manual de procedimientos de admisiÃ³n hospitalaria - Instituto ...

INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES 

RESPIRATORIAS 

“ISMAEL COSÍO VILLEGAS” 

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMISIÓN HOSPITALARIA Y 

REGISTROS MÉDICOS 

JUNIO, 2008

65 

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 


RESPIRATORIAS 


Código: NCDPR 

040 

Rev. 01 

Hoja:1 De: 176 

ÍNDICE 

HOJA 

INTRODUCCIÓN 3 

I. OBJETIVO DEL MANUAL 4 

II. MARCO JURÍDICO 5 

III. PROCEDIMIENTOS 12 

1. APERTURA DE EXPEDIENTE CLÍNICO 12 

2. TRÁMITE DE INGRESO DE PACIENTE DE LA CONSULTA EXTERNA A 24 

HOSPITALIZACIÓN 

3. TRÁMITE DE INGRESO DE PACIENTES DE LA UNIDAD DE ATENCIÓN E 50 

INVESTIGACIÓN EN URGENCIAS RESPIRATORIAS A HOSPITALIZACIÓN 

4. TRÁMITE DE EGRESO HOSPITALARIO 79 

5. PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CLÍNICOS A CONSULTA EXTERNA 99 

6. DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES CLÍNICOS DE CONSULTA EXTERNA 110 

7. PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CLÍNICOS A LA UNIDAD DE ATENCIÓN E 116 

INVESTIGACIÓN EN URGENCIAS RESPIRATORIAS 

8. DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES CLÍNICOS DE LA UNIDAD DE ATENCIÓN E 122 

INVESTIGACIÓN EN URGENCIAS RESPIRATORIAS 

9. PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CLÍNICOS A ENSEÑANZA, INVESTIGACIÓN Y 128 

OTROS SERVICIOS 

10. DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES CLÍNICOS DE ENSEÑANZA, INVESTIGACIÓN 140 

Y OTROS SERVICIOS 

Nombre 

Firma 

CONTROL DE EMISIÓN 

Elaboró: Revisó: Autorizó: 

C. JESÚS FUERTE ALONSO 

LIC. MARGARITA 

S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 

DR. MARIO E. BALTAZARES LIPP 

Fecha 16/JUNIO/2008 16/JUNIO/2008 16/JUNIO/2008

65 



RESPIRATORIAS 



040 

Rev. 01 


11. RECEPCIÓN Y CONTROL DE ESTUDIOS DE LABORATORIO CLÍNICO, 147 

MICROBIOLOGÍA Y OTROS 

12. GLOSA DE ESTUDIOS DE LABORATORIO CLÍNICO, MICROBIOLOGÍA Y OTROS 153 

13. DEPURACIÓN DEL EXPEDIENTE CLÍNICO 161 

14. DIGITALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE CLÍNICO 169 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



65 



RESPIRATORIAS 



040 

Rev. 01 


INTRODUCCIÓN 

El Manual de Procedimientos de la Oficina de Admisión Hospitalarias y Registros Médicos, es el 

documento que presenta de manera clara y precisa todas y cada una de las actividades que se 

realizan en la Oficina, describe también el objetivo específico y las normas y políticas, necesarias para 

el desarrollo eficiente y el apoyo a las áreas de Atención Médica, Enseñanza e Investigación. 

Este manual, sirve como guía y apoyo para el personal que labora en la oficina, así como a los 

interesados en los procesos que en él se llevan a cabo. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



65 



RESPIRATORIAS 



040 

Rev. 01 


I. OBJETIVO DEL MANUAL 

El presente Manual tiene como objetivo establecer las políticas, normas y mecanismos para el 

desarrollo de las actividades de la Oficina de Admisión Hospitalarias y Registros Médicos, a fin de 

obtener un mayor desempeño y un mejor aprovechamiento del personal, los recursos materiales, 

técnicos y tecnológicos asignados; bajo los criterios de modernización y calidad en la atención 

médica, enseñanza e investigación. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



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RESPIRATORIAS 



040 

Rev. 01 


II. 

MARCO JURÍDICO 

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 

D.O.F. 07-IV-06 

LEYES 

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal 

D.O.F. 02-VI-2006 

Ley Federal del Trabajo 

D.O.F. 17-I-06 

Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 

D.O.F. 21-VIII-06 

Ley de los Institutos Nacionales de Salud 

D.O.F. 26-V-06 Ref. 22-VI-06 

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 

D.O.F. 21-VIII-06 

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría 

D.O.F. 03-05-06 

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental 

D.O.F. 06-06-2006 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



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RESPIRATORIAS 



040 

Rev. 01 


Ley General de Salud. 

D.O.F. 19-IX-2006 

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado 

Reglamentaria del apartado B del Artículo 123 Constitucional 

D.O.F. 03-V-06 

Ley de Información, Estadística y Geografía 

D.O.F. 27-12-2006 

Ley de Amparo, Reglamentaria de los artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los 

Estados Unidos Mexicanos 

D.O.F. 24-IV-06 

Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público 

D.O.F. 23-II-05 

Ley de Planeación 

D.O.F. 13-VI-06 

REGLAMENTOS 

Reglamento de la Secretaria de Salud 

D.O.F. 12-I-04 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



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RESPIRATORIAS 



040 

Rev. 01 


Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría 

D.O.F. 28-VI-06. 

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención 

Médica. 

D.O.F. 14-V-1986 

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud. 

D.O.F. 16-I-1987. 

Reglamento General de Seguridad Radiológica. 

D.O.F. 22-XI-1988, Aclaración: D.O.F. 14-XII-1988 

Reglamento de la Ley de Información, Estadística y Geografía 

D.O.F. 24-03-2004 

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación de Salud 

D.O.F. 6-1-1987 

Reglamento de la Ley Federal de Entidades Paraestatales 

D.O.F. 26-I-1990, Ref. D.O.F. 7-IV-1995 

Reglamento para la Protección de los No Fumadores en el Distrito Federal. 

D.O. 6-VIII-1990. 

Nombre 

Firma 

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud 

D.O.F. 6-VIII-1997, Ref. D.O.F. 4-VIII-1999 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



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RESPIRATORIAS 



040 

Rev. 01 


Reglamento de Insumos para la Salud. 

D.O. 4-II-1998 

Reglamento de Procedimientos para la Atención de Quejas de la Comisión Nacional de 

Arbitraje Médico. 

D.O.F. 29-IV-1999 

Reglamento de Control Sanitario de Productos y Servicios. 

D.O.F. 9-VIII-1999 

Reglamento sobre consumo de tabaco 

D.O.F. 27-VII-01 

Reglamento General de Seguridad e Higiene en el Trabajo 

D.O.F 5-V-1978 

DECRETOS 

Decreto del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias 

D.O.F. 4-VIII-1988 

Decreto por el que se da a conocer en forma oficial el nombre del Instituto Nacional de 

Enfermedades Respiratorias Ismael Cosío Villegas 

D.O.F. 22-VI-2006 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



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RESPIRATORIAS 



040 

Rev. 01 


PROGRAMAS 

Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012 

Programa de Reforma del Sector Salud 1995-2000 

ACUERDOS DEL EJECUTIVO FEDERAL 

Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación será la entidad central y de 

consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la 

Administración Pública Federal. 

D.O.F. 14-VIII-1978 

Acuerdo número 71 por el que se crea el Sistema de Capacitación y Desarrollo del Sector 

Salud 

D.O.F. 20-IV-1987 

CODIGOS 

Código civil para el Distrito Federal en materia común y para toda la República en materia 

federal 

D.O.F. 26-V-1928 y sus reformas. 

Código Federal de Procedimientos Civiles 

D.O.F. 24-II-1943 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



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RESPIRATORIAS 



040 

Rev. 01 

Hoja:10 De: 176 

NORMAS OFICIALES 

Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clínico 

D.O.F. 14-IX-1999 

Resolución por la que se modifica la Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998 del 

expediente clínico. 

D.O.F. 22-08-2003 

Norma Oficial Mexicana NOM-019-SCFI-1993. Seguridad de equipo de procesamiento de 

datos. 

D.O.F. 20-X-1993 

Norma Oficial Mexicana NOM-017-STPS-1993, Relativa al equipo de protección personal para 

los trabajadores en los centros de trabajo. 

D.O.F. 24-V-1994 y sus reformas 

Norma Oficial Mexicana NOM-002-STPS-1994 relativa a las condiciones de seguridad para la 

prevención y protección contra incendio en los centros de trabajo. 

D.O.F. 20-VII-1994 y su aclaración 

Norma Oficial Mexicana NOM-019-SCFI-1994 Seguridad de equipo de procesamiento de 

datos. 

D.O.F.27-III y su aclaración. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



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RESPIRATORIAS 



040 

Rev. 01 

Hoja:11 De: 176 

Proyecto de Norma Oficial Mexicana PROY-NOM-040-SSA2-2003 en materia de información 

en salud 

D.O.F. 04-03-2004 

OTRAS DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS 

Oficio circular que fija las normas a que se sujetará la administración de los bienes muebles y 

el manejo de almacenes. 

D.O.F. 21-VI-1988 

LINEAMIENTOS 

Lineamientos Generales para la organización y conservación de archivos de las dependencias 

y entidades de la Administración Pública Federal. 

D.O.F. 20-02-2004 

Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las 

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. 

D.O.F. 18-08-2003 

Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias “Ismael Cosío 

Villegas” 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 

Admisión Hospitalaria y Registros Médicos Rev. 1 

1. Procedimiento para la apertura de 

Expediente Clínico 

Hoja: 

12 

De: 

176 

1. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE EXPEDIENTE CLÍNICO 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

13 

De: 

176 

1.0 Propósito 

1.1 El procedimiento que a continuación se detalla, tiene como objetivo establecer las políticas, 

normas y mecanismos para el desarrollo de las actividades de la Oficina de Admisión 

Hospitalaria y Registros Médicos, a fin de obtener un mayor desempeño y un mejor 

aprovechamiento del personal, los recursos materiales, técnicos y tecnológicos asignados; 

bajo los criterios de modernización y calidad en la atención médica, enseñanza e investigación. 

Específicamente en el Procedimiento para la Apertura de Expediente Clínico. 

2.0 Alcance 

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Oficina de Admisión Hospitalaria y Registros 

Médicos 

2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a todos los pacientes que soliciten los servicios de 

la sección de Admisión Hospitalaria de conformidad con lo que establece el procedimiento del 

Departamento de Atención Médica y de todos los servicios que participan. 

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 

Nombre 

Firma 

3.1 La oficina de Admisión Hospitalaria, proporcionará atención en lo referente a la Apertura de 

Expediente Clínico en el siguiente horario: 

o Pacientes referidos de la Consulta Externa y Otorrinolaringología, de 08:00 a 20:00, 

de lunes a viernes. 

o Para pacientes de Urgencias las 24 horas de los 365 días del año. 

3.2 El personal de Admisión Hospitalaria deberá brindar un trato humano y de cortesía hacia los 

pacientes y/o familiares así como al personal del Instituto. 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



Nombre 

Firma 



040 





Hoja: 

14 




S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 

De: 

176 

3.3 El personal de la oficina de Admisión Hospitalaria cuenta con un sistema integral de 

administración de datos que almacena la base de los 165, 000 pacientes del Instituto, por lo 

que los equipos y software deberán ser utilizados profesionalmente. 

3.4 Cada integrante de la oficina de Admisión Hospitalaria será responsable del uso que le de a 

su clave exclusiva, para acceder al Sistema de Administración Hospitalaria Medsys. 

3.5 Al recibir la documentación del paciente, el personal de Admisión Hospitalaria deberá revisar 

que los datos contenidos en el estudio socioeconómico estén completos y correctos. 

3.6 El personal de Admisión Hospitalaria en todos los casos deberá verificar en el sistema que el 

paciente no cuente con registro anterior para no duplicar expedientes. 

3.7 Todo trámite de apertura, actualización y reclasificación, deberá ser registrado en el sistema 

de acuerdo a los formatos debidamente autorizados. 

3.8 Es responsabilidad del personal de admisión realizar las actividades de acuerdo a las 

indicaciones y procedimientos que se le proporcionen para evitar repercusiones en la 

atención del paciente. 

3.9 En todos los turnos el personal de admisión hospitalaria deberá mantener un enlace de 

entrega-recepción del servicio dando pormenores de las actividades concluidas o pendientes 

por concluir. 

3.10 Es responsabilidad del personal de admisión reportar la falta de material de trabajo o en caso 

contrario solicitar el suministro al responsable de la oficina. 

3.11 Es responsabilidad del personal cuidar el equipo y material de trabajo, así como reportar 

cualquier descompostura al Coordinador de la oficina. 

3.12 Solo se realizará la apertura de expedientes clínicos a pacientes con padecimientos 

neumológicos y/o relacionados a otorrinolaringología. 

3.13 Para la apertura de expediente se deberá recibir los siguientes documentos: Hoja de Tramites 

de Ingreso y Apertura de Expediente INER-CE-04 (08-2002), debidamente requisitada, estudio 

socioeconómico INER TS-02(01-2001), historia clínica INER-EC-05(09-2003)AD, placa 

radiológica. 





040 




Hoja: 

15 

De: 

176 

3.14 En los casos de ingreso provenientes del servicio de urgencias se deberá anexar Hoja de 

Tramites de Ingreso y Apertura de Expediente INER-CE-04 (08-2002), Nota de Trabajo Social 

INER-EC-09 (01-2001), Carta de Autorización para la Atención Integral del Paciente y de 

Responsabilidad y Estudio Socioeconómico INER TS-02 (01-2001). 

3.15 En todas las aperturas de expediente se entregará carnet y tarjeta de identificación (plástica), 

a excepción de las realizadas para ingreso a hospitalización, en las que solo se elaborará la 

tarjeta. 

3.16 En todos los casos en que el paciente extravíe su carnet o tarjeta plástica, se le realizará la 

reposición previo pago de los mismos. 

3.17 Es responsabilidad del personal de Admisión Hospitalaria, generar la impresión, adherencia y 

pegado de código de barras de la carpeta porta expediente e incorporar la documentación 

generada y archivarla en la sección que le corresponda de igual forma si se tratase de algún 

trámite para hospitalización. 

3.18 Toda apertura de expediente clínico deberá concluirse en un tiempo estimado de 4 minutos y 

este podrá ser acumulado de acuerdo a la carga de trabajo a diferencia de la apertura con 

trámite de ingreso que tiene estimado un tiempo de 8 minutos. 

3.19 El personal de Admisión Hospitalaria será responsable de elaborar el informe mensual de 

aperturas de expedientes clínicos con cierre al día 25 de cada mes. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

16 

De: 

176 

4 Descripción del procedimiento 

Secuencia de etapas Actividad Responsable 

1.0 Recepción y revisión 

de documentos. 

1.1 Recibe del personal de trabajo social la 

Hoja de Tramites de Ingreso y Apertura de 

Expediente INER-CE-04, Estudio 

Socioeconómico INER TS-02, documentos 

probatorios de trabajo social y placa 

radiológica. 

Trabajo Social y/o Admisión 

Hospitalaria 

1.2 Verifica que todos los documentos 

correspondan al paciente, estén correctos y 

con la información completa. 

Admisión Hospitalaria 

1.3 Verifica con el paciente el nombre 

completo y la fecha de nacimiento, le informa 

el tiempo de trámite e invita al paciente a la 

sala de espera. 

2.0 Consulta de registro. 2.1 Consulta en sistema medsys la no 

duplicidad de registro y/o expediente clínico 

por apellidos del paciente. 

3.0 Generación de 

número de expediente 

clínico. 

2.2 ¿Cuenta con número de registro? 

Si.- Verifica vigencia, imprime carnet y dirige 

al paciente a modulo de citas. Termina 

Procedimiento. 

No.- Captura datos completos en sistema 

tarjetero índice, y verifica datos contenidos en 

sistema Medsys. Continúa Procedimiento. 

3.1 Consulta en sistema medsys (control de 

expediente) el numero de historia y genera el 

número consecutivo de expediente. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

17 

De: 

176 


4.0 Impresión y entrega 

de documentos de 

apertura. 

4.1 Imprime formato con datos del paciente 

consistente en Notas Medicas INER-EC-06 e 

incorpora con el resto de documentos al 


4.2 Imprime y entrega tarjeta plástica 

adessógrafo y Carnet de citas al paciente. 


5.0 Revisión de 

información impresa 

5.1 Solicita al paciente revisar la información 

contenida en carnet y la tarjeta plástica. 

5.2 ¿Es correcta la información? 

Si.- Se le dirige al área que corresponda para 

que continúe trámite. Continua actividad 6 

No.- Corrige datos e imprime nuevamente la 

información. Regresa actividad 4.1 

6.0 Integración de 


6.1 Imprime etiqueta cromática con datos del 

paciente y número de expediente clínico y 

código de barras para carpeta y sobre 

radiológico. 

6.2 Prepara carpeta documental adhiriendo la 

etiqueta cromática y código de barras de cada 

apertura. 

6.3 Perfora papelería y ensambla el 

expediente, integrando el total documentos de 

apertura. 

6.4 Coloca el expediente en el guarda visible 

asignado para aperturas diarias. 

Termina Procedimiento 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



5 Diagrama de flujo 



040 




Hoja: 

18 

De: 

176 

Trabajo Social y/o Admisión 

Hospitalaria 


INICIO 

1 

2 

Recepción y revisión 

de documentos. 

INER-CE-04 

(08-2002) 

Consulta de registro 

INER TS-02 

(01-2001) 

SI 

¿Cuenta con 

número 

de registro? 

No 

Verifica vigencia, imprime 

carnet y dirige al paciente 

a modulo de citas 

Captura datos completos en 

sistema tarjetero índice, y 

verifica datos contenidos en 

sistema Medsys 

FIN 

3 

Generación de número de 


4 

Impresión y entrega de 

documentos de apertura. 

INER-EC-06 

(03-2000) 

5 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

19 

De: 

176 


4 

5 

Revisión de información 

impresa 

No 

Si 

¿Es correcta 

la información? 

Envial al paciente a 

concluir su tramite 

Corrige datos e imprime 

nuevamente la información. 

Regresa actividad 4 

4 

6 

Captura e impresión de 

etiqueta cromática 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

20 

De: 

176 

6.0 documentos de referencia 

Documentos 

Guía técnica para la elaboración de manuales de 

procedimientos de la Secretaría de Salud. 

Código (cuando aplique) 

No aplica 

7.0 Registros 

Registro 

Hoja de trámites de 

ingreso y apertura de 

expediente. 

Estudio socioeconómico 

inicial. 

Tiempo de 

conservación 

Responsable de 

conservarlo 

Código de registro o 

identificación única 

No aplica Consulta Externa INER-CE-04 (08-2002) 

No aplica Trabajo Social INER-TS-02 (01-2001) 

Notas médicas. No aplica No aplica INER-EC-06 (03-2000)/AD 

8.0 Glosario 

8.1 No aplica 

9.0 Cambios de esta versión 

Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 

2 Junio, 2008 Actualización de procedimientos. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



10.0 Anexos 



040 




Hoja: 

21 

De: 

176 

10.1 Hoja de trámites de ingreso y apertura e expediente. 

INER-CE-04 (08-2002) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




10.2 Estudio socioeconómico inicial. 

INER-TS-02 (01-2001) 

Hoja: 

22 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




10.3 Notas Médicas. 

INER-EC-06 (03-2000)/AD 

Hoja: 

23 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 


2. Procedimiento para el trámite de ingreso del 

paciente de la consulta externa a 

hospitalización 

Hoja: 

24 

De: 

176 

2. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE INGRESO DEL PACIENTE DE LA 

CONSULTA EXTERNA A HOSPITALIZACIÓN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

25 

De: 

176 






bajo los criterios de modernización y calidad en la atención médica, enseñanza e 

investigación. Específicamente en el Procedimiento de Trámite de Ingreso de pacientes de la 

Consulta Externa a Hospitalización. 

2.0 Alcance 


Médicos. 

2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a todos los usuarios que soliciten los servicios de 

la sección de Admisión Hospitalaria de conformidad con lo que establece el procedimiento del 



3.1 La oficina de Admisión Hospitalaria proporcionará atención en lo referente al Trámite de 

Ingreso del paciente de la Consulta Externa a Hospitalización en el siguiente horario: 

o Pacientes referidos de la Consulta Externa de Neumología de 08:00am a 

20:00pm de lunes a viernes Otorrinolaringología, de 09:00am a 16:00pm, de 

lunes a viernes y domingos a las 15:00 hrs. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

26 

De: 

176 

3.2 El personal de Admisión Hospitalaria deberá brindar un trato humano y de cortesía hacia los 

pacientes y/o familiares así como al personal del Instituto. 

3.3 El personal de la sección de Admisión Hospitalaria cuenta con un sistema integral de 

administración de información que almacena la base de datos de los 165,000 pacientes del 

Instituto, por lo que los equipos y software deberán ser utilizados profesionalmente. 

3.4 Cada integrante de la sección de Admisión Hospitalaria será responsable del uso que le de 

a su clave exclusiva, para acceder al Sistema de Administración Hospitalaria Medsys. 

3.5 Al recibir la documentación del paciente, el personal de Admisión Hospitalaria deberá revisar 

que los datos contenidos en el estudio socioeconómico estén completos y correctos. 

3.6 El personal de Admisión Hospitalaria en todos los casos deberá verificar en el sistema que 

el paciente no cuente con registro anterior para no duplicar expedientes. 

3.7 Es responsabilidad del personal de Admisión Hospitalaria realizar las actividades de 

acuerdo a las indicaciones y procedimientos que se le proporcionen para evitar 

repercusiones en la atención del paciente. 

3.8 En todos los turnos el personal deberá mantener un enlace de entrega-recepción del 

servicio dando pormenores de las actividades concluidas o pendientes por concluir. 

3.9 Es responsabilidad del personal de Admisión Hospitalaria reportar la falta de material de 

trabajo o en caso contrario solicitar el suministro al responsable de la oficina. 

3.10 Es responsabilidad del personal cuidar el equipo y material de trabajo así como reportar 

cualquier descompostura al Coordinador de la oficina. 

3.11 El personal de Admisión Hospitalaria es el único facultado para programar camas en los 

diferentes Servicios Clínicos. 

3.12 Solo ingresarán los pacientes de Consulta Externa que a criterio del Médico requieran 

hospitalizarse, previa solicitud debidamente tramitada y firmada por el Jefe de Consulta 

Externa y/o Otorrinolaringología. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

27 

De: 

176 

3.13 El personal de admisión no dará gestión a la Hoja de Tramites de Ingreso y Apertura de 

Expediente (INER-EC-01) provenientes de Hospitalización si no cuentan con el llenado del 

formato de la Historia Clínica, placa de rayos X y con la autorización de la Dirección 

Medica. 

3.14 Antes de asignar cama en el sistema, se deberá confirmar vía telefónica con el jefe de 

enfermería la disponibilidad de la misma en el Servicio Clínico en razón del diagnóstico o 

patología del paciente. 

3.15 Las solicitudes de ingreso devueltas con cama confirmada a los diferentes servicios, 

deberán estar firmadas por el Coordinador o el personal de Admisión Hospitalaria autorizado 

así como la hora en que se programa. 

3.16 Es responsabilidad del personal de Admisión Hospitalaria verificar que la Clasificación 

Socioeconómica en todos los documentos corresponda a la del Estudio Socioeconómico, 

además de la Solicitud de Ingreso, Carta de Autorización para la Atención Integral del 

Paciente y de Responsabilidad, debidamente requisitados. 

3.17 Todo trámite de ingreso deberá quedar registrado en el sistema de Administración 

Hospitalaria Medsys y deberá estar concluido en un tiempo promedio de 8 minutos cuando 

exista cama disponible o programada. 

3.18 El personal de Admisión Hospitalaria dará aviso a Cuentas Corrientes de los ingresos 

tramitados, mediante el reporte correspondiente del Sistema Medsys. 

3.19 En todos los ingresos se deberá registrar la documentación del expediente clínico que se 

envía en la opción del sistema destinada para ello. 

3.20 Es responsabilidad del personal de Consulta Externa, descargar el préstamo de expediente, 

antes de tramitar el ingreso en la Oficina de Admisión Hospitalaria. 

3.21 Para el trámite de ingresos se deberá dar prioridad a los pacientes procedentes de la 

Unidad de Atención e Investigación en Urgencias Respiratorias que requieren 

hospitalización. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

28 

De: 

176 

3.22 El personal de Admisión Hospitalaria de cada turno, será el responsable de recabar los 

volantes de egreso hospitalario y hacer los ajustes pertinentes en el sistema de 

Administración Hospitalaria Medsys. 

3.23 El personal de Admisión Hospitalaria será responsable de elaborar el informe mensual de 

Ingresos Hospitalarios por servicio con cierre al día 25 de cada mes. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





4.0 Descripción del procedimiento 

Hoja: 

29 


1.0 Recepción de formato 

y verificación de 

disponibilidad de cama. 

1.1 Recibe Hoja de Trámites de Ingreso y 

Apertura de Expediente INER-CE-04 y placa 

de rayos X, del personal administrativo de la 

Consulta Externa. 

De: 

176 

Consulta Externa y Admisión 

Hospitalaria 

1.2 ¿Hay cama disponible? 


2.0 Recepción y 

verificación 

de 

documentos 

Si- Asigna servicio clínico y cama, se enlaza 

con enfermería del servicio clínico y se 

devuelve la solicitud al familiar o paciente y se 

refiere al departamento de trabajo social. 

Sigue con la actividad 2. 

No- Se informa al paciente o familiar de la no 

disponibilidad de cama, quedando a 

resguardo de la sección de admisión 

hospitalaria para reprogramar la solicitud 

correspondiente. Termina Procedimiento. 

2.1 Recibe del personal de trabajo social, la 

solicitud de ingreso INER-CE-04, carta de 

autorización para la atención integral del 

paciente y de responsabilidad INER EC-16 en 

caso de ser menor o INER EC-17 en caso de 

ser adulto, estudio socioeconómico INER TS- 

02 y placa radiológica. 

2.2 Revisa que todos los documentos 

correspondientes al paciente estén completos 

y debidamente requisitados. 

2.3 ¿Cuenta con expediente clínico? 

Si.-Continúa en actividad 3. 

No.-Elabora apertura de expediente clínico. 

Continúa en actividad 3. 

Admisión Hospitalaria y/o 

Trabajo Social 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

30 

De: 

176 


3.0 Revisión de placas y 

documentos contenidos 

en expediente. 

3.1 Verifica placas y separa documentos que 

integran el expediente y que serán agregados 

al resto del tramité de ingreso. 


4.0 Consulta e inclusión 

de datos en sistema. 

4.1 Consulta en sistema Medsys el número de 

historia del paciente, complementa datos; 

diagnóstico de ingreso, medico tratante y 

genera cuenta paciente de hospitalización. 

4.2 Relaciona la cuenta paciente a la 

habitación programada en el sistema Medsys 

una vez confirmada la disponibilidad de la 

misma y cambia el estatus de la cama. 

4.3 Descarga en sistema Medsys el número 

de expediente, cuenta paciente y cantidad de 

documentos que serán enviados a 


5.0 Impresión de 

documentos para 

integración a expediente 

clínico. 

5.1 Imprime formatos con la información del 

paciente, para integrar al expediente clínico: 

Hoja frontal INER HO-07, Hoja de Ingreso y 

Egreso Hospitalario INER EC-18, Notas 

Médicas INER-EC-06, indicaciones médicas 

INER-CE-09, Historia Clínica INER-EC-05 y 

Hoja se Somatometria en caso de ser menor 

INER PE-01. 

5.2 Imprime código de barras, lo adhiere al 

brazalete de identificación del paciente 

hospitalizado, se agrega a los demás 

documentos. 

6.0 Registro de datos en 

libreta de control. 

6.1 Registra en cuadro ex profeso de la libreta 

de ingresos los datos y documentos que 

serán enviados a hospitalización y firma la 

persona que elabora trámite. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

31 

De: 

176 


6.1 ¿Quien recibe y firma libreta con 

documentos para el traslado del paciente? 

Neumología; Recibe personal de enfermería 

de Consulta Externa en turno matutino y 

vespertino. Pasa a la actividad 7. 

Otorrinolaringología; Se Notifica a camillero 

vía telefónica durante el turno matutino y a 

enfermería durante el turno vespertino. Pasa 

a la actividad 7. 

Admisión Hospitalaria, 

Enfermería y/o Camillero 

7.0 Inclusión de datos y 

archivo de carpeta. 

7.1 Archiva la carpeta y sobre radiológico en 

el casillero que le corresponde, según dígito 

Terminal del 0 al 9, agregando datos de 

identidad del paciente. 


8.0 Entrega de reporte y 

documentos de ingreso y 

egreso. 

8.1 Entrega al personal de Cuentas 

Corrientes reporte de ingresos y en formato 

impreso la Carta de Autorización para la 

Atención Integral del Paciente y de 

Responsabilidad INER EC-16 o INER EC-17 

según corresponda. 


Cuentas Corrientes 

9.0 Actualización de 

catalogo de camas 

disponibles 

y 

programación de asepsia. 

8.1 Recibe de la oficina de cuentas corrientes 

los volantes de egresos con las cuentas 

pacientes cerradas del día y actualiza datos 

en sistema Medsys. 

9.1 Cambia estatus de cada habitación y 

actualiza el catálogo de camas disponibles 

en el sistema de Administración Hospitalaria 

Medsys. 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

32 

De: 

176 


10.1 Notifica vía telefónica al departamento 

de intendencia y/o mediante reporte en el 

sistema Medsys las camas que deberán ser 

lavadas y estén listas para la programación 

continua. 


Admisión Hospitalaria e 

Intendencia 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

33 

De: 

176 

5.0 Diagrama de flujo 

Consulta Externa y Admisión Hospitalaria 

Admisión Hospitalaria y/o Trabajo Social 

INICIO 

1 

3 

Recepción de formato y 

verificación de disponibilidad 

de cama. 

INER-CE-04 

(08-2002) 

Recepción y verificación 

de documentos 

INER EC-16 

INER EC-17 

No 

SI 

INER TS- 02 

¿Hay cama 

disponible? 

INER-CE-04 

Se informa al paciente o 

familiar de la no disponibilidad 

de cama y reprograma la 

solicitud correspondiente 

Asigna servicio clínico y cama 

y se refiere al departamento 

de trabajo social 

No 

SI 

¿Cuenta con 

expediente clínico? 

FIN 

Elabora apertura de 

expediente clínico pasa 

a la actividad 

Continua actividad 3 

3 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

34 

De: 

176 


2 

3 

5 

Revisión de placas 

y documentos contenidos 


Impresión de documentos 

para integración a expediente 

clínico. 

INER-HO-07 

INER-EC-18 

4 

Consulta e inclusión de 

datos en sistema. 

INER-EC-06 

INER-CE-09 

INER-EC-05 

INER-PE-01 

6 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

35 

De: 

176 

Admisión Hospitalaria, Enfermería y/o 

Camillero 




5 

6 

7 

8 

Registro de datos en 


Inclusión de datos y 

archivo de carpeta. 

Entrega de reporte 

y documentos 

de ingreso y egreso. 

INER-EC-16 

INER-EC-17 

No 

¿Quien recibe y 

firma libreta con 

documentos para el 

traslado del paciente? 

SI 

Neumología; Recibe 

personal de enfermería 

de Consulta Externa en 

turno matutino y v espertino. 

Pasa a la actividad 13 

Otorrinolaringología; Se 

Notifica a camillero vía 

telfónica durante el turno 

matutino y a enfermería 

durante turno vespertino. 


9 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

36 

De: 

176 

Admisión Hospitalaria y/o Intendencia 

8 

9 

Actualización de catalogo de 

camas disponibles y 

programación de asepsia 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

37 

De: 

176 


DOCUMENTOS 



CÓDIGO (Cuando aplique) 

No aplica 

7.0 Registros 

Registro 

Carta de autorización para 

la atención integral del 

paciente y de 

responsabilidad. 






Conservación 


Conservarlo 

Código de Registro o 

Identificación Única 

No aplica Trabajo Social INER-EC-16 (11-2002) 


Estudio socioeconómico. No aplica Trabajo Social INER-TS- 02 (01-2001) 

Hoja frontal. No aplica Hospitalización INER-HO-07 (07-2001) 

Hoja de ingreso y egreso 

INER-EC-18 

No aplica 


hospitalario. 

(09-2003/AD) 

Notas médicas. No aplica No aplica 

INER-EC-06 

(03-2000)/AD 

Indicaciones médicas. No aplica Consulta Externa INER-CE-09 (07-2003) 

Historia clínica. No aplica No aplica INER-EC-05 (05-2000) 

Hoja de somatometria. No aplica Pediatría INER PE-01 (01-2000) 

8.0 Glosario 

8.1 No aplica 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

38 

De: 

176 




Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

39 

De: 

176 

10.0 Anexos 

10.1 Carta de autorización para la atención integral del paciente y de 


INER-EC-16 (11-2002) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

40 

De: 

176 



INER-EC-17 (22-2002) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

41 

De: 

176 

10.3 Estudio Socioeconómico. 

INER-TS-02 (01-2001) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

42 

De: 

176 

10.4 Hoja frontal. 

INER-HO-07 (07-2001) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

43 

De: 

176 

10.6 Hoja de ingreso y egreso hospitalario. 

INER-EC-18 (09-2003) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

44 

De: 

176 

10.7 Notas médicas. 

INER-EC-06 (03-2000)/AD 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

45 

De: 

176 

10.8 Indicaciones médicas. 

INER-CE-09 (07-2003) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

46 

De: 

176 

10.9 Historia Clínica. 

INER-EC-05 (05-2000) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

47 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

48 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

49 

De: 

176 

10.10 Hoja de Somatometria. 

INER-PE-01 (01-2000) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 


3. Procedimiento para el trámite de ingreso de 

paciente de la Unidad de Atención e 

Investigación en Urgencias Respiratorias a 

Hospitalización. 

Hoja: 

50 

De: 

176 

3. PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE INGRESO DE PACIENTE DE LA UNIDAD DE ATENCIÓN 

E INVESTIGACIÓN EN URGENCIAS RESPIRATORIAS A HOSPITALIZACIÓN. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

51 

De: 

176 







investigación. Específicamente en el Procedimiento de Trámite de Ingreso de paciente de la 

Unidad de Atención e Investigación en Urgencias Respiratorias a Hospitalización. 

2.0 Alcance 


Médicos. 

2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a todos los pacientes que soliciten los servicios 

de Admisión Hospitalaria de conformidad con lo que establece el procedimiento del 


3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos. 

Nombre 

Firma 

3.1 La Oficina de Admisión Hospitalaria proporcionará atención para la Unidad de Atención e 

Investigación en Urgencias Respiratorias en lo referente a Trámite de Ingreso a 

Hospitalización las 24 horas los 365 días del año. 

3.2 El personal de la sección de Admisión Hospitalaria deberá brindar un trato amable y cortés 

hacia al personal del Instituto. 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



Nombre 

Firma 



040 







Hoja: 

52 




S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 

De: 

176 

3.3 El personal de la oficina de Admisión Hospitalaria cuenta con un sistema integral de 

administración de información que almacena la base de datos de los 165,000 pacientes con 

los que cuenta el Instituto, por lo que los equipos de cómputo y software deberán ser 

utilizados correctamente. 

3.4 Cada integrante de la oficina de Admisión Hospitalaria será responsable del uso que le de a 

su clave de usuario, la cual es personal y confidencial para ingresar al Sistema de 

Administración Hospitalaria Medsys. 

3.5 Al recibir la documentación del paciente, el personal de la sección de Admisión Hospitalaria 

deberá revisar que los datos contenidos en el estudio socioeconómico estén completos y 

correctos. Además de la Hoja de tramites e Ingreso y Apertura de Expediente, Carta de 

Autorización para la Atención Integral del Paciente y de Responsabilidad, debidamente 

requisitadas. 

3.6 El personal de la sección de Admisión Hospitalaria en todos los casos deberá verificar en el 

sistema que el paciente no cuente con registro anterior para no duplicar número de 

expediente. 

3.7 Es responsabilidad del personal de la sección de Admisión Hospitalaria realizar las 

actividades de acuerdo a las indicaciones y procedimientos que se le proporcionen para evitar 

repercusiones en la atención del paciente. 

3.8 En todos los turnos el personal deberá mantener un enlace de entrega-recepción del servicio 

informando pormenores de los trámites administrativos realizados o pendientes por concluir. 

3.9 Es responsabilidad del personal de la sección de Admisión Hospitalaria reportar la falta de 

material de trabajo o en caso contrario solicitar el suministro al responsable de la oficina. 

3.10 Es responsabilidad del personal cuidar el mobiliario, equipo y material de trabajo así como 

reportar cualquier descompostura al Coordinador de la oficina. 

3.11 El personal de la sección de Admisión Hospitalaria es el único facultado para programar 

camas en los diferentes servicios clínicos. 





040 






Hoja: 

53 

De: 

176 

3.12 Solo ingresarán los pacientes de la Unidad de Atención e Investigación en Urgencias 

Respiratorias que a criterio del Médico requieran hospitalizarse, previa solicitud debidamente 

tramitada y firmada por el médico adscrito o el jefe del servicio. 

3.13 Todo formato de Hoja de Tramites de Ingreso y Apertura de Expediente (INER-EC-01) 

provenientes de la Unidad de Atención e Investigación en Urgencias Respiratorias, deberá 

recibirse mediante libreta de control y seguimiento del servicio solicitante. 

3.14 El personal de la sección de Admisión Hospitalaria proporcionará solo información relacionada 

a la disponibilidad de camas para hospitalización al personal administrativo que acuda 

personalmente a realizar los trámites de ingreso a la Unidad de Atención e Investigación en 

Urgencias Respiratorias. 

3.15 Antes de asignar cama en el sistema, se deberá confirmar vía telefónica con el jefe de 

enfermería la disponibilidad de cama en el servicio clínico en razón del diagnóstico o 

patología del paciente. 

3.16 Las solicitudes de Ingreso devueltas a la Unidad de Atención e Investigación en Urgencias 

Respiratorias confirmadas vía telefónica con el personal de enfermería de los diferentes 

servicios clínicos, deberán estar firmadas por el Coordinador o el personal de la sección de 

Admisión Hospitalaria así como la hora en que se programa. 

3.17 Para el trámite de ingresos se deberá dar prioridad a los pacientes procedentes de Urgencias 

que requieren hospitalización y el tiempo promedio de trámite será de 8 minutos cuando 

exista cama disponible o programada. 

3.18 Cada vez que el personal administrativo de la Unidad de Atención e Investigación en 

Urgencias Respiratorias solicite un expediente clínico, es su responsabilidad hacer la 

devolución del mismo para su descargo en el sistema, antes de tramitar un ingreso en la 

sección de Admisión Hospitalaria. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

54 

De: 

176 

3.19 En todo trámite de ingreso deberá quedar registrada la documentación del expediente clínico 

que se enviará al servicio clínico en la opción del sistema de Administración Hospitalaria 

Medsys destinada para ello. 

3.20 El personal de la sección de Admisión Hospitalaria informará a Cuentas Corrientes de los 

ingresos tramitados, mediante el reporte correspondiente del Sistema Medsys. 

3.21 El personal de Admisión hospitalaria debe recibir de la Unidad de Atención e Investigación en 

Urgencias Respiratorias, la documentación que corresponda al expediente clínico del 

paciente cuyo ingreso haya sido reportado como cancelado en forma oportuna por el 

personadle dicha Unidad. 

3.22 La sección de Admisión Hospitalaria es responsable de la generación de la cuenta paciente 

de hospitalización, y en ningún caso podrá modificarla o darle mal uso, incluyendo la cuenta 

que haya sido cerrada por la Unidad de Admisión e Investigación en Urgencias Respiratorias. 

3.23 El personal de Admisión Hospitalaria, solo realizara el tramite de ingreso de pacientes 

provenientes de la Unidad de Atención en Urgencias Respiratorias que solicite el personal 

administrativo de esa área, mediante la presentación del formato respectivo, no así del 

paciente que ingrese de manera directa de la Unidad de Admisión e Investigación en 

Urgencias Respiratorias a Hospitalización. 

3.24 El personal de la sección de Admisión Hospitalaria de cada turno, será el responsable de 

solicitar el reporte de cuentas pacientes cerradas de hospitalización y hacer los ajustes 

pertinentes en el sistema de Administración Hospitalaria Medsys. 

3.25 El personal de la sección de Admisión Hospitalaria será responsable de elaborar el informe 

mensual de Ingresos Hospitalarios por servicio con cierre al día 25 de cada mes. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 







Hoja: 

55 


1.0 Recepción de formato 



1.1 Recibe del personal de Urgencias la Hoja 

de Trámites de Ingreso y Apertura de 

Expediente INER-EC-04, registra nombre, 

hora de recibida en libreta de control y 

seguimiento de urgencias 

1.2 ¿Hay cama censable disponible? 

SI.- Asigna cama, se enlaza con enfermería 

del servicio clínico y registra en la solicitud de 

ingreso, nombre de quien confirma y hora, se 

devuelve a personal de Urgencias, continúa 

actividad 3 

No.- Se retiene Hoja, registra en libreta de 

control de Urgencias y permanece en espera 

de cama. Termina Procedimiento 

De: 

176 

Admisión Hospitalaria y 

Admisión de Urgencias 


verificación 


documentos para 


2.1 Recibe del administrativo de Urgencias, 

libreta de control conteniendo: Hoja de 

Trámites de Ingreso y Apertura de Expediente 

INER-EC-04, Carta de Autorización para la 


Responsabilidad INER EC-16, en caso de ser 

menor o INER EC-17 en caso de ser adulto, 

Estudio Socioeconómico INER TS- 02. 

2.1 Verifica que todos los documentos 

correspondan al paciente, estén vigentes y 

debidamente requisitados. 


3.0 Verificación de 

número de expediente 

clínico. 

3.1 Verifica en el módulo de control de 

expediente, si el paciente cuenta con número 

de registro en la base de datos del sistema 

Medsys 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

56 

De: 

176 


3.2 ¿Cuenta con número de expediente 

clínico? 


Si.-Se le solicita a Urgencias la devolución del 

expediente clínico en caso de haberlo 

solicitado, continua en la actividad No. 4 

No.- Elabora apertura de expediente clínico. 

continua en la actividad No. 4 


documentos 

y 

complementación de 

datos en expediente. 

4.1 Verifica placas y separa documentos que 

integran el expediente y que serán agregados 

al resto del tramité de ingreso 

4.2 Consulta en sistema Medsys el número de 

historia del paciente, complementa datos; 

diagnóstico de ingreso, médico tratante, 

guarda datos y genera cuenta paciente de 


4.3 ¿Presentó problemas al generar la cuenta 

paciente? 


Admisión de Urgencias 

Si.- Se le informa al personal de Urgencias 

para que cierre la cuenta paciente de su 

extensión. Termina Procedimiento. 

No.- pasa a la actividad 5 

5.0 Vinculación de cuenta 

en sistema y descarga de 

datos. 

5.1 Liga la cuenta paciente de Hospitalización 

a la habitación y cambia el estatus de la cama 

a ocupada limpia en el sistema Medsys 


Nombre 

Firma 




5.2 Descarga en sistema Medsys el número 

de expediente, cuenta paciente y cantidad de 

documentos que serán enviados a 



S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

57 

De: 

176 


6.0 Impresión de 

formatos, registró en 

libreta de control y 

entrega de documentos. 

6.1 Imprime formatos para integrar al 

expediente clínico; Hoja Frontal INERHO-07, 

Hoja de Ingreso y Egreso Hospitalario INER 

EC-18, Notas Médicas INER-EC-06, 

Indicaciones Médicas INER-CE-09, Historia 

Clínica INER-EC-05 y Hoja se Somatometria 

INER PE-01 en caso de ser menor. 

6.2 Imprime código de barras, lo adhiere al 

brazalete de identificación de paciente 

hospitalizado, se agrega a los demás 

documentos. 

6.3 Registra en cuadro ex profeso de la libreta 

de ingresos los datos y documentos que 

serán enviados a hospitalización, registra 

nombre y hora de término de trámite. 


7.0 Rotulación de carpeta 

y sobre radiológico. 

6.4 Entrega el total de documentos impresos 

de hospitalización al personal de Urgencias, 

recaba en la libreta la hora y firma a quien se 

le entregan los documentos 

7.1 Archiva la carpeta y sobre radiológico en 

el casillero que le corresponde, según dígito 

Terminal del 0 al 9, agregando datos de 

identidad 


Admisión De Urgencias 


8.0 Entrega de reporte de 

ingreso y recepción de 

cuentas cerradas. 

8.1 Entrega al personal de Cuentas 

Corrientes reporte de ingresos y en formato 

impreso Carta de Autorización para la 


Responsabilidad INER EC-16 o INER EC-17 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

58 

De: 

176 


8.2 Solicita sello y firma de acuse a cuentas 

corrientes de cada trámite entregado y se 

archiva. 



8.3 Recibe de Cuentas Corrientes reporte de 

cuentas pacientes cerradas del día de cada 

Servicio Clínico. 

9.0 Actualización de 

catálogo de camas 

disponibles 

y 


9.1 Cambia estatus de cada habitación y 

actualiza el catálogo de camas disponibles 

en el sistema de Administración Hospitalaria 

Medsys. 

9.2 Notifica vía telefónica o mediante reporte 

en el sistema Medsys, las camas que deberán 

ser lavadas y estén listas para la 

programación continua. 



Admisión Hospitalaria e 

Intendencia 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 






040 






Admisión Hospitalaria y Admisión de Urgencias 

Hoja: 

59 

De: 

176 

INICIO 

1 

2 

Recepción de formato 



INER-EC-04 


de documentos para 


INER-EC-04 

INER EC-16 

No 

SI 

INER EC-17 

¿Hay 

cama censable 

disponible? 

INER TS- 02 

Se retiene Hoja, registra en 

libreta de control de Urgencias 

y permanece en espera 

de cama. 

Asigna cama, se enlaza con 

enfermería del serv icio clínico 

y registra en la solicitud de 

ingreso, nombre y hora, se 

devuelve a personal de 

Urgencias continua actividad 2 

3 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

60 

De: 

176 



2 

3 

4 

Verificación de número de 


Revisión de documentos y 

complementación de datos 


No 

¿Cuenta con 

número 

de expediente 

clínico? 

SI 

Si 

¿Presentó 

problemas 

al generar la 

cuenta paciente? 

No 

Elabora apertura de 

expediente clínico y 

continua en la actividad No. 4 

Se le solicita a Urgencias 

la devolución en caso de 

haberlo solicitado, continua 

en la actividad No. 4 

Se le informa al personal de 

Urgencias para que cierre 

la cuenta paciente de 

su extensión. 


FIN 5 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

61 

De: 

176 



4 

5 

6 

Vinculación de cuenta en 

sistema y descarga de datos. 

INER-HO-07 

Impresión de formatos, 

registró en libreta de 

control y entrega de 

documentos. 

INER-EC-18 

INER-EC-06 

7 

INER-CE-09 

INER-EC-05 

INER-PE-01 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

62 

De: 

176 


Admisión Hospitalaria y Cuentas Corrientes 

6 

7 

8 

Rotulación de carpeta 

y sobre radiológico. 

Entrega de reporte de 

ingreso y recepción de 

cuenta scerradas. 

INER-EC-16 

INER-EC-17 

9 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

63 

De: 

176 

Admisión Hospitalaria e Intendencia 

8 

9 

Actualización de catálogo 

de camas disponibles y 


FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

64 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 







Hoja: 

65 

De: 

176 

Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 

Registro 


Responsable de Código de registro o 

conservación 

conservarlo identificación única 

Trámites de Ingreso y 

Urgencias INER-EC-04 (02-2002) 

No aplica 

Apertura de Expediente 

Carta de Autorización 

Trabajo Social INER EC-16 (11-2002) 

para la Atención Integral 

del Paciente y de 

No aplica 

Responsabilidad 

Carta de Autorización 


para la Atención Integral 

del Paciente y de 

No aplica 

Responsabilidad 

Estudio Socioeconómico No aplica Trabajo Social INER TS- 02 (01-2001) 

Hoja Frontal No aplica Hospitalización INER HO-07 (07-2001) 

Hoja de Ingreso y Egreso 


No aplica 

Hospitalario 

Notas Médicas 

No aplica 

No aplica 

INER-EC-06 

(03-2000)/AD 

Indicaciones Médicas No aplica No aplica INER-CE-09 (07-2003) 

Historia Clínica No aplica No aplica INER-EC-05 (05-2000) 

Hoja se Somatometria No aplica Pediatría INER PE-01 (01-2000) 

8.0 Glosario 

8.1 No aplica 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

66 

De: 

176 




Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

67 

De: 

176 

10.0 Anexos 

10.1 Trámites de Ingreso y Apertura de Expediente 

INER-EC-04 (08-2002) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

68 

De: 

176 

10.2 Carta de autorización para la atención integral del paciente y de responsabilidad 

INER-EC-16 (11-2002) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

69 

De: 

176 

10.3 Carta de autorización para la atención integral del paciente y de responsabilidad 

INER-EC-17 (11-2002) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

70 

De: 

176 

10.4 Estudio Socioeconómico 

INER-TS-02 (01-2001) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

71 

De: 

176 

10.5 Hoja frontal 

INER-HO-07 (07-2001) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

72 

De: 

176 

10.6 Hoja de ingreso y egreso hospitalario 

INER-EC-18 (09-2003) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

73 

De: 

176 

10.7 Notas médicas 

INER-EC-06 (03-2000)/AD 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

74 

De: 

176 

10.8 Indicaciones médicas 

INER-CE-09 (07-2003) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

75 

De: 

176 

10.9 Historia Clínica 

INER-EC-05 (05-2000) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

76 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

77 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

78 

De: 

176 

10.10 Hoja de Somatometria 

INER-PE-01 (01-2000) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 


4. Procedimiento para el trámite de egreso 

hospitalario 

Hoja: 

79 

De: 

176 

4. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE EGRESO HOSPITALARIO 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

Hoja: 

80 

De: 

176 







investigación. Específicamente en el procedimiento para el Trámite de Egreso Hospitalario. 

2.0 Alcance 


Médicos 


la sección de Registros Médicos de conformidad con lo que establece el procedimiento del 



3.1 El personal de la sección de Registros Médicos deberá imprimir diariamente del sistema el 

formato de existencia actual en el que aparecerán marcados los pre-egresos. 

3.2 El personal de la sección de Registros Médicos deberá realizar diariamente un recorrido por 

los servicios clínicos para recuperar la documentación de los egresos hospitalarios. 

3.3 El personal deberá solicitar la devolución de los expedientes clínicos de los pacientes al día 

siguiente del egreso. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

Hoja: 

81 

De: 

176 

3.4 Para recibir un expediente se debe verificar que la documentación y placas de radiología que 

contiene corresponda como mínimo a la que se entregó al internamiento del paciente. 

3.5 Al regreso del recorrido, se deberá registrar en sistema la documentación recabada, anotando 

número de hojas y placas de rayos X. 

3.6 Se identifican con etiqueta cromática y código de barras las carpetas faltantes. 

3.7 En los casos en que el personal de enfermería que entrega el expediente, reporte extravío de 

placas o documentación deberá realizarlo por escrito notificando al Jefe del servicio clínico. 

3.8 El personal de la sección de Registros Médicos deberá reportar la devolución de expedientes 

incompletos al Coordinador y este a su vez a la Jefatura del Departamento y/o Servicio 

Clínico. 

3.9 El expediente del paciente egresado no debe permanecer más de 24 horas en el Servicio 

Clínico una vez egresado el paciente. 

3.10 Al término del turno se deberá imprimir la relación de egresos recibidos, esta deberá ser 

entregada al personal responsable de la sección de Registros Médicos para su ensamble. 

3.11 La hoja de ingreso y egreso se entrega al área de bioestadística para su codificación. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

Hoja: 

82 

De: 

176 



1.0 Preparación de 

reporte de egresos. 

1.1 Imprime reporte de egresos del día 

anterior del sistema Medsys y descarga en 


1.2 Retira carpeta y sobre radiológico 

correspondiente del casillero en el que esta 

archivado, ordena de acuerdo al servicio 

clínico. 

1.3 Realiza recorrido en cada servicio clínico 

para recuperar los expedientes de egreso 

hospitalario, previo reporte de altas 

1.4 Recibe: expediente de cada servicio 

clínico previo cotejo con el reporte de 

egresos. 

1.5 Verifica que el expediente clínico 

contenga toda la documentación, Nota Alta 

INER EC-19, Notas Médicas INER EC-06, 

Indicaciones Médicas INER-CE-09, Historia 

Clínica INER EC-05, Carta de Autorización 

para la Atención Integral del Paciente y de 

Responsabilidad INER EC-16 en caso de ser 

menor o INER EC-17 en caso de ser adulto, 

Estudio Socioeconómico INER TS- 02 y 

placas radiológicas igual o mayor que las 

entregadas al Ingreso. 

Registros Médicos 

Registros Médicos y 

Servicios Clínicos 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

Hoja: 

83 

De: 

176 


1.6 ¿Esta completo? 

Registros Médicos y 

Servicios Clínicos 

Si: Pasa a la actividad 2 

No: Informa al Coordinador de la oficina y 

este a su vez solicita al jefe del servicio el 

faltante del expediente clínico. Pasa a la 

actividad 2 

2.0 Registro e integración 

de documentos recibidos. 

2.1 Integra los documentos en la carpeta 

correspondiente de cada egreso y firma de 

recibido en libreta de control del servicio 

clínico. 

2.2 Registra en sistema de control de 

egresos, los documentos recibidos y total de 

notas médicas e indicaciones, total de placas 

y observaciones que considere convenientes. 


3.0 Integración y entrega 

de relación de egresos 

hospitalarios 

2.3 Deposita el expediente en el área 

destinada para los egresos recibidos del día. 

3.1 Imprime relación de egresos recibidos de 

cada servicio clínico en original y copia. 

3.2 Separa de cada expediente la Hoja de 

Ingreso y Egreso Hospitalario INER EC-18, 

anexa a listado de egresos recibidos. 

3.3 Imprime etiqueta cromática y código de 

barras para armar carpetas faltantes e 

integrar documentos 

3.4 Entrega al archivo los expedientes de los 

egresos con el original de la relación para que 

sean ensamblados. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

Hoja: 

84 

De: 

176 


3.5 Entrega a Bioestadística la Hoja de 

Ingreso y Egreso Hospitalario INER EC-18 y 

copia de la relación de egresos, para la 

codificación correspondiente. 


Bioestadística 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

Hoja: 

85 

De: 

176 


Registros Médicos y Servicios Clínicos 

INICIO 

1 

2 

Preparación de reporte 

de egresos. 

INER-EC-19 

Registro e integración de 

documentos recibidos. 

INER-EC-06 

INER-EC-05 

7 

INER-EC-16 

INER-EC-17 

INER-CE-09 

INER-TS-02 

No 

SI 

¿Esta completo? 

Informa al Coordinador de 

la oficina y este a su vez 

solicita al jefe del servicio 

complemente el faltante. 



Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 


Hoja: 

86 

De: 

176 

2 

3 

Integración y entrega de 

relación de egresos 

hospitalarios 

INER-EC-18 

INER-EC-18 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

Hoja: 

87 

De: 

176 

6.0 Documentos de referencia 

Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 

Registro 



Conservación 

Conservarlo identificación única 

Nota de alta. No aplica Hospitalización INER-EC-19 (09-2002) 











Estudio Socioeconómico. No aplica Trabajo Social INER-TS-02 (01-2001) 

Hoja de ingreso y egreso 

hospitalario. 

No aplica 


INER-EC-18 

(09-2009)/AD 

Historia clínica. No aplica Trabajo Social INER-EC-05 (05-2000) 

Notas médicas. No aplica No aplica 

INER-EC-06 

(03-2000)/AD 

Indicaciones médicas. No aplica Consulta Externa INER-CE-09 (07-2003) 

8.0 Glosario 

8.1 No aplica 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

Hoja: 

88 

De: 

176 




Nombre 

Firma 

10.0 Anexos 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

Hoja: 

89 

De: 

176 

10.1 Nota de alta. 

INER-EC-19 (09-2002) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 



INER-EC-16 (11-2002) 

Hoja: 

90 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 



INER-EC-17 (11-2002) 

Hoja: 

91 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

10.4 Estudio Socioeconómico. 

INER-TS-02 (01-2001) 

Hoja: 

92 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

10.5 Hoja de ingreso y egreso hospitalario. 

INER-EC-18 (09-2003)/AD 

Hoja: 

93 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

10.6 Historia clínica. 

INER-EC-05 (05-2000) 

Hoja: 

94 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

Hoja: 

95 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

Hoja: 

96 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

10.7 Notas médicas. 

INER-EC-06 (03-2000)/AD 

Hoja: 

97 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



hospitalario 

10.8 Indicaciones médicas. 

INER-CE-09 (07-2003) 

Hoja: 

98 

De: 

176 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 


5. Procedimiento para el préstamo de 

expediente clínico a la consulta externa 

Hoja: 

99 

De: 

176 

5. PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE CLÍNICO A LA 

CONSULTA EXTERNA 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

100 

De: 

176 





aprovechamiento del personal, los recursos materiales, técnicos y tecnológicos asignados; bajo 

los criterios de modernización y calidad en la atención médica, enseñanza e investigación. 

Específicamente en el Procedimiento para Préstamo de Expediente Clínico a la Consulta 

Externa. 

2.0 Alcance 


Médicos. 





Nombre 

Firma 

3.1 Para los efectos de este procedimiento se consideran dentro de Consulta Externa: 

o Neumología. Adultos y Pediátrica 

o Otorrinolaringología, Audiologia y Clínica de Oído congénito 

o Especialidades de apoyo como son: Pediatría, Cardiología, Psiquiatría, Cirugía, 

Alergología, Estomatología etc. 

o Clínica de Tabaquismo. 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



o 

o 



040 




Clínica de Sueño 

Hoja: 

101 

Rehabilitación Respiratoria, y todo expediente que justifique la 

atención del paciente. 

De: 

176 

3.2 El horario de atención a Consulta Externa de Neumología, Otorrinolaringología y 

Especialidades será de 8:00 a 20:00 hrs. de lunes a viernes en días hábiles. 

3.3 Todo expediente clínico solicitado para consulta, deberá estar registrado en el sistema 

Medsys (programación de citas médicas). 

3.4 Ningún expediente saldrá de la sección de Registros Médicos, si no es proporcionada la clave 

de usuario del administrativo del servicio que lo solicite. 

3.5 El préstamo de los expedientes se realizará mediante listados de pacientes programados en 

sistema Medsys y que contiene: Nombre del Paciente, No. de Expediente, Servicio y/o 

Especialidad y fecha de consulta o bien mediante el carnet del paciente demandante de 

atención. 

3.6 La sección de Registros Médicos, a través del área de archivo activo solo resguarda 

expedientes que cuenten con la debida actualización de la vigencia socioeconómica, y en su 

caso los de pacientes que son referidos de la consulta externa para su actualización. 

3.7 La sección de Registros Médicos recibe del personal administrativo de la Consulta Externa la 

relación de los expedientes que se reporten como extraviados o que hayan quedado en poder 

de los médicos que proporcionaron la consulta médica. 

3.8 Las relaciones de pacientes citados, deberán ser recibidas 24 horas, antes de la cita, de la 

siguiente forma: 

DIA PARA RECIBIR 

DIA PARA ENTREGAR 

DIA DE LA CITA DEL 

HORA 

HORA 

LA RELACION 

LOS EXPEDIENTES 

PACIENTE 

LUNES LUNES MARTES 

MARTES MARTES MIÉRCOLES 

MIÉRCOLES 8-10 MIÉRCOLES 12-14 JUEVES 

JUEVES AM JUEVES PM VIERNES 

VIERNES VIERNES LUNES 

24 hrs antes de la cita 

12 hrs antes de la cita 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



Nombre 

Firma 



040 





Hoja: 

102 




S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 

De: 

176 

3.9 El personal de Registros Médicos es responsable de preparar los expedientes para la 

atención de pacientes citados, deberá verificar que el número de expediente corresponda al 

paciente relacionado, de no ser así, se deberá anotar en la relación que el número esta 

equivocado. 

3.10 El personal de Registros Médicos encargado de preparar los expedientes para la consulta 

programada será responsable de que se encuentren capturados en el sistema de 

Administración Hospitalaria Medsys en el módulo de control de expediente clínico antes de su 

salida. 

3.11. Los números equivocados deberán ser reportados al personal Administrativo de Consulta 

Externa. 

3.12 El personal de Registros Médicos, deberá revisar qué expedientes se entregan con placa y 

cuales no, dicho dato deberá ser aclarado en el momento que se entreguen los expedientes. 

3.13 Los expedientes que sean solicitados en el transcurso del día y no se encuentren en las listas 

de programación, deberán solicitarse mediante carnet de citas y con vigencia socioeconómica 

actual de 3 años a la fecha. 

3.14 El expediente clínico estará disponible como activo, 5 años posteriores al último acto médico 

como lo marca la NORMA OFICIAL MEXICANA NOM-168-SSA1- del expediente clínico, 

posterior a este periodo deberá ser revalorado el paciente nuevamente en la preconsulta. 

3.15 Los expedientes que sean requeridos mediante carnet en el momento de la demanda de 

atención, se registrarán en los formatos de préstamo clasificados de acuerdo al servicio o 

especialidad que lo solicite. 

3.16 La entrega de expedientes programados se realizara en la sección de Registros Médicos al 

personal administrativo de la consulta externa, a fin de corroborar los datos registrados en la 

relación. 

3.17 La persona que solicite algún expediente clínico a esta Oficina, se responsabilizará del uso 

que se le de, y lo tendrá en custodia, hasta que sea devuelto a la sección de Registros 

Médicos. 





040 




Hoja: 

103 

De: 

176 

3.18 El personal médico y administrativo de la consulta externa no esta facultado para sustraer o 

proporcionar documentos del expediente clínico al paciente, en todos los casos deberá 

referirlo ante el Coordinador de la oficina de Admisión Hospitalaria y Registros Médicos para 

su gestión. 

3.19 El expediente clínico es un documento legal, propiedad del INER y por ningún motivo deberá 

llevarse fuera del servicio para el cual fue solicitado, a la biblioteca, comedor, departamentos 

administrativos, cajuela de automóviles o fuera del mismo Instituto. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

104 

De: 

176 



verificación de relación de 

expedientes de consulta 

programada. 

1.1 Recibe por la mañana de Consulta 

Externa relación de expedientes de consulta 

programada con 24 horas previas. 

1.2 Coteja las listas programadas que 

correspondan al médico, fecha y especialidad. 

y firma de conformidad. 

Consulta Externa 


2.0 Separo de listas y 

búsqueda de expedientes 

solicitados. 

2.1 Separa las listas de consulta por 

especialidad y por médico. 


2.2 Retira de los anaqueles los expedientes 

solicitados marcando simultáneamente los 

localizados. 

2.3 Marca en cada relación, los expedientes 

que contienen placas radiológicas. 

2.4 Separa el paquete de expedientes de 

acuerdo a la especialidad o consultorio 

médico y deposita copia para la recepción. 

3.0 Almacenamiento de 

expedientes. 

3.1 Almacena los expedientes y relaciones 

organizadas por médico y consultorio en el 

lugar designado. 

3.2 ¿Son carnets? 

Si: los retira de los anaqueles y registra en la 

relación que corresponda según médico Pasa 

a la actividad 4.1. 

No: pasa a la actividad 4.2. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

105 

De: 

176 


4.0 Registro de consulta y 

Entrega de expedientes. 

4.1 Registra en sistema Medsys al usuario de 

la consulta externa, los expedientes de cada 

solicitud de acuerdo a la especialidad. 




expedientes 

solicitados. 

6.0 Corrección de 

irregularidades. 

7.0 Recepción y traslado 

de expedientes 

4.2 Entrega al recepcionista de consulta los 

expedientes solicitados de acuerdo a la 

especialidad. 

5.1 Recepcionista de Consulta Externa, recibe 

los expedientes y verifica que correspondan a 

los solicitados y revisa contenido. 

5.2 ¿Existe expediente con anomalía? 

SI.- Se separa y hace del conocimiento al 

archivista de la irregularidad detectada. Pasa 

a la actividad No. 6. 

No.- continúa administrativo con la recepción. 

Pasa a la actividad No. 7. 

6.1 Corrige las irregularidades y rastrea los 

expedientes faltantes para entregarlos en el 

momento a recepcionista de consulta. 

7.1 Firma en acuse los expedientes que se 

llevará. 

7.2 Traslada los expedientes al módulo para 

su concentración. 


Registros Médicos y Consulta 

Externa 

Consulta Externa 

Registros Médicos y Consulta 

Externa 

Archivista de Registros 

Médicos 

Recepcionista de Consulta 

Externa 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



3 Diagrama de flujo 



040 




Hoja: 

106 

De: 

176 

Consulta Externa y Registros Médicos 


INICIO 

1 

2 

Recepción y verificación de 

relación de expedientes de 

consulta programada. 

Separo de listas y búsqueda 

de expedientes solicitados. 

3 

Almacenamiento de 

expedientes. 

Si 

No 

¿Son carnets? 

Los retira de los anaqueles y 

registra en la relación que 

corresponda según médico 

Pasa a la actividad 4.1 

Pasa a la actividad 4.2 

4 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

107 

De: 

176 

Registros Médicos y Consulta Externa 

3 

4 

5 

Registro de consulta y 

Entrega de expedientes. 

Recepción y revisión de 

expedientes solicitados. 

No 

Si 

¿Existe expediente 

con anomalía? 

Continua administrativo 

con la recepción 


Separa y hace del 

conocimiento al archivista de 

la irregularidad detectada 


7 6 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

108 

De: 

176 

Archivista de Registros Médicos 

Recepcionista de Consulta Externa 

5 

6 

7 

Corrección de 

irregularidades. 

Recepción y traslado 

de expedientes 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

109 

De: 

176 

Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 



Registro 

conservación 


No aplica No aplica No aplica No aplica 

8.0 Glosario 

8.1 No aplica 




10.0 Anexos 

10.1 No aplica 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 


6. Procedimiento para la devolución del 

expediente clínico del servicio de consulta 

externa 

Hoja: 

110 

De: 

176 

6. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTE CLÍNICO DEL SERVICIO DE 

CONSULTA EXTERNA 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




externa 

Hoja: 

111 

De: 

176 


1.1 Establecer las políticas, normas y mecanismos para el desarrollo de las actividades de la 

Oficina de Admisión Hospitalaria y Registros Médicos, a fin de obtener un mayor desempeño y 

un mejor aprovechamiento del personal, los recursos materiales, técnicos y tecnológicos 

asignados; bajo los criterios de modernización y calidad en la atención médica, enseñanza e 

investigación. Específicamente en el Procedimiento de Devolución del Expediente Clínico del 

Servicio de Consulta Externa. 

2.0 Alcance 

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Oficina de Admisión Hospitalaria y 

Registros Médicos. 

2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a todos los usuarios que soliciten los servicios 

de la sección de Registros Médicos de conformidad con lo que establece el procedimiento 

del Departamento de Atención Médica y de todos los servicios que participan. 


3.1 El expediente prestado a consulta externa deberá ser devuelto el mismo día y al término 

de la consulta a la sección de Registros Médicos. 

3.2 Es responsabilidad del personal de Registros Médicos solicitar a la consulta externa la 

devolución de los expedientes faltantes. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




externa 

Hoja: 

112 

De: 

176 

3.3 El personal administrativo de la consulta externa informará mediante reporte escrito al 

término de la misma, que expedientes no fueron devueltos y que quedaron en poder de 

los médicos. 

3.4 Cada expediente clínico recibido, deberá ser revisado y separado en cuanto a papelería y 

placas de rayos X. 

3.5 La devolución de los expedientes de la consulta externa deberá ser cancelada de forma 

inmediata por el personal de la misma en el sistema Medsys (control de expediente 

clínico). 

3.6 Es responsabilidad del personal de Registros Médicos, archivar todos los expedientes 

recibidos durante su turno y mantenerlos disponibles. 

3.7 El extravío total o parcial del expediente clínico prestado a Consulta Externa deberá ser 

reportado durante el turno en que se detecte, al Coordinador de la oficina. 

3.8 La persona que solicite algún expediente clínico a esta Oficina, se responsabilizará del 

uso que se le dé al mismo que tendrá en custodia, hasta que sea devuelto a la sección de 


3.9 Es tarea del personal de Registros Médicos, semanalmente validar físicamente el reporte 

que arroja el sistema Medsys de expedientes no devueltos. 

3.10 Es labor del personal de Registros Médicos llevar a cabo una revisión de manera 

periódica para detectar expedientes mal archivados. 

3.11 El expediente es un documento legal, propiedad del INER y por ningún motivo deberá 

llevarse fuera del servicio para el cual fue solicitado, a la biblioteca, comedor, 

departamentos administrativos, cajuela de automóviles o fuera del mismo Instituto. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




externa 


Hoja: 

113 


De: 

176 


verificación 


expedientes. 

2.0 Cancelación de 


3.0 Organización y 

verificación 


expedientes 

en 

existencia. 

1.1 Recibe del recepcionista de Consulta 

Externa y/o servicios similares los 

expedientes devueltos. 

1.2 Verifica el contenido de cada sobre 

separando carpeta de radiológico. 

2.1 Cancela en sistema Medsys (control de 

expediente) el número de expediente, usuario 

y servicio que solicitó. 

3.1 Intercala el expediente en el color 

correspondiente del mostrador de la 

recepción. 

3.2 ¿Existen expedientes pendientes al 

término de la consulta? 

Si: Solicita verbalmente a la recepcionista 

localice los expedientes faltantes y los 

entrega al archivista. Regresa a la actividad 1. 

No: Archiva las listas de consulta y reporte de 

no adeudo en fólder y archiva los expedientes 

clínicos en su lugar. Termina procedimiento. 


Archivista de Registros 

Médicos 

Consulta Externa y Registros 

Médicos 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 






040 




externa 

Hoja: 

114 

De: 

176 

Archivista de Registros Médicos 

Consulta Externa y Registros Médicos 

INICIO 

1 

3 


de expedientes. 

Organización y verificación 

de expedientes en existencia. 

Cancelación de expedientes 

solicitados. 

2 

Si 

¿Existen expedientes 

pendientes al término 

de la consulta? 

No 

Solicita verbalmente a la 

recepcionista localice los 

expedientes faltantes y los 

entrega al archivista. 

Regresa a la actividad 1 

Archiva las listas de consulta 

y reporte de no adeudo en 

fólder y archiva los 

expedientes clínicos 

en su lugar. 

1 FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




externa 


Hoja: 

115 

De: 

176 

Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 


Responsable de Código de Registro o 

Registro 

Conservación 

Conservarlo Identificación Única 


8.0 Glosario 

8.1 No aplica 




10.0 Anexos 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



expediente clínico a la Unidad de Atención e 

Investigación en Urgencias Respiratorias. 

Hoja: 

116 

De: 

176 

7. PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE CLÍNICO A LA UNIDAD 

DE ATENCIOÓN E INVESTIGACIÓN EN URGENCIAS RESPIRATORIAS. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

117 

De: 

176 







Específicamente en el Procedimiento para Préstamo de Expediente Clínico a la Unidad de 

Atención e Investigación en Urgencias Respiratorias. 

2.0 Alcance 


Médicos. 





3.1 El horario de atención de la Oficina de Admisión Hospitalaria y Registros Médicos para el 

servicio de la Unidad de Atención e Investigación en Urgencias Respiratorias será durante las 

24 horas del día, los 365 días del año. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

118 

De: 

176 

3.2 En los turnos nocturnos durante la realización del censo, el personal de la sección de registros 

médicos deberá coordinarse con el personal de Urgencias a efecto de que el servicio no se vea 

afectado. 

3.3 El personal de registros médicos recibirá el requerimiento de expedientes clínicos del personal 

de Urgencias, mediante el carnet del paciente. 

3.4 Recibido el carnet de citas el personal de registros médicos en turno, procederá a la localización 

del expediente clínico; si el expediente no se encuentra en su lugar deberá notificar al personal 

de urgencias y solicitar cuestione al paciente sobre sus últimas 2 visitas para su localización. 

3.5 Cuando un expediente no sea localizado en su lugar, se deberá rastrear primero en los 

anaqueles de hospitalización ubicados en admisión, después en el sistema de préstamo a 

investigación, posteriormente en los listados de consulta externa del día siguiente, después en 

los bloques de consulta preparada y finalmente en todo el anaquel que le corresponda al color. 

3.6 En caso de que el expediente clínico se encuentre en préstamo deberá llamarse vía telefónica 

al usuario, si fuera en turno nocturno se deberá notificar a urgencias para evitar la espera 

indebida. 

3.7 Una vez localizado el expediente, el personal de Urgencias, proporcionara su clave de usuario 

para que se proceda el descargo en el sistema Medsys (control de expediente). 

3.8 La persona que solicite algún expediente clínico a esta Oficina se responsabilizará del uso que 

se le dé al mismo que tendrá en custodia, hasta que sea devuelto a la sección de registros 

médicos. 

3.9 El expediente es un documento legal, propiedad del INER y por ningún motivo deberá llevarse 

fuera del servicio para el cual fue solicitado a la biblioteca, comedor, departamentos 

administrativos, cajuela de automóviles o fuera del mismo Instituto. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

119 


De: 

176 

1.0 Recepción de 

documento. 

2.0 Localización de 

expediente. 

1.1 Recibe del recepcionista de Urgencias 

carnet del paciente. 

2.1 Localiza el expediente solicitado en el 

guarda visible correspondiente. 

2.2 ¿Fue localizado? 

Si.- Verifica el contenido del expediente e 

informa al personal de urgencias continúa en 

la act. 3. 

No.- Verifica última consulta en carnet y 

busca el expediente de acuerdo a las políticas 

establecidas continua en la actividad 3 


3.0 Entrega de 

expediente y registro de 

datos. 

3.1. Entrega el expediente al personal de 

urgencias y hace carga de datos del paciente 

y usuario en sistema Medsys. 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 






040 






Hoja: 

120 

De: 

176 

INICIO 

1 

Recepción de documento 

2 

Localización de expediente 

No 

Si 

¿Fue localizado? 

Verifica última consulta en 

carnet y busca el expediente 

de acuerdo a las políticas 

establecidas continua en 

la actividad 3 

Verifica el contenido del 

expediente e informa al 

personal de urgencias 

continua en la actividad 3 

3 

Entrega de expediente 

y registro de datos. 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

121 

De: 

176 

Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 



Registro 

conservación 



8.0 Glosario 

8.1 No aplica 




10.0 Anexos 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 


8. Procedimiento para la devolución de 

expediente clínico de la Unidad de Atención e 


Hoja: 

122 

De: 

176 

8. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTE CLÍNICO DE LA 

UNIDAD DE ATENCION E INVESTIGACIÓN EN URGENCIAS RESPIRATORIAS 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

123 

De: 

176 


1.1 Establecer las políticas, normas y mecanismos para el desarrollo de las actividades de la 

Oficina de Admisión Hospitalaria y Registros Médicos, a fin de obtener un mayor desempeño 

y un mejor aprovechamiento del personal, los recursos materiales, técnicos y tecnológicos 

asignados; bajo los criterios de modernización y calidad en la atención médica, enseñanza 

e investigación. Específicamente en el Procedimiento para Devolución de Expediente Clínico 

de la Unidad de Atención e Investigación en Urgencias Respiratorias. 

2.0 Alcance 



2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a todos los usuarios que soliciten los servicios 

de la sección de Registros Médicos de conformidad con lo que establece el procedimiento 

del Departamento de Atención Médica y de todos los servicios que participan. 


3.1. El expediente clínico prestado para la atención médica del paciente en urgencias, deberá 

ser devuelto a la sección de registros médicos en cuanto el paciente sea dado de alta. 

3.2. El personal administrativo del servicio de urgencias deberá proporcionar su clave de 

usuario para llevar a cabo la descarga del expediente proporcionado en el sistema Medsys 

(control de expediente clínico). 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

124 

De: 

176 

3.3. El personal de registros médicos, al finalizar su turno, deberá verificar los pacientes que ya 

fueron dados de alta y solicitar el expediente correspondiente. 

3.4. Es responsabilidad del personal de registros médicos, verificar que el expediente esté 

completo al ser devuelto, así como hacer el descargo en el sistema Medsys (control de 

expediente clínico). 

3.5. El expediente recibido deberá ser archivado de inmediato. 

3.6. El extravío total del expediente debe ser reportado durante el turno en que se detecte, en la 

columna de observaciones de la libreta de control de préstamo y notificado al Coordinador 

de la oficina. 

3.7. La persona que solicite algún expediente clínico a esta Oficina, se responsabilizará del uso 

que se le dé al mismo, hasta que lo devuelva a la sección de registros médicos. 

3.8. El expediente clínico es un documento legal, propiedad del INER y por ningún motivo 

deberá llevarse fuera del servicio para el cual fue solicitado, a la biblioteca, comedor, 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

125 

De: 

176 



verificación del contenido 

del expediente. 

1.1 El archivista recibe del personal 

procedente del Servicio de Urgencias los 

expedientes que serán devueltos. 


2.0 Solicitud de clave de 

usuario y descarga de 

datos. 

1.2 Verifica que el contenido del expediente 

clínico corresponda en el total de placas y 

hojas, al total registrado en sistema control de 


2.1 Solicita al administrativo le proporcione la 

clave de usuario. 

2.2 Descarga en el sistema Medsys (control 

de expediente clínico) los datos 

correspondientes al paciente y usuario. 

3.0 Archivo de 

expediente. 

3.1 Archiva el expediente en el lugar que le 

corresponde. 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 






040 






Hoja: 

126 

De: 

176 

INICIO 

1 


del contenido del expediente. 

2 

Solicitud de clave de usuario 

y descarga de datos. 

3 

Archivo de expediente. 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

127 

De: 

176 

Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 



Registro 

conservación 



8.0 Glosario 

8.1 No aplica 




10.0 Anexos 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



expedientes clínicos a enseñanza, 

investigación y otros servicios. 

Hoja: 

128 

De: 

175 

9. PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CLÍNICOS A 

ENSEÑANZA, INVESTIGACIÓN Y OTROS SERVICIOS 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

129 

De: 

175 







Específicamente en el Procedimiento para Préstamo de Expedientes Clínicos a Enseñanza, 

Investigación y Otros Servicios. 

2.0 Alcance 


Médicos. 

2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a todos los pacientes que soliciten los servicios de 




3.1 El horario de recepción de solicitudes de expedientes, será de lunes a viernes de 8:00 a 14:00 

hrs. Toda solicitud de expedientes clínicos deberá ser entregada con 24 horas de anticipación. 

3.2 El Coordinador solo autorizará revisiones permanentes de expedientes clínicos mediante 

petición por escrito que justifique motivo, patología, cantidad y lugar de revisión. 

3.3 Toda solicitud de préstamo de expedientes deberá estar completamente requisitada así como 

contener la firma autógrafa del solicitante y clave de usuario del Sistema Medsys. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

130 

De: 

175 

3.4 Solo se autorizará salida de expedientes para revisión en clínicas o consultorios a médicos 

adscritos y/o jefes de servicio. Cuando el caso lo amerite el coordinador será el único 

facultado para autorizar préstamos extraordinarios siempre que se justifique dicha 

circunstancia. El personal de registros médicos, solo atenderá solicitudes previamente 

autorizadas por el Coordinador de la oficina. 

3.5 Solo el Coordinador de la oficina autorizará expedientes para revisión de manera excepcional, 

cuando el caso lo amerite. 

3.6 El personal responsable de proporcionar los expedientes, debe verificar previamente que el 

solicitante no tenga adeudos anteriores. 

3.7 En todo préstamo de expedientes para Enseñanza, Investigación y otros servicios, se 

verificará el número de hojas y placas radiológicas que contiene al momento del préstamo. 

3.8 Toda solicitud autorizada y atendida en fecha programada, los expedientes estarán 

disponibles 48 horas en el área de Registros Médicos para su revisión, por lo que, en caso de 

abandono se procederá a la cancelación. 

3.9 Los expedientes clínicos proporcionados para revisión en las clínicas, consultorios o servicios, 

deberán ser devueltos en un plazo no mayor a 72 horas. 

3.10 El usuario del expediente deberá verificar el contenido de cada expediente proporcionado y 

elaborará el vale correspondiente. 

3.11 El personal de la sección de Registros Médicos que realice el préstamo, será el responsable 

de archivar en el lugar del expediente el vale correspondiente. 

3.12 Todo préstamo de expediente para Enseñanza, Investigación y Otros Servicios deberá ser 

capturado en el sistema que para tal efecto se ha diseñado. 

3.13 Toda solicitud de préstamo autorizada deberá ser archivada en la carpeta de Investigación. 

3.14 Solo se proporcionaran expedientes durante las 24 horas durante los 365 días del año a la 

Unidad de Atención e Investigación en Urgencias Respiratorias. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

131 

De: 

175 

3.15 Es responsabilidad del peticionario, el uso y manejo que le de a la confidencialidad de la 

información contenida en el expediente clínico fuera de la oficina. 

3.16 Es responsabilidad del personal de la sección de Registros Médicos, reportar al Coordinador, 

la pérdida parcial o total de documentos y placas del expediente clínico, para que se proceda 

según corresponda. 

3.17 Es obligación del personal que tiene encomendada esta actividad, presentar el informe 

mensual de préstamo de expedientes para enseñanza e investigación con cierre al día 25 de 

cada mes. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

132 

De: 

175 


1.0 Recepción de solicitud 

de préstamo. 

2.0 Verificación del uso y 

no adeudo de 

expedientes. 

1.1 Recibe del Médico la solicitud de 

expedientes para Enseñanza e Investigación, 

verifica el correcto llenado del formato. 

2.1 Verifica el uso que se dará a los 

expedientes y programa fecha de entrega, 

previa autorización de la solicitud por el 

Coordinador. 

2.2 Verifica en controles y en sistema Medsys 

que no existan adeudos de expedientes. 

2.3 ¿Existen adeudos? 

Si: Retiene formato e informa al coordinador. 


No: Continua trámite. Actividad 3. 


3.0 Registro de solicitud y 

preparación 


expedientes solicitados 

4.0 Captura de registros 

en base de datos. 

3.1 Registra la solicitud en libreta de control, 

anotando los datos solicitados y registra en 

formato INER-AHRM-01 el folio continuo. 

3.2 Verifica que la solicitud haya sido 

autorizada por el Coordinador y procede a su 

preparación. 

3.3 Retira uno a uno de los anaqueles los 

expedientes clínico-radiológicos solicitados. 

4.1 Captura los registros en la base de datos 

del sistema, control de expedientes Medsys. 

Médico o Usuario 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

133 

De: 

175 


5.0 Llenado y entrega de 

vale por cada expediente. 

5.1 Llena tantos vales como expediente 

proporcionados, registrando todos los datos 

contenidos en el mismo. 

5.2 Entrega vale debidamente llenado al 

Archivista. 

5.3 Recibe vale(s) debidamente llenado(s), 

verifica que contenga firma del médico 

autorizado y entrega expediente(s) 

solicitado(s). 

Servicio Solicitante. 

Servicio Solicitante y 



6.0 Traslado de 

expedientes. 

6.1 Se retira con expedientes solicitados. Servicio Solicitante 

7.0 Organización de 

expedientes y archivo de 

vales. 

7.1 Organiza los expedientes conforme a la 

relación, registra cantidad de expedientes 

proporcionados y firma en el rubro 

correspondiente. 


7.2 Archiva solicitud en carpeta de control de 

Investigación de acuerdo al orden 

establecido. 

7.3 Engrapa el vale a un sobre y lo archiva en 

el lugar que ocupaba el expediente 

proporcionado. 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 






040 





Hoja: 

134 

De: 

175 


Medico o Usuario y 


INICIO 

3 

Recepción de solicitud 


1 

Registro de solicitud y 

preparación de expedientes 

solicitados 

INER-AHRM-01 

2 

4 

Verificación del uso y no 

adeudo de expedientes. 

Captura de registros en 

base de datos. 

Si 

No 

5 

¿Existen adeudos? 

Retiene formato e informa 

al coordinador. 

Termia Procedimiento 

Continua trámite. Actividad 3 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

135 

De: 

175 

Servicio Solicitante y 


Servicio Solicitante 


4 

5 

6 

7 

Llenado y entrega de val 

por cada expediente. 

Traslado de expedientes. 

Organización de expedientes 

y archivo de vales. 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

136 

De: 

175 


Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 

Registro 

Solicitud de préstamo de 

expedientes. 


conservación 

No aplica 


conservarlo 





INER-AHRM-01 

(05-2008) 

8.0 Glosario 

8.1 No aplica 




Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

137 

De: 

175 

10.0 Anexos 

10.1 Solicitud de Préstamo de Expedientes 

INER-AHRM-01-(05-2008) 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





10.2 Instructivo de llenado de la Solicitud de Préstamo de Expedientes 

SOLICITUD DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES 

Hoja: 

138 

El procedimiento de préstamo, control, entrega y recepción del expediente se lleva a cabo con el 

apoyo del Sistema de Administración Hospitalaria (MedSys) así como con el uso de formatos 

análogos. 

Todo expediente requerido con fines de enseñanza, investigación, protocolo u otro deberá ser 

solicitado por lo menos con 24 horas de anticipación, mediante el formato SOLICITUD DE 

PRESTAMO DE EXPEDIENTES. 

El personal adscrito a registros médicos localiza los expedientes solicitados y los reúne para así 

poder darlos de alta en el sistema (Medsys) registrando así la salida de los documentos a las 

distintas áreas. Una vez concluido este proceso se dejan listos en un espacio previamente 

designado donde son recogidos por los Administrativos de las diferentes áreas solicitantes. 

El llenado del formato deberá llevarse a cabo de acuerdo al siguiente instructivo: 

1) Fecha de solicitud.- Deberá anotarse la fecha corriente en que se recibe la solicitud. 

2) Hora de recibido.- Deberá anotarse la hora al momento de recibirse la solicitud. 

3) Fecha de préstamo.- Deberá anotarse la fecha en que se desea acceder a los 


4) Fecha de devolución.- Deberá anotarse la fecha en que los expedientes solicitados serán 

devueltos. 

5) Nombre del usuario.- Se anotará el nombre del personal adscrito al Instituto que solicita el 

o los expedientes, empezando por el apellido paterno, el materno y al final el o los 

nombres, así como su firma. 

6) Adscripción.- Se anotará el nombre del área de adscripción. 

7) Firma.- Firmará el usuario solicitante. 

8) Extensión.- Se anotará el número de extensión telefónica a donde poder localizar al 

usuario solicitante. 

9) Clave usuario.- Se anotará la clave de Medsys del usuario. La clave debe corresponder 

única y exclusivamente al usuario solicitante. 

10) Uso del expediente.- Deberá especificar el uso de destino del expediente, refiriéndose 

específicamente a Consulta Externa, Investigación, Enseñanza o protocolo. Si se tratase 

de un protocolo deberá anotarse el nombre y el número o la clave de identificación. En 

caso de tratarse de otra situación no especificada se anotará en el renglón marcado 

“Otros”. 

11) No. Prog.- Con fines de organización, en esta casilla deberá dársele un número 

progresivo a cada expediente solicitado. 

12) Nombre del paciente.- Deberá anotarse el nombre del paciente. Habiendo confirmado ya 

que corresponde con el número de expediente. 

De: 

175 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

139 

13) No. Expediente.- Deberá anotarse el número de expediente, habiendo confirmado ya que 

corresponde con el nombre del paciente. 

14) No. Placas.- Se anotará el número de placas existentes en el expediente. 

15) No. Hojas.- Se anotará el número de hojas existentes en el expediente. 

16) Defunción.- Deberá especificarse si este es el caso, poniendo una cruz en esta casilla. 

17) Observaciones.- Se utilizará esta casilla en caso de haber cualquier tipo de observación 

relacionada con el expediente solicitado. 

18) Autoriza préstamo.- En esta casilla firmará el responsable de Registros Médicos que 

autoriza el préstamo. 

19) Usuario que recibe exp.- Se anotará el nombre del administrativo que recibe de la 

Sección de Registros Médicos, los expedientes solicitados. 

20) Prepara expedientes.- Se anotará el nombre del personal adscrito a registros médicos 

que prepara la lista solicitante y reúne los expedientes. 

21) Cancela expedientes devueltos.- Se anotará la persona que cancela en listas y en 

Medsys los expedientes cuando son devueltos. 

22) Titular de protocolo o coinvestigador.- En caso de tratarse de Protocolo se anotará el 

nombre del titular y su firma. 

De: 

175 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 



expedientes clínicos de enseñanza, 


Hoja: 

140 

De: 

176 

10. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES CLÍNICOS DE 

ENSEÑANZA, INVESTIGACIÓN Y OTROS SERVICIOS 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

141 

De: 

176 


1.1 Establecer las políticas, normas y mecanismos para el desarrollo de las actividades del la 

Oficina de Admisión Hospitalaria y Registros Médicos a fin de obtener un mayor desempeño y 

un mejor aprovechamiento del personal, los recursos materiales, técnicos y tecnológicos 

asignados; bajo los criterios de modernización y calidad en la atención médica, enseñanza e 

investigación. Específicamente en el Procedimiento para Devolución de Expedientes Clínicos 

de Enseñanza, Investigación y otros Servicios. 

2.0 Alcance 


Médicos. 





Nombre 

Firma 

3.1 Todo expediente clínico en préstamo para investigación, enseñanza y otros servicios, 

deberá ser devuelto en un plazo no mayor de 72 horas después del préstamo. 

3.2 Los expedientes radiológicos que sean solicitados para toma de diapositivas de sus placas 

deberán ser devueltos en un plazo de 8 días hábiles, después del cual el personal de la 

sección de registros médicos solicitará la devolución de los expedientes prestados. 

3.3 Al recibir el expediente, el personal de registros médicos deberá verificar contra el vale de 

préstamo que el expediente esté completo y devolverá al usuario su vale. 

3.4 Los expedientes devueltos deberán cancelarse de manera inmediata en sistema medsys 

(control de expediente). 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

142 

De: 

176 

3.5 Todo expediente recibido deberá ser archivado en el mismo turno ya sea en el archivo 

Activo, Semiactivo o Histórico. 

3.6 En los casos en que no se devuelvan la totalidad de expedientes, el personal de registros 

médicos debera asentarlo en la solicitud, la cual quedara retenida y suspendidos los 

préstamos hasta recuperar en su totalidad los expedientes. 

3.7 El extravío total o parcial del expediente clínico prestado deberá ser reportado de inmediato 

al Coordinador y/o Jefe de Departamento Solicitante. 

3.8 La persona que solicite algún expediente clínico a esta Oficina, se responsabilizará del uso 

que se le dé al mismo y/o lo tendrá en custodia, hasta que sea devuelto a Registros 

Médicos. 

3.9 El responsable de esta actividad, deberá depurar el sistema de manera periódica para 

recuperar los expedientes que quedan adeudados, y generar el reporte correspondiente. 

3.10 El expediente clínico es un documento legal, propiedad del INER y por ningún motivo deberá 

llevarse fuera del servicio para el cual fue solicitado, a la biblioteca, comedor, 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

143 



verificación 


expedientes. 

2.0 Recuperación y 

verificación de vales de 

préstamo. 

1.1 Recibe el o los expedientes en 

devolución. 

1.2 Revisa que cada expediente contenga los 

documentos correspondientes al paciente. 

2.1 Recupera cada uno de los vales de 

préstamo archivados 

2.2 Verifica que el vale corresponda al 

expediente devuelto y que el número de 

placas y hojas que lo integran sea igual a los 

datos registrados en el vale. 

2.3 ¿Esta completo? 

Si, Cancela en sistema Medsys (control de 

expediente) cada uno de los expedientes de 

acuerdo a cada servicio y usuario. Pasa a 

actividad 7. 

No. Solicita el faltante y/o realiza aclaraciones 

con el usuario y reporta al Jefe inmediato y/o 

Coordinador Pasa a actividad 5. 

De: 

176 


3.0 Entrega de 

expediente faltante y 

devolución de vales de 

préstamo. 

3.1 Aclara y/o localiza y entrega el faltante. Médico o Usuario 

3.2 Integra faltante al expediente. Registros Médicos 

3.3 Devuelve los vales de préstamo de 

expedientes completos y cancelados del 

sistema Medsys. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

144 

De: 

176 


4.0 Archivo de expediente 

clínico. 

4.1 Archiva el expediente en el área que 

corresponda: 

• Activo. 

• Semiactivo. 

• Histórico 



Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 






040 





Hoja: 

145 

De: 

176 


Médico o Usuario y 


INICIO 

1 

3 

Recepción de expedientes. 

Entrega de expediente faltante 

y devolución de vales 


2 

4 

Verificación de 

correspondencia 

de vale. 

Archivo de expediente clínico. 

Si 

¿Esta completo? 

No 

FIN 

Cancela en sistema Medsys 

(control de expediente) cada 

uno de los expedientes de 

acuerdo a cada servicio y 

usuario. Pasa a actividad 3.3 

Solicita el faltante y /o realiza 

aclaraciones con el usuario 

y reporta al Jefe inmediato 

Pasa a actividad 3 

3.3 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

146 

De: 

176 


Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 



Registro 

conservación 



8.0 Glosario 

8.1 No aplica 




10.0 Anexos 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 


11. Procedimiento para la recepción y control 

de estudios de laboratorio clínico, 

microbiología y otros. 

Hoja: 

147 

De: 

176 

11. PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN Y CONTROL DE ESTUDIOS DE 

LABORATORIO CLÍNICO, MICROBIOLOGÍA Y OTROS 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

148 

De: 

176 







Específicamente en el procedimiento para Recepción y Control de Estudios de Laboratorio 

Clínico, Microbiología y Otros. 

2.0 Alcance 


Médicos. 

2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a todos los pacientes y usuarios que soliciten los 

servicios de la sección de Registros Médicos de conformidad con lo que establece el 

procedimiento del Departamento de Atención Médica y de todos los servicios que participan. 


Nombre 

Firma 

3.1 Los resultados de estudios de Laboratorio Clínico, Microbiología y otros deberán recibirse 

diariamente en el transcurso del turno vespertino. 

3.2 Es responsabilidad del personal de la sección de registros médicos verificar que los estudios 

que le son entregados correspondan a la relación que firma de recibido. 

3.3 Es obligación del personal de registros médicos firmar en cada caso los estudios que hayan 

sido integrados en el listado correspondiente. 

3.4 Los resultados de pacientes que se encuentren hopitalizados deberán ser regresados al 

Laboratorio correspondiente. 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

149 

De: 

176 

3.5 Es responsabilidad del personal que recibe los resultados, ordenarlos por dígito terminal y 

registrarlos en la libreta de control correspondiente. 

3.6 Los estudios en los que se detecte error en el número de registro, deberán ser verificados en el 

sistema, en el caso de no contar con expediente se devolverán de forma inmediata al 

laboratorio. 

3.7 Los estudios que no puedan ser integrados al expediente, por alguna razón deberán integrarse 

a la carpeta de resguardo, para su integración o entrega posterior. 

3.8 Es responsabilidad del personal elaborar el informe mensual de productividad con cierre al día 

25 de cada mes. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

150 

De: 

176 




estudios realizados por el 

laboratorio y revisión de 

datos. 

1.1 Recibe del personal de Laboratorio Clínico 

y Microbiología y otros, los resultados de 

estudios realizados mediante relación en 


1.2 Revisa si el estudio cuenta con nombre 

completo del paciente y numero de 


1.3 ¿Cuenta con nombre y número de 

registro? 

Si.- Pasa a la actividad No.2 

No.- Consulta el tarjetero Índice Alfabético de 

pacientes y localiza el número de expediente 

clínico o almacena el o los estudios en la 

carpeta específica para estudios con datos 

incompletos y pacientes hospitalizados. Pasa 

a la actividad número 4. 


2.0 Archivo y clasificación 

de estudios. 

2.1 Archiva el o los estudios en el fólder 

específico para estudios con datos completos. 

2.2 Clasifica los estudios con datos completos 

los que correspondan a pacientes 

hospitalizados y no hospitalizados. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 





Hoja: 

151 

De: 

176 


2.3 ¿El paciente esta hospitalizado? 


Si.- Archiva el o los estudios en la carpeta 

específica para estudios con datos 

incompletos y pacientes hospitalizados. 

Termina procedimiento. 

No.- Pasa a la actividad No. 3. 


de datos. 

3.1 Recibe los estudios con datos completos 

de pacientes no hospitalizados y firma el 

renglón correspondiente en la libreta de 

control de laboratorio. 

4.0 Informe de estudios 

no recibidos y entrega de 


3.2 Inicia revisión de estudios recibidos y 

verifica número de expediente. 

4.1 Informa al personal de Laboratorio y otros 

servicios, estudios no recibidos. 

4.2 Entrega al personal de laboratorio la 

libreta de control y estudios no recibidos. 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 






040 





Hoja: 

152 

De: 

176 


INICIO 

1 

2 

Recepción de estudios 

realizados por el laboratorio 

y revisión de datos. 

Archivo y clasificación 

de estudios. 

No 

¿Cuenta con 

nombre 

y número de 

registro? 

SI 

No 

¿El paciente esta 

hospitalizado? 

SI 

Consulta el tarjetero Índice de 

pacientes y localiza el número 

de registro o almacena el o 

los estudios en la carpeta 

específica para estudios act. 4 


Pasa a la actividad No. 3. 

Archiva el o los estudios en 

la carpeta específica para 

0estudios con datos 

incompletos y pacientes 

hospitalizados 

4 

FIN 

3 

Revisión de estudios. 

4 

Informe de estudios 

no recibidos. 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 






Hoja: 

153 

De: 

176 

Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 


Responsable de Código de Registro o 

Registro 

Conservación 

Conservarlo Identificación Única 


8.0 Glosario 

8.1 No aplica 




10.0 Anexos 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 


12. Procedimiento para la glosa de estudios de 

Laboratorio Clínico, Microbiología y otros. 

Hoja: 

154 

De: 

176 

12. PROCEDIMIENTO PARA GLOSA DE ESTUDIOS DE LABORATORIO CLÍNICO, 

MICROBIOLOGÍA Y OTROS 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

155 

De: 

176 







investigación. Específicamente en el Procedimiento para Glosa de estudios de Laboratorio 

Clínico, Microbiología y Otros. 

2.0 Alcance 



2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a todos los pacientes y usuarios que 

soliciten los servicios de la sección de Registros Médicos de conformidad con lo que 

establece el procedimiento del Departamento de Atención Médica y de todos los servicios 

que participan. 


3.1 Todos los estudios que sean enviados a la sección de Registros Médicos, para integrarlos 

al expediente clínico, deberán estar relacionados y será mediante listado de entrega. 

3.2 Los estudios de Laboratorio Clínico, Microbiología y otros deben ser glosados al 

expediente al momento de la recepción de los mismos. 

3.3 La sección de Registros Médicos solo integrara los estudios que cuenten con número de 

expediente y datos del paciente, en caso contrario deberá devolverlos al área generadora 

del estudio para su resguardo. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

156 

De: 

176 

3.4 Una vez recibidos los resultados en la sección de Registros Médicos solo podrán ser 

entregados a los pacientes previa autorización del médico tratante o del Coordinador de 

la oficina. 

3.5 Es responsabilidad del personal de Registros Médicos glosar los estudios en la sección 

del expediente que le corresponde. 

3.6 Al glosar los resultados es responsabilidad del personal verificar que los datos de 

identificación y número de expediente de los resultados corresponda a los del expediente 

clínico. 

3.7 El personal que glose los resultados deberá firmar la columna correspondiente del 

control. 

3.8 Los estudios sobrantes a falta del expediente clínico, deberán integrarse en la carpeta 

destinada para su resguardo y de acuerdo al orden establecido. 

3.9 Es responsabilidad del personal de la sección de Registros Médicos, reportar al 

Coordinador, la sustracción, pérdida parcial o total de estudios del expediente clínico, 

para que se proceda según corresponda. 

3.10 Es obligación del personal que tiene encomendada esta actividad, presentar el informe 

mensual de estudios integrados al expediente clínico con cierre al día 25 de cada mes. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

157 

De: 

176 




verificación de listado con 

resultados de estudios y 

otros. 

2.0 Ordenamiento e 

integración de resultados 

recibidos. 

1.1 Recibe los resultados de Laboratorio 

Clínico, Microbiología y otros de acuerdo al 

listado de entrega. 

1.2 Verifica que cada listado contenga los 

estudios relacionados y firma acuse de 

conformidad. 

2.1. Ordena los resultados recibidos de 

Laboratorio Clínico, Microbiología, y otros por 

dígito terminal y en orden progresivo. 

2.2 Integra en un paquete los resultados 

correspondientes a un paciente, tanto Clínicos 

como Microbiológicos. 

2.3 Retira de los anaqueles los expedientes 

correspondientes a los resultados. 

2.4 Coloca los resultados en el expediente, en 

el orden establecido. 

2.5 Firma relación del control de Glosa, cada 

vez que termine de integrar estudios en un 

expediente. 


3.0 Clasificación y archivo 


3.1 Clasifica los expedientes glosados. 

3.2 Acomoda los expedientes en el lugar 

destinado y de acuerdo al dígito terminal. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

158 

De: 

176 


3.3 Archiva los expedientes y al final de la 

jornada archiva en el fólder los estudios 


pendientes, para ser integrados al día 

siguiente, por no estar el expediente en el 

área de Registros Médicos. 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 






040 




Hoja: 

159 

De: 

176 


INICIO 

1 

Recepción y verificación de 

listado con resultados 

de estudios y otros. 

2 

Ordenamiento e integración 

de resultados recibidos. 

3 

Clasificación y archivo 


FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

160 

De: 

176 


Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 



Registro 

conservación 



8.0 Glosario 

8.1 No aplica 




10.0 Anexos 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 


13. Procedimiento para la depuración del 


Hoja: 

161 

De: 

176 

13. PROCEDIMIENTO PARA DEPURACIÓN DEl EXPEDIENTE CLÍNICO 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

162 

De: 

176 







investigación. Específicamente en el Procedimiento para Depuración de Expediente Clínico. 

2.0 Alcance 



2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a todos usuarios que soliciten los servicios de 




3.1 El sistema de depuración de expedientes clínicos se realizará anualmente, por el personal 

de la sección de Registros Médicos. 

3.2 Los expedientes clínicos que después de un tiempo no han tenido uso, deberán depurarse 

por los siguientes motivos: Defunción, baja por abandono de tratamiento, dejo de asistir en 

un periodo de más de cinco años a la consulta, expedientes con notas intrascendentes y/o 

los que nunca pasaron a consulta. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

163 

De: 

176 

3.3 El procedimiento de depuración de expedientes clínicos deberá ser efectuado en forma 

ininterrumpida hasta su terminación; posteriormente se hará la depuración una vez al año. 

3.4 Únicamente serán digitalizados los expedientes clínicos que al ser depurados contengan 

documentación de intervenciones quirúrgicas y/o de internamientos hospitalarios. 

3.5 Los trabajadores de la sección de Registros Médicos, que participen en el procedimiento de 

depuración, se dedicarán a él diariamente, al término de las actividades de rutina y por 

ningún motivo se dejará trabajo pendiente para continuar al siguiente día (ya que esto 

ocasionaría problemas para el buen funcionamiento del área). 

3.6 La depuración de expedientes clínicos, deberá realizarse en forma total, nunca fraccionada. 

3.7 No deberán depurarse hojas de evolución o notas médicas de más de cinco años, si el 

expediente se encuentra en activo. 

3.8 El control de los expedientes depurados lo llevará el encargado o responsable de la sección 

de Registros Médicos. 

3.9 Los expedientes clínicos que sean depurados del “Archivo Activo”, permanecerán durante 

cinco años en “Archivo Semiactivo”. 

3.10 Para la depuración del expediente clínico se procederá a elaborar paquetes de acuerdo a la 

clasificación de las siguientes claves: 

• N. P.C. = Nunca pasó a consulta 

• + 5 A = Tiene más de 5 años de NO asistir a consulta 

• N: I: = El expediente clínico solamente contiene notas intrascendentes 

• DIGITA. = El expediente clínico contiene internamientos y/o intervenciones 

Quirúrgicas y debe ser depurado o preparado para digitalizarse. 

• DEF. = Cuando el paciente haya fallecido. 

• A. D. = Cuando el paciente ya no requiere de ser atendido en el instituto y se 

determina el alta definitiva. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

164 

De: 

176 

3.11 Los expedientes clínicos que hayan pasado a especialidades y tengan más de un año de no 

pasar a consulta, serán dados de baja del archivo activo, por abandono de tratamiento, a 

excepción de los que debido a su padecimiento y/o por indicaciones de su médico tratante 

deban permanecer más tiempo. 

3.12 Es responsabilidad del personal de Registros Médicos elaborar un catálogo de expedientes 

clínicos depurados de manera periódica. 

3.13 Los expedientes depurados deberán permanecer en un espacio adecuado y en condiciones 

apropiadas para su conservación. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

165 

De: 

176 

4 Descripción del procedimiento 



documentación. 

2.0 Capacitación y 

vigilancia de depuración 


1.1Revisa la documentación que integra el 

expediente clínico, para determinar 

1.2 ¿Procede la depuración del expediente 

clínico? 

Si: Continua actividad 2 

No: Pasa a la actividad 3.5 

2.1 Capacita y distribuye el trabajo al 

personal, a fin de que la depuración de 

expedientes se lleve en forma correcta y 

organizada. 

2.2 Vigila que todos los trabajadores 

dedicados a esta actividad cumplan 

eficientemente con ella. 



documentación y 

selección de expedientes. 

3.1 Revisa la documentación del expediente 

clínico, sí encuentra internamientos 

hospitalarios procede a retirar las hojas de 

enfermería, control de líquidos y gráficas de 

signos vitales. 

3.2 Separa los expedientes que ya fueron 

revisados en los activos y que serán para 

depuración. 

3.3 Marca la clave correspondiente en la 

carátula del mismo. 

3.4 Prepara expediente clínico para su 

digitalización, en caso de proceder, hace las 

anotaciones correspondientes en catálogo de 

baja. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

166 

De: 

176 


3.5 Archiva los expedientes clínicos activos 

en su lugar. 


3.6 Identifica y separa de un año a la fecha de 

revisión en que se hizo la depuración de los 

expedientes y conserva en el área de 


4.0 Envío de expedientes 

al archivo pasivo. 

4.1 Envía al archivo pasivo los expedientes 

que no se consideraron para depuración en la 

última revisión. 

5.0 Elaboración de 

catáogo y digitalización 


5.1 Elabora catálogo de expedientes que 

concluyeron su vida útil para su posterior baja 

definitiva. 

5.2 Remite los expedientes después de cinco 

años a la sección de digitalización para su 

control. 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



5. Diagrama de flujo 



040 




Hoja: 

167 

De: 

176 


INICIO 

1 

2 

Revisión de documentación 

Capacitación y vigilancia 

de depuración de expedientes. 

3 

No 

¿Procede la 

depuración del 

expediente clínico? 

SI 

Revisión de documentación 

y selección de expedientes. 

Pasa a la actividad 3.5 Continua actividad 2 

4 

Envío de expedientes 

al archivo pasivo. 

3.5 

4 

Elaboración de catáogo y 

digitalización de expedientes. 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

168 

De: 

176 


Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 



Registro 

conservación 



8.0 Glosario 

8.1 No aplica 




10.0 Anexos 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 


14. Procedimiento para la digitalización del 


Hoja: 

169 

De: 

176 

14. PROCEDIMIENTO PARA DIGITALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE CLÍNICO 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

170 

De: 

176 







investigación. Específicamente en el Procedimiento para Digitalización del Expediente Clínico. 

2.0 Alcance 



2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a todos usuarios que soliciten los servicios de 




3.1 Es responsabilidad del coordinador de la oficina definir los criterios para seleccionar el 

material que será sujetó al proceso de digitalización, conforme a la NOM. 168-SSA1-1998 

del expediente clínico y demás disposiciones relacionadas y aplicables. 

3.2 Los expedientes clínicos que después del proceso de depuración sean considerado como 

de utilidad para la enseñanza clínica y/o investigación, deberán someterse al proceso de 

digitalización, para su mejor manejo y debida conservación. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

171 

3.3 Todo expediente que se digitalice deberá especificar el motivo por el cual fue depurado. 

De: 

176 

3.4 El sistema de digitalización de expedientes clínicos se realizará de manera continua, por el 

personal de la sección de Digitalización. 

3.5 Únicamente serán digitalizados los expedientes clínicos que al ser depurados contengan 

documentación de intervenciones quirúrgicas y/o de internamientos hospitalarios. 

3.6 Todos los expedientes egresados de hospitalización por defunción así como los casos 

legales deberán ser sujetos a digitalización. 

3.7 Los trabajadores de la sección de Registros Médicos, que participen en el procedimiento de 

digitalización, se dedicarán a él diariamente, y por ningún motivo se dejará trabajo ya 

programado o pendiente alguno para continuar al siguiente día. 

3.8 El procedimiento de digitalización deberá efectuarse en forma ininterrumpida hasta su 

término o conclusión. 

3.9 La digitalización de cada expediente clínico, deberá realizarse en forma total, nunca parcial 

y/o fraccionada. 

3.10 No deberán digitalizarse papelería y/o placa radiológica que no sea de utilidad para la 

enseñanza médica e investigación. 

3.11 El control de los expedientes digitalizados lo llevará el encargado o responsable de la 

sección de Registros Médicos. 

3.12 Es responsabilidad del personal de la sección de Digitalización elaborar un catálogo de 

expedientes clínicos digitalizados el cual deberá relacionar la información de la 

documentación y placas radiológicas próximos a causar baja. 

3.13 Los expedientes clínicos que sean digitalizados serán dados de baja en forma definitiva una 

vez concluido el proceso. 

3.14 Es responsabilidad del personal adscrito a la sección de Digitalización hacer buen uso de 

los recursos técnicos, materiales e informáticos que estén a su alcance. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

172 

De: 

176 

3.15 Será responsabilidad del administrador de documentos digitalizados, su conservación en 

medios magnéticos y el control del acceso a los mismos, en consecuencia deberá 

respaldarse según lo amerite el caso en CD’S ò el servidor Pak’s Rick’s donde permanecerá 

por tiempo indefinido. 

3.16 Solo el administrador del sistema estará facultado para hacer los cambios o modificaciones 

a la información digitalizada en los casos en que no se cumpla con los criterios de calidad. 

3.17 El Coordinador de la Oficina de Admisión Hospitalaria y Registros Médicos será el 

responsable de vigilar que todos los trabajadores dedicados a la digitalización cumplan 

eficientemente con ella. 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

173 

De: 

176 




expedientes. 

2.0 Capacitación y 

distribución de trabajo. 

3.0 Digitalización del 


1.1 Recibe de la sección de registros 

médicos los expedientes que resultaron de la 

depuración, estos deberán ser digitalizados. 

2.1 Capacita y distribuye el trabajo al 

personal, a fin de que la digitalización de 

expedientes se lleve en forma correcta y 

organizada. 

3.1 Revisa la documentación que integra el 

expediente clínico, para determinar si procede 

la digitalización del mismo, en caso afirmativo 

la realiza de acuerdo al programa establecido. 

3.2 Prepara y separa la documentación que 

no es de utilidad, quita grapas, adhesivos, 

broches y cualquier otro objeto que pudiera 

afectar el proceso. 

3.3 Verifica que los documentos no contengan 

rupturas, manchas, humedad, polvo sin 

torceduras o deformidades y que el contenido 

sea legible. 

3.4 Revisa las placas radiológicas que 

integran el expediente clínico y determina de 

ellas las que proceden a su digitalización. 

3.5 Ordena o clasifica la información de 

acuerdo a un orden lógico y cronológico de 

acuerdo con la guía de ensamblado de 

expedientes clínicos y procede a su 

digitalización. 

Digitalización 

Coordinador de la oficina de 



Encargado de Digitalización 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

174 

De: 

176 


3.6 Verifica si se cumple con los criterios de 

calidad una vez concluida la jornada del 

proceso de digitalización de información. 




3.7 Realiza el registro del expediente 

digitalizado, una vez que la información ha 

sido escaneada o digitalizada, en la carpeta 

de trabajo la cual contendrá datos del 

paciente como son patología, motivo de 

egreso, total de hojas, fecha de última 

consulta, etc. que permita generar criterios de 

búsquedas. 

Encargado de Digitalización 

4.0 Separo de 

expedientes y respaldo de 

información. 

4.1 Separa papel, sobre e imágenes 

radiológicas y almacena en bloques para su 

baja posterior. Una vez digitalizados 

4.2 Elabora catalogo de expedientes clínicos 

que fueron digitalizados y que causaran baja 

definitiva. 

4.3 Respalda información en CD`s y/o en su 

caso es enviada al Paks Riks para su 

consulta posterior, una vez que la jornada de 

digitalización ha concluido. 





Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 



5. Diagrama de flujo 



040 




Hoja: 

175 

De: 

176 

Digitalización 






Registros Médicos y Encargado 

de Digitalización 

INICIO 

1 

2 

3 

Recepción de expedientes. 

Capacitación y distribución 

de trabajo. 

Digitalización de 


4 

Separo de expedientes y 

respaldo de información. 

FIN 

Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ 





040 




Hoja: 

176 

De: 

176 


Documentos 




No aplica 

7.0 Registros 

Registro 


conservación 


conservarlo 




8.0 Glosario 

8.1 No aplica 




10.0 Anexos 


Nombre 

Firma 





S. DEL VALLE 

CASTILLO 

C. MAYRA S. 

HERNÁNDEZ 

LÓPEZ

manual de procedimientos de admisiÃ³n hospitalaria - Instituto ...

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