CONVINUS Global Mobility Alert - Week 39.2025

GLOBAL MOBILITY ALERT
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S E P T E M B E R 2 0 2 5 | W E E K 3 9
I n t h i s w e e k s i s s u e / I n d i e s e r W o c h e
Portugal - Portugal
Taiwan - Taiwan
United States - Vereinigte Staaten
Weekly Best Practice
Monthly Case Study - Praxisbeispiel
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NEWS UPDATE SEPTEMBER 25,2025
Portugal: Ongoing delays in issuing temporary residence permits are causing travel
problems for applicants
Portugal: Andauernde Verzögerungen bei der Erteilung von befristeten Aufenthaltsgenehmigungen
verursachen Reiseprobleme für Antragsteller
Due to ongoing delays in the administrative processes
of the competent authority in Portugal, appointments
for the issuance of a temporary residence permit are
currently being scheduled up to six months after the
expiry of the D visa (which is valid for 120 days),
without the possibility of extending the visa. As a
result, foreign nationals face significant international
travel restrictions while waiting for their temporary
residence permits to be issued.
The delays appear to be related to measures taken by
the new Portuguese Immigration and Border Control
Authority (AIMA), which continues to face a significant
backlog of applications. At the same time, AIMA
introduced new immigration channels, which placed
additional strain on its capacity. The situation has
worsened since COVID-19, particularly due to the
dissolution of the former immigration authority (SEF)
and the creation of the new authority AIMA.
Aufgrund weiterhin anhaltender Verzögerungen in
den Verwaltungsprozessen der zuständigen Behörde
in Portugal werden Termine für die Erteilung einer
befristeten Aufenthaltsgenehmigung derzeit bis zu
sechs Monate nach Ablauf des D-Visums (das eine
Gültigkeit von 120 Tagen hat) vergeben, ohne dass eine
Verlängerung des Visums möglich ist. Infolgedessen
sehen sich ausländische Staatsangehörige während
der Wartezeit auf die Erteilung ihrer befristeten
Aufenthaltsgenehmigung mit erheblichen internationalen
Reisebeschränkungen konfrontiert.
Die Verzögerungen scheinen im Zusammenhang mit
Massnahmen der neuen portugiesischen Einwanderungs-
und Grenzkontrollbehörde (AIMA) zu stehen, die
auch weiterhin einen erheblichen Rückstau an
Anträgen zu bewältigen hat. Die AIMA hatte
gleichzeitig neue Einwanderungswege eingeführt, was
ihre Kapazitäten zusätzlich belastete. Die Situation
hat sich seit COVID-19 verschlechtert, insbesondere
aufgrund der Auflösung der früheren Einwanderungsbehörde
(SEF) und der Schaffung der neuen Behörde
AIMA.
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NEWS UPDATE SEPTEMBER 25,2025
Taiwan: Introduction of the digital arrival card coming soon
Taiwan: Einführung der digitalen Ankunftskarte in Kürze
Starting October 1, 2025, Taiwan will abolish paperbased
arrival cards and replace them with a mandatory
digital system, the Taiwan Arrival Card (TWAC), for
foreign nationals who do not have Taiwanese
residency status, including those without a residence
visa, alien residence certificate, or diplomatic
Ab dem 1. Oktober 2025 wird Taiwan die papierbasierten
Ankunftskarten abschaffen und durch ein
documents. As a result, tourists, business travelers,
obligatorisches digitales System, die Taiwan Arrival
and other short-term visitors will be required to
Card (TWAC), für ausländische Staatsangehörige
complete the TWAC prior to traveling to Taiwan.
ersetzen, die keinen taiwanesischen Aufenthaltsstatus
haben, einschliesslich derjenigen ohne
Aufenthaltsvisum,
The TWAC can be completed online on the government's
online portal. Authorities recommend that
Ausländeraufenthaltsbescheinigung
oder diplomatische Dokumente. Infolgedessen
travelers submit the form within three days prior to
müssen Touristen, Geschäftsreisende und andere
departure (however, it is also possible to complete the
Kurzzeitbesucher die TWAC vor ihrer Reise nach
declaration at the airport of departure). The form asks
Taiwan ausfüllen.
for standard travel details, including passport details,
flight or ship number, arrival date, contact details,
Die TWAC kann online auf dem Online-Portal der
address during the stay, and purpose of travel. The
system allows group registrations of up to 16 people
Regierung ausgefüllt werden. Die Behörden empfehlen
Reisenden, das Formular innerhalb von drei Tagen
on a single form and has an update function that
vor der Abreise einzureichen (es ist jedoch auch
allows travelers to change their details if their plans
möglich, die Erklärung am Abflughafen auszufüllen).
change. The platform is currently available in English
Das Formular fragt standardmässige Reisedaten ab,
and traditional Chinese, with instructions in other
languages, including Indonesian, Japanese, Korean,
darunter Passdaten, Flug- oder Schiffsnummer, Ankunftsdatum,
Kontaktdaten, Adresse während des
Thai and Vietnamese.
Aufenthalts und Reisezweck. Das System ermöglicht
Gruppenanmeldungen von bis zu 16 Personen auf
After submitting the TWAC, travelers will receive a
einem einzigen Formular und verfügt über eine
confirmation email with a QR code. Although the QR
code can be presented upon entry, in most cases the
Aktualisierungsfunktion, mit der Reisende ihre Angaben
ändern können, wenn sich ihre Pläne ändern. Die
system will automatically retrieve the declaration by
Plattform ist derzeit in Englisch und traditionellem
scanning the traveler's passport. For travelers who
Chinesisch verfügbar, mit Anweisungen in weiteren
have not completed the TWAC in advance, counter and
support staff are available at the airport to facilitate
Sprachen, darunter Indonesisch, Japanisch, Koreanisch,
Thailändisch und Vietnamesisch.
online submission upon arrival.
Nach Einreichung der TWAC erhalten Reisende eine
Bestätigungs-E-Mail mit einem QR-Code. Der QR-Code
kann zwar bei der Einreise vorgelegt werden, in den
meisten Fällen ruft das System die Erklärung jedoch
automatisch durch Scannen des Reisepasses des
Reisenden ab. Für Reisende, die die TWAC nicht im
Voraus ausgefüllt haben, stehen am Flughafen Schalter
und Support-Mitarbeiter zur Verfügung, um die
Online-Einreichung bei der Ankunft zu erleichtern.
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NEWS UPDATE SEPTEMBER 25,2025
United States: Introduction of the New H-1B Restrictions - more details, clarifications and
the impactsf occupations announced
Vereinigte Staaten: Einführung der neuen H-1B-Beschränkungen - weitere Details, Klarstellungen
und die Auswirkungen
On September 19, 2025, President Trump signed a
Am 19. September 2025 unterzeichnete Präsident
proclamation and executive order (EO) affecting the H-
Trump eine Proklamation/Verkündigung und eine
1B visa program and introducing a new “Gold Card”
Durchführungsverordnung (EO), die sich auf das H-1B-
visa program. The Department of Labor also launched
Visaprogramm auswirken und ein neues „Gold Card”-
“Project Firewall.”
Visaprogramm einführen. Das Arbeitsministerium
startete ausserdem das „Project Firewall”.
Below are the key points from the proclamation
regarding the H-1B Visa (took effect at 12:01 EDT on
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Punkte aus
Sunday, September 21, 2025), EO, and related
der Proklamation bezüglich des H-1B-Visaprogramms
developments that took place between September 19
(am 21. September 2025, um 12:01 Uhr EDT in Kraft
H-1B Proclamation
getreten), der EO und den damit verbundenen Entwicklungen,
die zwischen dem 19. und 21. September 2025
stattfanden:
and 21, 2025:
H-1B-Proklamation
On the evening of September 19, the White House
issued a proclamation titled “Restricting the Entry of
Certain Nonimmigrant Workers.” The proclamation
Am Abend des 19. September 2025 veröffentlichte “das
Weiße Haus” eine Proklamation mit dem Titel
provides that "the entry of foreign nationals into the
United States as nonimmigrants to engage in
„Beschränkung der Einreise bestimmter nicht-immigrierender
Arbeitnehmer”. Die Proklamation sieht vor,
employment in a specialty occupation pursuant to
section 101(a)(15)(H)(i)(b) of the INA, 8 U.S.C. 1101 (a)(15)
(H)(i)(b), except for those foreign nationals whose
dass „die Einreise von Ausländern als Nicht-Einwanderer
in die Vereinigten Staaten zur Ausübung einer
Tätigkeit in einem Spezialberuf gemäss Abschnitt
applications are accompanied by or supplemented
with a payment of $100,000, subject to the exceptions
101(a)(15)(H)(i)(b) des INA, 8 U.S.C. 1101(a)(15)(H)(i)(b),
eingeschränkt, mit Ausnahme derjenigen Ausländer,
set forth in subsection (c) of this section."
deren Anträge mit einer Zahlung von 100.000 US-Dollar
On September 20, the U.S. Citizenship and Immigration
einhergehen oder ergänzt werden – vorbehaltlich der
in Unterabschnitt (c) dieses Abschnitts genannten
Services published a memo with guidelines on this
proclamation from the previous day. The memo states:
Ausnahmen.”
“This proclamation applies only to applications that
have not yet been filed.” It further stated: “The
proclamation does not apply to foreign nationals who:
are beneficiaries of petitions filed before the
Am 20. September veröffentlichte die US-Einwanderungsbehörde
(U.S. Citizenship and Immigration Services)
ein Memo mit Leitlinien zu dieser Proklamation
proclamation took effect, are beneficiaries of
currently approved petitions, or are in possession of a
vom Vortag. In diesem Memo heisst es: „Diese Proklamation
gilt nur für Anträge, die noch nicht gestellt
wurden.“ Begünstigte von Anträgen sind, die vor dem
validly issued H-1B nonimmigrant visa.” The U.S.
Customs and Border Protection (CBP) has also issued a
Inkrafttreten der Proklamation gestellt wurden,
Begünstigte von derzeit genehmigten Anträgen sind
memo. It is noteworthy that the CBP memo states that
“CBP will continue to process applications from
current H-1B visa holders in accordance with all
existing policies and procedures.”
oder im Besitz eines gültig ausgestellten H-1B-Nichteinwanderungsvisums
sind.“ Die US-Zoll- und Grenzschutzbehörde
(CBP) hat ebenfalls ein Memo herausgegeben.
Bemerkenswert ist, dass das CBP-Memo
vorsieht, dass „die CBP die Bearbeitung der Anträge
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der derzeitigen H-1B-Visuminhaber gemäss allen bestehenden
Richtlinien und Verfahren fortsetzen wird“.

BEST PRACTICE
Part 4 – New International Assignment
Models Increase Tax Complexity
NORMA REYNOV, CONVINUS
Traditional assignments are no longer the norm
In the past, things were often straightforward. An employee was assigned abroad for two or three
years, typically with their family. The children attended an international school, the employee had a
classic assignment contract, and the family only returned home for their annual home leave. For the
duration of the assignment, the employee’s tax residency shifted abroad, and payroll followed a
more or less established assignment process. Of course, there were always exceptions, but clearly
structured long-term assignments were far more common than they are today.
Well-defined short- and long-term assignments were especially standard in large companies with
formal global mobility programs. But today, such models are increasingly rare. Changing personal
realities, the growing demand for flexibility, and evolving business needs have made international
assignments more complex and often fragmented, commuting-based or hybrid in structure.
Tax complexity increases with non-traditional assignments
A practical example illustrates this complexity. A Swiss company assigns an employee liable to
Swiss withholding taxes to the United States, but not for a continuous period. Instead, the
employee alternates between three months in the US and three months in Switzerland over the
course of two years. From an operational standpoint, this model offers clear advantages.
Knowledge transfer is maintained, collaboration between teams in Switzerland and the US is
strengthened, and the family remains more stable.
However, from a tax perspective, this setup presents a wide range of challenges. The employee will
likely become tax liable in both countries. To avoid double taxation and to manage tax payments
correctly in both jurisdictions, the company will need to assess the situation carefully from both
the Swiss and US tax perspectives.
Such fragmented assignments with regular cross-border switches can quickly become a tax risk. In
many cases, companies lack both the internal expertise and the processes needed to manage these
scenarios reliably. Still, these types of assignments can be handled correctly and in compliance with
applicable laws, provided that companies seek appropriate external guidance and plan accordingly.
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Live
Praxis-
Seminar
25. November 2025
von 8.45 - 12.30 Uhr
im Hotel Baur au Lac,
Zürich
Konzerninterner Transfer in die Schweiz
(in deutscher Sprache)
Ein konzerninterner Transfer in die Schweiz kann zum einen als Entsendung
und zum anderen als Transfer mit einer lokalen Anstellung vorgenommen
werden. Hier spielen die arbeits- und aufenthaltsrechtlichen Regelungen
eine zentrale Rolle.
Die bewilligungsrechtlichen Lösungsmöglichkeiten werden sowohl für
Entsendungen als auch für Lokalisierungen aufgezeigt. Die Frage der
Notwendigkeit einer Personalverleihbewilligung wird ebenfalls
besprochen, da diese Thematik bei jeder konzerninternen Entsendung
grundsätzlich zu prüfen ist.
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AUS DER PRAXIS
Teil 4: Neue Entsendungsmodelle bringen
eine erhöhte steuerliche Komplexität mit
sich
NORMA REYNOV, CONVINUS
Klassische Entsendungen gab es gestern
In der Vergangenheit war die Sache meistens klar. Ein Mitarbeiter wurde mit der Familie für zwei
oder drei Jahre ins Ausland entsendet. Die Kinder gingen auf eine internationalen Schule, der Expat
hatte einen klassischen Entsendungsvertrag und die Familie kehrte höchstens für die jährlichen
«Home Leaves» ins Heimatland zurück. Damit verlagerte sich die Steuerpflicht für die Dauer der
Entsendung ins Ausland und die Payroll konnte einem mehr oder weniger klar abgestimmten
Prozess bei Entsendungen folgen. Selbstverständlich gab es auch andere Konstellationen bei
Langzeitentsendungen, aber diese waren längst nicht so häufig anzutreffen wie heute.
Klar strukturierte Kurz- und Langzeit-Entsendungen waren insbesondere in grossen Unternehmen
mit etablierten Assignment-Programmen über Jahre hinweg Standard. Doch heute sind solche
Modelle eher die Ausnahme. Veränderte Lebensrealitäten und der damit einhergehende Wunsch der
Mitarbeiter nach mehr Flexibilität sowie neue Unternehmensbedürfnisse führen dazu, dass
Entsendungsmodelle komplexer geworden sind und zunehmend auch fragmentiert, pendelnd oder
hybrid ausgestaltet werden.
Wenn Entsendungen zum steuerlichen Spagat werden
Ein Beispiel aus der Praxis verdeutlicht diese steuerliche Komplexität. Ein Schweizer Unternehmen
entsendet einen quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden in die USA, allerdings nicht durchgängig,
sondern im Wechsel. Drei Monate USA, drei Monate Schweiz, und das über einen Zeitraum von zwei
Jahren hinweg.
Aus operativer Sicht ist dieses Modell durchaus attraktiv. Der Know-how-Transfer bleibt erhalten, die
Verbindungen zwischen den Teams in den USA und in der Schweiz werden gestärkt und die familiäre
Belastung ist geringer.
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AUS DER PRAXIS
Doch steuerlich bringt dieses Modell eine Fülle von Herausforderungen mit sich, da der Mitarbeiter
sowohl in der Schweiz als auch in den USA steuerpflichtig sein wird. Um hier eine
Doppelbesteuerung zu vermeiden und die Steuern sowohl in der Schweiz als auch in den USA richtig
abzuführen, wird das Unternehmen nicht umhinkommen, diesen Fall gesondert aus der Schweizer
und aus der US-Perspektive prüfen zu lassen.
Denn gerade bei solchen fragmentierten Einsätzen mit regelmässigem Wechsel wird die steuerliche
Beurteilung schnell zum Risikofaktor. Oft fehlen im Unternehmen sowohl das Know-how als auch
die Prozesse, um solche Konstellationen sauber und verlässlich abzubilden. Nichtsdestotrotz
sollten Unternehmen nicht vor derartigen Entsendungskonstellationen zurückschrecken, denn mit
der geeigneten externen Expertise lassen sich auch derartige «Sonderfälle» rechtskonform
umsetzen.
Commuter Assignments – dauerhaft im Grenzbereich
Ein weiteres Beispiel verdeutlicht, wie anspruchsvoll die steuerliche Beurteilung auch bei scheinbar
einfachen Commuter Assignments sein kann. Ein Schweizer Unternehmen entsendet einen
Geschäftsführer für zwei Jahre in die deutsche Tochtergesellschaft. Er arbeitet an drei Tagen pro
Woche in Deutschland und an zwei Tagen pro Woche in der Schweiz. Der Schweizer Arbeitsvertrag
bleibt bestehen, das Gehalt wird vollständig aus der Schweiz gezahlt.
Aus unternehmerischer Sicht ist diese Aufteilung sinnvoll. Der Geschäftsführer bleibt eng mit dem
Schweizer Mutterhaus verbunden, kann aber gleichzeitig die operative Leitung in Deutschland
übernehmen. Auch steuerlich kann die Situation relativ einfach und unkompliziert gelöst werden.
Denn aufgrund seiner leitenden Funktion unterliegt der Geschäftsführer für die deutsche
Gesellschaft nach den geltenden Regeln des deutsch-schweizerischen Doppelbesteuerungsabkommens
vollständig der deutschen Steuerpflicht, d.h. auch für die Schweizer Arbeitstage.
Die Steuerbelastung ist in Deutschland allerdings deutlich höher als in der Schweiz und wird
deshalb meistens vom Arbeitgeber ausgeglichen.
Für HR und Payroll stellt sich die Frage, wie sich diese Konstellation korrekt und effizient abbilden
lässt. Auch wenn die auszahlende Payroll in der Schweiz bleibt, wird hier eine deutsche Payroll
benötigt, um die deutschen Lohnsteuern richtig abführen zu können.
Dies bedingt enge Abstimmungen zwischen der internen Schweizer Payroll und dem unter
Umständen externen Payroll-Provider in Deutschland.
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AUS DER PRAXIS
Hier sollten sich alle Parteien bewusst sein, dass die Fallkonstellation trotz der relativ einfachen
steuerlichen Beurteilung (d.h. das gesamte Gehalt ist in Deutschland steuerpflichtig) in der Praxis
auf der Payroll nicht einfach umzusetzen ist und daher frühzeitige und wiederkehrende
Abstimmungen zur richtigen administrativen Umsetzung erforderlich sind.
Fazit
Entsendung ist heute vielfältiger und damit auch komplexer geworden. Klassische Entsendungen
mit dem Umzug der gesamten Familie für beispielsweise 2 Jahre ins Ausland sind mittlerweile schon
fast die Ausnahme. Stattdessen dominieren hybride Modelle wie Commuter Assignments oder
fragmentierte Auslandseinsätze den Alltag von Unternehmen.
Gerade diese Vielfalt stellt HR und Payroll vor neue Herausforderungen. Es genügt nicht mehr, auf
bestehende Prozesse oder Standardannahmen zurückzugreifen. Vielmehr braucht es ein
geschärftes Bewusstsein dafür, dass auch kurze oder regelmässige Einsätze im Ausland zu
steuerlichen und administrativen Verpflichtungen führen können. Insbesondere dann, wenn
mehrere Länder, wechselnde Einsatzorte oder leitende Funktionen involviert sind.
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BY NORMA REYNOV, CONVINUS
Monthly Special - Case study: Part 5: Remote Work in the UK for a Swiss Employer –
Tax and other administrative challenges
Introduction
Cross-border remote working has long been a reality, and not just for technology companies or
executives. Today, it also applies to many roles that used to require a physical presence at the
company’s main office. However, when remote work is combined with permanent residence abroad,
things become significantly more complex, especially from an HR, payroll, and income tax
perspective.
The following case study, involving Switzerland and the United Kingdom, illustrates how
international remote work setups can be implemented in practice and what needs to be considered
along the way.
Example
An employee is hired by a Swiss company but lives in the UK and works primarily from home. Her
position allows for location-independent work. On average, she spends four working days per
month in Switzerland for workshops, management meetings, or client visits. She keeps a detailed
travel calendar.
The administrative setup was implemented as follows:
The employee has an employment contract with the Swiss company, based on UK employment
law.
In the UK, both income tax and social security contributions are processed via a local payroll
provider.
Salary payments are still made by the Swiss company.
For the workdays in Switzerland, Swiss withholding taxes are deducted and paid to the relevant
tax authority.
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BY NORMA REYNOV, CONVINUS
This setup has been running smoothly for several years now, but it required significant
coordination efforts in the early months.
Employment Law
Since the employee performs the majority of her work in the UK, UK employment law applies. The
employment contract was, therefore, drafted based on UK regulations and adapted to the
framework of the Swiss company.
The contract was written in a way that is both legally sound and understandable for the Swiss HR
team, and it meets UK employment standards such as minimum holiday entitlement, termination
periods, and maternity provisions.
Social Security
Because the employee works mainly in the UK, she is subject to the UK social security system.
National Insurance Contributions (NICs) are processed via a local UK payroll provider. This requires
close coordination between the Swiss employer and the UK partner. To formally exempt the
employee from Swiss social security coverage for her occasional workdays in Switzerland, proof of
UK coverage was obtained (similar to an A1 certificate). This certificate must be requested from the
relevant UK authority.
Income Taxes
Due to her residence in the UK, the employee is subject to full UK tax liability. However, her regular
business trips to Switzerland create a limited tax liability there since she works for a Swiss
company and is physically present for several days per month.
The main challenge lies in the practical implementation:
Swiss workdays must be documented via a travel calendar and reviewed regularly.
Withholding tax must be calculated, deducted, and reported correctly and transparently on the
payslip.
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BY NORMA REYNOV, CONVINUS
Double taxation can generally be avoided through the UK-Switzerland double taxation agreement.
Nevertheless, it is strongly recommended that the employee consult a qualified UK tax advisor to
ensure that the agreement is applied correctly in practice and not just in theory.
Permanent Establishment Risk
The Swiss company does not intend to create a permanent establishment (PE) in the UK. To avoid
this risk, precautions were taken when drafting the employment contract. The employee is not
permitted to negotiate or sign contracts on behalf of the company. She has no signatory power or
proxy authority.
Payroll
A local UK payroll provider is essential. The provider processes payslips, handles communication
with the UK tax and social security authorities, and takes care of additional administrative tasks
such as statutory reporting, tax documents, and pension contributions (e.g. enrollment in a UK
pension scheme like “Nest”).
Work Permits
The employee is a UK national, so she does not require a UK work permit. However, a Swiss work
permit is required for her occasional Swiss workdays. This leads to a regulatory gap, as there is
currently no consistent permit category for third-country nationals with foreign residence working
for a Swiss employer.
Some cantons issue 120-day permits as a pragmatic solution. Others refuse to issue a permit or
insist on formal labor market checks even if the employee is only working a few days in Switzerland.
It remains to be seen how Swiss authorities will address this legal grey area and develop a more
consistent practice to reflect what many companies are already doing.
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BY NORMA REYNOV, CONVINUS
Conclusion
International remote work with residence abroad and occasional workdays in Switzerland is no
longer rare. It has become part of everyday business life for many Swiss companies. But it brings
specific tax and administrative challenges.
International set-ups like living in the UK, having a Swiss employment contract under UK law, and
working a few days per month in Switzerland often require a high level of coordination between HR,
payroll, and local experts. Early planning, a clear travel calendar, and well-defined processes are key
to success.
Companies should not underestimate the legal and tax complexity of such setups. At the same time,
they should not avoid these models. With the right structure and professional support, remote
work from abroad can help Swiss employers attract and retain highly skilled people across borders.
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BY NORMA REYNOV, CONVINUS
Monthly Special - Case study: Teil 5: Remote Work in Grossbritannien für einen
Schweizer Arbeitgeber – Steuerliche und andere administrative Herausforderungen
Einleitung
Remote Work über Landesgrenzen hinweg ist nicht nur für Tech-Firmen oder Führungskräfte längst
Realität geworden. Inzwischen betrifft es viele Positionen, die früher eine physische Präsenz am
Unternehmenssitz voraussetzten. Doch gerade bei internationalen Remote-Work-Konstellationen
mit dauerhaftem Wohnsitz im Ausland ist die Umsetzung aus Sicht von HR, Payroll und Steuern
alles andere als trivial. Ein gutes Beispiel dafür ist die folgende Fallstudie mit Bezug zur Schweiz
und zum Vereinigten Königreich.
Beispiel
Eine Mitarbeiterin ist bei einem Schweizer Unternehmen angestellt. Sie lebt jedoch in
Grossbritannien und arbeitet dort auch vorwiegend aus dem Homeoffice. Die Position erlaubt ein
ortsunabhängiges Arbeiten, dennoch verbringt sie durchschnittlich vier Arbeitstage pro Monat in
der Schweiz für Team-Workshops, Führungssitzungen oder Kundentermine. Hierfür führt sie einen
detaillierten Reisekalender.
Aus administrativer Sicht wurde das Setup wie folgt umgesetzt:
Die Mitarbeiterin hat einen Arbeitsvertrag mit der Schweizer Firma, der auf britischem
Arbeitsrecht basiert.
In Grossbritannien werden sowohl die Einkommenssteuern als auch die Sozialversicherungsbeiträge
regulär über einen britischen Payroll-Provider abgerechnet.
Die Gehaltsauszahlung erfolgt jedoch durch die Schweizer Firma.
Für die Arbeitstage in der Schweiz werden Schweizer Quellensteuern einbehalten und an das
zuständige Steueramt abgeführt.
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BY NORMA REYNOV, CONVINUS
Das ist nun bereits seit etlichen Jahren ein reibungslos funktionierendes und gut eingespieltes Setup,
das jedoch die ersten Monate einen nicht ganz unwesentlichen Koordinationsaufwand im
Hintergrund mit sich brachte.
Arbeitsrecht
Da die Mitarbeiterin ihre Tätigkeit überwiegend in UK ausübt, ist grundsätzlich britisches
Arbeitsrecht anwendbar. Der Arbeitsvertrag mit dem Schweizer Unternehmen wurde daher auf
Basis des britischen Arbeitsrechts erstellt und zudem an die Gegebenheiten des Schweizer
Unternehmens angepasst.
Hierbei wurde insbesondere darauf geachtet, den Arbeitsvertrag umfassend und auch für das
Schweizer HR gut verständlich auszuformulieren und die britischen Mindestanforderungen in
Bezug auf das Arbeitsrecht zu erfüllen (z. B. Ferienansprüche, Kündigungsfristen, Mutterschutz).
Sozialversicherungen
Aufgrund der ausschliesslich bzw. vorwiegend in Grossbritannien erbrachten Tätigkeit unterliegt
die Mitarbeiterin dem britischen Sozialversicherungssystem. Die britischen Sozialversicherungsbeiträge
(National Insurance Contributions - NIC) werden über eine britische Payroll abgeführt.
Hierzu bedarf es einer engen Zusammenarbeit zwischen dem Schweizer Unternehmen und einem
lokalen Payroll-Partner in UK. Um die formelle Befreiung von den Schweizer Sozialversicherungen
für die einzelnen Schweizer Arbeitstage sicherzustellen, sollte eine Bescheinigung über die
Unterstellung im britischen System vorgelegt werden (als Pendant zum A1). Diese muss bei der
zuständigen Stelle in Grossbritannien beantragt werden.
Steuern
Durch ihren Wohnsitz in Grossbritannien ist die Mitarbeiterin dort unbeschränkt steuerpflichtig.
Gleichzeitig entsteht aufgrund der Schweizer Arbeitstage in Verbindung mit einem Schweizer
Arbeitgeber eine beschränkte Steuerpflicht in der Schweiz. Für diese Tage wird die Schweizer
Quellensteuer einbehalten.
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BY NORMA REYNOV, CONVINUS
Die Herausforderung liegt hier vor allem in der praktischen Umsetzung:
Die Arbeitstage in der Schweiz müssen mittels Reisekalender dokumentiert und regelmässig
ausgewertet werden.
Die Quellensteuer ist korrekt zu berechnen, abzuführen und auf der Lohnabrechnung
transparent und nachvollziehbar auszuweisen.
Eine doppelte Besteuerung kann grundsätzlich durch das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen
der Schweiz und Grossbritannien vermieden werden. Dennoch empfiehlt es sich für den Mitarbeiter
in vielen Fällen, einen versierten britischen Steuerberater hinzuzuziehen, um die Doppelbesteuerung
nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis zu vermeiden.
Betriebsstätte
Das Schweizer Unternehmen möchte keine Betriebsstätte in Grossbritannien gründen. Es ist daher
von Vorteil, bereits bei der Erstellung des Arbeitsvertrags entsprechende Vorsicht walten zu lassen
und der Mitarbeiterin zu untersagen, dass sie Verträge für das Unternehmen aushandeln und / oder
unterzeichnen darf. Zudem sollte sie keine Prokura erhalten.
Payroll
Die Involvierung eines britischen Payroll-Providers ist zwingend notwendig. Der Payroll-Provider
wird die Lohnabrechnungen erstellen sowie die Kommunikation mit den britischen Steuer- und
Sozialversicherungsbehörden übernehmen. Ferner ist er auch für diverse weitere administrative
Aufgaben zuständig, wie beispielsweise Reportingpflichten, Steuerdokumente im Rahmen der
Payroll oder auch die Versicherungen der Mitarbeiterin bei einer britischen Pensionskasse (z.B.
Nest).
Arbeitsbewilligung
Für Grossbritannien benötigt die britische Mitarbeiterin keine Arbeitsbewilligung. Für die
vereinzelten Schweizer Arbeitstage muss jedoch zwingend eine Bewilligung vorliegen.
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BY NORMA REYNOV, CONVINUS
Für Drittstaatsangehörige mit ausländischem Wohnsitz und Schweizer Arbeitgeber besteht hier
jedoch eine Regelungslücke.
Manche Kantone stellen daher aus rein pragmatischen Gründen eine 120-Tages-Bewilligung aus,
während andere Kantone das Ausstellen einer Bewilligung verweigern oder trotz des ausländischen
Wohn- und Arbeitsortes auf umfassende Suchbemühungen des Arbeitgebers zur Besetzung der
Stelle beharren. Es bleibt daher abzuwarten, wie die Schweizer Behörden diese Regelungslücke für
Arbeitsbewilligungen schliessen werden, um der bereits heute gelebten Praxis doch so einiger
Schweizer Unternehmen Rechnung zu tragen.
Fazit
Internationale Remote-Work-Setups mit Wohnsitz im Ausland und punktuellen Einsätzen in der
Schweiz sind kein Sonderfall mehr. Sie sind vielmehr eine gelebte Realität, die längst in Schweizer
Unternehmen Einzug gehalten hat. Dennoch dürfen die steuerlichen und administrativen
Anforderungen nicht unterschätzt werden.
Internationale Anstellungslösungen wir im oben beschriebenen Beispiel - Wohnsitz in
Grossbritannien, ein Arbeitsvertrag mit einer Schweizer Gesellschaft (nach britischem Recht) sowie
gelegentliche Reisen in die Schweiz - erfordern im Hintergrund ein hohes Mass an Koordination
zwischen HR, Payroll und lokalen Partnern. Für ein erfolgreiches Setup sind eine frühzeitige
Planung, ein sauberer Reisekalender und klar definierte Prozesse zwischen den involvierten
Parteien entscheidend.
Wer internationales «remote» Arbeiten ermöglichen will, sollte sich einerseits der steuerlichen
Komplexität bewusst sein und anderseits vor derartigen Anstellungskonstellationen nicht
zurückschrecken. Denn sie bieten einen unschätzbaren Mehrwert für Schweizer Unternehmen, um
weltweit geeignetes Personal zu rekrutieren.
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