CONVINUS Global Mobility Alert - Week 3.2025

GLOBAL MOBILITY ALERT
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J A N U A R Y 2 0 2 5 | W E E K 3
I n t h i s w e e k s i s s u e / I n d i e s e r W o c h e
Brazil - Brasilien
Italy - Italien
Switzerland - Schweiz
Weekly Best Practice
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NEWS UPDATE JANUARY 17,2025
Brazil: New annual registration requirement for certain tax identification document
holders
Brasilien: Neue jährliche Registrierungspflicht für bestimmte Inhaber von
Steueridentifikationsdokumenten
The Brazilian Federal Tax Agency has introduced a new
registration requirement for foreign nationals over
the age of 16 who have a Brazilian Tax Identification
Number (CPF) and reside outside Brazil. This measure
aims to improve the integrity of the CPF database. The
CPF is required to register employees in the Brazilian
payroll and for local insurance purposes. It is also
required to carry out various administrative activities
in Brazil, such as opening a bank account.
Effective immediately, these individuals must update
their CPF information annually by December 31 via the
Federal Revenue Service mobile application. To
complete the update, they must submit a photo taken
with the application's webcam, a copy of their
passport, the CPF data, their date of birth and other
personal information.
Nationals of Argentina, Bolivia, Colombia, Chile,
Ecuador, Guyana, Paraguay, Peru, Suriname, Uruguay
and Venezuela (Mercosur members and associated
countries) can use their national identity cards instead
of a passport for registration until June 30, 2025.
Foreign nationals who are unable to use the mobile
application should visit the nearest Brazilian consular
office to update their registration. They must provide
the required documentation and report any error
messages from the mobile application. Although the
government has not yet announced any penalties,
affected individuals who fail to register their CPF
annually may face suspension of their CPF (and later
even expulsion from the fund).
Die brasilianische Bundessteuerbehörde hat eine neue
Registrierungspflicht für ausländische Staatsangehörige
über 16 Jahren eingeführt, die eine brasilianische
Steueridentifikationsnummer (CPF) besitzen und
ausserhalb Brasiliens wohnen. Diese Massnahme hat
das Ziel, Integrität der CPF-Datenbank zu verbessern.
Die CPF wird benötigt, um Arbeitnehmer in die
brasilianische Gehaltsliste einzutragen und für lokale
Versicherungszwecke. Sie ist auch erforderlich, um
verschiedene administrative Tätigkeiten in Brasilien
durchzuführen, wie beispielsweise die Eröffnung eines
Bankkontos.
Ab sofort müssen diese Personen ihre CPF-Informationen
jährlich bis zum 31. Dezember über die mobile
Anwendung des Federal Revenue Service aktualisieren.
Um die Aktualisierung abzuschliessen, müssen
sie ein mit der Webcam der Anwendung aufgenommenes
Foto, eine Kopie ihres Reisepasses, die CPF-
Daten, ihr Geburtsdatum und andere persönliche
Informationen einreichen.
Staatsangehörige von Argentinien, Bolivien,
Kolumbien, Chile, Ecuador, Guyana, Paraguay, Peru,
Surinam, Uruguay und Venezuela (Mercosur-Mitglieder
und assoziierte Staaten) können bis zum 30. Juni 2025
ihre nationalen Personalausweise anstelle eines Reisepasses
für die Registrierung verwenden.
Ausländische Staatsangehörige, welche die mobile
Anwendung nicht nutzen können, sollten die nächstgelegene
brasilianische konsularische Vertretung
aufsuchen, um ihre Registrierung zu aktualisieren. Sie
müssen die erforderlichen Unterlagen vorlegen und
etwaige Fehlermeldungen der mobilen Anwendung
melden. Obwohl die Regierung noch keine entsprechenden
Strafen angekündigt hat, müssen betroffene
Personen, die es versäumen, ihren CPF jährlich zu
registrieren, mit der Aussetzung ihres CPF (und später
sogar mit dem Ausschluss aus dem Fonds) rechnen.
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NEWS UPDATE JANUARY 17, 2025
Italy: New expiration date of postal receipt for residence permit applicants may lead to
travel problems
Italien: Neues Ablaufdatum der Postquittung für Antragsteller auf Aufenthaltsgenehmigungen
kann zu Reiseprobleme führen
Applications for residence permits submitted at the
counters of the Italian Post Office (Poste Italiane) now
have an expiry date on the postal receipt, which is set
at a maximum of nine months from the date of
acceptance of the application. Previously, postal
receipts proving a person's legal immigration status in
Italy until the completion of a permit application had
no expiration date.
This has significant practical implications, as people
who travel to the Schengen area with an expired
postal receipt and re-enter Italy may be refused entry
or questioned by the authorities. This change is being
phased in across Italy and there is currently little
clarity on the steps applicants should take if their
receipt expires before permission is granted.
Individuals whose postal receipt expires may need to
apply for a new postal receipt, although it is not clear
how this would affect an existing application for a
residence permit.
We highly recommend that affected applicants and
especially their employers seek professional assistance
in this matter to avoid any potential unpleasant
surprises for the company's expatriates.
Anträge auf Aufenthaltsgenehmigungen, die an den
Schaltern der italienischen Post (Poste Italiane)
eingereicht werden, haben neu ein Verfallsdatum auf
der Postquittung, das auf maximal neun Monate ab
dem Datum der Antragsannahme festgelegt ist. Zuvor
hatten die Postquittungen, die den legalen
Einwanderungsstatus einer Person in Italien bis zum
Abschluss eines Genehmigungsantrags belegen, kein
Ablaufdatum.
Dies hat erhebliche praktische Auswirkungen, da
Personen, die mit einer abgelaufenen Postquittung in
den Schengen-Raum reisen und wieder nach Italien
einreisen, die Einreise verweigert werden kann oder
sie von den Behörden befragt werden können. Diese
Änderung wird schrittweise in ganz Italien eingeführt,
und es gibt aktuell wenig Klarheit über die Schritte,
die Antragsteller unternehmen sollten, wenn ihre
Quittung abläuft, bevor die Genehmigung erteilt wird.
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Personen, deren Postquittung abläuft, müssen
möglicherweise eine neue Postquittung beantragen,
wobei nicht klar ist, wie sich dies auf einen
bestehenden Antrag auf eine Aufenthaltsgenehmigung
auswirken würde.
Wir empfehlen in dieser Angelegenheit den
Antragstellern und insbesondere deren Arbeitgebern
sich fachlichen Unterstützung einzuholen, um
mögliche unangenehme Überraschungen für die
Expatriates des Untenehmens zu vermeiden.

NEWS UPDATE JANUARY 17, 2025
Switzerland: Update of the list for the job registration obligation for 2025 and expansion
to include new job groups
Schweiz: Update der Liste für die Stellenmeldepflicht für das Jahr 2025 und Erweiterung
um neue Stellengruppen
The job registration requirement was introduced in
Switzerland in 2018 and has been updated annually
since then, in the fourth quarter of each year, and then
applies for the period from January 1 to December 31
of the following year. The only criterion for the
inclusion of occupations is an unemployment rate of
at least 5 percent in an occupation.
It should be noted that the average annual
unemployment rate in Switzerland has been around
2.0 to 3.1 % for many years. The unemployment rate
was 2.2% in 2022, at a historically low level of 2.0% in
2023 and rose to 2.5% in 2024. However, it should be
noted that the Swiss definition and counting method
(SECO) differs from the international definition (ILG)
and that the immigration rate from abroad to
Switzerland has remained relatively high for years.
The number of occupations subject to the job
registration requirement is increasing again compared
to previous years. All occupations that were already
subject to registration in 2024 will continue to be
subject to registration in 2025, although new
occupations have been added. These include the
occupational group of managers in sales and
marketing and service staff in restaurants.
Looking at the figures more closely, it is particularly
striking that in 2024, around 3.2% of the workforce
worked in occupations subject to registration,
whereas this figure is now around 6.5% in 2025.
Im Jahre 2018 wurde in der Schweiz die Stellenmeldepflicht
eingeführt und diese wird seit dem
jährlich, jeweils im vierten Quartal eines Jahres
aktualisiert und gilt dann für den Zeitraum 1. Januar
bis 31. Dezember des folgenden Jahres. Für die
Unterstellung von Berufsarten gilt als einziges
Kriterium die Arbeitslosenquote von mindestens 5
Prozent in einer Berufsart.
Hierbei ist zu beachten, dass in der Schweiz seit vielen
Jahren die jährliche Durchschnittsarbeitslosigkeit bei
ca. 2.0 bis 3.1 % liegt. So lag die Arbeitslosenquote in
2022 bei 2.2%, in 2023 auf einem historisch tiefen Wert
von 2.0 % und stiegt 2024 auf 2.5%. Allerdings ist
hierbei zu beachten, dass die Schweizer Definition und
Zählweise (SECO) von der internationalen Definition
(ILG) abweicht und zudem in der Schweiz seit Jahren
die Zuzugsquote vom Ausland in die Schweiz konstant
relativ hoch ist.
Die Anzahl der Berufsarten, die der Stellenmeldepflicht
unterstellt sind, steigt im Vergleich zu den
Vorjahren wieder an.
So sind alle Berufsarten, die im Jahre 2024 bereits
meldepflichtig waren, auch im Jahre 2025 weiter
meldepflichtig, allerdings kamen neue Berufsarten
hinzu. Hierzu zählt unter anderem die Berufsgruppe
Führungskräfte in den Bereichen Vertrieb und
Marketing und Servicekräfte in Restaurants.
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Besonders auffällig ist bei näherer Betrachtung der
Zahlen, dass im Jahr 2024 etwas 3.2% der Erwerbstätigen
in meldepflichtigen Berufen arbeiteten,
während es jetzt im Jahr 2025 etwa 6.5% sind.

BEST PRACTICE
Switzerland – The Challenges of
Withholding Tax Calculation
FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
Preparing payroll for employees is already associated with several challenges in everyday
operations. For employees who are subject to withholding tax, additional aspects must be
considered.
The first step is to determine the correct canton for taxation. Several options are available, which
vary depending on the situation:
Canton of residence or stay of the employee: if the employee is a tax resident in Switzerland.
Canton of weekly residence of the employee: if the employee is a tax resident in Switzerland
and is under a weekly residence status.
Withholding tax rate of the canton where the employer is located, administered, or operates: if
the employee is not a tax resident in Switzerland.
In the event of a change in the employee's place of residence, the right to taxation is assigned to the
canton where the employee resides on the 1st of the month.
For example, if an employee lives in the canton of Zurich and moves to the canton of Schwyz on 15
February, withholding tax for January and February must be calculated for canton of Zurich, and
from March onwards for canton Schwyz.
Once the responsible canton has been determined, the appropriate withholding tax tariff must be
identified. In the past, this was handled by the municipality, which issued the relevant decision to
employers. This significantly simplified the work for payroll departments.
The most used withholding tax rates are:
Tariff A: This tariff applies to single employees, including single, separated, divorced, or
widowed individuals.
Tariff B: This rate applies to married employees where only one person earns an income. It
includes married or registered partners whose spouse or partner does not earn an income or
receives substitute income (e.g., sickness, accident or unemployment benefits).
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BEST PRACTICE
Tariff C: This tariff applies to married employees where both partners earn an income. It
includes married or registered partners whose spouse or partner also earns an income (either
self-employed or employed) or receives substitute income (e.g., sickness, accident or
unemployment benefits).
Tariff H: This tariff applies to single employees living with children for whom they are entitled to
a child allowance. Single employees include single, separated, divorced, or widowed individuals.
This tariff should be applied to the parents of cohabiting couples with higher incomes. The
application of Tariff H also ensures the child allowance is accounted for. For the other parent,
Tariff A should be applied.
Another aspect to consider is whether the employee is subject to church tax. In most cantons,
withholding tax rates are available either with church tax (Y) or without church tax (N).
The classification of tax tariff is specified as follows:
A single employee with two children and no church affiliation: A2N
A married employee with no children and church affiliation, where only the employee works:
B0Y
Since municipalities no longer determine tax tariff classifications for employees, this responsibility
lies with the employer. To ensure correct classification, the employer must request the necessary
personal information from employees and verify that this information is always accurate. If an
employee fails to provide all the required information or if the employer is unsure about the
accuracy of the available information, the employer may apply Tariff A for single individuals
without children and Tariff C for married individuals without children. For some employees, the
withholding tax deducted by the employer represents their definitive tax liability in Switzerland.
Therefore, accurate classification and withholding tax calculation are essential, as this cannot be
corrected through a regular tax return process.
However, it is possible to apply for a correction of the withholding tax tariff and the corresponding
withholding tax calculation until 31 March of the following year. This can be done by either the
employee or the employer.
Conclusion
To ensure correct withholding tax classification, personal data must always be kept up to date.
Employees must also be aware that they are required to report any significant changes in their
personal circumstances to their employer.
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AUS DER PRAXIS
Schweiz – Die Tücken der Quellensteuerabrechnung
FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
Die Erstellung der Lohnabrechnung für Mitarbeitende ist bereits im Alltag mit einigen
Herausforderungen verbunden. Für Mitarbeitende, welche quellensteuerpflichtig sind, kommen
noch weitere Aspekte hinzu.
Im ersten Schritt gilt es, den richtigen Kanton für die Besteuerung zu definieren. Hierfür stehen
mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die je nach Situation unterschiedlich sind:
Wohnsitz- oder Aufenthaltskanton des Arbeitnehmenden: sofern der Arbeitnehmende in der
Schweiz steuerlich ansässig ist.
Wochenaufenthaltskanton des Arbeitnehmenden: sofern der Arbeitnehmende in der Schweiz
mit einem Wochenaufenthaltsstatus steuerlich ansässig ist.
Quellensteuertarif vom Sitz-, Verwaltungs- oder Betriebsstättenkanton des Arbeitgebers: sofern
der Arbeitnehmende nicht in der Schweiz steuerlich ansässig ist.
Bei einem Wohnsitzwechsel des Arbeitnehmenden wird die Steuerhoheit dem Kanton zugewiesen,
in dem der Arbeitnehmende zum 1. des Monats seinen Wohnsitz hat.
Wenn der Arbeitnehmende im Kanton Zürich wohnt und per 15.2. in den Kanton Schwyz umzieht, so
muss die Quellensteuer für Januar und Februar im Kanton Zürich und ab März im Kanton Schwyz
abgerechnet werden.
Nachdem die Zuständigkeit des Kantons geklärt ist, gilt es, den richtigen Quellensteuertarif zu
bestimmen. In der Vergangenheit wurde dies von der Gemeinde vorgenommen, und eine
entsprechende Verfügung wurde den Arbeitgebern zugesandt. Dies hat die Arbeit für die
Lohnbuchhaltung sehr erleichtert.
Die am häufigsten verwendeten Quellensteuertarife sind:
Tarif A: Dieser Tarif gilt für alleinstehende Arbeitnehmende und umfasst Ledige,
Getrenntlebende, Geschiedene oder Verwitwete.
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AUS DER PRAXIS
Tarif B: Dieser Tarif gilt für verheiratete Arbeitnehmende, wobei nur eine Person ein
Erwerbseinkommen erzielt. Dies umfasst Verheiratete oder in eingetragener Partnerschaft
lebende Arbeitnehmende, deren Ehegatte bzw. Partner kein Erwerbseinkommen oder
Ersatzeinkünfte (z. B. Kranken- oder Unfalltaggelder, Arbeitslosengelder) erhält.
Tarif C: Dieser Tarif gilt für verheiratete Arbeitnehmende, wobei beide Personen ein
Erwerbseinkommen erzielen. Dies umfasst Verheiratete oder in eingetragener Partnerschaft
lebende Arbeitnehmende, deren Ehegatte bzw. Partner ebenfalls ein Erwerbseinkommen
(entweder selbständig oder unselbständig) oder Ersatzeinkünfte (z. B. Kranken- oder
Unfalltaggelder, Arbeitslosengelder) erhält.
Tarif H: Dieser Tarif gilt für alleinstehende Arbeitnehmende, die mit Kindern zusammenleben,
für die der Arbeitnehmende einen Kinderabzug erhält. Alleinstehende Arbeitnehmende umfasst
Ledige, Getrenntlebende, Geschiedene oder Verwitwete. Dieser Tarif ist bei Konkubinatspaaren
für den Elternteil mit dem höheren Erwerbseinkommen anzuwenden. Mit der Anwendung des
Tarifs H ist gleichzeitig die Berücksichtigung des Kinderabzugs verbunden. Für den anderen
Elternteil ist der Tarif A anzuwenden.
Ein weiterer Aspekt, der zu beachten ist, betrifft die Frage, inwieweit der Arbeitnehmende
kirchensteuerpflichtig ist. In den meisten Kantonen gibt es jeweils einen Quellensteuertarif mit
Kirchensteuer (Y) sowie ohne Kirchensteuer (N).
Die Tarifeinstufung wird wie folgt angegeben:
Lediger Arbeitnehmender mit 2 Kindern und keiner Kirchenzugehörigkeit: A2N
Verheirateter Arbeitnehmender ohne Kinder und mit Kirchenzugehörigkeit, wobei nur der
Arbeitnehmende arbeitet: B0Y
Da die Gemeinden keine Tarifeinstufungen für die Arbeitnehmenden vornehmen, liegt die
Verantwortung beim Arbeitgeber. Für die richtige Einstufung muss der Arbeitgeber die
entsprechenden persönlichen Informationen der Arbeitnehmenden einfordern und sicherstellen,
dass diese immer korrekt sind.
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AUS DER PRAXIS
Sollte ein Arbeitnehmender nicht alle Informationen dem Arbeitgeber mitteilen bzw. sollte der
Arbeitgeber sich nicht sicher sein, inwieweit die vorhandenen Informationen korrekt sind, hat der
Arbeitgeber die Möglichkeit, bei alleinstehenden Personen ohne Kinder den Tarif A und bei
verheirateten Personen ohne Kinder den Tarif C anzuwenden.
Für manche Arbeitnehmende ist die vom Arbeitgeber in Abzug gebrachte Quellensteuer ihre
definitive Steuerbelastung in der Schweiz. Aus diesem Grund ist die richtige Tarifeinstufung und
Quellensteuerabrechnung von zentraler Bedeutung, da dies im Rahmen eines
Steuererklärungsverfahrens nicht korrigiert werden kann.
Allerdings besteht die Möglichkeit, bis zum 31. März des Folgejahres eine Korrektur des
Quellensteuertarifs und der damit einhergehenden Quellenbesteuerung zu beantragen. Dies kann
sowohl vonseiten des Arbeitnehmenden als auch vonseiten des Arbeitgebers vorgenommen
werden.
Schlussfolgerung
Damit eine richtige Einstufung des Quellensteuertarifs vorgenommen werden kann, müssen die
Personaldaten immer aktuell sein, und Arbeitnehmende müssen sich bewusst sein, dass sie
maßgebende Änderungen in ihrer Lebenssituation entsprechend ihrem Arbeitgeber melden
müssen.
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