OpenOffice.org Calc - UNPA

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OpenOffice.org Calc - UNPA

Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcPuede mostrar en una celda de una hoja una referencia a una celda de otra hoja en el mismodocumento. Indicando delante de la referencia el nombre de la hoja, punto, y la referencia de lacelda o del rango de celdas.Ejemplo:Hoja2.A1Hoja2.A1:B5Referencia a una celdaReferencia a un rango de celdasPara poder referenciar a una celda en otra hoja haga lo siguiente:1. En la celda en la que desea insertar los datos coloque el cursor y escriba el signo igual, paracomenzar a escribir una formula (=).2. Haga clic en la ficha Hoja 2 en la parte inferior de la hoja de cálculo. Coloque el cursor en lacelda A1.3. Presione enter, y podrá ver en la celda el contenido de la referencia indicada (en este casoHoja2.A1 Si cambia el contenido en esa referencia (Hoja2.A1) el contenido donde esreferenciado cambiará igualmente.Lo mismo se hace para los rangos de celdas, pero para ello debe arrastrar el cuadro de laesquina inferior derecha de la celda activa para seleccionar un rango de celdas. EjemploHoja2.B6:C8Referencias a otras hojas en otro documentoDe la misma manera, también se puede crear una referencia en una celda de otro documento,siempre que este documento ya se haya guardado como archivo.La referencia a una celda de otro documento contiene, en este orden: el nombre deldocumento al que hace referencia entre comillas simples, un signo de almohadilla #, el nombre de lahoja del documento al que hace referencia seguido de un punto y el nombre de la celda. Ejemplo:='file:///C:/HerramientasTecnologicas/prueba.ods'#$Hoja1.A4Observe además del signo de almohadilla (#) que en OpenOffice.org o el nombre de la hojaaparece precedido del signo "$" para indicar que se trata de una referencia absoluta.Para poder referenciar a una celda en otro documento haga lo siguiente:1. Abra el documento del cual tomara los datos: Elija Archivo - Abrir para cargar undocumento de hoja de cálculo.)2. En el documento donde hará la referencia, coloque el cursor en la celda en la que deseainsertar los datos externos e introduzca un signo de igual para indicar que va a introduciruna fórmula.3. Vaya ahora al documento que acaba de cargar y haga clic en la celda con los datos quedesea insertar en el nuevo documento.4. Presione enter, y podrá ver en la celda el contenido de la referencia indicada. En lalínea de entrada verá cómo OpenOffice.org Calc ha agregado automáticamente la referenciaa la fórmula.Lo mismo se hace para los rangos de celdas, pero para ello debe arrastrar el cuadro de laesquina inferior derecha de la celda activa para seleccionar un rango de celdas, OpenOffice.orginserta automáticamente las referencias correspondientes en las celdas adyacentes. Como resultado,el nombre de la hoja aparece precedido del signo "$" para indicar que se trata de una referenciaabsoluta. Ejemplo:=file:///C:/HerramientasTecnologicas/prueba.ods'#$Hoja1.B6:C8M.C. Bertha López Azamar 2


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcOtra posibilidad es mantener pulsada la tecla Alt, hacer clic en el nombre de cualquier hoja,y escribir directamente el nuevo nombre. (La disponibilidad de esta función depende delAdministrador de ventanas X).Insertar una hojaSeleccione Insertar - Hoja de cálculo para insertar una hoja nueva o una procedente de otroarchivo.Seleccionar varias hojasLa ficha de la hoja actual se muestra siempre delante de las otras fichas en color blanco. Lasdemás fichas de la hoja aparecen en gris cuando no están seleccionadas. Para seleccionar variashojas, haga clic en las fichas de otras hojas mientras mantiene pulsada la tecla Control.Pulse Shift + Control + Re Pág o Av Pág para seleccionar varias hojas utilizando elteclado, para seleccionar fichas continuas.Y con el ratón presione la tecla Shift y pulse con el cursor del ratón sobre las pestañas de lashojas a seleccionar, puede seleccionar fichas que no estén juntas.Deshacer una selecciónPara deseleccionar una hoja, haga clic de nuevo en su ficha mientras pulsa la tecla Control.La hoja actualmente visible no puede deseleccionarse.Escribir valores en varias hojas simultáneamenteSi se han seleccionado varias hojas, los valores introducidos en la hoja activa se insertanautomáticamente en las demás hojas seleccionadas. Por ejemplo, los datos escritos en la celda A1 deHoja1 se introducen automáticamente en la misma celda de Hoja2, cuando tiene ambasseleccionadas.Calcular en varias hojasPuede hacer referencia a un área de hojas de una fórmula especificando la primera hoja y laúltima del área; por ejemplo, =SUMA(Hoja1.A1:Hoja3.A1) suma todas las celdas A1 de laHoja1 a la Hoja3.M.C. Bertha López Azamar 4


Direcciones y referencias, absolutas y relativasHerramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcReferencia relativaRelativa significa en este contexto que la referencia se ajusta al área al copiar las fórmulas, esdecir si copio la formula, las referencias a las celdas, serán a la misma distancia a la que esta la celdaoriginal donde se escribe la formula..Por ejemplo para un rango la referencia relativa es: A1:B2, y para una celda es. A1Referencia absolutaEn oposición a las referencias relativas existen las referencias absolutas que se escribencolocando el signo del dólar ($) delante de cada dato usado como absoluto, según se necesite dejarfija la columna o el renglón o ambos. Ejemplo el rango $A$1:$B$2 es absoluto completo en renglóny columna en sus dos referencias de celdas indicadas. Para una celda $A1 la columna es absoluta.Al poner como absoluta una referencia (renglón, columna, o ambas) lo que pasa es que alcopiar la formula, esa referencia no se moverá y será siempre la misma.NOTA: OpenOffice.org puede transcribir, en la línea de entrada actual, todas las referenciasrelativas a absolutas y viceversa si pulsa la combinación de teclas (Mayús) (F4). Sicomienza con una dirección relativa como A1, ocurre lo siguiente: Con la primerapulsación las filas y columnas se convertirán en absolutas ($A$1); con la siguiente lohará sólo la fila (A$1), luego sólo la columna ($A1), y después se convertirán ambasde nuevo en relativas (A1).A1Referencia relativa tanto en columna como en renglón.$A1 Referencia absoluta de columna y relativa de renglónA$1 Referencia relativa de columna y absoluta de renglón$A$1 Referencia absoluta en renglón y columna.En la figura siguiente puede observare la formula, donde la referencia de celda A5 esta comorelativa, y se encuentra a una celda de distancia de la celda de la formula, por lo tanto,al copiar laformula en las celdashacia abajo, lareferencia se cambia aA6, A7, A8respectivamente. Por elcontrario en la formulala referencia $a$2 esabsoluta y al copiar lasformulas hacia abajo lareferencia siempre serála misma.NOTA: OpenOffice.org Calc le muestra de manera esquemática las referencias a unafórmula. Si pulsa p.ej. en una celda sobre la fórmula =SUMA(A1:C5;D15:D24),ambas áreas referenciadas se destacarán en color. La parte de la fórmula "A1:C5"puede p.ej. aparecer en azul y el marco del área de celda referenciada en un tono azul.La siguiente parte de la fórmula "D15:D24" puede aparecer seleccionada de formasemejante en rojo.M.C. Bertha López Azamar 5


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcObservaciones importantes:Supongamos que desea calcular en la celda E1 la suma de las celdas en el área A1:B2. Lafórmula que debe introducir en E1 debe ser: =SUMA(A1:B2).Si más tarde decide insertar una columna nueva delante de la columna A, los elementos quequiere sumar aparecerán entonces en B1:C2 y la fórmula en F1, en lugar de en E1. Por consiguiente,tras insertar la nueva columna, debería comprobar y corregir todas las fórmulas de la hoja, y posiblementeen otras hojas. Afortunadamente, OpenOffice.org se encarga de ello.Después de insertar una nueva columna A, la fórmula =SUMA(A1:B2) se actualiza a=SUMA(B1:C2) de forma automática. Los números de fila también se ajustan automáticamente alinsertar una nueva fila 1.Las referencias absolutas y relativas se ajustan en OpenOffice.org Calc siempre que sedesplaza el área a la que se hace referencia.Tenga cuidado, no obstante, al copiar una fórmula, ya que en ese caso únicamente seajustan las referencias relativas, no las absolutas.¿Cuándo usar referencias relativas y cuándo absolutas?Las referencias absolutas se utilizan cuando un cálculo hace referencia a una celda específicade la hoja. Si una fórmula que hace referencia precisamente a esa celda se copia a una celda situadamás abajo que la original, la referencia se desplazará hacia abajo si no se han definido lascoordenadas como absolutas.Aparte de con la inserción de nuevas filas y columnas, las referencias también puedencambiar si una fórmula que hace referencia a celdas específicas se copia en otra área de la hoja.Suponiendo que ha introducido la fórmula =SUMA(A1:A9) en la fila 10, si desea calcular la sumade la columna adyacente a la derecha, sólo tiene que copiar esta fórmula en la celda de la derecha.La copia de la fórmula en la columna B se ajustará automáticamente para obtener =SUMA(B1:B9).M.C. Bertha López Azamar 6


Validar el contenido de la celdaHerramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcPuede definir las entradas que son válidas para cada celda. Las entradas no válidas en unacelda se rechazarán.La regla de validez se activa al especificar un valor nuevo. Si en la celda ya se ha insertadoun valor incorrecto, o si se inserta un valor con los métodos de arrastrar y colocar o copiar y pegar,la regla de validez no surte efecto.NOTA: En cualquier momento puede seleccionar Herramientas - Detective y elegir elcomando Marcar datos incorrectos para ver las celdas que contienen valores que noson válidos.Para trabajar con la validez del contenido de celdas1. Seleccione las celdas para las que desea definir una regla de validez.2. Elija Datos y luego Validez.3. En la ficha Criterios, especifique lascondiciones de los valores nuevos que seinsertan en celdas.4. En el campo Permitir, seleccione una opción,por default se tiene: Cada valor; pero lasotras opciones son:Dependiendo decual opciónelija es lo quepuede trabajaren esa celda.a) Para números enteros o decimales, así como para fecha y hora,puede indicarse en la parte Datos el tipo de comparación que serealizará, y así en la parte Valor, o en máximo y mínimo segúnsea el caso, poner el valor de comparación correspondiente.Si se quiere que no se permitan valores del tipo fraccionarios (12.5) seselecciona "Números enteros", si se desea poder capturar valoresfraccionarios se elige “Decimal”.Ejemplo. Si en una celda deseo que solo aceptevalores entre 1 y 10 para capturar una calificación,tendría que llenar la ficha criterios como sigue:Ejemplo. Si en una celda se necesitan insertar edadesy se desea validar entre 1 y 105 añosM.C. Bertha López Azamar 7


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcElegir "Fecha" para aquellos datos de las fechas (los cuales pueden especificarse en formatolocal o como fecha serie1). Asimismo, la condición "Hora" permite especificar valores del tipo"12:00" o números de hora serie.Ejemplo si se desea aceptar fechas menores al 01 deenero del 2011:Ejemplo si se desea impedir que capture valores entrelas 2 pm y las 4 pm:a) Si en permitir elige "Longitud detexto" puede establecer que las celdassólo pueden contener texto de unalongitud igualmente condicionada porlos mismos parámetros en Datos ( igual,menor que, …)b) Si en permitir elige "Lista" puede insertar una lista de entradas válidas,esto es, escribir los valores que desea que aparezcan como opciones paravalidar. A su vez en la celda se mostrá una lista de la cual el usuario podráelegir un valor.c) Si en permitir elige “Intervalo de celdas”, entonces puede indicar algunas celdas o nombrede celdas que contienen esos valores para la validación. Para lo cual pondrá en Origendespués del signo igual (=) el rango de celdas o el nombre asignado a un grupo de celdas.1 Obtenido al aplicar la función FECHANÚMERO, la cual devuelve un valor que simboliza el número de serie de unafecha dada. Devuelve el número de fecha interno para el texto entre comillas. El número de fecha interno sedevuelve como número. El número lo determina el sistema de fechas que utilice OpenOffice.org para calcularlas fechas. Ejemplo FECHANÚMERO("01/01/2011") devuelve 40544.M.C. Bertha López Azamar 8


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcPara esto primero debemos tener creada la lista de valores en alguna posición particular de unahoja del libro, ejemplo en la Hoja2 insertar los valores :Luego seleccionarlas en la validación:Así obtendremos igualmente una lista en la celda donde se aplica la validez:Otra forma de poner los valores es:primero crear la lista y aplicar un nombre al conjunto de valores:Luego ese nombre usarlo en la ficha criterio:M.C. Bertha López Azamar 9


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-Calc5. Tras establecer las condiciones para la validez de celdas, las otras dos fichas sirven para crearcuadros de mensaje. La ficha de Ayuda de entrada es por si se desea que aparezca un mensajeal posicionarse sobre la celda (No olvide marcar la casilla de verificación para que realmentemuestre el mensaje).6.Escriba el título y el texto de la Ayuda emergente, que se muestra al seleccionar la celda, enla ficha Ayuda de entrada7. En la ficha Mensaje de error seleccione la acción que deba realizarse en caso de error.Siselecciona la acción "Detener" (stop) no se aceptan las entradas incorrectas y se conserva elcontenido anterior de las celdas.Seleccione "Aviso"(advertencia) o "Información" para ver enpantalla un diálogo en el que poder aceptar o cancelar la entrada. Si selecciona "Macro", puedeutilizar el botón Buscar para especificar la macro que se debe ejecutar en caso de error.Para que se vea en pantalla elmensaje de error, seleccione lacasilla de verificación Mostrarmensaje de error al introducirvalores incorrectos.Si en la ficha Mensaje deerror ha modificado la acción deuna celda y ha salido del diálogocon Aceptar, es preciso que primeroseleccione otra celda antes de que lamodificación sea efectiva.M.C. Bertha López Azamar 10


Formateo de celdasHerramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcSobre una celda se pueden aplicar formatos, para ello:1. Coloque el cursor sobre la celda que desea formatear.2. Elija ya sea el menú o la barra de formato:a) Puede encontrar algunas opciones de formateo en la barra de formato:b) Sino en el menú elija Formato luego Celdas… y abrirá el siguiente cuadro dedialogo:Cada celda pude tener un tipo específico de valor a mostrar, por lo tanto puede elegir la fichaque desee para darle el formateo a la celda.Para formatear números en una hoja de cálculoSi desea dar formato anúmeros de modo queadquieran el formato deporcentajes o el formatopredeterminado de divisas,utilice los iconos de la barraFormato. Para dar otrosformatos, abra el cuadro dedialogo Formato de celdas yasí puede elegir uno de losformatos predefinidos oestablecer uno propio en la fichaNúmeros.Categoría: Seleccione unacategoría de la lista yluego un estilo deformato en el cuadroFormato.Formato: Seleccione el modo de visualización del contenido de la celda o las celdas seleccionadas.(El código de la opción seleccionada se muestra en el cuadro Código de formato).a) Listado de la categoría Moneda: Seleccione una moneda y luego vaya a la partesuperior de la lista Formato para ver las opciones de formato de dicha moneda.NOTA: El formato de moneda predeterminado de una celda está definido por laconfiguración regional del sistema operativo.NOTA: El código de formato para las monedas sigue el esquema [$xxx-nnn], dondexxx es el símbolo de moneda y nnn el código de país. Los símbolos bancariosespeciales, como EUR (para el Euro), no precisan del código de país. Elformato de moneda no depende del idioma seleccionado en el cuadro Idioma.M.C. Bertha López Azamar 11


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcIdioma: Especifica la configuración de idioma para los campos de celdas. Si se configura el idiomacomo Automático, OpenOffice.org aplica automáticamente los formatos numéricosasociados con el idioma predeterminado del sistema. Seleccione cualquier idioma paraestablecer la configuración de los campos de celdas. La configuración del idioma garantiza laconservación de los formatos de fecha y moneda aunque el documento se abra en un sistemaoperativo con una configuración de idioma distinta.Opciones: Especifique las opciones del formato seleccionado.a) Decimales: Indique el número de posiciones decimales que desea mostrar.b) Ceros a la izquierda: Escriba el número máximo de ceros que desee ver delante de lacoma decimal.c) Negativo en rojo: Cambia el color del tipo de letra de los números negativos a rojo.d) Separador de miles: Inserta un separador entre los miles. El tipo de separador que seutiliza depende de la configuración del idioma.Código de formato: Muestra el código de formato numérico del formato seleccionado. Tambiénpuede especificar un formato personalizado.Las opciones siguientes sólo están disponibles para los formatos numéricos definidos por el usuario.Añadir: Agrega el código de formato numérico introducido en la categoría definida por elusuario.Borrar: Borra el formato numérico seleccionado. Los cambiossurten efecto tras reiniciar OpenOffice.org.Modificar comentario: Agrega un comentario al formatonumérico seleccionado..Campo de previsualización: Muestra una vista previa de la selecciónactual. (colocado debajo de Idioma)Códigos de formato numéricoLos códigos de formato numérico pueden constar de hasta tres apartados separados por puntoy coma (;).a) En un código de formato numérico con dos secciones, la primera de ellas es para valorespositivos y cero y la segunda, para valores negativos.b) En un código de formato numérico con tres secciones, la primera se aplica a valores positivos, lasegunda a negativos y la tercera al cero.También es posible asignar condiciones para estas tres secciones de forma que el formatosólo se aplique si se da una condición (Las condiciones se escriben entre corchetes [ ].).Si lo desea puede crear su propio código de formato al elegir la opción Definido por elusuario.M.C. Bertha López Azamar 12


Decimales y dígitos significativosEn su código de formato numérico:Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcUtilice el cero (0) o el signo de almohadilla (#) como comodines para representar números. Elsigno (#) muestra únicamente los dígitos significativos, mientras que (0) muestra ceros si elnúmero contiene menos dígitos que el formato numérico.Utilice signos de interrogación (?) para representar el número de dígitos que se deben incluir enel numerador y el denominador de una fracción. Las fracciones que no se ajustan al modelodefinido se muestran como números de coma flotante.Si un número contiene más dígitos a la derecha del delimitador de decimales que loscomodines que contiene el formato, se redondeará de la forma apropiada. Si un número contienemás dígitos a la izquierda del delimitador de decimales que los comodines que contiene el formato,se mostrará todo el número. Utilice la lista siguiente como guía para el uso de comodines al crear uncódigo de formato numérico:Comodines Significado# No muestra ceros adicionales.0 (cero) Muestra los ceros adicionales si el número tiene menos cifras queceros el formato.Ejemplo de formato numéricoCódigo del formato3456,78 como 3456,8 ####,#9,9 como 9,900 #,00013 como 13,0 y 1234,567 como 1234,57 #,0#5,75 como 5 3/4 y 6,3 como 6 3/10 # ???/???,5 como 0,5 0,##Separador de miles: Según cuál sea la configuración del idioma, puede usar una coma o un puntocomo separador de los millares. También puede emplear el separador para reducir el tamañodel número que se muestra por un múltiple de 1000.Formato numérico Código de formato15000 como 15.000 #.###16000 como 16 #.Inclusión de texto en los códigos de formato numéricoTexto y números: Para incluir texto en un formato numérico que se aplica a una celda que contienenúmeros, escriba dicho texto entre comillas dobles (") o escriba una contrabarra (\) antes deun carácter individual. Por ejemplo escriba :Código de formato Para mostrar#.# "metros" 3.5 metros#.# \m 3.5 mTexto y texto: Para incluir un fragmento de texto en un formato numérico, introduzca el signo @dentro de dicho formato. El texto introducido en la celda adquiere el mismo formato que elM.C. Bertha López Azamar 13


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-Calcdel fragmento que contiene el signo @. Si el formato no dispone de fragmento de texto,dicho formato no afecta al texto introducido.Espacios: Para utilizar un carácter para definir el ancho de un espacio en un formato numérico,escriba un subrayado ( _ ) seguido por el carácter. El ancho del espacio varía en función delancho del carácter elegido. Por ejemplo, el espacio creado por _M es más ancho que elcorrespondiente a _i.ColorPara configurar el color de un fragmento del formato, coloque el nombre del color entrecorchetes dentro de dicho fragmento.CIANNEGROMAGENTABLANCOVERDEAZULROJOAMARILLOCondicionesParéntesis condicionales: Se puede definir un formato numérico de forma que se apliqueúnicamente cuando se cumpla la condición especificada. Las condiciones se escriben entrecorchetes [ ]. Puede utilizar cualquier combinación de números y de los operadores =, = y .Por ejemplo si Las temperaturas inferiores a cero son azules,desea aplicar las que está entre 0 y 30 °C son negras,colores distintos alas superiores a 30 °C son rojas.los diferentes datosde temperatura:Código de formato[7][ROJO]#.##0,00;[AZUL]#.##0,00Números positivos y negativos: Para definir un formato numérico que agrega un texto distinto a unnúmero en función de si dicho número es positivo, negativo o cero, recuerde que en uncódigo de formato numérico puede incluir tres secciones: la primera se aplica a valorespositivos, la segunda a negativos y la tercera al cero, y cada sección se separa con punto ycoma (así que utilice un formato como sigue: 0 "positivo";0 "negativo";0 "cero"Porcentajes y notación científicaPorcentajes: Para mostrar números en forma de porcentajes (números multiplicados por 100),agregue el signo de porcentaje (%) al formato numérico.Notación científica: La notación científica permite escribir números muy grandes o fracciones muypequeñas de forma compacta. Por ejemplo, en notación científica, 650000 se escribe como6,5 x 10^5, y 0.000065 como 6,5 x 10^-5. En OpenOffice.org, estas cifras se escriben como6.5E+5 y 6.5E-5, respectivamente. Para crear un formato numérico que muestre números ennotación científica, escriba # o 0 y, a continuación, uno de los códigos siguientes: E-, E+, e-o e+.Códigos de formato numérico para formatos de monedaEl formato de moneda predeterminado de las celdas de la hoja de cálculo lo determina laconfiguración regional del sistema operativo. Si lo desea puede aplicar un símbolo de monedapersonalizado en una celda. Por ejemplo, escriba #,##0,00 € para mostrar 4,50 € (euros).M.C. Bertha López Azamar 14


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcTambién puede especificar la configuración regional para la moneda escribiendo el códigolocal del país después del símbolo. Por ejemplo, [$?-407] representa Euros en Alemania.NOTA: Para ver el código local de un país, seleccione el país en la lista Idioma de lapestaña Números del diálogo Formateado de celdas.El código de formato para las monedas sigue el esquema [$xxx-nnn], donde xxx es elsímbolo de moneda y nnn el código de país. Los símbolos bancarios especiales, como EUR (para elEuro), no precisan del código de país. El formato de moneda no depende del idioma seleccionado enel cuadro Idioma.Formatos de fecha y horaFormatos de fechaPara ver los días, meses y años, utilice los códigos de formato numérico siguientes.Formato de fechaMes como 3.Mes como 03.Mes como Ene-DicMes como Enero-DiciembrePrimera letra del nombre del mesDía como 2Día como 02Día como Lu-DoDía como lunes hasta domingoDía con guión de separación, p.ej. como luneshasta domingo,Año como 00-99Año como 1900-2078Semana del añoTrimestre como T1 a T4Trimestre como 1º trimestre a 4º trimestreEra en el calendario japonés Gengou, una formalarga como un carácter (posibles valores: M, T, S,H)Era, forma abreviadaEra, nombre completoNúmero del año dentro de una Era, sin cero previoen los años de una cifra.Número del año dentro de una Era, con ceroprevio en los años de una cifra.Código del formatoMMMMMMMMMMMMMMMDDDNN o DDDNNN o DDDDDDDDAAAAAASEQ (K en el entorno local sueco, T en losentornos locales español y francés)TTGGGGGGEEE o RM.C. Bertha López Azamar 15


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcFormato de fechaEra, nombre completo, y añoFormato árabe islámicoCódigo del formatoRR o GGGEEAAA o AAAAEscribir fechasPara escribir una fecha en una celda, utilice el formato de calendario gregoriano. Porejemplo, en un entorno local español, escriba la fecha 2 de enero de 2002 como 2/1/2002.Todos los formatos de fecha dependen del entorno local establecido en Herramientas -Opciones - Configuración del idioma - Idiomas. Por ejemplo, si su entorno local es 'Japonés' seutilizará el calendario Gengou. El formato de fecha predeterminado en OpenOffice.org utiliza elcalendario gregoriano.Para especificar un formato de calendario independiente del entorno local, preceda elformato de fecha con un modificador. Por ejemplo, para mostrar una fecha en el formato decalendario judío en un entorno local no judío, escriba: [~jewish]DD/MM/AAAA.Modificador[~buddhist][~gengou][~gregoriano][~hanja] o [~hanja_yoil][~hijri][~jewish]CalendarioCalendario budista thaiCalendario japonés GengouCalendario gregorianoCalendario coreanoCalendario árabe islámico, actualmente admitido en losentornos locales siguientes: ar_EG, ar_LB, ar_SA y ar_TNCalendario judío[~ROC]Calendario de la República Popular ChinaSi efectúa un cálculo que implique una o más celdas con formato de fecha, el formato delresultado responde a las asignaciones siguientes:Formatos de salidaFecha + fechaFecha + númeroFecha + horaFecha + Fecha y horaHora + horaHora + númeroHora + Fecha y horaFecha y hora + Fecha y horaFecha y hora + NúmeroFormato de resultadoNúmero (Días)FechaFecha y horaNúmeroHoraHoraFecha y horaHoraFecha y horaHora + horaNúmeroEl formato Fecha y hora muestra la fecha y la hora en que se efectuó una entrada en unacelda con este formato.M.C. Bertha López Azamar 16


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcEn OpenOffice.org, los años se indican con cuatro dígitos, de forma que la diferencia entre1/1/99 y 1/1/01 es de dos años. La opción Año (número de dos dígitos) permite al usuario definir losaños en los que las fechas de dos dígitos se agregan a 2000. Esto significa que, si se especifica lafecha 1/1/30 u otra posterior, la entrada "1/1/20" se reconoce como 1/1/2020 en lugar de 1/1/1920.NOTA: OpenOffice.org, un valor de fecha "0" corresponde al 30 de diciembre de 1899.Formatos de horaPara ver las horas, minutos y segundos, utilice los códigos de formato numérico siguientes.FormatoHoras como 0-23Horas como 00-23Minutos como 0-59Minutos como 00-59Segundos como 0-59Código de formatohhhmmmsSegundos como 00-59ssNOTA: Para mostrar los segundos en forma de fracción, agregue un delimitador dedecimales en el código de formato numérico. Por ejemplo, escribahh:mm:ss,00 para mostrar la hora en la forma "01:02:030,45".Si escribe una hora en la forma 02:030,45, 01:02:030,45 o 25:01:02, se asignan los formatossiguientes mientras no se especifique otro formato de hora: MM:SS.00 o [HH]:MM:SS.00 o[HH]:MM:SSPara dar formato a texto en una hoja de cálculoSi se desea puede seleccione losatributos de texto deseados en la barraFormato.Sino en el diálogo Formato deceldas, elija la ficha Fuente (Tipo deletra).se permite elegir varios atributosde texto.Idioma: Establece el idioma utilizadopor la revisión ortográfica parael texto seleccionado. Losmódulos de idiomas disponiblestienen una marca de verificación.NOTA: Sólo se puede cambiar laconfiguración de idiomade las celdas (seleccioneFormato - Celdas -Números).La revisión ortográfica del idioma seleccionado sólo funciona cuando haya instalado elmódulo de idioma correspondiente. Las entradas de idioma tienen una marca delante si la correcciónortográfica está activa para dicho idioma.M.C. Bertha López Azamar 17


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcEn función de la configuración de idioma, se puede cambiar el formato de los tipos de fuentesiguientes:a) Fuente para texto occidental - Juegos de caracteres latinos.b) Fuente para texto asiático; conjuntos de caracteres chinos, japoneses o coreanos.c) Fuente con "Complex Text Layout": texto de derecha a izquierdaNOTA: Para activar la compatibilidad con "Complex Text Layout" (CTL) y losconjuntos de caracteres asiáticos, vaya a Herramientas - Opciones -Configuración del idioma - Idiomas y seleccione la casilla de verificaciónActivado del área correspondiente.Fuente: Escriba el nombre de un tipo de letra instalado que quiera usar, o seleccione un tipo de letrade la lista. El nombre de los tipos de letra con el formato de su tipo respectivo se puede ver simarca la casilla Mostrar vista previa de tipos de letra del área Listas de tipos de letra enHerramientas - Opciones - OpenOffice.org - Ver.Icono de la barra Formato para fuente:Estilo: Seleccione el formato que desee aplicar. En la barra Formato puedeencontrar los iconos:Tamaño: Escriba o seleccione el tamaño del tipo de letra que desee aplicar. En elcaso de tipos de letra escalables, también puede indicar valores decimales.Si está creando un estilo basado en otro, puede indicar un valor porcentual oun valor en puntos (por ejemplo, -2pt o +5pt).Icono de la barra Formato para tamaño es:Campo de previsualización : Muestra una vista previa de la selección actual.Adicionalmente en la ficha Efectos de fuente puede elegir otras opciones para afectar eltexto de las celdas seleccionadas.Subrayar: Seleccione el estilo de subrayado quedesee usar. Para aplicar el subrayadosolamente a palabras, seleccione la casillade verificación Por palabras (Aplica elefecto seleccionado sólo a las palabras y notiene en cuenta los espacios).NOTA: Si aplica subrayado a un texto desuperíndice, el subrayado se eleva alnivel del superíndice. Si elsuperíndice está dentro de unapalabra con texto normal, elsubrayado no se eleva.M.C. Bertha López Azamar 18


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcIcono en la barra Formato:Color: Seleccione el color del subrayado.Tachado: Seleccione un estilo de tachado para el texto seleccionado.NOTA: Si guarda los documentos en el formato MS Word, todos los estilos detachado se convierten en el estilo de línea única.Contorno: Muestra el perfil de los caracteres seleccionados. Este efecto no funciona en todos lostipos de letra.Sombra: Agrega una sombra abajo y a la derecha de los caracteres seleccionados.Relieve: Seleccione el efecto de relieve que desee aplicar al texto seleccionado. El relieve salientehace que los caracteres parezcan sobresalir de la página. El relieve grabado hace que loscaracteres parezcan estar hundidos en la página.Campo de previsualización: Muestra una vista previa de la selección actual.Carácter de acentuación: Seleccione un carácter para mostrar por encima o por debajo de la totalidaddel texto seleccionado.Posición: Especifique dónde desea mostrar las marcas de énfasis.Color de fuente: Establece el color del texto seleccionado. Si selecciona Automático, el color deltexto se establece en negro si el fondo es claro, y en blanco si el fondo es oscuro.NOTA: Para cambiar el color de una selección de texto, seleccione el texto que deseemodificar y use el icono de la barra de formato: Color del tipo de letra ( ).Para aplicar un color distinto, haga clic en la flecha que hay junto al icono Color deltipo de letra y seleccione el color que desee utilizar. Si hace clic en el icono Colordel tipo de letra antes de seleccionar el texto, el cursor se convierte en un bote depintura. Para cambiar el color del texto, seleccione el texto con el cursor de bote depintura. Para cambiar el color de una palabra, haga doble clic en ella. Para aplicar uncolor distinto, haga clic en la flecha que hay junto al icono Color del tipo de letra yseleccione el color que desee utilizar.Para deshacer el último cambio, haga clic con el botón derecho.Para salir del modo de color, haga clic una vez o pulse la tecla Esc.Para afectar la alineación deltextoDefine las opciones dealineación del contenido de la celdaactual o de las celdas seleccionadas.Horizontal: Seleccione la opción dealineación horizontal que deseeaplicar al contenido de lasceldas. Por default se encuentraseleccionado Predeterminado:,con esta opción se permite quelos números se alinean a laM.C. Bertha López Azamar 19


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-Calcderecha y el texto se alinea a la izquierda.o Izquierda: Alinea el contenido de la celda a la izquierda. Icono de la barra Formato:o Derecha: Alinea el contenido de la celda a la derecha. Icono de la barra Formato:o Centro: Centra horizontalmente el contenido de la celda. Icono de la barra Formato:o Justificado: Alinea el contenido de la celda respecto a los bordes izquierdo y derecho dela celda. Icono de la barra Formato:Sangría: Agrega la sangría indicada desde el borde izquierdo de la celda.Vertical: Seleccione la opción de alineación vertical que desee aplicar al contenido de las celdas. alcontenido de las celdas. Por default se encuentra seleccionado Predeterminado:, con estaopción se permite alinear el contenido de la celda en la parte inferior de la celda.o Arriba: Alinea el contenido de las celdas en la parte superior. Icono de la barraFormato:o Abajo: Alinea el contenido de las celdas en la parte inferior de la celda. Icono de labarra Formato:o Centro: Centra verticalmente el contenido de la celda. Icono de la barra Formato:Orientación del texto (Dirección de escritura9: Define la orientación del texto del contenido de lacelda.Rodar un texto:que deba rodar el textoCon el ratón haga clic en el disco para definir la dirección en laÁngulo: Escriba el ángulo de rotación para el texto en la o las celdas seleccionadas. Un númeropositivo gira el texto a la izquierda y uno negativo lo hace a la derecha.Aristas de referencia: Indique el borde de celda desde el que escribir el texto girado.ooExpansión del texto a partir del borde inferior de la celda Escribe el texto girado apartir del borde inferior de la celda hacia afuera.Expansión del texto a partir del borde superior de la celda: Escribe el texto girado apartir del borde superior de la celda hacia afuera.oExpansión del texto sólo dentro de la celda: Escribe el texto girado sólo dentro de lacelda.Disposición vertical: (Apilado verticalmente): Alinea el texto verticalmente.Modo de diseño asiático:NOTA: Sólo se puede acceder a estas órdenes después de instalar lacompatibilidad con idiomas asiáticos en Herramientas - Opciones -Configuración del idioma - Idiomas.M.C. Bertha López Azamar 20


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcEsta casilla de verificación sólo está disponible si se ha activado la compatibilidad conidiomas asiáticos y la orientación del texto se ha configurado como vertical. Alinea los caracteresasiáticos uno debajo del otro en las celdas seleccionadas. Si la celda tiene más de una línea de texto,las líneas se convierten en columnas de texto que se disponen de derecha a izquierda. Los caracteresoccidentales del texto convertido se giran 90 grados a la derecha. Los caracteres asiáticos no segiran.Flujo de texto: Determina el flujo del texto en una celda.o Ajustar texto automáticamente: Ajusta texto en otra línea en el borde de la celda.El ancho de la celda determina el número de líneas. Para insertar un salto de líneamanual, pulse Control + Entrar en la celda.NOTA: Para insertar un salto de línea en una celda de una hoja de cálculo,pulse las teclas Control + Entrar. Sólo funciona si el cursor de ediciónde texto se encuentra dentro de la celda, no en la línea de entrada.Primero haga doble clic en la celda y, a continuación, haga un solo clicen la posición del texto donde desee insertar el salto de línea. Separación silábica activada: Activa la separación silábica para ajustar eltexto a la línea siguiente.o Reducir para ajustar al tamaño de celda: Reduce el tamaño aparente del tipo deletra para que el contenido de la celda se ajuste al ancho de celda actual. No puedeaplicar este comando a una celda que contenga saltos de línea.Relleno: Repite el contenido de la celda (número y texto) hasta que se rellene el área visible de lacelda. Esta opción no funciona si el texto contiene saltos de línea.Para formatear los bordesPuede especificar laposición, el tamaño y el estilo delbordeDisposicion de líneas: Seleccioneun estilo de bordepredefinidoparaaplicarlo.Puede agregar oeliminar los bordespredefinidos.Línea: Pulse el estilo de borde quedesee aplicar. El borde seaplica a los bordesseleccionados en la vistaprevia.Color: Seleccione el color de líneaque desee utilizar en losbordes seleccionados.Distancia al texto: Indique el espacio que quiere dejar entre el borde y el contenido de la selección.o Izquierda: Escriba la distancia que desea dejar entre el borde izquierdo y el contenido de laselección.M.C. Bertha López Azamar 21


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-Calco Derecha: Escriba la distancia que desea dejar entre el borde derecho y el contenido de laselección.o Arriba: Escriba la distancia que desea dejar entre el borde superior y el contenido de laselección.o Abajo: Escriba la distancia que desea dejar entre el borde inferior y el contenido de laselección.Sincronizar: Aplica el mismo valor de configuración de Distancia al texto a los cuatro bordescuando se especifica una distancia nueva.Sombra: A los bordes se les puede aplicar también un efecto de sombra. Para obtener los mejoresresultados, este efecto sólo se debe aplicar cuando los cuatro bordes estén visibles.NOTA: Los gráficos u objetos anclados en un marco del documento no puedenrebasar el tamaño del marco. Al aplicar una sombra a los bordes de un objetoque llena un marco completo, el tamaño del objeto se reduce para mostrar lasombra.o Posición: Haga clic en un estilo de sombra para los bordes seleccionados.o Distancia: Escriba el ancho de la sombra.o Color: Seleccione un color para la sombra.Para formatear el fondo para las celdasEn la ficha fondo, haga clicen el color que desee utilizar comofondo. Para suprimir un color defondo, haga clic en Sin relleno.Icono de la barra Formato:Para formatear la páginaPara formatear toda lapágina, active el comando Formato- Página. A continuación podráintroducir los encabezados y notasal pie que deban aparecer en cadapágina impresa.Nota: Una imagen cargadamediante Formato -Página - Fondo sólose ve al imprimir o en la vista previa. Para mostrar también en pantalla una imagen defondo, inserte el gráfico en Insertar - Imagen - De archivo y coloque la imagendetrás de las celdas seleccionando Formato - Posición - Enviar al fondo.Para proteger celdasSe pueden Definir las opciones de protección para las celdas seleccionadas usando la fichaProtección de celda.M.C. Bertha López Azamar 22


Protección. En esta sección puedeelegir:o Ocultar todo. Oculta lasfórmulas y el contenido de lasceldas seleccionadas.o Protegido. Impide que semodifiquen las celdasseleccionadas.NOTA: Esta protección de celdasólo tiene efecto sipreviamente se haprotegido también la hoja(Herramientas -Proteger documento -Hoja...).o Ocultar fórmulas. Oculta lasfórmulas de las celdas seleccionadas.Impresión. En esta sección se definen las opciones de impresión de la hoja.Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-Calco Ocultar para la impresión. Impide que se impriman las celdas seleccionadas.M.C. Bertha López Azamar 23


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcRellenar datos automáticamente basándose en celdas adyacentesLa opción de relleno automático y el comando de serie permiten rellenar las celdas con datosautomáticamente.Usar el relleno automáticoRelleno automático genera automáticamente una serie de datos basada en un patrón definido.1. En una hoja, haga clic en una celda y escriba un número.2. Haga clic en otra celda y, a continuación, vuelva a hacer clic en la celda en la que haescrito el número.3. Arrastre la agarradera de relleno de la esquina inferior derecha de la celda por lasceldas que desee rellenar, y suelte el botón del ratón.4. Las celdas se rellenan con números ascendentes.Si no desea rellenar las celdas con distintos valores, mantenga pulsada la tecla Control.Listas de clasificaciónLas listas de clasificación permiten escribir un fragmento de información en una celda yarrastrarlo para convertirlo en una lista de elementos consecutivos.Por ejemplo, escriba el texto "Ene" o "Enero" en una celda vacía. Seleccione la celda y pulse elbotón del ratón en la esquina inferior derecha del borde. Arrastre la celda seleccionadaalgunas celdas hacia la derecha o hacia abajo. Al soltar el botón del ratón, las celdasdestacadas se rellenarán con los nombres de los meses.Ejemplo: Para crear rápidamente una lista de días consecutivos, introduzca "lunes" en una celda yarrastre la agarradera de relleno.La serie predefinida se puede encontrar en Herramientas - Opciones - OpenOffice.orgCalc - Ordenar listas. También puede crear sus propias listas de cadenas de texto ajustadas a susnecesidades, por ejemplo, una lista de sucursales de su empresa. Si posteriormente usa lainformación de estas listas (por ejemplo, como encabezados), escriba el nombre de pila en la lista yamplíe la entrada arrastrándola con el ratónNOTA: Si selecciona dos o más celdas adyacentes que contengan números diferentesy las arrastra, las celdas restantes se rellenan con el patrón aritmético que sereconoce en los números.Se puede hacer doble clic en la manilla de relleno para que, de forma automática, rellenetodas las columnas vacías del bloque de datos activo. Por ejemplo, escriba Ene en A1; acontinuación, arrastre abajo la manilla de relleno hasta A12 para que en la primera columnaaparezcan los doce meses del año. Acto seguido, introduzca valores en B1 y C1. Seleccione esas dosceldas y haga doble clic en la manilla de relleno. De esta forma, el bloque de datos B1:C12 serellena automáticamente.Usar una serie definida1. Seleccione el área de celdas en la hoja que desea rellenar.2. Elija Editar - Rellenar - Serie.3. Seleccione los parámetros para la serie.M.C. Bertha López Azamar 24


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-Calc4. Si elige una serie aritmética, el incremento que especifique se agregará a cadanúmero consecutivo de la línea para crear el valor siguiente.5. Si selecciona una serie geométrica, el incremento que especifique se multiplicarápor cada número consecutivo para crear el valor siguiente.6. Si selecciona una serie de fecha, el incremento que especifique se agregará a launidad de tiempo especificada..M.C. Bertha López Azamar 25


Combinaciones de teclas en las hojas de cálculoHerramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcNOTA: Algunas de las teclas de acceso directo pueden estar asignadas al sistema delordenador. Las teclas asignadas al sistema del ordenador no están disponibles paraOpenOffice.org. Intente asignar diferentes teclas para OpenOffice.org, enHerramientas - Personalizar - Teclado, o para el sistema del ordenador. Para rellenar un área de celdas seleccionada con la fórmula escrita en la Línea de entrada, pulseAlt + Intro. Mantenga pulsadas las teclas Alt + Shift + Intro para aplicar el formato de la celdade entrada a toda el área de celdas. Para crear una matriz en la que todas las celdas contengan la información escrita en la Línea deentrada, pulse Mayús + Control + Intro. Los componentes de la matriz no se pueden editar. Para seleccionar varias celdas en distintas zonas de una hoja, mantenga pulsada la tecla Controly arrastre en las diferentes áreas. Para seleccionar varias hojas de una hoja de cálculo, mantenga pulsada Control y pulse en laspestañas de nombre correspondientes situadas en la parte inferior el área de trabajo. Para elegiruna única hoja de una selección, haga clic en la ficha del nombre de dicha hoja mientrasmantiene pulsada la tecla Mayús. Para insertar un salto de línea manual en una celda, haga clic en ella y luego pulse Control +Intro. Para borrar el contenido de las celdas seleccionadas, pulse Supr. Al hacerlo se abrirá el diálogoBorrar contenido, que permite elegir qué contenido de la celda se desea borrar. Para borrar elcontenido de las celdas seleccionadas sin que se abra este diálogo pulse la tecla Retroceso.Navegar por una hoja de cálculoCombinación de teclasControl + InicioControl + Fin(Inicio)(Fin)Control + flecha izquierdaControl + flecha derechaControl + flecha arribaControl + flecha abajoControl + Mayús + FlechaEfectoDesplaza el cursor a la primera celda de la hoja (A1).Desplaza el cursor a la última celda que contiene datos.Desplaza el cursor a la primera celda de la fila actual.Desplaza el cursor a la última celda de la fila actual.Desplaza el cursor al borde izquierdo del área de datos actual. Si la columnasituada a la izquierda de la celda que contiene el cursor está vacía, el cursor sedesplaza hacia la izquierda hasta la siguiente columna que contenga datos.Desplaza el cursor al borde derecho del área de datos actual. Si la columnasituada a la derecha de la celda que contiene el cursor está vacía, el cursor sedesplaza hacia la derecha hasta la siguiente columna que contenga datos.Desplaza el cursor al borde superior del área de datos actual. Si la fila situadaencima de la celda que contiene el cursor está vacía, el cursor se desplazahacia arriba hasta la siguiente fila que contenga datos.Desplaza el cursor al borde inferior del área de datos actual. Si la fila situadadebajo de la celda que contiene el cursor está vacía, el cursor se desplazahacia abajo hasta la siguiente fila que contenga datos.Selecciona todas las celdas que contienen datos a partir de la celda actualhasta el final del rango continuo de celdas de datos en la misma dirección de laflecha pulsada. Si se usa para selecciona filas y columnas juntas se seleccionaun rango de celdas rectangular.M.C. Bertha López Azamar 26


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcCombinación de teclasControl + RePágControl + AvPágAlt + RePágAlt + AvPágMayús + Control + Re PágMayús + Control + Av PágControl + *Control + /tecla Ctrl+Mástecla Ctrl+MenosTecla Intro (en un rangoseleccionado)Ctrl+` (ver nota abajo deesta tabla)EfectoSe desplaza una hoja a la izquierda.En vista preliminar: Se desplaza a la página para imprimir anterior.Se desplaza una hoja a la derecha.En vista preliminar: Se desplaza a la página para imprimir siguiente.Se desplaza una pantalla a la izquierda.Se desplaza una pantalla a la derecha.Agrega la hoja anterior a la selección de hojas actual. Si se seleccionan todaslas hojas de una hoja de cálculo, esta combinación de teclas sólo selecciona lahoja anterior. Convierte la hoja anterior en la actual.Agrega la hoja siguiente a la selección de hojas actual. Si se seleccionan todaslas hojas de una hoja de cálculo, esta combinación de teclas sólo selecciona lahoja siguiente. Convierte la hoja siguiente en la actual.siendo (*) el signo de multiplicación del teclado numéricoSelecciona el área de datos en la que se encuentra el cursor. Un área de datosreúne una serie de celdas contiguas; contiene datos y que está limitada porfilas y columnas vacías.siendo (/) el signo de división del teclado numéricoSelecciona el área de fórmula de matriz en la que se encuentra el cursor.Inserta celdas (como dentro del menú Insertar - Celdas)Elimina celdas (como en el menú Editar - Eliminar celdas)Desplaza el cursor una celda hacia abajo en el área seleccionada. Paraespecificar la dirección de movimiento del cursor, vaya a Herramientas -Opciones - OpenOffice.org Calc - General.Muestra o esconde la formula en vez del valor en todas las celdas.La tecla ` esta localizado seguido de la tecla "INTRO" en la mayoría de los teclados. Si tuteclado no muestra esta tecla, puedes asignar otra tecla: Seleccione Herramientas - Personalizar,haga clic en la pestaña de teclado. Seleccione la categoría de "Ver" y en la función de "AlterarFormula".Teclas de función en las hojas de cálculoCombinación de teclas EfectoControl + F1(F2)Control + F2Mayús + Control + F2Muestra la nota asociada a la celda actualCambia a modo de edición y sitúa el cursor al final del contenido de la celdaactual. Vuélvala a pulsar para salir del modo de edición.Si el cursor se encuentra en un cuadro de entrada de un diálogo que dispone delbotón Minimizar, el diálogo se ocultará y el cuadro de entrada permanecerá visible.Vuelva a pulsar F2 para volver a mostrar el diálogo completo.Abre el Asistente para funciones.Desplaza el cursor a la Línea de entrada donde puede escribir una fórmula para lacelda actual.M.C. Bertha López Azamar 27


Control + F3(F4)(Mayús)(F4)(F5)(Mayús)(F5)Combinación de teclas EfectoControl+F5Mayús + Control + F5(F7)Control + F7(F8)Control + F8(F9)Ctrl+Shift+F9Control + F9(F11)(Mayús)(F11)Mayús + Control + F11(F12)Control + F12Alt + flecha abajoAlt + flecha arribaAlt + flecha derechaAlt + flecha izquierdaAlt + Mayús + tecla deflechaAbre el diálogo Definir nombres.Muestra u oculta el Explorador de bases de datos.Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcReorganiza las referencias relativas o absolutas (por ejemplo, A1, $A$1, $A1, A$1)en el campo de entrada.Muestra u oculta el Navegador.Rastrea los dependientes.Rastrea los precedentes.Desplaza el cursor de la Línea de entrada al cuadro Área de hoja.Revisa la ortografía de la hoja actual.Abre el Diccionario de sinónimos si la celda actual contiene texto.Activa y desactiva el modo de selección adicional. Este modo permite utilizar lasteclas de cursor para ampliar la selección. También puede ampliarla pulsando enotra celda.Destaca las celdas que contienen valores.Recalcula cambios de las formulas en las hojas actuales.Recalcula todas las formulas en todas las hojas.Actualiza el diagrama seleccionado.Abre la ventana Estilo y formato, que permite aplicar un diseño de formato alcontenido de la celda o a la hoja actual.Crea una plantilla de documento.Actualiza las plantillas.Agrupa el área de datos seleccionada.Desagrupa el área de datos seleccionada.Aumenta la altura de la fila actual.Reduce la altura de la fila actual.Aumenta el ancho de la columna actual.Reduce el ancho de la columna actual.Optimiza el ancho de columna o la altura de fila según la celda actual.Formateado de celdas mediante combinaciones de teclasLos siguientes formatos de celda se pueden aplicar desde el teclado:Combinación de teclasControl + Mayús + 1 (número del tecladonumérico)Control + Mayús + 1 (no del teclado numérico)EfectoAbre el dialogo de formato de celdasDos decimales, separador de milesM.C. Bertha López Azamar 28


Combinación de teclasControl + Mayús + 2 (no del teclado numérico)Control + Mayús + 3 (no del teclado numérico)Control + Mayús + 4 (no del teclado numérico)EfectoHerramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcFormato exponencial predeterminadoFormato de fecha predeterminadoFormato de moneda predeterminadoControl + Mayús + 5 (no del teclado numérico) Formato de porcentajes predeterminado (con 2decimales)Control + Mayús + 6 (no del teclado numérico)Formato predeterminadoUso del Piloto de datosTeclasTabuladorMayús+TabuladorFlecha arribaFlecha abajoFlecha izquierdaFlecha derechaInicioFinAlt y el carácter subrayado dela palabra "Fila"Alt y el carácter subrayado dela palabra "Columna"Alt y el carácter subrayado dela palabra "Datos"Control+Flecha arribaControl+Flecha abajoControl+Flecha izquierdaControl+Flecha derechaControl+InicioControl+FinAlt + OSuprEfectoCambia el foco recorriendo hacia delante las áreas y botones del diálogo.Cambia el foco recorriendo hacia atrás las áreas y botones del diálogo.Desplaza el foco un elemento hacia arriba en el área actual del diálogo.Desplaza el foco un elemento hacia abajo en el área actual del diálogo.Desplaza el foco un elemento a la izquierda en el área actual del diálogo.Desplaza el foco un elemento a la derecha en el área actual del diálogo.Selecciona el primer elemento del área actual del diálogo.Selecciona el último elemento del área actual del diálogo.Copia o desplaza el campo actual al área "Fila".Copia o desplaza el campo actual al área "Columna".Copia o desplaza el campo actual al área "Datos".Desplaza el campo actual un lugar hacia arriba.Desplaza el campo actual un lugar hacia abajo.Desplaza el campo actual un lugar a la izquierda.Desplaza el campo actual un lugar a la derecha.Desplaza el campo actual a la primera posición.Desplaza el campo actual a la última posición.Muestra las opciones correspondientes al campo actual.Borra el campo actual del área.M.C. Bertha López Azamar 29


Códigos de error en OpenOffice.org CalcHerramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcEl siguiente tabla contiene un sobrevista de los mensajes de error para OpenOffice.org Calc. Si el errorocurre en la celda que contiene el cursor, el mensaje de error esta mostrado en la Barra de Estatus.Código deerrorMensajeExplicación501 Carácter no válido Un carácter de una fórmula no es válido; por ejemplo, "=1Eq" en lugarde "=1E2".502 Argumento no válido Argumento no válido; por ejemplo, un número negativo en la función deraíz.503#NUMERO!Operación en comaflotante no válida504 Error en la lista deparámetros508 Error en losparéntesisEl resultado de un calculo resulta en desbordamiento del rangodefinido.Un parámetro de función no es válido; por ejemplo, un texto en lugar deun número o una referencia de dominio en lugar de una referencia decelda.Falta un paréntesis; por ejemplo, si se ha especificado el paréntesisderecho pero no el paréntesis izquierdo509 Falta un operador Falta un operador; por ejemplo, en "=2(3+4) * " falta el operador entre"2" y "(".510 Falta una variable Falta una variable; por ejemplo, cuando aparecen dos operadoresjuntos "=1+*2".511 Falta una variable La función necesita más variables que las especificadas; por ejemplo,Y() y O().512 Fórmula demasiadolarga513 Cadena decaracteresdemasiado larga514 Desbordamientointerno516 Error interno desintaxis517 Error interno desintaxis518 Error interno desintaxis519#VALORNo hay resultado(En la celda noaparece Err:519,sino #VALOR!)Compilador: el número total de símbolos internos (es decir, operadores,variables, paréntesis) de la fórmula es mayor que 512. Intérprete: elnúmero total de matrices que crea la fórmula supera los 150. Incluye lasfunciones básicas que reciben como parámetro una matriz demasiadogrande (máximo de 0xFFFE, por ejemplo, 65534 bytes).Compilador: el tamaño de uno de los identificadores de la fórmulasupera los 64 KB. Intérprete: el tamaño del resultado de una operaciónde cadenas de caracteres supera los 64 KB.Se ha intentado efectuar una operación de ordenación con un númeroexcesivo de datos numéricos (máximo 100000) o ha habido undesbordamiento de la pila de cálculo.Se esperaba una matriz en la pila de cálculo, pero no se ha encontrado.Código desconocido; por ejemplo, un documento con una funciónnueva se carga en una versión antigua que no contiene la función.Variable no disponibleLa formula regresa un valor que no corresponde a la definición; o unacelda que esta llamada dentro de una formula contiene texto en vez deun numero.520 Error interno de El compilador crea un código de compilador desconocido.M.C. Bertha López Azamar 30


Código deerrorMensajesintaxis521 Error interno desintaxisExplicaciónSin resultado.Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-Calc522 Referencia circular La fórmula hace referencia de forma directa o indirecta a sí misma y laopción Iteraciones no se ha seleccionado en Herramientas - Opciones -OpenOffice.org Calc - Calcular.523 El comportamientode cálculo noconverge524#REF525#NOMBRE?Referencia no válida(en la celda noaparece Err:524,sino #REF!)Nombre no válido(en la celda noaparece Err:525,sino #NOMBRE?)526 Error interno desintaxis527 Desbordamientointerno532#DIV/0!Falta un valor de destino de una función o las referencias iterativas nollegan al cambio mínimo dentro del número máximo de pasosestablecido.Compilador: no se ha podido determinar un nombre de descripción defila o de columna. Intérprete: en una fórmula falta la columna, fila u hojaque contiene una celda a la que se hace referencia.No se ha podido evaluar un identificador; por ejemplo, no hay referenciaválida, nombre de dominio válido, etiqueta de columna/fila, macro,separador de decimales incorrecto, no se ha encontrado add-in.Obsoleto, no utilizado actualmente, pero puede proceder dedocumentos antiguos si el resultado es una fórmula de un dominio.Intérprete: Las referencias, como en el caso de una celda que hacereferencia a otra celda, están demasiado encapsuladas.División por cero Division operator / if the denominator is 0Some more functions return this error, for example:VARP with less than 1 argumentSTDEVP with less than 1 argumentVAR with less than 2 argumentsSTDEV with less than 2 argumentsSTANDARDIZE with stdev=0NORMDIST with stdev=0M.C. Bertha López Azamar 31


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcOperadores en OpenOffice.org CalcOperadores aritméticosEstos operadores proporcionan resultados numéricos.Operador Nombre Ejemplo+ (Más) Suma 1+1- (Menos) Resta 2-1- (Menos) Negación -5* (Asterisco) Multiplicación 2*2/ (Barrainvertida)División 9/3% (Porcentaje) Porciento 15%^ (Caret) Potencia 3^2Operadores de comparaciónEstos operadores muestran el valor VERDADERO o FALSO.Operador Nombre Ejemplo= (símbolo de igualdad) Igual A1=B1> (Mayor que) Mayor que A1>B1< (Menor que) Menor que A1= (Mayor que o iguala)=B1A1


Definir un área de base de datosHerramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcPuede definir un área de celdas en una hoja de datos para utilizarla como base de datos. Cadafila de esta área de base de datos corresponde a un registro de base de datos y cada celda de una filacorresponde a un campo de base de datos. Puede organizar, agrupar, buscar y realizar cálculos en elárea, del mismo modo que en una base de datos.NOTA: Sólo puede editar y acceder al área de base de datos de la hoja que contenga el área.No es posible acceder al área de base de datos de la Vista de origen de datos deOpenOffice.org.Para definir un área de base de datos1. Seleccione el área de celdas que desee definir como área de base de datos.2. Seleccione Datos - Definir área.3. En el cuadro Nombre, introduzca un nombre para el área de base de datos.4. Haga clic en Opciones.5. Especifique las opciones del área de base de datos.6. Haga clic en Aceptar.Ordenar áreas de base de datos1. Haga clic en un área de base de datos.2. Elija Datos - Ordenar.3. Seleccione las opciones de ordenación que necesite.4. Haga clic en Aceptar.Filtrar rangos de celdas - Aplicar filtrosPuede usar varios filtros para filtrar los rangos de celdas en hojas de cálculo. Un filtro estándar utiliza las opciones especificadas para filtrar los datos. Un filtro automático filtra los datos de acuerdo con una cadena o un valorespecificados. Un filtro avanzado utiliza criterios de filtrado de celdas específicas.Los diferentes tipos de filtros permiten garantizar que sólo algunas de las filas (registros) deun área de datos sean visibles. Las hojas de cálculo de OpenOffice.org disponen de diversasposibilidades para la aplicación de filtros.Utilice la función AutoFiltro para mostrar únicamente aquellos registros de datos quecoincidan con el campo de datos.En el diálogo Filtro se pueden definir áreas que contienen valores en campos de datosespecíficos. Se puede utilizar un filtro predeterminado para conectar un máximo de trescondiciones mediante los operadores lógicos Y u O.El Filtro especial supera la restricción de tres condiciones y permite un total de ochocondiciones de filtro. En los filtros especiales, las condiciones se insertan directamenteen la hoja.NOTA: Cuando selecciona filas filtradas y luego aplica formato o borra lasfilas seleccionadas, esta acción se aplica únicamente a las filasfiltradas. Las filas ocultas no se ven afectadas. Es lo contrario de loque ocurre con las filas que se han ocultado manualmente medianteM.C. Bertha López Azamar 33


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcFormato - Filas - Ocultar filas. Las filas que se han ocultadomanualmente se borran cuando se borra una selección que las contiene.Para aplicar un filtro predeterminado a un rango de celdas1. Haga clic en un rango de celdas.2. Elija Datos - Filtro - Filtro predeterminado.3. En el diálogo Filtro predeterminado, especifique las opciones de filtro.4. Haga clic en Aceptar.5. Se muestran los registros que coinciden con las opciones de filtro especificadas.Para aplicar un filtro automático a un rango de celdas1. Haga clic en un rango de celdas o rango de base de datos.NOTA: Si desea aplicar varios filtros automáticos a la misma hoja, primerodebe definir intervalos de base de datos para, a continuación, aplicarlos filtros automáticos a esos intervalos.2. Elija Datos - Filtro - Filtro automático.3. Se agrega un botón de flecha al encabezado de cada columna del área de base dedatos.4. Haga clic en el botón de flecha de la columna que contenga el valor o la cadena quedesea configurar como criterio de filtro.5. Seleccione el valor o la cadena que desee utilizar como criterio de filtro.6. Se muestran los registros que coinciden con las opciones de filtro especificadas.Para eliminar un filtro de un rango de celdas1. Haga clic en un rango de celdas filtrado.2. Elija Datos - Filtro - Eliminar filtro.Aplicar filtros avanzados1. Copie los encabezamientos de columna de las áreas de la hoja que se deben filtrar en una zonavacía de la hoja y, a continuación, introduzca los criterios de filtro en una fila situada más abajode los encabezamientos. Los datos dispuestos horizontalmente en una fila estarán siempreconectados mediante el operador lógico Y, mientras que los dispuestos verticalmente en unacolumna lo estarán mediante el operador O.2. Una vez creada la matriz de filtro, seleccione las áreas de la hoja que se deben filtrar. Abra eldiálogo Filtro especial mediante Datos - Filtro - Filtro especial y defina las condiciones delfiltro.3. A continuación pulse Aceptar; comprobará que las únicas filas visibles son aquellas de la hojaoriginal cuyo contenido cumple los criterios de filtro. Las demás filas se han ocultado de formatemporal; para hacer que reaparezcan utilice la orden Formato - Fila - Mostrar.Ejemplo: Cargue una hoja de cálculo con un gran número de registros. Utilizaremos eldocumento ficticio Rendimiento, pero puede servir cualquier otro. El diseño del documento es elsiguiente:A B C D E1 Mes Predeterminado Business Lujo Suite2 Enero 125600 200500 240000 170000M.C. Bertha López Azamar 34


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-Calc3 Febrero 160000 180300 362000 2200004 Marzo 170000 etc.Copie la fila 1, con los encabezamientos = nombres de campos de datos, en la fila 20, porejemplo. Introduzca las condiciones de filtro asociadas con "O" en las filas 21, 22, etc. El áreatendría este aspecto:A B C D E20 Mes Predeterminado Business Lujo Suite21 Enero22


Piloto de datosHerramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcEl Piloto de datos permite combinar, comparar y analizar grandes cantidades de datos. Unatabla de Piloto de datos ofrece el resumen de una gran cantidad de datos, una vez creada la tabla dedatos se puede cambiar su diseño para ver distintos tipos de resumen de los datos fuente, así comomostrar detalles de las áreas de interés y generar informes; ya que las tablas creadas son interactivas.Los datos se pueden disponer, redistribuir o resumir según distintos puntos de vistaCrear tablas de Piloto de datos1. Seleccione el área de datos de una hoja de cálculo junto con los títulos de fila y de columna.2. Seleccione Datos - Piloto de datos – Inicio…, lo que abre el diálogo Seleccionar origen.Elija Selección actual y haga clic en Aceptar. Los encabezados de la tabla se muestran comobotones en el diálogo Piloto de datos. Ejemplo:3. Arrastre los botones deseados hacia el lugar deseado. Colóquelos en una de las cuatro áreas:"Campos de página", "Columna", "Fila" y "Campos de datos"-Arrastre un botón al área Campos de página para crear un botón y un cuadro de lista en laparte superior de la tabla generada del Piloto de datos. El cuadro de lista se puede utilizar para filtrarla tabla del Piloto de datos mediante el contenido del elemento seleccionado. En la tabla del Pilotode datos, puede arrastrar y colocar para utilizar otro campo de página como filtro.Si se coloca el botón en el área Campos de datos, se le asignará una etiqueta que tambiénmuestra la fórmula que se va a utilizar para calcular los datos.M.C. Bertha López Azamar 36


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcAl hacer doble clic en uno de los campos del área Campos de datos puede abrir eldiálogo Campo de datos.El contenido de este diálogo es distinto para los campos de datos del área Datos y para los delas áreas Fila o Columna del diálogo Piloto de datos. Utilice el diálogo Campo de datos paraseleccionar los cálculos que se deben usar para los datos. Para efectuar una selección múltiple, pulsela tecla Control mientras hace clic en el cálculo deseado. El orden de los botones se puede modificar en cualquier momento moviéndolos a unlugar distinto del área con el ratón. Vuelva a colocar un botón en su sitio desplazándolo con el ratón del área a los otrosbotones. Si pulsa dos veces en uno de los botones del área Fila o Columna verá que semuestra el diálogo Campo de datos. Seleccione en él si y cómo debe OpenOffice.orgmostrar y calcular los subtotales.Para salir del Piloto de datos, haga clic en Aceptar. Se insertará un botón Filtro, o un botónde página para cada campo de datos que se haya asignado en el área Campos de página. La tabladel Piloto de datos se inserta más abajo.Eliminar la hoja del Piloto de datosPara eliminar la hoja del Piloto de datos, seleccione una celda cualquiera de la hoja deanálisis de datos y a continuación active el comando Datos - Piloto de datos - Eliminar.Editar tablas de Piloto de datosPulse sobre la hoja que haya creado el Piloto de datos, uno de los botones y mantengapulsado el botón del ratón. En el puntero se mostrará un símbolo especial.Se puede modificar el orden de las columnas arrastrando el botón a una posición distinta enla misma fila. Arrastrando un botón al extremo izquierdo de la tabla, a la zona de encabezados defila, se puede convertir una columna en una fila.En el diálogo Piloto de datos, puede arrastrar un botón al área Campos de página para crearun botón y un cuadro de lista en la parte superior de la tabla generada del Piloto de datos. El cuadroM.C. Bertha López Azamar 37


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-Calcde lista se puede utilizar para filtrar la tabla del Piloto de datos mediante el contenido del elementoseleccionado. En la tabla del Piloto de datos, puede arrastrar y colocar para utilizar otro campo depágina como filtro.Para eliminar un botón de la tabla, arrástrelo fuera de la misma. Cuando el puntero del ratónse convierta en una señal de prohibición dentro de la hoja, suelte el ratón. De este modo se eliminael botón.Para editar la tabla de Piloto de datos, pulse en una celda de la tabla y abra el menúcontextual. En el menú contextual se encuentra la orden Activar que abre el diálogo Piloto de datoscorrespondiente a la tabla de Piloto de datos actual.En la tabla del Asistente de Datos, puede usar Arrastrar y Soltar o cortar/pegar para organizarel orden de los campos de datos.NOTA: Al pulsar dos veces en el nombre de un elemento de la tabla, se mostrarán uocultarán los elementos que incluya, según corresponda.Actualizar tablas de Piloto de datosSi se han modificado los datos de la hoja fuente, OpenOffice.org recalcula la tabla. Pararecalcular las tablas seleccione Datos - Piloto de datos - Actualizar. Hágalo después de importaruna tabla dinámica de Excel en OpenOffice.org Calc.Filtrar la hoja del Piloto de datosAunque la hoja del Piloto de datos se crea según lo determine el usuario, puede que no todoslos datos que proporciona la hoja sean de interés. En este caso, se utilizarán filtros que extraigan losdatos correspondientes a partir de la hoja disponible con ayuda de ciertos criterios.Haga clic en el botón Filtro de la hoja para abrir el diálogo de condiciones de filtro. Otraposibilidad es abrir el menú contextual de la tabla del Piloto de datos y seleccionar el comandoFiltrar. Se abre el diálogo Filtro.Puede utilizar dicho diálogo para filtrar la tabla del Piloto de datos.Seleccionar el área de resultado de la hoja del Piloto de datosEn el diálogo Piloto de datos, pulse en el botón Opciones. El diálogo se ampliará.En el listado Resultado en es posible seleccionar un área ya dotada de nombre en la cualcolocar la hoja de cálculo del Piloto de datos. Si esta área carece de nombre, escriba las coordenadasde la celda superior izquierda del área en el campo que se muestra a la derecha del listadoResultado en. También puede pulsar en la celda para insertar directamente las coordenadas.Si selecciona la casilla de verificación Ignorar las filas vacías, éstas no se tendrán encuenta para la creación de la tabla de Piloto de datos.M.C. Bertha López Azamar 38


Herramientas Tecnologícas – OpenOffice-CalcSi selecciona la casilla Identificar las categorías, éstas quedarán identificadasmediante sus encabezados y asignadas según corresponda al crear la tabla de Pilotode datos.M.C. Bertha López Azamar 39

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