FACTURA ELECTRÓNICA 1

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FACTURA ELECTRÓNICA 1

FACTURA ELECTRÓNICA 1La factura electrónica (o efactura) es una modalidad de factura en la que no se emplea el papelcomo soporte para demostrar su autenticidad. Por eso, la factura electrónica es un fichero querecoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y deliquidación de impuestos y cumple otros requisitos que dependen de la legislación del país en elque se emplea.Aspectos generalesLa factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la formade gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamentepermiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.La envía el vendedor al comprador a través de un medio de comunicación para documentar laventa o la provisión del servicio. Está sometida a ciertos requisitos legales por las autoridadestributarias de cada país, de forma que no siempre es posible remitir electrónicamente lasfacturas, y, en ese caso, se envía la factura impresa, por correo o mensajería.Los requisitos legales respecto al contenido, afectan tanto a las facturas electrónicas como a lasde papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento enaras de garantizar la integridad y la autenticidad.Existen algunas normativas internacionales aplicables de forma general a la factura electrónica,aunque las Naciones Unidas, a través de UN/CEFACT han publicado recomendaciones talescomo UNeDocs que definen plantillas para las facturas impresas y formatos EDI y XML para lasmodalidades electrónicas. En Europa, la facturación electrónica se regula en la Directiva115/2001, que debía ser adoptada en cada país antes del 31 de diciembre de 2003.Hoy día la organización GS1 (antes EAN/UCC) a nivel mundial ha organizado comitésinternacionales de usuarios de 108 países miembro, para conformar las guías de facturaciónelectrónica estándar a nivel mundial.Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio,que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (elcomprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado porel receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz enla que se registra su emisión.La factura electrónica fomenta que las instituciones dejen atrás las facturas en papel y lasreemplacen por una versión electrónica de un documento tributario generado electrónicamente,que tiene la misma validez tributaria que la tradicional y registra las operaciones. Todo el ciclo dela facturación puede ser administrado en forma electrónica. En toda Factura se debe agregartambién el impuesto al valor agregado o impuesto de valor añadido (I.V.A.), en aquellos paísesen los que se usa esta forma de impuesto.Entre los países que disponen de normativa de factura electrónica cabe citar los siguientes:• Todos los europeos, en función de la adopción de la Directiva 2001/115.• Argentina• Chile• México• Costa Rica1 Extraído de Wikipedia. 1


• Colombia• AustraliaBeneficiosDependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración defacturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuarentre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.• Ahorro en el gasto de papelería.• Facilidad en los procesos de auditoría.• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.• Menor probabilidad de falsificación.• Agilidad en la localización de información.• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se veránincentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de laempresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayorcontrol del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.Formatos usadosNo existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación dela factura, pero las modalidades más habituales son las siguientes:• PDF. Cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo únicointerés sea guardar electrónicamente la factura, pero no evitar volver a teclear los datosya que con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura en elordenador de destino.• EDIFACT. Sintaxis más usual cuando el envío se realiza de ordenador a ordenador, locual quiere decir que el destinatario es una empresa que tiene capacidad tecnológicapara tratar de forma automatizada la información recibida, de manera que los datos seingresan en el ordenador de destino de forma automática. La elaboración de esteestándar es desarrollada principalmente por la organización GS1(unión de las antiguasEAN y UCC) para empresas de Gran Consumo, Ferretería y Bricolaje, etc, con lacolaboración de Odette para el sector de Automoción. En España, es AECOC (GS1España) la representante de GS1 y la encargada de desarrollar y velar por elcumplimiento de los estándares EDI.• XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede también utilizarse este tipode sintaxis. Es un lenguaje extendido principalmente en Norteamérica que poco a pocova ganando terreno en Europa. Existen diversas variantes cuya convergencia se esperaen el marco de las Naciones Unidas. Las más importantes son UBL respaldado porOASIS y GS1 respaldado por la organización del mismo nombre. En España la variantefacturae (procedente de CCI-AEAT), respaldada por el Centro de CooperaciónInterbancaria,la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio es lamás difundida, y cuenta con sistemas de traducción a y desde UBL.Formatos de la firma electrónica en la factura electrónicaPara cada formato existe una forma peculiar de codificar la firma electrónica:• XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES y se rige por la especificaciónTS 101 903. De las diferentes modalidades previstas por la norma, la más recomendable 2


es la ES-XL que incluye información sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la firmaelectrónica e información sobre la validez del certificado electrónico cualificado que laacompaña.• EDIFACT. La firma se lleva a cabo mediante las cabeceras y pies de seguridad, aunqueexiste un mensaje EDI específico para ello, de ser necesario (AUTACK). La firma es unmensaje CMS (derivado de PKCS#7). En rigor, si la factura es EDIFACT, no es precisa lafirma según una de las posibilidades que ofrecen el RD 1496/2003 y la Directiva2001/115.• PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda embebido dentro delformato PDF y permite asociar una imagen, por lo que es uno de los más adecuadospara su visualización. La especificación del formato es la 1.6 y para la visualización seemplea Acrobat Reader v7 o Foxit PDF Reader. La apariencia de la firma es muy visual,ya que es posible asociar a la misma un gráfico como una firma digitalizada o un sello deempresa.EN ARGENTINASÍNTESIS DEL RÉGIMEN FISCAL VIGENTE 2En Argentina, se aplican las Resoluciones Generales 2177 y 2485 de la Administración Federalde Ingresos Públicos (AFIP), que incluye y hace obligatoria a la Resolución General 1361 deregistración electrónica. Esta última norma obliga a la registración de las compras en un formatoespecial. Por otra parte la AFIP no establece el contenido, formato, o medio de intercambioelectrónico de las facturas, y esto lo deja librado a criterio de cada relación cliente/proveedor.Por este motivo la Cámara Argentina de Comercio Electrónico (CACE), por medio de la comisiónde Factura Electrónica ha elaborado una recomendación de mejores prácticas donde se defineun documento XML para el intercambio electrónico, actualmente en su versión 1.21.La AFIP modificó el Régimen de emisión y almacenamiento electrónico de comprobantesoriginales respaldatorios de las operaciones comerciales, efectuadas en el mercado interno.La medida fue dispuesta mediante la Resolución General 2485.Esta modificación implementa dos sistemas para la emisión de comprobantes:• Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos (R.E.C.E.). Cuyas solicitudes podránrealizarse mediante el programa aplicativo “AFIP DGI – RECE – Régimen de emisión decomprobantes electrónicos”, mediante “web service” o mediante el servicio con clave fiscal“Comprobantes en línea”, este último siempre y cuando no superen los 100 comprobantesmensuales.• Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos en Línea (R.C.E.L.). Cuyas solicitudesdeberán gestionarse mediante el servicio con clave fiscal denominado “Comprobantes enlínea”, el cual hace las veces de un facturador en línea, emitiendo el comprobante en elmomento para poder ser impreso y entregado al cliente.Las actividades que se encuentran comprendidas dentro del presente Régimen de emisión yalmacenamiento son las enumeradas en los Anexos I y II de la Resolución mencionada.La incorporación al presente régimen para los nuevos sujetos obligados y aquellos que deseenoptar por el mismo deberá realizarse a partir del 1 de octubre de 2008 y podrán comenzar aemitir sus comprobantes originales electrónicamente desde el 1 de noviembre 2008.Para confeccionar los comprobantes electrónicos originales, se deberá solicitar por “Internet” laautorización de emisión pertinente.2 Más información en la página Web de AFIP (www.afip.gov.ar) 3


Comprobantes alcanzados:Están alcanzados por las disposiciones del presente régimen, los siguientes comprobantes:• Facturas o documentos equivalentes clase “A”, “A” con la leyenda “PAGO EN C.B.U.INFORMADA” y/o “M”.• Facturas o documentos equivalentes clase “B”.• Notas de crédito y notas de débito clase “A”, “A” con la leyenda “PAGO EN C.B.U.INFORMADA” y/o “M”.• Notas de crédito y notas de débito clase “B”.• Facturas o documentos equivalentes clase “C”.• Notas de crédito y notas de débito clase “C”.Sujetos obligados:• Para los Responsables Inscriptos en I.V.A., que desarrollen las actividades previstas enel Anexo I la obligación alcanza a las facturas o documentos equivalentes, notas decrédito y notas de débito clase “A”. Debiendo seleccionar el sistema R.E.C.E. (CONADECUACIONES)• Para los Responsables Inscriptos en I.V.A., que desarrollen las actividades previstas enel Anexo II, la obligación alcanza a las facturas, documentos equivalentes, notas decrédito y notas de débito clase “A”, “A” con la leyenda “PAGO EN C.B.U. INFORMADA”y/o “M”. Pudiendo seleccionar únicamente el sistema R.C.E.L.Los sujetos que desarrollen la actividad de “Servicios profesionales”, deberán considerar losiguiente:• Se encuentran obligados, en tanto los montos facturados en el año calendario inmediatoanterior sean superiores a $300.000 e inferiores a $600.000.• Quedan obligados también a emitir electrónicamente las facturas, documentosequivalentes, notas de crédito y notas de débito clase “B”, cuando el importe de losmismos sea igual o superior a $10.000.UTILIZACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA 3¿Qué cambia en la práctica diaria el uso de la factura electrónica?Básicamente, la implementación de la facturación electrónica tiene por objetivo el reemplazo decomprobantes manuales, es decir, del tradicional soporte papel. La obligatoriedad en la emisiónde comprobantes electrónicos comenzó a regir desde el año pasado, de acuerdo a uncronograma sujeto a actividades económicas. La idea es hacerlo extensivo de forma tal quetodos los contribuyentes, tarde o temprano, emitan facturas en forma electrónica.¿Simplifica el trabajo del contador?3 LEMA, Norberto - P/ Aplicación Tributaria S. A 4


Si, y en gran medida. Los contadores podrán llevar un registro de manera organizada de todoslos comprobantes (facturas, notas de crédito y débito) de sus clientes. Evitarán contar conmúltiples talonarios manuales, ya que podrán tener almacenado los comprobantes electrónicospor tipo de documento y por cliente. A su vez, al generarse el comprobante electrónico (facturaelectrónica autorizada por A.F.I.P.) se podrá enviar al cliente vía e-mail en forma inmediata.¿Esta implementación tecnológica requerirá de programas especiales para poder realizarlas facturas?Dado que las facturas electrónicas requieren de un código de autorización electrónica (CAE) quelas hace válidas y el mismo es suministrado por la A.F.I.P., se necesita contar básicamente conun software que esté en comunicación con los servidores de la A.F.I.P. para obtener lasautorizaciones en cada una de las operaciones que se realicen y por ende, cada uno de loscomprobantes electrónicos asociados.Para las grandes empresas que cuentan con software propio de gestión, la solución es adaptardichos programas. En el caso de pequeñas y medianas empresas, al igual que los contadoresque llevan el registro de comprobantes de sus clientes, la facturación electrónica se podrárealizar a través de un software sencillo e intuitivo como el que comercializamos en Localizar-T.¿Esta facturación se realizará on line?Efectivamente, el pedido de autorización de los comprobantes electrónicos se realiza on line yen forma automática. Cuando la A.F.I.P. envía el código de autorización electrónica (CAE)correspondiente a cada comprobante, se registra la operación, adquiriendo así validez el mismo.¿De ser así, quienes vivan en el interior y no tengan un acceso rápido a internet seencontrarán en desventaja?No necesariamente. En estos casos, es posible realizar la carga de comprobantes gradualmentey luego autorizar todo el conjunto cuando se conecten por única vez a internet y realicen elpedido de autorización a la A.F.I.P. para cada uno de los comprobantes almacenados.¿Qué ventajas y desventajas tiene este sistema?Sus principales ventajas son:• La disminución de los gastos de librería derivados de la utilización de papel.• El ahorro en los costos de envío de documentación (correo).• Mayor celeridad en el envío de la documentación, ya que se eliminan las distanciasgeográficas.• La reducción de los costos de almacenamiento (archivo de las facturas).• Cómputo oportuno del crédito fiscal (en el caso de operaciones concretadas en fechacercana a fin de cada mes).Como desventaja podríamos mencionar la dependencia de la disponibilidad de la comunicacióna los servidores de la A.F.I.P.. En situaciones de contingencia cuando no sea posible dichacomunicación, deberá realizarse facturación tradicional.En menor medida, podemos mencionar como desventaja la resistencia al cambio. Si bien elfuncionamiento es sencillo, muchas personas lo consideran un cambio radical en la operatoriadiaria. 5

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