Aprender a redactar documentos empresariales[1]
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong><br />
Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización escrita de los<br />
titulares del copyriht, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la<br />
reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o<br />
procedimiento, comprendidos la reproducción total o parcial de esta<br />
obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la<br />
reprografía y el tratamiento informático, y la distribución de<br />
ejemplares de ella mediante alquiler o préstamo públicos.<br />
©2002 Ediciones Paidós Ibérica, S.A.<br />
Mariano Cubí, 92-‐08021 Barcelona<br />
Y Editorial Paidós SAICF,<br />
Defensa, 599-‐Buenos Aires<br />
http://www.paidos.com<br />
ISBN: 84-‐493-‐1209-‐4<br />
Depósito legal: B-‐47.114/2002<br />
Material protegido por derechos de autor<br />
<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 1
ÍNDICE<br />
Introducción<br />
Escribir en la empresa<br />
¿Se puede aprender a escribir?<br />
¿Qué se propone este libro?<br />
¿Qué contiene este libro?<br />
1. Informes, proyectos y memorias: una definición<br />
¿Qué son?<br />
¿Cuándo conviene <strong>redactar</strong>los?<br />
La opinión de los lectores<br />
2. Analizar la situación<br />
El escrito: decida su finalidad<br />
El lector: póngase en su lugar<br />
El autor: decida su papel<br />
3. Recoger la información<br />
Fuentes de información<br />
Documentación<br />
Información de primera mano: observación, entrevistas y encuestas<br />
4. Redactar el primer borrador<br />
Estrategias de escritura<br />
Ordenar la información<br />
Construir párrafos<br />
5. El estilo eficaz<br />
La frase eficaz<br />
La precisión en el lenguaje<br />
6. Redactar informes<br />
¿Qué es un informe?<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 2
Tipos de informes<br />
Estructura básica del informe<br />
Plan de trabajo para <strong>redactar</strong> un informe<br />
Informe técnico<br />
Informe propuesta<br />
7. Redactar proyectos<br />
¿Qué es un proyecto?<br />
Tipos de proyectos<br />
Estructura básica del proyecto<br />
Plan de trabajo para <strong>redactar</strong> un proyecto<br />
8. Redactar memorias<br />
¿Qué es una memoria?<br />
Tipos de memorias<br />
Estructura básica de la memoria<br />
Plan de trabajo para <strong>redactar</strong> una memoria<br />
9. Utilizar recursos visuales<br />
10. Revisar la redacción<br />
Bibliografía<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 3
Introducción<br />
Escribir en la empresa<br />
En la empresa actual, la información es la base para tomar<br />
cualquier decisión. Reformar un local, adquirir una nueva máquina,<br />
aprobar un plan de formación, introducir cambios en el proceso de<br />
producción... Estas y otras decisiones se fundamentan en la<br />
información que proporcionan los <strong>documentos</strong> escritos diseñados<br />
para tal fin: los informes, los proyectos y las memorias. Lo cierto es<br />
que muchas de las actuaciones de una organización se relacionan<br />
estrechamente con estos <strong>documentos</strong>.<br />
En primer lugar, un documento bien redactado confiere credibilidad<br />
a la idea que expone. Un informe bien planteado o una memoria<br />
exhaustiva pueden jugar un papel clave en la aceptación de una<br />
idea. Quizás usted tenga una idea que considere brillante, pero para<br />
convencer a los demás de que es factible y oportuna necesitará<br />
exponerla por escrito. Si plantea esta idea en el transcurso de una<br />
reunión, es probable que su jefe le diga: “No lo veo claro... ¿Por qué<br />
no me lo propone por escrito?” Sin duda, la exposición escrita de las<br />
ideas exige más precisión y rigor que la oral. En situaciones<br />
complejas, sólo la escritura permite obtener una visión global de un<br />
determinado asunto, sin perder de vista ningún aspecto.<br />
Además, sólo la escritura permite almacenar la información.”Las<br />
palabras se las lleva el viento”, reza un refrán que usted habrá oído<br />
mil veces. El saber popular ya advierte sobre el carácter fugaz del<br />
habla. Desde hace miles de años hasta nuestros días, trasladar las<br />
ideas al papel sigue siendo la manera más eficaz de conservar la<br />
información1. De hecho, la escritura aparece en la antigua<br />
1 La invención de la escritura, el más avance tecnológico más trascendental, sucedió en<br />
Mesopotamia en el año 3300 A.C. (Ong, 1982)<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 4
Mesopotamia con fines contables: registrar el tránsito comercial<br />
entre las ciudades. A diferencia de lo que ocurre en la comunicación<br />
oral, el texto escrito puede ser almacenado, modificado, revisado o<br />
releído. Por lo tanto, disponer de <strong>documentos</strong> claros y precisos es<br />
imprescindible para la gestión empresarial.<br />
Lo más probable es que, en el transcurso de su actividad<br />
profesional, usted deba enfrentarse al reto de presentar un<br />
informe, un proyecto o una memoria. En este caso, puede que su<br />
éxito profesional dependa en gran parte de su habilidad para<br />
<strong>redactar</strong>, es decir, de su capacidad para seleccionar datos y<br />
exponerlos por escrito. Este libro pretende acompañarle durante<br />
todo el proceso de elaboración de su documento: desde la<br />
generación de la idea hasta su presentación final.<br />
¿Se puede aprender a escribir?<br />
Algunas personas albergan ideas erróneas sobre la facilidad de<br />
escribir. Creen que escribir bien es un don, algo que se sabe o no se<br />
sabe hacer, una aptitud innata que algunos privilegiados poseen y<br />
otros no. Para las personas que piensan así tenemos dos noticias.<br />
Empezaremos por la buena: a escribir se aprende. A diferencia de lo<br />
que ocurre con el habla, la escritura no es una habilidad que se<br />
adquiera de manera natural. Al contrario, escribir textos coherentes,<br />
informativos y claros requiere un aprendizaje parecido al de cocinar<br />
un plato, tocar un instrumento o pintar un cuadro. Esta era la mala<br />
noticia: no confíe en las musas.<br />
En realidad, incluso los mejores escritores reconocen que corrigen<br />
mucho sus textos. Abundan las anécdotas sobre el tiempo que los<br />
escritores famosos tardaban en escribir sus obras. Es bien conocida<br />
la lentitud de Gustave Flaubert. Según cuenta en su<br />
correspondencia, el autor de Madame Bovary podía emplear una<br />
tarde entera en construir una frase. Por su parte, el escritor catalán<br />
Quim Monzó, en una entrevista aparecida en El País (8.02.2001),<br />
declara acerca del trabajo de escribir: "...de espontáneo, esto no<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 5
tiene nada, precisamente porque el trabajo consiste en hacer que se<br />
entienda lo ininteligible”.<br />
Lo cierto es que los hábitos de escritura y las técnicas compositivas<br />
sólo se adquieren después de analizar modelos, emborronar muchos<br />
papeles y ser crítico con los propios escritos. Desde luego, se trata<br />
de un plan de trabajo exigente. Requiere dedicar tiempo y esfuerzos<br />
a la tarea. Pero, tal como ocurre en los deportes, después de<br />
practicar la escritura durante un tiempo, comprobará que las horas<br />
que invirtió redundan en su provecho. Esta frase del filósofo y<br />
político inglés Francis Bacon (1561-1620), da cuenta de los<br />
beneficios que comporta practicar la escritura: "La lectura hace al<br />
hombre completo, la conversación lo hace ágil, escribir lo hace<br />
preciso."<br />
¿Qué nos proponemos?<br />
Este libro es una guía práctica que contiene una síntesis de los<br />
conocimientos y las técnicas necesarias para <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong><br />
funcionales eficaces. A lo largo de estas páginas, se reproducirá el<br />
camino lógico que lleva desde el encargo de la redacción hasta los<br />
últimos retoques. Así mismo, se tratan los conocimientos técnicos<br />
precisos para elaborar informes, proyectos y memorias.<br />
Los autores persiguen la participación del lector con propuestas e<br />
instrucciones concretas para superar cada etapa y le invitan a<br />
integrar los conocimientos en su plan personal de escritura. Tanto el<br />
método de trabajo como los materiales de apoyo proceden de los<br />
talleres de redacción que los autores imparten en ámbitos<br />
universitarios, <strong>empresariales</strong> y académicos.<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 6
¿Qué contiene este libro?<br />
Instrucciones para superar cada etapa del proceso de redacción<br />
Orientaciones concretas sobre estructura y formato de los tres<br />
<strong>documentos</strong><br />
Modelos y ejemplos de informes, proyectos y memorias<br />
Propuestas de redacción<br />
Fraseología adecuada para cada tipo de documento<br />
Ejercicios integrados por textos procedentes del ámbito<br />
empresarial o administrativo<br />
Este libro se divide en tres partes. La primera expone orientaciones<br />
de redacción comunes a los tres <strong>documentos</strong>. Consta de cinco<br />
capítulos que se corresponden con las diferentes etapas del proceso<br />
de redacción: analizar de la situación, recoger la información y<br />
ordenarla, diseñar recursos gráficos y <strong>redactar</strong> el primer borrador.<br />
La segunda parte consta de tres capítulos dedicados a cada<br />
documento en concreto. La tercera parte se dedica a los recursos<br />
visuales y a la revisión final.<br />
En el capítulo 2 describimos brevemente la función que desempeña<br />
cada uno de los <strong>documentos</strong> en relación a momentos diferentes de<br />
la gestión directiva. Enumeramos algunas de las cualidades que<br />
debe reunir un escrito para ser aceptado por sus lectores, a la vez<br />
que le invitamos a familiarizarse con conceptos como coherencia,<br />
legibilidad, objetividad, etc.<br />
En el capítulo 3 analizamos los factores clave de la redacción eficaz:<br />
objetivo, audiencia y autor. Le proporcionamos un instrumento de<br />
análisis que le permitirá concretar su propósito y adaptar el<br />
documento a su lector. También encontrará algunas consideraciones<br />
sobre la autoría y la introducción del pronombre de primera persona<br />
para expresar las propias opiniones.<br />
En el capítulo 4 nos ocupamos de las técnicas de recogida de datos.<br />
Presentamos diversos instrumentos útiles para recoger información,<br />
como la observación, la encuesta, etc.<br />
En el capítulo 5 nos proponemos <strong>redactar</strong> el primer borrador. Para<br />
ello, sugerimos un plan de trabajo y le mostramos tres modelos<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 7
diferentes para organizar la información según su propósito.<br />
Además, le invitamos a dar forma a la escritura construyendo los<br />
primeros párrafos del escrito.<br />
En el capítulo 6 nos adentramos en la tarea de conseguir un estilo<br />
eficaz, es decir, una prosa que permita asegurar que el lector<br />
comprende el sentido de lo que se ha escrito. Examinamos las<br />
características de la frase eficaz y nos ocupamos de cómo se<br />
consigue una sintaxis clara y un léxico preciso.<br />
En los capítulos 7, 8 y 9 nos centramos en la redacción de informes,<br />
proyectos y memorias. Presentamos la estructura básica de los<br />
<strong>documentos</strong> y algunos modelos concretos. Describimos, también,<br />
cada una de las partes de qué consta y ofrecemos fraseología útil<br />
para <strong>redactar</strong>los. Cada documento se acompaña de un plan de<br />
trabajo detallado.<br />
En el capítulo 10 nos dedicamos a los recursos gráficos: sus<br />
posibilidades y las ventajas que supone utilizarlos para ilustrar los<br />
datos más llamativos de un informe o una memoria.<br />
En el capítulo 11 le proporcionamos un instrumento útil para valorar<br />
la calidad de su escrito: la guía de revisión del escrito.<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 8
Capítulo 1<br />
Informes, proyectos y<br />
memorias: una definición<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 9
¿Qué son?<br />
Los informes, proyectos y memorias son tres <strong>documentos</strong> básicos de<br />
la actividad económica y administrativa. Desempeñan una función<br />
fundamental en la gestión de las organizaciones: aportar<br />
información al proceso de toma de decisiones.<br />
El informe es un documento que recoge información, la analiza y<br />
propone soluciones para orientar una actuación.<br />
El proyecto es un documento que describe y planifica las tareas y<br />
acciones que llevarán a conseguir un objetivo, ya sea crear una<br />
empresa, ofrecer un nuevo servicio o llevar a cabo una idea.<br />
La memoria es un documento que expone la relación de<br />
actividades, gastos, etc. realizados por un organismo en un<br />
determinado periodo de tiempo. Las memorias siempre se<br />
elaboran una vez acabado el período, es decir, a posteriori.<br />
¿Cuándo conviene <strong>redactar</strong>los?<br />
Los informes, proyectos y memorias son instrumentos que sirven<br />
para:<br />
Almacenar la información<br />
Explicitarla y disponerla en una estructura lógica<br />
Ponerla al alcance de todos los miembros de la organización<br />
Responden a necesidades concretas de la organización. A<br />
continuación, enumeramos algunas de estas necesidades y las<br />
relacionamos con el documento apropiado.<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 10
¿En qué se parecen?<br />
Aunque son <strong>documentos</strong> diferentes (ver cuadro), presentan<br />
características comunes que permiten tratar su redacción de manera<br />
conjunta:<br />
Suelen ser escritos de “larga duración”, es decir, su contenido se<br />
mantiene vigente durante meses e incluso años.<br />
Requieren una escritura reflexiva y analítica. No se limitan a<br />
constatar hechos, sino que analizan información y proponen<br />
soluciones.<br />
Presentan los datos de manera elaborada, con el fin de que la<br />
dirección o una unidad de la organización puedan acceder a<br />
ellos cuando sea necesario.<br />
Son <strong>documentos</strong> estructurados, es decir, las partes se ordenan<br />
siguiendo un orden preciso.<br />
Requieren un estilo conciso pero exhaustivo. No basta con<br />
presentar una lista de frases desconectadas.<br />
Utilizan recursos visuales, como gráficos y tablas, para<br />
representar gráficamente los datos.<br />
Etapa de Gestión<br />
Objetivo<br />
DIFERENCIAS PRINCIPALES<br />
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PROYECTO INFORME MEMORIA<br />
Inicio de la actividad<br />
Planificar las tareas<br />
Planificar las tareas<br />
para conseguir un fin<br />
Inicio<br />
Puesta en práctica<br />
Recoge información<br />
Analiza un Tema<br />
Propone soluciones<br />
Balance<br />
Evalúa una actuación<br />
<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 11
La opinión de los lectores<br />
“Este informe carece de estructura”<br />
“Faltan datos”<br />
“La representación gráfica de los datos no es clara”<br />
“No consigo entender la idea principal”<br />
“Demasiado telegráfico. Por favor, explíquese un poco más.”<br />
“¡Esto no es lo que le pedí!”<br />
¿Quién no ha tenido alguna vez que soportar críticas parecidas a<br />
estas? En muchos casos, los <strong>documentos</strong> no consiguen superar el<br />
primer obstáculo: dejarse leer. Una vez rechazado el trabajo, poco<br />
importa ya si la idea inicial era interesante y oportuna... En todo<br />
caso, no lo parecía. Sin duda, los comentarios de su lector le<br />
aportarán información sobre aspectos a mejorar en su escrito. Al fin<br />
y al cabo, su jefe, sus clientes, sus compañeros de trabajo, son los<br />
únicos autorizados para juzgar la validez de un escrito, sus<br />
verdaderos árbitros.<br />
Pero, ¿cómo debe ser un documento para conseguir la aceptación de<br />
sus lectores?¿qué factores determinan el éxito del escrito? ¿qué<br />
aspectos de mi escrito debo revisar?. En este apartado nos<br />
ocuparemos de las condiciones que debe reunir un escrito para ser<br />
leído con facilidad:<br />
Estructura<br />
Legibilidad<br />
Objetividad<br />
Autosuficiencia<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 12
ESTRUCTURA<br />
Una receta de cocina, una noticia de prensa, un cuento... Cada uno<br />
de estos textos presenta una estructura determinada que podemos<br />
identificar fácilmente. Por ejemplo, al leer una receta de cocina,<br />
nos resulta fácil localizar los ingredientes que necesitaremos para<br />
cocinar el plato. Nuestra experiencia como lectores nos ha enseñado<br />
que esta información suele aparecer en la parte superior del escrito,<br />
antes de las instrucciones para cocinar el plato. De manera parecida,<br />
identificamos la información más relevante de una noticia de prensa<br />
en el titular o leemos un cuento hasta el final para conocer el<br />
desenlace.<br />
En efecto, la comprensión de los escritos se apoya mucho en la<br />
costumbre. Cada tipo de comunicación cuenta con unos esquemas<br />
consolidados y conocidos por el lector. ¿Se imagina una receta de<br />
cocina redactada como una noticia de prensa? Después de la<br />
sorpresa inicial, el lector difícilmente podría<br />
acceder a la información. La estructura de un escrito debe guiar los<br />
pasos del lector y en ningún caso confundirle.<br />
La estructura asegura que el escrito cumple su función, sea dar<br />
instrucciones para preparar un plato, informar de un hecho o relatar<br />
una historia. En el texto estructurado hay un objetivo y la estructura<br />
es el plan para conseguirlo.<br />
Un escrito está bien estructurado cuando...<br />
presenta pocas ideas, pero bien desarrolladas<br />
la estructura "salta a la vista"<br />
la información avanza de manera lógica<br />
respeta las convenciones del género respecto a forma y<br />
contenido<br />
permite diferentes ritmos de lectura<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 13
LEGIBILIDAD<br />
facilita varios puntos de acceso a la lectura (índice,<br />
sumario, epígrafes...)<br />
Un escrito está mal estructurado cuando...<br />
no se diferencian las partes del texto<br />
resulta difícil seguir el hilo, hay saltos y<br />
discontinuidad en la información<br />
no respeta convenciones de forma<br />
no permite otro ritmo de lectura que el lineal<br />
no incorpora puntos diferentes de acceso a la lectura<br />
Es decir, aptitud de un texto de ser leído, entendido y recordado. Un<br />
texto se aprecia cuando entenderlo exige poco esfuerzo. El desafío<br />
consiste en recoger y seleccionar la información necesaria,<br />
organizarla y presentarla de manera que el lector pueda acceder a<br />
ella con facilidad. Para obtener escritos legibles, hay una norma<br />
básica: colocarse en el lugar de su lector.<br />
OBJETIVIDAD<br />
Los escritos de gestión proporcionan datos y argumentos<br />
procedentes de la realidad, es decir, información objetiva. A<br />
diferencia lo que sucede en la literatura, el autor de un escrito<br />
organizacional no transmite sentimientos ni emociones, sino<br />
apreciaciones basadas en datos fiables. Si pretende resultar<br />
convincente en sus argumentaciones, debe evitar los juicios de valor<br />
y las afirmaciones gratuitas.<br />
AUTOSUFICIENCIA<br />
El texto debe “explicarse” por si sólo y proporcionar al lector la<br />
información suficiente para descifrarlo. Esta es una de las<br />
diferencias entre la exposición oral y la escrita. Por ejemplo,<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 14
durante la presentación oral de un proyecto, un ponente hábil es<br />
capaz de captar las reacciones de los asistentes. Puede darse<br />
cuenta, por ejemplo, de que el auditorio no es experto en el tema y<br />
requiere informaciones previas para seguir el hilo del discurso. Si lo<br />
considera conveniente, el ponente puede rectificar y ampliar la<br />
información o cambiar el rumbo de la exposición.<br />
Esto no es posible en la exposición escrita. Lo más probable es que,<br />
cuando su lector se disponga a leer, usted no se encuentre cerca<br />
para aclararle dudas. El escrito debe anticiparse a las necesidades<br />
del lector y facilitar la comprensión de las ideas complejas.<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 15
Capítulo 2<br />
Analizar la situación<br />
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Las páginas que siguen no se muestran en esta vista previa.<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 17
El lector: póngase en su lugar<br />
¿Qué esperan encontrar mis lectores en este informe? ¿Les<br />
interesará realmente esta propuesta? ¿Entenderán este concepto? ¿<br />
A cuantas manos va a llegar esta memoria? Estas cuestiones son<br />
fundamentales no sólo en el momento de plantear el trabajo, sinó<br />
también al seleccionar la información. Hasta el lector más bien<br />
dispuesto abandonaría la lectura de un documento que no<br />
responde a sus expectativas o que no facilita las ayudas y<br />
explicaciones suficientes.<br />
El escritor y pensador Baltasar Gracián (1601-1658) comparó un<br />
buen discurso con un festín, en el que el cocinero no prepara los<br />
platos a su gusto sino al de sus invitados. 2 A nuestro modo de ver,<br />
esta analogía puede aplicarse también a la redacción de<br />
<strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> . Conocer al lector y tener en cuenta sus<br />
necesidades es fundamental para decidir qué decir—datos,<br />
explicaciones, argumentos— y cómo decirlo—estructura y<br />
lenguaje—.<br />
En efecto, un escrito técnico conseguirá ser eficaz si su autor<br />
comprende claramente las necesidades de los lectores y las<br />
satisface. Por ejemplo, un lector poco experto en un tema —<br />
economía, electrónica, derecho, etc. — agradecerá que el informe<br />
explicite el significado de siglas, términos técnicos y conceptos<br />
poco conocidos. En pocas palabras: facilite las cosas a su lector y no<br />
le escatime explicaciones.<br />
2. Perelman. Tratado de la argumentación, Gredos, 1994, pág. 61 . La comparación procede de El<br />
Discreto, cap.X. .<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 18
Conocer a su lector le orienta para decidir:<br />
la información que debe incluir o omitir,<br />
la estructura del documento<br />
el lenguaje más o menos especializado que conviene utilizar<br />
Tipo de comunicación Destinatario<br />
Lector interno<br />
Lector externo<br />
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Directivos con responsabilidad en la<br />
toma de decisiones de la<br />
organización.<br />
Profesionales que participan en un<br />
proyecto.<br />
Profesionales que necesitan<br />
informarse de una nueva situación<br />
que no conocen o que no conocen<br />
muy bien (un nuevo producto en el<br />
mercado)<br />
Accionistas<br />
Clientes<br />
otras organizaciones (el gobierno,<br />
asociaciones <strong>empresariales</strong>, etc.)<br />
público en general a través de los<br />
medios de comunicación (prensa,<br />
radio, televisión, Internet)<br />
En el caso de escribir para un lector externo, esta consulta no será<br />
posible. Deberá hacer un esfuerzo construirse un “retrato robot”.<br />
Imagine qué conocimientos tiene sobre la materia, qué le interesa<br />
en especial, su edad, ideología, extracción social y cultural, etc.<br />
Es frecuente que un escrito se dirija a un lector y excluya a otros,<br />
por ejemplo, el artículo de una revista especializada es poco<br />
accesible para un no-experto. En este caso, el autor del artículo se<br />
dirige a un lector con quién comparte muchos conocimientos. No<br />
obstante, decidir el grado de especialización del texto debe ser una<br />
decisión deliberada y no consecuencia de la inexperiencia del autor.<br />
<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 19
¿Cómo adaptar el escrito a la audiencia?<br />
Incorpore la información suficiente para que sus lectores<br />
entiendan el documento: defina los términos clave, aclare las<br />
ideas complejas.<br />
Añada ejemplos que ilustren las ideas. El ejemplo permite<br />
conectar con su lector y demostrar la validez de una idea.<br />
Omita la información superflua y redundante.<br />
Utilice el lenguaje apropiado: no abuse de tecnicismos si se dirige<br />
a un cliente, ni dé la impresión de falta de rigor en un informe<br />
técnico.<br />
Ordene la información según las necesidades de su lector. Usted<br />
puede tener la información correcta, pero ordenada de manera<br />
equivocada.<br />
Ejercicio<br />
¿Cuál de estas dos versiones considera más comprensible para un<br />
lector no experto?<br />
A<br />
El Mibor cayó en septiembre casi cuatro décimas y se situó en el<br />
3,771%. Es el nivel más bajo desde noviembre de 1999. En un año,<br />
este índice se ha reducido casi un punto y medio.<br />
B<br />
El Mibor, el índice de referencia más utilizado en los préstamos<br />
hipotecarios, cayó en septiembre casi cuatro décimas y se situó en<br />
el 3,771%. Este es el nivel más bajo a que ha llegado desde<br />
noviembre de 1999. En un año, este índice se ha reducido casi un<br />
punto y medio.<br />
Respuesta<br />
El párrafo B es más fácil de comprender que el A. No ahorra en<br />
palabras, sino que identifica y describe las referencias que utiliza el<br />
párrafo A. El lector encuentra en esta segunda versión la<br />
explicación de qué es el Mibor y qué refleja.<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 20
El autor: decida su papel<br />
Consideramos autor a la persona o conjunto de personas que diseña<br />
y elabora un escrito. Puede tratarse de autor individual, aunque<br />
abundan los trabajos redactados por un equipo —autor múltiple— o<br />
por una entidad —autor corporativo 3 .<br />
Se trate de un autor individual o colectivo, la pregunta que surge<br />
inevitablemente en el momento de <strong>redactar</strong> es la siguiente: “¿Cómo<br />
debo expresarme?”, “ ¿Puedo utilizar la primera persona del plural o<br />
al contrario, debo utilizar un redactado impersonal?”. Elegir entre<br />
estas posibilidades no depende de nuestra predilección, sino de la<br />
naturaleza del encargo y del tipo de documento que nos<br />
proponemos <strong>redactar</strong>.<br />
Por ejemplo, el enfoque que un experto dará a un informe será<br />
distinto del que usará un técnico para <strong>redactar</strong> la memoria anual de<br />
su departamento. En el primer caso, el informe requerirá que el<br />
experto exprese su opinión o formule un punto de vista personal .<br />
En cambio, el autor de la memoria buscará un efecto de objetividad<br />
y evitará cualquier marca personal.<br />
Escritos informativos: se redactan utilizando un estilo objetivo<br />
y neutro, sin referencias al autor. Los sujetos personales en<br />
primera o segunda persona resultan inadecuados.<br />
Escritos valorativos: es adecuado utilizar la primera persona<br />
para indicar que el autor expone su opinión. Son frecuentes<br />
expresiones como: “ considero conveniente...”, “parece más<br />
adecuado...”, “mi opinión es...”, “creo”, “desde mi punto de<br />
vista”m “para mí”. Expresiones como éstas sirven para<br />
atenuar las afirmaciones y presentarlas como opiniones y no<br />
como verdades indiscutibles.<br />
Un mecanismo de cortesía habitual en los escritos valorativos es el<br />
denominado plural de modestia. Se utiliza el plural “nosotros”<br />
3 Martínez de Souza, José. Manual de estilo de la lengua española. Trea. Gijón, 2001 (2ª. Edición)<br />
Pg. 99<br />
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<strong>Aprender</strong> a <strong>redactar</strong> <strong>documentos</strong> <strong>empresariales</strong> 21
para atenuar el singular “yo”. Esto no significa necesariamente que<br />
el trabajo se haya elaborado en equipo.<br />
Por ejemplo:<br />
“Me parece importante matizar la impresión que pueden producir los<br />
resultados siguientes”<br />
Mejor: “Nos parece importante matizar la impresión que pueden<br />
producir los resultados siguientes”.<br />
¿Cómo presentarse adecuadamente?<br />
Explicite la autoría en la presentación del escrito.<br />
Evite <strong>redactar</strong> en primera persona a no ser que trate de matizar<br />
una opinión.<br />
Redacte el objetivo<br />
Una buena manera de asegurar la coherencia de su escrito consiste<br />
en exponer el objetivo al principio, en la introducción; desarrollarlo<br />
en el cuerpo y volver a él en los párrafos finales, es decir, en la<br />
conclusión. Los clásicos resumían el mensaje de la siguiente<br />
manera: “Di de qué hablarás, habla y di de qué has hablado”.<br />
Explique en una frase o dos exactamente cuál es la idea principal<br />
de su escrito. El enunciado de lo que intenta demostrar su<br />
trabajo constituye la tesis. El resto del documento debe contribuir<br />
a este objetivo.<br />
Si redacta por encargo de un superior, muéstrele el objetivo<br />
redactado en un par de frases antes de empezar a documentarse.<br />
Este intercambio de opiniones evitará malentendidos más<br />
adelante.<br />
Modifique el redactado del objetivo, si lo cree necesario. No se<br />
sienta obligado a mantener un objetivo que, después de<br />
investigar, le parece incadecuado por algún motivo.<br />
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Capítulo 4<br />
Redactar el primer<br />
borrador<br />
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Ordenar la información<br />
Una vez recogida la información - a partir de la documentación,<br />
observación, encuesta o entrevista -, debe analizarla y seleccionar<br />
la que considere relevante para su escrito. Conviene descartar<br />
aquella que se aparte demasiado del tema principal y que resultaría<br />
difícil encajar en la estructura del documento. Recuerde que su<br />
escrito no debe ser un compendio de datos sin relación, sino un<br />
discurso articulado.<br />
3 maneras de ordenar la información<br />
Organizar la información consiste en establecer una jerarquía entre<br />
las ideas y decidir el orden en que se expondrán al lector.<br />
Orden deductivo: parte de la idea principal para llegar a las<br />
explicaciones, datos y pruebas de soporte.<br />
de lo más importante a lo menos importante<br />
de lo general a lo específico<br />
del concepto a la aplicación<br />
del problema a la solución<br />
Este orden es propio de escritos o párrafos que pretenden informar,<br />
como la noticia de prensa, el informe, la memoria o el proyecto. La<br />
información se ordena de manera jerárquica.<br />
Orden inductivo: parte de los hechos y datos particulares hasta<br />
llegar a una conclusión donde se expresa la idea esencial.<br />
de lo particular a lo general<br />
de lo concreto a lo abstracto,<br />
de lo simple a lo complejo,<br />
cronológico<br />
hechos- conclusión, ...<br />
Este orden, propio de las narraciones, se utiliza para detallar hechos<br />
en los informes técnicos o jurídicos .<br />
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Estructura mixta: integra en el mismo escrito el orden deductivo y el<br />
inductivo. Expone al principio la idea básica y la retoma al final, en<br />
el apartado dedicado a conclusiones. Esta disposición es habitual en<br />
escritos argumentativos, como los informes valorativos.<br />
Habitualmente, se utiliza la figura de la pirámide para representar<br />
gráficamente estos dos esquemas ordenadores.<br />
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Figura nº3<br />
Representación gráfica del orden deductivo (de más importante a<br />
menos importante)<br />
Información principal<br />
Información secundaria<br />
Detalles, antecedentes,<br />
consecuencias, ejemplo...<br />
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Capítulo 5<br />
El estilo eficaz<br />
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En la vida diaria, entendemos que un remedio es eficaz cuando<br />
sana o atenúa las dolencias de una enfermedad. De manera<br />
parecida, un escrito se considera eficaz cuando consigue comunicar<br />
información de manera clara, precisa, concisa, correcta y adecuada.<br />
El estilo eficaz apuesta por el lenguaje sencillo e inteligible y evita el<br />
estilo barroco y retórico. Esta tendencia a la simplicidad de<br />
expresión, conocida en inglés como Plain english, surgió en los<br />
Estados Unidos durante la década de los setenta, como<br />
consecuencia de la presión social a favor de una mayor comprensión<br />
de los <strong>documentos</strong> jurídicos y administrativos. A raíz de las<br />
demandas de los usuarios, muchas compañías tuvieron que<br />
replantearse el estilo de redacción de sus escritos. Redactar<br />
pólizas , contratos o normas de manera críptica y ambigua empezó<br />
a sancionarse, tanto desde un punto de vista ético como económico.<br />
Con el fin de mejorar la calidad de su comunicación escrita, los<br />
manuales de estilo de muchas empresas empezaron a recomendar<br />
la redacción clara y concisa<br />
Los obstáculos a la comprensión del escrito son diversos. En<br />
capítulos anteriores hemos tratado del papel de la estructura en la<br />
construcción de un texto lógico y ordenado. En éste nos ocuparemos<br />
de la estructura de la frase. Las siguientes recomendaciones,<br />
difundidas por diversos manuales de estilo, se apoyan en el<br />
resultado de estudios sobre la capacidad del lector para retener el<br />
mensaje durante la lectura. 4 Según estos estudios, el número de<br />
palabras que estamos capacitados para recordar mientras leemos<br />
es limitado. Por este motivo, son más comprensibles las frases<br />
cortas, ordenadas y económicas.<br />
Escriba frases eficaces<br />
En el capítulo anterior comparábamos los párrafos con los bloques<br />
de construcción del texto. Pues bien: los párrafos están constituidos<br />
por frases y éstas, a su vez, por palabras. Una frase es un conjunto<br />
de palabras que expresan una idea.<br />
La frase eficaz es aquella que transmite la idea de la manera más<br />
nítida posible.<br />
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Algunas de las características que la definen:<br />
Breve<br />
ordenada<br />
económica<br />
1. Redacte frases breves<br />
Las frases breves son más fáciles de leer, entender y recordar que<br />
las frases largas. Los períodos breves, de veinte a treinta palabras,<br />
facilitan la comprensión del mensaje y favorecen la legibilidad. En<br />
cambio, los periodos largos pueden llegar a producir una sensación<br />
asfixiante.<br />
2. Ordene los elementos de la frase<br />
Una frase se compone de palabras que se ordenan de una<br />
manera lógica, establecida por la evolución del lenguaje. En la<br />
mayoría de los casos, este orden no depende de la voluntad del<br />
redactor, sino de la sintaxis. Lo más probable es que si consigue<br />
que las palabras de una frase se sucedan ordenadamente, las ideas<br />
que expresan estas palabras también lo harán.<br />
3. Sitúe la información más importante al principio de la frase<br />
La información más importante de la frase es: quién hizo qué. Si<br />
formulamos la idea en términos gramaticales: sujeto y verbo. Su<br />
lector espera encontrar esta información al comienzo de la frase. No<br />
la relegue al final de la frase ni la oculte detrás de términos<br />
irrelevantes. Al <strong>redactar</strong> una frase, decida quién es el protagonista<br />
y cuál es la acción.<br />
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4. Evite los incisos demasiado largos<br />
Los incisos son frases intercaladas en otras que proporcionan<br />
información adicional. Bien utilizados, articulan el estilo y<br />
confieren expresividad y ritmo a la prosa.<br />
5. Elimine las palabras irrelevantes<br />
La buena escritura utiliza el lenguaje de manera económica: con el<br />
mínimo de elementos se propone conseguir el máximo resultado.<br />
Los rodeos, las muletillas y las palabras innecesarias empobrecen el<br />
estilo.<br />
Las muletillas son palabras o frases que sirven de apoyo a la<br />
expresión, como por ejemplo: valga la redundancia, como su mismo<br />
nombre indica, por decirlo de alguna manera. Estas expresiones no<br />
deben proliferar en un informe técnico.<br />
6. Utilice un estilo verbal<br />
Evite construir frases con demasiados substantivos. Las<br />
construcciones con más nombres que verbos son difíciles de leer.<br />
Aunque de entrada pueden parecer más objetivas, resultan<br />
demasiado abstractas. Si abundan los verbos, en cambio, el estilo<br />
adquiere un tono más vital y enérgico.<br />
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Capítulo 6<br />
Redactar informes<br />
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¿Qué es un informe?<br />
El informe de incidencias de un técnico, el dictamen de un abogado,<br />
un estudio de mercado... ¿Qué tienen en común estos escritos? Pues<br />
que todos ellos son informes. Lleve la etiqueta que lleve, el informe<br />
es una forma organizada y objetiva de transmitir información útil<br />
para resolver problemas.<br />
Algunos informes exigen poco trabajo a su redactor, como es el<br />
caso de los informes periódicos que se utilizan para transmitir<br />
información rutinaria dentro de la empresa. Contienen datos<br />
previsibles y disponen de un formato estandarizado con el fin de<br />
facilitar el trabajo al lector. Lo cierto es que rellenar los espacios en<br />
blanco de estos formularios no requiere demasiado esfuerzo.<br />
La cosa cambia cuando se trata de <strong>redactar</strong> escritos más complejos,<br />
por ejemplo informes extraordinarios. En este caso, el autor<br />
maneja muchos datos, que deberá hilvanar en un discurso lógico y<br />
coherente. En este capítulo le proporcionaremos las herramientas<br />
necesarias para <strong>redactar</strong> informes eficaces. Esto es, escritos<br />
estructurados y adecuados al uso que el lector quiera darles.<br />
El informe escrito es una exposición detallada de hechos basada en<br />
datos comprobados. Tiene por objetivo comunicar información de<br />
manera lógica y concisa para encaminar una actuación o solucionar<br />
un problema.<br />
Tal como señalábamos en el capítulo 2, como <strong>documentos</strong> de<br />
gestión, los informes cumplen alguna de estas finalidades:<br />
informan acerca de un asunto<br />
presentan los resultados de una investigación<br />
proponen soluciones a un problema<br />
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Tipos de informes<br />
Existen muchos tipos de informes, tantos como necesidades de<br />
informar de algo a alguien en el mundo de la empresa o de la<br />
administración Las clasificaciones posibles son diversas según el<br />
criterio que elijamos:<br />
Según la temática, el informe puede ser: financiero, económico,<br />
jurídico, administrativo.<br />
Según su destinatario: interno o externo.<br />
Según la frecuencia: periódicos/ excepcionales.<br />
Algunos ejemplos de informes<br />
Informe de síntesis: Su objetivo es exponer, de manera<br />
breve y ordenada, el estado de la cuestión sobre un tema<br />
determinado y muchas veces desconocido por el lector.<br />
Contar con ellos resulta imprescindible para disponer de<br />
información sobre aspectos complejos o muy técnicos, como<br />
por ejemplo, el reciclaje de residuos industriales, la energía<br />
solar, la situación económica de un determinado sector, etc. A<br />
diferencia del informe de investigación, el informe de síntesis<br />
no incorpora material nuevo, sino que reelabora información<br />
procedente de fuentes secundarias.<br />
Informe de actividad: texto breve que sintetiza el desarrollo<br />
de una actividad o proyecto en curso. Se utiliza para poner al<br />
corriente a los asistentes a una reunión sobre la marcha de<br />
un tema.<br />
Informe de gestión: consiste en un análisis y valoración de<br />
la gestión realizada por una unidad de la empresa.<br />
Informe de investigación: documento en que un experto o<br />
grupo de expertos analizan un tema y formulan<br />
recomendaciones. Presenta los resultados de una<br />
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investigación, que con frecuencia proviene del trabajo de<br />
campo, sobre un tema específico. Por ejemplo, un informe de<br />
mercado, un estudio financiero, de formación, de auditoria,<br />
etc.<br />
Informe propuesta: documento en que el responsable de<br />
una unidad propone una actuación determinada al responsable<br />
de otra unidad, por ejemplo: el pago de unos gastos, la<br />
contratación de personal, la adquisición de material, etc.<br />
Dictamen o informe técnico: documento en que un<br />
consultor —técnico, económico, financiero, jurídico, etc. —<br />
expresa su parecer sobre un asunto.<br />
Después de analizar las circunstancias que rodean la redacción del<br />
informe y de recoger la información necesaria, deberá decidir una<br />
estructura, es decir, un armazón dónde disponer la información.<br />
Para decidir la estructura de un informe, hay que tener en cuenta<br />
dos factores: el propósito y la cantidad de información que debe<br />
incluir en él.<br />
Naturalmente, la estructura más eficaz será la que permita al<br />
lector hacerse una idea del contenido con el mínimo esfuerzo. Esta<br />
decisión supone conocer algunos modelos que permiten organizar la<br />
información de manera lógica y coherente.<br />
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Estructura básica del informe<br />
1. PRELIMINARES<br />
PORTADA<br />
Título<br />
Un buen título sintetiza en pocas palabras el contenido del<br />
documento: presenta la máxima información posible con el mínimo<br />
de palabras. Es recomendable <strong>redactar</strong>lo una vez concluido el<br />
trabajo. Debe ser claro y sin tecnicismos.<br />
Nombre del autor<br />
Cargo en la empresa<br />
Fecha<br />
Los informes se acostumbran a elaborar para un período corto de<br />
tiempo. Por este motivo, esta información debe situarse en un<br />
espacio visible, ya que es la única manera de confirmar la vigencia<br />
del informe.<br />
Resumen<br />
Es necesario en <strong>documentos</strong> extensos. Su función es permitir al lector hacerse<br />
una idea del informe en pocos minutos. El resumen expone de manera sintética<br />
los puntos más importantes de la exposición: objetivo, metodología y<br />
conclusiones.<br />
Índice<br />
Lista que presenta el orden de aparición de los diferentes apartados. Indica la<br />
página en que empieza cada uno para permitir localizarlo fácilmente.<br />
Los capítulos y apartados se ordenan partiendo de las ideas más generales hasta<br />
llegar a las más concretas.<br />
Lista de figuras y tablas<br />
Número de gráfico, título del gráfico y número de página.<br />
Presenta en forma de lista las ilustraciones o figuras que se incluyen en el<br />
informe.<br />
La lista reproduce el número de orden de cada ilustración.<br />
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1. CUERPO<br />
Introducción<br />
Aproxima el contenido del trabajo al lector<br />
Desarrollo<br />
Presenta los datos de manera ordenada.<br />
Conclusiones y recomendaciones<br />
Resume la exposición y propone soluciones al problema planteado al inicio.<br />
2. APENDICES<br />
Datos técnicos complementarios<br />
Bibliografía<br />
Fuentes<br />
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