Primeros pasos en Excel - Get a Free Blog

Práctica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
Primeros pasos en Excel
1. Introducción
1
Excel nos permite especificar mediante un conjunto de fórmulas cómo calcular determinados
resultados a partir de un conjunto de datos iniciales. En Excel, los ficheros (o, lo que es lo
mismo, archivos) se denominan libros de trabajo. Un libro de trabajo puede contener varias
hojas de cálculo relacionadas entre sí, lo que facilita su manipulación conjunta, así como
información de otro tipo relacionada con esas hojas. Por su parte, una hoja de cálculo se
compone básicamente de celdas, organizadas en forma de cuadrícula: así, cada celda queda
identificada dentro de una hoja por su pertenencia a una fila y a una columna concretas. Cada
celda puede contener o un dato constante o una fórmula, lo que en cualquiera de los dos
casos dota de valor a la celda; además, cómo se muestre ese valor vendrá condicionado por
las opciones de formato que se hayan aplicado sobre la celda.
Construir una hoja de cálculo consiste, por una parte, en decidir en qué celdas de la hoja
deben introducirse los datos iniciales del problema que la hoja ha de resolver y, por otra,
en introducir en otras celdas las fórmulas adecuadas de tal forma que, cuando al utilizar la
hoja se introduzcan ciertos datos concretos en las celdas destinadas a ello, la hoja calcule automáticamente,
en otras celdas, los correspondientes resultados. Podemos denominar modelo
de cálculo al conjunto de fórmulas que especifican cómo obtener unos resultados a partir de
unos datos iniciales; así, construir una hoja de cálculo consistirá en introducir en la misma un
modelo determinado. Del mismo modo, utilizar una hoja de cálculo consistirá en ver cómo
responde el modelo de cálculo introducido ante diferentes valores de los datos iniciales, lo
que convierte a las hojas de cálculo en poderosas herramientas de análisis.
Denominaremos programa de hojas de cálculo a todo programa que nos permita construir
y utilizar hojas de cálculo. En realidad, estos programas, además de diferentes facilidades
para la construcción y utilización de hojas, suelen ofrecer otras características interesantes,
tales como la posibilidad de dotar a las celdas de formato (determinar si se utilizan negritas,
cursivas o bordes, fijar el número de decimales con el que se mostrarán los valores numéricos.
. . ), presentar diferentes resultados en forma de gráfico o limitar el acceso de los usuarios
a las hojas mediante contraseñas. Excel nos ofrece, entre otras, todas estas posibilidades que
acabamos de comentar.
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2. Descripción de la ventana de Excel
Para empezar a trabajar con Excel, comenzaremos por iniciar el programa de cualquiera de
las diferentes formas que Windows nos ofrece (por ejemplo, en el Windows XP de las aulas
de informática podemos utilizar el botón Inicio, si seleccionamos concretamente Todos los
programas ◮ Aplicacions ◮ Microsoft Office ◮ Microsoft Office Excel 2003).
Cuando arranca, Excel presenta por defecto la primera hoja de cálculo de un libro de trabajo
en blanco. Para ello, abre una ventana cuyo aspecto será parecido al que muestra la figura 1.
Figura 1: Ventana de Excel.
Merecen atención especial aquellos elementos que son propios de Excel:
Las celdas son las unidades básicas de almacenamiento de información en las hojas de
cálculo. Cada celda puede contener un dato que, como se comentó en la introducción,
puede ser constante (un número, un texto, un valor lógico. . . ) o una fórmula, y eso
confiere a la celda un valor. Además, a cada celda se le puede asociar un cierto número
de opciones de formato que determinarán cómo mostrará Excel el valor de la celda (por
ejemplo, en negrita y, si el valor es numérico, con dos decimales y separador de miles).
Utilizando fórmulas podemos relacionar unas celdas con otras y, así, introducir en la
hoja de cálculo un modelo que se recalcule automáticamente cada vez que se cambie
alguno de sus datos iniciales.
Las líneas de división son las líneas horizontales y verticales que forman la cuadrícula
de la hoja de cálculo. Aunque en cada momento la ventana sólo nos permita ver unas
pocas celdas de esta cuadrícula, una hoja contiene más de dieciséis millones (65 536
filas por 256 columnas). Para desplazar la ventana sobre la hoja de cálculo y acceder
a otras zonas de la cuadrícula, podemos utilizar las barras de desplazamiento,
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arrastrándolas directamente con el ratón o haciendo clic en las flechas correspondientes.
Las etiquetas de filas y columnas permiten identificar cualquier celda de la hoja de
cálculo. Por ejemplo, la celda C10 es la que se encuentra en la intersección de la fila 10
con la columna C.
La celda activa es aquélla sobre la que está situado el cursor de celda (rectángulo de
borde más grueso que rodea siempre a una de las celdas) y es la celda sobre la que, por
defecto, se aplicarán las órdenes 1 que se ejecuten. En realidad, pueden tenerse varias
celdas seleccionadas simultáneamente (una de ellas será la celda activa) para aplicar
órdenes sobre todas ellas.
El cuadro de nombres contiene una referencia a la celda activa (un nombre si es que se
ha definido alguno para ella).
La barra de fórmulas muestra el contenido de la celda activa y también sirve para
modificarlo.
El botón Seleccionar todo sirve, como su nombre indica, para seleccionar simultáneamente
todas las celdas de una hoja de cálculo.
La hoja activa es la hoja de cálculo sobre la que se está trabajando. Para hacer que
la hoja activa sea otra diferente, basta con hacer clic en la correspondiente etiqueta de
hoja. Si la etiqueta de la hoja que se quiere hacer activa no está visible, se puede acceder
a ella utilizando los correspondientes botones de desplazamiento de las etiquetas.
Por su parte, otros elementos que se aprecian en la imagen son análogos a los que presentan
las ventanas de otros programas de Windows (como, por ejemplo, Word):
La barra de título contiene el nombre del programa (en este caso, Microsoft Excel) y
el del libro con el que se está trabajando (en la imagen, Libro1).
El menú de control permite, entre otras cosas, salir del programa simplemente haciendo
doble clic con el ratón sobre él. Si quieres ver otras opciones de este menú, haz clic sólo
una vez.
La barra de menús contiene ocho menús desplegables, más el menú de ayuda ?. Al
hacer clic sobre cualquiera de ellos, se visualizan sus correspondientes órdenes. Si hay
órdenes en el menú que aparecen en gris (un color que contrasta con el fondo menos
que el negro habitual), ello es debido a que en ese momento no son aplicables. Una
flecha junto a una orden indica que tiene asociado un submenú desplegable, al que se
puede acceder arrastrando el ratón en el sentido de la flecha. La selección de una orden
acabada en puntos suspensivos provoca la aparición de un cuadro de diálogo, que sirve
para que el usuario acabe de especificar qué es lo que quiere que Excel haga.
1 Resulta habitual denominar “comandos” a las órdenes que un programa es capaz de aceptar. No obstante,
en estas páginas intentaremos evitar ese uso del término “comando”, ya que proviene de una mala traducción
de la palabra inglesa command.
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Las barras de herramientas permiten que las órdenes de uso más frecuente resulten
accesibles de forma más cómoda. Por ejemplo, se puede ejecutar la orden Guardar del
menú Archivo con sólo hacer clic en el botón de la barra de herramientas Estándar
que representa a un disquete, . La otra barra que aparece en la anterior imagen de la
ventana de Excel, bajo la Estándar, es la barra de herramientas Formato.
La barra de estado presenta información acerca de la orden seleccionada o indica si se
está llevando a cabo alguna operación como, por ejemplo, abrir o guardar un fichero.
Para ocultar la barra (o mostrarla si estaba oculta) puede utilizarse la orden Barra de
estado del menú Ver.
Ejercicio 1
Asegúrate de que Excel te muestra las barras de herramientas Estándar y Formato en dos
filas distintas, lo que le permite incluir más botones en cada barra que si ambas comparten
fila. Investiga, haciendo uso de la ayuda de Excel, cómo controlar la visualización de las
barras de herramientas. Un posible punto de partida: accede a la ayuda mediante la tecla F1
y formula la pregunta “cómo mostrar todos los botones”.
3. Mecanismos básicos de trabajo
En este punto damos los primeros pasos a la hora de trabajar en una hoja de cálculo, viendo
cómo abrir una hoja de cálculo, cómo introducir datos en una celda, cómo desplazarse entre
las celdas, cómo seleccionar un conjunto de celdas y cómo editar los datos contenidos en
una celda para su posterior modificación. Estudiaremos también cómo crear, guardar, abrir y
cerrar libros de trabajo y cómo crear y eliminar hojas de cálculo dentro de ellos.
3.1. Manejo de ficheros
Excel permite tener varios libros de trabajo abiertos simultáneamente y, en el menú Archivo,
nos ofrece las siguientes opciones:
Nuevo... (también disponible como botón en la barra de herramientas Estándar),
que permite crear un nuevo libro de trabajo.
Abrir... (botón ), que permite comenzar a trabajar con un libro previamente guardado
en disco, y Cerrar, que permite cerrar el libro de trabajo activo cuando ya no se
desea trabajar con él por un tiempo.
Guardar (botón ) y Guardar como..., para efectuar la grabación del libro activo
en disco, con la diferencia de que Guardar como... da la oportunidad de especificar
el nombre con el que se desea guardar el libro, así como en qué directorio y como
qué tipo de archivo (por ejemplo, como un libro de trabajo de una versión anterior de
Excel).
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Salir de la hoja de cálculo (también se puede utilizar el cuadro de control de la ventana),
que preguntará, en el caso de que se haya hecho alguna modificación y no se haya
guardado, si deseamos guardar los cambios en el documento. Debemos hacer clic sobre
la opción que corresponda y saldremos de la hoja de cálculo.
ATENCIÓN: Es importante guardar periódicamente las modificaciones que vayas introduciendo
en tus libros de trabajo, ya que si el ordenador se queda sin corriente eléctrica o
se produce algún fallo en el sistema y éste queda bloqueado, perderás el trabajo que hayas
realizado desde la última vez que guardaste.
Ejercicio 2
Crea en el escritorio de Windows una carpeta que se llame Prácticas Excel y que utilizarás
para guardar los diferentes ejercicios que realices en tus prácticas de Excel. No olvides,
después de cada sesión de trabajo, copiar la nueva versión de la carpeta en algún lugar que
te permita recuperarla posteriormente, al inicio de una nueva sesión. Para este fin puedes
utilizar, por ejemplo, un lápiz USB o bien tu cuenta de alumno en lynx.uji.es 2 .
Ejercicio 3
Inicia la ejecución de Excel. Al hacerlo, te aparecerá como libro de trabajo, por defecto,
uno nuevo con nombre Libro1, su hoja activa será Hoja1 y el cursor de celda marcará que
la celda activa es la A1.
Guarda este libro de trabajo en blanco en la carpeta Prácticas Excel del escritorio con el
nombre factura.xls (no es necesario que especifiques la extensión .xls, ya que Excel la
sobreentenderá). Una vez guardado el libro, ciérralo con la orden Archivo ◮ Cerrar.
Como ya comentamos, un libro de trabajo puede contener varias hojas de cálculo. Si deseamos
cambiar el nombre de una hoja, basta con hacer doble clic en su etiqueta, escribir el
nuevo nombre y pulsar la tecla Enter. Si se quiere crear una hoja nueva dentro de un libro de
trabajo, puede utilizarse la orden Insertar ◮ Hoja de cálculo. Por el contrario, Edición ◮
Eliminar hoja permite eliminar la hoja activa (Excel utiliza un cuadro de diálogo para pedir
confirmación al usuario antes de eliminar cualquier hoja). También es posible alterar el orden
de las hojas dentro del libro, arrastrando sus etiquetas a las posiciones deseadas.
Ejercicio 4
Abre nuevamente el libro factura.xls. Dale el nombre Una factura a una de las hojas y
elimina las demás hojas.
3.2. Introducción de datos
Si tecleamos cierto dato (constante o fórmula), éste, además de ir apareciendo en la barra de
fórmulas, podemos introducirlo en la celda activa pulsando la tecla Enter.
2 Para transferir ficheros entre el ordenador en el que estés trabajando y lynx.uji.es, un programa del que
puedes hacer uso es FileZilla.
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Recuerda que en una celda puedes introducir dos tipos de datos:
Una constante, que puede ser, por ejemplo, un número o un texto.
Una fórmula, que especifica cómo calcular el valor de la celda en función de otros valores.
Las fórmulas empiezan siempre por el signo igual (=). Pueden constar de números,
referencias a celdas (por ejemplo, B7), operadores, funciones. . . Algunos operadores
válidos son la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*), la división (/), la exponenciación
(ˆ) y el porcentaje ( %, que significa, simplemente, dividir entre cien). Por supuesto,
pueden utilizarse paréntesis: por ejemplo, la fórmula =(A5-A4)*B2 es una fórmula
válida. Un ejemplo de función es la función SUMA (por ejemplo, =SUMA(A1:A7)
suma todos los valores que se encuentran entre las celdas A1 y A7; con A1:A7 hemos
expresado un rango o conjunto rectangular de celdas: las comprendidas entre la A1 y
la A7, ambas inclusive).
Ejercicio 5
Haz clic en la celda B2. Observa que, ahora, B2 es la celda activa. Teclea el texto Factura
y después pulsa la tecla Enter. Observa que el texto ha quedado introducido en la celda B2
de la hoja de cálculo Una factura del libro de trabajo factura.xls.
3.3. Desplazamiento por las celdas
Cuando se desea introducir un dato en una celda determinada, lo que se debe hacer primero es
seleccionarla, por ejemplo, haciendo clic con el ratón en dicha celda. De esta forma, el cursor
de celda se sitúa en la celda seleccionada y en el cuadro de nombres aparece una referencia a
ella.
Para desplazar el cursor de celda desde el teclado existen, entre otras, las siguientes posibilidades:
Las flechas de desplazamiento (↑, ↓, ← y →) permiten desplazar el cursor una posición
en el sentido de la flecha de la tecla.
Las combinaciones CTRL+↑, CTRL+↓, CTRL+← y CTRL+→ permiten mayores desplazamientos.
Si la hoja está vacía, llevan directamente hasta la última celda de la hoja
en el sentido de la flecha. En el caso general, permiten desplazarse en el sentido de la
flecha saltándose bloques de celdas vacías adyacentes; ante bloques de celdas adyacentes
no vacías, estas combinaciones nos llevan a celdas que ocupan posiciones extremas
dentro de esos bloques.
Las teclas AvPág y RePág desplazan la ventana sobre la hoja de cálculo, hacia abajo
o hacia arriba, en una medida que depende de la altura de la ventana.
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Práctica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 6
1
A B C D E
2 Factura
3
4 Tipo IVA
5
6 Artículo PVP Unidades Subtotales
7 A
8 B
9
10 Suma
11 IVA
12 Total
Figura 2: Aspecto final de la hoja Una factura tras el ejercicio 6.
Sigue completando la hoja Una factura del libro de trabajo factura.xls. Para ello, introduce
en las celdas correspondientes los textos que aparecen en la figura 2.
3.4. Selección de celdas
Además de poder seleccionar una celda haciendo clic en ella, también existe la posibilidad
de seleccionar simultáneamente varias:
Selección de un rango o área rectangular: se consigue arrastrando el ratón desde una
esquina del área hasta la esquina diagonalmente opuesta.
Selección de múltiples rangos: cada rango debe seleccionarse mediante el método previamente
descrito, con la salvedad de que la selección de todos los rangos, excepto la
del primero, ha de hacerse mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL.
Selección de una fila o columna: haciendo clic sobre la etiqueta de la fila o columna
correspondiente.
Selección de todas las celdas de una hoja: haciendo clic en el botón Seleccionar todo
de la hoja correspondiente.
Ejercicio 7
Selecciona el rango B6:E6 y haz clic en el botón Negrita de la barra de herramientas (el
que muestra una ene mayúscula). Observa lo que sucede: los contenidos de esas celdas
siguen siendo los mismos textos, pero ahora se ven con un formato diferente, con trazo más
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grueso, esto es, en negrita. Intenta seleccionar simultáneamente la celda B2, la B4 y el rango
D10:D12. Vuelve a hacer clic en el botón Negrita.
La selección simultánea de varias celdas puede ser útil, por ejemplo, si deseamos introducir
datos en todas ellas. Podemos recorrer ordenadamente todas las celdas de un conjunto
previamente seleccionado (y sin salirnos de él) pulsando Enter tras introducir cada dato. Si
utilizamos la tecla Tabulador en vez de Enter, el orden de recorrido del conjunto será distinto,
pero también nos mantendremos siempre dentro de él.
Ejercicio 8
Completa la hoja para que permita la elaboración de ciertas facturas sencillas en las que
intervienen dos artículos, A y B. Los datos iniciales del problema serán los precios y las
unidades facturadas de cada artículo y el tipo de IVA aplicable a la factura. A partir de ellos,
la hoja de cálculo obtendrá automáticamente el importe total de la factura, así como otros
resultados intermedios (subtotales por artículo, suma sin IVA e importe correspondiente a
ese impuesto). Vayamos paso a paso:
1. Introduce en la celda C4 el tipo de IVA, que para nuestra primera factura supondremos
del 16 %. Introdúcelo en tanto por uno, es decir, como 0,16.
2. Introduce en el rango C7:D8 los precios y unidades facturadas de cada artículo, suponiendo
que se facturan 5 unidades del artículo A a 12 ¤ cada una y 7 del B, cada
una a 20 ¤.
3. Queremos introducir en E7 una fórmula que calcule el subtotal correspondiente al
artículo A. Una posibilidad (mala) sería introducir la siguiente fórmula: =12*5. Hazlo
y observa que esto dota a la celda E7 del valor correcto: el número sesenta.
4. ¿Qué sucederá si queremos utilizar la hoja para elaborar una factura correspondiente
a la venta de sólo cuatro unidades del artículo A? Introduce 4 en D7 y observa que el
subtotal calculado no cambia automáticamente para reflejar la nueva situación. Para
ello, se podría modificar la fórmula de E7 y dejarla como =12*4, pero ésa no es una
estrategia inteligente: mucho mejor es utilizar una fórmula que siempre multiplique el
valor que tenga la celda C7 por el que tenga D7. Para ello, introduce =C7*D7 en E7.
Cambia precios y números de unidades para comprobar que el subtotal del artículo
A sí se recalcula adecuadamente ahora. Al final, vuelve a introducir 12 (como precio
unitario del artículo A en euros) y 5 (como número de unidades facturadas de ese
artículo A).
5. Introduce en E8 una fórmula que calcule el subtotal correspondiente al artículo B.
Para introducir esta fórmula procederemos de un modo diferente al anterior. Haz clic
en E8, teclea un igual (=) para indicar que estás introduciendo una fórmula, haz clic en
la celda C8 (observa que C8 aparece en la barra de fórmulas), introduce el operador
de multiplicación (*), haz clic en la celda D8 (tendrás ya la fórmula =C8*D8) y pulsa
la tecla Enter. Recomendamos utilizar de este modo el ratón para introducir en las
fórmulas referencias a otras celdas.
6. Introduce en la celda E10 la fórmula correspondiente. ¿Cuál es? ¿=60+140?
¿=E7+E8?
8

Práctica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
1
A B C D E
2 Factura
3
4 Tipo IVA 0,16
5
6 Artículo PVP Unidades Subtotales
7 A 12 5 60
8 B 20 7 140
9
10 Suma 200
11 IVA 32
12 Total 232
Figura 3: Aspecto final de la hoja Una factura tras el ejercicio 8.
7. Introduce en la celda E11 una fórmula que aplique a la suma calculada en E10 el tipo
de IVA introducido en C4. Una fórmula adecuada es =C4*E10 (observa, por ejemplo,
que =0,16*E10 no funcionaría correctamente cuando el tipo de IVA se cambiara en
C4, por ejemplo, al 33 %).
8. Introduce en la celda E12 una fórmula adecuada. Deberías obtener 232 como resultado.
ATENCIÓN: En general, es muy importante que, allí donde tenga sentido, introduzcas
fórmulas con referencias a otras celdas en vez de constantes. No olvides que tus hojas han
de quedar preparadas para recalcular correctamente sus resultados siempre que cambien
los datos iniciales del problema introducidos en las celdas destinadas a tal fin.
Ejercicio 9
Comprueba que tu hoja de cálculo Una factura presenta los resultados que se muestran en
la figura 3.
Supón ahora que el precio que hay que hacerle al cliente para el artículo B son 15 ¤ y
que el tipo de IVA aplicable a la factura es del 8 %. Para que tu hoja de cálculo rehaga
correctamente toda la factura debería bastar con modificar las constantes que representan
esos datos iniciales del problema: introduce 15 en C8 y 0,08 en C4. Comprueba que, sin
introducir ningún otro cambio, tu nueva factura se corresponde con la que se muestra en la
figura 4. De no ser así, repasa lo que hiciste en el ejercicio 8 o pide ayuda a tu profesor.
Una vez hayas comprobado el buen funcionamiento de la hoja Una factura, guarda el libro
que la contiene, factura.xls. Observa que en este caso ya no es necesario volver a especificar
el nombre, dado que Excel asume que hay que guardarlo en el mismo fichero del que se ha
leído.
9

Práctica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
1
A B C D E
2 Factura
3
4 Tipo IVA 0,08
5
6 Artículo PVP Unidades Subtotales
7 A 12 5 60
8 B 15 7 105
9
10 Suma 165
11 IVA 13,2
12 Total 178,2
Figura 4: Aspecto final de la hoja Una factura tras el ejercicio 9.
4. Edición en hojas de cálculo
En informática, por edición de un documento se entiende la modificación de la información
que contiene haciendo uso de ciertas facilidades que ofrecen los programas con los que se
crean los documentos, tales como, mover parte de la información de un lugar a otro dentro
del documento, replicar dicha información, borrarla o sustituirla.
Vamos a ver de qué tipo es la información que Excel permite modificar y diferentes facilidades
que ofrece (principalmente en sus menús Edición e Insertar) para llevar a cabo tales
modificaciones.
4.1. Información asociada a las celdas
Asociada a cada celda tenemos, aparte de su contenido, que dota de valor a la celda, información
de otro tipo: su formato y, posiblemente, un comentario.
El formato de una celda determina con qué aspecto se ha de mostrar su valor. Por ejemplo, son
opciones de formato negrita y cursiva. En el caso de que el valor de una celda sea numérico,
también es el formato el que determina con cuántos decimales se muestra, y si utilizando o
no separador de miles. Bordes y colores son otros ejemplos de opciones de formato.
Por otra parte, los comentarios no son más que textos informativos, normalmente ocultos,
que cabe añadir a las celdas con el objeto de poder leerlos más adelante. Para introducir un
comentario en una celda (así como para posteriormente leerlo, modificarlo o eliminarlo) se
utiliza la orden Insertar ◮ Comentario. Las celdas a las que se ha asociado un comentario
suelen identificarse mediante un pequeño triángulo de color rojo en su esquina superior
derecha.
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Práctica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
4.2. Operaciones de edición
Algunas de las facilidades de edición que ofrece Excel son deshacer, rehacer y repetir ciertas
acciones, mover, replicar 3 y borrar información e insertar y eliminar celdas.
4.2.1. Deshacer, rehacer y repetir
Tanto la orden Edición ◮ Deshacer como el botón Deshacer, , y la combinación de
teclas CTRL+Z permiten, generalmente, deshacer las últimas acciones realizadas, una a una,
dejando la hoja como si estas acciones nunca hubieran sido llevadas a cabo.
Cuando una o varias acciones han sido accidentalmente deshechas, Edición ◮ Rehacer (o
bien o CTRL+Y) permite rehacer la última o últimas acciones deshechas.
Cuando no hay cambios deshechos que rehacer, puede estar disponible la orden Edición ◮
Repetir (también accesible en este caso como CTRL+Y), que permite repetir la última orden
ejecutada. Puede resultar interesante cuando se desea que Excel ejecute la misma orden en
distintas partes de una hoja de cálculo o en hojas distintas.
Ejercicio 10
Copia en la carpeta Prácticas Excel del escritorio el archivo balance.xls disponible en
la web de la asignatura (y, mientras resuelves el ejercicio, no olvides volver a guardarlo
cada cierto tiempo). El libro contiene una sola hoja, Resultados 2005, con textos y datos
iniciales. Tú debes completarlo con las fórmulas adecuadas teniendo en cuenta lo siguiente:
Los datos iniciales del problema son los valores de ingresos y gastos que aparecen en
los rangos C5:D6 y C10:D12.
Los diferentes totales son el resultado de sumar los valores correspondientes.
El beneficio bruto es la diferencia entre ingresos y gastos totales.
Los impuestos son el 35 % de los beneficios brutos.
El beneficio neto es la diferencia entre beneficio bruto e impuestos.
Comprueba que los resultados obtenidos se corresponden con los que se muestran en la
figura 5. También deberías comprobar que, si cambias alguno de los datos iniciales, los
resultados varían adecuadamente. Finalmente, añade formato negrita a las celdas que lo
necesiten según la figura 5.
3 Es habitual llamar “copiar” a la operación de edición que nosotros denominamos “replicar”. Hemos elegido
esta nomenclatura para resaltar el hecho de que la ejecución de la orden Edición ◮ Copiar no basta, por sí sola,
para llevar a cabo la correspondiente réplica de información: como veremos, constituye tan sólo un primer paso.
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Práctica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
4.2.2. Mover
1
A B C D E
2 Ingresos y Gastos 2005
3
4 Ingresos Semestre 1 Semestre 2 TOTAL
5 Ventas 100 150 250
6 Otros 25 30 55
7 TOTAL 125 180 305
8
9 Gastos Semestre 1 Semestre 2 TOTAL
10 Personal 50 50 100
11 Compras 20 30 50
12 Otros 10 10 20
13 TOTAL 80 90 170
14
15 B o BRUTO 135
16 Impuestos 47,25
17 B o NETO 87,75
Figura 5: Aspecto final de la hoja Resultados 2005 tras el ejercicio 10.
Mover significa llevar información (contenidos, formatos y comentarios de las celdas) de
un rango, que llamaremos “de origen”, de una hoja de cálculo a otro, que llamaremos “de
destino”, de la misma u otra hoja. Si la operación se lleva a cabo con éxito, la información
quedará en el rango de destino y desaparecerá del de origen. Sólo se puede mover un rango,
no múltiples rangos simultáneamente.
Presentamos dos técnicas distintas para llevar a cabo el movimiento de información:
Cortar y pegar. La información del rango de origen puede moverse al de destino mediante
las órdenes Edición ◮ Cortar (CTRL+X) y Edición ◮ Pegar (CTRL+V). Hay que
seleccionar el rango de origen, Cortar, seleccionar el rango de destino (o su celda
superior izquierda) y Pegar. La acción puede cancelarse, antes de pegar, utilizando la
tecla ESC.
Mover arrastrando. El rango seleccionado puede moverse muy fácilmente dentro de la hoja
de cálculo utilizando el ratón. Basta para ello con arrastrar el borde de la selección hasta
su nueva ubicación en el rango de destino.
Ejercicio 11
Para empezar, toma nota de la fórmula contenida en la celda E15.
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Práctica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
A continuación, vas a mover los gastos de forma que queden a la derecha de los ingresos
(en vez de debajo de éstos). Para ello, mueve el rango B9:E13 a G4:J8 utilizando cortar y
pegar. Observa nuevamente la fórmula de E15 y compárala con la que tenías anotada: Excel
la ha modificado para que haga referencia a la nueva ubicación del segundo operando (los
gastos totales ya no están en E13, sino en J8, así que la nueva fórmula de E15 es =E7-J8).
Comprueba que puedes deshacer y rehacer el movimiento utilizando los correspondientes
botones de la barra de herramientas. Después, haz uso del ratón para arrastrar el rango
D15:E17 a B10:C12. Finalmente, guarda y cierra el libro.
4.2.3. Replicar
Replicar significa llevar información de unas celdas a otras sin que ésta desaparezca de las
celdas de origen.
Hay diferentes técnicas que permiten replicar determinados tipos de información de unas
celdas en otras:
Copiar y pegar. Para replicar toda la información de las celdas (contenidos, formatos y comentarios),
pueden utilizarse las órdenes Copiar (CTRL+C) y Pegar (CTRL+V) del
menú Edición. La orden Copiar copia toda la información de las celdas seleccionadas
(que quedan marcadas con un borde móvil) en un área de almacenamiento temporal
que se denomina portapapeles, desde donde se puede pegar en otras celdas si se las selecciona
y luego se ejecuta Edición ◮ Pegar. El pegado puede repetirse tantas veces
como réplicas se quiera hacer de la información copiada. También es posible realizar
varias réplicas simultáneamente seleccionando varias ubicaciones de destino antes de
pegar. Cuando no se va a replicar más la información copiada, se puede pulsar ESC y
desaparece el borde móvil.
Duplicar arrastrando. Se puede duplicar un rango dentro de una hoja de cálculo arrastrando
con el ratón el borde de la selección mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL.
Llenado automático. Un método aún más cómodo que los anteriores para replicar los contenidos
y formatos (pero no los comentarios) de un rango seleccionado, en celdas contiguas
a éste, es el llenado automático. Este método permite realizar varias réplicas
simultáneas y consiste, simplemente, en arrastrar la esquina inferior derecha del borde
de la selección (el cuadro de llenado) hasta que el borde de la selección abarque tanto
al rango de origen como al de destino.
Al proceder de este modo, a veces Excel toma algunas decisiones que pueden ser de
utilidad o bien ir en contra de los intereses del usuario. Por ejemplo, si se pretende
replicar mediante llenado automático una celda cuyo contenido es Enero, las réplicas
serán Febrero, Marzo. . . Si no es esto lo que se desea, sino replicar realmente Enero,
se puede realizar el arrastre con el botón derecho del ratón y, cuando tras arrastrar
el cuadro de llenado aparezca un menú contextual, seleccionar Copiar celdas. En
las últimas versiones de Excel, esta opción está disponible incluso si el arrastre se ha
llevado a cabo con el botón principal del ratón: junto al cuadro de llenado aparece un
botón Opciones de autorrelleno, , que permite desplegar un menú una de cuyas
opciones es precisamente Copiar celdas.
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Práctica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
Pegado especial. La orden Edición ◮ Pegado especial... puede utilizarse cuando sólo
se desea replicar cierto tipo de información de las celdas del rango de origen: sólo
sus contenidos (Fórmulas), sólo sus formatos, sólo sus comentarios. . . También sirve,
entre otras cosas, cuando se quiere pegar, como contenido (datos constantes) de un
rango, los valores de otro.
Copiar formato. El botón Copiar formato, , puede utilizarse para replicar los formatos
de un rango del siguiente modo: se selecciona el rango de origen, se hace clic en el
botón y se selecciona el rango de destino.
Ejercicio 12
Copia en la carpeta Prácticas Excel del escritorio el fichero de prácticas periodicos.xls,
disponible en la nuestra web. Abre la copia conseguida y observa que se trata de un libro de
trabajo que contiene una única hoja de cálculo, Periódicos Reunidos. Selecciona las celdas
C15:C16 y replícalas (triplícalas) sobre C17:C20 mediante llenado automático (hazlo de
forma que no cambie el año en las réplicas). Modifica el contenido de la celda C15 para que
sea el siguiente: es el objetivo del año.
Selecciona la celda B16 y haz clic en el botón de barra de herramientas que muestra un
símbolo de tanto por cien ( %). Observa que el valor de la celda, aunque sigue siendo el
mismo, se muestra ahora como 82 % (en tanto por cien y sin decimales, además de en
negrita) en vez de como 0,81845. Para que se vea con un decimal, haz clic en el botón
Aumentar decimales, : el aspecto de la celda será ahora 81,8 %.
4.2.4. Borrar
Borrar significa eliminar información de las celdas, tales como contenidos, formatos y comentarios,
pero sin eliminar las propias celdas.
Presentamos a continuación dos técnicas de borrado distintas:
Borrar. El menú Edición ofrece las opciones Borrar ◮ Todo (que elimina casi toda la
información de las celdas seleccionadas: contenidos, comentarios y formatos, excepto
dimensiones de filas y columnas), Borrar ◮ Formatos, Borrar ◮ Contenido y
Borrar ◮ Comentarios.
Vaciado automático. Similar al llenado automático, sirve para borrar el contenido (no formatos
ni comentarios) del rango seleccionado. En este caso, el cuadro de llenado ha
de arrastrarse hacia la izquierda o hacia arriba, hasta que todas las celdas que se desea
borrar muestren una trama especial, generalmente de color gris.
Ejercicio 13
Utiliza el vaciado automático para borrar las celdas C17:C20 de Periódicos Reunidos.
14

Práctica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
4.2.5. Insertar
Las órdenes Insertar ◮ Celdas..., Insertar ◮ Filas e Insertar ◮ Columnas crean nuevas
celdas en una hoja de cálculo, en las posiciones que se elijan, lo que obliga a desplazar,
entre otras, las celdas que ocupaban esas posiciones (hacia la derecha o hacia abajo).
Para insertar una nueva fila de celdas, puede seleccionarse la fila (haciendo clic en su etiqueta
correspondiente) que ocupa la posición en la que se quiere situar la nueva y ejecutar
Insertar ◮ Filas. Tanto la fila seleccionada como todas las que estaban por debajo de ésta
se desplazarán una posición hacia abajo, y una nueva fila ocupará el hueco creado. Cada ejecución
de la orden puede crear varias filas simultáneamente, ya que se insertarán tantas filas
como haya seleccionadas al ejecutar la orden. En realidad, no es necesario seleccionar filas
enteras; da lo mismo seleccionar toda una fila que alguna de sus celdas.
La inserción de columnas es análoga, utilizando la orden Insertar ◮ Columnas. Obsérvese
que ahora, al crear una nueva columna en cierta posición, la columna que la ocupaba anteriormente
y todas las que estaban a su derecha habrán de desplazarse una posición a la derecha.
La inserción de celdas es análoga a la de filas y columnas, pero con alguna salvedad. La
correspondiente orden es Insertar ◮ Celdas... y, como en este caso el hueco que han de
ocupar las nuevas celdas puede crearse de dos formas, desplazando celdas hacia la derecha
o hacia abajo, la orden da paso a un cuadro de diálogo donde puede elegirse alguna de estas
dos opciones. Ese mismo cuadro de diálogo también permite utilizar la orden para insertar
filas o columnas.
Ejercicio 14
Inserta nuevas celdas en el rango E5:E12 (piensa qué tipo de desplazamiento será más
lógico). Introduce en las nuevas celdas los siguientes datos: en E5, el texto Diario 16; en
el rango E6:E9, las constantes numéricas 15000, 40000, 65000 y 45000; finalmente, en
E12, la fórmula =SUMA(E6:E9).
4.2.6. Eliminar
La orden Edición ◮ Eliminar... elimina celdas de una hoja de cálculo. A diferencia de
Edición ◮ Borrar 4 , que conserva las celdas borradas, aunque elimine información asociada
a éstas, la eliminación de una celda deja un hueco en la posición que antes ocupaba, lo que
obliga a desplazar otras celdas (hacia la izquierda o hacia arriba) para ocupar el hueco y
preservar la cuadrícula. La diferencia entre borrar y eliminar una celda puede explicarse con
la siguiente analogía: sobre un papel cuadriculado, borrar obligaría a utilizar una goma (de
borrar, valga la redundancia), mientras que eliminar obligaría a utilizar unas tijeras. La orden
Eliminar... se puede aplicar tanto a celdas como a filas o columnas completas.
Ejecutar Eliminar... para suprimir las celdas seleccionadas da paso, generalmente, a un cuadro
de diálogo donde puede decidirse cómo se cubren los huecos creados por la eliminación,
4 En la versión de Excel de las aulas, en valenciano, ambas opciones del menú Edició se llaman Suprimeix:
la correspondiente a Borrar es la que va acompañada de una flecha, ya que es la que tiene un submenú asociado.
15

Práctica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
desplazando celdas hacia la izquierda o hacia arriba; alternativamente, este cuadro de diálogo
permite decidir eliminar todas las celdas de las filas o columnas que tengan alguna celda
seleccionada.
Si se han seleccionado filas o columnas completas antes de elegir Edición ◮ Eliminar..., la
orden las elimina directamente, sin necesidad de cuadro de diálogo alguno.
Ejercicio 15
Observa que el contenido de la celda B16 es =H12/B15. Elimina las filas 10 y 11. Elimina
también el rango G5:G10 (¿qué tipo de desplazamiento será más lógico?). Vuelve a
observar el contenido de celda que miraste antes (ahora en la posición B14): la fórmula ha
cambiado para seguir haciendo referencia a las mismas celdas que antes, que ahora ocupan
nuevas ubicaciones. Finalmente, guarda y cierra el correspondiente libro de trabajo.
16

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Gráficos en Excel
1. Introducción
6
Una vez introducidos en el manejo básico de Excel y tras haber profundizado en el estudio
de sus herramientas más importantes, las fórmulas, en esta última práctica de Excel vamos a
abordar la presentación de tablas de valores numéricos en forma de gráfico.
Excel permite al usuario representar gráficamente conjuntos de valores almacenados en sus
hojas de cálculo, tanto si éstos corresponden a datos como si se trata de resultados de fórmulas.
Los gráficos son habituales en nuestro entorno, ya que ayudan a comprender conjuntos de
valores mejor que las meras tablas numéricas. Habitualmente encontramos gráficos de líneas
(en bolsa y aplicaciones financieras), de barras (en atlas y aplicaciones demográficas) y de
tarta (para mostrar distribuciones porcentuales). Los de líneas reciben ese mismo nombre en
Excel; los de barras se denominan así si las barras son horizontales y, si son verticales, de
columnas; los de tarta, circulares.
Como acabamos de comentar, un gráfico puede servir para representar de forma ventajosa
valores numéricos de una tabla como, por ejemplo, la que se muestra en el rango A4:M10 de
la hoja de cálculo de la figura 1. En esta tabla en concreto, los valores numéricos están estructurados
en seis filas (correspondientes a años) y doce columnas (correspondientes a meses),
Figura 1: Aspecto de la hoja Tablas del libro lluviasCS.xls de nuestra web.
1

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 2: Dos gráficos distintos que utilizan la tabla de la figura 1.
y cada fila y columna está encabezada por un texto que le da nombre. Para empezar a hablar
de gráficos con cierto nivel de concreción, necesitamos manejar conceptos análogos a los de
fila y columna en tablas: estos conceptos son los de serie y categoría, con la flexibilidad de
que, según nos convenga, podremos asociar series del gráfico a filas de la tabla y, consecuentemente,
categorías a columnas, o bien hacerlo al revés, es decir, asociar series a columnas y
categorías a filas.
En la figura 2 podemos observar dos gráficos distintos que muestran valores de la tabla de
la figura 1. El de la izquierda es un gráfico de líneas que muestra la evolución de las precipitaciones
mensuales en Castellón en dos años concretos (series Año 2005 y Año 2006) y
sus categorías (representadas en el eje horizontal) se corresponden con las columnas de la
tabla. El de la derecha es un gráfico de barras verticales que compara las precipitaciones en
dos meses concretos (series Junio y Diciembre) a lo largo de los años, categorías que se
corresponden con las filas de la misma tabla.
Cabe señalar que los gráficos creados a partir de los valores de un conjunto de celdas están
relacionados con éstas mediante un vínculo dinámico, es decir, cualquier modificación en el
valor de una de estas celdas repercutiría automática e inmediatamente en los gráficos correspondientes.
2. Elementos de un gráfico
Para la descripción de los principales elementos de los gráficos de Excel, vamos a apoyarnos
en el gráfico que se muestra en la figura 3. Se trata de un gráfico ubicado en una hoja propia
(en vez estar incrustado en una hoja de cálculo) y podemos observar el nombre de la hoja
de gráfico, en este caso Gráfico 2005-2006, en la correspondiente pestaña. Respecto a los
principales elementos que forman parte de un gráfico, independientemente de su ubicación,
podemos destacar los siguientes:
2

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 3: Principales elementos de un gráfico de Excel.
En el área del gráfico aparecen todos los demás elementos del gráfico que vamos a
presentar a continuación: el título del gráfico, sus ejes (con sus correspondientes títulos,
marcas y rótulos), su área de trazado y su leyenda.
El título del gráfico, un texto que lo encabeza y que es Precipitaciones en Castellón
en este caso concreto.
Sus dos ejes: el de categorías (horizontal) y el de valores (vertical). Asociados a cada
eje podemos ver un título, un conjunto de pequeños segmentos que los cortan, es
decir, sus marcas de graduación, y un conjunto de rótulos que sirven para identificar
categorías o valores.
Su área de trazado (en gris en la figura), delimitada por los ejes del gráfico y en la
que se representan las series de datos. En estas representaciones de series, a cada valor
numérico concreto (tomado de una celda de una tabla) le corresponde un marcador de
datos que, según el tipo de gráfico, puede ser un pequeño símbolo (círculos y aspas en
la figura), una barra, un sector circular en un gráfico de tarta. . . Como guía visual, en el
gráfico pueden aparecer líneas de división que, partiendo de las marcas de graduación
de los ejes, formen una retícula sobre el área de trazado. En la figura 3 sólo observamos
líneas de división horizontales; para ver un ejemplo con verticales, puedes recurrir al
gráfico de la izquierda de la figura 2.
Una leyenda que, generalmente, ayuda a identificar a qué serie de datos pertenece cada
valor representado en el área de trazado. La leyenda se compone de entradas, que
en nuestro caso son pares formados por un nombre de serie y una clave visual para
identificar en el gráfico los marcadores de datos de esa serie.
3

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 4: Ficha Tipos estándar del primer cuadro de diálogo del asistente para gráficos.
3. Creación de gráficos
En Excel resulta sencillo crear gráficos a partir de tablas numéricas haciendo uso del asistente
para gráficos. Para emplearlo, basta con hacer clic sobre el icono de la barra de
herramientas Estándar (o bien seleccionar la orden Insertar ◮ Gráfico...), lo que lleva a
una serie de cuadros de diálogo que permiten definir un gráfico en cuatro pasos 1 . Conviene
haber seleccionado previamente el rango (o rangos, utilizando CTRL) donde resida la tabla
numérica, aunque esto no es estrictamente necesario, ya que esta selección podrá hacerse
también desde el propio asistente.
3.1. Elección del tipo de gráfico
En el primer paso al que nos lleva el asistente para gráficos, se debe elegir, haciendo uso del
cuadro de diálogo que se muestra en la figura 4, el tipo de gráfico que se desea crear. Los
tipos de gráficos más populares, los que Excel denomina de columnas (barras verticales), de
barras (horizontales), de líneas y circulares, son los que aparecen como primeras opciones
en la lista correspondiente. De los demás, algunos tipos son meras variantes estéticas de los
anteriores: los gráficos cilíndricos, cónicos y piramidales utilizan marcadores (verticales u
horizontales) con esas formas pero, por lo demás, son gráficos de barras; y los gráficos de
áreas son muy similares a los de líneas.
Una vez elegido el tipo de gráfico, la misma ficha del mismo cuadro de diálogo nos permite
refinar nuestra elección haciendo clic sobre el icono de un subtipo. Bajo el conjunto
1 Desde cualquiera de estos cuadros, el botón Ayuda, , en la parte superior derecha de su ventana, conduce
a un tema de ayuda específico del asistente.
4

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 5: Ficha Rango de datos del segundo cuadro de diálogo del asistente para gráficos.
de iconos, podremos observar un texto informativo que describe brevemente las principales
características del subtipo elegido hasta ese momento, así como un botón Presionar para
ver muestra que permite sustituir temporalmente el conjunto de iconos de subtipo por una
representación del gráfico resultante de aplicar a nuestra tabla numérica el subtipo elegido
hasta ese momento.
Observa que la figura 4 ilustra las elecciones adecuadas para, habiendo llamado al asistente
para gráficos con el rango A4:M10 de la figura 1 seleccionado, ir construyendo el gráfico de
la figura 3.
Una vez hechas las pertinentes elecciones de tipo y subtipo de gráfico, hay que pulsar el botón
Siguiente > para que el asistente nos conduzca al segundo paso en la definición del nuevo
gráfico.
3.2. Elección de los datos de origen
En el segundo paso, el asistente para gráficos nos presenta un cuadro de diálogo con dos
fichas, la primera de las cuales es Rango de datos (véase figura 5). En la mitad superior de
esta ficha se nos muestra cómo está quedando el gráfico hasta el momento; en la inferior se
debe determinar el rango de datos, es decir, qué celdas ocupa la tabla numérica (incluyendo
los textos que encabecen sus filas y columnas), y si queremos asociar las series del gráfico a
las filas o a las columnas de la tabla. Según cuál haya sido el conjunto de celdas seleccionado
en el momento de llamar al asistente, éste habrá hecho o no una conjetura sobre la información
que se desea introducir en esta ficha: si la conjetura mostrada es correcta, basta con pasar
a la ficha Serie para seguir con la definición del gráfico; si no, antes habrá que modificar la
conjetura. En particular, el rango de datos es una fórmula (como =Tablas!$A$4:$M$10 en
5

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 6: Ficha Serie del segundo cuadro de diálogo del asistente para gráficos.
la figura) que, al igual que otras similares que se utilizan en cuadros de diálogo asociados a
gráficos, puede introducirse sin necesidad de teclear los caracteres que la forman, sino simplemente
seleccionando las celdas de la tabla sobre la correspondiente hoja de cálculo.
Observa que la figura 5 ilustra elecciones adecuadas en la ficha Rango de datos para seguir
construyendo el gráfico de la figura 3.
En la ficha Serie, cuya mitad superior es análoga a la de Rango de datos, podemos editar
tanto las series como las categorías resultantes de nuestras anteriores decisiones. Por lo
que respecta a series, es posible tanto eliminar del gráfico alguna serie (botón Quitar) como
añadir una nueva (botón Agregar). Y, de cada serie, es posible modificar tanto su nombre
como su correspondiente secuencia de valores. Lo normal (y, generalmente, lo más deseable)
es que tanto los nombres de las series como sus valores queden vinculados dinámicamente
a celdas o conjuntos de celdas mediante las correspondientes fórmulas, pero también es posible
introducir datos constantes como, por ejemplo, Previsiones (como nombre de serie) o
50;50;50;50;100;20;20;20;80;30;100;50 (como secuencia de valores, doce en este caso).
Por lo que respecta a categorías, es posible modificar la secuencia de sus nombres (o rótulos
del eje de categorías según la nomenclatura de la ficha Series) del mismo modo: manteniendo
una vinculación dinámica a celdas o introduciendo datos constantes (como, por ejemplo,
e;f;m;a;m;j;j;a;s;o;n;d).
La figura 6 ilustra elecciones adecuadas en la ficha Series para seguir construyendo el gráfico
de la figura 3. Obsérvese que cuatro de las seis series originales han sido eliminadas. Si
volviéramos a la ficha anterior, veríamos que estas eliminaciones han modificado el rango de
datos del gráfico, que ahora es la unión de dos rangos, A4:M4 y A9:M10, separados por un
carácter punto y coma en la fórmula =Tablas!$A$4:$M$4;Tablas!$A$9:$M$10.
Una vez hechas las pertinentes elecciones, pulsar el botón Siguiente > nos conduce al tercer
6

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 7: Ficha Títulos del tercer cuadro de diálogo del asistente para gráficos.
paso del asistente para gráficos.
3.3. Elección de otras opciones
El tercer paso del asistente para gráficos, cuyo cuadro de diálogo se muestra en la figura 7, es
el que nos presenta más posibles decisiones sobre la definición del nuevo gráfico, distribuidas
en seis fichas distintas:
Ficha Títulos. Permite darle título tanto al gráfico como a los ejes de coordenadas.
Ficha Eje. Principalmente permite decidir, en cada eje, si se muestran o no sus marcas
de graduación y sus correspondientes rótulos.
Ficha Líneas de división. Permite decidir qué líneas de división se muestran y cuáles
no. Puede haberlas horizontales y verticales y, en cada orientación, principales y secundarias.
Ficha Leyenda. Permite decidir si se muestra o no la leyenda del gráfico y en qué posición.
Ficha Rótulos de datos. Permite añadir rótulos a los marcadores de datos, así como
decidir la composición de tales rótulos; los elementos que pueden formar parte de estos
rótulos son el valor del dato y la categoría y la serie a las que pertenece.
Ficha Tabla de datos. Permite mostrar dentro del área del gráfico, y junto a la representación
gráfica de los datos, esos mismos datos en forma de tabla.
Una forma razonable de proceder durante la creación de un gráfico es cumplimentar la ficha
Títulos, respetar temporalmente las decisiones que el asistente haya tomado para las otras fichas
(se podrán reconsiderar posteriormente, una vez creado el gráfico) y pulsar Siguiente >
para que el asistente nos conduzca a su último paso.
7

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 8: Cuarto cuadro de diálogo del asistente para gráficos.
Cabe señalar que la forma de conseguir vinculación dinámica entre los títulos de gráfico y
ejes y celdas de una hoja de cálculo es algo distinta de lo habitual y que, de desearse, tendría
que posponerse, ya que no puede conseguirse durante la creación del gráfico con el asistente.
Obsérvese que la figura 7 ilustra elecciones adecuadas para seguir construyendo el gráfico de
la figura 3.
3.4. Elección de la ubicación
En el cuadro de diálogo asociado al último de los pasos del asistente para gráficos (véase la
figura 8), el usuario debe elegir la ubicación del gráfico antes de pulsar Finalizar:
Puede ubicarlo en una hoja nueva, que no será una hoja de cálculo, sino una especial
(a la que se da nombre desde el asistente) capaz de contener un único gráfico. En este
caso, el tamaño del área del gráfico dependerá del tamaño, en el momento de crear el
gráfico, de la ventana asociada al correspondiente libro de trabajo.
Puede ubicarlo como objeto en una de las hojas de cálculo del libro sobre el que esté trabajando,
en cuyo caso hablaremos de un gráfico incrustado. En este caso, el gráfico
aparecerá (con unos cuadritos negros llamados controladores de tamaño en sus laterales
y sus esquinas) sobre la hoja de cálculo elegida y el usuario podrá determinar,
utilizando el ratón, tanto su posición (arrastrando el área de gráfico) como su tamaño
(arrastrando los correspondientes controladores).
Obsérvese que la figura 8 ilustra las elecciones adecuadas para ubicar el gráfico de la figura
3 como aparece en esta misma figura, es decir, en una hoja propia de nombre Gráfico
2005-2006.
Ejercicio 1
Copia en la carpeta Prácticas Excel del escritorio el fichero de prácticas lluviasCS.xls,
disponible en nuestra web, y observa que se trata de un libro de trabajo con una única hoja
de cálculo, Tablas, cuyo aspecto es el que se muestra en la figura 1.
Crea en una nueva hoja de gráfico, Gráfico 2005-2006, un gráfico como el de la figura 3.
Sigue para ello las indicaciones que has ido recibiendo a lo largo de este apartado 3.
8

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 9: Aspecto final del rango A11:E18 de la hoja Tablas tras el ejercicio 2.
Ejercicio 2
Figura 10: Un gráfico que utiliza la tabla de la figura 9.
El objetivo de este ejercicio es crear en lluviasCS.xls una nueva hoja de gráfico como la
que se muestra en la figura 10. Para ello, empieza por crear en el rango A12:E18 de Tablas
una tabla adecuada (véase figura 9), que resuma trimestralmente los valores mensuales de
la tabla del rango A4:M10. En la nueva tabla:
Las celdas de B12:E12 contendrán datos constantes.
Las celdas de A13:E13 deben contener cinco fórmulas distintas que hagan referencia
a celdas del rango A5:M5.
Las fórmulas de A14:E18 deben obtenerse replicando las de A13:E13.
9

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Y no olvides aplicar las opciones de formato adecuadas.
Después, utiliza el asistente para crear el gráfico de la figura 10 y ubicarlo en una nueva hoja
de gráfico de nombre Trimestrales.
4. Edición de gráficos
Una vez creado un gráfico, podemos modificar a posteriori cualquiera de sus elementos, con
lo que estaremos editando ese gráfico.
La operación de edición más simple quizá sea la de cambiar la posición o el tamaño de un
gráfico incrustado: si hacemos clic sobre su área de gráfico, Excel nos indicará, mostrando sus
controladores de tamaño, que la hemos seleccionado y que podemos arrastrarla para cambiar
su posición, o bien arrastrar sus controladores para cambiar su tamaño.
La misma técnica, es decir, seleccionar mediante clic y luego cambiar posición o tamaño,
es aplicable a otros elementos de los gráficos, tales como áreas de trazado o leyendas; los
títulos, por su parte, también pueden ser movidos de este modo, pero no se puede cambiar
así el tamaño de un título, ya que éste dependerá del texto del título y de su formato.
Por otra parte, todas las decisiones tomadas durante la creación de un gráfico pueden modificarse
mediante los cuadros de diálogo Tipo de gráfico, Datos de origen, Opciones de
gráfico y Ubicación del gráfico, accesibles, respectivamente, desde las opciones Tipo de
gráfico..., Datos de origen..., Opciones de gráfico... y Ubicación... del menú contextual
al que se accede al hacer clic con el botón derecho sobre, por ejemplo, el área del
gráfico. Observa que estos cuadros son análogos a los cuatro por los que en su momento nos
condujo el asistente para gráficos.
Además, cada elemento de un gráfico dispone de su propio menú contextual y, en éste, de
una opción que da acceso a un cuadro de diálogo para gestionar sus opciones de formato
específicas; y a este mismo cuadro de diálogo puede llegarse haciendo doble clic sobre el
elemento. A veces, para acceder al cuadro de diálogo de formato de un elemento que es parte
de otro (por ejemplo, al de una entrada concreta de una leyenda), es necesario seleccionar primero
el elemento contenedor (en nuestro ejemplo, la leyenda), seleccionar luego el elemento
contenido en éste (en nuestro ejemplo, la entrada) y, finalmente, hacer doble clic.
Respecto a los títulos, es posible editarlos de forma que queden dinámicamente vinculados a
celdas, para lo cual hay que seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el correspondiente título haciendo clic sobre él.
2. Escribir un signo igual en la barra de fórmulas de Excel.
3. Hacer clic en la celda a la que se quiere vincular el título, de modo que en la barra de
fórmulas aparezca una referencia a esta celda.
4. Pulsar la tecla Enter.
10

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 11: Aspecto de la hoja de gráfico del ejercicio 4 con datos del primer cuatrimestre.
Así pues, las posibilidades de edición de gráficos que ofrece Excel son muy variadas y la
mejor forma de familiarizarse con ellas y entender su significado es probándolas y observando
sus efectos sobre diferentes gráficos.
Ejercicio 3
El objetivo de este ejercicio es dejar de tener en lluviasCS.xls la hoja de gráfico Gráfico
2005-2006 y, en su lugar, tener los dos gráficos de la figura 2 incrustados en una nueva
hoja de cálculo: Otros gráficos. Para ello, comienza por crear la nueva hoja de cálculo y
modificar la ubicación del gráfico de Gráfico 2005-2006 para que pase a estar incrustado
en Otros gráficos. Haz, además, que el orden de las diferentes hojas dentro del libro sea
éste: Tablas, Trimestrales y Otros gráficos.
A continuación, crea un nuevo gráfico a partir de la tabla de precipitaciones mensuales de
la hoja Tablas: un gráfico de barras verticales en el que se comparen las precipitaciones
de Junio y Diciembre (series) a lo largo de los seis años recogidos en la tabla (categorías).
Incrusta ese gráfico en Otros gráficos, a la derecha del que compara las precipitaciones de
2005 y 2006 a lo largo de los doce meses del año.
Después, ajusta los tamaños y posiciones de esos dos gráficos incrustados, de forma que,
entre ambos, ocupen el mismo espacio que el rango de celdas A1:K22.
Finalmente, edita ambos gráficos para conseguir un aspecto lo más similar que te sea posible
al que muestra la figura 2.
11

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 12: Aspecto de la hoja de cálculo del ejercicio 4 con datos del segundo cuatrimestre.
Figura 13: Aspecto de la hoja de gráfico del ejercicio 4 con datos del segundo cuatrimestre.
Ejercicio 4
El objetivo de este ejercicio es dotar al libro de trabajo ventas.xls que creaste en la segunda
práctica de Excel de un gráfico como el que se muestra en la figura 11; además, deberás
comprobar la vinculación dinámica del gráfico a la hoja de cálculo.
Comienza por cambiar el nombre de esta hoja de cálculo, de Cuatrimestre 1 a Un cuatrimestre,
ya que estamos pensando en utilizar la misma hoja para, por ejemplo, los datos del
segundo cuatrimestre.
A continuación, crea un gráfico en una hoja propia de nombre Gráfico porcentajes y haz
12

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
(a) Primera versión (b) Versión final
Figura 14: Dos versiones de la hoja de gráfico del ejercicio 5.
que tenga un aspecto lo más similar que te sea posible al que se muestra en la figura 11.
Además, el título del gráfico debe quedar vinculado a la correspondiente celda de la hoja de
cálculo Un cuatrimestre.
Para comprobar la correcta vinculación dinámica del gráfico en general (y no sólo de su
título) a la hoja de cálculo, lleva a cabo la siguiente prueba: actualiza los datos de la hoja
de cálculo para que reflejen las ventas del segundo cuatrimestre según muestra la figura 12
(sólo deberás cambiar Primer por Segundo en A1 e introducir nuevos datos en los rangos
A3:A6, B3:D6 y F3:G6) y verifica que el gráfico se actualiza automáticamente y queda tal
como muestra la figura 13.
5. Gráficos de tarta
Los gráficos de tarta, circulares en nomenclatura de Excel, se utilizan habitualmente para
mostrar información relativa a porcentajes, aunque no es la única forma de conseguir esto,
como ya hemos visto en el ejercicio 4, que se resolvía con un gráfico de barras de los que
Excel clasifica como columna 100 % apilada; y hay otros tipos de gráficos de Excel que
también presentan versiones 100 % apiladas: barras, líneas, áreas. . . A diferencia de lo que
sucede con estos subtipos, los gráficos circulares permiten mostrar la distribución porcentual
de los valores de una única serie de datos 2 , lo que conlleva algunas particularidades, como
que en sus leyendas haya una entrada por cada categoría (en vez de una por cada serie) o que,
en principio, el título del gráfico coincida con el nombre de la única serie representada. Otras
particularidades son, por ejemplo, que exista la opción de que en cada marcador de datos se
muestre el correspondiente porcentaje o que algunos elementos presentes en otros tipos de
gráficos (por ejemplo, las líneas de división) no sean aplicables a los gráficos circulares.
Ejercicio 5
El objetivo de este ejercicio es crear un nuevo gráfico, circular, en el libro ventas.xls con
2 Excel ofrece un tipo de gráfico, el de anillos, muy similar a los gráficos circulares pero con la posibilidad
de representar varias series en el mismo gráfico, cada una de ellas en un anillo de un conjunto de anillos
concéntricos.
13

Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 15: Aspecto de la hoja Un cuatrimestre tras el ejercicio 6.
el que trabajaste en el ejercicio 4. Para empezar, crea un nuevo gráfico a partir del rango
A2:D3 de la hoja Un cuatrimestre (véase figura 12), lo más parecido que puedas al que se
muestra en la figura 14(a), ubícalo en una hoja de gráfico de nombre Europa primer mes
y haz que ésta sea la última hoja del libro, tras Un cuatrimestre y Gráfico porcentajes.
Observa que has tenido que asociar series a filas y que en la leyenda aparece una entrada por
cada una de las tres categorías (ciudades europeas) que se corresponden con columnas de la
tabla. Observa también que has podido asociar a cada marcador de datos un rótulo (alineado
en el centro del marcador) que muestra un porcentaje que no aparece calculado en la hoja
Un cuatrimestre, sino que lo calcula automáticamente el propio gráfico.
Dado que en un gráfico circular hay un solo marcador de datos por cada entrada de leyenda,
parece razonable mostrar el correspondiente nombre de categoría directamente en cada
marcador y omitir la leyenda, tal y como muestra la figura 14(b). Así pues, modifica en este
sentido el gráfico de la hoja Europa primer mes y procura que su área de trazado quede
aproximadamente centrada respecto a su título.
Ejercicio 6
El objetivo de este ejercicio es volver a modificar el libro ventas.xls de forma que su hoja de
cálculo Un cuatrimestre presente el aspecto que muestra la figura 15 y donde se cumplan
las siguientes condiciones:
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Práctica 6: Gráficos en Excel Universitat Jaume I
El gráfico incrustado sobre el rango B13:D23 debe ser el resultado de cambiar la
ubicación del que ocupaba la hoja de gráfico Europa primer mes y editar algunas de
sus propiedades.
El gráfico incrustado sobre el rango F13:H23 debe ser el resultado de duplicar el otro
gráfico incrustado y editar algunas de sus propiedades.
Los títulos que muestran los dos gráficos deben quedar dinámicamente vinculados a
las celdas E2 y H2, respectivamente.
Los nombres de categorías de los dos gráficos deben quedar dinámicamente vinculados
a los rangos B2:D2 y F2:G2, respectivamente.
Los valores representados en los dos gráficos deberán depender del mes que el usuario
introduzca en C10. Para conseguirlo, puede procederse como sigue:
• Introduce la fórmula =INDICE(A$3:A$6;COINCIDIR($C$10;$A$3:$A$6;0))
en la celda A12 y replícala en B12:H12.
• Haz que los dos gráficos muestren los valores que encuentren, respectivamente,
en los rangos B12:D12 y F12:G12.
Una vez hayas concluido las modificaciones solicitadas, prueba a introducir diferentes meses
en C10 y observa cómo se actualizan los dos gráficos incrustados. ¿Qué sucede si introduces
un mes que no pertenece al cuatrimestre representado en la hoja?
Ejercicio 7
Finalmente, para comprobar la versatilidad de ventas.xls, introduce únicamente los siguientes
cambios en su hoja Un cuatrimestre, sin modificar directamente ningún gráfico:
En A1, sustituye el texto PanBlanco por ViajeGuay, Ventas Mundiales por
Volumen de Ventas y Segundo Cuatrimestre por Tercer Cuatrimestre.
En A3:A6 introduce los nombres de los meses del tercer cuatrimestre.
En B2:H2 sustituye:
• Europa y EE. UU. por Costa e Interior.
• París, Roma y Hamburgo por Cádiz, Sevilla y Valencia.
• Chicago y Los Ángeles por Pirineos y Castilla.
En C10 introduce algún mes del tercer cuatrimestre.
¿Ves algo raro en el estado en el que queda el libro de trabajo, en Un cuatrimestre o en
Gráfico porcentajes? Únicamente dos cosas deberían llamar tu atención, ambas en Un
cuatrimestre. La primera, que la anchura de la columna A es insuficiente para los meses
del tercer cuatrimestre. La segunda, que los contenidos de las celdas D8 y G8 deberían ser
fórmulas adecuadas (de hecho, una misma fórmula, duplicada) en vez de textos constantes.
No des por finalizada esta práctica sin antes llevar a cabo las correcciones pertinentes.
15

Práctica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
Formato en hojas de Excel
1. Introducción
2
Las distintas facilidades que Excel ofrece para dar formato a las hojas de cálculo permiten
modificar el aspecto y la presentación de los datos, dando a las hojas una apariencia más
atractiva. La asignación de formatos a las celdas puede realizarse, indistintamente, antes o
después de introducir los datos correspondientes.
Los formatos incorporados a las celdas tienen entidad propia, diferenciándose de los datos
contenidos y de los comentarios. Así, es posible copiar los formatos de unas celdas a otras, o
bien eliminarlos, sin perder otra información de las celdas.
La mayoría de las opciones de formato se encuentran disponibles en el cuadro de diálogo
Formato de celdas, algunas de cuyas fichas se muestran en las figuras 1, 2, 3 y 4. Existen
dos formas alternativas de llegar a este cuadro de diálogo: mediante la orden Formato ◮
Celdas... o seleccionando la opción Formato de celdas... del menú contextual al que se
accede al hacer clic con el botón derecho sobre una celda, una etiqueta de fila o columna o
el botón Selecciona todo. Además, la barra de herramientas Formato cuenta con cuadros
y botones para aplicar las opciones de formato de uso más frecuente (tipo de letra, tamaño,
alineación. . . ).
Otras opciones interesantes del menú Formato (aparte de Celdas...) son Fila, Columna y
Autoformato.
2. Dimensiones de filas y columnas
Cuando se crea una nueva hoja de cálculo, todas las columnas tienen una anchura estándar
y la altura de las filas se acomoda de forma automática al tamaño de fuente empleado. Sin
embargo, estos valores pueden modificarse de distintas formas:
Puede ajustarse la altura de una fila arrastrando el borde inferior de su etiqueta; para
modificar la anchura de una columna, el borde que hay que utilizar de su etiqueta es el
derecho.
1

Práctica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
Figura 1: Ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas.
A través de los menús Formato ◮ Fila y Formato ◮ Columna pueden establecerse
unos valores exactos (órdenes Alto... y Ancho..., respectivamente) o ajustar las
dimensiones automáticamente al tamaño de lo que haya que mostrar (orden Autoajustar
en el caso de las filas y Autoajustar a la selección en el de las columnas).
Lógicamente, si han sido seleccionadas varias filas o columnas antes de aplicar un cambio a
sus dimensiones, el cambio se producirá en todas esas filas o columnas. Por ejemplo, si deseamos
modificar el ancho de todas las columnas de la hoja, utilizaremos el botón Seleccionar
todo y, después, la orden Formato ◮ Columna ◮ Ancho....
Ejercicio 1
En una hoja cualquiera de un nuevo libro de trabajo, prueba a modificar la anchura de las
columnas y la altura de las filas arrastrando directamente sobre las líneas que separan las
correspondientes etiquetas.
Haz que la anchura de la columna A tenga exactamente el valor 5 y que la altura de la fila 1
sea 25.
Introduce en A1 tu nombre y apellidos y haz que la anchura de la correspondiente columna
se ajuste de modo automático para mostrar todos los caracteres tecleados.
2

Práctica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
3. Formatos numéricos
Los formatos numéricos, accesibles en la ficha Número del cuadro Formato de celdas
(véase figura 1), permiten cambiar la forma de visualizar valores numéricos, controlando, por
ejemplo, cuántos decimales se muestran, si se utilizan separadores de miles o la inclusión de
caracteres indicativos de moneda o porcentajes. La barra de herramientas Formato cuenta
con botones para aplicar los formatos numéricos más habituales:
Los botones mostrados son, de izquierda a derecha, los siguientes:
Estilo moneda: mostrará el valor 12 345 como 12.345,00 ¤.
Estilo porcentual: mostrará 0,12 como 12 %.
Estilo millares: mostrará 1 234 567 como 1.234.567.
Aumentar decimales: con cada pulsación, el valor de la celda se mostrará con una
posición decimal más.
Disminuir decimales: con cada pulsación, se mostrará un decimal menos.
Otros formatos numéricos interesantes son los de fecha (con múltiples variantes según cómo
se muestran los días, los meses mediante nombres o números, los años con más o menos
dígitos. . . ) y los de hora (hay diversos formatos horarios, tanto de 12 como de 24 horas).
Así mismo, puede darse “formato de texto” a los números, para que se muestren tal como
se introducen y evitar que Excel los interprete de otra manera. Por ejemplo, si en una celda
tecleamos 2/3, Excel interpretará que es una fecha (2 de marzo del año actual). Si lo que
se desea es mostrar exactamente 2/3, bastará aplicar a la celda el formato de texto y luego
teclear el contenido 2/3. Otra manera de introducir números como texto es teclear una comilla
simple delante: ’2/3.
Ejercicio 2
Introduce en A7 el dato 0,0125 y aplícale formato porcentual. A continuación, ve añadiendo
decimales para visualizar sucesivamente 1,3 %, 1,25 % y 1,250 % (observa el redondeo
que se lleva a cabo durante la visualización).
Introduce en A8 la fecha 1-2-99 y haz que se muestre como 1 de febrero de 1999.
4. Opciones de alineación
En principio, Excel aplica a todas las celdas lo que denomina alineación general, esto es, los
valores numéricos se muestran alineados a la derecha en sus correspondientes celdas y los
textos, a la izquierda.
3

Práctica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
Figura 2: Ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.
La forma más fácil de variar la alineación es mediante los siguientes botones de la barra de
herramientas Formato:
Con ellos se puede ajustar la visualización del correspondiente valor a la izquierda de la celda,
en el centro, a la derecha, o en el centro de varias columnas seleccionadas, respectivamente.
En este último caso, se realizará la combinación de las celdas seleccionadas, como si fueran
una sola, antes de centrar la visualización en la gran celda resultante. Para otros tipos de
alineaciones, puede utilizarse la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas
(véase figura 2). En este cuadro, encontraremos varios grupos de opciones:
El primero se corresponde con la alineación del texto propiamente dicha. Dentro de este
grupo podemos determinar la alineación tanto horizontal como vertical. En la alineación
horizontal, están disponibles las opciones más comunes, como son alineación a la
izquierda, a la derecha, centrada, justificada. . . y también existe la opción de rellenar,
con la cual el valor de la celda se muestra repetidamente hasta ocuparla completamente.
Otro grupo de opciones corresponde a la orientación del texto. Ésta puede determinarse
escribiendo directamente los grados de inclinación respecto de la horizontal, o bien
pulsando con el ratón en los cuadros que aparecen encima. Mediante éstos podremos
escribir en vertical, o bien con una inclinación determinada.
También existen opciones denominadas de control del texto, tales como Ajustar texto
a la celda, de forma que lo escrito no ocupará celdas vecinas, sino que se dividirá en
4

Práctica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
Figura 3: Ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas.
varias líneas en caso de que sea necesario; Reducir hasta ajustar, con lo que se reducirá
el tamaño de la fuente hasta que todo quepa en la celda; y también Combinar
celdas, lo que juntará varias en una sola.
Ejercicio 3
Introduce Hola en B1 y prueba las alineaciones izquierda, derecha y centrada.
Cambia la alineación de manera que el texto aparezca escrito en vertical, pero sin inclinar
ningún carácter. Después, utiliza el borde inferior de la etiqueta de la fila 1 para cambiar la
altura de esa fila y conseguir que se vea todo el texto introducido.
Introduce Reducir el texto en B2 y aplícale a la celda la opción para reducir el texto, de
manera que éste quepa en su anchura actual.
5. Formato de los caracteres
El tipo de letra (o fuente) de un texto, el tamaño de esa fuente y si el texto está en negrita,
en cursiva o subrayado son opciones de formato que pueden determinarse desde la barra de
herramientas Formato:
Esto permite cambiar el aspecto con el que se visualizan los valores de las celdas seleccionadas,
incluso si su valor es numérico.
5

Práctica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
Figura 4: Ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas.
Por otra parte, la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas (véase figura 3)
contiene todas las opciones de formato aplicables a los caracteres. La opción de formato
elegida se aplicará al contenido de las celdas previamente seleccionadas. En las celdas cuyo
contenido es texto, pueden seleccionarse los caracteres individuales y aplicarles formatos
diferentes. Basta con editar el contenido de la celda e ir aplicando los formatos a los grupos
de caracteres seleccionados.
Ejercicio 4
Cambia el formato de tu nombre y apellidos (celda A1) para que las iniciales aparezcan
con un tamaño de letra mayor y en negrita. Luego, haz doble clic en el borde derecho de la
etiqueta de la columna A. ¿Qué sucede?
En la celda A5, introduce el texto Excel, céntralo y aplícale un subrayado.
En la celda A6, introduce como texto la ecuación fundamental del interés compuesto,
VF=VA(1+i)n, y aplícale las opciones de formato necesarias para que la ene se muestre
como exponente y todos los nombres de variable aparezcan en cursiva: VF=VA(1+i) n . Finalmente,
aplícale un tamaño de fuente 24 a la celda.
6. Bordes y colores
Otra posibilidad para dar vistosidad a las hojas es emplear distintos colores y bordes de
diferentes tipos y grosores en las celdas. La barra de herramientas Formato muestra tres
botones con lista desplegable (Bordes, Color de relleno y Color de fuente) con los que
6

Práctica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
se pueden aplicar distintos tipos de bordes a las celdas, así como modificar los colores del
fondo y de los caracteres de las celdas seleccionadas:
Nuevamente, el cuadro de diálogo Formato de celdas ofrece todas las posibilidades de los
botones anteriores junto con muchas otras en sus fichas Bordes (véase figura 4), Tramas y
Fuente.
No deben confundirse los bordes con las líneas de división que por defecto se muestran alrededor
de las celdas. Que estas guías visuales se muestren o no es algo que se controla desde la
ficha Ver del cuadro de diálogo al que se accede a través de Herramientas ◮ Opciones...;
que se muestren o no al imprimir la hoja puede controlarse independientemente de lo anterior
mediante Archivo ◮ Configurar página..., ficha Hoja.
Ejercicio 5
Prueba a colocar diferentes bordes a las celdas utilizando el correspondiente botón. Por
ejemplo, dota a C3 de un borde inferior, a D3 de uno inferior doble, recuadra E3, haz que
F3 sólo tenga un borde superior. . .
Después, desactiva la visualización de las líneas de división y comprueba que los bordes
siguen siendo visibles.
Cambia los colores de la celda A1, de manera que aparezca con letras azules sobre fondo
amarillo.
7. Copiar formato
Como ya vimos, el botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar, , permite
copiar los formatos de unas celdas a otras. Para ello, debe seleccionarse en primer lugar
la celda cuyo formato se quiere copiar, a continuación pulsar el botón Copiar formato y,
por último, seleccionar (con el cursor transformado en un pincel) la celda o rango donde se
desea aplicar el formato original.
Si en lugar de hacer un clic en el botón se hace doble clic, el cursor se mantendrá en forma
de pincel y se podrá ir aplicando a distintas zonas el formato copiado, hasta desactivarlo con
un nuevo clic sobre el mismo botón o bien con la tecla ESC.
Ejercicio 6
Copia el formato de la celda A1 a las celdas B1 y A5 y hazlo accediendo a A1 una única
vez.
7

Práctica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
8. Autoformato
La orden Formato ◮ Autoformato... permite elegir rápidamente una combinación de formatos
de entre un conjunto de plantillas predefinidas para visualizar tablas de datos de una
forma atractiva. Al seleccionar una de estas plantillas, las correspondientes opciones de formato
(de número, tipo de letra, alineación, colores, bordes. . . ) serán aplicadas automáticamente
a un rango de celdas previamente seleccionado.
El botón Opciones... del cuadro de diálogo Autoformato permite elegir una plantilla predefinida
pero desactivando alguna de las opciones de formato que incluye (por ejemplo, para
que se aplique la plantilla pero sin cambiar los tipos de letras ya utilizados en las celdas del
rango seleccionado).
Ejercicio 7
Vuelve a abrir el libro balance.xls que modificaste en la práctica anterior. Observa que en
su hoja Resultados 2005 podemos identificar dos tablas de datos: la de ingresos (rango
B4:E7) y la de gastos (G4:J8).
Selecciona la tabla de gastos y ve aplicándole diferentes plantillas de autoformato hasta que
encuentres una de tu agrado. Cuando la hayas encontrado, aplícale exactamente la misma
plantilla a la tabla de ingresos.
Considera qué otros cambios de formato deberías aplicar a la hoja para que toda ella tuviera
un aspecto armonioso. Cuando consideres que ya has conseguido un aspecto global
satisfactorio, guarda y cierra.
Ejercicio 8
Crea en tu carpeta Prácticas Excel un nuevo libro de trabajo ventas.xls que contenga
una única hoja, Cuatrimestre 1. Debes aplicar los formatos necesarios para que tu hoja de
cálculo tenga el mayor parecido posible con la que se muestra en la figura 5. Para conseguirlo,
has de hacer lo siguiente:
Emplea distintos tamaños de letra, negritas y cursivas donde sea necesario.
Aplica diferentes colores para fuentes y fondos.
Ajusta adecuadamente las dimensiones de filas y columnas.
Aplica los bordes necesarios.
Aplica formatos numéricos.
Aplica las alineaciones adecuadas.
Recuerda usar la facilidad de copiar formatos cuando sea aplicable.
No te olvides de introducir fórmulas adecuadas en E3:E6, H3:H6, B7:H7, E8 y H8, ni de
guardar y cerrar tu libro cuando hayas acabado.
8

Práctica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 9
Figura 5: Aspecto final de la hoja Cuatrimestre 1 tras el ejercicio 8.
Repasa las hojas de cálculo de la práctica anterior y aplícales los formatos que creas más
adecuados para mejorar su aspecto y legibilidad.
9

Práctica 3: Formulación básica en Excel Universitat Jaume I
Formulación básica en Excel
1. Introducción
3
Las fórmulas son un componente fundamental de las hojas de cálculo, ya que especifican
cómo se calculan los valores de determinadas celdas a partir de los valores de otras. Relacionando
mediante fórmulas unas celdas con otras, pueden construirse hojas de cálculo que
resuelvan problemas concretos de interés, de tal modo que a partir de sus datos iniciales se
obtengan automáticamente los correspondientes resultados.
Merece la pena recordar que las fórmulas siempre empiezan en Excel con el signo igual (=) y
que al signo igual ha de seguirle una expresión, donde pueden aparecer números, referencias
a celdas, operadores, funciones y paréntesis.
En realidad, las fórmulas de Excel son capaces de tratar no sólo con valores numéricos, sino
también con texto y con valores lógicos. Así, una expresión muy sencilla podría consistir,
simplemente, en un número (por ejemplo, 18,5), un texto (por ejemplo, "Ventas"), un valor
lógico (sólo dos posibilidades: VERDADERO o FALSO) o una referencia (por ejemplo,
$C$2).
Por otra parte, combinando expresiones mediante operadores (posiblemente con la ayuda de
paréntesis) y funciones, pueden construirse otras expresiones más complejas. Por ejemplo,
las expresiones 18,5 y $C$2 pueden combinarse, utilizando el operador *, para formar la
expresión 18,5*$C$2. Esta expresión, a su vez, puede combinarse con el rango D$5:D$10,
utilizando la función SUMA, para obtener SUMA(18,5*$C$2;D$5:D$10).
Finalmente, la fórmula =SUMA(18,5*$C$2;D$5:D$10) puede introducirse en una celda,
por ejemplo en D12.
En esta práctica y las dos siguientes vamos a profundizar más en el diseño y en la reutilización
de fórmulas. Empezaremos tratando precisamente este segundo aspecto: cómo escribir
una fórmula en una celda de modo que para realizar en otras celdas cálculos análogos sea suficiente
con escribir la fórmula una sola vez y luego replicarla automáticamente en las celdas
restantes. Cómo replicar es algo que ya se vio en una práctica anterior; en ésta veremos cómo
escribir correctamente referencias a celdas para que las fórmulas replicadas se comporten
correctamente.
Después, en esta misma práctica, introduciremos el concepto de literal y presentaremos los
1

Práctica 3: Formulación básica en Excel Universitat Jaume I
operadores más importantes que pueden utilizarse en Excel, lo que supondrá empezar a
profundizar en sus capacidades de cálculo a la hora de diseñar fórmulas. Continuaremos
explorando estas capacidades en las prácticas siguientes, en las que trataremos las principales
funciones disponibles y consideraremos la posibilidad de que una fórmula produzca alguno
de los diferentes valores de error contemplados por Excel (por ejemplo, para el caso en el
que obtener el valor de la fórmula obligaría a dividir entre cero).
2. Referencias
Cuando el contenido de una celda es una fórmula como =3*A3, decimos que en ella se hace
referencia a la celda A3. La elección de tipos de referencia adecuados (referencias relativas,
absolutas o mixtas) permitirá, generalmente, reutilizar unas mismas fórmulas en diferentes
celdas sin tener que modificarlas manualmente.
ATENCIÓN: Es muy importante saber reutilizar fórmulas, aprovechando las facilidades
que Excel nos ofrece. La introducción o modificación manual de fórmulas que podrían
haberse obtenido directamente como réplica de otras en caso de haber utilizado los tipos
de referencia adecuados es una mala práctica que denota un profundo desconocimiento
sobre el correcto manejo de la herramienta.
2.1. Referencias relativas
Las referencias relativas se refieren a una celda por su posición relativa respecto a la celda
donde se utiliza la referencia. Así, una referencia A4 en la celda B6 debe entenderse como
una referencia a la celda que está dos filas por encima y una columna a la izquierda de la
celda desde donde se hace la referencia. Por eso, al replicar esa misma referencia en C7, se
mostraría como B5 (porque seguiría significando, como antes, “dos filas por encima y una
columna a la izquierda”).
2.2. Referencias absolutas
Las referencias absolutas son las que se refieren a una celda por su posición absoluta dentro
de la hoja de cálculo. Así, una referencia $A$4 en la celda B6 (o en cualquier otra celda)
debe entenderse como una referencia a la celda A4. Por eso, al replicar esa referencia en C7,
se seguiría mostrando como $A$4.
2.3. Referencias mixtas
Es posible escribir referencias donde la columna se especifica de forma absoluta y la fila de
forma relativa (como en $A4) y viceversa (como en A$4). Las denominaremos referencias
mixtas.
2

Práctica 3: Formulación básica en Excel Universitat Jaume I
2.4. Referencias a rangos
Siempre que hemos tenido que expresar un rango (es decir, un conjunto rectangular de celdas),
lo hemos hecho especificando su celda superior izquierda y su celda inferior derecha
(dos esquinas diagonalmente opuestas) con un carácter dos puntos separando ambas especificaciones.
Así pues, en una referencia a rango intervienen, en principio, dos referencias a celda, cada
una de las cuales puede ser relativa, absoluta o mixta independientemente del tipo de la otra.
Por ejemplo, $A$1:$A7 es una referencia a rango correcta en la que una esquina del rango
ha quedado especificada de forma absoluta pero para la otra se ha utilizado una referencia
mixta con columna absoluta y fila relativa.
Además, la notación de rangos permite expresar conjuntos de filas o de columnas completas
tal como ilustran los siguientes ejemplos: B:B (columna B), 9:9 (fila 9), 2:4 (filas de la 2 a
la 4), A:IV (todas las columnas y, por lo tanto, toda la hoja), 1:65536 (todas las filas y, por lo
tanto, también toda la hoja).
2.5. Introducción de referencias
Hemos visto cuatro tipos de referencias a celdas: relativas, absolutas y dos tipos diferentes de
mixtas. Para introducir una referencia a celda en una fórmula, no es necesario teclearla: con
el cursor en el punto de la fórmula donde se desea introducir la referencia, basta con hacer
clic sobre la celda que se quiere referenciar. Lo mismo es válido para rangos si, en vez de
hacer clic, se arrastra con el ratón de una esquina a otra del rango. En cualquier caso, si el
tipo de referencia que se obtiene para una celda no es el que se quiere, bastará con pulsar F4
(a lo sumo tres veces) para obtener el tipo deseado.
2.6. Referencias a celdas de otras hojas
Para hacer referencia a una celda que está en una hoja de cálculo diferente, hay que anteponer
a la referencia propia de la celda una indicación de la hoja donde está, seguida de un signo
de cierre de admiración (!). Centrándonos en el caso en el que las dos celdas (la referenciada
y la que contiene la referencia) están en el mismo libro de trabajo, la forma de indicar la
hoja de cálculo de la celda referenciada es, simplemente, su nombre (que puede ser necesario
encerrar entre comillas simples si, por ejemplo, contiene algún espacio en blanco). Así, si en
una celda de la hoja Resultados de un libro se desea hacer una referencia absoluta a la celda
F7 de la hoja Auxiliar, se deberá escribir Auxiliar!$F$7.
En el caso de los rangos, basta con indicar la hoja una sola vez, es decir, Tablas!$A$1:$B$6
sería un ejemplo correcto de referencia absoluta al rango A1:B6 de la hoja Tablas.
En realidad, no es necesario aprender estos convenios de notación, pues sigue existiendo la
posibilidad de introducir la referencia haciendo, simplemente, clic en la celda referenciada.
3

Práctica 3: Formulación básica en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 1
Figura 1: Aspecto final de la hoja Mano de obra tras el ejercicio 1.
Figura 2: Aspecto de la hoja Tipo IVA utilizada en el ejercicio 1.
Copia en la carpeta Prácticas Excel del escritorio el fichero de prácticas referencias.xls,
disponible en la web de la asignatura. Abre la copia conseguida y observa que se trata de
un libro de trabajo que contiene tres hojas de cálculo. Haz que Mano de obra sea la hoja
activa, introduce en la celda C5 la fórmula =B5*$C$2 y replícala en el rango de celdas
C6:C8. Observa los resultados, comparando las réplicas de la referencia relativa B5 con las
de la absoluta $C$2.
Introduce en D5 (y replica luego en D6:D8) una fórmula que calcule el resultado de incrementar
el importe de la correspondiente operación con la aplicación del IVA adecuado. La
fórmula ha de tomar el tipo de IVA de la celda C3 de la hoja Tipos IVA (véase figura 2).
Introduce en C10 (y replica luego en D10) una fórmula que utilice la función SUMA para
calcular el correspondiente importe total de las operaciones (sin IVA en C10, con él en
D10).
Finalmente, aplica las opciones de formato que necesites para que la hoja Mano de obra
presente el aspecto que se muestra en la figura 1.
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Práctica 3: Formulación básica en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 2
Figura 3: Aspecto final de la hoja Descuentos tras el ejercicio 2.
Haz ahora que la hoja activa sea Descuentos. Introduce en la celda C6 la fórmula
=C$5*(1-$B6) y replícala en el rango de celdas C6:G12. Observa los resultados, comparando
las réplicas de las dos referencias mixtas, C$5 (que en C6 significa “en la misma
columna, en la fila 5”) y $B6 (que en C6 significa “en la columna B, en la misma fila).
Da al rango C6:G12 formato de moneda (euros con dos decimales) y comprueba, antes de
guardar el libro referencias.xls, que el aspecto de la hoja es el que se muestra en la figura 3.
2.7. Nombres
Otra forma de hacer referencia a una celda o rango en una fórmula es utilizando un nombre.
La ventaja de utilizar nombres en las fórmulas es que éstas pueden ganar en legibilidad:
compara, por ejemplo, =A1*A2 con =pdoble*noches suponiendo que en A1 tenemos el
precio por noche de una habitación doble de hotel y en A2 el número de noches que vamos
a pasar en ella. ¿En qué versión de la fórmula queda más claro que estamos calculando el
importe total de nuestra estancia en el hotel? Del mismo modo, =SUMA(gastos) puede ser
preferible a =SUMA(J5:J7) en el contexto adecuado.
Generalmente, la forma más rápida de asignar un nombre a una celda o rango consiste en
llevar a cabo la correspondiente selección, hacer clic en el cuadro de nombres (recuerda: a la
izquierda de la barra de fórmulas), teclear el nombre elegido (que no puede contener espacios
en blanco, como Tipo IVA, ni poder confundirse con una referencia, como A1) y, finalmente,
pulsar Enter. En los nombres, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
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Práctica 3: Formulación básica en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 3
Vuelve a abrir el libro balance.xls de prácticas anteriores y define los nombres necesarios
para poder sustituir las fórmulas del rango C10:C12 por éstas:
=tingresos-tgastos.
=0,35*bbruto.
=bbruto-gravamen.
También debes hacer lo necesario para poder sustituir la fórmula de la celda E7 por
=SUMA(ingresos) y la de J8 por =SUMA(gastos).
Después, guarda el libro.
Ejercicio 4
Accede a la ayuda de Excel con F1 e intenta averiguar cómo puedes modificar nombres,
eliminarlos o definir un nombre para darle un valor constante, sin hacer referencia a celda
alguna.
Utiliza lo que hayas aprendido para cambiar el nombre de la celda C11 de la hoja de cálculo
Resultados 2005: que no sea gravamen, sino importeISB (por “Impuesto Sobre Beneficios”).
Así, la fórmula de C12 deberá quedar como =bbruto-importeISB.
También debes definir el nombre tipoISB para poder escribir la fórmula de C11 como
=tipoISB*bbruto.
Finalmente, guarda y cierra balance.xls.
3. Literales
Antes dijimos que en las fórmulas pueden aparecer textos como, por ejemplo, "Ventas" y
más adelante veremos operadores y funciones capaces de realizar cierto tipo de cálculos utilizando
textos, aunque el concepto pueda resultar extraño a priori (todo el mundo ve como
un cálculo sumar dos números, pero juntar dos textos para formar otro más largo también
es, en cierto modo, calcular un resultado). Sin embargo, en prácticas anteriores ya utilizaste
textos, como el propio Ventas, pero sin utilizar comillas dobles como delimitadores. ¿Cuál
es la diferencia? En aquel caso, Ventas era todo el contenido de la celda y Excel lo reconocía
sin más como un texto formado por seis caracteres: uve mayúscula, e, ene, te, a y ese.
Dentro de una fórmula, sin embargo, si un elemento representa directamente a un texto, es
necesario marcarlo de algún modo para que Excel lo reconozca como tal y no lo confunda
con otra cosa, como por ejemplo el nombre de una celda. Lo que se hace es encerrar el texto
entre comillas dobles, pero esas comillas dobles no formarán parte del valor representado: la
fórmula ="Ventas" en una celda la dotará del mismo valor que si se le hubiera introducido,
simplemente, la constante Ventas.
6

Práctica 3: Formulación básica en Excel Universitat Jaume I
Así pues, existen diferencias entre un dato constante que se introduce directamente en una
celda y cómo se puede representar dentro de una fórmula. Es a esto último a lo que denominaremos
literal 1 : a la representación directa de un valor constante dentro de una fórmula.
Así pues, 4 será un literal numérico, pero no A1 (cuyo valor no es constante, sino que depende
del de una celda) ni 2+2 (cuyo valor es constante, pero que no está representado directamente,
sino como resultado de una operación).
En realidad, sólo cuando tratamos con textos existen diferencias entre datos constantes y
literales: números y valores lógicos se representan igual en ambos casos. Por lo que se refiere
a los textos, bastará con que recuerdes esto:
Fuera de una fórmula, los textos se escriben sin más. Si utilizas comillas dobles, esas
comillas formarán parte del texto.
Dentro de una fórmula, los textos deben encerrarse entre comillas dobles para formar
los correspondientes literales.
Para formar un literal a partir de un texto que contenga comillas dobles, deberás duplicarlas
antes de añadir las comillas delimitadoras.
Ejercicio 5
Intenta predecir los valores de celdas cuyos contenidos fueran los siguientes (los puntos finales
no son parte de esos contenidos), teniendo en cuenta que algunos pueden ser erróneos:
Hola.
"Hola".
=Hola.
="Hola".
1:20’35"59.
="1:20’35"59".
="1:20’35""59".
Ahora, pruébalas en una hoja de cálculo cualquiera de un nuevo libro de trabajo. Si el
resultado obtenido no coincide con tu predicción y no entiendes el porqué, pregunta a tu
profesor.
4. Operadores
Generalmente, un operador se utiliza para construir una expresión a partir de dos expresiones
de partida, a las que denominaremos operandos. La nueva expresión se forma escribiendo el
1 Aunque en la ayuda de Excel lo encontrarás simplemente como “constante”.
7

Práctica 3: Formulación básica en Excel Universitat Jaume I
primer operando, el operador y, finalmente, el segundo operando. Para determinar el valor
que corresponde a esa nueva expresión (es decir, para evaluarla), hay que realizar la operación
que indica el operador (por ejemplo, el operador * indicaría que hay que realizar una
multiplicación) con los valores de los operandos.
Se presentan a continuación los principales operadores que ofrece Excel, agrupados en tres
categorías distintas: aritméticos, de texto y de comparación.
4.1. Operadores aritméticos
Los operadores aritméticos especifican operaciones que dan lugar a un valor numérico a
partir de otros dos valores numéricos o, en el caso de la “negación” (cambio de signo) y en el
del porcentaje, a partir de un único valor numérico. Los operadores aritméticos se relacionan
en la siguiente tabla (se ha supuesto que el valor de la celda A1 es el número siete):
Operador Operación Fórmula Resultado
+ Suma =A1+2 9
- Resta =A1-2 5
- Negación =-A1 −7
* Multiplicación =A1*2 14
/ División =A1/2 3,5
% Porcentaje =A1 % 0,07
ˆ Exponenciación =A1ˆ2 49
Obsérvese que el operador de porcentaje ( %) simplemente divide entre cien el operando al
que sigue y que tanto resta como “negación” se especifican con el mismo operador (-).
4.2. Operador de texto
El operador & especifica la concatenación de dos textos, esto es, a partir de dos operandos
cuyo valor es texto, proporciona como resultado el texto que se obtiene al poner el valor del
segundo operando tras el del primero. En el ejemplo de la siguiente tabla se ha supuesto que
el valor de la celda A3 es el texto bollos:
Operador Operación Fórmula Resultado
& Concatenación ="zampa"&A3 zampabollos
En principio, la concatenación sólo tiene sentido cuando los valores de los operandos son textos,
del mismo modo que los operadores aritméticos sólo son aplicables a valores numéricos
(¿qué sentido podría tener, por ejemplo, multiplicar dos textos?). Sin embargo, en algunas
ocasiones Excel lleva a cabo una conversión automática de tipos que puede sernos de bastante
utilidad. Supongamos, por ejemplo, que en la celda B10 de una hoja de cálculo se
8

Práctica 3: Formulación básica en Excel Universitat Jaume I
obtiene un resultado numérico que representa la longitud de un trayecto en kilómetros y en
B12 nos gustaría obtener textos del estilo Habrá que recorrer 600 kilómetros. Podríamos
escribir en B12 la fórmula ="Habrá que recorrer "&B10&" kilómetros" y ésta funcionaría
correctamente, pero sólo gracias a la conversión automática que realiza Excel: obsérvese que
el primer operador de concatenación tendría como segundo operando un valor numérico (el
de B10, que supondremos que es seiscientos), pero la concatenación sólo está definida para
textos, así que Excel, antes de concatenar, transforma ese valor numérico en el texto formado
por un seis y dos ceros: 600.
Ejercicio 6
Utiliza una hoja de cálculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar y comprueba
que no tiene sentido multiplicar textos: introduce la fórmula ="dos"*"tres"y observa lo que
sucede.
Sin embargo, la fórmula ="2"*"3" no produce un error. ¿Por qué?
Ejercicio 7
Utiliza una nueva hoja del libro de trabajo anterior para hacer otra prueba, una cuyo primer
paso consiste en introducir en la celda A1 la constante 1; en la celda A2, la constante 3; y
en la celda A3, la fórmula ="Resultado="&(A1+A2). ¿Entiendes cómo evalúa Excel esta
fórmula?
Ahora cambia la fórmula de A3 por ="A1+A2"&"="&(A1+A2). ¿Entiendes que, mientras
"A1+A2" es un literal que representa al texto de cinco caracteres A1+A2, la expresión
A1+A2 (dentro de una fórmula y sin comillas alrededor) representa una suma que Excel ha
de evaluar?
Introduce en B1 una fórmula que concatene la letra B y el valor de la celda A1.
Escribe en B2 la fórmula ="En B1 pone"&B1. ¿Puedes distinguir claramente los papeles
de “las diferentes B1” que aparecen en el contenido y en el valor de B2? Cuando entiendas
bien las diferencias, cierra el libro sin guardar los cambios.
4.3. Operadores de comparación
Los operadores de comparación permiten, como su nombre indica, comparar dos valores
para decidir, por ejemplo, si son iguales, o si son distintos, o si es el primero mayor que el
segundo. . . El resultado de cada comparación será un valor lógico, uno de los dos únicos
posibles: VERDADERO y FALSO.
Los operadores de comparación se relacionan en la tabla siguiente (en los ejemplos se ha
supuesto que el valor de la celda A1 es el número siete y el de la celda A3 es el texto bollos;
además, téngase en cuenta que, en la comparación entre textos, “menor” y “mayor” significan,
respectivamente, anterior y posterior en el orden alfabético):
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Práctica 3: Formulación básica en Excel Universitat Jaume I
Operador Operación Fórmula Resultado
= Igual =A1=7 VERDADERO
=A3="zampa" FALSO
< Menor =A1=2 FALSO
=("zampa"&A3)>="zampa" VERDADERO
Distinto =A17 FALSO
="zampa"("zam"&"pa") FALSO
4.4. Orden de evaluación de los operadores
Los operadores en Excel se muestran en la tabla siguiente de mayor a menor nivel de prioridad:
Operador Operación
- Negación
% Porcentaje
ˆ Exponenciación
* y / Multiplicación y división
+ y - Suma y resta
& Concatenación
=, = y Comparaciones
Cuando en una expresión aparecen dos operadores que pertencen al mismo nivel, se da preferencia
al que aparece a la izquierda en la expresión: es lo que se conoce como asociatividad
por la izquierda. Con paréntesis se pueden forzar evaluaciones diferentes de las que Excel
llevaría a cabo en ausencia de éstos.
Ejercicio 8
En una hoja de cálculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar, introduce las
siguientes fórmulas en dos celdas distintas: =(2+3)*4 y =2+(3*4). En una tercera celda,
introduce la fórmula sin paréntesis =2+3*4 y observa con qué resultado anterior coincide.
¿Por qué?
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Práctica 3: Formulación básica en Excel Universitat Jaume I
Haz pruebas análogas con los siguientes tríos de fórmulas:
=(10*6)-3, =10*(6-3) y =10*6-3.
=(84/6)/2, =84/(6/2) y =84/6/2.
=(2ˆ3)ˆ2, =2ˆ(3ˆ2) y =2ˆ3ˆ2.
=(250*30) %, =250*(30 %) y =250*30 %.
=("Excel"&2000)+3, ="Excel"&(2000+3) y ="Excel"&2000+3.
En cada caso, debes decir si en las expresiones sin paréntesis Excel está decidiendo el orden
de evaluación haciendo uso de la asociatividad o si le basta con atender al diferente nivel de
prioridad de los operadores.
11

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Principales funciones en Excel
1. Introducción
4
Los operadores, vistos en la práctica anterior, no son la única forma en la podemos especificar
cálculos en las fórmulas de Excel; el programa ofrece, además, una amplia gama de
funciones que permiten manipular la información según el siguiente mecanismo: la función
recibe información a través de una serie de argumentos (los argumentos son a las funciones
lo que los operandos a los operadores) y, a partir de esa información, devuelve un resultado.
La forma de utilizar una función dentro de una fórmula es la siguiente: primero, se escribe el
nombre de la función; inmediatamente a continuación (sin espacios en blanco intermedios),
una apertura de paréntesis; al final, un cierre de paréntesis; entre los paréntesis, tantas expresiones
(del tipo que convenga) como parámetros requiera esa función, separadas entre sí por
símbolos punto y coma (;). Cada función tiene su propia sintaxis, esto es, admite un cierto
número de argumentos, cada uno de los cuales puede ser de cierto o ciertos tipos, pero no de
otros. Incluso hay funciones sin argumentos.
Obsérvese que los argumentos son expresiones y, como tales, no es necesario que sean simples
literales, sino que cada uno de ellos puede ser, por ejemplo, una referencia, el resultado
de una operación o el de otra función (dando lugar a lo que se denomina anidamiento de
funciones).
A la hora de introducir una función en una fórmula, puede ser útil emplear el asistente de funciones,
ya que guía el proceso y facilita la incorporación de los argumentos. Para emplearlo,
basta con estar situado en el punto de la fórmula en el que se quiere introducir la función y
seleccionar la orden Insertar ◮ Función... o bien pulsar botón Insertar función 1 , : se
llega así al cuadro de diálogo Insertar función que se muestra en la figura 1.
Las funciones en Excel se encuentran agrupadas en diferentes categorías, como se puede
observar al utilizar el asistente de funciones (véase figura 2).
En esta práctica y la siguiente veremos algunas funciones pertenecientes a las categorías que
consideramos de uso más frecuente:
Funciones matemáticas y trigonométricas.
1 Este botón se encuentra, en Excel 2003, a la izquierda de la barra de fórmulas; en versiones anteriores, en
la barra de herramientas Estándar.
1

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Figura 1: Cuadro de diálogo Insertar función.
Figura 2: Cuadro de diálogo Insertar función con lista de categorías desplegada.
Funciones estadísticas.
Funciones lógicas.
Funciones de fecha y hora.
Funciones de información.
Funciones de búsqueda y referencia.
2

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Antes de abordar con más detalle estas categorías, haremos una primera introducción a las
que consideramos funciones más destacadas: SUMA y similares y, por supuesto, la función
lógica SI.
En la descripción de las funciones, los nombres de los argumentos aparecerán en cursiva,
como número.
2. Funciones más destacadas
Hace tiempo que en ejercicios y ejemplos venimos utilizando la función SUMA, generalmente
en la forma SUMA(rango) para obtener la suma de los valores de todas las celdas contenidas
en el rango indicado. Se trata de una función de uso tan frecuente que tiene un botón
específico para introducirla en una celda, el botón Autosuma, : si seleccionas una celda
y haces clic en ese botón, Excel iniciará la introducción de una fórmula =SUMA(rango) y
te permitirá seleccionar fácilmente el correspondiente rango. Además, Excel suele formular
una hipótesis sobre qué rango vas a querer sumar, pero es responsabilidad tuya comprobar
que se trata del rango correcto y, si no es así, modificarlo.
Además, la función SUMA es bastante flexible por lo que a sus argumentos se refiere: admite
varios (separados, lógicamente, por caracteres punto y coma) y cada argumento no es
necesario que sea un rango, sino que puede ser cualquier conjunto de celdas (incluso una
simple referencia a celda), un literal numérico o, en general, cualquier expresión numérica.
En cualquier caso, todos los valores numéricos que reciba de los argumentos los sumará para
devolver su resultado.
ATENCIÓN: Es importante saber elegir racionalmente entre el operador de suma + y la
función SUMA: ni suele tener mucho sentido utilizar la función para sumar dos valores,
como en SUMA(A1;C7), ni es aceptable, por ejemplo, utilizar el operador cinco veces
para sumar los valores de un rango de seis celdas, como en A1+A2+B1+B2+C1+C2,
donde SUMA(A1:C2) sería una alternativa claramente preferible.
Con un comportamiento análogo a SUMA, Excel también ofrece PRODUCTO (multiplica
los valores recibidos en vez de sumarlos), MAX (devuelve el valor máximo), MIN (devuelve
el mínimo) y PROMEDIO (la media aritmética).
Ejercicio 1
En una hoja de cálculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar, introduce las
constantes 1, 2, 3, 4, 5 y 6 en el rango A1:C2.
Utiliza el botón Autosuma para introducir en C4 la fórmula =SUMA(A1:C2) y el asistente
de funciones para introducir en C5 la fórmula =PRODUCTO(A1:C2). Para encontrar
más fácilmente la función PRODUCTO, ten en cuenta que se trata de una función matemática,
así que puedes buscarla dentro de la categoría Matemáticas y trigonométricas
en vez de en Todas; en cualquier caso, date cuenta de que las funciones dentro de cada
categoría están ordenadas alfabéticamente, lo que facilita la búsqueda (y observa qué pasa
si tecleas la inicial del nombre de la función buscada). Date cuenta también de que en la
3

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
casilla correspondiente al primer argumento puedes indicar el rango seleccionándolo con el
ratón.
Edita la fórmula de C5 para convertir sus referencias en absolutas (haz uso de F4) y replica
la fórmula resultante en el rango D4:D6. Luego, sustituye PRODUCTO en las tres nuevas
réplicas por MIN, PROMEDIO y MAX respectivamente.
Fíjate en los resultados que obtiene cada fórmula. ¿Son los que esperabas? ¿También lo son
si sustituyes el seis de C2 por un cero? ¿Y si borras el contenido de C2?
Por su parte, la función SI es muy distinta y de una importancia tal que sólo es posible
apreciarla a través de la experiencia práctica. Se puede decir que lo que ofrece SI es “la
posibilidad de hacer una cosa u otra en función de una condición”. Por ejemplo, para aplicar
un 10 % de descuento a un cierto importe (supongamos que definido como nombre), una
fórmula adecuada sería =importe*(1-10 %); para aplicarle un 15 %, =importe*(1-15 %)...
¿y si aplicar un descuento u otro dependiera de cierta condición, por ejemplo del propio
valor del importe? En casos como éste, la función SI nos proporciona la potencia necesaria
para solucionar el problema. Supongamos que el descuento mayor, el del 15 %, sólo se debe
aplicar a importes superiores a los 100 ¤, es decir:
Cuando el importe sea mayor que 100 ¤, querremos aplicar =importe*(1-15 %).
En caso contrario, querremos aplicar =importe*(1-10 %).
Resulta que =SI(importe>100;importe*(1-15 %);importe*(1-10 %)) es una fórmula que
hace exactamente eso, ya que, en general, la función SI admite tres argumentos:
prueba lógica. Debe ser una expresión que devuelva VERDADERO o FALSO. Es la
condición de la que depende que el resultado devuelto se calcule evaluando el segundo
argumento o evaluando el tercero. En el ejemplo, el argumento prueba lógica es
importe>100.
valor si verdadero. Si el resultado de evaluar prueba lógica es el valor VERDADERO,
se evalúa este segundo argumento y su resultado será el valor devuelto por SI. En el
ejemplo, el argumento valor si verdadero es importe*(1-15 %).
valor si falso. Si el resultado de evaluar prueba lógica es FALSO, SI devuelve el resultado
de evaluar este tercer argumento. En el ejemplo, valor si falso es importe*(1-10 %).
Si entiendes bien lo anterior, también podrás ver que =importe*(1-SI(importe>100;15;10) %)
es una fórmula completamente equivalente. . . y más compacta.
Ejercicio 2
Queremos obtener una valoración muy simple del precio de determinados productos,
de tal forma que si un producto cuesta menos de 15 ¤, el resultado sea el texto
El producto es barato y, si cuesta eso o más, el resultado sea El producto es caro.
4

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Figura 3: Introducción de una función condicional utilizando el asistente de funciones.
Comenzaremos introduciendo en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo el texto
Importe del producto y en la celda B1 el precio del producto (supondremos inicialmente
5 ¤ e introduciremos, por tanto, la constante 5). En la celda A2, introduciremos el texto
Valoración y, finalmente, la fórmula siguiente en la celda B2:
=SI(B1

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Figura 4: Lista de funciones asociada al cuadro de nombres, desplegada.
Para hacer esto, si estamos utilizando el asistente, cuando lleguemos a la casilla del argumento
valor si falso, deberemos insertar otra función condicional SI. En general, para
insertar otra función, si la que se necesita es la que aparece en el cuadro de nombres, basta
con hacer clic en él; si es otra, puede hacerse clic en la flecha que está a la derecha del
cuadro de nombres, lo que despliega una lista (véase figura 4) que nos permitirá elegirla.
Modifica la fórmula de la celda B2 para que quede de la forma anterior y prueba a introducir
en la celda B1 precios de los tres tipos (menores que 15 ¤, entre 15 y 25 ¤ y mayores que
25 ¤).
Da a la hoja sobre la que estés trabajando el nombre Valoraciones, elimina las restantes
hojas del libro y guarda el resultado obtenido, con nombre precios.xls, en la carpeta
Prácticas Excel del escritorio.
A veces, utilizar solamente la función SI para distinguir entre los diferentes casos posibles
puede dar lugar a fórmulas innecesariamente largas. Imaginemos una hoja de cálculo donde
una celda de nombre nota está destinada a introducir la nota de un alumno en una prueba
(nota necesariamente comprendida entre 0 y 10) y en la que destinamos otra celda a comprobar
si la celda nota ha sido bien utilizada. En esta otra celda queremos que se muestre el
texto error en caso de que alguien introduzca una nota incorrecta, es decir, menor que 0 o
mayor que 10 (y, en caso contrario, no queremos que se muestre nada, lo que conseguiremos
haciendo que la celda tome como valor un texto sin ningún carácter, lo que se conoce como
cadena vacía). Con lo que hemos visto hasta ahora, podríamos resolver el problema con la
fórmula siguiente, anidando dos funciones SI:
=SI(nota10;"error";"")).
Sin embargo, la frase con la que hemos distinguido los dos casos en la explicación previa era
más sencilla: habrá error si el valor es demasido pequeño o demasiado grande; no lo habrá en
caso contrario. Esto puede expresarse en Excel de forma bastante directa:
=SI(O(nota10);"error";"").
Otra forma de compactar la fórmula podría ser ésta: la nota es correcta si es mayor o igual
que 0 y menor o igual que 10; errónea en caso contrario. Este mismo punto de vista podemos
expresarlo con la siguiente fórmula de Excel:
6

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
=SI(Y(nota>=0;nota

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
D E
1 0 muy barato
2 6 barato
3 15 medio
4 25 caro
Y supongamos también la siguiente fórmula:
5 60 muy caro
="El producto tiene un precio "&BUSCAR(B1;D1:D5;E1:E5).
Sucede que esta compacta fórmula basta para obtener un texto que valore el precio introducido
en B1 distinguiendo entre los cinco tramos antes mencionados. Esto es así porque la
función BUSCAR puede admitir tres argumentos e interpretarlos como sigue:
valor buscado. Es el valor que ha de buscarse en el segundo argumento (un vector) para
determinar qué elemento del tercero (otro vector) debe devolverse como resultado. En
el ejemplo anterior, el argumento valor buscado es B1.
vector de comparación. Debe ser un rango unidimensional (es decir, que sólo contenga
una columna o sólo una fila) cuyos valores estén ordenados de forma creciente. El
valor del primer argumento se busca aquí para determinar qué elemento del vector
(el primero, el segundo, el tercero. . . ) “coincide” con él, donde se entiende que un
elemento del vector coincide si su valor es menor o igual que valor buscado y, de
existir elemento siguiente, el valor de éste es mayor que valor buscado. En el ejemplo,
el argumento vector de comparación es D1:D5.
vector resultado. También debe ser un rango unidimensional, y con el mismo número
de elementos que el segundo argumento. Si valor buscado coincide con el primer
elemento de vector de comparación, BUSCAR devuelve como resultado el valor
del primer elemento de vector resultado; si coincide con el segundo, devuelve el segundo
de este tercer argumento; y así sucesivamente. En el ejemplo, el argumento
vector resultado es E1:E5.
Entonces, ¿cómo se evaluará la fórmula anterior si el valor de B1 es, por ejemplo, 12? La
función BUSCAR intentará encontrar un elemento que coincida con 12 en el vector formado
por los valores siguientes: 0, 6, 15, 25 y 60. Empezará con el primero: ¿0 coincide con 12?
No porque, aunque 0 es menor o igual que 12, el elemento que sigue a 0 es 6, que no es
mayor que el valor buscado. Así que BUSCAR probará con el segundo elemento: ¿es 6
quien coincide con el 12 buscado? Pues sí, porque 6 es menor o igual que 12 y, además,
el elemento que le sigue, 15, ya es mayor que el valor buscado. Una vez que BUSCAR
haya encontrado lo que buscaba en el segundo elemento de D1:D5, lo que devolverá como
resultado será el valor del segundo elemento de E1:E5, es decir, el texto barato. Finalmente,
barato se concatenará tras el valor del primer operando de & para dar lugar al resultado final
de la fórmula, El producto tiene un precio barato.
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Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 5
Siguiendo con la hoja del ejercicio anterior, introduce en B5 la fórmula
="El producto "&BUSCAR(B1;D6:F6;D5:F5)
e introduce en D5:F6 los textos y números que necesites para que la nueva fórmula calcule
los mismos resultados que la de la celda B4, al menos para valores numéricos no negativos
de B1.
¿Qué sucede si se introduce la constante -1 en B1? Una vez hecha la comprobación, introduce
un precio válido en B1 y guarda y cierra el libro precios.xls.
Ejercicio 6
Copia en la carpeta Prácticas Excel del escritorio el fichero de prácticas notas.xls, disponible
en nuestra web. Abre la copia conseguida y observa que se trata de un libro de trabajo
que contiene una hoja de cálculo, XXX.
Da a la hoja XXX el nombre Notas Junio 2008 y observa en la figura 5 el tipo de hoja de
cálculo que pretendemos que acabe siendo: una hoja que nos permita aplicar automáticamente
a los resultados obtenidos por un grupo de alumnos unos ciertos criterios de evaluación
2 . La asignatura considerada se divide en tres partes, Web, Excel y Access, para las
que no se siguen exactamente los mismos métodos de evaluación:
La parte relativa a la Web se supera mediante un trabajo obligatorio (diseño y publicación
de una página web) que voluntariamente puede extenderse (presentando en clase
la página realizada o bien añadiendo complejidad a la web mediante enlaces internos
o páginas secundarias); además, los profesores pueden otorgar premios a las mejores
webs.
Los conocimientos sobre Excel y Access se evalúan en el examen de la asignatura,
mediante dos pruebas específicas.
La hoja Notas Junio 2008 vas a ir completándola en ejercicios posteriores. Mientras sigas
modificándola, no olvides ir guardando los cambios periódicamente.
Ejercicio 7
Introduce en la celda K11 de Notas Junio 2008 una fórmula que determine cuántas celdas
del rango D11:F11 contienen una letra equis y hazlo utilizando referencias relativas para
que, al replicar la fórmula en K12:K20, cada réplica cuente las equis en las correspondientes
tres celdas de su misma fila.
2 El ejercicio se basa en cómo se evaluaba realmente una asignatura de contenido informático para estudiantes
de Turismo en el curso 2007/2008.
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Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Una vez conseguido lo anterior, modifica la fórmula de K11 para que multiplique por el
valor de C3 el número de equis encontradas. Hazlo de tal modo que, al replicar la fórmula
en K12:K20, todas las réplicas hagan referencia a la misma celda C3.
Date cuenta de lo que estás calculando: asumiendo que cada fila de la 11 a la 20 corresponde
a un alumno, que cada columna de la D a la F corresponde a una extensión voluntaria
sobre el trabajo obligatorio de la asignatura y que una equis significa que el correspondiente
alumno ha conseguido el apto en la correspondiente extensión, las fórmulas de la columna K
determinan los puntos extras que cada alumno merece por las extensiones que ha llevado a
cabo.
Contar celdas que cumplan una determinada condición es una necesidad frecuente en el diseño
de hojas de cálculo, así que Excel ofrece algunas funciones con el objeto de facilitar
esa cuenta. Por ejemplo, podemos pasar rangos de celdas a las funciones CONTAR 3 y
CONTARA: la primera contará valores numéricos; la segunda, celdas no vacías (aunque algunas
puedan tener por valor la cadena vacía). Una función más flexible es CONTAR.SI:
recibe un argumento rango y otro criterio y cuenta cuántas celdas del rango cumplen el
criterio especificado. Por ejemplo, la expresión
SI(D11="x";1;0)+SI(E11="x";1;0)+SI(F11="x";1;0)
queda más clara como CONTAR.SI(D11:F11;"=x") y, habiendo definido adecuadamente
el nombre rangonotas, se podría utilizar CONTAR.SI(rangonotas;">=5") para contar los
aprobados en un rango de notas numéricas en la escala de 0 a 10.
Ejercicio 8
En la hoja Notas Junio 2008, simplifica la fórmula del rango K11:K20 haciendo uso de la
función CONTAR.SI.
Después, complícala para hacer que tenga en cuenta lo siguiente: los alumnos con premio
en el trabajo (véase la columna G) deben ver su nota extra incrementada en el valor del
premio, que debe tomarse de la celda C4. Obviamente, no se trata de que modifiques sólo las
fórmulas de los alumnos con una equis en la columna G, sino de que escribas una fórmula
lo suficientemente general como para introducirla en K11, replicarla en K12:K20 y que
funcione correctamente en todos los casos.
Ejercicio 9
Utiliza la ayuda de Excel para buscar la documentación específica (con sintaxis, observaciones
y ejemplos) de la función CONTAR.SI, infórmate allí sobre otros usos de esta función
que no hayamos comentado anteriormente y observa que no es necesario incluir un operador
de comparación dentro del valor del argumento criterio si la comparación que se quiere
llevar a cabo es de igualdad.
Aprovecha también para buscar información sobre la función REDONDEAR, que tendrás
que utilizar más adelante en Notas Junio 2008.
3 En la versión de Excel de las aulas, la función CONTAR ha sido extrañamente traducida como COMPT.
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Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 10
Figura 5: Aspecto final de la hoja Notas Junio 2008 tras el ejercicio 17.
Introduce en la celda J11 de Notas Junio 2008 una fórmula que calcule la media aritmética
de los valores de las celdas H11 e I11 y hazlo de forma que, al replicar la fórmula en
J12:J20, cada réplica promedie las notas del correspondiente alumno en sus dos pruebas de
examen, calculando así su nota global de examen. No debe preocuparte que a los alumnos
sin notas en las pruebas (no presentados) se les calcule un cero en el examen: será más
adelante cuando distingamos entre suspensos y no presentados.
Además, introduce en L11 (y replica luego en L12:L20) una fórmula que calcule para cada
alumno la suma de sus notas de examen (columna J) y extra (columna K).
Ejercicio 11
Observa en la figura 5 que los datos iniciales para Notas Junio 2008 aparecen en azul
(letras iniciales de los alumnos y sus resultados en trabajos y pruebas de examen, parámetros
del método de evaluación de la asignatura y correspondencias entre notas numéricas y
calificaciones textuales) y los cálculos intermedios, en gris. Por su parte, los resultados finales
aparecen en negro en los rangos O11:Q20 (calificaciones definitivas de los alumnos),
C22:I22, Q3:Q8 y R3:R7 (algunas estadísticas).
Cuando, tras llevar a cabo nuevos ejercicios de formulación sobre la hoja, la tengas terminada,
deberá presentar el mismo aspecto que muestra la figura 5; es decisión tuya si vas
introduciendo las necesarias opciones de formato gradualmente, mientras completas la hoja
con nuevas fórmulas, o si le aplicas ahora todo el formato que la hoja necesita.
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Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 12
Dota a la hoja Notas Junio 2008 de las fórmulas necesarias para calcular las estadísticas
que se muestran en el rango C22:I22: en C22 se muestra cuántos alumnos tienen apto
el trabajo obligatorio; en D22:F22, cuántos tienen apta cada extensión; en G22, cuántos
premios a las mejores webs se han concedido; en H22:I22, la nota media de cada una de
las dos pruebas de examen. Observa que sólo has de introducir dos fórmulas diferentes y
replicarlas adecuadamente.
Ejercicio 13
Dota ahora a la hoja Notas Junio 2008 de las fórmulas necesarias para completar sus
cálculos intermedios. En este ejercicio, de nuevo, sólo son dos las fórmulas que has de
introducir por separado y luego replicar:
La fórmula del rango M11:M20 debe comprobar, para cada alumno, si los resultados
obtenidos por éste le van a permitir aprobar (en cuyo caso, el valor devuelto debe ser
el texto x) o no (cadena vacía). Para poder aprobar, el alumno necesita pasar todos
estos filtros:
• Debe tener el apto en el trabajo obligatorio.
• En cada una de las dos pruebas de examen, su nota debe haber alcanzado el
mínimo cuyo valor ocupe la celda C6.
• Su nota de examen (columna J) debe haber alcanzado el mínimo de C7.
• Su suma de notas (columna L) debe haber alcanzado el mínimo de O5.
La fórmula del rango N11:N20 debe determinar, para cada alumno, si éste se ha
presentado o no al examen. Para ello, comprobará si se le han introducido o no notas
en las columnas H (prueba de Excel) e I (prueba de Access) y, consecuentemente,
devolverá x o la cadena vacía.
Ejercicio 14
De las tres fórmulas del rango O11:Q20 de calificaciones definitivas de los alumnos, empezaremos
por la más fácil: introduce en Q11 (y replica luego en Q12:Q20) una fórmula
que, simplemente, tome el mismo valor que la celda que está en la misma fila, pero en la
columna B. Con ello conseguiremos mostrar en Q las mismas iniciales de alumnos que
en B. Entonces, ¿por qué no nos hemos limitado a replicar el contenido de B11:B20 en
Q11:Q20? ¿Qué diferencia hay entre replicar un rango en otro y lo que hemos hecho?
Ejercicio 15
La fórmula de O11:O20 debe, para los alumnos aprobados, calcular su nota numérica definitiva;
para los demás, debe devolver un texto formado por tres guiones. Consideramos que
un alumno está aprobado sólo si se ha presentado y cumple los mínimos. Respecto a la nota
12

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
que ha de calcularse para los aprobados, hay que partir de la suma de notas de la columna L
y considerar dos circunstancias especiales: la nota no puede ser mayor que 10 y ha de darse
redondeada a un decimal.
Para truncar a 10 las notas que sean mayores, puede utilizarse, lógicamente, una función SI;
sin embargo, la fórmula queda más compacta (y en cierto modo más legible) si en su lugar
se hace un uso inteligente de MIN.
Por lo que se refiere al redondeo, obsérvese que no sólo se está pidiendo que el formato
numérico sea de un decimal, sino que el valor calculado en esas celdas no podrá ser, por
ejemplo, 7,25. Si no entiendes la diferencia entre el formato numérico y el uso de la función
REDONDEAR, pregunta a tu profesor.
Ejercicio 16
La fórmula de P11:P20 debe asignar una calificación textual a cada alumno, teniendo en
cuenta no sólo los resultados de éste, sino también los datos iniciales del problema marcados
con color azul en la tabla del O2:P7, esto es, la fórmula ha de ser tal que tenga en cuenta
la posibilidad, por ejemplo, de que en P3:P7 se cambie el idioma en el que se expresan las
calificaciones o de que, por un cambio de normativa, el listón del sobresaliente se rebaje de 9
a 8,5 simplemente introduciendo la constante 8,5 en O7. Una posible fórmula que cumple
los requisitos exigidos es una que utiliza dos veces la función SI y una vez la función
BUSCAR, y que no incluye literales como 7 o "Suspenso". De hecho, puedes considerar
que en esta fórmula se te prohíbe utilizar cualquier literal que no sea "" o "x".
Ejercicio 17
Para dejar tu hoja Notas Junio 2008 como la que se te muestra en la figura 5 ya sólo te faltan,
aparte de las opciones de formato que todavía no hayas aplicado, unas pocas fórmulas,
concretamente tres:
Cada réplica de la fórmula del Q3:Q7 debe contar cuántos alumnos han obtenido una
calificación igual que la que aparece en la celda inmediatamente a la izquierda de la
réplica.
La fórmula de Q8 ha de sumar los valores de las cuentas anteriores.
Cada réplica de la fórmula de R3:R7 ha de pasar la cuenta de su izquierda a tanto
por uno, aprovechando que el total se habrá calculado en Q8 y que, con el formato
adecuado, lo que internamente es un tanto por uno podrá mostrarse fácilmente como
tanto por cien.
3. Funciones matemáticas y trigonométricas
Algunas funciones matemáticas, como las ya estudiadas SUMA y PRODUCTO, reciben
de sus argumentos un conjunto de valores numéricos y operan sobre ellos. Por ejemplo,
13

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
SUMA.CUADRADOS hace lo que su nombre indica: cada valor recibido lo eleva al cuadrado
antes de sumar entre sí todos los cuadrados resultantes y devolver el total acumulado.
Otra función similar es SUMAR.SI: en este caso, cabe especificar un rango y un criterio que
aplicar sobre las celdas del rango, como en el caso de CONTAR.SI, pero esta vez no para
contar las celdas seleccionadas por el criterio, sino para sumar sus valores; además, en vez
de sumar las celdas seleccionadas del primer argumento, pueden sumarse las que ocupan las
mismas posiciones relativas pero en un tercer argumento, rango suma, lo que proporciona
mayor utilidad a la función. Obsérvese que, aunque no sea posible expresarlos directamente,
algunos criterios compuestos pueden aplicarse de forma indirecta; por ejemplo, para obtener
la suma de todos los valores mayores o iguales que 10 y menores que 30 del rango A1:E5,
puede utilizarse la fórmula siguiente:
Ejercicio 18
=SUMAR.SI(A1:E5;"

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
La función sin argumentos PI devuelve el valor de π (concretamente, con una precisión de
quince dígitos) y, para pasar ángulos de radianes a grados sexagesimales y viceversa, Excel
ofrece las funciones de conversión GRADOS y RADIANES. También ofrece las funciones
trigonométricas habituales (SENO, COS y TAN) y sus inversas (ASENO, ACOS y ATAN),
donde los ángulos siempre se consideran en radianes, así como sus variantes hiperbólicas,
con nombres de función acabados en hache.
En cualquier caso, antes de hacer uso de cualquier función que no utilices habitualmente, lee
su correspondiente documentación, bien accediendo directamente a la ayuda con F1, bien a
través del enlace “Ayuda sobre esta función” que ofrece el asistente de funciones.
Hemos dejado para el final del repaso a esta categoría de funciones una bastante singular:
ALEATORIO. Se trata de una función sin argumentos y que devuelve un número aleatorio
mayor o igual que 0 y menor que 1 utilizando para ello una distribución de probabilidad
uniforme, esto es, todos los números posibles son igual de probables. La función
puede utilizarse para generar números aleatorios en otros intervalos; por ejemplo, si hemos
asignado nombres linf y lsup a los límites inferior y superior del intervalo donde queremos
generar uniformemente nuestros números aleatorios, podremos utilizar la fórmula
=linf+(lsup-linf)*ALEATORIO() para generarlos. Por otra parte, si queremos números aleatorios
enteros en el intervalo de límites también enteros linf y lsup, ambos incluidos, la fórmula
adecuada sería esta otra: =linf+ENTERO((lsup-linf+1)*ALEATORIO()). Finalmente, pueden
simularse distribuciones arbitrarias con un número finito de casos combinando las funciones
ALEATORIO y SI. Es reseñable que el uso de la función ALEATORIO presenta un
problema adicional: ¿cuándo se recalcula? Las fórmulas vistas antes de presentar esta función
calculaban un valor que sólo dependía de los valores de otras celdas y, por lo tanto, Excel
podía gestionar por sí mismo recalcularlas únicamente cuando cambiara el valor de alguna de
esas otras celdas; sin embargo, puede tener sentido pedirle explícitamente a Excel que vuelva
a evaluar fórmulas donde intervenga ALEATORIO sin que previamente haya cambiado el
valor de ninguna otra celda. Esta petición puede hacerse, simplemente, pulsando la tecla F9.
Ejercicio 19
Utiliza quince réplicas de la fórmula
=SI(ALEATORIO()

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 20
Figura 6: Aspecto final de la hoja Octubre 2007 tras el ejercicio 20.
Añade a la única hoja del libro analisis.xls la capacidad de realizar un sorteo entre los
clientes de modo que cada cliente tenga una probabilidad proporcional a la cantidad que le
haya sido facturada. El aspecto final de la hoja ha de ser el que se muestra en la figura 6.
Básicamente, la lógica de las nuevas fórmulas ha de ser la siguiente:
En el rango I3:I13 deben aparecer los límites de los números de los “boletos” asignados
a cada cliente: en I3 introducimos un cero y en I4:I13, una fórmula que vaya acumulando
los importes facturados a los diferentes clientes. Por ejemplo, Laura Doñate
tendrá los boletos del 870 (incluido) al 1 020 (no incluido) ya que 870 era el primer
boleto que ya no le correspondía a María Cuevas y a Laura le corresponden 150 boletos
por su gasto de 150 ¤: 870 más 150, 1 020, que es a su vez el primer boleto de
Jon Arribas.
En I15 ha de calcularse el boleto premiado: un número aleatorio entre el primer boleto
repartido (el cero) y el último (estará en I13 y deberá quedar fuera del sorteo).
En la celda I16 ha de obtenerse el nombre del ganador utilizando adecuadamente la
función BUSCAR para encontrar a qué cliente le correspondió en el reparto el boleto
premiado.
La fórmula del rango H3:H12 debe servir, simplemente, para mostrar qué porcentaje
de la facturación total (y, por tanto, qué probabilidad en el sorteo) corresponde a cada
cliente.
Utiliza repetidamente F9 y comprueba que el premio debe recaer en Javier Aragón aproximadamente
un tercio de las veces.
16

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
4. Funciones estadísticas
De la gran cantidad de funciones estadísticas que ofrece Excel, las que vamos a repasar
pertenecen básicamente a dos tipos distintos. Unas sirven para contar cuántas celdas o valores
cumplen una determinda condición, como CONTAR, CONTARA, CONTAR.BLANCO y
CONTAR.SI, y casi todas las hemos presentado ya previamente: CONTAR cuenta valores
numéricos; CONTARA, celdas no vacías; CONTAR.SI permite especificar como segundo
argumento el criterio para incluir o no en la cuenta las celdas del rango pasado como primer
argumento. Por su parte, CONTAR.BLANCO incluye en su cuenta tanto celdas vacías (sin
contenido) como celdas cuyo valor es la cadena vacía. Esto quiere decir que una celda cuyo
contenido fuera, por ejemplo, la fórmula ="", sería contada tanto por CONTARA (la celda
no está vacía, ya que contiene una fórmula) como por CONTAR.BLANCO (el valor que la
fórmula da a la celda es la cadena vacía). Y lo mismo sucedería, por ejemplo, con la fórmula
=SI(A1>3;"Mucho";"") si el valor de A1 es tres.
Las otras funciones que vamos a repasar dentro de esta categoría se emplean (como las ya
vistas MAX, MIN y PROMEDIO) para obtener información estadística a partir de un conjunto
de valores numéricos, valores generalmente contenidos en uno o varios rangos pasados
como argumentos. Aparte de PROMEDIO (media), Excel permite obtener otros estadísticos
de posición como la MODA (valor más frecuente) y la MEDIANA (valor que ocuparía la
posición central si se ordenasen todos los valores). Y también permite obtener estadísticos de
dispersión como la varianza (media aritmética de los cuadrados de las desviaciones respecto
de la media) y la desviación típica (raíz de la varianza) mediante VARP y DESVESTP.
Por su parte, VAR y DESVEST calculan estimaciones de la varianza y la desviación típica
de un gran conjunto de valores numéricos (población) suponiendo que los valores que se les
pasan a las funciones son sólo un subconjunto (muestra) del total.
Ejercicio 21
En el rango A1:A8 de una hoja de cálculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a
guardar, introduce en cualquier orden tres constantes 1, dos 2, dos 3 y una constante 1000.
Luego, introduce en E2:E4 tres fórmulas que calculen media, mediana y moda de ese conjunto
de ocho valores numéricos.
¿Cómo cambiarán los estadísticos calculados si sustituyes un uno por un cero y otro uno
por un tres? Compruébalo.
Ahora vamos a calcular en B11 la varianza de los valores en A1:A8 como si Excel no
pudiera hacerlo directamente: introduce en B1:B8 una fórmula cuyas réplicas calculen las
respectivas diferencias, en valor absoluto, de los valores de A1:A8 con la media calculada
en E2; introduce en A9 una fórmula que cuente que en A1:A8 hay ocho valores numéricos;
e introduce en B11 una fórmula que divida entre el valor de A9 la suma de los cuadrados
de las diferencias en A1:A8.
Obtén en B12 la raíz cuadrada de B11, es decir, la desviación típica de los valores en A1:A8.
Ahora, obtén en C11:C12 los mismos estadísticos que en B11:B12, pero directamente a
partir de A1:A8 utilizando las funciones adecuadas.
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Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
1
A B C D E F G H
2 Juez 1 Juez 2 Juez 3 Juez 4 Juez 5 Final
3 Gimnasta 1 9,2 9,1 9,5 9,9 9,2 9,30
4 Gimnasta 2 9,4 9,3 9,5 9,7 9,2 9,40 0;"";"error") o =SI(dato

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Es importante resaltar que, aunque Y, O y NO devuelven valores lógicos, una función SI devolverá
como resultado el valor de su segundo o de su tercer argumento, que normalmente no
será de tipo lógico y, por lo tanto, podrá combinarse con otras expresiones de forma bastante
natural utilizando en cada caso operadores o funciones adecuadas. Así, una fórmula como
=3+SI(A2>4;5;6) es perfectamente válida y valdrá ocho o nueve dependiendo del valor de
la celda A2.
6. Funciones de fecha y hora
Antes de ver algunas de las funciones que Excel proporciona para manejar fechas y horas,
convendrá entender cómo representa en general este tipo de información. Para Excel, las
fechas son números enteros que expresan cuántos días han pasado desde el “0 de enero de
1900”, esto es, las fechas “normales” empiezan con el número 1 (1 de enero de 1900) y,
además, terminan con el 2 958 465 (31 de diciembre de 9999). En cuanto a la hora, para
Excel es una fracción de las 24 horas del día, de modo que, por ejemplo, 0,56 representa
las 13 horas, 26 minutos y 24 segundos. Finalmente, para obtener la representación de una
hora concreta de un día concreto, basta con sumar el entero que representa al día con la parte
fraccionaria que representa a la hora y así obtener lo que se denomina número de serie del
par fecha/hora, un número real mayor o igual que 1 y menor que 2 958 466.
Si en una celda introduces algo como 20/11/2007, Excel entenderá que quieres introducir
la fecha que representa, lo que le llevará a emprender dos acciones complementarias: por una
parte, dará a la celda el valor del correspondiente número de serie (en este caso, 39 406); por
otra, seleccionará para ella un formato numérico de fecha.
Como fechas y horas no son para Excel tipos de datos distintos del tipo numérico, sino sólo
una forma particular de interpretar números, puedes operar con fechas y horas con absoluta
normalidad, pero también es necesario cierto cuidado si queremos que los resultados puedan
seguir interpretándose como fechas, horas o, por ejemplo, números de días transcurridos entre
dos fechas. Observa que si, por ejemplo, queremos saber qué fecha fue mil días después del
intento de golpe de estado del 23-F, no podremos escribir =23/2/1981+1000, ya que esta
fórmula se interpretará como compuesta por dos divisiones y una suma. Sí funcionará, sin
embargo, escribir la fecha como literal de cadena y confiar en las conversiones automáticas
de tipos de Excel: ="23/2/1981"+1000. El número de serie así obtenido, sin embargo, no
resultará muy informativo, por lo que tendremos que dotar a la correspondiente celda de un
formato de fecha adecuado.
En cuanto a las funciones, Excel proporciona, entre otras, las necesarias para extraer de un
número de serie los diferentes componentes del par fecha/hora representado: el AÑO (entre
1 900 y 9 999), el MES (entre 1 y 12), el DIA del mes (entre 1 y 31), la HORA (entre 0
y 23), el MINUTO (entre 0 y 59) y el SEGUNDO (entre 0 y 59). Y también ofrece un
par de funciones especiales, sin argumentos, que devuelven el número de serie correspondiente
al par fecha/hora actual (AHORA) o bien, simplemente, el correspondiente a la fecha
(HOY). Obsérvese que la fórmula =HOY() es equivalente a =ENTERO(AHORA()), ya que
del número de serie actual se descarta la parte fraccionaria, correspondiente a la hora, para
conservar únicamente la entera, que corresponde a la fecha actual. Con AHORA y HOY pasa
como con ALEATORIO: que cada vez que son evaluadas pueden dar lugar a resultados dis-
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Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Figura 8: Aspecto final de la hoja Ahora tras el ejercicio 23.
tintos aunque ninguna otra celda haya cambiado en el libro de trabajo donde se utilicen. Y
también como en el caso de ALEATORIO, podemos forzar a una nueva evaluación de estas
funciones pulsando la tecla F9.
Ejercicio 23
Debes crear una hoja de cálculo como la que se muestra en la figura 8, fijándote sobre todo
en el uso de funciones de fecha y hora adecuadas a cada caso y en la aplicación de los
formatos numéricos que convengan, que no siempre coincidirán con los que Excel elija por
defecto.
En la celda A1 hay que introducir la fórmula =AHORA() y todas las fórmulas de C1 y
C3:C8 deben hacer referencia a la celda A1, en la mayoría de los casos para aplicar las
correspondientes funciones. El formato numérico de C3:C8 ha de ser el general, mientras
que para C1 debes introducir un formato personalizado:
Pulsa F9 repetidas veces y observa lo que sucede.
Por lo que respecta a la celda C10, la correspondiente fórmula ha de averiguar cuántos días
han pasado desde que naciste hasta el día de hoy.
Cuando hayas resuelto los problemas anteriores, haz que la hoja se llame Ahora, borra
las demás hojas del libro y guarda éste en tu carpeta Prácticas Excel dándole el nombre
fechas.xls.
20

Práctica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
7. Funciones de información
La mayoría de las funciones de información devuelven un valor lógico, VERDADERO o
FALSO, con el que responden a una pregunta sobre una característica de su único argumento,
por lo que pueden ser bastante útiles para construir condiciones dentro de una función SI.
También es función de información la llamada TIPO, que no devuelve un valor lógico sino
un entero en el que se codifica si el valor de su argumento es un número (código 1), un texto
(código 2), un valor lógico (código 4), un valor de error (código 16). . . De entre las funciones
de información que devuelven un valor lógico, podemos destacar algunas:
Hay funciones que permiten distinguir entre una referencia a una celda vacía (función
ESBLANCO), un valor numérico (ESNUMERO), uno de texto (ESTEXTO) y un
valor de error (ESERROR).
Dentro de los valores de error (que estudiaremos en una práctica posterior), hay dos
funciones que nos permiten preguntar si el error es, concretamente, #N/A (ESNOD) u
otro (ESERR).
También se puede preguntar sobre el argumento correspondiente, con ESREF, si se
trata de una referencia a celda o rango, incluyendo nombres.
Resulta curioso cómo algunas funciones discrepan: suponiendo que A1 sea una celda vacía,
sin ninguna constante ni fórmula en su interior, mientras TIPO(A1) indicará, devolviendo el
valor 1, que su argumento es de tipo numérico, ESNUMERO(A1) dirá que esto es FALSO.
21

Práctica 5: Búsquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
Búsquedas y errores en Excel
1. Introducción
5
Ya hemos visto cómo expresar cálculos en Excel utilizando operadores y funciones muy
variadas. En particular, hemos presentado una función, BUSCAR, muy útil para expresar de
forma compacta ciertos cálculos que también podían expresarse anidando un cierto número
de funciones SI. Existe en Excel un conjunto de funciones similares a BUSCAR que merece
la pena conocer en detalle, ya que así seremos capaces de expresar de forma concisa los
cálculos necesarios para resolver algunos problemas en los que BUSCAR no será aplicable.
Al realizar una búsqueda, puede darse el caso de que el valor buscado no se encuentre representado
en el rango considerado. Lo que hace Excel en este caso es devolver como resultado
un valor especial que indica el tipo de error cometido. Al final de esta práctica presentaremos
los diferentes valores de error contemplados por Excel.
2. Funciones de búsqueda y referencia
Ya hemos presentado anteriormente y estudiado con cierta extensión una función de búsqueda:
BUSCAR. Las funciones de esta categoría querremos utilizarlas, en general, para recuperar
datos concretos de un rango en el que la información esté dispuesta en forma de tabla.
De nuestra experiencia con BUSCAR, ya conocemos tres elementos que caracterizan el uso
de una función de búsqueda: qué valor se busca (valor buscado), dónde se busca (vector de
comparación) y de dónde se extrae el valor devuelto como resultado (vector resultado). Y
sabemos, además, que la posición del vector de comparación en la que encontremos un elemento
coincidente con el valor buscado determinará la posición en el vector resultado de la
que se extraerá el resultado final de la función.
Antes de seguir, necesitamos presentar un cuarto elemento que caracterizará a una búsqueda:
el tipo de coincidencia requerido. En el caso de BUSCAR, los valores en las celdas del
vector de comparación delimitaban, en realidad, tramos de valores. Así pues, si en el vector
de comparación tenemos tres valores, por este orden, v1 ≤ v2 ≤ v3, los tres casos que estamos
distinguiendo para un cierto valor buscado x son los siguientes:
v1 ≤ x < v2.
1

Práctica 5: Búsquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
v2 ≤ x < v3.
v3 ≤ x.
Y tendríamos un caso adicional de no coincidencia si x < v1. El tipo de coincidencia que, a
partir de los valores en el vector de comparación, distingue los casos como hemos visto que
hace BUSCAR es el que denominaremos coincidencia aproximada creciente.
Simétricamente se define la coincidencia aproximada decreciente, que exigirá v1 ≥ v2 ≥ v3
y distinguirá los casos siguientes:
v1 ≥ x > v2.
v2 ≥ x > v3.
v3 ≥ x.
Y la no coincidencia se producirá ahora si x > v1.
No obstante, el tipo de coincidencia más natural puede que sea este otro: la coincidencia
exacta. En este contexto no se exige ninguna relación de orden entre los valores de las celdas
en el vector de comparación y los casos que se distinguen son éstos:
x = v1.
x = v2.
x = v3.
El cuarto caso, el de no coincidencia, se podría expresar así: x ∈ {v1, v2, v3}.
2.1. BUSCAR
La función BUSCAR, con la sintaxis presentada en la práctica anterior, se caracteriza por
el hecho de que valor buscado, vector de comparación y vector resultado se especifican directamente
como argumentos de la función, lo que le confiere una gran flexibilidad en este
aspecto. Por otra parte, es muy rígida por lo que al tipo de coincidencia se refiere: presupone
coincidencia aproximada creciente y no es posible especificar ninguna alternativa.
Ejercicio 1
Copia en la carpeta Prácticas Excel del escritorio el fichero de prácticas busquedas.xls,
disponible en nuestra web. Abre la copia conseguida, haz que la hoja activa sea Vertical
exacta e introduce en F4 la fórmula =BUSCAR(F3;B3:B7;C3:C7).
Introduce en F3 el texto Rebollo. ¿Se encuentra en F4 el despacho correcto?
Ahora prueba con el texto Adell. Parece lógico que no se encuentre ningún despacho para
ese profesor. ¿Y si pruebas con Marzal? ¿Por qué la fórmula devuelve ahora el despacho
del profesor Castellanos? No es éste el tipo de coincidencia que nos interesa para esta hoja.
2

Práctica 5: Búsquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 2
En la hoja Horizontal aproximada, introduce en C7 (y replica en C8:C18 y E7:E18) una
fórmula que utilice la función BUSCAR para asignar un texto a la respuesta numérica de
su izquierda. Ten en cuenta que un uno significa “muy mal”; dos y tres, “mal”; de cuatro a
seis, “regular”; siete y ocho, “bien”; y nueve, “muy bien”.
Ejercicio 3
En la celda E9 de la hoja Retroceso, introduce una fórmula que calcule el valor de la oferta
más barata.
En E10 se quiere introducir una fórmula que muestre el nombre de la empresa que presenta
la oferta más barata. ¿Es posible hacerlo con BUSCAR? ¿Por qué?
2.2. COINCIDIR e INDICE anidadas
Para disponer de más de un tipo de coincidencia donde elegir, y sin perder la flexibilidad
que en otros aspectos ofrece BUSCAR, podemos recurrir al uso conjunto de dos funciones:
COINCIDIR e INDICE. La primera nos permitirá determinar la posición relativa del valor
buscado dentro del vector de comparación; la segunda, recuperar del vector resultado el elemento
que allí ocupe esa misma posición.
Aunque la función COINCIDIR sea en realidad más general, el uso que nosotros le demos se
ceñirá siempre a una sintaxis con los tres argumentos siguientes:
valor buscado. Como es habitual, qué se quiere buscar.
vector de comparación. Como es habitual, en qué rango unidimensional se ha de buscar.
tipo de coincidencia. Con un código numérico se debe indicar si se desea coincidencia
exacta (valor 0), aproximada creciente (valor +1) o aproximada decreciente (valor −1).
Recuérdese que cada tipo de coincidencia aproximada exige a los valores en el segundo
argumento, vector de comparación, un tipo concreto de ordenación.
Ejercicio 4
En la celda E10 de la hoja Retroceso, introduce =COINCIDIR(E9;E3:E7;1). ¿Qué resultado
devuelve esta fórmula? ¿Por qué?
Modifica el argumento adecuado para indicar a la función que se desea coincidencia exacta.
¿Qué resultado devuelve la función ahora? ¿Por qué?
Por su parte, la función INDICE, aunque también tiene más usos, sólo vamos a utilizarla con
dos argumentos con el significado siguiente:
3

Práctica 5: Búsquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
vector resultado. Como es habitual, un rango unidimensional de donde se ha de extraer
el valor devuelto como resultado.
posición. Un número que debe indicar qué elemento de vector resultado es concretamente
el que debe devolverse: el primero (valor 1), el segundo (valor 2), el tercero
(valor 3). . . Lo habitual será que utilicemos como argumento posición de INDICE una
función COINCIDIR anidada.
Así, la sintaxis de una búsqueda típica, haciendo un uso conjunto de las dos funciones que
acabamos de presentar, sería ésta:
INDICE(vector resultado;COINCIDIR(valor buscado;vector de comparación;tipo de coincidencia)).
Ejercicio 5
Modifica la fórmula de la celda E10 de la hoja Retroceso de modo que COINCIDIR se
utilice conjuntamente con INDICE para obtener como valor de la celda el nombre de la
empresa que presenta la oferta más barata.
Ejercicio 6
Modifica la fórmula de la celda F4 de la hoja Vertical exacta para que el tipo de coincidencia
utilizado sea el adecuado: coincidencia exacta. ¿Se comporta la fórmula como esperas?
Prueba ahora introduciendo apellidos en F3 íntegramente en minúsculas o íntegramente en
mayúsculas. ¿Varían los resultados obtenidos?
Ejercicio 7
Introduce en la celda D4 de Extraña una fórmula que intente traducir a inglés el texto
castellano encontrado en C3, que se espera que haga referencia a un número entre uno y
diez. Después, prueba la fórmula introduciendo en C3 tanto palabras esperadas como otras
que no coincidan con éstas.
Ejercicio 8
Aunque las búsquedas llevadas a cabo con BUSCAR en Horizontal aproximada ya sean
correctas (deberían estar utilizando el tipo de coincidencia adecuado), demuestra en el rango
C7:C18 que eres capaz de conseguir el mismo comportamiento con COINCIDIR e
INDICE. No olvides introducir la nueva fórmula una sola vez y luego replicarla.
4

Práctica 5: Búsquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
2.3. BUSCARH y BUSCARV
Las funciones de búsqueda BUSCARH y BUSCARV son muy similares entre sí: sólo se diferencian
en que BUSCARH espera que tanto el vector de comparación como el vector resultado
sean horizontales (concretamente, filas de un rango de celdas), mientras que BUSCARV
los espera en vertical (como columnas de un rango). Los cuatro argumentos que esperan son
éstos:
valor buscado. Como es habitual, qué se quiere buscar.
rango. Ha de ser un rango que incluya tanto al vector de comparación como al vector resultado:
concretamente, la función tomará como vector de comparación la primera fila
(BUSCARH) o la primera columna (BUSCARV) de ese rango y, como vector resultado,
la fila o columna que indique el argumento siguiente.
posición del vector resultado. La posición del vector resultado dentro del segundo argumento,
rango, debe indicarse mediante un entero positivo, donde 1 indicaría que el
vector resultado coincide con el vector de comparación. En el caso de BUSCARH, el
valor 2 indicaría la segunda fila de rango (no la fila 2 de la hoja); 3, la tercera. . . En el
caso de BUSCARV, lógicamente, este argumento numérico no se referirá a la posición
relativa de una fila de rango, sino a la de una columna.
tipo de coincidencia. En este caso, el tipo de coincidencia se debe especificar mediante
un valor lógico, donde VERDADERO se interpretará como coincidencia aproximada
creciente y FALSO, como exacta. Recuérdese que la coincidencia aproximada creciente
exige cierto tipo de ordenación a los valores en el vector de comparación. Excel
denomina a este cuarto argumento ordenado, lo que no es del todo acertado ya que,
aunque el vector de comparación esté ordenado, podemos querer buscar coincidencia
exacta, en cuyo caso este argumento ha de valer FALSO.
Observa que estas funciones son más flexibles que BUSCAR (y menos que COINCIDIR) en
cuanto al tipo de coincidencia se refiere; y algo rígidas al exigir que el vector de comparación
y el vector resultado puedan verse como filas o columnas de una misma tabla, y nunca con el
vector resultado por encima o a la izquierda del vector de comparación.
Ejercicio 9
Sólo en dos de las cuatro hojas del libro busquedas.xls es posible sustituir las fórmulas
que llevan a cabo búsquedas por otras equivalentes en las que la única función utilizada
sea BUSCARH o BUSCARV. Lleva a cabo esas sustituciones y determina por qué no es
posible la sustitución en cada uno de los otros dos casos.
2.4. Errores de búsqueda
Ya habrás observado, en las celdas ocupadas por funciones de búsqueda, que en caso de no
coincidencia se muestra #N/A. Se trata, como verás en el próximo apartado, de un código
asociado a un valor de error. Eso implica que el valor devuelto es bastante especial, no un
5

Práctica 5: Búsquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
texto que pueda compararse con el texto #N/A para determinar si la búsqueda ha tenido éxito
o no. Para comprobar dentro de una fórmula si cierta búsqueda ha producido el error #N/A,
debe recurrirse a la función de información ESNOD, que se presentó en la práctica anterior.
Otro error que se puede manifestar utilizando nuestras funciones de búsqueda es #¡REF!,
generalmente por haber indicado mal un parámetro de posición en INDICE (posición fuera
de vector resultado) o en BUSCARH o BUSCARV (posición del vector resultado fuera
de rango). En realidad, esto es lo que sucede si la posición incorrecta es positiva; si no es así,
el error producido es #¡VALOR!.
Por otra parte, una equivocación frecuente consiste en intentar algún tipo de búsqueda aproximada
sobre un vector de comparación que no está adecuadamente ordenado. Hay que evitar
cuidadosamente este tipo de confusiones, ya que el comportamiento de la función de búsqueda
en estos casos puede resultarnos bastante inesperado.
Ejercicio 10
Sustituye la fórmula de la celda D4 de la hoja Extraña por esta otra:
=SI(NO(ESNOD(COINCIDIR(C3;B1:K1;0)));INDICE(A2:A11;COINCIDIR(C3;B1:K1;0));"¡Intraducible!").
Después, completa un poco más la fórmula para que su comportamiento final sea éste: si lo
que hay en C3 puede traducirse de castellano a inglés, se traduce; si no, si puede traducirse
de inglés a castellano, se traduce; si tampoco, se muestra el mensaje de texto ¡Intraducible!.
3. Tipos de error
Cuando Excel no es capaz de evaluar adecuadamente una fórmula, produce como resultado
un determinado valor de error. Excel representa esos valores de error utilizando diferentes
códigos que comienzan siempre con el símbolo #.
Los diferentes códigos de error, su significado y cómo intentar solucionar los errores que
representan es una información que puede consultarse en la ayuda de Excel. Por ejemplo,
si tras pulsar F1 hacemos clic en el correspondiente enlace “Tabla de contenido”, no nos
será difícil localizar los temas de ayuda pertinentes (uno por cada posible código de error)
dentro de “Trabajar con datos”, “Fórmulas”, “Corregir fórmulas”.
A modo de pequeño extracto de esa información, presentamos a continuación los correspondientes
códigos de error, junto con un pequeño comentario sobre cada uno de ellos:
#####. El código de error formado íntegramente por símbolos # es el único que no indica
necesariamente que el valor de la celda sea erróneo: generalmente, informa de que
la anchura de la celda es insuficiente para mostrar el valor de ésta con sus actuales
opciones de formato, así que lo primero que cabe hacer es ensanchar la columna correspondiente.
Por ejemplo, obtendrás un código de este tipo si introduces 999 en una
celda y estrechas su columna hasta una anchura aproximada de dos caracteres. También
6

Práctica 5: Búsquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
se muestra este código de error si a un valor negativo se le aplica un formato de fecha
u hora.
#¡VALOR!. Puede deberse a que algún operando o argumento no sea del tipo adecuado. Por
ejemplo: ="dos"+2.
#¡DIV/0!. Indica un intento de división entre cero (o entre el valor de una celda vacía). Por
ejemplo: =1/(2-2).
#¿NOMBRE?. Indica que se ha intentado utilizar un nombre desconocido. Por ejemplo:
="zampa"&bollos (salvo que antes se haya definido el nombre bollos).
#N/A. El error probablemente se deba a una función de búsqueda mal empleada. Por ejemplo:
=BUSCAR(3;A1:A2;B1:B2) tras haber introducido 5 en A1.
#¡REF!. Indica una referencia incorrecta a una celda. Por ejemplo: al introducir =A2 en A1
y luego eliminar la fila 2; o bien al introducir =A65536 en A1 y luego intentar replicar
la fórmula en A2.
#¡NUM!. Generalmente indica que una función que esperaba un número como argumento
ha recibido uno cuyo valor no puede aceptar. Por ejemplo: =LOG10(-8).
#¡NULO!. Indica que se ha intentado hacer referencia a un conjunto vacío de celdas. Por
ejemplo: =SUMA(A1:A2 A4:B5), donde se expresa la intersección de dos rangos disjuntos
1 .
Conviene tener en cuenta que una fórmula puede devolver un valor de error sin ser ella misma
incorrecta: el error puede haberse originado en otra celda de cuyo valor depende, directa o
indirectamente, el calculado por la fórmula “sospechosa”. Una herramienta muy útil para
ayudar a detectar la celda realmente responsable de un error es la orden Herramientas ◮
Auditoría de fórmulas ◮ Rastrear error: cuando una celda nos muestre un código de
error que no sea #####, la seleccionaremos y aplicaremos la orden anterior para que Excel
nos muestre mediante flechas rojas el camino que siguió el correspondiente valor de error
hasta llegar a la celda sospechosa.
Ejercicio 11
En la hoja Octubre 2007 de la práctica anterior, introduce artificialmente un error cambiando
el cero de la celda I3 por una letra o. Esto hará que muchas celdas muestren el código
de error #¡VALOR!. Selecciona, por ejemplo, la I16 y pídele a Excel que rastree el error,
pero no como hemos explicado antes, sino seleccionando la opción Rastrear error en el
menú al que se accede haciendo clic sobre el icono que aparecerá junto a la celda errónea
seleccionada. Observa que la celda I4 se te mostrará como origen último de las flechas rojas,
quedará seleccionada y junto a ella aparecerá un nuevo icono de error. Accede a su
menú y evalúa si alguna de sus primeras opciones (Ayuda sobre este error o Mostrar
pasos de cálculo...) podría resultarte útil a la hora de detectar un error que no hubieras
introducido intencionadamente.
1 El espacio en blanco puede utilizarse en Excel como un operador de referencia que expresa la intersección
de dos conjuntos de celdas.
7

Práctica 5: Búsquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 12
La hoja Notas Junio 2008 del libro notas.xls, con el que estuviste trabajando en la práctica
anterior, es mejorable en el aspecto siguiente: puedes hacer que ayude a detectar posibles
errores en la introducción de datos en el rango C11:I20. Hay muchas cosas que pueden
comprobarse automáticamente con las fórmulas adecuadas:
En las celdas no vacías de C11:G20 sólo debe haber equis.
En las celdas no vacías de H11:I20 sólo debe haber valores numéricos comprendidos
entre cero y diez, ambos extremos incluidos.
Sólo los alumnos con trabajo obligatorio apto pueden tener extensiones voluntarias o
notas en pruebas de examen.
Sólo los alumnos sin presentación oral pueden tener las otras extensiones.
Sólo los alumnos con enlaces internos y páginas secundarias en su web pueden tener
premio.
Los alumnos deben tener nota en ambas pruebas del examen (si se han presentado a
éste) o en ninguna, pero nunca en sólo una de las pruebas.
Una posible forma de organizar las comprobaciones anteriores es ésta:
Destina una columna distinta a cada una de las seis comprobaciones anteriores.
En cada una de esas columnas, introduce una fórmula cada una de cuyas réplicas (entre
las filas 11 y 20) lleve a cabo la correspondiente comprobación sobre los datos del
correspondiente alumno. El criterio para representar el resultado de la comprobación
puede ser, por ejemplo, el texto x para indicar error y la cadena vacía para indicar que
los datos del alumno superan con éxito la comprobación.
Destina una columna próxima a las calificaciones definitivas de los alumnos (por
ejemplo, la R o la S) para una fórmula que, a partir de los resultados de las fórmulas
de comprobación anteriores, detemine para cada alumno si se ha detectado algún error
en los datos introducidos. Es conveniente que lo que se muestre destaque en caso de
error (una equis, un asterisco, unos signos de interrogación. . . por ejemplo en rojo y
negrita) y que no se muestre nada en caso contrario.
Considera la posibilidad de introducir en notas.xls las mejoras sugeridas y probar las nuevas
fórmulas mediante errores intencionados en los datos de entrada.
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Primeros pasos en Zoho
10
Zoho es el nombre de un conjunto de aplicaciones web desarrolladas por la empresa estadounidense
ZOHO Corporation 1 . La gran mayoría de estas herramientas son de carácter gratuito,
sobre todo si son para uso personal, pero para poder utilizarlas es necesario registrarse en el
sitio web de la suite de aplicaciones.
En este documento vamos a indicar cómo registrarse en el sitio web de Zoho y a introducir
uno de sus servicios, Zoho Reports, que es una herramienta de análisis de la información
que permite realizar tratamientos de datos similares a los que ya hemos estudiado con Excel.
1. Introducción
Las aplicaciones de Zoho comparten una serie de características generales, entre las que
podemos destacar las siguientes:
Se ejecutan en cualquier navegador.
Manejan interfaces WYSIWYG (What You See Is What You Get) limpias, claras y fáciles
de usar.
Están dirigidas a cualquier tipo de usuario:
• El que requiere crear o editar documentos y no desea usar (o no tiene) una suite
de oficina común.
• El que tiene a su cargo una empresa y no cuenta con los medios para conseguir
un paquete de software administrativo y de gestión.
• El estudiante o experto en programación que desea aplicar sus conocimientos en
la creación de widgets.
Zoho clasifica sus aplicaciones en tres grupos, de acuerdo a sus características: Productivity
& Collaboration Apps, Business Apps y Utilities.
En la sección Productivity & Collaboration Apps podemos encontrar, entre otras aplicaciones:
1 Anteriormente se denominaba AdventNet Inc.
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Zoho Writer. Procesador de textos, equivalente a Microsoft Word u OpenOffice.org Writer,
que cuenta con corrector ortográfico, opciones de deshacer/rehacer multinivel (se
pueden recargar o eliminar varias acciones realizadas, una tras otra), apertura de archivos
DOC, ODT, SXW (los de OpenOffice.org), HTML, RTF, JPG, GIF y PNG, y
ofrece un almacenamiento ilimitado de documentos.
Zoho Sheet. Hoja de cálculo, muy similar a Microsoft Excel u OpenOffice.org Calc, que
permite el desarrollo de fórmulas y gráficos y el uso de mashups. También da soporte
al formato OpenDocument y un almacenamiento ilimitado de libros de trabajo.
Zoho Show. Editor de diapositivas parecido a Microsoft PowerPoint u OpenOffice.org
Impress. Cuenta con diferentes plantillas prediseñadas y apertura de archivos PPT,
PPS (los de Microsoft), ODP y SXI (los de OpenOffice.org). También ofrece un almacenamiento
ilimitado de presentaciones.
Zoho Wiki. Editor de wikis que permite crear wikis privadas o públicas. Las wikis públicas
serán indexadas y aparecerán en los resultados de los buscadores. Además, facilita la
creación de grupos de trabajo y cuenta con un almacenamiento ilimitado de páginas.
Zoho Notebook. Aplicación multipropósito que, además de posibilitar el trabajo con textos
e imágenes, permite la inserción de vídeo, audio y fuentes RSS en los proyectos que
se realicen. Por otra parte, permite el establecimiento de permisos de lectura y edición
y ofrece un almacenamiento ilimitado de proyectos.
Zoho Planner. Organizador personal que combina una lista de tareas, un bloc de notas y
una lista de recordatorios. Permite la inserción de imágenes y archivos en las notas
y la gestión de una lista de tareas pendientes (marcándolas cuando se han realizado).
También dispone de un almacenamiento ilimitado de páginas.
Zoho Chat. Aplicación de chat que facilita la agrupación de contactos y la comunicación
con grupos, además de la individual, la incrustación del chat en blogs o sitios web, y la
comunicación con múltiples redes de mensajería instantánea.
Zoho Mail. Software colaborativo (groupware) que incluye un cliente de correo electrónico,
una aplicación de sincronización de archivos y un calendario, entre otras aplicaciones
relacionadas. Es gratuito si es para uso personal.
Por su parte, en la sección Business Apps podemos encontrar, entre otras:
Zoho Meeting. Aplicación de conferencias web que posibilita la conversación interactiva a
distancia con otras personas y facilita la creación de canales para dicho fin y el acceso
remoto al ordenador anfitrión.
Zoho Projects. Administrador de proyectos que ofrece una gestión integral para proyectos
de cualquier tipo. Entre otras actividades, permite la asignación de tareas a los
miembros vinculados y de plazos de realización a las tareas, y facilita el control de las
acciones realizadas y las pendientes. Es una aplicación gratuita tanto para proyectos
colectivos open source como para proyectos personales.
Zoho CRM. Aplicación de administración y gestión que, entre otras acciones, permite la
organización de una agenda de contactos, las tareas pendientes y los grupos de usuarios.
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Zoho Creator. Aplicación de creación de miniaplicaciones web y mashups mediante el
lenguaje Deluge, que se presenta y explica en el propio sitio web. Zoho Creator facilita
la inserción de estas miniaplicaciones en blogs u otros sitios web y ofrece un
almacenamiento ilimitado de creaciones.
Zoho Reports. Aplicación que permite analizar datos y realizar informes interactivos, aproximándose
a lo que se conoce como Business Intelligence.
Y finalmente, en la sección Utilities podemos encontrar, entre otras:
Zoho Polls. Aplicación de desarrollo de encuestas que facilita su creación, gestión e inclusión
en blogs o sitios web. Tambien ofrece un almacenamiento ilimitado de encuestas.
Site 24x7. Aplicación de control y seguimiento de sitios web. Site 24x7 genera informes
cada tres días que se envían al correo del usuario (si éste lo permite). Es una aplicación
gratuita si se aplica sólo a uno o dos sitios web.
2. Creación de una cuenta en Zoho
Como probablemente aún no tendrás una cuenta en Zoho, lo primero que debes hacer es crear
una cuenta basada en tu cuenta de correo electrónico de la UJI: alXXXXX@alumail.uji.es
(con tus propios seis dígitos). Enseguida verás que Zoho requiere una cuenta de correo
electrónico asociada a cada una de sus cuentas.
Comienza accediendo a la página principal de Zoho (http://www.zoho.com) y haz clic en el
enlace New User? Sign Up for Free de la sección Sign In (figura 1).
Figura 1: Identificación para entrar a la cuenta de Zoho.
En la página a la que accedes, Create a Zoho Account, debes rellenar los cuadros de texto
Username, Email Address, Password y Re-enter Password de la sección Account
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Information para identificarte y proteger la cuenta que vas a crear. Asimismo, debes rellenar
el cuadro Image text siguiendo las indicaciones dadas en la sección Word Verification y
marcar la casilla de verificación asociada a I agree to the Terms of Service and Privacy
Policy (deberías leer las condiciones antes de marcar la casilla) en la sección Terms of
Service. Tras rellenar los cuadros y marcar la casilla, pulsa el botón Sign up Now.
Si todo ha ido bien, debes ver un cuadro de aviso Account Confirmation en el que te informa
de que te ha enviado un correo electrónico de verificación, a la cuenta de correo que acabas
de indicar, y de que debes hacer clic en el enlace que hay en dicho correo para confirmar
el registro de tu cuenta. Si no lo confirmas, no creas realmente una cuenta en Zoho. Por
consiguiente, accede tu cuenta de correo en la UJI, localiza este correo electrónico y confirma
el registro de tu cuenta pinchando en el enlace que contiene a tal efecto.
Cuando hayas confirmado el registro de tu cuenta, ya puedes ir a la página de entrada (figura
1) y escribir tus datos, Username y Password, para entrar en tu cuenta.
3. Base de datos y tablas en Zoho Reports
Tras crear la cuenta en Zoho, entra en ella y accede a Zoho Reports.
Figura 2: Paso 1 de la importación: denominación de la base de datos, especificación del
formato y localización del fichero.
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
3.1. Importar una tabla
Para ilustrar todos los tratamientos subsiguientes, emplearemos los datos contenidos en el
fichero peaje.xls, disponible en la web de la asignatura en Aula Virtual. Descarga este fichero
en tu ordenador y pulsa sobre el enlace Import .XLS, .CVS, .HTML. . . de la página web a
la que has accedido al entrar en Zoho Reports.
Al pulsar dicho enlace por primera vez, inicias el proceso de creación de la base de datos de
informes e importación de su primera tabla (después podrás incorporar más tablas a la base
de datos). Como primer paso tienes que escribir el nombre de la base de datos, BD Análisis,
indicar que se trata de un fichero Excel y se localiza en Local Drive, y escribir o encontrar
(mediante el botón Examinar) su ruta de acceso, tal como se muestra en la figura 2.
Tras pulsar Next, en el segundo paso debes seleccionar la hoja que deseas importar, de entre
las disponibles en el libro. En este caso, selecciona la hoja Básico, tal como se muestra en
la figura 3, y pulsa Next nuevamente.
Figura 3: Paso 2 de la importación: selección de la hoja a cargar.
En el último paso, escribe Peaje-básico como nombre de la tabla (ver figura 4). Observa
además que en este paso podrías modificar algunas características de los datos importados (la
primera fila contiene o no nombres de columnas, campos que importas o no, tipos de datos
de los campos, etc.). En nuestro caso, no alteres nada, ya que Zoho Reports ha elegido por
defecto los valores que nos interesan, y termina pulsando Create.
Al finalizar la importación de la tabla, Zoho Reports muestra un informe con los detalles
de la importación realizada, como el que puedes ver en la figura 5. Además, como Zoho
Reports puede generar informes automáticos con los datos, tras cerrar el informe de importación
(por ejemplo, mediante el botón Close), te preguntará si deseas obtenerlos. De
momento, pulsa el botón No.
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Figura 4: Paso 3 de la importación: denominación de la tabla y creación de la base de datos.
Figura 5: Informe de los detalles de la importación de datos.
3.2. Tablas dinámicas y filtros básicos
Una vez importada la tabla, ya puedes crear una tabla dinámica. Para ello, selecciona la orden
New ◮ New Pivot View:
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
En el área de diseño de la tabla dinámica, en la ficha Pivot que incluye los cuadros de
campos Columns, Rows y Data, debes incluir los campos que desees para construir la tabla
dinámica. Los campos de la tabla importada aparecen en el área izquierda de la página web.
En este caso comenzaremos colocando:
Semana en Columns.
Vehículo en Rows.
Cantidad en Data.
Una vez guardado el diseño con el nombre TD-1 Vehículo por Semana (mediante el botón
Save), pulsa sobre el enlace Click Here to Generate Pivot y obtendrás una tabla dinámica
como la de la figura 6.
Figura 6: Tabla dinámica TD-1 Vehículo por Semana.
Ahora, en la sección de edición/diseño de la tabla dinámica, en vez de seguir trabajando sobre
la ficha Pivot, activa la ficha Filter, pulsándola, para crear dos filtros. Para ello, arrastra los
campos Semana y Vehículo al cuadro Filter. Sobre estos campos, crea los siguientes filtros:
Pulsa sobre el campo Semana, para activar sus opciones de filtrado y, seguidamente,
pulsa sobre el enlace/ficha Individual Values para allí marcar solamente el 3 y el 4.
Pulsa sobre el campo Vehículo y marca allí los valores Auto y Camión solamente.
Seguidamente, pulsa de nuevo Click Here to Generate Pivot y obtendrás una tabla como la
mostrada en la figura 7.
Figura 7: Aspecto de la tabla dinámica TD-1 Vehículo por Semana tras aplicarle los filtros.
No guardes esta modificación del diseño y cierra ahora la ficha TD-1 Vehículo por Semana
(cuya pestaña puede verse en la zona superior de la página web), confirmándole a Zoho
Reports que no deseas guardar los cambios cuando te lo pregunte.
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
3.3. Modificaciones, más filtros y subtablas
A continuación, y desde la carpeta Tables & Reports que hay a la izquierda, vuelve a abrir
(haciendo clic sobre su nombre) la tabla dinámica que acabamos de cerrar y crea una copia
mediante ◮ Save As, el menú que hay inmediatamente a la derecha del botón Save.
Llama TD-2 Semana por Vehículo a esta copia y pulsa sobre el botón Edit Design para
realizar los siguientes cambios:
Mueve el campo Vehículo a Columns.
Mueve el campo Semana a Rows, y además cambia la indicación de Range [Actual(R)]
por la de Dimension [Actual(D)] en la lista desplegable que tiene el propio
campo.
Tras esta modificación, obtendrás una tabla como la de la figura 8.
Figura 8: Tabla dinámica TD-2 Semana por Vehículo.
A continuación guarda esta tabla pulsando en Save y después activa la ficha Filter, donde
debes crear los siguientes filtros:
Muestra sólo los valores 1 y 3 de Semana.
Muestra sólo los valores Auto y Ómnibus de Vehículo.
La tabla que obtendrás tras regenerarla será similar a la que aparece en la figura 9.
Figura 9: Aspecto de la tabla dinámica TD-2 Semana por Vehículo tras aplicarle los filtros.
Para finalizar las acciones sobre esta tabla dinámica, pulsa sobre la segunda fila de la columna
Auto, es decir, el dato que corresponde a la semana 3 y tiene como valor 122 350, con lo que
obtendrás la subtabla a partir de la cual se genera ese valor, como puedes apreciar en la
figura 10.
Cierra la tabla, cerrando la ficha TD-2 Semana por Vehículo (recuerda, su pestaña está en
la zona superior de la página web) y guardando, esta vez sí, los cambios cuando Zoho Reports
te lo pregunte.
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Figura 10: Subtabla asociada a los valores 3 de Semana y Auto de Vehículo.
4. Más operaciones sobre tablas en Zoho Reports
Comienza importando datos del mismo libro de Excel que en la sección anterior, con la
salvedad de que ahora debes seleccionar la hoja Extendido (que ya se podía apreciar en la
figura 3) y llamar Peaje-extendido a la nueva tabla. Para ello, en la ficha Explorer (cuya
pestaña está en la zona superior de la página web), pulsa el botón Import y utiliza los cuadros
de diálogo que ya conoces para importar la hoja Extendido del libro peaje.xls de Excel (ver
sección 3.1).
Cuando aparezca la ficha correspondiente a la tabla Peaje-extendido, mostrando todos los
datos que se han importado, crea una tabla dinámica (New ◮ New Pivot View) con el
siguiente diseño:
El campo Vehículo en Columns.
El campo Mes en Rows.
El campo Recaudado en Data.
Al pulsar sobre el enlace Click Here to Generate Pivot, obtendrás una tabla dinámica como
la de la figura 11. Guárdala con el nombre TD-3 Mes por Vehículo.
4.1. Sumas, máximos, mínimos, promedios y cuentas
Seguidamente vas a cambiar el tipo de cálculo que se realiza sobre los datos. Por ejemplo, en
el diseño de la tabla dinámica, es decir, en la ficha Pivot, cambia el item Sum por Average
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Figura 11: Tabla dinámica TD-3 Mes por Vehículo.
Figura 12: Tabla dinámica TD-3 Mes por Vehículo con promedios.
[Avg] en el campo Recaudado, mediante la lista desplegable que hay en el propio campo.
Tras regenerar la tabla, obtendrás una tabla dinámica parecida a la de la figura 12.
En la lista desplegable del campo que sitúas en Data, date cuenta que puedes especificar que
se realicen cálculos diferentes: Sum, Maximum [Max], Minimum [Min], Average [Avg]
o Count. Y accediendo a la nueva lista desplegable que obtienes al situar el ratón sobre
el triángulo ◮ que hay a la derecha de cada tipo de cálculo, puedes especificar diferentes
formas de mostrar los resultados: Normal, % of Row, % of Column, % of Total, Running
Total (totales acumulados), Difference From, % of y % of Difference From.
Si ahora pulsas sobre el valor promedio 5 093,67 que está en la intersección de la cuarta fila
y la tercera columna de la tabla dinámica TD-3 Mes por Vehículo con promedios, es decir,
sobre el resultado asociado al valor Junio del campo Mes y al valor Camión del campo
Vehículo, obtendrás la subtabla (ver figura 13) que contiene los tres valores (de la tabla de
datos Peaje-extendido) con los que se calcula este promedio en la tabla dinámica.
4.2. Tablas dinámicas de tres dimensiones
Las tablas dinámicas de tres dimensiones que podíamos crear en Excel, con filas, columnas
y páginas, no existen como tales en Zoho. No obstante, mediante el uso de filtros podemos
lograr un resultado similar. Para ello, tras incluir campos en filas y columnas en el diseño
de una tabla dinámica, podemos introducir otros campos como filtros en la ficha Filter e
indicar que nos interesará seleccionar Individual Values (en los campos en los que esto se
pueda seleccionar). Si inicialmente no marcamos ningún valor individual y generamos la
tabla dinámica, obtendremos una tabla que corresponderá al caso en el que seleccionábamos
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Figura 13: Subtabla asociada a los valores Junio de Mes y Camión de Vehículo en la tabla
dinámica TD-3 Mes por Vehículo con promedios.
(Todas) mediante el filtro de la tercera dimensión (página) en las tablas dinámicas de Excel.
Si en otro momento volvemos al filtro y seleccionamos un valor individual, obtendremos otra
tabla dinámica que corresponderá al caso en el que seleccionábamos dicho valor individual
mediante el filtro de la tercera dimensión en Excel.
Para ilustrar este proceso de simulación de la tercera dimensión en Zoho Reports, modifica
la tabla dinámica TD-3 Mes por Vehículo incluyendo el campo Turnos en el cuadro de
filtros de la ficha Filter. Si no marcas ningún valor de Turnos en este momento y, en la ficha
Pivot, recuperas el cálculo Sum y la forma de mostrar Normal en las listas desplegables
del campo Recaudado en Data, al tiempo que conservas las configuraciones anteriores de
los campos Mes y Vehículo, al regenerar la tabla dinámica obtendrás la misma tabla que se
mostraba en la figura 11. Esto equivale a seleccionar (Todas) mediante el filtro de la tercera
dimensión en Excel.
Si después vuelves a la ficha Filter y en el filtro del campo Turnos marcas el valor Noche,
al regenerar la tabla dinámica conseguirás la tabla que se muestra en la figura 14. Ahora, esto
produce el mismo resultado en la tabla dinámica que al seleccionar Noche en el filtro de la
tercera dimensión en Excel.
5. Compartir tablas e imprimirlas en PDF
Para compartir las tablas debes seleccionar la orden Share ◮ Share this View to New
Users. A continuación, en la ficha Specify Users debes escribir el correo electrónico de la
persona con la que quieres compartir la tabla y seleccionar en la ficha Permissions todos
los permisos de Read Options. Finalmente, en la ficha Send Invitation Mail debes pulsar
el botón Share.
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Práctica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Figura 14: Tabla dinámica TD-3 Mes por Vehículo que resulta al añadir Turnos como
tercera dimensión y elegir en ella el valor Noche.
Si quieres imprimir todas las tablas en PDF, debes seleccionar la orden Export ◮ Export
Multiple Views (PDF). En el cuadro de diálogo que aparece, Export As PDF Settings,
puedes configurar diversas características de la generación del fichero PDF; en particular
puede interesarte elegir Portrait o Landscape según la anchura de las tablas. Para finalizar,
debes pulsar sobre el botón Export para hacer efectiva la exportación a PDF. Seguidamente,
te aparecerá el cuadro de diálogo habitual de Windows para guardar el fichero resultante o
abrirlo con el lector apropiado de PDF.
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