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CONVINUS Global Mobility Insights NEWSLETTER Sommer / Summer 2023

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong><br />

<strong>Insights</strong><br />

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<strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong>


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MOBILITY<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Inhaltsverzeichnis - deutschsprachige Beiträge<br />

Seite 4 - 7:<br />

Wie sieht der Vergütungsansatz von «Remote - Arbeitnehmern»<br />

aus?<br />

Seite 8 - 12:<br />

Die Strukturierung von internationalen Gehaltspaketen<br />

Seite 13 - 16:<br />

Mobilitätsvorteile der globalen PassportCard - Lösungen<br />

Seite 17 - 22:<br />

Dem Alptraum der Devisenzahlungen entfliehen<br />

Table of content - English contributions<br />

Page 26 - 29:<br />

What is the compensation approach of "remote workers"?<br />

Page 30 - 34:<br />

Compensating cross-border moves<br />

Page 36 - 38:<br />

<strong>Mobility</strong> benefits of PassportCard global solutions<br />

Page 39 - 43:<br />

Overcoming the FX Payments Nightmare<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Wie sieht der Vergütungsansatz von «Remote-<br />

Arbeitnehmern» aus?<br />

Autorin: Friederike V. Ruch, <strong>CONVINUS</strong> global mobility solutions<br />

Diese Frage lässt sich bei genauerer Betrachtung nicht ganz so einfach und<br />

pauschal beantworten, denn es gilt dabei eine Reihe von unterschiedlichen<br />

Aspekten zu beachten. Zudem so vielfältig die Ausgestaltung von Remote-Arbeitnehmern<br />

sein kann, so vielfältig sind auch die unterschiedlichen Möglichkeiten<br />

der Vergütungsstruktur.<br />

Die Anstellung von Mitarbeitenden in einem «Remote-Arbeitsverhältnis» ist für<br />

eine Reihe von Unternehmen noch Neuland und man wagt sich diesbezüglich<br />

langsam an diese Art der Anstellung an. Dies hat für beide Seiten sowohl positive<br />

als auch negative Facetten bzw. Vorteile und Nachteile. Remote-Arbeitsverhältnisse<br />

werden in der Zukunft höchstwahrscheinlich einen immer grösseren<br />

Stellenwert einnehmen. Dies hat eine Reihe von Gründen, aber der am häufigsten<br />

genannte Grund ist der bestehende Fachkräftemangel und die zunehmend<br />

geringere Bereitschaft für eine neue Arbeitsstelle in ein anderes Land zu ziehen<br />

bzw. überhaupt wieder das Homeoffice komplett zu verlassen.<br />

Findet man als Arbeitgeber für eine noch zu besetzende Stelle einen Mitarbeiter im<br />

Ausland, der seinen Wohnsitz für die Arbeitsstelle aber nicht aufgeben möchte,<br />

muss man sich als Arbeitgeber entscheiden, ob man sich auf ein solches<br />

Arbeitsverhältnis «einlassen» möchte. Zudem muss überlegt und geplant werden,<br />

wie die Umsetzung eines solchen Arbeitsverhältnisses konkret aussehen soll bzw.<br />

kann:<br />

Kann der Mitarbeiter alle Aufgaben aus seinem Homeoffice erledigen?<br />

Muss der Mitarbeiter nicht vielleicht doch sporadisch zum Arbeitgebersitz<br />

kommen?<br />

Hinzu kommen dann noch die verschiedenen rechtlichen Aspekte, die man prüfen<br />

muss:<br />

Wie sieht das Arbeitsrecht im Wohnsitzstaat des Mitarbeiters aus? Welche<br />

arbeitsrechtlichen Regelungen sind unterschiedlich zu den Regelungen im<br />

Arbeitgeberstaat?<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Wird durch die Tätigkeit des Mitarbeiters im Wohnsitzstaat eine Betriebsstätte<br />

des Arbeitgebers begründet? Wenn dem so ist, gilt es einzuschätzen, wie hoch<br />

ist hierfür das Risiko wäre.<br />

Wie sehen die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen im<br />

Wohnsitzstaat des Mitarbeiters aus? Neben den staatlichen Abgaben, welche<br />

zusätzlichen Versicherungen muss man noch abschliessen?<br />

Zudem wäre abzuklären, wie die Vorschriften bezüglich der Lohnbuchhaltung<br />

und die gesetzlichen Regelungen zur Abführung von Abgaben im Wohnsitzstaat<br />

aussehen.<br />

Gibt es noch weitere rechtliche Regelungen im Wohnsitzstaat des Mitarbeiters<br />

sowie im Arbeitgeberstaat, die berücksichtigt werden müssen (bspw. Datenschutzbestimmungen)?<br />

Als nächsten Punkt gilt es nun die Vergütungsstruktur des Mitarbeiters zu<br />

definieren. Wie bereits erwähnt gibt es diesbezüglich nicht nur eine Möglichkeit,<br />

sondern in der Regel finden die folgenden unterschiedlichen Ansätze hierbei<br />

Anwendung:<br />

Vergütung gemäss Arbeitgeberstaates<br />

Vergütung gemäss Wohnsitzstaates des Mitarbeiters<br />

Internationale Vergütung<br />

In der Regel ist man als Arbeitgeber frei zu bestimmen, wie die Vergütung des<br />

Mitarbeiters aussieht, sofern die Bestimmungen des Mindestlohns im Arbeitsortstaat<br />

des Mitarbeiters erfüllt sind.<br />

1. Vergütung gemäss Arbeitgeberstaates<br />

Bei diesem Ansatz erhält der Remote-Mitarbeiter den gleichen Lohn, wie wenn er<br />

im Arbeitgeberstaat arbeiten würde. Zudem versucht man dem Remote-Mitarbeiter<br />

die gleichen Benefits (bspw. Abonnemente für öffentliche Verkehrsmittel oder<br />

Geschäftsauto) zu gewähren.<br />

Aus Arbeitgebersicht hat dies den Vorteil, dass man alle Mitarbeiter<br />

vergütungstechnisch gleichbehandelt. Dies ist wohl aus Kostensicht jedoch nicht<br />

unbedingt die günstigste Variante und könnte auch zu etwas Unruhe im<br />

Unternehmen führen. Denn wenn ein Mitarbeiter, der in der Schweiz angestellt ist<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

und in der Schweiz arbeitet, den gleichen Lohn erhält wie ein Mitarbeiter der in<br />

Bulgarien arbeitet, dann verdient der Mitarbeiter in Bulgarien indirekt mehr.<br />

Aufgrund dessen, dass die Lebenshaltungskosten in Bulgarien niedriger sind als in<br />

der Schweiz, kann der Mitarbeiter in Bulgarien sich auf Grund des «Schweizer<br />

Lohnes» wesentlich mehr leisten als der Mitarbeiter, der in der Schweiz wohnt.<br />

Demzufolge sieht man in der Praxis auch, dass die Basislöhne und Bonuszahlungen<br />

nicht 1:1 übernommen werden, sondern dass Arbeitgeber diese mit der Kaufkraft<br />

«bereinigen».<br />

2. Vergütung des Wohnsitzstaates des Mitarbeiters<br />

Hierbei bestimmt man die Vergütung basierend auf den jeweiligen Lohngegebenheiten<br />

im Wohnsitzstaat des Mitarbeiters und wendet diejenigen Benefits an,<br />

welche im Wohnsitzstaat üblicherweise gewährt werden.<br />

Für den Arbeitgeber kann dieser Ansatz aus Kostengründen möglicherweise<br />

attraktiv sein. Die einzustellenden «Remote-Mitarbeiter» erhalten eine gewohnte<br />

Vergütung, welche bei der Einstellung mögliche Diskussionen dazu vermeidet. Ein<br />

Nachteil dieses Ansatzes ist, dass man als Arbeitgeber möglicherweise die Übersicht<br />

verliert, wenn man Remote-Mitarbeiter nicht nur in einem Land, sondern in<br />

zahlreichen unterschiedlichen Ländern im Einsatz hat.<br />

3. Internationale Vergütung<br />

Mit diesem Ansatz verfolgt man das Ziel, dass die gleiche Vergütung einem<br />

Remote-Mitarbeiter ausbezahlt wird, egal wo dieser tätig ist. Häufig definiert man<br />

dann für jede Funktion einen Basislohn, der dann unabhängig vom Arbeitsort<br />

ausbezahlt wird. Zudem werden Benefits dann genau für die Zielgruppe der<br />

Remote-Mitarbeiters definiert.<br />

Dieser Ansatz hat den Vorteil, dass man alle Remote-Mitarbeiter damit grundsätzlich<br />

gleichbehandelt, wobei man möglicherweise bei einigen Remote-Mitarbeitern<br />

eine höhere Vergütung bezahlt, als wenn man den zweiten Ansatz<br />

verwenden würde.<br />

Um auf die Ausgangsfrage zurückzukommen, es gibt neben diesen drei Ansätzen<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

noch eine Reihe von weiteren Ansätzen bzw. Mischformen. Letztendlich muss der<br />

gewählte Vergütungsansatz für Remote-Mitarbeiter zum Unternehmen passen<br />

sowie auch zur bestehenden Vergütungsstruktur.<br />

Ebenfalls sollte man bei der Frage nach dem Ansatz auch nicht unberücksichtigt<br />

lassen, welche Funktionen man sich als Unternehmen überhaupt als «Remote»-<br />

Funktionen vorstellen kann. Je nachdem handelt sich dabei, um nur schwer zu<br />

rekrutierende Fachkräfte, bei denen eine kompetitive Vergütung neben einem<br />

spannenden Arbeitsumfeld zentral ist. Dies sind auch die Personen, welche in der<br />

Regel über die Vergütungsstruktur bei den Mitbewerbern des Unternehmens<br />

bereits gute Kenntnisse besitzen.<br />

Kontakt:<br />

<strong>CONVINUS</strong> global mobility solutions<br />

Talstrasse 70<br />

+41 (0) 44 250 20 20<br />

8001 Zürich<br />

info@convinus.com<br />

Schweiz<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Die Strukturierung von internationalen<br />

Gehaltspaketen<br />

Autorin: Mira Pathak, AIRINC Europe<br />

Ist die richtige Vergütung der einzige Faktor, um den Erfolg einer internationalen<br />

Entsendung zu bestimmen? Jeder, der im Bereich Mobilität tätig ist, weiss, dass<br />

die einfache Antwort nein lautet.<br />

Die richtige Vergütung ist zwar definitiv einer der wichtigsten Faktoren bei<br />

internationalen Einsätzen oder Einstellungen, aber bei weitem nicht der Einzige.<br />

Als, vor mehreren Jahrzehnten nun schon, Unternehmen anfingen Mitarbeiter ins<br />

Ausland zu entsenden, handelte es sich meist um das, was man heute als<br />

‚Langzeitentsendungen‘ bezeichnet. Diese oft sehr grosszügigen Angebote wurden<br />

von vielen der Entsandten als eine ‚Möglichkeit, recht schnell recht viel Geld zu<br />

verdienen‘ angesehen. Bei den zu versetzenden Mitarbeitern handelte es sich<br />

häufig um leitende Angestellte, meist Männer, und die Versetzungen wurden in der<br />

Regel eingeleitet, weil das Unternehmen diese bestimmte Person A am Standort B<br />

benötigte.<br />

Im Laufe der Zeit sind unzählige verschiedene Arten von Entsendungstypen<br />

hinzugekommen, die Diversität der entsandten Personen ist vielfältiger geworden<br />

und die Unternehmen haben begonnen mit einer breiten Palette von<br />

Entsenderichtlinien zu arbeiten. All dies, um den unterschiedlichen Bedürfnissen<br />

und Anforderungen aller Beteiligten gerecht zu werden.<br />

Als die ‚virtuelle Entsendung‘ während der Pandemie zu einem Schlagwort wurde,<br />

stellten sich viele Firmen die Fragen, ob dies eine wichtige Richtlinie wäre, die sie<br />

in ihr Angebot aufnehmen sollten. Letztendlich steht die virtuelle Entsendung<br />

heute ziemlich weit unten auf der Prioritätenliste der Unternehmen. Ihr<br />

‚Nachkomme‘ jedoch, das ‚Mobile Arbeiten‘ (im Inland oder Ausland), oder auch im<br />

Deutschen oft Remote Work genannt, macht jedoch einen grossen Teil der<br />

Aufgaben von <strong>Mobility</strong> Teams aus und ist eng verknüpft mit Employer Branding<br />

sowie den Verantwortlichkeiten der Talentfunktionen.<br />

In der AIRINC Studie zum <strong>Mobility</strong> Outlook <strong>2023</strong> vergleichen wir die Anzahl der von<br />

<strong>Mobility</strong> Teams verwalteten Entsenderichtlinien. Es ist nicht verwunderlich, dass<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

im Zuge der Pandemie zusätzliche Richtlinien hinzukamen, da die Unternehmen<br />

auf verschiedene Arten von Entsendungsanforderungen reagieren mussten. Die<br />

durchschnittliche Anzahl der Richtlinien stieg im Jahr 2021 auf mehr als sechs und<br />

scheint sich auf diesem Niveau, wie die Ergebnisse für <strong>2023</strong> zeigen, zu stabilisieren.<br />

Quelle: AIRINC <strong>Mobility</strong> Outlook Survey <strong>2023</strong><br />

Welche Arten von Entsenderichtlinien gibt es, und welche sind die gängigsten?<br />

Es mag nicht überraschen, dass die Langzeitentsendung nicht mehr ganz oben auf<br />

der Liste steht. Kurzzeitentsendungen und auch permanente Versetzungen werden<br />

immer beliebter und es gibt eine Reihe von Variationen aller Arten von<br />

Entsendung. Ferner gibt es auch Unterstützung ganz bestimmter Personengruppen<br />

wie Hochschulabsolventen, Grenzgänger und weltweit tätigen Führungskräften.<br />

Die Richtlinie, die gerade viele Gespräche dominiert ist Remote Work. Ein Drittel<br />

der Unternehmen hat dies in ihre ‚Policy Suite‘ aufgenommen, und viele weitere<br />

planen dies.<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Eine Entsenderichtlinie ist die Grundlage für alles. Aber wie entscheiden<br />

Unternehmen über die richtige Art der Vergütung für ihre globalen Mitarbeiter?<br />

Heutzutage gibt es so viele verschiedene Ansätze, dass es nicht immer leicht ist<br />

den richtigen Vergütungsansatz zu finden. Im Wesentlichen haben Unternehmen<br />

drei Möglichkeiten:<br />

Verankerung der Mitarbeiter in der Gehaltsstruktur ihres Heimatlandes<br />

Verankerung der Mitarbeiter in den Gehaltsstrukturen des Gastlandes<br />

Verwendung einer internationalen Gehaltsstruktur<br />

Jede dieser Möglichkeiten hat Vor- und Nachteile. Wenn sich das Gastlandgehalt<br />

eng an das Heimatlandgehalt bindet, bleibt die Verbindung zum Heimatland<br />

erhalten und die Fairness mit den Kollegen zu Hause wird gewahrt. Das Ausgabepotential<br />

im Heimatland wird gewahrt und die Rückführung ins Heimatland ist<br />

gehaltstechnisch etwas einfacher. Gastbasierte Ansätze schaffen Gleichberechtigung<br />

mit lokalen Kollegen und anderen Mitarbeitern am gleichen Standort.<br />

Internationale Gehaltstabellen eignen sich hervorragend für <strong>Global</strong> Nomads und<br />

Mitarbeiter in wirklich globalen Funktionen. Für jede dieser grundlegenden<br />

Vergütungsphilosophien gibt es mehrere Kombinationen und Optionen.<br />

Die Rolle von <strong>Mobility</strong> ändert sich mit zunehmender Komplexität und der Nachfrage<br />

nach unterschiedlichen Vergütungsansätzen und der Flexibilität seitens des<br />

Unternehmens. Um dem Unternehmen zu helfen die richtigen Entscheidungen zu<br />

treffen, entwickelt sich <strong>Mobility</strong> mehr und mehr zu einem Berater des Vertrauens<br />

für das Unternehmen. Der Einsatz von technologiebasierten sogenannten Policy-<br />

Entscheidungstools, die dem Unternehmen helfen eine Auswahl zwischen den<br />

verschiedenen Richtlinien und Vergütungsansätzen zu treffen, wird immer beliebter.<br />

Immer mehr von unseren Kunden haben Interesse oder benutzen bereits unser<br />

Policy Tool, um die passende Richtlinie zu wählen, die sowohl Arbeitnehmer als<br />

auch Arbeitgeber zufrieden stellt.<br />

Was ist noch wichtig, wenn der grundlegende Vergütungsansatz feststeht?<br />

Natürlich muss das Gehalt stimmen, insbesondere in Zeiten hoher Inflation und in<br />

Ländern mit besonders volatilen Wechselkursen. Lebenshaltungskostenindexe<br />

spielen nach wie vor eine wichtige Rolle beim Kaufkraftausgleich und sind oft<br />

weiterhin Bestandteil von Entsendepaketen. Oft wird aber auf sehr verschiedene<br />

Index-Levels geschaut.<br />

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Zunehmend ist die Unterkunft das Vergütungselement, das immer wichtiger wird.<br />

Wo und wie man wohnt hat direkt mit der Lebensqualität im Gastland zu tun. Das<br />

richtige Wohnungsbudget ist deshalb einer der wichtigsten Faktoren, um<br />

sicherzustellen, dass sich nicht nur der Entsandte, sondern die ganze Familie sich<br />

etwas leisten (und auch finden!) kann, wo sie sich während ihres Einsatzes alle<br />

wohl fühlen. Wenn die Familie nicht glücklich ist, ist es für den Entsandten fast<br />

unmöglich sich voll und ganz der Arbeit zu widmen.<br />

Auch die Suche nach einer guten Schule für die Kinder ist für entsandte Familien<br />

sehr wichtig. Viele Unternehmen zahlen für internationale Schulen, wenn die<br />

Kinder die Landessprache nicht beherrschen. Internationale Schulen zu bezahlen<br />

bedeutet für Unternehmen hohe Kosten. Aber viele sind bereit, diesen Preis zu<br />

zahlen, damit die Eltern keine Kompromisse bei der Ausbildung ihrer Kinder<br />

eingehen müssen.<br />

Neben der Unterstützung der Familie durch angemessene Unterbringung und<br />

Schulbildung, investieren viele Unternehmen auch in die Unterstützung der<br />

Familie, damit der Auslandsaufenthalt für alle Beteiligten eine positive Erfahrung<br />

wird.<br />

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen jemanden in einer Führungsposition mit<br />

einem kompletten Expatriate-Paket entsendet oder jemanden in den ersten Jahren<br />

auf der Karriereleiter unterstützt, fallen bei allen Entsendungen Steuern an.<br />

Arbeitnehmer- und Arbeitgebersteuern sowie Sozialabgaben auf Gehälter, Zulagen<br />

und Leistungen summieren sich.<br />

Angesichts dieser Kosten ist die Auswahl, wer ins Ausland geht und warum,<br />

strenger geworden. Entsendungen werden in der Regel nur dann genehmigt, wenn<br />

der Nutzen (für Unternehmen und Mitarbeiter) klar definiert werden kann und die<br />

Kosten so zuverlässig wie möglich abgeschätzt werden können. In unserer <strong>Mobility</strong><br />

Outlook Studie <strong>2023</strong> stand die Vorhersagbarkeit der Kosten nach der Schnelligkeit<br />

der Entsendung an zweiter Stelle der Prioritätenliste der Unternehmen.<br />

AIRINC kann das ebenfalls so bestätigen; wir sehen einen enormen Anstieg der<br />

Nachfrage nach unserem Kostenschätzungstool. Unternehmen sind bestrebt, die<br />

Kosten für Auslandseinsätze besser vorherzusagen und zu budgetieren.<br />

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Neben der Festlegung der richtigen Vergütung mit dem passenden Ansatz muss<br />

sich <strong>Mobility</strong> auch mit anderen Trends auseinandersetzen, die die Komplexität<br />

eines ohnehin schon komplexen Themas noch erhöhen. Dazu gehören vor allem<br />

immer strengere Compliance-Anforderungen, Bestreben nach mehr Flexibilität,<br />

DE&I und Nachhaltigkeit. Die Arbeit im Bereich <strong>Mobility</strong> war noch nie so aufregend<br />

wie heute, bleibt aber auch eine Herausforderung.<br />

Quelle: AIRINC <strong>Mobility</strong> Outlook Survey <strong>2023</strong><br />

Kontakt:<br />

AIRINC EUROPE<br />

Rue de la Grosse-Tour<br />

(0) 2 650 0970<br />

+32<br />

<br />

Wollendriestorenstraat 3<br />

1000 Brüssel<br />

inquiries@air-inc.com<br />

<br />

Belgien<br />

air-inc.com<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Mobilitätsvorteile der globalen PassportCard -<br />

Lösungen<br />

Autor: Eithan Wolf, CEO, PassportCard<br />

In einer zunehmend globalisierten und vernetzten Welt ziehen mehr Menschen<br />

um und reisensowohl aus beruflichen Gründen als auch in ihrer Freizeit. Wer sich<br />

entscheidet ausserhalb seines Heimatlandes zu leben und zu arbeiten, wie<br />

beispielsweise Expatriates, Telearbeiter und digitale Nomaden, für die ist heute<br />

eine angemessene und flexible Krankenversicherung wichtiger denn je. Auch für<br />

Arbeitgeber, welche die Krankenversicherung übernehmen, bleibt dieses Thema<br />

bedeutsam. PassportCard hat vollumfängliche Krankenversicherungslösungen<br />

entwickelt, die sich den spezifischen Bedürfnissen jedes Expatriates anpassen,<br />

individuelle Leistungen bieten und gleichzeitig einen umfassenden Versicherungsschutz<br />

und eine unkomplizierte Anwendungspraxis ermöglichen.<br />

Es ist die Philosophie von PassportCard Menschen die Freiheit zu geben, in verschiedene<br />

Teile der Welt zu reisen, dort zu leben und sich keine Sorgen über die<br />

Gesundheitsversorgung machen zu müssen. Mit den Dienstleistungen von<br />

PassportCard haben die Kunden Zugang zu einem breiten Netz medizinischer<br />

Dienstleister auf der ganzen Welt, welches ihnen Sicherheit und Ruhe bietet,<br />

während sie sich nicht in ihrem Wohnstaat aufhalten.<br />

Für Expatriates - Absicherung in einer neuen Umgebung<br />

Wenn eine Person in ein fremdes Land zieht, sei es aus beruflichen oder privaten<br />

Gründen, werden Sicherheit und Gesundheitsversorgung zur Priorität.<br />

PassportCard hat massgeschneiderte Lösungen entwickelt, um die besonderen<br />

Herausforderungen zu meistern, denen sich Expats beim Zugang zu medizinischer<br />

Versorgung ausgesetzt sehen. Die Lösung bietet Folgendes:<br />

Umfassender Versicherungsschutz: deckt alle Fälle von Krankheiten und<br />

Verletzungen ab. Darüber hinaus werden präventive Gesundheitsleistungen<br />

und Wellness-Programme angeboten.<br />

Geplante medizinische Behandlung: Ein wichtiger Aspekt für Expats, die einen<br />

Krankenversicherungsschutz benötigen, der auf ihre spezifischen Bedürfnisse<br />

und die möglichen medizinischen Kosten in ihrem neuen Land zugeschnitten<br />

ist. Durch die Planung einer voraussichtlichen medizinischen Behandlung<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

können Expats eine hochwertige Gesundheitsversorgung ohne finanzielle<br />

Belastung in Anspruch nehmen.<br />

Langfristiger Schutz: kontinuierlicher Schutz für Expatriates während ihres<br />

gesamten Aufenthalts im Ausland.<br />

Garantierter Zugang zu medizinischen Leistungen vor Ort: Bietet ein breites<br />

Netz an lokalen Anbietern, indem es den Zugang zu jeder Gesundheitseinrichtung<br />

ermöglicht, die Mastercard als Zahlungsmittel akzeptiert. Dies ist<br />

besonders für Expatriates von Vorteil, die mit dem Gesundheitssystem des<br />

Landes nicht vertraut sind.<br />

Praxisbeispiel<br />

Ein Vertreter eines deutschen Unternehmens im Ausland verletzt sich bei der<br />

Ausübung einer Sportart. Dank der PassportCard-Krankenversicherung kann er<br />

eine hochwertige medizinische Versorgung in Anspruch nehmen und die<br />

notwendige Behandlung erhalten, ohne dass er sich um die Kosten kümmern muss.<br />

Darüber hinaus gibt ihm der umfassende Versicherungsschutz der PassportCard<br />

Sicherheit, da er weiss, dass er während der Genesung von dem Unfall und vor<br />

allen nachfolgenden Problemen geschützt ist.<br />

Telearbeiter - Flexibilität und unbegrenzte Abdeckung<br />

Die Ausweitung von Fernarbeitsmodellen hat dazu geführt, dass die Zahl der<br />

Fachkräfte, die von jedem Ort der Welt aus arbeiten wollen, deutlich gestiegen ist.<br />

Diese Telearbeiter geniessen eine einzigartige Freiheit und Flexibilität, und die<br />

PassportCard ist perfekt auf ihre gesundheitlichen Bedürfnisse zugeschnitten.<br />

Versicherungsschutz ohne Grenzen: Mit der PassportCard können Berufstätige,<br />

die an einem anderen Ort arbeiten, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort eine<br />

Krankenversicherung abschliessen. Sie können ihren Wohn- oder Arbeitsort frei<br />

wählen und wissen, dass sie vollständig versichert sind.<br />

Personalisierte Dienstleistungen: Telearbeiter haben spezifische Bedürfnisse<br />

und Anforderungen an die Gesundheitsversorgung. PassportCard bietet<br />

flexible Optionen, die es ihnen ermöglichen, ihren Versicherungsschutz nach<br />

ihren individuellen Präferenzen zu gestalten. Die Kunden können aus<br />

mehreren verfügbaren Plänen wählen und bei Bedarf zusätzliche Leistungen in<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Anspruch nehmen.<br />

Vereinfachung der Abläufe: Menschen, die im Ausland leben, stehen oft vor<br />

kulturellen, sprachlichen und administrativen Barrieren, wenn sie in einem<br />

neuen Land medizinische Versorgung suchen. PassportCard vereinfacht das<br />

Verfahren mit einer innovativen Lösung, die Vorauszahlungen und spätere<br />

Erstattungen überflüssig macht.<br />

Digitale Nomaden - Sicherheit für ein Leben in ständiger Bewegung<br />

Digitale Nomaden sind Berufstätige, die auf Reisen arbeiten und regelmässig den<br />

Standort wechseln. Dieses neue Modell von Arbeitnehmern benötigt einen<br />

Krankenversicherungsschutz, der zu ihrem mobilen Lebensstil passt, und<br />

PassportCard bietet spezielle Lösungen für ihre besonderen Bedürfnisse.<br />

Jederzeit und überall medizinische Versorgung: PassportCard weiss, dass<br />

digitale Nomaden auf ihren Reisen mit unvorhergesehenen Situationen<br />

konfrontiert werden. Deshalb bietet das Unternehmen einen 24/7-<br />

Kundenservice an, um sicherzustellen, dass diese Fachleute die Unterstützung<br />

erhalten, die sie brauchen, egal wo sie sind.<br />

Flexibilität bei der Dauer des Versicherungsschutzes: Digitale Nomaden möchten<br />

möglicherweise für unterschiedliche Zeiträume reisen. PassportCard bietet<br />

flexible Deckungsoptionen, die ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen,<br />

ob für kurze Reisen oder lange Aufenthalte an mehreren Orten.<br />

Zugang zu hochwertiger medizinischer Versorgung: Die Krankenversicherung<br />

garantiert den Zugang zu qualitativ hochwertigen medizinischen Leistungen,<br />

unabhängig vom Standort des Nutzers. Das globale Netz medizinischer Dienstleister<br />

der PassportCard, die ein weltweiter Partner der Allianz-Gruppe ist,<br />

ermöglicht diesen Fachleuten eine sehr gute medizinische Versorgung.<br />

Leistungen über die gesamte Dauer der Versorgung hinweg: Mit dem globalen<br />

Versicherungsschutz für Expats umfasst die PassportCard stationäre, ambulante<br />

und zahnärztliche Leistungen, gekoppelt mit wertvollen Assistance-Leistungen<br />

und globaler Rückführung, um sicherzustellen, dass digitale Nomaden<br />

jederzeit abgesichert und gesund sind.<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Praxisbeispiel<br />

Laura ist eine digitale Nomadin, die ständig in verschiedenen Ländern unterwegs<br />

ist und an Online-Projekten arbeitet. Während einer ihrer Reisen wird sie krank und<br />

braucht medizinische Versorgung.<br />

Mit der PassportCard findet sie ganz einfach eine medizinische Einrichtung in der<br />

Nähe und wird sofort behandelt, ohne Papierkram ausfüllen zu müssen.<br />

SCHLUSSFOLGERUNG<br />

Expatriates, Telearbeiter und digitale Nomaden benötigen innovative, effiziente<br />

und zuverlässige Krankenversicherungslösungen. Mit einer globalen Deckung, 24/7<br />

Online- und Telefonsupport, unkomplizierter Bearbeitung und Flexibilität der<br />

Leistungen ist PassportCard auf die besonderen Bedürfnisse dieser Gruppen<br />

zugeschnitten und bietet Seelenfrieden und Schutz in Bezug auf die medizinische<br />

Versorgung im Ausland. Arbeitgeber und Unternehmen haben jetzt die Möglichkeit,<br />

den Bedürfnissen ihrer mobilen Mitarbeiter gerecht zu werden.<br />

Kontakt:<br />

PassportCard Deutschland GmbH<br />

(0) 40 460 020 222<br />

+49<br />

<br />

Caffamacherreihe 8-10<br />

20355 Hamburg<br />

info@passportcard.de<br />

<br />

Deutschland<br />

passportcard.de<br />

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Alptraum der Devisenzahlungen entfliehen<br />

Dem<br />

und Lösungen bei der Verwaltung grenzüberschreitender<br />

Herausforderung<br />

<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Gehaltszahlungen<br />

Autor: Ewoud Clerkx, Ebury Switzerland<br />

In einer immer stärker vernetzten Welt weiten Unternehmen ihre Aktivitäten zunehmend<br />

global aus, nutzen dabei die Möglichkeiten der grenzüberschreitenden<br />

Beschäftigung und stellen Talente aus dem Ausland ein. Dieser Makrotrend bringt<br />

zwar zahlreiche Vorteile mit sich, stellt aber auch neue Herausforderungen an die<br />

Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wunderlicherweise gibt es zwar<br />

viele Lösungen für die Handhabung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsrichtlinien,<br />

Berechnungen und die Einhaltung von Vorschriften - die Besonderheiten im<br />

Umgang mit internationalen Zahlungen sind jedoch immer noch weitestgehend<br />

unklar und werden oft missinterpretiert. In diesem Artikel wird eben genau dieser<br />

‘letzte Schritt der Lohn- und Gehaltsabrechnungen’ näher beleuchtet und<br />

gleichzeitig Lösungen für die Herausforderungen dargestellt, denen Unternehmen<br />

gegenüberstehen, wenn sie eine korrekte und rechtzeitige Auszahlung ihrer<br />

ausländischen Lohnzahlungen sicherstellen wollen.<br />

Sind Sie bereit internationale Talente zu engagieren?<br />

Allein in den Jahren 2020-2021 hat sich der Anteil der Unternehmen, die ihre<br />

internationale Beschäftigung erweitern, von 8 % auf 46 % und damit um fast das<br />

Sechsfache erhöht, wobei hierbei die Zahlen nach der Pandemie noch nicht einmal<br />

berücksichtigt wurden. Dennoch lagern fast zwei Drittel der Unternehmen, die<br />

internationale Mitarbeiter einstellen, auch die Personalbeschaffung und<br />

Lohnbuchhaltung an private Agenturen bzw. externe Spezialisten aus - Warum?<br />

PYMNTS.com, eines der führenden digitalen Medienunternehmen im Bereich des<br />

internationalen Zahlungsverkehrs, führte eine Studie durch, an der 250<br />

Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie<br />

Zahlungsmanagement teilnahmen. Dabei zeigte sich, dass Unternehmen bei der<br />

Bezahlung internationaler Mitarbeiter vor allem Probleme mit der Handhabung<br />

von Steuern, der Sicherheit von finanziellen Daten und Mitteln, schwankenden<br />

Wechselkursen, hohen Gebühren und rechtlichen Vorschriften haben.<br />

Von komplexen Steuervorschriften und unterschiedlichen Zahlungssystemen bis<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

hin zu schwankenden Wechselkursen und der Einhaltung lokaler Gesetze - die<br />

Probleme, auf die der Bericht "Cross-border payroll and contractor payments"<br />

aufmerksam macht, sind vielfältig und kompliziert. Die aufgezeigten<br />

Herausforderungen erfordern besondere Aufmerksamkeit und Fachwissen, da die<br />

damit verbundene Komplexität bei unsachgemässer Handhabung schwerwiegende<br />

Folgen für Ihren Mitarbeiterstamm haben kann. Ausserdem stellt jedes Land,<br />

in das Ihr Unternehmen expandiert, seine eigenen Hürden auf, weshalb es von<br />

entscheidender Bedeutung ist, diese effektiv anzugehen, um reibungslose und<br />

genaue Gehalts- und Steuerzahlungen zu gewährleisten.<br />

Praxisbeispiel<br />

Ein junges schweizerisches Biotech-Unternehmen erweiterte seine Geschäftstätigkeit<br />

auf Portugal, das Vereinigte Königreich und Singapur. Mit dem Wachstum des<br />

Unternehmens wurden sie mit einer Vielzahl von Zahlungsherausforderungen<br />

konfrontiert, wenn es um internationale Gehalts- und Lohnsteuerzahlungen ging.<br />

In Portugal stiess das Unternehmen auf komplexe Steuervorschriften und unterschiedliche<br />

Zahlungssysteme. Die ständigen Änderungen der Gesetzgebung<br />

erschwerten die genaue Berechnung und Auszahlung der Gehälter. Zusätzlich<br />

erwies sich die komplizierte Bürokratie als zeitaufwendig und Verzögerungen bei<br />

den Zahlungen führten zu Frustration bei den Mitarbeitern.<br />

Über den Ärmelkanal hinweg präsentierte das Vereinigte Königreich seine eigenen<br />

Hürden. Das Unternehmen hatte Schwierigkeiten mit den Feinheiten des PAYE (Pay<br />

As You Earn) Systems und der Gewährleistung der Einhaltung sich ständig<br />

ändernder Steuervorschriften. Wechselkursschwankungen erschwerten die Angelegenheit<br />

zusätzlich und machten es schwierig, die Konsistenz bei den Gehaltszahlungen<br />

aufrechtzuerhalten.<br />

Unterdessen wurde das Unternehmen in Singapur vor die Herausforderungen<br />

gestellt, obligatorische Beiträge zum Central Provident Fund (CPF) zu verwalten.<br />

Das Verständnis der komplexen CPF-Vorschriften und die Navigation durch die<br />

verschiedenen Zahlungssysteme erforderten zusätzlichen Aufwand. Dabei stiess<br />

das Unternehmen oft auf Verzögerungen und Strafen aufgrund versäumter Fristen<br />

oder falscher Einreichungen.<br />

convinus.com<br />

18


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Der ‘Moment der Wahrheit’ der Gehaltsabrechnung:<br />

Die Gehaltsabrechnungen sind ein geschäftlicher Vorgang bei dem mehr als bei<br />

jeder anderen Zahlungstransaktion Perfektion auf allen Ebenen gefordert ist. Die<br />

rechtzeitige und vollständige Auszahlung von Gehältern an Mitarbeiter im Ausland<br />

stellt für Unternehmen erhebliche Herausforderungen dar und nur wenige Arbeitgeber<br />

und Gehaltsabrechnungsspezialisten bewältigen diese Aufgabe zu 100%<br />

richtig.<br />

Arbeitgeber stehen vor zahlreichen Herausforderungen bei der Einstellung und<br />

Auszahlung von Mitarbeitern über Ländergrenzen hinweg. Eine bedeutende Herausforderung<br />

dreht sich um den Devisenwechsel, insbesondere die Belastung<br />

durch Devisen- und Zahlungsgebühren. Bei grenzüberschreitenden Transaktionen<br />

berechnen Finanzinstitute doppelt Gebühren, sowohl für den Währungsumtausch<br />

als auch für die Abwicklung internationaler Zahlungen.<br />

Praxisbeispiel<br />

Finanzdienstleister und Banken erheben in der Regel einen Margenaufschlag von 1 bis<br />

3 % des Gesamtbetrages, je nach Liquidität und Volatilität der zugrunde liegenden<br />

Währung. SWIFT-Gebühren für internationale Transaktionen liegen in der Regel<br />

zwischen CHF 20 und 30, und die entstandenen Gebühren für korrespondierende<br />

Bankgeschäfte können bei exotischen Währungen bis zu CHF 100 betragen. Darüber<br />

hinaus berechnen Finanzinstitute Gebühren für Zahlungsverfolgungen, Transaktionsberichte,<br />

Rückzahlungen und Supportanfragen.<br />

Diese Gebühren können sich summieren und so die Gesamtkosten der Beschäftigung<br />

ausländischer Mitarbeiter erheblich beeinflussen. Für Arbeitgeber bedeutet dies:<br />

Zusätzliche Ausgaben und die Verbindlichkeit, Ressourcen zur Deckung dieser Gebühren<br />

bereit zu stellen.<br />

Die Arbeit mit verschiedenen Währungen erschwert die Gehaltsabrechnung.<br />

Schwankende Wechselkurse können den Betrag beeinflussen, den Mitarbeiter erhalten<br />

und gleichzeitig es ist für Arbeitgeber eine Herausforderung, eine Konsistenz und<br />

Vorhersagbarkeit bei den Gehaltszahlungen aufrechtzuerhalten. Solche Währungsschwankungen<br />

führen auch zu Unterschieden bei den Gehaltskosten, was zusätzliche<br />

Anstrengungen und Anpassungen für genaue Cashflow-Prognosen erfordert. Je nach<br />

Anzahl der Länder und Mitarbeiter, die grenzüberschreitend arbeiten, müssen die Fin-<br />

convinus.com<br />

19


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

anz- und Buchhaltungsteams zusätzliche betriebliche Aufwendungen für das<br />

Treasury-Management und die Buchhaltungsarbeit berücksichtigen.<br />

Zahlungsverzögerungen stellen eine weitere Hürde für Arbeitgeber dar. Internationale<br />

Transaktionen können aufgrund verschiedener Faktoren länger dauern, zum<br />

Beispiel wenn mehreren Zwischenbanken involviert sind oder Ausführungen in<br />

unterschiedlichen Zeitzonen erfolgen müssen. Verzögerungen können Frustration<br />

und finanzielle Belastungen für Mitarbeiter verursachen, die auf pünktliche<br />

Gehaltszahlungen angewiesen sind. Arbeitgeber müssen diese Komplexitäten<br />

bewältigen und im Voraus planen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter ihre<br />

Gehälter rechtzeitig erhalten.<br />

Eine weitere Herausforderung kann auch die Verwaltung von Geldern sein.<br />

Arbeitgeber müssen ihre finanziellen Ressourcen effektiv verwalten, um<br />

sicherzustellen, dass sie über ausreichend Mittel verfügen, um ihren Gehaltsverpflichtungen<br />

nachzukommen. Dies beinhaltet die Berücksichtigung von Währungsumrechnungen,<br />

Zahlungsgebühren und möglichen Wechselkursschwankungen.<br />

Eine unzureichende Mittelverwaltung kann zu ähnlichen negativen Ergebnissen<br />

führen.<br />

Zuletzt stellt die Handhabung von Finanzdaten aufgrund des Anstiegs von<br />

Cyberangriffen eine wachsende Sorge dar. Die grenzüberschreitende Gehaltsabrechnung<br />

erfordert den Austausch sensibler Finanzinformationen zwischen<br />

verschiedenen Einheiten. Unternehmen müssen robuste Sicherheits- und Datenkontrollmassnahmen<br />

implementieren, um diese Daten vor unbefugten Zugriffen<br />

oder möglichen Verstössen zu schützen, was die Verwaltung der internationalen<br />

Gehaltsabrechnung komplexer macht.<br />

Die Komplexität von Lohnsteuerzahlungen:<br />

20<br />

In vielen Rechtsordnungen müssen gesetzliche Steuern von einem inländischen<br />

Bankkonto bezahlt und in den Zahlungsdetails speziell gekennzeichnet werden.<br />

Das Verständnis der Feinheiten der Steuervorschriften jedes Landes, einschliesslich<br />

Fristen, Zahlungsmethoden und erforderlicher Kennzeichnungen, kann eine<br />

schwierige Aufgabe darstellen. Die Nichtbeachtung dieser Anforderungen kann zu<br />

Strafen und Konformitätsproblemen für den Arbeitgeber führen. Um die Herausforconvinus.com


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

derungen der Zahlung lokaler Lohnsteuern zu bewältigen, können Arbeitgeber<br />

mehrere Lösungen implementieren. Dabei ist es wichtig, über die Steueranforderungen<br />

jedes Landes, in dem Mitarbeiter tätig sind, auf dem neuesten Stand zu<br />

bleiben. Die Zusammenarbeit mit lokalen Steuerexperten oder die Partnerschaft<br />

mit globalen Gehaltsabrechnungsanbietern, die über ein fundiertes Wissen der<br />

lokalen Steuervorschriften verfügen, kann diese Einhaltung sicher-stellen und die<br />

Belastung für Arbeitgeber reduzieren. Spezialisierte grenzüber-schreitende<br />

Zahlungsanbieter können Arbeitgeber bei der Einrichtung von inländischen<br />

Bankkonten, der Bewältigung der Anforderungen zur Zahlungs-kennzeichnung und<br />

der Einrichtung effizienter Zahlungsprozesse für Steuerzahl-ungen unterstützen.<br />

Darüber hinaus können technologiegestützte Gehaltsabrechnungssysteme den<br />

Steuerzahlungsprozess vereinfachen. Diese Systeme können genaue Steuerberechnungen<br />

erstellen, an Fristen erinnern und die nahtlose Überweisung von Geldern<br />

vom entsprechenden inländischen Bankkonto erleichtern. Die Integration mit den<br />

Systemen der Steuerbehörden kann die Berichterstattung und Abstimmungsprozesse<br />

weiter automatisieren, Fehler minimieren und so die Effizienz steigern.<br />

Zu guter Letzt können Arbeitgeber mittels eines globalen Gehaltsabrechnungsanbieters<br />

von deren Fachwissen bei der Verwaltung lokaler Steueranforderungen<br />

profitieren. Diese Anbieter können die Komplexität der Steuerzahlungen bewältigen,<br />

die Einhaltung sicherstellen und Verwaltungsaufgaben reduzieren, so dass sich<br />

Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.<br />

Einen Schritt weiter - Mit Ebury:<br />

Das Verständnis und die Beherrschung der „Sprache“ der Gehaltsabrechnung ist<br />

entscheidend für ein effektives Gehaltsmanagement.<br />

Daher kann es für Ihr Unternehmen ein Game Changer sein, einen Geschäftspartner<br />

zu haben, der beides abdeckt. <strong>Global</strong>e Zahlungsanbieter, die wettbewerbsfähige<br />

Wechselkurse und Expertise in grenzüberschreitenden Gehaltszahlungen<br />

bieten, können zur Sicherstellung beitragen, dass Mitarbeiter ihre Gehälter<br />

pünktlich und in voller Höhe erhalten. Dies führt zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit<br />

und fördert eine starke Arbeitgeber-Mitarbeiter-Beziehungen und hält<br />

diese aufrecht.<br />

21<br />

convinus.com


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Ebury ist eines der am schnellsten wachsenden Fintech-Unternehmen und bietet<br />

internationale Zahlungslösungen, Liquidität im Devisenhandel und Risikomanagement<br />

für Volatilität für Unternehmen weltweit. Die Mass Payments-Plattform von<br />

Ebury wird von führenden Marken, Banken und Fortune-500-Unternehmenn für<br />

zeitkritische Gehaltszahlungen genutzt. Mit über 10 Jahren Erfahrung in der<br />

Branche haben wir uns einen ‘menschlichen Ansatz’ im globalen Massstab<br />

angeeignet. Unsere umfangreiche Abdeckung von Zahlungen, Bankgeschäften und<br />

Devisenhandel unterstützt den Gehaltszahlungsprozess auf jeder Ebene. All dies<br />

zusammen ermöglicht es uns, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter immer<br />

pünktlich und in voller Höhe bezahlt werden.<br />

Kontakt:<br />

Ebury Switzerland<br />

(0) 44 561 68 93<br />

+41<br />

<br />

Gutenbergstrasse 1<br />

8002 Zürich<br />

mpsales@ebury.com<br />

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Schweiz<br />

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TO KNOW THE PEOPLE<br />

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OUR GLOBAL NETWORK<br />

BEHIND<br />

Guest: Mira Pathak<br />

Senior Manager -<br />

Client Solutions EMEA<br />

<br />

Host:<br />

Pascal Lowther<br />

Key Account Manager<br />

Hi Mira, great to have you as my interview partner in this issue. Let`s start!<br />

What are the biggest challenges you are facing in your daily business?<br />

Our clients are continually adjusting to the new-normal after the pandemic. For<br />

some, this means managing the increased speed of business by implementing<br />

technology or process efficiencies. Others are focused on building internal<br />

consulting practices to better serve their businesses. Others are expanding into<br />

new markets, rethinking their policy mix, or seeking to control costs.<br />

Your company is offering an online access to "Self-Service Cost Projections" -<br />

what were the reasons for this kind of service?<br />

Cost projections are important but often a bottleneck for mobility teams who<br />

are trying to work faster than ever. Collecting data, waiting on tax / RMC vendors,<br />

running revisions...all of this can be time consuming and challenging. And<br />

mobility leaders want their teams focused on providing strategic value to their<br />

internal clients, not researching flight or other relocation costs.<br />

How has the pandemic affected your business?<br />

Obviously the COVID-19 pandemic had a huge impact on the mobility industry.<br />

We have seen our clients shift from being focused on streamlined operations to<br />

being more of a strategic guide helping their organisations provide purposeful<br />

mobility offerings. Our advisory team has shifted from core policy design to<br />

helping mobility develop strategic policy offerings that drive business results.<br />

While the pandemic disrupted large parts of the industry, it has forced us to<br />

develop new skills and offerings to support the changing nature of client needs.<br />

24<br />

convinus.com


Are there any big projects for your customers (maybe new tools, app, etc.)<br />

where you can give us a sneak preview?<br />

We are really excited about our September product release which will bring the<br />

self-service cost projections we mentioned earlier. This release also contains an<br />

enhanced API which will allow clients & partners to integrate all our data and<br />

calculators into their systems. Lastly, we will be releasing a totally revamped<br />

local-to-local comparison tool which will help our clients manage their<br />

permanent move populations.<br />

If your job was a colour - what colour would it be?<br />

Interesting question… My initial reaction was blue! Personally, my favourite<br />

colours are purple and turquoise. But I really like blue too, and it has so many<br />

different shades and facets. Just like my job!<br />

Who would you like to swap a day within your professional life?<br />

There are two professions I have always wanted to try: script writer and perfume<br />

designer. Script writing, I actually trialled though an internship when I was at<br />

university. I did love it, but ended up not going into that sector. So that leaves<br />

perfume designer.<br />

What do you enjoy most about working in mobility?<br />

There are so many smart and reflective people in our industry, and many of us<br />

have international experience ourselves. I also love impressing people by<br />

knowing dozens of names of small towns and cities across the world just<br />

because my clients happen to have assignees there.<br />

Where do you get the best ideas?<br />

When I take a breather from busy work and family life.<br />

What advice would you give to your 25-year-old ME from today's perspective?<br />

This may seem random and has nothing to do with global mobility. But rather a<br />

different kind: physical mobility. When you start an office-based / desk job, it is<br />

more important than I realised at that age (despite already practicing yoga then)<br />

to take regular breaks and exercise to ease the strain on your body.<br />

Mira, thank you so much for this interview and enjoy your summer holidays!<br />

convinus.com<br />

25


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

What is the compensation approach of "remote<br />

workers"?<br />

Author: Friederike V. Ruch, <strong>CONVINUS</strong> global mobility solutions<br />

On closer inspection, this question cannot be answered quite so simply and<br />

sweepingly, because a number of different aspects need to be taken into account.<br />

In addition, as diverse as the design of remote workers can be, so too are the<br />

different options for the compensation structure.<br />

Hiring employees in a "remote work relationship" is still uncharted territory for<br />

some companies, and people are slowly venturing into this type of employment.<br />

This has both positive and negative facets or advantages and disadvantages for<br />

both sides. Remote working will most likely become more and more important in<br />

the future. There are a number of reasons for this. But, the most frequently cited<br />

reason is the existing shortage of skilled workers, and the increasing unwillingness<br />

to move to another country for a new job, or to leave the home office completely<br />

again in the first place.<br />

If an employer finds an employee abroad for a position that still needs to be filled,<br />

but who does not want to give up his or her place of residence for the job, the<br />

employer must decide whether to "get involved" in such an employment<br />

relationship. In addition, it must be considered and planned how the implementation<br />

of such an employment relationship should or can look in concrete terms:<br />

Can the employee perform all tasks from his or her home office?<br />

Doesn't the employee perhaps have to come to the employer's headquarters<br />

sporadically?<br />

Then there are the various legal aspects to consider:<br />

What is the labour law in the employee's country of residence? Which labour<br />

law regulations are different from the regulations in the employer's country?<br />

Does the employee have the necessary authorisation to work for a foreign<br />

employer in the country of residence? If the employee has the citizenship of<br />

his or her country of residence, he or she may work for a foreign employer in<br />

any case. If the corresponding citizenship is not available, then this would have<br />

to be checked in more detail.<br />

26<br />

convinus.com


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

What are the tax and social security regulations in the employee's country of<br />

residence? In addition to the state levies, what additional insurances must be<br />

taken out?<br />

In addition, it would be necessary to clarify what the regulations regarding<br />

payroll accounting, and the legal regulations regarding the payment of taxes<br />

look like in the country of residence.<br />

Are there any other legal regulations in the employee's country of residence<br />

and in the employer's country that need to be taken into account (e.g. data<br />

protection regulations)?<br />

The next point is to define the employee's compensation structure.<br />

As already mentioned, there is not only one possibility in this respect, but as a rule<br />

the following different approaches are applied here:<br />

Remuneration according to the employer's country<br />

Remuneration according to the employee's country of residence<br />

International compensation<br />

As a rule, an employer is free to determine what the employee's compensation will<br />

be, provided that the minimum wage provisions in the employee's country of<br />

employment are met.<br />

1. Remuneration according to the employer’s country<br />

With this approach, the remote employee receives the same salary as if he were<br />

working in the employer's country. In addition, an attempt is made to grant the<br />

remote employee the same benefits (e.g. subscriptions for public transport or a<br />

company car).<br />

From the employer's point of view, this has the advantage that all employees are<br />

treated equally in terms of compensation. However, from a cost perspective, this is<br />

probably not the most favourable option and could also lead to some unrest<br />

within the company. After all, if an employee who is employed in Switzerland, and<br />

works in Switzerland receives the same salary as an employee who works in<br />

Bulgaria, then the employee in Bulgaria indirectly earns more. Due to the fact that<br />

the cost of living in Bulgaria is lower than in Switzerland, the employee in Bulgaria<br />

27<br />

convinus.com


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

can afford much more than the employee living in Switzerland because of the<br />

"Swiss salary".<br />

Consequently, in practice one also sees that base wages and bonuses are not taken<br />

over 1:1, but that employers "adjust" them with purchasing power.<br />

2. Remuneration according to the employee's country of residence<br />

In this case, the remuneration is determined based on the wage conditions in the<br />

employee's country of residence, and those benefits are applied which are usually<br />

granted in the country of residence.<br />

For the employer, this approach may be attractive for cost reasons. The "remote<br />

employees" to be hired receive a customary salary, which avoids possible<br />

discussions about this at the time of hiring. A disadvantage of this approach is that<br />

the employer may lose track of remote employees, not only in one country, but in<br />

numerous different countries.<br />

3. International compensation<br />

The aim of this approach is to ensure that the same remuneration is paid to a<br />

remote employee regardless of where he or she works. Often, a base salary is<br />

defined for each function, which is then paid regardless of the work location. In<br />

addition, benefits are then defined precisely for the target group of remote<br />

employees.<br />

This approach has the advantage that all remote employees are treated equally,<br />

although some remote employees may be paid more than if the second approach<br />

were used.<br />

Returning to the initial question, there are a number of other approaches or<br />

hybrids in addition to these three approaches. Ultimately, the compensation<br />

approach chosen for remote employees must fit the company as well as the<br />

existing compensation structure.<br />

Likewise, when considering the approach, one should not ignore which functions a<br />

company can actually imagine as "remote" functions. Depending on the situation,<br />

28<br />

convinus.com


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

these are specialists who are difficult to recruit, and for whom competitive<br />

compensation, in addition to an exciting work environment is central. These are<br />

also the people who usually already have a good knowledge of the compensation<br />

structure at the company's competitors.<br />

Contact:<br />

<strong>CONVINUS</strong> global mobility solutions<br />

Talstrasse 70<br />

+41 (0) 44 250 20 20<br />

8001 Zurich<br />

info@convinus.com<br />

Switzerland<br />

convinus.com<br />

convinus.com<br />

29


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

cross-border moves<br />

Compensating<br />

Author: Mira Pathak, AIRINC Europe<br />

Is the right compensation the only factor to consider in measuring assignment<br />

success? Everyone who works in mobility knows that the simple answer is no.<br />

While the right compensation is definitely one of the important factors in an<br />

international assignment or cross-border move, it is by far not the only one.<br />

When companies first started sending people abroad, the packages were mostly<br />

what is now referred to as ‘long-term assignments’. Often very generous, assignments<br />

were seen by many of the people moving abroad as ‘an easy way to make<br />

money’. The employees being relocated were often senior-level executives, mostly<br />

male, and the moves were generally initiated because the business needed this<br />

particular person A in location B.<br />

Over the years, countless different types of cross-border moves have emerged, the<br />

kinds of people sent out are more diverse, and companies have started working<br />

with a wide range of policies to suit all stakeholders’ varying needs.<br />

When the ‘virtual assignment’ became a buzz word during the pandemic, many<br />

thought that this would be an important policy to add to their suite. Ultimately,<br />

the virtual assignment is now fairly low on companies’ priority lists. Its ‘offspring’,<br />

however, ‘remote work’ is rapidly making up a big part of mobility teams’ work and<br />

also touches employer branding as well as talent function responsibilities in terms<br />

of talent acquisition and talent retention.<br />

In AIRINC’s <strong>Mobility</strong> Outlook surveys, we compare the number of policies mobility<br />

teams manage. It is not surprising that in the wake of the pandemic, additional<br />

policies were added as companies reacted to different types of assignment needs.<br />

The average number of policies jumped to more than six in 2021 and seems to be<br />

stabilizing around this level as highlighted in the results for <strong>2023</strong>.<br />

30<br />

convinus.com


convinus.com 31<br />

<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Source: AIRINC <strong>Mobility</strong> Outlook Survey <strong>2023</strong><br />

What kinds of polices are there, and which are the most common?<br />

It may not be surprising to some that the long-term home-based assignment is not<br />

top of the list anymore. Although three quarters of companies have this type of<br />

policy, the most popular policy is now for short term assignments. Permanent oneway<br />

moves are increasing in popularity and there a number of variations on the<br />

theme of host-based assignments. There are also policies to support very specific<br />

populations such as graduates, cross-border commuters and global leaders.<br />

The policy that is on everyone’s lips however is Remote work. A third of companies<br />

have introduced this into their policy suite and many more are planning to do so.<br />

Policies sit at the base of everything. But how do companies decide on the right<br />

kind of compensation for their global workforce? These days, with so many<br />

different home/host/local/hybrid approaches to choose from, to determine your<br />

compensation approach is not always apparent. Fundamentally, companies have<br />

three main options:


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Anchor assignees to their home country pay scales<br />

Anchor assignees to the host country pay scales<br />

Use an international pay scale<br />

Each has advantages and disadvantages. Home based pay retains the connection<br />

to the home country and maintains equity with peers. It preserves home spending<br />

potential and facilitates repatriation. Host-based approaches create equity with<br />

local peers and other assignees in the same location. International pay scales are<br />

great for global nomads and people in truly global roles. Under each of these<br />

fundamental compensation philosophies, multiple permutations and options are<br />

available.<br />

The role of <strong>Mobility</strong> is changing as complexity and demand for different<br />

compensation approaches and flexibility from the business increases. To help the<br />

business make the right choices, <strong>Mobility</strong> is more and more evolving into a trusted<br />

advisor to the business. Using decision guides to help the business make<br />

consistent choices between the policies and compensation approaches is rapidly<br />

taking off. At AIRINC we are seeing increasing numbers of our clients turn to our<br />

policy decision guide in order to help them determine the right policy that will<br />

satisfy both employee and employer.<br />

Once the basic compensation approach has been decided, what else remains<br />

important?<br />

Of course the salary has to be right especially in times of high inflation, and in<br />

locations with volatile exchange rates. Cost of living allowances continue to have<br />

fundamental role to protect an assignee’s purchasing power are still a core part of<br />

most long-term assignments.<br />

However, increasingly housing is actually the compensation element that is seen<br />

as most important for assignment success. Housing is directly tied to the quality of<br />

life (also outside of work) in the host country.<br />

The right housing budget is one of the most important factors to ensure that the<br />

assignee and family can afford (and find something!) where they feel content while<br />

being on assignment. If the assignee’s family is not happy at home, it is almost<br />

impossible for the assignee to give full attention to their job.<br />

convinus.com<br />

32


convinus.com 33<br />

<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Similarly, finding a good school for children is vital for assignees with families.<br />

Many companies pay for international schools if the children don’t speak the local<br />

language. Paying for international schools comes at a high cost to companies. But<br />

it’s a price many companies are willing to pay so parents don’t have to<br />

compromise on their children’s education.<br />

Following the theme of support for the family through appropriate housing and<br />

schooling, many companies are investing in family wellness support to help the<br />

assignee’s partner and their family make the most of the assignment experience.<br />

Whether companies are sending a senior executive on full expatriate package or<br />

supporting an early career development opportunity, all assignments attract<br />

taxes. Employee and employer taxes and social security on salaries, allowances<br />

and benefits add up.<br />

With all this cost, the selection of who moves abroad and why has become stricter.<br />

Assignments tend to be approved only if the benefit (to business and employee)<br />

can be clearly defined and if the costs can be predicted as reliably as possible.<br />

In the <strong>2023</strong> <strong>Mobility</strong> Outlook Survey cost predictability was second only to speed of<br />

deployment in order of business priority. As a result AIRINC has seen a huge<br />

increase in demand for our cost estimate tool as companies strive to better predict<br />

and budget for assignments.<br />

Along with setting the right compensation at the right investment levels, global<br />

mobility is also having to address other trends that increase the complexity of an<br />

already complex subject. Key among these are ever increasing compliance<br />

requirements, demands for greater flexibility, DE&I and sustainability.<br />

Working in mobility has never been more exciting but also remains challenging.


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Source: AIRINC <strong>Mobility</strong> Outlook Survey <strong>2023</strong><br />

Contact:<br />

AIRINC EUROPE<br />

Rue de la Grosse-Tour<br />

(0) 2 650 09 70<br />

+32<br />

<br />

Wollendriestorenstraat 3<br />

inquiries@air-inc.com<br />

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1000 Brussels<br />

Belgium<br />

air-inc.com<br />

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34


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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

benefits of PassportCard global solutions<br />

<strong>Mobility</strong><br />

Author: Eithan Wolf, CEO, PassportCard<br />

In an increasingly globalised and connected world, individuals are often moving<br />

and traveling for both business and leisure. For those choosing to live and work<br />

outside of their home country, namely expatriates, remote workers, and digital<br />

nomads, having adequate and flexible health insurance becomes more important<br />

than ever. This issue also remains relevant for the employers who sponsor their<br />

health care.<br />

PassportCard has developed complete health insurance solutions designed to<br />

adapt to the specific needs of each expat, providing individualised benefits while<br />

offering comprehensive coverage and a hassle-free experience.<br />

PassportCard's philosophy is to allow people to enjoy the freedom to travel and<br />

live in different parts of the world without worrying about health care issues. With<br />

its services, users can access a wide network of medical providers around the<br />

world, giving them peace of mind and security when they are away from their<br />

home country.<br />

For Expatriates - protection in a new environment<br />

When a person moves to a foreign country, whether for work, or personal reasons,<br />

safety and healthcare become a priority. PassportCard has designed tailor made<br />

solutions to meet the unique challenges faced by expats in terms of accessing<br />

medical care. The solution provides the following:<br />

Comprehensive coverage: covers all cases of illness and injury. In addition,<br />

preventive health care services and wellness programs are provided.<br />

Planned medical treatment: a vital consideration for expats, who require<br />

health insurance coverage tailored to their specific needs and potential<br />

medical expenses in their new country. By planning for anticipated medical<br />

treatment, expats can access quality health care without financial burdens.<br />

Long-term protection: continuous protection for expatriates throughout their<br />

stay abroad.<br />

Guaranteed access to local medical services: offers a wide network of local<br />

providers by allowing access to any healthcare facility accepting Mastercard as<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

a form of payment. This is particularly beneficial for expatriates who are<br />

unfamiliar with the country's health care system.<br />

Example<br />

A representative of a German company in a foreign country suffers an injury while<br />

practicing a sport. Thanks to PassportCard's health insurance, he can access<br />

quality medical care and receive the treatment necessary without having to worry<br />

about fees. In addition, PassportCard's comprehensive coverage provides him<br />

peace of mind, as he knows he will remain protected while recovering from the<br />

accident and any subsequent problems.<br />

Remote workers - flexibility and coverage without borders<br />

The expansion of remote working models has led to a significant increase in the<br />

number of professionals choosing to work from anywhere in the world. These<br />

remote workers enjoy unique freedom and flexibility, and PassportCard is<br />

perfectly suited to their healthcare needs.<br />

Coverage without borders: PassportCard enables professionals working<br />

remotely to obtain health coverage no matter where they are. They can freely<br />

choose their place of residence or work and know they are fully covered.<br />

Personalised services: remote workers have specific needs and requirements in<br />

terms of health care. PassportCard offers flexible options that allow them to<br />

customise their coverage according to their individual preferences. Users can<br />

select from several plans available and incorporate additional services as<br />

needed.<br />

Simplifying procedures: people living abroad often face cultural, linguistic, and<br />

administrative barriers when seeking medical care in a new country.<br />

PassportCard simplifies the process with an innovative solution that<br />

eliminates the need for upfront payments and subsequent reimbursements.<br />

Digital nomads - security for a life in constant movement<br />

Digital nomads are professionals who work while travelling and change location<br />

regularly. This new model of worker needs health coverage that fits their mobile<br />

lifestyle, and PassportCard offers specific solutions to meet their unique needs.


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Anytime, anywhere health care: PassportCard understands that digital nomads<br />

face unforeseen situations while travelling. That is why the company offers<br />

24/7 customer service to ensure that these professionals receive the assistance<br />

they need wherever they are.<br />

Flexibility in the duration of coverage: digital nomads may want to travel for<br />

varying periods of time. PassportCard offers flexible coverage options to suit<br />

their specific needs, whether for short trips, or long stays in multiple locations.<br />

Access to quality medical care: health insurance guarantees access to quality<br />

medical services, regardless of the user's location. PassportCard's global<br />

network of medical providers, which is a worldwide partner of the Allianz<br />

Group, enables these professionals to receive effective medical care.<br />

Benefits across the continuum of care: with the global coverage for expats,<br />

PassportCard includes the inpatient, outpatient, and dental benefits, coupled<br />

with valuable assistance services and global re-patriation, to ensure that<br />

digital nomads are safe and sound at any time.<br />

Example<br />

Laura is a digital nomad who is constantly travelling around different countries<br />

while working on online projects. During one of her journeys, she falls ill and<br />

needs medical care. With PassportCard, she easily finds a medical facility close by,<br />

and receives treatment right away, without having to fill out paperwork.<br />

CONCLUSION<br />

Expatriates, remote workers, and digital nomads require innovative, efficient, and<br />

reliable health insurance solutions. PassportCard provides global coverage, 24/7<br />

online and telephone support, ease of processing and flexibility of benefits. It is<br />

tailored to the unique needs of these groups, providing peace of mind, and<br />

protection in terms of medical care while abroad. Employers and companies now<br />

have an opportunity to meet the needs of their mobile employee population.<br />

Contact:<br />

PassportCard Deutschland GmbH<br />

(0) 40 460 020 222<br />

+49<br />

<br />

Caffamacherreihe 8-10<br />

20355 Hamburg<br />

info@passportcard.de<br />

<br />

Germany<br />

passportcard.de<br />

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the FX Payments Nightmare<br />

Overcoming<br />

and Solutions in managing Cross-Border Salary Payments<br />

Challenges<br />

<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Author: Ewoud Clerkx, Ebury Switzerland<br />

In an ever more interconnected world, companies are expanding their operations<br />

globally, embracing cross-border employment opportunities and hiring overseas<br />

talent. While this macro trend brings numerous advantages, it also presents new<br />

challenges to managing payroll. It is surprising to note that while many solutions<br />

exist to manage payroll policy, calculation and compliance, the intricacies<br />

surrounding cross-border payment still remain largely unaddressed and<br />

misunderstood. This article delves into this "Last Mile of Payroll" and presents<br />

solutions to the challenges companies face in their efforts to ensure timely and<br />

accurate pay out of their foreign salary and tax payments.<br />

Are you ready to hire international talent?<br />

In 2020-2021 alone, the share of firms that expanded their international hiring<br />

grew nearly six times from 8% to 46%, even without taking post-pandemic figures<br />

into account. Yet, nearly two-thirds of companies hiring internationally also<br />

outsource their recruitment and payrolling to private agencies. Why is it that so<br />

many companies outsource their payroll tasks to specialists?<br />

PYMNTS.com, one of the leading digital media properties for the payments<br />

industry, conducted a study among 250 finance, payroll and payments executives,<br />

and found that firms especially struggle with taxes, safety of funds and security of<br />

financial data, regulatory compliance and fluctuating exchange rates when paying<br />

international workers.<br />

From complex tax regulations and varying payment systems to fluctuating<br />

exchange rates and compliance with local laws, the issues pointed out by the<br />

“Cross-border payroll and contractor payments” report are diverse and intricate.<br />

The identified challenges demand careful attention and expertise, as the<br />

complexity involved can cause serious backlash on your employee-base if<br />

managed poorly. Moreover, each country your company expands, presents its own<br />

unique set of hurdles, making it crucial to address them effectively to ensure<br />

smooth and accurate salary and tax payments.<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Example<br />

A young Swiss Biotech firm expanded its operations to Portugal, the UK, and<br />

Singapore. As the company grew, they faced an array of payment challenges when<br />

processing international salary and employment tax payments.<br />

In Portugal, the company encountered complex tax regulations and varying<br />

payment systems. The constant changes in legislation made it difficult to<br />

accurately calculate and disburse salaries. Additionally, navigating the intricate<br />

bureaucracy proved time-consuming, and delays in payments caused frustration<br />

among employees.<br />

Across the English Channel, the UK presented its own set of challenges. The<br />

company struggled with the intricacies of the PAYE (Pay As You Earn) system and<br />

ensuring compliance with ever-changing tax codes. Exchange rate fluctuations<br />

further complicated matters, making it challenging to maintain consistency in<br />

salary payments.<br />

Meanwhile, in the vibrant city-state of Singapore, the company faced the hurdle of<br />

managing mandatory Central Provident Fund (CPF) contributions. Understanding<br />

the complex CPF regulations and navigating the various payment schemes<br />

demanded extra effort. The company often encountered delays and fines due to<br />

missed deadlines or incorrect submissions.<br />

The Payroll’s “Moment of Truth”<br />

Payroll is a people’s business. And more than any other payment transaction,<br />

salary payments demand perfection on every level. Ensuring on-time and in-full<br />

salary payments to employees abroad poses significant challenges for companies,<br />

and there are few employers and payroll specialists that get it right 100% of the<br />

time.<br />

Employers face numerous challenges when hiring and paying out employees<br />

across borders. One significant challenge revolves around foreign exchange of<br />

currencies, mainly the burden of FX and payment fees. When making cross-border<br />

transactions, financial institutions will charge fees for both the exchange of<br />

currencies and for the processing of international payments.<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Example<br />

Financial service providers and high street banks typically charge anywhere<br />

between 1% to 3% margin on the total volume transacted, depending on the<br />

liquidity and volatility of the underlying currency. SWIFT fees for international<br />

transactions typically range anywhere between 20 - 30 Swiss franc, and<br />

correspondent banking fees incurred along the route can add up to 100 Swiss franc<br />

in exotic cases. Additionally, financial institutions charge fees for payment traces,<br />

transaction reports, payment returns, and support requests.<br />

These fees can accumulate and significantly impact the overall cost of employing<br />

foreign workers. For employers, this means additional expenses and a need to<br />

allocate resources to cover these fees.<br />

Dealing with different currencies adds complexity to payroll management.<br />

Fluctuating exchange rates can affect the amount of money employees receive,<br />

making it challenging for employers to maintain consistency and predictability in<br />

salary payments. Such currency fluctuations also lead to variations in the payroll<br />

cost, requiring additional efforts and adjustments for accurate cash-flow<br />

projections. Depending on the number of countries and employees working crossborder,<br />

the finance and accounting teams have to accommodate for added<br />

operational overhead of treasury management and accounting work.<br />

Payment delays pose another hurdle for employers. International transactions<br />

may take longer to process due to various factors such as multiple intermediary<br />

banks and different time zones. Delays can cause frustration and financial strain<br />

for employees who rely on timely payment of their salaries. Employers must<br />

navigate these complexities and plan ahead to ensure that employees receive their<br />

wages on time.<br />

In the same category of timely salary payments, the management of funds can also<br />

be a challenge. Employers must effectively manage their financial resources to<br />

ensure they have sufficient funds available to cover payroll obligations. This<br />

includes accounting for currency conversions, payment fees, and potential<br />

fluctuations in exchange rates. Inadequate management of funds can lead to<br />

similar negative outcomes. Lastly, the handling of financial data presents a<br />

growing concern due to the rise of cyberattack.


<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Cross-border payroll requires the exchange of sensitive financial information<br />

between different entities. Companies need to implement robust security and data<br />

control measures to protect this data from unauthorised access or potential<br />

breaches, adding another layer of complexity to the management of international<br />

payroll.<br />

Grasping the complexity of employment tax payments<br />

In many jurisdictions, statutory taxes must be paid from a domestic bank account<br />

and require specific referencing in the payment details. Understanding the<br />

intricacies of each country's tax regulations, including deadlines, payment<br />

methods, and required references, can be a daunting task. Failure to comply with<br />

these requirements can lead to penalties and compliance issues for the employer.<br />

To overcome the challenges of paying local employment taxes, employers can<br />

implement several solutions. First and foremost, it is crucial to stay informed<br />

about the tax requirements in each jurisdiction where employees are based.<br />

Engaging local tax experts or partnering with global payroll providers who have indepth<br />

knowledge of local tax regulations can ensure compliance and reduce the<br />

burden on employers.<br />

Specialised cross-border payment providers can guide employers in setting up<br />

domestic bank accounts, handling payment referencing requirements, and<br />

establishing streamlined payment processes for tax payments.<br />

Additionally, leveraging technology-driven payroll management systems can<br />

simplify the tax payment process. These systems can generate accurate tax<br />

calculations, provide reminders for tax deadlines, and facilitate seamless transfer<br />

of funds from the appropriate domestic bank account. Integration with tax<br />

authorities' systems can further automate the reporting and reconciliation<br />

processes, minimising errors and enhancing efficiency.<br />

Lastly, by centralising payroll operations through a global payroll provider,<br />

employers can benefit from their expertise in managing local tax requirements.<br />

These providers can handle the complexities of tax payments, ensure compliance,<br />

and alleviate administrative burdens, allowing employers to focus on their core<br />

business operations.<br />

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<strong>Global</strong> <strong>Mobility</strong> <strong>Insights</strong> - <strong>Sommer</strong> / <strong>Summer</strong> <strong>2023</strong><br />

Going the extra mile with Ebury<br />

Understanding and speaking the language of payroll is critical for effective payroll<br />

management, thus, having a business partner who can do the same can be a game<br />

changer for your business. <strong>Global</strong> payment providers that offer competitive<br />

exchange rates, and expertise in cross-border salary payments can help to ensure<br />

employees receive their salaries on time and in full, fostering employee<br />

satisfaction and maintaining strong employer-employee relationships.<br />

Ebury is one of the fastest-growing fintech companies - Providing international<br />

payment solutions, FX liquidity and volatility risk management to corporates<br />

around the globe. Ebury’s Mass Payments platform is trusted to deliver Time-<br />

Critical Payroll Payments for leading brands, banks, and Fortune 500 companies<br />

alike. 10+ years of experience in the industry has allowed us to hone a “Human<br />

Approach” to service on a global scale. Our extensive Payments, Banking, and FX<br />

coverage supports the salary payment process at every level. All this combined<br />

helps us to ensure your people are paid on time, in full, every time.<br />

Contact:<br />

(0) 44 561 68 93<br />

+41<br />

<br />

Ebury Switzerland<br />

Gutenbergstrasse 1<br />

mpsales@ebury.com<br />

<br />

8002 Zurich, Switzerland<br />

ebury.com/mass-payments/


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Fall eine individuelle Beratung. Die Inhalte wurden mit grosser Sorgfalt ausgewählt, jedoch übernimmt<br />

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