CONVINUS Global Mobility Alert - Week 40.2025

GLOBAL MOBILITY ALERT
Unser wöchentlicher Service für Sie Our free weekly service for you
O C T O B E R 2 0 2 5 | W E E K 4 0
I n t h i s w e e k s i s s u e / I n d i e s e r W o c h e
Ireland - Irland
South Africa - Südafrika
South Korea - Südkorea
Weekly Best Practice
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NEWS UPDATE OCTOBER 3,2025
Ireland: Renewal of residence permit required to ensure possibility of returning to Ireland
after Christmas trip
Irland: Erneuerung der Aufenthaltsgenehmigung erforderlich, um Rückkehrmöglichkeit
nach Irland nach der Weihnachtsreise sicherzustellen
Please note that non-European Economic Area citizens
who wish to travel over Christmas time and require an
Irish Residence Permit Card (IRP Card) to re-enter
Ireland should submit their application for an IRP Card
latest by October 31, 2025 to ensure they receive their
new IRP card in time for their travel.
Due to an existing backlog at the relevant authority, it
can take three to four weeks for an application to be
processed, followed by further about two weeks for
the IRP card to be delivered.
This issue particularly affects nationals who require a
visa, as the IRP card serves as a re-entry permit.
In this case, we recommend that employers ensure
that the IRP card renewal is applied for before this
deadline to avoid the risk of the card expiring during
Wir machen darauf aufmerksam, dass Nicht-Bürger
the Christmas period and immediate re-entry of the
des Europäischen Wirtschaftsraums, die über
employees into the country not being possible.
Weihnachtszeit verreisen möchten und eine irische
Aufenthaltsgenehmigungskarte (IRP-Karte) benötigen,
um wieder nach Irland einzureisen, ihren Antrag auf
eine IRP-Karte bis zum 31. Oktober 2025 einreichen
müssen, um sicherzustellen, dass sie ihre neue IRP-
Karte rechtzeitig vor Reiseantritt erhalten.
Aufgrund eines bestehenden Bearbeitungsrückstands
bei der zuständigen Behörde kann es drei bis vier
Wochen dauern, bis ein Antrag bearbeitet ist, gefolgt
von weiteren ungefähr zwei Wochen für die Zustellung
der IRP-Karte.
Dieses Problem betrifft vor allem Staatsangehörige,
die ein Visum benötigen, da die IRP-Karte als Wiedereinreisegenehmigung
dient.
In diesem Fall empfehlen wir Arbeitgebern, dass sie
sicherstellen, dass die Verlängerung der IRP-Karte bis
zu diesem Stichtag beantragt wird, um das Risiko zu
vermeiden, dass die Karte während der Weihnachtszeit
abläuft und eine sofortige Wiedereinreise der
Mitarbeiter in das Land nicht möglich ist.
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NEWS UPDATE OCTOBER 3,2025
South Africa: Extension of temporary derogations for processing applications for exemption
and appeals until March 31, 2026
Südafrika: Verlängerung der befristeten Ausnahmeregelungen für die Bearbeitung von
Anträgen auf Befreiung und Berufung bis zum 31. März 2026
The South African Home Affairs Ministry has extended
the temporary exemptions for processing exemption
and appeal applications, which had previously been
extended to September 30, 2025, until March 31, 2026.
The most important points are as follows:
The extension of the deadline to March 31, 2026
applies to visa holders with pending applications
for exemption or appeal.
According to the South African authorities, visa
holders awaiting a decision on an application for
exemption or appeal may leave South Africa and
Das südafrikanische Innenministerium hat die
re-enter the country without being declared
befristeten Ausnahmeregelungen für die Bearbeitung
undesirable, provided they carry certain required
von Anträgen auf Befreiung und Berufung , die zuvor
documents with them. Further details can be
bereits auf den 30. September 2025 verlängert worden
found here.
waren, bis zum 31. März 2026 verlängert.
In this context, we strongly recommend that you
Hierbei sind die wichtigsten Punkte:
check the required documents for accuracy and
Die Verlängerung der Frist bis zum 31. März 2026
completeness before travelling and ensure that you
gilt für Visuminhaber mit anhängigen Anträgen auf
have them with you to avoid unpleasant situations
Befreiung oder Berufung.
when leaving and entering the country.
Visuminhaber, die auf eine Entscheidung über
einen Antrag auf Befreiung oder Berufung warten,
Note: The South African authorities also recently
können, gemäss den südafrikanischen Behörden,
announced that they have now cleared the backlog of
aus Südafrika ausreisen und wieder einreisen,
visa and permit applications that were included in
ohne als unerwünscht erklärt zu werden, sofern
previous temporary exemptions.
sie bestimmte erforderliche Dokumente mit sich
führen. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
In diesem Kontext empfehlen wir dringend, die Mitnahme
der erforderlichen Dokumente vor Reiseantritt
auf Korrekt- und Vollständigkeit zu überprüfen und
deren Mitnahme sicherzustellen, um unangenehme
Situationen bei der Aus- und Einreise zu vermeiden.
Hinweis: Die südafrikanischen Behörden gaben weiter
kürzlich bekannt, dass sie die Rückstände bei der
Bearbeitung von Visa- und Genehmigungsanträgen,
die in früheren vorübergehenden Ausnahmeregelungen
enthalten waren, zwischenzeitlich beseitigt haben.
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NEWS UPDATE OCTOBER 3,2025
South Korea: New K-Star visa launched to attract global STEM talent
Südkorea: Neues K-Star-Visum eingeführt, um weltweit Talente im «MINT-Bereich»
anzuziehen
The South Korean Ministry of Justice has announced a
new visa program called ‘Korea Science and Technology
Advanced Human Resources (K-Star)’ to attract
world-leading talent in science and technology (all
disciplines included are referred to as ‘STEM fields’ –
science, technology, engineering and mathematics).
The key points are as follows:
K-Star extends fast-track eligibility for permanent
residency in South Korea to international
graduates from 20 general universities.
K-Star allows international students who are
recommended by their university as ‘outstanding
talents’ to apply for an F-2 residence visa without
employment requirements.
The new visa procedure shortens the length of stay
required to obtain permanent residency from six
years to three years.
Das südkoreanische Justizministerium hat ein neues
Visumprogramm namens „Korea Science and Technology
Advanced Human Resources (K-Star)” angekündigt,
um weltweit führende Talente aus den Bereichen
Wissenschaft und Technologie (alle beinhalteten
Disziplinen als «MINT-Bereich» bezeichnet – Mathematik,
Informatik, Naturwissenschaften und Technik -
/ «STEM fields») anzuziehen.
Die wichtigsten Punkte hierzu sind:
K-Star erweitert die Fast-Track-Berechtigung für
eine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung in
Südkorea auf internationale Absolventen von 20
allgemeinen Universitäten.
K-Star ermöglicht es internationalen Studenten,
die von ihrer Universität als „herausragende
Talente” empfohlen werden, ein F-2-Aufenthaltsvisum
ohne Beschäftigungsvoraussetz-ungen zu
beantragen.
Das neue Visumverfahren verkürzt die Aufenthaltsdauer,
die für den Erhalt einer dauerhaften
Aufenthaltsgenehmigung erforderlich ist, von
sechs auf drei Jahre.
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BEST PRACTICE
Payroll for long-term assignments:
Structure and key aspects
FRIEDERIKE RUCH, CONVINUS
This month, our alerts focus on the challenges of payroll for international employees and
expatriates. In addition to the set-up for long-term assignments, we will discuss the processing of
remuneration elements that are paid in advance of an assignment or afterwards, as well as those
that are paid during the assignment but repeatedly raise questions. We will also highlight the
challenges from a payroll perspective with regard to short-term assignments for fitters or project
staff, as well as business travellers.
Long-term assignments abroad are part of everyday life in many international companies. However,
payroll for expatriates poses a particular challenge for human resources and finance departments
because employees are usually confronted with two different countries at the same time.
This is due, among other things, to the fact that employees are subject to both tax and social
security contributions in both or different countries. To ensure that payroll accounting runs
smoothly, a clear system is needed, as well as a good understanding and communication between
the two different payroll departments (home country and country of assignment).
1. Salary structure: salary split and net remuneration
A proven model is the so-called salary split. This involves dividing the salary:
One part is paid in the home country to cover social security contributions, mortgages or
financial support for the family, for example.
The other part is paid in the country of assignment to cover living expenses and meet tax
obligations there.
Net remuneration is also often agreed in conjunction with a tax equalisation model. The expatriate
receives a fixed net salary, while the company covers the difference between taxation in the home
country and the country of assignment, as well as the associated social security costs. This ensures
that employees are not disadvantaged.
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BEST PRACTICE
2. Taxes and social security
A key issue is taxation in the country of assignment and possibly also in the home country. Double
taxation agreements (DTAs) determine in which country income must be taxed. Nevertheless,
coordination between the two countries remains complex and often requires external tax advice.
As a company, it is highly advisable to carry out a thorough analysis of the remuneration elements
and their tax and social security implications in both countries. Social security is also a critical
issue. A distinction is made here between assignment to EU member states or Switzerland and EU
member states or EFTA- member states and contracting states.
Assignments in non-contracting states pose a particular challenge, as in these constellations the
employee often has to pay social security contributions in both countries or take out additional
insurance.
3. Additional benefits for expats
Long-term assignments entail special burdens, which companies compensate for or cushion with
expat packages. The following additional remuneration elements often play a role in this:
Housing costs in the country of assignment
School fees for international schools for children
Flights home per year
Cost of living allowance
International health insurance costs
Tax equalisation
Hardship allowances for difficult countries of assignment
Home search support
These benefits not only provide financial security, but are also intended to motivate employees.
4. Payroll processes and compliance
Payroll is usually divided into two parts:
The home payroll continues to deduct social security contributions and pays the home portion.
The host country payroll is responsible for paying allowances and handling tax matters in the
host country.
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Live
Praxis-
Seminar
25. November 2025
von 8.45 - 12.30 Uhr
im Hotel Baur au Lac,
Zürich
Konzerninterner Transfer in die Schweiz
(in deutscher Sprache)
Ein konzerninterner Transfer in die Schweiz kann zum einen als Entsendung
und zum anderen als Transfer mit einer lokalen Anstellung vorgenommen
werden. Hier spielen die arbeits- und aufenthaltsrechtlichen Regelungen
eine zentrale Rolle.
Die bewilligungsrechtlichen Lösungsmöglichkeiten werden sowohl für
Entsendungen als auch für Lokalisierungen aufgezeigt. Die Frage der
Notwendigkeit einer Personalverleihbewilligung wird ebenfalls
besprochen, da diese Thematik bei jeder konzerninternen Entsendung
grundsätzlich zu prüfen ist.
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AUS DER PRAXIS
Payroll bei langfristigen Entsendungen:
Aufbau und zentrale Aspekte
FRIEDERIKE RUCH, CONVINUS
In diesem Monat stehen unsere Alerts im Zeichen der Herausforderungen der Payroll bei
internationalen Mitarbeitern bzw. Expatriates. Wir werden dabei neben dem Set-up bei langfristigen
Entsendungen die Abwicklung von Vergütungselementen behandeln, welche im Vorfeld einer
Entsendung bzw. nachgelagert bezahlt werden, sowie diejenigen, die während des Einsatzes bezahlt
werden, aber immer wieder Fragen aufwerfen. Daneben werden wir die Herausforderungen aus
Payroll-Sicht bezüglich kurzfristiger Einsätze von Monteuren oder Projektmitarbeitern sowie auch
Business Traveller aufzeigen.
Langfristige Auslandseinsätze gehören in vielen international tätigen Unternehmen zum Alltag. Für
die Personal- und Finanzabteilungen stellt die Payroll für Expatriates dabei jedoch eine besondere
Herausforderung dar, weil Mitarbeiter in der Regel gleichzeitig mit zwei unterschiedlichen Ländern
konfrontiert sind. Dies ist unter anderem der Tatsache geschuldigt, dass die Mitarbeiter in beiden
oder unterschiedlichen Ländern sowohl steuer- als auch sozialversicherungspflichtig sind. Damit die
Gehaltsabrechnung reibungslos funktioniert, braucht es ein klares System sowie ein gutes
Verständnis und auch eine gute Kommunikation zwischen den beiden unterschiedlichen Payroll-
Abteilungen (Heimat- und Einsatzland).
1. Gehaltsstruktur: Salary Split und Nettovergütung
Ein bewährtes Modell ist der sogenannte Salary Split. Dabei wird das Gehalt aufgeteilt:
Ein Teil wird im Heimatland ausgezahlt, um z. B. Sozialversicherungsbeiträge, Hypotheken oder
die finanzielle Unterstützung der Familie abzudecken
Der andere Teil wird im Einsatzland gezahlt, um dort die Lebenshaltungskosten zu bestreiten
und die steuerlichen Pflichten zu erfüllen.
Oft wird zudem eine Nettovergütung vereinbart, verbunden mit einem Tax Equalization-Modell.
Dabei erhält der Expat ein festes Netto-Gehalt, während das Unternehmen die Differenz zwischen
Heimat- und Einsatzlandbesteuerung sowie die darauf anfallenden Sozialversicherungskosten
So wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nicht benachteiligt werden.
übernimmt.
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AUS DER PRAXIS
2. Steuern und Sozialversicherung
Ein zentrales Thema ist die Besteuerung im Einsatzland und möglicherweise auch noch im
Heimatland. Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) legen fest, in welchem Land das Einkommen
versteuert werden muss. Dennoch bleibt die Koordination zwischen beiden Ländern komplex und
erfordert häufig externe Steuerberatung.
Als Unternehmen ist man sehr gut beraten, wenn eine saubere Analyse der Vergütungselemente
und derer steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Auswirkung in beiden Ländern vorgenommen
wird.
Auch die Sozialversicherung ist ein kritischer Punkt. Hier unterscheidet man zwischen Entsendung
in den EU-Mitgliedsstaaten bzw. der Schweiz und EU-Mitgliedsstaaten oder EFTA-Mitgliedsstaaten
sowie Vertragsstaaten.
Eine besondere Herausforderung stellen Einsätze in Nichtvertragsstaaten dar, da in diesen
Konstellationen der Mitarbeiter häufig in beiden Ländern Sozialversicherungsbei-träge bezahlt
oder zusätzliche Versicherungen abgeschlossen werden.
3. Zusatzleistungen für Expats
Langfristige Entsendungen bringen besondere Belastungen mit sich, die Unternehmen durch Expat-
Packages ausgleichen bzw. abfedern. Die folgenden zusätzlichen Vergütungselemente spielen
dabei häufig eine Rolle:
Wohnungskosten im Einsatzland
Schulgeld für internationale Schulen für die Kinder
Heimflüge pro Jahr
Lebenshaltungskostenausgleich
Internationale Krankenversicherungskosten
Steuerausgleich
Hardship Allowances bei schwierigen Einsatzländern
Home search Unterstützung
Diese Benefits sorgen nicht nur für finanzielle Sicherheit, sondern sind auch als Motivation für die
Mitarbeiter gedacht sein.
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AUS DER PRAXIS
4. Payroll-Prozesse und Compliance
Die Payroll ist meist zweigeteilt:
Die Heimat-Payroll führt weiterhin Sozialabgaben ab und zahlt den Heimatanteil.
Die Einsatzland-Payroll übernimmt die Auszahlung von Zulagen sowie die steuerliche
Abwicklung im Einsatzland.
Wichtig ist eine enge Koordination zwischen beiden Payrolls. Nur so können Transparenz,
Compliance mit lokalen Melde-/Abgabepflichten und einheitliches Reporting für HR und die
Finanzabteilung gewährleistet werden.
Fazit
Die Payroll bei langfristigen Entsendungen ist komplex und erfordert eine sorgfältige Planung. Ein
durchdachtes Modell aus Salary Split, Tax Equalization und klar geregelten Zusatzleistungen bildet
die Basis.
Ergänzt durch steuerliche Expertise und eine enge Abstimmung zwischen Heimat- und Einsatzland-
Payroll können Unternehmen sicherstellen, dass Entsendungen für beide Seiten, sowohl für den
Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber, erfolgreich verlaufen.
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