PROCEDIMIENTO PRECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES - Indumil

PROCEDIMIENTO PRECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
CÓDIGO: IM OC SGA PR 002
REVISIÓN Nº 2
FECHA DE LIBERACIÓN: 2011/03/11

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IM OC SGA PR 002
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PROCEDIMIENTO PRECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
1. Objetivo y Alcance
Establecer la metodología para precalificar las condiciones de organización y experiencia, capacidad
jurídica, técnica y financiera de los proveedores de bienes y servicios misionales de características
técnicas uniformes que adquiere la Industria Militar.
Este procedimiento se aplicará para la adquisición de materiales, productos, insumos, partes, piezas
o servicios que tengan incidencia en los procesos de manufactura o la venta de producto terminado
por parte de la Empresa, así como cualquier otro insumo de relevancia para su gestión comercial e
industrial.
2. Definiciones
Precalificación Procedimiento mediante el cual se verifican previamente las
condiciones de organización y experiencia, capacidad jurídica, técnica
y financiera de un proveedor.
Proveedor
Organización o persona que suministra un producto o servicio.
Persona Natural
Persona Jurídica
Oferta
Nota 1. En una situación contractual, un proveedor puede denominarse
“contratista” u “oferente”
Nota 2. Dependiendo del tipo de actividades que realice, el proveedor se
clasifica en los siguientes grupos:
1. Fabricante: Persona natural o jurídica que elabora un producto,
mediante la transformación de una materia prima.
2. Representante y/o Apoderado: Persona natural o Jurídica quien actúa
en representación de un fabricante nacional o extranjero.
3. Distribuidor y/o Comercializador: Personal natural o jurídica que
suministra bienes y/o servicios sean estos nacionales o extranjeros y
que responde por la calidad y especificaciones del producto ofrecido.
4. Consultor: Persona natural o jurídica experta en una materia sobre la
que asesora profesionalmente. Para efectos del Manual de
Contratación, se incluye a los Interventores.
5. Constructor: Persona natural o jurídica que edifica una obra de
arquitectura o ingeniería.
Es todo individuo de la especie humana, que para efectos de la
contratación es capaz de obligarse por sí misma sin el ministerio o
autorización de otra.
Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer
obligaciones, dentro del límite que le imponga su acto de constitución.
Proyecto de negocio jurídico que una persona formula a otra, la cual
debe contener los elementos esenciales del negocio y debidamente
comunicada a quien se dirige, con el fin de ser irrevocable.
Directorio de Proveedores Sistema que administra la información de los proveedores de la
INDUSTRIA MILITAR.
Plan de acción
Documento que define el objetivo, actividades, plazo y responsables
para acometer una acción de mejora.
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Empresa Toda actividad económica organizada para la producción,
transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para
la prestación de servicios, realizada a través de uno o más
establecimientos de comercio.
Micro, pequeña y mediana
empresa
De conformidad con el artículo 75 de la ley 1151 de 2007 se entiende
por micro, incluidas las famiempresas, pequeña y mediana empresa,
toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o
jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales,
comerciales o de servicios, rural o urbana, que responda
conjuntamente a los siguientes parámetros, definidos en la ley 590 de
2000.
Planta de
personal
Activos
totales
TIPO DE EMPRESA
Micro Pequeña Mediana Grande
Hasta 10 Entre 11 Entre 51 Más de
y 50 y 200 201
Hasta Entre 501 Entre Más de
500 y 5000 5001 y 30001
30000
S.M.M.L.V. Salario Mínimo Mensual Legal Vigente
Trabajadores
S.M.M.L.V
Nota: En aquellas empresas donde se presente combinación de
parámetros de planta de personal y activos totales diferentes a los
indicados, se determinará por el factor de activos totales.
3. Responsables
GGRAL
SGA
SGT
SGC
SGF
OFP
OFJ
OFI
OCI
DRS
DAD
PROV
Gerencia General
Subgerencia Administrativa
Subgerencia Técnica
Subgerencia Comercial
Subgerencia Financiera
Oficina de Planeación y Gestión de la Calidad
Oficina Jurídica
Oficina de Informática
Oficina de Control Interno
Dirección de Seguridad Integral
División Adquisiciones
Proveedor
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4. Procedimiento
4.1. CONDICIONES GENERALES
La Industria Militar desarrolla la Política aplicada a proveedores, la cual cuenta con los siguientes
principios:
Cumplir los lineamientos del Gobierno Nacional de hacer de INDUMIL una Empresa más eficaz y
eficiente, mediante la ampliación de una red de proveedores eficiente y competitiva
Propender por la existencia cómo mínimo dos (2) proveedores precalificados por cada materia
prima, producto terminado y/o servicio.
Mantener una permanente comunicación e interacción y de mejora continua de las relaciones
entre la Empresa y sus Proveedores.
Permanente búsqueda del mutuo beneficio.
Realizar reuniones informativas semestrales con el Grupo de Gerencia de INDUMIL, para
hacerlos partícipes de los resultados de la gestión, logros y planes de desarrollo de la Empresa.
Brindar apoyo técnico en el desarrollo de productos y estandarización de procesos de
producción, basados en los principios de economía, objetividad y transparencia.
Mantener actualizada la información del desempeño y de sus hojas de vida.
El proveedor que desee ser precalificado en la base de datos del Directorio de Proveedores de la
Industria Militar, debe ingresar a la página web www.indumil.gov.co/servicios en línea/registro
proveedores-precalificación, donde podrá diligenciar la inscripción del proveedor, digitando los datos
solicitados en cada campo. El interesado dispone de diez (10) días calendario para el envío de la
documentación completa requerida en los anexos 4, 5, 6 y 7 de este procedimiento para hacer
efectiva la solicitud de inscripción. La información recibida será verificada por la Industria Militar, con
el fin de iniciar el proceso de precalificación. El no envío de la documentación dará por cancelada su
solicitud de inscripción.
El Proveedor debe estar pendiente en forma permanente de los resultados de su precalificación, los
cuales serán publicados por Indumil en el portal de proveedores.
Cada Proveedor tendrá su propia cuenta de acceso para conocer y consultar su información y
resultados, con su propia clave.
El tiempo de respuesta al proveedor, una vez recibida la información completa, será de quince (15)
días hábiles.
Con respecto a la información enviada por los proveedores, la Industria Militar verificará la veracidad
de la información, cuando lo estime conveniente el respectivo comité de precalificación.
La Industria Militar comunicará al proveedor el resultado de su precalificación inicial. Dicha
información permanecerá vigente, siempre y cuando se mantengan actualizados los documentos y
registros descritos en los Anexos 4, 5, 6 y 7 de este procedimiento.
Un Proveedor perderá la calidad de precalificado cuando no cumpla con el envío, o con la obligación
de renovar alguno de los documentos y requisitos señalados en los Anexos 4, 5, 6 y 7 de este
procedimiento. Cuando se presente esta situación, la Industria Militar registra la novedad en su
página web (Portal de Proveedores), la cual puede ser consultada únicamente por el proveedor
afectado.
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PROCEDIMIENTO PRECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
La Calidad de proveedor precalificado se suspende por decisión motivada de la Gerencia General de
la Industria Militar, cuando se presente por parte de dicho proveedor, algunas de las causales que se
relacionan a continuación:
Terminación unilateral por incumplimiento de contratos. Tiempo de suspensión seis (6) meses
cuando es por primera vez, un (1) año cuando es por segunda vez y suspensión definitiva cuando
sea por tercera vez.
Cualquier otra circunstancia grave que a juicio de la Gerencia amerite esta suspensión.
Nota 1: Cuando la causal sea el incumplimiento de las obligaciones del contratista, la suspensión se aplicará
para los productos que generaron el incumplimiento.
Nota 2: Una vez transcurrido el término de la suspensión, el proveedor deberá solicitar su reactivación
anexando el plan de mejoramiento, que garantice no incurrir nuevamente en las causales que dieron origen a la
suspensión; En todo caso quedará a criterio de la Industria Militar la reactivación de la calidad de proveedor
precalificado.
Será causal de exclusión del módulo de precalificación de proveedores el cumplimiento de la vigencia
de la persona jurídica, la disolución y liquidación de ésta, la declaratoria de interdicción jurídica de la
persona natural o su muerte.
Una vez inicie la ejecución del módulo de precalificación de proveedores de la Industria Militar y si se
presentan nuevos proveedores a precalificarse, los interesados deberán surtir todos los trámites
establecidos para obtener la precalificación.
Nota: En el evento que la Industria Militar inicie procesos de solicitud de oferta, para aquellos bienes y/o
servicios que requieren precalificación, y se encuentren proveedores en etapa de precalificación que no hayan
sido llamados a estos procesos, el proceso se adelantará con los proveedores que estén precalificados.
Serán tenidos en cuenta proveedores con y sin experiencia, para que puedan iniciar el procedimiento
de precalificación.
LA DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS SE ENCUENTRAN DETALLADAS EN :
Anexo 01 Diagrama de Flujo - PR. Precalificación de Proveedores.xlsx
5 Referencias
5.1. Procedimientos relacionados
MANUAL DE CONTRATACIÓN IM OC OFJ MN 001
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS IM OC DAD PR 001
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS IM OC OFP PR 001
PROCEDIMIENTO PARA TOMAR ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA
IM OC OFP PR 002
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS IM OC OFP PR 003
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA
DE GESTIÓN INTEGRAL
IM OC OFP PR 007
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PROCEDIMIENTO PRECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO PARA PRUEBAS DE HOMOLOGACIÓN
DE MUESTRAS DE MATERIAS PRIMAS, MATERIALES,
PIEZAS, PARTES Y PRODUCTOS DE PROVEEDORES.
IM OC SGT PR 002
PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE PROVEEDORES IM OC SGT PR 004
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO IM OC OCI PR 001
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E
IMPACTOS AMBIENTALES IM OC SGT PR 009
5.2 Documentos de referencia
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL “IM OC OFP MN 001”
RESOLUCIÓN No. 162 DE 2008. Por la cual se crea y organiza el Grupo interdisciplinario para la
Precalificación de Oferentes.
LEY 1150 de 2007. Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley
80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
NTC-ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos
NTC-ISO 14001:2004. Sistemas de administración ambiental. Especificaciones con guía para uso
NTC GP 1000:2009 Sistemas de gestión de la calidad – Sector Público. Requisitos
NTC 6001:2008 Modelo de gestión para micro y pequeñas empresas
NTC ISO/IEC 27001: Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Requisitos
NTC-OHSAS 18001:2007. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos
6. Registros
Verificación documentos habilitantes legales, financieros,
técnicos y de organización y experiencia de proveedor
nacional y extranjero.
Listado de producto terminado, materia prima, servicios y
proveedores
IM OC DAD FO 005
IM OC DAD FO 008
Solicitud registro de proveedores IM OC DAD FO 010
7. Referencias de política (Manual de Gestión Integral)
CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.3
CONTROL DE REGISTROS 4.2.3
REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN 4.2.4
COMPRAS 7.4
INFORMACIÓN DE COMPRAS 7.4.2
VERIFICACIÓN PRODUCTOS COMPRADOS 7.4.3
CONTROL OPERACIONAL 4.4.6
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PROCEDIMIENTO PRECALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
8. Control de Cambios y Anexos
8.1 Control de cambios
MOTIVO SECCIÓN NUMERAL PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
No se
entrega
Eliminar el registro “REGISTRO PROVEEDOR DE
registro de Registros 6 6
INDUMIL PRECALIFICADO IM OC DAD FO 002”
proveedor
precalificado
Se actualiza el registro “Verificación documentos
habilitantes legales, financieros, técnicos y de
organización y experiencia de proveedor nacional y
extranjero”
Actualización
Se actualiza los Informativos: Documentos requeridos
para precalificación capacidad técnica y Documentos
requeridos para precalificación de organización,
experiencia y desempeño y Guía para Proveedores
Ajuste en las
etapas del
diagrama de
flujo
Anexo 1 Etapa 11 2
Eliminar en el Documento y/o registro aplicable, el
texto. Se deja N/A.
Cambiar el texto de las observaciones por: “Se
utilizará cualquiera de los medios de comunicación
disponibles para hacer saber de la precalificación de
un proveedor (correo electrónico, synergy, consulta
del módulo del Directorio de Proveedores entre otros).
8.2 Anexos
1. Diagrama de Flujo - PR. Precalificación de Proveedores.xlsx
2. Listado de producto terminado, mp.xlsx
3. Solicitud registro proveedor.xlsx
4. Documentos precalificación Jurídica].docx
5. Documentos precalificación financiera.DOC
6. Documentos precalificación técnica.docx
7. Documentos precalificación organización y experiencia.xlsx
8. Verificación de documentos.docx
9. Guía de proveedores.docx
10. Certificación experiencia.docx
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