artículo

89 decreto 111 de 1996

31/12/2011

Área administrativa 31/12/2011 Cuentas por

pagar

ajustadas a la

normatividad

vigente

Valor de la

cuentas por

pagar

constituida/

Valor de la

cuenta por

pagar

ajustada

la

normativida

d

a

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6. En los estudios

previos para la

adquisición del

inmueble no se

determinaron las

características y

especificaciones

técnicas soporte del

proceso de

escogencia y

selección del bien a

adquirir.

7. Las actas de

liquidación no

cumplen con la

finalidad técnica,

administrativa y

financiera de la

liquidación

contractual.

Elaborar conjuntamente con el

municipio estudio técnico previo

que contenga las especificaciones

técnicas requeridas por la misma

contraloría para la adecuación de

la sede

Modificar el formato GR-F-42 V3

acta de inicio, suspensión reinicio

terminación y dejarlo opcional para

ser utilizados en las diferentes

necesidades que se requieran en

el proceso contractual, incluida la

realización de acta de liquidación

Oficina

jurídica

Profesional

Universitario

asesora

31/12/2011

30/11/2011 Formato

modificado

No de actas

de

liquidación

que

cumplen

con la

finalidad

técnica

administrati

va y

financiera

en la

liquidación

contractual/

No de actas

de

liquidación

realizadas

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8 En algunos

informes de

auditoria se dejan

planteadas

situaciones

presuntamente

irregulares de

orden fiscal sin

establecer el

detrimento y

configurar el

hallazgo.

Socializar la modificación y las

instrucciones del uso del formato

de actas del proceso contractual

Cuantificar el presunto detrimento

patrimonial y una vez surtido el

proceso trasladarlo a la Dirección

de Responsabilidad Fiscal y

Jurisdicción Coactiva.

Verificar en la mesa de trabajo de

validación de hallazgos, que los

auditores realicen la cuantificación

de los presuntos detrimentos

patrimoniales, así mismo Verificar

si los hallazgos determinados

tienen todos los alcances de tipo

fiscal, disciplinario y administrativo.

Director

Auditores

Técnico-

31/12/2011

Hallazgos

fiscales

correctamente

configurados

No

de

hallazgos

correctamen

te

configurado

s/No. De

hallazgos

trasladados

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9 En los informes de

auditoria evaluados

no se presenta un

concepto sobre la

observancia de los

principios de la

función pública y el

impacto social de la

gestión contractual

evaluada.

En los papeles de trabajo de la

evaluación de la contratación dejar

plasmado el concepto sobre la

observación de los principios de la

función pública y el impacto social

de la gestión contractual.

En las supervisión de los papeles

de trabajo de la evaluación de la

contratación verificar que se dejen

plasmados el concepto sobre la

observación de los principios de la

función pública y el impacto social

de la gestión contractual.

Director

Auditor

Técnico-

Permanente Papeles de

trabajo de la

evaluación de

la

contratación

No de

informes

emitidos

con

conceptos

sobre la

observancia

de los

principios

de la

función

pública y el

impacto

social de la

gestión

contractual

evaluadas/N

o. De

informes

emitidos

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10 En un ejercicio

auditor se evidenció

falta de planeación

en la ejecución del

trabajo de campo.

Verificar que en el informe se

consigne la observancia de los

principios de la función pública y

del impacto social de la gestión

contractual

Ejercer un control de los oficios de

solicitud de información y/o

documentación proyectados por

los equipos auditores, verificando

que se les conceda a los sujetos

un plazo mínimo de tres días.

Realizar actas de visita fiscal para

solicitar la documentación en

trabajo de campo y dejar las

respectivas constancias en caso

de que no sea suministrado lo

solicitado.

Directora

auditores

técnica,

Contralor, directora

técnica.

PERMANENTE

Ejercicios

auditores con

la fase de

planeación

cumplida

No

ejercicios

auditores

con la fase

de

planeación

cumplida/No

. De

ejercicios

auditores

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11 La Contraloría no

realizó control y

seguimiento a las

actividades

programadas en los

memorandos de

planeación

12. La Contraloría

presentó falta

supervisión y

control en el reporte

y traslado de

presuntos hechos

que originan

actuaciones

administrativas

sancionatorias

En las conclusiones de los papeles

de trabajo se dejará registrado el

cumplimiento de las diferentes

fases que se debe adelantar en

cada proceso contractual.

Verificar en la supervisión que el

papel de trabajo de contratación

contenga toda la información

solicitada y las conclusiones.

Antes de realizar la solicitud de

proceso sancionatorio para el caso

de los planes de mejoramiento se

deberá comparar con el formato

GC-F-13 informe de fiscalización

Director técnicoauditores-secretaria

Directora técnica

secretaria

Permanente

Permanente

Actividades

realizadas en

los

memorando

de planeación

de acuerdo a

lo planeado

Traslados

correctamente

verificados

No.

Actividades

cumplidas

de los

memorando

s de

planeación/

No. De

actividades

planeadas

en los

memorando

s de

planeación

No. De

solicitudes

de procesos

sancionatori

os

verificadas/

No. De

solicitudes

de procesos

sancionatori

os

realizadas

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13 En los procesos

revisados se

observó dilación

para decretar

pruebas, luego de

presentados los

descargos por los

implicados al auto

de imputación

fiscal.

Crear el formato RC-F-175

“Seguimiento de términos al auto

que decreta pruebas después de

imputación"

Modificar el criterio y método de

control establecido en el

procedimientos de responsabilidad

fiscal para el auto de pruebas

después de presentados los

descargos por los implicados el

cual será de cuatro meses

contados a partir del recibo de la

devolución del expediente por el

auxiliar administrativo.

Director Técnico

Profesionales

Permanente

100%

No. de

procesos

que

cumplen el

termino de

cuatro

meses para

decretar la

prueba/No.

De

procesos

que se

encuentran

dentro del

término

para

decretar la

prueba.

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14 Los procesos

administrativos

sancionatorios

presentaron falta de

impulso procesal.

Contratar un profesional para

apoyar la gestión de la oficina

jurídica.

Jefe Oficina asesora

jurídica

Permanente

Contralor Municipal 30/06/2012

Procesos

sancionatorios

sin dilación en

el tramite

procesos

No de

procesos

sancionatori

os sin

dilación/No.

De

procesos

sancionatori

os

existentes.

15 En el expediente

02-2009 no se ha

dictado sentencia ni

ha practicado

liquidación de

crédito y costas.

Modificar las actividades

relacionadas con la liquidación de

créditos y costas contemplar en el

procedimiento de jurisdicción

coactiva para introducir la

periodicidad en que se deben

realizar las mismas

Realizar reliquidación y constas

cada seis meses

Director técnico

responsabilidad

fiscal y jurisdicción

coactiva

31/12/2011 Procedimiento No.

modificado y

reliquidación

de crédito y

costas de los

procesos

realizados.

De

liquidacione

s de crédito

realizadas/N

o. De

liquidacione

s de crédito

requeridas.

Mery Constanza Rojas Fierro. Asesora de Control Interno

________________________

EDGAR LEONEL CONTA

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