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capacitacion siafpa pro

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Módulo de Gestión de Proyectos<br />

- SiafpaPro -


Gestión de Proyectos de Inversión<br />

Actual<br />

Diferentes sistemas de gestión no<br />

integrados a Siafpa<br />

Proliferación de Unidades Ejecutoras<br />

Duplicación de <strong>pro</strong>cedimientos<br />

Utilización de Unidades Administradoras<br />

de Fondos, como el PNUD<br />

Falta de acceso de las autoridades a la<br />

información financiera de los <strong>pro</strong>yectos<br />

Información ficticia sobre el devengado<br />

SiafpaPro<br />

Sistema integrado al Siafpa,<br />

con funcionalidades contables,<br />

presupuestarias y financieras<br />

Adm. de Proyectos realizada por cada<br />

institución<br />

Única fuente de información<br />

Planificación financiera obligatoria,<br />

con <strong>pro</strong>ductos y entregables<br />

Seguimiento y medición de resultados<br />

según la metodología del PMI<br />

Información real sobre el devengado y<br />

contabilidad automática


Que es Siafpa Pro<br />

• Es un módulo complementario a Siafpa que será utilizado por los gerentes<br />

de <strong>pro</strong>yecto, como instrumento básico para la obtención de información<br />

en línea de la ejecución de los <strong>pro</strong>yectos.<br />

• Incluirá la integración directa con los componentes de compras,<br />

presupuesto, contabilidad, tesorería y control del Siafpa actual.<br />

• Permitirá a los ejecutivos de los Ministerios visualizar en forma integral e<br />

individual los indicadores e información relevante de la cartera de<br />

<strong>pro</strong>yectos.


Que no es Siafpa Pro<br />

• No es un módulo que se pueda implementar en forma separada de Siafpa.<br />

• No es un módulo que pretenda competir con los sistemas comerciales.<br />

• No es un módulo


Decisiones clave de implementación<br />

Área Estrategia Ventajas<br />

Sistema<br />

base<br />

Desarrollo<br />

Utilizar el Siafpa actual<br />

como base.<br />

Utilizar personal del<br />

MEF minimizando las<br />

contrataciones<br />

externas.<br />

Disponibilidad para implantar inmediata en<br />

las entidades que tenga Siafpa.<br />

Posibilitar la utilización de un solo sistema<br />

para el seguimiento financiero del<br />

presupuesto de inversión y del de<br />

funcionamiento.<br />

El conocimiento y la capacidad de soporte<br />

queda institucionalizada.<br />

Plataforma Ultima tecnología El nuevo módulo se enlaza al Siafpa actual y al<br />

futuro GRP.


Un recorrido breve por los <strong>pro</strong>cesos y el sistema<br />

PROCESOS Y FUNCIONALIDADES


Procesos incluidos<br />

Etapa<br />

Inicio<br />

Planificación<br />

Ejecución<br />

Control<br />

Cierre<br />

Procesos<br />

Configuración inicial del <strong>pro</strong>yecto(Cédula financiera)<br />

Planificación<br />

Ajustes a la planificación<br />

Gestionar Contratos, Adquisiciones<br />

Obtener reportes de seguimiento y control de avance<br />

Deshabilitar operaciones y habilitar registros de cierre.


Inicio: Configuración del Proyecto<br />

Este <strong>pro</strong>ceso tiene como objetivo el habilitar el <strong>pro</strong>yecto con los datos necesarios para iniciar su<br />

planificación y posterior ejecución.<br />

Temas Clave<br />

Los <strong>pro</strong>yectos deben estar a<strong>pro</strong>bados y disponer de su código SINIP<br />

Los <strong>pro</strong>yectos deben tener identificado su fuente de financiamiento y en el caso de componentes<br />

de fuente externa, el convenio debe estar registrado en Sigade<br />

El <strong>pro</strong>yecto debe tener definido su calendario anual de desembolsos y en los casos de fuente<br />

externa, la estructura de categorías y sub-categorías definidas con el organismo internacional.<br />

Se debe conocer la estructura <strong>pro</strong>gramática a la que se asignará la inversión a realizar.


Inicio: Registro de Cédula Financiera<br />

Solo <strong>pro</strong>yectos en<br />

SINIP


Inicio: Registro de Cédula Financiera<br />

Conexión directa a SIGADE cuando<br />

tiene financiamiento externo


Inicio: Registro de Cédula Financiera<br />

Selección de la estructura <strong>pro</strong>gramática<br />

y asociación con los componentes<br />

(categorías) definidos<br />

Montos anualizados


Inicio: Registro de Cédula Financiera<br />

Balance anual tanto<br />

por fuente como por<br />

componente


Inicio: Registro Fondo Proyecto


Gerente: Panel General


Planificación<br />

Este <strong>pro</strong>ceso tiene como objetivo el disponer de una planificación detallada de los <strong>pro</strong>ductos y<br />

entregables definidos para el <strong>pro</strong>yecto y la generación del presupuesto pormenorizado, el plan<br />

de adquisiciones y el plan de caja.<br />

Temas Clave<br />

Los <strong>pro</strong>yectos se deben planificar en función de <strong>pro</strong>ductos y entregables<br />

Los recursos del <strong>pro</strong>yecto deben estar asociados directamente a dichos <strong>pro</strong>ductos y entregables.<br />

Los <strong>pro</strong>ductos se asociarán posteriormente a contratos específicos y sus entregables a los<br />

planes de pago en base a entregas parciales o avance de obra.<br />

Será obligatorio que el <strong>pro</strong>yecto cuente con un plan operativo y plan de adquisiciones<br />

debidamente a<strong>pro</strong>bado, conforme los estándares establecidos. No se podrá iniciar operaciones en<br />

el sistema si no existe dicho plan.


Planificación


Planificación<br />

Al importar se valida:<br />

Existan <strong>pro</strong>ductos y<br />

entregables, montos<br />

por año, fechas de<br />

incio y fin, entre otros.


Planificación<br />

Visualización Gantt<br />

Identificación clara de<br />

<strong>pro</strong>ducto, entregable y<br />

montos


Planificación<br />

Asociación de recursos<br />

a <strong>pro</strong>ductos (futuros<br />

contratistas)


Planificación<br />

Definición clara de<br />

plan de pagos por<br />

entregable


Planificación<br />

Objeto de gasto por<br />

<strong>pro</strong>ducto


Planificación<br />

Definición de fuentes,<br />

forma de contratación


Planificación<br />

Generación de presupuesto<br />

pormenorizado, por año


Planificación<br />

Una vez a<strong>pro</strong>bado el<br />

presupuesto, se genera la<br />

línea base del <strong>pro</strong>yecto<br />

Los cambios al <strong>pro</strong>yecto se<br />

realizan entonces a través de<br />

las opciones de “ajustes”.


Planificación: Ajustes<br />

El objetivo de este <strong>pro</strong>ceso es actualizar la planificación en función de los cambios que se<br />

pudiesen presentar durante la ejecución del mismo, los mismos pueden tener impacto en la<br />

planificación financiera como en la planificación de compras.<br />

Temas Clave<br />

Todos los cambios a la planificación establecida originalmente deberán realizarse en el sistema.<br />

Los cambios que por su naturaleza requieran la realización de ajustes presupuestarios, se<br />

gestionarán a través del sistema a través de sus transacciones de reformas presupuestarias.


Planificación: Ajustes<br />

Diferentes opciones para ajustar el plan, siempre<br />

basados en los <strong>pro</strong>ductos y su impacto o no en el<br />

presupuesto del <strong>pro</strong>yecto tanto total como anual.


Planificación: Ajustes<br />

Se controlará que los cambios no<br />

se realicen en actividades en<br />

ejecución o terminadas.


Ejecución: Gestionar contrataciones<br />

Permite al gerente del <strong>pro</strong>yecto, ordenar el inicio de un trámite que de por resultado la<br />

contratación de un bien o servicio que sustente un <strong>pro</strong>ducto previsto en el plan. En este punto,<br />

se integran la planificación con la ejecución.<br />

Temas Clave<br />

Las adquisiciones deberán registrar la reserva presupuestaria correspondiente (bloqueo<br />

presupuestario) para garantizar que el acto público que se ejecute, cuente con partida<br />

presupuestaria al momento de realizar la contratación.<br />

Todas las adquisiciones deberán estar incluidas en el plan de adquisiciones para poderse<br />

iniciar. De requerirse una adquisición o contratación extraordinaria, se seguirá el <strong>pro</strong>cedimiento<br />

de ajustes a la planificación financiera anual.


Ejecución: Gestionar contrataciones<br />

Trámites soportados<br />

Descripción<br />

Orden de Compra<br />

Contrataciones de bienes y/o servicios regidos bajo el<br />

estándar de Orden de Compra establecido por la ley.<br />

Contrato de Adquisición<br />

de Bienes y Servicios<br />

Estos contratos se usan para la contratación de bienes y<br />

servicios de montos superiores a los<br />

Contrato de Obras<br />

Contratos de<br />

Honorarios<br />

Contratos de Alquiler<br />

Estos contratos tienen condiciones más complejas como<br />

anticipos, retenciones, múltiples entregables, avances de<br />

obra.<br />

Contratos específicos para contratación de personal.<br />

Contratos específicos de viáticos<br />

Viáticos<br />

Nacionales e internacionales.


Ejecución: Gestionar contrataciones


Ejecución: Gestionar contrataciones


Ejecución: Gestionar contrataciones


Proceso: Gestión de Tesorería y Pagos<br />

El objetivo de este <strong>pro</strong>ceso es gestionar el pago de los contratistas o ejecutores de los<br />

contratos. Los pagos se podrán realizar contra el fondo rotatorio del <strong>pro</strong>yecto, vía Tesoro<br />

Nacional o en determinados casos vía el organismo financiero.<br />

Temas Clave<br />

El <strong>pro</strong>yecto manejará una única cuenta bancaria en donde se depositarán los fondos tanto del<br />

aporte local como del aporte externo. El sistema controlará contablemente la desagregación de<br />

los pagos y desembolsos realizados. Una vez que la cuenta única inicie operaciones, esta cuenta<br />

se integrará en el Tesoro Nacional.<br />

Los pagos de los <strong>pro</strong>yectos deberán realizarse directamente por el Tesoro Nacional o por los<br />

ministerios o instituciones ejecutoras. No se requerirán servicios de administradores de<br />

fondos tipo PNUD u otros similares.<br />

El control previo se realizará una vez en la transacción de pago, sea en la revisión de la Gestión<br />

de Cobro o en la firma del cheque. De preferencia sería en la revisión de la Gestión de Cobro para<br />

validar que los bienes y servicios se hayan recibido conforme. Dado que el cheque se emitirá por<br />

el sistema se <strong>pro</strong>pone que la revisión sea tipo control posterior.<br />

Todos los pagos se deberán autorizar y realizar a través del sistema. No se emitirán<br />

cheques o girarán transferencias fuera del mismo.


Ejecución: Gestión de Pago<br />

Los pagos salen por el<br />

sistema


Ejecución: Gestionar Fondo Rotativo<br />

(Organismo Financiador)<br />

Gestionar el traspaso de fondos desde el Organismo Financiador al Fondo del Proyecto.<br />

Temas Clave<br />

Las solicitudes de reembolsos de fondos no se tramitarán, si estos no han sido<br />

originados a través del sistema. Esto garantizará que se incluya el desglose correcto y<br />

adicionalmente el control de los pagos ya reembolsados.


Ejecución: Gestionar Fondo Rotativo<br />

(Organismo Financiador)


Ejecución: Gestionar Fondo Rotativo<br />

(Organismo Financiador)


Proceso: Gestionar Fondo Rotativo (Tesoro<br />

Nacional)<br />

Gestionar el traspaso de fondos desde el Tesoro Nacional para alimentar el fondo rotativo del<br />

<strong>pro</strong>yecto.<br />

Temas Clave<br />

Las solicitudes de reembolsos de fondos no se tramitarán, si estos no han sido originados a<br />

través del sistema. Esto garantizará que se incluya el desglose correcto y adicionalmente el<br />

control de los pagos ya reembolsados.<br />

El componente del aporte local del préstamo se entregará a los <strong>pro</strong>yectos a través de la figura de<br />

un Fondo Rotatorio Especial de <strong>pro</strong>yectos, que a manera similar al funcionamiento de los<br />

fondos rotativos institucionales, se realizarán a través de un movimiento de fondos financiero, sin<br />

que se afecten las partidas presupuestarias. Este es un requisito indispensable para que se pueda<br />

registrar adecuadamente las operaciones del <strong>pro</strong>yecto y estas a su vez reflejen valores cónsonos<br />

con la realidad.


Control: Reportes<br />

Permite visualizar reportes de seguimiento y control detallados de los <strong>pro</strong>ductos, contrataciones,<br />

plan de adquisiciones, plan de caja.<br />

Temas Clave<br />

Los reportes se generan directamente de las operaciones del día a día y constituirán la fuente<br />

única y confiable de la ejecución del <strong>pro</strong>yecto tanto para el gobierno panameño como para los<br />

organismos internacionales.


Control: Reportes<br />

Detalle de los contratos,<br />

contratistas , devengados.


Control: Reportes<br />

Plan de caja actualizado a la<br />

fecha, incluyendo los<br />

ajustes.


Control: Reportes<br />

Indicadores por<br />

componentes del <strong>pro</strong>yecto<br />

(categorías)


Control: Reportes<br />

Información del plan de<br />

adquisiciones incluyendo su<br />

estado de ejecución<br />

LPI<br />

LPI<br />

LPI<br />

LPI<br />

06/06/10<br />

01/05/10<br />

01/01/10<br />

15/04/11<br />

LPI<br />

03/03/10


Proceso: Cierre de Proyecto<br />

Permite registrar el cierre definitivo de un <strong>pro</strong>yecto ya sea por completar sus objetivos o por<br />

cancelación anticipada. Deberán quedar registrados los resultados obtenidos.<br />

Temas Clave<br />

El cierre de <strong>pro</strong>yecto incluirá el registro de los resultados de la ejecución del <strong>pro</strong>yecto incluyendo<br />

los datos generales de los documentos que se hayan <strong>pro</strong>ducido en el cierre tales como informes<br />

de auditoría, informes de gerencia de <strong>pro</strong>yectos, entre otros.


Proceso: Cierre de Proyecto


Ejemplo: Reporte de Estado al Cierre del Proyecto


Comparativo Siafpa-Terceros<br />

Area Siafpa Terceros SiafpaPro<br />

Planificación No incluye Plan de compras Plan integral (WBS) – Importación<br />

de MS Project, linea base e<br />

indicadores de rendimiento de<br />

<strong>pro</strong>yecto<br />

Compras<br />

Presupuesto<br />

Contabilidad<br />

Tesorería<br />

Control Fiscal<br />

General<br />

Solicitudes y ordenes de compra (formato<br />

oficial), integración Panamá Compras(*),<br />

Carga automática, reservas, momentos<br />

presupuestarios integrados a la contabilidad,<br />

reformas, registro integrado contable, reportes<br />

oficiales.<br />

Plan de cuentas gubernamental,<br />

parametrización integrada, integración directa a<br />

nivel rector, reportes oficiales (contabilidad<br />

semiautomática, contratos de obras limitado)<br />

Programación de pagos, impresión cheques<br />

(láser, matriz), integración Tesoro Nacional<br />

(pagos ACH), conciliación bancaria, no incluye<br />

solicitud de reembolsos a organismos<br />

internacionales<br />

Funcionalidad integrada e integración con<br />

efiscaliza<br />

Propiedad del Gobierno, 44 instituciones<br />

instaladas, +1200 usuarios, capacitación<br />

continua, planes de certificación, call center,….<br />

Cuadro comparativo<br />

Registro diferido , no existe<br />

integración. Presupuesto y<br />

contabilidad no integrados.<br />

Contabilización automática, no existe<br />

integración<br />

Impresión de cheques, solicitud de<br />

reembolsos organismos<br />

internacionales<br />

No existe integración<br />

Contabilización automática,<br />

contrato de obras completo,<br />

auxiliares para <strong>pro</strong>yectos.<br />

Solicitud de reembolsos<br />

desagregado por fuentes de<br />

financiamiento.<br />

50-80 K por <strong>pro</strong>yecto, Equipo de implantación del MEF<br />

(DNC, DPI,…). En <strong>pro</strong>ceso de<br />

certificación PMP.


REPORTES EJECUTIVOS


Reportes Ejecutivos


Reportes Ejecutivos


Reportes Ejecutivos


Reportes Ejecutivos


Servicio de Notificación (futuro)<br />

Tipo Nombre Frecuencia(1) Gerente Ejecutivo(2)<br />

Proyecto<br />

Estado de indicadores por<br />

<strong>pro</strong>yecto<br />

Comparativo CPI por <strong>pro</strong>yecto<br />

Cambios a la planificación del<br />

<strong>pro</strong>yecto<br />

Alerta s<br />

Semanal<br />

Mensual<br />

Semanal<br />

Semanal<br />

Producto Estado de indicadores principales Diario<br />

Alerta de cambios al estado del<br />

<strong>pro</strong>ducto<br />

Diario<br />

(1) Frecuencia definida por defecto<br />

(2) De acuerdo a la cobertura de su jerarquía


Servicio de Notificación (futuro)<br />

Tipo Nombre Proyecto de Mejoramiento del MEF Frecuencia(1) Gerente Ejecutivo(2)<br />

Proyecto<br />

Estado de indicadores por<br />

<strong>pro</strong>yecto<br />

Semanal<br />

Comparativo CPI por <strong>pro</strong>yecto Mensual<br />

Transacciones <strong>pro</strong>cedentes<br />

Alertas<br />

Cambios a la planificación del<br />

del Semanal<br />

Desarrollo POA del Nuevo Sistema 30<br />

días tarde<br />

<strong>pro</strong>yecto<br />

Alerta s<br />

Instalación DataCenter<br />

iniciado<br />

Semanal<br />

Producto Estado de indicadores principales Diario<br />

Alerta de cambios al estado del<br />

<strong>pro</strong>ducto<br />

No<br />

Diario<br />

(1) Frecuencia definida por defecto<br />

(2) De acuerdo a la cobertura de su jerarquía


SIAFPA<br />

Transacciones<br />

<strong>pro</strong>cedentes<br />

del POA


Orden de compra al crédito<br />

Adjudicación


OC – Contabilidad Automática


Adquisición de Bienes y Servicios


Reembolsos


Solicitud de Reembolso


Solicitud de Reembolso (Selección de Fondo y Fuente)


Solicitud de Reembolso (Selección de Fondo y cheques)


Solicitud de Reembolso (Formulario de la solicitud)


Solicitud de Reembolso (Detalle del formulario)


Solicitud de Reembolso (Se genera la solicitud)


Solicitud de Reembolso (asiento de diario)


Solicitud de Reembolso (asiento de diario - Envió)


Solicitud de Reembolso (Recepción de Desembolsos)


Solicitud de Reembolso (Recepción de Desembolsos)


Solicitud de Reembolso (Recepción de Desembolsos)


Solicitud de Reembolso (Recepción de Desembolsos)


Solicitud de Reembolso (Recepción de Desembolsos)


Solicitud de Reembolso (asiento de diario - Desembolso)


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