Operación básica del libro de trabajo - ANEP

Operación de Microsoft Excel
Operación básica del libro de trabajo
Desplazamientos en el libro de trabajo
Desplazamiento dentro de una hoja de cálculo
Para desplazarse entre las celdas de una hoja de cálculo, hacer clic en
cualquier celda o utilizar las teclas de dirección. Si se desplaza a una celda, ésta se
convertirá en la celda activa del libro de trabajo.
Para ver un área diferente de la
hoja de cálculo, utilizar las barras de
desplazamiento. Haciendo clic sobre las
flechas de las barras o arrastrando el
cuadro en la dirección deseada, nos
desplazamos a otras áreas de la hoja,
permitiendo su visualización.
☞ El tamaño del cuadro de desplazamiento es proporcional al área
utilizada de la hoja de datos que es visible en la ventana. La posición de
un cuadro de desplazamiento indica la ubicación relativa del área que se
muestra en la hoja de cálculo.
Acción Resultado
Presionar una tecla de flecha Se desplaza una celda hacia arriba, hacia
abajo, hacia la derecha o bien hacia la
izquierda.
Hacer clic en las barras de
desplazamiento
Se desplaza en la dirección deseada,
permitiendo la visualización del resto de la
hoja de cálculo.
Presionar o Se desplaza hacia arriba o hacia abajo una
pantalla por vez.
Presionar + o
+
Desplazamiento dentro de un libro de Excel
Se desplaza hacia la derecha o izquierda una
pantalla por vez.
Para desplazarse o cambiarse de una hoja a otra del libro de trabajo, hacer
clic en la etiqueta de la hoja a la que se desea cambiar. Si no se ve la etiqueta que
se desea, hacer clic sobre alguno de los botones para desplazar etiquetas para
verlas.
Traslado a la primer hoja de
cálculo del libro
Barra de desplazamiento
vertical
Traslado a la última hoja de
cálculo del libro
Guía del Usuario Página 19
Centro de Capacitación en Informática

Traslado a la anterior hoja de
cálculo del libro
Gestión de hojas de cálculo
Operación de Microsoft Excel
Si se presiona el botón derecho del
ratón sobre alguna de las pestañas o
rótulos de las hojas, se despliega un menú
contextual, el cual permite insertar una
nueva hoja de cálculo, borrarla, cambiarle
el nombre, moverla y/o copiarla de un
lugar a otro, o seleccionar todas las hojas
que componen el libro activo.
La forma más sencilla de cambiar el nombre a una hoja de cálculo
es haciendo doble clic sobre la pestaña que lleva su nombre, en cuyo
caso el fondo de la pestaña pasa a ser negro (cuadro de edición),
pudiendo escribir directamente el nuevo nombre, posteriormente hacer clic en
cualquier parte en blanco del área de trabajo o presionar la tecla .
Por otra parte, es posible cambiar el orden en el que
aparecen las hojas de cálculo. Para esto, arrastrar la pestaña o
rótulo de la hoja deseada, hasta la nueva posición que se desea
que ocupe, indicada por una marca.
Selección y activación de celdas y rangos
En la hoja de cálculo presente, existe en
todo momento una celda activa (y sólo una), la
mostrada en el indicador de celda. Ésta se
distingue claramente de las demás, pues
aparece con un color de fondo y enmarcada de
modo diferente, normalmente en color más
oscuro, o si pertenece a un conjunto de celdas
seleccionadas, en color más claro.
Traslado a la siguiente hoja de
cálculo del libro
La celda activa es mostrada en un cuadro ubicado a la izquierda de la barra
de fórmulas llamado indicador de celda o referencia a nombres de rangos.
La celda activa es la única celda que está preparada para recibir cualquier
cosa que se introduzca desde el teclado o seleccione con el ratón.
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Operación de Microsoft Excel
Así pues, antes de introducir o borrar algo en una celda, hay que hacer que
esa celda sea la celda activa. Una celda se convierte en celda activa al hacer clic
sobre ella. La celda activa se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas de
movimiento del teclado. El contenido de la celda activa aparece en la parte derecha
de la barra de fórmulas.
Celda activa
Un concepto muy importante en Excel es
el concepto de celdas seleccionadas. Si se
selecciona un rectángulo de celdas, al pulsar la
tecla la celda activa se va desplazando
por la zona seleccionada, recorriéndola por
columnas. Cuando se llega a la última celda
seleccionada, se vuelve a comenzar por la
primera.
Esto es útil para introducir texto o números en un rango de celdas,
desplazándose automáticamente al pulsar la tecla .
Además de la introducción de texto, hay muchas otras operaciones que se
pueden realizar simultáneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar,
borrar, formatear, etc.) siempre que dichas celdas hayan sido previamente
seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren un color
oscuro.
A continuación se van a describir algunas de las formas de que dispone Excel
para seleccionar celdas:
Para seleccionar toda la hoja de cálculo, basta
hacer clic con el ratón en la esquina superior
izquierda de la hoja (intersección de la fila con
los nombres de columnas y la columna con la
numeración de filas).
Contenido de la
celda activa
Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará con hacer
clic una sola vez sobre el número o la letra correspondiente a la fila o a
la columna, respectivamente. Para seleccionar un rango de varias filas
y/o columnas contiguas, basta hacer clic sobre la primera (ó última)
etiqueta, y arrastrar sin soltar el botón del ratón hasta la última (ó
primera) etiqueta del rango deseado.
Para seleccionar un bloque contiguo de celdas, hacer clic con el ratón
en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda
Guía del Usuario Página 21
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Operación de Microsoft Excel
ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. También se puede
seleccionar un rectángulo haciendo clic primero sobre la celda de una
esquina y luego (manteniendo pulsada la tecla Mayúscula o )
volviendo a hacer clic sobre la celda en la esquina opuesta. Esta
operación, selecciona todo el rango de celdas entre las dos operaciones
de clic.
Para seleccionar bloques no contiguos de celdas, basta seleccionar
cada bloque por el procedimiento explicado, manteniendo presionada la
tecla entre la selección de los diferentes bloques. De esta forma
la nueva selección no anula los bloques seleccionados precedentemente.
Esta técnica puede utilizarse en combinación con la indicada en el
segundo punto, para seleccionar filas o columnas no contiguas.
☞ En caso que se quiera cancelar la selección realizada, se debe hacer clic
fuera de la misma.
También puede mantener activas varias hojas de cálculo al mismo tiempo.
Para esto, tener la tecla pulsada mientras realiza clic sobre las pestañas de
otras hojas. Tener en cuenta que si la hoja esta activada y se hace clic sobre su
pestaña, con la tecla pulsada, la hoja se desactiva, y viceversa.
Cuando varias hojas están activas al mismo
tiempo, los datos o los formatos que se introducen en
una de ellas se introducen también en las demás hojas
activas, en las posiciones correspondientes.
Introducción y manejo de datos
Los distintos tipos de datos que maneja Excel y que pueden ser introducidos
en las celdas de las hojas de cálculo, son:
• Valores Excel al igual que otras planillas electrónicas, al ingresar datos
numéricos, por defecto los deja alineados a la derecha en la celda
donde son ingresados.
• Fórmulas Una fórmula es una expresión que comienza con el símbolo de igual
(=). Puede ser una operación aritmética como ser (=5*10) o bien
más compleja, que involucre contenidos de celdas y/o funciones
(=A5*4; =SUMA(A1:A10); etc.).
• Rótulos Un rótulo es cualquier cadena de caracteres, que puede incluir
números, fechas, horas o textos. Por defecto los rótulos quedan
alineados a la izquierda cuando son ingresados.
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Operación de Microsoft Excel
☞ Una fórmula debe ser ingresada en la celda donde se desee observar el
resultado de la misma.
Ingreso Ingreso de de datos
datos
Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la barra de
fórmulas. Estos datos pueden ser editados (borrar e insertar caracteres, sustituir
texto, etc.) de la forma habitual en todas las aplicaciones de Windows. Para
desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratón o las flechas del
teclado.
También la selección de una parte del texto se hace del modo habitual. Los
datos se terminan de introducir haciendo clic sobre el botón de Introducir de
la barra de fórmulas, pulsando la tecla , o simplemente cambiando de celda
activa con las flechas del teclado.
Al ingresar datos en una planilla, el usuario puede determinar el tipo de
alineación ya sea en una celda, una columna o una fila.
Para introducir datos, realizar las siguientes acciones:
Hacer clic sobre la celda en la que se desea introducir los mismos (por
ejemplo en B2).
Ingresar los datos que se deseen, por ejemplo escribir el siguiente
texto: “Control de horas de Emisión”.
Al comenzar a escribir, cambia el indicador de la barra de estado de
a .
Contenido de la
celda activa
Se puede escribir el texto directamente sobre la celda o hacer clic en
la barra de fórmulas y posteriormente introducir los datos donde
aparece el cursor.
Observar que en la barra de fórmulas se muestra el texto que acaba de
escribir. Pulsar la tecla o hacer clic en el botón introducir.
Como vimos anteriormente, los datos numéricos se justifican por
defecto a la derecha de la celda, además pueden contener los signos -,
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Operación de Microsoft Excel
%, $, (), /. El texto se alinea a la izquierda, pero esta alineación
puede modificarse a través de los botones de la barra de herramientas
Formato. Cualquier combinación de números y caracteres será asumida
como texto y no podrán realizarse operaciones matemáticas con las
celdas que los contengan.
Para ingresar fórmulas ver la sección “Introducción de fórmulas” en el
Capítulo “Fórmulas y funciones”.
Por ejemplo introducir los siguientes textos: “Empresa”, “Horas de
Emisión”, ”Costo del Minuto” e “Importe Bruto” en las celdas B4 a E4.
Para ampliar el tamaño de una columna,
ubicar el puntero en el borde derecho de la
columna a modificar, por ejemplo B, en ese
momento el puntero cambia de aspecto a .
Al hacer doble clic, el ancho de la columna se
ajusta al texto más ancho contenido en
cualquiera de las celdas de dicha columna. También se podrá arrastrar
en la dirección correspondiente, para ajustar el ancho de dicha columna.
☞ Si al introducir un número o como resultado de una fórmula, se observa
en una celda una cadena de numerales (#####) o una notación
científica (1,11E+10), es que Excel no puede visualizar el número en su
totalidad; el número está correctamente ingresado pero el ancho de la
celda no es suficiente para desplegarlo. Para solucionar este problema,
se debe ampliar el tamaño de la columna donde se localiza dicho número.
Edición Edición de de de datos
datos
Es frecuente que al introducir datos en las celdas se cometan errores. Para
modificar o editar el contenido de una celda, escoger alguno de los siguientes
métodos:
Seleccionar la celda a modificar (pasaría a ser la activa) y presionar la
tecla de función .
Luego de seleccionar la celda, hacer clic sobre la barra de fórmulas en
donde se visualiza el contenido de dicha celda.
Directamente hacer doble clic en la propia celda a modificar.
Si el contenido de la celda es una fórmula se puede seleccionar el botón
Modificar fórmula de la barra de fórmulas.
Luego de que la celda se encuentra en estado de edición, en ese momento el
indicador en la barra de Estado cambia de a , ubicar el punto de
inserción o cursor sobre el error (ya sea en la propia celda o en la barra de
fórmulas) y corregir.
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Operación de Microsoft Excel
Para finalizar el proceso de edición, pulsar la tecla o hacer clic en el
botón introducir de la barra de fórmulas.
El El autocompletar autocompletar autocompletar y y el el autorrellenar
autorrellenar
Si los primeros caracteres que se escriben en una celda,
coinciden con una entrada ya existente en celdas contiguas de
la misma columna, Excel rellenará automáticamente los demás
caracteres para dicha entrada, con la posibilidad de modificar
la misma antes de confirmar su ingreso. A esta acción se la
conoce como autocompletar. Excel rellenará sólo las entradas que contengan texto
o una combinación de texto y números. Las que contengan sólo números, fechas u
horas no se rellenarán.
La acción autorrellenar, por su parte, se utiliza generalmente para números,
aunque es también utilizada para textos. Esta acción permite el ingreso
rápidamente de una serie de números, a partir de la introducción de sólo dos
valores, los que determinan el incremento utilizado para el llenado de las celdas
especificadas.
Una vez introducidos los dos valores numéricos, seleccionar las celdas que
estos ocupan, y arrastrar desde el controlador de relleno (cuando el puntero del
ratón adopta la forma de cruz negrita ).
Controlador de relleno
Se podrá hacer lo mismo pautando otros incrementos o disminuciones, así
como restándole números, dividiendo o multiplicando el rango por otro número, etc,
y en el sentido o dirección que se desee.
Corrección Corrección Corrección ortográfica
ortográfica
Cursor en la
propia celda
Cursor en la barra
de fórmulas
Excel, al igual que el procesador de texto Word, permite realizar una revisión
ortográfica de los contenidos de las celdas.
Para comenzar la corrección ortográfica de los datos introducidos en una
hoja de cálculo, deben seguirse uno de los siguientes métodos:
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Operación de Microsoft Excel
Seleccionar el botón Ortografía que se encuentra ubicado en la
barra de herramientas Estándar.
Escoger la opción Ortografía del menú Herramientas.
Una vez ejecutado el comando, Excel presenta la siguiente ventana donde
muestra las diferentes sugerencias que contiene para sustituir la cadena de
caracteres no reconocida o detectada como error ortográfico.
Ignora esta vez
la aparición de
esa cadena de
caracteres
Ignora todas las
apariciones de dicha
cadena de caracteres
Cambia la actual aparición de la palabra mostrada junto a No está en el
diccionario:, por la palabra del cuadro Cambiar por:, seleccionada de la
lista de sugerencias visualizada
Para escoger una de las palabras visualizadas en el cuadro Sugerencias, sólo
basta con seleccionarla haciendo un clic sobre la misma, de esta forma la
sugerencia se coloca en el cuadro Cambiar por:, y luego escogiendo el botón
Cambiar, dicha palabra reemplazará a la cadena de caracteres señalada en la hoja
de cálculo.
☞ Si se tiene seleccionado un rango de celdas, la revisión ortográfica se
realiza solamente dentro del rango seleccionado.
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Operación de Microsoft Excel
Opciones del cuadro de diálogo OOrrttooggrraaffííaa:
Omitir Mantiene sin cambios en la hoja de cálculo la aparición
actual de la palabra mostrada junto a No está en el
diccionario.
Cambiar Cambia la actual aparición de la palabra mostrada junto a
No está en el diccionario, por la palabra del cuadro
Cambiar por.
Agregar Agrega la palabra del cuadro No está en el diccionario al
diccionario seleccionado en Agregar palabras a.
Sugerir Muestra una lista de todas las alternativas propuestas
para una palabra mal escrita.
Autocorrección Agrega una palabra a la lista Autocorrección para que
pueda corregirla automáticamente según se escribe.
Sugerir siempre Muestra la forma correcta para las palabras mal escritas
encontradas cuando se realiza la revisión ortográfica.
Omitir
MAYÚSCULAS
Agregar
palabras a:
Pasa por alto las letras mayúsculas cuando se realiza la
revisión ortográfica.
Agrega al diccionario personalizado seleccionado en dicho
cuadro, la palabra que aparece junto a No está en el
diccionario. Microsoft Excel utiliza el diccionario
personalizado seleccionado junto con el diccionario
principal cuando se realiza la revisión ortográfica.
Si no se encuentra una palabra para reemplazar la mal escrita en el cuadro de
Sugerencias, se puede escribir la palabra correcta en el cuadro Cambiar por:. La
nueva palabra reemplaza a la palabra no encontrada en el diccionario principal o en
el diccionario personalizado abierto.
Para eliminar la palabra indicada en lugar de cambiar su ortografía, se debe
eliminar la palabra del cuadro Cambiar por:, en ese momento el botón Cambiar se
modificará a Eliminar. Posteriormente seleccionar dicho botón para eliminar la
palabra de la hoja de cálculo.
Excel indicará la finalización de la
corrección ortográfica de la hoja de
trabajo, con el mensaje que se muestra, a
no ser que previo a la elección de la
herramienta, se haya seleccionado un
bloque de celdas, en dicho caso el mensaje cambiaría por “TTeerrmmiinnóó llaa rreevviissiióónn
oorrttooggrrááffiiccaa ddee llaass cceellddaass sseelleecccciioonnaaddaass.”
Guía del Usuario Página 27
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Operación de Microsoft Excel
Por defecto Excel revisará la hoja de cálculo actual, pero si se quieren
revisar más hojas, se deberán seleccionar antes de comenzar con la revisión. Al
mensaje ¿DDeesseeaa ccoonnttiinnuuaarr rreevviissaannddoo ddeessddee eell ccoommiieennzzoo ddee llaa hhoojjaa? que aparece
cuando se ejecuta la acción sobre varias hojas, responder accionando el botón Si.
Buscar Buscar y y y reemplazar reemplazar texto texto
texto
En determinado momento puede que interese buscar una palabra en la hoja de
cálculo sobre la cual está trabajando. Excel con la operación de búsqueda, localiza
las ocurrencias de texto específico que se le indica, eso siempre que las mismas
existan.
Para comenzar una operación de búsqueda, seleccionar la opción de
menú Edición y posteriormente elegir la opción Buscar, con la que se
despliega el siguiente cuadro de diálogo.
Opciones del cuadro de diálogo BBuussccaarr:
Buscar sólo celdas
completas
Coincidir mayúsculas
y minúsculas
Busca una coincidencia exacta y completa de los
caracteres especificados en el cuadro Buscar.
Para que en la búsqueda se diferencie entre palabras
mayúsculas y minúsculas.
Buscar dentro de: Para definir el elemento de la hoja de trabajo que
contenga la información que se busca, los cuales
pueden ser en: fórmulas, valores o comentarios.
Buscar:
(Sentido)
En este cuadro se ingresa
el texto a buscar
Botón que permite
comenzar la búsqueda
del patrón
Permite especificar el sentido de la búsqueda que se
desee: por columnas y hacia abajo seleccionando la
opción Por columnas, o por filas y hacia la derecha
seleccionando Por filas. Para buscar en los sentidos
inversos a los indicados, mantener presionada la
tecla mientras se selecciona el botón Buscar
siguiente.
Página 28 Guía del Usuario
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Operación de Microsoft Excel
Para localizar únicamente texto completo en las celdas, seleccionar la casilla
de verificación Buscar sólo celdas completas. Con esta opción desactivada, un
modelo de búsqueda “ssaall”, encontraría las palabras “ssaall”, “ssaallttoo”, “ssaallppiiccóó”, etc. Con
esta opción activada sólo encontraría “ssaall” si existiera en alguna celda de la hoja de
cálculo.
Para especificar en el criterio de búsqueda la coincidencia de mayúsculas y
minúsculas, seleccionar la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y
minúsculas. Con esta opción desactivada, Excel localizará el texto sin importar si
tiene letras mayúsculas o minúsculas.
☞ Si se tiene seleccionado un rango de celdas, la búsqueda se realiza
solamente dentro del rango seleccionado.
Para comenzar la búsqueda del patrón especificado, seleccionar el botón
Buscar siguiente. Si Excel lo encuentra, lo resaltará en el documento y se
detendrá con la ventana de diálogo Buscar aún abierta.
Frente a la localización del patrón de búsqueda, se puede seleccionar
nuevamente el botón Buscar siguiente para continuar la búsqueda de otra instancia
del patrón, o cerrar la ventana de diálogo, acción que se puede realizar accionando
el botón Cerrar o presionando la tecla . Al regresar al área de trabajo la
celda que contiene el texto localizado se mantendrá seleccionada (pasará a ser la
celda activa).
También se tiene la posibilidad de buscar y luego de localizado el texto,
reemplazarlo por otro.
Para comenzar una operación de búsqueda y reemplazo, seleccionar la
opción de menú Edición y posteriormente elegir la opción Reemplazar,
con la que se despliega el siguiente cuadro de diálogo.
El botón Reemplazar del cuadro de diálogo BBuussccaarr, lleva al mismo
cuadro de diálogo.
En este cuadro se ingresa el texto con
el cual se reemplazará el encontrado
Este cuadro de diálogo prácticamente presenta las mismas opciones que el
cuadro de diálogo BBuussccaarr. Una vez seleccionada la cadena de caracteres a ser
Guía del Usuario Página 29
Centro de Capacitación en Informática

Operación de Microsoft Excel
buscada y elegido su reemplazo, se puede seleccionar el alcance del mismo
mediante los botones de la ventana activa.
Opciones del cuadro de diálogo BBuussccaarr:
Buscar siguiente Busca una coincidencia exacta y completa de los
caracteres especificados en el cuadro Buscar.
Reemplazar Reemplaza la cadena de caracteres encontrada y
procede a buscar la próxima.
Reemplazar todas Reemplaza todas las apariciones de la cadena buscada,
hasta finalizar la sección seleccionada.
Cerrar Finaliza la tarea de reemplazo en el momento de
seleccionar dicho botón.
Deshacer Deshacer Deshacer y y rehacer rehacer una una acción
acción
Como en todas las aplicaciones para Windows, si realizamos un cambio en
nuestro libro de trabajo, podemos si lo deseamos, volver a la situación anterior al
cambio, ésta operación se llama Deshacer.
Luego de una operación DDeesshhaacceerr se habilita la operación Rehacer, la que nos
permite volver a la situación anterior al DDeesshhaacceerr.
Para deshacer el último cambio que se realizó, ya sea porque no
convenció o simplemente se equivocó (caso muy común es el de borrar
texto accidentalmente) se debe seleccionar la opción de menú Edición, y
luego elegir la opción Deshacer. También se puede hacer clic sobre el
botón que se localiza en la barra de herramientas Estándar para
conseguir esta acción.
Para volver a la situación anterior al deshacer, se debe seleccionar la
opción de menú Edición, y luego elegir la opción Rehacer. También se
puede hacer clic sobre el botón que se localiza en la barra de
herramientas Estándar para conseguir esta acción.
☞ Cuando no existe ningún paso que Ud. pueda rehacer, o sea que no ha
utilizado la opción Deshacer para dejar sin efecto algún cambio, la
opción Rehacer del menú Edición se convierte en la opción Repetir. Esta
opción permitirá repetir la última acción realizada.
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Operación de Microsoft Excel
Insertar y eliminar celdas, filas y/o columnas
Para insertar filas, basta seleccionar la fila delante de la cuál se quiere
realizar la inserción. A continuación se elige la opción Filas del menú Insertar.
De modo análogo, para insertar columnas, basta seleccionar la columna
delante de la cuál se quiere realizar la inserción. A continuación se elige la opción
Columnas del menú Insertar.
Si se seleccionan varias filas o columnas previo a la ejecución de alguno de
estos comandos, Excel insertará tantas filas o columnas sobre y delante
respectivamente, como cantidad de éstas que se hayan seleccionado.
Para insertar un rango de
celdas rectangular, basta
seleccionar un bloque de las
mismas dimensiones delante del
cual se quiere realizar la
inserción. A continuación se
elige la opción Celdas del menú
Insertar. Dicho comando abre una cuadro de diálogo como el que se muestra, en el
que se debe especificar las celdas que se quieren desplazar al realizar la inserción,
desplazar las otras celdas hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de fila) o
hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna). En dicho cuadro, también se
ofrece la posibilidad de insertar filas o columnas completas, de acuerdo con la
selección realizada.
El borrado de celdas puede entenderse de dos formas:
Borrado de las celdas con todo su contenido.
1. Seleccionar la zona a borrar.
2. Escoger la opción Eliminar del menú Edición.
3. Se abre una caja
de diálogo como la
que se muestra,
en la que se debe
especificar que
celdas pasarán a
ocupar el lugar de
las celdas que se eliminan (las de la derecha o las de debajo).
Borrado del contenido, formatos o comentarios de las celdas, pero no
de las celdas propiamente dichas.
1. Seleccionar la zona a borrar.
Guía del Usuario Página 31
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Operación de Microsoft Excel
2. Escoger la opción Borrar del menú Edición.
3. Se abre un submenú en el
que se debe especificar los
elementos de las celdas
que se desean eliminar.
☞ Si se pretende eliminar sólo el contenido de una o varias celdas, el
procedimiento es más sencillo, debido a que luego de seleccionar la o las
celdas basta con presionar la tecla .
Copiar y mover celdas
Windows cuenta con un objeto llamado PPoorrttaappaappeelleess al cual van los elementos
que se cortan y/o copian. Al realizar la operación de copiar o cortar, se envía al
portapapeles una réplica de lo seleccionado reemplazando el contenido del mismo
en ese momento; y cuando se selecciona la opción pegar, se envía una copia del
contenido del portapapeles a la/s celda/s actualmente seleccionada/s, mientras
que el contenido del portapapeles permanece incambiable. Éste cambiará sólo
cuando vuelva a aplicar las operaciones de copiar o cortar, o hasta que finalice su
sesión de trabajo con Windows.
Cuando se copia, se coloca un duplicado de lo seleccionado en una nueva
ubicación. Después de realizar la operación copiar y pegar, existirá lo copiado tanto
en su lugar original como en la nueva ubicación.
Para realizar la acción de copiar se debe:
1. Seleccionar la o las celdas a tratar (por más información sobre
selección de celdas, ver sección “sseelleecccciióónn yy aaccttiivvaacciióónn ddee cceellddaass yy
rraannggooss” en éste capítulo).
2. Escoger la opción Copiar del menú Edición o el botón de la barra de
herramientas EEssttáánnddaarr.
3. Activar la celda a partir de la cual desea colocar lo copiado (también
llamada área de pegado: zona de destino de los datos que se han
cortado o copiado mediante el Portapapeles) o el rango de celdas donde
se repetirá el mismo.
4. Escoger la opción Pegar del menú Edición o el botón de la barra de
herramientas EEssttáánnddaarr.
Cuando se mueve, se traslada lo seleccionado de una ubicación a otra. En el
momento de realizar la operación cortar, se suprime lo seleccionado de su posición
original, y luego de realizar la operación pegar, se inserta en la nueva ubicación.
Página 32 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática

Operación de Microsoft Excel
Para realizar la acción de mover se debe:
1. Seleccionar la o las celdas a tratar.
2. Escoger la opción Cortar del menú Edición o el botón de la barra de
herramientas EEssttáánnddaarr.
3. Activar la celda a partir de la cual desea colocar lo cortado.
4. Escoger la opción Pegar del menú Edición o el botón de la barra de
herramientas EEssttáánnddaarr.
☞ Tener en cuenta que todo lo que se corte o copie pasa al portapapeles,
y sale del mismo con la acción pegar. Esto permitirá obtener la misma
salida desde el portapapeles, en cualquier parte con repeticiones de la
acción pegar.
El contorno circulante que se muestra luego de realizada una copia, se elimina
automáticamente al realizar otra selección, al ingresar datos en otra celda o al
presionar la tecla .
☞ Tener en cuenta que cuando se copia o mueve información, al indicar el
área de pegado, Excel colocará dicha información sobre cualquier otra
existente en dicho lugar, sobreescribiéndola.
Muchas veces la forma más sencilla de trasladar o copiar una selección de
celdas, es por medio del ratón.
Una vez que se ha realizado la selección, se coloca el puntero del ratón
sobre el borde de la misma, el que adquiere la forma de flecha
apuntando hacia la izquierda y arriba.
En ese momento se arrastra la selección hasta la posición deseada.
Arrastrando simplemente, la selección se traslada de un lugar a otro, en
ese momento se muestra junto al cursor un cuadro donde se puede
observar las referencias de celdas sobre las que se va pasando.
Si se presiona la tecla (mantener presionada) y al mismo tiempo
se comienza con la operación de arrastre, la selección se copiará en el
Guía del Usuario Página 33
Centro de Capacitación en Informática

Operación de Microsoft Excel
lugar donde se suelte el botón derecho del ratón (aparece un signo +
+
junto al cursor que indica que se está copiando ).
Si se desea insertar la selección, hay que mantener presionada la tecla
. En la hoja de cálculo aparecen contornos y marcas que indican
cómo se va a realizar la inserción (sentido).
Pegado Pegado especial especial
especial
Con el comando Pegado Especial
del menú Edición, puede controlarse
exactamente lo que se quiere copiar,
porque se tiene la posibilidad de
indicar lo que se quiere pegar.
Algunas opciones de dicho cuadro
son las siguientes:
Todo: (opción establecida por
defecto, al realizar un pegado) Pega el
contenido y el formato de todas las
celdas. Esto es lo mismo que utilizar la
opción Pegar del menú Edición.
Fórmulas: Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la barra de
fórmulas.
Valores: Pega solamente el valor existente o el resultado de una fórmula
introducida en la celda.
Formato: Pega solamente el formato existente de la celda que se copie.
Para copiar determinado contenido de las celdas, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas que contienen elementos que se desean copiar.
2. Escoger la opción Copiar del menú Edición o el botón de la barra de
herramientas EEssttáánnddaarr.
3. Seleccionar la celda superior izquierda del área de pegado.
4. Escoger en el menú Edición la opción Pegado especial.
5. Seleccionar una de las opciones de Pegar del cuadro que se presenta y,
a continuación, hacer clic en el botón Aceptar.
Página 34 Guía del Usuario
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Copiar Copiar formato
formato
Operación de Microsoft Excel
El botón Copiar Formato de la barra de herramientas EEssttáánnddaarr, permite
copiar el formato de un objeto o texto seleccionado y lo aplica al objeto o
elemento de la hoja en el que posteriormente se haga clic.
Para copiar el formato de un elemento a otro, se deben seguir los siguientes
pasos:
1. Seleccionar una celda o un rango de celdas que contenga el formato que
se desee copiar.
2. Hacer clic en el botón Copiar formato de la barra de herramientas
EEssttáánnddaarr (en ese momento el puntero del ratón cambia su forma a una
cruz con un pincel).
3. Seleccionar la celda o rango de celdas de la hoja a las que se desee
copiar el formato.
Para copiar el formato a más de un elemento, hacer doble clic en el botón
Copiar Formato y luego hacer un clic en cada uno de los elementos a los que se
desee dar formato. Cuando se finalice la acción, presionar la tecla o vuelver a
pinchar dicho botón, de forma de desactivar este comando.
Esta acción de copiar formatos de celdas, también se puede
realizar utilizando el comando Pegado especial. Una vez indicado
el comando Copiar sobre la o las celdas que poseen el formato
deseado, se prosige a ejecutar el comando Pegado especial sobre
la o las celdas de destino, eligiendo del cuadro de diálogo correspondiente, la
opción Formatos de la sección Pegar.
Aumentar o reducir la presentación de la hoja
De alguna manera se puede controlar el tamaño de la hoja de cálculo en la
pantalla. Se puede aumentar para facilitar la lectura de las fuentes pequeñas o
disminuir para ver una zona más amplia de la hoja de trabajo. A esta propiedad se
le denomina Zoom.
El zoom de la pantalla puede ser modificado utilizando el botón Zoom
de la barra de herramientas EEssttáánnddaarr.
Para cambiar el porcentaje especificado, puede escribir el nuevo porcentaje
en el cuadro de texto donde ya aparece un valor, o hacer clic en la flecha para
así mostrar las distintas opciones de la lista de manera tal de poder seleccionar
una de estas.
Guía del Usuario Página 35
Centro de Capacitación en Informática

La opción Zoom del menú Ver
despliega un cuadro de diálogo similar
al anterior, donde se debe seleccionar
el porcentaje adecuado, o escribir en
la opción Personalizado el porcetaje
deseado.
De esta forma se podrá, aunque
un poco más reducido, observar una
mayor área de la hoja de cálculo.
Operación de Microsoft Excel
Zoom al 75%
Zoom al 45%
☞ tener en cuenta que el cambio de la ampliación no afectará la impresión.
Las hojas se imprimirán a 100%, salvo que se cambie la escala en la
ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página (menú Archivo).
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Centro de Capacitación en Informática

Operación de Microsoft Excel
Ver diferentes partes de una hoja al mismo tiempo
Dividir Dividir la la ventana
ventana
En cualquier momento y cuando sea necesario, se podrá ver y desplazarse de
manera independiente a diferentes partes de la hoja de cálculo activa, dividiendo a
la ventana tanto en forma horizontal como vertical, en paneles separados.
Para ver dos partes de una hoja al mismo tiempo, los pasos a seguir son:
1. En la parte superior de la barra de desplazamiento
vertical o en el extremo derecho de la barra
horizontal, señalar el cuadro de división.
2. Cuando el puntero adopte la forma de puntero de división , arrastrar
el cuadro de división hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posición
elegida. (si se hace doble clic sobre dicho cuadro, la división se realiza
de forma automática).
Otra forma de dividir la ventana es seleccionando la opción Dividir del menú
Ventana. En este caso la ventana se dividirá en cuatro paneles aproximadamente
del mismo tamaño.
En cada división aparecerán las barras de desplazamiento vertical y
horizontal, o sea que para moverse en un panel, sólo se debe utilizar las barras de
desplazamiento de dicho panel.
Para restaurar una división de ventana en dos áreas no inmovilizadas, hacer
doble clic en cualquier parte de la barra de división que divida los paneles, o
seleccionar la opción Quitar división del menú Ventana.
Inmovilizar Inmovilizar paneles paneles
paneles
Cuadro de
división
Excel permite mantener visibles rótulos de fila y de columna, u otros datos,
mientras se desplaza en la hoja de cálculo activa, se podrán inmovilizar los paneles
superior e izquierdo. Los datos contenidos en los paneles inmovilizadas no se
desplazarán y se mantendrán visibles mientras se desplace por el resto de la hoja
de cálculo.
Para mantener visibles los rótulos de filas y columnas durante el
desplazamiento, los pasos a seguir son:
1. Para inmovilizar la sección horizontal superior, seleccionar la fila
situada debajo de donde se desee que aparezca la división.
Para seleccionar la sección vertical izquierda, seleccionar la columna
situada a la derecha de donde se desee que aparezca la división.
Guía del Usuario Página 37
Centro de Capacitación en Informática

Operación de Microsoft Excel
Para inmovilizar tanto la sección superior como la izquierda, hacer clic
en la celda situada debajo y a la derecha de donde se desee que
aparezca la división.
2. Seleccionar la opción Inmovilizar paneles del menú Ventana.
Para desinmovilizar los paneles, seleccionar la opción Movilizar paneles del
menú Ventana.
☞ Esta opción no afecta la impresión de la hoja y no es lo mismo que la
opción imprimir títulos.
Acceder a un nuevo libro de trabajo
Cuando se ingresa a Excel, se accede a una ventana con un nuevo libro de
trabajo totalmente en blanco, para que posteriormente el usuario comience a
ingresar los datos que crea conveniente.
Para acceder a un nuevo libro de trabajo desde dentro de la aplicación, o sea
que ya se está trabajando con uno y se desea pasar a uno nuevo, los pasos a seguir
son los siguientes:
1. En el menú Archivo seleccionar la opción Nuevo..., opción que permitirá
presentar el siguiente cuadro de diálogo.
El cuadro de diálogo NNuueevvoo está compuesto por dos fichas, la ficha GGeenneerraall y
la ficha SSoolluucciioonneess hhoojjaa ddee ccáállccuulloo.
General: Contiene el icono Libro, el cual permite al seleccionarlo y pulsando el
botón Aceptar, crear un nuevo libro en blanco.
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Operación de Microsoft Excel
Soluciones hoja de cálculo: Presenta una serie de iconos a través de los
cuales se establece el formato predeterminado en el que se basará el nuevo libro.
Los siguientes son elementos comunes para ambas fichas:
Iconos grandes Muestra las planillas disponibles representadas en iconos
grandes.
Lista Presenta las planillas en forma de listado.
Detalles Muestra las planillas disponibles acompañadas de su
tamaño, tipo y fecha de la última modificación.
Vista previa En este recuadro se muestra una presentación preliminar
de la planilla seleccionada.
2. En la ficha GGeenneerraall, hacer clic sobre el icono Libro si es que el mismo no
se encuentra seleccionado y pulsar el botón Aceptar. Esta acción
presentará una nueva ventana para el nuevo libro de Microsoft Excel, de
forma que inicie la introducción de los datos en el mismo.
El botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar, permite realizar
la misma acción. En este caso la ventana Nuevo no se presenta y se
asume por defecto la plantilla de libro Normal.
Guardar un libro de trabajo
Mientras se está trabajando en un libro de Excel, la información está
almacenada de forma temporal en la memoria electrónica de la computadora.
Para guardar un libro de forma permanente, de modo de que pueda ser
utilizado más tarde, debe guardar dicho libro en un soporte de memoria, también
llamados discos.
☞ La memoria RAM tiene la característica de ser una memoria volátil, lo
que significa que si se produce un corte de energía eléctrica o cualquier
otro problema del sistema, la información que ésta contiene se perderá
totalmente. Por ende, se debe almacenar la información ingresada
con regularidad, de manera tal que al producirse algún fallo en el
sistema, la información perdida sea la menor posible, de lo contrario se
correrá el riesgo de tener que escribir nuevamente todo desde que se
lo guardó por última vez.
Guardar Guardar un un libro libro libro de de trabajo trabajo trabajo nuevo
nuevo
Guía del Usuario Página 39
Centro de Capacitación en Informática

Operación de Microsoft Excel
Para guardar un libro nuevo o sea que nunca fue almacenado, elegir la
opción de menú Archivo y posteriormente la opción Guardar o Guardar
Como indistintamente.
Seguidamente se presenta la ventana de diálogo Guardar como en la cual se
deberá asignar un nombre y ubicación para dicho libro.
Indicar la ubicación donde se
guardará este libro
Área donde se muestra una lista de
subcarpetas y archivos que contiene la
carpeta actual
En el cuadro Guardar en:, especificar la ubicación donde se desea guardar el
archivo. Ubicación se entiende por la unidad de disco, y dentro de ésta, una
carpeta determinada.
Para esto hacer clic en de dicha opción, de esta
forma se despliega una ventana mostrando en forma
arborecente todos los recursos del sistema, dentro de
los cuales se pueden observar las unidades de disco
colgando del recurso Mi PC.
Esta es la ubicación actual en dicho árbol de recursos
Indicar el nombre de archivo
con que se guardará este libro
Como primer punto dentro de esta estructura, se deberá de indicar el disco
en el cual se almacenará el libro de trabajo. Una vez seleccionado (haciendo clic
sobre el mismo), en la sección central de esta ventana, se mostrará el contenido
para dicho disco, o sea todas las carpetas y archivos que contiene el mismo.
Para localizar una carpeta en la cual se quiere guardar un libro de trabajo, se
deben de recorrer todas las carpetas anteriores a ésta. A modo de un árbol
genealógico, para localizar a un nieto comenzando por el abuelo, debemos antes
pasar por el padre. A medida que se nos presentan las carpetas en la lista, las
seleccionamos (haciendo clic sobre las mismas) y elegimos el botón Abrir. Así con
todas las otras carpetas que se deseen abrir.
Obsérvese que que al ir seleccionando y abriendo las distintas carpetas, las
mismas son colocadas en el cuadro Guardar en:, de esta manera se observará el
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Operación de Microsoft Excel
contenido de la misma en el área central de esta ventana. Al final conseguiremos
que la carpeta del disco deseado, esté especificada en el cuadro Guarda en:. Otra
forma de ir seleccionando las carpetas y abríendolas a la vez, es haciendo doble
clic sobre las mismas en el árbol de recursos.
En el cuadro Nombre de archivo:, escribir el nombre para este libro. Excel
sugiere como nombre de archivo, un nombre genérico dependiendo del número de
libros nuevos abiertos en una sesión de trabajo, será Libro1 para el primero y así
sucesivamente con todos los libros nuevos que se hayan creado, pero en definitiva
es el usuario quién determinará dicho nombre.
Para escribir el nombre del archivo, hacer clic (observando que cuando
realice esta acción el puntero del ratón debe adoptar la forma I) en la parte del
cuadro Nombre de archivo: desde donde se quiera comenzar a editar dicho
nombre. Si no interesa el nombre que Excel sugiere, borrarlo y escribir el nombre
que se desee.
Para confirmar la acción de guardado, seleccionar el botón Guardar. Una vez
confirmada esta operación, se guardará el libro y volverá a la pantalla de edición
del mismo.
☞ Todo libro almacenado en Excel, adquiere un nombre dado por el usuario
de hasta 256 caracteres incluyendo el uso del espacio en blanco,
seguido de una extensión XLS que asigna el programa automáticamente,
si el formato (tipo) seleccionado es “Libro de Microsoft Excel (*.xls)”.
Guía del Usuario Página 41
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Operación de Microsoft Excel
Opciones del cuadro GGuuaarrddaarr CCoommoo...:
Subir de
nivel
Buscar en
Favoritos
Crear nueva
carpeta
Lista
Detalles
Propiedades
Comandos y
configuración
Guardar en:
Nombre del
archivo:
Guardar como
tipo:
Permite desplazarse al nivel de carpetas inmediatamente
superior al actual.
Muestra el contenido de la carpeta Favoritos y permite
guardar el libro de trabajo en ella.
Despliega el cuadro de diálogo para crear una nueva
carpeta en la que posteriormente se podrá guardar dicho
archivo.
Muestra los archivos de la carpeta actual en forma de
lista.
Presenta los archivos de la carpeta actual con información
adicional como tamaño y fecha de la última modificación.
Visualiza las propiedades del archivo seleccionado.
Presenta los comandos que pueden emplearse para abrir el
archivo como de lectura, imprimirlo, cambiar sus
propiedades o establecer una conexión.
Permite establecer la ubicación del archivo dentro de la
jerarquía de carpetas.
Este recuadro sirve par escribir el nombre con que se
guardará el archivo, el cual puede tener hasta 255
caracteres, incluyendo de ser necesario, la posibilidad de
utilizar espacios en blanco
En esta lista desplegable se establece el tipo de formato
para el archivo a guardar. La opción que se encuentra
definida por defecto es “Libro de Microsoft Excel”.
Almacena el libro en la ubicación especificada con el
nombre y tipo indicado.
Cierra el cuadro de diálogo GGuuaarrddaarr ccoommoo y anula la
operación en curso.
Página 42 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática

El botón
presenta el cuadro de
diálogo OOppcciioonneess para
guardar, donde se puede
definir una contraseña para
el libro y especificar si se
creará una copia de
seguridad cada vez que éste se guarde.
Operación de Microsoft Excel
Guardar Guardar las las modificaciones modificaciones realizadas realizadas a a un un libro libro de de trabajo
trabajo
Para guardar las modificaciones o cambios que ha sufrido un libro de
trabajo desde la última vez que se guardó, elegir la opción de menú
Archivo y posteriormente la opción Guardar.
Esta acción actualizará dicho libro sin presentar la ventana de diálogo
Guardar como.
El botón Guardar de la barra de herramientas Estándar realiza la
misma acción. Si es un libro nuevo se desplegará la ventana de diálogo
Guardar como, pero si es un archivo que ha almacenado anteriormente,
actualizará el libro sin presentar dicha ventana de diálogo.
☞ Para guardar un libro (que se ha almacenado con anterioridad), con otro
nombre y/o en otra ubicación, escoger la opción de menú Archivo y
seguidamente la opción Guardar como. Esta acción es como la de
guardar un archivo por primera vez. En este caso se tendrá la
posibilidad de cambiar el nombre con el que ya se ha guardado y la
posibilidad o no, de escoger una ubicación distinta para el mismo.
En resumen:
Para guardar las modificaciones introducidas en un libro de trabajo:
en el menú Archivo, elegir la opción Guardar.
Para guardar el libro actual con un nuevo nombre y/o en otro lugar:
en el menú Archivo, elegir Guardar como.
Abrir un libro de trabajo
Para recuperar un libro que ha sido guardado anteriormente, elegir la
opción de menú Archivo y posteriormente la opción Abrir.
Inmediatamente se despliega la ventana de diálogo Abrir donde se puede
Guía del Usuario Página 43
Centro de Capacitación en Informática

Operación de Microsoft Excel
seleccionar el archivo que se desea abrir.
Indicar la ubicación donde se encuentra el
libro que se quiere abrir
Área donde se muestra una lista de
subcarpetas y archivos que contiene la
carpeta actual
Indicar el nombre de archivo con que
se guardó el libro que desea abrir
☞ Observe que las ventanas de Guardar como y Abrir son muy similares.
En lo único que difieren es en la acción que se realiza. Ya sea para
guardar o abrir un libro, se debe de indicar la unidad o disco de
almacenamiento, dentro de éste la carpeta y en éste, el nombre de
archivo que identifica al libro en cuestión.
En el cuadro Buscar en:, especificar la ubicación donde se encuentra el
archivo a recuperar. Ubicación se entiende por la unidad de disco, y dentro de
ésta, una carpeta determinada.
Para esto, hacer clic en de dicha opción, de esta forma se despliega una
ventana mostrando en forma arborecente todos los recursos del sistema, dentro
de los cuales se pueden observar a las unidades de disco colgando del recurso Mi
PC. En definitiva el procedimiento es similar al procedimiento seguido en la
operación de guardar.
Cuando el archivo se ha localizado, se selecciona haciendo clic sobre el mismo
y se escoge el botón Abrir, o directamente se hace un doble clic sobre el mismo.
Una vez finalizada la operación, Excel pone a su disposición en una nueva ventana,
el libro contenido en dicho archivo.
El botón Abrir de la barra de herramientas Estándar realiza la misma
acción. Una vez seleccionado se presenta la ventana de diálogo Abrir.
Página 44 Guía del Usuario
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Ayuda en Microsoft Excel 97
Operación de Microsoft Excel
Siempre es bueno saber cómo manejar el Ayuda de
cualquier programa. Una manera de hacer uso del sistema de
ayuda de Excel es por medio del comando Ayuda (?) del
menú principal. Éste presentará un menú de opciones donde
se podrá seleccionar cual es el tipo de ayuda requerida.
Contenido Contenido e e índice
índice
Al seleccionar la opción Contenido e índice, se despliega una ventana de diálogo
Temas de Ayuda la que presenta tres fichas. Estas permiten tener acceso a las
diferentes partes del sistema de ayuda.
La ficha Contenido
despliega los más importantes
niveles de información
organizados por categorías, que
presenta el sistema de Ayuda de
Excel.
Para ver qué temas se
encuentran dentro de una
categoría, hacer doble clic en el
icono de libro que lo representa.
Para ver un tema en particular
dentro de éste, hacer doble clic
sobre el mismo. Así mismo si se
desea cerrar un libro abierto,
hacer doble clic sobre el mismo.
Guía del Usuario Página 45
Centro de Capacitación en Informática

La ficha Índice ofrece una
lista de temas de ayuda en orden
alfabético. Este índice es
bastante útil cuando no se puede
localizar un tema de ayuda en
particular, en el contenido de
temas de ayuda.
Para localizar un tema de
ayuda en particular, escribir el
tema o parte de él en el cuadro
Escriba las primeras..., una vez
que Excel muestra la entrada del
índice seleccionada en la lista,
presionar el botón Mostrar o
hacer doble clic sobre la entrada.
Operación de Microsoft Excel
Otra forma de localizar un
tema, es desplazándose por la lista de entradas del índice utilizando la barra de
desplazamiento, una vez localizado en dicha lista, seleccionarlo y presionar el botón
Mostrar o hacer doble clic sobre el mismo.
Excel mostrará para el
elemento seleccionado un cuadro de
temas encontrados (si es que
existen).
En el mismo, seleccionar el
tema deseado y presionar el botón
Mostrar o hacer doble clic sobre
dicho tema.
☞ Tener en cuenta que el sistema de ayuda de Excel es similar al sistema
de ayuda de Windows y de las otras aplicaciones de Microsoft Office.
Sugerencias Sugerencias en en pantalla pantalla
pantalla
Las sugerencias en pantalla muestran información acerca de los diferentes
elementos presentes en la misma.
Para ver una sugerencia en pantalla acerca de una opción de un cuadro de
diálogo, hacer clic en el botón de signo de interrogación y, a continuación, hacer
clic en la opción que se desee.
Página 46 Guía del Usuario
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Operación de Microsoft Excel
Si el cuadro de diálogo no tiene este botón de signo de interrogación,
seleccionar la opción deseada y, a continuación presionar las teclas en combinación
+ F1.
Para que aparezca una sugerencia en pantalla acerca de un comando del menú,
un botón de la barra de herramientas o una región de la pantalla, seleccionar la opción
¿Qué es esto? del menú Ayuda y, a continuación, luego de que el puntero del
ratón adopta la forma , hacer clic en el elemento acerca del cual se desee ayuda.
Al presionar continuación presionar las teclas en combinación +F1.
Guía del Usuario Página 47
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Operación de Microsoft Excel
Página 48 Guía del Usuario
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