Sistemas de información Sistemas de información

moodle.unid.edu.mx

Sistemas de información Sistemas de información

Unidad II

Sistemas de

información


A d m i n i st r ación de compras e inventa r i o s

Esquema conceptual: Unidad II

Relación de compras con la dirección

Relación de compras con contabilidad

Relación de compras con ingeniería

1. Relaciones de la función de

compras con la organización

30

UNIDAD II

Sistemas de información

3. Importancia de los

almacenes

2. Vinculación comprador-proveedor

con intercambio electrónico

El control de los materiales

Concepto de almacén

Organización y administración de

un almacén

Relación comprador-proveedor

Comercio electrónico

Riesgos de las compras electrónicas


U n i da d I I . S i st e m a s d e i n f o r m ación

Semana 3

Presentación

En las próximas dos semanas nos dedicaremos a revisar a profundidad y detalle

los sistemas de información que permiten vincular o relacionar directamente

al departamento de compras con el resto de las áreas que conforman a una organización

basadas en sus funciones. Por otra parte realizaremos una correlación entre

el comprador y el proveedor como una relación comercial integral, basando su

vinculación de intercambio tanto de forma personal como electrónicamente para

el fincado de pedidos (compra-venta).

Objetivos específicos

• El alumno identificará y describirá los principales sistemas de información dentro

del ámbito comercial actual.

31

Tema y subtemas

I. II Sistemas de información

II.1 Relaciones de la función de compras con la

organización

II.2 Vinculación comprador-proveedor con

intercambio electrónico


A d m i n i st r ación de compras e inventa r i o s

II.1 Relaciones de la función de

compras con la organización

Hoy en día, en toda organización es de vital importancia la existencia de un departamento

o área de compras en su estructura organizacional para funcionar eficientemente.

Por lo anterior, resulta obvia la trascendencia que tiene una adquisición

o compra para cualquier producción o proceso.

Cabe mencionar, que una vez definida la estructura organizacional de cualquier

organización, de forma precisa y eficiente, permitirá clarificar la división de

actividades, el grado de especialización que alcanzan y su jerarquía o autoridad

internamente.

32

Relación de

compras con otros

departamentos

La importancia del jefe

de compras

Relación de compras

con la dirección

Relación de compras

con contabilidad

Relación de compras

con ingeniería

El jefe o encargado del departamento de compras deberá siempre trabajar en

coordinación con el resto de los departamentos de la empresa. Las actividades de

compras están estrechamente relacionadas con todos los departamentos de la empresa,

en especial con el área de producción, ventas, ingeniería, control de calidad,

contabilidad y almacenes; ya que compras se encargará de conseguir y abastecer

todos los suministros y servicios necesarios para cumplir y cubrir el ciclo económico

de la empresa.

Por lo anterior, es básica, necesaria e indispensable la eficiencia de un jefe de

compras que evite fricciones en todo momento en su trato con los demás responsables

de los departamentos de la empresa. El gerente de compras necesariamente

tiene que ser diplomático y mantener una excelente disposición y actitud con cada

uno de los responsables de las demás áreas de la empresa.

El área de Compras y la Dirección de la empresa debe coordinarse de tal manera

que cualquier cambio en la planeación de la producción sea comunicado de

inmediato al responsable de compras, antes de que éste coloque o finque un pedido

de compra, ya que la falla en comunicar y coordinar esta información podría

provocar un desabasto de materiales, o bien un exceso de inventarios.

Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar la

preparación y programación de los pagos para los proveedores en tiempo y forma

pactados desde el inicio de la relación comercial, con la única finalidad de aprovechar

los descuentos, asegurar las entregas puntualmente y evitar posibles errores

que se pudieran suscitar.

Y otra área con la que se debe interrelacionar el departamento de compras es

con ingeniería, para tratar cuestiones de diseño y especificaciones precisas con

antelación de los requerimientos de producción.

Para que una empresa u organización funcione correctamente debe vigilar sus

compras de materias primas, refacciones y materiales en general, resguardándolas

en cantidades necesarias (en el almacén) y suministrándolas de manera adecuada


U n i da d I I . S i st e m a s d e i n f o r m ación

y controlada al área de producción, de acuerdo con los requerimientos que manifieste

de dichas materias primas y demás materiales. Y, por último, contabilizar

todas estas operaciones, finanzas o tesorería y todo aquel departamento que requiera

el suministro de algún material o la adquisición de maquinaria, equipo y

enseres menores.

Así, será de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé

cuenta de que la eficiencia en su área dependerá en gran parte de la buena coordinación

y comunicación de la información con los demás departamentos de la

empresa u organización.

A continuación se presentan algunas consideraciones para lograr una adecuada

organización del departamento de compras que favorezcan su interrelación

con el resto de las áreas de la empresa.

1.- Fijar objetivos Que sean los más claros posible

2.- Ser funcional Que trabaje coordinadamente para lograr los

objetivos propuestos

3.- Establecer el tipo Enmarcar, controlar y definir niveles de autoridad

de organización

II.2 Vinculación comprador-proveedor

con intercambio electrónico

33

Los directores de compras tienen la obligación y consigna, dada su situación privilegiada,

de conocer con anticipación mercados nuevos, novedades de productos,

perfeccionamientos industriales y desarrollos económicos para hacerlos del conocimiento

del personal de todas las áreas involucradas de la empresa.

Es imprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones

comerciales con sus proveedores, ya que el apoyo, ayuda, orientación y asesoría

que los proveedores le puedan prestar al comprador son una colaboración absoluta

que le puedan garantizar el cierre de negociaciones y operaciones seguras e

inmediatas, desarrollo de nuevos productos y condiciones de competencia para la

propia empresa.

Actualmente, la mayoría de las empresas utiliza algún sistema de comercio

electrónico. Es una realidad, que cada día seguirá incrementándose el porcentaje

de empresas que realizan las transacciones comerciales (compras) de manera

electrónica, ya que en el umbral del siglo xxi y xxii se estima que los usuarios de

Internet aumentarán exponencialmente.

Una gran ventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologías de comunicación

empresa-proveedor, al momento de entablar una relación comercial, es la

Relación

comprador-proveedor

Comercio electrónico

Relación comercial vía

electrónica


A d m i n i st r ación de compras e inventa r i o s

obtención de reducciones considerables tanto en los costos, como en el tiempo

invertido en las negociaciones de compra-venta que llevan a cabo actualmente las

organizaciones, comparándolo con los métodos tradicionales de compra.

Riesgos de las compras

electrónicas

Una preocupación, por demás importante, es analizar y valorar qué tanta seguridad,

confiabilidad y grado de compromiso se tiene al momento de realizar las

transacciones comerciales a través de Internet, ya que por el momento una gran

parte de los usuarios prefiere no utilizar la red para sus compras, debido a que para

llevar a cabo una operación se necesita proporcionar una serie de datos e información

confidenciales, tanto a nivel personal como a nivel financiero.

34


U n i da d I I . S i st e m a s d e i n f o r m ación

Reactivos de autoevaluación

Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.

1. En toda organización es de vital importancia la existencia de un departamento o área de

compras en su estructura organizacional para funcionar eficientemente.

2. Las actividades de compras se relacionan únicamente con el área de contabilidad y el

almacén.

3. El gerente de compras tiene que ser diplomático y mantener una excelente disposición y

actitud con cada uno de los responsables de las demás áreas de la empresa.

4. El área de compras y la dirección deben coordinarse de tal manera que cualquier cambio

en la planeación de la producción sea comunicado de inmediato al responsable de compras,

antes de que solicite un pedido de compra.

5. Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar la preparación y

programación de los pagos para los proveedores.

6. Es de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé cuenta de que la

eficiencia de los objetivos de su área depende de la buena coordinación y comunicación

entre su equipo de trabajo.

7. Es imprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones comerciales con

sus proveedores para tener su colaboración absoluta, la cual le puedan garantizar el cierre de

negociaciones, desarrollo de nuevos productos y condiciones de competencia para la propia

empresa.

_____

_____

_____

_____

_____

_____

_____

35

8. Una gran desventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologías de comunicación

empresa-proveedor es la obtención de reducciones considerables tanto en los costos, como en

el tiempo invertido en las negociaciones de compra-venta.

_____


A d m i n i st r ación de compras e inventa r i o s

Fuentes de información

García, A. (1993). Almacenes, planeación, organización y control. México: Trillas.

Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Continental.

Mercado, S. (1996). Compras, principios y aplicaciones. México: Limusa.

36


U n i da d I I . S i st e m a s d e i n f o r m ación

Panel de verificación

Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.

1. En toda organización es de vital importancia la existencia de un departamento o área de

compras en su estructura organizacional para funcionar eficientemente.

2. Las actividades de compras se relacionan únicamente con el área de contabilidad y el

almacén.

3. El gerente de compras tiene que ser diplomático y mantener una excelente disposición y

actitud con cada uno de los responsables de las demás áreas de la empresa.

4. El área de compras y la dirección deben coordinarse de tal manera que cualquier cambio

en la planeación de la producción sea comunicado de inmediato al responsable de compras,

antes de que solicite un pedido de compra.

5. Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar la preparación y

programación de los pagos para los proveedores.

6. Es de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé cuenta de que la

eficiencia de los objetivos de su área depende de la buena coordinación y comunicación

entre su equipo de trabajo.

7. Es imprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones comerciales con

sus proveedores para tener su colaboración absoluta, la cual le puedan garantizar el cierre de

negociaciones, desarrollo de nuevos productos y condiciones de competencia para la propia

empresa.

_____ V

_____ F

_____ V

_____ V

_____ V

_____ F

_____ V

37

8. Una gran desventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologías de comunicación

empresa-proveedor es la obtención de reducciones considerables tanto en los costos, como en

el tiempo invertido en las negociaciones de compra-venta.

_____ F

More magazines by this user
Similar magazines