Caso de éxito con la Factura Electrónica - GS1 México

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Caso de éxito con la Factura Electrónica - GS1 México

Hace tres años en GS1 México decidieron que era tiempo de predicar con el ejemplo. Si bien la organización

fue protagonista en el proceso de desarrollo para hacer de la factura electrónica una realidad en nuestro país,

no fueron los primeros en aprovechar sus beneficios. El momento de implementar el nuevo modelo dentro de

su casa llegó en el último trimestre de 2007. Para lograr hacerlo de la forma más eficaz posible, se acercaron a

las empresas de comercio electrónico más importantes del país, Ekomercio incluida, y dejaron que la

excelencia y la mejor oferta tomaran la decisión por ellos. La competencia fue dura. Los avances en comercio

electrónico logrados en los últimos veinte años, habían disparado la creación de un centenar de empresas

dirigidas a satisfacer las necesidades que el mercado mexicano exigía. Al final del proceso de selección, la

ganadora en su proceso de selección fue Ekomercio.

En aquel momento la facturación electrónica aún era una novedad; la transición al principio provocó no

pocos dolores de cabeza a las empresas pioneras en la adopción del modelo, pero estábamos seguros que con

nuestra solución, GS1 México no tendría ese problema. Una vez tomada la decisión por parte de GS1 México,

en Ekomercio nos abocamos a trabajar muy de cerca con ellos en todas las etapas que incluía el proyecto;

desde la implementación del software para la captura de información y envío de la factura electrónica a sus

asociados, hasta otro punto no menos importante: la capacitación a todo su equipo responsable de la

facturación. Al final del día, la gente de contabilidad de GS1 México tenía que manejar a la perfección el

nuevo sistema. Esto sin mencionar la importancia de un servicio de soporte técnico y mantenimiento

costeable y eficaz.

“En Ekomercio encontramos a una firma dispuesta a atender todas nuestras necesidades, tanto en el tema de

capacitación como en lo referente al soporte continuo” cuenta Guadalupe Mora, coordinadora de membresías

de GS1 México “y, sobre todo, un software de fácil manejo y diseño amigable”.

Con 25 años de experiencia en nuestro ramo, hemos liderado la vanguardia en comercio electrónico en

México, con servicios que abarcan diversos rubros desde las soluciones en comercio electrónico, el desarrollo

de software, la investigación informática, hasta servicios de telefonía. Si hace unos años se trataba de estar a

la vanguardia, hoy ignorar las tendencias comerciales simplemente es un lujo que ninguna empresa, sin

importar su tamaño, puede darse. Con esto en mente, hemos diseñado planes a la medida de cualquier

organización. Así se trate de una PyME (o MicroPyME) o un corporativo internacional, en Ekomercio


encontrará servicios revolucionarios que le permitirán agilizar procesos y, en el corto plazo, reducir gastos de

manera dramática para todas sus transacciones comerciales, incluida la facturación electrónica (tanto en

emisión como en recepción).

Relación costo-beneficio de la Factura Electrónica para GS1 México

Implementar cambios de esta magnitud para una empresa del tamaño de GS1 México no sería a bajo costo.

El software por si mismo tenía un costo de $148,000. Más $24,000 de soporte y mantenimiento

anual. $48,025 en gastos de implementación, es decir, el costo en tiempo y personal de GS1 México,

y $72,280 para mantenimiento y soporte continuo. Un total de $292,305 pesos para el primer año. La

sorpresa, sin embargo, llegaría al momento de recuperar la inversión. El departamento de

contabilidad de GS1 México había hecho proyecciones realistas que pronosticaban la recuperación

en un período de seis meses, tiempo record para una inversión de esta naturaleza. Lo inesperado fue

que recuperaron el dinero invertido tres meses antes de lo pronosticado.

En lo que compete a recursos humanos, les permitió manejar el área de facturación con sólo dos personas, la

mitad de las requeridas en el modelo de facturación tradicional. Personal antes destinado a tareas poco

relevantes como rellenar los campos dentro de una factura o la verificación de dichos datos pudo ser

reasignado a otras áreas más importantes dentro de la organización.

El segundo ahorro importante fue para el área de Atención a Empresas. Originalmente las facturas de las

empresas asociadas a GS1 que pagaban su anualidad se enviaban vía mensajería. Este gasto era de

aproximadamente $21 al mes por empresa y $57 para aquellas fuera de la capital del país. En muchos casos se

detectaba un error en los datos de la factura cuando ésta ya había sido enviada y debían cubrirse los gastos de

envío dos veces más, una para regresar y cancelar la factura errónea y otra para volver a enviar la corregida.

“Pero ese no era el peor escenario” nos explica Eduardo Aldave, director de finanzas de la GS1 México, “sino

cuando nos era imposible localizar el documento o el destinatario extraviaba la factura errónea”. “En esos

casos la única opción era hacer la cancelación a través de una carta notarial; los gastos, como te imaginarás,

no eran cosa de broma”.


Además de personal, mensajería y tiempo, el ahorro más importante fue en impresión. Antes de la factura

electrónica se gastaban $50,000 mensuales por ese concepto. Y no todo es dinero. Como ventaja adicional se

minimizó el daño al medio ambiente al reducir considerablemente el papel utilizado para sus operaciones

diarias, sin mencionar la eliminación de procesos tediosos derivados del viejo sistema: como lo son el

almacenamiento de los documentos en papel (y el espacio que ocupa), el llenado de las guías de mensajería y

organización de los sobres para el envío.

Al primer año de instituir el nuevo modelo se comprobó un beneficio de $823,160 para el cliente. A finales de

2010 se pronostica que la cifra ascenderá a $2,469,480.

Guadalupe Mora enfatiza el beneficio humano: “Más allá de los ahorros en papel, impresión, mensajería y

personal, el más tangible se siente en el ambiente de trabajo” agrega “no tener que cuidarnos de cometer

errores y saber que nos respalda una firma competente del nivel que Ekomercio ha alcanzado es un verdadero

alivio”.

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