CONVINUS Global Mobility Alert - Week 20.2025

GLOBAL MOBILITY ALERT
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M A Y 2 0 2 5 | W E E K 2 0
I n t h i s w e e k s i s s u e / I n d i e s e r W o c h e
Belgium - Belgien
Costa Rica - Costa Rica
Indonesia - Indonesien
Weekly Best Practice
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NEWS UPDATE MAY 16,2025
Belgium: Reduction in processing times for work and residence permits in the Flemish
Region
Belgien: Reduzierung der Bearbeitungszeiten für Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen
in der flämischen Region
In the Flemish Region (also known as Flanders), one of
the 3 regions of Belgium alongside the Walloon Region
and the Brussels-Capital Region, the Flemish regional
government has introduced a processing time of 15
calendar days for the processing of a work permit for
highly qualified employees. Previously, the processing
time was usually between 1 and 2.5 months.
This significant reduction will reduce the total
processing time for the work permit, including
consular processing and processing of the residence
permit, in the Flemish Region from generally 4.5
months to 3 months.
From January 2026, the Flemish government intends to
reduce the standard total processing time for all work
permit applications to a maximum of 45 calendar days.
In addition, the government has announced planned
restrictions on non-high-skilled and low-skilled
immigration routes.
We will continuously monitor developments in this
regard and report on them here.
In der flämischen Region (auch Flandern genannt),
eine der 3 Regionen Belgiens neben der Wallonischen
Region und der Region Brüssel-Hauptstadt, hat die
regionale flämische Regierung für die Bearbeitung
einer Arbeitsgenehmigung hochqualifizierter Arbeitnehmer
eine Bearbeitungszeit von 15 Kalendertagen
eingeführt. Bisher betrug des Bearbeitungszeit in der
Regel zwischen 1 bis 2.5 Monate. Durch diese starke
Reduzierung wird die Gesamtbearbeitungszeit für die
Arbeitsgenehmigung, einschliesslich der konsularischen
Bearbeitung und der Bearbeitung der
Aufenthaltsgenehmigung, in der flämischen Region
von in der Regel 4.5 Monate auf 3 Monate gesenkt.
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Ab Januar 2026 beabsichtigt die flämische Regierung,
die Standard-Gesamtbearbeitungszeit für alle Anträge
auf Arbeitsgenehmigung auf maximal 45 Kalendertage
zu verkürzen. Darüber hinaus hat die Regierung
geplante Beschränkungen für nicht-hochqualifizierte
bzw. geringqualifizierte Einwanderungswege angekündigt.
Wir werden die Entwicklungen hierzu kontinuierlich
beobachten und an dieser Stelle über diese berichten.

NEWS UPDATE MAY 16, 2025
Costa Rica: Delays in initial applications for residency for accredited companies
Costa Rica: Terminverzögerungen bei Erstanträgen auf Wohnsitznahme für akkreditierte
Unternehmen
Foreign nationals in Costa Rica are experiencing
significant delays in obtaining appointments with the
Directorate General of Immigration (DGME) to submit
applications for initial residency under the “accredited
company” category.
Specifically, the current waiting times for an
appointment have increased from the usual 1 to 2
weeks to currently over two and a half months. As a
result, foreign nationals and their employers can
expect delays in starting work in the coming months,
as all initial applications for residency in an accredited
company require a pre-scheduled appointment.
While the DGME has not issued an official statement,
the delays could be due to recent glitches in the online
system and staff shortages.
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Konkret haben sich die aktuellen Wartezeiten auf
einen Terminvon den bisher üblichen 1 bis 2 Wochen
auf aktuell über 2.5 Monate verlängert.
Infolgedessen müssen ausländische Staatsangehörige
und ihre Arbeitgeber in den kommenden Monaten mit
Verzögerungen bei der Arbeitsaufnahme rechnen, da
für alle Erstanträge auf Aufenthalt in einem
akkreditierten Unternehmen ein vorher festgelegter
Termin erforderlich ist.
Die DGME hat zwar keine offizielle Erklärung
abgegeben, aber die Verzögerungen könnten auf die
jüngsten Störungen des Online-Systems und auf
Personalengpässe zurückzuführen sein.

NEWS UPDATE MAY 16, 2025
Indonesia: Relaxed rules for renewals and other applications; in-person visit now required
for some renewals
Indonesien: Gelockerte Regeln für Verlängerungen und andere Anträge; persönlicher
Besuch jetzt für einige Verlängerungen erforderlich
Initially, two extensions of 60 days each are now
permitted, so that an uninterrupted stay of up to 180
days is possible without having to leave Indonesia.
Previously, holders of multiple-entry visas were
allowed to stay in Indonesia for up to 60 days per
entry, after which they had to leave the country and
re-enter. However, it should be noted that although
the permitted length of stay per visit has been
extended, the validity period for the multiple-entry
visa itself is only one year from the date of issue.
For certain categories of permitted activities, the
extension process may now require the physical
presence of the foreign national at the local
immigration office. This may include interviews, a
review of submitted documents and biometric
procedures, especially if there are discrepancies or
inconsistencies in the documentation. Examples of the
category of activities concerned are trials with foreign
workers, internships, pre-investment visits, business
activities, installation and repair of machinery,
customer service, audits, quality control, attendance
at lectures or seminars and participation in
comparative studies, short courses or training. For visa
extensions in connection with other activities, such as
tourism or tourism-related activities.
Examples of the category of activities concerned are
applications for foreign workers, internships, preinvestment
visits, business activities, installation and
repair of machinery, customer service, audits, quality
control, attendance at lectures or seminars and
participation in comparative studies, short courses or
training. For visa extensions related to other activities,
such as tourism or family visits, a personal visit may
not be required, but this is at the discretion of the
local immigration office and requires approval.
Zunächst sind jetzt zwei Verlängerungen um jeweils 60
Tage zulässig, so dass ein ununterbrochener
Aufenthalt von bis zu 180 Tagen möglich ist, ohne dass
eine Ausreise aus Indonesien erforderlich ist. Zuvor
durften sich Inhaber von Mehrfachvisa bis zu 60 Tage
pro Einreise in Indonesien aufhalten, danach mussten
sie das Land verlassen und erneut einreisen. Es ist
allerdings zu beachten, dass obwohl die zulässige
Aufenthaltsdauer pro Besuch verlängert wurde, die
Gültigkeitsdauer für das Mehrfachvisum selbst nur ein
Jahr ab dem Ausstellungsdatum beträgt.
Für bestimmte Kategorien von erlaubten Aktivitäten
kann das Verlängerungsverfahren nun die physische
Anwesenheit des ausländischen Staatsangehörigen
bei der örtlichen Einwanderungsbehörde erfordern.
Dies kann Befragungen, eine Überprüfung der
eingereichten Dokumente und biometrische Verfahren
beinhalten, insbesondere wenn es Unstimmigkeiten
oder Widersprüche in den Unterlagen gibt.
Beispiele für die betroffene Kategorie von Aktivitäten
sind Gesuche für ausländische Arbeitskräfte, Praktika,
Besuche vor einer Investition, geschäftliche Aktivitäten,
Installation und Reparatur von Maschinen,
Kundendienst, Audits, Qualitätskontrollen, Teilnahme
an Vorlesungen oder Seminaren und Teilnahme an
vergleichenden Studien, Kurzkursen oder Schulungen.
Für Visumsverlängerungen im Zusammenhang mit
anderen Aktivitäten, wie Tourismus oder Familienbesuche,
ist ein persönlicher Besuch möglicherweise
nicht erforderlich, was allerdings im Ermessen der
örtlichen Einwanderungsbehörde liegt und eine
Genehmigung erfordert.
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11. September 2025
von 8.45 - 12.30 Uhr
im Hotel Baur au Lac,
Zürich
Entsendungen ins Ausland
(in deutscher Sprache)
Fokus: Richtige Versicherungsunterstellung – ausreichender
Versicherungsschutz & steuerliche Komplikationen vermeiden
Compliance wird immer wichtiger. In diesem Praxisseminar werden
Lösungsansätze für die richtige (sozial-)versicherungsrechtliche Unterstellung
aufgezeigt.
Bei Entsendungen von der Schweiz ins Ausland werden zudem
verschiedene Optionen für einen ausreichenden Versicherungsschutz
während eines Auslandeinsatzes besprochen. Auch die steuerrechtliche
Beurteilung steht bei Entsendungen weiterhin im Mittelpunkt, sodass die
gesetzlichen Regelungen anhand von Praxisbeispielen behandelt werden.
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BEST PRACTICE
Assignment to Argentina for 5 Years
FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
The final steps have been initiated for the new social security agreement between Switzerland and
Argentina. Switzerland has already concluded social security agreements in South America with
Chile, Uruguay and Brazil.
On 14 May 2025, the Swiss Federal Council submitted the message for the approval of the
agreement on social security between Switzerland and Argentina to Parliament. Once the
agreement, negotiated in 2024, has been signed, it will enter into force.
Until the agreement enters into force, from a social security perspective, it is considered that no
agreement exists. This means that employees posted from Switzerland to Argentina can only
continue to be covered under Swiss social security if, among other things, they have at least five
previous insurance years.
To continue Swiss social security coverage in a non-contracting state, the following conditions must
be met:
Salary payment by a Swiss employer: The salary must be paid, at least in part, by a Swiss
employer. It must be agreed with the competent compensation office whether a portion of the
salary must actually be paid monthly or whether a one-off annual bonus is sufficient to meet
this condition.
Contributions on total remuneration: The Swiss employer must calculate and pay social security
contributions in Switzerland on the total remuneration for the work activity, including
remuneration paid from abroad.
Five consecutive insurance years with AHV/IV: The employee must have been compulsorily or
voluntarily insured with AHV/IV for at least five consecutive years immediately prior to the
assignment abroad. If a person was exempt from compulsory contributions due to age or
marital status, years of residence in Switzerland count as contribution or insurance years. Only
periods of prior insurance completed in Switzerland are considered.
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BEST PRACTICE
Consent of both employee and employer: Both the employer and the employee must agree to
the continuation of insurance and submit an application either in writing or via the Applicable
Legislation Platform Switzerland (ALPS) to the employer's compensation office.
It should be noted that neither the employer nor the employee is obliged to consent to this
application.
The application must be submitted no later than six months after the start of the assignment
abroad. If the application is submitted after this period, it will be rejected and continuation of
insurance in Switzerland will no longer be granted.
If these requirements are met, Swiss social security can be continued in all branches of insurance.
However, this does not mean that no additional social security costs may arise in the host country.
Based on the fact that there is no social security agreement between the two countries, it means
that a person posted abroad is generally subject to social security obligations in the host country.
Usually, the social security benefits in these countries are not provided at the same level or in the
same manner as those in Switzerland.
In the interest of providing the employee with as similar a level of coverage as possible during the
assignment abroad, the request for voluntary continuation of insurance is usually initiated by the
employer.
Both employers and employees accept that additional social security contributions may arise in the
host country. However, the employer must find a way to deal with double payments or potential
overlapping benefits.
How does the social security situation differ (current regulation vs. after the agreement enters
into force) for assignments in Argentina?
Assignment in Argentina – Current Regulation
For a two-year assignment in Argentina of a person posted from Switzerland who fulfils the
conditions for voluntary continuation of insurance, the situation is as follows:
Switzerland: Continuation of voluntary Swiss social security: AHV/IV/EO, unemployment
insurance, accident insurance, pension fund, (daily sickness allowance insurance)
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BEST PRACTICE
Switzerland: Continuation of Swiss health insurance
Argentina: Social security obligation: contributions to the pension fund, health insurance, and
social benefits. The contribution rate is 17%.
Additional – optional: international health insurance supplement
For a two-year assignment in Argentina of a person posted from Switzerland who does not fulfil the
conditions for voluntary continuation of insurance:
Switzerland: No contributions
Argentina: Social security obligation: contributions to the pension fund, health insurance, and
social benefits. The contribution rate is 17%.
Additional – optional: International health insurance supplement
Additional – optional: International pension fund or separate insurance to ensure adequate
coverage
Assignment in Argentina – After the Agreement Enters into Force
For a two-year assignment in Argentina of a person posted from Switzerland who was insured in
Switzerland prior to the assignment:
Switzerland: Continuation of Swiss social security: AHV/IV/EO, unemployment insurance,
accident insurance, pension fund, (daily sickness allowance insurance)
Switzerland: Continuation of Swiss health insurance
Argentina: No contributions
Additional – optional: international health insurance supplement
In general, a prior insurance period of four weeks in Switzerland is sufficient to claim continuation
of insurance under an existing social security agreement.
Conclusion
With the entry into force of the social security agreement, assignments of employees from
Switzerland to Argentina will become more cost-effective and significantly easier from an
administrative perspective. The same also applies to assignments of employees from Argentina to
Switzerland.
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25. November 2025
von 8.45 - 12.30 Uhr
im Hotel Baur au Lac,
Zürich
Konzerninterner Transfer in die Schweiz
(in deutscher Sprache)
Ein konzerninterner Transfer in die Schweiz kann zum einen als Entsendung
und zum anderen als Transfer mit einer lokalen Anstellung vorgenommen
werden. Hier spielen die arbeits- und aufenthaltsrechtlichen Regelungen
eine zentrale Rolle.
Die bewilligungsrechtlichen Lösungsmöglichkeiten werden sowohl für
Entsendungen als auch für Lokalisierungen aufgezeigt. Die Frage der
Notwendigkeit einer Personalverleihbewilligung wird ebenfalls
besprochen, da diese Thematik bei jeder konzerninternen Entsendung
grundsätzlich zu prüfen ist.
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AUS DER PRAXIS
Mitarbeitereinsatz von 5 Jahren in
Argentinien
FRIEDERIKE V. RUCH, CONVINUS
Die letzten Schritte sind eingeleitet für das neue Sozialversicherungsabkommen zwischen der
Schweiz und Argentinien. Die Schweiz hat bereits in Südamerika mit Chile, Uruguay und Brasilien
Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen.
Am 14. Mai 2025 hat der Schweizer Bundesrat die Botschaft zur Genehmigung des Abkommens über
soziale Sicherheit zwischen der Schweiz und Argentinien ans Parlament überwiesen. Nach der
Unterzeichnung des im Jahr 2024 ausgehandelten Sozialversicherungsabkommens wird dieses in
Kraft treten.
Bis zum Zeitpunkt des Inkrafttretens gilt allerdings noch aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht,
dass kein Sozialversicherungsabkommen vorhanden ist. Dies bedeutet für Arbeitnehmende, welche
von der Schweiz nach Argentinien entsandt werden, dass diese nur in der Schweiz weiterversichert
bleiben können, sofern sie u. a. über mindestens 5 Vorversicherungsjahre verfügen.
Für die Weiterversicherung in der Schweiz in einem Nichtvertragsstaat müssen die folgenden
Bedingungen erfüllt sein:
Lohnauszahlung durch einen Arbeitgeber in der Schweiz: Die Lohnauszahlung muss zumindest
teilweise durch einen Arbeitgeber in der Schweiz erfolgen. Mit der zuständigen Ausgleichskasse
muss vereinbart werden, ob effektiv monatlich ein Teil des Lohnes ausbezahlt werden muss oder
möglicherweise eine einmalige Bonuszahlung pro Jahr für die Erfüllung dieser Bedingung
ausreicht.
Beitragszahlung auf der gesamten Vergütung: Der Schweizer Arbeitgeber muss auf der gesamten
Vergütung für die Erwerbstätigkeit, somit auch auf Vergütungszahlungen aus dem Ausland,
Sozialversicherungsbeiträge in der Schweiz berechnen und abführen.
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AUS DER PRAXIS
5 aufeinanderfolgende Versicherungsjahre bei der AHV/IV: Die arbeitnehmende Person muss
mindestens während fünf aufeinanderfolgender Jahre direkt vor dem Auslandseinsatz
obligatorisch oder freiwillig bei der AHV/IV versichert gewesen sein. Sofern eine Person
aufgrund des Alters oder des Zivilstands von der Beitragspflicht befreit war, gelten die
Wohnsitzjahre in der Schweiz als Beitragsjahre bzw. Versicherungsjahre. Es gelten lediglich die
in der Schweiz zurückgelegten Vorversicherungszeiten.
Einverständnis von Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden: Arbeitgebende und Arbeitnehmende
müssen mit der Weiterversicherung einverstanden sein und dies entweder auf schriftlichem
Weg oder via Applicable Legislation Platform Switzerland (ALPS) bei der Ausgleichskasse des
Arbeitgebenden mittels eines Gesuchs beantragen.
Zu beachten gilt, dass weder die arbeitgebende noch die arbeitnehmende Person diesem Gesuch
zustimmen muss.
Das Gesuch muss spätestens sechs Monate nach Beginn des Auslandseinsatzes gestellt werden.
Sollte das Gesuch nach diesem Zeitpunkt gestellt werden, wird es abgelehnt, und die
Weiterversicherung in der Schweiz wird nicht mehr gewährt.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann die Schweizer Sozialversicherung in allen
Versicherungszweigen weitergeführt werden. Dies bedeutet allerdings nicht, dass nicht noch
zusätzliche Sozialversicherungskosten im Einsatzland entstehen können. Basierend auf der
Tatsache, dass kein Sozialversicherungsabkommen zwischen den beiden Staaten vorhanden ist,
bedeutet dies, dass eine ins Ausland entsandte Person in diesem Einsatzstaat grundsätzlich
sozialversicherungspflichtig ist. In der Regel sind die Sozialversicherungsleistungen in diesen
Ländern allerdings nicht in der gleichen Höhe bzw. auf die gleiche Weise gewährleistet wie in der
Schweiz.
Mit dem Wunsch, dass der Arbeitgeber der entsandten Person während des Auslandseinsatzes
möglichst den gleichen Versicherungsschutz gewährt, kommt der Antrag auf freiwillige
Weiterversicherung mehrheitlich von der arbeitgebenden Seite.
Sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende nehmen in Kauf, dass möglicherweise noch
zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge im Einsatzland anfallen. Als Arbeitgebender ist es jedoch
notwendig, eine Regelung zu finden, wie mit der Doppelzahlung bzw. auch den möglichen
Doppelleistungen umgegangen werden soll.
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AUS DER PRAXIS
Wie sieht der sozialversicherungsrechtliche Unterschied (heutige Regelung im Vergleich mit der
Regelung nach Inkrafttreten des Sozialversicherungsabkommens) bei Einsätzen in Argentinien
aus?
Einsatz in Argentinien – heutige Regelung
Für einen Einsatz in Argentinien von zwei Jahren für eine Person, die von der Schweiz nach
Argentinien entsandt wird und die Bedingungen der freiwilligen Weiterversicherung erfüllt,
bedeutet dies:
Schweiz: Weiterführung der freiwilligen Schweizer Sozialversicherung: AHV/IV/EO, Arbeitslosenversicherung,
Unfallversicherung, Pensionskasse, (Krankentaggeldversicherung)
Schweiz: Weiterführung der Schweizer Krankenversicherung
Argentinien: Sozialversicherungspflicht: Beiträge an Pensionskasse, Krankenversicherung und
Sozialleistungen. Die Höhe der Beiträge beträgt 17 %.
Zusatz – optional: Internationaler Krankenversicherungszusatz
Für einen Einsatz in Argentinien von zwei Jahren für eine Person, die von der Schweiz nach
Argentinien entsandt wird und die Bedingungen der freiwilligen Weiterversicherung nicht erfüllt,
bedeutet dies:
Schweiz: keine Abgaben
Argentinien - Sozialversicherungspflicht: Beiträge an Pensionskasse, Krankenversicherung und
Sozialleistungen. Die Höhe der Beiträge beträgt 17 %.
Zusatz – optional: Internationaler Krankenversicherungszusatz
Zusatz – optional: Internationale Pensionskasse oder separate Versicherung, damit ein
adäquater Versicherungsschutz gewährleistet ist
Einsatz in Argentinien – nach Inkrafttreten des Sozialversicherungsabkommens
Für einen Einsatz in Argentinien von zwei Jahren für eine Person, die von der Schweiz nach
Argentinien entsandt wird und vor dem Einsatz in Argentinien in der Schweiz versichert war,
bedeutet dies:
Schweiz: Weiterführung der Schweizer Sozialversicherung: AHV/IV/EO, Arbeitslosenversicherung,
Unfallversicherung, Pensionskasse, (Krankentaggeldversicherung)
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AUS DER PRAXIS
Schweiz: Weiterführung der Schweizer Krankenversicherung
Argentinien: Keine Abgaben
Zusatz – optional: Internationaler Krankenversicherungszusatz
In der Regel reicht ein Vorversicherungszeitraum von vier Wochen in der Schweiz aus, damit eine
Weiterversicherung gemäss einem bestehenden Sozialversicherungsabkommen in Anspruch
genommen werden kann.
Fazit
Mit dem Inkrafttreten des Sozialversicherungsabkommens werden Einsätze von Arbeitnehmenden
aus der Schweiz in Argentinien kostengünstiger sowie auch administrativ um einiges einfacher.
Dasselbe gilt natürlich ebenfalls für Einsätze von Arbeitnehmenden aus Argentinien in der Schweiz.
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