manual de correspondencia capítulo 11 manejo ... - Canal de Panamá

1. PROPÓSITO.
MANUAL DE CORRESPONDENCIA
CAPÍTULO 11
MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN POR CORREO
La Unidad de Correos de la Oficina de Gestión Corporativa ubicada en el
Edificio de la Administración, Oficina No.143, con una oficina alterna en el
Edificio 206 de Gatún, es la unidad encargada de pautar los procedimientos en
cuanto al uso y manejo de los servicios de correo y orientar a todos los usuarios
de la organización para entregas, preparación y envío de correspondencia local
e internacional.
2. DOCUMENTOS DE ENVÍO.
La Autoridad del Canal ha designado oficialmente dos formularios para el
envío de la correspondencia interna de la organización.
a. Circulación general de documentos. El Formulario 41 – Hoja de Envío y
Circulación es el único documento oficial para enviar correspondencia general
internamente. Este formulario se puede acceder en la siguiente dirección de la
infored: http://imcd-fsw-01.acp/formularios/docs/41.pdf
b. Circulación de documentos para el Administrador. El Formulario 486 –
Movimiento de Documentos es el único documento oficial para enviar
correspondencia al Administrador, Subadministrador y Vicepresidentes de
Departamentos y Oficinas Principales, como por ejemplo, memorandos de
decisión, entre otros. Este formulario se puede acceder en la siguiente dirección
de la infored: http://imcd-fsw-01.acp/formularios/docs/486.pdf
3. SOBRES Y ETIQUETAS.
El documento o la documentación que requiera enviarse, ya sea interna o
a lo externo de la ACP, deberá ser colocada en el sobre apropiado. El tipo de
sobre a utilizar dependerá de la cantidad y tipo de páginas, de sus dimensiones
y de la cantidad de adjuntos que se requiera enviar.
El colocar demasiadas páginas o documentos en un sobre, excediendo su
capacidad, puede ocasionar que por la presión ejercida sobre la pestaña de
cierre, ésta se abra si no fue sellada correctamente.
“Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en el documento”.
Puede verificar la versión vigente consultando en la Intranet.
1
31/08/2009