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Low Cost Dust Monitoring at The British Library - IFLA

Low Cost Dust Monitoring at The British Library - IFLA

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14 International Preservation News No. 53 May 2011 Tabla 1 Tabla 2 Las ilustraciones 1 y 2 (p. 13) muestran la relación entre el plano ya marcado de una de las salas de lectura y la misma información transferida a la hoja de cálculo. A partir de la hoja de cálculo, la información se pudo editar fácilmente para presentar información específi ca para fi nes particulares. Por ejemplo, la tabla 1 le muestra al departamento de Bienes la limpieza total de techos que se requiere (en metros) para cada uno de los cuatro sótanos. Mientras que la tabla 2 le muestra al departamento de Cuidado de Colecciones la extensión de la limpieza de libros y estanterías que se requiere dentro de cada compartimiento. Disponiendo de recursos limitados, era importante poder comparar los datos de todas las áreas y establecer las prioridades de limpieza. El uso de la evaluación visual y la transferencia de los datos a hojas de cálculo permitieron identifi car fácilmente las áreas con mayor depósito de polvo y que, por consiguiente, se les diera prioridad de limpieza. Resultados El registro de la información en los planos permite sacar conclusiones acerca de las causas de la acumulación del polvo, lo cual permitirá su manejo a largo plazo. Las ubicaciones con mayor acumulación de polvo (escalas 2 y 3) identifi cadas en la inspección de la British Library pueden categorizarse de manera general como sigue: Áreas públicas de las salas de lectura: Estanterías adyacentes a las fotocopiadoras Colecciones de estantería abierta Estantes al fi nal de las fi las al lado de los pasillos Entrepaños bajos Estanterías y superfi cies cercanas a las áreas de trabajo o áreas donde la gente se reúne (por ejemplo en las fi las delante los mostradores donde se retira el material) Además, se determinó que las salas de lecturas más concurridas tenían los niveles más elevados de polvo. Áreas de almacenamiento: Estanterías abiertas Almacenamiento estático en estanterías cercanas a las áreas de trabajo Áreas adyacentes al paso de las personas Áreas cercanas a las puertas Todas las áreas adyacentes a los puestos de trabajo del personal Uso de los resultados Con una buena visión general de la extensión, variación y causas de la acumulación del polvo en los depósitos y salas de lectura, el equipo del proyecto pudo defi nir las prioridades de limpieza, planifi car un programa de limpieza de acuerdo con las prioridades y establecer estrategias para minimizar la acumulación de polvo o los efectos de la misma en el futuro. Para la British Library, los factores determinantes de las prioridades de limpieza inmediata (dentro de los próximos 12 meses) fueron el nivel de polvo, la ubicación del polvo y los recursos disponibles para realizar la limpieza. Se decidió que se limpiarían todas las áreas que mostraban niveles de polvo escalas 2 y 3. Las prioridades de limpieza tomaron en cuenta las consideraciones de salud y seguridad y el valor y condición del fondo bibliotecario. Se realizó una evaluación de riesgos de las actividades asociadas con la limpieza de libros y se elaboraron lineamientos para acompañar las sesiones de capacitación que se organizaron para el personal involucrado en la ejecución de la limpieza. Para las áreas de almacenamiento ubicadas en los sótanos, todas con niveles de acumulación de polvo escalas 2 y 3 recibieron prioridad de limpieza. El departamento de Bienes realizó primero la limpieza de los techos de las estanterías, seguida de la limpieza de los libros y entrepaños de las mismas ubicaciones por el personal de Cuidado de Colecciones. En las salas de lectura todos los techos de las estanterías se identifi caron como prioridad de limpieza debido a que las salas de lectura son áreas públicas. Las prioridades para la limpieza de los libros y estantes se establecieron según las áreas con los niveles de polvo más altos. Los datos del estudio se están utilizando para determinar los patrones de limpieza a largo plazo, tanto para los depósitos de los sótanos como para las salas de lectura. El equipo del proyecto consideró dos enfoques para establecer el abordaje del manejo del polvo a largo plazo.

1. Eliminar o reducir las causas del polvo. Por ejemplo, fi ltrar el aire, reducir el acceso del polvo ocasionado por el movimiento de las personas, sellar las ranuras alrededor de puertas y ventanas. 2. Reducir los efectos del polvo. Por ejemplo, desarrollar un programa de limpieza regular, retirar las piezas de las áreas muy transitadas, cambiar el tipo de estantería, colocar las piezas dentro de cajas para protegerlas de la acumulación de polvo. La experiencia de la inspección del polvo de 2010 y el análisis de los resultados plantearon, y contribuyeron a responder, varias interrogantes: ¿Cómo se relaciona el tipo de material con las áreas con una elevada acumulación de polvo? Se encontraron niveles de acumulación elevada de polvo producto de los residuos de los libros y a la alta circulación de personas en un depósito de libros raros. A esta área se le dará prioridad de limpieza y se identifi cará para almacenamiento futuro en cajas. ¿Se pueden mover las piezas sensibles de áreas con niveles elevados de polvo y reubicarse en otro lugar? Generalmente, las piezas de valor se encuentran en áreas concurridas debido a la alta demanda de los usuarios. Trasladar la pieza a otro lugar no afectaría la exposición al polvo, debido a que estas piezas generarán la misma cantidad de movimiento y residuos indistintamente de dónde estén guardados. ¿Se pueden mudar las estanterías a ubicaciones más adecuadas? El cambio de ubicación de las estanterías dentro de los sótanos no es posible debido al número de piezas involucradas, la densidad del almacenamiento y la falta de espacio. En las salas de lectura puede haber una mayor fl exibilidad para reubicar algunos estantes lejos de las áreas de circulación. ¿Se pueden usar distintos tipos de estanterías (por ejemplo, estanterías cerradas)? Se podrían construir o comprar mobiliario más adecuado para almacenar algunos materiales según las necesidades, con la asesoría del Departamento de Almacenamiento de Colecciones. Esto es factible solo para las piezas sueltas o las colecciones pequeñas de piezas con necesidades especiales. ¿Se puede modifi car el patrón de desplazamiento de las personas dentro de una sala? El desplazamiento de las personas en los sótanos está determinado por las ubicaciones de las estanterías fi jas y móviles. Es posible hacer cambios menores en las salas de lectura si se puede demostrar que los mismos aportarán benefi cios. ¿Qué otras actividades se realizan en el lugar que pudieran incrementar los niveles de polvo y pueden éstas trasladarse o eliminarse? Es posible mover las fotocopiadoras lejos de las estanterías abiertas de las salas de lectura. Es posible eliminar algunas áreas de circulación en los sótanos para proteger las estanterías adyacentes. El trabajo en la British Library es continuo y por supuesto cualquier cambio que se implemente deberá suponer un benefi cio global para la colección, la ubicación y las personas (personal y usuarios) y no solo considerarse en términos de reducir los riesgos a las colecciones producidos por el polvo y la suciedad. La facilidad de acceso, la vulnerabilidad a los robos y la circulación del aire son solo algunas de las consideraciones que habría que tomar en cuenta antes de hacer cambios a la ubicación de los materiales, el mobiliario de almacenamiento o las áreas de circulación y rutas de acceso. La British Library ha identifi cado y está implementando las siguientes acciones como resultado del ejercicio de monitoreo del polvo. Establecimiento inmediato de prioridades de limpieza usando los resultados del monitoreo. Identifi cación y defi nición clara de la rutina de trabajo que debe incluirse en los contratos de limpieza. Capacitación de un número adecuado de trabajadores para la limpieza de los libros y las estanterías. Coordinación de las prioridades de limpieza de los libros y las estanterías con las necesidades de mantenimiento general. Uso de los resultados del monitoreo para continuar examinando los efectos de las actividades específi cas de las salas de lectura y de los depósitos. Implementación de un programa continuo de monitoreo del polvo para evaluar la acumulación del mismo en el tiempo, empleando los resultados de 2010 como referencia. Conclusión Para una institución como la British Library, donde la escala de las colecciones y las dimensiones de los depósitos y las salas de lectura son signifi cativas, un enfoque lineal de la limpieza –comenzando por un lado y terminando por el otro- no es la mejor forma de emplear los recursos. Al establecer e implementar un programa de evaluación y monitoreo del polvo de bajo costo y sencillo, el personal responsable del cuidado de las colecciones pudo identifi car las áreas de alta prioridad para la limpieza y diseñar una estrategia a largo plazo para prevenir y minimizar tanto la acumulación del polvo como los efectos de la misma. La colaboración del personal de distintos departamentos de la biblioteca aportó benefi cios importantes en términos de la comunicación de los problemas del cuidado de las colecciones y el mantenimiento general, así como la posterior capacitación de un mayor número de trabajadores en las técnicas adecuadas de manipulación y limpieza. Esto se tradujo en el uso orientado y efectivo de los recursos para alcanzar los múltiples objetivos de reducir los efectos nocivos del polvo para las colecciones, reducir los problemas de salud y seguridad relacionados con el polvo y mantener estándares elevados, públicamente visibles, de cuidado de las colecciones. 15 International Preservation News No. 53 May 2011

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