Sistema de Información Universitaria y herramientas de gestión de ...

Sistema de Información
Universitaria
I Jornadas sobre la gestión de la calidad
en las enseñanzas de la UPNA
Marzo 2011

Antecedentes en la UPNA
1. Incremento del nº de peticiones de
información.
2. Variedad de solicitantes de información.
3. Solicitud de datos en distintos momentos del
tiempo.
4. Falta de definición de criterios en la solicitud
de datos.
5. Elaboración y tratamiento manual de la
información.

Implantación de un Sistema de
Información en la UPNA
• Año de comienzo: 2008.
• Definición de un Sistema de Información:
Conjunto ordenado de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una organización.

Actividades básicas de un
Sistema de Información
La información sigue los pasos:
1. Entrada al sistema.
2. Almacenamiento.
3. Procesamiento.
4. Salida.

Objetivos del Sistema de
Información en la UPNA
1. Disponer de informes automatizados, para
dar respuesta a diversos organismos.
2. Mantenimiento de criterios estables.
3. Tratamiento de la información.
4. Seguridad en el tratamiento de los datos.

Situación actual del Sistema
de Información de la UPNA
• Desarrollo gradual por áreas.
Área
Módulo
Fases terminadas
Gestión Académica
-PAU-Preinscripción
-Ciclos
-POD
-Requerimientos
funcionales
-Modelo Técnico
-Validación
Recursos Humanos
-Nóminas
-Puestos y plazas
-Datos laborales y
personales
-Requerimientos
funcionales
-Modelo Técnico

Desarrollo del Sistema Integrado de
Información Universitaria (SIIU)˫
• En paralelo, desde el Ministerio de Educación se
observaba la siguiente problemática:
– Diversas instituciones que producen
informaciones dispares.
– Información dispersa, impide una visión global.
– Criterios de medida no homogéneos.
– No es posible la comparabilidad de los datos.
• Es necesario avanzar en el ámbito de la
transparencia para que los agentes implicados
puedan tomar sus decisiones con un mayor
conocimiento

CONTEXTO
El 26/4/2010 el Consejo de Universidades y la
Conferencia General de Política Universitaria
aprobaron, el documento de
“Mejora y Seguimiento de las Políticas de
Financiación de las Universidades para
promover la excelencia académica e
incrementar el Impacto Socioeconómico del
Sistema Universitario Español (SUE)”.
• Implantación de un Sistema Normalizado de
Información Universitaria.

Inclusión en la Normativa
Modificación del Real Decreto 1393/2007 de
ordenación de las enseñanzas universitarias
oficiales.
Se añade la disposición adicional decimocuarta:
Información sobre el sistema universitario
español.
“La Secretaría General de Universidades impulsará y
coordinará la creación de un sistema integrado y general
de información en el que participarán las Universidades y
las comunidades autónomas”

Nuevas necesidades
• Modernización de las Universidades
• Financiación ligada a objetivos
• Eficacia y eficiencia en la gestión
económico financiera
• Rendición de cuentas-Contabilidad analítica-
Coste de las actividades
• Información pública-SIIU

OBJETIVOS
• Disponer de unos indicadores del sistema
universitario que:
– Sean de calidad, con fiabilidad
– Reflejen fielmente la realidad
– Permitan la comparabilidad
– Aporten la información necesaria a todos los
agentes del sistema (Ministerio, CCAA,
Universidades, Estudiantes, Profesores e
Investigadores,…)˫

Características del Sistema SIIU
• Creación de un almacén de datos unificado
• Intercambio automatizado de información
con las Universidades y CCAA
• Disponibilidad de herramientas de
validación
• Disponibilidad de una herramienta que
desarrolle de forma homogénea el cálculo
de un conjunto de indicadores

SISTEMA FUTURO

Dirección del SIIU
• MINISTERIO DE EDUCACIÓN
• COMISIÓN DE ESTADÍSTICA E INFORMACIÓN
UNIVERSITARIA. Formada por
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
CCAA
• ESTA COMISIÓN DETERMINA:
– El diseño de la estructura de la información : variables de
cada fichero, procesos de validación
– La selección de los indicadores que calculará el sistema de
forma automática. Entre ellos los de ANECA para el
seguimiento de los títulos universitarios
– Los estadísticos a calcular de manera automática para la
comparación entre CCAA y Universidades
– Los usuarios y niveles de acceso

ÁMBITOS DE INFORMACIÓN
El desarrollo será gradual y avanzará por áreas
• ÁREA ACADÉMICA
• ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
• ÁREA ECONÓMICA
• ÁREA DE INSERCIÓN LABORAL
• ÁREA DE I+D
• …..

FICHEROS ACTUALMENTE
DEFINIDOS
• Ficheros auxiliares
• Ficheros del Área Académica
• Ficheros de Recursos Humanos

FICHEROS AUXILIARES
01. Ficheros Auxiliares relativos a la estructura de las
Universidades
Información sobre los centros, propios y adscritos, departamentos u otras
unidades como escuelas de doctorado, centros de investigación, etc.
que forman parte de la universidad.
01.01 Fichero de Centros
01.02 Fichero de Departamentos
01.03 Fichero de Otras Unidades
02. Ficheros Auxiliares de estudios
Información sobre los estudios de Grado, Máster, Doctorado y
programaciones conjuntas que se imparten en la universidad.
02.01 Fichero de estudios de Grado
02.02 Fichero de estudios de Máster
02.03 Fichero de estudios de Doctorado
02.04 Fichero de programaciones conjuntas

FICHEROS ÁREA ACADÉMICA
01. Ficheros Avance
Información básica sobre los estudiantes matriculados
02. Ficheros de Acceso
Información de los estudiantes de nuevo ingreso en el Grado
universitario
03. Ficheros de Rendimiento
Información relativa al rendimiento de los estudiantes matriculados
04. Ficheros de Movilidad
Información relativa a los estudiantes que realizan movilidad con algún
tipo de programa de movilidad

Detalle de Ficheros Área Académica
01. Ficheros avance
01.01. Avance de matrícula en Estudios de Grado (Centros Propios)
01.03. Avance de matrícula en Estudios de 1er y 2º Ciclo (Centros Propios)
01.05. Avance de matrícula en Estudios de Máster (Centros propios)
01.07. Avance de formación en Doctorado 778/1998
01.08. Avance de formación en Doctorado RD 56/2005 y 1393/2007 (Centros Propios)
02. Ficheros acceso
02.01. Matrícula de acceso al Estudio de Grado (Centros Propios)
03. Ficheros de rendimiento
03.01. Estudiantes matriculados en Estudios de Grado (Centros Propios)
03.03. Estudiantes matriculados en Estudios de 1º y 2º Ciclo (Centros Propios)
03.05. Estudiantes matriculados en Estudios de Máster (Centros Propios)
03.07. Formación en Doctorado 778/1998
03.08. Formación en Doctorado 56/2005 y 1393/2007 (Centros Propios)
03.10. Lectura de Tesis 56/2005 y 1393/2007 (Centros Propios)
03.12. Lectura de Tesis 778/1998
04. Ficheros movilidad
04.01. Entrada en el sistema universitario español con programa de movilidad
04.02. Salida a una universidad extranjera con programa de movilidad
04.03. Salida a otra universidad española con programa de movilidad

02. FICHEROS DE ACCESO
02.01 Y 02.02 Matrícula de acceso en el estudio de Grado
NOMBRE DE VARIABLE
1 D Universidad
2 D Centro
DESCRIPCIÓN DE LA VARIABLE
Código de la universidad en la que se imparte el Grado
ANEXO de UNIVERSIDADES
Código del centro en el que se imparte el Grado en el que
está matriculado el estudiante ANEXO de CENTROS
3 D Municipio
Código del municipio en el que se imparte el Grado en el que
está matriculado el estudiante ANEXO de MUNICIPIOS
4 D Campus
5 D Titulación
Código del campus en el que se imparte el Grado en el que
está matriculado el estudiante ANEXO de CAMPUS
Código del Grado en el que está matriculado el estudiante
ANEXO de GRADOS
6 D Tipo de documento identificativo 1= NIF 2= NIE 3= Pasaporte 4= Otros
7 D Nº documento identificativo Número de documento que presenta el estudiante.
8 D Año de nacimiento Los cuatro dígitos del año de nacimiento
9 D Nacionalidad
Código del país de nacionalidad del estudiante
ANEXO de PAÍSES
10 D Sexo H= hombre M= mujer

02. FICHEROS DE ACCESO
02.01 Y 02.02 Matrícula de acceso en el estudio de Grado (continuación)
NOMBRE DE VARIABLE
DESCRIPCIÓN DE LA VARIABLE
11 Modalidad de dedicación al estudio 1= Tiempo completo 2= Tiempo parcial 3= Otros
12 Trabajo del estudiante (Las mismas categorías que trabajo del padre y de la madre)
13 Familia numerosa Código
14 Nivel estudios del padre Código de nivel de estudio
15 Nivel estudios de la madre (Las mismas categorías que nivel de estudios del padre)
16 Trabajo del padre Código de profesión
17 Trabajo de la madre (Las mismas categorías que trabajo del padre)
18 D
19 C
Forma de admisión a este
Grado universitario
Estudio de acceso a este
Grado universitario
Código forma de admisión
Si se trata de un estudiante que accede por primera vez al
SUE con forma de acceso 1 o 3: Código estudio
Si se trata de un estudiante que accede por primera vez al
SUE con forma de acceso distinta de 1 y 3:
88= No aplica 99= No consta
Si se trata de un estudiante que no accede por primera vez
al SUE:
88= No aplica 99= No consta

02. FICHEROS DE ACCESO
02.01 Y 02.02 Matrícula de acceso en el estudio de Grado (continuación)
20 C
21
22
23
24
25 C
NOMBRE DE VARIABLE
Especialidad del estudio de acceso
al Grado universitario
Municipio del centro en el que
cursó el último año del estudio
que le da acceso a este Grado
universitario
Último año que cursó el estudio
que le da acceso a este Grado
universitario
País en que cursó el último año
del estudio que le da acceso a
este Grado universitario
Naturaleza del centro en el que
cursó el estudio que le da acceso
a este Grado universitario
Accede por primera vez al SUE
este curso
26 C Año acceso al SUE
27 D Nota admisión al estudio
DESCRIPCIÓN DE LA VARIABLE
Si en la variable 19 se ha consignado de 01-06: ANEXO
de ESPECIALIDADES
En caso contrario: 88=No aplica
ANEXO de MUNICIPIOS
88888= No aplica
99999= No consta
Se consignará el último año natural de los dos que
componen el curso académico
9999= No consta
ANEXO de PAÍSES
Si se trata de un estudiante que accede por primera vez
al SUE
1= Centro público 2= Centro privado
3= centro privado concertado 9= No consta
En otro caso 8= No aplica
0= NO 1= Sí
Se consignará el primer año natural del curso académico
9999 = No consta
Nota global de admisión con la que el estudiante ha
accedido al grado que cursa (nnnnn (3 decimales))
88888= No aplica.

Detalle de Ficheros Área Académica
Responsables CCAA (*)
05. FICHEROS PREINSCRIPCIÓN
05.01. Fichero agregado de preinscripción
5.02. Fichero micro de preinscripción
(*) En el caso de Navarra, al contar con una única Universidad Pública, estos
ficheros los prepara la propia Universidad

Detalle de Ficheros Recursos Humanos (Upna)
01. FICHEROS PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR (PDI)
01.01 PDI Universidades Públicas. Centros y otras unidades propios
02. FICHEROS PERSONAL DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS (PAS)
02.01 PAS Universidades Públicas. Centros y otras unidades propios
03. FICHEROS PERSONAL INVESTIGADOR (pendiente)
04. FICHEROS MOVILIDAD
04.01.01 Movilidad Internacional: entrada en el SUE de PDI
04.01.02 Movilidad Internacional: entrada en el SUE de PAS
04.02.01 Movilidad Internacional: salida del SUE del PDI
04.02.02 Movilidad Internacional: salida del SUE del PAS
04.03.01 Movilidad interna PDI
04.03.02 Movilidad interna PAS

01. FICHERO PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR
01.01 PDI Universidades Públicas. Centros y otras unidades propios
NOMBRE DE VARIABLE
DESCRIPCIÓN DE LA VARIABLE
1 D Universidad Código de la Universidad en la que imparte docencia.
2 D Tipo de unidad responsable 2 = Departamento 3 = Otra Unidad
3 D Unidad responsable
Código del departamento u otra unidad en la que está
adscrito el profesor
4 C Área de conocimiento Área de conocimiento al que está adscrito el profesor.
5 D Tipo de documento identificativo 1= NIF 2= NIE 3= Pasaporte 4= Otros
6 D Nº documento identificativo Número de documento
7 D Nombre Nombre del profesor
8 D Primer apellido Primer apellido del profesor
9 Segundo apellido Segundo apellido del profesor
10 D Año de nacimiento Año de nacimiento en formato aaaa
11 D Nacionalidad Código del país de nacionalidad del profesor.
12 D Sexo H= Hombre M= Mujer
13 C
Municipio de residencia habitual
durante el curso académico.
Código del municipio de residencia habitual del profesor
durante el curso académico.
99999 = No consta

01. FICHERO PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR
01.01 PDI Universidades Públicas. Centros y otras unidades propios
(continuación)
NOMBRE DE VARIABLE
14 C Título de Doctorado
15 C País en el que se ha Doctorado
DESCRIPCIÓN DE LA VARIABLE
0 = No, ninguno 1 = Si, uno 2 = Si, más de uno
9 = No consta (sólo este año, en futuras recogidas se
eliminará esta opción)
Código del país en el que ha obtenido el título de Doctorado.
ANEXO PAÍSES.
888 = No aplica (no tiene título de Doctorado).
999 = No consta
16 C
Universidad en la que se
ha Doctorado
Código de la Universidad en la que ha obtenido el título
de Doctorado
17 C Año de lectura de tesis
Año de lectura de la tesis en formato aaaa
8888 = No aplica (no tiene título de Doctorado).
9999 = No consta
18 C
19 C
20 D
Año de expedición del título
de Doctorado
¿Tiene Mención Europea alguno
de sus títulos de Doctorado
Año de incorporación del
funcionario de carrera a la
Administración Pública.
Año de expedición del título de Doctorado en formato aaaa
8888 = No aplica (no tiene título de Doctorado).
9999 = No consta
Consignar si alguno de sus títulos de Doctorado tiene
Mención Europea.
Año en el que el PDI funcionario de carrera se incorpora
por 1ª vez a la Administración Pública en formato aaaa.
8888 = No aplica (No es funcionario de carrera)
9999 = No consta.

21
01. FICHERO PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR
01.01 PDI Universidades Públicas. Centros y otras unidades propios
(continuación)
22 D
23 D
24 D
NOMBRE DE VARIABLE
Año de incorporación al cuerpo
docente universitario como
funcionario de carrera
Año de incorporación a la
Universidad actual como PDI
Tipo de personal
(campo múltiple 1. Máximo
3 opciones. ) En caso de más
de 3 opciones, consignar las
3 últimas.
Categoría/Cuerpo/Escala
(campo múltiple 1.Máximo
3 opciones. ) En caso de más
de 3 opciones, consignar las
3 últimas.
DESCRIPCIÓN DE LA VARIABLE
Año en el que el funcionario de carrera se incorpora al cuerpo
docente universitario en formato aaaa.
8888 = No aplica (No es funcionario de carrera)
Año de incorporación a la Universidad actual como PDI
en formato aaaa
1 = Funcionario de carrera
2 = Personal administrativo LRU
3 = Personal eventual
4 = Funcionario interino
5 = Funcionario en prácticas
6 = Personal laboral, ya sea fijo, por tiempo indefinido o temporal
01 = Catedrático de universidad
02 = Profesor titular de universidad
03 = Ayudante
04 = Profesor ayudante doctor
05 = Profesor contratado doctor
06 = Profesor asociado
07 = Profesor asociado de Ciencias de salud
08 = Profesor emérito
09 = Profesor visitante
10 = Profesor sustituto
11 = Profesor lector
12 = Catedrático de escuela universitaria
13 = Profesor titular de escuela universitaria
14 = Profesor colaborador
15 = Categoría en extinción (no contemplada en el listado)
16 = Otro personal docente
88 = Personal eventual (no aplica)

01. FICHERO PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR
01.01 PDI Universidades Públicas. Centros y otras unidades propios
(continuación)
25 D
26 D
27 D
28 D
29 D
NOMBRE DE VARIABLE
Fecha de toma de posesión
o de inicio del contrato de
trabajo (campo múltiple1.
Máximo 3 opciones.) En caso
de más de 3 opciones,
consignar las 3 últimas.
Fecha de fin del contrato de
trabajo o de jubilación
(campo múltiple1. Máximo
3 opciones.)
Tipo de contrato (campo
múltiple1. Máximo 3
opciones.)
Régimen de dedicación
(campo múltiple 1. Máximo
3 opciones. )
Horas semanales de
dedicación del profesorado a
tiempo parcial. (campo
múltiple 1. Máximo 3
opciones. )
DESCRIPCIÓN DE LA VARIABLE
Día, mes y año de toma de posesión o de inicio del contrato
de trabajo en formato ddmmaaaa
Día, mes y año de fin del contrato de trabajo o de jubilación
en formato ddmmaaaa
88888888 = No aplica.
1 = Contrato indefinido o contrato fijo
2 = Contrato de duración determinada
8 = Personal funcionario/ Personal (no aplica)
1 = Dedicación a tiempo completo
2 = Dedicación a tiempo parcial
8 = No aplica (se desconoce, en servicio no activo en esta
universidad)
Número de horas de dedicación a la semana del profesor
con dedicación a tiempo parcial . Incluye al profesorado
funcionario con dedicación a tiempo parcial.
888 = No aplica ( PDI con jornada a tiempo completo )

01. FICHERO PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR
01.01 PDI Universidades Públicas. Centros y otras unidades propios
(continuación)
30 D
NOMBRE DE VARIABLE
Situación administrativa
(campo múltiple2. Máximo 3
opciones. ) En caso de más de 3
opciones, consignar las 3 últimas
DESCRIPCIÓN DE LA VARIABLE
01 = Servicio activo
02 = Comisión de servicio en otras Universidades
03 = Comisión de servicio en otras AAPP (no incluye Universidades)
04 = En prácticas
05 = Pendiente de posesión
06 = Suspensión de contrato
07 = Suspensión en funciones
08 = Servicios especiales
09 = Excedencia
10 = Licencia de estudios
31 D
32 D
33
Fecha de inicio de la situación
administrativa. (campo múltiple
2. Máximo 3 opciones. )
Fecha de fin de la situación
administrativa. (campo múltiple
2. Máximo 3 opciones. )
Ocupa algún cargo unipersonal
remunerado económicamente en
la Universidad a 14/09/2010
Día, mes y año de inicio de situación administrativa en
formato ddmmaaaa.
Día, mes y año de fin de situación administrativa en
formato ddmmaaaa.
88888888 = No aplica
1 = Sí
0 = No
34 D Trienios a 14/09/2010 Número de trienios a 14 de septiembre del año 2010
35 D Quinquenios estatales a 14/09/2010
36 D Sexenios estatales a 14/09/2010
Número de quinquenios estatales a 14 de septiembre del
año 2010
Número de sexenios estatales a 14 de septiembre del
año 2010

Aplicación

Definido
Anulado
Pendiente
Urgente
Recibido
Validar
Universidad
Validar
CCAA
Validar
SGU
Sistema Integrado de Información Universitaria
(SIIU)˫
Diagrama de Estados
Cargado
Publicado

CALENDARIO GENERAL DE RECOGIDA
UNIVERSIDADES. CURSO X/X+1

Resultados del SIIU
• Indicadores de docencia.
• Indicadores de recursos humanos.
• Indicadores internacionales.
• Indicadores de inserción laboral.
• Indicadores de I+D+i.
• Indicadores sociológicos.

Impacto en la Upna
• Necesidad de atender un volumen
creciente de peticiones de información, que
afectan a diferentes áreas de actividad,
para cargar en el SIIU.
• Involucrar a todos los colectivos: PDI, PAS.
Departamentos, Centros y Servicios.

Impacto en la Upna
• Necesidad de explotar (Data Warehouse)
esa información para uso interno y
contrastar la información de salida del SIIU.
• Ficheros planos. Conocer en avance,
gracias a nuestro Sistema, la información
que estamos enviando.
• Esta información será la base de la
estadística externa.

Unidad de Auditoría, Organización
y Calidad