Volvo Trucks envía sus facturas en formato electrónico - Retarus

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Volvo Trucks envía sus facturas en formato electrónico - Retarus

Retarus Best Practice

Logística perfecta: Volvo Trucks envía sus facturas

en formato electrónico

Del fabricante de camiones pesados más grande de Europa no solo se espera la fabricación de

vehículos de primera categoría, sino también una extensa red de servicios que asegure en todo

momento la puntual entrega de cualquier repuesto solicitado. Para cumplir estas exigencias,

se necesitan de complejos sistemas logísticos, que a menudo van acompañados de sistemas

de facturación no menos sofisticados. El envío de facturas electrónicas permite a “Volvo Trucks

Región Europa Central” reducir considerablemente sus costes de gestión al mismo tiempo que

aumenta la eficiencia de sus procesos. Volvo Trucks utiliza Retarus eSign, el servicio completo

para el envío y la recepción de documentos electrónicos.

80 años después de haber construido el primer camión, Volvo Trucks está

presente en más de 130 países a nivel mundial. Más del 95 por ciento de los

camiones fabricados son vehículos pesados de más de 16 toneladas, desarrollados

y construidos por los 20.000 empleados en Suecia, Bélgica, Brasil y

los Estados Unidos. Volvo Trucks dispone de nueve fábricas propias de montaje,

ocho fábricas adicionales se encuentran bajo la dirección de socios comerciales

locales. Una red global de más de 1.800 talleres garantiza la atención al

cliente en todas partes del mundo. La corporación Volvo Trucks es la segunda

productora de camiones pesados más grande del mundo – y la número uno en

Europa. “Volvo Trucks Región Europa Central” no solo se considera proveedora

de vehículos utilitarios, sino también proveedora de todos los servicios componentes

de una solución integral de transportes.

Esto incluye tanto la prestación de servicios financieros, como el sostenimiento

de una extensa red de servicios al cliente, cuyo objetivo es mantener cada

uno de los camiones Volvo en perfectas condiciones. Esto no solo representa

un desafío logístico de primer orden, sino también requiere de sistemas de

facturación debidamente coordinados. Gracias al servicio de Retarus eSign,

Volvo Trucks disfruta de todas las ventajas del envío de documentos electrónicos:

procesos de contabilidad eficientes y simplificados, costes de operación

reducidos, seguimiento, protección contra manipulaciones, seguridad jurídica

internacional, archivo total y acceso permanente a cada una de las facturas.


Retarus Best Practice

“La solución de facturación de Retarus nos brinda todas las ventajas del

envío de facturas electrónicas como Software as a Service. Los procesos

relacionados con las facturas salientes se han acelerado considerablemente,

y los costes operacionales se han reducido notablemente, siendo además

claramente calculables e imputables.“

Tina Bender, CIO Business Systems, Volvo Trucks Region Central Europa

Alto potencial de reducción de costes

Volvo Trucks Región Europa Central” envía cada año más de 40.000 facturas

de repuestos y abonos en casos de garantías a sus sucursales y talleres autorizados.

Según las evaluaciones del instituto de informática comercial de la

Universidad de Hannover, los costes de un envío de una factura convencional

de papel suman los 5,30€, lo que significa un valor anual de unos 210.000€ en

total. En otras evaluaciones – como p.ej. de la Asociación Europea de Tesoreros

EACT – se estima incluso un coste seis veces más alto. Sea cual sea el cálculo

más correcto, los costes en ambos casos no resultan ser nada despreciables.

Y no son el problema mas grande que causa la facturación “en papel“: los

procesos de facturación convencional requieren de mucho tiempo, ya que las

facturas tienen que imprimirse, ensobrarse, transportarse, abrirse y leerse.

Seguridad jurídica a nivel internacional

Volvo Trucks Región Europa Central” tenía diversas razones para simplificar

dichos procesos y reducir los costes respectivos, substituyendo la facturación

tradicional por el servicio de facturación electrónica. La búsqueda de una

solución adecuada incluía dos criterios decisivos: Por un lado, la solución

tenía que ser jurídicamente y fiscalmente irrecusable – no solo en Alemania,

sino también en otros países – y por el otro lado, el proyecto debía realizarse

en poco tiempo, garantizando la coordinación óptima, además, un proceso

initerrumpido en todo momento. Esto fue de especial importancia cuando

se intergaban las sucursales en Suiza y Austria. Tras evaluar extensamente las

ofertas de diferentes proveedores, Volvo Trucks optó por el servicio de Retarus

eSign, un servicio completo de seguridad transaccional con validez internacional,

para el envío y la recepción de facturas electrónicas, incluyendo la creación

y verificación de firmas digitales. El servicio de Retarus eSign cumple las normas

fiscales de más de 40 países.

Aplicación flexible, uso fácil

El manejo de Retarus eSign resulta sumamente sencillo: las facturas se

transmiten en formato PDF a los centros de datos de Retarus, donde se añade

automáticamente una firma electrónica reconocida. Seguidamente, se verifica

la firma y se documenta la facturación. Toda esta información de relevancia

fiscal se añade a la factura, enviándola luego de modo rápido y económico con

la máxima seguridad transaccional a través de la infraestructura de mensajería

electrónica de Retarus.

Los destinatarios reciben a la mayor brevedad una factura electrónica que

cumple todas y cada una de las normas establecidas por las legislaciones de

los diferentes países. De este modo, Retarus eSign no solo optimiza el proceso

entero de la facturación, sino también simplifica considerablemente el proceso

de recepción en el lado del destinatario.

FastFacts

• Facturación rápida, sencilla y económica

• Costes de gestión reducidos y claramente calculables

• Optimización íntegra del flujo de trabajo de documentos

• Firma electrónica reconocida

• Soporte de tarjetas de firma electrónica, en conformidad con la ley

• Firma digital integrada en el documento PDF

• Sin costes por hardware, software ni mantenimiento

• Transparencia absoluta del proceso

Retarus eSign no solo crea la firma electrónica del documento, sino también

la verifica automáticamente. El resultado de esta comprobación se documenta

y se remite al destinatario integrado en el documento PDF electrónicamente

firmado. Así, se puede comprobar en todo momento, que el

documento no fue manipulado durante la transmisión.

“La solución de facturación de Retarus nos brinda todas las ventajas del

envío de facturas electrónicas como Software as a Service. Los procesos

relacionados con las facturas salientes se han acelerado considerablemente,

y los costes operacionales se han reducido notablemente, siendo además

claramente calculables e imputables. El seguimiento initerrumpido de

todos los procesos a través del portal de Retarus Enterprise Administration

Services (EAS) nos brinda toda la transparencia que necesitamos“ explica

Tina Bender, CIO Business Systems de Volvo Trucks Región Europa Central.

Retarus eSign se presta como servicio gestionado. Todas las operaciones

necesarias se realizan en los centros de datos propios de Retarus.

retarus España • General Pardiñas 15, 1° • Madrid 28001

Tel: +34 914 149 500 • Fax: +34 914 149 569

info@retarus.es • www.retarus.es

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