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OIC en CFE - Archivo General de la Nación

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Un paseo por los Archivosdel OIC en la CFE24-noviembre-2009


Órgano Interno de Control en la CFEPresentar los avances y logros obtenidospor el OIC en la CFE en cumplimiento conlos Lineamientos Generales para laOrganización y Conservación de losarchivos, mediante un paseo por susarchivos


Órgano Interno de Control en la CFE1. Control deGestiónSISTEMA DE GESTIÓN DE ASUNTOS2. Archivo deTrámiteTRANSFERENCIA PRIMARIA3. Archivo deConcentraciónPRÉSTAMO DOCUMENTALBAJA DOCUMENTALDONACIÓN


CONTROL DE GESTIÓNDOCUMENTALDIAGNÓSTICO• Área expuesta y sin señalamientos• Recepción y registro de todo lo que llegaba• Toda la documentación recibida se fotocopiaba• No se registraban las copias• Asignación de los documentos sin ningún control• No ACCIONES se daba TOMADAS seguimiento a los asuntos• Área restringida y colocación de carteles para ubicar la ventanilla• Implantación de un Sistema para la gestión de asunto• Registro de documentación oficial generada por el propio OIC• Nomenclatura oficial en la generación de oficios OIC/CFE/CI/• Todo documento oficial que ingrese al OIC deberá hacerlo a travésde Oficialía de Partes


CONTROL DE GESTIÓNDOCUMENTALÁrea de Oficialía de Partes


CONTROL DE GESTIÓNDOCUMENTALÁrea de Oficialía de PartesANTES


CONTROL DE GESTIÓNDOCUMENTALÁrea de Oficialía de PartesANTESDESPUÉS


CONTROL DE GESTIÓNDOCUMENTALArchivo de Oficialía de PartesANTESDESPUÉS


CONTROL DE GESTIÓNDOCUMENTALSistema Institucional de Gestión de Asuntos


ARCHIVO DE TRÁMITEDIAGNÓSTICO• No se contaba con personal oficialmente responsable de este• Criterios diferentes de organización y control• Localización y disponibilidad compleja• Falta de depuración de informaciónACCIONES TOMADAS• Designación del responsable y los encargados del archivo• Capacitación del personal y estandarización de criterios• Identificación de documentos de archivo, de comprobaciónadministrativa y de apoyo informativo• Designación de espacio exclusivo para el archivo• Documentación original, aun cuando haya sido elaborada parafirma de una instancia superior, deberá conservarse en losexpedientes de las áreas que los generan


ARCHIVO DE TRÁMITEÁrea de Oficialía de Partes


ARCHIVO DE TRÁMITEOIC en su Región Centro/Centro OrienteANTESDESPUÉS


ARCHIVO DE TRÁMITETRANSFERENCIA PRIMARIA•Organizadas por año y serie documental•Autorización por parte del titular del áreaproductora de la información•Durante el primer semestre•Estandarización de cajas•No se permiten carpetas•Formato de Transferencia Primaria (SFP)•Carátula de las cajas con ubicación física•Listado de la transferencia•Entrega de Listado de Transferencia Primariaen forma electrónica a las áreas


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNDIAGNÓSTICO• El encargado del archivo del OIC era el Responsable del Archivo deconcentración de la Entidad• Documentación de la cual no se tenían antecedentes de su envío• Archiveros cerrados con candado• Documentación no dada de baja• No ACCIONES se daba TOMADAS seguimiento a los asuntos• Solicitud de entrega de la documentación del OIC• Solicitud de área exclusiva para el archivo del OIC• Separación de la documentación de archivo de la que no lo era• Solicitud a las áreas generadoras de la documentación de personalpara poder valorar esta• Casos especiales


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNOIC Oficinas Nacionales


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNOIC en su Región Golfo Norte


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNOIC en su Región Norte


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNOIC en su Región Oriente


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNPRÉSTAMO DOCUMENTAL•Oficio de asignación de personal autorizadopara la consulta y/o préstamo documental•Servicio de consulta y/o préstamo documentalen el archivo de Concentración del OICauxiliándose de personal del archivo deConcentración de la Entidad.oPase de Autorización de Entrada/Salida dedocumentaciónoVale de Préstamo de Expedientes


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNPréstamo Documental


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNBAJA DOCUMENTAL•Solicitud de Baja Documental Anual•Identificación de documentación susceptible de baja•Solicitud de autorización de baja a los dueños de esta•Generación de Inventario de baja•Coordinación con la SFP para el proceso de donacióna la CONALITEGSolicitud Autorización AñosMay-05 Oct-05 1996-1999Jun-07 Mar-08 1970-2003Jul-08 Feb-09 1975-2004Nov-09 --- 1982-2004


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNBaja DocumentalDonación de papel ala CONALITEGAño Toneladas Observaciones2005 12.02 entregada2007 18.93 en proceso2008 2.99 para autorizaciónTOTAL 33.94 toneladas


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNBaja Documental 2005


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNBaja Documental 2007


SISTEMA DE ORGANIZACIÓNDE ARCHIVOS (SOA)REGISTRO DE INFORMACIÓN• En septiembre de 2005 se genera la base dedatos de expedientes• En noviembre de 2008 se sube al SOA 16, 358expedientes• Actualmente se ha capturado la informacióndel 12-06-2003 a la fecha• 71 usuarios del SOAPRECISIONES DEL SOA• Clave por área generadora• No. de expediente• Generación de carátula al abrir el expediente


ARCHIVO DECONCENTRACIÓNREGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL SOA5000450040003500300025002000150010005000Expedientes RegistradosExpedientes registradosNoviembre 2008 Noviembre 200916, 358 22,887


LINEAMIENTOSGENERALESCONCLUSIÓNEl poder unificar criterios en cuanto a larecepción, registro, organización, despacho, uso,resguardo y destino final de los documentos, nosha permitido contar con información veraz yoportuna para la toma de decisiones, garantizandoademás el cumplimiento a lo marcado por la Leyde Transparencia y los Lineamientos .


“Los maestros deluniverso…los dueños de lainformación."Gracias por su Atención24-noviembre-2009“Quien tiene la información, tiene el poder."

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