Sistemas de información Sistemas de información
Unidad II
Sistemas de
información
A d m i n i st r ación de compras e inventa r i o s
Esquema conceptual: Unidad II
Relación de compras con la dirección
Relación de compras con contabilidad
Relación de compras con ingeniería
1. Relaciones de la función de
compras con la organización
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UNIDAD II
Sistemas de información
3. Importancia de los
almacenes
2. Vinculación comprador-proveedor
con intercambio electrónico
El control de los materiales
Concepto de almacén
Organización y administración de
un almacén
Relación comprador-proveedor
Comercio electrónico
Riesgos de las compras electrónicas
U n i da d I I . S i st e m a s d e i n f o r m ación
Semana 3
Presentación
En las próximas dos semanas nos dedicaremos a revisar a profundidad y detalle
los sistemas de información que permiten vincular o relacionar directamente
al departamento de compras con el resto de las áreas que conforman a una organización
basadas en sus funciones. Por otra parte realizaremos una correlación entre
el comprador y el proveedor como una relación comercial integral, basando su
vinculación de intercambio tanto de forma personal como electrónicamente para
el fincado de pedidos (compra-venta).
Objetivos específicos
• El alumno identificará y describirá los principales sistemas de información dentro
del ámbito comercial actual.
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Tema y subtemas
I. II Sistemas de información
II.1 Relaciones de la función de compras con la
organización
II.2 Vinculación comprador-proveedor con
intercambio electrónico
A d m i n i st r ación de compras e inventa r i o s
II.1 Relaciones de la función de
compras con la organización
Hoy en día, en toda organización es de vital importancia la existencia de un departamento
o área de compras en su estructura organizacional para funcionar eficientemente.
Por lo anterior, resulta obvia la trascendencia que tiene una adquisición
o compra para cualquier producción o proceso.
Cabe mencionar, que una vez definida la estructura organizacional de cualquier
organización, de forma precisa y eficiente, permitirá clarificar la división de
actividades, el grado de especialización que alcanzan y su jerarquía o autoridad
internamente.
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Relación de
compras con otros
departamentos
La importancia del jefe
de compras
Relación de compras
con la dirección
Relación de compras
con contabilidad
Relación de compras
con ingeniería
El jefe o encargado del departamento de compras deberá siempre trabajar en
coordinación con el resto de los departamentos de la empresa. Las actividades de
compras están estrechamente relacionadas con todos los departamentos de la empresa,
en especial con el área de producción, ventas, ingeniería, control de calidad,
contabilidad y almacenes; ya que compras se encargará de conseguir y abastecer
todos los suministros y servicios necesarios para cumplir y cubrir el ciclo económico
de la empresa.
Por lo anterior, es básica, necesaria e indispensable la eficiencia de un jefe de
compras que evite fricciones en todo momento en su trato con los demás responsables
de los departamentos de la empresa. El gerente de compras necesariamente
tiene que ser diplomático y mantener una excelente disposición y actitud con cada
uno de los responsables de las demás áreas de la empresa.
El área de Compras y la Dirección de la empresa debe coordinarse de tal manera
que cualquier cambio en la planeación de la producción sea comunicado de
inmediato al responsable de compras, antes de que éste coloque o finque un pedido
de compra, ya que la falla en comunicar y coordinar esta información podría
provocar un desabasto de materiales, o bien un exceso de inventarios.
Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar la
preparación y programación de los pagos para los proveedores en tiempo y forma
pactados desde el inicio de la relación comercial, con la única finalidad de aprovechar
los descuentos, asegurar las entregas puntualmente y evitar posibles errores
que se pudieran suscitar.
Y otra área con la que se debe interrelacionar el departamento de compras es
con ingeniería, para tratar cuestiones de diseño y especificaciones precisas con
antelación de los requerimientos de producción.
Para que una empresa u organización funcione correctamente debe vigilar sus
compras de materias primas, refacciones y materiales en general, resguardándolas
en cantidades necesarias (en el almacén) y suministrándolas de manera adecuada
U n i da d I I . S i st e m a s d e i n f o r m ación
y controlada al área de producción, de acuerdo con los requerimientos que manifieste
de dichas materias primas y demás materiales. Y, por último, contabilizar
todas estas operaciones, finanzas o tesorería y todo aquel departamento que requiera
el suministro de algún material o la adquisición de maquinaria, equipo y
enseres menores.
Así, será de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé
cuenta de que la eficiencia en su área dependerá en gran parte de la buena coordinación
y comunicación de la información con los demás departamentos de la
empresa u organización.
A continuación se presentan algunas consideraciones para lograr una adecuada
organización del departamento de compras que favorezcan su interrelación
con el resto de las áreas de la empresa.
1.- Fijar objetivos Que sean los más claros posible
2.- Ser funcional Que trabaje coordinadamente para lograr los
objetivos propuestos
3.- Establecer el tipo Enmarcar, controlar y definir niveles de autoridad
de organización
II.2 Vinculación comprador-proveedor
con intercambio electrónico
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Los directores de compras tienen la obligación y consigna, dada su situación privilegiada,
de conocer con anticipación mercados nuevos, novedades de productos,
perfeccionamientos industriales y desarrollos económicos para hacerlos del conocimiento
del personal de todas las áreas involucradas de la empresa.
Es imprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones
comerciales con sus proveedores, ya que el apoyo, ayuda, orientación y asesoría
que los proveedores le puedan prestar al comprador son una colaboración absoluta
que le puedan garantizar el cierre de negociaciones y operaciones seguras e
inmediatas, desarrollo de nuevos productos y condiciones de competencia para la
propia empresa.
Actualmente, la mayoría de las empresas utiliza algún sistema de comercio
electrónico. Es una realidad, que cada día seguirá incrementándose el porcentaje
de empresas que realizan las transacciones comerciales (compras) de manera
electrónica, ya que en el umbral del siglo xxi y xxii se estima que los usuarios de
Internet aumentarán exponencialmente.
Una gran ventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologías de comunicación
empresa-proveedor, al momento de entablar una relación comercial, es la
Relación
comprador-proveedor
Comercio electrónico
Relación comercial vía
electrónica
A d m i n i st r ación de compras e inventa r i o s
obtención de reducciones considerables tanto en los costos, como en el tiempo
invertido en las negociaciones de compra-venta que llevan a cabo actualmente las
organizaciones, comparándolo con los métodos tradicionales de compra.
Riesgos de las compras
electrónicas
Una preocupación, por demás importante, es analizar y valorar qué tanta seguridad,
confiabilidad y grado de compromiso se tiene al momento de realizar las
transacciones comerciales a través de Internet, ya que por el momento una gran
parte de los usuarios prefiere no utilizar la red para sus compras, debido a que para
llevar a cabo una operación se necesita proporcionar una serie de datos e información
confidenciales, tanto a nivel personal como a nivel financiero.
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U n i da d I I . S i st e m a s d e i n f o r m ación
Reactivos de autoevaluación
Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.
1. En toda organización es de vital importancia la existencia de un departamento o área de
compras en su estructura organizacional para funcionar eficientemente.
2. Las actividades de compras se relacionan únicamente con el área de contabilidad y el
almacén.
3. El gerente de compras tiene que ser diplomático y mantener una excelente disposición y
actitud con cada uno de los responsables de las demás áreas de la empresa.
4. El área de compras y la dirección deben coordinarse de tal manera que cualquier cambio
en la planeación de la producción sea comunicado de inmediato al responsable de compras,
antes de que solicite un pedido de compra.
5. Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar la preparación y
programación de los pagos para los proveedores.
6. Es de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé cuenta de que la
eficiencia de los objetivos de su área depende de la buena coordinación y comunicación
entre su equipo de trabajo.
7. Es imprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones comerciales con
sus proveedores para tener su colaboración absoluta, la cual le puedan garantizar el cierre de
negociaciones, desarrollo de nuevos productos y condiciones de competencia para la propia
empresa.
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8. Una gran desventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologías de comunicación
empresa-proveedor es la obtención de reducciones considerables tanto en los costos, como en
el tiempo invertido en las negociaciones de compra-venta.
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A d m i n i st r ación de compras e inventa r i o s
Fuentes de información
García, A. (1993). Almacenes, planeación, organización y control. México: Trillas.
Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Continental.
Mercado, S. (1996). Compras, principios y aplicaciones. México: Limusa.
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U n i da d I I . S i st e m a s d e i n f o r m ación
Panel de verificación
Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.
1. En toda organización es de vital importancia la existencia de un departamento o área de
compras en su estructura organizacional para funcionar eficientemente.
2. Las actividades de compras se relacionan únicamente con el área de contabilidad y el
almacén.
3. El gerente de compras tiene que ser diplomático y mantener una excelente disposición y
actitud con cada uno de los responsables de las demás áreas de la empresa.
4. El área de compras y la dirección deben coordinarse de tal manera que cualquier cambio
en la planeación de la producción sea comunicado de inmediato al responsable de compras,
antes de que solicite un pedido de compra.
5. Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar la preparación y
programación de los pagos para los proveedores.
6. Es de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé cuenta de que la
eficiencia de los objetivos de su área depende de la buena coordinación y comunicación
entre su equipo de trabajo.
7. Es imprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones comerciales con
sus proveedores para tener su colaboración absoluta, la cual le puedan garantizar el cierre de
negociaciones, desarrollo de nuevos productos y condiciones de competencia para la propia
empresa.
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8. Una gran desventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologías de comunicación
empresa-proveedor es la obtención de reducciones considerables tanto en los costos, como en
el tiempo invertido en las negociaciones de compra-venta.
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