Manual Dirección Administrativa FINAL - ANAM

M u n i c i p a l i d a d d e S a l a m á , B a j a V e r a p a z
G u a t e m a l a
Manual de Organización y
Funcionamiento de la Dirección
Manual de Organización y
Funcionamiento de la Dirección
Administrativa
Programa para la
Descentralización y el
Desarrollo Municipal

TABLA DE CONTENIDO
Pág.
PRESENTACIÓN ......................................................................................................................... i
I. IMPORTANCIA DE USO DEL MANUAL .............................................................................. 1
II. MARCO LEGAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL ........... 1
III. ORGANIGRAMAS MUNICIPALES ....................................................................................... 2
IV. PUESTOS DE TRABAJO Y SUS FUNCIONES .................................................................... 5
Alcaldía Municipal .................................................................................................... 5
ALCALDE MUNICIPAL ............................................................................................... 5
RELACIONISTA PÚBLICO ........................................................................................ 7
Juzgado de Asuntos Municipales ........................................................................... 9
JUEZ DE ASUNTOS MUNICIPALES ......................................................................... 9
Dirección Administrativa ....................................................................................... 11
DIRECTOR ADMINISTRATIVO ............................................................................... 11
Secretaría Municipal............................................................................................... 14
SECRETARIO MUNICIPAL ...................................................................................... 14
OFICIAL I DE SECRETARÍA .................................................................................. 16
OFICIAL II DE SECRETARÍA ................................................................................. 18
OFICIAL III DE SECRETARÍA. ............................................................................... 20
Registro Civil .......................................................................................................... 21
REGISTRADOR CIVIL ............................................................................................. 21
OFICIAL I DE REGISTRO CIVIL ............................................................................ 24
OFICIAL II DE REGISTRO CIVIL ............................................................................. 25
Registro de Vecindad ............................................................................................. 26
REGISTRADOR DE VECINDAD .............................................................................. 26
OFICIAL I DEL REGISTRO DE VECINDAD. .......................................................... 29
Biblioteca Municipal ............................................................................................... 30
BIBLIOTECARIA. ..................................................................................................... 30
Servicios Internos Municipales ............................................................................. 32
JEFE DE SERVICIOS INTERNOS ........................................................................... 32
ENCARGADO DE MANTENIMIENTO ...................................................................... 33
CONDUCTOR DE VEHÍCULO PESADO ................................................................. 34

V. PROCEDIMIENTOS BÁSICOS ........................................................................................... 36
Solicitud de Certificaciones en Registro Civil............................................................... 36
Solicitud Registro de Vecindad.................................................................................... 37
Solicitud de Desmembración Propiedad ...................................................................... 38
Licencia de Construcción ............................................................................................ 39
Servicio Nuevo de Agua Potable o Reinstalación ........................................................ 40
Solicitud Drenaje ......................................................................................................... 41
Solicitud Puestos en Mercado Municipal ..................................................................... 42
Solicitud Arrendamiento de Salón Municipal ............................................................... 43
Solicitud de Locales Mensuales o Temporales (Contrato) ........................................... 44
Solicitud Uso del Rastro .............................................................................................. 45
Solicitud de Materiales e Insumos necesarios en las diferentes
dependencias de la Municipalidad. ............................................................................. 46
Solicitud de terreno para construcción en cementerio ................................................. 47
Ciclo de proyectos de ampliaciones y mejoramiento de Q30,000.00 en
adelante ejecutado por administración e involucrando al COCODE. .......................... 48
VI. COMITÉ GERENCIAL MUNICIPAL .................................................................................... 49
ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL COMITÉ GERENCIAL MUNICIPAL ................... 50
VII. ANEXOS: ............................................................................................................................ 51
PASOS: .................................................................................................................... 51
SIMBOLOGÍA: .......................................................................................................... 51

PRESENTACIÓN
El presente Manual representa la preocupación e interés de la actual Corporación
Municipal de Salamá, Baja Verapaz, por modernizar la administración municipal y
eficientar todos sus elementos y recursos; primero hacia lo interno para luego
proyectarlo a los demás ámbitos y campos de acción de la gestión municipal.
Todo esto con el propósito de prestar mejores servicios públicos a los ciudadanos,
a quienes nos debemos; lo cual hace que tenga una singular importancia.
Este manual es producto de la buena disposición y esfuerzo de funcionarios y
trabajadores municipales de todos los niveles que participaron en el proceso, que
acertadamente fue coordinado por un equipo conformado por miembros de la
Oficina Municipal de Planificación -OMP-, la Comisión de Fortalecimiento
Municipal del Concejo Municipal y la Asesoría del Instituto de Fomento Municipal
conjuntamente con el Programa para la Descentralización y el Desarrollo
Municipal -DDM- de la Cooperación Alemana -GTZ-.
Para concretar y llevar a la práctica este esfuerzo, se presentan los respectivos
Manuales de Organización y Funcionamiento de las diferentes Direcciones de la
nueva estructura organizacional municipal; donde se especifica el organigrama
general y por dirección, los puestos y funciones, y los pasos que conllevan los
trámites y gestiones municipales que se requieren de las dependencias, lo que
nos permitirá ser más eficientes y eficaces al atender a nuestros usuarios, de
quienes a su vez, esperamos toda colaboración.
Marvin Karim Samayoa Guillermo
Alcalde Municipal
i

I. IMPORTANCIA DE USO DEL MANUAL
El presente manual es un documento que pretende organizar el quehacer municipal y facilitar
las consultas a Autoridades, Funcionarios y empleados municipales que deseen profundizar sus
conocimientos en determinado momento, respecto a las especificaciones, funciones,
responsabilidades y las relaciones de comunicación y coordinación de cada uno de los puestos
existentes, según la estructura organizacional o para evaluar el cumplimiento de las funciones
de cada empleado.
El manual cumple también la función de orientar al personal de nuevo ingreso que desconoce el
ambiente en el que deberá desempeñar sus actividades; de tal forma, que se puedan establecer
relaciones efectivas de comportamiento entre las personas, permitiéndoles trabajar juntas con
eficiencia y eficacia.
Es así como se elaboró el Manual de Organización y Funcionamiento, el cual contiene: el
organigrama general de la municipalidad y el específico de la dirección, la descripción de cada
uno de los puestos existentes en cada Dirección, según la estructura organizativa actual; la
descripción de los pasos administrativos necesarios para la prestación de algunos servicios
básicos y trámites internos de la municipalidad.
Estos instrumentos, son una respuesta a las requisiciones de la legislación actual para
modernizar la estructura municipal en favor de mejorar la prestación de servicios municipales.
II. MARCO LEGAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
El Código Municipal establece la organización básica de la administración municipal. Así el
Alcalde Municipal es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,
programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal (artículo 9). Al Concejo Municipal
le corresponde, en primer lugar, gobernar y se define como un órgano colegiado superior de
deliberación y de decisión de los asuntos municipales cuyas competencias aparecen en el
artículo 35 del Código Municipal.
Algunas de estas competencias se refiere a:
La iniciativa, deliberación y decisión de los asuntos municipales;
Convocar a distintos sectores de la sociedad del municipio para la formulación e
institucionalización de las políticas públicas municipales y de los planes de desarrollo
urbano y rural del municipio;
Emitir y aprobar acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales;
Aprobar acuerdos o convenios de asociación o cooperación con otras corporaciones
municipales, entidades u organismos públicos o privados para el desarrollo municipal;
La creación, supresión o modificación de sus dependencias, empresas y unidades de
servicios administrativos;
El establecimiento, planificación, reglamentación, programación, control y evaluación de
los servicios públicos municipales, así como las decisiones sobre las modalidades
institucionales para su prestación, teniendo siempre en cuenta la preeminencia de los
intereses públicos
Y controlar y fiscalizar los distintos actos del gobierno municipal y de su administración
1

Por su parte, el Alcalde Municipal tiene como atribuciones las siguientes (artículo 53):
Dirigir la administración municipal;
Representar a la municipalidad y al municipio;
Presidir las sesiones del Concejo Municipal y convocar a sus miembros a sesiones
ordinarias y extraordinarias de conformidad con este Código;
Velar por el estricto cumplimiento de las políticas públicas municipales y de los planes,
programas y proyectos de desarrollo del municipio;
Dirigir, inspeccionar e impulsar los servicios públicos y obras municipales; desempeñar
la jefatura superior de todo el personal administrativo de la municipalidad;
Nombrar, sancionar y aceptar la renuncia y remover de conformidad con la ley, a los
empleados municipales; y
Tramitar los asuntos administrativos cuya resolución corresponda al Concejo Municipal
y, una vez substanciados, darle cuenta al pleno del Concejo en la sesión inmediata.
Adicionalmente a lo anterior, el Código Municipal establece la figura de funcionarios municipales
y sus respectivas atribuciones. Como funcionarios municipales ya institucionalizados están:
Secretario Municipal, Tesorero Municipal, Registrador Civil; sin embargo, con los nuevos
requerimientos para la modernización de las municipalidades, el Código Municipal plantea la
incorporación de nuevas unidades organizativas en los niveles directivos, técnicos y
administrativos (ver artículos del 83 al 98). Por ejemplo:
En dirección y gerencia: Gerente Municipal, Director Financiero, Juez de Asuntos
Municipales
Manejo financiero: Administración Financiera Integrada Municipal
Control y fiscalización: Auditor Interno
Técnico: Las Oficinas Municipales de Planificación
Otros que se consideren necesarios
Partiendo de estos nuevos requerimientos y con la participación de las autoridades, funcionarios
y empleados municipales de Salamá, se presenta a continuación el organigrama general, el
organigrama específico, los puestos y funciones, y los procedimientos básicos administrativos
de la dirección administrativa.
III. ORGANIGRAMAS MUNICIPALES
Un Organigrama es la gráfica que muestra la estructura interna de una organización formal de
una institución, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, las líneas de autoridad y
responsabilidad, los canales de comunicación, la naturaleza lineal o de asesoría, y las
principales funciones que se desarrollan.
Por lo tanto, debe ser reflejo de la funcionalidad de cada uno de los puestos creados y
ocupados. En el caso de los manuales por direcciones de la Municipalidad de Salamá, se
presenta el organigrama general y el de la dirección respectiva.
4.1 Organigrama General
4.2 Organigrama Dirección Administrativa
2

Dirección
Administrativa
Secretaría
Municipal
Registro Civil
Registro de
Vecindad
Servicios Internos
Dirección
Financiera
Tesorería
Contabilidad
Presupuesto
Almacén
Compras y
Contrataciones
Asesoría
Auditoría Interna
Juez de Asuntos
Municipales
Policía Municipal
ORGANIGRAMA GENERAL
CONCEJO
MUNICIPAL
ALCALDE
MUNICIPAL
Dirección
Municipal de
Planificación
Coordinación
Planificación y
Desarrollo
Coordinación
Fomento
Económico Local
Relaciones
Públicas
Servicios de
Mantenimiento
Escuela de
Marimba
Salón Municipal
Comisiones
Dirección de
Servicios Públicos
Agua y
Saneamiento
Mercado
Cementerio
Rastro
Farmacia
Municipal
Desechos Sólidos
3

Oficial
I
Secretario
Municipal
Oficial
II
Oficial
III
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Registrador
Civil
Oficial
I
Oficial
II
Director
Administrativo
Bibliotecaria
InspectorMunicipal
Auxiliar de
Administración
Registrador
de Vecindad
Oficial
I
Encargado
de
Mantenimiento
(1)
Jefe de
servicios
internos
Guardián
(2)
Piloto
de
Camión
(3)
4

IV. PUESTOS DE TRABAJO Y SUS FUNCIONES
En el manual los puestos de trabajo tienen como objetivo dar a conocer la naturaleza del
puesto, las funciones, relaciones de trabajo, las obligaciones y requisitos, en base a cada
puesto se selecciona y ubica a la persona idónea para desempeñar dicho puesto; las funciones
de cada puesto de trabajo aclaran las tareas que debe realizar cada persona titular del puesto,
necesarias para lograr los fines y objetivos de la municipalidad.
ALCALDÍA ALCALDÍA MUNICIPAL
MUNICIPAL
MUNICIPAL
ALCALDE MUNICIPAL
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Alcaldía Municipal
TITULO DEL PUESTO: Alcalde Municipal
AUTORIDAD SUPERIOR: Concejo Municipal
SUBALTERNOS: Alcaldes Auxiliares
Director Administrativo, Director Financiero,
Director de Servicios Públicos y Director
Municipal de Planificación, Policía Municipal
y demás unidades subalternas de los
mismos.
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Puesto ejecutivo, a cargo de un funcionario electo en forma popular, a través del voto
mayoritario de los vecinos de su municipio y que de conformidad con artículo 52 del
Código Municipal, Decreto Número 12-2002 preside y representa a la Municipalidad,
es el personero legal de la misma, miembro del Consejo Departamental de Desarrollo
y Presidente de Consejo Municipal de Desarrollo, siendo responsable del
cumplimiento de las disposiciones y resoluciones tomadas por el Concejo Municipal y
de propiciar una efectiva administración de la Municipalidad.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Dirigir la administración municipal.
- Representar a la Municipalidad y al municipio.
- Hacer cumplir las ordenanzas, reglamentos, acuerdos, resoluciones y demás
disposiciones del Concejo Municipal.
5

- Velar por el estricto cumplimiento de las políticas públicas municipales de los
planes, programas y proyectos del desarrollo de municipio.
- Tomar el juramento de ley a los concejales, síndicos, alcaldes comunitarios y
auxiliares al darles posesión de sus cargos.
- Presidir todas las sesiones del Concejo y convocar a las sesiones ordinarias y
extraordinarias, de conformidad con el Código Municipal.
- Ser el medio de comunicación entre el Concejo Municipal, las autoridades y
funcionarios públicos.
- Presentar al Concejo Municipal, el presupuesto de funcionamiento e inversión
municipal.
- Adoptar personalmente y bajo su responsabilidad en caso de catástrofe o
desastres o grave riesgo de los mismos, las medidas necesarias, dando cuenta
inmediata al pleno del Concejo Municipal.
- Autorizar a título gratuito, los matrimonios civiles, dando dentro de la ley las
mayores facilidades para que se verifiquen, pudiendo delegar esta función en uno
de los concejales.
- Dirigir, inspeccionar e impulsar los servicios públicos y obras municipales.
- Ejercer la jefatura de la policía municipal.
- Nombramiento y sanción de sus funcionarios.
- Enviar copia autorizada a la Contraloría General de Cuentas del inventario de los
bienes del municipio, dentro de los primeros quince días calendario del mes de
enero de cada año.
- Contratar obras y servicios con arreglo al procedimiento legalmente establecido,
con excepción de los que corresponda contratar al Concejo Municipal.
- Otras atribuciones inherentes al puesto.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
Con el Concejo Municipal, para presentar la documentación e información pertinente
de conformidad con la ley.
Con el personal subalterno, para proporcionar lineamientos de trabajo, supervisar las
actividades desarrolladas y conocer el avance de trabajo.
Con personas de otras entidades, nacionales e internacionales, para gestionar
recursos técnicos y financieros para beneficio del Municipio.
Con los vecinos del municipio.
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V. AUTORIDAD:
Para actuar como personero legal de la Municipalidad.
Para hacer cumplir las ordenanzas, reglamentos, acuerdos, resoluciones y demás
disposiciones del Concejo Municipal.
Para ejercer la potestad de acción directa y resolver asuntos del municipio que no
estén atribuidos a otra autoridad.
VI. RESPONSABILIDAD:
Actuar de conformidad con la ley, en lo referente a firma de convenios, acuerdos,
contratos y cualquier documento legal en donde el municipio adquiere un derecho o
una obligación.
De ejecutar el Gobierno Municipal conforme las disposiciones del Concejo Municipal.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Ser guatemalteco de origen y vecino inscrito del distrito municipal.
- Saber leer y escribir;
- Estar en le goce de sus derechos políticos los cuales suspenden, de conformidad
con la Ley Electoral y de Partido Político por: Sentencia condenatoria firme,
dictada en proceso penal y Declaratoria judicial de interdicción.
Sus servicios son remunerados, y tendrá derecho a dietas al igual que los síndicos y
concejales, cuando las sesiones se celebren en horas o días inhábiles.
RELACIONISTA PÚBLICO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Relaciones Públicas
TITULO DEL PUESTO: Relacionista Público
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Alcalde Municipal
SUBALTERNOS: Ninguno
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto de técnico, cuya responsabilidad será la divulgación de los planes,
programas, proyectos y logros municipales, mediante la elaboración y distribución de
boletines informativos u otros materiales, a través de los medios de comunicación
oportunos.
7

III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Dirigir y supervisar las campañas publicitarias que la Municipalidad promueve por
los diferentes medios de comunicación.
- Atender y orientar al público que desee entrevistarse con funcionarios y
autoridades de la Municipalidad.
- Coordinar con los diversos comités, las festividades que realice la Municipalidad.
- Asistir a los eventos técnico-culturales, deportivos y sociales de la Municipalidad,
dando a conocer en boletines especiales los resultados obtenidos.
- Promover ciclos de conferencias, actos sociales y culturales para el personal de la
Municipalidad.
- Coordinar actividades sociales, culturales y deportivas, con entidades del sector
público y privado.
- Resolver consultas y proporcionar información que le sea solicitada por
estudiantes y público en general, que desea enterarse del funcionamiento de la
Municipalidad.
- Preparar informes sobre resultados obtenidos en la gestión municipal a efecto que
sean divulgados por los medios correspondientes.
- Cubrir los actos protocolarios durante la participación de las autoridades
municipales en eventos informativos, inauguración de obras y otros.
- Desempeñar cualquier función que le sea requerida por su jefe inmediato superior.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Concejo Municipal, cuando sea procedente.
- Con el Alcalde, para recibir instrucciones, lineamientos de trabajo, proponer
soluciones y presentarle los boletines e informes que sean necesarios.
- Con el Tesorero para coordinar la asignación de recursos para las diferentes
publicaciones.
- Con los representantes de organizaciones comunales, Alcaldes Auxiliares y vecinos
del municipio, para la obtención de información que servirá para la emisión de
boletines informativos.
- Con todas las unidades ejecutoras dentro de la Municipalidad, para la coordinación
de actividades.
- Con representantes de entidades públicas y privadas.
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V. AUTORIDAD:
Para solicitar información por parte de la Municipalidad, ante las comunidades del
Municipio y otras entidades públicas y privadas.
VI. RESPONSABILIDAD:
De presentar los informes indicados en sus funciones.
Por la divulgación de información oportuna y veraz, de las acciones realizadas por la
Municipalidad.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación:
Poseer título Universitario de las Ciencias de Comunicación o Periodismo.
- Experiencia:
Preferentemente contar con un año de experiencia, en actividades similares.
- Habilidades y Destrezas:
Para tratar con educación y cortesía a funcionarios, empleados públicos,
periodistas y público en general.
Para expresarse en forma clara y concisa, verbalmente y por escrito.
Para establecer y mantener relaciones interpersonales.
Para analizar e interpretar documentos e información.
Para desenvolverse grupos o equipos de trabajo.
Para desarrollar con eficiencia la actividad de investigación.
JUZGADO JUZGADO DE DE ASUNTOS ASUNTOS MUNICIPALES
MUNICIPALES
JUEZ DE ASUNTOS MUNICIPALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Juzgado / Asuntos Municipales
TITULO DEL PUESTO: Juez de Asuntos Municipales
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Alcalde Municipal
SUBALTERNOS: Ninguno
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto de técnico, cuya responsabilidad será cumplir con las ordenanzas
municipales, velar por el cumplimiento de sus reglamentos y demás disposiciones
legales. Ejercerá autoridad en todo el ámbito territorial del municipio de conformidad
con las normas establecidas en el Código Municipal y demás leyes ordinarias.
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III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Ejercer y representar por delegación la autoridad municipal en asuntos que afecten
las buenas costumbres, el ornato de la población, el medio ambiente, la salud, los
servicios públicos municipales y los servicios públicos en general. Sobre todo, en
aquellos casos cuando el conocimiento de las mismas no esté atribuido al Alcalde,
al Concejo Municipal u otra autoridad, de acuerdo a las normas legales vigentes,
debiendo tomar medidas de acción o sanciones por su infracción según sea el
caso.
- Intervenir en acciones irregulares de tipo administrativo que incurran en hechos
punibles, debiendo certificar por escrito lo conducente al Ministerio Público.
- Deberá dar parte a las autoridades policíacas en aquellos casos de tratarse de un
delito flagrante, siendo responsable de conformidad con la ley.
- Realizar todas aquellas diligencias y expedientes administrativos que le traslade el
Alcalde o el Concejo Municipal, en que debe intervenir la Municipalidad por
mandato legal o le sea requerido informe, opinión o dictamen.
- De los asuntos en que una obra nueva cause daño público o que se trate de obra
peligrosa para los habitantes y el público, aplicar el procedimiento, según el caso
conforme al Reglamento de Construcción.
- De las infracciones a la ley y reglamentos de tránsito, cuando la municipalidad
ejerza la administración del mismo en su circunscripción territorial.
- Rendir informes que le sean requeridos por el Concejo Municipal o el Alcalde.
- Atender la convocatoria del Alcalde cuando éste la requiera, para realizar
consultas o solicitarle información sobre asuntos de su competencia.
- De todos aquellos asuntos en que se afecten las buenas costumbres, el ornato y
limpieza de las poblaciones, el medio ambiente, la salud, los servicios públicos
municipales y los servicios públicos en general.
- De todos aquellos asuntos que violen las leyes, ordenanzas, reglamentos o
disposiciones del gobierno municipal.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Concejo Municipal, cuando sea procedente.
- Con el Alcalde, para recibir instrucciones, lineamientos de trabajo, proponer
soluciones y presentarle los boletines e informes que sean necesarios.
- Con los representantes de organizaciones comunales y vecinos del municipio,
para atender asuntos de su competencia.
- Con todas las unidades ejecutoras dentro de la Municipalidad, para la coordinación
de actividades.
- Con representantes de entidades públicas y privadas.
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V. AUTORIDAD:
Para actuar en representación de la Autoridad Municipal, en el cumplimiento de las
ordenanzas, reglamentos y disposiciones emitidas por el Concejo o el Alcalde.
Para cumplir las demás atribuciones contempladas por la ley.
VI. RESPONSABILIDAD:
Dar cumplimiento a las ordenanzas, reglamentos y disposiciones emitidas por el
Concejo o el Alcalde.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación:
Poseer título Abogado y Notario colegiado o estudiante de la Las Ciencias
Jurídicas y Sociales.
Haber sido declarado apto y con los requisitos para ser Juez de Paz de los
tribunales de Justicia.
- Experiencia:
Preferentemente contar con un año de experiencia, en actividades similares.
- Habilidades y Destrezas:
Facilidad de palabra para hablar con los vecinos del municipio y con otras
autoridades.
- Otros Conocimientos:
De la ley de Servicio Municipal, Código Municipal, y otras leyes que tengan
relación con el puesto.
DIRECCIÓN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Director Administrativo
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Alcalde Municipal
SUBALTERNOS: Secretario Municipal,
Registrador Civil, Registrador de Vecindad,
Encargado de servicios internos, Auxiliar de
administración.
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II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto directivo, nombrado por el Concejo Municipal y que a su vez atenderá
los requerimientos del Alcalde, tiene bajo su responsabilidad la atención de las
gestiones administrativas presentadas por los vecinos y empleados municipales que
deben ser resueltas por el Concejo o bien por el Alcalde. Debe ejercer la Dirección y el
Control de los servicios internos, de Secretaría, de Registro Civil y Registro de
Vecindad.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Planificar, organizar, supervisar, evaluar y dirigir el funcionamiento eficiente de las
unidades u puestos de trabajo relacionados a la dirección respectiva, apoyando y
coordinando la gestión administrativa de las diferentes dependencias municipales.
- Administrar y velar por el uso eficiente de los bienes muebles e inmuebles
propiedad de la municipalidad, así como los servicios de mantenimiento de la
misma.
- Proponer y tramitar las compras de bienes y contratación de servicios, en función
de las necesidades de la municipalidad y de acuerdo a la legislación
correspondiente.
- Promover en las unidades y departamentos de la dirección mecanismos
adecuados para el trabajo en equipo.
- Diseñar y proponer, en coordinación con los demás directores, estrategias para el
fortalecimiento institucional de la municipalidad y de sus dependencias
administrativas.
- Diseñar, ejecutar, y evaluar los procesos de reclutamiento, selección,
nombramiento, inducción clasificación y control administrativo del recurso humano
de la municipalidad, tomando en cuenta la legislación municipal.
- Organizar, apoyar y evaluar los esfuerzos de desarrollo del recurso humano de la
municipalidad; para el efecto, desarrollar manuales y reglamentos, velar por su
cumplimiento y, además, diseñar y ejecutar programas de capacitación para el
personal técnico y administrativo, con el propósito de mejorar la eficiencia del
mismo.
- Preparar informes que le sean requeridos por el concejo municipal según sus
funciones de la dirección y de las unidades y puestos de trabajo.
- Apoyar la elaboración, en coordinación con la dirección financiera, la
programación, el anteproyecto de presupuesto municipal, la programación de la
ejecución presupuestaria y con los responsables de cada programa, la evaluación
de la gestión presupuestaria.
- Participar y proponer medidas para mejorar la coordinación en instancias
gerenciales que se establezcan en la municipalidad.
12

- Asesorar al Alcalde Municipal y a las comisiones vinculadas sobre la solución de
problemas administrativos de la municipalidad.
- Elaborar conjuntamente con su equipo, la Memoria de Labores, solicitando a las
distintas direcciones municipales, un informe sobre los logros y avances obtenidos
durante el transcurso del año.
- Elaborar programación de vacaciones para el personal de su departamento,
asimismo, deberá solicitar que cada Director de los otros departamentos elabore
su propio programa de vacaciones al inicio de cada año.
- Llevar control estricto de entradas y salidas del personal, así como de la frecuencia
de permisos.
- Desempeñar cualquier función que le sea atribuida por la ley o a través del
nombramiento o asignación por parte del Alcalde.
- Someter a consideración del Alcalde para su autorización, la documentación
respectiva para la aplicación de políticas disciplinarias dentro de la Municipalidad.
- Las demás funciones inherentes a la naturaleza del puesto de trabajo y de las
actividades que le sean asignadas por el Alcalde Municipal y/o el Concejo
Municipal.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Concejo Municipal, al dar seguimiento a comisiones asignadas.
- Con el Alcalde, para recibir instrucciones, presentar informes, y demás gestiones;
hacer consultas con personal municipal y público en general.
- Con todas las unidades ejecutoras dentro de la Municipalidad y unidades
subalternas en cuanto a la organización de funciones y administración de las
mismas.
- Con el Concejo Municipal y el Alcalde, en cuanto a la aplicación de normas y
ejecución de reglamentos emitidos.
- Con los vecinos del municipio, para el rendimiento de informes y /o dictámenes
emitidos de acuerdo a su resolución de sus solicitudes o requerimientos.
V. AUTORIDAD:
Sobre el personal de la Secretaría Municipal, Registro Civil, Registro de Vecindad,
Servicios internos.
Sobre las unidades ejecutoras y subalternas jerárquicamente bajo su responsabilidad.
Para distribuir el trabajo de entre el personal a su cargo.
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VI. RESPONSABILIDAD:
Por el incumplimiento de reglamentos y ordenanzas emitidos por el Concejo Municipal
y Alcalde Municipal, siempre que se pruebe fehacientemente la falta.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Ser guatemalteco de origen.
- Ser ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos.
- Preferentemente Administrador de Empresas o Administrador Público, colegiado y
hábil para el ejercicio de su profesión o en su lugar tener certificado de aptitud y
experiencia comprobada de cinco años en el ramo.
SECRETARÍA SECRETARÍA MUNICIPAL
MUNICIPAL
SECRETARIO MUNICIPAL
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Secretario Municipal
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Director Administrativo
SUBALTERNOS: Oficiales de Secretaría y
Encargado de Archivo.
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto técnico, nombrado por el Concejo Municipal y que a su vez atenderá los
requerimientos del Alcalde, tiene bajo su responsabilidad la atención de las gestiones
administrativas presentadas por los vecinos; y que deben ser resueltas por el Concejo
o bien por el Alcalde.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Ante el Concejo Municipal y Alcalde Municipal.
- Asistir a todas las sesiones del Concejo, con voz informativa, pero sin voto dándole
cuenta de los expedientes, diligencias y demás asuntos, en el orden y forma que
indique el Alcalde.
- Proporcionar información y orientación a los miembros del Concejo, en lo relativo a
aspectos administrativos legales, los cuales debe conocer con el objeto de que las
decisiones del Concejo se fundamenten en la ley.
- Tomar nota de la parte principal de las intervenciones de los miembros del
Concejo, debiendo transcribir tanto los argumentos a favor como los en contra.
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- Distribuir a las diferentes comisiones del Concejo los expedientes sobre los que
deben rendir dictamen.
- Redactar los Acuerdos y Resoluciones.
- Archivar las certificaciones de las actas de cada sesión del Concejo Municipal.
- Velar porque todos los Acuerdos y disposiciones que deban ser publicadas en el
Diario Oficial, se envíen con prontitud a la Tipografía Nacional y que
posteriormente cumplido ese requisito adquiera plena vigencia.
- Dirigir y ejecutar la administración y funcionamiento de la Secretaría Municipal.
- Organizar y distribuir el trabajo de acuerdo a su volumen y personal disponible,
designando dentro de los oficiales, las diferentes funciones, recepción y registro de
documentos de la Municipalidad, así como actas y acuerdos del Concejo.
- Mantener el control permanente de los libros que se llevan en la Administración
Municipal, entre ellos los de actas de la alcaldía, de cédulas y demás expedientes.
- Llevar un registro actualizado de los expedientes que ingresen a la Municipalidad,
para lo cual deberá existir el mobiliario adecuado para formar o establecer el
archivador correspondiente.
- Providenciar expedientes por instrucciones del Alcalde.
- Redactar proyectos de resolución de expedientes y someterlos a la consideración
del Alcalde o trasladarlos a la Comisión correspondiente del Concejo dependiendo
del caso.
- Archivar el Diario Oficial y recopilar los reglamentos, acuerdos y resoluciones de la
Municipalidad.
- Redactar la Memoria de Labores de la Municipalidad.
- Desempeñar cualquier función que le sea atribuida por la ley o a través del
nombramiento o asignación por parte del Alcalde.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Concejo Municipal, mediante su participación en sesiones con funciones de
Secretario y en el seguimiento de comisiones asignadas.
- Con el Alcalde, para recibir instrucciones, presentar informes de proyectos y
demás gestiones.
- Con la Dirección administrativa para la Coordinación de actividades del
departamento.
15

- Con todas las unidades ejecutoras dentro de la Municipalidad y personal
subalterno en cuanto a la organización de funciones y administración de las
mismas.
V. AUTORIDAD:
- Sobre el personal de la Secretaría Municipal.
- Sobre el personal subalterno jerárquicamente bajo su responsabilidad.
- Para dar fe pública, mediante constancias y certificaciones que extienda.
- Para distribuir el trabajo de Secretaría entre los oficiales.
VI. RESPONSABILIDAD:
Por toda alteración, omisión, falsificación o suplantación cometida en las actas
certificadas que extienda por los libros asignados y autorizados por el Alcalde, siempre
que se pruebe fehacientemente la falta.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Ser guatemalteco de origen.
- Ser ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos.
- Preferentemente Abogado y Notario colegiado y hábil para el ejercicio de su
profesión o en su lugar tener certificado de aptitud y experiencia comprobada de
cinco años en el ramo.
Tendrá derecho a iguales dietas que las establecidas para síndicos y concejales,
cuando las sesiones se celebren en horas o días inhábiles.
OFICIAL I DE SECRETARÍA
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Oficial I de Secretaría
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Secretario Municipal
SUBALTERNOS: Ninguno
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto operativo que le corresponde principalmente la elaboración de actas de
inicio de obras, certificación de actas del Concejo Municipal y otras constancias y
controles para la atención correcta de los vecinos.
16

Dentro de sus actividades, le corresponde elaborar contratos administrativos según
corresponda a la gestión.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Redactar correspondencia de la Secretaría, para la realización de gestiones a
otras oficinas de la Municipalidad o bien a otras Instituciones.
- Llevar el control de taxis municipales, microbuses y fleteros.
- Actas de inicio de obras.
- Actas de desintegración de grupos EFIS del FIS.
- Actas de autorización de hipotecas de BANRURAL.
- Certificación de actas de Concejo Municipal.
- Control del Salón y parque central.
- Recepción de teléfono.
- Secretaria del Consejo Municipal de Desarrollo (COMUDE).
- Elaboración de declaraciones juradas.
- Elaborar contratos varios.
- Elaborar constancias varias.
- Sustituir al Secretario Municipal, en su ausencia.
- Realizar otras actividades inherentes al puesto que le sean asignadas.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
Con el Secretario Municipal, para recibir instrucciones y presentarle documentos para
su firma y sello.
Con el Alcalde, para revisión y firma de documentos requeridos por los interesados.
V. AUTORIDAD:
Para firmar documentos en ausencia del Secretario Municipal.
VI. RESPONSABILIDAD:
Del mobiliario y equipo de oficina asignado.
Del control de los contratos, expedientes, archivo de las actas y otros documentos.
17

VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación
Título a nivel medio
- Habilidades y destrezas:
Recibir e interpretar instrucciones de trabajo, para el manejo de máquinas de
oficina (escribir, calculadora, computadora, etc.) y para redactar.
- Otros conocimientos:
Sobre el Código Civil, Código Municipal, leyes, Reglamentos internos y acuerdos
municipales relacionados al trabajo.
OFICIAL II DE SECRETARÍA
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Oficial II de Secretaría
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Secretario Municipal
SUBALTERNOS: Ninguno
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto operativo, que le corresponde llevar registro de los Consejos
Comunitarios de Desarrollo, actualizar libros de aldeas, caseríos, comités; elaborar
solicitudes y extender constancias varias.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Registro de Comités y Consejos Comunitarios de Desarrollo (COCODES).
- Extender carnés para COCODES y comités.
- Registro de fierros para marcar ganado.
- Actualizar libros de aldeas, caseríos, comités y COCODES.
- Elaborar contratos de arrendamientos de tierras.
- Elaboración y certificación de actas de recepción.
- Elaboración y certificación de actas varias.
- Certificación de préstamos de diferentes Bancos.
- Registro de mausoleos.
18

- Órdenes de construcción de cajas del cementerio.
- Actualizar recibos simples.
- Certificación de puntos de acta.
- Elaboración de solicitudes varias.
- Miembro de la junta receptora de obras municipales.
- Realizar otras actividades inherentes al puesto que le sean asignadas.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Secretario Municipal, para recibir instrucciones y presentarle documentos
para su firma y sello.
- Con el alcalde, para revisión y firma de documentos requeridos por los
interesados.
- Con el público interesado.
- Con Notarios públicos.
V. AUTORIDAD:
Para firmar documentos en ausencia del Secretario Municipal y del Oficial primero.
VI. RESPONSABILIDAD:
Del mobiliario y equipo de oficina asignado.
De la documentación recibida para su gestión.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación:
Título a nivel medio.
- Habilidades y destrezas:
Recibir e interpretar instrucciones de trabajo, para el manejo de máquinas de
escribir.
Para redactar correspondencia.
- Otros conocimientos:
Sobre el Código Civil, Código Municipal y además leyes y reglamentos
relacionados al trabajo.
19

OFICIAL III DE SECRETARÍA.
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa.
TITULO DEL PUESTO: Oficial III de Secretaría.
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Secretario Municipal
SUBALTERNOS: Ninguno
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto operativo, que le corresponde atender el archivo de toda la
documentación generada por las actividades de la Secretaría Municipal, extender
certificados de trabajo y otras solicitudes.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Elaboración de actas de matrimonio.
- Elaboración de actas de vacaciones.
- Elaborar certificados de trabajo.
- Revisión de libros de caja de comités.
- Elaborar solicitudes de inhumación y exhumación.
- Extender las órdenes de inhumación.
- Extender órdenes a los Alcaldes Auxiliares.
- Llenar nombramientos de Alcaldes Auxiliares.
- Elaborar Actas de Supervivencia.
- Razonar los libros de cédulas y matrimonios, enviar avisos a los distintos
departamentos.
- Enviar las Actas de matrimonio al Registro Civil.
- Elaborar solicitudes de carnés para el I.G.S.S.
- Realizar otras actividades inherentes al puesto que le sean asignadas.
IV. RELACIONES DE TRABAJO.
Con el Secretario Municipal, para recibir instrucciones y presentarle documentos para
su firma y sello.
Con el Alcalde, para revisión y firma de documentos requeridos por los interesados.
20

V. AUTORIDAD:
Ninguna.
VI. RESPONSABILIDAD:
- Por el cuidado y buen estado de libros y documentación a su cargo.
- Del mobiliario y equipo de oficina asignado.
- Del envío oportuno de las notificaciones, citaciones y convocatorias a sus destinos
respectivos.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación
Título a nivel medio.
Preferentemente Secretaria.
- Habilidades y destrezas
Recibir e interpretar instrucciones de trabajo y capacitaciones para el manejo de
máquinas de escribir y uso de computadoras.
Para redactar correspondencia.
- Otros conocimientos
Sobre el Código Municipal en lo relacionado al trabajo.
REGISTRO REGISTRO CIVIL CIVIL
CIVIL
REGISTRADOR CIVIL
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Registrador Civil
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Director Administrativo
SUBALTERNOS: Oficiales de Registro Civil.
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto técnico, nombrado por el Concejo Municipal y que a su vez atenderá los
requerimientos del Alcalde, tiene bajo su responsabilidad efectuar las inscripciones de
los nacimientos, adopciones, reconocimientos de hijos, matrimonios, uniones de
hecho, capitulaciones matrimoniales, insubsistencia y nulidad del matrimonio, divorcio,
separación y reconciliación posterior, tutelas, pro tutelas y guardas, defunciones e
inscripción de extranjeros y de guatemaltecos naturalizados y de personas jurídicas.
21

III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Ante el Concejo Municipal y Alcalde Municipal.
- Realizar la inscripción y registro de personas jurídicas, con presencia del
testimonio de la escritura pública.
- Efectuar inscripción de:
- Partidas de nacimiento recientes y extemporáneas.
- Extranjeros residentes.
- Guatemaltecos naturalizados.
- Reconocimientos judiciales de uniones de hecho
- Tutelas, protutelas y guardas.
- Capitulaciones matrimoniales.
- Defunciones y mortinatos.
- Gestionar y participar en la realización de matrimonios civiles y uniones de hecho,
desde la solicitud, dictamen, resolución y constancias de matrimonio.
- Inscribir los matrimonios efectuados en el municipio, ya sea que se realicen
directamente en la municipalidad, a través de Abogados y Notarios o por Ministros
de Culto autorizados.
- Elaborar actas de autorización de los padres o quienes ejerzan la patria potestad,
para aquellos menores que soliciten contraer matrimonio.
- Darle trámite a los expedientes de divorcio, así como de adopciones, remitidos por
los juzgados correspondientes, a través de la trascripción de la resolución en el
libro respectivo y el razonamiento en la partida de matrimonio o de nacimiento,
según corresponda.
- Extender certificaciones para el caso que sean requeridas.
- Velar por el buen estado de los libros y documentos correspondientes al Registro
Civil.
- En caso de no haber formularios impresos para las inscripciones; realizar las
inscripciones en los libros respectivos, debiéndolos encuadernar, empastar y
foliar con el sello de la municipalidad.
- Efectuar el cierre de los libros el día treinta y uno de diciembre de cada año, con
una razón que indique el número de actas que contiene, que deberá firmar.
- Efectuar inspección y vigilancia del registro civil municipal.
- Instruir a sus oficiales para realizar adecuadamente las actividades.
22

IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Concejo Municipal, para proporcionar información oportuna, veraz, y
confiable.
- Con el Alcalde, para recibir instrucciones y presentar informes confiables.
- Con la Dirección administrativa para la Coordinación de actividades del
departamento.
- Con todas las unidades ejecutoras dentro de la Municipalidad y personal
subalterno en cuanto a la organización de funciones y administración de las
mismas.
V. AUTORIDAD:
- Sobre el personal del Registro Civil.
- Para dar fe pública, mediante constancias y certificaciones que extienda.
- Para distribuir el trabajo del Registro Civil entre los oficiales.
VI. RESPONSABILIDAD:
Depositario del Registro Civil y en el ejercicio de las funciones que le son propias,
goza de fe pública, y es responsable, mientras no pruebe que el hecho es imputable a
otra persona, por las omisiones, alteraciones, falsificaciones, y suplantaciones
cometidas en las actas de registro.
Responsable del envío oportuno de los informes estadísticos mensuales que se
remiten a las instituciones gubernamentales.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación
Preferentemente Abogado y Notario colegiado y hábil para el ejercicio de su
profesión, de reconocida honorabilidad e idoneidad; o en su lugar tener
certificado de aptitud y experiencia comprobada de cinco años en el ramo.
- Habilidades y Destrezas
Recibir e interpretar instrucciones de trabajo a la brevedad posible.
Para redactar informes.
Para atender al público, con amabilidad y respeto.
- Otros conocimientos
Sobre manejo de Código Civil, Código Municipal, reglamentos y acuerdos
municipales y otras leyes relacionadas con el trabajo.
23

OFICIAL I DE REGISTRO CIVIL
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Oficial I de Registro Civil
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Registrador Civil
SUBALTERNOS: Ninguno
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto operativo, que le corresponde llevar registro actualizado del estado civil
de las personas, nacimientos y defunciones que ocurran dentro del municipio.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Razonar matrimonios celebrados dentro y fuera de la municipalidad.
- Transcribir actas de matrimonio de la municipalidad.
- Transcribir actas de matrimonio de Notarios, llenar boletas de matrimonios.
- Extender constancias negativas, soltería y divorcio.
- Registrar nacimientos, defunciones, matrimonios y divorcios.
- Mantener ordenado el archivo del Registro Civil.
- Realizar otras actividades inherentes al puesto que le sean asignadas.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Registrador Civil, para recibir instrucciones y presentarle documentos para
su firma y sello.
- Con el Alcalde, para revisión y firma de documentos requeridos por los
interesados.
- Con el público interesado.
- Con Notarios públicos.
V. AUTORIDAD:
Para firmar documentos en ausencia del Registrador Civil.
VI. RESPONSABILIDAD:
Del mobiliario y equipo de oficina asignado.
De la documentación recibida para su gestión.
24

VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación:
Título a nivel medio.
- Habilidades y destrezas:
Recibir e interpretar instrucciones de trabajo, para el manejo de máquinas de
escribir.
Para redactar correspondencia.
- Otros conocimientos:
Sobre el Código Civil, Código Municipal y además leyes y reglamentos
relacionados al trabajo.
OFICIAL II DE REGISTRO CIVIL
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Oficial II de Registro Civil
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Registrador Civil
SUBALTERNOS: Ninguno
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto operativo, que le corresponde llevar registro actualizado del estado civil
de las personas, nacimientos y defunciones que ocurran dentro del municipio.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Enviar informe semanal al Registro de Ciudadanos
- Enviar la estadística mensual al INE.
- Extensión de nacimientos, defunciones, divorcios.
- Mandar el informe de reporte a la Gobernación.
- Mandar informe a la comandancia.
- Razonar partidas de nacimientos, defunciones.
- Realizar otras actividades inherentes al puesto que le sean asignadas.
25

IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Registrador Civil, para recibir instrucciones y presentarle documentos para
su firma y sello.
- Con el Alcalde, para revisión y firma de documentos requeridos por los
interesados.
- Con el público interesado.
- Con Notarios públicos.
V. AUTORIDAD:
Para firmar documentos en ausencia del Registrador Civil y del Oficial I de Registro
Civil.
VI. RESPONSABILIDAD:
Del mobiliario y equipo de oficina asignado.
De la documentación recibida para su gestión.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación:
Título a nivel medio.
- Habilidades y destrezas:
Recibir e interpretar instrucciones de trabajo, para el manejo de máquinas de
escribir.
Para redactar correspondencia.
- Otros conocimientos:
Sobre el Código Civil, Código Municipal y además leyes y reglamentos
relacionados al trabajo.
REGISTRO REGISTRO DE DE VECINDAD
VECINDAD
REGISTRADOR DE VECINDAD
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Registrador de Vecindad
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Director Administrativo
SUBALTERNOS: Oficiales de Registro de
Vecindad.
26

II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto técnico, nombrado por el Concejo Municipal, que tiene bajo su
responsabilidad efectuar la inscripción de cada vecino oriundo del municipio y registrar
el avecindamiento de habitantes de otros distritos y registrar todas las modificaciones
de las características de los vecinos.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Ante el Concejo Municipal y Alcalde Municipal.
- Realizar la inscripción de cada vecino oriundo del municipio.
- Gestionar la firma del secretario y del Alcalde, para la emisión de primera cédula o
reposición.
- Extender certificaciones o constancias de cédulas.
- Proporcionar carnés de identificación tributaria del Ministerio de Finanzas Públicas,
cuando se extienda la primera cédula.
- Registrar el avecindamiento de habitantes de otros distritos, una vez cumplidos los
requisitos establecidos en la ley.
- Atender las resoluciones procedentes de los Abogados y Notarios y del Ministerio
Público.
- Registrar las modificaciones de las características de los vecinos.
- Custodiar y conservar en forma eficiente, los libros y documentación relacionada al
Registro de Vecindad.
- Enviar avisos de avecindamientos a otras municipalidades.
- Elaboración cartas de venta y guías de conducción.
- Elaborar el cuadro estadístico de ganado mayor y menor.
- Elaborar el cuadro estadístico de primeras cédulas y avecindamientos al registro
de ciudadanos.
- Cancelación de asientos de cédulas de vecindad.
- Índices de los libros de cédulas de vecindad.
- Enviar telegramas relacionados con el registro de vecindad.
- Certificar asientos de cédulas.
- Control de destace de marranos.
- Archivar documentos.
27

- Efectuar inspección y vigilancia del registro de vecindad.
- Instruir a sus oficiales para realizar adecuadamente las actividades.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Concejo Municipal, para proporcionar información oportuna, veraz, y
confiable.
- Con el Alcalde, para recibir instrucciones y presentar informes confiables.
- Con la Dirección administrativa para la Coordinación de actividades del
departamento.
- Con todas las unidades ejecutoras dentro de la Municipalidad y personal
subalterno en cuanto a la organización de funciones y administración de las
mismas.
V. AUTORIDAD:
- Sobre el personal del Registro de Vecindad.
- Para dar fe pública, mediante constancias y certificaciones que extienda.
- Para distribuir el trabajo del Registro de Vecindad entre los oficiales.
VI. RESPONSABILIDAD:
- Del cuidado y buen estado de los libros del Registro de Vecindad.
- Del mobiliario y equipo de oficina asignado.
- Responsable del envío oportuno de las notificaciones que se remiten a otras
municipalidades e instituciones gubernamentales.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación
Título de nivel medio. De reconocida honorabilidad e idoneidad; o tener certificado
de aptitud y experiencia comprobada de cinco años en el ramo.
- Habilidades y Destrezas
Recibir e interpretar instrucciones de trabajo a la brevedad posible.
Para redactar informes.
Para atender al público, con amabilidad y respeto.
- Otros conocimientos
Sobre el Código Municipal, La Ley de Cédulas, reglamentos y acuerdos
municipales y otras leyes relacionadas con el trabajo.
28

OFICIAL I DEL REGISTRO DE VECINDAD.
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Oficial I, del Registro de Vecindad.
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Registrador de Vecindad.
SUBALTERNOS: Ninguno
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto operativo, que le corresponde atender a los interesados y mantener
actualizado el Registro de vecindad, además es personal de apoyo a la dirección
administrativa en relación a cubrir las vacaciones del personal que corresponda.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Extender primeras cédulas de vecindad y reposiciones.
- Extender certificaciones o constancias de cédulas.
- Proporcionar carnés de identificación tributaria del Ministerio de Finanzas Públicas,
cuando se extienda la primera cédula.
- Registrar el avecindamiento de habitantes de otros distritos, una vez cumplidos los
requisitos establecidos en la ley.
- Registrar las modificaciones de las características de los vecinos.
- Enviar avisos de avecindamientos a otras municipalidades.
- Elaboración cartas de venta y guías de conducción.
- Elaborar el cuadro estadístico de ganado mayor y menor.
- Elaborar el cuadro estadístico de primeras cédulas y avecindamientos al registro
de ciudadanos.
- Cancelación de asientos de cédulas de vecindad.
- Razones de avecindamientos.
- Enviar información a la SAT.
- Mantener ordenado el archivo del Registro de Vecindad.
- Realizar otras actividades inherentes al puesto que le sean asignadas.
29

IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Registrador de Vecindad, para recibir instrucciones y presentarle
documentos para su firma y sello.
- Con el Alcalde, para revisión y firma de documentos requeridos por los
interesados.
- Con el público interesado.
V. AUTORIDAD:
Para firmar documentos en ausencia del Registrador de vecindad.
VI. RESPONSABILIDAD:
Del mobiliario y equipo de oficina asignado.
De la documentación recibida para su gestión.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación:
Título a nivel medio.
- Habilidades y destrezas:
Recibir e interpretar instrucciones de trabajo, para el manejo de máquinas de
escribir.
Para redactar correspondencia.
- Otros conocimientos:
Sobre el Código Municipal y ley de cédulas, otras leyes y reglamentos
relacionados al trabajo.
BIBLIOTECA BIBLIOTECA MUNICIPAL
MUNICIPAL
BIBLIOTECARIA.
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Bibliotecaria.
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Director Administrativo
SUBALTERNOS: Ninguno
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto técnico, nombrado por el Alcalde Municipal, que tiene bajo su
responsabilidad mantener ordenada la biblioteca y atender al público interesado.
30

III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Brindar atención amable y cortés al público.
- Ordenar todo tipo de material bibliográfico.
- Mantener un registro actualizado de todo lo que existe en la biblioteca.
- Seleccionar material bibliográfico.
- Ser guía y orientador a los usuarios de la biblioteca.
- Velar por el buen uso de los libros y otros documentos consultados.
- Custodiar y conservar en forma eficiente los libros y documentos de la biblioteca.
- Enviar informe mensual a su jefe inmediato, sobre las actividades realizadas y
estadística de personas que consultan la biblioteca.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Alcalde Municipal, para proporcionar información y recomendaciones
oportunas que mejoren sus actividades y recibir instrucciones.
- Con la Dirección administrativa para la Coordinación de actividades del
departamento y recibir instrucciones.
- Con todas las unidades ejecutoras dentro de la Municipalidad, en cuanto a la
organización de funciones y administración de las mismas.
V. AUTORIDAD:
Para organizar las actividades de la biblioteca.
VI. RESPONSABILIDAD:
- Del cuidado y buen estado de los libros existentes en la biblioteca.
- Del mobiliario y equipo de oficina asignado.
- Responsable del envío oportuno de informes.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación
Título de nivel medio. De reconocida honorabilidad e idoneidad.
- Habilidades y Destrezas
Para mantener estricto control y archivo ordenado de documentos.
Para redactar informes.
Para atender al público, con amabilidad y respeto.
31

SERVICIOS SERVICIOS INTERNOS INTERNOS INTERNOS MUNICIPALES
MUNICIPALES
JEFE DE SERVICIOS INTERNOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Jefe de Servicios Internos
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Director Administrativo
SUBALTERNOS: Encargado de Mantenimiento, Guardianes y
Conductores de Vehículos pesados.
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto técnico, nombrado por el Alcalde Municipal, que tiene bajo su
responsabilidad coordinar las comisiones para los pilotos, las actividades de
guardianía y control sobre el mantenimiento proporcionado a los vehículos.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Informar oportunamente al Alcalde Municipal y Director Administrativo sobre
cualquier situación encontrada.
- Coordinar actividades de los guardianes.
- Asignar comisiones a pilotos de camiones.
- Verificar y controlar que se les brinde mantenimiento a vehículos.
- Realizar supervisión y control sobre su personal.
- Proponer soluciones a problemas encontrados.
- Realizar otras actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Alcalde Municipal, para proporcionar información y recomendaciones
oportunas que mejoren sus actividades y recibir instrucciones..
- Con la Dirección administrativa para la Coordinación de actividades del
departamento y recibir instrucciones.
- Con todas las unidades ejecutoras dentro de la Municipalidad, en cuanto a la
organización de funciones y administración de las mismas.
V. AUTORIDAD:
Para organizar las actividades del personal a su cargo.
32

VI. RESPONSABILIDAD:
De la entrega oportuna de informes.
Del mobiliario y equipo asignado.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación
Nivel Primario completo.
De reconocida honorabilidad e idoneidad.
- Habilidades y Destrezas
Para recibir instrucciones y cumplirlas.
Para mantener estricto control de actividades.
Tener conocimientos sobre vehículos.
ENCARGADO DE MANTENIMIENTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativa
TITULO DEL PUESTO: Encargado de Mantenimiento.
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Encargado Serv. internos
SUBALTERNOS: Ninguno
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto operativo nombrado por el Director Administrativo, que tiene bajo su
responsabilidad realizar el mantenimiento a los diferentes vehículos de la
municipalidad.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Realizar oportunamente el mantenimiento a los diferentes vehículos de la
municipalidad.
- Realizar las reparaciones que considere necesarias.
- Proponer soluciones a problemas relacionados con el estado de los vehículos.
- Llevar un control de mantenimiento por vehículo.
- Realizar otras actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato.
33

IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Jefe de servicios internos, para proporcionar información y
recomendaciones oportunas que mejoren sus actividades y recibir instrucciones.
- Con la Dirección administrativa para la Coordinación de actividades del
departamento y recibir instrucciones.
- Con todas las unidades ejecutoras dentro de la Municipalidad, en cuanto a la
organización de funciones y administración de las mismas.
V. AUTORIDAD:
Para organizar las actividades de mantenimiento que le sean asignadas.
VI. RESPONSABILIDAD:
De la entrega oportuna de los vehículos.
Del mobiliario y equipo asignado.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación
Nivel Primario completo.
De reconocida honorabilidad e idoneidad.
Con experiencia comprobada en el ramo.
- Habilidades y Destrezas
Para recibir instrucciones y cumplirlas.
Para mantener estricto control de actividades.
CONDUCTOR DE VEHÍCULO PESADO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Administrativo
TITULO DEL PUESTO: Conductor de vehículo Pesado
JEFE INMEDIATO SUPERIOR: Encargado Serv. internos
SUBALTERNOS: Ninguno
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
Es un puesto operativo nombrado por el Director Administrativo que tiene bajo su
responsabilidad conducir vehículos pesados de la municipalidad.
III. FUNCIONES DEL PUESTO:
- Realizar las comisiones asignadas de traslado de materiales hacia las
comunidades.
34

- Trasladar a la municipalidad, las compras realizadas.
- Velar por el buen estado del vehículo asignado.
- Requerir oportunamente los servicios y mantenimiento para el vehículo.
- Proponer soluciones a problemas encontrados.
- Llevar un control de mantenimiento del vehículo.
- Realizar otras actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. RELACIONES DE TRABAJO:
- Con el Director Administrativo para proporcionar información y recomendaciones
oportunas que mejoren sus actividades y recibir instrucciones.
- Con el Encargado de Mantenimiento para la Coordinación de actividades.
- Con todas las unidades ejecutoras dentro de la Municipalidad, en cuanto a la
organización de funciones y administración de las mismas.
V. AUTORIDAD:
Para organizar las actividades de conducción de vehículo, que le sean asignadas.
VI. RESPONSABILIDAD:
Del cumplimiento eficiente de las comisiones.
Del mobiliario y equipo asignado.
VII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
- Educación
Nivel Primario completo.
De reconocida honorabilidad e idoneidad.
Con experiencia comprobada en el ramo.
Licencia de conducir tipo Profesional vigente.
- Habilidades y Destrezas
Para recibir instrucciones y cumplirlas.
Para mantener estricto control de actividades.
35

V. PROCEDIMIENTOS BÁSICOS
Los procedimientos nos indican los pasos necesarios y las actividades indispensables
definiendo la responsabilidad de cada puesto de trabajo o unidad administrativa para la
prestación de un servicio público y/o los pasos para realizar una actividad financiera,
administrativa o técnica.
Por lo tanto, conocer y tener claro lo procedimientos básicos en las áreas administrativa, técnica
y de planificación, de servicios público y financiera contribuye, ordena y facilita la coordinación y
la comunicación en el trabajo municipal para lograr sus finalidades.
Los procedimientos que aparece en este manual son: Solicitud de certificaciones en registro civil
y solicitud registro de vecindad. Además, se agregan los procedimientos de la financiera, de
planificación y de servicios públicos con el objeto de conocerlos para la buena coordinación del
trabajo.
Solicitud de Certificaciones en Registro Civil
Involu-
crados
Pasos
Necesarios
Usuario manifiesta
interés de obtener
certificación al
Registro Civil.
Registro Civil recibe
solicitud verbal de
certificación.
Interesado paga hoja
en Tesorería y la
presenta en Registro
Civil para emisión de
certificado.
Registro Civil emite
certificación y cobra
honorarios
Inicio
Usuario Tesorería Registro Civil
Solicitud
Pago
Solicitud
verbal
Emisión de
documento
Fin
36

Solicitud Registro de Vecindad
Involu-
crados
Pasos
Necesarios
Usuario manifiesta
interés de obtener su
Cédula de Vecindad.
El Registro de
Vecindad recibe
solicitud verbal del
interesado y le
solicita documentos.
Interesado solicita
certificado de
nacimiento en el
Registro Civil
Tesorería cobra:
boleto de ornato,
carné para cédula y
certificado de
nacimiento.
Interesado entrega
papelería en el
Registro de
Vecindad, quien
emite Cédula y
traslada carné para
firmas.
Secretario corrobora
datos para su firma y
la del Alcalde.
Inicio
Interesado
Solicitud
Registro
Civil
Solicitud
certificado
Tesorería
Cobro
Registro
de Vecindad
Recepción
Solicitud
Emisión
Cédula
Secretaría
Firma
Alcalde
Municipal
Firma
Fin
37

Solicitud de Desmembración Propiedad
Involu-
crados
Pasos
Necesarios
Usuario emite
solicitud y la entrega
al Alcalde Municipal
Alcalde recibe
solicitud y traslada
expediente a
Catastro y Tesorería
Catastro hace
inspección de
campo y solicita
fotocopia de: cédula,
boleto ornato y
solicitud del
interesado
Catastro realiza
plano del inmuebles
y elabora informe y
lo traslada a
Secretaría
Secretaría da aval y
emite constancia y
solicita Vo. Bo. del
Alcalde Municipal.
Secretaría emite
Certificado
Municipal y traslada
expediente a
Tesorería para el
pago de la
desmembración
Tesorería cobra
desmembración y
traslada expediente
a Encarga IUSI para
inscripción.
Encargada de IUSI
recibe expediente e
inscribe al usuario,
luego lo traslada a
Catastro.
Catastro registra
expediente. Entrega
certificado al
usuario.
Usuario recibe
Certificado
Municipal de
Desmembración
Inicio
Usuario
Emisión
Solicitud
Certificado
Alcalde
Municipal
Recepción
Expediente
Vo. Bo.
Catastro Secretaría Tesorería Encargada
I.U.S.I.
Inspección
de campo
Informe
Registro
Catastral
Aval y
Constancia
Certificado
Municipal
Pago
Desmembración
Inscripción
I.U.S.I.
Fin
38

Licencia de Construcción
Involucrados
Pasos
Necesarios
Usuario elabora y
presenta solicitud a
donde corresponda
Catastro conoce y da
trámite a solicitud para
licencia de construcción.
Catastro entrega
formulario para solicitud
de licencia de
construcción al usuario
interesado.
Interesado entrega
formulario lleno y demás
papelería: Fotocopia de
cédula, boleto de
ornato, escritura, IUSI a
Catastro.
Catastro realiza
inspección de campo.
Catastro autoriza
licencia de construcción
e informa al interesado
Catastro elabora
informe y traslada a
Tesorería
Tesorería cobra el
derecho de construcción
según informe de
catastro
Inicio
Interesado Catastro Tesorería
Solicitud
Formulario
Licencia de
Construcción
Información
al Interesado
Tramita
Formulario
Licencia de
Construcción
(1 día)
Inspección
de Campo
Si
Autorización
Elaboración
de Informe
No
Pago de
Licencia
Fin
39

Servicio Nuevo de Agua Potable o Reinstalación
Involu-
crados
Pasos
Necesarios
Usuario emite
solicitud y la
entrega al Director
Servicios
Director de servicios
recibe solicitud y la
traslada al
Administrador de
Servicio de Agua
Administrador de
Servicios de Agua
recibe solicitud y
pide al Fontanero
que realice
inspección.
Fontanero realiza
inspección ocular y
elabora informe.
Administrador de
Servicio de Agua
aprueba la
inspección realizada
por el fontanero.
El Director autoriza
el Servicio y
traslada resolución
al interesado.
Usuario recoge
resolución y efectúa
el pago en
Tesorería
Tesorería realiza
cobro según
resolución del
servicio autorizado.
El Administrador de
Servicios de Agua
da la orden de
conexión.
El Fontanero
ejecuta la orden del
Director e instala
servicio.
Inicio
Usuario
Solicitud
Resolución
Administrador
Servicio
de Agua
Recepción
Solicitud
Aprobación
inspección
No Si
Orden de
conexión
Fontanero
Inspección
Instalación
Director de
Servicios
Públicos
Recepción
Solicitud
Autoriza el
servicio
Requisitos: Recibo IUSI, licencia construcción, Boleta Ornato, Fotocopia escritura y de cédula.
Tesorero
Cobro
Servicio
Fin
40

Solicitud Drenaje
Involu-
Crados
Pasos
Necesarios
Usuario emite
solicitud de drenaje y
la entrega al
Administrador.
El Administrador
recibe solicitud del
usuario y la traslada
al Director de
Servicios
El Director de
Servicios manda al
Albañil que realice
inspección ocular.
El Albañil realiza
inspección ocular en
el lugar donde se
requiere el servicio.
El Administrador
aprueba la
inspección ocular
realizada por el
Albañil.
Director de Servicios
autoriza
El usuario recoge
solicitud autorizada
Tesorería cobra el
servicio de drenaje,
según autorización
El Administrador da
la orden de ejecución
de instalación del
drenaje al Albañil
Inicio
Usuario
Solicitud
Recoger
autorización
Director de
Servicios
Orden de
inspección
Autorización
Administrador
Agua
y Saneamiento
Recepción
Solicitud
Aprobado
Orden de
Ejecución
Si
Albañil Tesorería
Inspección
Ocular
No
Cobro
Servicio
Fin
Fin
41

Solicitud Puestos en Mercado Municipal
Involu-
crados
Pasos
Necesarios
El usuario emite solicitud y
la entrega al Administrador.
Administrador recibe
solicitud de puesto de
mercado del usuario.
El administrador resuelve
sobre la autorización de la
solicitud
Administrador autoriza el
puesto de mercado.
El Cobrador ubica el puesto
y procede a cobrar.
El Administrador registra en
el libro el Puesto del
Mercado.
Inicio Solicitud
Usuario Administrador Cobrador
Recepción
Solicitud
Si
Autorización
Registro
No
Ubicar y
cobrar
Fin
Fin
42

Solicitud Arrendamiento de Salón Municipal
Pasos
Necesarios
Interesado manifiesta
interés en arrendar el
Salón al Director de
Servicios.
Involu-
crados
Director de Servicios
recibe solicitud de
arrendamiento del Salón y
la traslada al Encargado
del Salón.
Encargado revisa
programación de
actividades.
Encargado evalúa
posibilidad de arrendar el
salón e informa al
interesado.
Tesorería cobra el monto
por arrendamiento al
interesado
Interesado
Inicio Solicitud
Director
Servicios
Recepción
Solicitud
Encargado
Salón
Municipal
Revisión
Programación
Si
No
Tesorería
Cobro
Fin
Fin
43

Solicitud de Locales Mensuales o Temporales (Contrato)
Involu-
crados
Pasos
Necesarios
Interesado emite
solicitud para
arrendar un local y la
entrega al Director
de Servicios.
El Director de
Servicios recibe
solicitud y la traslada
al Administrador del
Mercado.
Administrador
verifica si es factible
prestar el servicio.
Administrador evalúa
disponibilidad
Administrador
autoriza el servicio
El Director de
Servicios otorga
Visto Bueno para
arrendar el local.
El Interesado recibe
resolución.
Tesorería realiza
contrato y otorga
comprobante de
pago al Interesado.
El Administrador
ubica al Interesado
en el Local asignado.
Interesado
Inicio Solicitud
Resolución
Director
Servicios
Recepción
Solicitud
Vo. Bo.
Administrador
de
Mercado
Municipal
Verifica
Si
Autorización
Ubicación
de Puesto
No
Tesorería
Contrato
Fin
Fin
44

Solicitud Uso del Rastro
Involu-
crados
Pasos
Necesarios
Usuario manifiesta
interés de hacer
uso del rastro al
Inspector.
Inspector recibe
solicitud verbal del
interesado.
Interesado cancela
valor del servicio en
Tesorería.
Inspector autoriza
el ingreso al
Rastro, previo a
recibir comprobante
de Tesorería y
notifica al
Destazador.
Destazador efectúa
notificación del
Inspector de
Rastro.
Inspector de Rastro
revisa y sella la
carne del destace.
Inicio
Usuario Destazador
Solicitud
Destace
Revisión
Inspector
de Rastro
Solicitud
Autorización
Ingreso
Inspector entrega reporte mensual a Registro Civil de cuantos destaces y decomisos se realizaron.
Tesorería
Pago
Fin
45

Solicitud de Materiales e Insumos necesarios en las diferentes
dependencias de la Municipalidad.
Involu-
crados
Pasos
necesarios
Detectar la
necesidad de
materiales e
insumos en la
dirección
Hacer y trasladar
solicitud de
materiales e
insumos
Revisar solicitud y
comprobar
existencia de
materiales e
insumos
Gestionar compra
de materiales e
insumos que no
existan en
almacén
Entrega de
materiales e
insumos
requeridos.
Director
Responsable y
su personal
Inicio Necesidad
Solicitud
Entrega
Tesorero
Compra
No
Guarda
Almacén
Disponibilidad
Si
Tiempo
requerido
Quince días
antes que
finalice el
trimestre
Una semana
antes que
termine el mes
Una semana
antes
Primera
semana del
trimestre
Fin
46

Solicitud de terreno para construcción en cementerio
Involu-
crados
Pasos
necesarios
Usuario presenta
solicitud de
terreno para
construcción en el
cementerio
Administrador
recibe solicitud y
verifica
disponibilidad.
Si la decisión es
negativa, el
usuario contrata
panteón privado
como opción.
Administrador
autoriza panteón
al solicitante
El solicitante
cancela tasa por
servicio en
Tesorería (se
extiende recibo
7B)
El Administrador y
el Oficial II reciben
documento del
pago para registro
respectivo.
Usuario del
servicio recibe
notificación para
iniciar
construcción
Usuario
del
Servicio
Inicio Solicitud
Notificación
Administrador
del
Cementerio
Razona y
verifica
disponibilidad
Si
Decide
Archiva
documento
Receptor
(a)
(Tesorería)
No
Cobra tasa
Oficial II
(?)
Registra
título
Usuario alquila
panteón privado
Fin
47

Ciclo de proyectos de ampliaciones y mejoramiento de Q30,000.00 en
adelante ejecutado por administración e involucrando al COCODE.
Involu-
crados
Pasos
necesarios
Solicitud de proyecto
del COCODE (vía este
Concejo se inicia
trámite de todo
proyecto)
Secretaría recibe
solicitud y la traslada al
Concejo Municipal
Concejo Municipal
analiza solicitud, decide
y emite resolución
Elabora dictamen y lo
traslada a la OMP y
otras oficinas
vinculadas
Elabora perfil y diseño
del proyecto y forma el
expediente del mismo
Realiza análisis sobre
la disponibilidad
financiera para el
proyecto
Asigna financiamiento y
autoriza la modalidad
de ejecución del
proyecto
Secretaría coordina e
informa a unidades y
traslada a dirección
financiera para
transferencia
Aprobación de
transferencia
presupuestaria por el
Concejo Municipal
Información para la
preparación del inicio
de la ejecución del
proyecto
COCODE
Inicio Solicitud
Fin
No
Secretario
Municipal
Recepción
Solicitud
Dictamen
Por Administración
Coordina
e informa
Concejo
Municipal
No
Si
Analiza y
decide
Si
Asigna
financiamiento
y
aprueba
modalidad
Si No
No
Aprobaciónpresupuestaria
Si
Coordinador
OPM
Proyecto
diseñado
Director
Financiero
Disponibili
dad
Financiera
Si No
Por Contrato
Transferenciapresupuestaria
Coordinador
Ejecución
Proyectos
Notificación
para la
ejecución
COMUDE
Conoce el
expediente
Pendiente
Se inicia otro
proceso
Fin
48

VI. COMITÉ GERENCIAL MUNICIPAL
- Propuesta -
El por qué del Comité?
El Comité Gerencial Municipal es una instancia de encuentro y trabajo estratégico entre el
alcalde municipal y los directores municipales; es un medio para mejorar la coordinación y
comunicación en el trabajo diario de la municipalidad. Esta instancia surge por la necesidad de
involucrar y canalizar los aportes de funcionarios municipales en la dirección estratégica y
modernizadora de la municipalidad de Salamá.
Junto al Alcalde y el Concejo Municipal, los directores municipales tienen responsabilidades
comunes que se orientan, entre otras, a:
a) Lograr la eficiencia y eficacia en la prestación de servicios administrativos y públicos
municipales.
b) Promover en las unidades y departamentos de la municipalidad el trabajo en equipo y
profesionalizar al recurso humano municipal.
c) Elevar las capacidades de gestión institucional de la municipalidad para enfrentar con
éxito la descentralización de la administración pública.
d) Definir e implementar orientaciones estratégicas para promover el desarrollo municipal.
De esta manera, el Comité Gerencial Municipal es una instancia funcional dentro de la
estructura municipal orientada a lograr determinados objetivos que a continuación se describen.
Objetivos del comité:
Mejorar la coordinación y comunicación a nivel de la dirección municipal
Canalizar los aportes de funcionarios municipales para el fortalecimiento de la gestión
municipal
¿Quiénes conforman el comité?
• Alcalde Municipal
• Director administrativo, Director de la AFIM, Director de Planificación y Director de Servicios
Públicos
• Otros, de acuerdo a los temas a tratar o requerimientos de información
49

ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL COMITÉ GERENCIAL MUNICIPAL
Director
Administrativo
Los temas a tratar:
Director de la
AFIM
• Intercambio de información sobre el trabajo de cada dirección
• Resolución de problemas y situaciones conflictivas
• Presentación de propuestas de mejoramiento de la administración y gestión municipal
• Conocimiento y validación de metas y objetivos de la gestión municipal
• Formulación e implementación de estrategias de operativización de propuestas
Seguimiento de acuerdos:
Alcalde
Municipal
Director de
planificación
Director de Servicios
Públicos
Los resultados principales de las reuniones de la instancia de coordinación gerencial municipal,
son los acuerdos decididos sobre los temas analizados y discutidos. La operativización de
estos acuerdos debe concretarse en medidas concretas y asignación de responsabilidades,
dentro de las personas que integran el Comité Gerencial Municipal. Para ello debe quedar claro
lo siguiente:
QUÉ ACUERDO ES? El tema concreto
QUÉ SE QUIERE HACER? Manual, reglamento, etc.
QUIÉN O QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES? Con nombres y apellidos
QUÉ TIEMPO SE DISPONE? Un mes, dos meses.
INFORME SOBRE LO ACTUADO: Presentar avances del trabajo o producto final
50

VII. ANEXOS:
Pasos y simbología utilizados para la definición de los procedimientos básicos de cada
dirección
PASOS:
1. Identificación de las operaciones necesarias que se desarrollan para prestar el servicio
específico
2. Identificación de los puestos de trabajo que tienen bajo su responsabilidad esas
operaciones
3. Definir la lógica de las operaciones, es decir, qué operación va de primero, cuál de
segunda, tercera, etc.
4. Integrar las acciones y pasos del procedimiento a fin de visualizarlo y afinarlo
conjuntamente con el grupo de trabajo
5. Analizar la forma de mejorar o simplificar esas acciones incluidas dentro del
procedimiento
Para ello las preguntas siguientes son útiles:
a. Es necesaria realmente esa acción?
b. Qué valor agregado tiene esa acción?
c. Cómo podemos mejorar el servicio?
d. Qué problemas hay y cómo resolverlos?
SIMBOLOGÍA:
Breve descripción de la actividad
Punto donde debe tomarse una decisión
Dirección y orden de los pasos
Indica inicio y fin del proceso
Flujo del proceso que se ha detenido para
evaluar la calidad del producto
Significado documento
Inicio de otro procedimiento alternativo
51