CONVINUS Global Mobility Alert - Week 18.2025

GLOBAL MOBILITY ALERT
Unser wöchentlicher Service für Sie Our free weekly service for you
A P R I L 2 0 2 5 | W E E K 1 8
I n t h i s w e e k s i s s u e / I n d i e s e r W o c h e
Hungary - Ungarn
Malaysia - Malaysien
Romania - Romänien
Weekly Best Practice
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NEWS UPDATE APRIL 30,2025
Hungary: Increased and more precise control of the company signature
Ungarn: Verstärkte und genauere Kontrolle der Firmensignatur
In the course of our work for international companies
that have currently transfered employees to Hungary,
we have noticed that the responsible officials in the
authorities are currently checking the signatures of
the persons authorized by the companies on the
immigration applications more thoroughly.
In this context, we would like to draw the attention of
applicants to the following points in order to avoid
possible delays in processing and correction requests:
If joint representation is required, the documents
must be signed by two persons authorized to sign
jointly (collective signature)
If the person signing the application is not entered
in the commercial register, a legally valid power of
attorney must be submitted to the authorities
If the name of the signatory cannot be clearly
identified from the signature, a specimen
signature must be attached
and
Although the use of a company seal or stamp is not
mandatory, applicants are advised to use one in
order to speed up the procedure.
Im Rahmen unserer Tätigkeit für internationale
Konzerne, die aktuell Mitarbeiter nach Ungarn
entsendet haben, ist aufgefallen, dass zur Zeit die
zuständigen Beamten in den Behörden die Unterschriften
der von den Unternehmen autorisierten
Personen auf den Einwanderungsanträgen gründlicher
überprüfen.
In diesem Zusammenhang möchten wir Antragsteller
unbedingt auf die Einhaltung der folgenden Punkte
hinweisen, um mögliche Verzögerungen bei der Bearbeitung
und Korrekturanfragen zu vermeiden:
Wenn eine gemeinsame Vertretung erforderlich
ist, müssen die Dokumente von zwei Personen
unterzeichnet werden, die zur gemeinsamen
Unterschrift (Kollektivunterschrift) berechtigt sind
Wenn die Person, die den Antrag unterschreibt,
nicht im Handelsregister eingetragen ist, muss den
Behörden eine rechtsgültige Vollmacht vorgelegt
werden
Wenn der Name des Unterzeichners anhand der
Unterschrift nicht eindeutig identifiziert werden
kann, ist ein Unterschriftsmuster beizufügen;
und
Die Verwendung eines Firmensiegels bzw. -
stempels ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben,
doch wird den Antragstellern empfohlen, ein
solches zu verwenden, um das Verfahren zu
beschleunigen.
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NEWS UPDATE APRIL 30, 2025
Malaysia: Extension of the visa waiver program for Chinese and Indian nationals
Malaysia: Verlängerung des Programms zur Befreiung von chinesischen und indischen
Staatsangehörige von der Visumspflicht
At the beginning of December 2023, the Malaysian
government announced that Chinese and Indian
passport holders will be exempt from the visa
requirement for entry into Malaysia (with a so-called
Social Visit Pass with a validity of 30 days) for defined
purposes from 1 December 2023 to 31 December 2024.
These purposes of stay include attending meetings
and conferences, signing agreements, participating in
sports competitions and generally staying for tourism
purposes.
This program was recently extended for another five
years for Chinese nationals and until 31 December
2026 for Indian nationals. In addition, Chinese
nationals who are eligible for this visa waiver can now
stay in Malaysia for up to 90 days (instead of the 30
days originally allowed).
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Bereits Anfang Dezember 2023 gab die malaysische
Regierung bekannt, dass chinesische und indische
Passinhaber vom 1. Dezember 2023 bis zum
31. Dezember 2024 von der Visumspflicht für die
Einreise nach Malaysia zu definierten Zwecken (mit
einem sogenannten Social Visit Pass mit einer
Gültigkeit von 30 Tagen) befreit sind. Zu diesen
Aufenthaltszwecken gehören unter anderem die
Teilnahme an Tagungen und Konferenzen, die
Unterzeichnung von Vereinbarungen, die Teilnahme
an Sportwettkämpfen gehören und generell der
Aufenthalt zu touristischen Zwecken.
Dieses Programm wurde vor kurzem für chinesische
Staatsangehörige um weitere fünf Jahre und für
indische Staatsangehörige bis zum 31. Dezember 2026
verlängert. Darüber hinaus können sich chinesische
Staatsangehörige, die für diese Visumbefreiung in
Frage kommen, nun bis zu 90 Tage in Malaysia
aufhalten (statt der bisher erlaubten 30 Tage).

NEWS UPDATE APRIL 30, 2025
Romania: Online work permit appointments unavailable through October
Romänien: Online-Termine für Arbeitsgenehmigungen bis Oktober nicht verfügbar
Based on the current experience in practice and
according to confirmations from the Romanian
Immigration Service, the online appointment system
for work permit applications has been temporarily
suspended due to cases of fraud, so that
appointments for immigration applications will only
be available again from October.
This affects applicants who wish to complete the
appointment booking step with the Immigration
Department for their immigration applications (this is
required for work-related immigration applications).
Affected applicants and their employers will need to
take this delay into account in their allocation and
work travel strategies.
We recommend that applicants and employers keep
this situation under constant observation in order to
be able to react as quickly as possible in the event of
an earlier activation.
We will monitor the situation and report here as soon
as there is any news.
Basierend den aktuellen Erfahrungen in der Praxis und
gemäss Bestätigungen der rumänischen Einwanderungsbehörde
wurde das Online-Terminvergabesystem
für Arbeitsgenehmigungsanträge aufgrund von
Betrugsfällen vorübergehend ausgesetzt, so dass
Termine für Einwanderungsanträge erst wieder ab
Oktober verfügbar sind.
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Davon betroffen sind Antragsteller, die den Schritt der
Terminvereinbarung mit der Einwanderungsbehörde
für ihre Einwanderungsanträge abschliessen möchten
(dies ist für arbeitsbezogene Einwanderungsanträge
erforderlich). Die betroffenen Antragsteller und ihre
Arbeitgeber müssen diese Verzögerung bei ihren
Zuweisungs- und Arbeitsreisestrategien berücksichtigen.
Wir empfehlen den Antragstellern und Arbeitgebern
diese Situation andauernd zu beobachten, um bei
einer möglichen früheren Freischaltung schnellstmöglich
und möglichst kurzfristig reagieren zu können.
Wir werden die Situation beobachten und sobald es
hierzu Neuigkeiten gibt, über diese an dieser Stelle
berichten.

11. September 2025
von 8.45 - 12.30 Uhr
im Hotel Baur au Lac,
Zürich
Entsendungen ins Ausland
(in deutscher Sprache)
Fokus: Richtige Versicherungsunterstellung – ausreichender
Versicherungsschutz & steuerliche Komplikationen vermeiden
Compliance wird immer wichtiger. In diesem Praxisseminar werden
Lösungsansätze für die richtige (sozial-)versicherungsrechtliche Unterstellung
aufgezeigt.
Bei Entsendungen von der Schweiz ins Ausland werden zudem
verschiedene Optionen für einen ausreichenden Versicherungsschutz
während eines Auslandeinsatzes besprochen. Auch die steuerrechtliche
Beurteilung steht bei Entsendungen weiterhin im Mittelpunkt, sodass die
gesetzlichen Regelungen anhand von Praxisbeispielen behandelt werden.
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BEST PRACTICE
International assignments in Canada
FRIEDERIKE RUCH, CONVINUS
International assignments take place for various strategic, economic and organisational reasons.
These generally include topics such as international expansion, knowledge and technology transfer,
training and development, project work and a shortage of local skilled labour. Switzerland and
Canada maintain close economic relations, with the result that numerous Swiss companies have
subsidiaries or regular projects in Canada.
We have taken this as an opportunity to take a closer look at the topic of international employee
assignments from Switzerland to Canada based on the follwong example:
Example
Anna Muller is a software developer and has been living in Zurich (Switzerland) for two years. She is
employed by TechSolutions AG in Zurich and is to be assignment to the Canadian subsidiary in
Toronto (Canada) for one year for further development. Anna Muller is a British citizen and lives in a
partnership. Her partner would like to accompany her to Canada and has asked his employer
whether he would also consider sending him to Canada for a year.
The Global Mobility department of TechSolutions AG has written down the following points for
Anna Müller's supervisor, which need to be discussed and considered:
1. Work permit and entry requirements
A work permit must be obtained for Anna in Canada. To this end, it must be clarified to what extent
Anna can obtain a work visa under the International Mobility Programme (IMP) or the Foreign
Skilled Worker Programme.
As Anna has only been living in Switzerland for two years, she only has a B permit in Switzerland. In
order for her to be able to return to work in Switzerland without any problems after her one-year
assignment in the Canadian branch, an application for quota-free re-entry must be submitted.
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BEST PRACTICE
2. Employment contract / assignment contract
Anna's current Swiss employment contract will remain in place during the assignments. Only an
addendum to the current employment contract would have to be drawn up, which addresses the
specific points for the foreign assignment. The mandatory statutory provisions of Canadian labour
law must also be taken into account. This includes the following points, among others: Working
hours, salary, leave days, holidays, public holidays.
3. Social security
As there is a social security agreement between Switzerland and Canada, Anna can continue to be
insured in Switzerland during her assignment in Canada. From a Swiss perspective, the social
security agreement with Canada covers all branches of insurance with regard to continued
insurance. However, not all branches of social insurance are listed in the agreement, so it would
have to be checked to what extent additional social insurance contributions are payable in Canada.
Anna must also retain her Swiss health insurance during the assignment. It is advisable to take out
additional international cover so that the scope of insurance also includes visits to the doctor in
Canada.
For Canadian payroll accounting purposes, it is necessary to obtain a Certificate of Coverage, which
confirms that Anna is covered by the Swiss social security system.
4. Taxes
As there is a valid double taxation agreement between Canada and Switzerland, there can (as a rule)
be no double taxation.
Anna's earned income for the period in which she works in Canada will be taxable in Canada. Anna
will deregister in Switzerland before the start of her assignment in Canada. This will end her tax
liability in Switzerland. Her tax liability in Canada begins when she moves to Canada.
Canadian taxation may be somewhat higher than the Swiss tax burden, so a corresponding tax
equalisation should be agreed.
In order to avoid double taxation, as provided for in the existing agreement, it always makes sense
to have a tax advisor in Switzerland process your Swiss tax return and a Canadian tax advisor
process your Canadian tax return.
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BEST PRACTICE
5. Remuneration
During Anna's assignment in Canada, she should in principle not be better off, but also not worse
off. Accordingly, it is advisable to prepare a balance sheet calculation in order to define Anna's base
salary, taking into account the various tax and social security costs as well as the cost of living.
Furthermore, the following costs, among others, are often covered: Rent in the country of
assignment, travel costs, home leave, international health insurance, relocation costs, home search,
etc.
As a company, you are absolutely free to organise your remuneration, but you should always act in
accordance with the principle of equality for all assigned employees. It is also important not to lose
sight of the costs. It therefore makes sense to calculate the total costs of the assignment.
6. Payroll accounting
It must be clarified in which country the wages are to be paid. Irrespective of this, however, payroll
accounting must be carried out in Switzerland from a social security perspective and in Canada
from a tax perspective.
7. Accommodation and relocation
Anna should also be supported in her search for a flat in Toronto and with the move. If the
assignment is only for one year, it may make sense to cover the costs of a furnished flat and for her
to either leave the furniture in the flat in Switzerland or move it to Switzerland. She will most likely
keep the flat in Switzerland.
8 .Cultural training
In practice, cultural training of employees is often underestimated. The higher a person is in the
company hierarchy and the more management responsibilities they have, the more important
cultural training is from the company's point of view. Knowledge of cultural differences can be
decisive for success, especially when managing employees or negotiating with customers.
9. Time zones and communication
The time zone differences should also be taken into account if Anna is also to work with the Swiss
team.
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BEST PRACTICE
Conclusion
In addition to these points, there are a number of other points that should be considered. It
therefore makes sense to draw up a corresponding checklist or assignment policy if you frequently
assign employees abroad. This can help to minimise the amount of administrative work involved,
but above all ensure the principle of equal treatment for assignments in a more targeted manner.
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25. November 2025
von 8.45 - 12.30 Uhr
im Hotel Baur au Lac,
Zürich
Konzerninterner Transfer in die Schweiz
(in deutscher Sprache)
Ein konzerninterner Transfer in die Schweiz kann zum einen als Entsendung
und zum anderen als Transfer mit einer lokalen Anstellung vorgenommen
werden. Hier spielen die arbeits- und aufenthaltsrechtlichen Regelungen
eine zentrale Rolle.
Die bewilligungsrechtlichen Lösungsmöglichkeiten werden sowohl für
Entsendungen als auch für Lokalisierungen aufgezeigt. Die Frage der
Notwendigkeit einer Personalverleihbewilligung wird ebenfalls
besprochen, da diese Thematik bei jeder konzerninternen Entsendung
grundsätzlich zu prüfen ist.
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AUS DER PRAXIS
Internationaler Mitarbeitereinsatz in
Kanada
FRIEDERIKE RUCH, CONVINUS
Internationale Mitarbeiterentsendungen finden aus verschiedenen strategischen, wirtschaftlichen
und organisatorischen Gründen statt. Diese beinhalten in der Regel unter anderem Themen wie
internationale Expansion, Wissens- und Technologietransfer, Training und Entwicklung,
Projektarbeit, Mangel an lokalen Fachkräften. Die Schweiz und Kanada unterhalten enge
wirtschaftliche Beziehungen, so dass zahlreiche Schweizer Unternehmen in Kanada Tochtergesellschaften
oder regelmässig Projekte haben.
Dies haben wir zum Anlass genommen, anhand eines Beispiels das Thema internationaler
Mitarbeitereinsatz von der Schweiz nach Kanada näher zu betrachten.
Beispiel
Anna Muller ist Softwareentwicklerin und wohnt in Zürich (Schweiz) seit zwei Jahren.
Sie ist bei der TechSolutions AG in Zürich angestellt und soll für 1 Jahr zur Weiterentwicklung in die
kanadische Tochtergesellschaft nach Toronto (Kanada) entsandt werden. Anna Muller ist britische
Staatsangehörige und lebt in einer Partnerschaft. Ihr Lebenspartner möchte sie nach Kanada
begleiten und hat bei seinem Arbeitgeber angefragt, ob dieser ihn auch möglicherweise für 1 Jahr
nach Kanada entsenden würde.
Die Global Mobility Abteilung der TechSolutions AG hat die folgenden Punkte für den Vorgesetzten
von Anna Müller aufgeschrieben, welche es zu besprechen beziehungsweise zu beachten gilt:
1. Arbeitsbewilligung und Einreisevorschriften
Für Anna muss eine Arbeitsbewilligung in Kanada eingeholt werden. Dafür muss abgeklärt werden,
inwieweit Anna ein Arbeitsvisum im Rahmen des International Mobility Program (IMP) oder des
Foreign Skilled Worker Program erhalten kann.
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AUS DER PRAXIS
Da Anna erst seit 2 Jahren in der Schweiz lebt, verfügt sie in der Schweiz lediglich über eine B-
Bewilligung. Damit sie nach dem einjährigen Einsatz in der kanadischen Niederlassung
anschliessend wieder ohne Probleme in der Schweiz ihre Arbeit aufnehmen kann, muss ein Antrag
bezüglich der kontingentsfreien Wiedereinreise gestellt werden.
2. Arbeitsvertrag / Entsendungsvertrag
Annas heutiger Schweizer Arbeitsvertrag bleibt auch während der Entsendung bestehen. Es müsste
lediglich ein Zusatz zu dem heutigen Arbeitsvertrag erstellt werden, welcher auf die spezifischen
Punkte für den Auslandseinsatz eingeht. Ebenfalls sind auf die zwingenden massgeblichen
gesetzlichen Bestimmungen aus dem kanadischen Arbeitsrecht einzugehen. Dies beinhaltet unter
anderem die folgenden Punkte: Arbeitszeiten, Gehalt, Urlaubstage, Ferien, Feiertage.
3. Sozialversicherung
Da zwischen der Schweiz und Kanada ein Sozialversicherungsabkommen besteht, kann Anna
während ihres Einsatzes in Kanada in der Schweiz weiterversichert bleiben. Das Sozialversicherungsabkommen
mit Kanada umfasst aus Schweizer Sicht alle Versicherungszweige im Bezug
auf die Weiterversicherung. Es sind allerdings nicht alle Sozialversicherungszweige im Abkommen
genannt, so dass geprüft werden müsste, inwieweit noch zusätzlich Sozialversicherungsabgaben in
Kanada zu bezahlen sind.
Anna muss ebenfalls während des Einsatzes ihre Schweizer Krankenversicherung beibehalten. Es
ist empfehlenswert zusätzlich eine internationale Deckung abzuschliessen, so dass der Versicherungsumfang
auch Arztbesuche in Kanada einschliesst.
Für die kanadische Lohnbuchhaltung ist das Einholen einer Entsandtenbescheinigung (Certificate
of Coverage) notwendig, welche bestätigt, dass Anna im Schweizer Sozialversicherungssystem
unterstellt ist.
4. Steuern
Da zwischen Kanada und der Schweiz ein gültiges Doppelbesteuerungsabkommen besteht, kann es
(im Regelfall) nicht zu einer Doppelbesteuerung kommen. Das Erwerbseinkommen von Anna für den
Zeitraum, in dem sie in Kanada arbeitet, wird in Kanada steuerpflichtig werden. Anna wird vor dem
Beginn ihres Einsatzes in Kanada sich in der Schweiz abmelden.
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AUS DER PRAXIS
Damit wird ihre Steuerpflicht in der Schweiz beendet. Mit dem Zuzug nach Kanada beginnt die
Steuerpflicht in Kanada.
Die kanadische Besteuerung ist möglicherweise etwas höher als die Schweizer Steuerbelastung, so
dass ein entsprechender Steuerausgleich vereinbart werden sollte.
Damit es zu keiner Doppelbesteuerung kommt, so wie dies gemäss dem bestehenden Abkommen
auch vorgesehen ist, ist es stets sinnvoll, wenn ein Steuerberater in der Schweiz ihre Schweizer
Steuererklärung bearbeitet sowie ein kanadischer Steuerberater ihre kanadische Steuererklärung.
5. Vergütung
Während des Einsatzes von Anna in Kanada soll sie dem Grundsatz nach nicht besser, aber auch
nicht schlechter gestellt sein. Dementsprechend ist es empfehlenswert zum einen eine Balance-
Sheet-Berechnung zu erstellen, um damit das Basissalär von Anna unter Berücksichtigung der
unterschiedlichen Steuer- und Sozialversicherungskosten sowie Lebenshaltungskosten zu
definieren.
Des Weiteren werden häufig unter anderem die folgenden Kosten übernommen: Miete im
Einsatzland, Reisekosten, Home Leave, internationale Krankenversicherung, Umzugskosten, Home
Search, usw.
Als Unternehmen ist man absolut frei in der Gestaltung der Vergütung, allerdings sollte man immer
nach dem Gleichheitsprinzip von allen Entsandten handeln. Ebenfalls darf man die Kosten auch
nicht aus dem Blick verlieren. Es ist daher auch sinnvoll eine Erstellung der Totalkosten des
Einsatzes vorzunehmen.
6. Lohnbuchhaltung
Es muss geklärt werden, in welchem Land die Lohnauszahlung erfolgen soll. Unabhängig davon
muss allerdings in der Schweiz eine Lohnbuchhaltung aus Sozialversicherungssicht und in Kanada
aus Steuersicht geführt werden.
7. Unterkunft und Umzug
Anna sollte ebenfalls auch bei der Suche nach einer Wohnung in Toronto sowie bei dem Umzug
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AUS DER PRAXIS
unterstützt werden. Möglicherweise ist es sinnvoll, wenn der Einsatz nur 1 Jahr ist, dass ihr die
Kosten für eine möblierte Wohnung übernommen werden und sie die Möbel in der Schweiz
entweder in der Wohnung lässt oder in der Schweiz einstellt. Höchstwahrscheinlich wird sie die
Wohnung in der Schweiz auch beibehalten.
8. Kulturelle Schulungen:
In der Praxis wird die kulturelle Schulung von Mitarbeitern häufig unterschätzt. Um so höher eine
Person in der Unternehmenshierarchie steht und entsprechend viele Führungsaufgaben besitzt,
umso mehr ist gerade auch die kulturelle Schulung aus Unternehmenssicht wichtig. Gerade in der
Führung von Mitarbeitern oder in Verhandlungen mit Kunden, können die Kenntnisse der
kulturellen Unterschiede erfolgsentscheidend sein.
9. Zeitzonen und Kommunikation
Die Zeitzonenunterschiede sollten ebenfalls berücksichtigt werden, sofern Anna ebenfalls auch mit
dem Schweizer Team zusammenarbeiten soll.
Fazit
Zusätzlich zu diesen Punkten gibt es darüber hinaus noch eine Reihe von weiteren Punkten, welche
man beachten sollte. Es ist daher sinnvoll, wenn man häufiger Mitarbeiter ins Ausland entsendet,
eine entsprechende Checkliste beziehungsweise auch ein Entsendungsreglement zu erstellen.
Damit kann man den Umfang der administrativen Aufwendungen etwas eindämmen, aber vor allem
gezielter das Gleichbehandlungsprinzip bei Entsendungen sicherstellen.
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