CONVINUS Global Mobility Alert - Week 4.2025

GLOBAL MOBILITY ALERT
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J A N U A R Y 2 0 2 5 | W E E K 4
I n t h i s w e e k s i s s u e / I n d i e s e r W o c h e
Azerbaijan - Aserbaidschan
Italy - Italien
Mexico - Mexico
Weekly Best Practice
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NEWS UPDATE JANUARY 23,2025
Azerbaijan: New Limited Work Permit Exemption Created
Aserbaidschan: Einführung einer neuen befristeten Ausnahmeregelung für
Arbeitsgenehmigungen
The Azerbaijani government has introduced a new, but
very limited, work permit exemption for highly
qualified foreign nationals working on projects of
national interest to the government. The work permit
exemption is valid for up to three years and is
renewable.
The benefits include a longer permitted stay in the
country, an indefinite residence permit without the
need to pass an Azerbaijani language and history test,
and a shorter processing time compared to other
types of work permits/temporary residence permits.
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Die aserbaidschanische Regierung hat eine neue,
allerdings sehr begrenzte, Ausnahme von der
Arbeitserlaubnis für hochqualifizierte ausländische
Staatsangehörige eingeführt, die an Projekten
arbeiten, die für die Regierung von nationalem
Interesse sind.
Die Befreiung von der Arbeitserlaubnis gilt für bis zu
drei Jahre und ist verlängerbar. Zu den Vorteilen
gehören ein längerer erlaubter Aufenthalt im Land,
eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung ohne die
Notwendigkeit des Bestehen eines aserbaidschanischen
Sprach- und Geschichtstests sowie eine kürzere
Bearbeitungszeit im Vergleich zu anderen Arten von
Arbeitserlaubnissen / vorübergehenden Aufenthaltsgenehmigungen
rechnen.

NEWS UPDATE JANUARY 23, 2025
Italy: Fingerprinting is now mandatory for certain long-term visas
Italien: Abnahme von Fingerabdrücken für bestimmte Langzeitvisa ist jetzt obligatorisch
The Italian government's updated policy on the
collection of biometric data for certain long-term visas
has come into force.
The main points are as follows:
As we previously reported, Legislative Decree no.
145/2024 entered into force on October 11, 2024 and
introduced several provisions regarding the entry of
foreign workers and changes to labor immigration
procedures. As part of the decree law, which entered
into force on January 11, 2025, applicants for Schengen
visas (type C) and national entry visas (type D) must
now provide biometric data, including fingerprints,
during the application process.
Applicants must appear in person when submitting
visa applications and have their biometric data
recorded at the nearest Italian embassy or consular
post.
Additional information:
Furthermore, as part of Legislative Decree no.
145/2024, the new requirement for employer
confirmation prior to visa issuance came into force on
January 9, 2025. This change requires employers to
confirm their genuine interest in obtaining a work
permit within seven days of being notified that an
employee's visa application has been reviewed before
the visa is issued.
Once a work permit has been approved, the Visa
Information System will ask the employer to confirm
their interest in the work permit by certified email. If
the confirmation is not received within seven days,
the permit will be revoked.
Die aktualisierte Politik der italienischen Regierung
bezüglich der Erfassung von biometrischen Daten für
bestimmte Langzeitvisa ist in Kraft getreten.
Die wichtigsten Punkte hierzu sind:
Wie wir bereits berichtet haben, trat das Gesetzesdekret
Nr. 145/2024 am 11. Oktober 2024 in Kraft und
führte mehrere Bestimmungen bezüglich der Einreise
ausländischer Arbeitnehmer und Änderungen bei den
Verfahren zur Arbeitsimmigration ein.
Als Teil des Gesetzesdekrets, das am 11. Januar 2025 in
Kraft getreten ist, müssen Antragsteller für Schengen-
Visa (Typ C) und nationale Einreisevisa (Typ D) nun
während des Antragsverfahrens biometrische Daten,
einschliesslich Fingerabdrücke, vorlegen.
Die Antragsteller müssen bei der Einreichung der
Visumanträge persönlich erscheinen und die Erfassung
ihrer biometrischen Daten in der nächstgelegenen
italienische Botschaft oder konsularische Vertretung
vornehmen.
Zusätzliche Informationen:
Als Teil des Gesetzesdekrets Nr. 145/2024 trat
ausserdem am 9. Januar 2025 die neue Anforderung
einer Arbeitgeberbestätigung vor der Visumerteilung
in Kraft. Diese Änderung verlangt von den
Arbeitgebern, ihr tatsächliches Interesse an einer
Arbeitserlaubnis innerhalb von sieben Tagen nach der
Benachrichtigung über die Prüfung des Visumantrags
eines Arbeitnehmers zu bestätigen, bevor das Visum
erteilt wird.
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Sobald eine Arbeitserlaubnis bewilligt wurde, wird das
Visa-Informationssystem den Arbeitgeber per
zertifizierter E-Mail um eine Bestätigung seines
Interesses an der Arbeitserlaubnis bitten. Geht die
Bestätigung nicht innerhalb von sieben Tagen ein,
wird die Genehmigung widerrufen.

NEWS UPDATE JANUARY 23, 2025
Mexico: Annual reminder of the registration certificate for companies employing foreign
workers
Mexico: Jährliche Erinnerung an die Registrierungsbescheinigung für Unternehmen, die
ausländische Arbeitnehmer beschäftigen
The Mexican government currently requires companies
that employ foreign nationals to update their
Company Registration Certificate (CRC) after they have
filed their taxes for the respective tax year.
The important points here are:
Companies that employ foreign workers must
update their CRC with the National Immigration
Institute (INM) no later than April 30, 2025.
The deadline for the tax return is March 31; the
entry in the business register must be made within
30 days of the tax return.
Additional information:
To avoid delays or complications, companies should
work with the INM to validate certificates before the
end of April. Companies may be required to have a
person appear in person to complete the company
registration process at their local regional office.
CONCLUSION:
We recommend that affected companies update their
CRC as soon as possible after receiving confirmation of
their annual tax return, but no later than April 30, 2025.
If an employer's CRC is not updated in a timely
manner, the INM may delay or deny immigration
applications.
Die mexikanische Regierung verlangt aktuell von
Unternehmen, die ausländische Staatsangehörige
beschäftigen, dass diese ihre Unternehmensregistrierungsbescheinigung
(CRC) aktualisieren, nachdem
sie ihre Steuern für das jeweilige Steuerjahr
eingereicht haben.
Die wichtigen Punkte hierzu sind:
Unternehmen, die ausländische Arbeitnehmer
beschäftigen, müssen ihr CRC beim Nationalen
Einwanderungsinstitut (INM) bis spätestens 30.
April 2025 aktualisieren.
Die Frist für die Steuererklärung ist der 31. März;
die Eintragung in das Unternehmensregister muss
innerhalb von 30 Tagen nach der Steuererklärung
erfolgen.
Zusätzliche Informationen:
Um Verzögerungen oder Komplikationen zu vermeiden,
sollten Unternehmen mit dem INM zusammenarbeiten,
um Bescheinigungen vor Ende April zu
validieren. Von den Unternehmen kann verlangt
werden, dass eine Person persönlich vor Ort erscheint,
um den Prozess der Unternehmensregistrierung in
ihrem örtlichen Regionalbüro abzuschliessen.
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FAZIT:
Wir empfehlen den betroffenen Unternehmen, ihre
CRC so bald wie möglich nach Erhalt der Bestätigung
ihrer jährlichen Steuererklärung zu aktualisieren,
spätestens jedoch bis zum 30. April 2025. Wenn die CRC
eines Arbeitgebers nicht rechtzeitig aktualisiert wird,
kann das INM die Einwanderungsanträge verzögern
oder ablehnen.

BEST PRACTICE
Switzerland - Taxation of Days Worked in
Switzerland
FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
If employees are employed in a country other than Switzerland but work in Switzerland, the
question of taxation in Switzerland arises. We illustrate this below using two scenarios:
Remote working employees
Remote workers generally do not work in the country where they are employed. This is not always
easy from a payroll accounting perspective, as the days on which employees work in their country
of employment are subject to tax there.
Example
Peter Miller lives in England, is employed in Switzerland, and receives his salary from Switzerland.
He works mainly in England but travels to Switzerland a few days a month, mostly for meetings and
to collaborate personally with other project team members.
Since he is employed in Switzerland, receives his salary from Switzerland, and performs his work for
the Swiss company, the days worked in Switzerland are taxable in Switzerland.
For this reason, payroll accounting in Switzerland must calculate the withholding tax for these days
on a monthly pro-rata basis.
Assignees
Assignees are employees who are employed in one country but are assigned to another country for
a certain period to carry out gainful employment. Whether and to what extent a tax liability arises
in the country of assignment depends on various factors.
First, it must be checked whether a double taxation agreement exists between the country of
assignment and the employee's main country of residence. If no such agreement exists, both
countries are generally authorised to tax the employee. The country of assignment can subject the
working days to its tax liability.
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BEST PRACTICE
If a double taxation agreement exists, the so-called 183-day rule must be taken into account.
Additionally, national regulations in the country of assignment must be reviewed to assess any tax
liability.
Example - Assignees
Lara Morant is asssigned to the Swiss subsidiary by her French employer to support the HR team.
She works in Switzerland for around two weeks a month, totalling 120 working days a year.
In Switzerland, she reports directly to the Head of HR and has a permanently assigned workplace in
the Swiss subsidiary. An L permit has been obtained for her work in Switzerland, and she has rented
a flat. Her family will remain in France during this time, and her main residence will also remain
there.
Lara Morant only receives her salary from France, which also covers her Swiss activities.
Additionally, the employer covers the costs of accommodation, travel expenses, and a lump sum for
meals. No payment is made by the Swiss company, and the costs are not passed on to the Swiss
company.
Despite a presence of fewer than 183 days per year and the fulfilment of criteria such as "no salary
payment from Switzerland" and "no onward charging of costs to Switzerland," her Swiss working
days are nevertheless subject to tax in Switzerland. This is due to the regulations regarding the de
facto employer in Switzerland. Since she reports directly to the HR manager in Switzerland and has
a fixed workplace there, the Swiss working days can be taxed.
The payroll department in Switzerland must request monthly pay slips from the French company
and calculate the withholding tax for the actual working days in Switzerland on this basis.
Example - Business Traveller
Stefan Zober is employed in Germany as Head of Product Management. The German company is a
subsidiary of a globally active company headquartered in Switzerland. Parts of his team are based
in Switzerland, which is why he spends around 40 days a year working in Switzerland.
The German wage costs for the working days in Switzerland are passed on to the Swiss company at
the corporate level. The Swiss company must therefore request the German payslips and calculate
the withholding tax for the Swiss working days.
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BEST PRACTICE
Calculation of Days in Switzerland
It is customary to assume 20 working days per month. Only the days actually worked in Switzerland
are used to calculate the Swiss working days. Travel days are allocated to Switzerland if the main
part of the day was spent there. Holiday and sick days are allocated to the country where the
employee is employed.
The total monthly income is decisive for determining the rate.
Sample Calculation:
Total working days per month: 20 days
Working days in Switzerland: 5 days
Monthly income/rate-determining income: CHF 10,000
Swiss income: CHF 10,000 / 20 × 5 = CHF 2,500
Conclusion
It is often difficult to determine the correct number of working days, especially as this usually has
to be done retrospectively. At the time of payroll accounting, the actual working days to be
accounted for are often not yet known.
Additionally, it is not always easy to determine the monthly income, as the foreign payslip must be
interpreted correctly, and it must be assessed which salary components are taxable in Switzerland.
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AUS DER PRAXIS
Schweiz – Besteuerung der in der Schweiz
geleisteten Arbeitstage
FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
Wenn Arbeitnehmende in einem anderen Land als der Schweiz angestellt sind, jedoch in der
Schweiz arbeiten, stellt sich die Frage der Besteuerung in der Schweiz.
Im Folgenden zeigen wir dies anhand zweier Konstellationen auf:
Remote-Working-Arbeitnehmende
Remote-Working-Arbeitnehmende arbeiten in der Regel nicht in dem Land, in dem sie angestellt
sind. Dies ist aus Sicht der Lohnbuchhaltung nicht immer einfach, denn die Tage, an denen die
Arbeitnehmenden im Land ihrer Anstellung tätig sind, unterliegen dort der Steuerpflicht.
Beispiel
Peter Miller wohnt in England, ist in der Schweiz angestellt und erhält seinen Lohn aus der Schweiz.
Er arbeitet hauptsächlich in England, reist jedoch einige Tage im Monat in die Schweiz, meist zu
Besprechungen und zur persönlichen Zusammenarbeit mit den anderen Projektteammitgliedern.
Da er in der Schweiz angestellt ist, seinen Lohn aus der Schweiz erhält und seine Arbeitsleistung für
die Schweizer Gesellschaft erbringt, sind die in der Schweiz geleisteten Arbeitstage in der Schweiz
steuerpflichtig.
Aus diesem Grund muss die Lohnbuchhaltung in der Schweiz für diese Tage die Quellensteuer
monatsgenau pro rata berechnen.
Entsandte
Entsandte sind Arbeitnehmende, die in einem Land angestellt sind, jedoch für einen bestimmten
Zeitraum zur Ausübung einer Erwerbstätigkeit in ein anderes Land entsandt werden. Ob und in
welchem Umfang im Einsatzland eine Steuerpflicht entsteht, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Zunächst muss geprüft werden, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen dem Einsatzland
und dem Hauptwohnsitzland der Arbeitnehmenden besteht.
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AUS DER PRAXIS
Ist kein solches Abkommen vorhanden, dürfen grundsätzlich beide Länder eine Besteuerung
vornehmen. Das Einsatzland kann dabei die Arbeitstage seiner Steuerpflicht unterwerfen.
Besteht ein Doppelbesteuerungsabkommen, ist die sogenannte 183-Tage-Regel zu berücksichtigen.
Zusätzlich müssen nationale Vorschriften im Einsatzland geprüft werden, um eine Steuerpflicht zu
beurteilen.
Beispiel – Entsandte
Lara Morant wird von ihrem französischen Arbeitgeber in die Schweizer Tochtergesellschaft
entsandt, um das HR-Team zu unterstützen. Sie arbeitet circa zwei Wochen pro Monat in der
Schweiz, was insgesamt 120 Arbeitstage im Jahr ergibt.
Sie ist in der Schweiz dem HR-Leiter unterstellt, rapportiert direkt an ihn und hat einen fix
zugewiesenen Arbeitsplatz in der Schweizer Tochtergesellschaft. Für die Tätigkeit in der Schweiz
wurde eine L-Bewilligung eingeholt, und sie hat eine Wohnung angemietet. Ihre Familie bleibt
währenddessen in Frankreich, und auch ihr Hauptwohnsitz verbleibt dort.
Lara Morant erhält ausschließlich ihren Lohn aus Frankreich, welcher auch ihre Schweizer Tätigkeit
umfasst. Zusätzlich übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Wohnung, Reisekosten sowie eine
Verpflegungspauschale. Es erfolgt keine Zahlung aus der Schweizer Gesellschaft, und die Kosten
werden nicht an die Schweizer Gesellschaft weiterbelastet.
Trotz einer Anwesenheit von weniger als 183 Tagen im Jahr und der Erfüllung der Kriterien wie
„keine Lohnauszahlung aus der Schweiz“ sowie „keine Weiterbelastung der Kosten in die Schweiz“
unterliegen ihre Schweizer Arbeitstage dennoch der Steuerpflicht in der Schweiz. Dies liegt an der
Regelung des faktischen Arbeitgebers in der Schweiz. Da sie direkt an den HR-Leiter in der Schweiz
rapportiert und dort einen fixen Arbeitsplatz hat, können die Schweizer Arbeitstage besteuert
werden.
Die Lohnbuchhaltung in der Schweiz muss von der französischen Gesellschaft monatlich die
Lohnabrechnungen einfordern und darauf basierend die Quellensteuer für die effektiven
Arbeitstage in der Schweiz berechnen.
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AUS DER PRAXIS
Beispiel – Business-Traveller
Stefan Zober ist in Deutschland als Head of Product Management angestellt. Die deutsche
Gesellschaft ist eine Tochtergesellschaft eines global tätigen Unternehmens mit Headquarters in
der Schweiz. Teile seines Teams sind in der Schweiz stationiert, weshalb er etwa 40 Tage im Jahr in
der Schweiz tätig ist.
Die deutschen Lohnkosten für die Arbeitstage in der Schweiz werden auf Unternehmensebene an
die Schweizer Gesellschaft weiterbelastet. Daher muss die Schweizer Gesellschaft die deutschen
Lohnabrechnungen anfordern und die Quellensteuer für die Schweizer Arbeitstage berechnen.
Berechnung der Tage in der Schweiz
Üblicherweise geht man von 20 Arbeitstagen pro Monat aus. Für die Berechnung der Schweizer
Arbeitstage werden nur die effektiv in der Schweiz geleisteten Tage herangezogen. Reisetage
werden der Schweiz zugeordnet, sofern der Hauptteil des Tages dort verbracht wurde. Ferien- und
Krankheitstage werden dem Land zugewiesen, in dem die Arbeitnehmenden angestellt sind.
Für die Satzbestimmung ist das gesamte Monatseinkommen massgeblich.
Beispielrechnung:
Total Arbeitstage im Monat: 20 Tage
Arbeitstage in der Schweiz: 5 Tage
Monatseinkommen / satzbestimmendes Einkommen: CHF 10’000
Schweizer Einkommen: CHF 10’000 / 20 x 5 = CHF 2’500
Schlussfolgerung
Die korrekte Ermittlung der Arbeitstage gestaltet sich oft schwierig, insbesondere, da dies in der
Regel rückwirkend erfolgen muss. Zum Zeitpunkt der Lohnabrechnung sind die tatsächlich
abzurechnenden Arbeitstage häufig noch nicht bekannt.
Zudem ist die Ermittlung des monatlichen Einkommens nicht immer einfach, da die ausländische
Lohnabrechnung korrekt interpretiert und beurteilt werden muss, welche Lohnkomponenten in der
Schweiz steuerpflichtig sind.
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