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Aprender a redactar documentos empresariales[1]

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Mat


<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong><br />

Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización escrita de los<br />

titulares del copyriht, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la<br />

reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o<br />

procedimiento, comprendidos la reproducción total o parcial de esta<br />

obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la<br />

reprografía y el tratamiento informático, y la distribución de<br />

ejemplares de ella mediante alquiler o préstamo públicos.<br />

©2002 Ediciones Paidós Ibérica, S.A.<br />

Mariano Cubí, 92-­‐08021 Barcelona<br />

Y Editorial Paidós SAICF,<br />

Defensa, 599-­‐Buenos Aires<br />

http://www.paidos.com<br />

ISBN: 84-­‐493-­‐1209-­‐4<br />

Depósito legal: B-­‐47.114/2002<br />

Material protegido por derechos de autor<br />

<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 1


ÍNDICE<br />

Introducción<br />

Escribir en la empresa<br />

¿Se puede aprender a escribir?<br />

¿Qué se propone este libro?<br />

¿Qué contiene este libro?<br />

1. Informes, proyectos y memorias: una definición<br />

¿Qué son?<br />

¿Cuándo conviene <strong>redactar</strong>los?<br />

La opinión de los lectores<br />

2. Analizar la situación<br />

El escrito: decida su finalidad<br />

El lector: póngase en su lugar<br />

El autor: decida su papel<br />

3. Recoger la información<br />

Fuentes de información<br />

Documentación<br />

Información de primera mano: observación, entrevistas y encuestas<br />

4. Redactar el primer borrador<br />

Estrategias de escritura<br />

Ordenar la información<br />

Construir párrafos<br />

5. El estilo eficaz<br />

La frase eficaz<br />

La precisión en el lenguaje<br />

6. Redactar informes<br />

¿Qué es un informe?<br />

Material protegido por derechos de autor<br />

<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 2


Tipos de informes<br />

Estructura básica del informe<br />

Plan de trabajo para <strong>redactar</strong> un informe<br />

Informe técnico<br />

Informe propuesta<br />

7. Redactar proyectos<br />

¿Qué es un proyecto?<br />

Tipos de proyectos<br />

Estructura básica del proyecto<br />

Plan de trabajo para <strong>redactar</strong> un proyecto<br />

8. Redactar memorias<br />

¿Qué es una memoria?<br />

Tipos de memorias<br />

Estructura básica de la memoria<br />

Plan de trabajo para <strong>redactar</strong> una memoria<br />

9. Utilizar recursos visuales<br />

10. Revisar la redacción<br />

Bibliografía<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 3


Introducción<br />

Escribir en la empresa<br />

En la empresa actual, la información es la base para tomar<br />

cualquier decisión. Reformar un local, adquirir una nueva máquina,<br />

aprobar un plan de formación, introducir cambios en el proceso de<br />

producción... Estas y otras decisiones se fundamentan en la<br />

información que proporcionan los <strong>documentos</strong> escritos diseñados<br />

para tal fin: los informes, los proyectos y las memorias. Lo cierto es<br />

que muchas de las actuaciones de una organización se relacionan<br />

estrechamente con estos <strong>documentos</strong>.<br />

En primer lugar, un documento bien redactado confiere credibilidad<br />

a la idea que expone. Un informe bien planteado o una memoria<br />

exhaustiva pueden jugar un papel clave en la aceptación de una<br />

idea. Quizás usted tenga una idea que considere brillante, pero para<br />

convencer a los demás de que es factible y oportuna necesitará<br />

exponerla por escrito. Si plantea esta idea en el transcurso de una<br />

reunión, es probable que su jefe le diga: “No lo veo claro... ¿Por qué<br />

no me lo propone por escrito?” Sin duda, la exposición escrita de las<br />

ideas exige más precisión y rigor que la oral. En situaciones<br />

complejas, sólo la escritura permite obtener una visión global de un<br />

determinado asunto, sin perder de vista ningún aspecto.<br />

Además, sólo la escritura permite almacenar la información.”Las<br />

palabras se las lleva el viento”, reza un refrán que usted habrá oído<br />

mil veces. El saber popular ya advierte sobre el carácter fugaz del<br />

habla. Desde hace miles de años hasta nuestros días, trasladar las<br />

ideas al papel sigue siendo la manera más eficaz de conservar la<br />

información1. De hecho, la escritura aparece en la antigua<br />

1 La invención de la escritura, el más avance tecnológico más trascendental, sucedió en<br />

Mesopotamia en el año 3300 A.C. (Ong, 1982)<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 4


Mesopotamia con fines contables: registrar el tránsito comercial<br />

entre las ciudades. A diferencia de lo que ocurre en la comunicación<br />

oral, el texto escrito puede ser almacenado, modificado, revisado o<br />

releído. Por lo tanto, disponer de <strong>documentos</strong> claros y precisos es<br />

imprescindible para la gestión empresarial.<br />

Lo más probable es que, en el transcurso de su actividad<br />

profesional, usted deba enfrentarse al reto de presentar un<br />

informe, un proyecto o una memoria. En este caso, puede que su<br />

éxito profesional dependa en gran parte de su habilidad para<br />

<strong>redactar</strong>, es decir, de su capacidad para seleccionar datos y<br />

exponerlos por escrito. Este libro pretende acompañarle durante<br />

todo el proceso de elaboración de su documento: desde la<br />

generación de la idea hasta su presentación final.<br />

¿Se puede aprender a escribir?<br />

Algunas personas albergan ideas erróneas sobre la facilidad de<br />

escribir. Creen que escribir bien es un don, algo que se sabe o no se<br />

sabe hacer, una aptitud innata que algunos privilegiados poseen y<br />

otros no. Para las personas que piensan así tenemos dos noticias.<br />

Empezaremos por la buena: a escribir se aprende. A diferencia de lo<br />

que ocurre con el habla, la escritura no es una habilidad que se<br />

adquiera de manera natural. Al contrario, escribir textos coherentes,<br />

informativos y claros requiere un aprendizaje parecido al de cocinar<br />

un plato, tocar un instrumento o pintar un cuadro. Esta era la mala<br />

noticia: no confíe en las musas.<br />

En realidad, incluso los mejores escritores reconocen que corrigen<br />

mucho sus textos. Abundan las anécdotas sobre el tiempo que los<br />

escritores famosos tardaban en escribir sus obras. Es bien conocida<br />

la lentitud de Gustave Flaubert. Según cuenta en su<br />

correspondencia, el autor de Madame Bovary podía emplear una<br />

tarde entera en construir una frase. Por su parte, el escritor catalán<br />

Quim Monzó, en una entrevista aparecida en El País (8.02.2001),<br />

declara acerca del trabajo de escribir: "...de espontáneo, esto no<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 5


tiene nada, precisamente porque el trabajo consiste en hacer que se<br />

entienda lo ininteligible”.<br />

Lo cierto es que los hábitos de escritura y las técnicas compositivas<br />

sólo se adquieren después de analizar modelos, emborronar muchos<br />

papeles y ser crítico con los propios escritos. Desde luego, se trata<br />

de un plan de trabajo exigente. Requiere dedicar tiempo y esfuerzos<br />

a la tarea. Pero, tal como ocurre en los deportes, después de<br />

practicar la escritura durante un tiempo, comprobará que las horas<br />

que invirtió redundan en su provecho. Esta frase del filósofo y<br />

político inglés Francis Bacon (1561-1620), da cuenta de los<br />

beneficios que comporta practicar la escritura: "La lectura hace al<br />

hombre completo, la conversación lo hace ágil, escribir lo hace<br />

preciso."<br />

¿Qué nos proponemos?<br />

Este libro es una guía práctica que contiene una síntesis de los<br />

conocimientos y las técnicas necesarias para <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong><br />

funcionales eficaces. A lo largo de estas páginas, se reproducirá el<br />

camino lógico que lleva desde el encargo de la redacción hasta los<br />

últimos retoques. Así mismo, se tratan los conocimientos técnicos<br />

precisos para elaborar informes, proyectos y memorias.<br />

Los autores persiguen la participación del lector con propuestas e<br />

instrucciones concretas para superar cada etapa y le invitan a<br />

integrar los conocimientos en su plan personal de escritura. Tanto el<br />

método de trabajo como los materiales de apoyo proceden de los<br />

talleres de redacción que los autores imparten en ámbitos<br />

universitarios, <strong>empresariales</strong> y académicos.<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 6


¿Qué contiene este libro?<br />

Instrucciones para superar cada etapa del proceso de redacción<br />

Orientaciones concretas sobre estructura y formato de los tres<br />

<strong>documentos</strong><br />

Modelos y ejemplos de informes, proyectos y memorias<br />

Propuestas de redacción<br />

Fraseología adecuada para cada tipo de documento<br />

Ejercicios integrados por textos procedentes del ámbito<br />

empresarial o administrativo<br />

Este libro se divide en tres partes. La primera expone orientaciones<br />

de redacción comunes a los tres <strong>documentos</strong>. Consta de cinco<br />

capítulos que se corresponden con las diferentes etapas del proceso<br />

de redacción: analizar de la situación, recoger la información y<br />

ordenarla, diseñar recursos gráficos y <strong>redactar</strong> el primer borrador.<br />

La segunda parte consta de tres capítulos dedicados a cada<br />

documento en concreto. La tercera parte se dedica a los recursos<br />

visuales y a la revisión final.<br />

En el capítulo 2 describimos brevemente la función que desempeña<br />

cada uno de los <strong>documentos</strong> en relación a momentos diferentes de<br />

la gestión directiva. Enumeramos algunas de las cualidades que<br />

debe reunir un escrito para ser aceptado por sus lectores, a la vez<br />

que le invitamos a familiarizarse con conceptos como coherencia,<br />

legibilidad, objetividad, etc.<br />

En el capítulo 3 analizamos los factores clave de la redacción eficaz:<br />

objetivo, audiencia y autor. Le proporcionamos un instrumento de<br />

análisis que le permitirá concretar su propósito y adaptar el<br />

documento a su lector. También encontrará algunas consideraciones<br />

sobre la autoría y la introducción del pronombre de primera persona<br />

para expresar las propias opiniones.<br />

En el capítulo 4 nos ocupamos de las técnicas de recogida de datos.<br />

Presentamos diversos instrumentos útiles para recoger información,<br />

como la observación, la encuesta, etc.<br />

En el capítulo 5 nos proponemos <strong>redactar</strong> el primer borrador. Para<br />

ello, sugerimos un plan de trabajo y le mostramos tres modelos<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 7


diferentes para organizar la información según su propósito.<br />

Además, le invitamos a dar forma a la escritura construyendo los<br />

primeros párrafos del escrito.<br />

En el capítulo 6 nos adentramos en la tarea de conseguir un estilo<br />

eficaz, es decir, una prosa que permita asegurar que el lector<br />

comprende el sentido de lo que se ha escrito. Examinamos las<br />

características de la frase eficaz y nos ocupamos de cómo se<br />

consigue una sintaxis clara y un léxico preciso.<br />

En los capítulos 7, 8 y 9 nos centramos en la redacción de informes,<br />

proyectos y memorias. Presentamos la estructura básica de los<br />

<strong>documentos</strong> y algunos modelos concretos. Describimos, también,<br />

cada una de las partes de qué consta y ofrecemos fraseología útil<br />

para <strong>redactar</strong>los. Cada documento se acompaña de un plan de<br />

trabajo detallado.<br />

En el capítulo 10 nos dedicamos a los recursos gráficos: sus<br />

posibilidades y las ventajas que supone utilizarlos para ilustrar los<br />

datos más llamativos de un informe o una memoria.<br />

En el capítulo 11 le proporcionamos un instrumento útil para valorar<br />

la calidad de su escrito: la guía de revisión del escrito.<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 8


Capítulo 1<br />

Informes, proyectos y<br />

memorias: una definición<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 9


¿Qué son?<br />

Los informes, proyectos y memorias son tres <strong>documentos</strong> básicos de<br />

la actividad económica y administrativa. Desempeñan una función<br />

fundamental en la gestión de las organizaciones: aportar<br />

información al proceso de toma de decisiones.<br />

El informe es un documento que recoge información, la analiza y<br />

propone soluciones para orientar una actuación.<br />

El proyecto es un documento que describe y planifica las tareas y<br />

acciones que llevarán a conseguir un objetivo, ya sea crear una<br />

empresa, ofrecer un nuevo servicio o llevar a cabo una idea.<br />

La memoria es un documento que expone la relación de<br />

actividades, gastos, etc. realizados por un organismo en un<br />

determinado periodo de tiempo. Las memorias siempre se<br />

elaboran una vez acabado el período, es decir, a posteriori.<br />

¿Cuándo conviene <strong>redactar</strong>los?<br />

Los informes, proyectos y memorias son instrumentos que sirven<br />

para:<br />

Almacenar la información<br />

Explicitarla y disponerla en una estructura lógica<br />

Ponerla al alcance de todos los miembros de la organización<br />

Responden a necesidades concretas de la organización. A<br />

continuación, enumeramos algunas de estas necesidades y las<br />

relacionamos con el documento apropiado.<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 10


¿En qué se parecen?<br />

Aunque son <strong>documentos</strong> diferentes (ver cuadro), presentan<br />

características comunes que permiten tratar su redacción de manera<br />

conjunta:<br />

Suelen ser escritos de “larga duración”, es decir, su contenido se<br />

mantiene vigente durante meses e incluso años.<br />

Requieren una escritura reflexiva y analítica. No se limitan a<br />

constatar hechos, sino que analizan información y proponen<br />

soluciones.<br />

Presentan los datos de manera elaborada, con el fin de que la<br />

dirección o una unidad de la organización puedan acceder a<br />

ellos cuando sea necesario.<br />

Son <strong>documentos</strong> estructurados, es decir, las partes se ordenan<br />

siguiendo un orden preciso.<br />

Requieren un estilo conciso pero exhaustivo. No basta con<br />

presentar una lista de frases desconectadas.<br />

Utilizan recursos visuales, como gráficos y tablas, para<br />

representar gráficamente los datos.<br />

Etapa de Gestión<br />

Objetivo<br />

DIFERENCIAS PRINCIPALES<br />

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PROYECTO INFORME MEMORIA<br />

Inicio de la actividad<br />

Planificar las tareas<br />

Planificar las tareas<br />

para conseguir un fin<br />

Inicio<br />

Puesta en práctica<br />

Recoge información<br />

Analiza un Tema<br />

Propone soluciones<br />

Balance<br />

Evalúa una actuación<br />

<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 11


La opinión de los lectores<br />

“Este informe carece de estructura”<br />

“Faltan datos”<br />

“La representación gráfica de los datos no es clara”<br />

“No consigo entender la idea principal”<br />

“Demasiado telegráfico. Por favor, explíquese un poco más.”<br />

“¡Esto no es lo que le pedí!”<br />

¿Quién no ha tenido alguna vez que soportar críticas parecidas a<br />

estas? En muchos casos, los <strong>documentos</strong> no consiguen superar el<br />

primer obstáculo: dejarse leer. Una vez rechazado el trabajo, poco<br />

importa ya si la idea inicial era interesante y oportuna... En todo<br />

caso, no lo parecía. Sin duda, los comentarios de su lector le<br />

aportarán información sobre aspectos a mejorar en su escrito. Al fin<br />

y al cabo, su jefe, sus clientes, sus compañeros de trabajo, son los<br />

únicos autorizados para juzgar la validez de un escrito, sus<br />

verdaderos árbitros.<br />

Pero, ¿cómo debe ser un documento para conseguir la aceptación de<br />

sus lectores?¿qué factores determinan el éxito del escrito? ¿qué<br />

aspectos de mi escrito debo revisar?. En este apartado nos<br />

ocuparemos de las condiciones que debe reunir un escrito para ser<br />

leído con facilidad:<br />

Estructura<br />

Legibilidad<br />

Objetividad<br />

Autosuficiencia<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 12


ESTRUCTURA<br />

Una receta de cocina, una noticia de prensa, un cuento... Cada uno<br />

de estos textos presenta una estructura determinada que podemos<br />

identificar fácilmente. Por ejemplo, al leer una receta de cocina,<br />

nos resulta fácil localizar los ingredientes que necesitaremos para<br />

cocinar el plato. Nuestra experiencia como lectores nos ha enseñado<br />

que esta información suele aparecer en la parte superior del escrito,<br />

antes de las instrucciones para cocinar el plato. De manera parecida,<br />

identificamos la información más relevante de una noticia de prensa<br />

en el titular o leemos un cuento hasta el final para conocer el<br />

desenlace.<br />

En efecto, la comprensión de los escritos se apoya mucho en la<br />

costumbre. Cada tipo de comunicación cuenta con unos esquemas<br />

consolidados y conocidos por el lector. ¿Se imagina una receta de<br />

cocina redactada como una noticia de prensa? Después de la<br />

sorpresa inicial, el lector difícilmente podría<br />

acceder a la información. La estructura de un escrito debe guiar los<br />

pasos del lector y en ningún caso confundirle.<br />

La estructura asegura que el escrito cumple su función, sea dar<br />

instrucciones para preparar un plato, informar de un hecho o relatar<br />

una historia. En el texto estructurado hay un objetivo y la estructura<br />

es el plan para conseguirlo.<br />

Un escrito está bien estructurado cuando...<br />

presenta pocas ideas, pero bien desarrolladas<br />

la estructura "salta a la vista"<br />

la información avanza de manera lógica<br />

respeta las convenciones del género respecto a forma y<br />

contenido<br />

permite diferentes ritmos de lectura<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 13


LEGIBILIDAD<br />

facilita varios puntos de acceso a la lectura (índice,<br />

sumario, epígrafes...)<br />

Un escrito está mal estructurado cuando...<br />

no se diferencian las partes del texto<br />

resulta difícil seguir el hilo, hay saltos y<br />

discontinuidad en la información<br />

no respeta convenciones de forma<br />

no permite otro ritmo de lectura que el lineal<br />

no incorpora puntos diferentes de acceso a la lectura<br />

Es decir, aptitud de un texto de ser leído, entendido y recordado. Un<br />

texto se aprecia cuando entenderlo exige poco esfuerzo. El desafío<br />

consiste en recoger y seleccionar la información necesaria,<br />

organizarla y presentarla de manera que el lector pueda acceder a<br />

ella con facilidad. Para obtener escritos legibles, hay una norma<br />

básica: colocarse en el lugar de su lector.<br />

OBJETIVIDAD<br />

Los escritos de gestión proporcionan datos y argumentos<br />

procedentes de la realidad, es decir, información objetiva. A<br />

diferencia lo que sucede en la literatura, el autor de un escrito<br />

organizacional no transmite sentimientos ni emociones, sino<br />

apreciaciones basadas en datos fiables. Si pretende resultar<br />

convincente en sus argumentaciones, debe evitar los juicios de valor<br />

y las afirmaciones gratuitas.<br />

AUTOSUFICIENCIA<br />

El texto debe “explicarse” por si sólo y proporcionar al lector la<br />

información suficiente para descifrarlo. Esta es una de las<br />

diferencias entre la exposición oral y la escrita. Por ejemplo,<br />

Material protegido por derechos de autor<br />

<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 14


durante la presentación oral de un proyecto, un ponente hábil es<br />

capaz de captar las reacciones de los asistentes. Puede darse<br />

cuenta, por ejemplo, de que el auditorio no es experto en el tema y<br />

requiere informaciones previas para seguir el hilo del discurso. Si lo<br />

considera conveniente, el ponente puede rectificar y ampliar la<br />

información o cambiar el rumbo de la exposición.<br />

Esto no es posible en la exposición escrita. Lo más probable es que,<br />

cuando su lector se disponga a leer, usted no se encuentre cerca<br />

para aclararle dudas. El escrito debe anticiparse a las necesidades<br />

del lector y facilitar la comprensión de las ideas complejas.<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 15


Capítulo 2<br />

Analizar la situación<br />

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Las páginas que siguen no se muestran en esta vista previa.<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 17


El lector: póngase en su lugar<br />

¿Qué esperan encontrar mis lectores en este informe? ¿Les<br />

interesará realmente esta propuesta? ¿Entenderán este concepto? ¿<br />

A cuantas manos va a llegar esta memoria? Estas cuestiones son<br />

fundamentales no sólo en el momento de plantear el trabajo, sinó<br />

también al seleccionar la información. Hasta el lector más bien<br />

dispuesto abandonaría la lectura de un documento que no<br />

responde a sus expectativas o que no facilita las ayudas y<br />

explicaciones suficientes.<br />

El escritor y pensador Baltasar Gracián (1601-1658) comparó un<br />

buen discurso con un festín, en el que el cocinero no prepara los<br />

platos a su gusto sino al de sus invitados. 2 A nuestro modo de ver,<br />

esta analogía puede aplicarse también a la redacción de<br />

<strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> . Conocer al lector y tener en cuenta sus<br />

necesidades es fundamental para decidir qué decir—datos,<br />

explicaciones, argumentos— y cómo decirlo—estructura y<br />

lenguaje—.<br />

En efecto, un escrito técnico conseguirá ser eficaz si su autor<br />

comprende claramente las necesidades de los lectores y las<br />

satisface. Por ejemplo, un lector poco experto en un tema —<br />

economía, electrónica, derecho, etc. — agradecerá que el informe<br />

explicite el significado de siglas, términos técnicos y conceptos<br />

poco conocidos. En pocas palabras: facilite las cosas a su lector y no<br />

le escatime explicaciones.<br />

2. Perelman. Tratado de la argumentación, Gredos, 1994, pág. 61 . La comparación procede de El<br />

Discreto, cap.X. .<br />

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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 18


Conocer a su lector le orienta para decidir:<br />

la información que debe incluir o omitir,<br />

la estructura del documento<br />

el lenguaje más o menos especializado que conviene utilizar<br />

Tipo de comunicación Destinatario<br />

Lector interno<br />

Lector externo<br />

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Directivos con responsabilidad en la<br />

toma de decisiones de la<br />

organización.<br />

Profesionales que participan en un<br />

proyecto.<br />

Profesionales que necesitan<br />

informarse de una nueva situación<br />

que no conocen o que no conocen<br />

muy bien (un nuevo producto en el<br />

mercado)<br />

Accionistas<br />

Clientes<br />

otras organizaciones (el gobierno,<br />

asociaciones <strong>empresariales</strong>, etc.)<br />

público en general a través de los<br />

medios de comunicación (prensa,<br />

radio, televisión, Internet)<br />

En el caso de escribir para un lector externo, esta consulta no será<br />

posible. Deberá hacer un esfuerzo construirse un “retrato robot”.<br />

Imagine qué conocimientos tiene sobre la materia, qué le interesa<br />

en especial, su edad, ideología, extracción social y cultural, etc.<br />

Es frecuente que un escrito se dirija a un lector y excluya a otros,<br />

por ejemplo, el artículo de una revista especializada es poco<br />

accesible para un no-experto. En este caso, el autor del artículo se<br />

dirige a un lector con quién comparte muchos conocimientos. No<br />

obstante, decidir el grado de especialización del texto debe ser una<br />

decisión deliberada y no consecuencia de la inexperiencia del autor.<br />

<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 19


¿Cómo adaptar el escrito a la audiencia?<br />

Incorpore la información suficiente para que sus lectores<br />

entiendan el documento: defina los términos clave, aclare las<br />

ideas complejas.<br />

Añada ejemplos que ilustren las ideas. El ejemplo permite<br />

conectar con su lector y demostrar la validez de una idea.<br />

Omita la información superflua y redundante.<br />

Utilice el lenguaje apropiado: no abuse de tecnicismos si se dirige<br />

a un cliente, ni dé la impresión de falta de rigor en un informe<br />

técnico.<br />

Ordene la información según las necesidades de su lector. Usted<br />

puede tener la información correcta, pero ordenada de manera<br />

equivocada.<br />

Ejercicio<br />

¿Cuál de estas dos versiones considera más comprensible para un<br />

lector no experto?<br />

A<br />

El Mibor cayó en septiembre casi cuatro décimas y se situó en el<br />

3,771%. Es el nivel más bajo desde noviembre de 1999. En un año,<br />

este índice se ha reducido casi un punto y medio.<br />

B<br />

El Mibor, el índice de referencia más utilizado en los préstamos<br />

hipotecarios, cayó en septiembre casi cuatro décimas y se situó en<br />

el 3,771%. Este es el nivel más bajo a que ha llegado desde<br />

noviembre de 1999. En un año, este índice se ha reducido casi un<br />

punto y medio.<br />

Respuesta<br />

El párrafo B es más fácil de comprender que el A. No ahorra en<br />

palabras, sino que identifica y describe las referencias que utiliza el<br />

párrafo A. El lector encuentra en esta segunda versión la<br />

explicación de qué es el Mibor y qué refleja.<br />

Material protegido por derechos de autor<br />

<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 20


El autor: decida su papel<br />

Consideramos autor a la persona o conjunto de personas que diseña<br />

y elabora un escrito. Puede tratarse de autor individual, aunque<br />

abundan los trabajos redactados por un equipo —autor múltiple— o<br />

por una entidad —autor corporativo 3 .<br />

Se trate de un autor individual o colectivo, la pregunta que surge<br />

inevitablemente en el momento de <strong>redactar</strong> es la siguiente: “¿Cómo<br />

debo expresarme?”, “ ¿Puedo utilizar la primera persona del plural o<br />

al contrario, debo utilizar un redactado impersonal?”. Elegir entre<br />

estas posibilidades no depende de nuestra predilección, sino de la<br />

naturaleza del encargo y del tipo de documento que nos<br />

proponemos <strong>redactar</strong>.<br />

Por ejemplo, el enfoque que un experto dará a un informe será<br />

distinto del que usará un técnico para <strong>redactar</strong> la memoria anual de<br />

su departamento. En el primer caso, el informe requerirá que el<br />

experto exprese su opinión o formule un punto de vista personal .<br />

En cambio, el autor de la memoria buscará un efecto de objetividad<br />

y evitará cualquier marca personal.<br />

Escritos informativos: se redactan utilizando un estilo objetivo<br />

y neutro, sin referencias al autor. Los sujetos personales en<br />

primera o segunda persona resultan inadecuados.<br />

Escritos valorativos: es adecuado utilizar la primera persona<br />

para indicar que el autor expone su opinión. Son frecuentes<br />

expresiones como: “ considero conveniente...”, “parece más<br />

adecuado...”, “mi opinión es...”, “creo”, “desde mi punto de<br />

vista”m “para mí”. Expresiones como éstas sirven para<br />

atenuar las afirmaciones y presentarlas como opiniones y no<br />

como verdades indiscutibles.<br />

Un mecanismo de cortesía habitual en los escritos valorativos es el<br />

denominado plural de modestia. Se utiliza el plural “nosotros”<br />

3 Martínez de Souza, José. Manual de estilo de la lengua española. Trea. Gijón, 2001 (2ª. Edición)<br />

Pg. 99<br />

Material protegido por derechos de autor<br />

<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 21


para atenuar el singular “yo”. Esto no significa necesariamente que<br />

el trabajo se haya elaborado en equipo.<br />

Por ejemplo:<br />

“Me parece importante matizar la impresión que pueden producir los<br />

resultados siguientes”<br />

Mejor: “Nos parece importante matizar la impresión que pueden<br />

producir los resultados siguientes”.<br />

¿Cómo presentarse adecuadamente?<br />

Explicite la autoría en la presentación del escrito.<br />

Evite <strong>redactar</strong> en primera persona a no ser que trate de matizar<br />

una opinión.<br />

Redacte el objetivo<br />

Una buena manera de asegurar la coherencia de su escrito consiste<br />

en exponer el objetivo al principio, en la introducción; desarrollarlo<br />

en el cuerpo y volver a él en los párrafos finales, es decir, en la<br />

conclusión. Los clásicos resumían el mensaje de la siguiente<br />

manera: “Di de qué hablarás, habla y di de qué has hablado”.<br />

Explique en una frase o dos exactamente cuál es la idea principal<br />

de su escrito. El enunciado de lo que intenta demostrar su<br />

trabajo constituye la tesis. El resto del documento debe contribuir<br />

a este objetivo.<br />

Si redacta por encargo de un superior, muéstrele el objetivo<br />

redactado en un par de frases antes de empezar a documentarse.<br />

Este intercambio de opiniones evitará malentendidos más<br />

adelante.<br />

Modifique el redactado del objetivo, si lo cree necesario. No se<br />

sienta obligado a mantener un objetivo que, después de<br />

investigar, le parece incadecuado por algún motivo.<br />

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Capítulo 4<br />

Redactar el primer<br />

borrador<br />

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Ordenar la información<br />

Una vez recogida la información - a partir de la documentación,<br />

observación, encuesta o entrevista -, debe analizarla y seleccionar<br />

la que considere relevante para su escrito. Conviene descartar<br />

aquella que se aparte demasiado del tema principal y que resultaría<br />

difícil encajar en la estructura del documento. Recuerde que su<br />

escrito no debe ser un compendio de datos sin relación, sino un<br />

discurso articulado.<br />

3 maneras de ordenar la información<br />

Organizar la información consiste en establecer una jerarquía entre<br />

las ideas y decidir el orden en que se expondrán al lector.<br />

Orden deductivo: parte de la idea principal para llegar a las<br />

explicaciones, datos y pruebas de soporte.<br />

de lo más importante a lo menos importante<br />

de lo general a lo específico<br />

del concepto a la aplicación<br />

del problema a la solución<br />

Este orden es propio de escritos o párrafos que pretenden informar,<br />

como la noticia de prensa, el informe, la memoria o el proyecto. La<br />

información se ordena de manera jerárquica.<br />

Orden inductivo: parte de los hechos y datos particulares hasta<br />

llegar a una conclusión donde se expresa la idea esencial.<br />

de lo particular a lo general<br />

de lo concreto a lo abstracto,<br />

de lo simple a lo complejo,<br />

cronológico<br />

hechos- conclusión, ...<br />

Este orden, propio de las narraciones, se utiliza para detallar hechos<br />

en los informes técnicos o jurídicos .<br />

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Estructura mixta: integra en el mismo escrito el orden deductivo y el<br />

inductivo. Expone al principio la idea básica y la retoma al final, en<br />

el apartado dedicado a conclusiones. Esta disposición es habitual en<br />

escritos argumentativos, como los informes valorativos.<br />

Habitualmente, se utiliza la figura de la pirámide para representar<br />

gráficamente estos dos esquemas ordenadores.<br />

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Figura nº3<br />

Representación gráfica del orden deductivo (de más importante a<br />

menos importante)<br />

Información principal<br />

Información secundaria<br />

Detalles, antecedentes,<br />

consecuencias, ejemplo...<br />

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Capítulo 5<br />

El estilo eficaz<br />

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En la vida diaria, entendemos que un remedio es eficaz cuando<br />

sana o atenúa las dolencias de una enfermedad. De manera<br />

parecida, un escrito se considera eficaz cuando consigue comunicar<br />

información de manera clara, precisa, concisa, correcta y adecuada.<br />

El estilo eficaz apuesta por el lenguaje sencillo e inteligible y evita el<br />

estilo barroco y retórico. Esta tendencia a la simplicidad de<br />

expresión, conocida en inglés como Plain english, surgió en los<br />

Estados Unidos durante la década de los setenta, como<br />

consecuencia de la presión social a favor de una mayor comprensión<br />

de los <strong>documentos</strong> jurídicos y administrativos. A raíz de las<br />

demandas de los usuarios, muchas compañías tuvieron que<br />

replantearse el estilo de redacción de sus escritos. Redactar<br />

pólizas , contratos o normas de manera críptica y ambigua empezó<br />

a sancionarse, tanto desde un punto de vista ético como económico.<br />

Con el fin de mejorar la calidad de su comunicación escrita, los<br />

manuales de estilo de muchas empresas empezaron a recomendar<br />

la redacción clara y concisa<br />

Los obstáculos a la comprensión del escrito son diversos. En<br />

capítulos anteriores hemos tratado del papel de la estructura en la<br />

construcción de un texto lógico y ordenado. En éste nos ocuparemos<br />

de la estructura de la frase. Las siguientes recomendaciones,<br />

difundidas por diversos manuales de estilo, se apoyan en el<br />

resultado de estudios sobre la capacidad del lector para retener el<br />

mensaje durante la lectura. 4 Según estos estudios, el número de<br />

palabras que estamos capacitados para recordar mientras leemos<br />

es limitado. Por este motivo, son más comprensibles las frases<br />

cortas, ordenadas y económicas.<br />

Escriba frases eficaces<br />

En el capítulo anterior comparábamos los párrafos con los bloques<br />

de construcción del texto. Pues bien: los párrafos están constituidos<br />

por frases y éstas, a su vez, por palabras. Una frase es un conjunto<br />

de palabras que expresan una idea.<br />

La frase eficaz es aquella que transmite la idea de la manera más<br />

nítida posible.<br />

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Algunas de las características que la definen:<br />

Breve<br />

ordenada<br />

económica<br />

1. Redacte frases breves<br />

Las frases breves son más fáciles de leer, entender y recordar que<br />

las frases largas. Los períodos breves, de veinte a treinta palabras,<br />

facilitan la comprensión del mensaje y favorecen la legibilidad. En<br />

cambio, los periodos largos pueden llegar a producir una sensación<br />

asfixiante.<br />

2. Ordene los elementos de la frase<br />

Una frase se compone de palabras que se ordenan de una<br />

manera lógica, establecida por la evolución del lenguaje. En la<br />

mayoría de los casos, este orden no depende de la voluntad del<br />

redactor, sino de la sintaxis. Lo más probable es que si consigue<br />

que las palabras de una frase se sucedan ordenadamente, las ideas<br />

que expresan estas palabras también lo harán.<br />

3. Sitúe la información más importante al principio de la frase<br />

La información más importante de la frase es: quién hizo qué. Si<br />

formulamos la idea en términos gramaticales: sujeto y verbo. Su<br />

lector espera encontrar esta información al comienzo de la frase. No<br />

la relegue al final de la frase ni la oculte detrás de términos<br />

irrelevantes. Al <strong>redactar</strong> una frase, decida quién es el protagonista<br />

y cuál es la acción.<br />

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4. Evite los incisos demasiado largos<br />

Los incisos son frases intercaladas en otras que proporcionan<br />

información adicional. Bien utilizados, articulan el estilo y<br />

confieren expresividad y ritmo a la prosa.<br />

5. Elimine las palabras irrelevantes<br />

La buena escritura utiliza el lenguaje de manera económica: con el<br />

mínimo de elementos se propone conseguir el máximo resultado.<br />

Los rodeos, las muletillas y las palabras innecesarias empobrecen el<br />

estilo.<br />

Las muletillas son palabras o frases que sirven de apoyo a la<br />

expresión, como por ejemplo: valga la redundancia, como su mismo<br />

nombre indica, por decirlo de alguna manera. Estas expresiones no<br />

deben proliferar en un informe técnico.<br />

6. Utilice un estilo verbal<br />

Evite construir frases con demasiados substantivos. Las<br />

construcciones con más nombres que verbos son difíciles de leer.<br />

Aunque de entrada pueden parecer más objetivas, resultan<br />

demasiado abstractas. Si abundan los verbos, en cambio, el estilo<br />

adquiere un tono más vital y enérgico.<br />

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Capítulo 6<br />

Redactar informes<br />

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¿Qué es un informe?<br />

El informe de incidencias de un técnico, el dictamen de un abogado,<br />

un estudio de mercado... ¿Qué tienen en común estos escritos? Pues<br />

que todos ellos son informes. Lleve la etiqueta que lleve, el informe<br />

es una forma organizada y objetiva de transmitir información útil<br />

para resolver problemas.<br />

Algunos informes exigen poco trabajo a su redactor, como es el<br />

caso de los informes periódicos que se utilizan para transmitir<br />

información rutinaria dentro de la empresa. Contienen datos<br />

previsibles y disponen de un formato estandarizado con el fin de<br />

facilitar el trabajo al lector. Lo cierto es que rellenar los espacios en<br />

blanco de estos formularios no requiere demasiado esfuerzo.<br />

La cosa cambia cuando se trata de <strong>redactar</strong> escritos más complejos,<br />

por ejemplo informes extraordinarios. En este caso, el autor<br />

maneja muchos datos, que deberá hilvanar en un discurso lógico y<br />

coherente. En este capítulo le proporcionaremos las herramientas<br />

necesarias para <strong>redactar</strong> informes eficaces. Esto es, escritos<br />

estructurados y adecuados al uso que el lector quiera darles.<br />

El informe escrito es una exposición detallada de hechos basada en<br />

datos comprobados. Tiene por objetivo comunicar información de<br />

manera lógica y concisa para encaminar una actuación o solucionar<br />

un problema.<br />

Tal como señalábamos en el capítulo 2, como <strong>documentos</strong> de<br />

gestión, los informes cumplen alguna de estas finalidades:<br />

informan acerca de un asunto<br />

presentan los resultados de una investigación<br />

proponen soluciones a un problema<br />

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Tipos de informes<br />

Existen muchos tipos de informes, tantos como necesidades de<br />

informar de algo a alguien en el mundo de la empresa o de la<br />

administración Las clasificaciones posibles son diversas según el<br />

criterio que elijamos:<br />

Según la temática, el informe puede ser: financiero, económico,<br />

jurídico, administrativo.<br />

Según su destinatario: interno o externo.<br />

Según la frecuencia: periódicos/ excepcionales.<br />

Algunos ejemplos de informes<br />

Informe de síntesis: Su objetivo es exponer, de manera<br />

breve y ordenada, el estado de la cuestión sobre un tema<br />

determinado y muchas veces desconocido por el lector.<br />

Contar con ellos resulta imprescindible para disponer de<br />

información sobre aspectos complejos o muy técnicos, como<br />

por ejemplo, el reciclaje de residuos industriales, la energía<br />

solar, la situación económica de un determinado sector, etc. A<br />

diferencia del informe de investigación, el informe de síntesis<br />

no incorpora material nuevo, sino que reelabora información<br />

procedente de fuentes secundarias.<br />

Informe de actividad: texto breve que sintetiza el desarrollo<br />

de una actividad o proyecto en curso. Se utiliza para poner al<br />

corriente a los asistentes a una reunión sobre la marcha de<br />

un tema.<br />

Informe de gestión: consiste en un análisis y valoración de<br />

la gestión realizada por una unidad de la empresa.<br />

Informe de investigación: documento en que un experto o<br />

grupo de expertos analizan un tema y formulan<br />

recomendaciones. Presenta los resultados de una<br />

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investigación, que con frecuencia proviene del trabajo de<br />

campo, sobre un tema específico. Por ejemplo, un informe de<br />

mercado, un estudio financiero, de formación, de auditoria,<br />

etc.<br />

Informe propuesta: documento en que el responsable de<br />

una unidad propone una actuación determinada al responsable<br />

de otra unidad, por ejemplo: el pago de unos gastos, la<br />

contratación de personal, la adquisición de material, etc.<br />

Dictamen o informe técnico: documento en que un<br />

consultor —técnico, económico, financiero, jurídico, etc. —<br />

expresa su parecer sobre un asunto.<br />

Después de analizar las circunstancias que rodean la redacción del<br />

informe y de recoger la información necesaria, deberá decidir una<br />

estructura, es decir, un armazón dónde disponer la información.<br />

Para decidir la estructura de un informe, hay que tener en cuenta<br />

dos factores: el propósito y la cantidad de información que debe<br />

incluir en él.<br />

Naturalmente, la estructura más eficaz será la que permita al<br />

lector hacerse una idea del contenido con el mínimo esfuerzo. Esta<br />

decisión supone conocer algunos modelos que permiten organizar la<br />

información de manera lógica y coherente.<br />

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Estructura básica del informe<br />

1. PRELIMINARES<br />

PORTADA<br />

Título<br />

Un buen título sintetiza en pocas palabras el contenido del<br />

documento: presenta la máxima información posible con el mínimo<br />

de palabras. Es recomendable <strong>redactar</strong>lo una vez concluido el<br />

trabajo. Debe ser claro y sin tecnicismos.<br />

Nombre del autor<br />

Cargo en la empresa<br />

Fecha<br />

Los informes se acostumbran a elaborar para un período corto de<br />

tiempo. Por este motivo, esta información debe situarse en un<br />

espacio visible, ya que es la única manera de confirmar la vigencia<br />

del informe.<br />

Resumen<br />

Es necesario en <strong>documentos</strong> extensos. Su función es permitir al lector hacerse<br />

una idea del informe en pocos minutos. El resumen expone de manera sintética<br />

los puntos más importantes de la exposición: objetivo, metodología y<br />

conclusiones.<br />

Índice<br />

Lista que presenta el orden de aparición de los diferentes apartados. Indica la<br />

página en que empieza cada uno para permitir localizarlo fácilmente.<br />

Los capítulos y apartados se ordenan partiendo de las ideas más generales hasta<br />

llegar a las más concretas.<br />

Lista de figuras y tablas<br />

Número de gráfico, título del gráfico y número de página.<br />

Presenta en forma de lista las ilustraciones o figuras que se incluyen en el<br />

informe.<br />

La lista reproduce el número de orden de cada ilustración.<br />

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1. CUERPO<br />

Introducción<br />

Aproxima el contenido del trabajo al lector<br />

Desarrollo<br />

Presenta los datos de manera ordenada.<br />

Conclusiones y recomendaciones<br />

Resume la exposición y propone soluciones al problema planteado al inicio.<br />

2. APENDICES<br />

Datos técnicos complementarios<br />

Bibliografía<br />

Fuentes<br />

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