estrategia para la implantación de nuevas tecnologías en pymes

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estrategia para la implantación de nuevas tecnologías en pymes

ESTRATEGIA PARA LA

IMPLANTACIÓN DE NUEVAS

TECNOLOGÍAS EN PYMES

Obtenga el Máximo Rendimiento Aplicando

las TIC en el Ámbito Empresarial

EDITORIAL


Estrategia para la Implantación

de Nuevas Tecnologías en Pymes

Obtenga el Máximo Rendimiento Aplicando

las TIC’s en el Ámbito Empresarial


El Autor

Eloy Seoane Balado es licenciado en Ciencias

Químicas, rama Industrial, por la Universidad de

Santiago de Compostela.

Trabajó en la construcción como técnico de

depuración de aguas residuales, al tiempo que

diseñaba e implantaba un Sistema de TIC en la

empresa. Posteriormente, se dedicó a la consultoría

implantando Sistemas de Control de Obra y

Documentación en varias empresas.

Desde el año 2000 se dedica a la formación en

Tecnologías de la Información y Redes,

simultaneándolo con la consultoría.

Ha realizado cursos de redes, programación en

Visual Basic, C, C++ e Implantación de Sistemas

de Calidad en la empresa, y tiene más de 20 años de

experiencia en programación.

En el mundo editorial, concretamente, en el área

de las TIC, ha publicado, además de este título,

el manual La nueva era del comercio: el comercio

electrónico, editado por Ideaspropias Editorial.


Ficha de catalogación bibliográfica

Estrategia para la implantación de nuevas tecnologías en Pymes.

Obtenga el máximo rendimiento aplicando las TICʼs en el ámbito

empresarial • 1ª Edición

Ideaspropias Editorial. Vigo, 2005

ISBN: 84-934553-3-7

Formato: 17 x 24 cm. • Páginas: 344

ESTRATEGIAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS EN

PYMES. OBTENGA EL MÁXIMO RESULTADO APLICANDO LAS TIC’S EN EL

ÁMBITO EMPRESARIAL

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático,

ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por

fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares

del Copyright.

DERECHOS RESERVADOS 2005, respecto a la primera edición en español, por

© IdeasPropias Editorial.

ISBN: 84-934553-3-7

Depósito Legal: C-2079-2005

Autores: Eloy Seoane Balado e Ideaspropias Editorial

Diseño: IdeasPropias Publicidad, S. L.

Ilustraciones Portada: Alia

Producción Editorial: Gesbiblo, S. L.

Impreso en España - Printed in Spain


ÍNDICE

1 Las Nuevas Tecnologías: definición y situación ............................................... 1

1.1. Introducción .......................................................................................... 1

1.2. ¿Qué entendemos por TIC o Nuevas Tecnologías?................................ 2

1.3. La situación de las TIC en España......................................................... 7

1.4. La situación de las TIC en las Pymes..................................................... 12

1.5. Diagnóstico de la situación en la empresa respecto

a las Nuevas Tecnologías ....................................................................... 14

1.5.1. Análisis de los recursos existentes............................................. 16

1.5.2. Valoración de las necesidades tecnológicas y de software

en un espacio de tiempo determinado....................................... 30

1.5.3. Evaluación de inversiones y de riesgos ...................................... 35

1.5.4. La seguridad informática........................................................... 82

1.5.5. La criptografía ........................................................................... 87

1.5.6. La firma digital y el certificado digital....................................... 93

EJERCICIO 1 ................................................................................................... 100

SOLUCIONES ................................................................................................ 101

1.6. Resumen de contenidos ......................................................................... 104

AUTOEVALUACIÓN 1 ................................................................................. 106

SOLUCIONES ................................................................................................ 107

2 Identificación de necesidades y alternativas..................................................... 109

2.1. Introducción .......................................................................................... 109

2.2. Determinar las principales actividades de la Pyme................................ 109

2.2.1. Marketing.................................................................................. 110

2.2.2. Ventas........................................................................................ 111

2.2.3. Producción ................................................................................ 112

2.2.4. Gestión financiera ..................................................................... 113

2.2.5. Recursos Humanos.................................................................... 113

2.2.6. Compras .................................................................................... 114

2.3. Identificar las necesidades de información asociadas

a las actividades de las Pymes ................................................................ 114

2.4. Alternativas tecnológicas....................................................................... 127

2.4.1. Renting y leasing....................................................................... 128

2.4.2. Hosting...................................................................................... 130

2.4.3. Externalización.......................................................................... 131

2.4.4. Redes de almacenamiento......................................................... 133

2.4.5. Sistemas de copias de seguridad ................................................ 136

2.4.6. Sistemas de backup on line ....................................................... 146


2.4.7. Servicios para la continuidad del negocio................................. 147

2.4.8. Redes ......................................................................................... 150

2.4.9. Redes inalámbricas ................................................................... 156

2.4.10. Redes Privadas Virtuales (VPN) ............................................... 163

2.4.11. Soluciones de acceso a Internet ................................................ 165

2.5. Alternativas software............................................................................. 174

2.5.1. Sistemas operativos ................................................................... 175

2.5.2. Aplicaciones.............................................................................. 191

EJERCICIO 2 ................................................................................................... 206

SOLUCIONES ................................................................................................ 207

2.6. Resumen de contenidos ......................................................................... 209

AUTOEVALUACIÓN 2 ................................................................................. 211

SOLUCIONES ................................................................................................ 212

3 Fuentes de información sobre oferta de servicios informáticos

dirigidos a Pymes.............................................................................................. 213

3.1. Introducción .......................................................................................... 213

3.2. Establecer criterios de búsqueda de ofertas y servicios........................... 213

3.3. Búsquedas de información sobre ofertas para Pymes............................. 220

3.4. Comparar y elegir servicios de acuerdo con necesidades ....................... 239

EJERCICIO 3 ................................................................................................... 252

SOLUCIONES ................................................................................................ 253

3.5. Resumen de contenidos ......................................................................... 253

AUTOEVALUACIÓN 3 ................................................................................. 257

SOLUCIONES ................................................................................................ 258

4 Fuentes de financiación pública y privada........................................................ 259

4.1. Introducción .......................................................................................... 259

4.2. Webs especializadas en localizar ayudas ................................................ 260

4.3. Buscadores de ayudas ............................................................................. 267

4.4. Servicios de información de ayudas....................................................... 276

EJERCICIO 4 ................................................................................................... 282

SOLUCIONES ................................................................................................ 283

4.5. Resumen de contenidos ......................................................................... 286

AUTOEVALUACIÓN 4 ................................................................................. 287

SOLUCIONES ................................................................................................ 288

5 Ayudas por ámbito funcional y ámbito geográfico........................................... 289

5.1. Introducción .......................................................................................... 289

5.2. Ayudas por ámbito funcional................................................................. 289


5.2.1. Programas específicos de ayuda ................................................. 290

5.2.2. Ayudas por área funcional ........................................................ 293

5.3. Ayudas por ámbito geográfico................................................................ 300

EJERCICIO 5 ................................................................................................... 304

SOLUCIONES ................................................................................................ 305

5.4. Resumen de contenidos ......................................................................... 307

AUTOEVALUACIÓN 5 ................................................................................. 308

SOLUCIONES ................................................................................................ 309

RESUMEN............................................................................................................... 311

EXAMEN................................................................................................................. 313

BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................... 319


Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes 1

Estrategia para la Implantación

de nuevas Tecnologías en Pymes

1 Las nuevas tecnologías: definición

y situación

1.1.

Introducción

En esta unidad didáctica vamos a ver:

- La definición del concepto de Nuevas Tecnologías, o TIC (Tecnologías de

la Información y la Comunicación).

- La situación general de las Tecnologías de la Información en España.

- La situación de las Pymes (pequeñas y medianas empresas) españolas respecto

a las Tecnologías de la Información, o Nuevas Tecnologías.

- Una vez que conozcamos dónde está el sector, trataremos de ver dónde está

nuestra empresa. Para ello, empezaremos por hacer un inventario de las

tecnologías que tenemos implantadas.

- Una vez que conocemos nuestra posición respecto a las TIC, pasaremos a

estimar nuestras necesidades futuras y, para ello, indicaremos alguno de los

factores que pueden influir en esas necesidades, como el crecimiento previsto,

los cambios en la legislación, etc.

- Cuando ya conozcamos nuestra posición, y nuestras necesidades, analizaremos

los riesgos que la adopción de las Tecnologías de la Información pueden

suponer para nuestra empresa. Para ello, indicaremos la forma de realizar

una evaluación simple de riesgos y propondremos algún ejemplo.


2 Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes

- Por último, veremos algunos conceptos de seguridad: la criptografía y la

firma digital.

Con todo ello, tratamos de que el lector pueda estimar dónde se encuentra su

empresa respecto a las Tecnologías de la Información, lo que le permitirá realizar

una valoración realista de las necesidades de su empresa, teniendo en cuenta

los planes estratégicos de negocio.

También pretendemos realizar una evaluación sencilla de los riesgos que la

tecnología supone para una empresa, a fin de implantar las medidas correctivas

adecuadas.

1.2.

¿Qué entendemos por TIC o Nuevas Tecnologías?

Por TIC, entendemos el conjunto de tecnologías y recursos asociados a los

sistemas de información y comunicación. Esto es, el conjunto de tecnologías

que nos aseguran la gestión eficiente de la información que se genera en

una empresa.

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre

sí, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Un sistema

de información abarca el hardware necesario para dar soporte al sistema, el

software que permite la creación, tratamiento, almacenamiento y entrega de

la información, y el personal que lo emplea.


Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes 3

Para proporcionar la información que la empresa necesita para desarrollar sus

actividades, el sistema de información ejecuta cuatro actividades básicas:

• Entrada de información:

Proceso por el cual el sistema adquiere los datos que necesita para obtener

los resultados.

• Almacenamiento de la información:

En este proceso, el sistema guarda, de forma que pueda ser recuperada

fácilmente, la información que ha adquirido, procesado o generado.

• Procesamiento de la información:

Es el proceso por el cual el sistema, a partir de una determinada información

de entrada, es capaz de crear información útil para las necesidades de la

empresa.

• Salida de la información:

El sistema nos entrega la información que nosotros hemos solicitado.

Entre las tecnologías que abarcan las TIC podemos englobar:


4 Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes

• Las tecnologías de software:

Sistemas operativos, paquetes ofimáticos, paquetes de contabilidad, sistemas

de gestión de recursos humanos, sistemas de gestión de logística, etc.

• El hardware de ordenadores:

Sistemas de ordenadores, sistemas de impresión, sistemas de adquisición de

imagen, sistemas de backup, etc.

• Todas las tecnologías relacionadas con las comunicaciones de la

empresa:

Redes de área local, redes inalámbricas o Wi-Fi, redes de área metropolitana

y de área extensa, Internet, correo electrónico, comercio electrónico,

seguridad (tanto informática como de red), sistemas de telefonía, sistemas

de posicionamiento, control y telemetría, etc.

La adopción de las Nuevas Tecnologías ha pasado de ser una ventaja competitiva

para las grandes empresas, a convertirse en una necesidad para cualquier


Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes 5

empresa. En el mundo empresarial, para seguir siendo eficientes y mantener las

ventajas competitivas adquiridas, hay que mejorar constantemente los productos,

a lo que contribuye la adopción de las TIC, también conocidas como Nuevas

Tecnologías (NNTT).

Las empresas que son capaces de adoptar tecnologías avanzadas, e incorporar

innovaciones con regularidad, son más estables que aquéllas que se limitan al

empleo de tecnologías tradicionales, o que aquéllas con poca o nula capacidad

para innovar.

Un informe de la OCDE indica que, en Estados Unidos, el 85% de las empresas

con una fuerte implantación tecnológica siguen existiendo a los diez años de

su creación, por el contrario el 80% de las empresas que adoptan soluciones

convencionales cierran en los dos primeros años de su vida.

Entre los beneficios que se obtienen de la adopción de las TIC, podemos

señalar:

• El incremento del rendimiento de la empresa:

Las empresas que emplean tecnología obtienen mayor productividad que

las que no la emplean. Además, la diferencia de productividad aumenta

con el tiempo.

• El empleo de redes de ordenadores influye poderosamente en el fortalecimiento

de las empresas:

El empleo de redes permite externalizar servicios no esenciales, permitiendo

que la empresa se concentre en su actividad.

• El empleo de las TIC se asocia con la capacidad de la empresa para

adaptarse e innovar.

• El empleo de las TIC permite mejorar la productividad:

La implantación de las TIC aumenta el capital productivo por trabajador,

permite incorporar capital tecnológicamente más avanzado, permite mejorar

la formación del personal y optimizar la organización de la empresa.


6 Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes

Por otra parte, con la adopción de las TIC, se persigue la consecución de los

siguientes objetivos respecto al tratamiento de la información:

• Confiabilidad:

Las TIC han de proporcionar información adecuada para la correcta gestión

de nuestra empresa.

• Eficiencia:

Las TIC, además de asegurarnos el suministro de la información necesaria

para el desarrollo de las actividades de la empresa, han de hacerlo con el

menor coste posible, tanto en tiempo, como en recursos y en dinero.

• Efectividad:

Deben proporcionarnos información relevante, y utilizable, para cada uno

de los procesos de nuestra organización, asegurando su correcta entrega de

forma consistente.

• Cumplimiento de la legislación vigente:

Tienen que asegurar que nuestra organización cumple toda la legislación

aplicable, en cada uno de los casos.

• Confidencialidad:

Las tecnologías adoptadas han de asegurar que sólo acceden a la información

las personas autorizadas para ello.

• Integridad:

Las TIC han de asegurar que la información no sufre daños ni alteraciones

no autorizadas.

• Disponibilidad:

Es imprescindible que la información esté disponible cuando sea necesario.

Como podemos ver, en el caso de las Pymes, la adopción de la tecnología

adecuada es especialmente beneficiosa, al permitirles concentrar sus recursos,

normalmente escasos, en los procesos que dan valor a sus negocios, lo cual

aumenta su competitividad. Por otra parte, la adopción de las TIC permite a las

Pymes evolucionar desde un concepto de competitividad basada en el precio,

hasta la competitividad estructural.


Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes 7

1.3.

La situación de las TIC en España

Para las Pymes españolas, el problema de la adopción de las Nuevas Tecnologías

radica en la falta de recursos, tanto humanos como económicos, para afrontar

los cambios necesarios, por lo que no suelen considerar la adopción de TIC

como tarea prioritaria, a lo que se añade que, muchas de ellas, el 62%, no

ven la utilidad de adoptar las TIC. Por otra parte, la gran mayoría de las

Pymes españolas se concentran en sectores que no emplean intensivamente

la información, lo que contribuye a que sean reacios a la implantación de las

Nuevas Tecnologías. Esta situación no suele plantarse en la gran empresa, que

conociendo las ventajas que las TIC les aportan, disponen del equipo humano

necesario, ya sea propio o contratado, para su implantación.

Ejemplo: muy pocas Pymes españolas disponen de un departamento de TIC

o de, al menos, un responsable de éstas. Tampoco es frecuente que dispongan

de un departamento o de personal dedicado al mantenimiento y soporte

del equipamiento informático, siendo frecuente que este tipo de servicios se

contraten a las tiendas que les vendieron, o instalaron los equipos, tiendas que

no suelen estar especializadas en Tecnologías de la Información, por lo que no

pueden proponer soluciones globales.

En el siguiente gráfico se muestra la implantación de TIC en las empresas

españolas, basándose en las tecnologías asociadas a la conexión y empleo de

los recursos que Internet permite: navegación, correo electrónico, transferencia

de ficheros, comercio electrónico, etc. Los datos se han extraído de

la encuesta del año 2003 sobre tecnología, realizada por el INE (Instituto

Nacional de Estadística).

Penetración de las TIC


8 Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes

Las categorías que se han creado para verificar el nivel de implantación de las

TIC son las siguientes:

- Desconectadas: no están conectadas a Internet, empleo bajo del PC en el

desarrollo de su actividad.

- Conectadas: poseen conexión a Internet, pero no tienen página web ni se

anuncian en directorios on line.

- Presentes: tienen conexión a Internet y página web que actualizan al menos

una vez al año.

- Activas: tienen conexión a Internet y página web, que actualizan al menos

una vez al mes.

- Integradas: tienen Internet y página web que actualizan regularmente.

Compran y venden a través de Internet.

Según una encuesta del año 2003 sobre el “Uso de TIC y comercio electrónico

en las empresas” realizada por el INE, el 96,5 % de las empresas de diez o más

asalariados dispone de ordenador para el desarrollo de sus actividades. El 84,7

% de ellas dispone de conexión a Internet. Según esa misma encuesta:

- El 83,7 % disponen de correo electrónico.

- El 57,8 % tienen instalada una red de área local.

- El 45,5 % de las empresas con conexión a Internet disponen de sitio o

página web.

- El 81,2 % de las empresas emplea una conexión de banda ancha para acceder

a Internet, siendo xDSL la tecnología empleada por el 78,3 % de las empresas.

Los accesos mediante módem, con el 36 % y RDSI con el 29,5 % retroceden

respecto a años anteriores.


Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes 9

Uso de las TIC

Uso de las diversas TIC por tamaño de la empresa

Tecnología

Tamaño de la empresa

(número de asalariados)

10 a 49 50 a 249 Más de 250

Ordenadores 96,16% 98,38% 99,63%

Red de área local 53,79% 77,87% 90,65%

Red inalámbrica 5,73% 14,36% 29,64%

Conexión a Intranet 28,58% 51,26% 73,74%

Conexión a Internet 85,87% 95,39% 99,07%

Conexión a Extranet 13,34% 33,70% 48,92%

E-mail 81,82% 93,28% 98,48%

Empresa con Web 41,83% 60,52% 77,44%


10 Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes

Las comunidades autónomas con mayor empleo de las TIC son, en 2003, Madrid,

Cataluña y País Vasco. En el mismo período, las empresas de Castilla La Mancha,

Galicia y Extremadura son las que obtienen los menores porcentajes de empleo

de Nuevas Tecnologías.

Empresas con conexión a Internet, por tipo de conexión

Los servicios bancarios y financieros siguen siendo los más empleados

por las empresas españolas, ya que el 91% emplean Internet para obtener

servicios bancarios y financieros, mientras que el 43,2% emplean Internet

para observar el comportamiento del mercado. Por otra parte, el 57,7% de las

empresas españolas recurre a esta herramienta para realizar sus gestiones con

las administraciones públicas.

Empleo de servicios de Internet

Respecto al comercio electrónico, los datos de la encuesta de 2003, “Uso de TIC

y comercio electrónico en las empresas”, reflejan los siguientes datos:


Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes 11

- El 87,3% de las empresas emplean su página web para comercializar

productos.

- El 45,5% de las empresas que disponen de conexión a Internet poseen página

web.

- El 53,9% emplean su página web para facilitar el acceso a catálogos y listas

de precios.

- El 3% de las empresas realizaron ventas mediante comercio electrónico.

- El 1,7% de las empresas realizaron ventas a través de Internet, alcanzándose

los 3.837 millones de euros. El turismo es el sector que más vende.

Ventas a través de Internet por tipo de cliente

Respecto a los motivos para vender por Internet, los resultados obtenidos en la

encuesta de 2003 sobre TIC y comercio electrónico, son:

- El 55,2% de las empresas destacan la mejora de imagen de la compañía.

- El 52,5% destacan como motivo para la venta por Internet, el acceso a nuevos

clientes.

- El 49,1% recurren al comercio electrónico para mantenerse a la altura de sus

competidores.

- El 48,3 % ven en el comercio electrónico la posibilidad de expansión

geográfica de su mercado.


12 Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes

Los obstáculos que encuentran las empresas para la venta por Internet

son:

Obstáculos para la venta por Internet

Los servicios de seguridad más empleados por las empresas con conexión a

Internet son el software antivirus, que emplea el 96,3% de las empresas, las

claves de control de acceso, empleadas por el 56,9% y los servidores seguros

(52,9%). El 33,8% de las empresas consultadas admite que, en 2003, ha tenido

algún problema de seguridad, normalmente relacionado con ataque por virus

informático.

1.4.

La situación de las TIC en las Pymes

Por lo que respecta a las Pymes, según una encuesta llevada a cabo por el

Centro de Innovación de Guadalajara, el 92% de las Pymes españolas disponen

de ordenadores para desarrollar sus actividades, considerando el 87% que el

hardware que emplean es adecuado para cubrir sus necesidades tecnológicas.

Por termino medio, la antigüedad de los ordenadores en las Pymes es de unos

tres años.

Según la misma encuesta, el 25% de las empresas disponen de algún empleado

con conocimientos suficientes para el mantenimiento de los equipos informáticos,

mientras que el resto recurren a empresas exteriores para dicha tarea.


Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes 13

Respecto al software, el 88% de las Pymes disponen de software ofimático

estándar, y el 37% recurren a soluciones específicas para su gestión. Por

aplicaciones, nos encontramos con los siguientes resultados:

- El 31% de las empresas emplean aplicaciones de facturación.

- El 43% emplean programas de contabilidad.

- El 25% emplean algún programa de gestión.

- El 68% de las Pymes encuestadas emplean procesadores de texto.

- El 75% emplean hojas de cálculo.

- El 50% de las Pymes emplean bases de datos.

- El 87% de las empresas analizadas disponen de programas antivirus en sus

puestos de trabajo, aunque sólo el 56% manifiesta mantenerlos actualizados.

De las empresas analizadas, el 56% dispone de algún empleado con conocimientos

para mantener el software instalado, recurriendo el 37% a empresas

externas para ello.

Respecto a las comunicaciones, el 37% de las empresas disponen de red de

datos de área local con un ancho de banda de 100 Mbps, considerando el 75%

de las empresas encuestadas que la velocidad de sus redes es suficiente para el

desarrollo de sus actividades diarias. El 50% de las empresas encuestadas admiten

que tienen contratado el mantenimiento de sus redes.

Empleo de Internet en las Pymes por área funcional


14 Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes

Comunicaciones mediante e-mail en PYMES

Respecto a la seguridad, el 25% de las empresas consultadas conocen las opciones

tecnológicas relacionadas con la seguridad en la red, pero solamente el 10% de

ellas han implementado algún tipo de tecnología de seguridad. Solamente el

10% emplean certificados digitales.

1.5.

Diagnóstico de la situación en la empresa respecto

a las Nuevas Tecnologías

Vamos a definir una metodología válida para seleccionar algunas de las TIC

que una Pyme puede adoptar, a fin de optimizar su funcionamiento.

Se trata de que adoptar la tecnología que resuelva mejor los problemas particulares,

dentro de las limitaciones presupuestarias y de personal que tengan las

empresas. En síntesis, de lo que se trata es de responder, de la forma más sencilla

y completa posible, a las siguientes preguntas:

- ¿Qué tenemos actualmente?

- ¿Cuáles son nuestras necesidades actuales y futuras?

- ¿Qué queremos?

- ¿Cuáles son las alternativas?

- ¿Cuáles son los riesgos?

- ¿Cuánto nos cuesta?

- ¿Disponemos del personal necesario?


Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes 15

- ¿De cuánto tiempo disponemos?

- ¿Alguna de las tecnologías conlleva requerimientos legales especiales?

- De ser así, ¿cuáles son?, ¿cómo podemos cumplirlos?

- ¿Existen ayudas públicas para nuestros proyectos?

- ¿Y ayudas privadas?

Para tratar de responder a estas preguntas, el procedimiento que emplearemos

es el siguiente:

Las dos primeras etapas nos permiten conocer los recursos que tenemos en el

presente y dónde los tenemos ubicados. Una vez que conozcamos lo que tenemos,


16 Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes

y dónde lo tenemos, podemos identificar las carencias tecnológicas en cada uno

de los puestos, o en cada una de las áreas funcionales de la empresa.

El conocimiento de las carencias, junto con la estimación de las necesidades tecnológicas

exigidas por el crecimiento esperado de la empresa, nos permite definir

los objetivos que debe satisfacer la tecnología que se pretenda implantar.

1.5.1.

Análisis de los recursos existentes

Antes de adoptar cualquier nueva tecnología, debemos conocer aquéllas que

ya tenemos implantadas en la empresa. Para ello, realizaremos primero el

inventariado de todo el hardware del que dispongamos: ordenadores, impresoras,

equipos de red, sistemas de backup, sistemas de adquisición de imagen, sistemas

de almacenamiento portátil, etc.

Una vez que hayamos acabado el inventario de hardware, iniciaremos el

inventario del software del que disponemos en cada uno de los equipos. Estos

dos inventarios nos permiten obtener la situación exacta del punto en el que

nos encontramos respecto a las TIC.

Para realizar el inventario de hardware vamos a emplear una plantilla similar

a la siguiente:

Esta plantilla representa un punto de partida. Debemos adaptarla a las propias

necesidades, añadiendo las características que se deseen conocer, y eliminando

las que no interesen.


Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes 17

Para los dispositivos de la red proponemos la siguiente plantilla:

De nuevo, consideraremos la plantilla como un punto de partida, eliminando lo

que no se aplique a la propia red y añadiendo lo que se considere interesante.

Para realizar el inventario, localizaremos cada uno de los ordenadores y

periféricos que vayamos a incluir. Reflejaremos los datos en la plantilla.

Para la obtención de algunos datos, es posible que tengamos que recurrir al

manual o a programas específicos como Everest (antiguo Sandra), las Norton

Utilities, o TuneUp Utilities. Este tipo de programas disponen de utilidades

que identifican casi cualquier dispositivo que tengamos instalado en nuestro

ordenador, proporcionándonos toda la información que deseemos.

Para el inventario de red, procederemos de igual forma, localizando cada uno

de los equipos. Identificaremos el tipo de dispositivo y sus características.

Es importante que conozcamos la versión del firmware (programa que hace que

el dispositivo de red funcione), ya que los dispositivos de red deberían estar

actualizados con la última versión disponible, ya que suelen corregir problemas

de seguridad o implementar nuevas funcionalidades.


18 Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes

Una vez que hayamos inventariado el hardware, comenzaremos a inventariar

el software. Para ello, en cada ordenador de la red deberemos obtener los

siguientes datos:

- Sistema operativo.

- Versión.

- El último service pack aplicado.

- El nivel de parcheo.

Para cada programa que tengamos instalado, deberemos obtener la versión y el

nivel de parcheo o los service packs aplicados.

Respecto al nivel de parcheo del sistema operativo, podemos indicar la

última fecha de parcheo, admitiendo que hemos aplicado todos los parches

anteriores. O bien, si deseamos ser rigurosos, indicar todos y cada uno de los

parches aplicados.

Un inventario físico, que involucre visitas del personal a cada dispositivo de

red para reunir la información del sistema, tiene la desventaja de tener que

identificar la ubicación actual de cada uno de los dispositivos en la empresa.

Además, el seguimiento de los cambios efectuados en los sistemas es una tarea

compleja, que consume tiempo y dinero.


Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes 19

Un método de inventariado más efectivo implica obtener la información que

necesitamos de forma automática, empleando para ello la red de la empresa

y programas específicos. Los inventarios basados en red pueden reducir

significativamente el tiempo y costo de una auditoría de TIC.

Como contrapartida, cabría señalar que este tipo de inventarios no nos da la

ubicación física del dispositivo, por lo que todavía sigue siendo necesario recorrer,

al menos una vez, toda la empresa para ubicar los distintos dispositivos.

Veremos a continuación algunas de las aplicaciones que nos permiten inventariar

el software y el hardware de nuestra empresa:

• NetSupport DNA:

Se trata de una aplicación de tipo cliente/servidor para la gestión de

activos informáticos de software y hardware. Permite realizar y mantener

un inventario del software y hardware instalado en ordenadores y servidores.

También mide la utilización de las aplicaciones y licencias de los programas.

Señalamos, a continuación, algunas de sus características:

- Repositorios de distribución de software.

- Empaquetador de aplicaciones.

- Historial de cambios de hardware y software.

- Inventario para usuarios remotos.

- Introducción manual de hardware.

- Búsqueda avanzada de ficheros.

- Importación/exportación de bases de datos.

- Vista rápida de inventario.

- Mejoras en la interfaz.

- Actualizaciones automáticas.

- Grupos de aplicaciones.


20 Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes

Se puede obtener más información sobre la herramienta en: http://

www.totemguard.com, donde podremos realizar el inventario hardware de

nuestro equipo.

• Discovery:

Permite realizar las siguientes operaciones de forma rápida y sencilla:

- Elaborar un inventario hardware de los PC’s y dispositivos de red.

- Identificar su ubicación física.

- Inventariar el software instalado en cada ordenador y conocer dónde

está instalado.

- Controlar el uso de software y reducir costes, reasignando aplicaciones

no utilizadas a otros usuarios.

- Encontrar todos los cambios de configuración realizados en un PC en

un determinado período de tiempo.

- Calcular el coste de las posibles actualizaciones.

- Compartir los datos con otras aplicaciones.

Podemos obtener más información sobre este tema en:

http://www.micromouse.com/productos/inventario/centennial_discovery

• ASAP eSMART:

Es una solución que recopila proactivamente datos de evaluación de software

y hardware a partir de Internet y de los PC’s, servidores, PDA’s, enrutadores

e impresoras conectados a la red en toda la empresa y presenta reportes en

tiempo real, en un formato tabular y conciso mediante Internet.

Tendremos más información en: http://www.asap.com/eSMART/index.htm

• GASP 5 Suite:

Resulta la herramienta de auditoría estándar de BSA, SIIA, profesionales

de informática y editores de software en todo el mundo. GASP automatiza


Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes 21

la colección de datos de activos de PC’s y software, incluyendo información

para el cumplimiento de software, planeación para la recuperación en caso

de desastre y migración a Windows 2000/XP.

Para obtener más información, podemos visitar: www.attest.com

• Microsoft Software Inventory Analyzer (MSIA):

Esta herramienta gratuita se puede descargar de la siguiente dirección:

http://www.microsoft.com/latam/softegal/msia/, que realizará el inventario

de productos clave de Microsoft instalados en sus estaciones de trabajo.

• Sitekeeper:

Esta aplicación es perfecta para las Pymes, ya que puede administrar todos

los sistemas desde su propio escritorio. Sitekeeper automatiza el proceso

completo a través de una interfaz gráfica que resulta extremadamente fácil

de usar. Nos permite:

- Instalar software en toda la red.

- Supervisar licencias.

- Inventariar software.

- Inventariar hardware.

• Open Computers and Softwares Inventory:

Se trata de una aplicación Open Source, diseñada para hacer un inventario

del hardware y software de su empresa.

Puede descargarse desde esta página: http://sourceforge.net/projects/

ocsinventory/

• Everest Home Edition:

Estamos ante un programa gratuito que nos permite efectuar el inventario del

hardware y software de un PC. No trabaja en red, por lo que tendríamos que

instalarlo en cada uno de los ordenadores. Tampoco nos dará información

de los equipos de red.


22 Estrategia para la Implantación de Nuevas Tecnologías en Pymes

Veamos un ejemplo:

Ejemplo: Pedro Picapiedra SL es una empresa de construcción de obra civil.

Tienen sus oficinas informatizadas, disponen de red de área local y de conexión

a Internet mediante módem RTB (por medio de red telefónica normal).

El plano de la planta inferior de las oficinas es el siguiente:

El plano de la planta superior es éste:


ESTRATEGIA PARA LA IMPLANTACIÓN

DE NUEVAS TECNOLOGÍAS EN PYMES

La adopción de las nuevas tecnologías ha pasado de ser una ventaja competitiva

para las grandes empresas, a convertirse en una necesidad para cualquier empresa.

En el mundo empresarial, para seguir siendo eficientes y mantener las ventajas

competitivas adquiridas, hay que mejorar constantemente los productos, a lo que

contribuye la adopción de las TIC, también conocidas como nuevas tecnologías.

La adopción de la tecnología adecuada es especialmente beneficiosa para las

pymes al permitirles concentrar sus recursos en los procesos que dan valor a sus

negocios, aumentando su competitividad, además de evolucionar desde un

concepto de competitividad basada en el precio, hasta la competitividad estructural.

El objetivo de este manual es proporcionar al lector una serie de herramientas que

facilitan, tanto a las empresas como a los particulares, el acceso a la gestión de las

áreas laboral y fiscal de una empresa, aprovechando para ello las nuevas tecnologías.

Con este material didáctico que Ideaspropias Editorial le presenta, podrá

adquirir los conocimientos teóricos y prácticos necesarios para la gestión laboral

por Internet en el uso del sistema Red y de los diversos programas de la

Seguridad Social en materia de tramitación electrónica y liquidación de pagos,

así como para la gestión fiscal, manejando diversos programas de la Agencia

Tributaria para seguir el proceso de tramitación electrónica.

ISBN 10: 84-934547-3-7

ISBN 13: 978-84-934547-3-9

9 788493 454739

EDITORIAL

www.ideaspropiaseditorial.com

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