Nómina - Oficina del Contralor

Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
Nómina
(Personal (P (Personal l Regular R l e Irregular) I l )
Nidia L. Colón Ortiz
Auditora Senior

TEMAS A CUBRIR
• Clasificación del Personal
• Planificación de la fase
• Pruebas de cumplimiento
• Hallazgos frecuentes
• Conclusión de las pruebas
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CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL
• Confianza
• Carrera
• Transitorio
• IIrregular l
Según la clasificación
del personal personal, será la
aplicabilidad de las
disposiciones de ley.
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CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL (cont.)
• Servicio de Confianza
– Colabora en la formulación de política pública
– SSon dde lib libre selección l ió y remoción ió
– Deben reunir los requisitos de preparación
académica y de experiencia
– Son confirmados por la Legislatura Municipal
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CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL (cont.)
• Ser Servicio icio de Carrera
– Demás puestos del municipio, excepto los
puestos transitorios e irregulares
– Principio del mérito: proceso de reclutamiento y
periodo probatorio
– Derecho a permanencia
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CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL (cont.)
• Personal Transitorio
– De duración fija en el servicio de carrera o
confianza
– No podrá exceder de un año
• Excepción: nombramientos en proyectos
especiales de duración fija sufragados con
fondos federales o estatales
– Cumplir requisitos mínimos del puesto
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CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL (cont.)
• Personal Irregular
– Desempeña labores temporeras, imprevistas o
intermitentes
– Proceso de Selección, clasificación, retribución
y licencias según reglamento interno
– Selección de acuerdo al principio de mérito
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PLANIFICACIÓN
• Consideración del Ambiente:
– Reglamentación interna aplicable
– Cuestionario: evaluación de
estructura organizacional, controles
internos, segregación de deberes y
flujo de documentos
• Revisión Analítica
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PLANIFICACIÓN (cont.)
• Reglamentación g
externa
– Ley Núm. 81
• Capítulo XI
– Reglamento para la Administración
Municipal
• Capítulo C p IV- secciones 10 0yy 20 0
• Capítulo VII- Sección 11
– Ley de Ética Gubernamental
– Reglamentos, cartas circulares y
memorandos emitidos por agencias y
departamentos
• OCAM, ORHELA, Hacienda, OCPR
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PLANIFICACIÓN (cont.)
– Enmiendas de la Ley Núm. 81
• Ley Núm. 107 del 27 ago. 05
concede a empleados que han sido víctimas de
violencia doméstica el derecho de una licencia
con sueldo de 5 días laborables
• Ley Núm. 103 del 25 may. 06
Reforma Fiscal del Gobierno, crea Registro de
Puestos en la Oficina del Contralor de
Puerto Rico
• Ley Núm. 29 del 18 mar. 08
se enmienda la Ley Núm. 103 del 2006 para
incluir Ramas Ejecutiva, Ejecutiva Legislativa y Judicial
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PLANIFICACIÓN (cont.)
– Enmiendas de la Ley Núm. 81
• Ley Núm. 183 del 1 sep. 06- requiere a los
consorcios adoptar un reglamento uniforme
de administración de recursos humanos que
contenga un Plan de Clasificación de
Puestos y Retribución Uniforme para
personal regular y de confianza; un sistema
de reclutamiento, selección y reglamentación:
uno de adiestramiento y evaluación de
empleados y funcionarios, y, uno sobre el
área de retención y cesantías.
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PLANIFICACIÓN (cont.)
– Cartas circulares emitidas por el Contralor
• 0C 0C-09-03 09 03 ddel l 18 jjul. l 08 08- aprobación b ió ddel l
Reglamento Núm. 52 sobre Registro de Puestos,
entró en vigor el 31 de julio de 2008
• 0C-08-23 del 13 dic. 07- leyes que regulan el uso
de la propiedad y de los fondos públicos durante el
periodo eleccionario y prohibiciones de participar
en actividades ti id d políticas líti que ti tienen ciertos i t
funcionarios
• 0C-06-08 0C 06 08 del 18 oct oct. 05- 05 normas relativas a la
concesión de días libres o la autorización para
ausentarse sin cargo a la licencia de vacaciones,
aplicables al servicio público
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PLANIFICACIÓN (cont.)
– Cartas circulares emitidas por el Contralor
• OC-01-01 del 5 jul jul.00- 00- registro de licencias por
vacaciones y por enfermedad de los Alcaldes
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PLANIFICACIÓN (cont.)
• Reglamentación Interna
– RReglamento l t para lla Ad Administración i i t ió ddel l
Personal
– Planes de Clasificación y Retribución
– Sistema de Evaluación del Desempeño
– Reglamentos Reglamentos, procedimientos o planes:
• Adiestramientos
• Cesantías
• Pruebas de sustancias controladas
• Jornada de Trabajo y Asistencia
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PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
• Nombramientos
• Control de asistencia
• Proceso y pago de nóminas
•Pago g de horas extras
• Renuncias, cesantías y jubilaciones
• Pago de licencias en exceso
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NOMBRAMIENTOS
• Realizado de acuerdo con la ley y la
reglamentación
– PProcedimiento di i t
selección
dde reclutamiento l t i t y
– Puesto y sueldo asignado corresponde a
los Planes de Clasificación y Retribución
• Evaluación de los expedientes
– Completos y organizados
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NOMBRAMIENTOS (cont.)
• Evaluación de las funciones que
realizan li llos empleados l d
– Entrevistas
• TTraslados l d
– Legalidad y corrección de las licencias
transferidas
• Compensación adicional y otros
beneficios marginales g
– Justificados y autorizados
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CONTROL DE ASISTENCIA
• Registros de asistencia
– Firmados y aprobados por funcionarios
autorizados
– Concuerda con los registros de
acumulación de licencias
– Correctos y actualizados
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PROCESAMIENTO DE NÓMINAS
• Deducciones y aportaciones
patronales remesadas a tiempo y de
acuerdo a la ley
• Certificada y aprobada por los
funcionarios autorizados
• Preintervenida
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PROCESAMIENTO DE NÓMINAS (Cont.)
• Evaluación del pago
– De acuerdo a informes de cambio
– SSe refleja fl j en llos registros i t dde
pago
– Verificación de endosos en cheques
– Autorización de depósito directo
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PAGO DE HORAS EXTRAS
• Autorización para trabajar horas
extras
• Corrección de los registros de las
hhoras extras t
• Verificar la autorización y
corrección del pago
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RENUNCIAS, CESANTÍAS
Y JUBILACIONES
• Debidamente autorizadas
• Corrección del pago final por servicios
y de las licencias
• Verificar que no se incluyó en
nóminas posteriores
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PAGO DE LICENCIAS
EN EXCESO
• Evaluar la corrección de la acumulación
de licencias
• Verificar la autorización y corrección del
pago
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HALLAZGOS FRECUENTES
• Puestos ocupados p ilegalmente g
– No cumple con los requisitos de
preparación académica o de experiencia
– Puesto no está contemplado en el Plan
de Clasificación y Retribución
– Sin confirmación de la Legislatura Legislat ra
Municipal
• Nepotismo
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HALLAZGOS FRECUENTES (cont.)
• Utilización de deberes y facultades de
un cargo para obtener beneficios
personales
• EEmpleados l d ejerciendo j i d ffunciones i
conflictivas
• Empleados transitorios por periodos
mayores de un año
• Pagos indebidos por sueldos
concedidos en exceso de las escalas
del Plan de Clasificación y Retribución
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HALLAZGOS FRECUENTES (cont.)
•Otorgación g indebida de diferenciales
de sueldo
•Pago g de horas extras en lugar g de
permitir que el empleado las
disfrutara en tiempo compensatorio
• Pagos en exceso por errores en los
cómputos de horas extras trabajadas
• Pago de intereses por atraso en las
remesas
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HALLAZGOS FRECUENTES (cont.)
• Pagos indebidos a eex ffuncionarios ncionarios y eex
empleados por Bono de Navidad que no
les correspondía
• Expedientes que carecían de información
importante
• Ausencia de un Sistema de Evaluación
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CONCLUSIÓN
• Identificar las deficiencias
encontradas e informarlas al
Alcalde mediante cartas a la
gerencia
– Redactar un n Informe de AAuditoría ditoría
– Sustentar sus hallazgos con
evidencia suficiente y competente
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¿Preguntas?
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Contacto con la OCPR
Sra. Myriam Rivera Pérez
Di Directora t
División de Auditorías de
Municipios
(787) ( ) 200-7251 Ext. 561
PO Box 366069
San Juan, PR 00936-6069
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Contacto con la OCPR
INTERNET
http://www.ocpr.gov.pr
EE-mail il
ocpr@ocpr.gov.pr
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CONTAMOS CON SU
COOPERACIÓN PARA MEJORAR
LA FISCALIZACIÓN Y LA
ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD
YDE Y DE LOS OSFONDOSPÚB FONDOS PÚBLICOS ICOS
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Este adiestramiento tiene el propósito,
entre otras cosas, cosas de compartir
información y estrategias para lograr
una sana administración pública pública.
El mismo se ofrece independientemente
p
del resultado de las auditorías que
realizaremos sobre el uso de la
propiedad y de los fondos públicos en
las unidades examinadas.
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Contraloría a sus
órdenes...