Comunicación para primeros dias - expediente electrónico (1) - Anep

Pasaje del Sistema actual de Seguimiento de Expedientes al Sistema de
Expediente Electrónico
Desde hace tiempo venimos trabajando para pasar al sistema de expediente
electrónico adoptado por el Estado.
El viernes 8 de febrero a las 18 horas comenzaron los trabajos para migrar la
información presente en el sistema actualmente en uso al nuevo sistema.
¿En qué forma impactará esto en la operativa diaria?
Hasta el viernes 15 de febrero inclusive se podrá continuar usando el
sistema actual. Sin embargo solicitamos y agradecemos restringir su uso
a los trámites urgentes o imprescindibles ya que los movimientos que se
realicen sobre el sistema actual entre el miércoles 13 de febrero y la fecha de
puesta en producción del nuevo sistema deberán ingresarse manualmente en
el nuevo sistema.
De los movimientos se ingresará el último para situar el expediente en el lugar
donde se encuentra pero no la secuencia completa en el caso de que un
expediente haya registrado más de un movimiento durante este período. Los
movimientos que puedan faltar podrán ser consultados en el sistema actual que
quedará disponible para consultas.
De las operaciones realizadas en el sistema actual en este período se
reproducirán en el nuevo solamente
• El último movimiento de cada expediente que se ingresará en el nuevo
para ubicarlo en la oficina que corresponda, pero no la secuencia en el
caso de que un expediente registre más de un movimiento en este
período
• Los acordonamientos
• Los nuevos expedientes que se creen durante este período
Si todo se desarrolla de acuerdo a lo planificado el nuevo sistema estará
disponible para su prueba el lunes 18 de febrero por la mañana.
Apenas concluidas las pruebas les comunicaremos la disponibilidad del nuevo
sistema para su uso.
A partir de la puesta en producción del nuevo sistema el actual seguirá
disponible sólo para consultas.
Capacitación y ayudas
Hemos dictado numerosos cursos de capacitación con una cobertura superior
al 90% del personal y lo seguiremos haciendo. Si usted desea inscribirse en
alguno de estos cursos puede comunicarse con Natalia Puñales
(mesadeayudaee@anep.edu.uy).
También desarrollamos materiales didácticos que están disponibles en la WEB
de ANEP en http://www.anep.edu.uy/anepportal/servlet/main004?590 . Aquí se
encuentran instructivos y videos que explican cómo realizar las operaciones
siguientes (a los que puede acceder con CTRL+click en este documento o
directamente desde la página WEB de ANEP):
1. Creación de un Expediente
Ver video
2. Bandeja de Entrada
Ver video
3. Realizar Actuación
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4. Pases
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5. Pases para Firma
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6. Firmar un Expediente y Modificar una Actuación
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7. Documentación Física
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8. Confidencialidad del Expediente
Ver video
9. Confidencialidad de la Actuación
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10. Acordonar y Desacordonar Expedientes
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11. Archivar un Expediente
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12. Desarchivar un Expediente
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13. Consulta Global
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Acceso al Sistema de Expediente Electrónico:
Utilizando Internet Explorer 8 o superior o Mozilla se accede a:
http://codicen.expediente.red.uy/Apia
El usuario es la cédula del funcionario (todos los dígitos sin puntos ni guiones),
ej:
Si mi cedula es 4.123.456-7 ingreso 41234567 como usuario.
La contraseña inicial es 1 y el sistema solicitará el cambio de la misma,
debiendo ingresar una nueva contraseña (la misma debe ser ingresada dos
veces en la misma ventana).
Migración de expedientes:
En forma previa a la puesta en producción del Sistema de Expediente
Electrónico, se realizará la migración de la información existente en el actual
sistema de seguimiento de expedientes. Dicho proceso se realizará en etapas,
por lo cual no todos los expedientes serán migrados a la fecha de puesta en
producción. En caso de que se requiera un expediente que aún no haya sido
migrado, se podrá solicitar la migración del mismo para el día siguiente,
mediante el mail:
expurg@anep.edu.uy
Durante el proceso de migración comprendido entre el día viernes 08 de
febrero a las 18.00 horas y el día viernes 15 de febrero inclusive, podrá
continuarse usando el sistema actual, pero solicitamos que se restrinja sólo a
situaciones urgentes dado que esta información no quedará reflejada en el
nuevo sistema y se deberá volver a ingresarla posteriormente.
Trabajando con un expediente "migrado" por primera vez:
Las actuaciones de los expedientes existentes hasta la fecha de puesta en
producción del nuevo sistema se mantendrán en soporte “papel” y serán
considerados como documentación física del expediente electrónico.

Entonces, los expedientes creados hasta el día 15 de febrero de 2013 serán
mixtos, una parte en papel (documentación física) y el resto electrónico (las
actuaciones realizadas a partir del día 18 de febrero).
Los expedientes creados a partir del día 18 de febrero serán íntegramente
electrónicas (salvo que deba agregarse documentación física por la naturaleza
de la misma, es decir algo que no sea digitalizable).
Debido a que en el actual sistema no se cuenta con los datos correspondientes
a la cantidad de folios que posee hasta la fecha el expediente, se deberá
obligatoriamente ingresar en forma manual este dato (cantidad de fojas que
integran el expediente en papel) al realizar la primera actuación electrónica de
un expediente migrado. Esto permitirá al sistema mantener una
correspondencia entre las actuaciones en papel y las electrónicas.
Este paso es simple y consiste en ingresar en la carátula del expediente
electrónico la cantidad de fojas que se tienen en papel (ver imagen).
Por ejemplo, si tenemos un expediente en papel con 65 fojas, deberemos
ingresar el número 65 en el campo que está a la derecha del texto en rojo:
"Ingrese número de folio de la forma doc en papel".
Dicho paso se realiza una única vez (la primera vez que alguien trabaje con
ese expediente).
De no realizarse el sistema no permitirá realizar movimientos.

Trabajando con expediente electrónico por primera vez:
Para estudiar (leer) un expediente electrónico se deberá descargar el archivo
PDF correspondiente en la pestaña "carátula". Recordar que si el expediente
contiene documentación física se deberá esperar a la misma para contar con la
totalidad del mismo (expedientes migrados).
Para trabajar un expediente existen tres pasos obligatorios:
1. Actuar (escribir nuestro informe).
2. Pasar el expediente (indicar al sistema a que oficina se enviará el mismo
luego de firmado).
3. Confirmar lo actuado (implica la firma del expediente).
Caratulado de Expedientes:
Público en general: en ventanilla de Reguladora de Trámite.
Funcionarios y Oficinas del CODICEN: pueden optar entre ventanilla o vía mail.
Dirección de mail: reguladora@anep.edu.uy
Solo se recibirán solicitudes desde direcciones de mail del dominio de ANEP
(@anep.edu.uy) y deberán incluir el siguiente formulario:
Titular: Aquí se deberá detallar el titular del
trámite (Oficina o funcionario).
En caso de ser un funcionario debe
solicitarlo desde su propia cuenta de
mail de ANEP, en caso de ser una
oficina podrá ser solicitada por un
funcionario de esa oficina o por un
mail de esa oficina.
Descripción del Asunto: Breve descripción del asunto del
expediente.
Tiene documentación física: Si o No
Prioridad (solo para oficinas): Normal o Urgente

Documentos adjuntos (*) : Si (en ese caso especificar nombre de
los archivos)
o No
Confidencial (**) : Si o No
(*) Se podrá solicitar únicamente la carátula y será el solicitante el encargado de
realizar actuaciones y/o adjuntar archivos o enviar archivos adjuntos en el mail
de solicitud y Reguladora de Trámite los adjuntará.
(**) Válido para oficinas con permiso para trabajar expedientes confidenciales.
Recepción de expedientes desde Organismos Externos:
Se considerarán Organismos Externos a todos los organismos del estado
incluyendo los Consejos Desconcentrados. Estos expedientes deberán
obligatoriamente ingresar por Reguladora de Trámite.
Envío de expedientes hacia Organismos Externos:
Los expedientes que deban ser remitidos hacia organismos externos deberán
ser enviados a Conserjería especificando en la última actuación el destino de
los mismos.
Movimiento interno de expedientes con documentación física:
Cuando se envía un expediente hacia una oficina de CODICEN, se realizará un
pase a dicha oficina. El sistema ofrecerá la opción de imprimir un remito para la
documentación física, el remito deberá ser agregado a la documentación física
y Conserjería será la oficina encargada del traslado del documento físico (NO
se debe enviar el expediente por sistema hacia Conserjería).
Se solicitará a Conserjería el traslado de la documentación física en forma
telefónica: 29007070 internos 1124 o 29089339 (directo), o al mail
conserjería@anep.edu.uy (a confirmar).
Mesa de Ayuda:
Tels.: 29015644 / 29010569 / 29014800 int 110, 114 o 136.
Mail: mesadeayudaee@anep.edu.uy
En su máquina se encuentra instalado un acceso directo al utilitario Team
Viewer. Este utilitario permite visualizar remotamente su escritorio. Es
conveniente que antes de llamar a la Mesa de Ayuda lo ejecute y esté
preparado para pasar el número de su ID y password. Esto permitirá ayudarlo
más eficientemente ya que la persona que lo atienda podrá ver su escritorio.