CONVINUS Global Mobility Alert - Week 5.2025

GLOBAL MOBILITY ALERT
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J A N U A R Y 2 0 2 5 | W E E K 5
I n t h i s w e e k s i s s u e / I n d i e s e r W o c h e
Germany - Deutschland
Japan - Japan
UAE - VAE
Weekly Best Practice
Monthly Case Study - Praxisbeispiel
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NEWS UPDATE JANUARY 30,2025
Germany: Consular online services portal has been opened
Deutschland: Konsularisches online Dienstleistungsportal wurde eröffnet
The German government has set up a new portal for
consular services through which foreign nationals can
apply online for 28 national visa categories.
The most important points are:
The new consular services portal offers digital
services at all 167 German visa offices worldwide
for applying for visas for work, study, training and
family reunification
Following a four-stage pilot phase, the Federal
Foreign Office has connected certain visa offices
to the new portal so that personal visits to the
consular sections are no longer necessary
The new portal should make postal deliveries
unnecessary and shorten long waiting times for
appointments.
Additions and comments
Officials stated that the digitization and expansion of
the portal's features will continue as the German
government seeks to make it easier for families,
groups and authorized representatives to apply
together online. Furthermore, the digitization of the
visa process is in line with the government's desire to
strengthen Germany as a business location. In the
announcement, Foreign Minister Annalena Baerbock
said that “Germany lacks at least 400,000 skilled
workers every year”. She went on to explain that “we
are now finally bringing Europe's most modern
immigration law into the digital age” and described
the new portal as a “genuine administrative
revolution”. It remains to be seen how the new portal
will prove itself in daily practice and what practical
experience will be gained.
Die deutsche Regierung hat ein neues Portal für konsularische
Dienstleistungen eingerichtet, über das
ausländische Staatsangehörige 28 nationale Visumkategorien
online beantragen können.
Die wichtigsten Punkte sind:
Das neue Konsularische Dienstleistungsportal
bietet digitale Dienstleistungen an allen 167 deutschen
Visastellen weltweit für die Beantragung
von Visa für Arbeit, Studium, Ausbildung und
Familienzusammenführung
Nach einer vierstufigen Pilotphase hat das Auswärtige
Amt bestimmte Visastellen an das neue
Portal angeschlossen, sodass persönliche Besuche
in den Konsularabteilungen nicht mehr erforderlich
sind
Das neue Portal soll Postzustellungen unnötig
machen und lange Wartezeiten auf Termine
verkürzen.
Ergänzungen und Anmerkungen:
Offizielle Stellen erklärten, dass die Digitalisierung
und der Ausbau der Funktionen des Portals fortgesetzt
werden wird, da die deutsche Regierung versucht,
Familien, Gruppen und bevollmächtigten Vertretern
die gemeinsame Online-Antragstellung zu erleichtern.
Darüber hinaus steht die Digitalisierung des Visumverfahrens
im Einklang mit dem Wunsch der Regierung,
den Wirtschaftsstandort Deutschland zu stärken.
In der Ankündigung sagte die deutsche Aussenministerin
Annalena Baerbock, dass „Deutschland
jedes Jahr mindestens 400’000 Fachkräfte fehlen“. Sie
erklärte weiter, dass „wir nun endlich das modernste
Zuwanderungsgesetz Europas ins digitale Zeitalter
bringen“ und bezeichnete das neue Portal als „echte
Verwaltungsrevolution“. Es gilt abzuwarten, wie das
neue Portal sich in der täglichen Praxis bewähren wird
und wie die praktischen Erfahrungen ausfallen
werden.
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NEWS UPDATE JANUARY 30, 2025
Japan: Introduction of mandatory tuberculosis screening for certain visa applicants
(including digital nomads visas) in the near future
Japan: Einführung von obligatorischem Tuberkulose-Screening für bestimmte Visa-
Antragsteller (u.a. auch Digital Nomads Visa) in Kürze
The Immigration Services Agency of Japan has
announced that a Tuberculosis (TB) screening
certificate will become mandatory for certain visa
applications. This measure applies to medium- to longterm
visas, excluding visas for certain skilled workers,
government-funded exchange programs and visas for
nurses, social workers or helpers under the Economic
Partnership Agreement and other government
programs. This also includes visas for digital nomads.
Applicants subject to this requirement must undergo a
chest X-ray examination at a medical facility located in
these countries and approved by the Japanese
government. They must submit a tuberculosis test
certificate as part of the Certificate of Employment
(COE) application and, depending on the timing, also
when applying for the visa at the local consulate. The
test certificate is valid for 180 days from the date of
the test.
For nationals of the Philippines and Nepal, mandatory
tuberculosis testing is scheduled to begin on March 24,
2025, with the test certificate for COE applications
required from June 23, 2025. For nationals of Vietnam,
testing is expected to begin on May 26, 2025, with the
certification requirement coming into effect on
September 1, 2025. The timetable for implementation
in Indonesia, Myanmar and China is currently still
being coordinated within the authorities.
Die japanische Einwanderungsbehörde (Immigration
Services Agency) hat angekündigt, dass ein
Tuberkulose-Screening-Zertifikat (TB) für bestimmte
Visumanträge obligatorisch werden wird. Diese
Massnahme gilt für mittel- bis langfristige Visa, ausgenommen
Visa für bestimmte Fachkräfte, staatlich
finanzierte Austauschprogramme und Visa für
Krankenschwestern, Sozialarbeiter oder Helfer im
Rahmen des Wirtschaftspartnerschaftsabkommens
und anderer Regierungsprogramme. Dazu gehören
auch Visa für digitale Nomaden.
Antragsteller, die dieser Anforderung unterliegen,
müssen sich einer Röntgenuntersuchung des Brustkorbs
in einer medizinischen Einrichtung unterziehen,
die sich in hierfür genannten Ländern befindet und
von der japanischen Regierung genehmigt wurde. Sie
müssen ein Tuberkulosetest-Zertifikat als Teil des
Antrags auf eine Arbeitsbescheinigung (Certificate of
Employment - COE) vorlegen und je nach Zeitpunkt
auch bei der Beantragung des Visums beim örtlichen
Konsulat. Das Testzertifikat ist 180 Tage ab dem Datum
des Tests gültig.
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Für Staatsangehörige der Philippinen und Nepals ist
der Beginn der Tuberkulosetestpflicht für den 24. März
2025 vorgesehen, wobei das Testzertifikat für COE-
Anträge ab dem 23. Juni 2025 erforderlich sein wird. Für
Staatsangehörige von Vietnam werden die Tests
voraussichtlich am 26. Mai 2025 beginnen, wobei die
Bescheinigungspflicht erst ab dem 1. September 2025
in Kraft treten wird. Der Zeitplan für die Umsetzung in
Indonesien, Myanmar und China wird derzeit noch
behördenintern abgestimmt.

NEWS UPDATE JANUARY 30, 2025
UAE: Changes to the Abu Dhabi Employment Ordinance as of April 1, 2025
VAE: Änderungen in der Beschäftigungsverordnung von Abu Dhabi per 1. April 2025
On April 1, 2025, new employment regulations for the
Abu Dhabi Global Market Authority (ADGM) will come
into effect, which will include the following changes in
relation to work permits and residency visas:
Employers will be required to cancel work permits,
residency visas and identity cards and bear all
associated costs; current regulations do not
include specific provisions on cancellation
procedures or costs
Abolish the two-year salary cap on end-ofemployment
gratuities, requiring the gratuity to
be paid regardless of the reason for termination of
employment and allowing the offer of a pension or
savings plan as an alternative to gratuity
payments by the employer, among other changes
to the gratuity rules
Introducing a new category (part-time employees)
to simplify the calculation of vacation and other
entitlements for those with reduced working
hours. The current regulations do not define or
address part-time employment.
Creation of a new category (called “remote workers”).
Under this new category, remote workers residing and
working outside the UAE will not require a visa to stay
in the UAE or a work permit. The current regulations
do not specify remote work.
Am 1. April 2025 werden neue Beschäftigungsvorschriften
für die Abu Dhabi Global Market Authority
(ADGM) in Kraft treten, die unter anderem die
folgenden Änderungen im Bezug auf Arbeitsgenehmigungen
und Aufenthaltsvisa beinhalten werden:
Die Arbeitgeber werden verpflichtet, Arbeitsgenehmigungen,
Aufenthaltsvisa und Personalausweise
zu stornieren und alle damit verbundenen
Kosten zu übernehmen; die derzeitigen Vorschriften
enthalten keine spezifischen Bestimmungen zu
Stornierungsverfahren oder -kosten
Abschaffung der zweijährigen Lohnobergrenze für
Gratifikationen am Ende des Arbeitsverhältnisses,
wobei die Gratifikation unabhängig vom Grund der
Beendigung des Arbeitsverhältnisses gezahlt
werden muss und Ermöglichung des Angebots
eines Renten- oder Sparplans als Alternative zu
Gratifikationszahlungen durch den Arbeitgeber,
neben anderen Änderungen der Gratifikationsvorschriften
Schaffung einer neuen Kategorie (Teilzeitbeschäftigte),
welche die Berechnung von Urlaubs- und
anderen Ansprüchen für Personen mit reduzierter
Arbeitszeit vereinfachen soll. In den derzeitigen
Verordnungen wird Teilzeitbeschäftigung weder
definiert noch behandelt
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Einführung einer neuen Kategorie (mit der
Bezeichnung „Fernarbeitnehmer“). Im Rahmen dieser
neuen Kategorie benötigen Remote-Mitarbeiter, die
ausserhalb der Vereinigten Arabischen Emirate
wohnen und arbeiten, kein Visum für den Aufenthalt
in den VAE und keine Arbeitserlaubnis. Die derzeitigen
Vorschriften enthalten keine Angaben zur Fernarbeit.

BEST PRACTICE
Switzerland: Salary Certificates for Short-
Term Assignees
FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
The preparation of a salary certificate for short-term assignees from Switzerland can pose a variety
of legal, tax, and administrative challenges. Below are some of the most common challenges
encountered when preparing a salary certificate, illustrated by an example:
Example
Anna Meier (Swiss citizen) has been working as a Marketing Manager at SwissGlobal AG in Zurich for
three years. As part of SwissGlobal AG’s international expansion, Anna Meier was selected for a
short-term assignment of nine months in the United States. Her task is to support the market
launch of a new product in the USA and to develop a local marketing strategy.
Anna Meier resides in the city of Zurich and will not give up her apartment or deregister in
Switzerland during her assignment in the U.S. The assignment is planned for the period from 1
August 2024 to 30 April 2025. During this time, Anna Meier will work at the company’s US branch in
New York.
Her salary, as well as all additional payments, will continue to be paid from Switzerland, and she
will remain subject to the Swiss social security system.
Anna will retain her base salary of CHF 120,000 per year. Additionally, she will receive:
The actual accommodation costs in New York amounting to USD 4,000 per month (net).
The actual flight and travel expenses at the beginning and end of the assignment.
One home leave.
A cost-of-living allowance of USD 1,500 per month (net), which covers food and travel expenses
in the USA.
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BEST PRACTICE
Various aspects need to be considered when preparing the salary certificate:
Determination of Tax Residency and Tax Liability
A key aspect in preparing a salary certificate is determining in which country the employee is tax
resident. For short-term assignees (typically assigned for less than 183 days), the question arises as
to whether the employee remains subject to taxation in Switzerland or whether the employment
income is taxable in the host country.
The first step is to check whether a tax obligation exists in Switzerland and/or in the host country
according to national law. The second step is to examine whether a double taxation agreement
(DTA) exists between Switzerland and the host country and to determine which country is granted
taxation rights under the agreement. In many cases, employees on a short-term assignment (183-
day rule or economic/actual employer) remain subject to Swiss taxation.
Solution for our example: According to the double taxation agreement between Switzerland and
the U.S., the 183 days are calculated within a 12-month period. Consequently, from 1 August 2024,
Anna Meier will be subject to tax on her employment income in the U.S., even if she spends fewer
than 183 days in the USA in the 2024 calendar year.
This also means that, from 1 August 2024, a shadow payroll must be set up in the U.S., and U.S. taxes
must be deducted from her remuneration.
However, as she retains her residence in Switzerland, she will still require a Swiss salary certificate
for the entire 2024 period. Consequently, an additional sheet should be created for the salary
certificate, detailing which remuneration components are already subject to taxation in the U.S.
and the amount of U.S. tax paid.
It is also possible to issue two salary certificates: one for the period from 1 January to 31 July and
another for the period from 1 August to 31 December.
The reason for splitting or adding an additional sheet to the salary certificate is to ensure that Anna
Meier does not have to pay tax twice on the same income—both in the U.S. and in Switzerland. The
responsible Swiss tax officer requires the relevant information on income already taxed abroad to
make a proper assessment. In Switzerland, the income taxed in the U.S. will only be considered for
determining the tax rate.
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BEST PRACTICE
Calculation of the Correct Social Security Contributions
The correct allocation of social security contributions (AHV/IV/EO in Switzerland) for short-term
assignees is another challenge. In addition to the national legal provisions of the involved
countries, possible intergovernmental regulations (bilateral or multilateral agreements) must also
be examined.
Solution for this example: A social security agreement exists between Switzerland and the USA,
allowing Anna Meier to remain insured in Switzerland and be exempt from social security
contributions in the USA.
Conclusion
The preparation of a salary certificate for short-term assignees from Switzerland requires a precise
understanding of tax and social security regulations in both Switzerland and the host country.
Companies must ensure compliance with both national and international regulations.
The administrative burden and complexity increase due to the need to consider different
currencies, legal frameworks, and tax obligations.
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AUS DER PRAXIS
Schweiz: Lohnausweise für Kurzzeit-
Entsandte
FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
Die Erstellung eines Lohnausweises für Kurzzeit Entsandte aus der Schweiz kann eine Vielzahl von
rechtlichen, steuerlichen und administrativen Schwierigkeiten mit sich bringen.
Nachfolgend sind einige der häufigsten Herausforderungen bei der Erstellung eines Lohnausweises
anhand eines Beispiels zusammengefasst:
Beispiel
Anna Meier (Schweizer Staatsbürgerin) arbeitet seit drei Jahren als Marketing Managerin bei der
SwissGlobal AG in Zürich. Im Rahmen der internationalen Expansion der SwissGlobal AG wurde
Anna Meier für eine Kurzzeitentsendung von neun Monaten in die USA ausgewählt. Ihre Aufgabe
besteht darin, die Markteinführung eines neuen Produktes in den USA zu unterstützen und eine
lokale Marketingstrategie zu entwickeln.
Anna Meier wohnt in der Stadt Zürich, wird ihre Wohnung während des Einsatzes in den USA nicht
aufgeben und sich auch nicht in der Schweiz abmelden. Der Auslandseinsatz ist für den Zeitraum
vom 1. August 2024 bis zum 30. April 2025 geplant. Während dieser Zeit wird Anna Meier in der USamerikanischen
Niederlassung des Unternehmens in New York arbeiten.
Das Gehalt sowie sämtliche zusätzlichen Zahlungen werden Anna Meier weiterhin aus der Schweiz
ausbezahlt, und sie bleibt dem Schweizer Sozialversicherungssystem unterstellt.
Anna behält ihr Basisgehalt von jährlich CHF 120'000. Zudem erhält sie:
Die effektiven Wohnungskosten in New York in der Höhe von monatlich USD 4'000 (netto).
Die effektiven Flug- und Reisekosten zu Beginn und Ende des Einsatzes.
Einen Homeleave.
Eine Lebenshaltungskostenpauschale in der Höhe von monatlich USD 1'500 (netto), in der die
Verpflegungskosten und Reisekosten in den USA mit abgedeckt sind.
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AUS DER PRAXIS
Bei der Erstellung des Lohnausweises sind nun verschiedene Aspekte genauer zu betrachten:
Bestimmung des steuerlichen Wohnsitzes und der Steuerpflicht
Ein zentraler Punkt bei der Erstellung eines Lohnausweises ist die Bestimmung, in welchem Land
der Arbeitnehmer steuerlich ansässig ist. Für Kurzzeit-Entsandte (mit einer Entsendung von in der
Regel weniger als 183 Tagen) stellt sich die Frage, ob der Arbeitnehmer weiterhin in der Schweiz
steuerpflichtig bleibt oder ob das Erwerbseinkommen im Einsatzland steuerpflichtig ist.
In einem ersten Schritt ist zu prüfen, ob in der Schweiz und/oder im Einsatzland gemäss nationalem
Recht eine Steuerpflicht besteht. In einem zweiten Schritt ist zu prüfen, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen
zwischen der Schweiz und dem Einsatzland vorhanden ist und welchem
Land basierend auf diesem Abkommen die Steuerhoheit zugewiesen wird. In vielen Fällen bleibt der
Arbeitnehmer während einer Kurzzeitentsendung (183-Tage-Regel bzw. wirtschaftlicher/faktischer
Arbeitgeber) weiterhin in der Schweiz steuerpflichtig.
Lösung zu unserem Beispiel: Gemäss dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Schweiz
und den USA werden die 183 Tage in einer 12-Monatsperiode berechnet. Demzufolge wird Anna
Meier ab dem 1. August 2024 in den USA auf ihrem Erwerbseinkommen steuerpflichtig, auch wenn
sie sich im Kalenderjahr 2024 weniger als 183 Tage in den USA aufhält.
Dies bedeutet ebenfalls, dass ab dem 1. August 2024 eine Shadow-Payroll in den USA aufgesetzt
werden muss und auf ihrer Vergütung die US-amerikanischen Steuern in Abzug gebracht werden
müssen.
Da sie jedoch ihren Wohnsitz in der Schweiz beibehält, benötigt sie auf jeden Fall auch einen
Lohnausweis für die gesamte Periode 2024. Demzufolge müsste ein Zusatzblatt zum Lohnausweis
erstellt werden, in dem ersichtlich ist, welche Vergütungsbestandteile in den USA bereits der
Besteuerung unterliegen und wie hoch die US-amerikanischen Steuern sind.
Man kann sich ebenfalls mit zwei Lohnausweisen behelfen, indem man einen Lohnausweis für den
Zeitraum 1. Januar bis 31. Juli erstellt und den zweiten für den Zeitraum 1. August bis 31. Dezember.
Der Grund einer Aufteilung oder des Zusatzblattes zum Lohnausweis ist, dass Anna Meier
letztendlich in der Schweiz nicht auf dem bereits in den USA versteuerten Einkommen nochmals
Steuern bezahlen muss. 9
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AUS DER PRAXIS
Damit der zuständige Steuerkommissär in der Schweiz eine korrekte Beurteilung vornehmen kann,
benötigt er die entsprechenden Informationen zur im Ausland bereits versteuerten Vergütung. In
der Schweiz wird das in den USA versteuerte Einkommen nur für die Ermittlung des Steuersatzes
berücksichtigt.
Ermittlung der richtigen Sozialversicherungsbeiträge
Die korrekte Zuordnung von Sozialversicherungsbeiträgen (AHV/IV/EO in der Schweiz) für Kurzzeit-
Entsandte ist eine weitere Herausforderung. Auch hier gibt es neben den nationalen gesetzlichen
Bestimmungen der involvierten Staaten mögliche zwischenstaatliche Regelungen (bilaterale oder
multilaterale Abkommen) zu prüfen.
Lösung zu diesem Beispiel: Zwischen der Schweiz und den USA besteht ein Sozialversicherungsabkommen,
sodass Anna Meier in der Schweiz weiterversichert bleibt und in den USA von der
Sozialversicherung befreit werden kann.
Schlussfolgerung
Die Erstellung eines Lohnausweises für Kurzzeit-Entsandte aus der Schweiz erfordert eine genaue
Kenntnis der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen sowohl in der Schweiz als
auch im Einsatzland. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie sowohl die nationalen als auch
internationalen Vorschriften einhalten.
Der administrative Aufwand und die Komplexität steigen durch die Notwendigkeit, verschiedene
Währungen, rechtliche Rahmenbedingungen und Abgabenregelungen zu berücksichtigen.
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BY FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
Monthly Special - Case study: Bonus Payments in Connection with an Assignment
Bonus payments in connection with an assignment are a complex topic that encompasses labour
law, tax law, and social security aspects. Bonus payments can include various types of payments,
such as performance-based bonuses, success bonuses, or special remuneration. Sign-on bonuses at
the start of an assignment also fall into this category. When an employee receives a bonus payment
during an assignment, the legal assessment is complicated by the involvement of two different
countries and their respective legal systems. In many countries, there are no specific tax and social
security regulations for such cases. However, a thorough examination of the applicable rules in
both countries involved in the assignment is always necessary.
Contractual Regulations
Bonus payments must be stipulated in the employment contract. If they are granted during an
assignment, it is crucial to specify in the contract whether these payments will continue during the
assignment. Furthermore, defining the period or event to which the bonus relates is essential.
Additionally, it should be determined to what extent a granted tax equalisation also applies to
bonus payments, particularly to deferred bonuses.
Tax Regulations
In most countries, bonus payments are subject to taxation at the time of payment. For assignments,
the key question is which country has the right to tax the bonus: the host country, the home
country, or another state. A precise assessment of the specific circumstances is crucial. Generally,
the country where the bonus was earned or to which the relevant event relates has the primary
taxation right. The other involved countries then waive taxation, either by exempting the bonus
from taxation or by granting a tax credit for foreign tax paid.
Social Security Regulations
Determining which country’s social security system applies to the bonus is relatively
straightforward for assignees who remain insured in their home country. Since their social security
status remains unchanged, their social security contributions remain payable in the home country.
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BY FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
However, if the social security obligation changes and the employee becomes subject to the host
country’s social security system, the general approach is to allocate the bonus to the country where
the employee is insured at the time of payment. This is mainly due to practical considerations, as
calculating and paying social security contributions in another country is usually difficult or even
impossible.
Example
Reto Meier (a Swiss national) has been working as a senior software developer at SwissTech AG, a
company based in Zurich (Switzerland), for five years. Due to the company’s expansion into the
German market, SwissTech AG has selected Reto Meier for a 36-month assignment to its German
subsidiary in Berlin. His assignment in Germany involves developing a new software product
tailored specifically for German customers.
The assignment begins on 1 March 2025. Reto will receive, in addition to his gross salary, a sign-on
bonus of CHF 20,000 on 25 February 2025 as an incentive to accept the assignment in Germany.
Additionally, he will receive his annual bonus in April 2025 and April 2026, based on the previous
financial year, which follows the calendar year. His salary will continue to be paid from Switzerland,
and he will remain subject to the Swiss social security system. Reto Meier will deregister from
Switzerland on 28 February 2025 and relocate to Germany.
What are the tax and social security implications? The sign-on bonus is paid while Reto is still
working in Switzerland and still has his residence there. However, since the bonus relates to the
assignment in Germany, Germany has the primary taxation right. In Switzerland, he must declare
the bonus in his tax return, but it will only be considered under the so-called progression clause.
Regarding social security, Swiss contributions must be deducted. The bonus payment he receives in
April 2025 relates to the 2024 calendar year.
In that year, he worked exclusively for the Swiss company, meaning Switzerland has the primary
taxation right. However, as he will already be a tax resident in Germany at the time of payment, he
must declare the bonus there, where it will be considered under the progression clause. Swiss social
security contributions must be deducted for this payment.
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BY FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
The bonus payment he receives in April 2026 relates to the 2025 calendar year. In that year, he
worked in Switzerland for two months and in Germany for ten months. Consequently, the taxation
right must be allocated proportionally between the two countries. Regarding social security, Swiss
contributions remain applicable. In a second step, it must be determined how the bonus is treated
in the tax equalisation process.
Conclusion
Bonus payments in the context of an assignment should be clearly regulated in employment
contracts to prevent legal uncertainties. It is crucial to ensure that tax and social security
regulations are clearly defined and that there is clarity regarding tax equalisation. A legally sound
assessment of each individual case is essential to avoid incorrect taxation or misallocation of social
security obligations.
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BY FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
Bonuszahlungen im Zusammenhang mit einer Entsendung
Bonuszahlungen im Zusammenhang mit einer Entsendung sind ein komplexes Thema, das sowohl
arbeitsrechtliche als auch steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte umfasst.
Bonuszahlungen können verschiedene Arten von Zahlungen umfassen, beispielsweise leistungsabhängige
Prämien, Erfolgsboni oder Sondervergütungen. Es zählen hierzu ebenfalls Sign-on-Boni
beim Start einer Entsendung. Wenn ein Arbeitnehmer während einer Entsendung eine Bonuszahlung
erhält, kommt es bei der rechtlichen Beurteilung zu der Schwierigkeit, dass zwei
unterschiedliche Staaten und deren verschiedene Rechtssysteme involviert sind.
In vielen Ländern gibt es hierzu keine besonderen Vorschriften aus steuer- und sozialversicherungsrechtlicher
Sicht, allerdings gilt es, dies für die betroffenen Länder im Rahmen einer Entsendung
vorgängig seriös zu prüfen.
Arbeitsvertragliche Regelungen
Die Bonuszahlungen müssen im Arbeitsvertrag geregelt sein. Werden sie während einer
Entsendung gewährt, ist entscheidend, ob im Vertrag ausdrücklich festgelegt wird, dass diese
Zahlungen auch während der Entsendung fortgeführt werden. Des Weiteren ist die Festlegung der
Periode oder des Ereignisses, auf das sich der Bonus bezieht, wichtig. Zudem sollte festgelegt
werden, inwieweit sich ein gewährter Steuerausgleich auch auf Bonuszahlungen auswirkt und vor
allem auch auf nachgelagerte Bonuszahlungen.
Steuerrechtliche Regelungen
In den meisten Ländern unterliegen Bonuszahlungen der Besteuerung zum Zeitpunkt der
Auszahlung. Bei Entsendungen stellt sich nun die Frage, in welchem Land diese besteuert werden:
im Einsatzland, im Ursprungs- bzw. Heimatland oder in einem anderen Staat. Hierfür ist die
Erfassung und Beurteilung des genauen Sachverhalts massgebend.
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BY FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
In der Regel hat das Land das Besteuerungsrecht für eine Bonuszahlung, in dessen Periode der
Bonus erwirtschaftet wurde bzw. auf dessen Ereignis er sich bezieht. Die anderen involvierten
Staaten treten dann von der Besteuerung zurück, und die Bonuszahlung wird entweder von der
Besteuerung freigestellt oder die ausländische Steuer wird angerechnet.
Sozialversicherungsrechtliche Regelungen
Die Beurteilung, in welchem Land der Bonus der Sozialversicherung zu unterstellen ist, ist bei
Entsandten, welche weiterhin im Ursprungs- oder Heimatland versichert bleiben, relativ einfach. Da
sich an der Sozialversicherungsunterstellung nichts ändert, verbleibt die Sozialversicherungspflicht
im Ursprungs- oder Heimatland. Sollte die Sozialversicherungspflicht jedoch wechseln und
der Arbeitnehmer im Einsatzland der Sozialversicherungspflicht unterstellt werden, so besteht die
Tendenz, dass die Bonuszahlung in dem Land abgerechnet wird, in dem der Arbeitnehmer zum
Zeitpunkt der Bonuszahlung der Sozialversicherung unterstellt ist. Dies ist vor allem auch eine
praktische Überlegung, da es in der Regel schwierig oder sogar unmöglich ist, die Sozialversicherungsbeiträge
in einem anderen Land dafür abzurechnen.
Beispiel
Reto Meier (Schweizer Staatsangehöriger) arbeitet seit fünf Jahren als Senior Softwareentwickler
bei der SwissTech AG, einem Unternehmen mit Sitz in Zürich (Schweiz). Aufgrund der Expansion des
Unternehmens in den deutschen Markt wurde Reto Meier von seinem Arbeitgeber für eine
Entsendung für 36 Monate in die deutsche Tochtergesellschaft in Berlin ausgewählt. Der Auftrag in
Deutschland betrifft die Entwicklung eines neuen Softwareproduktes, das von der SwissTech AG
speziell für die deutschen Kunden "massgeschneidert" werden soll.
Der Einsatz beginnt am 1. März 2025.
Reto erhält neben seinem Bruttosalär einen Sign-on-Bonus in der Höhe von CHF 20'000, der per
25. Februar 2025 ausbezahlt wird, damit er überhaupt nach Deutschland geht. Des Weiteren erhält
er im April 2025 und im April 2026 seinen jährlichen Bonus.
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Die Bonushöhe ist vom letzten Geschäftsjahr abhängig, welches das Kalenderjahr ist. Die
Lohnauszahlung erfolgt weiterhin aus der Schweiz. Zudem verbleibt er im Schweizer
Sozialversicherungssystem. Reto Meier meldet sich per 28. Februar 2025 in der Schweiz ab und zieht
nach Deutschland um.
Wie sieht diesbezüglich die Steuer- und Sozialversicherungspflicht aus?
Der Sign-on-Bonus wird zu dem Zeitpunkt ausbezahlt, an dem er noch in der Schweiz arbeitet und
dort seinen Wohnsitz hat. Da der Bonus sich jedoch auf die Entsendung nach Deutschland bezieht,
hat Deutschland das primäre Besteuerungsrecht. In der Schweiz muss er diesen in der
Steuererklärung angeben, aber er wird nur unter dem sogenannten Progressionsvorbehalt
berücksichtigt. Im Bezug auf die Sozialversicherung müssen die Schweizer Beiträge abgerechnet
werden.
Die Bonuszahlung, die er im April 2025 erhält, bezieht sich auf das Kalenderjahr 2024. In diesem
Kalenderjahr hat er lediglich für die Schweizer Gesellschaft gearbeitet, sodass die Schweiz das
primäre Besteuerungsrecht hat. Da er jedoch zum Zeitpunkt der Zahlung seinen Steuerwohnsitz in
Deutschland hat, muss er diesen dort angeben, und er wird unter Progressionsvorbehalt
berücksichtigt. Im Bezug auf die Sozialversicherung müssen hierfür die Schweizer Beiträge
abgerechnet werden.
Die Bonusauszahlung, die er im April 2026 erhält, bezieht sich auf das Kalenderjahr 2025. In diesem
Kalenderjahr war er noch für zwei Monate in der Schweiz tätig und für zehn Monate in Deutschland.
Demzufolge muss das Besteuerungsrecht pro rata auf diese beiden Länder aufgeteilt werden.
Bezüglich der Sozialversicherungspflicht verbleibt das Recht in der Schweiz.
In einem zweiten Schritt müsste nun geprüft werden, wie der Bonus im Rahmen des Steuerausgleichs
zu berücksichtigen ist.
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BY FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
Schlussfolgerung
Bonuszahlungen im Rahmen einer Entsendung sollten vertraglich klar geregelt sein, um rechtliche
Unklarheiten zu vermeiden. Man sollte sicherstellen, dass die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen
Spielregeln klar formuliert sind und auch im Bezug auf den Steuerausgleich Klarheit
besteht.
Eine rechtssichere Beurteilung jeder einzelnen Situation ist wichtig, um eine mögliche falsche
Besteuerung bzw. falsche Sozialversicherungsunterstellung zu verhindern.
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