Miniguia per a la Gestió dels Ajuts Subvencionats pel Fons ... - ACC1Ó

Miniguia per a la Gestió dels
Ajuts Subvencionats pel Fons
Europeu de Desenvolupament
Regional (FEDER)
Subvenció Global per a la Innovació Empresarial
Programa Operatiu Catalunya 2007-2013
Instruccions per als Beneficiaris finals dels ajuts a
Empreses catalanes per a Noves Oportunitats de
Negoci (NON) -Canvi estructural- (amb despeses de
R+D)
juliol de 2012
1

Índex
1. INTRODUCCIÓ: EL PROGRAMA OPERATIU DE FEDER A
CATALUNYA I LA SUBVENCIÓ GLOBAL D’ACC1Ó ...................... 3
2. SUBVENCIONABILITAT DE LA DESPESA SEGONS FEDER ... 4
3. REQUERIMENTS DEL SISTEMA COMPTABLE ........................ 5
4. GESTIÓ DOCUMENTAL I SISTEMA D’ARXIU ........................... 6
5. VERIFICACIONS I ALTRES CONTROLS ................................. 10
6. MESURES D’INFORMACIÓ I PUBLICITAT .............................. 11
7. IGUALTAT D’OPORTUNITATS I MEDI AMBIENT .................... 15
8. SERVEI DE SUPORT ALS BENEFICIARIS (HELPDESK)
........ 15
2

1. INTRODUCCIÓ: EL PROGRAMA OPERATIU DE FEDER A CATALUNYA I
LA SUBVENCIÓ GLOBAL D’ACC1Ó
ACC1Ó ha estat designat, mitjançant la signatura d’un Conveni de col·laboració
entre el Departament d’Economia i Coneixement de la Generalitat de Catalunya
i ACC1Ó, organisme intermedi de segon nivell encarregat de la gestió de la
Subvenció Global per la Innovació Empresarial a Catalunya prevista en el
Programa Operatiu del Fons Europeu de Desenvolupament Regional (FEDER)
2007-2013 de Catalunya.
La Subvenció Global aporta finançament addicional a projectes d’innovació
empresarial a Catalunya, en virtut del seu encaix en l’Eix estratègic 1 del
Programa Operatiu. Els objectius d’aquest Eix inclouen la promoció de la
competitivitat i capacitat innovadora de les empreses catalanes, tant a partir de
projectes propis com a través del reforçament de les xarxes d’institucions
dedicades a la promoció de la recerca i la transferència tecnològica entre les
institucions investigadores i les empreses.
Aquesta Subvenció Global, d’una banda, incrementa la capacitat d’ACC1Ó per
a proporcionar a les empreses i entitats catalanes recursos afegits amb els
quals puguin desenvolupar aquest tipus de projectes. D’altra banda, exigeix el
compliment d’una sèrie de requeriments i obligacions normatives específiques
per la presència dels Fons Estructurals de la Unió Europea en els ajuts
atorgats.
La present Miniguia vol donar una primera resposta a les preguntes i
necessitats que poden plantejar-se els beneficiaris dels ajuts públics
cofinançats pels Fons Estructurals de la Unió Europea en la seva gestió i
justificació.
3

2. SUBVENCIONABILITAT DE LA DESPESA SEGONS FEDER
2.1. Requeriments generals de subvencionabilitat
Que les despeses compleixin els requisits específics esmentats a les bases
de la convocatòria de la línia d’ajuts i a la resolució de l’ajut, amb especial
observança en el compliment de la normativa nacional i autonòmica
aplicable en matèria de subvencions.
Quan els imports de les contractacions o factures de béns d’equip o
prestacions de serveis de consultoria o assistència tècnica superin els
12.000 € sense IVA (18.000 € sense IVA a partir del 2 de desembre de
2011), caldrà sol·licitar 3 ofertes de diferents proveïdors amb caràcter previ
a la contractació o a la data de la factura.
Que les despeses estiguin directament relacionades amb l'objectiu del
projecte aprovat (conforme a la resolució de l’ajut que va rebre la seva
empresa o entitat).
Que les despeses siguin efectivament realitzades i pagades dins del termini
d'execució aprovat per al projecte (en cap cas anteriors a l’1/01/2007).
Que les despeses puguin ser verificades mitjançant documents justificatius i
factures originals pagades o documents comptables equivalents.
Quan el pagament d’una despesa es realitzi mitjançant xec, cal presentar
còpia de l’esmentat xec a la justificació de l’ajuda, juntament amb
l’assentament bancari que acrediti el càrrec del mateix, per tal que es pugui
comprovar que el destinatari del pagament és el proveïdor de la despesa
2.2. Què NO és subvencionable en cap cas?
Les següents despeses no es poden considerar subvencionables en el marc
del FEDER i, per tant, no es poden incloure en la justificació dels ajuts:
Interessos deutors.
Interessos recollits en règims d'ajut.
4

Els impostos personals o sobre la renda.
Contribucions en espècie.
Recàrrecs i sancions administratives i penals.
Despeses de procediments judicials.
Despeses de garanties bancàries o d'altre tipus, excepte per a bonificacions
del cost d'un aval que estiguin recollides en el règim d'ajut pel qual es va
concedir la subvenció.
3. REQUERIMENTS DEL SISTEMA COMPTABLE
S'ha de mantenir una pista d’auditoria
adequada del projecte cofinançat pel FEDER,
per tal de poder seguir el “rastre” de tots els
documents tècnics, financers o administratius,
així com dels registres comptables, des de la
presentació i aprovació del projecte a les
despeses incorregudes i pagaments efectuats
en la seva execució.
Per a mantenir una comptabilitat separada, es pot, alternativament:
1. O bé obrir un projecte comptable específic en el qual es comptabilitzin totes
les entrades i sortides del projecte de forma separada de la resta de la
comptabilitat de la seva empresa / entitat.
2. O bé identificar tots els registres comptables relatius al projecte amb una
codificació específica o número de control que:
Permeti diferenciar clarament les transaccions comptables relatives al
projecte de les altres transaccions realitzades en la seva empresa /
entitat.
Permeti vincular les factures i pagaments corresponents.
5

Inclogui la referència del document comptable al llistat de factures i
altres despeses utilitzat per a la justificació e l’ajut.
És obligatori utilitzar un segell, encuny o altre mitjà similar per identificar
factures i altres documents comptables originals com a despesa cofinançada
pel FEDER, per exemple, amb el text: “Despesa cofinançada per FEDER-
Programa NON – Canvi Estructural + RD”. Donat que l’objectiu és evitar que la
despesa pugui presentar-se per justificació sota una altra línia d’ajuts finançats
pels Fons Estructurals, és convenient incorporar menció a la línia d’ajuts, i el
percentatge d’imputació de la factura.
Recomanacions:
- Per a garantir la comptabilitat separada de les despeses de personal, si les
nòmines no poden desglossar-se comptablement, es recomana crear una
assentament comptable positiu per a les despeses de personal que es
carreguin al projecte subvencionat i un altre de negatiu pel mateix import per tal
d’anul·lar l’anterior.
4. GESTIÓ DOCUMENTAL I SISTEMA D’ARXIU
4.1. Gestió documental
En la mesura en que la documentació requerida pot variar entre
les diferents tipologies de despesa, el següent quadre detalla els
documents que s’han de preparar/sol·licitar i conservar:
Tipologia de despesa Documentació a guardar
TOTES LES DESPESES
Còpia de la sol·licitud de l’ajut i de la resolució de
concessió de l’ajut.
Documents que justifiquen la realització del
projecte (memòries, estudis, material promocional,
cartes, actes de reunions, llistats de participants
etc.).
Factures originals pagades o documents
comptables equivalents, amb segell o codi
comptable específic.
6

Transferència bancària o document comptable que
dóna fe del pagament de la/es factura/es.
Llibres i estats comptables segons normativa
mercantil i sectorial.
Per a aquelles contractacions o factures de béns
d’equip o prestació de serveis de consultoria o
assistència tècnica amb una despesa
subvencionable (sense IVA) superior a 12.000 €
(18.000 € sense IVA a partir del 2 de desembre de
2011):
Sol·licitud de com a mínim 3 ofertes a diferents
proveïdors amb caràcter previ a la contractació
o a la data de la factura.
Memòria justificativa que motivi l’elecció,
basada en criteris d’eficiència i economia,
d’una de les tres ofertes quan aquesta no
recaigui en la proposta econòmica més
avantatjosa.
Despeses de personal Nòmines i documents justificatius de les càrregues
socials (nòmines, TC1 i TC2).
Prestacions de serveis o
subcontractacions
(assessorament extern i
d’altres despeses de
funcionament)
Compra d’instrumental i
material i altres despeses
de funcionament
Fulls de dedicacions horàries.
Transferència bancària o document comptable que
dóna fe del pagament de les despeses de
personal.
Per al personal contractat específicament per al
projecte:
Contracte de treball, en el qual consti de forma
expressa la vinculació del contractat al
projecte.
Justificació de la necessitat de contractació.
Justificació de la idoneïtat de les persones
seleccionades per a realitzar les tasques
fixades.
Contracte signat que inclou les condicions de la
prestació, si s’escau.
Factura/es original/s pagada/es .
Transferència bancària o document comptable que
dóna fe del pagament d'aquestes despeses.
Persones físiques subcontractades:
Justificació de la idoneïtat d’aquesta persona
per realitzar la feina encarregada.
Contracte signat amb el proveïdor, si s’escau.
Factura/es original/s pagada/es
Transferències bancàries o document
comptable que dóna fe del pagament
7

En el cas d’equipament de
segona mà:
d'aquestes despeses.
Contracte signat amb el proveïdor.
Factura/es original/s pagada/es
Transferències bancàries o document comptable
que dóna fe del pagament d'aquestes despeses.
Declaració del venedor sobre l'origen dels béns i
sobre que els mateixos no han estat objecte de
cap subvenció nacional o comunitària.
Declaració acreditada mitjançant una certificació
d'un taxador independent que el preu no és
superior al valor de mercat i a més és inferior al
cost dels béns nous similars.
Tal com s'ha indicat, cal l'esment del cofinançament del FEDER en la factura o,
en defecte d'això, l'ús d'una identificació alternativa que visualitzi la presència
de cofinançament europeu.
Quan els documents de pagament no permetin identificar el destinatari, es pot
adjuntar còpia del contracte del mateix amb el banc, on consti el número de
compte i el titular.
Alhora, es fan també les següents recomanacions:
Quan una despesa s’hagi d'incloure en més d'una de les justificacions que
es presentin davant d’ACC1Ó i la documentació justificativa de la qual (per
exemple, un contracte laboral indefinit o per obra i servei) també es refereixi
a més d'una justificació, s'aconsella guardar aquest document de manera
separada i incloure la seva referència en totes les justificacions presentades
(i evitar-ne així la duplicació).
Quan una despesa s'inclogui només de forma parcial en una justificació,
s’ha de deixar constància de quin percentatge de la despesa s’imputa a
càrrec del projecte cofinançat i quin percentatge s’imputa a la resta
d’operacions de l’empresa o entitat. Al segell inclòs a la factura
s'especificarà, doncs, el valor total de la despesa i el percentatge de la
despesa imputada al projecte.
Si la resolució de l’ajut o les característiques del projecte suposen presentar
més d’una justificació davant d’ACC1Ó, es recomana utilitzar les
8

justificacions com a referència per ordenar la documentació, en comptes
d’ordenar-la segons dates de realització/pagament. Per exemple, una
factura s’inclou en la carpeta referent a la justificació en la qual es presenta,
independentment de la seva data de realització/pagament.
4.2. Sistema d’arxiu
Per al compliment de la normativa comunitària, la documentació tècnica,
econòmica i administrativa, així com els productes (publicacions,
demostracions...) resultants dels projectes, s’han d'emmagatzemar i conservar
fins tres anys després del tancament del Programa Operatiu FEDER Catalunya
2007-2013, és a dir, tres anys a partir del moment en què totes les despeses
del Programa estiguin certificades i auditades. S’estima que aquest termini
finalitzi l’any 2021.
L’emmagatzematge haurà de fer-se mitjançant:
Carpetes electròniques protegides contra eliminació.
Carpetes físiques en un lloc adequat per a l’emmagatzematge a llarg
termini.
En aquest àmbit, ACC1Ó pot facilitar mecanismes de conservació electrònica
de llarg termini per a aquelles empreses o entitats que no disposin d'un servei
adequat o un pla de contingència i seguretat electrònica.
9

5. VERIFICACIONS I ALTRES CONTROLS
Quan es presentin les justificacions dels ajuts atorgats,
aquestes seran objecte de dos tipus de verificacions per tal
de comprovar l’acompliment de la normativa aplicable:
1) Una verificació administrativa dels documents enviats
per part de l’empresa o entitat beneficiària a ACC1Ó
en el 100% dels ajuts cofinançats.
2) Una visita a la seva entitat / empresa per realitzar una verificació in-situ.
Aquestes visites seran programades de forma aleatòria.
En qualsevol cas, el beneficiari ha de facilitar i contribuir a la comprovació i el
control del projecte realitzat per la seva empresa / entitat amb l’ajut d’ACC1Ó.
En concret, les seves obligacions són les següents:
Facilitar l'accés dels equips de control a la seva empresa / entitat i a tota
la documentació que requereixin veure o revisar.
Facilitar la comprovació de la realització del projecte, a través de la pista
d’auditoria adequada ja descrita en aquestes instruccions.
Facilitar informació sobre les mesures d'informació i publicitat, així com
les mesures portades a terme en matèria de contractació, igualtat
d'oportunitats i medi ambient.
Conservar tota la documentació de manera que pugui posar-se a
disposició en el cas de controls dintre d'un termini màxim de set dies a
partir de l'avís del control.
10

6. MESURES D’INFORMACIÓ I PUBLICITAT
6.1. Requeriments generals:
En qualsevol document relatiu al projecte ha d'anunciar-se clarament que
ha estat seleccionat en el marc del Programa Operatiu FEDER de
Catalunya 2007-2013:
> Projecte cofinançat pel FEDER en el
marc del Programa Operatiu
de Catalunya 2007-2013<
Els documents que han de dur aquest esment són els següents: memòries
del projecte, estudis o plans realitzats, presentacions, fulls de dedicacions,
pàgines web, publicacions, cartes oficials etc.
Igualment, es recomana incloure en l'encapçalament de cadascun dels fulls
d'aquests documents, al marge superior esquerre, el logotip del FEDER:
6.2. Elements del logotip:
En tots els documents i materials que s'utilitzen específicament per
promocionar i difondre el projecte subvencionat és obligatori incloure els
tres elements següents:
11

L’emblema de la Unió Europea.
La referència “Unió Europea”
La referència «Fons Europeu de Desenvolupament Regional»
Quan sigui possible el lema « Una manera de fer Europa»
En el cas que la seva empresa / entitat tingui previst editar materials
específics per promoure i difondre el projecte subvencionat, i quan no sigui
possible copiar el logotip inclòs en aquesta Miniguia o descarregar-lo des de
la pàgina web d’ACC1Ó, cal tenir en compte les instruccions específiques
que es poden trobar a la mateixa pàgina web d’ACCIÓ. Aquest annex conté
els detalls sobre els elements gràfics que s'han d'incloure en cada cas. Són
instruccions per a la construcció dels logotips que s’han de tenir en compte
a l'hora d'editar una publicació o muntar una pàgina web i que poden ser
traslladades als maquetistes i editors encarregats de les publicacions o
pàgines web del seu projecte.
Per exemple, en el marc d'un projecte d'elaboració d'un Pla d'Innovació
Sectorial, la presentació en PowerPoint que s'utilitzaria en les jornades de
promoció dels resultats del projecte per donar a conèixer el Pla d’Innovació
desenvolupat duria el logotip de la següent manera:
Una manera de hacer Europa IPE Org.
Pla d’inno v ació del secto r de la biotecnologia
en Catalunya
Octubre de 2010
Una manera de hacer Europa IPE Org.
Una manera de hacer Europa IPE Org.
Pla d’inno v ació del secto r de la biotecnologia
en Catalunya
Pla d’inno v ació del secto r de la biotecnologia
en Catalunya
Pla d’inno v ació del secto r de la biotecnologia
en Catalunya
Una manera de hacer Europa IPE Org.
Octubre de 2010
Octubre de 2010
Octubre de 2010
12

A més, a sol·licitud d’ACC1Ó, la seva empresa / entitat podrà participar en
activitats organitzades a fi d'informar sobre la contribució dels fons
comunitaris i de donar a conèixer el cofinançament entre el públic en
general.
A sol·licitud d’ACC1Ó ha de facilitar tota la informació relativa a les activitats
de difusió i publicitat realitzades en el marc del projecte subvencionat.
Ha de sotmetre la seva empresa / entitat a la verificació d'aquestes mesures
- prèvia a la justificació de despeses - i comunicar qualsevol incidència a
ACC1Ó.
13

6.3. Quadre-resum de requeriments d’informació i publicitat:
€
€
14

7. IGUALTAT D’OPORTUNITATS I MEDI AMBIENT
7.1. Les obligacions en matèria d’igualtat d’oportunitats són:
Integrar el principi d'igualtat d'oportunitats en totes les activitats i decisions
preses en relació amb el projecte. Per exemple, es tracta de:
Utilitzar un llenguatge no sexista en tota la documentació relativa al
projecte.
No discriminar a l'hora de seleccionar el personal.
7.2. Per complir amb la normativa en relació amb la protecció del medi
ambient, cal integrar el principi de sostenibilitat i cura mediambiental en
les activitats i decisions preses en relació amb el projecte:
Tenir en compte els possibles efectes mediambientals en relació amb
cadascuna de les mesures previstes en el marc del projecte.
Vetllar per la minimització dels recursos utilitzats i del consum
d'energia en relació amb el projecte.
Minimitzar els residus produïts a causa del projecte.
Aplicar mesures de prevenció de riscos mediambientals.
8. SERVEI DE SUPORT ALS BENEFICIARIS (HELPDESK)
ACC1Ó ha articulat un sistema d’assistència o suport als beneficiaris dels ajuts
subvencionats per FEDER, mitjançant els següents instruments:
Una adreça de correu electrònic per contactar i plantejar qüestions no
recollides a la guia o clarificar criteris o normativa d’aplicació:
feder@acc10.cat
Pàgina web d’ACC1Ó – FAQ (Preguntes freqüents) sobre la gestió
dels ajuts cofinançats amb FEDER.
15

Pàgina web d’ACC1Ó– Logotips i instruccions per a la maquetació
del logotip.
a. Logotip FEDER (.psd)
b. Logotip FEDER (.jpeg)
c. Instruccions maquetació logotip FEDER
Documentació relacionada amb el programa operatiu de FEDER de
Catalunya
Aquest suport general es reforçarà en cas que els beneficiaris siguin
susceptibles de rebre verificacions o controls in situ.
16