informe registro 201.. - Registro Nacional

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informe registro 201.. - Registro Nacional

H

630

M664in Costa Rica. Ministerio de Justicia y Paz. Registro Nacional

Biblioteca en cifras 2011 / Comp. Olga Pacheco Sánchez;

Ma. de los A. Jiménez Esquivel. -- San José, Costa Rica :

Registro Nacional, 2012.

16p.

ISSN-

1. INFORME ANUAL DE LABORES. 2. BIBLIOTECA JURIDICA.

3. REGISTRO NACIONAL. 4. COSTA RICA. I. Título.

O

Revisión

Licda. Gabriela Zúñiga

Jefe Departamento de Proyección Institucional

Diseño de portada y reproducción

Departamento de Proyección Institucional

DEPARTAMENTO DE PROYECCIÓN INSTITUCIONAL

San José, Costa Rica

P.O.Box 523-2010 Zapote / Teléfono (506) 22020-816

Registro Nacional, Zapote, 1er. Piso Módulo no.8

e-mail: eventosrnp@rnp.go.cr

2


CONTENIDO

MIEMBROS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL… 4

PRESENTACION DE LA DIRECCION GENERAL…………………………………………… 5

JUNTA ADMINISTRATIVA…………………………………………………………………………. . 7

DIRECCION GENERAL………………………………………………………………………………..12

ASESORIA JURIDICA………………………………………………………………………………….12

UNIDAD DE DESARROLLO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL……………………...25

CONTRALORIA DE SERVICIOS…………………………………………………………………..28

DEPARTAMENTO DE PROYECCION INSTITUCIONAL………………………………...41

DIRECCION ADMINISTRATIVA………………………………………………………………….65

ARCHIVO CENTRAL……………………………………………………………………………….....65

ARQUITECTURA Y SERVICIOS GENERALES………………………………………………68

DEPARTAMENTO FINANCIERO…………………………………………………………………75

GESTION INSTITUCIONAL RECURSOS HUMANOS……………………………………87

PROVEEDURIA…………………………………………………………………………………………97

SEGURIDAD INSTITUCIONAL…………………………………………………………………102

DIRECCION INFORMATICA………………………………………………………………..…..107

DIRECCION SERVICIOS REGIONALES……………………………………....................116

DIRECCION SERVICIOS REGISTRALES…………………………………………………..121

REGISTRO INMOBILIARIO…………………………………………………………………….128

REGISTRO DE BIENES MUEBLES………………………………………………………….144

REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS…………………………………………………...152

REGISTRO DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL…………………………………………160

REGISTRO DE DERECHOS DE AUTOR Y CONEXOS……………………………....173

3


MIEMBROS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL

REGISTRO NACIONAL

Lic. Hernando París Rodríguez

Ministro de Justicia y Paz

Presidente -

Lic. Fernando Ferraro Castro

Viceministro de Justicia

Miembro Suplente-

Licda. Irina Delgado Saborío

Miembro Propietario

Procuraduría General de la República

Lic. Jonathan Bonilla Córdoba

Miembro Suplente

Procuraduría General de la República

Lic. Rogelio Fernández Moreno

Miembro Propietario

Dirección Nacional de Notariado

Lic. Jaime Weisleder Weisleder

Miembro Propietario

Instituto Costarricense de Derecho

Notarial

Lic. Humberto Piedra Hernández

Miembro Suplente

Instituto Costarricense de Derecho

Notarial

Lic. José Miguel Fonseca Saborío

Miembro Propietario

Abogado y Notario en Ejercicio

Lic. Luis Pal Hegedüs

Miembro Suplente

Abogado y Notario en Ejercicio

Licda. Andreína Vincenzi Guilá

Miembro Suplente

Dirección Nacional de Notariado

Dra. Ligia Roxana Sánchez Boza

Miembro Propietario

Colegio de Abogados

Lic. Marco Antonio Jiménez Carmiol

Miembro Suplente

Colegio de Abogados

Ing. Mainor Guadamuz Chavarría

Miembro Propietario

Colegio de Ingenieros Topógrafos

Miembro Suplente

Colegio de Ingenieros y Topógrafos

4


PRESENTACION DE LA DIRECCION GENERAL

El presente informe de labores, reúne los resultados de las diferentes Direcciones y

Departamentos que conforman el Registro Nacional y contiene indicaciones que

sirven de base para definir acciones y orientar o reorientar las políticas atinentes

del desarrollo institucional tomadas en el 2011- 2012.

Durante este período, se realizaron proyectos de gran importancia como son:

Se inició con el Proyecto Nacional de Renovación de Placas para la Flotilla

Vehicular, y con la construcción del edificio para el Departamento y Taller de

Placas Metálicas, la apertura de la sede regional del sector oeste, la

implementación del Programa de Identidad Corporativa del Registro Nacional,

la Campaña de Comunicación Integral de Servicios, dentro de la que destaca

la reapertura del Portal de servicios digitales rnpdigital.com, el servicio de

certificaciones digitales de bienes muebles, inmuebles, Personas Jurídicas y

planos catastrados, nuevas placas metálicas (tercera placa), reserva de placas

alfanuméricas, certificado inmobiliario, entre otros.

También, durante este mismo período, fue aprobada la política orientada a la

revisión y actualización del modelo de arquitectura de información (MAI), la

metodología de planes de mediano plazo y la de planificación estratégica, el

plan de mejora institucional, así como las políticas de confidencialidad, de

desarrollo de proyectos y ambiental.

Algunos de los convenios importantes que se firmaron son: el Convenio de

Cooperación Interinstitucional entre el Ministerio de Agricultura y Ganadería y el

Registro Nacional para la elaboración del Estudio de Fondo de la Solicitud de la

Indicación Geográfica “Café de Costa Rica”, el convenio de Cooperación en Materia

de Derecho de Autor y Derechos Conexos entre la Junta Administrativa del

Registro y la Secretaría de Educación Pública de los Estados Mexicanos, el

Memorándum de Entendimiento para el Desarrollo de un Programa de

Cooperación Institucional en materia de propiedad industrial entre la Junta

Administrativa y la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM).

Además, se firmó el Convenio de Cooperación Interinstitucional para la Creación y

puesta en Funcionamiento de la Red en Materia de Propiedad Intelectual en Costa

Rica, el Memorándum de Entendimiento de Cooperación de Propiedad Intelectual

de la Oficina Estatal de Propiedad Intelectual de la República Popular de China y la

Junta Administrativa, el Reglamento para la Asignación de Matrícula, la Emisión

de Placas Metálicas y el Documento para la Identificación Adicional para la

5


Circulación de los Vehículos Automotores por las Vías Públicas Terrestres, fue otro

de nuestros proyectos.

Se ejecutaron importantes acciones que mejoran sustancialmente la

infraestructura del Registro Nacional. Se inauguro el edificio de Archivo

Central y se construyó también, el moderno edificio de Propiedad Intelectual.

En el área registral, se logró optimizar el error registral, debido principalmente a

capacitaciones impartidas, mejorando las habilidades técnicas y académicas de los

funcionarios en el ejercicio de su labor calificadora y registral.

El traslado de la información contenida en los tomos de personas jurídicas, hacia el

nuevo sistema automatizado, constituye un proyecto de gran envergadura y de

grandes dimensiones que se encuentra en ejecución actualmente.

Por su parte, en los últimos tiempos, se realiza el proyecto de modernización

tecnológica del Registro de Derecho de Autor y Conexos.

Sin duda alguna, todas las acciones emprendidas durante este período,

aceleran el aprovechamiento de los recursos tanto tangibles como intangibles

del Registro Nacional. Y a elevar la imagen de la institución ante la opinión

pública y el grado de identidad de los colaboradores.

Como director del Registro Nacional, mi agradecimiento a los funcionarios, que

con su colaboración y compromiso, contribuyen con el fortalecimiento y

crecimiento de la Institución.

Lic. Dagoberto Sibaja

Director General

6


JUNTA ADMINISTRATIVA

La labor que ejecuta este órgano

colegiado es de gran relevancia dentro

del marco institucional, por cuanto es

el encargado de hacer cumplir las

disposiciones que dictan los

organismos estatales y coadyuvar en

el buen desenvolvimiento de la labor

registral y administrativa que se lleva

a cabo en el Registro Nacional.

NATURALEZA JURÍDICA

El Registro Nacional de Costa Rica, se

creó mediante la Ley N° 5695 del 28

de mayo de 1975, reformada por las

leyes N° 5990 de 27 de octubre de

1976 y 6934 de 28 de noviembre de

1983.

En su artículo 3 señala que el Registro

Nacional estará dirigido por una

Junta Administrativa que tendrá

personalidad jurídica para el

cumplimiento de los fines de dicha

Ley.

Asimismo por el Artículo 173 del

Código Notarial se reforma la Ley de

Creación del Registro Nacional, en su

artículo 4°, indicando que la Junta

Administrativa “estará integrada por 7

miembros: el Ministro de Justicia,

quien la presidirá; un notario en

ejercicio, de reconocida experiencia,

nombrado por el Ministro de Justicia

y Gracia; el Director Nacional de

Notariado y un representante de cada

uno de los siguientes organismos:

Procuraduría General de la República,

Colegio de Abogados de Costa Rica,

Colegios de Ingenieros Topógrafos y

el Instituto Costarricense de Derecho

Notarial. Para cada miembro se

designará a un suplente”.

MISIÓN

Velar por la superación, mejor

desempeño y el desarrollo

Institucional en todos sus ámbitos.

OBJETIVO

Dictar las políticas generales del

Registro Nacional en materia

administrativa y de organización.

FUNCIONES

Aprobar las proyecciones

presupuestarias, ingresos y gastos,

con base a planes y proyectos y velar

por la correcta administración de los

fondos asignados, así como los demás

ingresos generados por los servicios a

desarrollar en el futuro.

Analizar y aprobar las mejoras que se

implementen en los servicios que

brinda la institución.

Proteger y conservar el patrimonio

bajo su responsabilidad, lo que

contará con la colaboración de las

Unidades

Administrativas

pertinentes.

Acordar los gastos y definir las

inversiones que estime adecuadas por

medio de contrataciones directas y

licitaciones conforme a lo dispuesto

por la Ley General de Administración

Financiera de la República.

7


Gestionar y acordar los proyectos de

Ley y reglamentos necesarios para el

mejoramiento, ampliación, creación y

desarrollo de los servicios, así como

acordar las normas y procedimientos

que regirán los servicios.

Acordar planes anuales y las políticas

de la Dirección General a corto,

mediano y largo plazo y aprobar el

presupuesto anual.

Acordar los días y horas de sesión, así

como el lugar en que estas se han de

efectuar.

FUNCIÓN

REALIZADA

GENERAL

La Junta Administrativa del Registro

Nacional, durante el periodo 2011 se

celebraron 53 Sesiones, de las cuales

48 fueron Ordinarias y 5

Extraordinarias, lo que significó la

suma total de 560 acuerdos tomados,

dentro de los cuales se destacan los

siguientes:

REGLAMENTOS APROBADOS:

Acuerdo Firme J033,

tomado en Sesión Ordinaria

No.04-2011 celebrada el 03 de

febrero del 2011:

“REGLAMENTO PARA

ASIGNACIÓN

DE

MATRÍCULA, LA EMISIÓN

DE PLACAS METÁLICAS Y EL

DOCUMENTO PARA LA

IDENTIFICACIÓN

ADICIONAL PARA LA

CIRCULACIÓN DE LOS

VEHÍCULOS AUTOMOTORES

POR LAS VÍAS PÚBLICAS

TERRESTRES”.

Acuerdo Firme J224,

tomado en Sesión Ordinaria

No.21-2011 celebrada el 26 de

mayo del 2011:

“REGLAMENTO SOBRE

RENDICIÓN DE CAUCIONES

A FAVOR DE LA JUNTA

ADMINISTRATIVA DEL

REGISTRO NACIONAL”.

Acuerdo Firme J511,

tomado en Sesión Ordinaria

No.49-2011 celebrada el 17 de

noviembre del 2011:

"REGLAMENTO PARA EL

OTORGAMIENTO DE BECAS

A FUNCIONARIOS DEL

REGISTRO NACIONAL”.

Acuerdo Firme J556,

tomado en Sesión Ordinaria

No.53-2011 celebrada el 15 de

diciembre del 2011:

REGLAMENTO PARA LA

PRESTACIÓN DEL SERVICIO

DE ELECCIÓN DE

MATRÍCULA

MEMORANDOS Y ACUERDOS

DE COOPERACIÓN

APROBADOS:

Acuerdo Firme J126,

tomado en Sesión Ordinaria

No.12-2011 celebrada el 24 de

marzo del 2011:

“MEMORANDUM DE

ENTENDIMIENTO

COOPERACIÓN

DE

PROPIEDAD INTELECTUAL,

OFICINA ESTATAL DE

PROPIEDAD INTELECTUAL

DE LA REPÚBLICA POPULAR

DE CHINA Y LA JUNTA

ADMINISTRATIVA DEL

REGISTRO NACIONAL”.

8


Acuerdo Firme J320,

tomado en Sesión Ordinaria

No.32-2011 celebrada el 28 de

julio del 2011: “ACUERDO DE

COOPERACIÓN EN MATERIA

DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS DE APOYO A LA

TECNOLOGÍA DE LA

INNOVACIÓN”.

Acuerdo Firme J362,

tomado en Sesión Ordinaria

No.35-2011 celebrada el 18 de

agosto del 2011: “ADENDA AL

ACUERDO

DE

COOPERACIÓN EN MATERIA

DE

PROPIEDAD

INDUSTRIAL ENTRE EL

INSTITUTO MEXICANO DE

PROPIEDAD INDUSTRIAL

DE LOS ESTADOS UNIDOS

MEXICANOS (IMPI), Y LA

JUNTA ADMINISTRATIVA

DEL REGISTRO NACIONAL”.

Acuerdo Firme J466,

tomado en Sesión Ordinaria

No.45-2011 celebrada el 20 de

octubre del 2011:

“MEMORANDUM DE

ENTENDIMIENTO PARA EL

DESARROLLO DE UN

PROGRAMA

DE

COOPERACIÓN

INSTITUCIONIAL EN

MATERIA DE PROPIEDAD

INDUSTRIAL ENTRE LA

JUNTA ADMINISTRATIVA

DEL REGISTRO NACIONAL

DE COSTA RICA Y LA

OFICINA ESPAÑOLA DE

PATENTES Y MARCAS

(OEPM)”.

CONVENIOS APROBADOS:

Acuerdo Firme J222,

tomado en Sesión Ordinaria

No.21-2011 celebrada el 26 de

mayo del 2011: CONVENIO DE

COOPERACIÓN

INTERINTITUCIONAL

ENTRE EL MINISTERIO DE

AGRICULTURA

Y

GANADERÍA Y EL REGISTRO

NACIONAL PARA LA

ELABORACIÓN DEL

ESTUDIO DE FONDO DE LA

SOLICITUD DE LA

INDICACIÓN GEOGRÁFICA

“CAFÉ DE COSTA RICA”.

Acuerdo Firme J309,

tomado en Sesión Ordinaria

No.31-2011 celebrada el 21 de

julio del 2011: “CONVENIO DE

COOPERACIÓN

INTERINSTITUCIONAL

PARA LA CREACIÓN Y

PUESTA

EN

FUNCIONAMIENTO DE LA

RED EN MATERIA DE

PROPIEDAD INTELECTUAL

EN COSTA RICA”

Acuerdo Firme J512,

tomado en Sesión Ordinaria

No.49-2011 celebrada el 17 de

noviembre del 2011:

“CONVENIO

DE

COOPERACIÓN EN MATERIA

DE DERECHO DE AUTOR Y

DERECHOS CONEXOS

ENTRE LA JUNTA

ADMINISTRATIVA DEL

REGISTRO NACIONAL Y LA

SECRETARÍA

DE

EDUCACIÓN PÚBLICA DE

LOS ESTADOS MEXICANOS”.

9


POLITICAS, METODOLOGÍAS Y

PLANES APROBADOS:

Acuerdo Firme J256,

tomado en Sesión Ordinaria

No.24-2011 celebrada el 16 de

junio del 2011: “Política

orientada a la revisión y

actualización del Modelo de

Arquitectura de Información

(MAI)”.

Acuerdo Firme J265,

tomado en Sesión Ordinaria

No.25-2011 celebrada el 23 de

junio del 2011:

“METODOLOGÍA PLANES DE

MEDIANO PLAZO” y

“METODOLOGÍA

PLANIFICACIÓN

ESTRATÉGICA”

Acuerdo Firme J409,

tomado en Sesión Ordinaria

No.40-2011 celebrada el 13 de

setiembre del 2011: “PLAN DE

MEJORA INSTITUCIONAL”.

Acuerdo Firme J547,

tomado en Sesión Ordinaria

No.52-2011 celebrada el 08 de

diciembre del 2011:

Política

de

“CONFIDENCIALIDAD” del Registro

Nacional.

Política de “DESARROLLO DE

PROYECTOS” del Registro Nacional.

Política “AMBIENTAL” del

Registro Nacional.

OTROS ACUERDOS

RELEVANTES:

Acuerdo Firme J004,

tomado en Sesión Ordinaria

No.01-2011 celebrada el 13 de

enero del 2011: Aprobación de

implementación y ejecución del

“MANUAL DE IDENTIDAD

CORPORATIVA DEL

REGISTRO NACIONAL”.

Acuerdo Firme J012,

tomado en Sesión Ordinaria

No.18-2011 celebrada el 20 de

enero del 2011: Adjudicación

de Contratación Directa

2010CD-000850-00100

denominada “ALQUILER DE

UN EDIFICIO PARA LA

REGIONAL PARA EL SECTOR

OESTE DEL REGISTRO

NACIONAL”.

Acuerdo Firme J177,

tomado en Sesión Ordinaria

No.18-2011 celebrada el 05 de

mayo del 2011: Adjudicación de

la Licitación Pública 2011LN-

000003-00100 denominada

CONSTRUCCION DE

EDIFICIO PARA EL

DEPARTAMENTO Y TALLER

DE PLACAS METÁLICAS DEL

REGISTRO NACIONAL”.

Acuerdo Firme J518,

tomado en Sesión Ordinaria

No.49-2011 celebrada el 17 de

noviembre del 2011: Creación

del servicio que permite emitir

“CERTIFICADOS

CATASTRALES”.

Acuerdo Firme J526,

tomado en Sesión Ordinaria

No.50-2011 celebrada el 24 de

noviembre del 2011: “Campaña

de Comunicación Integral de

10


Servicios del Registro

Nacional”.

Acuerdo Firme J534,

tomado en Sesión Ordinaria

No.51-2011 celebrada el 24 de

noviembre del 2011:

“PROYECTO NACIONAL DE

RENOVACIÓN DE PLACAS

PARA LA FLOTILLA

VEHICULAR”.

La Junta Administrativa es el órgano

rector del Registro Nacional, la cual

deberá velar por el fiel cumplimiento

de las políticas institucionales, para

un mejor aprovechamiento de los

recursos que se encuentran a

disposición de la Organización.

Auditoría

La Auditoría Interna del Registro

Nacional es parte integral y vital del

sistema de control interno, cuya

función principal consiste en la

comprobación del cumplimiento, la

suficiencia y la validez de dicho

sistema.

La función de la Auditoría Interna

consiste en evaluar en forma

oportuna, independiente y posterior,

dentro de la organización, las

operaciones contables, financieras,

administrativas y de otra naturaleza,

como base para prestar un servicio

constructivo y de protección a la

Administración, el control funciona

midiendo y valorizando la eficacia y

eficiencia de todos los otros controles

establecidos por la Administración.

Es la responsable de emitir informes

de auditoría sobre la gestión de las

diferentes unidades administrativas

que conforman el Registro Nacional y

someterlo a la aprobación de la Junta

Administrativa.

11


DIRECCION GENERAL

NATURALEZA JURÍDICA

El Registro Nacional como ente de

servicio al público cumple una tarea

primordial dentro de la función

pública costarricense, en su carácter

de institución garante, de la seguridad

de los derechos, que en él se

encuentran inscritos, así como el dar

publicidad ante la comunidad, sobre

estos derechos. La Institución dispone

de diversos medios para que los

diferentes Registros tengan la

información dispuesta y que esta sea

pública, sin más limitaciones que las

que se requieran para proteger su

seguridad.

La Dirección General del Registro

Nacional fue creada mediante Ley No.

5695. Es la responsable de ejecutar

las disposiciones que emite la Junta

Administrativa y coordinar los

esfuerzos institucionales internos y

externos procurando contar con el

recurso necesario para la prestación

de servicios de calificación,

inscripción de documentos públicos,

en función de la seguridad registral,

buscando en todo momento la

eficiencia en los servicios que brinda

el Registro Nacional. Es la

responsable de la gestión

institucional.

Para cumplir con las funciones

encomendadas, debe plantear las

acciones necesarias en las áreas de

servicio y registral, administrativa y

técnica, a través de la modernización

y siempre en función de las

necesidades de los usuarios y que

permita mejorar cada día la calidad de

los servicios, contribuyendo al

desarrollo político, económico, social

y cultural del país.

Esta Dirección General presenta como

principal característica el ser una

Dirección polifuncional que

comprende bajo su cargo las

diferentes Direcciones de los

Registros que conforman la

Institución, la Dirección

Administrativa, la Dirección de

Informática, las Oficinas Regionales,

la Unidad de Desarrollo Estratégico y

el Departamento de Proyección

Institucional..

ASESORIA JURIDICA

La Dirección Jurídica del Registro

Nacional se ubica dentro del

organigrama institucional como un

órgano asesor que brinda un soporte

tanto en el campo técnicoadministrativo

como en el aspecto

jurídico-registral, estableciendo una

plataforma de apoyo tanto para la

Junta Administrativa y la Dirección

General, como para las diferentes

dependencias que conforman el

Registro Nacional.

OBJETIVO GENERAL

Brindar asesoría jurídica al nivel

político institucional, incluyendo el

acatamiento de las disposiciones

vertidas por el Despacho Ministerial.

12


OBJETIVOS ESPECIFICOS

Otorgar el apoyo jurídico necesario en

los procesos relacionados con la

contratación administrativa, reclamos

y trámites administrativos, que

incluye el desarrollo de

investigaciones administrativas

disciplinarias; así como preparar

proyectos para la emisión de criterios

tanto técnico administrativos como

jurídico registrales.

Brindar una interpretación normativa

requerida en procura de la correcta

aplicación de leyes, decretos y otras

disposiciones de carácter vinculante

que rigen los diferentes procesos en

que se desenvuelve.

Participar en los procedimientos de

contratación de bienes y servicios,

mediante el estudio de los carteles,

estudio y preparación de criterios

administrativos sobre las ofertas

presentadas en el proceso, así como la

preparación de los contratos y

verificación de la documentación

enviada por el Departamento de

Proveeduría.

Colaborar con las instancias

superiores en el estudio y análisis

jurídico de los documentos,

expedientes administrativos y

judiciales que se determine, mediante

la interpretación y aplicación de las

normas que rigen la materia

administrativa, laboral, constitucional

y registral, con el fin de emitir el

criterio correspondiente según sea el

caso.

Preparar los proyectos de resolución

para ante la Dirección General, Junta

Administrativa y la Dirección General,

según sea el caso, en procura de dar

respuesta oportuna a las quejas,

reclamos o sugerencias presentadas

por los usuarios con el objeto de

garantizar los derechos de los

ciudadanos.

Asistir a reuniones con superiores y

colaboradores, con el fin de coordinar

actividades, mejorar métodos y

procesos de trabajo y propiciar la

actualización de conocimientos.

Asesorar a la Dirección General, Junta

Administrativa y el Despacho

Ministerial en lo que concierne con

los proyectos de resoluciones sobre

aspectos jurídicos registrales y

aspectos técnico administrativos, con

base en las leyes y demás normativa

vigente que regula su actividad y

mediante la aplicación de

jurisprudencia y doctrina, para

uniformar criterios.

Colaborar con la Dirección General,

Junta Administrativa y el Despacho

Ministerial en la elaboración de

planes, proyectos y programas,

aportando conocimientos sobre

aspectos jurídicos registrales,

dirigidos a mejorar la eficiencia en el

servicio que presta y al logro de sus

objetivos.

Elaborar y contestar los recursos de

amparo e inconstitucionalidad que

sean presentados ante la Sala

Constitucional, por o contra la

Dirección General, Junta

Administrativa y el Despacho

13


Ministerial; utilizando la base jurídica

que el caso amerite (Constitución

Política, Ley de la Jurisdicción

Constitucional, Código Civil, Leyes

vigentes y relativas a la materia

registral y jurisprudencia diversa).

Resolver consultas escritas o verbales

sobre materia registral específica y

sobre aspectos técnico

administrativos a las diferentes

direcciones y a los administrados en

general, de conformidad con las leyes

y reglamentos que rigen la materia

administrativa y registral.

Estudiar las leyes, reglamentos y

decretos publicados en el Diario

Oficial “La Gaceta”, a efecto de poner

en conocimiento de la Dirección

General, sobre el alcance y aplicación

de los mismos.

Comunicar a la Dirección General del

Registro Nacional la actuación

irregular de los funcionarios, - en

casos faltas graves- para que adopten

las medidas que corresponda

Preparar los proyectos de resolución

ante los recursos planteados contra

las resoluciones finales de los

diferentes

procedimientos

administrativos que se tramiten a lo

interno, generándose de esta manera,

según sea el caso, el agotamiento de la

vía administrativa.

Certificar los expedientes de

investigaciones preliminares y

procedimientos administrativos

disciplinarios que se conocen en la

Dirección General y el Despacho

Ministerial, para coadyuvar con los

expedientes judiciales y

administrativos que conformen los

órganos competentes que así lo

soliciten.

Confeccionar proyectos de circulares,

adicionar y/o modificar las circulares

vigentes, en razón de las constantes

modificaciones que las leyes producen

para mantener actualizado y vigente

el proceso de calificación e inscripción

registral.

Colaborar y brindar asesoría jurídica

en la programación y preparación de

proyectos complejos a ser

presentados por la Dirección General

ante la Junta Administrativa del

Registro Nacional, en aras de mejorar

el funcionamiento de los registros a su

cargo.

Colaborar en la ejecución,

coordinación y control de los acuerdos

adoptados por la Junta

Administrativa.

Colaborar en la planeación, dirección,

y supervisión conforme las

indicaciones de la Dirección General,

en los procesos sustantivos atinentes

a la Institución.

Colaborar en la implantación de

políticas y lineamientos de trabajo del

registro a su cargo, a partir de los

objetivos institucionales previamente

14


establecidos y por disposición expresa

de la Dirección General.

Asistir a reuniones que tenga bien los

superiores jerárquicos, con ocasión de

resolver problemas que se presenten

Dictar charlas, conferencias en áreas

relacionadas con la materia técnica

administrativa, laboral y registral.

Brindar la asesoría jurídica necesaria

ante las propuestas de mejoras que se

pretendan implementar en los

servicios que brinda la institución.

Preparar los proyectos de Ley y

reglamentos necesarios para el

mejoramiento, ampliación, creación y

desarrollo de los servicios, así como

participar en la preparación de

normas y procedimientos que regirán

los servicios.

Colaborar en la elaboración de

proyectos, programas de actividades y

en el establecimiento de las

estrategias institucionales, con el fin

de obtener el mayor nivel de eficiencia

técnica y administrativa.

Conocer de los reclamos

administrativos presentados a la

Dirección General, Junta

Administrativa y Despacho

Ministerial, relacionadas al ámbito o

comisión de errores en sede registral,

(inexactitudes registrales y

extraregistrales, así como

irregularidades u omisiones en la

inscripción de documentos públicos,

que afectan la publicidad y seguridad

jurídica registral que emana de los

respectivos Registros), a fin de

realizar el estudio respectivo y

proceder a preparar los proyectos de

resolución donde se atiendan dichas

gestiones, garantizando los derechos

constitucionales de los administrados,

su defensa y salvaguardar las

responsabilidades del Estado.

Preparar los borradores de resolución

donde se atienden las pretensiones

presentadas por los funcionarios del

Registro Nacional con ocasión de

reconocimiento de derechos laborales

tales como: sumas dejadas de

cancelar, aguinaldo, vacaciones,

carrera profesional, anualidades, con

ocasión de las supuestas diferencias

entre lo que se debe cancelar y los

montos cancelados por la institución.

Además se incluye la preparación de

los borradores de resolución para

atender los reclamos de los servidores

que pretenden acogerse a su pensión.

Realizar las investigaciones

preliminares que la Dirección General

y el Despacho Ministerial determinen,

procediendo a valorar con

fundamento en el ordenamiento

jurídico vigente, si las acciones

investigadas se ajustan al principio de

legalidad; indicando si fuera el caso,

la posible irregularidad en el actuar.

Participar en los procedimientos de

Gestión de Despido ante el Tribunal

de Servicio Civil, acorte con los límites

y lineamientos vertidos por la

Ministra de Justicia; labor que merece

la preparación del proyecto del escrito

inicial de la Gestión, elaboración del

proyecto donde se atiende las

excepciones e incidentes presentados,

15


asistencia a las audiencias orales y

privadas, mismas que conllevan el

interrogatorio de los testigos,

preparación del escrito de

conclusiones y si fuera conveniente, la

elaboración de la contestación al

Recurso de Apelación interpuesto.

Preparar criterios jurídicos que

soliciten los jerarcas instituciones,

mismos que rondan la temática

administrativa, laboral, registral, civil,

mercantil, y cualquiera otra que sea

necesaria para atender a satisfacción

lo consultado.

Participar en los procesos judiciales

que determine la Dirección General,

la Ministra de Justicia o la Junta

Administrativa, labor que implica la

preparación de los borradores de

escritos a presentar en las distintas

instancias judiciales, participación en

audiencias orales y pública,

presentación de conclusiones y, si es

el caso, preparación de los proyectos

de recurso que corresponda, acorde

con la etapa judicial respectiva.

Participar dentro de los

procedimientos de contratación

administrativa en las etapas de

aprobaciones internas de los

contratos, sus prórrogas y las

modificaciones contractuales, así

como proceder a la preparación de los

convenios interinstitucionales y

reajustes de precios.

Proceder a realizar el procedimiento

creado al efecto en procura de atender

los acuerdos para nombramientos de

certificadores ad honorem del

Registro Nacional de acuerdo a cada

uno de los convenios que suscribe la

Junta Administrativa del Registro

Nacional.

Realizar dentro de los procedimientos

de contratación administrativa a

realizar un control de especies

fiscales.

Participar en las sesiones de la Junta

Administrativa del Registro Nacional,

en procura de brindar el soporte

técnico-jurídico necesario.

CAMBIOS HABIDOS EN EL

ENTORNO

Durante el año 2011 se realizaron las

siguientes modificaciones en nuestro

ordenamiento jurídico, mismo que

incide el quehacer de esta Dirección, a

saber:

Nº 36471-JP Reglamento a la Ley de

Marcas de Ganado. Publicado en La

Gaceta del 23 de marzo de 2011.

Reforma al Reglamento de la Ley de

patentes de invención, dibujos y

modelos industriales y modelos de

utilidad decreto ejecutivo Nº 15222-

MIEM-J del 12 de diciembre de 1983.

Publicado en Gaceta del 30 de marzo

2011.

Circular registral DGRN-0009-2011

“Protocolo para inscribir signos

distintivos a favor de la Junta

Administrativa del Registro Nacional

en Propiedad Industrial”. Publicada

en La Gaceta del 27 de abril 2011

16


Directriz administrativa DRPI-007-

2011 “Trámite para la Reserva de

Prioridad”. Publicada en La Gaceta

del 5 de julio del 2011.

Reglamento de Rendición de

Cauciones a favor de la Junta

Administrativa del Registro Nacional.

Publicado en La Gaceta del 13 de julio

del 2011.

Directriz Administrativa DRPI-08-

2011. Publicada en La Gaceta del 18

de agosto del 2011.

Directriz RIM-001-2011. Publicada en

La Gaceta del 18 de agosto del 2011.

Circular Investigación Preliminar y

Procedimiento Administrativo

Disciplinario del Registro Nacional.

Publicada en La Gaceta del 19 de

agosto del 2011

Decreto Nº 8968 Protección de la

Persona frente al Tratamiento de sus

Datos Personales. Publicado en La

Gaceta del 5 setiembre 2011.

Circular registral DGRN-0017-2011

“Inscripción en el Registro Nacional

de Bienes Fideicometidos”. Publicada

en La Gaceta del 6 de setiembre del

2011.

Ley 8984, Reforma del artículo 32 bis

de la ley Nº 7933, Ley Reguladora de

la Propiedad en Condominio, de 28

de octubre de 1999. Publicado en La

Gaceta del 18 de octubre del 2011.

Modificación al Reglamento del

Servicio de Apartados del Registro

Nacional, capítulo III, artículo 10.

Publicado La Gaceta no. 199 del 18

de octubre del 2011

ACCIONES EMPRENDIDAS

PARA

ESTABLECER,

MANTENER, PERFECCIONAR Y

EVALUAR EL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO DE LA

DIRECCIÓN

Previa exposición de los distintos

mecanismos ideados por esta Unidad

para el cumplimiento de las

disposiciones de control interno, en

atención a las políticas estratégicas

institucionales, conviene aclarar que

las acciones adoptadas tienen como

fin promover procesos gerenciales

coherentes, fomentando un sistema

de valores y un clima organizacional

agradable.

En este sentido se procura la

satisfacción de las necesidades de

nuestros superiores jerárquicos,

realizando actividades que fomenten

el principio de seguridad jurídica,

propiciando la creación de procesos

internos ágiles, eficientes y seguros y

brindando los insumos necesarios a

los servidores para contar con un

personal idóneo.

Asimismo se mantiene una relación

directa con la Dirección

Administrativa, en aras de recuperar

los dineros cancelados por la Junta

Administrativa, producto de las

colisiones en las que intervienen

vehículos institucionales. De lo

anterior se mantiene una labor

conjunta tendiente a la recuperación

de los fondos públicos, mediante la

aplicación del Reglamento de Cuentas

17


por Cobrar de la Junta Administrativa

del Registro Nacional.

Se continúa la coordinación con la

Proveeduría Institucional, respecto a

la documentación que debe

acompañar las distintas gestiones que

dicho Departamento remita a esta

Dirección Jurídica, a efecto de no

entorpecer ni atrasar las gestiones que

sobre este proceso deban tramitarse.

Ello implica una labor de ajuste

constante, procurando salir avante de

manera satisfactoria con las

encomiendas que sobre esta materia

recaen en la Dirección Jurídica.

Sobre este mismo orbe, se solicitan

como mínimo informes de labores

mensuales, para controlar las labores

asignadas a las distintas

coordinaciones y en particular a cada

funcionario de esta Dirección,

ponderando igualmente el volumen y

complicación del trabajo asignado a

cada colaborador.

A partir de las modificaciones de la

normativa, doctrina y jurisprudencia

nacional, se continuó incentivando la

participación de los funcionarios en

capacitaciones varias a efecto de

aumentar los sesgos informativos.

Se realizaron actividades de

capacitación continua respecto de la

materia tratada en esta Dirección

Jurídica, en particular no solamente

se realizó procesos de capacitación,

sino un proceso de retroalimentación

con los funcionarios de la unidad que

no asistieron a la misma, lo anterior a

partir de la remisión de la

documentación

normativa,

doctrinaria y jurisprudencia

entregada en dichas capacitaciones.

Dentro de esta unidad se mantiene un

registro sobre el cumplimiento de las

órdenes relativas a recomendaciones y

disposiciones para mejorar controles,

siendo que las disposiciones emitidas

por los jerarcas institucionales fueron

puestas en conocimiento de los

funcionarios que componen la

Unidad, propiciando además el

acatamiento de las directrices

específicas en cuanto al formato y

contenido de los proyectos de

resolución a realizar. Por lo que se

continúa con el cumplimiento del

procedimiento para la emisión de

circulares y criterios, acorde con lo

dispuesto por el señor Director

General en su oficio DGRN-05-2007.

PRINCIPALES LOGROS

ALCANZADOS Y EL ESTADO DE

LOS PROYECTOS MÁS

RELEVANTES EN EL ÁMBITO

DE LA UNIDAD

Anterior a la exposición de las labores

realizadas por esta Dirección Jurídica,

conviene establecer que durante el

2011 se fortalecieron cinco

subprocesos de trabajo,

concretamente: Control de la Gestión,

Procedimientos Administrativos

Disciplinarios, Criterios Jurídicos y

Procesos Judiciales, Contratación

Administrativa y Reclamos

Administrativos.

18


Para lo cual, se expondrán las

principales acciones realizadas en

cada una de estos subprocesos para la

satisfacción de los objetivos

institucionales.

En el caso del proceso Control de la

Gestión se da seguimiento a lo

estipulado según la Ley de Control

Interno número 8292, realizando un

control de todos los subprocesos de la

Dirección Jurídica, así como

cumplimentando las matrices de

seguimiento a presentarse trimestral,

semestral o anualmente, a petición de

la Contraloría General de la

República. Por otra parte se realiza

una labor de apoyo con la Directora

de la Dirección Jurídica, coadyuvando

con las funciones propias del Control

Interno, así como colaborando con el

control, autorización y fiscalización de

los procesos laborales, contenciosos,

tránsitos y administrativos que se

tramitan en esta Dirección.

En el caso del subproceso de

Procedimientos Administrativos

Disciplinarios se expondrá la

tramitación principal de tres tipos de

procedimientos, a saber:

investigaciones preliminares,

procedimientos administrativos

disciplinarios y gestiones de despido.

En el año 2011 se realizó el trámite de

tres gestiones de despido, por

presuntas irregularidades en las que

incurrieron los investigados.

Sin embargo, se atendieron una cierta

cantidad de Recursos de Apelación

con ocasión de las determinaciones

adoptadas por los Jefes o Directores

que laboran en el Registro, por lo que

los funcionarios institucionales están

asistiendo a los mecanismos ideados

por la Ley General de la

Administración Pública, para recurrir

las disposiciones de sus superiores.

Para finalizar, existe una constante en

tanto el estudio y preparación de

proyectos de respuesta por los

reclamos por errores registrales,

19


quejas, denuncias y un alrededor de

veinte recursos de amparo atendidos

por toda la Dirección Jurídica y

demás cuestionamientos o

inquietudes presentadas por los

usuarios de nuestro servicio público.

En el caso de los aspectos tratados en

el subproceso de Criterios Jurídicos y

Procesos Judiciales, existieron veinte

nuevos Procesos Contenciosos, cuatro

Procesos Laborales y dos Procesos de

Tránsito. En particular, durante el

año 2011 se asistió a un total de

ciento cinco audiencias de los

diferentes procesos llevados en esta

Dirección.

Conviene aclarar que la duración de

estos procesos dependerá de su clase y

nivel de complicación, el cual existe

todavía procesos activos desde el año

2007 a la fecha. Aunado a lo

expuesto, cabe llamar la atención que

este número de procesos se

incrementó con la entrada en vigencia

del Código Procesal Contencioso

Administrativo.

Asimismo, se evacuaron consultas

legislativas sobre proyectos de ley, lo

cual implica el aporte de esta

Dirección Jurídica en el desarrollo

normativo que al final se traduce en la

concepción de la normativa aplicable

en el ámbito registral, a continuación

se detallan los más destacadas:

Consulta Legislativa "Ley de

Asociaciones Administradoras

de Acueductos Comunales.

Investigar y rendir informe

sobre el financiamiento del

Partido Movimiento Libertario

durante las campañas:

presidencial, de diputados y

municipales realizadas en el

año 2010.

Referente al cobro que se

pretende cobrar por las

consultas electrónicas.

Ley de sociedades de

conveniencia

Ley de concesión de la zona

fronteriza con la República de

Panamá

Ley que autoriza a la Junta

Administrativa de la Imprenta

Nacional y a la JARN para que

transfieran

recursos

financieros a a CCSS

Ley que autoriza a la Junta

Administrativa del Registro

Nacional para que transfiera

recursos financieros al

Ministerio de Justicia

No omito, indicar que se realizaron

varios criterios jurídicos solicitados

por las diferentes Direcciones y

Departamentos del Registro Nacional,

las cuales son tramitadas a través de

la Dirección General. A modo de

resumen, estas son las principales

temáticas abordadas en los criterios

durante el 2011.

Legalización de libros de las

llamadas

sociedades

"inactivas".

Procedencia para que los

funcionarios del área

20


administrativa que cumplen

los requisitos enunciados en la

Ley Marco de Pensiones Nº

7302 del 08-07-1997, puedan

jubilarse por dicho régimen".

Creación de una casilla

adicional en el asiento de

inscripción para bienes del

estado.

Análisis jurídico de las

solicitudes de los jueces de la

República al Registro

Inmobiliario División

Catastral.

Hecho generador por la venta

de timbres del Registro

Nacional.

Artículo 69, Ley 8696. Reforma

parcial de la Ley de tránsito

por vías públicas terrestres n.

7331 de 13 de abril de 1993.

Permiso sin goce de salario -

relación laboral.

Naturaleza del Registro

Nacional.

"Diagnóstico de las Políticas

Institucionales y de Gobierno

Corporativo de la Junta

Administrativa del Registro

Nacional"

Segunda solicitud sobre

Criterio del Hecho Generador

Reconocimiento de porcentaje

de prohibición con base en

requisito académico del

funcionario

"Supuesta dualidad de Mando

y consecuente unificación

Unidades Administrativas

(Dirección de Servicios

Registrales y Dirección de

Oficinas Regionales"

"Implicaciones Legales de no

hacer lo indicado por la

Contraloría General de la

República"

Pluses Salariales dejados de

pagar o pagados de más a

funcionarios del Registro

Nacional

Conflicto de interés Lic. Jaime

Weisleder Weisleder

Sobre el procedimiento de

inscripción que deben seguir

los Bienes Muebles

Municipalidad de Cartago,

interpone prescripción de los

montos a su favor por concepto

del 3% del pago de impuesto de

bienes inmuebles al R.N.

correspondientes a los

periodos 1996, 1997 y 1998

Análisis de las

recomendaciones indicadas en

el informe CCE-001-2011 del

16/05/2011 resultados del

diagnóstico de oportunidades

sobre costumbres éticas en el

R.N.


Estado de cuentas en trámite

de la Dirección Jurídica

Valorar mociones para

proyecto ante la asamblea

Además esta Dirección Jurídica

participó activamente en la

preparación de los reglamentos:

21


Reglamento para la

contratación de examinadores

externos para la oficina de

patentes del Registro de

Propiedad Industrial.

Reglamento para la asignación

de matrícula y emisión de

placas metálicas para la

circulación de los vehículos

automotores por las vías

públicas terrestres.

Reglamento a la Ley de Marcas

de Ganado.

Así como, en la inscripción de

Derechos de Propiedad Intelectual y

Derechos de Autor a favor de la Junta

Administrativa del Registro Nacional.

Por último, cabe destacar, que se

impartieron varias charlas sobre la

aplicación del Código Contencioso

Administrativo, a diferentes

funcionarios del Registro Nacional,

con el fin de transmitir el

conocimiento adquirido e

implementado en la labor diaria de

esta Dirección.

En lo que respecta al subproceso de

Contratación Administrativa, durante

el 2011 se confeccionaron un total de

tres contratos con ocasión de los

procesos de Licitación pública,

abreviada y contratación directa.

Dentro de ello cabe rescatar la

trascendencia de los procesos

implementados durante el año 2011,

mismos que rondaron temática tales

como: Compra Materiales Placas,

Equipamiento Edificio Propiedad

Intelectual y Construcción de Edificio

para el Departamento y Taller de

Placas Metálicas del Registro

Nacional así mismo se realizó un total

de ciento ochenta y dos aprobaciones

internas y tres vistos buenos.

Además, sobre este proceso recae la

preparación de Convenios con

diferentes

municipalidades,

instituciones del sistema bancario

nacional, Correos de Costa Rica y

convenios de cooperación

institucional de algún tipo.

Principalmente, durante el 2011 se

firmaron convenios interinstitucional

con las municipalidades del país y

diferentes instituciones entre la Junta

Administrativa del Registro Nacional,

la Unidad Ejecutora del programa de

regularización del Catastro y Registro-

Ministerio de Hacienda, así como la

elaboración de convenios de

regionalización de servicios a través

del portal digital de los servicios de

derivados de las bases de datos del

Registro Nacional.

Asimismo, sobre este subproceso

recae la preparación de varios

criterios de contratación como por

ejemplo sobre la contratación para el

suministro de instalación,

construcción y equipamiento de

oficinas para el edificio de la

Dirección del Registro de la Propiedad

Intelectual del Registro Nacional, así

como la procedencia de aumento de

precio en cobro de la tasa por

concepto de confección de placas y

que nos se configura en precio

público.

En el subproceso de contratación

administrativa se atendieron recursos

22


de revocatoria presentados ante la

Contraloría General de la República,

interpuestos por las empresas

proveedoras en contra de actos de

adjudicación de los procesos de

contratación del Registro Nacional.

Lo anterior denota trascendencia de la

labor realizada por el personal

destacado en esta Dirección,

desprendiéndose que gran parte de la

proyección social y facilidades

otorgadas a los funcionarios, se debe a

los bienes y servicios adquiridos en

razón de los procesos de contratación

citados.

En lo que concierne al subproceso de

reclamos administrativos, se preparan

las resoluciones ante los reclamos

presentados por ocasión de pago de

extremos laborales por pensión,

despidos o ceses, aumentos anuales,

reasignación de puesto, devolución y

traspaso de cuotas Fondo de Pensión

Ley Marco, carrera profesional, así

como las resoluciones presentadas

por concepto de reconocimiento de

diferencias salariales.

Esta labor se realiza de manera

conjunta con los Departamentos de

Recursos Humanos y el

Departamento

Financiero,

presentándose dificultades en la

atención de los reclamos producto de

la falta de presupuesto y los retrasos

en el envío de las certificaciones

solicitadas. En razón de lo anterior, se

da continuidad al cumplimiento de la

Circular DGRN-06-2008, con el fin de

unificar el procedimiento para la

atención oportuna de los reclamos

administrativos.

No cabe indicar, que varios de mis

colaboradores y la suscrita

participamos en diferentes

comisiones de la institución con el fin

23


de participar, colaborar y asesorar

colaborar en las reuniones a las cuales

sean convocadas y se relacionen

directamente con sus respectivos

temas:

Comisión página web.

Comisión del Instituto

Geográfico Nacional.

Comisión acoso laboral.

Comisión de elaboración del

Código de ética.

Comisión de Rescate de

Valores.

Comisión de Tecnología de la

Información.

Comisión Reglamento

Autónomo del Registro

Nacional.

Comisión de las Normas

Internacionales

de

Contabilidad.

Comisión de Teletrabajo.

Además se forma parte con un

miembro propietario y un miembro

suplente en la Junta de Relaciones

Laborales de la institución.

No omito indicar que la suscrita

asistió aproximadamente a

cuatrocientos veinte reuniones de

trabajo durante el año 2011 y

cincuenta y tres sesiones de la Junta

Administrativa del Registro Nacional.

Dentro del proceso de capacitación,

los funcionarios de esta Asesoría

Jurídica han participado en las

siguientes actividades de

capacitación:

Seminario - taller: el

expediente administrativo:

conformación, acceso,

transcendencia

y

responsabilidad del servidor.

Funcionarios participantes:

Ana Magaly Ureña Vargas y

Arlene González Castillo.

Sanciones disciplinarios por

incumplimiento y faltas de los

trabajadores. Funcionarios

participantes: Patricia Quesada

León.

Organización del trabajo para

secretarias, asistentes y

personal administrativo.

Funcionarios participantes:

Stephanie Badilla Mata y Sylvia

Zúñiga Pana.

Curso General de Contratación

Administrativa. Funcionario

participante Diana Chinchilla

Núñez.

Ley de Control Interno y

SEVRI.

Funcionario

participante: Luis Castro

Fonseca.

Todo lo que su empresa debe

conocer sobre el hostigamiento

sexual.

Funcionarios

participantes: Andrea Cano

Ramírez y Patricia Quesada

León.

Contratos administrativos

especiales (obra pública,

suministros, concesión de

gestión de servicios públicos,

24


arrendamientos, cooperación,

etc).

Funcionarios

participantes: Arlene González

Castillo y Zarela González

Castillo.

Régimen recursivo en el marco

de nuevo Proceso Contencioso

Administrativo. Funcionarios

participantes: Adrián Castro

Montealegre y Luis Castro

Fonseca.

Empleo público y medidas

cautelares en el Proceso

Contencioso Administrativo.

Funcionarios participantes:

Arlene González Castillo,

Marcela Arroyo Fonseca, y

Hazel Jiménez Zamora.

33º Conferencia Internacional

de Protección de Datos,

Funcionaria participante:

Arlene González Castillo.

UNIDAD DE DESARROLLO

ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

NATURALEZA JURIDICA

Creada por el proceso de

Reorganización del Registro Nacional,

aprobado y reformado por la Junta

Administrativa del Registro Nacional,

en la Sesión Extraordinaria no. 58-97

celebrada el 30 de octubre de 1997, y

avalada por el Ministerio de

Planificación Nacional y Política

Económica, mediante oficio DM063-

98.

El marco legal que regula las

funciones que se realizan en la UDEI,

se sustenta en la siguiente normativa:

Ley N° 5525 de Planificación

Nacional.

Artículo 3, inciso b) del que indica la

conformación del Sistema Nacional de

Planificación:

“…las unidades u oficinas de

planificación de los ministerios,

instituciones descentralizadas y

entidades públicas locales y

regionales”

Artículo 4.

“Los organismos del Sistema

Nacional de Planificación

dependerán de las autoridades

superiores de cada entidad, a

saber: el Ministerio de

Planificación Nacional y Política

Económica, del Ministro, las

demás unidades u oficinas de

planificación, de los Ministros

de Gobierno y del personero

ejecutivo de más alta jerarquía

de las instituciones

descentralizadas, según el

caso...”

Decreto Ejecutivo N° 23323-PLAN:

Reglamento General Del Ministerio

De Planificación Nacional Y Política

Económica

En el Decreto Ejecutivo 23323-PLAN,

del 18 de mayo de 1994, se indica en

el artículo 2.

“A través del Ministro de

MIDEPLAN, el Presidente de

la República dará a sus

Ministros y Jerarcas de

instituciones descentralizadas,

las directrices necesarias a fin

25


de hacer cumplir el Plan

Nacional de Desarrollo, las que

serán de acatamiento

obligatorio. En caso de

incumplimiento se actuará

según lo establecido por el

artículo 98 de la Ley General

de la Administración Pública.”

Asimismo, en el artículo 6, de este

decreto se indica la obligación del

suministro de la información.

“Para el cumplimiento de sus

objetivos MIDEPLAN

solicitará a los órganos y entes

de la Administración Pública

toda la información que

requiera. Las instituciones

públicas están obligadas a

suministrar dicha información

dentro de los ocho días

siguientes a la solicitud.”

Ley 8131 Administración Financiera

de la República y Presupuestos

Públicos

Una vez más se advierte la necesidad

de contar en el sector público con

unidades responsables de planificar,

evaluar y dar seguimiento a la gestión

institucional.

Artículo 4.

“Todo presupuesto público

deberá responder a los planes

operativos institucionales

anuales, de mediano y largo

plazo, adoptados por los

jerarcas respectivos, así como

a los principios

presupuestarios generalmente

aceptados; además, deberá

contener el financiamiento

asegurado para el año fiscal

correspondiente, conforme a

los criterios definidos en la

presente Ley. El Plan Nacional

de Desarrollo constituirá el

marco global que orientará los

planes

operativos

institucionales, según el nivel

de autonomía que corresponda

de conformidad con las

disposiciones legales y

constitucionales pertinentes”

Ley N° 8292 de Control Interno

Debe existir una instancia

responsable de acatar las

disposiciones de esta ley, tal y como se

establece en su contenido.

Artículo 3.

La Contraloría General de la

República dictará la normativa

técnica de control interno,

necesaria para el

funcionamiento efectivo del

sistema de control interno de

los entes y de los órganos

sujetos a esta Ley. Dicha

normativa será de acatamiento

obligatorio y su

incumplimiento será causal de

responsabilidad

administrativa.

La normativa sobre control

interno que otras instituciones

emitan en el ejercicio de

competencias de control o

fiscalización legalmente

atribuidas, no deberá

contraponerse a la dictada por

la Contraloría General de la

República y, en caso de duda,

prevalecerá la del órgano

contralor.

Debido a las competencias de los

funcionarios integrantes de la unidad,

se considera la pertinencia de

contribuir en el cumplimiento del

artículo13 inciso c.

26


“Evaluar el funcionamiento

de la estructura organizativa

de la institución y tomar las

medidas pertinentes para

garantizar el cumplimiento

de los fines institucionales;

todo de conformidad con el

ordenamiento jurídico y

técnico aplicable.”

Además de lo relacionado con el plan

anual operativo, artículo 14, inciso c.

“a) Identificar y

analizar los riesgos relevantes

asociados al logro de los

objetivos y las metas

institucionales, definidos

tanto en los planes anuales

operativos como en los planes

de mediano y de largo plazos”

Esta Ley, también recalca la

importancia y necesidad de contar

con unidades de planificación que

coadyuven en el mantenimiento,

evaluación y seguimiento de las

acciones definidas en el proceso de

autoevaluación de control interno.

OBJETIVO GENERAL

Asesorar a la Junta Administrativa y a

la Dirección General en la

formulación y aplicación de las

políticas institucionales, planes,

programas, proyectos, y en la

asignación de recursos basados en los

objetivos de corto, mediano y largo

plazo propuestos por la institución.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Contribuir al fortalecimiento

institucional para una gestión

ágil y oportuna.

2. Brindar un ordenamiento

metodológico al accionar

institucional para mejor uso de

los recursos.

3. Propiciar información acerca

de los resultados de la labor

institucional que contribuya en

la toma de decisiones.

4. Contribuir con el

cumplimiento del control

interno para un mayor

ordenamiento de la labor

institucional.

LOGROS

1. Elaboración del Plan

Estratégico Institucional.

2. Se aplicó la autoevaluación y se

elaboraron los planes de

acción.

3. Se aplicó la herramienta del

Sistema de Valoración del

Riesgo a todas las Direcciones

y a la Junta Administrativa.

4. Actualización de veinte y ocho

procedimientos, que permite el

ordenamiento de las

actividades que se realizan en

el Registro Nacional.

5. Elaboración de las políticas

institucionales

sobre

Confiabilidad y Proyectos.

6. Actualización de la información

del Catálogo de Trámites en la

web del Ministerio de

Economía Industria y

Comercio; lo que permite al

usuario conocer con exactitud

el procedimiento para realizar

una gestión en el Registro

Nacional.

7. Modificaciones en la estructura

organizativa: Unidad de

Proyectos.

27


8. Coordinación del traslado del

Instituto Geográfico Nacional

al Registro Nacional.

9. Se elaboró el procedimiento

para actualizar la información

del Plan Anual Operativo

(PAO) en el Sistema de

Información sobre Planes y

Presupuestos de la Contraloría

General a de la República

CONTRALORIA DE SERVICIOS

La Contraloría de Servicios es la

instancia encargada de atender y

resolver los reclamos, quejas,

inconformidades y sugerencias de los

usuarios, de manera que se garantice

la posibilidad de ejercer sus derechos

y así, obtener una respuesta oportuna

y precisa.

El principal objetivo es velar

preventivamente por la prestación

eficiente de los servicios que brinda el

Registro Nacional en la sede central y

en las regionales.

Además, busca garantizar y promover

la calidad de manera que la prestación

de los servicios adopte una forma

eficiente, honesta, transparente,

confiable, dinámica, flexible y

moderna.

Para la Contraloría de Servicios es

importante identificar deficiencias,

para realizar recomendaciones y

propuestas que conlleven a mejorar la

imagen de la Institución.

Con el fin de dar a conocer la función

de la Contraloría de Servicios se

visitaron las Oficinas Regionales de

Puntarenas y Limón, además, se

participó en forma activa en la

Encerrona de funcionarios de las

Oficinas Regionales en el mes de julio

en el Hotel Yadrán, Puntarenas.

La Contraloría de Servicios, en

coordinación con los diferentes

departamentos que brindan los

servicios revisan constantemente las

boletas de requisitos que se

distribuyen a los usuarios.

Se elaboraron encuestas a los usuarios

con el fin de medir el grado de

satisfacción por los servicios

prestados. La mayoría de encuestados

se manifestaron satisfechos en el

trámite que realizaron.

Glosario

a) Consultas o solicitudes de

información: Se refiere a

aquellas que son atendidas y

resueltas de manera inmediata y no

ameritan la apertura de un

expediente.

b) Gestión: Se refiere a cómo se

formulan y operan los servicios

públicos y el trabajo detallado de

las organizaciones públicas. La

gestión busca desarrollar el

conocimiento en torno a los

procesos que se dan en la

organización.

c) Inconformidad: Se presenta

cuando los usuarios externos de la

d) Institución comunican por la

vía oral, escrita, electrónica o

28


cualquier otra disponible no estar

satisfechos con la calidad en la

prestación de los bienes o servicios

por parte de la organización o sus

funcionarios. Es necesario conocer

las inconformidades que emiten los

usuarios para identificar las causas

que ocasionan éstas y solventarlas

en forma efectiva para asegurar un

servicio de calidad.

e) Inconformidades

satisfechas: Se define como la

acción institucional que supone

cambios en procesos, estructuras,

llamadas de atención, propuestas e

iniciativas que han sido atendidas

directamente por la Contraloría de

Servicios y que resolvieron el

problema suscitado.

f) Inconformidades

insatisfechas: Se producen

cuando los usuarios internos o

externos presentan alguna

inconformidad sobre los productos

o servicios que presta la

Institución, y esta no realiza

alguna de las acciones indicadas en

el punto anterior o las lleva a cabo

sin resultados positivos.

g) Inconformidad por

servicio o producto: Se refiere a

toda inconformidad planteada por

el usuario en cuanto al producto o

servicio recibido.

h) Normativa: Se refiere a las

leyes, decretos, directrices,

circulares que se deben seguir y

obedecer para realizar la gestión

dentro de los parámetros

establecidos en el marco jurídico

vigente y establecido para una

entidad pública.

i) Usuarios externos: Son

todos aquellos demandantes de

bienes y servicios que no

pertenecen a la Institución en

cuestión pudiendo ser integrantes

de la sociedad civil o miembros o

funcionarios de otras instituciones

públicas.

j) Usuarios internos: Son

todos aquellos usuarios de bienes y

servicios institucionales que

forman parte o son funcionarios de

la Institución en cuestión.

Codificación de las inconformidades

Las inconformidades presentadas por

los usuarios externos se presentan

codificadas con base en las siguientes

dimensiones:

Información

• Accesibilidad de las instalaciones

• Telefónica: dificultades que tiene

el usuario para tener acceso de

manera telefónica a la Institución

• Telemática: dificultades que tiene

el usuario para tener acceso

mediante el uso de medios

electrónicos a la Institución

• Calidad de la información:

o Información deficiente o

incompleta por parte de los

funcionarios

o Falta de capacidad o nivel de

conocimientos del funcionario

sobre el servicio o trámite ó

29


Nivel de definición de los requisitos

previos o falta de claridad y definición

de los requisitos necesarios para

acceder al servicio

Trato a los usuarios

• Falta de amabilidad, cortesía o

educación por parte de los

funcionarios

• Falta de interés en ayudar al

ciudadano

• Autoritarismo

• Falta de equidad en el trato

• Falta de conocimientos y ayuda de

los funcionarios.

• Falta capacidad en el nivel de

comprensión de los problemas

planteados por los usuarios

Calidad del servicio

• Falta de simplicidad del

procedimiento administrativo

• Tiempos de espera excesivos (por

ejemplo para atención, para

otorgar citas médicas, para

matrículas, para servicios, etc.).

• Problemas de coordinación entre

departamentos

• Petición de documentación

innecesaria

• Falta de recursos humanos

• Incumplimiento de horarios

• Falta de cumplimiento de las

expectativas de servicio al

ciudadano

• Otras incidencias en la gestión

Instalaciones

• Presencial: dificultades que tiene

el usuario para tener acceso de

manera física a la Institución

• Inadecuada accesibilidad de las

instalaciones

• Existencia de barreras físicas o

arquitectónicas

• Inadecuadas condiciones

ambientales y físicas

• Falta de recursos tecnológicos

• Falta de mobiliario o mobiliario

inadecuado

• Falta de espacios o inadecuación

de los existentes

Otras

• Incumplimiento de labores por

parte de los funcionarios

• Incumplimiento de horarios de

trabajo

• Mala utilización de los recursos del

las instituciones

• Discriminación por parte de los

funcionarios

• Aquellas inconformidades que se

consideran fuera de las

dimensiones anteriores o no

fueron contempladas en las

mismas. Incluyen manifestaciones

generales de los usuarios sobre

algunos servicios por ejemplo,

cobros indebidos de impuestos,

conducción irresponsable o mal

uso de vehículos institucionales,

falta de resoluciones

administrativas, anomalías en

centros educativos, anomalías

30


procesos de matrículas, cobros

indebidos, entre otras.

De acuerdo a las inconformidades

presentadas por los usuarios externos

las principales necesidades son:

Las dimensiones fueron tomadas de la

Guía para la gestión de quejas y

sugerencias del Ministerio de

Administraciones Públicas, Madrid

2006. (www.map.es)

Deficiencias Institucionales

Deficiencia institucional

1. Falta de Información de los cambios

que se realizan en los diferentes registros

(trámites, ubicación, etc.)

2. Mal trato a los usuarios

Acción estratégica

Reiterar la necesidad de contar con la

información sobre cualquier cambio

que afecte la atención al usuario a

través de la Dirección General.

Continuar con campañas y capacitación

en servicio al cliente a funcionarios y a

los empleados del Contrato de

Información y Orientación.

Estadísticas de resultado de gestión

En este apartado se incluyen los datos

de las principales consultas e

inconformidades presentadas por

usuarios externos, así, como las

principales unidades de la

organización que originan dichas

inconformidades. En nuestra

Institución los funcionarios cuentan

con una Comisión de Salud

Ocupacional, Sindicato, entre otros,

por lo cual no acuden a la Contraloría

de Servicios a denunciar situaciones

en el ámbito interno.

Sin embargo, pueden presentarse a

denunciar hechos que atenten contra

los servicios que presta el Registro

Nacional y que puedan dañar la

imagen institucional

1. Consultas: En el año 2011 se

recibieron 72 consultas,

inconformidades o sugerencias que

fueron atendidas y resueltas de

manera inmediata y no ameritaron

la apertura de un expediente. Como

se puede observar la mayoría de

consultas fue de información de los

servicios que se prestan en la

Institución.

Tabla 1

31


Principales Consultas/Solicitudes de información

No.

Total Resueltas

Detalle Total Recibidas Total Resueltas

(%)

1 Información 26 26 100,00%

2 Trato a los Usuarios 2 2 100,00%

3 Calidad del Servicio 20 20 100,00%

4 Instalaciones 5 5 100,00%

5 Otras 19 19 100,00%

2. Inconformidades: Se

incluyen las quejas reportadas por

usuarios sobre los servicios/productos

que presta la institución.

No.

Detalle

Tabla 2

Principales Inconformidades presentadas por Usuarios

Resueltas En Proceso Total Recibidas

1 Información 8 0 8

2 Trato a los Usuarios 16 0 16

3 Calidad del Servicio 12 0 12

4 Instalaciones 5 0 5

5 Otras 6 0 6

Total 47 0,00% 47

32


No.

Detalle

Tabla 3

Principales Inconformidades presentadas por Usuarios

Términos Absolutos

Resueltas En Proceso Total Recibidas

1 Horario de atención 2 0 2

2 Filas Largas 2 0 2

3 Atraso en trámites de documento 1 0 1

4 Falta de Información 4 0 4

5 Atraso en la corrección 3 0 3

6 Mal trato al usuario 16 0 16

7 Prestación del servicio ineficiente 4 0 4

9 Instalaciones 5 0 5

11 ***Otros 10 0 10

Total 47 0 47

33


3. Unidades organizacionales: Se

incluye la información de las

principales

unidades

organizacionales que originan las

inconformidades de usuarios. Es

importante, aclarar que sólo se

incluyen las quejas que generaron

un expediente; las que se

solucionaron en forma inmediata se

incluyen en la tabla No. 1.

34


No.

Tabla 4

Principales unidades organizacionales que originan las

inconformidades

Unidad Organizacional

Total

Inconformidades

Total

Inconformidades

(%)

1 Dirección Serv. Registrales 1 2,13%

2 Archivo 0 0,00%

3 Placas 3 6,38%

4 Diario de Inmuebles 2 4,26%

5 Diario de Mueble 1 2,13%

6 Tomos Inmueble 0 0,00%

7 Plataforma de Servicios 5 10,64%

8 Certificaciones literales 1 2,13%

9 Registro Inmobiliario 7 14,89%

10 Proyección 1 2,13%

11 Dirección de Regionales 2 4,26%

12 Reconstrucción 0 0,00%

13 Dirección de Prop. Industrial 1 2,13%

14 Marcas de Ganado 0 0,00%

15 Derecho de Autor 0 0,00%

16 Dirección Personas Jurídicas 2 4,26%

17 Asociaciones 1 2,13%

18 Registro Bienes Muebles 2 4,26%

19 Dirección Administrativa 5 10,64%

20 Tesorería 0 0,00%

21 Seguridad 1 2,13%

22 Recursos Humanos 0 0,00%

23 Dirección General 2 4,26%

24 Informática 1 2,13%

25 Fotocopiadora 0 0,00%

26 Contrato de Limpieza 0 0,00%

27 ASOREN (Contrato Varios) 1 2,13%

28 Contrato de Timbres 7 14,89%

Contrato Información y

29 Orientación 1 2,13%

Total 47 100,00%

35


4. Mejoras percibidas: Se refiere a los servicios o productos que han disminuido el

volumen de inconformidades los datos correspondientes a los años 2010 y 2011

(los datos corresponden a la cantidad de inconformidades presentadas de servicios

por departamentos)

36


Tabla 5

No. Servicios o Productos que a disminuido el volumen de inconformidades

Total

Total

Total

Unidad Organizacional Inconformidades Inconformidades

Inconformidades

2010

2011

(%)

1 Dirección Servicios Registrales 1 1 0,0%

2 Archivo 1 0 100,0%

3 Placas 6 3 603,0%

4 Diario de Inmuebles 0 2 2,0%

5 Diario de Mueble 3 1 301,0%

6 Tomos Inmueble 1 0 100,0%

7 Plataforma de Servicios 5 5 505,0%

8 Certificaciones literales 3 1 301,0%

9 Registro Inmobiliario 12 7 1207,0%

10 Proyección Instituciones 0 1 1,0%

11 Dirección de Regionales 0 2 2,0%

12 Reconstrucción 4 0 400,0%

13 Dirección de Prop. Industrial 2 1 201,0%

14 Marcas de Ganado 2 0 200,0%

15 Derecho de Autor 1 0 100,0%

16 Dirección Personas Jurídicas 2 2 202,0%

17 Asociaciones 1 1 101,0%

18 Registro Bienes Muebles 3 2 302,0%

19 Dirección administrativa 5 5 505,0%

20 Tesorería 1 0 100,0%

21 Seguridad 1 1 101,0%

22 Recursos Humanos 1 0 100,0%

23 Dirección General 6 2 602,0%

24 Informática 1 1 101,0%

25 Fotocopiadora 2 0 200,0%

26 Contrato de Limpieza 1 0 100,0%

27 ASOREN (Varios) 1 1 101,0%

28 Contrato de Timbres 3 7 307,0%

29 Contrato Información 6 1 601,0%

Total 75 47 7446,00%

37


5. Distribución de usuarios: Se

incluye cada una de las quejas o

sugerencias de los servicios o

productos estratégicos que brindó la

Institución en el año 2010 y 2011.

No.

Tabla 6

Servicios o productos que han disminuido el volumen de inconformidades

Detalle

Total

inconformidades

recibidas 2010

Total

inconformidades

recibidas 2011

Variación

1 Información 1 8 700,00%

Calidad de la

2 información 7 0 -100,00%

3 Trato a los Usuarios 18 16 -11,11%

4 Calidad del Servicio 40 12 -70,00%

5 Instalaciones 6 5 -16,67%

6 Otras 3 6 100,00%

TOTAL 75 47

38


No.

Tabla 7

Distribución de usuarios por servicio/producto

Detalle servicio/producto

Usuarios

2010

Usuarios

2011

Variación

1 Horario de atención 5 2 -60,00%

2 Filas Largas 5 2 -60,00%

3 Atraso en trámites de documento 4 1 -75,00%

4 Falta de Información 12 4 -66,67%

5 Atraso en la corrección 2 3 50,00%

6 Mal trato al usuario 18 16 -11,11%

7 Prestación del servicio ineficiente 15 4 -73,33%

10 Tarifas alta de timbres 1 0 -100,00%

12 Instalaciones 6 5 -16,67%

14 Cancelación de planos 3 0 -100,00%

15 ***Otros 4 10 150,00%

39


Aspectos a mejorar

De acuerdo con la información

recabada sobre la percepción de los

usuarios los principales aspectos que

se deben mejorar en la prestación de

los servicios o productos

institucionales son:

1. El trato a nuestros usuarios.

2. La percepción del usuario sobre

los servicios brindados.

algunos casos el trato hacia el

usuario es indiferente.

2. Son constantes las

inconformidades que se

presentan por la falta de

rotulación de la Institución y

por los constantes cambios de

oficinas por lo cual ya se ha

comunicado dicha situación con

el fin de que a la mayor

brevedad posible se corrija.

3. El servicio que brindan los

funcionarios del Contrato de

Información y Orientación.

4. Mejorar los espacios físicos donde

se atiende al público.

Recomendación a las autoridades

superiores:

1. Según las encuestas a nuestros

usuarios o clientes consideran

que el servicio es rápido pero en

40


DEPARTAMENTO

PROYECCION

INSTITUCIONAL

NATURALEZA JURIDICA

DE

Creada por el proceso de

Reorganización del Registro Nacional,

aprobado y reformado por la Junta

Administrativa del Registro Nacional,

en la Sesión Extraordinaria no. 58-97

celebrada el 30 de octubre de 1997, y

avalada por el Ministerio de

Planificación Nacional y Política

Económica, mediante oficio DVMH-

036-08 de 26 de febrero del 2008.

Así mismo, mediante oficio DGRN-

1435-2011 del 24 de noviembre del

2011, se da por aprobada la

reorganización del departamento, la

cual se orina a raíz de que se

incorporan nuevos objetivos

estratégicos. Con la reorganización se

crean nuevos subprocesos y se ajustan

los existentes con el fin de que la

estructura le permita cumplir con las

nuevas objetivos asignados.

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar, producir e implementar

la acción estratégica de proyección

institucional con el fin de influir en

los públicos con los que converge la

institución, producir efecto en sus

conocimientos, actitudes, opiniones y

conducta, de manera que se conforme

una imagen favorable de la

institución, identificación del recurso

humano, una comunicación efectiva y

oficial tal y como lo establecen los

objetivos institucionales.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Contribuir en la toma de decisiones

estratégicas para el buen

funcionamiento de la institución y

mejoramiento de la imagen

institucional.

Desarrollar e implementar en la

institución el Plan anual estratégico de

la información, que se desarrolle en

forma paralela e integral a los

procesos de desarrollo organizacional.

Promover la institución externamente

por medio de campanas de

comunicación, publicidad y mercadeo

y mantenimiento de la línea de estilo

institucional.

Establecer canales internos de

comunicación que contribuyan a

mejorar la comunicación entre la

administración y los funcionarios.

Promover la institución social y

culturalmente propiciando un

importante intercambio y

cooperación abierta al servicio de la

sociedad.

Llevar a cabo y dar apoyo a acciones y

actividades que contribuyan con el

cumplimiento de la responsabilidad

social y ambiental de la institución.

Mantener una adecuada presencia de

la institución en medios electrónicos,

digitales y sociales de cara a los

usuarios.

Llevar a cabo el proceso de

investigación y desarrollo de nuevos

productos y servicios, nuevas

oportunidades de negocio y nuevos

nichos de mercado.

41


Desarrollar la gestión de relaciones

públicas para la generación de

alianzas estratégicas con sectores y/o

entidades de interés institucional.

Implementar estrategia de mercadeo

de servicios y productos para

coadyuvar con la generación de

recursos económicos para la

sostenibilidad de la institución.

FUNCIONES

Asesorar a la Dirección y Subdirección

general en materia de su competencia.

Transmitir en forma efectiva,

oportuna y con calidad sobre la base

de los lineamientos superiores, la

información sobre órdenes, datos,

instrucciones, informes y pautas de

trabajo en general, a los funcionarios

de la Institución, que permita la

realimentación, la evaluación y

contribuya en la toma y ejecución de

decisiones para el buen

funcionamiento de la organización.

Divulgar en forma efectiva y oportuna

los fundamentos, principios básicos,

políticas, objetivos, reglamentos y

procedimientos de la organización,

con el fin de motivar su cumplimiento

y propiciar la interrelación de los

funcionarios hacia el logro de los

objetivos institucionales.

Informar con oportunidad y calidad

sobre los procesos de modernización,

aspectos reglamentarios, materia

registral y asuntos de interés, para que

la población costarricense apoye el

desarrollo de la institución y se

identifique con la ejecución de los

proyectos y avances institucionales.

Elaborar e implementar el Plan

Estratégico de la Información

Institucional con base en las

evaluaciones periódicas de su

funcionamiento e impacto, a fin de

que la comunicación se realice en

forma paralela e integral y facilite el

desarrollo de la Institución.

Diseñar y producir con calidad y

oportunidad, el material audiovisual e

impreso con base en plataformas

publicitarias desarrolladas, con el fin

de respaldar y obtener los materiales

que complementan las labores de la

gestión sustantiva, imagen

institucional, etc.

Formular el presupuesto del Plan

estratégico de comunicación

institucional, con base en la

programación operativa anual,

políticas institucionales y las pautas

normativas establecidas para la

presupuestación, a fin de asignar a las

diferentes áreas que conforman el

Registro Nacional, los recursos

necesarios que les permita desarrollar

estrategias de información en forma

eficiente y eficaz.

Analizar periódicamente con los

registros y jefaturas respectivas, el

desarrollo y la ejecución de acciones

de su ámbito de responsabilidad, a fin

de precisar la necesidad de

correcciones y de hacer los ajustes

respectivos.

Plantificar y desarrollar actividades

institucionales generales y/o

específicas de cada área del registro,

llevando a cabo la coordinación

necesaria con funcionarios y/o

instituciones externas. Así como

tener presencia del Registro Nacional

en actividades de interés

42


Contribuir con el desarrollo de

proyectos institucionales que se

requieran.

Asesorar y capacitar a los funcionarios

de la institución sobre la proyección

de sus áreas, acorde con las políticas

institucionales.

Coordinar con las diferentes

instancias del Registro Nacional la

formulación, seguimiento y ejecución

del presupuesto destinado a la

comunicación y proyección de sus

áreas.

ACCIONES ESTRATÉGICAS

EMPRENDIDAS Y LOGROS

ALVANZADOS

El Departamento de Proyección

Institucional en su cuarto año de

creación, ha logrado desarrollar el

trabajo correspondiente a Mercadeo

Estratégico, Comunicación y prensa,

Desarrollo Creativo, Artes Gráficas y

Promoción Sociocultural de forma

efectiva con trabajos de alta calidad.

gráfica de la institución y la adoptaran

como parte de su vida laboral.

Se elaboró además, un plan de acción

para la implementación del Manual

de Identidad Corporativa en todos sus

extremos, con la creación de

circulares, manuales, guías de

aplicación y políticas de

comunicación. Y el acompañamiento

y supervisión del mantenimiento de la

línea tanto interna como

externamente.

Y externamente pretendió que los

ciudadanos reconocieran e

identificaran paulatinamente la nueva

marca Registro al verla en los

diferentes elementos de contacto entre

la institución y los ciudadanos.

Programa de Identidad Corporativa

El lanzamiento de la nueva marca del

Registro Nacional en setiembre para

funcionarios y en diciembre del 2010

para la ciudadanía en general, fue

seguida por una estrategia de

interiorización y fortalecimiento del

cambio.

Esta estrategia incluyó una campaña

interna digital y física, y elementos de

merchandising

aplicados

estratégicamente en la sede central.

Este acompañamiento busco que los

funcionarios interiorizaran el cambio,

se identificaran con la nueva imagen

43


ejecutar la aplicación de colores

institucionales, presencia de marca,

propuesta de una señalización

estratégica con las normas de

estándares en colores, tamaños y las

diferentes clasificaciones como

ornamentales, direccionales y de

confirmación. Este importante

proyecto ha contribuido a obtener una

aceptación y logro de la percepción

positiva que tienen los usuarios como

valor agregado el buen servicio que se

le brinda.

Campaña interna del Registro

Inmobiliario, para la unión del

Registro de Bienes Inmuebles y

Catastro Nacional.

Aplicación del Merchandising

en la oficina regional de Paseo

Colón

Se trabajó en la aplicación de la

identidad gráfica institucional

(merchandising) en la primera

sede regional en Paseo Colón,

la que se denominó “Regional

Modelo”.

Implementación de una campaña

interna en el mes de febrero del 2011,

para los funcionarios del Registro

Inmobiliario con el fin de dar a

conocer nuevos proyectos, retos y

logros que trae como beneficio la

creación del Registro Inmobiliario.

El departamento de Proyección

Institucional llevó a cabo la

asesoría y el acompañamiento

a la Dirección de Oficinas

Regionales a lo largo de todo el

proceso.

Este consistió en incorporar

todos los aspectos de entorno y

la aplicación de los

lineamientos del manual de

identidad corporativa. En este

proyecto se logró crear y

Piezas de la campaña interna.

44


Evento Registro Aeronáutico

Desarrollo e implementación de

imagen, protocolo y colaboración a la

dirección de Bienes Muebles para la

organización del evento para la

presentación oficinal del traslado

oficinal del Registro Aeronáutico al

Registro Nacional, en el que se logró

contar con la presencia de 250

personas que pudieron conocer esta

nueva oficina institucional.

Celebración Día Internacional de la

Mujer

El día 11 de marzo se realiza la

actividad, para conmemorar el día

internacional de la mujer para todas

las funcionarias del Registro

Nacional. Se contó con la

participación del cantautor Duvalier y

de la señora Ana Iztarú quien tuvo a

su cargo un monólogo.

maximizando la tecnología digital que

ofrece el Registro Nacional para la

simplificación de trámites.

Inauguración de la Regional de Paseo

Colón (Regional Modelo)

Con mucho éxito se organizó y se llevó

a cabo el evento de inauguración de la

de la primera regional modelo del

Registro Nacional en Paseo Colon. En

ese evento se contó con la presencia

de importantes autoridades y de

instituciones públicas y del sector

privado, quienes agradecieron al Registro

Nacional por este logro que se pone al

servicios de un importante sector

comercial y económico de la capital.

Administración e implementación de

estrategias de comunicación para el

portal institucional de servicios

www.rnpdigital.com

Se realizó el mantenimiento,

actualización e incorporación de

documentos y demás elementos de

comunicación e información en el

sitio web en su sección informativa.

Se elaboró e implementó la estrategia

de reactivación de rnpdigital.com

dirigida al público en general, al

cliente interno, entidades con

convenio y a las entidades receptoras.

Cartas personalizadas, correos

informativos, avisos en prensa escrita,

capacitaciones, boletines digitales.

Con esta importante labor hoy

podemos contar con una gran

cantidad de usuarios del este sistema

Lic. Hernando París, Licda. Vera

Montero, Lic. Dagoberto Sibaja, corte de

cinta.

Nueva Regional Paseo Colón.

Día del Funcionario Público

En el marco de las celebraciones del

Día del Funcionario Público, el día 30

de mayo y bajo el lema: “Abanderados

de la Función Pública”, se realiza una

45


actividad, con el propósito de destacar

la trayectoria que cumplen hombres y

mujeres dentro del Servicio Civil. El

evento tuvo lugar en el Auditorio

Institucional bajo la conducción del

señor Mauricio Hoffman, con la

participación de más de 50o

funcionarios, quienes tuvieron la

oportunidad de disfrutar de las

ocurrencias de la comediante Marcia

Saborío y disfrutar del cantautor

Humberto Vargas. También como

parte del evento la Rondalla de la

Fuerza Pública, se presentó en la

Rotonda Central y como cierre de la

actividad se jugó un partido amistoso

entre el Registro Nacional y el Servicio

Civil.

Partido amistoso entre el Registro

Nacional y el Servicio Civil.

Organización y celebración del día

mundial de la propiedad intelectual

En el mes de junio en coordinación

con la Dirección General, los

Registros de Propiedad Industrial y

Derecho de Autor y Conexos, y con la

colaboración de la Municipalidad de

Cartago, se realizó el día mundial de

la propiedad intelectual a la población

cartaginesa. En este evento se

expusieron los diferentes temas que

dieron origen al nacimiento del

derecho de la propiedad intelectual y

su evolución por el paso de la

humanidad, y se contó con la

participación de varios cantautores

costarricenses.

Se logró atender a más 300

estudiantes, a quienes se les dio

capacitación en materia de propiedad

intelectual y se les realizó un recorrido

a través de la historia. Los

participantes fueron: Colegio

Vocacional de Artes y Oficios de

Cartago y las escuelas Ascensión

Esquivel, Jesús Jiménez, Julián Volio

y Winston Churchill.

Algunos estudiantes en su recorrido,

por el evento.

Presentación de la comediante Marcia

Saborío.

46


Se logró posicionar la función de cada

comisión mediante la implementación

y diseño de comunicados, con una

línea de imagen personalizada de

acuerdo a su razón de ser.

Banner de la campaña del día de la

Propiedad Intelectual.

Apoyo a Comisiones institucionales

Se realizó un diagnostico de todas las

comisiones institucionales en las que

se destacan funciones, proyectos,

objetivos y metas con el fin de brindar

apoyo y acompañamiento en las

diferentes actividades.

Por segundo año consecutivo y en el

tema de responsabilidad social, se

logro junto a la Comisión de Gestión

ambiental el donativo a una

institución de bien social PANARE,

gracias a la recolección del papel de

reciclaje.

A solicitud de la Junta Administrativa

se logró implementar una serie de

disposiciones para el desarrollo de

eventos institucionales impulsados

por las comisiones, con el fin de evitar

el traslape de actividades y de afectar

el buen funcionamiento institucional.

Lo que permitió evitar quejas por

parte de los usuarios y mantener

estándares de calidad en los eventos.

IV Encuentro Notariado Americano y

XX Jornada Notarial Costarricense

2011

Durante los días 29, 30 de junio y 1 de

julio, se llevó a cabo el importante

Encuentro Notarial. En conjunto con

el Instituto Costarricense de Derecho

Notarial (ICODEN), la Dirección

Nacional de Notariado y la Unión

Internacional de Notariado Latino, se

realizó este evento en el Auditorio

Institucional. Como parte de la

ejecución del evento se coordinaron

las cartas informativas de primer

contacto, invitaciones, convocatoria,

material de comunicación, programa

de mano y la estrategia de publicidad.

Se contó con la presencia de más de

10 expositores internacionales y con

más de 150 asistentes.

Momento de la entrega por parte de la

Comisión de Gestión Ambiental a los

representantes de PANARE

47


Imagen del evento.

Inauguración del Edificio de Archivo

Central

Este evento se llevó a cabo el día 13 de

Julio del 2011, con la participación de

autoridades del Registro Nacional, del

Ministerio de Justicia y Paz y del

Archivo Nacional, esta edificación

resguarda documentación de gran

importancia y valor para nuestra

Institución. Con este evento, se logró

dar a conocer a la población nacional

el compromiso que tiene nuestra

institución de la conservación de

documentos.

Lic. Dagoberto Sibaja, Licda. Wendy

Martínez, Lic. Hernando París, corte

de cinta.

Nuevo edificio de Archivo Central del

Registro Nacional.

Elaboración e implementación la

Escala de Identificación institucional

Considerando que los incentivos son

en esencia, instrumentos que se

constituyen en herramientas efectivas

para estimular el comportamiento

individual y colectivo de los

colaboradores y son una parte

importante parte incrementar el

grado de identidad de los

colaboradores para con la

organización, se realizo e implementó

el programa de reconocimientos para

funcionarios del Registro nacional

basado en una “Escala de

Identificación” de acuerdo a los

años de labor en la institución.

Para estos se utilizó la categorización

de las gemas en semejanza con la

cantidad de años laborados por el

servidor: funcionario diamante-35

años o más de servicio; Rubí-30

años; Zafiro-25 años; Esmeralda-20

años y Amatista-15 años. Los

reconocimientos se entregan en el

acto oficial de celebración del día del

funcionario registral en setiembre de

cada año.

48


IV Jornada de Derecho Registral 2011

Se realizó la organización logística de

la IV Jornada Registral, la cual fue

coordinada de forma conjunta con los

Registros de Propiedad Industrial,

Inmobiliario, Personas Jurídicas y

Bienes Muebles.

Se contó con la participación de

funcionarios internos, abogados, y

funcionarios de instituciones.

Se llevó a cabo los días 4,5 y 6 de

Octubre.

REGIS-TELETON (primera teletón en

el Registro Nacional).

El departamento de Proyección

Institucional lanzó una campaña en el

mes de noviembre del 21011,

denominada “un rojo por la vida”,

motivando a todos los colaboradores

de la Institución a donar ¢1000 para

la Teletón. Con la contribución y

colaboración del Sindicato de

Trabajadores SITRARENA, y de los

miembros de algunas comisiones se

unieron esfuerzos para organizar por

primera vez una exitosa mini teletón

institucional y recaudar entre todos

los funcionarios de sede central y

oficinas regionales una suma

simbólica como gesto de apoyo para

los niños y niñas de cuidados

especiales del Hospital Nacional de

Niños. La suma proyectada fue de

¢1.000.000,00 y gracias al apoyo de

todos fue sobrepasada con un monto

de ¢1.809.516,75. Un comité

representativo se hizo presente en el

evento Teletón para la entrega

respetiva, esta actividad se enmarca

en los esfuerzos de responsabilidad

social que realiza de la institución.

Afiche de la campaña “Dona un rojo

por la vida”, Registeletón 2011

Inauguración del nuevo Edificio de

Propiedad Intelectual

El día 26 de Enero del 2012 se realizó

la inauguración del nuevo edificio de

Propiedad Intelectual, uno de los más

modernos de nuestro país. Se contó

con la presencia de la señora

Presidenta de la República Laura

Chinchilla Miranda, así como con

otras autoridades. Este es un logro,

por el respeto a la propiedad

intelectual y su importancia en el

desarrollo de la sociedad

costarricense.

El evento se llevo a cabo con la

participación de funcionarios,

usuarios, medios de comunicación,

miembros de la Comisión

Interinstitucional de Propiedad

49


Intelectual, miembros del Consorcio

de la Academia Nacional Propiedad

Intelectual, entidades de gestión,

entre muchos otros invitados.

Además, de los emotivos discursos de

la mesa principal la señora presidenta

hizo un recorrido por el edificio donde

pudo conocer los procesos y las

condiciones actuales de los registros

de Derechos de Autor y de Propiedad

Intelectual.

Lic. Dagoberto Sibaja, Presidenta de

la República señora Laura Chinchilla,

Lic. Hernando París, corte de cinta

Navidad Registral

El día 1 de Diciembre se da por

inaugurada de manera oficial la

navidad registral. Un evento ya

tradicional en nuestra institución que

sirve de unión y motivación para los

todos los colaboradores. Para este día

se contó con la presentación del Coro

Maravilloso del director Carlos

Guzmán y se brindó un refrigerio a los

presentes.

El día 9 de Diciembre los funcionarios

pudieron compartir en familia de la

actividad Cirko Vivo, que a través de

sus escenas transmiten un mensaje de

sana diversión. Un total de 600

personas pudieron disfrutar de las dos

funciones

colaboradores

acompañados de sus hijos se

mostraron agradecidos y fortalecieron

el compromiso que tiene con la

institución y con la grana familia

registral a la que pertenecen.

Presentación “Cirko Vivo”

Fachada del nuevo edificio de

Propiedad Intelectual

Campaña “Nuevas placas de

automotores”

Durante el mes de diciembre 2011 y

enero 2012 se desarrolló e

implementó la campaña informativa

sobre las nuevas placas para

automotores, en la que se incluye el

cambio e las placas metálicas con

50


nuevos dispositivos de seguridad y la

incorporación de la tercera placa

(sticker para parabrisas), para estos

efectos se realizaron publicaciones en

prensa escrita y cuñas radiales, así

mismo, se realizó la gestión de prensa

y relaciones públicas que dio como

resultado el tratamiento del tema en

diferentes medios de comunicación

escrita, radial y televisiva.

Campaña lanzamiento del Certificado

Inmobiliario

Se llevo a cabo en prensa escrita,

radio y medio digitales la campaña del

nuevo servicio del Registro Nacional

el “Certificado Inmobiliario” que se

emiten para las zonas declaradas

como zonas catastradas de algunos

cantones de la provincia de Heredia.

Campaña Integral de Servicios del

Registro Nacional

Mediante acuerdo Firme J526, de la

Sesión Ordinaria No.50-2011 la Junta

Administrativa aprobó la Campaña

integral de Servicios del Registro

Nacional. Esta campaña tenía dos

públicos meta:

Pieza Publicitaria para prensa

Campaña placas alfanumérica

En el mes de febrero 2012 cambia el

sistema de numeración de las placas y

se incorpora el sistema de placas

alfanuméricas. Una combinación de 3

letras consonantes y 3 número, por lo

que se realiza la gestión de prensa y la

estrategia publicitaria para dar a

conocer el cambio y ofrecer la

posibilidad de que los con vehículos

por inscribir pudieran realizar la

reserva de placas, que consiste en

elegir la combinación de letras y

números deseados.

Público interno con el fin de fomentar

el Servicio al Cliente con el concepto

de “Más que documentos, en el

Registro Nacional trabajamos con los

sueños, esfuerzos, metas, ilusiones…

de las personas”, esta campaña

interna fue altamente exitosa, inicio

con una activación que consistió en la

entrega de globos con mensajes de

servicio al cliente y se mantuvo con

descansos de pantalla, gráficas de

pared, afiches y boletines digitales.

Así como, actividades y esfuerzos de

acompañamiento, monitoreo y

mantenimiento.

51


Público externo y tiene como objetivo

informar a la ciudadanía sobre los

servicios y productos del Registro

Nacional así como de las principales

actividades del quehacer institucional.

La campaña externa consta de 4

etapas la primera etapa está orientada

a la promoción de la actividad

registral de los registros

(inmobiliario, Muebles, Personas

Jurídicas).

La segunda etapa consta de una serie

de spots de radio y televisión de 30

segundos, así como, anuncios

publicitarios impresos y digitales para

diferentes medios, todos con el

propósito de cultivar una cultura de

respeto de la propiedad intelectual.

Por medio de testimoniales de figuras

destacadas del ámbito nacional, se

presentan como ejemplo y lanzan un

reto al espectador para que proteja su

propiedad y respete la propiedad

intelectual de otros. En el caso de

Derechos de autor se trabajo con doña

Flora de Echandi “Tía Florita”, por el

género literario; la Media Docena por

el género de producción

cinematográfico; Humberto Vargas,

por el género musical de cantautor e

intérprete y una pintora representante

de los artistas plásticos, tratando

siempre de representar distintos

sectores de interés.

52


egistrales por medio de los cuales se

detallaran los principales términos,

procesos, servicios, productos del

Registro Nacional, así como, temas

relacionados con la materia sustantiva

de cada uno de los registros,

elaborados de forma coloquial con el

fin de que sean de fácil entendimiento

para la ciudadanía en general y

fomentar así el conocimiento e interés

sobre la institución.

Por parte de Propiedad Industrial

estrategia fue identificar

representantes de distintos sectores

por lo que se trabajo una versión con

el ICAFE por la indicación geográfica

Café de Costa Rica, así como su marca

comercial y con CORBANA por la

indicación Banano de Costa Rica.

Por su parte se hizo una versión de

marca comercial de productos

naturales ANMEP, elaborados de

manera artesanal por un grupo de

señoras de Poás de Alajuela que

representan perfectamente la

diferenciación que una marca

comercial registrada puede hacer de

sus productos en el mercado.

La última etapa de la campaña

consiste en estrategias

complementarias de lanzamiento,

acompañamiento y mantenimiento de

los distintos productos y servicios que

ofrece la institución por los diferentes

medios presenciales, digitales,

telefónicos, asesorías, entre otros.

Esta etapa es permanente en el

tiempo y se las estrategias son

específicas para cada uno e los

servicios y productos pero enlazados

en la estrategia integral con el fin

mantener la línea gráfica, el estilo de

la comunicación, medios, etc.

El trabajo realizado con esta campaña

integral requirió de investigación,

conceptualización, relaciones

públicas, acuerdos con los artistas e

instituciones

involucrados,

creatividad, producción, plan de

medios, plan de pauta, prensa,

publicity, monitoreo y control de los

esfuerzos realizados.

Pasantía al Centro Nacional de

Registros de El Salvador

Como tercera etapa se proyecta la

realización de una serie de fascículos

En enero del 2011 el Registro

Nacional asumió el reto que por Ley le

fue asignado del traslado del Instituto

Geográfico Nacional de Costa Rica al

Registro Nacional, por esta razón la

53


Junta Administrativa mediante

acuerdo J.170 resolvió que una

delegación conformada por miembros

de Junta, funcionarios del Registro

Nacional y funcionarios del Instituto

Geográfico Nacional, realizaran una

pasantía a el Centro Nacional de

Registros de El Salvador con el fin

de conocer la experiencia del Instituto

Geográfico del Catastro Nacional y

del área de comercialización,

producción y generación de servicios.

Como parte de esta delegación un

representante del Depto. De

Proyección Institucional realizó con

éxito la pasantía en la cual se

abordaron 9 objetivos específicos

entre los que destacan para efecto de

la labor del departamento los

siguientes:

Conocer la estructura orgánica

que da sustento a las

funciones desarrolladas por el

Instituto Geográfico de

Catastro Nacional.

Obtener información sobre la

forma de generación de

productos nuevos y las

estrategias de distribución,

comercialización y venta de los

productos en el mercado.

Obtener información de los

mecanismos definidos para la

producción de los productos

generados por el Instituto.

Apoyo logístico a los diferentes

registros.

Se brindó apoyo logístico en las

diferentes actividades de capacitación

que se impartieron en las

instalaciones del Registro Nacional

con el fin de contribuir y divulgar la

importancia de la cultura del respecto

de la Propiedad Intelectual.

Medios informativos institucionales

Cada una de las actividades, campañas

y eventos lleva un acompañamiento de

prensa, comunicación y publicity

orientados a la consecución de los

objetivos del Registro Nacional. De

esta forma el Registro Nacional se

acerca a sus usuarios y abre canales de

comunicación e información

indispensables para el mantenimiento

de una adecuada imagen e identidad

institucional con sus públicos.

Se mantienen así medios

institucionales dirigidos a distintos

públicos de interés, entre los cuales

destacan el boletín interno Entre

Tomos, la revista Materia Registral,

Boletín digital interno Notiregistro,

boletín digital externo Inforegistro y

boletines de prensa, entre otros.

Modelo aplicado en el

establecimiento y la

actualización de costos

asociados a los productos

cartográficos, geodésicos y

catastrales.

54


EXPOSICIONES ARTÍSTICO-

CULTURALES

Con el fin de cumplir con la política

institucional de efectuar actividades de

responsabilidad social y programas

orientados a contribuir con el desarrollo

social y cultural, orientadas no solo hacia

los funcionarios, sino también a los

usuarios que frecuentan los servicios, y

buscando el rescate de las tradiciones y

los valores patrióticos en el año 2011 se

realizaron las siguientes actividades:

Artes gráficas

Debido al traslado del Instituto

Geográfico Nacional, el taller de

impresión de mapas offset pasó a

formar parte del taller de producción

gráfica del registro Nacional en enero

del 2011. Debido a eso se realizó un

diagnóstico y una proyección de

tiempos y esfuerzos para realizar el

traslado de los equipos, materiales y

personal, como un proyecto para el

2012.

30 de mayo Día del funcionario

Público

Se realizó para esta fecha una exposición

sobre la Mención de Oro, en el Premio de

la Categoría de Prácticas Promisorias en

la Gestión Pública, que recibió, por el

nuevo proyecto informático para el

Departamento de Placas del Registro

Nacional en el 2010. Esta exposición se

instalo en el área de exposición itinerante

del edificio principal de la sede central.

Así mismo, se realizó y presentó a la

administración un análisis de

viabilidad de seguir imprimiendo los

productos que vende el área de

servicios registrales con las mismas

características que han tenido y los

riesgos que representa.

Además en el Taller de Producción

Gráfica del Registro Nacional se

realizo la impresión de más de 1

millón de boletas para servicios y

formularios de requisitos de trámites

y servicios y 3000 impresos digitales,

entre ellos tarjetas de presentación,

afiches, certificados, folletos. Así

como, el la actualización del diseño de

las boletas institucionales.

Documentación que detalla el proyecto de

Placas

55


La Biblioteca Jurídica como centro de

información en materia registral

utiliza todo el material producido por

las diferentes instancias de la

Institución (artículos de la revista

Materia Registral, circulares, criterios,

etc.) y legislación registral atinente,

en formato digital.

Presea y certificado

18 de octubre del 2011

Se realizó una exposición de pinturas

realizadas por los funcionarios

titulada “Talento Artístico

Institucional”.

Una de las tareas más importantes y

de carácter permanente en la

biblioteca es la continuidad de labores

técnicas, (procesamiento técnico de la

información para la alimentación de

sus bases de datos BIJUC, CRIJUR Y

LEY).

Además la biblioteca ha continuado

entre sus acciones con el

fortalecimiento de la prestación de

sus servicios en forma digital, al

usuario institucional, con la

utilización del correo electrónico, con

el envío de leyes, decretos, acuerdos,

etc., publicadas en la Gaceta y Boletín

Judicial.

A continuación un de alle de la labor

de este periodo:

Biblioteca Jurídica

56


CUADRO 1

PROMEDIO MENSUAL DE LOS USUARIOS QUE REQUIRIERON DE LOS SERVICIOS

DE LA BIBLIOTECA JURÍDICA EN EL 2011

Mes

Tipo

________

Externos

de

_______

Externos

e-mail

usuarios

________

Internos

_______

Internos

e-mail

Total

Días

Hábiles

Promedio

Diario

Enero 140 56 37 47 280 16 17.5

Febrero 149 41 35 47 272 20 13.6

Marzo 179 50 47 28 304 22 13.8

Abril 166 51 23 23 263 15 17.5

Mayo 251 70 41 56 418 22 19

Junio 198 43 46 33 320 22 14.5

Julio 147 65 32 78 322 20 16.1

Agosto 157 53 38 49 297 21 14.14

Setiembre 129 80 28 57 294 20 14.7

Octubre 152 69 42 106 369 20 18.45

Noviembre 170 53 27 35 285 22 12.95

Diciembre 98 32 27 16 173 12 14.41

TOTAL 1936 663 423 575 3597 232

Fuente: Control mensual de los usuarios que requirieron de los servicios de la biblioteca jurídica.

57


GRÁFICO 1

TIPO DE USUARIO QUE REQUIRIÓ DE LOS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA

EN EL 2011

998

Tipo de usuario que requirió de los

servicios de la Biblioteca

en el 2000

2599

0%

EXTERNOS

INTERNOS

Con un servicio eficiente en el año 2011 se atendieron 3597 usuarios.

58


CUADRO 2

CONTROL MENSUAL DE CONSULTAS VÍA CORREO ELECTRÓNICO

SOLICITADAS EN LA BIBLIOTECA JURÍDICA DURANTE EL AÑO 2011

2010/

MES

EMAIL

INTERNO (IRR)

RECIBIDO Y

RESPONDIDO

EMAIL

EXTERNO (ERR)

RECIBIDO Y

RESPONDIDO

EMAIL

EXTERNO (ES)

SOLICITADO POR

LA BTECA

EMAIL

INTERNO

(IE)

ENVIADO

POR LA

BTECA

EMAIL

EXTERNO (EE)

ENVIADO

POR LA

BTECA

TOTAL

ENERO 47 56 0 0 0 103

FEBRERO 44 41 0 3 0 88

MARZO 28 50 0 0 0 78

ABRIL 21 51 0 2 0 74

MAYO 49 70 0 6 1 126

JUNIO 33 43 0 3 0 79

JULIO 50 63 2 28 0 143

AGOSTO 27 53 0 22 0 102

SET 34 78 2 23 0 137

OCT 84 64 1 22 4 175

NOV 32 51 0 3 2 88

DIC 20 26 0 6 0 52

TOTAL 469 678 3 118 7 1245

Fuente: Control mensual de los usuarios que requirieron de los servicios de la biblioteca jurídica.

59


GRÁFICO 2

CONTROL MENSUAL DE CONSULTAS VÍA CORREO ELECTRÓNICO SOLICITADAS EN

LA BIBLIOTECA JURÍDICA DURANTE EL AÑO 2010

TIPOS DE EMAIL

Email IRR Email ERR

800

Email ES Email IE Email EE

469 678 700 3 118 7

600

118

500

3

400

300

200

100

678

0

7

Email IRR

TIPOS DE EMAIL

469

Email ERR

Email ES

Email IE

Email EE

Email IRR Email ERR Email ES Email IE Email EE

CUADRO 3

CONTROL MENSUAL DEL MATERIAL PRESTADO A LOS USUARIOS QUE VISITARON

LA BIBLIOTECA JURÍDICA EN EL 2011

Mes

Monografías

Tipo de material prestado a los usuarios

Publicac.

Periódicas

Gacetas

Mat. de

Archivo

Vertical

Miscelánea

Circulares

Fotocopias

Doc.

digitales

Enero 18 1 75 0 0 15 0 236 345

Febrero 21 4 92 0 0 5 1 312 435

Marzo 55 7 120 0 2 19 0 286 489

Abril 27 1 96 0 0 58 0 147 329

Mayo 32 1 187 0 0 23 0 251 494

Junio 54 1 134 0 0 21 0 257 467

Julio 24 2 133 0 0 22 7 285 473

Agosto 31 4 140 0 1 31 3 292 502

Setiembre 22 2 113 0 0 8 3 191 339

Octubre 29 1 126 0 0 6 7 327 496

Noviembre 18 0 111 0 1 19 1 190 340

Diciembre 26 0 55 0 0 6 0 0 87

TOTAL 357 24 1382 0 4 233 22 2774 4796

Fuente: Boletas de préstamo

Total

60


En el año 2011, se prestó un total de 4796 documentos, denotándose que el

material más utilizado fue envío de documentos en digital, (2774 documentos).

GRÁFICO 3

TIPO DE MATERIAL PRESTADO A LOS USUARIOS EN EL 2010

Gacetas Material Archivo Miselánea Vertical Circulares Doc.Digitales Fotocopias

1382

3000

0 4 233 2774 22

2500

2000

1500

1000

500

0

61


CUADRO 4

PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO A SALA O A DOMIILIO Y ENVIO

DE MATERIAL DIGITAL, A LOS USUARIOS QUE FRECUENTAN LA

BIBLIOTECA JURÍDICA EN 2011

Mes

Préstamo de

material

Sala

Total

Domicilio*

Enero 251 94 345

Febrero 334 101 435

Marzo 327 162 489

Abril 165 164 329

Mayo 289 206 494

Junio 299 168 467

Julio 305 168 473

Agosto 321 181 502

Setiembre 204 135 339

Octubre 353 143 496

Noviembre 12 328 340

Diciembre 19 6 25

Total 2879 1856 4735

Fuente: Boletas de préstamo

* Se incluyen los documentos digitales enviados a través de correo electrónico

El préstamo a domicilio es un servicio

exclusivo para los funcionarios

internos de todas las instancias que

conforman el Registro Nacional.

GRÁFICO 4

PRÉSTAMO DE MATERIAL A SALA Y A

DOMICILIO

EN EL 2011

La Biblioteca Jurídica les ha servido

de soporte bibliográfico para resolver

aspectos propios de sus funciones,

como para los que están estudiando

derecho y haciendo la especialidad en

notarial y registral en las diferentes

universidades del país

62


COORDINACIÓN CON OTRAS

AUTORIDADES NACIONALES

Al ser el tema de la comunicación y

proyección de la institución algo que

involucra a todos los registros y

departamentos,

Proyección

Institucional mantiene una diaria

comunicación con las direcciones,

departamentos, procesos, regionales,

etc. y conforma de forma permanente

y activa las distintas comisiones y

comités institucionales:

Comisión Institucional en Materia de

Discapacidad (CIMAD)

Comisión de Gestión Ambiental

Comité Proyecto Portal de servicios

Digitales rnpdigital.com

Comité traslado del Instituto

Geográfico Nacional

Comisión Institucional de Valores.

Comité de Emergencias.

Comisión de Salud Ocupacional

Así mismo, sirve como asesor y

colaborador en las comisiones en las

cuales no forma parte en su

conformación oficial.

ENTIDADES EXTERNAS

Medios de comunicación social

ICODEN

Colegio de Ingenieros

Topógrafos

Ministerio de Justicia

Comisión Interinstitucional de

Propiedad Intelectual

CORBANA

ICAFE

Museo Nacional

Banco de Costa Rica

Archivo Nacional

COORDINACIÓN CON OTRAS

AUTORIDADES

INTERNACIONALES

Por su naturaleza el departamento de

Proyección Institucional realiza

constantemente una coordinación con

diferentes entidades internacionales.

OMPI

Centro Nacional de

Registros de El Salvador

Comité permanente del

Catastro en Iberoamérica

CAPACITACIONES RECIBIDAS

Cursos de actualización profesional

para los funcionarios del

departamento.

Curso de trabajo en equipo

ESTADO DE LOS PROYECTOS

Traslado del taller de impresión de

mapas en Offset del IGN y su

incorporación al taller de producción

gráfica del Registro nacional.

Actualmente, producto del análisis

realizado y a la necesidad

institucional el taller del IGN se

mantendrá físicamente en las

instalaciones del MOP, hasta tanto

termine la impresión de productos

solicitada la cual está programada

63


para enero 2013. Al mismo tiempo, la

administración está analizando las

medidas pertinentes para realizar la

venta de los productos en otro soporte

así como su reproducción.

El personal del IGN, así como, el

mantenimiento de equipos,

materiales, producción, etc. ya fue

asumido.

Se tiene proyectado la realización del

plan de traslados para el II semestre

del 2012, el cual incluye el traslado de

los equipos offset en buen estado, el

plan de desecho de los equipos

obsoletos, la preparación del taller del

RN en cuanto a infraestructura,

suministro eléctrico, entre otros

aspectos.

Museo Institucional

Se trabajo junto con el área de museos

externos del Museo Nacional,

Ministerio de Cultura, en el plan de

desarrollo del museo institucional y

exposiciones itinerantes del Registro

Nacional.

Se adquirió el espacio físico para la

instalación del museo y de las

oficinas.

Actualmente se está a la espera de

contar con Recurso Humano

calificado para la implementación del

proyecto, sin embargo, con los

recursos existentes se hacen

actividades, exposiciones, se reciben y

custodian documentos y activos con

valor histórico orientados a la

conformación del museo.

Remodelación de las oficinas

Desde su conformación en el 2008, el

espacio físico asignado al depto. De

Proyección Institucional ha resultado

insuficiente. Con el paso del tiempo y

la incorporación de nuevos

funcionarios, nuevos activos y más

funciones el problema se agravo por

lo que, recién fue asignado un espacio

físico mayor, se está coordinando con

el Depto. De Arquitectura para el

rediseño de las áreas con el fin de

contar con el espacio mínimo

requerido para cantidad de

funcionarios actuales.

Se espera contar con el área

rediseñada para el segundo semestre

del 2012.

Intranet REDGISTRADOS

Redgistrados, la red interna que

contendrá todos los documentos,

normativa, información de interés,

galería fotográfica, servicios,

campañas, entre otros, será puesta a

disposición de los funcionarios en el

II semestre del 2012.

Este proyecto fue desarrollado en el

2009-2010 sin embargo, debido a la

falta de recurso humano y al asumir

Proyección Institucional la

administración del sitio web

rnpdigital.com en su parte

informativa, no fue posible lanzar

estar herramienta y ponerla a

disposición de los usuarios internos.

Sin embargo, gracias a que se

pudieron hacer gestiones para contar

con personal para la administración y

actualización de la red se tiene

programado su lanzamiento para el II

semestre del 2012.

64


DIRECCION ADMINISTRATIVA

NATURALEZA JURÍDICA

La Dirección Administrativa nace

como una necesidad latente de

muchos años y que logra concretarse

con la Reestructuración institucional

del año 1.998. Esta se creó para

cumplir un rol de órgano fiscalizador,

canalizador y ejecutor de decisiones

administrativas en las diversas áreas

que, por su funcionalidad, se

reagrupan para lograr que trabajen

recíprocamente, obteniéndose una

mayor eficacia y eficiencia en la

prestación del servicio tanto a los

funcionarios como a los clientes del

Registro Nacional.

La Dirección Administrativa depende

jerárquicamente de la Dirección

General del Registro Nacional como

única línea de mando, y por ella se

canalizan todas las políticas,

directrices y lineamientos que

permiten una armonización de las

actividades y resoluciones a realizar.

OBJETIVO GENERAL

Garantizar una adecuada

administración de los recursos

humanos, financieros y materiales

asegurando la optimización y

disponibilidad de los mismos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Administrar la gestión de los

departamentos de la Dirección

Administrativa.

Supervisar los proyectos

programados por la Dirección

Administrativa y sus dependencias.

Realizar las funciones propias de

fiscalización de los servicios que se

tienen a cargo.

Ejecutar el Plan Anual Operativo

establecido para garantizar el

puntual y ordenado

aprovisionamiento de recursos

materiales y financieros; así como,

la disponibilidad de recursos

humanos para las áreas que lo

requieran.

Coordinar con la Unidad de

Desarrollo Estratégico Institucional

la elaboración de los planes anuales

y desagregar en acciones las

políticas definidas por la Dirección

General.

Suministrar a la administración la

información atinente a la

evaluación y análisis de los

procesos para la toma de

decisiones.

ARCHIVO CENTRAL

NATURALEZA JURÍDICA

Ley 7202 “Ley del Sistema Nacional de

Archivos”, en su numeral 41, establece

que todas las instituciones deberán

contar con un archivo central para la

debida conservación y organización de

65


sus documentos, lo que implica la

obligatoriedad de crear estas unidad

administrativas… con este

fundamento y en cumplimiento de las

potestades conferidas por la ley 5525

“Ley de Planificación Nacional” y los

decretos ejecutivos Nº 23323-PLAN y

Nº 27073-PLAN, el Ministro de

Planificación Nacional y Política

Económica, aprueba la creación del

Archivo Central del Registro Nacional,

según oficio DM-1472-2005.

Complementado con el acuerdo JA 81-

2010 de la Junta Administrativa del

Registro Nacional, publicado en la

gaceta 56 del 22 de marzo 2010.

El Archivo Central del Registro

Nacional es el departamento que

centraliza todo el acervo documental

de las dependencias y oficinas de la

institución. Está adscrito

jerárquicamente a la Dirección

Administrativa, es la oficina

responsable y encargada de velar por el

cumplimiento de las normas

archivísticas para toda la

documentación producida y recibida

en función de las actividades del

Registro Nacional.

OBJETIVO

Centralizar, reunir, conservar,

clasificar, ordenar, describir,

seleccionar, administrar el acervo

documental de la institución;

independientemente de su soporte.

Asimismo, facilitar los documentos

que los usuarios necesitan para su

consulta y orientar al personal que

labora en los archivos de gestión en

cuanto a la organización documental.

Además de transferir a la Dirección

General del Archivo Nacional los

documentos declarados con valor

científico cultural.

CAMBIOS HABIDOS EN EL

ENTORNO

Los cambios que se produjeron en el

entorno o en el ordenamiento jurídico,

durante el período 2011, no afectaron

los procesos ni procedimientos del

Departamento de Archivo Central

ACCIONES EMPRENDIDAS

1. Verificar la implementación del

Cuadro de Clasificación Documental en

todas las oficinas de los Direcciones y

Departamentos del Registro Nacional.

2. Ejecutar Reglamento Archivo

Central del Registro Nacional.

3. Fiscalizar el proceso de selección y

de eliminación documentos caducos

en las oficinas del Registro Nacional

que fueron aprobadas en los informes

de valoración que emitió la Dirección

General del Archivo Nacional de Costa

Rica.

4. Tramitar ante el Archivo Nacional

de Costa Rica la valoración de los 6

formularios: TABLAS DE PLAZOS DE

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

de oficinas, Departamento de

Proveeduría, Registro de Bienes

Muebles.

5. Asesorar y coordinar el traslado al

Archivo Central de los documentos

vigentes de las Direcciones y

Coordinaciones de cada uno de los

Registros de la Institución

correspondientes al del periodo 2000

al 2006.

6. Solicitud de compras y emisión de

las recomendaciones técnicas de las

Compras directas y licitaciones

66


tramitadas para equipar de mobiliario

y materiales de trabajo al Edificio del

Archivo Central.

PRINCIPALES

ALCANZADOS

LOGROS

1. Charlas para la transferencia

documental a cada uno de los

Registros.

2. Transferencia de los documentos de

las Direcciones de los Registros,

Departamentos y coordinaciones del

periodo 2000 al 2006.

3. Aprobación del Archivo Nacional de

los formularios de Tablas de plazos de

conservación de documentos de las

siguientes oficinas: Proveeduría y

Registro Bienes Muebles.

4. Elaboración de la lista de

documentos caducos de las oficinas

Proveeduría y Registro Bienes

Muebles.

5. Se efectuaron 22 Eliminaciones

documentales de las oficinas de

Contraloría de Servicios, Propiedad

Industrial - Asesoría Jurídica ,

Propiedad Industrial - Diario /

Patentes; Personas Jurídicas –

Dirección; Recursos Humanos -

Capacitación y Desarrollo; Recursos

Humanos - Reclutamiento y Selección ;

Recursos Humanos - Análisis

Ocupacional ; Recursos Humanos –

Jefatura; Recursos Humanos - Gestión

y Trámite Recursos Humanos -

Administración de salarios e incentivos

; Derechos de Autor; Financiero:

Presupuesto; Contabilidad; Tesorería;

Jefatura ; Asesoría Jurídica;

Informática; Unidad Desarrollo

Estratégico ; Dirección Administrativa

I y II parte; Dirección General.

6. Compra de equipo y materiales para

el edificio Archivo Central: Estantería

móvil, estantería fija, cajas de cartón

libre de acido para guardar

documentos.

ESTADO DE LOS PROYECTOS

Análisis de formularios por parte

del Archivo Nacional de oficinas:

Administrar el fondo documental

histórico y el que tienen vigencia legal

y administrativa.

Comunicar las vigencias de los

documentos caducos a cada Director

de Registro y coordinar las

eliminaciones documentales

Fiscalización de las eliminaciones de

documentos caducos.

Pendiente el trámite de envió de

Formularios Tablas de plazos

conservación, al Archivo Nacional

COORDINACIÓN CON OTRAS

AUTORIDADES

Archivo Nacional de Costa Rica

respecto a la valoración documental,

solicitud de eliminación, valoraciones

parciales y criterios técnicos.

67


ARQUITECTURA Y SERVICIOS

GENERALES

CAMBIOS HABIDOS EN EL

ENTORNO

Ninguno de los cambios que se

suscitaron en el entorno o en el

ordenamiento jurídico, durante el

período 2011, afectaron los procesos

ni procedimientos del Departamento

de Arquitectura y Servicios Generales.

ACCIONES EMPRENDIDAS Y

PRICIPALES

LOGROS

ALCANZADOS

Ampliaciones varias: con las

ampliaciones a proyectos se

obtuvieron los siguientes logros:

Ampliación de la Limpieza y

Desinfección de los tanques de agua

potable del Registro Nacional, de la

compra directa número 2011CD-

000754-00100, fue necesario para

poder realizar los exámenes

bacteriológicos en vista del elevado

recuento bacteriológico que resultó

de la primera valoración del agua, y

se debía volver a realizar los

exámenes para corroborar la

potabilidad, esto para beneficio de la

salud pública.

Ampliación de la

impermeabilización de la sala de

monitoreo y otros, de la compra

directa número 2011CD-000217-

00100, para atender la solicitud

hecha por el Lic. Randall Alvarez

Vargas director a.i. de Informática,

para impermeabilizar la tubería de

canalización de fibra óptica de la red

del Registro Nacional ubicada en la

azotea del edificio principal, la cual

fue instalada desde el año 2007 por

lo que presentaba mucha suciedad y

deterioro en la capa anticorrosiva,

con estos trabajos se evitó que se

viera afectado el sistema de red de

fibra óptica en su funcionamiento y

se alargó así su vida útil.

Ampliación a la II etapa de

Detección de Incendios, de la

Licitación Abreviada número

2011LA-000001-00100, para

realizar obras complementarias en

el edificio de Propiedad Intelectual,

en virtud de que la empresa

adjudicataria instaló un válvula de

poste indicador que sectoriza el

edificio construido de la red general

de tuberías de incendios e

inicialmente no se contempló en la

licitación en referencia, por lo que se

consideró necesario su instalación

para mantener un monitoreo

constante de la válvula y evitar que

un cierre no autorizado desproteja al

edificio.

Ampliación al proyecto de

construcción de rampas, cambio de

piso y construcción de acera y

barandas, de la compra directa

número 2011CD-000454-00100, se

requirió para realizar obras

complementarias como los

pasamanos en la gradas del área de

exposición junto a la capilla en

donde se realizaron los trabajos de

cambio de piso y construcción de

rampas, para cumplir así con la Ley

7600, además de construir una

rampa en el sector del parqueo que

comunique a la rampa que se hizo

con el sector de la plaza ya que al

concluir la misma surgió la

68


necesidad de hacerlo para cumplir

también con la ley 7600.

Ampliación a la compra de vidrios

para ventanales y otros, de la

compra directa número 2011CD-

000500-00100, para la sustitución

de otros vidrios reventados y

quebrados que surgen como

impresito en varios ventanales de la

institución, así como el cambio de

una hoja de vidrio en la puerta de la

Oficina Regional del Registro

Nacional de Paseo Colón, esto para

dar seguridad al inmueble y por

estética.

Ampliación al proyecto de

Equipamiento del edificio de

Propiedad Intelectual, de la

Licitación Pública número 2011LN-

000002-00100, para

remodelaciones en el Módulo #2.,

de manera que se contribuyó a

mejorar la infraestructura del

complejo de edificios del Registro

Nacional.

Ampliación del Cambio de cubiertaretechado-

de la caseta del Bombeo,

de la compra directa número

2011CD-000545-00100, se logró

retechar de las losas del techo de las

escaleras de acceso al Auditorio en

el Módulo #7 de manera que se

eviten las filtraciones que pudieran

ocasionar accidentes a los usuarios o

funcionarios por la humedad y el

agua.

Ampliación a la construcción del

acceso en el sector norte del

Registro Nacional, de la compra

directa número 2011CD-000811-

00100, por instrucciones del

Licenciado Dagoberto Sibaja

Morales, Director General del

Registro Nacional se realizó esta

ampliación para completar los

trabajos de la construcción del

acceso en la entrada norte del

Registro Nacional con lo que se

logró habilitar en mejores

condiciones la vía de comunicación

por este sector.

Remodelaciones en varias áreas del

Registro Nacional: con las

remodelaciones terminadas se

logró mejorar la infraestructura de

las instalaciones de la institución,

ofreciendo a los usuarios tanto

internos como externos un servicio

más eficaz, mejorando de esta

forma la imagen del Registro

Nacional.

Construcción de Edificios:

Construcción del Edificio de

Placas: Es necesario contar con el

espacio físico adecuado que

permita desarrollar las tres grandes

aéreas que conforman el proceso de

las placas metálicas, a saber:

recepción de documentos,

producción de las placas y entrega

de las mismas, de manera que se

garantice a los propietarios

registrales, la posibilidad de contar

con una placa metálica que incluye

diversas medidas de seguridad y

con ello brindar seguridad jurídica

sobre la propiedad de los vehículos.

Construcción de cuatro elevadores

para los Módulos #1, #2, #7 y

Anexo del Módulo #3: Se requiere

la compra e instalación de estos

ascensores para dar cumplimiento

a la Ley 7600 de igualdad de

oportunidades, en los edificios de

SERVICIOS PÚBLICOS ya que

actualmente no se cuenta con estos

medios, que faciliten a los Usuarios

69


Discapacitados su fácil acceso

inmediato a diferentes oficinas

públicas en los niveles superiores

del Registro Nacional.

Sistema de Detección Temprana de

Incendios: Para salvaguardar los

activos de la institución, edificios,

información, mobiliario, equipos;

así como la integridad de las

personas, funcionarios y usuarios,

de tal manera que se brinde

seguridad en las instalaciones del

Registro Nacional.

Reforzamiento de los ventanales de

la Plataforma de Servicios: Se

reforzaron los ventanales este y

oeste de la Plataforma de Servicios

del Registro Nacional, para cumplir

con las disposiciones de Seguridad

y Salud Ocupacional, ya que los

vidrios se encontraban apoyados

solamente en cuatro puntos y al ser

de gran tamaño podían

desprenderse o sufrir alguna

ruptura con cualquier sismo, lo que

podría generar accidentes.

Impermeabilización de la Sala de

Monitoreo, la loza del techo del

Auditorio y domos Centrales: se

brindó protección y seguridad a los

inmuebles del Registro Nacional, así

como a los activos equipos,

maquinaria,

mobiliario,

documentación, contra las

filtraciones de agua y goteras,

además por SALUD PUBLICA en el

bienestar de los funcionarios que

permanecen en sus labores diarias

en las diferentes áreas.

Reubicación de las palomas de

castilla: Con instrucciones del Lic.

William Astúa Meléndez, Director

Administrativo del Registro

Nacional y con la finalidad de

mantener las instalaciones del

Registro Nacional en óptimas

condiciones estéticas, de salubridad

e higiene públicas, surgió la

necesidad de contratar los servicios

de una empresa que capture y

desaloje de toda la institución las

palomas de castilla, para luego

reubicarlas, además de garantizar y

controlar de forma efectiva,

cualquier tipo de “brote” posterior

de la misma especie.

Pintura externa de las instalaciones

del Registro Nacional: Debido al

deterioro normal de la pintura

existente se realizó la pintura total

externa del complejo del edificios

del Registro Nacional, además de

mejorar la estética y

embellecimiento de las instalaciones

físicas, se logra proteger y alargar la

vida útil de la infraestructura de la

institución.

Construcción de caño y cuneta en el

Módulo #5 de Bodegas y Taller de

Mantenimiento. Con esto se logró

canalizar las aguas pluviales que

estaban produciendo inundaciones

en la Bodega General y el Taller de

Mantenimiento de Arquitectura y

Servicios Generales, evitando el

daño del los inmuebles así como de

los activos y equipos que se

encuentran dentro de estas áreas.

Actualización de la Central

Telefónica del Registro Nacional. Se

actualizó y amplió la Central

Telefónica, específicamente del

sistema telefónico Siemens Modelo

Hicom 4000 V3 a uno más moderno

como lo es el Hipath 4000 V5, lo

que trae beneficios además del

70


crecimiento (demanda nueva) y la

implementación y conexión de los

nuevos edificios entre otros como

que el sistema queda habilitado para

la evolución a IP (sistema telefónico

a través de la red del Registro

Nacional), mayor densidad de

puertos en Módulos de extensiones,

la operación y el mantenimiento son

más sencillos y eficientes,

disminución del consumo de

energía, menos espacio físico y se

aumentó la capacidad de manejo de

tráfico.

Construcción de rampas y cambio

de piso en el área de exposición,

baranda y acera sobre el puente de

acceso al Módulo #8. Con este

proyecto de construcción y

acondicionamiento de aceras y

rampas se pudo cumplir con la ley

7600 de igualdad real de

accesibilidad para todas las

personas y en resguardo de la

seguridad física de los funcionarios,

visitantes y usuarios de las

instalaciones del Registro Nacional.

Limpieza de tanques de

combustible. Se logró la limpieza de

los tanques metálicos para el

depósito de combustible de las

plantas eléctricas de emergencias y

la bomba contra incendios del

Registro Nacional, garantizando la

limpieza del combustible y con

ello alargar la vida útil de dichas

máquinas.

Instalación de cielo raso en la sala

de la Junta Administrativa. Se

sustituyó el cielo raso de la Sala de

Juntas por el mal estado del mismo,

de manera que el actual cumple con

los estándares mínimos de sismo

resistencia, resistencia al fuego y a la

humedad, luminosidad, refracción

de la luz y acusticidad y el nuevo

cielo suspendido permite mejorar

las condiciones de seguridad y

confort de los funcionarios que

hacen uso de esta área.

Cambio de cubierta –retechado- de

la caseta del Sistema de Bombeo. Se

logró prevenir futuros problemas de

filtraciones de agua, en las láminas

existentes, y evitar el riesgo del

deterioro del equipo eléctrico y

sistema computarizado que hace

funcionar el sistema de Bombeo de

Agua Potable.

Construcción de espacios para la

reubicación de empresas de

mantenimiento y personal del

convenio. Con esta construcción se

reubicó el personal de las empresas

contratadas para los

mantenimientos de las instalaciones

del Registro Nacional y el personal

del Convenio con Adaptación Social,

ya que se necesita proporcionar un

lugar con condiciones óptimas para

ellos así como para el equipo y

herramientas requeridas para las

labores diarias.

Retechado de las casetas de

seguridad. Se logró corregir los

problemas de filtraciones de agua,

en las láminas existentes, y evitar el

riesgo del deterioro y pérdida de los

activos, equipos y suministros de la

institución, así como por seguridad

y confort del personal de seguridad y

vigilancia.

Construcción de acceso en la

entrada norte del Registro Nacional.

Dar cumplimiento a la solicitud del

Licenciado Dagoberto Sibaja

Morales director general del

71


Registro Nacional de habilitar un

acceso con portón en la entrada

norte contiguo al Archivo Nacional

de manera que se abrió esta vía de

comunicación para el ingreso de los

vehículos de los funcionarios a las

instalaciones del Registro Nacional.

Traslado de aires acondicionados de

la Dirección de Bienes Muebles. A

raíz de las Remodelaciones que en el

Módulo #2, y con el traslado de la

Dirección de Bienes Muebles del

segundo piso al tercer piso de ese

Módulo surgió la necesidad de

reubicar los aires acondicionado a

esa nueva área y dejarlos

funcionando de manera óptima.

Limpieza de los tanques de agua

potable. Se esterilizaron y

deseinfectaron los tanques de agua

potable, de manera que quedaran

libres de químicos y de

contaminación, minimizando así los

riesgos de enfermedades tanto para

los funcionarios como de los

usuarios de los servicios públicos.

Suministro,

instalación,

construcción y equipamiento de las

Oficinas del edificio de Propiedad

Intelectual. Se llevó a cabo esta

contratación para poder hacer la

instalación de paredes, divisiones,

estaciones de trabajo, instalación de

circuitos eléctricos, de datos,

lumínicos, controles de acceso y

seguridad física-lógica para las áreas

de oficinas correspondientes a los

pisos 1, 2, 3, 4, 5 y 6 del edificio de

la Dirección del Registro de la

Propiedad intelectual, de manera

que se cuente con las condiciones

óptimas para su funcionamiento.

Proyecto de Seguridad Físico-Lógica

del edificio de Propiedad Intelectual.

Esta contratación permitió darle

continuidad efectiva a los proyectos

que forman parte del Plan

Estratégico de Aseguramiento de la

Información y así darle cobertura,

desde el punto de vista de seguridad

física, al nuevo edificio de Propiedad

Intelectual, ampliando la capacidad

ya instalada para este tipo de

soluciones en el Registro Nacional,

de tal forma que se cuente con un

porcentaje mayor de cobertura de

los diferentes mecanismos

implementados y que se logre una

vigilancia más efectiva de los

recursos de la Institución.

Traslado del Instituto Geográfico

Nacional al Registro Nacional-Etapa

de diagnóstico e impacto ambiental-

En cumplimiento a la Ley 8905 del

07 de diciembre del 2006, Reforma

del Artículo 2 de la ley 5695

Creación del Registro Nacional y sus

Reformas y Modificación de la Ley

#59 de Creación y Organización del

Instituto Geográfico Nacional.

Compra e instalación de puertas de

emergencia. Se desarrolló este

proyecto para atender lo

recomendado por el Comité de

Emergencia del Registro Nacional

mediante oficio CERN-002-2011,

sobre la inspección realizada a las

escaleras de emergencia de la

institución por el Benemérito

Cuerpo de Bomberos de Costa Rica,

Salud Ocupacional y del

Departamento de Arquitectura, en

cuanto a la adquisición de puertas

de emergencia en las escaleras de los

Módulos #8, #3, #4 y #1, ya que las

actuales no cumplían con lo

establecido en la Norma NFPA 101

72


del Código de seguridad humana, en

materia de prevención y atención de

emergencias, de tal manera que se

garantizó el fácil acceso a las

escaleras de emergencia para y una

evacuación rápida y segura en caso

de presentarse una eventual

emergencia.

Compra de un Generador de Ozono

para los tanques de agua potable

del Módulo #8. Se adquirió un

generador de ozono para mantener

preventivamente esterilizado y

depurado el agua potable del

tanque que da abastecimiento al

modulo 8 (Edificio Administrativo

del Registro Nacional), por salud

pública.

Compra e instalación de un sistema

de aires acondicionados en la

Dirección del Registro Inmobiliario

y en el Despacho del Ministro: Con

esta contratación se logró mejorar

las condiciones de climatización y

confort para los funcionarios de las

áreas, además de que se

modernizaron los equipos y

tecnología utilizados maximizando

el aprovechamiento de las

instalaciones y minimizando el

consumo de energía.

Compra de Burras Metálicas para

los parqueos del Registro Nacional:

Se adquirieron varias burras

metálicas para ser utilizadas en el

área de parqueos, que sirven para

regular el estacionamiento de los

vehículos en lugares específicos,

para mantener el orden y la

seguridad en las instalaciones del

Registro Nacional, así como mayor

control en la circulación de

automóviles.

Compra de sensores de

movimiento para el Sistema de

Detección Temprana de Incendios

del Registro Nacional: Se

necesitaba la compra de estos

sensores, por cuanto los actuales

habían llegado al final de su vida útil

y necesitaban ser reemplazados para

que el Sistema cumpla con el

desempeño de manera óptima.

Compra de pintura para las

instalaciones del Registro

Nacional: Se realizó la compra de

pintura para dar mantenimiento a

las instalaciones del Registro

Nacional, de manera que se

conserven en buen estado,

alargando la vida útil del inmueble,

además por estética e imagen de la

institución.

Compra de un pararrayo para el

Registro Nacional: Por

recomendación del técnico

especializado del contrato de

mantenimiento preventivo y

correctivo de los pararrayos, se

debió hacer la sustitución del

pararrayo ubicado en la torre sobre

el Vestíbulo Central del Registro

Nacional, esto ya que el existente

por ser un pararrayo muy viejo

presenta serios daños, inclusive

varios dispositivos quemados, por

lo que ya no estaba funcionando al

máximo de su capacidad.

Compra de Luminarias LED para

las zonas verdes: Se compraron

luminarias tipo LED para las zonas

exteriores (zonas verdes, parqueos y

calles) del Registro Nacional,

logrando con ello el ahorro

energético para la institución y

además de contar con una óptima

iluminación de estas áreas en horas

73


de la noche por control de seguridad

y vigilancia.

Compra de Lámparas para la

Bodega General: Se adquirieron

lámparas fluorescentes para la

Bodega General del Registro

Nacional por recomendación hecho

en el informe presentado por el

Instituto Nacional de Seguros

según inspección realizada en las

instalaciones del Registro Nacional,

de manera que fue necesario

instalar lámparas adecuadas en el

lugar donde se almacenan

productos y materiales

directamente bajo los reflectores o

luces de la Bodega General, y así no

se produzcan deterioros en los

mismos.

ESTADO DE LOS PROYECTOS

En la siguiente tabla se describen los

proyectos más relevantes del año

2009 y el cumplimiento de los

mismos:

PROYECTOS

TERMINADOS

PARCIALMENTE

*Sala de Cómputo del Departamento

de Informática. Avance 96%

*Caseta de Seguridad del Módulo #8.

Avance 90%

*Recursos Humanos. Avance 5%

*Bienes Muebles. Avance 5%

Construcción de Edificios:

Construcción del Edificio de Placas.

50%

Construcción de cuatro elevadores

para los Módulos #1, #2, #7 y Anexo

del Módulo #3. Avance 50%

Reubicación de las palomas de

castilla. Avance 95%

Proyecto de Seguridad Físico-Lógica

del edificio de Propiedad Intelectual.

Avance 96%

Compra e instalación de puertas de

emergencia. Avance 98%

PROYECTOS TERMINADOS

Ampliaciones varias: limpieza y

Desinfección de los tanques de

agua potable del Registro Nacionalpara

realizar los exámenes

bacteriológico-,

Impermeabilización de la sala de

monitoreo y otros -para la

impermeabilización de la tubería

de fibra óptica de informática-,

Detección de Incendios II Etapapara

obras complementarias en el

edificio de Propiedad Intelectual-,

Proyecto de construcción de

rampas, Compra de vidrios varios,

Proyecto de Equipamiento del

edificio de Propiedad Intelectualpara

remodelaciones en el Módulo

#2, Retechado de la caseta de

Bombeo-para retechar de las losas

del techo de las escaleras de acceso

al Auditorio, Construcción del

acceso en el sector norte del

Registro Nacional.

Remodelaciones en varias

áreas Registro Nacional:

*Propiedad Industrial *Derechos

de Autor *Ranchito de la Soda

Comedor *Registradores de

Catastro *Dirección Legal

*Recepción de la Bodega General y

74


en *Servicios Registrales para los

espacios de IGN para la venta de

mapas.

Sistema de Detección Temprana de

Incendios

Reforzamiento de los ventanales de

la Plataforma de Servicios

Impermeabilización de la Sala de

Monitoreo, la loza del techo del

Auditorio y domos Centrales

Pintura externa de las instalaciones

del Registro Nacional

Construcción de caño y cuneta en el

Módulo #5 de Bodegas y Taller de

Mantenimiento

Actualización de la Central

Telefónica del Registro Nacional.

Construcción de rampas y cambio

de piso en el área de exposición,

baranda y acera sobre el puente de

acceso al Módulo #8

Limpieza de tanques de

combustible

Instalación de cielo raso en la sala

de la Junta Administrativa.

Cambio de cubierta –retechado- de

la caseta del Sistema de Bombeo

Construcción de espacios para la

reubicación de empresas de

mantenimiento y personal del

convenio

Retechado de las casetas de

seguridad

Construcción de acceso en la

entrada norte del Registro Nacional

Traslado de aires acondicionados

de la Dirección de Bienes Muebles

Limpieza de los tanques de agua

potable

Suministro,

Instalación,

Construcción y Equipamiento de

las Oficinas del edificio de

Propiedad Intelectual

Traslado del Instituto Geográfico

Nacional al Registro Nacional-

Etapa de diagnóstico e impacto

ambiental-

Compra de un Generador de Ozono

para los tanques de agua potable

del Módulo #8

Compra e instalación de un sistema

de aires acondicionados en la

Dirección del Registro Inmobiliario

y en el Despacho del Ministro

Compra de Burras Metálicas para

los parqueos del Registro Nacional

Compra de sensores de

movimiento para el Sistema de

Detección Temprana de Incendios

del Registro Nacional

Compra de pintura para las

instalaciones del Registro Nacional

Compra de un pararrayo para el

Registro Nacional

Compra de Luminarias LED para

las zonas verdes

Compra de Lámparas para la

Bodega General

Edificio de Archivo

Edificio de Propiedad Intelectual

DEPARTAMENTO FINANCIERO

OBJETIVO GENERAL

Administrar y custodiar los fondos

públicos que le han sido confiados a la

Junta Administrativa del Registro

Nacional en procura de la satisfacción

del fin y del ámbito y cobijo de

aplicación de la Ley de

Administración Financiera de la

República y Presupuestos Públicos

que la distingue y que al estar inmersa

dentro Públicos No. 8131, resulta de

acatamiento obligatorio el ejercicio

de los principios de economía,

eficiencia y eficacia en el desempeño y

ejecución del Erario Público,

derivándose la observancia fiel de la

legalidad que inspira y rige las

actuaciones administrativas.

75


OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Velar por la adecuada percepción,

seguimiento y control de los

recursos financieros de la Junta

Administrativa del Registro

Nacional y de los fondos

específicos.

- Ejecutar los pagos

correspondientes a las obligaciones

contraídas de conformidad con el

presupuesto aprobado por la

Contraloría General de la

República.

- Administrar y custodiar los valores

en procura del mayor beneficio de

la institución de manera eficiente y

eficaz.

- Velar porque todas las acciones se

enmarquen dentro del

ordenamiento jurídico y técnico.

CAMBIOS HABIDOS EN EL

ENTORNO

- Inicios del proceso de

implementación de las NICSP

(Normas Internacionales de

Contabilidad para el Sector

Publico)

- Por medio de la resolución DGT-R-

026-2011 de la Dirección de

Tributación, indica que es obligatorio

presentar las declaraciones

informativas por medio del programa

DECLAR@7.

ACCIONES EMPRENDIDAS

El Departamento Financiero ha

concretado varias acciones con la

finalidad de establecer, mantener,

perfeccionar y evaluar el sistema de

control interno; además de cumplir

con lo establecido en el plan anual

institucional.

- Contratación de un Despacho de

auditoría para la revisión de los

Estados Financieros.

- Atención al Consultor para la

Implementación de las NICSP

- Capacitar a los funcionarios del

departamento.

- Atención al informe denominado

“Estudio sobre los ingresos

por timbres, impuestos y

tributos del Registro

Nacional”, de la Contraloría

General de la República

- Participación en diferentes

comisiones según se asigne (por la

Junta Administrativa, Dirección

General), como:

Comisión de Gestión

Ambiental

Comisión de Fideicomiso de

vivienda

Comisión de Implementación

de las NICSP

- Realizar estudios de costos.

- Realizar, verificar y calcular

reajustes de Precios.

- Revisión de razones financieras.

- Realización y revisión de carteles.

- Atención a recursos de amparo

(criterio técnico) sobre tarifas de la

Plataforma de Servicios (PADI).

- Atención de consultas sobre tarifas

- Reclamo administrativo

- Recurso de apelación

76


- Criterio sobre reajuste de precios

- Participación en el levantamiento

del inventario físico de Materiales y

Suministros.

- Custodiar los documentos.

- Realizar conciliaciones entre

registros auxiliares y mayores que

permiten verificar la exactitud de

los registros; así como detectar y

corregir errores y omisiones que

puedan haberse cometido.

- Registro de los movimientos

económicos y financieros que

permitieron la elaboración mensual

de los Estados Financieros de la

Junta Administrativa del Registro

Nacional.

- Elaboración de los Estados

Financieros mensuales y envío de

los mismos de forma trimestral a la

Dirección General de Contabilidad

Nacional en los formatos por ellos

exigidos para la Consolidación de

Estados Financieros.

- Elaboración de dos informes de

seguimiento del Plan de Acción

para la Implementación de las

NICSP a la Dirección General de

Contabilidad Nacional.

- Mantenimiento del Sistema de

Control Interno

- Se realiza un control de pagos

como herramienta de la

Programación que se presenta ante

la Tesorería Nacional y retención

del 2% de renta.

procesos respectivos en cada una

de ellas:

- Se ejecutó el Presupuesto 2011

logrando los siguientes resultados:

Durante este período se

realizaron las siguientes

actividades de conformidad con los

77


DESCRIPCION Año 2010 Año 2011

Reservas emitidas 5379 4918

Certificaciones emitidas 2301 2074

Liquidaciones de reservas 2178 3516

Atención solicitudes de bienes y servicios 1152 1311

Adelanto de viáticos 326 202

Liquidaciones de viáticos 1033 797

Ejecuciones de egresos (*) 6327 5413

Asientos de egresos (*) 73 67

Ejecuciones de ingresos (*) 1166 1072

Asientos de ingresos (*) 91 66

Autorizaciones Ordenes Compra 1170 1227

Solicitudes de Pago 5230 4485

Modificaciones

1. Presupuestos Extraordinarios - -

2. Modificaciones Presupuestarias 20 20

3. Transferencias (Movimientos Internos) 291 229

Conciliaciones

Presupuesto-Contabilidad 12 12

Informes de ejecución presupuestaria

Trimestrales para Entes Externos * 4 4

Informes mensuales 144 144

* Nota: Registro en el Sistema de Información de Presupuestos

Públicos (SIPP)-Trimestral y Sistema de Consolidación de Cifras

del Sector Público Costarricense (SICCNET)-Mensual.

Evaluaciones de Presupuesto

Trimestrales para Entes Externos 4 4

Informes mensuales 144 144

- Se realizaron informes de

ejecución presupuestaria

trimestral y evaluaciones 2011,

que comprendió la realización de

las siguientes actividades:

1. Preparación de los informes

trimestrales de ejecución

presupuestaria tanto de

ingresos como de egresos de

acuerdo al formato solicitado

por la Secretaría Técnica de la

Autoridad Presupuestaria y la

Contraloría General de la

República tanto a nivel de

resumen general y por

programa.

2. Registro de la información en

el Sistema de Información de

Presupuestos Públicos (SIPP)

de la Contraloría General de la

República.

78


3. Registro de la información en

el Sistema de Consolidación de

Cifras del Sector Público

Costarricense (SICCNET) de la

Secretaría Técnica de la

Autoridad Presupuestaria.

4. Preparación de los comentarios

de ejecución presupuestaria

tanto de los ingresos como de

los egresos a nivel de partida

indicando el grado de ejecución

de presupuesto que se tiene:

monto ejecutado, monto

comprometido y monto

disponible en cuanto a los

egresos y por la parte de los

ingresos el comportamiento de

los ingresos realmente

percibidos con la proyección

estimada.

5. Envió de los informes de

ejecución presupuestaria a la

Secretaría Técnica de la

Autoridad Presupuestaria en el

plazo indicado por este ente;

así como a la Dirección

General,

Dirección

Administrativa, Auditoría

Interna y la Jefatura del

Departamento Financiero.

- Se elaboró la formulación de

Presupuesto 2012

Este proceso se desarrolló cuando se

recibe de la Secretaría Técnica de la

Autoridad Presupuestaria el límite de

gasto presupuestario máximo

autorizado para el Período 2012, según

el STAP-CIRCULAR-0844-2011 y las

Directrices Generales de Política

Presupuestaria para el 2011, mediante

los Decretos No. 36488-H, 36489-H,

36490-H y conllevo a la realización de

las siguientes actividades:

1. Solicitud al Departamento de

Recursos Humanos de la

Relación de Puestos.

2. Solicitud al Departamento de

Proveeduría de la estimación

de gastos fijos.

3. Solicitud a los responsables de

las actividades que forman los

programas del presupuesto, las

necesidades que requerirán

para cumplir con su Plan Anual

Operativo.

4. Estimación de la proyección de

los ingresos que se espera

recibir en el período

presupuestario.

5. Clasificación de la información

recibida de acuerdo al

clasificador por objeto del

gasto.

6. Preparación de un cronograma

de Aprobación Interna del

Presupuesto. (Adjunto)

7. Preparación de los informes

preliminares del Anteproyecto

de Presupuesto a nivel general,

por programa y actividad y el

detalle de los gastos a nivel de

partida, grupo y sub-partida.

8. Presentación de los informes

del Anteproyecto de

Presupuesto a la Jefatura del

Departamento Financiero,

Dirección General y a cada uno

de los responsables de

actividad.

9. Ajuste del Anteproyecto de

Presupuesto de acuerdo a lo

79


indicado por la Dirección

General.

10. Presentación del Anteproyecto

de Presupuesto a conocimiento

y aprobación de la Junta

Administrativa del Registro

Nacional.

11. Registro de la información en

el Sistema de Información de

Presupuestos Públicos (SIPP)

de la Contraloría General de la

República.

12. Envío del Anteproyecto de

Presupuesto a la Secretaría

Técnica de la Autoridad

Presupuestaria y la Contraloría

General de la República para

que sea refrendado.

13. Parametrización de la

información del nuevo período

presupuestario en el Sistema

Financiero Administrativo

(SIFA).

14. Comunicación a los

responsables de actividad de la

aprobación de su presupuesto

por parte de los Entes Externos

y la autorización de la

ejecución del Presupuesto

Ordinario de la Junta

Administrativa del Registro

Nacional por parte de la Junta

Administrativa.

PRINCIPALES

ALCANZADOS

LOGROS

- Revisión de los Estados

Financieros 2010 por una

empresa de Auditoría Externa.

- Seguimiento a la contratación de

Deloitte & Touche S.A como

consultor para la

Implementación de las NICSP

- Tramitar capacitaciones para el

personal con temas relacionados

con las labores del

Departamento.

- Respuesta al informe de la

Contraloría General de la

República sobre el estudio de

ingresos del Registro Nacional.

- Realizar el traslado de las

conciliaciones de Retenciones

por Pagar al Departamento de

Recursos Humanos

- Enviar dos (2) informes sobre el

seguimiento al Plan de Acción

para la Implementación de las

NICSP a la Contabilidad

Nacional, cumpliendo con los

tiempos establecidos por ellos

- Estudios de Costos:

Documento técnico solicitud

de patentes de invención.

Tarifa de Plataforma de

Servicios (Servicios Registrales

PADI)

Tarifa de documentos

digitalizados

Tarifa de apartados

Tarifa de emisión certificado

catastral

Tarifa de renovación de placas

Tarifa de Reserva de Placas

Tarifa de Servicios del IGN

Costo de Bodega

- Reajuste de Precios:

I-semestre

80


Consorcio de información y

seguridad “Contratación de

servicios profesionales en medicina

y psicología y enfermería para el

Registro Nacional en la modalidad

de consultorios amueblados

Contratación de servicios aseo y

limpieza de las instalaciones del

Registro Nacional.

Servicios de Seguridad y

vigilancia para las instalaciones del

Registro Nacional.

Concesión de la soda comedor

del Registro Nacional.

Mantenimiento (con partes) de

los sistemas de bombeo del

Registro Nacional

Contratación de servicios de

albañilería,

carpintería,

electricidad y fontanería para el

mantenimiento de las instalaciones

del Registro Nacional.

Contratación de servicios

profesionales en Arquitectura,

ingeniería, electromecánica,

ingeniería estructural y dibujantes

arquitectónicos y diseño del

edificio del Registro de Propiedad

industrial

Servicio de albañilería,

carpintería, electricidad y

fontanería para el mantenimiento

de las instalaciones del Registro

Nacional.

II semestre

Consorcio de Información y

Seguridad, Servicios de

Seguridad y Vigilancia en la

Regional de Puntarenas.

Contratación de servicios de

medicina, psicología y

enfermería en modalidad de

consultorios amueblados para el

Registro Nacional.

Contratación con el colegio

Federado de Ingenieros y de

Arquitectos de Costa rica para la

preparación y formación de

expedientes digitales catastrales

registrales y la validación de

mapas catastrales.

Contratación de servicios en

periodismo o carrera afín para

la Presidencia de la Junta

Administrativa del Registro

Nacional.

Contratación de Servicios de

recepción, entrega, archivo y

consulta de documentos por el

Registro Nacional.

Servicios de orientación e

información para el Registro

Nacional.

Contratación con Colegio

Federado de ingenieros de

Arquitectos de Costa Rica para

la preparación y formación de

expedientes digitales catastrales

registrales y la validación de

mapas catastrales.

Contratación de servicios en

periodismo o carrera afín para

la Presidencia de la Junta

Administrativa.

Contratación de servicios de

aseo y limpieza de las

instalaciones del Registro

Nacional, Paseo Colón.

Contratación de servicios

profesionales en Medicina,

psicología y enfermería para el

Registro Nacional en la

81


modalidad de consultorios

amueblados.

- Revisión de razones financieras:

Mantenimiento preventivo y

correctivo (con partes) del

sistema de supresión de

incendios a base de gas

sapphire en la dirección de

Informática Registro Nacional.

Adquisición de Equipos de

red para el Registro Nacional.

Construcción de edificio para

el Departamento y Taller de

placas metálicas del Registro

Nacional.

Compra e instalación de un

sistema de detección y alarma

contra incendios del Módulo 5

Proveeduría y otros.

- Carteles:

Consultoría para diseñar,

modelar e implantar un

sistema integral tarifario

basado en el costeo de las

actividades realizadas en la

Institución.

- Recursos de amparo (criterio

técnico) sobre tarifas de la

Plataforma de Servicios (PADI).

- Atención de consultas sobre

tarifas a Defensoría de los

Habitantes, Masterlex y

ARESEP.

- Reclamo administrativo (criterio

técnico) reajuste de precios

empresa SIANSA.

- Recurso de apelación de SONDA

“Contratación de servicios

profesionales en Arquitectura,

Ingeniería, electromecánica,

ingeniería estructural y

dibujantes arquitectónicos.

- Criterio sobre reajuste de precios

Contratación Mantenimiento

Preventivo y correctivo con

partes del sistema de bombeo del

Registro Nacional”.

- Aplicar el registro del devengo

en la mayoría de las cuentas

contables.

- Cumplimiento con la entrega de

los Estados Financieros a la

Contabilidad Nacional en las

fechas estipuladas, en los

formatos por ellos exigido.

- Emisión mensual de los Estados

Financieros del Registro

Nacional.

- Realizar el traslado del registro

auxiliar de Cuentas por Pagar a

la Tesorería

- Realizar el traslado del registro

auxiliar de Municipalidades a la

Tesorería

- Se logro conciliar 74% (68 de

89) de las Cuentas por Cobrar a

las Municipalidades por

concepto del 3% de Bienes

Inmuebles, las mismas desde el

año 1996.

- Se confecciono una Declaración

denominada

Modelo

Declaración del Tributo Ley

7509, Aprobado en Sesión

Ordinaria No.18-2011 celebrada

el día 05 de mayo del 2011,

mediante Acuerdo J181.

- Se realizó la depuración de la

Cuentas por Pagar y las Cuentas

por Cobrar.

- Se realizó el pago de un total de

4484 solicitudes de pago de las

82


cuales 98 fueron por pago a

examinadores, 31 devoluciones

de garantías de participación y

cumplimiento.

- Se logró poner en orden toda la

información referente a

Telecomunicaciones (Teléfonos

fijos, celulares y transmisión de

datos DATACARD)

- Se asignaron 25 nuevos

apartados.

- Se lograron realizar en

promedio mensual de 153

devoluciones de certificados de

participación y cumplimiento.

- Se generaron 162 SPM

(Solicitudes de Pagos Masivos)

en colones, 19 en dólares y 20

MAPES ante la Tesorería

Nacional.

- Se generaron 79 transferencias

de dinero a Caja Única en

colones y 50 en dólares.

- Se logro registrar el 99% de las

operaciones bancarias.

- Ejecución del Presupuesto

Institucional en un 90.79%.

Proyecto Actividades programadas Cumplimiento

Velar por el cumplimiento de

los lineamientos y políticas

presupuestarias para lograr

maximizar la utilización de los

recursos.

Contar con el presupuesto

institucional según los lineamientos

técnicos establecidos, elaborar los

informes de evaluación

presupuestaria y los informes de

liquidación presupuestaria.

90.79%

Año Presupuesto definitivo Presupuesto ejecutado % Ejecución

2010 ¢27.371.327.623,98 ¢25.776.781.012,76 94.17

2011* ¢30.735.251.381,83 ¢25.500.128.545,56 90.79 (1)

(*) Información al 23-01-2012 pendiente la conciliación del mes de noviembre y diciembre con Contabilidad.

(1) El presupuesto se sub-ejecutó por la suma de ¢2.646.830.007,60, de conformidad con lo indicado por la Directriz

No. 13-H, Publicada en el Alcance Digital No 13-A, La Gaceta No. 45 del 04/03/2011, Oficio DM-0236-2011 y STAP-

1104-2011, como a continuación se indica:

83


PARTIDA DE APLICACIÓN DE

RECURSOS

ACTIVIDAD

MONTO

Cuentas Especiales Dirección General ₡1,160,235,272.60

Cuentas Especiales Dirección Administrativa 332,255,000.00

Cuentas Especiales Dirección de Informática 111,623,535.00

Cuentas Especiales Registro Inmobiliario 996,792,000.00

Cuentas Especiales

Bienes Muebles 370,000.00

Cuentas Especiales

Propiedad Industrial 40,000,000.00

Cuentas Especiales Derechos de Autor 5,000,000.00

Cuentas Especiales Dirección de Regionales 141,700.00

Cuentas Especiales Servicios Registrales 412,500.00

TOTAL SUBEJECUCIÓN ₡2,646,830,007.60

(1) Por tanto la ejecución real de Presupuesto 2011 es de un 90.79%:

Total Presupuesto Definitivo ₡30,735,251,381.83

(-) Sub-ejecución ₡2,646,830,007.60

Total Presupuesto aplicada la Sub-ejecución ₡28,088,421,374.23

Total egresos ₡25,500,128,545.56

% de ejecución 90.79%

Liquidación Presupuestaria del

Presupuesto de la Junta

Administrativa del Registro

Nacional, Período 2010.

Liquidación Presupuestaria del

Presupuesto del Fideicomiso de

Vivienda 2010.

Registro de la información en el

Sistema de Información de

Presupuestos Públicos (SIPP) de la

Contraloría General de la República

y en el Sistema de Consolidación de

Cifras del Sector Público

Costarricense (SICCNET) de la

Secretaría Técnica de la Autoridad

Presupuestaria.

Formulación del Anteproyecto de

Presupuesto de la Junta

Administrativa del Registro

Nacional, Período 2012 por un

monto de ¢35.420.857.372,49.

Formulación del Anteproyecto de

Presupuesto del Fideicomiso de

Vivienda, Período 2012 por un

monto de ¢271.000.000,00.

Informes de Ejecución

Presupuestaria Mensuales y

Trimestrales.

84


Proyecto Actividades programadas Cumplimiento

Velar por el cumplimiento de los

lineamientos y políticas

presupuestarias para lograr maximizar

la utilización de los recursos.

Contar con el presupuesto institucional según los

lineamientos técnicos establecidos, elaborar los

informes de evaluación presupuestaria y los

informes de liquidación presupuestaria.

90.79%

Enlace con los sistemas SICCNET,

SIPP y para cumplir con las

disposiciones de la Ley de

Administración Financiera y demás

normas relacionadas con el control

de fondos públicos.

Uniformidad en criterios técnicos e integración de

información con el sector público.

100%

ESTADO DE LOS PROYECTOS

Proyecto Actividades programadas Cumpli-

- Brindar apoyo en materia financiera a las

diferentes instancias del Registro

Nacional para facilitar su labor.

FINANCIERO

Atender las solicitudes realizadas en

materia financiera, revisar las ofertas

de contratación administrativa,

custodiar las garantías existentes.

miento

100%

- Garantizar la cobertura de posibles

eventos para proteger los recursos

institucionales.

- Realizar estudios de costos de servicios

no regulados por ley para determinar la

tarifa por cobrar.

- Revisar la estructura porcentual de

reajuste de precios para dar

cumplimiento a la normativa vigente.

- Contabilizar los movimientos

económicos y financieros del Registro

Nacional para la oportuna toma de

decisiones.

Mantener actualizadas las pólizas de

seguros durante el 2011

COSTOS

Realizar los estudios solicitados

utilizando los criterios técnicos de la

Contraloría General de la República.

Realizar los estudios sobre reajuste de

precios mediante el análisis de la

documentación recopilada.

CONTABILIDAD

Realizar los estados financieros de los

movimientos

contables

institucionales y del Fideicomiso de

Vivienda durante el 2011, con la

aplicación de los principios contables

generalmente aceptados y las Normas

Internacionales de Contabilidad.

100%

100%

100%

100%

85


- Mejorar el sistema de control interno en

los procesos realizados en el

Departamento Financiero para lograr

proteger el patrimonio público, brindar

confianza y oportunidad de la

información, garantizar eficiencia y

eficacia de las operaciones.

- Garantizar el pago a proveedores y

usuarios internos.

- Enlace con los sistemas SICCNET, SIPP

y para cumplir con las disposiciones de

la Ley de Administración Financiera y

demás normas relacionadas con el

control de fondos públicos.

- Velar por el cumplimiento de los

lineamientos y políticas presupuestarias

para lograr maximizar la utilización de

los recursos.

Realizar conciliaciones, arqueos

sorpresivos mensuales mediante las

normas y métodos contables.

Mantener actualizado al personal en

materia financiero contable.

TESORERIA

Atender las obligaciones de pago, de

acuerdo a los requisitos estipulados

según la normativa.

PRESUPUESTO

Uniformidad en criterios técnicos e

integración de información con el

sector público.

Contar con el presupuesto

institucional según los lineamientos

técnicos establecidos, elaborar los

informes de evaluación

presupuestaria y los informes de

liquidación presupuestaria.

80%

100%

100%

100%

94,06%

- Se inicio la elaboración de

documento con todas las

interfaces de las Cuentas por

Pagar para implementar las

NICSP y mejorar la

Programación. Se requiere

analizar y modificar sobre los

diferentes tipos de contratos:

Servicios, adquisiciones de

bienes y obras constructivas para

la aplicación de cada norma

según corresponda así como los

servicios personales (salarios,

Cuotas obreras patronales), para

mejorar la programación.

- Se solicito un proyecto de

digitalización de los apartados el

cual hasta la fecha no se ha

podido iniciar por cuestiones

meramente presupuestarias.

- Se requiere profundizar y

analizar cada tipo de ingreso

para la aplicación de las normas

y su registro a base de devengo.

- Se está pendiente con la

modificación al Reglamento de

Cuentas por Cobrar.

COORDINACIÓN CON OTRAS

AUTORIDADES

INTERNACIONALES Y/O

NACIONALES

El Departamento Financiero

mantiene coordinación durante el

periodo con instituciones como:

- Contabilidad Nacional

- Tesorería Nacional

- Dirección de Tributación Directa

- Banco de Costa Rica

86


Así como con otras empresas que

brindan capacitación a los

funcionarios del Departamento.

CURSOS DE CAPACITACION

Dentro de algunos cursos de

capacitación, se enumeran:

a. Contratación administrativa

b. Certificación NICSP modulo I

c. Certificación NICSP modulo II

d. Certificación NICSP modulo III

e. Guía básica para la

implementación de NICSP

f. Como realizar exitosamente la

implementación de NICSP

g. Experiencias y desafíos en el

proceso de la Implementación de las

NICSP

h. Análisis EEFF basados en NIIF

i. III Congreso Nacional en

Administración de Oficinas

j. La secretaria y asistente ejecutiva

de alto nivel

k. Practicas de Tesorería General

l. Elaboración informes técnicos

m. Control Interno y SEVRI

n. Office básico

o. Excel básico-primer nivel

p. Excel practico: procedimientos pre

avanzados y funciones aplicadas

q. Excel superior

r. Tablas dinámicas

s. Administración efectiva del tiempo

y organización del trabajo

t. Elaboración y administración de

presupuestos públicos

u. Forma de llevar los libros

contables y aspectos tributarios

relacionados

v. Comunicación, elemento básico en

al inter-relación humana! Como

lograr una comunicación inteligente

w. Charla: Identificación y prevención

de riesgos

x. Siete herramientas para establecer

relaciones laborales eficaces y

resolver conflictos en las

organizaciones

GESTIÓN INSTITUCIONAL DE

RECURSOS HUMANOS

NATURALEZA JURÍDICA

Creación del Dirección.

Administrativa. Oficio DM-063-98 de

fecha 29 de enero de 1998.

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar la excelencia en el proceso

de gestión del talento humano para

brindar servicios de calidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Mantener y Actualizar el sistema de

clasificación de puestos que opera

en la organización correspondiente,

sobre el que se fundamente la

valoración de puestos, el

reclutamiento, la selección, la

capacitación, el desarrollo y otras

áreas de la Gestión de Recursos

Humanos. Incluye el diseño de los

cargos de trabajo, que implica la

descripción de las actividades,

funciones, responsabilidades y

finalidades que la organización

asigna a los mismos, misiones y

ámbito de acción, lo cual conlleva la

generación de perfiles y la

87


determinación de las competencias

necesarias para su correcto

desempeño.

Dirigir el conjunto de políticas y

prácticas orientadas a gestionar los

asuntos adecuados mediante los

cuales las personas logran ingresar a

la organización, continúan en

permanente movimiento para

finalmente salir de ella. Así se

distingue en este componente

atribuciones relacionadas con la

planificación, el reclutamiento,

selección, recepción, socialización o

inducción, período de prueba,

movilidad o promoción incluida la

funcional (variación de tareas) y la

geografía (reubicación) y la

desvinculación de personas.

Facilitar la organización del registro

y control de personal. En este

sentido este componente incluye la

administración del trámite de pagos,

control de movimientos de personal,

control de asistencia, vacaciones,

certificaciones, administración de

bases de datos y administración de

expedientes, trámites generales

sobre incentivos, beneficios,

licencias, permisos y otros afines al

registro y control.

Colaborar en actividades relativas al

conjunto de compensaciones

retributivas (salariales y extra

salariales) y no retributivas que la

organización dispensa a sus

funcionarios por concepto de la

prestación de servicios y

contribución de éstos a los

propósitos de aquella, reflejada por

su relación de trabajo. Bajo este

marco de referencia incorpora, en

estricto cumplimiento las políticas,

directrices y lineamientos en

materia de desconcentración

vigentes y emitidas por la Dirección

General de Servicio Civil, según

competencias delegadas, actividades

como la propuesta de estructuras

salariales (fija, básica u otras),

diseño y administración de

retribuciones variables, beneficios

extra salariales, administración de

salarios, reconocimientos no

monetarios y en general todo

aquello que apoye la definición de

políticas que se vinculan a una

estrategia de compensación global.

Crecimiento profesional de las

personas, considerando entre otros

aspectos su talento, promoviendo el

aprendizaje que se requiere así

como la definición de los itinerarios

de carrera interna institucional que

permiten interrelacionar los

diversos perfiles, expectativas y

preferencias individuales con los

requerimientos y necesidades

prioritarias y estratégicas de la

organización. Asimismo busca

influir sobre el rendimiento de las

personas en el trabajo, con el

propósito de lograr su alineación

con las prioridades de la

organización, además de estimar el

desempeño sostenible en términos

de la contribución que aportan los

colaboradores a la consecución de

los objetivos organizativos. En este

sentido el componente de interés se

constituye por la generación y

construcción de políticas de

promoción carrera, además de

formación y capacitación que

aseguren el aprendizaje individual y

colectivo en procura del

mantenimiento y evolución de las

competencias de los funcionarios

que apoyen su progreso profesional,

88


así como el logro del fin

organizacional. Asimismo incluye

las funciones de planificación del

rendimiento (pautas y estándares de

rendimiento alineados con

estrategia y objetivos organizativos),

seguimiento activo del rendimiento,

evaluación del rendimiento,

retroalimentación al colaborador, lo

que implica planes de mejora del

rendimiento.

Procurar que las relaciones

establecidas entre la organización y

sus funcionarios se perfilen en un

sentido colectivo y cohesionado, en

este ámbito cumple actividades

relativas al monitoreo del clima

organizativo, políticas y prácticas de

comunicación ascendente y

descendente, mantenimiento y

mejora de la percepción de la

satisfacción global de los

colaboradores, gestión de las

relaciones laborales (incluye la

administración del régimen

disciplinario), condiciones de

trabajo, relaciones entre la

organización y actores sociales

(sindicatos, gremios, asociaciones),

objetivos, valores y aspiraciones de

poder de todas las partes que

participan de la organización,

transacción y administración del

conflicto, gestión de políticas

sociales destacando entre ellas la

salud laboral y en general que se

procure mejorar la calidad de vida

laboral; adicionalmente podría

implicar negociación colectiva

salarial.

Asimismo, debe incluir procesos

relativos a la evaluación o Auditoria

de la Gestión de Recursos Humanos,

incorporando una revisión

sistemática y formalmente

estructurada para medir sus costos,

beneficios del programa integral de

Gestión de Recursos Humanos en el

ministerio, Institución u Órgano

Adscrito que permita la

comprobación práctica de su

eficiencia, eficacia y calidad, en

términos de su contribución con los

objetivos organizacionales.

CAMBIOS HABIDOS EN EL

ENTORNO

Subproceso Análisis Ocupacional

Los cambios en la normativa en

materia de clasificación de puestos

están regulados por las directrices que

emanan de la Dirección General de

Servicio Civil, sustentados en el

Estatuto de Servicio Civil y su

Reglamento, mismos que son

actualizados periódicamente en el

página electrónica de esa dependencia

(www.sercivil.go.cr), siendo esta

fuente obligatoria de consulta.

Adicionalmente se mantiene una

comunicación más cercana con las

instancias que conforman esa

dependencia, y la Autoridad

Presupuestaria de esta dependencia

en función de directrices y/o

procedimientos que regulan y

pudieran afectar en alguna manera a

los funcionarios del Registro

Nacional. Asimismo se está dando la

incorporación del Instituto Geográfico

Nacional (Ministerio de Obras

Públicas y Transportes) a esta

institución lo cual va a conllevar al

estudio de las respectivas plazas con

el fin de adecuarlas a lo que

corresponde.

89


Subproceso Salud y Seguridad

Ocupacional

Procurar un ambiente de trabajo

seguro y saludable, a todos los

funcionarios de la Institución, con el

fin prevenir accidentes y

enfermedades laborales:

El Plan Estratégico Institucional 2011-

2016, incorpora una nueva visión

Institucional comprometida con la

calidad, lo cual es determinante dentro

de los procesos productivos y establece

una asociación directa con las Políticas

Institucionales en materia de Salud y

Seguridad Ocupacional, aprobadas por

la Junta Administrativa, mediante

acuerdo en Firme J594 del

16/12/2010, lo que facilitará el

desarrollo e implementación de un

Sistema de Prevención, para el control

de los riesgos laborales, mejorando el

desempeño de la Institución y la

satisfacción del usuario.

Desarrollar e implementar

programas de prevención en materia

de Salud, Seguridad e Higiene

Ocupacional:

Mediante Acuerdo en Firme J274 del

10/06/2010, la Junta Administrativa

aprobó la creación de una

Coordinación de Salud y Seguridad

Ocupacional, así como la gestión ante

la Autoridad Presupuestaria para la

creación de 4 plazas, en la misma se

autorizaba a la Unidad de Desarrollo

Estratégico (UDEI), para que

procediera a realizar la modificación

correspondiente en el manual de

estructura del Registro Nacional, así

como el ajuste en las funciones para

éste órgano, sin embargo la Directriz

del Poder Ejecutivo Nº 013H, dirigida

al Sector Público, limitó la dotación de

recurso humano para el desarrollo de

programas preventivos, cuyos objetivos

se fundamentan en promover y

mantener el más alto nivel de bienestar

físico, mental y social de los

funcionarios de la Institución.

ACCIONES EMPRENDIDAS

Subproceso

Análisis

Ocupacional

Mejorar en forma constante los

informes y los instrumentos que se

utilizan; brindar un servicio más

eficiente y personalizado a los usuarios

regulares internos y externos que así lo

soliciten, los requerimientos en

materia de clasificación de puestos;

para lo cual se efectuaron estudios de

análisis ocupacional actuando de

acuerdo con las disposiciones

establecidas, brindar el

mantenimiento continuo al Manual de

Cargos por Competencias; mantener

reuniones frecuentes a lo interno del

Subproceso de Análisis Ocupacional

para el estudio de casos, aplicación de

normativa, así como para la

determinación de factores susceptibles

de mejora y/o de innovación.

Subproceso Salud y Seguridad

Ocupacional

Desarrollar e implementar

programas para la promoción de la

salud y el trabajo:

Dentro del campo de la promoción de

la salud tanto en la sede central como

en algunas de las Oficinas Regionales:

con Campañas de Salud Bucodental y

Salud Visual, Campañas de Donación

de Sangre, Feria de la Salud y la

celebración de la Semana de Salud

Ocupacional, la cual fue declarada de

90


interés Institucional por la Dirección

General.

Fomentar la participación activa de

los diferentes grupos de apoyo en la

Gestión Preventiva en Riesgos

Laborales de la Institución

(comisiones de salud ocupacional,

gestión ambiental, comisión en

materia de discapacidad, comité y

brigada de emergencia):Se realizaron

diversas actividades de capacitación e

identificación de riesgos, en las que se

garantizó una participación activa de

estos grupos, en materia de la

prevención de riesgos, accesibilidad,

protección del medio ambiente, la

prevención y atención de emergencias.

Subproceso Servicios de

Información

En la atención de cualquier solicitud de

información o trámite se entregará un

resultado satisfactorio en el menor

tiempo posible.

Se coordinó la adquisición de nuevos

portacarnets, acordes con los

lineamientos en cuanto a la nueva

imagen institucional, así mismo se

tiene programado el cambio del total

de carnets con un nuevo diseño.

Se revisó y actualizó el procedimiento

de archivo de documentos en el

Expediente Personal, de modo que sea

sencillo y seguro, facilitando la gestión

documental.

PRINCIPALES

ALCANZADOS

LOGROS

Subproceso Análisis

Ocupacional

Se atendieron estudios de clasificación

de en un tiempo razonable

dependiendo de la complejidad del

mismo y el volumen de trabajo que

maneja este subproceso. Durante el

año 2011 se efectuaron más de 100

estudios de clasificación de puestos

entre reasignaciones, recalificaciones,

cambios de especialidad, estudios de

atinencia, entre otros. Así como otros

estudios e informes propios del área de

clasificación de puestos.

Se dio sesoría los funcionarios e

instancias administrativas del Registro

Nacional y externas que así lo

requieran en cuanto a información,

consultas y requerimientos hechos en

la materia de gestión por

competencias.

La atención ha sido en forma personal,

vía telefónica, por correo

electrónico o escrito.

Para un mejor desarrollo personal y

desempeño laboral en las áreas de

análisis ocupacional, gestión por

competencias y desarrollo del

liderazgo, los funcionarios del

Subproceso fueron capacitados.

Subproceso Salud y

Seguridad Ocupacional

a) Área de Salud Laboral

• La consolidación del Servicio Médico

certificado por el INS, facilitó la

reducción del número de accidentes

laborales presentados durante el año

2011, en comparación con los

accidentes presentados en el año

2010.

• Actividades de promoción de la salud

(sede central y en regionales).

• Programas de capacitación en salud y

seguridad ocupacional a nivel

Institucional.

91


• Inclusión de aspectos de salud y

seguridad ocupacional en licitaciones.

• Realización de análisis

microbiológicos en el servicio de

alimentación de la Institución,

garantizando la inocuidad

alimentaria de dicho servicio.

b) Área de accesibilidad

• Coordinación para la construcción y

adecuación de rampas.

• Coordinación para la construcción de

pasamanos en áreas peligrosas y en

rampas.

• Coordinación con el CNREE,

mediante la reactivación parcial de la

CIMAD.

c) Área de Gestión Ambiental

• Conformación de la Comisión de

Gestión Ambiental, de forma integral

con áreas y/o Departamentos

estratégicos.

• Aprobación de Política Ambiental de

la Institución.

• Realización de programas de reciclaje

con énfasis en responsabilidad social.

• Aprobación del compromiso

ambiental del Departamento de

Gestión Institucional de Recursos

Humanos para el período 2011-2016.

d) Área de Prevención y Atención de

emergencias

• Revisión de escaleras de emergencia

en coordinación con el Dpto. de

Ingeniería de Bomberos.

• Continuidad del proceso de

capacitación de la Brigada de

Emergencia.

• Realización de simulacros bajo

metodología del Sistema de Comando

de Incidentes.

• Compra de extintores, balastros de

emergencia y señalización de

seguridad.

• Renovación del equipo de

inmovilización y reabastecimiento de

botiquines de primeros auxilios.

• Coordinación con el Departamento de

Arquitectura y Servicios Generales

para la construcción de una bodega

de líquidos combustibles e

inflamables.

Subproceso Reclutamiento y

Selección de Personal

Concursos Internos: En el 20011

se publicaron dos Concurso Interno:

RN-01-11 (para llenar plaza de la

Dirección Informática) y el Concurso

Extraordinario RN-02-11, para

remozar los registros de elegibles

existentes y llenar algunas plazas

vacantes. Del cual se tienen los

siguientes resultados:

El Registro Nacional cuenta con una

población aproximada de 1115

funcionarios (interinos y propietarios),

un total 155 funcionarios

PARTICIPARON EN LAS

DIFERENTES CLASES DE PUESTOS,

lo cual representÓ un 13.90% de

participación. Al respecto, se destaca

que del total de participantes 60

funcionarios son interinos, un 38,71%

del total. Con la participación del 13%

de los funcionarios se dio un aumento

relativo en comparación con otros lo

que motiva a continuar realizando este

tipo de actividades. Además, en cuanto

a la promoción obtenida según datos

preliminares, se obtuvo que el 62% de

los participantes aprobaron con nota

igual o superior a 70, requisito

indispensable para conformar el

registro de elegibles; este dato nos

permite concluir que los registros

elegibles existentes quedarán más

remozados.

92


El concurso interno extraordinario CI-

RN-02-11 por asuntos legales

relacionados con la interpretación del

Reglamento de Concursos Internos (

Decreto Nº 24025-MP) y la

Negociación Colectiva del Registro

Nacional ( periodo 2010-2013), por

disposiciones de la Dirección General

de Servicio Civil ha quedado en

suspenso, en tanto se resuelven los

criterios de interpretación y aplicación.

Concursos Externos: Se publicó

un concurso externo por Artículo

15, para llenar 1 plaza vacante de

Trabajador de Artes Gráficas 3.

Lográndose conformar un registro

de 5 elegibles para futuras

necesidades.

Nombramientos y Promociones:

Como producto del concurso

interno se promovieron en

propiedad un total de 2

funcionarios regulares.

También se realizaron 70

nombramiento en propiedad, entre

ascensos,

traslados

interinstitucionales y ternas resueltas,

para mayor detalle:

-Ternas resueltas: 56

-Ascensos en propiedad: 2

-Traslados Interinstitucionales: 11

-Reingreso por Artículo 14: 1

Se realizaron 90 nombramientos

interinos y 16 nombramientos

sustitutos, por vacaciones o

incapacidades del titular del puesto.

Del Régimen Especial de

Dictaminadores y de Informática, se

tramitaron 19 nombramientos.

Declaraciones juradas de

requisitos para la Dirección

General de Servicio Civil: Se

revisaron documentos, atestados,

requisitos y se elaboraron y

digitaron 60 declaraciones juradas

de requisitos.

Pedimentos de personal: Se

confeccionaron en total 46

pedimentos de personal.

Nóminas: En el año 2011 se

tramitaron 2 nóminas por

concurso interno y 8 nóminas de

concursos externos institucionales,

las cuales se resolvieron todas.

Asimismo, se resolvieron 30

nóminas por concurso externo se

recibió en total 59 nóminas para

resolver de las cuales 18 fueron

devueltas sin resolver.

Evaluación de Período de Prueba:

De los nombramientos en

propiedad tramitados en el año

2011, se han gestionaron 88 de

períodos de prueba, aprobados.


Subproceso de Capacitación y

Desarrollo

Estudio integral de talento en la

Dirección de Bienes Muebles.

Talleres: “Nociones determinantes

para la gerencia y el liderazgo

exitoso”, dirigido a los jefes,

“Gestión por fortalezas”, dirigido a

todos los colaboradores de la

Dirección.

Encuesta de Clima Organizacional.

Aplicación de pruebas para la

valoración del personal y análisis

de equipos.

93


Taller “Gestión por fortalezas” para

colaboradores de Oficinas

Regionales y Servicios Registrales.

Implementación del Programa de

Preparación para la Jubilación

“Hacia un nuevo reto…” con 40

prejubilados.

Programa de capacitación por

competencias (Cierre de brechas),

dos cursos para analistas

administrativos y registradores.

Programa de Desarrollo Personal,

charlas mensuales de formación

integral, apuntando hacia un estilo

de vida en equilibrio.

Modificación del instrumento de

evaluación del desempeño.

Adquisición de mobiliario nuevo

para el Aula de Capacitación.

Diagnóstico y propuesta del Centro

de Formación del Registro

Nacional

Coordinación de actividades de

capacitación interinstitucionales

con instructores de CECADES.

Conformación del banco de

Facilitadores del Registro Nacional.

Coordinación de actividades de

capacitación internas con las

Direcciones de Servicios

Registrales, Bienes Muebles,

Inmobiliario y Oficinas Regionales.

Subproceso Servicios de

Información

Actualización de Expedientes de

Personal, tanto físico como digital.

Actualización de Expedientes de

Carrera Profesional, tanto físico como

digital.

Participación en el Sistema de

Gestión de Calidad del

Departamento.

Planteamiento de nuevas mejoras al

Módulo de Carrera Profesional en el

SIFA, se dejaron en producción las

mejoras que permiten un nivel

aceptable de funcionamiento del

sistema. Actualmente se trabaja en

completar la información del

incentivo que no se había registrado

en el sistema por las fallas que daba.

Además, esto ha permitido revisar

individualmente, a la fecha 278 casos,

detectándose errores en los puntajes

que implicó la elaboración a

diciembre de 78 informes para

proceder a la corrección, de los que la

jefatura ha revisado y dado V°B° a 38

de ellos.

En el año 2011 la demanda

certificaciones fue 1366, solo 29 se

entregaron fuera del plazo

establecido.

Se retomó el Registro de Errores u

Omisiones, con el propósito de ir

implementando proyectos en materia

de Calidad y Auditoria de RRHH.

Se funge como administrador de la

Intranet de RRHH que fue

desarrollada por la empresa Exceltec

y entregada el año anterior. Se

capacitó al personal de la Dirección

Administrativa para su uso y se da

seguimiento a su funcionamiento.

94


Atención de solicitudes de

información de distinta naturaleza

requeridas por diversas instancias.

Subproceso Administración

de Salarios e Incentivos

Anteproyectos

Como parte de las nuevas funciones

asumidas por el proceso de

Administración de Salarios e

Incentivos se colaboro en la

elaboración de los anteproyectos de

salarios para los presupuestos de la

Junta Administrativa y del Gobierno

Central.

Aporte Patronal de ASOREN

Se retomo como parte de las

actividades se envía los aportes

patronales de aquellos funcionarios

asociados a la Asociación Solidarista

del Registro Nacional tanto para los

funcionarios de la Junta

Administrativa como de Gobierno

Central.

Auxiliar Aporte Patronal

(ASOREN)

Como complemento al envió del

aporte patronal y como actividad de

control interino se elaboro un Auxiliar

con los históricos de los montos

enviados a la Asociación.

Conciliaciones Planilla – CCSS

Para un adecuado control de los

egresos por concepto de pago de

facturas a la Caja Costarricense del

Seguro Social por concepto de cargas

patronales y estatales que realiza la

Junta Administrativa se inicio con la

conciliación mes de mes de los

salarios reportados así como el cobro

efectuado.

Conciliaciones Retenciones por

pagar

Dadas las diferencias encontradas en

las conciliaciones de las retenciones

salariales de la planilla de la Junta

Administrativa se ha ido depurando

cada una de ellas en donde se realizan

ajustes positivos o negativos de

acuerdo a cada situación, en donde se

le reintegra al funcionaria o se le

cobra lo pagado de más.

Pago mediante transferencia

MAPE – SINPE (Eliminación

de boletas)

Debido a las facilidades que se

presentan con la plataforma de SINPE

para el pago de salarios, se está

aprovechando esta herramienta para

sustituir las boletas de pago de

planillas adiciones de la Junta

Administrativa y la ayuda económica

a los funcionarios del Convenio con

Adaptación Social.

El proceso se está realizando por

etapas y el objetivo final es eliminar

por completo los pagos mediante las

Boletas de Pago.

Envío mensual de planillas a

la Caja Costarricense del

Seguro Social

La Caja Costarricense del Seguro

Social está realizando cambios en la

forma de recibir la información de las

planillas de las diferentes

instituciones del estado. La misma se

está realizando por medio de Correo

Electrónico con medidas de seguridad

implementadas por ellos, tanto para

las planillas de la Junta

Administrativa y de Gobierno Central.

Se ha logrado llevar a cabo este nuevo

proceso sin alterar las fechas de

entrega y de esta forma no afectar a

los funcionarios.

95


Modificaciones

presupuestarias

Los procedimientos para realizar

cambios en el presupuesto asignado

para la institución (cambios de

partidas) han sufrido modificaciones

sustanciales en cuanto a los

formularios y lapsos de tiempo para

ser solicitados. El proceso ha venido

realizando ajustes a las actividades

diarias con el objetivo de atender de

manera oportuna estos

requerimientos y de esta forma no

afectar el pago de salarios.

Ejecución del Presupuesto de

Salarios

Junta

Administrativa:

9.490.138.629,85

Gobierno

Central:

8.429.201.017,89

Estudios de Aumentos Anuales

Debido a inconsistencias encontradas

en el pago de Aumentos Anuales, se

procedió a realizar todo un estudio

integral, funcionario por funcionario

con el objetivo de corroborar que los

pagos se están efectuando por

concepto correctamente.

ESTADO DE LOS PROYECTOS

Subproceso

Análisis

Ocupacional

Durante el año 2011 este subproceso

no planteo proyectos específicos;

siendo el Proyecto de digitalización de

los servicios vía INTRANET el que se

está desarrollando el Departamento

de Gestión Institucional de Recursos

Humanos. Está pendiente la

propuesta de digitalizar los sobres de

puestos de los funcionarios del

Registro Nacional, en espera de

disponibilidad de recursos.

Subproceso Salud y Seguridad

Ocupacional

a) Proyectos en materia de Prevención

de Riesgos Laborales:

Debido a la directriz del Poder

Ejecutivo Nº 013H, la implementación

del Sistema de Gestión Preventiva en

Riesgos Laborales, no se pudo realizar

para el primer trimestre del 2011. De

igual forma, el proceso de certificación

del Registro Nacional como Espacio

Libre de Humo de Tabaco, se estima

retomarlo en el primer trimestre del

2012

b) Proyectos en materia de Gestión

Ambiental:

Por medio de la conformación de la

Comisión de Gestión Ambiental, se

fortaleció el programa de Reciclaje

Institucional con Énfasis en

Responsabilidad Social y se estima

concluir con la elaboración del Plan de

Gestión Ambiental de la Institución en

el primer semestre del 2012

c) Proyectos en materia de

Discapacidad:

Actualmente los proyectos para la

construcción de pasamanos y

adecuación de rampas dentro de la

Institución, se encuentran en un 75%

de avance, actualmente en el Dpto. de

Arquitectura y Servicios Generales, se

realiza un estudio quienes diseñarán

las especificaciones técnicas de cada

proyecto.

d) Proyectos en materia de Prevención

y Atención de Emergencias:

El proceso de certificación de la

Brigada de Emergencia se interrumpió

96


por el cambio de la empresa que

brindaba el servicio de atención de

emergencias y capacitación de la

Brigada, se estima completarlo en

agosto del 2012. Dicho proyecto

permitirá contar con Brigadistas con

un nivel de capacitación adecuado

(Asistente de Primeros Auxilios).

Para el primer trimestre del 2012, se

estima realizar micro simulacros y

concluir con la instalación de la

señalización de seguridad.

Subproceso Administración de

Salarios e Incentivos

Estudios generales

Se realizará un estudio integral de las

Vacaciones, Carrera Profesional,

Prohibición, Materia Registral y

Zonaje, funcionario por funcionario

para corroborar la debida aplicación

de los mismos.

Modulo de Asistencia a las

Regionales

Para un mejor control de asistencia de

los funcionarios que laboran para las

diferentes oficinas regionales del

Registro Nacional en el país, se estará

implementando el sistema a cada una

de ellas, acompañadas de la respectiva

capacitación.

Persona próximas a pensionarse

Como parte del compromiso del

Departamento de Gestión Institucional

de Recursos Humanos con aquellos

funcionarios próximos a pensionarse

se pretende trabajar en conjunto con el

Ministerio de Trabajo para facilitar los

tramites a los funcionarios. A mediano

plazo se quiere hacer lo mismo con

aquellos funcionarios que cotizan para

el Régimen de Invalidez, Vejez y

Muerte de la Caja Costarricense del

Seguro Social.

Se pretende incorporar este tema en el

programa de Preparación a la

Jubilación que desarrolla el Proceso de

Capacitación, previa una adecuada

coordinación

Suspensiones

Como tema fundamental en el control

de asistencia se va a desarrollar un

procedimiento a lo interno para llevar

un control adecuado de las

suspensiones en el cual se le de un

seguimiento con el debido tramite que

debe realizar la Asesoría Jurídica

hasta su resolución.

Auxiliar de cotizaciones para el

Fondo de Pensiones del Registro

Público

El Departamento de Contabilidad a

mediados del año 2011 traslado toda

la información referente a las

cotizaciones, al Fondo de Pensiones

del Registro Público. Se realizará una

depuración y actualización de las

mismas.

PROVEEDURÍA

NATURALEZA JURÍDICA

El Departamento de Proveeduría del

Registro Nacional se fundamenta en

los artículos 105, 106 y 107 de la Ley

de Contratación Administrativa y los

artículos 219 al 224 del Reglamento a

la Ley de Contratación

Administrativa, ya que por ser una

institución adscrita al Ministerio de

Justicia con su propia Proveeduría, no

pertenece al Gobierno Central, pero es

regulada en sus funciones más

97


específicas, competencias y requisitos

por el Reglamento para el

Funcionamiento de las Proveedurías

Institucionales.

El Departamento de Proveeduría

depende jerárquicamente de la

Dirección Administrativa del Registro

Nacional, y por ella se canalizan todas

las políticas, directrices y

lineamientos.

OBJETIVO GENERAL

Satisfacer en forma eficiente, las

demandas de bienes y servicios de

acuerdo a las leyes y reglamentos que

rigen la Contratación Administrativa,

por parte de los diferentes

departamentos que conforman el

Registro Nacional, así como

garantizar el almacenamiento y

entrega de materiales, suministros y

activos con el fin de brindar un buen

uso y mantenimiento oportuno de los

bienes y servicios de la Institución.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Coordinar las acciones para velar

por el adecuado uso y

mantenimiento de los materiales,

suministros y activos del Registro

Nacional.

Ejecutar mediante los

procedimientos de contratación

administrativa (licitación pública,

abreviada y otros), la adquisición

de los bienes y servicios que el

Registro Nacional requiere para su

normal funcionamiento.

Coordinar las acciones para velar

por el adecuado uso y

mantenimiento de los activos del

Registro Nacional.

Realizar informes para la Auditoría

Interna, Unidad de Desarrollo

Estratégico

Institucional,

Contraloría General de la

República,

Autoridad

Presupuestaria, Ministerio de

Hacienda y otros.

Suministrar a la Dirección

Administrativa la información para

el proyecto de presupuesto,

presupuesto extraordinario y

modificaciones presupuestarias en

lo relativo a bienes y servicios

CAMBIOS EN EL ENTORNO

JURÍDICO

En materia de contratación

administrativa, durante el año 2011,

no se presentaron cambios en el

entorno jurídico, tanto en materia de

Contratación Administrativa como de

Administración de Bienes.

ACCIONES EMPRENDIDAS

Las acciones realizadas para

establecer, mantener, perfeccionar y

evaluar el Sistema de Control Interno

del Departamento consisten en:

Dotar de infraestructura adecuada

en las Bodegas utilizadas por la

Coordinación de Activos y de la

Bodega General.

Llevar a cabo un inventario general

de activos para actualizar toda la

información relacionada.

Llevar a cabo inventarios aleatorios

y general de materiales y

suministros según dicta la política

interna (semanales, trimestrales y

anual)

98


Actualización y comunicación a los

funcionarios del Departamento, un

compendio de las normas y

políticas de Control Interno.

Dotar de infraestructura adecuada

a las instancias correspondientes

para el mejoramiento de las

funciones desempeñadas.

Reforzar a las áreas de Control de

Activos, Bodega General, y

recepción de Proveeduría con

personal de Contrato, con la

finalidad de coadyuvar con las

tareas desempeñadas por parte de

este Departamento.

Velar por la adecuada custodia de

documentos, para esto se cuenta

con más recurso humano.

Elaboración de la Matriz de

Seguimiento del 2011 con cero

medidas no cumplidas.

LOGROS ALCANZADOS

Se lograron tramitar los

siguientes procedimientos de

compra:

o 944 Contrataciones Directas

o 8 Licitaciones Públicas

o 27 Licitaciones Abreviadas

o De dichos procedimientos se

generaron 1219 órdenes de

compra.

Se realizó el registro de 3,144

activos por un valor de

¢1,109,363,704.35, igualmente

se procedió a identificar con

una etiqueta de código de

barras todos los activos físicos

que se adquirieron durante el

2011. Dichos activos se

registraron tanto en el Sistema

OPENGOB como en SIBINET

del Ministerio de Hacienda.

Se realizaron 8 actas de

donación por 1052 activos, a

Escuelas y Asociaciones de

Bien Social.

Se realizaron 4 traslados por

167 activos a Ministerios y

Dependencias del Gobierno

Central.

Se realizó una toma física de

activos en las instalaciones del

Registro Nacional, así como de

las oficinas Regionales.

Se tramitaron actualizaciones

de ubicación de activos,

mediante los formularios de

Traslado Interno y Recibido

Conforme, para un total de 963

durante el año 2011.

Se tramitaron 645 Entradas de

Bodega, generadas de los

procedimientos de compra por

Bienes, y Materiales y

suministros.

Se generaron 1625 Salidas De

Bodega, que responden a las

diferentes solicitudes por

requisición de Suministros,

Materiales o Bienes de las

diferentes

instancias

administrativas y ejecutivas del

Registro Nacional.

Realización de inventarios

semanales y trimestrales

aleatorios en coordinación con

el Departamento de

Contabilidad de los materiales

y suministros custodiados en la

99


Bodega General. Además se

llevó a cabo un inventario

general del cual se realizó el

respectivo ajuste en conjunto

con el Departamento

Se racionalizaron las entregas

de los Materiales y Suministros

de forma que el gasto total

fuera menor como se muestra a

continuación:

Se crearon áreas de seguridad

para el almacenamiento y

custodia de valores

Se custodiaron y entregaron

valores ubicados en la Bodega

General, a los interesados, de

acuerdo a los controles de

calidad establecidos.

Se remodeló el ingreso a la

Bodega General para lograr

una mayor seguridad en esta

área tan importante ya que se

custodian materiales,

suministros, activos, y valores

como lo son las diversas

boletas y papel de seguridad

que utiliza el Registro Nacional

en los trámites que llevan a

cabo los usuarios, y los blancos

para placas.

Se dio continuidad a la

instalación de racks tipo

industrial en la Bodega General

y en la Bodega de Activos.

Se inició la implementación de

métodos científicos y

tecnología avanzada en la toma

física de los inventarios, así

como de la información

necesaria para las compras de

los materiales y suministros

Propiciar cambios necesarios

en los sistemas informáticos

relacionados con inventarios y

salidas de mercadería.

100


Cuadro comparativo de los montos en las salidas Bodega General de los

Materiales y Suministros

MESES

MATERIALES Y SUMINISTROS

Montos de las salidas 2010 Montos de las salidas 2011

Enero 131,339,242.52 101,275,921.16

Febrero 50,475,527.15 28,417,358.75

Marzo 64,517,629.55 110,059,889.86

Abril 121,356,536.35 35,554,316.05

Mayo 60,796,900.15 89,515,132.65

Junio 48,155,835.10 60,981,329.05

Julio 55,733,329.34 72,066,478.97

Agosto 104,331,361.37 75,538,193.32

Septiembre 114,421,414.96 125,386,984.86

Octubre 9,072,553.63 20,004,227.02

Noviembre 77,888,551.01 50,819,830.85

Diciembre 33,788,397.88 71,974,807.64

Total 871,877,279.01 841,594,470.18

Como puede observarse el ahorro fue de ¢ 30.282.808,83

ESTADO DE PROYECTO

Se cumplió en un 100% la

construcción e instalación de Racks

tipo industrial en su segunda etapa en

la Bodega General, y en la Bodega de

Activos con la finalidad de mejorar el

sistema de almacenamiento de

materiales y suministros y activos;

además de modernizar la

infraestructura en aras de mejorar el

servicio brindado.

COORDINACIÓN CON OTRAS

AUTORIDADES

INTERNACIONALES Y/O

NACIONALES

Programa Técnico en Contratación

Administrativa para la Gestión

Pública, Universidad de Costa Rica

CURSOS RECIBIDOS

Inventarios y métodos de

investigación de almacenamiento;

consultor Lic. Rodrigo Bonilla

Curso Jurisprudencia en

Contratación Administrativa,

ARISOL Consultores

Curso Cómo Elaborar Carteles,

ARISOL Consultores

Compras Sostenibles, Ministerio de

Hacienda

COMPRARED V2, Ministerio de

Hacienda

101


SEGURIDAD INSTITUCIONAL

NATURALEZA JURÍDICA

El 30 de julio mediante oficio DM-

1037-2004, se aprueba la creación del

Departamento de Seguridad y

Vigilancia del Registro Nacional,

como dependencia de la Dirección

Administrativa, debido a que resulta

necesario para garantizar la

supervisión, coordinación y el control

de los servicios privados que

custodian la institución.

OBJETIVO GENERAL

Brindar seguridad física a las

personas, bienes y activos del Registro

Nacional, para garantizar su

protección y salvaguarda.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:




Brinda seguridad y vigila los bienes,

las instalaciones y el personal de la

Institución.

Lleva un control de salida de los

bienes de las instalaciones, en

coordinación con el Departamento

de Proveeduría y la Unidad de

Mantenimiento.

Revisa los roles semanales de

distribución del personal de

seguridad.

Coordina, con las entidades

externas, las medidas especiales de

seguridad que ameriten la

realización de actividades

especiales.

Vela por la capacitación del

personal de seguridad.


Supervisa las labores de la sala de

monitoreo.

CAMBIOS HABIDOS EN EL

ENTORNO




En caso de emergencias se crea un

protocolo en el mes de febrero,

para que los oficiales de seguridad

llamen a la empresa contratada

inmediatamente, y se comunique

con el Departamento de

Seguridad para coordinar la

ayuda de los brigadistas de la

institución o el Consultorio

Médico.

Se solicita el cierre total de la

puerta salida costado oeste de la

soda comedor, y con el visto

bueno del Comité de Emergencias

institucional, lo anterior a partir

del lunes 16 de mayo de 2011. El

oficial en recorrido del módulo

siete mantiene en su poder una

llave, para poder abrir esta puerta

en caso de emergencia.

En mayo se hace la propuesta de

pasar 78 oficiales (según contrato

2008-2011) a 84, lo anterior por

aperturas de Regional Oeste,

Puntarenas y a la necesidad de

mayor cantidad de puestos de

seguridad debido a edificios

nuevos y cambios en

infraestructura.

Las

Coordinadoras trabajan en la

elaboración del Cartel para

contrato de los servicios de

Seguridad y Vigilancia.

Por orden de la Dirección

Administrativa se pasan de hacer

tres encuestas por cuatrimestre a

dos por semestre.

Después de investigación del

trámite que se lleva con el

traslado del dinero que se maneja

102


en el área de timbres al camión

remesero, esto en la Regional

Oeste, para el mes de noviembre

se crea Protocolo para Traslado de

dinero de timbres al Banco.

A partir del 1 de diciembre el

Departamento de Seguridad pasa

a hacerse cargo del control de

accesos, del cual anteriormente

era parte de las funciones del Área

de Aseguramiento de la

Información.

ACCIONES EMPRENDIDAS


Aplicación de dos evaluaciones

semestrales mediante encuestas a

las Direcciones y Departamentos,

quienes las trasladan a sus

colaboradores involucrados con el

servicio que prestan los agentes



de seguridad, tanto dentro de la

institución como en los parqueos.

Se realizaron varias inspecciones

y recorridos mediante

inspecciones en el sitio (en los

diversos puestos de seguridad y

vigilancia dentro de las

instalaciones del Registro

Nacional), esto para determinar el

cumplimiento efectivo del

contrato suscrito con la

institución.

Se atendieron trece denuncias en

torno a presuntas irregularidades

donde se vinculan a los agentes de

seguridad, lo relacionado con

seguridad física y la sala de

monitoreo. De las cuales dos de

ellas están por ser cerradas.

Estadística que bajo con respecto

al 2010 y donde se atendieron

diecisiete denuncias.


Se realizaron acciones tendientes

a mejorar la seguridad y custodia

de los bienes de la institución,

dentro de estas se continúa con la

revisión de bolsos a la entrada y

salida, control de activos o bienes

personales mediante boletas,

revisión de oficinas que laboran

en horas extraordinarias,

inspecciones periódicas de los

oficiales de seguridad por parte de

este Departamento, entre otras.

103


PRINCIPALES

ALCANZADOS


LOGROS

Se logro disminuir la desaparición

de bienes del Registro Nacional.

Se evaluó parcialmente la

prestación del servicio de

seguridad en la Institución, la cual

según la mayoría de los

funcionarios es favorable.


Se ha logrado que el personal del

Registro Nacional conozca más

sobre el Departamento, mediante

la colaboración del Departamento

de Proyección Institucional, así

los funcionarios pueden acudir al

mismo a tiempo para solventar

una eventualidad, antes de tener

que poner una denuncia y realizar

la investigación del caso, tanto el

Departamento como el Poder

Judicial.

Fueron entregados a este

Departamento doscientos

veinticinco objetos perdidos, gran

diferencia en comparación con el

año 2010, en el cual fueron ciento

sesenta y dos objetos perdidos.

De estos doscientos veinticinco

fueron devueltos a sus dueños

ciento veinticinco de ellos,

cincuenta y seis cédulas

entregadas al Registro Civil, dos

Licencias al COSEVI y cuatro

carné de abogado para un total de

sesenta y dos, y en custodia aún se

encuentran ochenta y tres objetos

de los cuales Sandra Sáenz la

compañera encargada, estará

entregando a entidades

correspondientes objetos como

tarjetas de crédito, carnés, planos

y escrituras u otros.

Tanto usuarios como funcionarios

se han sentido satisfechos, al

tener un lugar donde acudir a

preguntar o donde recuperar sus

objetos personales, y aún más

cuando se les ha localizado para

que vengan a retirar sus

pertenencias.

Se logró disminuir en gran

medida el número de denuncias,

en los cuatro años de existencia

del Departamento siempre la cifra

ha ido en descenso.

104


Años Denuncias grafico

2007 13 serie 1

2008 42 serie 2

2009 34 serie 3

2010 17 serie 4

2011 13 serie 5

ESTADO DE LOS PROYECTOS

La sala de monitoreo del Registro

Nacional arranco a partir de Junio

de 2009, continua sin funcionar al

100% solamente en horas hábiles,

debido a que las cámaras no son

día/noche, por lo que si la luz está

apagada la cámara no capta nada;

es rescatable que a partir del 1 de

diciembre de 2011 además de la

supervisión de la sala de

monitoreo, el Departamento de

Seguridad asume las siguientes

funciones:

Asignar accesos a funcionarios en

áreas específicas, previa solicitud

de la Dirección respectiva.

Quitar accesos a áreas cuando un

funcionario por diversas razones

no lo requiera, previa nota de

solicitud de la jefatura interesada.

Generar reportes sobre las áreas

específicas a las que tiene acceso

un funcionario.


105


Generar videos guardados en

conjunto con el Área de

Aseguramiento de la Información.

Coordina el desbloqueo de

puertas o sirenas de forma

temporal según se requiera.

Enmascara o desenmascara

(silenciar sirenas), previa

solicitud de la parte interesada.

Monitorea el adecuado

funcionamiento físico de las

puertas y cámaras.

Realiza investigaciones de accesos

irregulares.

Atiende denuncia de mal uso y

daños de dispositivos.

Aún no está en construcción la

caseta por el sector de la bodega

general, y se espera se construya

una para el edificio de Placas,

para el cual se solicitará un oficial

en el cartel para el próximo

Contrato.

Se ha logrado disminuir

denuncias y resolver las que se

han presentado, devolver objetos

perdidos, y trabajar en conjunto

con los oficiales en las diferentes

labores. Se espera solamente que

haya mayor comunicación entre el

Departamento y el Área de

Aseguramiento de la Información

debido a sus proyector afectan la

labor de este Departamento, pero

no se toma el parecer de las

coordinadoras hasta finalizado el

proyecto, por lo que no se puede

hacer nada por falta de

presupuesto.

COORDINACIÓN CON OTRAS

AUTORIDADES

INTERNACIONALES Y/O

NACIONALES.

Se recibieron los siguientes cursos:

Sistema de Comando de Incidentes

(8 horas), impartido por Luis Garro

Redondo, Técnicos en Emergencias

Medicas de la empresa Aragar,

Servicios Múltiples en Salud.

Organización de Brigadas de

Emergencia (16 horas), impartido

por la Academia Nacional de

Bomberos.

Curso Control de Principios de

Incendio (8 horas), impartido por

la Academia Nacional de

Bomberos.

106


DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA

NATURALEZA JURÍDICA

Planea, dirige, coordina y supervisa

actividades profesionales en el campo

de la informática, tanto en lo técnico

como en lo administrativo, orientadas

al logro de los objetivos

institucionales mediante el desarrollo

de sistemas de información y

programas laborales en la ejecución

de procesos y proyectos, que

coadyuvan en la labor sustantiva que

brinda el Registro Nacional.

OBJETIVO GENERAL

Lograr que las tecnologías de

información apoyen la misión, la

visión y los objetivos estratégicos del

Registro Nacional.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Mantener la continuidad de las

operaciones de los sistemas de

información críticos del Registro

Nacional.

Sustituir la plataforma

tecnológica 1 obsoleta.

Asegurar la inversión que en

materia de TI haga la Institución,

1 Para los efectos de este documento se

considerará por “Plataforma Tecnológica” el

conjunto de equipos, principales o

“mainframes”,

microcomputadoras,

dispositivos periféricos y de

telecomunicaciones, sus sistemas operativos

y sus utilitarios, así como los ambientes de

desarrollo para las aplicaciones y bases de

datos.

mediante acciones que prevengan

la obsolescencia tecnológica.

Mantener la gobernabilidad de TI

mediante la adopción de un marco

de gestión sustentado en guías,

estándares y mejores prácticas

generalmente aceptadas.

Impulsar el fortalecimiento y el

desarrollo del recurso humano de

la Dirección de Informática.

Modernizar los sistemas de

información llevándolos a

versiones de software modernas,

soportadas, abiertas, estables,

robustas, flexibles, seguras y de

alta disponibilidad, con tecnología

de n-capas e interfaz de páginas

Web en los casos que su uso sea

razonable.

Apoyar el desarrollo de un Portal

de Servicios Digitales que permita

la realización de trámites a través

de Internet y la incorporación de

la firma digital a los procesos

registrales.

Desarrollar y mantener un marco

de gestión para el aseguramiento

de la información.

CAMBIOS EN EL ENTORNO

En diciembre 2010 la Autoridad

Presupuestaria aprobó el traslado

de 13 plazas del Régimen del

Servicio Civil al Régimen Especial

de Informática; logrando con esto

avanzar en la unificación de ambos

regímenes. Para el 01 de marzo se

había formalizado el traslado de

estos funcionarios, así como el

ascenso en propiedad de un

funcionario de la Clase PGI2 a la

Clase Ejecutivo de Proyectos. De

107


este modo el que algunos

funcionarios se mantengan en el

Régimen del Servicio Civil obedece

a cuatro razones:

o Son

funcionarios

administrativos, por lo que no

califican para el Régimen

Especial.

o No cuentan con la formación

académica mínima que se

establece en el Régimen

Especial.

o Si bien se sometieron al proceso

de selección mediante un

concurso interno, no obtuvieron

la calificación mínima para ser

elegibles y por tanto candidatos

a puestos del Régimen Especial.

o Por decisión propia no

participaron en el concurso

interno promovido para optar

por plazas del Régimen Especial.

Se implementó el nuevo modelo de

gestión por competencias

patrocinado por el Departamento

de Gestión Institucional de

Recursos Humanos, mediante la

aplicación de formularios de

evaluación del desempeño

sustentados en este modelo.

En el 2010 entró en vigencia la

nueva convención colectiva, cuya

aplicación se fortaleció en el 2011

con la interpretación dada a

algunos artículos por parte de la

Dirección General.

El Registro Nacional continuó con

la inversión en la modernización

de su planta física (edificio de

Propiedad Industrial, edificio del

Archivo Central, edificio de Placas,

traslados internos, Regional Sector

Oeste), lo que ha impactado en la

plataforma

tecnológica,




propiciando su crecimiento y

reorganización.

El Gobierno Central y la Autoridad

Presupuestaria, emitieron una

serie de directrices orientadas a la

restricción del gasto público, lo

que ha impactado la ejecución de

algunos proyectos del Registro

Nacional.

Se elaboró el anteproyecto de

presupuesto de la DIRN para el

año 2012, el cual debió

reformularse considerando las

directrices emitidas por la

Dirección General en apego a las

políticas de restricción del gasto

emitidas por el Gobierno Central.

Esto significó que debió dejarse

fuera del presupuesto las

inversiones correspondientes a la

adquisición de servicios y

tecnologías, lo cual impactará en

forma directa las operaciones

diarias, el desarrollo de nuevos

proyectos y el fortalecimiento de la

plataforma tecnológica existente y,

en consecuencia, la garantía de la

seguridad registral. (Véase oficio

DIRN-0621-2011 de fecha 05-09-

2011 en el que se plasma el

impacto de la restricción del gasto

público en términos de TI).

Se dio inicio al proceso de traslado

del IGN al Registro Nacional, lo

cual en lo concerniente a

tecnologías de información,

significa más personal y servicios a

los que debe brindarse soporte sin

que se cuente con recurso humano

suficiente y además calificado en el

software utilizado por esa

dependencia; la necesidad de

inversión en plataforma

tecnológica sin que se cuente con

los recursos presupuestarios para

ello.

108


Se elaboró el Plan Estratégico

Institucional (PEI), el cual sirve de

insumo para la reformulación del

PETIC.

Se inició la coordinación de

acciones para la inclusión del

Registro Nacional dentro del

desarrollo de esfuerzos de

Gobierno Digital.

El Registro Nacional creó una

oficina para la gestión de los

proyectos institucionales,

responsable de emitir las

directrices sobre esta materia.

ACCIONES EMPRENDIDAS

Durante el primer semestre del año

2011 se continuó con la ejecución de

proyectos y actividades incluidas en el

Plan Estratégico en Tecnologías de

Información y Comunicaciones, así

como en el Plan Operativo

Institucional de esta Dirección;

enmarcados todos dentro de las líneas

de acción estratégicas planteadas en el

PETIC 2008-2011, a saber:

Continuidad de operaciones

Estabilizar la gestión

Formular el proyecto para el

Sistema Único de Registro.

Se presentó a la Junta Administrativa

la propuesta sobre el “modelo de

gestión” para la DIRN, producto de la

consultoría contratada para tales

efectos.

Se inició con la labor de

reformulación del PETIC, en

concordancia con el PEI y las

metodologías promulgadas por la

UDEI.

Con la intención de mantener al

personal especializado y actualizado

en los avances tecnológicos relevantes

para la Dirección de Informática, se

desarrollaron actividades de

capacitación en las siguientes áreas:

Bases de datos

Desarrollo de software

Seguridad de la información

Infraestructura tecnológica

Gestión de calidad

Contratación administrativa

Formación en actividades

blandas, proyectos, capital

humano.

PRINCIPALES

ALCANZADOS

LOGROS

Dentro de los principales logros de la

Dirección de Informática para el año

2011, se enumeran los siguientes:

Módulo C-Asist:

Como parte del Sistema de

Control de Asistencia, en el

2010 se implementó el módulo

C-Asist, el cual permite el

registro y autorización de

licencias, permisos e

incapacidades de los

funcionarios de forma

automatizada. En el 2011 se

realizaron acciones orientadas

a mejorar este sistema y

obtener un mayor provecho de

la información que en él se

registra.

Antivirus:

Para finales del 2010 se

actualizó la plataforma de

109


antivirus, incluyendo el correo

institucional, lo que permite

tener un mayor control,

respuesta y contención ante la

presentación de posibles

eventos relacionados con

malware, virus y código

malicioso. Asimismo, para

continuar con esta política, en

el 2011 se gestionó nuevamente

la actualización de esta

herramienta por un periodo de

un año más; y se incluyó en el

presupuesto 2012 los recursos

necesarios para dar

continuidad a este proceso.

Ampliación de la cobertura de la

Plataforma de Seguridad Física:

Se continuó con el

fortalecimiento de la

plataforma de seguridad física

(control de accesos, control de

asistencia, circuito cerrado de

televisión y control de

intrusión), abarcando los

nuevos edificios de Propiedad

Industrial,

Archivo

Institucional y Placas, además

de las Regionales de Sector

Oeste y Alajuela. Además se

amplió la capacidad de

almacenamiento de videos.

Charlas de Concienciación:

Se realizó un plan piloto, en el

que se logró abarcar casi 100

funcionarios de la Institución,

transmitiendo

temas

relacionados con la

importancia de la participación

de cada uno en cuanto al

aseguramiento de la

información. En el 2012 se

continuará con esta campaña

para terminar de abarcar la

totalidad de la población del

Registro Nacional.

Atención oportuna de

incidentes:

Atención de los incidentes

presentados por los usuarios

en un plazo máximo de 24

horas. De acuerdo con los

indicadores generados el

porcentaje de atención es del

98,06% durante el año 2011.

Sistema específico de valoración

de riesgo (SEVRI) y control

interno:

Se aplicó el SEVRI a todos los

Departamentos de la Dirección

de Informática, según la

metodología establecida a nivel

Institucional y se generaron los

planes de acción

correspondientes. De igual

forma se continuó con el

proceso de fortalecimiento del

control interno, mediante las

autoevaluaciones aplicadas y

su

correspondiente

seguimiento.

Asimismo, la Dirección y

Jefaturas se avocaron a la tarea

de elaborar el informe de

seguimiento de Control Interno

2010-2011.

Instancia de Control de

Proyectos:

Se continuó con la aplicación

de la Metodología de

Administración de Proyectos

en varios procesos de

110


contratación administrativa,

mejorando de esta forma el

seguimiento de dichos

procesos.

Acuerdos de Nivel de Servicio:

El proyecto para la definición

de los acuerdos de nivel de

servicio se concluyó el 3 de

noviembre de 2011. Como

resultado de ese proyecto se

elaboró el Instructivo para la

Administración del Nivel de

Servicio y del Nivel de

Operación. Se documentaron

acuerdos de servicio para la

Disponibilidad de Aplicativos,

Disponibilidad

de

Conectividad, Gestión de

Acceso a Sistemas de

Información, Gestión de

Acceso al Correo Electrónico

Institucional. También se

documentaron acuerdos de

nivel de operación con los

departamentos de Soporte

Técnico, Desarrollo de

Soluciones, Redes y

Telecomunicaciones y

Aseguramiento de la

Información.

Sistema de Gestión de Calidad:

Durante 2011 se llevó a cabo

una autoevaluación del sistema

de calidad considerando los

procedimientos

del

Departamento Bases de Datos.

También se realizó la Revisión

por la Dirección

correspondiente. Se dio

seguimiento a las acciones

correctivas formuladas en la

autoevaluación

del

Departamento de Sistemas y

Proyectos y en la Revisión por

la Dirección de 2010. Se

efectuó una revisión integral

del Manual de Calidad y los

procedimientos asociados con

el propósito de adaptarlos a la

evolución de la Dirección.

Normas Técnicas para el Control

de TI:

Se continuó con la atención del

Plan de Acción para cumplir

con lo establecido en las nuevas

Normas Técnicas para el

Control de las Tecnologías de

Información, emitidas por la

Contraloría General de la

República.

En el mes de Diciembre,

mediante oficio DIRN-0913-

2011, se remitió para

conocimiento de la Junta

Administrativa, los informes de

seguimiento del primer y

segundo semestre 2011.

Convenio con el Banco de Costa

Rica para el e-Registro:

Se dispuso a todos los

ciudadanos el nuevo Portal de

Servicios Digitales del RN, con

el servicio de consultas y

certificaciones de Personas

Jurídicas, Bienes Inmuebles,

Bienes Muebles e imágenes de

planos.

Se creó el módulo para la

gestión de convenios a través

del Portal Web.

Se realizó la conceptualización

(alto nivel) del proyecto del

Diario Único.


111


Se rediseñó la interfaz gráfica

del nuevo Portal Web,

contando para ello con una

herramienta para la gestión de

contenido por parte del usuario

final.

Se suspendió el uso de los

servicios de consultas y

certificaciones del Nuevo

Portal Web y el cierre del

Portal anterior, en vista del

Recurso interpuesto por el

Colegio de Abogados ante la

Sala IV, el cual impide la venta

de servicios digitales.

Sistema de Tasación y Pago de

Trámites Registrales:

Se participó en la

conceptualización de este

nuevo sistema, según los

requerimientos de todas las

áreas involucradas, iniciando

con un estudio de mercado

para la validación del alcance,

costo y tiempo del proyecto.

Actualización de la Plataforma

Tecnológica de Usuario Final:

Pese a las limitaciones de

carácter presupuestario, se

inicio la compra de

computadoras e impresoras, en

línea con la política de

mantener la plataforma de

usuario final vigente.

Nueva Red Inalámbrica:

En 2011 se finalizó el proyecto

de la nueva red inalámbrica

para el Registro Nacional,

utilizando el estado del arte en

cuanto a tecnología

inalámbrica.

Consultoría para Elaborar Plan

de Recuperación de Desastres de

TI:

Se finalizó la consultoría

contratada a la empresa

PriceWaterhouse Coopers para

elaborar un plan de

recuperación ante desastres de

TI. Los resultados fueron

comunicados a la

Administración Superior, así

mismo, mediante oficio DIRN-

0691-2011, se le indicó a la

misma los pasos siguientes en

cuanto a este tema, varios de

los cuales están fuera del

alcance de la DIRN. Valga

señalar que el centro de datos

contingente, principal

estrategia ante desastres, fue

excluido del presupuesto 2012

debido a las directrices de

recorte en el gasto público.

Nueva Solución de

Almacenamiento SAN:

Se finalizó el proyecto para

dotar de una nueva solución de

almacenamiento de datos al

Registro Nacional. Esta

solución está basada en

tecnología de punta, y permite

el crecimiento paulatino en

cantidad de espacio de

almacenamiento, según las

necesidades de la Institución.

Se realizó además la migración

de datos de la solución SAN

anterior a la nueva solución, de

forma transparente, sin afectar

las operaciones del Registro.

112


Balanceadores de Internet:

Se finalizó el proyecto de

balanceadores de internet, con

el cual la institución cuenta con

una solución que le permite

seguir brindando los servicios

ofrecidos a través de internet a

pesar de que se presente una

falla en alguno de los 2

proveedores con que se cuenta

(ICE o RACSA). De esta forma,

aún y cuando alguno de los 2

proveedores falle, la institución

podrá seguir brindando sus

servicios de internet en forma

transparente y automática

(salvo averías de alcance

nacional o internacional en el

internet, de fuerza mayor, o de

fallo simultáneo de ambos

proveedores).

Implementación de Fibra Óptica

en las Regionales de Alajuela,

Paseo Colón, Pérez Zeledón y

Puntarenas:

Se finalizó la instalación de

fibra óptica en las regionales

citadas. Esta infraestructura

está contratada con el ICE, y

entre otros beneficios, permite

al Registro Nacional tener

comunicación de punta con las

regionales, mejores velocidades

de acceso, y la posibilidad de

crecer la velocidad a futuro

según se vaya requiriendo.

Adquisición de Plataforma de

Servidores:

En 2011 se realizó la compra,

instalación y configuración de

nuevos servidores, con el fin de

ampliar la capacidad instalada.

Estos servidores permiten

además contar con tecnología

de punta para afrontar las

nuevas necesidades de la

institución, y para la

eliminación paulatina de los

servidores que van llegando al

final de su vida útil.

Sostenimiento de la Plataforma:

Se prorrogaron las

contrataciones necesarias

relacionadas con el soporte y

garantía de la infraestructura

de servidores, almacenamiento

y telecomunicaciones,

asimismo, se adquirieron

licencias nuevas acorde con los

requerimientos institucionales.

Red de Datos:

Se brindó la infraestructura de

interconexión a la red

institucional para los nuevos

edificios (RPI y Archivo),

asimismo, se realizaron los

ajustes de infraestructura de

red originados en el

movimiento de personal

surgido a partir de los nuevos

edificios y las remodelaciones

institucionales.

Migración del Sistema de Bienes

Inmuebles:

Se realizó el proceso de

contratación administrativa,

atendiendo los recursos

presentados tanto ante la

Administración como en la

Contraloría General de la

República. Se logró adjudicar el

proyecto y la ejecución inició

113


en el mes de diciembre de 2011. La

Dirección General gestionó, ante la

Autoridad Presupuestaria, el

levantamiento del límite

presupuestario para 2011 y dotar de

recursos al proyecto con lo cual se

inicia la ejecución del contrato.

Aplicación de recomendaciones

de Auditorías Externas:

De acuerdo a las

recomendaciones emitidas por

estudios de Auditoría

realizados por las empresas

PriceWaterhouse Coopers y

Deloitte & Touche, se

desarrolló un plan para la

atención de los hallazgos

identificados, cuyos plazos

fueron aprobados por la Junta

Administrativa y son sujeto de

estudio por parte de la

Auditoría Interna.

Durante el 2011 se presentaron

dos informes de avance a la

Junta Administrativa (oficios

DIRN-0388-2011 y DIRN-

0914-2011).

Aplicación de recomendaciones

de Auditoria Interna sobre

“Alineación de la Planificación

de TI con la Planificación

Estratégica Institucional”:

Se remitió a la Junta

Administrativa el oficio DIRN-

0125-2011 informando sobre el

estado actual de dichas

recomendaciones. En dicho

oficio se planteó además una

propuesta de tiempos y

parámetros para la atención de

las recomendaciones de la

Auditoria, misma que fue

aprobada conforme a acuerdo

de Junta Administrativa J.087

tomado en la Sesión Ordinaria

N°09-2011 del 03 de marzo.

ESTADO DE LOS PROYECTOS

La Dirección de Informática llevó a

cabo una serie de actividades para el

logro de los objetivos previstos; se

programaron una serie de proyectos

que coadyuvan al cumplimiento de los

mismos. A continuación se listan los

proyectos más relevantes para esta

Dirección:

PROYECTO

Consultoría para elaborar el plan de recuperación ante desastres

para los servicios de TI

Nueva solución de almacenamiento de datos (SAN)

Solución de balanceadores de los enlaces de internet

Nueva red inalámbrica para el Registro Nacional

Acuerdos de Nivel de Servicios (SLA)

Migración del Sistema de Bienes Inmuebles

ESTADO

Finalizado

Finalizado

Finalizado

Finalizado

Finalizado

En ejecución

Asimismo, se apoyaron proyectos

institucionales, tales como:



Convenio con el Banco de

Costa Rica para el e-Registro.

114


Análisis y diseños del Sistema

de Tasación y Pago de Trámites

Registrales.

EJECUCION PRESUPUESTARIA

2011

Se tiene un presupuesto total de

₵2.745.340.921,52 y una ejecución

equivalente al 92,23%, tal como se

refleja en el siguiente cuadro.

PARTIDA

PRESUPUESTARIA

PRESUPUESTO

DEFINITIVO

EJECUCION

SOBRANTE

Monto % Monto % Monto %

Remuneraciones 1.099.047.515,49 40,03 962.321.439,97 87,56 136.726.075,52 12,44

Servicios 771.135.580,78 28,09 730.332.786,15 94,71 40.802.794,63 5,29

Materiales y

suministros 9.300.000,00 0,34 6.279.992,22 67,53 3.020.007,78 32,47

Bienes duraderos 864.682.825,25 31,50 833.211.145,22 96,36 31.471.680,03 3,64

Transferencia

corrientes 1.175.000,00 0,04 0,00 0,00 1.175.000,00 100,00

Total 2.745.340.921,52 100 2.532.145.363,56 92,23 213.195.557,96 7,77

COORDINACION CON OTRAS

AUTORIDADES

La Dirección de Informática participó

en los foros de discusión relativos al

proceso de creación del Plan Maestro

de Gobierno Digital, promovidos por

la Secretaría Técnica de Gobierno

Digital.

Se coordinó con las instituciones que

mantienen convenios con el Registro

Nacional, para la entrega de

información en formato digital en

línea, para que puedan acceder a la

misma en una forma más ágil.

115


DIRECCIÓN DE SERVICIOS REGIONALES

PRESENTACIÓN

Mediante oficio D.M. 222-98 de fecha

15 de abril de 1998, suscrito por

Leonardo Garnier, Ministro de

Planificación Nacional y Política

Económica, se aprueba la primera

fase del proceso de regionalización,

que contempla la apertura de cinco

oficinas regionales, a saber Oficina

Regional de Liberia, Oficina Regional

de Puntarenas, Oficina Regional de

Limón, Oficina Regional de Ciudad

Quesada y Oficina Regional de Pérez

Zeledón.

Por medio del Oficio D.M. 033-01 del

19 de marzo del 2001, suscrito por el

Señor Danilo Chaverri Soto, Ministro

del Ministerio de Planificación

Nacional y Política Económica, avala

la creación de las oficinas regionales

del Sector Oeste de San José, Ciudad

Neily y Alajuela, así como la creación

de la Dirección de Oficinas

Regionales, para que articule las

actividades y transmita las políticas

institucionales hacia las regiones.

OBJETIVO GENERAL

Desconcentrar los principales

servicios del Registro Nacional, con el

fin de dar un mejor servicio al usuario

de las diferentes regiones del país,

dentro de las normas de seguridad y

eficiencia que las requieran.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

‣ Descongestionamiento de la Sede

Central, al hacer posible mediante

la ampliación de los servicios

prestados, que el usuario pueda

ver satisfechas sus necesidades

registrales en la Oficina Regional.

‣ Mayor cercanía del usuario con la

información que consta en el

Registro, con la posibilidad de

realizar sus consultas en una

forma cierta y expedita en la

Oficina Regional.

‣ Disminuir costos al usuario, quien

no tendrá que erogar lo

concerniente al traslado desde su

domicilio hasta la sede central en

San José.

‣ Mayor celeridad en la obtención

de los servicios por parte del

usuario, tanto en lo referente a

consulta, como en la expedición de

certificaciones y presentación y

retiro de documentos, los cuales

pueden ser solicitados en la

Oficina Regional.

CAMBIOS EN EL ENTORNO

El aumento de usuarios en la

demanda en las diferentes Regionales

ha obligado a mejorar y ser más

eficiente en los servicios que se

brindan.

ACCIONES EMPRENDIDAS

La Dirección de Oficinas Regionales

se rige por lo establecido dentro del

Plan Anual Operativo, en el cual se

determinan las acciones a seguir para

el logro de los objetivos específicos

establecidos en la Ley de Control

Interno:

116


Todos los funcionarios de las

diferentes Regionales

participaron en actividades de

capacitación impartidas en

coordinación con la Dirección

de Servicios Registrales, en

diferentes materias que les

compete.

Se recibió la capacitación y se

aplicó la Metodología SEVRI,

posteriormente se tomaron las

medidas necesarias para

fortalecer los procesos en los

cuales se identificaron riesgos.

PRINCIPALES

ALCANZADOS

LOGROS

Dentro de los principales logros y con

la colaboración de la Dirección

General y de todas las Direcciones que

representan esta Institución se puede

mencionar:

Ampliación de los servicios

brindados buscando similitud con

la Sede Central.

Asignación de veinticuatro (24)

puestos de Contrato, lo que

permitió contar con empleados del

contrato de consulta y archivo de

documentos en todas las oficinas.


Coordinación de la remodelación

de las Oficinas Regionales Pérez

Zeledón, Liberia y Puntarenas con

el BCR.

Contratación del servicio de

limpieza Multiservicios ASIRA S.A.

en Puntarenas, ya que la empresa

DEQUISA no cuenta con personal

para esta zona.



Sustitución del equipo y mobiliario

en forma gradual.

Contar con empleados del contrato

de Información y Orientación en

Sector Oeste y Alajuela.



Contar con puestos del contrato de

Venta de Timbres igual que en Sede

Central.

Ampliación del ancho de banda.

Actualmente en las regionales de

Perez Zeledón, Puntarenas,

Alajuela y Sector Oeste se cuenta

con fibra óptica.

Edificio arrendado con la

modalidad “Llave en mano” para la

Oficina Regional de Sector Oeste

que se ajusta en gran parte a

nuestras necesidades.

Contratación de servicio de

vigilancia de la Municipalidad de

San José para la oficina de Sector

Oeste ya que es la única fuera de las

instalaciones bancarias.

Para una mejor imagen

institucional, se uniformaron los

funcionarios de las Regionales.

Cursos, talleres y charlas en

diferentes áreas a todo el personal y

actualmente, hay una capacitación

intensiva sobre los diferentes

servicios con la Dirección de

Servicios Registrales.



Contar con un contrato de una

empresa que se encargue del

mantenimiento de servicios

generales para todas las oficinas.

Documento dirigido al Banco de

Costa Rica sobre nuestras

necesidades de remodelación para

las oficinas de Limón, Liberia y

Ciudad Quesada de acuerdo a la

recomendación por el Dpto.

Servicios Generales y de Salud

Ocupacional.

SERVICIOS QUE SE BRINDAN EN

LAS SEDES REGIONALES

Registro Inmobiliario

División Registral

117


Recepción de documentos que se

presentan por primera vez y

defectuosos

Digitalización y anotación de los

documentos de primer ingreso

(Alajuela, Sector Oeste, Ciudad

Quesada y Pérez Zeledón).

Inscripción de documentos

(Alajuela)

Expedición de certificaciones,

informes registrales, índice de

propietarios y copias de

documentos.


Consultas de todo tipo.

División Catastral

Expedición certificaciones y copias

de planos

Consultas de todo tipo.

Registro de la Propiedad de

Bienes Muebles



Recepción de documentos que se

presentan por primera vez y

defectuosos

Digitalización y anotación de los

documentos de primer ingreso.

Inscripción de documentos

(Alajuela)

Expedición de certificaciones,

informes registrales, salidas del

país, índice de propietarios y copias

de documentos

Solicitud y entrega de placas

metálicas


Consultas de todo tipo

Registro de Personas Jurídicas



Recepción de Documentos que se

presentan por primera vez y

defectuosos

Digitalización y anotación de los

documentos de primer ingreso

(Alajuela, Sector Oeste, Ciudad

Quesada y Pérez Zeledón)

Inscripción de documentos

(Alajuela)

Expedición de certificaciones y

copias de documentos

Consultas de todo tipo.

Registro de Propiedad Industrial

Solicitudes de Inscripción o

renovación de Marcas de Ganado

Solicitudes de Certificaciones de

Marcas de Ganado

Solicitudes de Certificaciones de

Marcas Industriales

Consultas de todo tipo.

El Registro Nacional actualmente

cuenta con siete oficinas regionales de

las cuales

en seis (6) utilizamos las instalaciones

del Banco de Costa Rica y solamente,

la Oficina Regional de Sector Oeste

cuenta con edificio independiente

arrendado por la Institución en el

Paseo Colón.

Los documentos que no puedan ser

procesados en la sede regional

(certificaciones de fincas en tomos,

certificaciones de mercantil,

certificaciones de asociaciones,

certificaciones de la zona marítimo

terrestre, cédulas jurídicas, copias de

documentos microfilmados y

certificaciones para remate entre

otros) serán procesados en la sede

central y remitidos a la oficina

regional.

En la oficina regional de Alajuela se

cuentan con registradores que se

encargan de la inscripción de

documentos de bienes muebles,

bienes inmuebles y personas jurídicas

presentados en esa oficina.

118


ESTADO DE LOS PROYECTOS

CORREOS DE COSTA RICA

Durante el año 2011, se continúo con

el contrato con Correos de Costa Rica

para el traslado de los documentos de

las oficinas regionales a la Sede

Central y viceversa, logrando de esta

forma que los documentos llegaran en

forma oportuna y ágil, y se procede a

una nueva contratación con el fin de

mejorar los servicios que se nos

brinda por parte de esta empresa.

CONTRATACION DE PERSONAL

Se continúo con el servicio de gestión

y apoyo en las diferentes oficinas, este

personal brinda un soporte en las

labores de recibir y entregar

documentos, la cual se cuenta con 24

empleados contratados por ASOREN,

divididos en las diferentes regionales

del país, además con tres de

Información y Orientación que se

ubica en la Regional de Alajuela y

Sector Oeste y 14 empleados en

puestos de venta de timbres dos para

cada regional.

MOBILIARIO Y EQUIPO

Se doto a las oficinas regionales del

mobiliario y equipo requerido durante

el 2011, tales como PC, sillas, Locker,

armarios de Seguridad y útiles de

oficina para cada funcionario para las

labores diarias.

PUBLICIDAD Y DIVULGACION

En cuanto a la divulgación de las

oficinas regionales se cuenta con el

apoyo del Departamento de

Proyección Institucional.

REGIONALES EN OFICINAS DEL

BANCO DE COSTA RICA

Se continuará para el año 2012 con

negociaciones con el Banco de Costa

Rica para dotar de más espacios

físicos a las regionales que así se

requieran, debido a que por asuntos

presupuestarios y alto costo que

implica los alquileres o compras de

terrenos las autoridades del Registro

decidieron no continuar con esta

opción.

COORDINACION CON OTRAS

AUTORIDADES

COORDINACIÓN

INTERINSTITUCIONAL

La Dirección de Regionales mantiene

una constante comunicación con la

Dirección de Servicios Registrales

para coordinar todo lo relacionado

con la mejora de los servicios

registrales que se ofrecen en las

diferentes oficinas regionales.

Se continuó con la coordinación de la

Oficina Regional de Liberia con la

Alcaldía Municipal, lográndose la

realización de las respectivas medidas

y planos a través de la División

Catastral del Registro Inmobiliario,

del terreno de 5000 metros cuadrados

y así, crear nuestra oficina regional

dentro del Proyecto Zona

Interinstitucional, que consiste en

crear una especie de Centro

Gubernamental en ese cantón donde

estarán ubicados el Poder Judicial,

Adm. Tributaria, UNED, MINAE,

TSE, CNE, y Ministerio de Seguridad

entre otras.

La Dirección de Regionales en

coordinación con la Asociación de

Empleados del Registro Nacional

(ASOREN) y de acuerdo al nuevo

119


contrato logró instalar en las siete

regionales puestos de venta de

timbres.

CAPACITACIÓN

En materia de Capacitación se

impartieron los siguientes temas:

o Jornada de integración de

Regionales y Coordinadores de

Servicios Registrales

o Catastro

o Placas

o Personas Jurídicas

o Inmuebles, Muebles, PADI y

Sistema Ecapture

o Anotación de Muebles

o Anotación Inmuebles

o Asignación de cédulas jurídicas,

certificaciones de marcas y

sistema de certificaciones

literales.

o Salud ocupacional

o SEVRI

ESTADÍSTICAS

Según lo indicado por la Unidad de

Desarrollo Estratégico Institucional

U.D.E.I., las estadísticas para el año

2011 se midieron mediante 3

indicadores de gestión: el total de

certificaciones emitidas, la cantidad

de documentos tramitados y los

documentos inscritos en la Oficina

Regional de Alajuela. Se adjuntan

datos, en el cuadro No.1 y No.2 de los

Anexos.

Finalmente, es importante indicar que

la prioridad de la Dirección de

Oficinas Regionales continúa siendo

el brindar un servicio ágil y oportuno

en las diferentes regiones del país, con

un personal altamente calificado,

motivado e identificado con los

valores institucionales.

120


DIRECCION DE SERVICIOS REGISTRALES

PRESENTACIÓN

En esta Dirección se concentra la

prestación de los siguientes servicios

1- Servicios Digitalizados: Servicios

que se brindan en una Plataforma

Digital, ubicada estratégicamente en

una zona de fácil acceso, con las

mejores condiciones de

infraestructura y tecnológicas, bajo

una filosofía de ventanilla de

multiservicios, en la cual se pueden

realizar en un sólo acto diversos

trámites, tales como: certificaciones

inmediatas, certificaciones literales,

informes registrales y consultas de

bienes muebles, inmuebles y personas

jurídicas, copias y certificaciones de

planos catastrados si conoce el

número de plano e imágenes de

documentos digitalizados de bienes

muebles, inmuebles y personas

jurídicas. Esta área también incluye

los servicios que ofrecen el

Departamento de Placas y el

Departamento de Certificación de

Planos.

2- Recepción y Entrega de

documentos: Comprende los

diferentes departamentos de Diario,

Archivo de Bienes Muebles,

Inmobiliario, Planos y Personas

Jurídicas y la Recepción y Entrega de

certificaciones literales. Esta actividad

es de vital importancia para los

diferentes Registros, ya que son el

inicio y fin del proceso de registración

de derechos, además de que se busca

facilitar al usuario el trámite de

ingreso y retiro de la documentación

que se procesa en la Institución.

3- Servicios Complementarios:

Incluye la agrupación global de todos

aquellos servicios no incluidos en las

categorías anteriores, por razón de su

naturaleza, tales como consultas de

tomos y microfilm (información no

digitalizada), el trámite de las

certificaciones literales, que implican

un estudio pormenorizado de las

diferentes inscripciones, con el fin de

hacer constar una situación específica,

histórica o especial, las certificaciones

de salida del país y digitalización

proceso.

OBJETIVO GENERAL

Planear, programar, dirigir, unificar,

evaluar, integrar y supervisar todas

aquellas acciones para garantizar a los

clientes la prestación de los servicios

de manera ágil y eficiente.

CAMBIOS EN EL ENTORNO

El aumento en la demanda en los

diferentes servicios ha obligado a

mejorar y ser más eficiente en los

servicios que se brindan a los usuarios

que nos visitan y crear nuevos

servicios acordes a los requerimientos

de los clientes.

ACCIONES EMPRENDIDAS

Proyecto: Modernización de la

identificación de la flotilla

vehicular del país y creación del

121


Documento de Identificación

adicional.

El objetivo de este proyecto es dotar a

la flotilla vehicular inscrita y por

inscribir de mecanismos de

identificación modernos y seguros.

Con el cambio y asignación del nuevo

formato de placa metálica, más la

inclusión de un documento de

identificación vehicular de alta

seguridad, se pretende eliminar

vehículos que circulan ilegalmente en

Costa Rica, además, estandarizar un

diseño único de placa metálica.

Hoy en día se cuenta con gran

variedad de formatos de placas

originales, lo que facilita a las

organizaciones del crimen organizado,

falsificar los formatos existentes,

proveyendo de placas falsas a

vehículos reportados robados,

inclusive en algunos casos vehículos

reportados como pérdidas totales.

Proyecto: Nuevo edificio del

Departamento de Placas

La iniciativa de modernizar las placas

de toda la flotilla vehicular requiere

de los insumos que aseguren el éxito

de este valioso proyecto de gran

envergadura nacional.

Parte de estos insumos se refieren a la

compra de una máquina automática

de troquelado y estampado en caliente

que puede confeccionar 700 placas

por hora, con el beneficio de

disminuir los gastos de la cinta de

estampado en calor y el desperdicio

de materiales metálicos por errores.

Además, de la infraestructura que

pueda contener el taller de confección

de placas con la máquina descrita y

que pueda albergar de forma cómoda

la mayor afluencia de público que se

proyecta que visitará este

Departamento con la puesta en

marcha de las nuevas placas.

Proyecto: Conversión de rollos

Con la firme decisión de poner una

mayor cantidad de información de

forma digitalizada a disposición del

usuario y con ello que pueda ser

consultada en cualquier parte a través

de las bases de datos, la Dirección de

Servicios emprendió el ambicioso

proyecto por el cual se digitalizará

la totalidad de rollos y microfichas

existentes en Digitalización Proceso.

Esta iniciativa permitirá que toda la

información patrimonial que se

encuentra microfilmada y que solo

puede ser consultada si el usuario se

apersonaba a la sede central, pueda

ser consultada por medios

electrónicos.

Este salto cualitativo permitirá a las

oficinas regionales del Registro

Nacional ofrecer la consulta de estos

datos a pedido del interesado, de

forma inmediata

PRINCIPALES LOGROS

ALCANZADOS Y ESTADO DE

LOS PROYECTOS

Proyecto: Modernización de la

identificación de la flotilla

vehicular del país y creación del

Documento de Identificación

adicional.

Con este proyecto, se dotará a todos

los vehículos inscritos de una placa

metálica de alta seguridad y de un

122


Documento de Identificación

Adicional con características

especiales, tipo marchamo de

seguridad vehicular con adhesivo,

retrorreflectivo, que se aplica en el

interior del parabrisas delantero de

los automóviles y con la característica

de destruirse si se trata de remover.

Con estos dispositivos de alta

tecnología a nivel mundial, se

estandarizarán todas las placas

metálicas de los automóviles inscritos

en Costa Rica, con el fin de eliminar

siete diseños originales que circulan

en la actualidad y así evitar el llamado

gemeleo e intercambio de placas en

los vehículos y mejorar la seguridad

en las carreteras nacionales.

El cambio voluntario por los nuevos

soportes metálicos se inicio el 9 de

enero del 2012 y a partir del segundo

semestre se darán a conocer los

cronogramas con los cuales los

propietarios registrales deberán

realizar el cambio por los nuevos

formatos, iniciando por los

automotores de transporte público y

motocicleta, en el 2013 0 2014 será el

turno de los vehículos particulares. El

propietario registral tendrá dos meses

para efectuar el cambio de la placa de

su vehículo.

De esta forma, en tres años se

proyecta haber cambiado las placas a

toda la flotilla vehicular del país.

Diseño de placa de motocicleta con los nuevos

dispositivos de seguridad como la bandera y el

holograma en los bordes superiores.

980220

Documento de Identificación con características

especiales, tipo marchamo de seguridad vehicular

con adhesivo, retrorreflectivo

Proyecto: Nuevo edificio del

Departamento de Placas

La iniciativa de modernizar las placas

de toda la flotilla vehicular requiere

de los insumos que aseguren el éxito

de este valioso proyecto de gran

envergadura nacional.

Parte de estos insumos se refieren a la

compra de una máquina automática

de troquelado y estampado en caliente

que puede confeccionar 700 placas

por hora, con el beneficio de

disminuir los gastos de la cinta de

estampado en calor y el desperdicio

de materiales metálicos por errores.

Además, de la infraestructura que

pueda contener el taller de confección

de placas con la máquina descrita se

busca que pueda albergar de forma

cómoda la mayor afluencia de público

que se proyecta que visitará este

Departamento con la puesta en

marcha de las nuevas placas.

DISEÑO DE PLACA MOTO

Por tal razón, en octubre del 2011 se

inició la construcción de un edificio

con un área de 825 m2, que

contempla sistemas de seguridad de la

más alta tecnología en las áreas de

seguridad física lógica, detección y

123


combate contra incendios, cámaras y

sensores de movimiento.

Se han diseñado nueve ventanillas

para la recepción de documentos a los

usuarios y seis para la entrega de las

placas ya confeccionadas.

La nueva máquina automática contará

con un espacio de 65m2 y en 125 m2

se ubicará el área de producción de

placas, donde se ubicarán las

máquinas troqueladoras y

estampadoras.

Se planificó que este edificio esté listo

para abril del 2012.

MAQUINA AUTOMÁTICA

Máquina automática de troquelado y

estampado en caliente que puede

confeccionar 700 placas por hora

Vista de la construcción del nuevo

edificio del Departamento de Placas

Proyecto: Conversión de rollos

El proyecto inició en noviembre del

2009 con un total de imágenes por

digitalizar de 78.582.576. A

noviembre del 2011, se han

digitalizado 40.380.393 imágenes por

parte de la empresa GSI.

Se han digitalizado los rollos de

documentos Históricos Inscritos de

Inmuebles, los rollos de Tomos de

Propiedad, los documentos históricos

presentados al Diario de Inmuebles,

los rollos de documentos inscritos y

presentados de Inmobiliario y Placas.

Toda esta información está a

disposición de la ciudadanía y puede

ser certificada o consultada de forma

inmediata por medio de la Plataforma

de Servicios en la sede central o en las

siete oficinas regionales.

124


Cuadro n°1. Cantidad de imágenes digitalizadas

A noviembre 2011-

Digitalizado

CC.

Imagen

Index

CC

datos

Revisado

R.N.

Aprobado

R.N.

Acumulado

estimado 39.288.000 39.288.000 39.288.000 39.288.000 39.288.000 39.288.000

Acumulado

real 40.380.393 40.380.393 37.759.139 36.669.289 31.032.699 31.032.699

% de

cumplimiento 103% 103% 96% 93% 79% 79%

Fuente: Coordinación de Servicios Complementarios. Noviembre 2011

El cuadro muestra la producción e

imágenes digitalizadas a noviembre

de este año, en el cual se puede

comprobar que la empresa GSI ha

tenido un porcentaje de producción

del 103%, debido a que ha superado la

cantidad planificada para esta etapa.

COORDINACIÓN CON OTRAS

AUTORIDADES

Instituciones externas

Una de las características distintivas

de la Dirección de Servicios es su

estrecha comunicación con otras

instituciones, ya sea por medio de

protocolos que faciliten el intercambio

de información y las gestiones,

utilizando capacitaciones en temas de

interés para este público frecuente.

El 2011 no fue la excepción, previendo

los cambios que se realizarán en las

placas, esta Dirección se dio a la tarea

de informar a la mayor cantidad de

entes que tengan que ver con la

materia.

De esta forma, en mayo se

capacitaron acerca de estos nuevos

dispositivos de seguridad a 30

investigadores del Departamento de

Robos y del Departamento de Robos

de Vehículos del Organismo de

Investigación Judicial.

En julio visitaron estas instalaciones

personeros de la Policía de Tránsito

de República Dominicana a quienes

se les brindó una charla y una visita

guiada por el Departamento de

Placas.

En setiembre se capacitaron 30

ingenieros del Departamento de

Fiscalización Técnica Vehicular del

COSEVI.

El 18 de noviembre en la estación de

revisión técnica vehicular de El

Barreal de Heredia se capacitaron a

todos los jefes de las estaciones de

RTV acerca de los nuevos dispositivos

de seguridad que encontrarán en las

125


placas a partir del 9 de enero del

2012.

El 5 de diciembre se convocó a las

agencias automotrices, Policía de

Tránsito y los Departamentos de

Pericias Físicas, Troquelados,

Especializada de Tránsito, Robo de

Vehículos del Organismo de

Investigación Judicial a la charla

informativa acerca de los cambios que

se avecinaban para las placas. En esta

oportunidad se contó con la asistencia

de 90 participantes.

A continuación se muestran

fotografías de estos eventos:

Capacitación en mayo a Robo

de Vehículos del OIJ

Charla en julio a Policía de

Tránsito de Costa Rica y

República Dominicana

126


Capacitación en setiembre al

Departamento de Fiscalización

Técnica Vehicular del COSEVI.

Oficinas Regionales

Con el fin de unificar criterios en la

prestación del servicio, se procedió a

capacitar en materia registral a todo el

personal de las siete oficinas

regionales del Registro Nacional en el

país.

De esta forma 74 funcionarios fueron

capacitados en temas registrales

referentes a bienes inmuebles, bienes

muebles, personas jurídicas, planos,

cédulas jurídicas, placas y la

anotación de bienes muebles e

inmuebles.

Con este plan de capacitación se logró

consolidar la prestación del servicio

en estas oficinas como en sede

central, de forma que el usuario sea el

mayor beneficiado con procesos más

ágiles y con un mayor conocimiento

en la materia por parte del personal.

Este 2011 ha sido un año en el cual se

ha emprendido o se ha dado

continuidad a proyectos

trascendentales para el país, por eso

al terminar el análisis de este periodo,

el personal Dirección de Servicios

Registrales se siente orgulloso por los

logros alcanzados.

127


REGISTRO INMOBILIARIO

NATURALEZA JURÍDICA

El Registro Público nace con la Ley

Hipotecaria promulgada el 31 de

octubre de 1865, la cual es una

adaptación de la Ley Hipotecaria

Española de 1861, se dictó con

anterioridad al Código Civil de 1888.

Esta Ley no se limitaba al tema de

hipotecas sino que establecía y

desarrollaba al Registro de la

Propiedad como Institución Jurídica;

además como dato importante, para

efectos de in matriculación, se

establece el título posesorio, ya que

antes de la ley no existían títulos

escritos en que constara de manera

fehaciente la propiedad sobre una

finca. Con este procedimiento se

impulsa la inscripción registral de

mayor cantidad de fincas además que

no se admitiría en los juzgados,

tribunales y oficinas del gobierno,

ningún documento o escritura que no

se hubiere tomado nota en el Registro.

Es así como el Registro Público de la

Propiedad va tomando cada vez más

importancia dentro del ordenamiento

jurídico para la seguridad jurídica y el

comercio, al poder conocer mediante

la publicidad registral el estado de un

inmueble antes de efectuar cualquier

negocio, brindando de esta forma

mayor dinamismo al tráfico mercantil

inmobiliario.

Paralelamente a la evolución

legislativa en materia inmobiliaria, la

cual ha marchado de manera más

lenta que la evolución tecnológica;

desde que comenzó a funcionar el

Registro el 2 de septiembre de 1867,

hasta enero de 1994, han operado en

el Registro de la Propiedad varios

cambios trascendentales tanto en la

técnica inscriptiva como en los

medios para publicitar lo inscrito,

manteniendo incólumes los

presupuestos inmobiliarios de fondo

en cada una de esas transformaciones.

Siendo que el desarrollo de la

Institución inmobiliaria ha tenido un

mayor auge a partir de finales de los

años sesenta con la creación de la

primera comisión de Reforma de

Registro, la cual compró el terreno el

que hoy en día es la Sede del Registro

Nacional, y propuso un proyecto de

modernización para agilizar la

inscripción de documentos, objetivo

que se mantiene en la actualidad.

El Catastro Nacional nace en el año en

1916, bajo la Ley N.º 70, que crea y

establece la Oficina de Catastro

General, con el fin de hacer el

levantamiento de un plano de las

carreteras, calles y caminos públicos,

ferrocarriles y ríos, que servirían para

delimitar las diferentes zonas o

regiones del territorio nacional. Esta

entidad se encontraba adscrita al

Registro Público.

La Asamblea Legislativa dictó la Ley

N.º 6545, el 13 de marzo de 1981

denominada Ley del Catastro

Nacional, la cual fue sancionada por el

Presidente de la República el 25 de

marzo del mismo año. Esta Ley

facultó al Poder Ejecutivo para dictar

la reglamentación respectiva, la cual

se hizo mediante Decreto Ejecutivo

N.º 13607-J, del 25 de mayo de 1982,

con el Título de "Reglamento a la Ley

128


del Catastro Nacional”. Este

reglamento fue modificado

mediante…

Mediante la Ley No. 8710, del 3 de

febrero del 2009, publicada en La

Gaceta No. 48 de 10 de marzo del

2009, se reforma el artículo segundo

de la Ley No. 5695, Ley de Creación

del Registro Nacional y sus reformas,

y se crea el Registro Inmobiliario, con

dos objetivos principales, fortalecer

la seguridad inmobiliaria registral, a

través de la efectiva y eficiente

coordinación e integración de las

funciones del Catastro Nacional y el

Registro Público de Bienes

Inmuebles; y hacer coincidir

plenamente la información gráfica

que consta en el Catastro con la

información literal del Registro de

Bienes Inmuebles, y de esta forma

tener un Registro con información

gráfica y jurídica unívoca. Dentro de

estas reformas jurídicas, se dicta el

Reglamento de Organización del

Registro Inmobiliario, Decreto

Ejecutivo No. 35509-J, de 24 de junio

de 2009, publicado en La Gaceta No.

198 de 13 de octubre del 2009, que

viene a reglamentar las normas y

procedimientos que consoliden las

operaciones del Registro Inmobiliario.

Es así como la División Catastral, una

vez unificada, aplica los principios

rectores del Derecho Registral, y en

ese sentido, el artículo primero de la

Ley sobre Inscripción de Documentos

en el Registro Público No. 3883 de 30

de mayo y sus reformas; contiene los

principios que son la piedra angular

del sistema de publicidad

costarricense, y que tienen como

objetivo brindar a terceros la

presunción de exactitud y de

integridad de esos asientos, es así

como al tener noticia de un presunto

error catastral en la inscripción de

asientos, como sería el traslape o

sobre posición entre planos que se

refieren a fincas con matriculación

diferente, y que obviamente atentan

contra ese principio de integridad, lo

procedente es alertar de esa situación

a terceros, futuros adquirentes del

bien, actuación que tiene como

objetivo, primero publicitar del

proceso de gestión administrativa que

se conoce en sede catastral; y

segundo, que en tanto el proceso no

concluya con el dictado de la

resolución de fondo, las advertencias

administrativas se mantendrán.

En específico, las normas que

autorizan a esta División Catastral a

diligenciar las inexactitudes

denunciadas a través del

procedimiento de Gestión

Administrativa, se encuentran

contenidas en el artículo 59 del

Reglamento a la Ley de Catastro

Nacional, y en los artículos 15, 21

siguientes y concordantes del

Reglamento de Organización del

Registro Inmobiliario, y tales

actuaciones procesales, íntegramente

van dirigidas a tutelar y velar por la

publicidad registral, y es precisamente

esa naturaleza la que las convierte en

medidas cautelares, que vienen a

evitar un riesgo mayor, como en el

caso específico sería, ante la

existencia de inconsistencias o

inexactitudes, que un tercero contrate

sobre ese bien sin conocer la

existencia de una patología existente

en esos asientos catastrales.

129


OBJETIVO GENERAL

Dirigir las acciones necesarias que

regulan su quehacer, de conformidad

con lo establecido en la legislación

vigente para garantizar la seguridad

jurídico registral.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Fortalecer, la seguridad

inmobiliaria registral, adecuando

el derecho (marco jurídico y

técnico) a la cambiante realidad

contractual y comercial que rige

los documentos que se encuentran

sujeto a inscripción en el Registro.

Establecer programas de

colaboración institucional para

aumentar la seguridad registral

mediante el control cruzado.

Mejorar la seguridad jurídica

mediante el uso de la tecnología

informática del Registro.

Ofrecer un servicio público eficaz y

eficiente, ágil y seguro; a un costo

razonable y que cumpla con las

necesidades que demanda la

sociedad.

CAMBIOS HABIDOS EN EL

ENTORNO Y REFORMAS

LEGALES:

Durante el año 2011 los servicios

prestados por el Registro Inmobiliario

se vieron impactados por eventos

acaecidos en el orden nacional e

internacional:

Se puso en práctica la Cartografía vial

con las Municipalidades para el

estudio e inscripción de planos en el

Registro Inmobiliario.

Se continuó con la puesta en marcha

del Mapa Catastral

Se declaró por primera vez en la

historia una zona catastral

correspondiente a cinco distritos del

Cantón de Santa Bárbara de Heredia y

la Isla del Coco (Distrito 10 de

Puntarenas)

ACCIONES EMPRENDIDAS EN

LOS MECANISMOS DE

EVALUACIÓN AL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

Con el fin fortalecer el establecimiento

del sistema de control interno, la

Dirección del Registro Inmobiliario,

trabajó durante este año en la

elaboración de una guía de

calificación catastral y la actualización

de la del área registral. Asimismo se

tomaron medidas correctivas

tendientes a bajar el porcentaje de

error en los defectos revocados,

estableciendo un control a aquellos

registradores con mayor incidencia.

Se implementaron medidas

preventivas y correctivas, tendientes a

lograr Calidad en el proceso de

tramitación y calificación de

documentos, por medio de las

diferentes actividades de capacitación

impartidas a todos los funcionarios

durante el 2011.

Además se lleva un control diario de

los documentos que tienen en su

poder los registradores, lo cual es

comunicado mediante correo

130


electrónico a los Jefes de

Registradores, para tomar las

medidas que amerite.

Se logró que la Unidad Ejecutora,

mejorara las licencias GIS (SIRI

Provisional)

LOGROS ALCANZADOS

Dentro de los principales logros

obtenidos durante el año 2011 se

destacan los siguientes:

Se llevó a cabo en el primer

trimestre del año, 10 talleres de

capacitación denominado

“Reacción en Cadena” para todos

los funcionarios que se

encuentran destacados en este

Registro. Los temas abordados en

dicho evento fueron: la Filosofía

Institucional, Valores y Principios

Humanos,

Motivación,

Comunicación

Asertiva,

Cooperación y Trabajo en Equipo

y la Proactividad y Confianza, esto

con el fin, de que todos los

colaboradores tengan la capacidad

de adaptarse mejor al ambiente

laboral y con ello, la

Administración contará con un

instrumento que facilitará la toma

de decisiones en aspectos

importantes relacionados con el

logro de los objetivos del Registro

Inmobiliario

Se impartió un taller sobre el de

SEVRI a 25 Colaboradores de

todos los diferentes procesos que

conforman este Registro con el fin

de que las mismas puedan

conocer y participar activamente

de este proceso indicando quienes

son los responsables de las

diferentes acciones que se van a

llevar a cabo.

Se llevó a cabo en el mes de

octubre, la IV Jornada de Derecho

Registral 2011 en conjunto con el

Registro de Bienes Muebles,

Personas Jurídicas y Propiedad

Industrial, con una duración de

12 horas, fuera del horario

normal de labores. Los temas

analizados en dicho evento, se

establecieron con base en el

estudio realizado por los

Directores de cada uno de los

Registros participantes.

Con el objetivo de unificar

criterios en cuanto a la

calificación de documentos y a

través del esfuerzo y colaboración

de varios funcionarios, se logró la

actualización e impresión de la

Guía de Calificación de

documentos. La cual pretende,

coadyuvar a los Registradores en

sus labores diarias de calificación.

Participación de la funcionaria

Johanna Céspedes Argüello, a una

capacitación de la AECID

(Agencia Española de

Cooperación Internacional para el

Desarrollo) que se realizó en

España en la Universidad

Politécnica de Madrid, curso

denominado Curso Avanzado de

Sistema de Posicionamiento por

Satélite.

Participación del Subdirector

Catastral Ingeniero Marlon

Aguilar Chávez, en la 1° Asamblea

de la APA (Asociación

Panamericana de Agrimensores).

131


Participación del Director Msc.

Oscar Rodríguez Sánchez, al

XXIV Encuentro del Comité

Latinoamericano de Consulta

Registral, que se realizó en la

ciudad de Santo Domingo,

República Dominicana, en el que

se logró firmar un convenio de

cooperación entre los Registros de

Costa Rica y República

Dominicana.

Participación del colaborador

Ronald Jiménez Mora,

Registrador de este Registro al

“Curso de Derecho Registral para

Registradores Iberoamericanos –

CADRI 2011, que se realizó en

Madrid-España, becado por de la

AECID ((Agencia Española de

Cooperación Internacional para el

Desarrollo).

Participación del Subdirector

Catastral Ingeniero Marlon

Aguilar Chávez a la II Asamblea

General, IV Reunión del Comité

Permanente sobre el Catastro en

Iberoamérica (CPCI) desarrollado

en Bogotá Colombia en el cual se

dio por primera vez en la historia

de Costa Rica, que fuera

nominado y escogido nuestro país

y en la persona del Ingeniero

Aguilar, como encargado de la

Presidencia del Comité.

El plazo en la inscripción de

documentos se logró mantener

dentro de los ocho días hábiles

siguiente al ingreso de los

mismos, cumpliéndose así el

plazo establecidos en la Ley sobre

Inscripción de Documentos en el

Registro Público.

Depuración y estudio de todos los

expedientes que se tiene en

custodia

Se contrató a la empresa GSI para

escaneo y digitalización de los

expedientes tanto de todos los

años que se encuentran ubicados

en el Departamento de

Notificaciones, esto con el fin, de

lograr contar con los medios

idóneos para poder contar con el

expediente digital y poder brindar

un servicio más expedito a todos

los usuarios que se apersonan a

esta Dirección.

Ejecución del plan de compras de

equipo y mobiliario programado:

Se logró completar en un 98% el

plan de compras de equipo y

mobiliario programado. Este

cumplimiento tiene un efecto

significativo en la motivación del

personal, ya que cuentan con las

herramientas necesarias para

ejecutar sus funciones de manera

eficaz y eficiente.

Se realizó la sustitución del 100%

del cielo suspendido y se revisaron

y cambiaron las lámparas a todo el

Registro Inmobiliario, con la

finalidad, de evitar algún accidente

en caso de que se presente una

emergencia.

Se trabajó en la elaboración del

borrador de la Ley de Registro

Inmobiliario con el apoyo de

comisión interinstitucional

compuesta por la Dirección

General, funcionarios del Registro

Inmobiliario y de la Unidad

Ejecutora del programa de

Regularización de Catastro y

Registro.

132


Se continuó, con el cambio de todo

el equipo de cómputo y de

impresoras láser utilizadas por los

funcionarios en la ejecución de sus

labores diarias.

La Comisión conformada por

personeros de la Dirección de

Informática del Registro Nacional

y de la Oficina de Normalización

Técnica, procedieron con la

contratación de una empresa para

realizar la Migración del Sistema

de Bienes Inmuebles a una

plataforma más accesible, de fácil

manejo y más moderno con el fin

de poder apagar el computador X-

17, este basado en el lineamiento

emitido por la Contraloría General

de la República.

Respecto a la red de Estaciones de

Estaciones de Referencia de

Operación Continua GNSS la

misma se encuentra 100 %

operativa, siete de ellas ubicadas

en sedes regionales del Banco de

Costa Rica producto de un

convenio entre esta entidad

financiera y el Registro Nacional.

Se realizaron dos giras a todas las

sedes bancarias, logrando

constatar la estabilidad del

pedestal en donde se ubica la

antena, siendo el sistema de

anclajes o tensoras muy apropiado

para garantizar su verticalidad, la

antena en todos los sitios se

encuentra debidamente orientada

al norte magnético. Se

inventariaron los números de

patrimonio asignados por la

institución al receptor GPS y al

respectivo controlador, se verificó

tanto la instalación del equipo

como la existencia de fuentes de

poder de emergencia en cada sitio

inspeccionado.

La red es empleada como soporte

para la georreferenciación de todos

los trabajos que se realizan tanto

en la Unidad de levantamiento

como en la Georreferenciación

Catastral, utilizándola como

insumo primordial para los

trabajos de densificación de la Red

Geodésica Nacional al Tercer

orden a efectos catastrales dentro

del marco de desarrollo del

Programa de Regularización

Catastro Registro, contribuyendo

en la optimización de recursos y la

disminución de los tiempos

empleados en esas labores

redundando en un mejor

desempeño de las labores y en

mejoras considerables respecto a

la precisión obtenida para trabajos

similares ejecutados con otras

metodologías.

En forma paralela existe la página

Web asociada a esta red de acceso

libre a todos los profesionales de

agrimensura para que tengan los

insumos necesarios para poder

georreferenciar sus trabajos de

agrimensura dentro del marco

oficial de coordenadas.

Se participó activamente (cinco

funcionarios) en la tercer escuela y

reunión anual del Sistema de

Referencia Geocéntrico para las

Américas (SIRGAS) con la

finalidad de incorporar la red de

estaciones GNSS a la red SIRGAS:

COM la cual es una red regional

que permitirá brindarle una mejor

solución ya que es la única forma

de ser consistentes a nivel global,

todos nuestros datos deben estar

133


eferidos al mismo sistema preciso

a nivel de milímetros y estable, a

través de décadas, para lo cual se

requiere medir y procesar de

manera continua y así poder

determinar el comportamiento de

la red. Si no hay redundancia en el

cálculo y control de los resultados

más allá de los límites que cubre la

red se pueden cometer errores

considerables sin que los mismos

sean detectados, lo cual se evita

por medio del análisis integrado de

estas redes dentro de SIRGAS-

COM.

Los funcionarios de ambas

Unidades levantamiento como en

la Georreferenciación Catastral,

brindan colaboración con la

Unidad de Conciliación catastral

en el análisis y solución de casos

específicos producto de consultas

tanto internas ( apelaciones a la

calificación , oficios de asesoría

Jurídica del Registro Inmobiliario

) como externos Procuraduría y

juzgados.

Por medio de la Contratación

Directa Nº 2010CD-000020-

00100 con el Colegio de Ingenieros

y Arquitectos de Costa Rica, se

continuó con el proceso de

preparación y formación de

expedientes digitales catastralesregistrales

y la validación de

mapas catastrales, se lograron

validar un total de 275.752 predios

al finalizar el año 2011.

Se trasladó, la Unidad de

Conciliación Catastral del Área

Catastral Registral al Área Técnica

Catastral

Se logró, en materia de Control

Interno que las medidas

evaluadas, se cumplieran en un

100%, por medio del taller

realizado y con varias reuniones

con la finalidad de que todas las

acciones determinadas su

pudieran subsanar de forma

eficiente y eficaz.

A finales del año 2011 se tramitó la

compra de un Software más

Actualizado Del Sistema Trimble

Geomatics a la Versión V1,62, con

la finalidad de poder cumplir

fielmente la misión de

georreferenciar al Sistema Oficial

Nacional de Coordenadas, del

Decreto Ejecutivo número 33797 –

MJ – MOPT, los levantamientos,

mapas y planos de aplicación

catastral, para poder darles

ubicación exacta a los vértices de

los linderos de los predios, para

efectos de su localización en la

cartografía catastrada y

mantenimiento de los asientos

inmobiliarios del mapa catastral

del país (Decreto Ejecutivo Nº

36830 – JP, primera declaratoria

de Zona Catastrada en nuestro

país), a través de estas labores y las

generadas en el proceso de la

georreferenciación de los planos

producto del ejercicio liberal de la

agrimensura ante el Registro

Inmobiliario, que presentan para

su trámite correspondiente los

profesionales autorizados del

Colegio de Ingenieros Topógrafos.

ESTADO DE PROYECTOS

REALIZADOS

Al finalizar el año 2011 se llevó a

cabo la contratación de una

134


empresa para realizar el cambio de

todos los aires acondicionados que

están ubicados en esta Dirección

con la finalidad de disminuir el

consumo de energía eléctrica

En el Área Registral, se dio un

crecimiento principalmente en los

primeros meses del año de

documentos, así, como en las

cargas de trabajo que deben

tramitar los registradores.

A continuación, se desglosan los

documentos recibidos y tramitados

durante el 2010 y 2011 por los

funcionarios destacados en este

Registro con el fin de realizar un

análisis de los mismos.

Recibidos en el

Diario

Recibidos

en el

Despacho

Inscritos Defectuosos

2010 241.516 92.348 202.257 94.466

2011 245.695 94.211 198.514 93.302

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

2010 2011

250.000

200.000

150.000

100.000

50.000

0

Recibidos en el Recibidos en el

Diario Despacho

Inscritos

Defectuosos

Como se denota del presente gráfico, se dio un aumento en la presentación de documentos, esto, debido

principalmente a que la situación económica del país ha tenido una pequeña mejora.

Se llevó a cabo en el primer

trimestre del año, 10 talleres de

capacitación denominado

“Reacción en Cadena” para todos

los funcionarios que se encuentran

destacados en este Registro. Los

135


temas abordados en dicho evento

fueron: la Filosofía Institucional,

Valores y Principios Humanos,

Motivación, Comunicación

Asertiva, Cooperación y Trabajo en

Equipo y la Proactividad y

Confianza, esto con el fin, de que

todos los colaboradores tengan la

capacidad de adaptarse mejor al

ambiente laboral y con ello, la

Administración contará con un

instrumento que facilitará la toma

de decisiones en aspectos

importantes relacionados con el

logro de los objetivos del Registro

Inmobiliario

Se impartió un taller sobre el de

SEVRI a 25 Colaboradores de

todos los diferentes procesos que

conforman este Registro con el fin

de que las mismas puedan conocer

y participar activamente de este

proceso indicando quienes son los

responsables de las diferentes

acciones que se van a llevar a cabo.

Se llevó a cabo en el mes de

octubre, la IV Jornada de Derecho

Registral 2011 en conjunto con el

Registro de Bienes Muebles,

Personas Jurídicas y Propiedad

Industrial, con una duración de 12

horas, fuera del horario normal de

labores. Los temas analizados en

dicho evento, se establecieron con

base en el estudio realizado por los

Directores de cada uno de los

Registros participantes.

Depuración y estudio de todos los

expedientes que se tiene en

custodia

Se contrató a la empresa GSI para

escaneo y digitalización de los

expedientes tanto de todos los

años que se encuentran ubicados

en el Departamento de

Notificaciones, esto con el fin, de

lograr contar con los medios

idóneos para poder contar con el

expediente digital y poder brindar

un servicio más expedito a todos

los usuarios que se apersonan a

esta Dirección.

Ejecución del plan de compras de

equipo y mobiliario programado:

Se logró completar en un 98% el

plan de compras de equipo y

mobiliario programado. Este

cumplimiento tiene un efecto

significativo en la motivación del

personal, ya que cuentan con las

herramientas necesarias para

ejecutar sus funciones de manera

eficaz y eficiente.

Se realizó la sustitución del 100%

del cielo suspendido y se revisaron

y cambiaron las lámparas a todo el

Registro Inmobiliario, con la

finalidad, de evitar algún accidente

en caso de que se presente una

emergencia.

División Catastral Registral:

136


2010 2011

PLANOS RECIBIDOS EN EL DIARIO 288505 333880

PLANOS INSCRITOS Y MARCADOS

DEFECTUOSOS

421530 448425

450000

400000

350000

300000

250000

200000

150000

100000

50000

0

PLANOS RECIBIDOS EN EL DIARIO

2010

2011

2011

2010

PLANOS INSCRITOS Y MARCADOS DEFECTUOSOS

Como se denota del gráfico

anterior, en la División Catastral,

se dio un incremento considerable

en la presentación y tramitación

de planos, lo que origino, cargas

de trabajo muy altas para todos

los Registradores durante el año

2011.

Departamento Catastral Técnico

trabaja de acuerdo a las

solicitudes en lo que se refiere a

los levantamientos de planos para

El Estado, que realizan las

diferentes Instituciones del

Gubernamentales avaladas por la

Dirección, por lo que la

producción se relaciona

directamente con éstas. Otras

actividades diarias y de carácter

permanente son la densificación

de vértices trigonométricos con el

sistema satelital de navegación

global GNSS, ajuste de

mediciones, dibujo digital,

fotogrametría, cartografía digital,

estudios especiales catastralesregistrales,

validación de

expedientes de levantamiento

catastral, entres otras.

Se realizaron varias giras con la

finalidad de cumplir los siguientes

objetivos:

Respecto a la red de Estaciones de

Estaciones de Referencia de

Operación Continua GNSS la

misma se encuentra 100 %

operativa, siete de ellas ubicadas

en sedes regionales del Banco de

Costa Rica producto de un

137


convenio entre esta entidad

financiera y el Registro Nacional.

Se realizaron dos giras a todas las

sedes bancarias, logrando

constatar la estabilidad del

pedestal en donde se ubica la

antena, siendo el sistema de

anclajes o tensoras muy apropiado

para garantizar su verticalidad, la

antena en todos los sitios se

encuentra debidamente orientada

al norte magnético. Se

inventariaron los números de

patrimonio asignados por la

institución al receptor GPS y al

respectivo controlador, se verificó

tanto la instalación del equipo

como la existencia de fuentes de

poder de emergencia en cada sitio

inspeccionado.

La red es empleada como soporte

para la georreferenciación de todos

los trabajos que se realizan tanto

en la Unidad de levantamiento

como en la Georreferenciación

Catastral, utilizándola como

insumo primordial para los

trabajos de densificación de la Red

Geodésica Nacional al Tercer

orden a efectos catastrales dentro

del marco de desarrollo del

Programa de Regularización

Catastro Registro, contribuyendo

en la optimización de recursos y la

disminución de los tiempos

empleados en esas labores

redundando en un mejor

desempeño de las labores y en

mejoras considerables respecto a

la precisión obtenida para trabajos

similares ejecutados con otras

metodologías.

En forma paralela existe la página

Web asociada a esta red de acceso

libre a todos los profesionales de

agrimensura para que tengan los

insumos necesarios para poder

georreferenciar sus trabajos de

agrimensura dentro del marco

oficial de coordenadas.

Se participó activamente (cinco

funcionarios) en la tercer escuela y

reunión anual del Sistema de

Referencia Geocéntrico para las

Américas (SIRGAS) con la

finalidad de incorporar la red de

estaciones GNSS a la red SIRGAS:

COM la cual es una red regional

que permitirá brindarle una mejor

solución ya que es la única forma

de ser consistentes a nivel global,

todos nuestros datos deben estar

referidos al mismo sistema preciso

a nivel de milímetros y estable, a

través de décadas, para lo cual se

requiere medir y procesar de

manera continua y así poder

determinar el comportamiento de

la red. Si no hay redundancia en el

cálculo y control de los resultados

más allá de los límites que cubre la

red se pueden cometer errores

considerables sin que los mismos

sean detectados, lo cual se evita

por medio del análisis integrado de

estas redes dentro de SIRGAS-

COM.

Los funcionarios de ambas

Unidades levantamiento como en

la Georreferenciación Catastral,

brindan colaboración con la

Unidad de Conciliación catastral

en el análisis y solución de casos

específicos producto de consultas

tanto internas ( apelaciones a la

calificación , oficios de asesoría

Jurídica del Registro Inmobiliario)

138


como externos Procuraduría y

juzgados.

Servicios que se Brindan:

Seguridad Jurídica y Publicidad

relativa a la calificación e

inscripción de planos y

documentos sobre la Propiedad

Inmueble común, Propiedad

Horizontal, Hipotecas, Cédulas

Hipotecarias, Concesiones de la

Zona Marítimo Terrestre, Marinas

Turísticas y Golfo de Papagayo,

utilizando para tal efecto las

técnicas y tecnologías más

modernas.

En el 2010 el Registro de Bienes

Inmuebles Catastral Registral

realizó los siguientes trámites:

Documentos recibidos en el Diario 171986

Documentos recibidos en Despacho 161894

Documentos inscritos 150646

Documentos defectuosos 297779

Departamento de la Asesoría Legal :

CUADRO DE LAS SOLICITUDES RESUELTAS POR LA ASESORÍA

Actividad

Cantidad de solicitudes

Apelaciones 667

Cancelaciones 3977

Restituciones 443

Expedientes Gestión Administrativa 497

COORDINACIÓN CON OTRAS

AUTORIDADES NACIONALES

Ministerio de Hacienda: El órgano

de Normalización Técnica,

actualiza los valores de las

propiedades, lo que permite una

mejor recaudación de impuestos y

de derechos para el Registro.

Instituto de Desarrollo Agrario y El

Instituto de Vivienda y Urbanismo,

se mantiene una constante

coordinación con ambas

instituciones debido, a los

proyectos de adjudicación de

tierras y habitacionales que

desarrollan a lo largo del país.

Contraloría General de la

República, durante los últimos

meses se ha establecido una

estrecha coordinación con dicha

entidad, principalmente en

aquellos casos relacionados con la

adjudicación de concesiones en la

zona marítima terrestre.

139


Instituto Costarricense de

Turismo: Se coordina algunos

aspectos relacionados con la

inscripción de concesiones en la

zona marítima terrestre.

Organismo de Investigación

Judicial. Se otorgan todas las

facilidades técnicas, para que

desarrollen su labor, en aquellos

casos relacionados con fraudes

inmobiliarios.

Dirección Nacional de Notariado:

transmite la información

relacionada con el Registro de

Notarios

Registro Civil: se coordina la

entrega de información relativa al

registro de defunciones, lo cual es

de vital importancia dentro de la

seguridad jurídica que debe privar

en las transacciones inmobiliarias.

Escuela Judicial: se estableció un

convenio de capacitación recíproca

en materia de interés para ambas

instituciones

Unidad Ejecutora ya que ellos son

los que desarrollan el proceso de

formación del Catastro y la

compatibilización con el Registro

según lo estipulado mediante la

Ley 8154.

COORDINACIÓN CON OTRAS

AUTORIDADES

INTERNACIONALES

Colegio de Registradores de

España: se han logrado establecer

vínculos que permiten tener una

comunicación fluida con sus

autoridades y un mejor acceso a

las capacitaciones que brinda a

través de la Agencia Española de

Cooperación Internacional

CRICAP (Consejo Registral

Inmobiliario de Centroamérica y

Panamá) Como valor agregado, es

importante destacar que Costa

Rica es miembro fundador del

CRICAP al suscribir el acta

constitutiva de creación de dicho

organismo, suscrita en Antigua,

Guatemala, el 21 de octubre de

1999, naciendo como un ente

regional de cooperación,

coordinación e integración con

independencia

técnica,

conformado por los organismos

públicos de las Repúblicas de

Centroamérica y Panamá, que en

cada país tengan atribuida por su

ley nacional competencia para

administrar los registros de

propiedad o conducir procesos de

modernización de dichos registros.

Comité Permanente sobre el

Catastro en Iberoamérica (CPCI),

en el cual se dio por primera vez en

la historia de Costa Rica, que fuera

nominado y escogido nuestro país

y en la persona del Ingeniero

Aguilar, como encargado de la

Presidencia del Comité.

CAPACITACIÓN/ ACTIVIDADES

DE CAPACITACIÓN

Se llevó a cabo en el primer

trimestre del año, 10 talleres de

capacitación denominado

“Reacción en Cadena” para todos

los funcionarios que se

encuentran destacados en este

140


Registro. Los temas abordados en

dicho evento fueron: la Filosofía

Institucional, Valores y Principios

Humanos,

Motivación,

Comunicación

Asertiva,

Cooperación y Trabajo en Equipo

y la Proactividad y Confianza, esto

con el fin, de que todos los

colaboradores tengan la capacidad

de adaptarse mejor al ambiente

laboral y con ello, la

Administración contará con un

instrumento que facilitará la toma

de decisiones en aspectos

importantes relacionados con el

logro de los objetivos del Registro

Inmobiliario

Se impartió un taller sobre el de

SEVRI a 25 Colaboradores de

todos los diferentes procesos que

conforman este Registro con el fin

de que las mismas puedan

conocer y participar activamente

de este proceso indicando quienes

son los responsables de las

diferentes acciones que se van a

llevar a cabo.

Se llevó a cabo en el mes de

octubre, la IV Jornada de Derecho

Registral 2011 en conjunto con el

Registro de Bienes Muebles,

Personas Jurídicas y Propiedad

Industrial, con una duración de

12 horas, fuera del horario

normal de labores. Los temas

analizados en dicho evento, se

establecieron con base en el

estudio realizado por los

Directores de cada uno de los

Registros participantes.

Se participó activamente (cinco

funcionarios) en la tercer escuela y

reunión anual del Sistema de

Referencia Geocéntrico para las

Américas (SIRGAS) con la

finalidad de incorporar la red de

estaciones GNSS a la red SIRGAS:

COM la cual es una red regional

que permitirá brindarle una mejor

solución ya que es la única forma

de ser consistentes a nivel global,

todos nuestros datos deben estar

referidos al mismo sistema preciso

a nivel de milímetros y estable, a

través de décadas, para lo cual se

requiere medir y procesar de

manera continua y así poder

determinar el comportamiento de

la red. Si no hay redundancia en el

cálculo y control de los resultados

más allá de los límites que cubre la

red se pueden cometer errores

considerables sin que los mismos

sean detectados, lo cual se evita

por medio del análisis integrado de

estas redes dentro de SIRGAS-

COM.

Se enviaron a las dos Secretarias a

recibir el taller de “Gestión

Documental y Administrativa

Electrónica de Documentos

impartida por la empresa

Asesorías Creativas en el

Desarrollo Integral S.A.

Se capacitó varios funcionarios

registradores tanto registral como

catastral y Asesores Jurídicos

sobre los diversos temas

requeridos para ejercer la labor

registral de forma más eficiente

conllevando esto a una seguridad

jurídica más expedita.

Se contrato un curso sobre

Proyectos para ser impartido a 4

funcionarios destacados en esta

Dirección, con el fin de que

obtuvieran los conocimientos

141


idóneos para realizar una

inversión en un proyecto sin que se

genere costos exuberantes.

Asistieron 3 funcionarios a llevar

un curso sobre el manejo de Excel

2007, con el fin de adquirir los

conocimientos idóneos para

realizar sus labores en forma más

óptima.

Participación del Director MSc.

Oscar Rodríguez Sánchez, al

XXIV Encuentro del Comité

Latinoamericano de Consulta

Registral, que se realizó en la

ciudad de Santo Domingo,

República Dominicana, en el que

se logró firmar un convenio de

cooperación entre los Registros de

Costa Rica y República

Dominicana.

Participación de 7 funcionarios

destacados en esta Dirección sobre

el tema principios de Project 2007,

esto a fin de que cuenten con los

conocimientos para poder realizar

todos los proyectos definidos en

este Registro, de la forma en que

lo solicita la Oficina de Dirección

de Proyectos.

Un Registrador participaron en el

Curso Iberoamericano Anual de

Derecho Registral en el país de

España en el mes de noviembre.

Participación de la funcionaria

Johanna Céspedes Argüello, a una

capacitación de la AECID (Agencia

Española de Cooperación

Internacional para el Desarrollo)

que se realizó en España en la

Universidad Politécnica de

Madrid, curso denominado Curso

Avanzado de Sistema de

Posicionamiento por Satélite

Participaron 22 funcionarios de

este Registro, al Congreso del

Instituto Costarricense de Derecho

Notarial (ICODEN)

Se logró la participación de 15

funcionarios al Congreso de la

Unidad Ejecutora sobre materia

relación Catastral-Registral

CURSOS RECIBIDOS

Participación del Director MSc. Oscar

Rodríguez Sánchez, al XXIV

Encuentro del Comité

Latinoamericano de Consulta

Registral, que se realizó en la ciudad

de Santo Domingo, República

Dominicana, en el que se logró firmar

un convenio de cooperación entre los

Registros de Costa Rica y República

Dominicana

Participaron 22 funcionarios de

este Registro, al Congreso del

Instituto Costarricense de Derecho

Notarial (ICODEN)

Se llevó a cabo en el mes de

octubre, la IV Jornada de Derecho

Registral 2011 en conjunto con el

Registro de Bienes Muebles,

Personas Jurídicas y Propiedad

Industrial, con una duración de 12

horas, fuera del horario normal de

labores.. Los temas analizados en

dicho evento, se establecieron con

base en el estudio realizado por los

cuatro Directores de cada uno de

los Registros participantes.

142


Un Registrador participaron en el

Curso Iberoamericano Anual de

Derecho Registral en el país de

España en el mes de noviembre.

Participación de la funcionaria

Johanna Céspedes Argüello, a una

capacitación de la AECID (Agencia

Española de Cooperación

Internacional para el Desarrollo)

que se realizó en España en la

Universidad Politécnica de

Madrid, curso denominado Curso

Avanzado de Sistema de

Posicionamiento por Satélite

CURSOS IMPARTIDOS

En conjunto con del Departamento de

Capacitación, se planificó un curso a

todos los funcionarios que fueron

nombrados en propiedad o interinos

durante el año 2011, conteniendo

información sobre los diferentes

movimientos registrales que se llevan

a cabo en el Registro Inmobiliario.

143


REGISTRO DE BIENES MUEBLES

NATURALEZA JURÍDICA

La existencia de un Registro de Bienes

Muebles fue contemplada desde 1964

por los legisladores costarricenses,

conforme lo dispuesto por el artículo

235 del Código de Comercio, Ley No.

3284 del 30 de abril de ese año que

indica:

"Créase el Registro de

Bienes Muebles con asiento

en la ciudad de San José,

que actuará conjuntamente

con el Registro General de

Prendas"

Posteriormente la Junta

Administrativa del Registro Nacional

dispuso:

“De conformidad con el

Acuerdo No, 2236 adoptado en

la Sesión Ordinaria No. 35-93

del 06 de setiembre de 1993, y

con fundamento en los artículos

2 y 6 de la Ley No. 5695 del 28

de mayo de 1975 y sus

reformas, Ley de Creación del

Registro Nacional, se emite la

presente circular que es de

carácter vinculante para los

Directores y todos los

funcionarios de los Registros

de Prendas y Vehículos

Automotores, de forma que a

partir del lunes 20 de setiembre

de 1993 se unifican los referidos

registros que transitoriamente

quedan, para todos los efectos

administrativos, adscritos a la

Dirección General del Registro

Nacional"

Luego como parte de la consolidación

del Registro Público de la Propiedad

Mueble, el Decreto Ejecutivo

No.23178-J-MOPT del 18 de abril de

1994, que en lo que interesa expresa:

"Trasládese el Registro

Nacional de Buques al Registro

Público de la Propiedad Mueble

del Registro Nacional, al cual

corresponderá la inscripción de

todo tipo de embarcaciones y

vehículos acuáticos, sean éstos

mayores o menores de

cincuenta toneladas de registro

bruto".

Por otra parte, mediante Decreto No.

21900-MOPT-J del 20 de enero de

1993, se incorpora el Departamento

de Placas del Ministerio de Obras

Públicas y Transportes al Registro

Público de la Propiedad Mueble, el

cual en su artículo 1 indica:

"Corresponde al Registro

Público de Vehículos

Automotores la elaboración,

confección, adjudicación de

números y entrega de las

placas metálicas de los

vehículos automotores cuya

inscripción autorice".

144


Posteriormente, como estrategia de la

política de integración administrativa

de los órganos relacionados con la

propiedad mobiliaria, en setiembre de

1993, mediante Oficio de la Dirección

del Registro Público de la Propiedad

Inmueble DPR-486-93 de fecha 08 de

octubre de ese mismo año, fue

adscrito al Registro Público de la

Propiedad de Vehículos - hoy

integrado al Registro de Bienes

Mueble - el Departamento de

Certificaciones Computarizadas

inmediatas sobre vehículos que había

estado a cargo del Registro Público.

Hoy en día los servicios de

certificaciones y emisión de placas

metálicas son responsabilidad de la

Dirección de Servicios del Registro

Nacional.

Finalmente, el 16 de octubre de 2009,

se publicó en La Gaceta No 201, la

Ley No 8766, “Reforma del artículo 2

de la Ley de Creación del Registro

Nacional, No 56995 y traslado del

Registro Nacional de Aeronaves al

Registro de Bienes Muebles”, la cual

dispuso

“ARTÍCULO 1.-

Refórmase el inciso c) del

artículo 2 de la Ley de

creación del Registro

Nacional, N.º 5695, de 28

de mayo de 1975, y sus

reformas. El texto dirá:

“Artículo 2.-

Conforman el Registro

Nacional, además de los que

se adscriban por otras leyes,

los siguientes registros:

[...]

c) El Registro de Bienes

Muebles, que comprende:

vehículos automotores,

aeronaves, prendas y

buques.

[...]”

La reforma en comentario ordenó el

traslado del Registro Aeronáutico

Costarricense, el cual había sido

creado mediante la Ley General de

Aviación Civil, No. 762 del 18 de

octubre de 1949.

OBJETIVO GENERAL

Inscribir y dar publicidad a los

documentos en que se constituyan,

modifiquen, declaren o extingan

derechos reales sobre bienes muebles

inscribibles, especialmente los

referidos a vehículos automotores,

buques, aeronaves, maquinaria y

otros muebles, así como anotar al

margen de su inscripción los

documentos expedidos por

autoridades competentes tales como

demandas, embargos, infracciones y

demás providencias cautelares

relativas a esos bienes e inscribir y dar

publicidad a los gravámenes

prendarios que los afecten.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Registrar la titularidad de

derechos reales sobre bienes

muebles inscribibles, sus

modificaciones y extinciones.



Inscribir y dar publicidad a los

gravámenes prendarios que

afecten bienes muebles.

Anotar las medidas cautelares

de naturaleza judicial y

administrativa que se ordenen

por autoridades competentes

sobre bienes muebles inscritos.

145


Asignar y brindar las

matrículas de aquellos bienes

que por su naturaleza lo

requieran.

CAMBIOS HABIDOS EN EL

ENTORNO Y REFORMAS

LEGALES

Durante el año 2011 los servicios

prestados por el Registro de la

Propiedad Mueble se vieron

condicionados por varios factores de

orden financiero nacional y de

políticas públicas que incidieron en su

demanda y ampliaron sus

competencias legales, entre otros los

que de seguido se detallan, por su

mayor relevancia:

a) La relativa estabilidad económica e

inflacionaria que vivió el país durante

el año 2011, permitió al sector

financiero mantener una política

abierta al crédito para la compra de

vehículos nuevos y usados, situación

que determinó un breve incremento

en la cantidad de automotores

inscritos en el Registro y un gran

dinamismo en el tráfico mercantil de

estos bienes.

b) Se mantuvo la política del MOPT

por medio de la empresa RITEVE S y

C, concesionaria del servicio de la

revisión técnica vehicular de la flotilla

de todo el país, en cuanto no autorizar

dicha revisión cuando se constaten

incongruencias en los números de

motor y chasis de los vehículos con la

información registral, o bien

inexistencia de dichos datos en la

información. Este criterio determina

una demanda constante de resolución

de diligencias administrativas, para

autorizar los movimientos de cambio

e inclusión de características de

dichos bienes.

c) La entrada en operación del

Registro Nacional de Aeronaves como

órgano adscrito al Registro de Bienes

Muebles, determinó la creación de

una nueva oficina a cargo de

profesionales especializados en la

inscripción de estos bienes y los

contratos sui generis que los regulan,

siendo necesario dar inicio a un

programa de inducción y

capacitación, no sólo para este

personal, sino para todos los

calificadores del Registro.

MEJORAMIENTO EN LOS

MECANISMOS

DE

EVALUACIÓN AL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

El Registro de Bienes Muebles se rige

por medio de las políticas estratégicas

institucionales definidas dentro del

Plan Anual Operativo de cada año, en

el mismo, se determinan las acciones

pertinentes a seguir para el logro de

los objetivos específicos definidos

dentro de esta matriz, así mismo el

Sistema de Valoración de Riesgos

implementado, provee de un

sistemático procedimiento que

permite dar seguimiento constante de

dichas acciones, previendo posibles

cambios paralelos que mejoren la

consecución de los objetivos

planteados.

LOGROS ALCANZADOS

Dentro de los principales logros

obtenidos durante el año 2011 se

destacan los siguientes:

146


ÁREA ADMINISTRATIVA



Se obtuvo la digitalización de

todos los expedientes

administrativos instruidos por la

Asesoría Legal de la Dirección del

Registro, correspondientes al año

2010-2011 (en total se resolvieron

274 expedientes) y se habilitó la

consulta digital de los mismos a

todos los usuarios, por medio de

los servicios brindados por la

Dirección de Servicios Registrales.

Se trasladó al Archivo Central del

Registro todos los expedientes

administrativos de la Asesoría

Legal, Registro de Aeronaves y la

Dirección del Registro de Bienes

Muebles, conforme la normativa

emitida al efecto.

Se gestionó y ejecutó el

presupuesto necesario para

realizar nombramientos de

personal de suplencia con el fin de

no causar perjuicio a los

registradores respecto de las

cargas de trabajo asignadas, ni

dilatar los tiempos de espera en

los usuarios, en casos de

funcionarios incapacitados o con

vacaciones prolongadas;

programa que fue implementado

y se ha venido observando con

gran éxito desde años anteriores.


Se adquirió y renovó el equipo de

cómputo, impresoras, sillas

ergonómicas, dotando de hadware

de punta a los registradores para

mejorar el desarrollo de sus

funciones en condiciones acordes

con la política de salud

ocupacional institucional.

ÁREA TÉCNICA-REGISTRAL

Se dio continuidad a la

contratación de la empresa

SIANSA para el mantenimiento

del sistema de información,

permitiendo la realización

permanente de estudios en

relación a nuevos

requerimientos y su

implementación en aras de

mejorar los tiempos de

respuesta y simplificar procesos

para agilizar el trámite en la

calificación de los documentos.



Para dar cumplimiento a los

principios de la Ley No 8220,

“Protección al Ciudadano del

Exceso de Requisitos y Trámites

Administrativos”, se logró la

interconexión del Registro de

Bienes Muebles con las bases de

datos del Registro de Personas

Jurídicas, para permitir la

consulta de poderes y

personerías jurídicas de

asociaciones y sociedades

mercantiles.

Se concluyó la adaptación del

sistema de información para la

inscripción de vehículos

automotores, a fin de permitir

su matriculación e identificación

alfa numérica y se creó el

programa de “Reserva de

número placa”, facilitándole a

los usuarios escoger

determinados caracteres

alfanuméricos de su matrícula,

según su conveniencia, como

mecanismo para enfrentar la

política de restricción a la

circulación vehicular por las vías

públicas del casco

metropolitano.

147


Se continuó con el Proyecto

Integral “Web Services

Interinstitucional-Bienes

Muebles” cuyo objetivo general

es crear aplicaciones tipo Web

Services u otros procesos

automáticos para el intercambio

de información registral entre el

Registro de Bienes Muebles y

otras instituciones de derecho

público o privado.

Dentro del avance concreto que

tuvo este proyecto cabe

mencionar:

- Conclusión de la adaptación del

Sistema de Transmisión

Electrónica de Certificados de

Aduana (DUA), para integrar a

esa información los datos de otras

entidades que se requieren para

la determinación objetiva de los

vehículos (TICA, INS, RITEVE,

Registro).

- Modificación de la plataforma

tecnológica disponible para los

Juzgados de Tránsito del país a

WEB, para la trasmisión al

Registro de Bienes Muebles de los

gravámenes y demás providencias

judiciales que afectan los

vehículos inscritos, asegurándose

mayor celeridad y seguridad en

ese proceso.

ÁREA JURÍDICA


Al ordenarse por Ley el traslado

del Registro Nacional de

Aeronaves al Registro de Bienes

Muebles, la cual entró en vigencia

el 16 de abril del 2011, se




concretó la digitalización total de

los expedientes existentes y se

trasladó a la base de datos del

Registro toda la información

actualizada de los asientos

contenidos en los tomos de

inscripción de dicho Registro.

Se capacitó a los funcionarios del

Diario del Registro y las Oficinas

Regionales sobre la anotación de

documentos en materia

aeronáutica, así también se

capacitó a servidores de la

Dirección de Servicios Registrales

sobre el acceso, consulta y

certificación de esa información.

Se concluyó la actualización de la

Guía de Calificación de

Documentos y se puso a

disposición de los usuarios en la

página WEB del Registro

Nacional.

Se concluyó la redacción y

revisión del “Reglamento del

Registro de Bienes Muebles”,

superándose su aprobación por

parte de la Comisión de

Desregulación del Ministerio de

Economía, Industria y Comercio y

se tiene en la Asesoría Jurídica del

Registro Nacional a la espera de

su publicación oficial.

ESTADO DE LOS PROYECTOS

MÁS RELEVANTES

A continuación, se desglosan los

documentos recibidos y tramitados

durante el 2010 y 2011 por los

funcionarios destacados en este

Registro:

148


En el Área Registral, se logró mejorar

el error registral debido

principalmente a la realización de las

capacitaciones impartidas, mejorando

las habilidades técnicas y académicas

de los funcionarios en el ejercicio de

su labor calificadora y registral.

DOCUMENTOS

RECIBIDOS DIARIO

AÑO 2010 AÑO 2011

Período comprendido Enero-Diciembre Enero-Diciembre

Documentos recibidos y

tramitados 583076 650122

Documentos Inscritos y

marcados Defectuosos 394046 438.687

Documentos revocados 722 460

TOTAL 977.844 1.089.269

COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES NACIONALES.

Dirección General de Aduanas: Conforme al Decreto Ejecutivo #222636-

MOPT-H-J se exige la transmisión electrónica de los documentos que ampara

el desalmacenaje de los automotores, se requiere de una constante

comunicación y coordinación con esa Dependencia.

149


Instituto Nacional de Seguros (INS): La actualización de la base de datos del

Registro resulta ser trascendental para el INS, mismo que cada año debe

realizar el cobro de los derechos de circulación de los vehículos de acuerdo con

la información que le suministra el Registro para estos efectos. De igual manera

esta institución provee actualmente vía digital los datos requeridos respecto al

cobro del seguro obligatorio automotor. En el año 2011 se coordinó además el

nuevo proceso de matriculación de vehículo con caracteres alfanuméricos.

Dirección General de Tributación: De igual manera que el INS, está institución

requiere anualmente de la base de datos actualizada del Registro, para

establecer los valores fiscales de los automotores que al efecto servirá de base

para el cobro del impuesto de Transferencia y el Impuesto a la Propiedad de

Vehículos.

Ministerio de Hacienda: El Departamento de Exenciones de este Ministerio,

semanalmente remite al Registro la información correspondiente de los

vehículos que al amparo de las distintas leyes se deben inscribir exonerados de

impuestos.

Revisión Técnica de Vehículos (R.T.V): Dicha empresa transmite

electrónicamente los datos que se requiere para la inscripción por primera vez

de vehículos.

• Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT): Se coordina con dicha

Institución, a través de sus distintos órganos adscritos, tales como el Consejo de

Transporte Público, Departamento de Pesos y Dimensiones, Consejo de

Seguridad Vial, la adjudicación de placas de servicio público (Taxi y

Autobuses), la asignación de códigos para vehículos remolque y semirremolque,

verificación de multas e infracciones pendientes de pago, la no detención de

placas metálicas para efectos de su reposición y otros variados requisitos que

por competencias requieren tramitarse interinstitucionalmente.

CAPACITACIÓN / ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN:

Durante el año se realizaron ocho actividades de capacitación, cuatro ellas con

participación de todo el personal del Registro, en aras de fortalecer sus

competencias académicas y de destrezas de liderazgo:

a- Seminario denominado “Traslado del Registro Aeronáutico”.

b- Taller “La Inexactitud Registral y su Tratamiento en el nuevo Reglamento del

Registro de Bienes Muebles”.

c- Capacitación Excel Intermedio Avanzado

d- Taller “Metodología de Valoración de Riesgo”.

e- Taller “Como Poner en Acción las Fortalezas Personales”.

f- IV Jornada de Derecho Registral 2011.

150


g- Taller “Nociones Determinantes para el Liderazgo.

h- Taller “Anotaciones de actos y contratos en el Diario del Registro de Bienes

Muebles: Aspectos jurídicos y técnicos”.

Igualmente se coordinó la participación de algunos funcionarios en eventos

académicos como:

‣ X Jornada de Derecho Notarial Costarricense.

151


REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS

NATURALEZA JURÍDICA

El Registro de Personas Jurídicas fue

creado como un Registro

independiente y distinto al Registro

Público de la Propiedad, a partir de

los estudios del proceso de

reestructuración del Registro

Nacional, que determinó la necesidad

de constituirlo como una Dirección

nueva. En 1997, la Junta

Administrativa del Registro Nacional,

emite un acuerdo administrativo en la

sesión extraordinaria nº 58-97,

celebrada el 30 de octubre de ese

mismo año, donde establece

formalmente la creación de la

Dirección de Personas Jurídicas,

fortaleciendo así la tesis planteada en

el documento final de

reestructuración del Registro

Nacional. Esta propuesta fue avalada

por el Ministerio de Planificación en

el oficio DM-133-98, del 05 de marzo

de 1998 y oficializada con la

promulgación del Decreto No. 26771-

J del Reglamento del Registro

Público, el día 18 de marzo de ese

mismo año, y que en lo referente a la

composición del Registro en el

artículo tercero, inciso b) define la

creación de esta dirección y su

estructura organizativa, según oficio

de MIDEPLAN DM007-01 del 06-02-

2001.

OBJETIVO GENERAL

Brindar seguridad jurídica y

publicidad certera en la información y

registración de documentos

relacionados con la constitución,

modificación y extinción de derechos

sobre sociedades mercantiles, civiles,

de medios de difusión y agencias de

publicidad, de actividades

profesionales, sociedades anónimas

laborales, fundaciones, asociaciones

civiles y asociaciones deportivas y

todos los demás actos y contratos

indicados por la ley, así como la

reserva de nombres de sociedades

mercantiles y la asignación de cédulas

de personas jurídicas, utilizando para

tal efecto las técnicas y tecnologías

más modernas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Desarrollar, vigilar y controlar los

procesos de calificación, inscripción y

publicidad de los actos y contratos

establecidos en los artículos 235 del

Código de Comercio, 466 del Código

Civil y leyes especiales, así como la

aplicación de diversos cuerpos

normativos que regulan la materia

comercial de nuestro país.

Automatizar los procesos de

calificación e inscripción de

documentos con la adquisición de

tecnología en equipos de cómputo y

programas de avanzada que permita

administrar en forma eficiente,

efectiva y bajo los principios de

publicidad y seguridad Registral de la

información, generada como producto

de los múltiples servicios que se

brinda a la población costarricense.

152


Aplicar las normas que regulan los

procesos calificación e inscripción de

documentos, como son Código de

Comercio, Código Civil, Código de

Familia, Código Procesal Civil, Código

Notarial, Código Municipal, Código de

Normas y Procedimientos Tributarios,

la Ley Reguladora del Mercado de

Valores, Ley Reguladora de Empresas

Financieras no Bancarias, Ley sobre

inscripción de documentos en el

Registro Público, Ley de

Procedimientos de Observancia de los

Derechos de Propiedad Intelectual,

Ley Orgánica del Banco Central, Ley

de Sociedades Anónimas Laborales,

Ley de Asociaciones, Ley de

Fundaciones, Ley de Creación del

Instituto Costarricense del Deporte y

la Recreación, Reglamento sobre el

funcionamiento de la Oficina de

Reserva de Nombre, Reglamento del

Registro Público y el Reglamento para

la expedición de Cédulas Jurídicas,

entre otros.

CAMBIOS HABIDOS EN EL

ENTORNO

El cambio más significativo del

entorno fue la actualización de las

herramientas informáticas, lo que

conllevó a tener una mayor agilidad y

eficiencia en el sistema automatizado

de la información.

Dentro del ordenamiento jurídico se

dieron las siguientes modificaciones

que afectaron el quehacer diario de

este Registro:

modificación de la Ley 959

creación y organización del

Instituto Geográfico Nacional

de 4 de julio de 1944 y sus

reformas.

Ley 8923 Aprobación de la

Adhesión a la convención para

la Eliminación del Requisito de

Legalización para los

documentos

públicos

extranjeros.

Ley 8994 del 18-10-2011

Reforma del artículo 32 bis de la

Ley No. 7933, Ley Reguladora

de la Propiedad en Condominio

de 28 de Octubre de 1999.

Ley 8990 del 03-10-2011

Modificación de la Ley No.

8220, Protección al Ciudadano

del Exceso de Requisitos y

Trámites Administrativos.

Ley 9019 15-02-2011 “Ley de

Presupuesto Ordinario y

Extraordinario de la República

para el ejercicio económico del

2012, que motivó la Circular N°

159-11 de la Secretaría General

de la Corte Suprema de

Justicia, en razón de la cual se

define por concepto de

Derechos de registro en

materia mercantil.

Ley 9024 del 23-11-2011 que es

Impuesto a las Personas

Jurídicas.

Ley 8905 de 26-01-2011 que

reforma el artículo 2 de la Ley

5695 Creación del Registro

Nacional y sus Reformas y

153


ACCIONES EMPRENDIDAS

POLITICAS ESTRATEGICAS

INSTITUCIONALES

Mejorar la calidad de los servicios

registrales y de consulta mediante la

incorporación de nueva tecnología

que facilite el manejo de la

información registral, bajo estándares

de control y de calidad ofreciendo al

usuario un producto de calidad, en el

menor tiempo posible y con la mayor

efectividad en el uso de los recursos

asignados.

Aplicar las nuevas políticas de control

interno en los diversos procesos de

trabajo de las áreas existentes en el

Registro de Personas Jurídicas, de

conformidad con lo que exige la

normativa vigente emitida por el

Gobierno para la protección de los

recursos públicos.

Propiciar el cambio en la disposición

de nuestros funcionarios a nivel

interno, con la participación del

colaborador en los cambios que se

realicen en los procesos de trabajo, así

como una verdadera promoción de los

valores institucionales de modo que se

fortalezcan actitudes tanto a nivel

individual como colectivo en función

de la eficiencia y eficacia en

concordancia con los intereses

nacionales.

PRINCIPALES

ALCANZADOS

AREAS DE TRABAJO

1. AREA REGISTRAL

LOGROS

DEPARTAMENTO

DE

ASOCIACIONES Y MERCANTIL:

Las estadísticas anuales de

producción por Departamento

(Mercantil y Asociaciones), registró

para el 2011, un ingreso total de

77.902 documentos en el

Departamento del Diario; se

recibieron además 44.993

documentos presentados al Despacho.

Se tramitó un total de 138.984

documentos durante este año 2011, de

los cuales 74.383 fueron debidamente

inscritos que corresponde a un 54%

del total de documentos tramitados.

154


Cuadro N° 1

Area Registral (Mercantil y Asociaciones)

Nivel de Producción del 2011

1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre

Diario 21248 19183 20093 17368

Despacho 12098 11400 11222 10273

Inscritos 19096 19315 19046 16926

Defectuosos 15705 15238 14742 13845

25000

Produccion

20000

15000

10000

5000

Diario

Despacho

Inscritos

Defectuosos

0

1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre

Año 2011

Fuente: Informes de producción del Departamento. Año 2011.

155


Cuadro N° 2

Area registral

Comparación de Producción del 2010-2011

2010 2011

Diario 85323 77902

Despacho 48313 44993

Inscritos 81046 74383

Defectuosos 65354 65354

100000

80000

60000

40000

20000

0

2010 2011

Diario

Despacho

Inscritos

Defectuosos

Fuente: Informes de producción del Departamento. Año 2011.

ACCIONES ESTRATEGICAS

DESARROLLADAS

1. Se puso en práctica un nuevo

modelo gerenc