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FileMaker® Pro 8Guía del usuario

©1995-2005 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos.FileMaker, Inc.5201 Patrick Henry DriveSanta Clara, California 95054 EE.UU.FileMaker es una marca comercial de FileMaker, Inc., registrada en EE.UU. y en otros países,y ScriptMaker y el logotipo de la carpeta de archivos son marcas comerciales de FileMaker, Inc.La documentación de FileMaker está protegida por derechos de autor. Se prohíbe la realizaciónde copias o distribución de esta documentación sin el consentimiento por escrito de FileMaker.Esta documentación sólo puede utilizarse con una copia del software de FileMaker que tengauna licencia válida.Las personas y compañías mencionadas en los ejemplos son completamente ficticias, y cualquierparecido con personas y compañías reales es pura coincidencia.Los créditos aparecen en el documento Acknowledgements que acompaña a este software.Para más información, visite nuestra página Web en www.filemaker.com.Edición: 01

ÍndicePrefacioIntroducción a FileMaker Pro 7Uso de este manual 7Documentación de FileMaker Pro 7Ubicación de la documentación PDF 7Ayuda en línea 8Plantillas, ejemplos y más información 8Lecturas recomendadas 8Visión general de FileMaker Pro 9Crear bases de datos simples o complejas 9Utilizar presentaciones para mostrar, introducire imprimir datos 9Buscar, ordenar y reemplazar datos 10Proteger bases de datos con cuentas y conjuntosde privilegios 10Crear guiones para automatizar tareas 11Compartir e intercambiar datos 11Guardar y enviar bases de datos en otros formatos 12Nuevas funcionalidades 12Funcionalidades sobre uso compartidode información 12Mejoras de uso 12Garantizar exactitud de datos 13Funciones y pasos de guión 13Capítulo 1Utilizar bases de datos 15Acerca de los campos y registros de la base de datos 15Abrir archivos 16Abrir varias ventanas por archivo 17Cerrar ventanas y archivos 18Guardar archivos 18Cuándo guarda un archivo FileMaker Pro 19Modos 20Visualizar registros 20Ver registros en formato de tabla 21Seleccionar el registro activo 22Desplazarse por los registros 23Añadir y duplicar registros 23Añadir y duplicar registros relacionados 24Eliminar registros 24Introducir datos 25Seleccionar un campo 25Introducir y cambiar datos en campos 26Buscar registros 27Realizar peticiones de búsqueda 27Realizar búsquedas rápidas basadas en datos de uncampo 28Buscar texto y caracteres 28Buscar números, fechas, horas y marcasde fecha y hora 30Buscar rangos de información 32Buscar datos en campos relacionados 33Buscar campos vacíos o no vacíos 33Buscar valores duplicados 33Buscar registros que coincidan con varios criterios 34Buscar registros que no coincidan con el criterio dado 35Eliminar y restablecer peticiones 36Visualizar, repetir o cambiar la última búsqueda 36Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrarregistros ocultos 36Buscar y reemplazar datos 37Ordenar registros 38

4 Guía del usuario de FileMaker ProPrevisualizar e imprimir bases de datos 39Previsualizar datos en presentaciones 40Imprimir registros 40Imprimir guiones 41Imprimir información de campos y tablas 42Imprimir un gráfico de relaciones 42Automatizar tareas con guiones 42Realizar copias de seguridad de archivos de base de datos 43Configuración de las preferencias 43Capítulo 2Crear bases de datos 45Planificar una base de datos 45Crear archivos de FileMaker Pro 49Definir campos en bases de datos 49Asignar nombres a los campos 50Seleccionar un tipo de campo 50Definir campos de texto, numéricos, de fecha,de hora, de fecha y hora o contenedor 52Definir campos de cálculo 53Definir campos de sumario 54Configurar opciones de campos 57Definir la introducción de datos automática 57Definir validaciones de campo 58Opciones de almacenamiento e indexación 59Definir tablas en bases de datos 60Crear presentaciones e informes 61Tipos de presentación 63Configurar una presentación para imprimir registrosen columnas 65Trabajar con objetos en presentaciones 66Seleccionar objetos 67Trabajar con campos en presentaciones 68Insertar y eliminar campos en presentaciones 69Ajuste de juegos de casillas de verificación yotros controles en una presentación 70Decidir la ubicación en que insertar los camposrelacionados 71Campos de fusión 72Formatear datos de campos en presentaciones 72Permitir o evitar entradas en campos 75Trabajar con partes en presentaciones 76Tipos de partes de presentación 77Capítulo 3Trabajar con tablas y archivos relacionados 79Las relaciones 79Terminología de bases de datos relacionales 81El gráfico de relaciones 82Campos de coincidencia en relaciones 82Tipos de relaciones 82Planificar bases de datos relacionales 87Trabajar con el gráfico de relaciones 87Crear relaciones 87Cambiar relaciones 89Resumir datos en portales 90Actualizaciones 90Crear actualizaciones 91Editar actualizaciones 92

| Índice 5Capítulo 4Compartir e intercambiar datos 93Compartir bases de datos en una red 93Activar la compartición y el hospedaje de archivos 94Abrir archivos compartidos como cliente 95Abrir bases de datos compartidas de forma remotausando una URL 96Cerrar un archivo hospedado 96Importar y exportar datos 97Guardar y enviar datos en otros formatos 97Enviar mensajes de correo electrónico basadosen datos de registros 97Formatos de archivo de importación/exportaciónadmitidos 97ODBC y JDBC 97Métodos de importación de datos aarchivos existentes 97Añadir registros 98Actualizar registros existentes 98Actualizar registros coincidentes 98El proceso de importación 99Convertir un archivo de datos en un nuevoarchivo de FileMaker Pro 100El proceso de exportación 100Publicar bases de datos en la Web 101Capítulo 5Proteger bases de datos con cuentas yconjuntos de privilegios 103Proteger bases de datos 103Cuentas, conjuntos de privilegios yprivilegios ampliados 104Cuentas predefinidas 105Conjuntos de privilegios predefinidos 106Planificar la seguridad para un archivo 107Proteger un archivo con una contraseña 108Crear cuentas y conjuntos de privilegios 108Ver cuentas y conjuntos de privilegios 109Crear cuentas 109Crear cuentas que autentiquen a través de unservidor externo 111Crear conjuntos de privilegios 111Acerca de la activación de acceso a nivel de registro 112Ver privilegios ampliados 112Capítulo 6Convertir bases de datos de versionesanteriores de FileMaker 115Convertir FileMaker Pro 6 y archivos anteriores 115Visión general de la conversión 116Convertir un único archivo 117Convertir varios archivos a la vez 118Leer el archivo Conversion.log 120Solucionar problemas de conversión básicos 120Convertir bases de datos de FileMaker Pro 1.x y 2.x 121Problemas de conversión más importantes 121Contraseñas 121Conservar la información del diccionario de usuario 121Opciones de configuración almacenadas del pasode guión Configurar impresión (Windows) 122Cambio de ventanas en guiones 122Funciones y peticiones de búsqueda booleanas 122Referencias de archivo 123Índice alfabético 125

6 Guía del usuario de FileMaker Pro

PrefacioIntroducción a FileMaker ProFileMaker ® Pro es el software líder de bases de datos para grupos detrabajo que permite crear y compartir soluciones adaptadas a susnecesidades empresariales. La eficacia de sus funciones, su ampliacompatibilidad con diversas plataformas y su interfaz fácil deusar hacen de FileMaker Pro una herramienta indispensable paracualquiera que necesite supervisar y gestionar personas, proyectose información.Uso de este manualEsta Guía del usuario contiene una introducción a las funciones deFileMaker Pro y ofrece instrucciones paso a paso sobre las tareas másfrecuentes de FileMaker Pro. Es posible que necesite consultar laAyuda de FileMaker Pro para obtener información detallada sobrelas funciones más avanzadas del producto.Documentación de FileMaker ProLa documentación de FileMaker Pro ofrece conocimientos paraalcanzar una mayor productividad, instrucciones de instalación,ayuda en línea, etc.Se incluyen los siguientes manuales:1 Guía del usuario de FileMaker Pro (este manual): contieneconceptos clave y procedimientos básicos.1 Guía de instalación para FileMaker Pro y FileMaker ProAdvanced: contiene instrucciones de instalación.1 Guía para la publicación en la Web al instante: describe cómoponer bases de datos de FileMaker Pro a disposición de los usuariosde un navegador Web a través de una Intranet o de Internet.1 Personalización de las Soluciones iniciales: describe cómopersonalizar los archivos de plantillas de base de datos incluidos paraadaptarlos a sus necesidades.1 Instalación de los controladores ODBC FileMaker y JDBC Client:describe cómo instalar los controladores necesarios para acceder a unorigen de datos de FileMaker a través de ODBC y JDBC1 Guía del desarrollador de FileMaker ODBC y JDBC: describeconceptos y detalles para ayudarle a compartir datos de FileMakercon otras aplicaciones, mediante ODBC y JDBCUbicación de la documentación PDFLa mayoría de los manuales PDF se encuentran en la carpeta en laque instaló FileMaker Pro. Si instaló FileMaker Pro en la carpetapredeterminada, los manuales PDF se encuentran aquí:Windows: C:\Archivos de programa\FileMaker\FileMaker Pro 8\Extras español\Documentación electrónicaMac OS: Macintosh HD/Aplicaciones/FileMaker Pro 8/Extrasespañol/Documentación electrónica.Los manuales en PDF para ODBC y JDBC están en el CD deFileMaker Pro, en la carpeta /xDBC/Documentación electrónica.Para ver los archivos PDF, necesita un lector de PDF. En Mac OS X,puede utilizar la aplicación de Vista previa incorporada o AdobeReader. Los usuarios de Windows necesitan Adobe ® Reader ® . Sino dispone de esta aplicación, puede descargarla en el sitio Web deAdobe: www.adobe.com.Importante Puede descargar archivos PDF de documentación deFileMaker (y cualquier actualización) seleccionando el menú Ayuda >Descargas y actualizaciones.

8 Guía del usuario de FileMaker ProAyuda en líneaLa ayuda de FileMaker Pro ofrece instrucciones completas ydetalladas sobre las funciones de FileMaker Pro. Puede abrirla Ayuda desde el menú Ayuda de FileMaker Pro.Hay tres formas de acceder a la Ayuda:1 Examine la tabla de contenidos de la Ayuda para buscar temas.1 Busque determinados temas mediante la introducción depalabras clave.1 Obtenga información sobre el cuadro de diálogo mostradoactualmente pulsando F1 (Windows) o 2-? (Mac OS).Plantillas, ejemplos y más informaciónFileMaker Pro incluye archivos de plantillas de bases de datos(soluciones iniciales), que puede utilizar para comenzar a trabajarrápidamente. Al empezar a crear bases de datos, compruebe la listade plantillas para ver si alguna de las plantillas disponibles se ajustaa sus necesidades.La carpeta Extras español contiene referencias y ejemplos paraayudarle a utilizar funciones específicas, como la compatibilidadcon XML.Puede encontrar más información, sugerencias e ideas para las basesde datos en el sitio Web de FileMaker: www2.filemaker.fr/spain/.Lecturas recomendadasA continuación, se ofrecen algunas sugerencias sobre el uso de ladocumentación para que pueda aprender a realizar tareas específicasen FileMaker Pro.Tipo de usuarioUsuario para laintroducción dedatosPropietarios depequeñas empresaso educadores quecreen una base dedatos básica paraempezar, pero quela mejorarán con eltiempoAdministrador debases de datosNuevo usuario deFileMaker ProUsuario queactualiza de unaversión anteriorLecturas recomendadasEl capítulo 1 de esta guía, “Utilizar bases de datos”.El capítulo 2 de esta guía, “Crear bases de datos”.A medida que se añadan funciones a la base dedatos, consulte la Ayuda.Esta guía.La Ayuda para obtener información sobre temasavanzados.Guía para la publicación en la Web al instante.Guía de instalación para FileMaker Pro y FileMaker ProAdvancedEsta guía.Guía de instalación para FileMaker Pro y FileMaker ProAdvancedEl capítulo 6 de esta guía, “Convertir bases de datosde versiones anteriores de FileMaker”.AyudaNota Si la base de datos se ha desarrollado mediante FileMaker ProAdvanced, puede ver menús personalizados o información deherramientas para objetos de presentaciones. Para obtener unavisión general de estas funciones, consulte la Ayuda.

Prefacio | Introducción a FileMaker Pro 9Visión general de FileMaker ProA continuación, se presenta una visión general de las funcionalidadesde FileMaker Pro.Crear bases de datos simples o complejasCon FileMaker Pro, puede crear bases de datos simples, formadaspor sólo una tabla de base de datos, como una lista de direcciones,o puede crear una base de datos compleja con relaciones y variastablas. Por ejemplo, puede crear una base de datos compleja querelacione dos tablas en función de un único valor común, comoun número de serie o un número de identificación.Una base de datos de lista dedirecciones compuesta poruna tabla.Una base de datos compuesta por variastablas, con un portal que muestra registrosde una tabla relacionada.Puede organizar las bases de datos como una única tabla en un soloarchivo, como varias tablas en un solo archivo o como varias tablas envarios archivos.FileMaker Pro ofrece plantillas de base de datos diseñadas con finesempresariales, educativos y personales. Las plantillas se puedenpersonalizar rápidamente para adaptarlas a sus necesidades.Para obtener más información sobre cómo crear bases de datos,consulte el capítulo 2, “Crear bases de datos.”Utilizar presentaciones para mostrar, introducire imprimir datosLas presentaciones de FileMaker Pro determinan la forma deorganizar la información para visualizarla, imprimirla, generarun informe, realizar búsquedas en ella e introducir datos. Laspresentaciones no almacenan datos, simplemente los muestran.Los archivos de base de datos pueden tener un gran númerode presentaciones diferentes, que pueden mostrar los datos dediversas formas. En un archivo de base de datos, puede diseñarpresentaciones diferentes para introducir datos, generar informes desumario, imprimir etiquetas de correo, publicar una base de datos enla Web, etc. Puede cambiar el diseño de la presentación sin que se veanafectados los datos u otras presentaciones del archivo. Si se cambianlos datos de un campo, dicho cambio se refleja en el mismo campo entodas las presentaciones de la base de datos.En una presentación, puede elegir, organizar y modificar los camposy las etiquetas de campo, crear informes, añadir botones para iniciarguiones, añadir gráficos y texto, y especificar las opciones deimpresión.Puede crear seis tipos de presentaciones y una vista con el asistenteNueva presentación/informe. Utilice los diferentes tipos para diversosfines, como mostrar una pantalla de introducción de datos o imprimirun informe de totales de ventas o etiquetas de correo. Puedepersonalizar cada presentación más adelante con las herramientasde diseño disponibles en el modo Presentación.

10 Guía del usuario de FileMaker ProSteve Williams789 Ninth AvenueNueva York, NY 10001Estimada Sophie,Listín telefónicoJuanita Álvarez 555-1234Michelle Cannon 555-1234Andre Common 555-1234Marie Durand 555-1234Jean Durand 555-1234William Johnson 555-1234John Lee 555-1234Patrick Murphy 555-1234Le Nguyen 555-1234Kentaro Ogawa 555-1234Mary Smith 555-1234John Smith 555-1234Sophie Tang 555-1234Steve Williams 555-1234Betty Wilson 555-1234Le agradecemos que haya reservado uncrucero en nuestra empresa. Valoramos suconfianza y nos complace la oportunidad deatenderle.Si tiene alguna duda acerca de las reservas,no dude en ponerse en contacto connosotros. Deseamos que el crucero sea desu agrado.Atentamente,John LeeSe pueden organizar los mismos datos de forma diferente con varias presentaciones.Para obtener más información sobre la creación de presentaciones,consulte “Crear presentaciones e informes” en la página 61.Buscar, ordenar y reemplazar datosLas funciones de buscar, ordenar y reemplazar datos le permitenmanipular los datos de diversas maneras.Puede buscar registros que cumplan los criterios especificados, comoregistros introducidos en una determinada fecha o direcciones de unaciudad específica. Puede abrir otra ventana para realizar diferentesbúsquedas en los mismos datos.Puede reorganizar los registros para verlos o imprimirlos en unasecuencia diferente. Puede ordenar los campos alfabéticamente,numéricamente, por fecha o mediante un tipo de ordenaciónpersonalizado.Puede buscar y reemplazar datos en varios campos, del mismomodo que se realiza en la mayoría de los procesadores de texto.Para obtener más información sobre cómo buscar, ordenar yreemplazar datos, consulte “Buscar registros” en la página 27,“Ordenar registros” en la página 38, y “Buscar y reemplazar datos”en la página 37.Proteger bases de datos con cuentas y conjuntosde privilegiosMediante la definición de cuentas y conjuntos de privilegios,es posible restringir lo que los usuarios pueden ver y hacer en losarchivos de base de datos. Las cuentas autentican a los usuariosque intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta especifica unnombre de cuenta y (normalmente) una contraseña. Los usuariosque no puedan especificar la información válida de la cuenta nopodrán abrir ningún archivo protegido. Los conjuntos de privilegiosespecifican el nivel de acceso a los archivos de base de datos.Cada cuenta tiene asignado un conjunto de privilegios, que determinael nivel de acceso cuando una persona abre un archivo con esta cuenta.

Prefacio | Introducción a FileMaker Pro 11Los privilegios ampliados determinan las opciones de comparticiónde datos permitidas por un conjunto de privilegios, como, porejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios abrir unarchivo compartido o ver una base de datos en un navegador Web.Para obtener más información sobre las cuentas y los conjuntos deprivilegios, consulte el capítulo 5, “Proteger bases de datos concuentas y conjuntos de privilegios.”Crear guiones para automatizar tareasLos guiones pueden realizar tareas sencillas, como configurar laorientación de la página, o tareas complejas, como preparar el envíode correo personalizado a clientes.Por ejemplo, puede definir un guión que cree una carta deagradecimiento para los clientes que han realizado una compra lasemana pasada en la base de datos de clientes. El guión redacta unacarta personalizada para cada cliente. A continuación, el guión pasa almodo Vista Previa y entra en modo de pausa para que pueda ver laapariencia de la carta antes de imprimirla. Toda esta tarea se inicia consólo hacer clic en un botón de una presentación.Utilice la herramienta ScriptMaker de FileMaker Pro para crearguiones seleccionando pasos en una lista de FileMaker Pro,especificando opciones y organizando los pasos en el orden correctopara realizar la tarea.Para obtener más información sobre los guiones, consulte“Automatizar tareas con guiones” en la página 42.Compartir e intercambiar datosUna ventaja de almacenar datos en FileMaker Pro es que puedecompartirlos con otros usuarios. Puede compartir los datos con otrosusuarios de FileMaker Pro en una red, utilizar las funciones depublicación en la Web para compartir datos en la Web o utilizar ODBC(Open Database Connectivity, Conectividad abierta de bases de datos)y JDBC (Java Database Connectivity, Conectividad de bases de datosde Java) para compartir archivos de FileMaker Pro con aplicacionescompatibles con ODBC y JDBC.Si su equipo está conectado a una red, usted y otros usuarios deFileMaker Pro en Windows y Mac OS pueden utilizar simultáneamenteel mismo archivo de base de datos. La compartición de redFileMaker Pro permite compartir archivos con un máximo de cincousuarios simultáneos.Nota Si necesita compartir archivos con más de cinco usuariossimultáneos en una red, FileMaker le recomienda que utiliceFileMaker Server.Puede publicar de forma rápida y sencilla presentaciones deFileMaker Pro como páginas Web para que los usuarios con unnavegador Web conectados a la Intranet (o Internet) accedan alas bases de datos de FileMaker Pro.Con las cuentas y conjuntos de privilegios de FileMaker Pro, puedeproteger su base de datos Web.Con las consultas SQL (Structured Query Language, Lenguajede consulta estructurado), puede obtener datos de archivos deFileMaker Pro para crear gráficos, generar informes y analizarlos datos con aplicaciones de software compatibles con ODBC yJDBC. También puede utilizar FileMaker Pro como aplicación clientede ODBC y acceder a orígenes de datos, como las bases de datosde Microsoft Access u Oracle. Para obtener más información sobre eluso y las limitaciones de uso de ODBC y JDBC con FileMaker Pro,consulte la Ayuda.

12 Guía del usuario de FileMaker ProPara obtener más información sobre cómo compartir e intercambiardatos, consulte el capítulo 4, “Compartir e intercambiar datos.”Guardar y enviar bases de datos en otros formatosFileMaker Pro le permite guardar datos en distintos formatos dearchivo como, por ejemplo, hojas de trabajo de Microsoft Excel yarchivos Adobe PDF, de forma que pueda dar los archivos a usuariosque no disponen de FileMaker Pro. Puede enviar los archivos porcorreo electrónico automáticamente después de guardarlos. Para másinformación, consulte “Guardar y enviar datos en otros formatos”en la página 97.Nuevas funcionalidadesFuncionalidades sobre uso compartido de informaciónMejoras de usoPara más información sobre estafuncionalidadNueva herramienta para crear y administrarcontroles de pestañas (paneles de pestañas)en presentacionesEl nuevo cuadro de diálogo Ajuste del campo/control facilita la creación y edición de juegosde casillas de verificación y otros controles quemuestran datos desde una lista de valoresNueva compatibilidad de rueda dedesplazamiento para Windows y Mac OSAdición de notas de texto a tablas en el gráficode relacionesCompatibilidad con variables en rutas dearchivoConsulte“Crear presentaciones einformes” en la página 61“Ajuste de juegos de casillas deverificación y otros controles enuna presentación” en lapágina 70Ayuda“Trabajar con el gráfico derelaciones” en la página 87AyudaPara más información sobre estafuncionalidadGuardar datos en formato Adobe PDFy Microsoft ExcelNuevo comando para enviar correoselectrónicosConsulte“Guardar y enviar datos en otrosformatos” en la página 97“Enviar mensajes de correoelectrónico basados en datos deregistros” en la página 97De forma predeterminada, los campos de lapresentación actual se muestran primerocuando se ordenan registros, se reemplaza elcontenido de campos, se exportan registros ose envía correo electrónicoPlantillas de base de datos mejoradas,denominadas Soluciones inicialesAyudaLa guía Personalización de lasSoluciones inicialesImportación de datos desde otro archivo enuna tabla nueva en el archivo actual. Estole permite consolidar datos almacenadosanteriormente en bases de datosindependientes.Exportación de datos en formato Excel (.xls)“Métodos de importación dedatos a archivos existentes”en la página 97“El proceso de exportación”en la página 100Publicación en la Web al instante mejorada.Por ejemplo, crear y utilizar su propia páginaprincipal en lugar de la Página principalpredeterminada de la base de datosNuevos comandos de menú para navegar porregistros y presentaciones“Publicar bases de datos en laWeb” en la página 101Ayuda

Prefacio | Introducción a FileMaker Pro 13Para más información sobre estafuncionalidadEjecutar búsquedas en modo Visualizarmediante menús contextualesNuevas herramientas para alinear objetosen modo Presentación y en el gráfico derelacionesConsulte“Realizar búsquedas rápidasbasadas en datos de un campo”en la página 28 e “Buscarregistros que coincidan convarios criterios” en la página 34AyudaFunciones y pasos de guiónPara más información sobre estafuncionalidadNueva función para devolver un valor desdeun guiónNuevas funciones de ruta para calcular laubicación y el nombre de un archivoDefinir una variable a un valor especificado enun guión o expresión de cálculoConsulteAyudaAyudaAyudaGarantizar exactitud de datosNuevas funciones Get, lógicas, de texto y deformato de textoAyudaPara más información sobre estafuncionalidadNueva capacidad relleno automático paracampos de textoCorrección ortográfica visualConsulte“Introducir y cambiar datos encampos” en la página 26AyudaMejoras en el paso de guión Ir al registrorelacionadoExportar registros en formato de MicrosoftExcel mediante el paso de guión ExportarregistrosAyudaAyudaNuevo estilo de calendario desplegable paraintroducción de datos“Ajuste de juegos de casillas deverificación y otros controles enuna presentación” en lapágina 70Restringir las selecciones de paso de guiónVentanas a las ventanas del archivo actualNuevos pasos de guión Guardar registros comoExcel y Guardar registros como PDFAyudaAyudaEnvío de mensajes de correo electrónicoúnicos y múltiples con el paso de guiónEnviar correoAyuda

14 Guía del usuario de FileMaker Pro

Capítulo 1Utilizar bases de datosEste capítulo incluye nociones básicas sobre cómo:1 abrir, cerrar y guardar archivos1 crear registros en una base de datos1 añadir y editar datos en campos1 buscar registros utilizando diferentes criterios1 omitir registros del conjunto encontrado1 buscar y reemplazar datos1 ordenar datos1 imprimir datos, guiones, información de tablas y campos,y el gráfico de relaciones1 utilizar guionesNota Consulte la Ayuda para obtener información completay pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso deFileMaker Pro.En un archivador, debe elegir el modo de ordenación de los datos, porejemplo, alfabéticamente, por apellidos o por región. Mediante elalmacenamiento de contactos y direcciones en FileMaker Pro, puedeorganizar la información de muchas maneras. Puede ordenarla porpaís, ciudad, apellidos, o incluso por estos tres campos.Un sistema de facturación es un ejemplo de una base de datos máscompleja, con varias tablas relacionadas, varias presentaciones ycampos de cálculo.También puede consultar un subconjunto de los datos, como, porejemplo, todas las facturas de un determinado mes. Una base dedatos no sólo almacena información, también puede utilizarla paraorganizar y analizar información y darse cuenta de su relevancia.BCRegistrosAcerca de los campos y registros de la basede datosUna base de datos es un conjunto de información, o datos, que sepuede organizar, actualizar, ordenar e imprimir y donde se puedenrealizar búsquedas. Su propia libreta de direcciones o su archivadorconstituyen un ejemplo de una base de datos simple. Con estosobjetos, puede almacenar información similar de forma organizadapara recuperarla fácilmente.Michelle Cannon123 4th St. SWCamposEdmonton(717) 555-0011CAN N4V 1LNSu libreta de direcciones es como una base de datos.

16 Guía del usuario de FileMaker ProLos campos son el elemento principal de una tabla de base de datos.Los campos se utilizan para almacenar, calcular y presentar los datosque se han introducido en un registro. Cada parte de la información deun registro (como un nombre, un número de identificación y unnúmero de teléfono) se almacena en un campo.Una tabla de base de datos contiene uno o varios registros. Cadaregistro contiene campos que albergan información similar acercade un tema o una actividad. Por ejemplo, los campos de un registrode la tabla Clientes contienen información sobre la dirección deun cliente.Una base de datos está formada por un archivo con una tabla,que puede contener nombres, direcciones y números de teléfonoy de fax de todos los clientes.Una base de datos también puede estar formada por varios archivosque contienen cada uno una o varias tablas y que todos juntoscontienen toda la información acerca de los temas relacionados(denominados a menudo sistema de base de datos). Mediante lasfunciones relaciones de FileMaker Pro, puede vincular informaciónentre archivos y tablas para crear una base de datos relacional.Por ejemplo, una tabla puede mostrar los clientes que compraron undeterminado artículo y una tabla relacionada puede mostrar el preciode adquisición.Tabla ClientesID decliente002Nombre AndreTeléfono 818-555-1234Para introducir datos en una tabla de base de datos, hay que crear unregistro nuevo e introducir valores en los campos que pertenecen adicho registro. Los valores pueden escribirse en el campo, importarsedesde otra aplicación o introducirse de distintas formas.Abrir archivosTabla FacturasID de cliente 002Nombrede clienteAndre CommonTeléfonoID de lafactura818-555-123412345Prod.ID Producto PrecioET3 Bolsa de viaje 29 €ET4 Guía de viaje 32 €Tabla ProductosID delproductoProductoPara abrir un archivo cuando no se está ejecutando FileMaker Pro,elija uno de los siguientes métodos:1 Haga doble clic en el archivo de FileMaker Pro.1 Arrastre el archivo al icono de la aplicación FileMaker Pro.1 Haga doble clic en el icono de la aplicación FileMaker Pro. En elcuadro de diálogo Nueva base de datos, seleccione Abrir un archivoexistente, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga doble clic en elnombre de archivo.ET3Bolsa de viajePrecio 29.00 €Nº deexistencias34

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 17Para abrir un archivo cuando se está ejecutando FileMaker Pro:1. Seleccione el menú Archivo > Abrir.2. Haga doble clic en el nombre del archivo que desea abrir.Si se le solicita un nombre de cuenta y una contraseña, escríbalos enel cuadro de diálogo Contraseña y, a continuación, haga clic enAceptar.Para abrir un archivo que está siendo compartido a través de una red:1. Seleccione el menú Archivo > Abrir remoto.2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo remoto, seleccione Vista paraobtener una lista de los anfitriones.ElijaAnfitriones favoritosAnfitriones localesAnfitriones listadospor LDAPPara mostrarAnfitriones añadidos anteriormente como favoritosAnfitriones de FileMaker Pro ubicados en lasubred TCP/IPAnfitriones de FileMaker Pro disponibles a travésdel servidor LDAP especificadoNota Puede abrir un archivo de FileMaker Pro para Windows enMac OS y viceversa. Si desea mover archivos entre plataformas, esrecomendable incluir la extensión .fp7 en el nombre de archivo. Siañade o elimina extensiones de nombre de archivo, debe volver aespecificar las referencias de archivo para los archivos relacionadosy los archivos con guiones externos.Abrir varias ventanas por archivoPuede abrir varias ventanas por archivo. De esta forma, puede ver lamisma presentación en ventanas diferentes o ver simultáneamentediferentes presentaciones del mismo archivo. Puede realizar unabúsqueda u ordenar operaciones de forma independiente en lasdiferentes ventanas.Para abrir una ventana adicional, elija el menú Ventana > Ventananueva. Aparece otra ventana. La ventana muestra inicialmente lamisma presentación, tipo de ordenación y conjunto encontrado quela ventana activa anteriormente.3. Para ver los archivos disponibles de un anfitrión, seleccione uno.En la lista Archivos disponibles, seleccione el archivo que desea abrir.O escriba la ruta de red en el campo Ruta de archivo de red,(por ejemplo, fmnet:/DirecciónIPanfitrión/nombredearchivo).4. Haga clic en Abrir.Es posible que necesite introducir un nombre de cuenta, unacontraseña y un nombre de dominio (sólo en Windows) según laconfiguración de compartición de red de FileMaker seleccionadapor el anfitrión.Para abrir y compartir un archivo, consulte “Activar la comparticióny el hospedaje de archivos” en la página 94.

18 Guía del usuario de FileMaker ProLa ventana dela base dedatos original,en la quepuedebuscar enlos registros.Una segundaventana, enla que puederealizar unabúsquedadiferenteen el mismoconjuntoencontrado.Para ver una presentación diferente en una ventana nueva, elija unapresentación del menú emergente Present. del área de estado. Tambiénpuede seleccionar una presentación eligiendo el menú Vista > Ir a lapresentación. Para obtener información sobre la búsqueda de registros,consulte “Buscar registros” en la página 27. Para obtener informaciónsobre la ordenación de registros, consulte “Ordenar registros” en lapágina 38.Para obtener más información sobre cómo abrir varias ventanas,consulte la Ayuda.Cerrar ventanas y archivosPuede cerrar ventanas y archivos FileMaker Pro de la misma formaque en la mayoría de las aplicaciones Windows y Mac OS.Para cerrar una ventana, realice una de las siguientes acciones:1 Windows: Haga doble clic en el icono del documento en la esquinasuperior izquierda de la ventana del documento.1 Windows: Haga clic en el botón de cierre en la esquina superiorderecha de la ventana del documento.1 Mac OS: Haga clic en el botón rojo de cierre en la esquina superiorizquierda de la ventana del documento.1 Seleccione el menú Archivo > Cerrar.Para cerrar un archivo, utilice los procedimientos anteriores sobrecómo cerrar todas las ventanas abiertas de un archivo.Nota Aunque cierre un archivo, éste puede permanecer abierto comoarchivo oculto si la ventana de otro archivo muestra datos de esearchivo. (Por ejemplo, puede que otra ventana muestre datosrelacionados del archivo que intentó cerrar.) FileMaker Pro cerraráel archivo cuando cierre todas las ventanas dependientes.Guardar archivosFileMaker Pro guarda los cambios que realiza en el archivo mientrastrabaja. Puede guardar una copia de seguridad del archivo o un clondel archivo sin datos. Para guardar una copia de su archivo en unformato no de FileMaker, consulte “Guardar y enviar datos en otrosformatos” en la página 97.No siempre se guardan algunos cambios sin importancia con elarchivo. Para obtener más información, consulte la sección siguiente,“Cuándo guarda un archivo FileMaker Pro.”

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 19Importante Guarde siempre una copia antes de realizar un grannúmero de cambios. No puede restablecer los datos después deeliminar un campo en el cuadro de diálogo Definir base de datoso borrar registros mediante los comandos Eliminar registro oEliminar todos.Para guardar una copia del archivo:1. Seleccione el archivo que desea guardar para que sea el archivoactivo y elija el menú Archivo > Guardar una copia como.2. Desplácese a la ubicación del disco duro en la que desea guardarel archivo.3. Escriba un nombre de archivo en Nombre (Windows) o enGuardar como (Mac OS).4. En Tipo, seleccione Archivos FileMaker (sólo en Windows).5. En Guardar una (Windows) o Tipo (Mac OS), seleccione una de lassiguientes opciones:ElijaCopia del archivoactualCopia compactada(más reducida)Clon (copia sinregistros)ParaDuplicar todo el archivo, incluyendo las tablas, lasdefiniciones de campos, las presentaciones, las opcionesde ajuste de página y los datos. La duplicación de unarchivo puede resultar útil si va a realizar un gran númerode cambios.Compactar todo el archivo para ocupar menos espacioen disco, empleando el espacio no utilizado del archivo.Guardar una copia compactada puede resultar útil si editamuchos registros frecuentemente.Guardar las tablas, las definiciones de campos, laspresentaciones, los guiones, las opciones de ajuste depágina de un archivo, pero sin los datos. Realice unclon cuando desee tener una plantilla del archivo.Cuándo guarda un archivo FileMaker ProEn FileMaker Pro, las siguientes acciones no provocan que unarchivo se guarde:1 Mostrar un registro o presentación diferente1 Ordenar registros o modificar el tipo de ordenación1 Realizar operaciones de búsqueda como Buscar, Mostrar todos losregistros, Omitir registro o modificar una petición de búsqueda1 Cambiar la posición y el tamaño de las ventanas o mostrar/ocultarel área de estado1 Cambiar la configuración predeterminada de los objetos depresentación1 Cambiar la configuración de visualización de la reglaSi realiza una de las acciones anteriores sin realizar también unaacción que haga que el archivo se guarde (como la modificaciónde datos), no se guardarán los cambios al cerrar el archivo.FileMaker Pro considera que las acciones anteriores son cambiossin importancia y no los guardará con el archivo a menos que semodifique de forma más significativa.Por ejemplo, si abre un archivo, realiza una búsqueda y, acontinuación, cierra el archivo, FileMaker Pro no guardará el conjuntoencontrado con el archivo. Sin embargo, si abre el archivo, añadeun nuevo registro, realiza una búsqueda y, a continuación, cierra elarchivo, FileMaker Pro guardará el conjunto encontrado y el nuevoregistro con el archivo.Para obtener más información sobre cómo guardar archivos, consultela Ayuda.6. Haga clic en Guardar.

20 Guía del usuario de FileMaker ProModosPuede trabajar con datos en FileMaker Pro en el modo Visualizar,Buscar, Presentación o Vista previa. Puede seleccionar un modo en elmenú Vista, en las pestañas de modo del área de estado o en el menúemergente de modo ubicado en la parte inferior de la ventana deldocumento.Pestañasde modoUtiliceeste modoModoPresentaciónModo VistapreviaParaDeterminar la forma en que se presenta la información en lapantalla o en los informes, etiquetas y formularios impresos.Diseñe presentaciones para tareas específicas, como laintroducción de datos o la impresión de facturas o sobres.Seleccione y organice los campos y demás objetos paramodificar una presentación existente o crear nuevaspresentaciones.Ver la apariencia de los datos en los formularios o informesantes de imprimirlos. El modo Vista previa es especialmenteútil para ver las presentaciones con varias columnas (comolas etiquetas de correo) y los informes con sumarios.Área deestadoVisualizar registrosFileMaker Pro ofrece tres vistas de cada presentación: formulario,lista y tabla. Al cambiar las vistas, cambia temporalmente la formaen que se visualizan o imprimen los registros.Menú emergentede modoPara visualizar registrosIndividualmenteEn una listaEn una tabla, del mismo modoque en una hoja de cálculoRealice lo siguiente en los modosVisualizar o BuscarElija el menú Vista > Ver como formulario.Elija el menú Vista > Ver como lista.Elija el menú Vista > Ver como tabla.Utiliceeste modoModo VisualizarModo BuscarParaTrabajar con los datos de un archivo. Puede añadir, ver,cambiar, ordenar, omitir (ocultar) y eliminar registros. En elmodo Visualizar realizará la mayoría de las tareas como, porejemplo, la introducción de datos.Buscar registros concretos que coincidan con un conjuntode criterios. A continuación, puede trabajar con estesubconjunto de registros, denominado conjunto encontrado.Después de buscar un grupo de registros, FileMaker Provuelve al modo Visualizar para que pueda comenzar atrabajar con ellos.

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 21La siguiente ilustración muestra la misma presentación en lastres vistas.Ver comoformularioEtiquetas decampoUn registroVer registros en formato de tablaAl ver registros en formato de tabla, puede realizar uno o varios de lossiguientes cambios en las columnas y los registros:ParaOrdenar de nuevolas columnasHaga lo siguienteHaga clic en la cabecera de columna y arrástrela a la nuevaubicación.Cambiar el tamañode una columnaMueva el puntero al extremo de la cabecera de columna.Cuando el puntero cambie a flecha doble ( ), arrástrelahasta alcanzar el tamaño deseado.Ver como listaUn registroEstablecer unaanchura decolumna precisaSeleccione una o varias columnas y haga clic con el botónderecho (Windows) o pulse Control mientras hace clic(Mac OS). Elija Establecer anchura de columna en el menúcontextual. En el cuadro de diálogo, introduzca unaanchura y seleccione una unidad de la lista y, acontinuación, haga clic en Aceptar.1 Haga clic en una cabecera de columna.1 Seleccione una o varias columnas y haga clic con elbotón derecho (Windows) o pulse Control mientrashace clic (Mac OS) y, a continuación, elija un tipo deordenación en el menú contextual. Si selecciona variascolumnas, el orden de las columnas (de izquierda aderecha) determina el tipo de ordenación.Nota Debe seleccionar antes Ordenar datos al seleccionarcolumna en el cuadro de diálogo Propiedades de la vistaTabla. (En el modo Presentación, para seleccionar estaopción, haga clic con el botón derecho (Windows) o pulseControl mientras hace clic (Mac OS) y seleccione Ajustarpresentación en el menú contextual. En el cuadro dediálogo Ajustar presentación, haga clic en la pestañaVistas y, a continuación, en Propiedades).Ver como tablaUn registroOrdenar registros

22 Guía del usuario de FileMaker ProCabeceras de columna. Cada columna muestraun campo de la presentación actual. Si haañadido un control de pestañas, se muestrancampos de todos los paneles.Registroactual en Vercomo listaVer como tablaSeleccionar el registro activoEn el modo Visualizar, una tabla tiene un registro activo(seleccionado) a la vez para cada ventana. Para obtener másinformación sobre cómo trabajar con varias ventanas, consulte“Abrir varias ventanas por archivo” en la página 17.Para seleccionar un registro relacionado en un portal, seleccione la filadel portal (haga clic dentro de la fila, pero fuera de cualquier campode la fila). Para obtener información sobre los registros relacionadosy los portales, consulte el capítulo 3, “Trabajar con tablas y archivosrelacionados”.En esta vistaEl registro activo esVer comoformularioEl registro que está viendo.Ver como listaoVer como tablaEl registro que está marcado con una barra gruesa a laizquierda. Para trabajar con otro registro, haga clic en élpara convertirlo en el registro activo.PortalHaga clic dentro de la fila del portal paraseleccionar un registro relacionado.

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 23Desplazarse por los registrosPara pasar de un registro a otro, utilice el icono de libro del áreade estado.Icono de libroNúmero de registrosde la base de datosPara desplazarseAl registro siguiente dela tabla actualHaga lo siguienteBarra dedesplazamientoNúmero del registro actualHaga clic en la página derecha del icono de libro oseleccione el menú Registros > Ir a registro > Siguiente.Para obtener más información sobre la visualización de los registros,consulte la Ayuda.Añadir y duplicar registrosAl añadir o duplicar registros, FileMaker Pro almacena nuevosregistros al final de la tabla actual. En modo Visualizar, el nuevoregistro aparece detrás del registro actual o detrás del último registrodel conjunto encontrado (el conjunto de registros activos debido a unapetición de búsqueda).1 Si los registros están ordenados, el nuevo registro aparece justodespués del registro actual.1 Si los registros no están ordenados, el nuevo registro aparecedespués del último registro del conjunto encontrado. Para obtener másinformación, consulte “Ordenar registros” en la página 38.Al registro anterior dela tabla actualRápidamente a unregistro específicoRápidamente por losregistrosPor los registros en Vercomo lista o Ver comotablaHaga clic en la página izquierda del icono de libro oseleccione el menú Registros > Ir a registro > Anterior.1 Haga clic en el número de registro actual, escriba elnúmero de registro que desee y, a continuación,pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).1 Pulse Esc, escriba el número de registro y,a continuación, pulse Intro o Retorno.1 Seleccione el Registros > Ir a registro > Especificar,a continuación escriba el número del registro.Arrastre la barra de desplazamiento a derecha o aizquierda para desplazarse hacia delante o hacia atrás.Utilice la barra de desplazamiento ubicada en el ladoderecho de la ventana.ParaAñadir un nuevo registroen blancoAñadir rápidamente unregistro con los mismosdatos o similares que unregistro existenteAñadir o duplicarregistros relacionadosHaga lo siguiente en el modo VisualizarElija el menú Registros > Nuevo registro. Apareceráun registro en blanco con un campo seleccionado.Seleccione el registro que desea duplicar. Acontinuación, elija el menú Registros > Duplicarregistro. (Consulte “Seleccionar el registro activo”en la página 22.)Consulte la sección siguiente.Nota Si un archivo está bloqueado o protegido contra escritura o si notiene privilegios de acceso para crear registros, FileMaker Pro noañadirá ni duplicará registros.A un registro con unvalor único conocidoConsulte “Buscar registros” en la página 27.También puede usar la rueda de desplazamiento del ratón paradesplazarse por los registros. Para obtener más información, consultela Ayuda.Si el campo está definido para introducir valores de campoautomáticamente, verá sólo aquellos valores introducidos en el nuevoregistro. Consulte “Definir la introducción de datos automática” en lapágina 57.

24 Guía del usuario de FileMaker ProPara introducir o cambiar valores en el nuevo registro, consulte“Introducir y cambiar datos en campos” en la página 26.Añadir y duplicar registros relacionadosSi trabaja con registros en tablas relacionadas, puede añadir registrosa la tabla relacionada al introducir datos en un registro de la tablaactual.Nota Sólo puede añadir registros relacionados de la tablaactual si la relación está definida para permitir la creación deregistros relacionados. Si una tabla relacionada está en un archivoprotegido contra escritura o si no tiene privilegios de acceso paracrear registros, FileMaker Pro no añadirá ni duplicará registros.(Consulte “Crear relaciones” en la página 87.)Portal con registrosrelacionados dela tabla Elementosde línea.Escriba en la última fila del portal para añadirun registro relacionado a la tabla Elementosde línea.ParaAñadir un registroa una tablarelacionadaDuplicar un registroque muestra datosrelacionadosDuplicar un registrorelacionado en unportalHaga lo siguiente en el modo Visualizar1 Si el campo relacionado está en un portal, introduzcalos datos en el campo de la última fila (vacía) delportal y, a continuación, pulse Intro.1 Si el campo relacionado no se encuentra en un portal,introduzca los datos en el campo y pulse Intro.Asegúrese de que no hay ningún registro seleccionado enel portal y elija el menú Registros > Duplicar registro.Seleccione el registro en el portal y, a continuación, elijael menú Registros > Duplicar registro.Para obtener más información sobre cómo añadir y duplicar registros,consulte la Ayuda.Eliminar registrosAl eliminar un registro, descarta permanentemente los datos de todoslos campos de ese registro.Importante No es posible recuperar los datos eliminados ni deshacerla acción de eliminación de registros. Antes de eliminar registros,realice una copia de seguridad del archivo.

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 25Si trabaja con una base de datos relacional y está seleccionada laopción de eliminar registros relacionados en el cuadro de diálogoEditar relación, FileMaker Pro eliminará los registros relacionadosal eliminar un registro.Para eliminarUn registroUn registrorelacionadoUn grupo deregistrosTodos los registrosde una base de datosHaga lo siguiente en el modo VisualizarSeleccione el registro que desea eliminar. Elija el menúRegistros > Eliminar registro y, a continuación, haga clic enEliminar.Seleccione una fila del portal en la tabla actual haciendoclic dentro de la fila, pero fuera de cualquier campo de lafila. Elija el menú Registros > Eliminar registro y,a continuación, haga clic en Eliminar.Nota Para eliminar registros relacionados, debe estarseleccionada la opción Permitir el borrado de registros delportal en el cuadro de diálogo Ajustar portal.Asegúrese de que el conjunto encontrado contiene sólolos registros que desea eliminar. (Consulte “Buscarregistros” en la página 27.) Elija el menú Registros >Eliminar registros hallados y, a continuación, haga clicen Eliminar.Elija el menú Registros > Mostrar todos los registros y,a continuación, seleccione el menú Registros > Eliminartodos los registros.Seleccionar un campoParaSeleccionar un campoSeleccionar elcontenido de uncampoDesplazarse al camposiguiente en el ordende pestañasDesplazarse al campoanterior en el orden depestañaDesplazarse a loselementos de una listade valoresRealice lo siguiente en el modo Visualizaro BuscarHaga clic en el campo.Seleccione el campo y, a continuación, elija el menúEdición > Seleccionar todo.Pulse el tabulador.Nota Para definir las teclas Retorno o Intro paradesplazarse al campo siguiente, en el modoPresentación, seleccione los campos y, a continuación,elija el menú Formato > Campo/Control >Comportamiento.En el orden de pestañas se pueden incluir botonesy controles de pestañas. Se omiten los campos depaneles de pestañas que no están delante.Pulse Mayús-Tab, (o Mayús-Retorno o Mayús-Intro,si están habilitadas).Pulse las teclas de dirección.Introducir datosNota Si un archivo está bloqueado o protegido contra escritura o sino tiene privilegios de acceso para editar determinados registros ocampos, no podrá modificar los datos.

26 Guía del usuario de FileMaker ProIntroducir y cambiar datos en camposPuede introducir o importar datos hasta el límite de caracteres para eltipo de campo. Puede ver e imprimir sólo los datos que caben en loscuadros de campo.ParaIntroducir datos en un campode textoIntroducir datos en un camponuméricoIntroducir datos en un campode fechaIntroducir la fecha actual en uncampo de texto, numérico o defechaHaga clic en el campo en el modoVisualizar y, a continuación,Escriba el texto (hasta 1.000 millonesde caracteres).Nota En un campo configurado conautocompletar, se ven sugerencias basadasen lo que escriba.Escriba los valores (de 10 400 a 10 -400 ).Escriba una fecha en una línea del campo.Escriba el día, el mes y el año en formatonumérico (por ejemplo, 3/3/2005), separadospor un carácter no numérico como – (signomenos) o / (barra diagonal).Nota No puede utilizar “:” (dos puntos) comoseparador de fechas.Importante Si introduce fechas con años dedos dígitos, FileMaker Pro las convertirá enfechas con años de cuatro dígitos utilizando unmétodo de conversión descrito en la Ayuda.Para evitar interpretaciones erróneas durantela conversión, utilice siempre el formato decuatro dígitos para los años.Elija el menú Insertar > Fecha actual.Seleccione la fecha mediante el calendariodesplegable, si está disponible.ParaIntroducir datos en un campode horaIntroducir la hora actual en uncampo de texto, numérico o dehoraIntroducir datos en un campode fecha y horaHaga clic en el campo en el modoVisualizar y, a continuación,Escriba la hora del día (o duración) como:1 horas1 horas y minutos1 horas, minutos y segundos1 horas, minutos, segundos y fraccionesde segundosHoras, minutos y segundos separados porun carácter no alfanumérico como “:”(dos puntos).Segundos fraccionados separados por “.”(un punto).Escriba la hora del día en formato de 12 ó24 horas, con o sin AM o PM. (AMcorresponde a una hora anterior a las 12:00).Elija el menú Insertar > Hora actual.Escriba la fecha y la hora (por ejemplo,15/10/2005 3:15:05 PM). Escriba el día,el mes y el año de cuatro dígitos en formatonumérico, separados por un carácter nonumérico como – (signo menos) o / (barradiagonal).Nota No puede utilizar “:” (dos puntos) comoseparador de fechas.A continuación, escriba la hora del día como:1 horas y minutos1 horas, minutos y segundos1 horas, minutos, segundos y fraccionesde segundos1 Escriba AM o PM si no utiliza un formatode 24 horasHoras, minutos y segundos separados porun carácter no alfanumérico como “:”(dos puntos).

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 27ParaIntroducir la fecha y horaactuales en un campo defecha y horaInsertar un caracter depestañas en un campoEliminar datos de un campoAñadir datos a un campocontenedorInsertar un archivo en uncampo contenedorAñadir datos a listas de valores(campos formateados comobotones de opción o circulares,casillas de verificación, listaso menús)Editar o formatear un texto,o comprobar su ortografíao editar los diccionariosBuscar registrosHaga clic en el campo en el modoVisualizar y, a continuación,Elija el menú Insertar > Hora actual.Seleccione la fecha mediante el calendariodesplegable, si está disponible.Haga clic en la ubicación en la que deseainsertar la pestañas. Pulse Ctrl+Tab(Windows) u Opción-Tab (Mac OS).Seleccione los datos y pulse la tecla Retrocesoo Supr.Para obtener información, consulte la Ayuda.Para obtener información, consulte la Ayuda.Para más información, consulte “Ajustede juegos de casillas de verificación y otroscontroles en una presentación” en lapágina 70.Para obtener información, consulte la Ayuda.Para buscar registros, trabaje en el modo Buscar. Escriba criterios(el valor o valores que desea buscar) en los campos de una petición debúsqueda, que tiene la apariencia de un registro en blanco. Al realizaruna búsqueda, FileMaker Pro examina todos los registros de una tabla,comparando los criterios especificados con los datos de la tabla.Los registros con datos que coinciden con los criterios se conviertenen el conjunto encontrado, que es el subconjunto de registros que seestá visualizando. Los registros no coincidentes se omiten. Puederestringir (delimitar) o extender (ampliar) el conjunto encontrado.Puede trabajar sólo con los registros del conjunto encontrado.Por ejemplo, puede ver, editar, ordenar, imprimir, eliminar, exportaro reemplazar datos de estos registros, o calcular sumarios para ellos.También puede abrir una nueva ventana para realizar diferentespeticiones de búsqueda en los mismos datos.No puede realizar una búsqueda en campos sumario, camposcontenedor o campos definidos con la opción de almacenamientoglobal.Realizar peticiones de búsquedaPara realizar una petición de búsqueda:1. Vaya a la presentación que contiene los campos en los que deseaintroducir criterios.Puede cambiar de presentación e introducir los criterios en másde una.2. Elija el menú Vista > modo Buscar.3. En la petición de búsqueda, seleccione un campo de texto,numérico, fecha, hora, de fecha y hora o de cálculo para usarloen la búsqueda y, a continuación, escriba un valor en el campo.Puede utilizar el menú emergente Símbolos para ayudarle a introducircriterios que incluyan operadores.

28 Guía del usuario de FileMaker ProElija la presentacióncon los campos enlos que desearealizar labúsqueda.Escriba loscriterios debúsqueda en loscampos.Haga clic en laflecha para verlos operadores.Haga clic aquípara comenzarla búsqueda.ParaMostrar todos los registros de nuevoAbrir otra ventana para realizardiferentes peticiones de búsquedaen los mismos datosHaga lo siguienteEn el modo Visualizar, elija el menúRegistros > Mostrar todos los registros.En el modo Buscar, elija el menúPeticiones > Mostrar todos los registros.No es necesario elegir Mostrar todos losregistros antes de realizar búsquedas.FileMaker Pro busca siempre en todoslos registros de las tablas especificadas amenos que haya delimitado el conjuntoencontrado existente.Elija el menú Ventana > Ventana nueva.4. Haga clic en Buscar en el área de estado o seleccione el menúPeticiones > Ejecutar búsqueda.Puede realizar una o varias de las siguientes tareas durante o despuésde realizar la petición de búsqueda:ParaCancelar una operación de búsquedaantes de que termine y no modificarel conjunto encontrado anteriorCambiar o refinar los criteriosdespués de realizar una peticiónde búsquedaHaga lo siguientePulse Esc (Windows) o 2-punto(Mac OS).Consulte “Visualizar, repetir o cambiarla última búsqueda” en la página 36.Realizar búsquedas rápidas basadas en datos de un campoPuede realizar búsquedas rápidas basadas en los datos de camposin tener que ir al modo Buscar. Puede realizar una búsqueda basadaen un campo completo o una selección de texto en un campo.Para obtener más información, consulte la Ayuda.1. En modo Visualizar, seleccione el texto en el campo que deseeutilizar para la búsqueda.2. Haga clic con el botón secundario (Windows) o pulse la teclaControl mientras hace clic (Mac OS) en el texto seleccionado.En el menú contextual, elija Buscar registros coincidentes.Buscar texto y caracteresBusque texto en campos de texto o en campos de cálculo quedevuelvan un resultado de texto.Delimitar un conjunto encontradoexistenteAmpliar un conjunto encontradoexistenteConsulte “Restringir (delimitar) unconjunto encontrado” en la página 34.Consulte “Extender (ampliar) unconjunto encontrado” en la página 35.

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 29A menos que busque frases y coincidencias exactas, el campo puedecontener otros valores, además de los que ha especificado y estosvalores pueden estar en cualquier orden. Por ejemplo, si escribehotel en un campo denominado Alojamiento, se buscan registrospara Hotel, Hotel con descuentos y Hotel, De lujo.Para buscarPalabras que empiecen porcaracteres específicos(válido para campos entodos los idiomas, exceptojaponés)Palabras que comiencen porcaracteres específicos (sólopara campos en japonés)Palabras que contengancaracteres específicos en uncampo en japonésUna frase o una secuenciade caracteresPalabras con uno o varioscaracteres desconocidos ovariablesEscriba losiguiente enel campoLos caracteres.Los caracteresentre = y *.EjemplosChris Smith buscaChris Smith, Smith Chris,Chris Smithson y SmithChristenson1 = * busca ,y1 =Chris* =Smith*busca Chris Smith,Smith Chris, y SmithLos caracteres. busca ,yEl texto, incluidos losespacios en blanco yla puntuación, entrecomillas dobles (").Un carácter comodín(@) para cadacarácter desconocido."DecoradoresMarten y Jones"busca DecoradoresMarten y Jones, perono Decoradores Jonesy Marten", S.A." busca todaslas compañías con“, S.A.” en el nombre,pero no aquellas que nollevan la coma.H@ja busca Hija y Hoja@on busca Don y Ron,pero no BronPara buscarCaracteres no válidos ? Los caracteres noválidos se muestrancomo caracteres enblancoNota Para encontrar elcarácter ?, busque “?”Palabras con ningúncarácter o varios caracteresde texto desconocidos ovariables en filaDígitos en un campo detextoSímbolos u otros caracteresno alfanuméricos, comosignos de puntuación oespaciosPalabras con caracteresacentuadosFrases parciales (unasecuencia de palabras ocaracteres)Escriba losiguiente enel campo* para todos loscaracteresdesconocidos.Un carácter # paracada dígito.Los caracteres,incluidos los espaciosen blanco y lapuntuación, entrecomillas dobles (").El texto, incluidos losespacios en blanco yla puntuación, entrecomillas dobles (").Los caracteres, lapuntuación y losespacios en blancoentre comillas ("").Utilice * para buscareste texto en medio deuna cadena de textomás larga.EjemplosJo*n busca Jon y JohnJ*r busca Jr. y Junior*phan* busca Phan yStephanie# busca 3, pero no 30## busca 30, pero no 3 ni300“@” busca @ (o, porejemplo, una direcciónde correo electrónico)“,” busca registros quecontengan una coma" " busca tresespacios en blancoseguidos“òpera” busca òpera,pero no opera(òpera sin comillasbusca tanto òpera comoopera)*"son & Phillips"buscaJohnson & Phillips yPaulson & Phillips

30 Guía del usuario de FileMaker ProPara buscarEscriba losiguiente enel campoEjemplosPara buscarEscriba losiguiente enel campoEjemplosTexto con distinción entremayúsculas y minúsculasLos caracteres japonesesusan un método debúsqueda relajado que nodiferencia entre Hiragana/Katakana, Kana sonoro/semisonoro/sordo, Kanapequeño/regular y lasmarcas Kana de iteraciónsorda/sonora(Disponible sólo paracampos indexados enjaponés).Cambie el idiomapredeterminadopara indexar elcampo a Unicode.Nota Esteprocedimientocambiará el tipode ordenaciónde los registros.Para obtenermás información,consulte la Ayuda.~ (tilde) seguido porel carácter.fred busca fred, perono Fred~ busca , , , ,yCoincidencias exactas depalabras completasespecificadasRangos de información= =mercado buscamercado, Servicios demercado e Investigacióncontinua del mercado,pero no mercadotecnia niSupermercado=Chris =SmithbuscaChris Smith o Smith Chris,pero no Chris niChristopher SmithsonConsulte “Buscarrangos deinformación” en lapágina 32.Buscar números, fechas, horas y marcas de fecha y horaLos números, las fechas, las horas y las marcas de fecha y horadeben introducirse en los tipos de campo correspondientes (o en loscampos de cálculo que devuelvan el tipo de campo correspondiente)para garantizar su correcto comportamiento durante la búsqueda.Consulte “Seleccionar un tipo de campo” en la página 50.Un carácter con unsignificado especial, comola sintaxis de base de datosreconocida porFileMaker Pro:@, *, #, ?, !, =, , “\ seguido por uncarácter especial.\”Joey\” busca“Joey”joe\@abc.netbusca la dirección decorreo electrónicojoe@abc.netCoincidencias exactas deltexto especificado== (dos signos igual) ==John busca John,pero no John Smith==John Smith buscaJohn Smith, pero noSmith, John o JohnSmithers

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 31Importante Para evitar confusiones al trabajar con fechas, utilicesiempre el formato de cuatro dígitos para los años. Para obtener másinformación, consulte el tema de la Ayuda, “Conversión de fechas conaños de dos dígitos”.Para buscarUn número en un camponumérico o en un campode cálculo que genere unresultado numéricoUn número booleano enun campo numérico o enun campo de cálculo quegenere un resultadobooleanoUna fecha en un campode fecha o en un campode cálculo que genere unresultado de fechaLa fecha de hoy en uncampo de fecha o en uncampo de cálculo quegenere un resultado defechaUna hora en un campo dehora o en un campo decálculo que genere unresultado de horaEscriba lo siguienteen el campoEl número con elformato utilizado cuandose creó el archivo(a menos que estéseleccionada la opciónUsar formato del sistema)1 para buscar valoresTrue0 para buscar valoresFalseLa fecha en forma dedígitos, separados por uncarácter no numérico,con el formato utilizadocuando se creó el archivo(a menos que estéseleccionada la opciónUsar formato del sistema)Ejemplos.50 busca 0,5, 0,50 y0,50 €1 busca 10 busca 03/3/2005 busca3/3/2005,3 de marzo de 2005 y3-3-2005// // busca 4 de abril de2005 (cuando la fechaactual es 4/4/2005)La hora en forma dedígitos, separados pordos puntos, con elformato utilizadocuando se creó el archivo(a menos que estéseleccionada la opciónUsar formato del sistema)12:53:09 busca12:53:09Para buscarUna marca de fecha yhora en un campo defecha y hora o en uncampo de cálculo quegenere un resultado defecha y horaFechas, horas, marcasde fecha y hora, oresultados de fecha yhora calculados noválidosDatos no válidos(campos que nocontienen números) enun campo numérico o enun campo de cálculo quegenere un resultadonuméricoFechas en un día de lasemana en un campo defecha o de fecha y horaEscriba lo siguienteen el campoLa fecha en forma dedígitos, separados por uncarácter no numérico, y,a continuación, la horaen forma de dígitos,separados por dospuntos, con el formatoutilizado cuando se creóel archivo (a menos queesté seleccionada laopción Usar formato delsistema)3/3/2005 12:53:09PM busca 3/3/200512:53:09 PM? ? busca:Martes próximo o2/33/2005 en un campode fecha, o medianocheen un campo de hora? ? busca:doce, pero no 12 nidoce30El día de la semanaNota Se aceptannombres de díascompletos o abreviados(por ejemplo, Vierneso Vie) en búsquedas dedía de la semanaEjemplosMartes busca todas lasfechas que se producenen martes=Jue busca todas lasfechas que se producenen jueves

32 Guía del usuario de FileMaker ProPara buscarEscriba lo siguienteen el campoEjemplosPara encontrar valoresque seanUtilice esteoperadorEjemplosCualquier valor válidopara un componente defecha o de hora en uncampo de fecha, horao fecha y horaRangos de información* o deje un componentesin especificar, mientrasespecifica los demáscomponentes que deseabuscarConsulte la secciónsiguiente.3/3/* busca el 3 demarzo de cualquier año*:15 busca horas en lasque pasan 15 minutos decualquier hora1/1/* 7 PM buscamarcas de fecha y hora alas 7 de la tarde del 1 deenero de cualquier añoNota Cuando no seespecifica el año, sesupone que es el añoactual. 3/3 busca el 3 demarzo del año actualMayores o iguales que el valorespecificadoEn el rango que especifique. Unrango puede ser diferente segúnel tipo de dato:1 Números: de menor a mayor1 Fechas y horas: de la másantigua a la más reciente1 Texto: de la primera a la últimapalabra, en función del ordende índice de las palabras (nosegún su ordenación)>=o ≥ (Mac OS).. o ...(dos o trespuntos)>=100>=9/7/2005≥8:00≥M12:30...17:301/1/2005..6/6/2005A...MBuscar rangos de informaciónPara encontrar valoresque seanUtilice esteoperadorEjemplosMenores que el valor especificado <

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 33Para buscar horasA las 3, sin incluir las 4:00 PMEntre las 8:00 AM y las 8:59:59 PMPor la mañanaA cualquiera de las horas 4:30, 5:30,6:30 PMEscriba lo siguiente en el campo3 PM8 AM..8 PMAM{4..6}:30 PMPetición de búsquedaID de lafacturaNombreID deartículo ArtículoOrdenadorPara buscar marcas de fechay horaA las 3 de hoyA las 7 en mayo de 2005Buscar datos en campos relacionadosEscriba lo siguiente en el campo// 3 PM5/2005 7 PMQue ocurran en lunes en 2006 =Lun 2006Del 10 al 16 de octubre o noviembre de2006 y desde las 3:00 PM hasta antesde las 6:00 PM (si el formato de fechaes MM/DD/YYYY)11/{10..16}/2006 {3..5} PMPuede introducir criterios de búsqueda en los campos relacionadosque se muestran en un portal o directamente en una presentación.Al realizar una búsqueda en un campo relacionado, FileMaker Promuestra todos los registros que contienen un registro relacionado quecoincide con los criterios introducidos. Por ejemplo, imagine quetiene un archivo de facturas que muestra artículos en cadena comoregistros relacionados en un portal. Para buscar todas las facturas queincluyan un ordenador, escriba Ordenador en el campo Artículo delportal. Para obtener más información sobre los campos relacionados,consulte el capítulo 3, “Trabajar con tablas y archivos relacionados.”Para obtener más información sobre cómo omitir los camposrelacionados, consulte “Buscar registros que no coincidan con elcriterio dado” en la página 35.Registros de la tablaBuscar campos vacíos o no vacíosPara buscar camposID de lafacturaE154Nombre ÁlvarezID deartículo Artículo ID de laI100 OrdenadorE153I202 Escritorio Nombre TangI153 Lámpara ID deI229 Librería artículo Artículo ID de laI202 Escritoriofactura E152I448 SillaI443 Mesa grande Nombre DurandI153 Lámpara ID deI288 Mesa redondaartículo ArtículoI384 Silla giratoriaI100 OrdenadorI554 PanelesI288 Mesa redondaI100 OrdenadorI448 SillaNo vacíos (por ejemplo, campos quecontengan datos)Vacíos =Buscar valores duplicadosEscriba lo siguiente en el campoPuede buscar todos los registros en los que uno o varios camposcontengan valores duplicados. Por ejemplo, es posible que deseebuscar todos los registros que no son únicos, examinarlos acontinuación y decidir cuáles de ellos desea utilizar o eliminar.*

34 Guía del usuario de FileMaker ProPara buscar todos los registros duplicados, elija el menú Vista > ModoBuscar y escriba ! en el campo.Buscar registros que coincidan con varios criteriosPuede ampliar o delimitar la búsqueda utilizando más de un criterio.Registros que coinciden con todos los criterios especificados(búsqueda lógica AND )Para delimitar la búsqueda, introduzca criterios en tantos camposcomo sea necesario para concretar la petición y, a continuación,haga clic en Buscar.Puede delimitar los resultados de búsqueda de forma incremental,buscando cada vez información más específica a medida que realizabúsquedas en la base de datos. Consulte la sección siguiente.Restringir (delimitar) un conjunto encontradoPor ejemplo, después de buscar todos los empleados que trabajanen Ventas, puede delimitar la búsqueda para que sólo se encuentrenaquellos empleados de Ventas con el apellido Álvarez:1. En el modo Buscar, realice una búsqueda para encontrar todos losempleados que trabajan en Ventas.FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar.2. Vuelva al modo Buscar y escriba el criterio para delimitar labúsqueda (escriba Álvarez en el campo Apellidos).3. Elija el menú Peticiones > Restringir conjunto encontrado.El conjunto encontrado consta ahora de empleados de Ventasllamados Álvarez.Búsquedas lógicas ORPara ampliar la búsqueda, introduzca los criterios en la primerapetición. Elija el menú Peticiones > Añadir nueva petición. Introduzcael segundo conjunto de criterios. Continúe añadiendo peticiones paracada conjunto de criterios y haga clic en Buscar.Puede navegar entre varias peticiones mediante Ir a la petición en elmenú Peticiones o mediante el icono de libro en modo Buscar.Ejemplos:1 Para incluir clientes de Nueva York y clientes de París en elconjunto encontrado, escriba Nueva York en el campo Ciudad dela primera petición y, a continuación, escriba París en el campoCiudad de la segunda petición.1 Para incluir compañías con más de 100 empleados y compañíascon más de 100 millones de euros en activos, escriba >100 en elcampo Número de empleados de la primera petición y, a continuación,escriba >100.000.000 en el campo Capitalización de la segundapetición.1 Para incluir estudiantes de 6º curso que asisten a Álgebra yestudiantes de 7º curso que asisten a Geometría, escriba 6 en Nively Álgebra en Asignatura en la primera petición y, a continuación,escriba 7 en Nivel y Geometría en Asignatura en la segundapetición.Puede ampliar un conjunto encontrado para que la búsqueda incluyaregistros aplicables adicionales sin necesidad de iniciarla de nuevo.Consulte la sección siguiente.Nota Para restringir rápidamente el juego encontrado en modoVisualizar, utilice el menú contextual. Haga clic en el campo (oseleccione un valor parcial en el mismo), a continuación, haga cliccon el botón secundario (Windows) o pulse Control mientras haceclic (Mac OS) y seleccione Restringir conjunto encontrado.

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 35Extender (ampliar) un conjunto encontradoPor ejemplo, después de buscar clientes de Nueva York, puedeampliar la búsqueda para que también incluya clientes de Hong Kong:1. En el modo Buscar, realice una búsqueda para encontrar clientes deNueva York.FileMaker Pro muestra el conjunto encontrado en el modo Visualizar.2. Vuelva al modo Buscar y escriba los criterios para ampliar labúsqueda (escriba Hong Kong en el campo Ciudad).3. Elija el menú Peticiones > Ampliar conjunto encontrado.El conjunto encontrado consta ahora de clientes de Nueva York yHong Kong.Nota Para ampliar rápidamente el juego encontrado en modoVisualizar, utilice el menú contextual. Haga clic en el campo(o seleccione un valor parcial en el mismo), a continuación, hagaclic con el botón secundario (Windows) o pulse Control mientrashace clic (Mac OS) y seleccione Extender conjunto encontrado.Registros que coinciden con un conjunto de criterios, pero no con otroPara delimitar la búsqueda excluyendo los registros que cumplan loscriterios especificados (por ejemplo, para buscar proveedores delestado de Nueva York que no residan en la ciudad de Nueva York),consulte “Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otros”en la página 35.Buscar registros que no coincidan con el criterio dadoPuede excluir (omitir) registros al realizar una búsqueda. Es decir,puede buscar información en la base de datos que no “sea igual” a loscriterios especificados. Por ejemplo, puede buscar todas las facturas,excepto aquellas creadas en los últimos 30 días.Para buscar registros que no coincidan con los criteriosPor ejemplo, para buscar todos los registros de ventas, excepto los dela ciudad de Londres:1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros quedesea omitir.2. Seleccione Omitir en el área de estado.3. Haga clic en Buscar.Buscar algunos registros al tiempo que se omiten otrosPor ejemplo, para buscar todos los proveedores de Nueva York,excepto los de la ciudad de Nueva York:1. En el modo Buscar, escriba los criterios para los registros quebusca (escriba Nueva York en el campo Estado).2. Elija el menú Peticiones > Añadir nueva petición.3. Escriba los criterios de los registros que se excluyen (escribaNueva York en el campo Ciudad).4. Seleccione Omitir.5. Haga clic en Buscar.Seleccione Omitir para excluir los registrosque coincidan con los criterios.

36 Guía del usuario de FileMaker ProTenga en cuenta lo siguiente:1 Puede tener criterios Omitir en varias peticiones.1 FileMaker Pro realiza las peticiones en el orden en que se crean.Por ejemplo, en una base de datos de clientes de EE.UU. y de Francia:1 Si la primera petición busca todos los clientes de París y lasegunda omite todos los clientes de EE.UU., el conjuntoencontrado incluirá todos los clientes de París (Francia), peroninguno de los de París (Texas) o de ningún otro lugar de EE.UU.1 Si se invierte el orden de las peticiones (la primera peticiónomite todos los clientes de EE.UU. y la segunda busca todoslos clientes de París), el conjunto encontrado incluirá todos losclientes de París (Francia) y de París (Texas), pero no los registrosde los clientes de las restantes localidades de EE.UU.1 Para omitir un registro relacionado de una fila del portal (o unconjunto de registros relacionados), debe cambiar la relación o elvalor en, al menos, uno de los campos de coincidencia para que elregistro deje de estar relacionado. Para obtener más información sobrelos campos relacionados, consulte el capítulo 3, “Trabajar con tablasy archivos relacionados.”1 Puede abrir otra ventana para realizar diferentes peticiones debúsqueda en los mismos datos. Consulte “Abrir varias ventanas porarchivo” en la página 17.1 Para omitir registros de un conjunto encontrado después de realizaruna búsqueda, consulte “Ocultar registros de conjuntos encontrados ymostrar registros ocultos” en la página 36.Eliminar y restablecer peticionesPara eliminar una petición, desplácese a la petición que desea eliminary, a continuación, elija el menú Peticiones > Eliminar petición.Para restablecer una petición al estado anterior a su últimaconsignación, elija el menú Peticiones > Restablecer petición.Las peticiones se consignan, por ejemplo, al hacer clic fuera delos campos, al ir a una presentación o petición diferente o al realizaruna búsqueda.Visualizar, repetir o cambiar la última búsquedaPara ver los criterios de búsqueda más recientes, elija el menúRegistros > Cambiar búsqueda anterior. A continuación, para volveral conjunto encontrado, elija el menú Vista > Modo Visualizar. Pararepetir la búsqueda, haga clic en Buscar. También puede modificarlos criterios de búsqueda y, a continuación, hacer clic en Buscar.Ocultar registros de conjuntos encontrados y mostrarregistros ocultosTodos los registros que no se muestran en el conjunto encontradose han omitido u ocultado. Puede omitir registros adicionales delconjunto encontrado sin necesidad de realizar una nueva búsqueda.Importante Los registros omitidos se excluyen temporalmente delconjunto encontrado, aunque todavía existen en la base de datos.ParaOmitir un registroespecíficoOmitir una serie deregistrosVer el conjunto omitidoVolver a mostrar todos losregistros del archivoHaga lo siguienteMuestre o seleccione el registro que desea omitiry elija el menú Registros > Omitir registro.Muestre o seleccione el primero de una serie deregistros consecutivos que desea omitir y elija elmenú Registros > Omitir múltiples. En el cuadro dediálogo Omitir múltiples, escriba el número deregistros que desea omitir y haga clic en Omitir.Elija el menú Registros > Mostrar sólo omitidos.Elija el menú Registros (modo Visualizar) o elmenú Peticiones (modo Buscar) > Mostrar todoslos registros.

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 37Buscar y reemplazar datosAl igual que en un procesador de texto, se pueden buscar y reemplazardatos a través de varios campos (incluidos campos relacionados) en unregistro o en una solicitud de búsqueda, a través de un conjunto deregistros o de solicitudes de búsqueda, o a través de objetos de textoen una presentación. Puede buscar datos en cualquier tipo de campo,excepto en campos contenedores y en campos que no seanmodificables.Si ha añadido un control de pestañas a una presentación,cuando se buscan y reemplazan datos en modo Visualizar y Buscar,FileMaker Pro sólo busca y reemplaza los datos del panel de pestañasque está delante. En modo Presentación, FileMaker Pro busca yreemplaza los datos en todos los paneles de pestañas.1. En el modo Visualizar, Buscar o Presentación, elija el menúEdición > Buscar/reemplazar > Buscar/reemplazar.2. En el cuadro Buscar, escriba los datos que desea buscar. En elcuadro Reemplazar con, escriba los datos que van a reemplazar alos actuales.No se pueden reemplazar datos en campos formateados como menúsemergentes, botones de opción o casillas de verificación. Estoscampos se contarán como omitidos y así aparecerán en los informesal final de una operación Reemplazar todo.3. Configure las opciones de búsqueda que desea utilizar.SeleccioneUna opción de lalista DirecciónCoincidirmayúsculas yminúsculasSólo palabrascompletasUna opción enBuscar a través deUna opción enBuscar enParaElegir la dirección de búsqueda: Adelante, Atrás o Todo.Buscar sólo aquellas apariciones en las que las mayúsculasy minúsculas coinciden con lo especificado en el cuadroBuscar.Nota En los archivos con datos en japonés, unabúsqueda con la opción Coincidir mayúsculas y minúsculassin seleccionar no busca simultáneamente la versión deanchura media y completa del mismo carácter. Para buscary reemplazar de forma exhaustiva los caracteres de ambostipos, asegúrese de que realiza una búsqueda para elcarácter de anchura media y otra para el de anchuracompleta.Buscar sólo aquellas apariciones que coinciden con laspalabras completas o que están delimitadas por espaciosen blanco y/o caracteres de puntuación.En modo Visualizar, buscar a través de todos los registrosen la presentación actual o sólo en el registro actual.En modo Buscar, buscar a través de todas las peticiones debúsqueda en la presentación actual o sólo en la petición debúsqueda actual.Nota En modo Presentación, FileMaker Pro busca sólo enla presentación actual.En modo Visualizar y Buscar, buscar en todos los camposde la presentación actual o sólo en el campo actual.

38 Guía del usuario de FileMaker Pro4. Haga clic en uno de los botones para ejecutar el tipo de operaciónbuscar/reemplazar que desee.Haga clic enBuscar siguienteReemplazar y buscarReemplazarReemplazar todoParaPara obtener más información sobre cómo buscar y reemplazar datos,consulte la Ayuda.Ordenar registrosBuscar y seleccionar la siguiente aparición de los datos dela opción Buscar.Si hay datos seleccionados que coincidan con los datos delcampo Buscar: Reemplazar los datos del campo Buscarcon los datos del campo Reemplazar con, y buscar yseleccionar la siguiente aparición.Si no hay datos seleccionados que coincidan con los datosdel campo Buscar: Buscar y seleccionar la primeraaparición de los datos del campo Buscar.Reemplazar los datos del campo Buscar con los datos delcampo Reemplazar con.Reemplazar todas las apariciones de los datos del campoBuscar con los datos del campo Reemplazar con.Al final de la operación Reemplazar todo, aparecerá unresumen del número de apariciones encontradas yreemplazadas.FileMaker Pro almacena los registros en el orden en el que seañadieron al archivo. La ordenación reorganiza temporalmentelos registros para poder verlos, actualizarlos o imprimirlos en unasecuencia diferente.Puede elegir los campos por cuyo contenido desea ordenar. El primercampo de ordenación organiza los registros en función del contenidodel campo. El segundo campo de ordenación organiza los registroscuando dos o más registros tiene el mismo valor en el primer campode ordenación, y así sucesivamente. Puede ordenar los registros enorden ascendente, descendente o en un orden personalizado.Los registros permanecerán ordenados hasta que realice unabúsqueda, añada nuevos registros o vuelva a ordenarlos.Para ordenar los registros del conjunto encontrado actual:1. En el modo Visualizar, elija el menú Registros > Ordenar registros.2. En el cuadro de diálogo Ordenar registros, elija los campos parala ordenación, en el orden en que desea que se realice y las opcionesde ordenación.Para elegir un campo de ordenación visible en la presentación actual,no importa la tabla en la que se encuentra, seleccione Presentaciónactual (NombrePresentación) en la lista de tablas y, a continuación,haga doble clic en un campo de la lista.Para elegir un campo de ordenación en la presentación actual, tantosi está en la presentación actual como si no, seleccione Tabla actual(NombreTabla) en la lista de tablas y, a continuación, haga doble clicen un campo de la lista.Para obtener más información sobre las opciones de ordenación,consulte la Ayuda.3. Haga clic en Ordenar.Para cancelar la ordenación antes de que finalice, pulse Esc (Windows)o 2-punto (Mac OS).Nota Puede ordenar los registros de un campo sin abrir el cuadro dediálogo Ordenar registros mediante el menú contextual del campo.Para obtener más información sobre cómo ordenar los registros,consulte la Ayuda.

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 39Previsualizar e imprimir bases de datosCon FileMaker Pro, puede imprimir:1 todos los registros de la base de datos, un subconjunto de registroso sólo el registro actual1 un registro en blanco para crear un formulario en papel1 definiciones de guiones, campos, tablas y relaciones para ver laestructura de la base de datos1 datos guardados como archivo PDFFileMaker Pro imprime los registros utilizando la presentación actual.Puede crear presentaciones para imprimir los mismos datos de formasdiferentes. Por ejemplo, puede imprimir registros uno a uno, en unalista en columnas o en un informe complejo ordenado con totales,cabeceras y pies de página. También puede crear presentaciones paraetiquetas de correo o sobres.El asistente Nueva presentación/informe (en modo Presentación)le facilita la creación de estos elementos. Consulte “Crearpresentaciones e informes” en la página 61.Puede imprimir datos basados en la presentación actualo información sobre la estructura de la base de datos.Presentación actualNombreTeléfonoJuanita Álvarez 408-555-1234Michelle Cannon 213-555-2345Andre Common 714-555-3456Marie Durand 619-555-4567Jean Durand 408-555-5678William Johnson 408-555-6789Imprimir Listín telefónicoListín telefónicoRegistros visualizadosIr a presentación[Listín telefónico]Ordenar [Tipo de ordenación: Apellidos (Ascendente)][Restaurar tipo de ordenación, Sin diálogo]Modo Vista previa[Pausa]Imprimir[sin diálogo]Modo VisualizarGuiónNombreTeléfonoJuanita Álvarez 408-555-1234Registro actualNombre de campoTipo de campo Opciones defórmula/entradaNombreApellidosDirección1Dirección 2CiudadEstadoCódigo postalTextoTextoTextoTextoTextoTextoNuméricoListín telefónicoNombreListín telefónicoRegistro en blancoTeléfonoDefiniciones detablas y camposGráfico de relacionesPuede controlar los márgenes de página, eliminar espacios en blancoe impedir que se impriman objetos específicos.

40 Guía del usuario de FileMaker ProPrevisualizar datos en presentacionesAl cambiar al modo Vista previa, podrá ver la presentación tal y comoaparecerá en la página impresa. No puede introducir o editarinformación en los campos en el modo Vista previa.En el modo Vista previa, podrá ver:1 cuántos registros caben en una página impresa1 de que forma afecta la configuración de la paginación a los saltosde página1 partes de subsumario con campos de sumario calculados1 información variable proporcionada por FileMaker Pro, como losnúmeros de página, la fecha actual, etc.1 los márgenes de página definidos1 cómo los campos definidos con opciones de deslizamientoeliminan los espacios en blanco1 los registros organizados en columnas si se ha definido estadisposición en Ajustar presentación1 el panel de pestañas delante si la página contiene paneles depestañasPara previsualizar datos en una presentación, siga los mismos pasospreliminares que realiza al imprimir, incluidas la especificación deuna impresora y de las opciones de impresión y la verificación de queel conjunto encontrado contiene los registros que desea previsualizar(consulte los pasos 1 a 4 de la sección siguiente, “Imprimir registros”).A continuación, elija el menú Vista > Modo Vista previa.Imprimir registrosPuede imprimir información de la base de datos o un registro enblanco para obtener un “formulario” en blanco.Para imprimir registros:1. Si dispone de más de una impresora, especifique la que deseautilizar.2. Para confirmar las opciones de impresión, elija el menú Archivo >Configurar impresión (Windows) o el menú Archivo > Ajustar página(Mac OS) y, a continuación, haga clic en Aceptar (Windows) uOK (Mac OS).Para obtener más información sobre las opciones de impresión,consulte la documentación del sistema y de la impresora.3. Utilice el menú emergente Present. para pasar a la presentación quedesea utilizar.4. Asegúrese de que el conjunto encontrado se encuentra en la formaque desea:1 utilizando el modo Buscar y los comandos del menú Registrospara cambiar el conjunto encontrado1 ordenando los registros5. Elija el menú Vista > Modo Vista previa para ver la apariencia exactade la copia en papel.Algunos elementos como los campos de sumario, las partes desubsumario, los objetos de deslizamiento, los registros organizadosen columnas y la información variable, como los números de página,sólo aparecen correctamente en el modo Vista previa. Si un registrocontiene controles de pestañas, sólo se imprime el panel de pestañasque está delante.6. Seleccione el menú Archivo > Imprimir.

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 417. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione una opción de la listaImprimir (Windows) o seleccione FileMaker en el menú emergente(Mac OS).Elija FileMaker en la lista.Para imprimirTodos los registros (o sólo los registros delconjunto encontrado)Sólo el registro seleccionado actualmenteen el modo VisualizarUn registro en blanco utilizando lapresentación actual (utilice esta opción paraimprimir un “formulario” en blanco)ElijaRegistros visualizadosRegistro actualRegistro en blanco, mostrandolos campos y, a continuación,seleccione una opción deformatoElija los datosque deseaimprimir.Seleccione esta opciónpara actualizar todos losobjetos OLE enlazadosantes de imprimir.Haga clic para cambiar laorientación de la página (verticalu horizontal), la escala y otrasopciones de impresión.Cuadro de diálogo Imprimir (Windows)Elija los datos quedesea imprimir.8. Seleccione el rango de impresión, el número de copias y otrasopciones de impresión, y haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir(Mac OS).Imprimir guionesCuadro de diálogo Imprimir (Mac OS)Puede imprimir una lista de todos los pasos de uno o varios guionesde un archivo.Para imprimir guiones:1. Elija el menú Guiones > ScriptMaker.2. En el cuadro de diálogo Definir guiones, seleccione el guión oguiones que desea imprimir.Para seleccionar varios guiones contiguos en la lista, pulse Mayús.mientras hace clic en los guiones. Para seleccionar varios guionesno contiguos, pulse Ctrl mientras hace clic (Windows) o pulse 2mientras hace clic (Mac OS) en los guiones.

42 Guía del usuario de FileMaker Pro3. Haga clic en Imprimir.4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS) o en Imprimir(Mac OS).Se imprimirán los pasos y las opciones de guión seleccionadas.Imprimir información de campos y tablasPara imprimir información de campos y tablas:1. Elija el menú Archivo > Definir > Base de datos y, a continuación,haga clic en la pestaña Tablas o Campos.2. Seleccione las tablas o los campos que desea imprimir.Para seleccionar varios campos o tablas contiguos de la lista,pulse Mayús mientras hace clic en los campos o en las tablas.Para seleccionar varios campos o tablas no contiguos, pulse Ctrlmientras hace clic (Windows) o pulse 2 mientras hace clic (Mac OS)en los campos o en las tablas.3. Haga clic en Imprimir.4. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS).Se imprimen los nombres y tipos de campo, las fórmulas o lasopciones de entrada de datos para cada tabla seleccionada.Imprimir un gráfico de relacionesPuede imprimir una representación gráfica de la base de datos enforma de gráfico de relaciones.1. Elija el menú Archivo > Definir > Base de datos y haga clic en lapestaña Relaciones.2. Haga clic en para mostrar los saltos de página del gráficode relaciones.3. Haga clic en para mostrar los cuadros de diálogo Configurarimpresión (Windows) o Ajustar página (Mac OS).4. Haga clic en Imprimir.5. En el cuadro de diálogo Opciones de impresión, elija una opción.1 Seleccione Imprimir gráfico en varias páginas para que el gráficose imprima en varias páginas.1 Seleccione Imprimir gráfico en una página para ajustar el tamañodel gráfico a una única página.6. Haga clic en Continuar.7. Haga clic en Aceptar (Windows) o en Imprimir (Mac OS).Para obtener más información sobre cómo previsualizar e imprimirbases de datos, consulte la Ayuda.Automatizar tareas con guionesLos guiones pueden realizar tareas sencillas, como configurar laorientación de la página, o tareas complejas, como preparar el envíode correo personalizado a clientes. Los guiones pueden incorporardecisiones condicionales (secuencias if-else) y realizar tareasrepetitivas (secuencias de bucle).Utilice la herramienta ScriptMaker de FileMaker Pro para crearguiones seleccionando pasos en una lista de FileMaker Pro,especificando opciones y organizando los pasos en el orden correctopara realizar la tarea.Utilice los guiones para combinar y automatizar tareas como:1 pasar de una presentación o modo a otro1 buscar, ordenar e imprimir registros1 importar datos del mismo origenEn la Ayuda están disponibles los procedimientos para crear guionesy una referencia a los pasos de guión de FileMaker Pro (ordenadosalfabéticamente o por categoría).

Capítulo 1 | Utilizar bases de datos 43Realizar copias de seguridad de archivos debase de datosLa realización habitual de copias de seguridad debe ser obligatoriapara cualquier documento almacenado en un equipo. Es más fácilrestablecer una copia de seguridad de una base de datos que volvera crearla. La frecuencia con la que debe realizar copias de seguridaddepende de la cantidad de datos que añada a las bases de datos y dela dificultad que supondría volver a crear los archivos en caso de quese dañaran.Sería aconsejable que almacenase habitualmente copias de seguridadde archivos de gran importancia en una ubicación, fuera del lugarde trabajo.Para obtener un ejemplo de guión de copia de seguridad, consultela Ayuda.Para configurar las preferencias de archivo:1. Seleccione el menú Archivo > Opciones de archivo.2. En el cuadro de diálogo Opciones de archivo, haga clic en unapestaña y, a continuación, configure las opciones que desea utilizar.Para obtener más información sobre cómo configurar las preferenciasde archivo y de la aplicación, consulte la Ayuda.Configuración de las preferenciasPuede personalizar la apariencia y comportamiento de FileMaker Propara que se ajuste a su forma de trabajo, cambiando la configuraciónestándar, denominada preferencias. Las preferencias afectan alcomportamiento de la aplicación y no son específicas de ningúnarchivo.La configuración especificada en el cuadro de diálogo Opcionesde archivo afecta a la presentación predeterminada del archivo actual,la apertura y cierre de guiones, la información de inicio de sesión ya la ortografía.Para configurar las preferencias de la aplicación:1. Windows: Elija el menú Edición > Preferencias.Mac OS: Elija el menú FileMaker Pro > Preferencias.2. En el cuadro de diálogo Preferencias, haga clic en una pestañay, a continuación, configure las opciones que desea utilizar.

44 Guía del usuario de FileMaker Pro

Capítulo 2Crear bases de datosEste capítulo incluye nociones básicas sobre cómo:1 planificar una base de datos1 definir y modificar campos1 definir tablas1 crear presentaciones1 trabajar con campos, objetos y partes de una presentaciónNota Consulte la Ayuda para obtener información completay pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso deFileMaker Pro.Planificar una base de datosUna base de datos bien diseñada favorece la introducción yrecuperación de datos consistentes y reduce la existencia de datosduplicados en las tablas de la base de datos. Las tablas de una basede datos relacional funcionan en conjunción para garantizar ladisponibilidad de los datos correctos cuando los necesite. Esrecomendable planificar primero una base de datos en papel.Siga estos pasos generales para planificar una base de datos:1. Determine la finalidad de la base de datos o el problema que deseasolucionar. Por ejemplo, “para realizar una lista de los clientes”,“para administrar el inventario” o “para calificar a los estudiantes”.Si otras personas van a utilizar la base de datos, asegúrese deinformarles de los datos que necesitarán.2. Piense en la información que almacenará en la base de datos.Normalmente, la información se divide en categorías amplias.La identificación precisa de estas categorías es vital para el diseñode una base de datos eficaz, ya que almacenará diferentes tipos ycantidades de datos en cada categoría. Por ejemplo, una base dedatos para el seguimiento de las ventas incluye categorías del tipo,“productos”, “facturas” y “clientes”. Una base de datos que registralas calificaciones de los alumnos incluye categorías como“estudiantes”, “clases” y “trabajos”.3. Una vez que haya determinado las categorías amplias, tenga encuenta cómo se relacionan estas categorías. Para ello, escriba frasessencillas que describan la forma en la que interactúan las categoríascomo, por ejemplo, “los profesores imparten clases”, “los alumnosson asignados a clases” y “los alumnos completan los trabajos”.Cada uno de estos pares sugiere una relación entre los datos deuna categoría y los datos de otra.4. Una vez identificadas las categorías de información, ya puedeorganizar la base de datos.En la terminología de bases de datos, estas categorías de informaciónreciben el nombre de tablas. Las tablas se utilizan para agrupar datoscon un elemento o una finalidad común. Por ejemplo, puede utilizaruna tabla para almacenar nombres y direcciones, y utilizar otra paraalmacenar información sobre transacciones como, por ejemplo,la fecha de venta, el número de artículo, el precio por unidad, etc.

46 Guía del usuario de FileMaker ProNormalmente, las bases de datos se organizan de una de estastres formas:1 Una única tabla en un solo archivo. Utilice una única tabla sisólo necesita supervisar datos de una categoría, como nombresy direcciones.1 Varias tablas en un único archivo. Utilice varias tablas si los datosson más complejos, como estudiantes, clases y calificaciones.1 Varias tablas en varios archivos. Utilice varios archivos sinecesita compartir los mismos datos entre diferentes soluciones debases de datos. Por ejemplo, puede almacenar la información sobreimpuestos o envíos en un archivo diferente si desea utilizar esainformación en más de una solución.Nota Utilice las relaciones para compartir datos entre tablas delmismo archivo o con tablas de un archivo externo. Otros elementosde base de datos, como los guiones y los privilegios de acceso, sealmacenan en un nivel de archivo. Por lo tanto, algunas solucionescomplejas se beneficiarán de la utilización de varios archivos.5. Determine las tablas de la base de datos y los datos que incluirá y,sucesivamente, los campos que necesitará.Sugerencia Para facilitar la búsqueda y la ordenación de losregistros, cree campos independientes para el nombre y los apellidos,el tratamiento (como Sr. o Dr.), y para los elementos relativos a ladirección (ciudad, estado, provincia, país y código postal). Si separalos datos en varios campos al introducir los datos, se facilitará elproceso de creación de futuros informes. Por ejemplo, si utilizadistintos campos para capturar información sobre las transacciones,como la fecha, el número de artículo, la cantidad y el precio porunidad de cada transacción, será más fácil compilar informes desumario y subsumario al final de la semana, el mes o el año.6. Decida los campos que contendrán datos comunes entre las tablas.Por ejemplo, una base de datos para una agencia de viajes puedeincluir estas tablas: una tabla Clientes, que almacene la informaciónde los clientes; una tabla Itinerarios, que almacene la informaciónsobre los itinerarios y una tabla Viajes, que almacene la informaciónsobre los viajes y los precios actuales.La tabla Clientes puede incluir campos para el número deidentificación del cliente, además de su nombre, dirección y númerode teléfono. La tabla Itinerarios puede incluir campos para el númerode identificación del itinerario, además de la ciudad de partida y lade destino. La tabla Viajes puede incluir campos para el número deidentificación del viaje y la designación del viaje.ID de clienteNombre de clienteCalleCiudadCódigo postalTeléfonoID de viajeNombre del viajeTabla ClientesID de itinerarioOrigenDestinoTabla ItinerariosID de viajeNombre del viajeTabla ViajesID de itinerarioOrigenDestino7. Determine los campos de coincidencia de cada tabla y rodee cadauno con un círculo en la planificación.Para obtener más información, consulte “Campos de coincidencia enrelaciones” en la página 82.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 47ID de clienteNombre de clienteCalleCiudadCódigo postalTeléfonoID de viajeNombre del viajeTabla ClientesID de itinerarioOrigenDestinoTabla ItinerariosID de viajeNombre del viajeTabla ViajesID de itinerarioOrigenDestinoPor ejemplo, en la tabla Clientes, puede asignar a cada cliente unnúmero de identificación exclusivo. No debería introducir un númerode identificación de cliente en la tabla a menos que tenga un nuevocliente que añadir, por lo que la existencia de un número de clientedetermina la existencia de un registro.8. Para cada tabla, decida qué campos almacenarán datos y cuáles seutilizarán desde otras tablas (relacionadas).Cada tabla tiene sólo un tema, y todos los campos de esa tabla hacenreferencia únicamente a ese tema.Por ejemplo, los campos de un registro de la tabla Clientesalmacenan toda la información sobre un cliente.ID de clienteNombre de clienteCalleCiudadCódigo postalTeléfonoID de viajeNombre del viajeTabla ClientesID de itinerarioOrigenDestinoTabla ItinerariosID de viajeNombre del viajeTabla ViajesID de itinerarioOrigenDestinoEn función del tema de la tabla, puede comprobar en qué ubicaciónes más lógico almacenar los datos y dónde se deben utilizar los datosde una tabla relacionada. Todos los campos deberían aparecer sólouna vez en la base de datos, a excepción de los campos decoincidencia. Tache las apariciones de los campos que nopertenezcan al tema de la tabla.9. Determine las relaciones entre las tablas. En la planificación,dibuje una línea desde cada campo de coincidencia de una tabla alcampo de coincidencia correspondiente de la tabla relacionada.Se establece una relación entre las tablas, porque sus campos decoincidencia contienen datos coincidentes.

48 Guía del usuario de FileMaker ProID de clienteNombre de clienteID de itinerarioCalleOrigenCiudadDestinoCódigo postalTeléfonoID de viajeNombre del viajeTabla ClientesTabla ItinerariosID de viajeNombre del viajeID de itinerarioOrigenDestino12. Decida qué presentaciones necesita y planifique unapresentación diferente para cada tarea.Por ejemplo, cree presentaciones diferentes para imprimir etiquetaso sobres.Para obtener más información sobre la creación de presentaciones,consulte “Crear presentaciones e informes” en la página 61.13. Cree un formulario como el que aparece abajo para enumerar losarchivos y tablas necesarios y los campos de cada tabla. Enumeretambién los formularios y los informes que generará a partir de cadauna de las tablas.Ejemplo de diseño de formulario debase de datosNombre del proyectoFinalidad de esta base de datosNombre de archivo de la base de datosTabla ViajesLas relaciones también permiten agrupar los datos para resolverconsultas complejas. Por ejemplo, las relaciones pueden utilizarsepara determinar los niveles de inventario actuales, las proyeccionesde ventas y aquellas otras tareas en las que sea necesario consultarlos datos de varias tablas. Para obtener más información sobre lasrelaciones, consulte el capítulo 3, “Trabajar con tablas y archivosrelacionados”.10. Determine si necesita compartir la base de datos con otrosusuarios y la forma de acceso al archivo.Para obtener más información sobre cómo compartir bases de datos,consulte “Compartir bases de datos en una red” en la página 93.11. Decida qué usuarios utilizarán la base de datos y si desearestringir su acceso. Al crear la base de datos, asigne privilegiosde acceso según sea conveniente.Para obtener más información sobre las cuentas y los conjuntos deprivilegios, consulte el capítulo 5, “Proteger bases de datos concuentas y conjuntos de privilegios.”14. Cree la base de datos.Nombre de tablaNombre de campo Tipo de campo ComentariosNombre de tablaNombre de campo Tipo de campo ComentariosPresentacionesNombre Finalidad Pantalla Imprimir Web

Capítulo 2 | Crear bases de datos 49Crear archivos de FileMaker ProPuede crear un archivo a partir de una plantilla o Solución inicial deFileMaker Pro (un archivo de base de datos predefinido que puedemodificar para adaptarlo a sus necesidades). O puede crear unarchivo sin utilizar una plantilla.Sugerencia También puede crear un archivo, realizando una copiade un archivo de FileMaker Pro existente. Consulte “Guardararchivos” en la página 18.Si desea utilizar las plantillas, pero no las ha instalado, consulte laGuía de de FileMaker Pro y FileMaker Pro Advanced.1. En FileMaker Pro, elija el menú Archivo > Nueva base de datos.2. En el cuadro de diálogo Nueva base de datos, haga lo siguiente:ParaCrear un archivoutilizando unaplantillaCrear un archivo sinutilizar una plantillaAbrir un archivoexistenteHaga lo siguienteHaga clic en Crear un nuevo archivo usando una plantilla y,a continuación, haga doble clic en el nombre de unaplantilla.Haga clic en Crear un nuevo archivo vacío y,a continuación, haga clic en Aceptar (Windows)u OK (Mac OS).Consulte “Abrir archivos” en la página 16.Si no está seleccionada la opción Mostrar plantillas en el cuadro dediálogo Nueva base de datos de la pestaña General del cuadro dediálogo Preferencias (o si las plantillas no están instaladas), noaparecerá el cuadro de diálogo Nueva base de datos. Continúecon el paso siguiente.3. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre parael archivo y seleccione una carpeta diferente, si es necesario.Windows: En Tipo, seleccione Archivos FileMaker. Si no escribe unaextensión de nombre de archivo, FileMaker Pro añadirá .fp7 al nombrede archivo. (Para ver las extensiones de nombre de archivo enWindows, consulte la Ayuda del sistema operativo Windows).4. Haga clic en Guardar.Aparece el cuadro de diálogo Definir base de datos.FileMaker Pro crea automáticamente la primera tabla y la primerapresentación. La tabla y la presentación reciben el mismo nombreque el archivo.Para definir campos, consulte la sección siguiente.Para obtener más información sobre la creación de archivos deFileMaker Pro, consulte la Ayuda.Definir campos en bases de datosPara definir un nuevo campo, asígnele un nombre y seleccioneun tipo de campo. A continuación, seleccione las opciones quedeterminan cómo el campo interpreta, introduce, calcula, almacenay muestra los datos. Estas características conforman la definición delcampo. Consulte “Configurar opciones de campos” en la página 57para obtener más información sobre cómo configurar estas opciones.ID deproductoNombre delproductoCategoríaColoresPrecio porunidadDescuentoET14ChaquetaRopaAzulNegro52,50 €5,25 €Estos campos almacenan texto.Estos campos almacenan variosvalores.Este campo almacenaúnicamente números.Este campo calcula un valor enfunción de otro valor del registro(el “Descuento” es el 10% del“Precio por unidad”).Consulte “Formatear datos de campos en presentaciones” en lapágina 72 para obtener más información sobre cómo configurar lasopciones de formato de campos, que controlan la apariencia de losdatos en la presentación.Las siguientes secciones describen cómo definir campos mediante lapestaña Campos del cuadro de diálogo Definir base de datos.

50 Guía del usuario de FileMaker ProElija la forma de ver los campos en el cuadro de diálogo.Haga clic en estaopción paraordenar pornombre o tipo decampo.Nombres ydefiniciones decampo.Escriba unnombre para elnuevo campo.Haga clic aquí después deescribir un nombre de campo yseleccione un tipo de campo.Asignar nombres a los camposSeleccione untipo de campo.Siga estas directrices al asignar nombres a los campos:1 Los nombres de campo deben ser exclusivos y pueden contenerhasta 100 caracteres.1 Utilice nombres descriptivos que identifiquen claramente elcontenido del campo. Evite las abreviaturas, acrónimos y otrostérminos que puedan provocar confusión.1 No utilice ninguno de los siguientes símbolos o palabras en elnombre de campo:1 , (coma) + – * / ^ & = ≠ > < ≥ ≤ ( ) [ ]{} " ; (punto y coma) :(dos puntos) :: (indicador relacional) $ (indicador de variable)1 AND, OR, XOR, NOT o el nombre de cualquier otra funciónde FileMaker Pro1 No comience un nombre de campo para una fórmula de cálculocon un espacio, un punto (.) o un número.1 Utilice _ (carácter de subrayado) en lugar de un espacio paraevitar las restricciones de ODBC (Open Database Connectivity,Conectividad abierta de bases de datos) o JDBC (Java DatabaseConnectivity, Conectividad de bases de datos de Java),la exportación, la publicación Web, y otros problemas.1 Si intercambia datos con otra aplicación, compruebe lasrestricciones de nomenclatura de campos de los formatos dearchivo admitidos por la otra aplicación.1 Si utiliza ODBC o JDBC para compartir datos de FileMaker Pro,evite utilizar palabras clave de SQL en los nombres de campo.Seleccionar un tipo de campoAl definir un campo, debe seleccionar un tipo de campo en funciónde la clase de información que contendrá el campo. El tipo de campodetermina la clase de datos que se pueden introducir y la clase deoperaciones que puede realizar FileMaker Pro con los datos.FileMaker Pro utiliza el tipo de campo para interpretar los datos paratareas como la ordenación de registros y la realización de cálculos.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 51Seleccioneeste tipode campoTextoNuméricoFechaHoraFecha y horaContenedorCálculoSumarioSi los datos del campoIncluyen un máximo de 1000 millones de letras, símbolos y/onúmeros utilizados como texto por repetición de campo, y lalimitación la establecen la memoria RAM y el espacio en discodisponibles. Los índices se basan nominalmente en los primeros100 caracteres de cada palabra o valor. Los campos de textopueden contener retornos de carro.Incluyen valores de hasta 800 dígitos u otros caracteres, y losvalores negativos del mismo rango. Los campos numéricospueden contener también valores booleanos (0 ó 1) para indicar,por ejemplo, True, False, Yes y No, pero no pueden contenerretornos de carro.Incluyen sólo fechas. Utilice el calendario gregoriano con unintervalo de 1/1/0001...31/12/4000. El orden del mes, día y añose basa en la configuración del sistema establecida al crear elarchivo.Incluyen sólo horas. Un campo de hora puede contener horas,minutos y segundos, y también una duración de tiempo negativa,por ejemplo, -08:40:00.Incluyen las fechas y horas que hacen referencia a un momentoexacto del calendario. Por ejemplo, 25/10/2004 2:39:46 AM1 Incluyen gráficos, películas, fotografías, mapas de bits ysonidos de hasta 4 GB por campo.1 Incluyen documentos, como archivos de Microsoft Wordo Excel, archivos PDF, etc.1 Tipos de archivos multimedia compatibles con QuickTime 6.0o posterior (Win) o QuickTime 6.4 a 6.5.2 (Mac OS).1 Software.1 Incluyen objetos OLE (Windows).Incluyen el resultado de una fórmula de cálculo que utilizavalores de campo del registro actual o de registros relacionados.La fórmula puede utilizar valores de todos los tipos de campo.El resultado puede ser uno de estos tipos de datos: texto,numérico, de fecha, hora, fecha y hora o contenedor.Incluyen un valor generado a partir del resumen de los valoresde campo de varios registros de la misma tabla.Los campos de cálculo generanresultados a partir de los valoresdel registro actual o de registrosrelacionados.Informe de ventasAgente Artículo Cant. ImporteDavid Michaels ET3 1 29,95€David Michaels ET4 1 32,25€David Michaels ET1 2 73,90€David Michaels ET5 3 98,85€Total 234,95€Sophie Tang ET6 2 64,50€Sophie Tang ET7 5 12,50€Sophie Tang ET2 2 25,00€Sophie TangTotal 102,00€Total general 336,95€Los campos desumario generanresultados a partir delos valores de variosregistros.Tenga en cuenta lo siguiente:1 Todos los tipos de campo, excepto los campos de sumario, puedenalmacenar un valor global. Para obtener más información, consulte“Opciones de almacenamiento e indexación” en la página 59.1 Asegúrese de utilizar un campo de fecha (en lugar de un campode texto o numérico) para almacenar fechas. Para evitar confusionesal usar fechas, utilice siempre el formato de cuatro dígitos paralos años.1 Utilice campos de texto, en lugar de campos numéricos, paraalmacenar códigos postales, números de teléfonos u otros valorescon ceros al inicio o caracteres como guiones o paréntesis.

52 Guía del usuario de FileMaker Pro1 Aunque no puede buscar u ordenar registros basados en uncampo contenedor, puede definir un campo de texto que describao identifique el contenido del contenedor. Después, puede buscar uordenar los registros en función de los datos de ese campo de texto.1 Para cambiar la forma de visualización de los campos de texto,numéricos, de fecha, hora y de fecha y hora, consulte “Formateardatos de campos en presentaciones” en la página 72.Definir campos de texto, numéricos, de fecha, de hora,de fecha y hora o contenedor1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Basede datos.2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en lapestaña Campos.3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en lalista Tabla.4. En el cuadro Nombre de campo, escriba un nombre para el campo.Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 50.5. En Tipo, seleccione un tipo de campo.Consulte “Seleccionar un tipo de campo” en la página 50.Puede introducir una descripción del campo en el cuadro Comentario.6. Haga clic en Crear.7. Para definir opciones para el campo, haga clic en Opciones.Para obtener más información sobre las opciones de campo, consultela Ayuda.ParaIntroducirautomáticamentevalores en el campoAsegurarse de que losdatos se introducencorrectamente en elcampoHacer que se repita elcampoSeleccionar lasopciones deindexación del campoHaga lo siguiente en el cuadro de diálogoOpciones de campoHaga clic en la pestaña Autointroducir, seleccione lasopciones que desee y, a continuación, haga clic enAceptar. Consulte “Definir la introducción de datosautomática” en la página 57.Haga clic en la pestaña Validación, seleccione lasopciones que desee y, a continuación, haga clic enAceptar. Consulte “Definir validaciones de campo”en la página 58.Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas enFileMaker Pro, configure las opciones de validación decampo para que siempre se introduzcan años de cuatrodígitos.Haga clic en la pestaña Almacenamiento y seleccioneNúmero máximo de repeticiones. Escriba el número derepeticiones (un máximo de 1000) y, a continuación,haga clic en Aceptar. Para obtener más información,consulte la Ayuda.Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione lasopciones que desee y, a continuación, haga clic enAceptar.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 53ParaHacer que el campoutilice un valor paratodos los registros delarchivoCrear un enlace entreel campo de datos“principal” y el campoFurigana “secundario”para que cuando seintroduzcan caracteresKanji en el campo“principal”, aparezcala lectura Kanacorrespondiente enel campo Furigana“secundario”.8. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar.Definir campos de cálculo1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Basede datos.2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en lapestaña Campos.3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada enla lista Tabla.4. En Nombre de campo, escriba un nombre para el campo.Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 50.5. En Tipo, seleccione Cálculo.Puede introducir una descripción del campo en el cuadro Comentario.6. Haga clic en Crear.Haga lo siguiente en el cuadro de diálogoOpciones de campoHaga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccioneUsar almacenamiento global y, a continuación, haga clicen Aceptar.Haga clic en la pestaña Furigana, seleccione Usar campoFurigana, el campo Furigana y el formato de entrada delectura Kana y haga clic en Aceptar.Nota Esta opción sólo está disponible si su sistemaoperativo está configurado para admitir la introducciónde texto en japonés.Disponible sólo para campos de texto.Aparece el cuadro de diálogo Especificar cálculo.7. Si es necesario, elija una tabla de la lista para Evaluar este cálculoa partir del contexto.Sólo es necesario configurar el contexto para un cálculo al crearun campo de cálculo en una tabla de origen que tiene dos o tresapariciones en el gráfico de relaciones. La tabla de origen es la tabladefinida en la pestaña Tablas del cuadro de diálogo Definir base dedatos. La opción que elija puede afectar a los resultados del cálculo,sobre todo, si el cálculo incluye campos de tablas relacionadas.8. Cree una fórmula para el cálculo.Haga clic en la ubicación en la que desea que aparezca el elementoen el cuadro de fórmula y, a continuación, realice lo siguiente.También puede escribir una fórmula en el cuadro.Para añadir Haga lo siguienteUna referencia a uncampoUn operadormatemático ode textoUn operador lógicoo de comparaciónUn valor constanteUna funciónEn la lista de campos, haga doble clic en un nombre decampo.Para mostrar nombres de campo de otra tabla, seleccioneuna tabla de la lista.En el teclado del cuadro de diálogo, haga clic en unoperador. (Las comillas y los paréntesis se copian enparejas en la fórmula, con el punto de inserciónintermitente en el medio.)En Operadores, seleccione un operador de la lista.Escriba el valor. Una constante puede ser un texto, unnúmero, una fecha o una hora. Utilice las constantes defecha con las funciones Date y GetAsDate, las constantesde hora con las funciones Time y GetAsTime y lasconstantes de fecha y hora con Timestamp yGetAsTimestampLas constantes de texto pueden tener una longitud de29998 caracteres.En la lista de funciones, haga doble clic en una función(una fórmula con nombre predefinida que realiza undeterminado cálculo y devuelve un único valorespecífico). En el cuadro de fórmula, reemplace elparámetro de marcador de posición con un valor ouna expresión.

54 Guía del usuario de FileMaker ProEn la Ayuda están disponibles los procedimientos para trabajar confórmulas y una referencia a todas las funciones de FileMaker Pro(ordenadas alfabéticamente o por categoría).9. Seleccione las opciones de cálculo para el campo.Elija una tablade la lista.Elija lasreferencias decampo.Cuadro defórmula.Elija un tipode resultadode fórmula.ParaConfigurar el tipo decampo del resultadoHacer que se repita uncampo calculadoElija la tabla a partir de la que seevaluará el cálculo.Selecciones los operadoresde texto y los matemáticos.Realice el cálculo sólo si, almenos, uno de los camposde la fórmula tiene un valor.Haga lo siguienteSeleccione los operadoreslógicos y de comparación.Haga que se repitael campo calculado.Elija un tipo de datos para El resultado del cálculo es. Elija el tipo correcto para el resultado quedesea. Consulte “Seleccionar un tipo de campo”en la página 50.Elija la formaen que semuestran lasfunciones enel cuadrode diálogo.Seleccionelas funciones.Elija las opcionesde indexación yalmacenamiento.Seleccione Número de repeticiones y escriba el númerode repeticiones.ParaRealizar el cálculosólo cuando todos loscampos indicadostengan un valor (parano mostrar el valorcero como resultado)Haga lo siguiente10. Para seleccionar las opciones de indexación y dealmacenamiento global del campo, haga clic en Almacenamiento,seleccione las opciones que desee en el cuadro de diálogo Opcionesde almacenamiento y, a continuación, haga clic en Aceptar(Windows) u OK (Mac OS).11. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS) para cerrar elcuadro de diálogo Especificar cálculo.12. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar (Windows)u OK (Mac OS).Para obtener más información sobre cómo definir campos de cálculoy el uso del contexto en los cálculos, consulte la Ayuda.Definir campos de sumarioSeleccione No evaluar si todos los campos indicados estánvacíos.Cuando esta opción está activada, FileMaker Pro noevalúa un cálculo si todos los campos utilizados para elcálculo están vacíos. Normalmente, esto suele mejorarel rendimiento. Anule la selección de esta opción sidesea que FileMaker Pro calcule siempre un resultado,aunque el campo indicado esté vacío o no se hayamodificado nunca.Utilice campos de sumario para calcular valores como, subtotales,promedios, totales generales entre varios registros. Por ejemplo, uncampo de sumario puede mostrar en un informe el total general detodas las ventas del mes de mayo.Sugerencia Utilice el asistente Nueva presentación/informe paracrear rápidamente un informe con datos agrupados (datos en uncampo de sumario). Consulte “Crear presentaciones e informes”en la página 61.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 55El valor de un campo de sumario puede cambiar en función de laubicación en que se introduzca el campo en la presentación, de lacantidad de registros del conjunto encontrado, del modo que utilicey de si están ordenados los registros.Si modifica una presentación que contiene un campo de sumario,debe tener conocimientos sobre las partes de la presentación paraobtener los resultados que desea (consulte “Trabajar con partes enpresentaciones” en la página 76).1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Basede datos.2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en lapestaña Campos.3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada en lalista Tabla.4. En el cuadro Nombre de campo, escriba un nombre para el campo.Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 50.5. En Tipo, seleccione Sumario y, a continuación, haga clic en Crear.6. En el cuadro de diálogo Opciones para el campo sumario,seleccione un tipo de sumario y, a continuación, el nombre delcampo por el que desea agrupar los valores.Seleccioneeste tipode sumarioPara resumir los valores en un campodel conjunto encontrado de registrosSeleccioneeste tipode sumarioMáximoDesviación típica deFracción del totalElija un tipo desumario.Seleccioneuna opciónpara el tipo desumario.Reiniciar el totalo recuento.Para resumir los valores en un campodel conjunto encontrado de registrosBuscando el número más alto o la fecha, hora o fecha yhora más reciente para un campoBuscando la diferencia entre los valores de un campo.Esta opción calcula la desviación típica de la media delos valores de un campo. (La fórmula es n-1 ponderado,más la desviación típica normal).Calculando la proporción entre un valor del campo yel total de todos los valores de ese campo. Por ejemplo,averiguar qué fracción del total de ventas puedeatribuirse a cada vendedor.Seleccione una opción pararesumir repeticiones.Elija elcampopor elque deseaagrupar losvalores.Total deMedia deRecuento deMínimoCalculando el total de los valores del campoCalculando la media de los valores del campoRealizando un recuento del número de registros quecontienen un valor para el campo. Por ejemplo, si uncampo contiene 100 valores (un valor para cada registro),el resultado del recuento es 100.Buscando el número más bajo o la fecha, hora o fecha yhora más antigua para un campo

56 Guía del usuario de FileMaker Pro7. Seleccione una opción para el tipo de sumario, si es posible.Las opciones varían en función del tipo de sumario seleccionadoen el paso anterior.Para estetipo de sumario Seleccione ParaTotal de Total acumulado Mostrar el totalacumulado de losregistros actuales y todoslos registros anteriores.Para reiniciar el totalacumulado de cadagrupo ordenado,seleccione tambiénReiniciar resumen paracada grupo ordenado. Acontinuación, en la listade campos, seleccioneel campo desde el que sereiniciará la ordenaciónMedia deMedia ponderada. En lalista de campos queaparece, seleccione elcampo que contiene elfactor de ponderaciónDeterminar la media deun campo en función deun valor de otro campoutilizado como factor deponderaciónRecuento de Cuenta acumulada Mostrar la cuentaacumulada de losregistros actuales yde todos los registrosanteriores. Para reiniciarel recuento acumuladode cada grupo ordenado,seleccione tambiénReiniciar resumen paracada grupo ordenado. Acontinuación, en la listade campos, seleccione elcampo desde el que sereiniciará la ordenaciónPara estetipo de sumario Seleccione ParaDesviación típica de por población Calcular la desviacióntípica por poblacióncuando la fórmula esn-ponderadoFracción del total8. Seleccione una opción para resumir un campo repetido, si esposible.SeleccioneTodosIndividualmenteSubtotal. En la lista decampos que aparece,seleccione un campo por elque agrupar los valores.(Cuando regrese al modoVisualizar, ordene por estecampo para calcular losvalores correctamente.)Para9. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).10. Siga definiendo los campos o haga clic en Aceptar.Calcular una fracción deltotal basándose sólo enun grupo de registrosCalcular un único valor de sumario para todas lasrepeticiones del campoCalcular un valor de sumario para cada repeticiónPara obtener más información sobre cómo definir campos, consultela Ayuda.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 57Configurar opciones de camposPuede configurar las opciones de campo al definir un campo o másadelante. Puede configurar opciones para:1 introducir datos predeterminados en un campo1 comprobar si los datos cumplen los requisitos de validación1 hacer que se repita un campo1 crear un índice1 almacenar un valor global1 campos Furigana (sólo en campos en idioma japonés)Algunas opciones de campo le ayudan a garantizar la precisión yconsistencia de los datos. Por ejemplo, si escribe Frnc en lugar deFrancia en el campo País, no podrá encontrar ese registro cuandobusque más adelante todos los clientes de Francia. Para asegurarse deque todos los nombres de país se introducen correctamente, puededefinir una lista de valores con todos los nombres y, a continuación,seleccionar la opción de validación Miembro de lista de valores para elcampo País. Al introducir datos en el campo, los datos debencoincidir con un valor de la lista.Para más información sobre listas de valores, consulte “Ajustede juegos de casillas de verificación y otros controles en unapresentación” en la página 70.Para configurar opciones para los campos de sumario, consulte“Definir campos de sumario” en la página 54.Definir la introducción de datos automáticaPara introducir automáticamente un valor predeterminado en uncampo para cada registro:1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Basede datos.2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en lapestaña Campos.3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada enla lista Tabla.4. Haga doble clic en un campo de la lista.5. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic enla pestaña Autointroducir y seleccione las opciones que desee.(Las opciones disponibles dependen del tipo de campo.)ParaIntroducir una fecha, hora,una marca de fecha y hora,un nombre de usuario o unnombre de cuenta al crearo modificar el registroAsignar un númerosecuencial al campo encada registroIntroducir el valor delregistro al que se accedióanteriormenteIntroducir los datos queespecifiqueIntroducir el resultado deun cálculo en el campoIntroducir un valorcopiado de un campo enla misma tabla o archivoo en uno diferenteHaga lo siguienteSeleccione Creación o Modificación y, acontinuación, elija una opción de la lista.Seleccione Número secuencial. Seleccione Encreación para asignar el número al crear el registro.Seleccione En consignación para asignar el númeroal consignar el registro. En siguiente valor, escribaun valor de inicio (por ejemplo, 1001) y, acontinuación, el número de incremento.Seleccione Valor del último registro visitado.Seleccione Datos y escriba un máximo de255 caracteres.Seleccione Valor calculado, defina la fórmulaen el cuadro de diálogo Especificar cálculoy, a continuación, haga clic en Aceptar.Para obtener más información sobre el cuadrode diálogo Especificar cálculo, consulte“Definir campos de cálculo” en la página 53.Seleccione No reemplazar el valor existente delcampo (de haber alguno) para impedir que sesobrescriban los datos presentes.Seleccione Valor actualización, defina la búsqueday, a continuación, haga clic en Aceptar. Consulte“Crear actualizaciones” en la página 91.

58 Guía del usuario de FileMaker ProParaImpedir que los usuarioscambien un valorintroducidoautomáticamenteDesactivar los datosintroducidosautomáticamenteHaga clic enAutointroducir.Seleccione lasopciones paraintroducir datospredeterminados enel campo.Haga lo siguiente6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones decampo o haga clic en otra pestaña para configurar opciones de campoadicionales.Definir validaciones de campoSeleccione Prohibir la modificación del valor durantela introducción de datos.Anule la selección de todas las casillas deverificación.Puede seleccionar opciones de validación de campo para garantizarque los datos se introduzcan correctamente en el campo.FileMaker Pro mostrará un mensaje si introduce incorrectamentelos datos.Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas enFileMaker Pro, configure las opciones de validación de campode fecha para que siempre se introduzcan años de cuatro dígitos.1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Basede datos.2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en lapestaña Campos.3. Si el archivo contiene varias tablas, seleccione la adecuada enla lista Tabla.4. Haga doble clic en un campo de la lista.5. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic en lapestaña Validación.6. Especifique cómo debe FileMaker Pro gestionar una entrada dedatos no válida.En Validar los datos de este campo, seleccione Siempre para realizaruna validación de campo continua o Sólo durante la introducciónde datos para limitar la validación sólo para cuando se esténintroduciendo datos. Anule la selección de Permitir al usuario omitirlodurante la introducción de datos si desea impedir que los usuariosintroduzcan datos no válidos.7. Seleccione las opciones de validación para el campo.Para requerir que el valorintroducidoContenga sólo númerosSea una fecha con valores numéricospara el mes y el día, y cuatro dígitospara el año (por ejemplo,5/12/2004)Sea una hora con valores numéricospara las horas y los minutos entre00:00 y 23:59 (los segundos sonopcionales)No esté en blancoSeleccioneTipo de datos y, a continuación, elijaSólo numérico en la listaTipo de datos y, a continuación, elija Añode 4 dígitos en la listaTipo de datos y, a continuación, elijaHora del día en la listaNo vacíoNo duplique un valor encontrado eneste campo en otros registrosValor único

Capítulo 2 | Crear bases de datos 59Para requerir que el valorintroducidoCoincida con otro valor del mismocampo de cualquier otro registroCoincida con un valor de una lista devalores especificadaEsté en un rango específico de letras,números, fechas u horasCoincida con el resultado de uncálculoNo supere el número de caracteresespecificadoSeleccioneValor existenteMiembro de lista de valores y elija unalista de valores existente o defina unanuevaEn el rango y, a continuación, escriba losvalores inicial y finalValidado por cálculo y, a continuación,introduzca un cálculo en el cuadro dediálogo Especificar cálculo. Seleccioneo anule la selección de Validar sólo si elcampo se ha modificado. A continuación,haga clic en Aceptar.El resultado debe ser booleano: true ofalse. El resultado es verdadero cuandoes cualquier número excepto cero;cualquier otro resultado (cero, sin datoso datos no numéricos) es falso.Para obtener más información sobre elcuadro de diálogo Especificar cálculo,consulte “Definir campos de cálculo”en la página 53.Número máximo de caracteres y,a continuación, escriba el númeromáximo de caracteres permitido.Haga clic enValidación.Seleccione lasopciones devalidación para elcampo.8. Para mostrar un mensaje personalizado cuando los datos nocumplan los requisitos de validación, seleccione Mostrar mensajepersonalizado si falla la validación y, a continuación, escriba unmáximo de 255 caracteres.9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones decampo o haga clic en otra pestaña para configurar opciones de campoadicionales.Para obtener más información, consulte la Ayuda.Opciones de almacenamiento e indexaciónFileMaker Pro ofrece opciones para la indexación de los campos y elalmacenamiento de los resultados de cálculos. Puede:1 Crear un índice, es decir, una lista de los valores almacenados enun campo. El índice acelera en gran medida el proceso de búsqueda,pero ocupa bastante espacio en el disco duro. Puede indexar camposde texto, numéricos, de fecha, de hora y de fecha y hora. Tambiénpuede indexar campos de cálculo si los resultados son texto,números, fechas, horas o marcas de fecha y hora.

60 Guía del usuario de FileMaker Pro1 Almacenar el resultado de un campo de cálculo en la base dedatos o hacer que FileMaker Pro realice el cálculo sólo cuando seanecesario (no almacenado). Almacenar el resultado es más rápidopero ocupa más espacio en el disco. Puede especificar opciones dealmacenamiento para campos de texto, numéricos, de fecha, de hora,de fecha y hora y de cálculo.1 Configurar los campos (excepto los campos de sumario) para quecompartan un valor en todos los registros del archivo, seleccionandoUsar almacenamiento global en la pestaña Almacenamiento del cuadrode diálogo Opciones de campo. Los campos definidos conalmacenamiento global también reciben el nombre de camposglobales..Haga clic enAlmacenamiento.Seleccione laopción dealmacenamientopara el campo.Además de almacenar datos, FileMaker Pro utiliza las tablas paradescribir relaciones en el gráfico de relaciones y establecer elcontexto para las presentaciones y para algunos cálculos.En FileMaker Pro, el contexto es el punto de partida desde el quese inician los cálculos y los guiones y desde donde se evalúa unarelación del gráfico de relaciones.Al crear un nuevo archivo, FileMaker Pro crea automáticamente laprimera tabla y la primera presentación. La tabla y la presentaciónreciben el mismo nombre que el archivo.Puede crear tablas adicionales en el cuadro de diálogo Definir basede datos.1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Basede datos.2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en lapestaña Tablas.Para obtener más información sobre la configuración de las opcionesde campo, consulte la Ayuda.Definir tablas en bases de datosUtilice las tablas de base de datos para organizar y agrupar los datosmediante una característica o principio común. La base de datospuede contener todas las tablas que necesite para organizar susdatos (la única limitación la establece la cantidad de espacio dealmacenamiento en el disco duro).Escriba unnombre parala tabla.3. En el cuadro Nombre de tabla escriba un nombre para la tabla y,a continuación, haga clic en Crear.Se puede cambiar el nombre de la tabla o eliminarla. Las tablas queañade a un archivo se muestran automáticamente en el gráfico derelaciones.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 614. Siga definiendo las tablas o haga clic en la pestaña Campos paradefinir los campos.Para obtener más información sobre las relaciones, las tablas y elgráfico de relaciones, consulte el capítulo 3, “Trabajar con tablas yarchivos relacionados.”Crear presentaciones e informesLas presentaciones de FileMaker Pro determinan la forma deorganizar la información para visualizarla, imprimirla, generarun informe, realizar búsquedas en ella e introducir datos.Las presentaciones no almacenan datos, simplemente los muestran.A menudo se suele denominar a las presentaciones, informes,sobre todo, al imprimirlas.Puede crear todas las presentaciones que necesite para un archivo(por ejemplo, presentaciones para introducir datos, crear informesde sumario o imprimir etiquetas de correo). Puede cambiar eldiseño de la presentación sin que se vean afectados los datos uotras presentaciones del archivo. Las presentaciones pueden incluirdeterminados campos y excluir otros. Si se cambian los datos de uncampo (en modo Visualizar), dichos cambios se reflejan en el mismocampo del mismo registro en todas las presentaciones del archivo.Partes: utilice las cabeceras, los pies depágina, el cuerpo y los sumarios paradividir una presentación en áreasespeciales con distinta finalidad.MenúemergentePresent.Menú emergentede modo.Texto de la presentación: utilice títulos,cabeceras de columna, etiquetas decampo, instrucciones y cartas modelo.Botones: utilícelos paraautomatizar tareas frecuentes.Campos: utilícelos paraintroducir y mostrar datos.La página: laimpresora, laconfiguraciónde impresióno ajuste depágina y lapresentacióndeterminanla aparienciade lainformaciónen la páginaimpresa.Al crear un archivo de base de datos, FileMaker Pro creaautomáticamente una presentación de formulario estándar para latabla inicial y para cada una de las tablas añadidas que contienencampos.Los controles de pestañas son una forma útil de organizar datos.Por ejemplo, en una base de datos de personal, podría crear panelesde pestañas para la fotografía del empleado, descripción del trabajoe información financiera. Para crear un control de pestaña, en modoPresentación, seleccione el menú Insertar > Control de pestaña o hagaclic en la herramienta control de pestaña. Para obtener másinformación, consulte la Ayuda.Herramienta Controlde pestaña

62 Guía del usuario de FileMaker ProHaga clic para mover a otropanel de pestañasControl de pestañaPara crear presentaciones adicionales, pase al modo Presentacióny utilice el asistente Nueva presentación/informe, que le guiarádurante el proceso de creación de la presentación en función de lasopciones que elija. Además del Formulario estándar, hay otros cuatrotipos de presentaciones y una vista (Vista Tabla). Utilice losdiferentes tipos para diversos fines, como mostrar una pantalla deintroducción de datos o imprimir un informe de totales de ventas oetiquetas de correo. Puede personalizar cada presentación mediantelas herramientas de diseño disponibles en el modo Presentación.Importante FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionaday la información de configuración de impresión o ajuste de páginaa calcular los márgenes y otras medidas de la presentación.La configuración de la impresora y la impresión dependen de laimpresora y del software del sistema que utilice. Para obtenermás información, consulte la documentación de la impresora ydel sistema.Para crear una presentación:1. Elija el menú Vista > Modo Presentación.2. Si pretende imprimir la nueva presentación en horizontal o conun tamaño de papel especial, elija el menú Archivo > Configurarimpresión (Windows) o el menú Archivo > Ajustar página (Mac OS),confirme la orientación y la configuración del papel y,a continuación, haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).La modificación de las opciones de Configurar impresión y Ajustarpágina afecta a todas las demás presentaciones del archivo actual,por lo que deberá volver a cambiar estas opciones más adelante paraimprimir correctamente otras presentaciones.3. Elija el menú Presentación > Nueva presentación/informe.Aparece el asistente Nueva presentación/informe, una serie depaneles que le ayudarán a crear el tipo de presentación que elijaen el primer panel.4. Si el archivo tiene varias tablas, seleccione la tabla que contienelos registros que desea mostrar en esta presentación y asígnele unnombre a la presentación.5. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para crear el tipode presentación seleccionado en el primer panel.Para obtener una descripción de cada uno de los tipos depresentación que puede crear con el asistente, consulte la secciónsiguiente, “Tipos de presentación.”6. Cuando haya completado todos los paneles, haga clic en Finalizar.Puede utilizar inmediatamente la nueva presentación opersonalizarla aún más mediante las herramientas y comandosdel modo Presentación. Para obtener más información, consulte“Trabajar con objetos en presentaciones” en la página 66 y “Trabajarcon campos en presentaciones” en la página 68.Nota Debe crear los campos que desea incluir en una presentaciónantes de iniciar el asistente Nueva presentación/informe. Consulte“Definir campos en bases de datos” en la página 49.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 63Tipos de presentaciónLas siguientes secciones describen cada una de las presentacionesque puede crear con el asistente Nueva presentación/informe.Formulario estándarUna presentación de Formulario estándar es una buena opción para laintroducción de datos y su visualización en pantalla. Contiene loscampos que ha seleccionado, cada uno en una línea diferente, y en elorden especificado, con las etiquetas de campo a la izquierda de loscampos. En el modo Visualizar, podrá ver un registro o formulario ala vez (a menos que haya cambiado a Ver como formulario).Presentación de informe en columnas simplesInforme en columnas con datos agrupadosEtiquetasde campo.Los campos que ha definido en elorden en que aparecen en el cuadrode diálogo Definir base de datos.Lista/informe en columnasUtilice una presentación Lista/informe en columnas cuando deseever o imprimir varios registros en filas (una lista de registros).Puede definir un gran número de variaciones de una Lista/informe encolumnas con el asistente Nueva presentación/informe. Puede crearuna presentación con filas y columnas simples de datos o un informecomplejo con datos agrupados por valores especificados consubtotales y totales generales.Una presentación Lista/informe en columnas contiene los camposseleccionados, en el orden especificado, de izquierda a derecha dela página, con los nombres de campo como cabeceras de columna.En el asistente Nueva presentación/informe, puede:1 Limitar el número de campos de la presentación al ancho de lapágina (definido por los márgenes de página, la orientación y laimpresora). Los campos se ajustan a varias líneas.1 Agrupar registros mediante su ordenación. Puede generarsubtotales o subsumarios de los datos en los grupos (por ejemplo,agrupar los datos de venta por región y, a continuación, agruparlos subtotales de ventas para cada región).1 Añadir cabeceras y pies de página con texto estático (como elnombre de la compañía), texto dinámico (como el número de páginao la fecha actual) o un gráfico (como el logotipo de la compañía).1 Guardar información en un guión para volver a ejecutar el informe(por ejemplo, pasar a la presentación del informe, ordenar los datosy pausarla para previsualizar el informe).Puede modificar cualquiera de estas opciones después de completarel asistente.

64 Guía del usuario de FileMaker ProVista TablaLa Vista Tabla no es un tipo de presentación, es una vista de los datos enuna retícula, parecida a una hoja de cálculo, en la que puede reorganizarrápidamente los campos en el modo Visualizar. Por ejemplo, puedevolver a ordenar las columnas (campos) o cambiar su tamañorápidamente con sólo hacer clic con el ratón (si están configuradasesas opciones). La vista Tabla es una de las tres vistas disponiblespara todas las presentaciones de FileMaker Pro. Para obtener másinformación, consulte “Visualizar registros” en la página 20.Al igual que en una presentación Lista/informe en columnas, la vistaTabla contiene los campos seleccionados, en el orden especificado,de izquierda a derecha, con los nombres de campo como cabecerasde columna.Nota La vista Tabla es parecida a una presentación Lista/informe encolumnas, pero con algunas diferencias. La vista Tabla ofrece unadisposición más flexible de los datos, ya que puede activarse odesactivarse en el modo Visualizar. Resulta bastante útil si deseapermitir a los usuarios realizar cambios sencillos en la aparienciade los datos en el modo Visualizar o si desea ofrecer una aparienciafamiliar de los datos, parecida a la de una hoja de cálculo.EtiquetasUtilice una presentación de Etiquetas para organizar los camposseleccionados e imprimirlos con uno de los tamaños de etiquetasestándar predefinidos (FileMaker Pro incluye las dimensiones de ungran número de tipos de etiquetas estándar). Si no está disponible eltipo de etiqueta que desea, puede especificar unas dimensiones deetiqueta personalizadas.En las presentaciones de Etiquetas verticales, se giran los caracteresasiáticos y de anchura completa para que las etiquetas puedanutilizarse verticalmente. Para obtener más información sobre laescritura vertical, consulte “Formatear campos y texto para escrituravertical” en la página 75.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 65SobreUtilice una presentación de Sobre para imprimir los camposseleccionados, con una disposición de sobre empresarial“Número 10” estándar.Al configurar los registros para imprimirlos en columnas, seimprimen juntos en un bloque todos los valores de campo (y lasetiquetas, si se especifican) de un registro (parecido a una etiqueta),a continuación, se imprimen todos los valores del registro siguientey así, sucesivamente. Sólo verá varias columnas en los modosPresentación y Vista previa y al imprimir (pero no en el modoVisualizar o Buscar).Puede organizar las columnas de izquierda a derecha o de arriba aabajo en la página.Presentación en blancoUtilice una Presentación en blanco como punto de partida paracrear una presentación desde cero, por ejemplo, una pantallade introducción de datos compleja. Añada los campos y demásobjetos que desee a la presentación en el modo Presentación.Para obtener más información sobre cómo crear presentacionese informes, consulte la Ayuda.Configurar una presentación para imprimirregistros en columnasPuede configurar una presentación para imprimir (o previsualizar)registros en columnas, por ejemplo, un directorio de nombres ydirecciones. Esto contrasta con la Lista/informe en columnas en laque se organizan los campos en columnas.1234Arriba-abajo5678Para configurar columnas en una presentación:1. Seleccione una impresora y las opciones de configuración deimpresión o de ajuste de página.FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y lainformación de configuración de impresión o ajuste de páginaal calcular los márgenes y otras medidas de la presentación.2. En el modo Presentación, cree una presentación o elija una enel menú emergente Present.Es más fácil comenzar por una presentación en blanco o unapresentación sin ningún objeto en el cuerpo.3. Elija el menú Presentación > Ajustar presentación.13572468Izquierda-derecha

66 Guía del usuario de FileMaker Pro4. En el cuadro de diálogo Ajustar presentación, haga clic en lapestaña Imprimir, seleccione Imprimir en columnas, seleccioneopciones para las columnas y, a continuación, haga clic en Aceptar.ParaEspecificar el número decolumnasOrganizar los registros deizquierda a derecha en lapágina (en una sola filacada vez)Organizar los registros dearriba a abajo en la página(en una sola columnacada vez)Haga lo siguienteEn Imprimir en columnas, escriba unnúmero entre 1 y 99.Seleccione Izq.-derecha.Utilice esta opción para los informes similares aetiquetas con el fin de utilizar el menor número defilas y conservar el conjunto de etiquetas.Seleccione Arriba-abajo.Utilice esta opción para los informes similares adirectorios, que se leen de arriba a abajo, columnapor columna.5. En la presentación, podrá ver unas líneas verticales que señalanlas columnas.6. Coloque u organice los campos y demás objetos de presentaciónpara incluirlos en la columna de ejemplo de la izquierda.Utilice campos de fusión, o campos u objetos con desplazamientoactivado para que quepan más datos en la anchura de la columna.Con cualquiera de estas dos funciones, los campos puedenextenderse al área gris de la segunda columna y el espacio enblanco de los campos se elimina al ver o imprimir los datos.Columna de ejemplo.Arrastre para cambiarmanualmente el tamaño delas anchuras de columna.Para cambiar la anchura de las columnas:La anchura inicial de cada columna se calcula en función del tamañodel papel, de la orientación y de todos los márgenes definidos.Para cambiar la anchura de las columnas, realice una de lassiguientes acciones:ParaAjustar de formainteractiva la anchurade las columnasMedir y ajustar conprecisión la anchurade las columnasHaga lo siguienteArrastre el límite de columna derecho (la línea verticaldiscontinua ubicada en el extremo derecho de lacolumna de ejemplo). Si ensancha la columna,aparece un área media gris que indica un “margende encuadernación” que no se imprimirá.Elija el menú Vista > Tamaño del objeto. Coloque elpuntero sobre el límite de columna derecho y mantengapresionado el botón del ratón (asegúrese de no arrastrarla anchura de columna). La anchura de columna abarcadel segundo al último campo en la paletaCuerpo.Si cambia el número de columnas, FileMaker Pro ajustará la anchurade las columnas para que quepan dentro de la anchura del tamaño depapel definido, sin incluir los márgenes fijos. Es posible que necesiteajustar de nuevo los campos para que quepan en la columna deejemplo.Para obtener más información sobre cómo configurar unapresentación para imprimir registros, consulte la Ayuda.Trabajar con objetos en presentacionesUn objeto es un elemento discreto, como un campo, un texto, unobjeto gráfico (como un óvalo o una imagen importada), un botóno un portal (para mostrar filas de registros relacionados), que puedeseleccionar, mover, eliminar, copiar, formatear, cambiar su tamañoy modificar. Coloque objetos en una presentación para mejorarsu diseño.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 67Utilice herramientas específicas del panel de herramientas o una delas barras de herramientas para cada tipo de objeto con el que trabaje(elija el menú Vista > Barras de herramientas).Barras de herramientasNota Si los identificadores de selección de un objeto son grises enlugar de negros, el objeto está bloqueado.Para seleccionarUn objetoEn el modo Presentación, realice lo siguienteCon el puntero de flecha, haga clic en el objeto. (Si elobjeto es transparente, haga clic en su borde.)HerramientaSelecciónNota Si no ve el panel de herramientas a la izquierda de la ventanadel documento, puede que esté oculta el área de estado. Asegúrese deque se encuentra en el modo Presentación (elija el menú Vista > ModoPresentación) y haga clic en el control de área de estado ubicadoen la esquina inferior izquierda de la ventana del documento.Seleccionar objetosPanel de herramientas del modo PresentaciónPara trabajar con un objeto en una presentación, selecciónelo en elmodo Presentación. Verá pequeños cuadros negros o identificadoresen las esquinas del objeto seleccionado.Los identificadores aparecenen las esquinas del objetoseleccionado.Varios objetosa la vezTodos los objetosde la presentaciónTodos los objetosdel mismo tipo(por ejemplo,todos los objetosde texto o todoslos rectángulos)Todos los camposUn portalArrastre el puntero de flecha para crear un cuadro deselección que rodee por completo a los objetos. Si, alarrastrar, pulsa Ctrl (Windows) o 2 (Mac OS), no esnecesario que el cuadro de selección rodee por completoa los objetos.O, pulse la tecla Mayús. mientras hace clic en cada uno delos objetos individualmente.Elija el menú Edición > Seleccionar todo.Elija el menú Vista > Barras de herramientas > Disposiciónpara mostrar la barra de herramientas Disposición.Seleccione un objeto y, a continuación, haga clic enel botón Seleccionar objetos por tipo en la barra deherramientas Disposición.O haga clic en la herramienta del tipo de objeto que deseaseleccionar y elija el menú Edición > Seleccionar todo (Estemétodo no se puede utilizar con botones, campos yportales).Haga clic en un campo con el puntero de flecha y pulse latecla Mayús. (Windows) u Opción (Mac OS) y elija elmenú Edición > Seleccionar todo (Windows) o Seleccionarlo mismo (Mac OS).O seleccione un campo y, a continuación, haga clic enSeleccionar objetos por tipo en la barra de herramientasDisposición.Haga clic con el puntero de flecha en el borde del portal oen cualquier otra área dentro del portal que no contenga uncampo o un objeto.Para seleccionar un objeto, haga clic en la herramienta deselección del panel de herramientas. El puntero se convertiráen una flecha. A continuación, realice una de las siguientes acciones:

68 Guía del usuario de FileMaker ProPara seleccionarEn el modo Presentación, realice lo siguienteEtiqueta de campoLínea de base del textoControles depestañas, panelesde pestañas yobjetos en panelesde pestañasAnular la selecciónde objetosseleccionadosConsulte la ayuda para obtener información sobre cómocrear y trabajar con controles de pestañas.Haga clic en una zona en blanco de la presentación oen cualquier herramienta del panel de herramientas.O pulse la tecla Mayús. y haga clic en los objetosseleccionados.Los camposmuestranlos nombresde campo.Para obtener más información sobre cómo trabajar con objetos enuna presentación, consulte la Ayuda.Trabajar con campos en presentacionesUna vez creada la presentación, puede insertar campos en ella,eliminar los campos que no desea mostrar y determinar el formatoen el que desea mostrar los datos.Los campos de una presentación son objetos, que se puedenseleccionar y mover y a los que puede cambiar su forma y tamaño.En el modo Presentación, cada campo muestra su nombre de campo,formateado con sus atributos de fuente, tamaño, estilo, alineación,interlineado y color. Todos los campos, excepto los camposcontenedor, muestran las líneas de base del texto para indicar laubicación en la que aparecen los datos en el modo Visualizar y paraayudarle a alinear los campos unos con otros.HerramientaCampoHerramienta de campo/controlTenga en cuenta lo siguiente:1 Un campo que no aparece en la presentación reside aún en la basede datos y pueden utilizarse sus datos en cálculos y sumarios.1 Para definir el formato, aspecto y comportamientopredeterminado de un campo, seleccione opciones sin camposseleccionados. FileMaker Pro aplica estos valores predeterminados atodos los campos añadidos más adelante. Consulte “Formatear datosde campos en presentaciones” en la página 72, “Permitir o evitarentradas en campos” en la página 75 y la ayuda. También puedeespecificar opciones individualmente para cada campo.Nota Las opciones que se definen en el recuadro de diálogoAjuste del campo/control no se pueden definir como valorespredeterminados.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 69Insertar y eliminar campos en presentacionesPuede insertar un campo en cualquier lugar de una presentación,tantas veces como desee. (Sólo puede insertar campos que hayadefinido anteriormente. Consulte “Definir campos en bases dedatos” en la página 49.)Puede obtener diferentes resultados si inserta el mismo campo endiferentes ubicaciones de la presentación. Por ejemplo:1 Añada el mismo campo de sumario a una parte de subsumariopara calcular los totales de cada grupo de registros ordenados, y a unaparte de sumario general para obtener totales de todos los registrosde una tabla.1 Añada un campo a una cabecera o un pie de página para repetir losdatos del primer o último registro en la página en forma de cabecerao pie de página. (Por ejemplo, añada el campo Apellidos a la cabecerade un directorio.)1 Añada directamente el mismo campo relacionado a unapresentación para ver el valor del campo del primer registrorelacionado, o dentro de un portal para ver los valores de variosregistros relacionados. (Un portal es un objeto de presentación quemuestra registros de tablas relacionadas.)Insertar un campo en una presentación:1. En el modo Presentación, elija la presentación con la que deseatrabajar en el menú emergente Present.2. Arrastre un campo de la herramienta Campo a la posición quedesee en la presentación. (o elija el menú Insertar > Campo).Mientras arrastra el campo en la presentación, verá un borde y líneasde base de texto que le ayudarán a alinear el campo con otros objetosde la presentación. Suelte el botón del ratón cuando el campo seencuentre en la ubicación deseada.HerramientaCampoEl borde y las líneas de basedel campo aparecen mientrasarrastra los campos en lapresentación.Como opción, si desea mostrar datos de campo en una listadesplegable, menú emergente, juego de casillas de verificación,juego de botones circulares o calendario desplegable, utilice laherramienta de campo/control (o seleccione el menú Insertar >campo/control). Consulte la sección siguiente “Ajuste de juegos decasillas de verificación y otros controles en una presentación” paraobtener más información.Herramienta decampo/controlNota Si inserta un campo relacionado en un portal, colóquelo en laprimera fila. Asegúrese de que cada campo del portal proviene de lamisma tabla relacionada desde la que el portal está configurado paramostrar registros.3. En el cuadro de diálogo Especificar campo, seleccione el campoque desea insertar.

70 Guía del usuario de FileMaker ProPara insertar uncampo de otra tabla,elija dicha tabla.Seleccione esta opciónpara utilizar el nombrede campo comoetiqueta de campo.Para elegir un campo de otra tabla, elija esa tabla en la lista detablas ubicada encima de la lista de campos. A continuación,seleccione un campo de la lista de campos o elija Definir basede datos en la lista de tablas para crear una relación o una tabla(consulte “Crear relaciones” en la página 87).4. Seleccione Crear etiqueta para incluir el nombre de campo enforma de texto en la presentación.5. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).Seleccioneel campoque deseaañadir.Aparecerá el nombre de campo en el campo de la presentación amenos que haya elegido mostrar los datos de ejemplo del registroactual (menú Vista > Mostrar > Datos de ejemplo). Los campos de lastablas relacionadas aparecen como ::Nombre del campo (precedidopor dos puntos dobles).Para reemplazar un campo por otro, haga doble clic en el campo enel modo Presentación, seleccione otro nombre de campo en el cuadrode diálogo Especificar campo y haga clic en Aceptar (Windows)u OK (Mac OS).Para eliminar un campo de una presentación, en el modoPresentación, haga clic en el campo para seleccionarlo y,a continuación, pulse Retroceso o Supr. o elija el menú Edición >Borrar. Al eliminar un campo de una presentación, no se eliminael campo o sus datos de la base de datos.Ajuste de juegos de casillas de verificación y otroscontroles en una presentaciónPuede formatear campos para mostrar como listas desplegables,menús emergentes, casillas de verificación, botones circulares ycalendarios desplegables. También puede formatear campos paraautocompletar sugiriendo posibles coincidencias como los datos detipos de usuario en el campo. Todas estas opciones suponen unaayuda para la introducción de datos.Para configurar un campo para mostrar un menú emergente, un juegode casillas de verificación u otro control:1. En modo Presentación, haga doble clic en el campo (o seleccioneel campo y elija el menú Formato > Campo/control > Configurar.1 Si el campo no está todavía en la presentación, haga clic en laherramienta Campo/control y arrastre el puntero en forma de cruzpara añadir un objeto de campo a la presentación. A continuación,en el recuadro de diálogo Ajuste del campo/control, especifique elcampo que desee en el área Mostrar datos de.1 Si el campo no se ha definido aún, seleccione Definir base de datospara definir un nuevo campo.Elija unestilo decontrolpara elcampoElija losdatosque desea mostrar

Capítulo 2 | Crear bases de datos 712. En el área Estilo de control del recuadro de diálogo Ajuste delcampo/control, para Mostrar como, seleccione:1 Cuadro de edición1 Lista desplegable1 Menú emergente1 Juego de casillas de verificación1 Juego de botones circulares1 Calendario desplegablePor ejemplo, utilice un juego de botones circulares para mostrar unalista de valores de valores de texto, numéricos, fecha o de horautilizados frecuentemente. Durante la introducción de datos, losusuarios pueden elegir entre los valores definidos en lugar de escribirlos valores.PaísLista de valores adjuntada al campo PaísCuando se seleccionan estilos de control diferentes, el recuadro dediálogo cambia para mostrar distintas opciones.3. Seleccionar opciones para el estilo de control.Elija un valor de la listade valores durante laintroducción de datosPor ejemplo, para Mostrar valores de, seleccione una lista de valoresexistente o elija Definir listas de valores.4. Para configurar campos que sugieran coincidencias posiblesconforme el usuario escribe datos en el campo, seleccione Rellenoautomático usando la lista de valores o Relleno automático usando losvalores introducidos anteriormente.Nota Relleno automático sólo funciona con campos de texto.5. Haga clic en Aceptar.Para más información sobre cómo definir listas de valores y utilizarrelleno automático, consulte la Ayuda.Decidir la ubicación en que insertar los camposrelacionadosPuede insertar campos relacionados directamente en presentacioneso en portales.1 Directamente en presentaciones: Inserte campos relacionadosdirectamente en una presentación para mostrar los datos delprimer registro relacionado, incluso aunque haya varios registrosrelacionados que coincidan con los criterios de la relación. (El primerregistro relacionado que se muestra depende del tipo de ordenaciónespecificado por la relación. Para obtener más información, consulte“Crear relaciones” en la página 87.)1 En portales: Inserte campos relacionados en un portal deuna presentación para mostrar los datos de todos los registrosrelacionados que coinciden con los criterios de la relación.Nota Antes de insertar campos relacionados en una presentación,debería conocer los conceptos presentados en el capítulo 3,“Trabajar con tablas y archivos relacionados”.

72 Guía del usuario de FileMaker ProCampos de fusiónUtilice campos de fusión para combinar datos de campo y textoen documentos, como cartas modelo, etiquetas, sobres o contratos.Puede crear campos de fusión en bloques de textos para podercombinar texto estático y datos de campo.Los campos de fusión se pueden contraer o expandir para ajustarlosa la cantidad de texto del campo de cada registro. Por ejemplo:1 Cuando el campo de fusión se encuentra entreEstimado y dos puntos (como en Estimado :),FileMaker Pro muestra Estimado Carlos: en el modo Visualizaro Vista previa si el campo Nombre contiene Carlos.1 Cuando un campo de fusión está solo en una línea (como el campovacío Línea de dirección 2 de una etiqueta de correo), FileMaker Proelimina la línea en blanco del bloque de texto.FileMaker Pro utiliza los campos de fusión para crear presentacionesde etiquetas y sobres.Formatear datos de campos en presentacionesUtilice los formatos de campo de FileMaker Pro para controlarla apariencia de los datos en una presentación. Los formatos queespecifique no cambiarán los datos a medida que se almacenan enla base de datos y puede especificar formatos diferentes cada vezque inserte un campo en una presentación (ya sea en la mismapresentación o en una diferente). Por ejemplo, si introduce –5123 enun campo numérico, puede aplicarle un formato en una ubicaciónpara que aparezca como –5.123,00 € y en otra ubicación, como .FileMaker Pro aplica formatos de campo en el siguiente orden deprioridad:1 Si no especifica formatos, FileMaker Pro muestra los números,las fechas y las horas según los formatos del sistema definidos enel panel de control Configuración regional (Windows) o el panelInternacional de la aplicación Preferencias del sistema (Mac OS)al crear el archivo.1 En FileMaker Pro, puede especificar los formatos devisualización para los campos de texto, numéricos, de fecha, hora,de fecha y hora o contenedor sin necesidad de seleccionar ningúnobjeto. FileMaker Pro aplicará más adelante estos formatospredeterminados a los campos que inserte en las presentaciones.En los campos numéricos, de fecha, de hora y de fecha y hora, estosformatos de visualización reemplazan los formatos del sistema.Especificar atributos del texto en camposEn el modo Presentación, puede especificar un conjunto de atributosde caracteres de texto para cada campo. Todos los caracteres de eseelemento del campo (incluidas todas las repeticiones de camposrepetidos) comparten los mismos valores de fuente, tamaño, estilo,color, interlineado, pestañas y párrafo.Nota También puede formatear caracteres en los campos de textoen el modo Visualizar (por ejemplo, poner en cursiva o subrayaruna palabra para resaltarla). A diferencia de los formatos de textoespecificados en el modo Presentación, estos formatos se almacenancon los datos y podrá verlos en cualquier presentación que muestreese campo.1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos y,a continuación, elija el menú Formato > Texto.O, para definir formatos de texto para los campos que va a insertarmás adelante, comience sin seleccionar ningún campo.2. En el cuadro de diálogo Formato de texto, seleccione los formatosque desea utilizar.Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 73Elija losatributosde texto.Especificar formatos en campos numéricosPuede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valoresen campos numéricos, campos de cálculo con resultados numéricosy campos de sumario.1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos quemuestren valores numéricos.2. Elija el menú Formato > Número.3. En el cuadro de diálogo Formato numérico, seleccione losformatos que desea utilizar.Seleccioneuno o variosestilos.Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.Especificar formatos en campos de fechaPuede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valoresen los campos de fecha y en los campos de cálculo con resultadosde fecha.Nota Para evitar confusiones al utilizar fechas en campos,FileMaker le recomienda que utilice un formato de campo defecha con años de cuatro dígitos.1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos defecha o campos de cálculo con resultados de fecha.2. Elija el menú Formato > Fecha.3. En el cuadro de diálogo Formato de fecha, seleccione los formatosque desea utilizar.Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.Elija lasopciones paralos númerosbooleanos ydecimales ypara lasmonedas.Configure lasopciones paramostrardiferentes tiposnuméricosjaponeses.Configurelasopcionespara losvaloresnegativos.Elija si deseamostrar losnúmeros de laforma introducida,con un formatopredeterminado ocon el formato queespecifique.Seleccione lasopciones paramostrar fechas enjaponés.Seleccionelas opcionespara loscaracteresde día,mes, año yseparador.Defina los símbolos paralos separadores de miles,decimales o Kanji.Especifique la fuente,el estilo, el tamaño,el interlineado, laalineación y el color.Especifique lafuente, el estilo, elcolor, el interlineadoy la alineación.4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).

74 Guía del usuario de FileMaker ProEspecificar formatos en campos de horaPuede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valoresde hora en los campos.1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos de horao campos de cálculo con resultados de hora.2. Elija el menú Formato > Hora.3. En el cuadro de diálogo Formato de hora, seleccione los formatosque desea utilizar.Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).Si desea formatear el componente de segundos para que muestrevalores fraccionarios, continúe con el paso siguiente.5. Elija el menú Formato > Número.6. En el cuadro de diálogo Formato numérico, seleccione losformatos que desea utilizar.Sólo dos opciones afectan a la visualización del componente desegundos: Número de decimales y Separador decimal. Las opcionesrestantes no tienen ningún efecto.7. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).Elija si desea mostrarlas horas de la formaintroducida, con unformato predeterminado ocon el formato queespecifique.Seleccione las opcionespara mostrar horas enjaponés.Especifique la fuente, elestilo, el color, elinterlineado y la alineación.8. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).Especificar formatos en campos de fecha y horaPuede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra los valoresde fecha y hora en los campos. Puede formatear por separado cadauno de los tres componentes de un campo de fecha y hora: la fecha,la hora (excepto la parte de los segundos) y los segundos (incluidoslos segundos fraccionarios).1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos defecha y hora o campos de cálculo con resultados de fecha y hora.2. Para formatear el componente de fecha, elija el menú Formato >Fecha.3. En el cuadro de diálogo Formato de fecha, seleccione los formatosque desea utilizar y haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).4. Para formatear el componente de hora (excepto la parte de lossegundos), elija el menú Formato > Hora.5. En el cuadro de diálogo Formato de hora, seleccione los formatosque desea utilizar y haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).6. Para formatear el componente de segundos y segundosfraccionarios, elija el menú Formato > Número.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 757. En el cuadro de diálogo Formato numérico, seleccione losformatos que desea utilizar y haga clic en Aceptar (Windows)u OK (Mac OS).Sólo dos opciones afectan a la visualización del componente desegundos: Número de decimales y Separador decimal. Las opcionesrestantes no tienen ningún efecto.Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.Especificar formatos en campos contenedorPuede controlar la forma en que FileMaker Pro muestra las imágenesy los iconos de archivo de los campos contenedor.Nota Las siguientes instrucciones también sirven para formatear losobjetos gráficos que inserte en una presentación.1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios camposcontenedor o gráficos insertados.2. Elija el menú Formato > Gráfico.3. En el cuadro de diálogo Formato gráfico, seleccione los formatos quedesea utilizar.Verá ejemplos de las opciones seleccionadas en el área Ejemplo.No se puede cambiar el tamaño de los iconos.Elija cómo ajustar elgráfico al marco.Elija cómo alinear elgráfico horizontalmente.4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).Elija cómo alinearel gráficoverticalmente.Formatear campos y texto para escritura verticalSi el sistema operativo está configurado para admitir la introducciónde texto en japonés, puede formatear objetos de campo y textopara mostrar un texto japonés en formato de escritura vertical.En la escritura vertical, los caracteres se muestran y leen de arriba aabajo, en columnas sucesivas mostradas verticalmente, de derechaa izquierda. Esta opción resulta útil al imprimir direcciones enlas etiquetas.Al seleccionar uno o varios campos y elegir a continuación elmenú Formato > Orientación > Lateral (sólo texto asiático), loscaracteres se giran 90 grados en sentido contrario a las agujas delreloj dentro del campo. El campo en sí no se gira. Para girar loscampos seleccionados, elija el menú Disposición > Rotar.Según cómo desee imprimir el texto, es posible que necesite cambiarla orientación de página de la presentación. Para ello, elija el menúArchivo > Configurar impresión (Windows) o Ajustar página (Mac OS)y cambie la orientación de la página a Horizontal o Vertical.Permitir o evitar entradas en camposPuede permitir o evitar entradas en un campo. Por ejemplo puederestringir la entrada en un campo que contenga un número de seriepara que no pueda ser modificado. Puede establecer opciones deentrada de datos diferentes en los modos Visualizar y Buscar parapermitir la búsqueda de números de serie, aunque no puedanintroducirse.Si permite la entrada en un campo, también puede controlar si seseleccionan todos los contenidos del campo al hacer clic en el campoo al acceder a él pulsando Tab en el modo Visualizar o Buscar. De locontrario, FileMaker Pro coloca el punto de inserción detrás delúltimo carácter del campo.1. En el modo Presentación, seleccione uno o varios campos.2. Seleccione menú Formato > Campo/control > Comportamiento.

76 Guía del usuario de FileMaker Pro3. En el cuadro de diálogo Comportamiento de campo, seleccione lasopciones que desea utilizar.ParaImpedir la entrada enun campo en el modoVisualizar o Buscar oen ambos modosSeleccionar todo elcontenido del campoal entrar en el campoEspecificar un modode introducción detexto para un campoque utiliza un métodode introducciónJaponés.Nota Esta opción sóloestá disponible si susistema operativo estáconfigurado paraadmitir la introducciónde texto en japonés.Controlar eldesplazamiento alcampo siguientemediante el tecladoHaga lo siguienteEn Permitir introducir campo, anule la selección de Enmodo Visualizar, En modo Buscar, o de ambas opciones.Seleccione Seleccionar todo el contenido del campo en laentrada (También debe estar seleccionada la opciónPermitir introducir campo).Seleccione Establecer método de introducción, y, acontinuación, seleccione un modo de introducciónde la lista.Seleccione Tecla Tabulador, Tecla Retorno, Tecla Intro,o cualquier combinación de estas opciones.Trabajar con partes en presentacionesLas presentaciones de FileMaker Pro se dividen en partes, es decir,en secciones de la presentación que determinan la apariencia y elcomportamiento de los datos en un campo. Mediante el uso de estaspartes, puede controlar cómo imprime los datos FileMaker Pro,por ejemplo:1 una vez por cada registro1 sólo en la parte superior de cada página1 sólo antes o después de los grupos de registros ordenados(por ejemplo, para incluir un subtotal de cada grupo de registros)Cada presentación debe tener al menos una parte. Las partes de unapresentación pueden contener campos, portales, botones, texto yotros objetos. En el modo Presentación, las líneas horizontalesintermitentes señalan la división entre las partes de la presentacióny aparece una etiqueta de parte en el extremo izquierdo de la líneadivisoria inferior.El asistente Nueva presentación/informe crea automáticamente laspartes de presentación adecuadas en función de las opciones queseleccione. Después de completar el asistente, puede añadir, cambiaro eliminar partes de una presentación como crea conveniente.(Consulte “Crear presentaciones e informes” en la página 61).4. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).Para obtener más información sobre cómo trabajar con campos enuna presentación, consulte la Ayuda.

Capítulo 2 | Crear bases de datos 77Partes depresentaciónDescripciónCabeceraCuerpoCuerpoCada objeto que incluye en el cuerpo, incluidos los campos,los objetos de texto y los gráficos, aparecen una vez en cadauno de los registros del conjunto encontrado. Sólo puedeincluir un cuerpo en una presentación.SubsumarioSumariogeneralcontinuoTipos de partes de presentaciónLa siguiente tabla describe los tipos de partes de la presentación.Partes depresentaciónCabecerainicialCabeceraPie de páginaEl subsumario ubicado debajo delcuerpo resume los datos de cada grupode registros ordenados en el campo deinterrupción (Nombre de agente).Sumario general continuoDescripciónInforme de ventasNombre de agente ID de producto Cant. ImporteDavid Michaels ET3 1 29,95€David Michaels ET4 1 32,25€David Michaels ET1 2 73,90€David Michaels ET5 3 98,85€Total 234,95€Sophie Tang ET6 2 64,50€Sophie Tang ET7 5 12,50€Sophie Tang ET2 2 25,00€Total 102,00€Total general 336,95€Pie de páginaInforme confidencial de EveryWhere Travel Junio de 2004Aparece únicamente una vez en la parte superior de la primerapantalla o página y reemplaza a la cabecera normal (si hay unaespecificada). En los informes, puede utilizarse para imprimiruna página de título independiente. Sólo puede incluir unacabecera inicial en una presentación.Aparece en la parte superior de cada pantalla o página(a menos que añada una cabecera inicial que sustituya a lacabecera normal en la primera página). Utilícela para losencabezados de título o columna (en informes en columnas).Sólo puede incluir una cabecera en una presentación.Pie de página Aparece en la parte inferior de cada pantalla o página (amenos que añada un pie de página inicial). Sólo puede incluirun pie de página en una presentación.Pie de páginainicialAparece únicamente una vez en la parte inferior de la primerapantalla o página y reemplaza al pie de página normal (si hayuno especificado). Sólo puede incluir un pie de página inicialen una presentación.Para incluir datos de sumario en una presentación (por ejemplo,subtotales, totales generales, promedios, recuentos, etc.), introduzcacampos de sumario en partes de sumario de la presentación (consulte“Definir campos de sumario” en la página 54). Las partes de sumarioincluyen partes de sumario general y de subsumario.1 Una parte de sumario general contiene normalmente uno o varioscampos de sumario que muestran información de sumario (comototales) sobre los registros visualizados.1 Una parte de subsumario contiene normalmente uno o varioscampos de sumario que muestran información de “subsumario”(como subtotales) para un subconjunto de registros. Los registrosse agrupan (ordenan) por los valores de otro campo, el campode interrupción. Cada vez que cambia el valor del campo deinterrupción, el informe se “interrumpe” y FileMaker Pro insertala parte de subsumario.Para obtener más información sobre cómo trabajar con las partesde una presentación, consulte la Ayuda.

78 Guía del usuario de FileMaker Pro

Capítulo 3Trabajar con tablas y archivos relacionadosEste capítulo incluye nociones básicas sobre cómo:1 planificar bases de datos relacionales1 crear y editar relaciones1 crear y editar actualizacionesFileMaker Pro utiliza las tablas relacionadas como elementoprincipal de las bases de datos relacionales y de las actualizaciones.Las bases de datos relacionales le permiten trabajar dinámicamentecon datos de otras tablas, para que pueda cambiar los datos en unaubicación y estos cambios se vean reflejados en todas las ubicacionesen las que aparezcan los datos relacionados. Las actualizaciones lepermiten copiar y pegar datos de una tabla a otra. Una vez insertadoslos datos actualizados, éstos no cambian a menos que los edite o leindique a FileMaker Pro que los actualice de nuevo.Utilice las bases de datos relacionales para:1 Ver y trabajar con la versión más actualizada de los datosde otra tabla (o la tabla actual). Por ejemplo, muestre datos encampos relacionados cuando necesite datos actuales de una tablarelacionada, como el precio actual de un artículo. A medida quecambian los datos en los registros relacionados, verá esos cambiosen la tabla actual.1 Configure y administre los datos de forma eficaz y conflexibilidad. En lugar de crear varias tablas o archivos de basede datos con valores duplicados, almacene apariciones únicasde valores y utilice las relaciones para facilitar esos valores.A continuación, puede realizar cambios en los datos en una únicaubicación, por lo que se elimina la duplicación de datos y se favorecela exactitud de los mismos.1 Ahorrará espacio en disco, ya que los datos se almacenan en unaúnica ubicación.Utilice actualizaciones para:1 Copiar datos de una tabla relacionada y conservar su estado,incluso aunque cambien los datos relacionados. Por ejemplo, utiliceuna actualización para copiar el precio de un artículo en el momentode la adquisición en la tabla Facturas. Aunque cambie el precioen la tabla relacionada, el precio de la tabla Facturas permaneceráinvariable.Nota Consulte la Ayuda para obtener información completa ypormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso deFileMaker Pro.Las relacionesUna relación es un método eficaz de organizar los datos. Medianteuna relación, puede unir datos de una o varias tablas en funciónde valores de campo comunes, valores de campo diferentes o unacomparación de valores en dos o más campos.Una vez creada una relación, puede hacer lo siguiente para mostrarlos datos de la tabla relacionada:1 Diseñe una base de datos relacional, es decir, varias tablas que,al utilizarse juntas, contienen todos los datos necesarios para sutrabajo. Cada aparición de los datos se almacena en una única tablaa la vez, pero puede ver los datos y acceder a ellos desde cualquiertabla relacionada. Puede cambiar cualquier aparición de los datosrelacionados y estos cambios aparecerán reflejados en todaslas ubicaciones en las que se utilicen esos datos relacionados.

80 Guía del usuario de FileMaker Pro1 Defina una actualización para copiar datos de una tablarelacionada a un campo de la tabla de destino. Los datos copiadosse almacenan en dos ubicaciones, como si los hubiera copiado ypegado en un campo de destino. Los datos actualizados son losdatos actuales en el momento de copiarlos, pero una vez copiadospermanecen estáticos hasta que vuelva a realizar una actualizacióno active de nuevo la actualización.Tabla actualTabla relacionadaTabla ViajesID de viajeNombre delT10NY-RomaID deitinerario Origen DestinoR200 Nueva York ParísR42 París RomaTabla FacturasNº de factura A-200-61Fecha 16-Oct-2005ID de cliente C100Nombre WilliamsID deviaje Nombredel viaje Costo €T10 NY-Roma 550,00T20 Roma-Estam. 700,00ID de cliente R20Itinerario NY-ParísID de cliente R20Itinerario NY-ParísTabla ClientesID de cliente C100Total1.250,00En las bases de datos relacionales, los datos de la tabla relacionadasimplemente se muestran en la tabla actual, pero no se copian.Tabla actualTabla relacionadaNombre de WilliamsTeléfono 408-555-3456ID deviaje Nombre del viajeT10 NY-RomaT20 Roma-Estam.Registros de la tablaElementos de líneamostrados en el portalID de cliente R20Itinerario NY-ParísID de cliente R20Itinerario NY-ParísLas actualizaciones copian los datos de la tabla relacionada en la tabla actual.Por ejemplo, una base de datos de una agencia de viajes puede incluirestas tablas: una tabla Viajes, que almacena los productos (viajes) ysus precios actuales; una tabla Clientes, que almacena la informaciónsobre los clientes; una tabla Facturas, que mantiene un registro decada factura, y una tabla Elementos de línea, que almacena los datosde venta de cada línea de la factura, incluidos el viaje que se estávendiendo y el precio de venta. Como las facturas son una mezclade datos dinámicos y estáticos, puede utilizar bases de datosrelacionales y actualizaciones para mostrar los datos. Los registrosde la tabla Elementos de línea se muestran dinámicamente en unportal de la presentación Facturas, pero los precios de venta actualesde cada elemento de línea se introducen mediante una actualización,para que los totales de las facturas sean precisos históricamente,incluso aunque los precios cambien en un futuro.Puede crear una base de datos relacional definiendo una relaciónentre dos campos denominados campos de coincidencia. Estoscampos pueden residir en diferentes tablas o en la misma tabla(autounión). Puede acceder a los datos relacionados cuando el valorde los campos de coincidencia de una parte de la relación se comparecon éxito con el valor de los campos de coincidencia de la otra partede la relación, en función de los criterios que haya establecido enla relación.Una vez creada la relación, puede utilizar los campos de la tablarelacionada del mismo modo que los campos de la tabla actual:para mostrar datos en una presentación, como parte de unafórmula de cálculo, en un guión, como campos de coincidenciapara otra relación, etc. Puede trabajar con los datos de los camposrelacionados en todos los modos (si dispone de privilegios de acceso)al trabajar con los registros de la tabla actual.Al mostrar datos relacionados en un portal, se muestran los valoresde todos los registros relacionados. Si el campo relacionado no estáen un portal, se muestra el valor del primer registro relacionado.

Capítulo 3 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 81Para obtener más información sobre las relaciones, consulte laAyuda.Terminología de bases de datos relacionalesAntes de empezar a trabajar con bases de datos relacionalesy actualizaciones, debería conocer los siguientes términos.Estos términos se explican en las secciones siguientes.TérminoArchivo deorigenCampo decoincidenciaCampo dedestino de laactualización(sólo para lasactualizaciones)Campo deorigen de laactualización(sólo para lasactualizaciones)CamporelacionadoDescripciónEl archivo desde el que se añade una tabla al gráfico derelaciones.Un campo de la tabla actual y un campo de la tablarelacionada que contienen valores utilizados para accedera los registros coincidentes. (Los campos de coincidenciareciben a veces el nombre de campos clave.) Seleccione unoo varios campos de coincidencia en cada tabla para cada unade las relaciones.En las bases de datos relacionales, los valores de los camposde coincidencia deben coincidir de algún modo para quepueda establecerse una relación entre los archivos. Consulte“Campos de coincidencia en relaciones” en la página 82.En las actualizaciones, los valores de los campos decoincidencia no tienen que ser iguales para coincidir.El campo de la tabla en el que desea copiar los datos duranteuna actualización.El campo de la tabla relacionada que contiene los datos quedesea copiar durante una actualización.Un campo de una tabla relacionado con un campo de otratabla (o con un campo diferente de la misma tabla). Si se creauna relación entre dos tablas (incluso a través de otra tabla),es posible acceder a los datos de los campos de una tabladesde la otra tabla.TérminoGráfico derelacionesOperadoresrelacionalesPortalRegistrosrelacionadosRelaciónTabla actualTabla de origenDescripciónEn la pestaña Relaciones del cuadro de diálogo Definir basede datos, puede ver las apariciones de tablas del archivoactual y de los archivos de base de datos relacionadosexternos. En el gráfico de relaciones, puede unir tablas ycambiar las relaciones entre los campos de diferentes tablas.Al crear una nueva tabla, aparece una representación visual,o aparición, de la tabla en el gráfico de relaciones. Puedeespecificar varias apariciones (con nombres únicos) de lamisma tabla para trabajar con relaciones complejas en elgráfico.En el gráfico de relaciones, los símbolos que definen loscriterios de coincidencia entre uno o varios pares de camposde dos tablas. Entre ellos, se incluyen: igual (=), no igual (≠),mayor que (>), mayor o igual que (≥), menor que (

82 Guía del usuario de FileMaker ProTérminoTabla externaDescripciónEl gráfico de relacionesUna tabla que se encuentra fuera del archivo actual, en otroarchivo.Tabla relacionada En las bases de datos relacionales, la tabla que contiene losdatos a los que desea acceder y con los que desea trabajar enla tabla actual.En las actualizaciones, la tabla que contiene los datos que sedesean copiar.Una tabla puede estar relacionada consigo misma. A esto sele denomina autounión.Puede utilizar las tablas del gráfico de relaciones para organizarla vista de los datos. Cada aparición de una tabla en el gráfico derelaciones representa una vista diferente de los datos. Al unir dostablas, está utilizando las dos vistas existentes para crear una terceravista. A medida que añada tablas a las relaciones, cada tabla sucesivarepresenta un conjunto adicional de criterios que deben cumplirseantes de poder acceder a los datos relacionados de esa relación.Puede crear una relación entre dos tablas cualquiera del gráficode relaciones, pero la relación no debe crear un círculo o un buclecerrado entre las tablas. Es decir, cada serie de relaciones debetener una tabla de inicio y otra de fin, y ambas deben ser diferentes.Como cada relación representa un conjunto adicional de criterios,deber tener en cuenta el contexto en el gráfico de relaciones.El contexto es el punto del gráfico desde el que se evalúa la relación.Como el gráfico no es nunca circular, cada punto del gráfico ofreceuna perspectiva diferente de los datos.Debido a que FileMaker no permite la creación de círculos en elgráfico de relaciones, cualquier intento de crear uno provoca queFileMaker Pro genere una nueva aparición de tabla con un nombreúnico. Esta nueva aparición funciona como cualquier otra del gráficoy permite seguir utilizando la nueva relación.Para obtener más información sobre el gráfico de relaciones,consulte la Ayuda.Campos de coincidencia en relacionesAl crear una relación entre tablas, debe seleccionar uno o varioscampos de cada tabla como campos de coincidencia. Los campos decoincidencia tienen normalmente valores comunes. En una relacióntípica, un registro de una tabla estará relacionado con los registros deotra tabla que comparten un valor de campo de coincidencia común.Por ejemplo, la tabla Clientes y la tabla Facturas pueden utilizar elcampo ID de cliente para identificar de forma exclusiva a cadacliente y cada compra. Si las dos tablas se relacionan utilizando IDde cliente como campo de coincidencia, un registro de la tablaClientes puede mostrar un portal en el que aparezca cada factura conun ID de cliente coincidente y, en la tabla Facturas, cada factura conel mismo ID de cliente puede mostrar datos de clientes consistentes.Los campos de coincidencia utilizados en una relación pueden tenernombres distintos. Los campos de coincidencia pueden ser decualquier tipo, excepto campos contenedor o de sumario.Para obtener más información sobre los campos de coincidencia,consulte la Ayuda.Tipos de relacionesAl unir dos tablas mediante una relación, puede establecercriterios para que FileMaker Pro muestre o acceda a losregistros relacionados.Los criterios pueden ser simples, como hacer coincidir uncampo de la Tabla A con uno de la Tabla B, o más complejos.Una definición de relación más compleja devolverá normalmenteun conjunto más delimitado de registros relacionados. Entre losejemplos de relaciones complejas, se incluyen el uso de varioscampos de coincidencia en una o ambas partes de la relación y lacomparación de campos de coincidencia mediante operadoresrelacionales no iguales o campos de coincidencia calculados.

Capítulo 3 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 83Relaciones de un solo criterioEn una relación de un solo criterio, los datos de un campo secomparan con los datos de otro campo.Por ejemplo, un registro de una tabla está relacionado con registrosde otra tabla cuando los valores del campo ID de cliente de la tablaClientes y los valores del campo ID de cliente de la tabla Númerosde teléfono son iguales.Campo decoincidenciaCampo decoincidenciaUtilice una relación de un solo criterio cuando desee relacionar dostablas en función de un único valor común, como un número de serieo un número de identificación. Por ejemplo, una base de datos declientes incluye estas dos tablas: Clientes, que almacena nombresy direcciones, y Números de teléfono, que almacena números deteléfono y tipos de números de teléfono como, por ejemplo, deltrabajo, del domicilio, fax, etc. Los datos se dividen en dos tablasporque un único cliente puede tener varios números de teléfono.Las tablas tienen los siguientes campos:Tabla Nombre del campo ComentarioNúmeros deteléfonoEstadoPaisNúmero de teléfonoTipo de teléfonoID de clienteCampo de textoCampo de textoCampo de textoCampo de textoCampo numérico. Campo decoincidencia para la tablaNúmeros de teléfono.El campo ID de cliente es el campo de coincidencia de la relaciónentre las dos tablas. En la tabla Clientes, el campo ID de cliente estáconfigurado para introducir automáticamente un número de serie,concediendo a cada registro de la tabla Clientes un número deidentificación único. En la tabla Números de teléfono, el ID decliente es sólo un campo numérico simple.Como la relación está definida para permitir la creación deregistros relacionados en la tabla Números de teléfono, se insertaráautomáticamente el número ID de cliente de un registro de Clientesen el campo ID de cliente de la tabla Números de teléfono en cadanuevo registro relacionado. Esto permite relacionar muchos registrosde la tabla Números de teléfono con un único registro de la tablaClientes.Tabla Nombre del campo ComentarioClientes ID de cliente Campo numérico, númerode serie de introducciónautomática. Campo decoincidencia para la tablaClientes.NombreApellidosDirección1PoblaciónCampo de textoCampo de textoCampo de textoCampo de texto

84 Guía del usuario de FileMaker ProUtilice una relación de varios criterios cuando desee relacionar dostablas en función de varios valores comunes, como un ID de clienteo una fecha.Campos decoincidenciaCampos decoincidenciaIntroduzca un número deteléfono en la fila del portal vacía.PortalLos usuarios podrán introducir un número de teléfono en una filadel portal vacía, mientras FileMaker Pro crea automáticamente unregistro relacionado para ese número de teléfono.Relaciones de varios criteriosEn una relación de varios criterios, aumenta el número de campos decoincidencia y, por lo tanto, aumentan los criterios que FileMakerPro evalúa antes de unir con éxito los registros relacionados. En unarelación de varios criterios, FileMaker Pro compara los valores decada campo de coincidencia en ambas partes de la relación en elorden en el que aparecen los campos. A este proceso se le denominacomparación AND. Para realizar la comparación con éxito, cadacampo de coincidencia debe buscar un valor correspondiente en laotra tabla.En esta relación, los campos ID de cliente y Fecha de alquiler soncampos de coincidencia con la tabla Elementos de línea de alquiler.Un registro de la tabla Clientes con el valor de ID de cliente, 1000,y el valor de Fecha de alquiler, 10/10/2004, sólo coincidirá conaquellos registros de la tabla Elementos de línea de alquiler enlos que los campos ID de cliente y Fecha de alquiler tenganrespectivamente los valores, 1000 y 10/10/2004. Si los campos IDde cliente de ambas tablas tienen valores coincidentes, pero no lostienen los campos Fecha de alquiler de las dos tablas, la relaciónno devolverá ningún registro relacionado.Por ejemplo, una base de datos de alquiler de equipamiento deviajes tiene tres tablas: Equipo, una tabla estática que almacena elinventario de alquiler de equipos; Cliente, que almacena los nombresy las direcciones de los clientes y Elementos de línea de alquiler, quealmacena un registro de cada alquiler de equipo, incluidos el ID deequipo, el ID de cliente y la fecha de alquiler. La finalidad de estabase de datos es supervisar el alquiler de los equipos y mostrar todoslos alquileres de un determinado cliente en una fecha seleccionada.

Capítulo 3 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 85Aunque la base de datos está compuesta por tres tablas, la relaciónde varios criterios se establece entre las tablas Clientes y Elementosde línea de alquiler. Estas tablas tienen los siguientes campos:Tabla Nombre del campo ComentarioClientes ID de cliente Campo numérico, númerode serie de introducciónautomática. Uno de los camposde coincidencia con la tablaElementos de línea de alquiler.Elementos de líneade alquilerFecha de alquilerID de clienteFecha de alquilerID de equipoCampo de fecha. El otro campode coincidencia con la tablaElementos de línea de alquiler.Campo numérico. Uno de loscampos de coincidencia con latabla Clientes.Campo de fecha. El otro campode coincidencia con la tablaClientes.Campo numéricoComo la relación está definida para permitir la creación de registrosrelacionados en la tabla Elementos de línea de alquiler, los usuariospodrán introducir información sobre el alquiler en una fila vacía delportal y FileMaker Pro creará un registro relacionado para ese alquiler.Relaciones mediante operadores de comparaciónEn una relación de comparación, puede utilizar uno o varios de lossiguientes operadores para comparar los valores de los campos decoincidencia en las dos tablas relacionadas. La relación devuelveregistros relacionados cuando la comparación se evalúa con éxito,en función de los criterios que haya establecido.OperadoresrelacionalesCompara estos registros= Los valores de los campos de coincidencia soniguales≠Los valores de los campos de coincidencia sondiferentes< Los valores del campo de coincidencia izquierdo sonmenores que los valores del campo de coincidenciaderecho≤Los valores del campo de coincidencia izquierdo sonmenores o iguales que los valores del campo decoincidencia derecho> Los valores del campo de coincidencia izquierdo sonmayores que los valores del campo de coincidenciaderecho≥xLos valores del campo de coincidencia izquierdo sonmayores o iguales que los valores del campo decoincidencia derechoTodos los registros de la tabla izquierda se comparancon todos los registros de la tabla derecha,independientemente de los valores de los camposde coincidenciaSeleccione esta opción para permitir lacreación de registros relacionados en latabla Elementos de línea de alquiler.Campo decoincidenciaCampo decoincidenciaOperador relacional Mayor que

86 Guía del usuario de FileMaker ProEn este ejemplo, los campos Fecha de viaje de la tabla Viajes y latabla Clientes son campos de coincidencia. Si un registro de la tablaViajes tiene el valor de Fecha de viaje, 11/12/2004, todos losregistros de la tabla Clientes con el valor de Fecha de viaje, 10/12/2004 o anteriores se relacionan con ese registro. En la tabla Clientes,si un registro tiene el valor de Fecha de viaje, 11/12/2004, todos losregistros de la tabla Viajes con el valor de Fecha de viaje, 12/12/2004o posterior se relacionan con ese registro.Relaciones que devuelven un rango de registrosUna relación que devuelve un rango de registros es parecida a unarelación de varios criterios, excepto en que se utilizan operadores decomparación para buscar registros que sean mayores que uno de loscriterios y menores que los otros criterios. Este tipo de relación seutiliza habitualmente para devolver registros incluidos en un rangode fechas o números de serie.Por ejemplo, desde la Tabla E, desea ver todos los registros de laTabla F que tienen valores del Campo de fecha F mayores que losvalores de Fecha inicial E y menores que Fecha final E.Campos decoincidenciaCampo decoincidenciaEsta relación devuelve aquellos registros de la Tabla F que tienen unvalor de Campo de fecha F posterior a la Fecha inicial E y anterior ala Fecha final E.Por ejemplo:Si los camposOtro ejemplo:Contienen losvaloresFecha inicial E 01/11/2005 14/11/200527/11/2005Fecha final E 01/12/2005Esta relación utiliza los operadoresrelacionales Mayor que o Menor que.Se devuelven estos registrosrelacionados de la Tabla FIndica que se están utilizandovarios operadores relacionalesdiferentes en esta relación.Si los camposContienen losvaloresFecha inicial E 01/12/2005 02/12/200515/12/200517/12/200526/12/2005Fecha final E 01/01/2006Se devuelven estos registrosrelacionados de la Tabla F

Capítulo 3 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 87Relaciones de autouniónUna autounión es una relación en la que los dos campos decoincidencia se definen en la misma tabla. Defina una autouniónpara crear relaciones entre registros de la misma tabla. Utilice unaautounión en un portal de una presentación de la tabla actual paramostrar un subconjunto de datos que residen en la tabla actual, como,por ejemplo, todos los empleados de cada gerente.Al definir una relación de autounión en el gráfico de relaciones,FileMaker Pro genera una segunda aparición de la tabla en la que sebasa la autounión. FileMaker Pro realiza esta acción para evitar queel gráfico de relaciones forme un círculo, lo que imposibilitaría laevaluación de la relación.Campo decoincidenciaRelación de autouniónCampo decoincidenciaEsta relación devuelve registros relacionados de la Tabla G cuandoel valor del Campo de texto G1 es igual al valor del Campo detexto G2.Para obtener más información sobre los tipos de relaciones, consultela Ayuda.Planificar bases de datos relacionalesPara obtener información sobre cómo planificar una base de datosrelacional, consulte “Planificar una base de datos” en la página 45.Trabajar con el gráfico de relacionesUtilice el gráfico de relaciones, para crear, cambiar y ver lasrelaciones del archivo de base de datos. El gráfico de relaciones lepermite duplicar tablas y relaciones, redimensionar y alinear tablas yañadir notas de texto. Puede resaltar tablas que estén conectadas conla tabla seleccionada a través de una relación 1-fuera y puede resaltartablas que tengan la misma tabla de origen que la tabla seleccionadaactualmente. Para obtener más información, consulte la Ayuda.El gráfico de relaciones muestra de forma predeterminada todaslas tablas del archivo de base de datos actual. Puede añadir tablasde otros archivos, añadir más de una aparición de la misma tabla algráfico o eliminar tablas del gráfico con los botones ubicados en laparte inferior del gráfico.Crear relacionesPara crear una relación:1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Basede datos.2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en lapestaña Relaciones.3. En el gráfico de relaciones, busque las dos tablas que utilizarápara esta relación.Pueden aparecer en cualquier parte del gráfico pero deben estarpresentes para poder crear la relación. Para las relaciones deautounión, busque una única tabla. FileMaker Pro creará lasegunda aparición de la tabla automáticamente.

88 Guía del usuario de FileMaker Pro4. Haga clic en un campo en una de las tablas y arrástrelo al campode coincidencia correspondiente en la otra tabla.También puede hacer clic en para abrir el cuadro de diálogoEditar relación y crear una relación.5. Repita el paso 4 para cada campo de coincidencia que deseeutilizar en esta relación.Mueva el puntero al iconode flecha para mostrar losnombres de la tabla y elarchivo de origenEliminar objetosseleccionadosAñadir una tablaCrear una relaciónPara obtener más información sobre los campos de coincidencia,consulte “Campos de coincidencia en relaciones” en la página 82.6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el gráficode relaciones.Haga clic una vez paracontraer todos los camposexcepto los de coincidencia.Haga clic de nuevo paracontraer todos los elementosexcepto el nombre de tabla.Haga clic de nuevo pararestablecer el tamañooriginal de la tabla.Haga clic para mostrar oreducir una nota de textoCambiar el color de objetosseleccionadosAñadir una nota de textoal gráficoAumenta o reduce la vistadel gráficoMuestra el cuadro dediálogo Configurarimpresión (Windows) oAjustar página (Mac OS).Duplicar objetosseleccionadosEditar un objetoseleccionadoCambiar la alineación deobjetos seleccionadosMostrar saltos de páginaMostrar tablas 1-fuera o tablas conel mismo origen

Capítulo 3 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 89Cambiar relacionesUna vez creada una relación, puede añadir o cambiar los campos decoincidencia, cambiar los operadores relacionales y configurar lasopciones para la creación, eliminación y ordenación de registrosrelacionados.Para modificar una relación:1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Basede datos.2. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en lapestaña Relaciones.3. En el gráfico de relaciones, busque la relación que desea editary haga doble clic en la línea indicadora ubicada entre las tablasrelacionadas para abrir el cuadro de diálogo Editar relación.O puede seleccionar la relación en el gráfico y hacer clic enabrir el cuadro de diálogo especificar tabla.para4. Edite las tablas y los campos de coincidencia de la relación.ParaCambiar un campo decoincidenciaAñadir un campo decoincidenciaCambiar el operadorrelacionalDuplicar un par decriterios de relaciónEliminar un par decriterios de relaciónHaga lo siguiente5. Seleccionar opciones para la relación.Seleccione el nuevo campo de coincidencia y hagaclic en Cambiar.Seleccione el nuevo campo de coincidencia y hagaclic en Añadir.Seleccione un nuevo operador relacional de la listay haga clic en Cambiar.Consulte “Relaciones mediante operadores decomparación” en la página 85.Seleccione el par de criterios en la lista ubicada en laparte inferior del cuadro de diálogo y haga clic enDuplicar.Seleccione el par de criterios en la lista ubicada en laparte inferior del cuadro de diálogo y haga clic enEliminar.Seleccioneel operadorrelacional.ParaAñadir un registro relacionado(a la tabla relacionada) cadavez que introduzca datos enun campo relacionado de unregistro de la tabla actual.(Consulte “Añadir y duplicarregistros” en la página 23.)SeleccionePermitir la creación de registros en esta tabla através de esta relación.Cuando esta opción está seleccionada, alintroducir datos en un campo relacionadoque no tiene ningún registro relacionadocorrespondiente, se crea un registrorelacionado basado en el campo decoincidencia de la tabla actual.Seleccione las opciones que deseepara las tablas de la relación.

90 Guía del usuario de FileMaker ProParaEliminar registros coincidentes(en la tabla relacionada) cadavez que elimine un registrocoincidente en la tabla actual.(Consulte “Eliminarregistros” en la página 24.)Ordenar registros relacionados.6. Haga clic en Aceptar.SeleccionePara obtener más información sobre cómo crear y editar relaciones,consulte la Ayuda.Resumir datos en portalesEliminar los registros relacionados de esta tablacuando se elimine algún registro en la otra tabla.Esta opción elimina los registrosrelacionados, incluso aunque estévisualizando una presentación queno muestra los registros relacionados.Ordenar registros. A continuación, en la listaizquierda del cuadro del diálogo Ordenarregistros, haga doble clic en los camposque desea ordenar. Para cambiar el ordende ordenación de los campos, arrastre loscampos a la lista derecha en el orden quedesee. Seleccione otras opciones y,a continuación, haga clic en Aceptar.La selección de esta opción no afecta altipo de ordenación del archivo relacionado.Puede resumir datos ubicados en un campo relacionado que aparezcaen un portal. El portal puede contener registros de una tablarelacionada o de la misma tabla (autounión).Para resumir datos en portales:1. Cree un campo de cálculo en la tabla en la que desea que semuestre el total.2. Defina una fórmula, para el campo de cálculo, que incluyauna función de agregación para el tipo de cálculo de sumarioque desea realizar.Por ejemplo, si se encuentra en la tabla Facturas y desea definir uncálculo para obtener el total de los valores relacionados del campoPrecio de la tabla Elementos de línea, utilice la fórmula.Sum(Elementos de línea::Precio)3. Inserte el campo de cálculo en una presentación de la tabla en laque está definida.Consulte “Insertar y eliminar campos en presentaciones” en lapágina 69.Para obtener más información sobre cómo resumir datos en portales,consulte la Ayuda.ActualizacionesUna actualización copia los datos de otra tabla a un campo de la tablaactual. Una vez copiados los datos, éstos forman parte de la tablaactual (y permanecen a su vez en la tabla desde la que se copiaron).Los datos copiados en la tabla actual no cambian automáticamentecuando cambian los datos de la otra tabla, a menos que cambien losdatos del campo de coincidencia de la tabla actual.Para establecer una conexión entre las tablas para realizar unaactualización, debe crear una relación. A continuación, definauna actualización para copiar los datos de un campo de la tablarelacionada a un campo de la tabla actual.Al escribir un valor en el campo de coincidencia de la tabla actual,FileMaker Pro utiliza la relación para acceder al primer registro dela tabla relacionada cuyo campo de coincidencia contiene un valorcoincidente. Después, copia el valor del campo de origen de laactualización al campo de destino de la actualización, en dondese almacena el valor.Después de copiar un valor en el campo de destino de laactualización, puede editarlo, reemplazarlo o eliminarlo comocualquier otro valor (ya que el valor de la actualización perteneceahora a la tabla actual). También puede actualizar los datos de latabla actual para hacerlos coincidir con los datos que cambien enla tabla relacionada.

Capítulo 3 | Trabajar con tablas y archivos relacionados 91.Tabla actualID de cliente C200Nombre SmithCrear actualizacionesPara crear una actualización:Registros de la tabla relacionada ID de cliente C235NombreID de cliente C100RelaciónTeléfono 42.83.91.04ID de clienteNombreC200Ciudad ParísTeléfono 555-3849Nombre SmithCiudad VancouverTeléfono 555-1234Ciudad Nueva YorkCampo de destinode la actualizaciónCampo de origende la actualización1. Cree una relación para la actualización entre el campo decoincidencia de la tabla actual y el de la tabla relacionada.Consulte “Crear relaciones” en la página 87.2. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Basede datos.3. En el cuadro de diálogo Definir base de datos, haga clic en lapestaña Campos.4. Si la base de datos contiene varias tablas, seleccione la adecuadaen la lista Tabla.5. Seleccione un campo de texto, numérico, de fecha, de hora, defecha y hora o contenedor en la lista de campos existentes o definauno nuevo.6. Haga clic en Opciones (o haga doble clic en el nombre de campo).7. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic en lapestaña Autointroducir y, a continuación, seleccione Valoractualización.8. En el cuadro de diálogo Buscar para campo, elija la tabla conla que se iniciará la actualización y la tabla desde la que se copiaráel valor.SeleccioneEmpezando con la tablaBuscar desde tablarelacionadaPara especificarLa tabla que utilizará la actualización como punto departida en el gráfico de relaciones.La tabla relacionada desde la que se actualizarán losdatos relacionados.9. Seleccione el campo desde el que se copiará el valor de laactualización.10. Seleccione las opciones que desee para la actualización.ParaEspecificar una acción cuandolos valores de los campos decoincidencia no coincidan deforma exactaImpedir que los datos (vacíos)nulos del campo de origen de laactualización se copien en elcampo de destino de laactualizaciónHaga lo siguienteEn Si no hay coincidencia exacta, seleccioneuna opción para no copiar ningún valor,copiar el siguiente valor inferior o superiordel campo de origen de la actualización ointroducir un valor fijo para utilizarlo ensu lugar.Seleccione No copiar contenido si está vacío(Anule la selección de esta opción parapermitir que se copien los datos vacíos).

92 Guía del usuario de FileMaker ProSeleccione elcampo deorigen de laactualización.Seleccioneel punto departida de laactualización.Elija la tablarelacionada parala actualización.Seleccione unaopción para losdatos no igualesde los camposde coincidencia.7. Realice los cambios que desee.8. Haga clic en Aceptar.Para obtener más información sobre cómo crear y editaractualizaciones, consulte la Ayuda.11. Haga clic en Aceptar.La selección de esta opción impideque se copien los datos nulos.12. Repita los pasos 5-11 para cada campo adicional para el quedesee definir una actualización.Editar actualizacionesPara editar una actualización:1. Con la base de datos abierta, elija el menú Archivo > Definir > Basede datos.2. Haga clic en la pestaña Campos.3. Si la base de datos contiene varias tablas, seleccione la adecuadaen la lista Tabla.4. Haga doble clic en el campo de destino de la actualización.5. En el cuadro de diálogo Opciones de campo, haga clic en lapestaña Autointroducir.6. Asegúrese de que está seleccionada la opción Valor actualizacióny haga clic en Especificar.Para detener o suspender el uso de una actualización, anule laselección de Valor actualización.

Capítulo 4Compartir e intercambiar datosEste capítulo incluye nociones básicas sobre cómo compartir basesde datos de FileMaker Pro:1 Compartición de red FileMaker: Puede compartir bases dedatos de FileMaker Pro en la red para que varios usuarios deFileMaker Pro accedan y utilicen simultáneamente el mismoarchivo de base de datos.1 Importar y exportar datos: Puede intercambiar informaciónentre FileMaker Pro y otras aplicaciones mediante la importacióny exportación de datos. Por ejemplo, puede importar datos quese encuentran en otra base de datos o en un programa de hoja decálculo o exportar datos de direcciones para crear cartas modelopersonalizadas con un procesador de textos.1 Publicación en la Web al instante: Puede publicar de formarápida y sencilla presentaciones de FileMaker Pro como páginasWeb para que los usuarios con un navegador Web conectados a laIntranet (o Internet) accedan a las bases de datos de FileMaker Pro.Nota Consulte la Ayuda para obtener información completay pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso deFileMaker Pro. Consulte la Guía para la publicación en la Webal instante con FileMaker para obtener información sobre cómopublicar bases de datos en la Web.La compartición de red FileMaker Pro permite compartir archivoscon un máximo de 5 usuarios simultáneos. Si necesita compartirarchivos con más de 5 usuarios en una red, FileMaker le recomiendaque utilice FileMaker Server, una aplicación que ofrece unrendimiento de red superior, además de una mayor capacidad.Importante El acuerdo de licencia de FileMaker Pro exige el pagode una licencia para cada equipo en el que se instale o ejecute laaplicación FileMaker Pro. No es posible compartir o utilizar deforma simultánea la licencia de software en diferentes equipos.Lea la licencia de software para conocer los términos y lascondiciones completas.La primera persona que abre un archivo compartido se convierteen el anfitrión. Todos los usuarios que abren el archivo compartidodespués del anfitrión se convierten en clientes.El anfitrión abre el archivo.Compartir bases de datos en una redSi su equipo está conectado a una red, usted y otros usuariosde FileMaker Pro en Windows y Mac OS pueden utilizarsimultáneamente el mismo archivo de base de datos.Los clientes abren las conexiones con el archivo compartido.

94 Guía del usuario de FileMaker ProUna vez abierto un archivo compartido, el anfitrión y los clientestienen acceso a la misma información, y todos los cambios que serealicen en el archivo aparecerán en la ventana de cada usuario.Las modificaciones de datos realizadas por cualquier usuario seguardan en el archivo compartido. El archivo compartido se guardaen el disco en el que reside el archivo.Los tipos de ordenación, las peticiones de búsqueda, las órdenesde exportación e importación de campos y las configuraciones deimpresión son específicos de cada usuario.Activar la compartición y el hospedaje de archivosComo muchos de los comandos de FileMaker Pro se procesan enel equipo anfitrión, obtendrá un mejor rendimiento si hospeda losarchivos compartidos desde el equipo más rápido disponible.El archivo que hospeda debe residir en el disco duro de su equipo.No se permite hospedar de forma remota un archivo almacenadoen otro equipo o servidor, ya que puede verse comprometida laintegridad de los datos y puede producirse una disminución delrendimiento.Para activar la compartición de archivos en red para todos losarchivos abiertos:1. Abra los archivos de FileMaker Pro que desea compartir.Nota Para activar o cambiar el estado de compartición de un archivo,debe abrirlo con una cuenta que tenga privilegios de acceso Gestionarprivilegios ampliados. Para obtener más información, consulte“Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados” en lapágina 104.2. Elija el menú Edición > Compartir > Red FileMaker (Windows) o elmenú FileMaker Pro > Compartir > Red FileMaker (Mac OS).3. En el cuadro de diálogo Configuración en red de Filemaker, hagaclic en Activo para Compartición de red.En el cuadro Dirección TCP/IP, verá la dirección TCP/IP del sistema.Seleccione el nivel de acceso de redpara los archivos seleccionados4. Seleccione los archivos que desea hospedar en la lista de Archivosabiertos actualmente.5. Configure el nivel de acceso de red para los archivos.ParaOfrecer acceso a la red a todos losusuarios de FileMaker ProLimitar el acceso de red a losusuarios en función del conjuntode privilegios que tenganImpedir cualquier tipo de accesoa través de la red FileMakerSeleccioneTodos los usuarios.6. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).Los archivos abiertos están ahora hospedados.Especificar usuarios por conjuntos deprivilegios y, a continuación, haga clicen Especificar.En el cuadro de diálogo Especificarusuarios por conjunto de privilegios,seleccione los conjuntos de privilegiosque desea que tengan acceso a la red.Sin usuarios.Haga clic para activar lacompartición en red

Capítulo 4 | Compartir e intercambiar datos 95Importante Debe mantener los archivos compartidos abiertos parapoder ponerlos a disposición de los clientes.Nota Para compartir archivos en CD de sólo lectura, debe activar lacompartición antes de copiar el archivo en el CD.Abrir archivos compartidos como clienteDespués de que el anfitrión abra un archivo compartido, los clientespueden conectarse a este archivo.Para abrir un archivo compartido como cliente:1. Seleccione el menú Archivo > Abrir remoto.2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo remoto, seleccione Vistapara obtener una lista de los anfitriones.ElijaAnfitriones favoritosAnfitriones localesAnfitriones listadospor LDAP3. Para ver los archivos disponibles de un anfitrión, seleccione uno.En la lista Archivos disponibles, seleccione el archivo que desea abrir.O escriba una ruta de red en Ruta de archivo de red (por ejemplo,fmnet://).4. Haga clic en Abrir.Para mostrarAnfitriones añadidos anteriormente como favoritosAnfitriones de FileMaker Pro ubicados en la subredTCP/IPAnfitriones de FileMaker Pro disponibles a través delservidor LDAP especificadoEs posible que necesite introducir un nombre de cuenta, unacontraseña y un nombre de dominio (sólo en Windows) segúnla configuración de compartición de archivos seleccionada porel anfitrión.Si hay demasiada actividad en la red, es posible que no aparezca elarchivo en la lista. Para comprobar la red durante un período detiempo más largo, mantenga pulsada la tecla Ctrl (Windows) o latecla Opción (Mac OS) mientras hace clic en un elemento.Limitaciones para los cambios en los archivos compartidosAunque varios usuarios pueden realizar cambios al mismo tiempo enel mismo archivo compartido, existen algunas limitaciones para lostipos de cambios simultáneos permitidos. La siguiente tabla describelos tipos de cambios que se pueden y no se pueden realizar en losarchivos compartidos.Cambio en la basede datosDatos enpresentacionesy registrosPresentacionesy elementos depresentaciónListas de valoresGuionesTablas, campos,relaciones (esquemade base de datos)LimitaciónDos usuarios no pueden editar el mismo registro almismo tiempo.Dos usuarios no pueden modificar la mismapresentación al mismo tiempo.Dos usuarios no pueden modificar o definir la mismalista de valores al mismo tiempo.Nota Un usuario puede editar una lista de valoresmientras otro usuario la utiliza en el modo Visualizaro Buscar.Dos usuarios no pueden modificar o definir el mismoguión al mismo tiempo.Nota Un usuario puede editar un guión mientras otrousuario lo utiliza.Dos usuarios no pueden modificar ninguno de estoselementos al mismo tiempo.

96 Guía del usuario de FileMaker ProCambio en la basede datosReferencias dearchivoCuentas y privilegiosLimitaciónDos usuarios no pueden modificar o definir referenciasde archivo al mismo tiempo.Nota Un usuario puede editar una referencia de archivomientras otro usuario la utiliza.Dos usuarios no pueden modificar o definir cuentas yprivilegios al mismo tiempo.Nota Un usuario puede crear o modificar cuentas yprivilegios mientras otro usuario los utiliza.Abrir bases de datos compartidas de forma remotausando una URLEl instalador de FileMaker Pro registra FMP7 como un protocolo deInternet. Esto permite abrir una base de datos compartida medianteuna URL.Las bases de datos de FileMaker Pro compartidas a través de TCP/IPpueden abrirse de forma remota utilizando la lista de anfitrioneslocales, la dirección IP del equipo anfitrión o el nombre DNS delequipo anfitrión si se ha definido uno. Por ejemplo, una base de datoshospedada desde un ordenador con la dirección IP 192.168.10.0 y elnombre DNS anfitrión.dominio.com puede abrirse introduciendo ladirección IP o el nombre DNS en el menú Archivo > Abrir remoto >campo Ruta de archivo de red.Para abrir una base de datos compartida usando una URL:1. Abra un navegador Web en el equipo de cliente deseado.2. Introduzca la URL del equipo anfitrión en la zona destinada paraello en el navegador usando el formato siguiente: []Los parámetros opcionales se indican con corchetes ("[]"). Debido aque las URL no pueden contener espacios, cualquier espacio en losnombres de las bases de datos se codifica con el signo Más ("+").EjemplosFMP7://Mis+Direcciones.fp7FMP7://192.168.10.0/Mis+Direcciones.fp7Cerrar un archivo hospedadoAntes de que un anfitrión pueda cerrar un archivo compartido, debencerrarlo primero todos los clientes. FileMaker Pro permite solicitara los clientes en red que cierren el archivo compartido al realizaruna de las siguientes acciones: al cerrar el archivo, cambiar lascondiciones de compartición del archivo, salir de FileMaker Proo realizar una tarea para la que es necesaria que todos los clientescierren el archivo. Si un cliente no responde a su solicitud de cierredel archivo compartido en 30 segundos, FileMaker Pro intentarácerrarlo en el equipo de los clientes.Para cerrar un archivo hospedado:1. En el equipo que hospeda el archivo, elija el menú Archivo >Cerrar.2. Si algunos clientes tienen abierto el archivo, verá un cuadro dediálogo con una lista de dichos clientes. Haga clic en Pedir paraenviar un mensaje a los clientes solicitando el cierre del archivo.3. Los clientes verán un cuadro de diálogo que solicita el cierredel archivo.SiLos clientes hacen clic en CancelarLos clientes hacen clic en CerrarahoraLos clientes no realizan ningunaacciónFileMaker ProEspera a que estos clientes cierrenel archivo.Cierra el archivo compartido en elequipo del cliente.Intenta cerrar el archivo tras esperar30 segundos, si puede cerrarse de formasegura.Para obtener más información sobre cómo compartir archivos en unared, consulte la Ayuda.

Capítulo 4 | Compartir e intercambiar datos 97Importar y exportar datosPuede intercambiar información entre FileMaker Pro y otrasaplicaciones mediante la importación y exportación de datos. Puede:1 importar datos en un archivo de FileMaker Pro existente, en unanueva tabla o en una tabla existente1 convertir datos de otras aplicaciones en nuevos archivos deFileMaker Pro1 exportar datos para utilizarlos en otras aplicacionesGuardar y enviar datos en otros formatosPuede guardar datos de FileMaker Pro como una hoja de cálculo deMicrosoft Excel o un archivo de Adobe PDF, lo que le permite darsus datos de registro a usuarios que no disponen de FileMaker Pro.FileMaker Pro le permite enviar por correo electrónico la hoja decálculo de Excel o el archivo PDF cuando lo guarda. También puedecrear guiones para guardar registros como Excel o PDF.Para guardar archivos como Excel o PDF, necesita los siguientesprivilegios de acceso:1 Permitir exportación para guardar archivos de Excel.1 Permitir impresión para guardar archivos PDF.Nota El archivo guardado sólo incluirá los campos que están en lapresentación al guardar. Si desea incluir otros campos (por ejemplo,campos en paneles de pestañas que no están delante), utilice elcomando Exportar registros en lugar de Guardar/Enviar registros como.Enviar mensajes de correo electrónico basados en datosde registrosPuede utilizar FileMaker Pro para enviar un mensaje o varios a unoo más destinatarios. Puede introducir valores, o utilizar valores decampos o cálculos. También puede crear guiones para enviar correoselectrónicos.Para obtener más información, consulte la Ayuda.Formatos de archivo de importación/exportaciónadmitidosCada aplicación almacena sus archivos de datos con su propio tipo oformato de archivo. La mayoría de las aplicaciones pueden tambiénintercambiar información con algunos formatos diferentes.FileMaker Pro puede importar y/o exportar archivos con estosformatos: Microsoft Excel, DBF, DIF, texto separado portabuladores, valores separados por comas, BASIC, FileMaker Pro 7,Merge, SYLK, WK1/WKS (Lotus 1-2-3), tabla HTML y XML. Siintercambia datos con otro programa, compruebe la documentaciónincluida con ese programa para determinar el formato de archivointermediario común que admitan tanto FileMaker Pro como el otroprograma.La mayoría de los formatos de archivo sólo admiten la conversión dedatos y no importan o exportan elementos de formato, como, porejemplo, las fuentes, el tamaño, el estilo o el color.Para obtener información sobre los formatos de archivo y lasversiones que puede importar y/o exportar FileMaker Pro y sobre laimportación de orígenes como XML o una cámara digital (Mac OS),consulte la Ayuda.ODBC y JDBCPuede intercambiar datos de FileMaker Pro con aplicacionescompatibles con ODBC. Por ejemplo, puede generar gráficos condatos de FileMaker Pro en Microsoft Excel. Para obtenerinformación sobre el uso de FileMaker Pro con ODBC y JDBC,consulte la Ayuda.Métodos de importación de datos a archivos existentesAl importar datos a un archivo existente, puede:1 agregar nuevos registros a una tabla existente1 crear una nueva tabla de datos importados1 actualizar registros existentes en una tabla existente1 actualizar registros coincidentes en una tabla existente

98 Guía del usuario de FileMaker ProImportante Las opciones de importación que actualizan los registrosexistentes y los registros coincidentes sobrescriben los datosexistentes durante el proceso de importación y, una vez importados,no se puede deshacer esta acción. Para proteger sus datos, elija elmenú Archivo > Guardar una copia como para realizar una copia deseguridad del archivo antes de llevar a cabo una importación queactualice los registros.El archivo desde el que importa los registros es el origen. El archivoal que importa los registros es el destino.Añadir registrosAl añadir registros, importa todos los registros del archivo de origenal archivo o tabla de destino. Se crea un nuevo registro en el archivode destino por cada registro importable del archivo de origen.Actualizar registros existentesCon esta opción, puede reemplazar datos del archivo con datos delarchivo de origen. Para cada campo al que importe, los datos delprimer registro (o fila de datos) importable en el archivo de origensobrescriben los campos del primer registro en el archivo de destino.Los datos del segundo registro (o fila de datos) importable en elarchivo de origen sobrescriben los campos del segundo registroen el archivo de destino, y así sucesivamente. Al reemplazar datos,FileMaker Pro no examina ni compara los datos de los archivos.Puede decidir si desea reemplazar o no los datos campo por campo.Los registros del archivo de destino se reemplazan con el mismonúmero de registros del archivo de origen. Si el archivo de origentiene más registros importables, los datos de los registros adicionalesno se importarán a menos que elija también la opción Añadir los datosrestantes como nuevos registros. Si hay más registros en el archivo dedestino, los datos de los registros adicionales no se reemplazarán.Actualizar registros coincidentesPuede actualizar registros y campos coincidentes del archivo dedestino con los datos de otro archivo. Por ejemplo, puede tener unacopia de una base de datos en su equipo de sobremesa y otra copia ensu equipo portátil. Puede actualizar el archivo de su oficina con loscambios realizados durante sus desplazamientos.Para determinar qué registros del archivo de origen actualizaránlos registros del archivo de destino, elija uno o varios campos decoincidencia en cada archivo. Si los datos de los campos decoincidencia de un registro del archivo de destino coinciden con losdatos de los campos de coincidencia de un registro del archivo deorigen, el registro del archivo de destino se actualizará con los datosdel archivo de origen.Los campos de coincidencia deben identificar de forma exclusivacada entidad de la base de datos. Por ejemplo, en una base de datosde personas, puede utilizar un campo de coincidencia, como Númerode empleado, o varios campos de coincidencia, como Apellidos,Nombre y Número de teléfono. Si utiliza sólo el campo Apellidos,es posible que identifique a más de una persona, por lo que noes eficaz utilizar sólo este campo como campo de coincidencia.También puede especificar los campos que desea importar.Los contenidos de todos los campos seleccionados para suimportación sobrescribirán los datos del archivo de destino en todoslos campos coincidentes, incluso aunque el campo del archivo deorigen esté en blanco.Cuando el archivo de destino contiene un conjunto encontrado,sólo se actualizan los registros encontrados. (Si el archivo de origenes otro archivo de FileMaker Pro, sólo podrá importar desde unconjunto encontrado.)El siguiente ejemplo muestra la apariencia de un registro del archivode destino antes y después de ser actualizado por un registrocoincidente del archivo de origen.

Capítulo 4 | Compartir e intercambiar datos 99Antes de la actualización de losregistros coincidentesArchivo de origen123-456-7890 =John–Q–>Smith–456 New Rd. –>Newtown –>EE.UU. –>––>Archivo de destino123-456-7890JohnSmith123 Main St.AnytownEE.UU.3/3/1960408-555-6789= indica un campo de coincidencia–> indica la importación del campo– indica la no importación del campoEl proceso de importaciónLos pasos básicos para importar registros son:Después de laactualizaciónArchivo de destino123-456-7890JohnQSmith456 New Rd.NewtownEE.UU.3/3/19601. Realice una copia de seguridad del archivo de destino en el que vaa realizar la importación.2. Si el archivo de origen es un archivo de FileMaker Pro, realiceuna búsqueda para que el conjunto encontrado de la ventana actualcontenga sólo los registros que desea importar.3. Abra el archivo de destino. Si tiene varias tablas, seleccione unapresentación que muestre los registros de la tabla en los que deseaimportar los datos.4. Si va a actualizar registros existentes o coincidentes, asegúrese deque el conjunto encontrado del archivo de destino contiene sólo losregistros que desea cambiar o actualizar.5. Elija el menú Archivo > Importar registros > Archivo y seleccioneel nombre del archivo que contiene los datos que desea importar(el archivo de origen).6. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación,si es necesario, seleccione una tabla en la lista desplegable Origen.7. Acepte la tabla mostrada en la lista desplegable Destino,o seleccione Nueva tabla para crear una tabla con el mismo esquemaque la tabla de origen.8. Seleccione el tipo de importación que desea realizar. Consulte“Métodos de importación de datos a archivos existentes” en lapágina 97.9. Asignar los campos del archivo de origen a los campos delarchivo de destino.= indica campos de coincidencia.Seleccionaruna tablaparaimportardesde ella.Campos delarchivo deorigen.Seleccione una acción de importación.Las flechas señalan loscampos de la derecha en losque se importarán los datos.Importar entabla actualo nuevatabla.Camposdel archivode destino.

100 Guía del usuario de FileMaker ProConvertir un archivo de datos en un nuevo archivo deFileMaker ProPuede convertir un archivo de datos de otra aplicación en un nuevoarchivo de FileMaker Pro. El archivo convertido contendrá:1 Los datos del archivo o el origen que convierta.1 Dos presentaciones para mostrar los datos.1 Los nombres de campo convertidos, si se encuentran disponiblesen el archivo u origen que desea convertir. De lo contrario,se utilizarán nombres de campo genéricos: f1, f2, f3, etc.1 Los tipos de campo convertidos, si se encuentran disponibles enel archivo u origen que desea convertir. De lo contrario, todos loscampos serán de texto.Para importar datos a un archivo nuevo:1. En la aplicación de origen, guarde los datos que desea importarcon un tipo de archivo admitido por FileMaker Pro. Consulte“Formatos de archivo de importación/exportación admitidos” en lapágina 97.2. Seleccione el menú Archivo > Abrir.3. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, en Tipo (Windows)o Mostrar (Mac OS), especifique el tipo de archivo que deseaconvertir y, a continuación, haga clic en Abrir.4. Si ve el cuadro de diálogo Opción de la primera fila, especifiquesi la primera fila de datos contiene los nombres de campo o el primerregistro de datos y, a continuación, haga clic en OK.5. Si va a convertir una hoja de cálculo de Microsoft Excel y apareceel cuadro de diálogo Especificar datos de Excel, seleccione una hojade cálculo o un rango con nombre del archivo de libro de Excel y,a continuación, haga clic en Continuar.6. En el cuadro de diálogo Crear un archivo llamado, escriba unnombre para el nuevo archivo, elija una ubicación y haga clic enGuardar.FileMaker Pro convertirá los datos en un archivo de FileMaker Proy mostrará el archivo.Para obtener más información sobre la importación de datos,consulte la Ayuda.El proceso de exportaciónPuede exportar datos de FileMaker Pro a un nuevo archivo y,a continuación, abrirlo en otra aplicación.Los pasos básicos para exportar registros son:1. Abra el archivo de FileMaker Pro y muestre una presentación queincluya los registros que desea exportar.2. Busque y ordene los registros que desea exportar. Consulte el“Buscar registros” en la página 27 y “Ordenar registros” en lapágina 38.3. Seleccione el menú Archivo > Exportar registros.4. En el cuadro de diálogo Exportar registros a archivo, escriba unnombre, elija una ubicación para el archivo exportado y seleccioneun tipo de archivo.5. En el cuadro de diálogo Orden de los campos para exportación,indique cómo desea que se exporten los datos de FileMaker Pro.Para exportarUn campo en lapresentación actualUn campo en la tabla dela presentación actualSeleccionePresentación actual (NombrePresentación) de la lista detabla, a continuación haga doble clic en un campo dela listaTabla actual (NombreTabla) de la lista de tabla, acontinuación haga doble clic en un campo de la lista6. Si es necesario, elija el juego de caracteres que desea que utiliceel archivo exportado.7. Seleccione si desea aplicar o no el formato de la presentaciónactual a los datos exportados.

Capítulo 4 | Compartir e intercambiar datos 101Para exportar camposrelacionados,seleccione la tablarelacionada en la lista.Seleccionelos campos enesta lista.FileMaker Pro exportaestos campos.Para trabajar con una base de datos publicada de FileMaker Pro,los usuarios necesitan:1 un software de navegador Web.1 acceso a Internet o a una Intranet. El acceso a Internet requiere unproveedor de servicios de Internet (ISP); FileMaker no proporcionauna cuenta.1 un ordenador anfitrión con acceso continuo a Internet o unaIntranet a través de TCP/IP.1 la dirección IP (Internet Protocol) del equipo que hospeda losarchivos de base de datos.Seleccione si desea aplicar o no el formato.Para obtener más información sobre la exportación de datos,consulte la Ayuda.Publicar bases de datos en la WebCon FileMaker Pro, puede utilizar la Publicación en la Web alinstante para publicar bases de datos en un navegador Web y permitira los usuarios buscar, visualizar y modificar datos.Si utiliza Publicación en la Web al instante con las cuentas yconjuntos de privilegios de FileMaker Pro, puede proteger subase de datos Web.Nota La opción Publicación en la Web al instante de FileMaker Propermite compartir archivos con un máximo de 5 usuariossimultáneos. Utilice FileMaker Server Advanced si necesitacompartir archivos con más de cinco usuarios Web simultáneos.Puede publicar bases de datos como páginas Web en una red local oIntranet, o para los usuarios en la Web. No es necesario cambiar labase de datos ni utilizar software adicional.Para obtener más información, consulte Guía para la publicación enla Web al instante con FileMaker, que se encuentra en la carpetaDocumentación electrónica, dentro de la carpeta Extras español.Base de datos de FileMaker Pro compartida en un navegador Web

102 Guía del usuario de FileMaker Pro

Capítulo 5Proteger bases de datos con cuentas yconjuntos de privilegiosEste capítulo incluye nociones básicas sobre cómo utilizar cuentas yconjuntos de privilegios para restringir lo que los usuarios puedenver y realizar en un archivo de FileMaker Pro. Aprenderá a:1 planificar la seguridad para un archivo1 ver y crear cuentas de usuario y contraseñas1 ver y crear conjuntos de privilegios1 ver privilegios ampliadosAunque el sistema operativo incluye funciones de seguridad dearchivos, debería utilizar los privilegios de acceso de FileMaker Procomo método fundamental para controlar el acceso y proteger laseguridad de los archivos de base de datos.Se han modificado sustancialmente las funciones de seguridaddesde FileMaker Pro 6. Para obtener más información sobre cómoconvertir la configuración de seguridad de bases de datos antiguasa la versión actual de FileMaker Pro, consulte “Convertir bases dedatos de versiones anteriores de FileMaker” en la página 115.Nota Consulte la Ayuda para obtener información completay pormenorizada y procedimientos detallados sobre el uso deFileMaker Pro.Proteger bases de datosPuede limitar lo que los usuarios pueden ver y hacer en un archivo debase de datos. Puede restringir:1 El acceso a datos. Haga que determinados registros o campos detablas individuales sean de sólo vista o bien ocúltelos por completo.1 El acceso a presentaciones. Impida que los usuarios modifiquenpresentaciones en el modo Presentación.1 El acceso a listas de valores y guiones. Impida que los usuariosaccedan a listas de valores y guiones y que los modifiquen, así comoque ejecuten guiones.1 El acceso a la compartición de archivos. Activeindividualmente la compartición de archivos mediante la redFileMaker, la publicación en la Web y ODBC y JDBC.1 La salida de datos. Impida a los usuarios que impriman oexporten datos.1 El acceso a menús. Haga que sólo esté disponible un conjuntolimitado de comandos de menús.Puede limitar las acciones que realizan los usuarios en un archivo,solicitándoles que introduzcan un nombre de cuenta y una contraseñacuando intenten abrir el archivo. El nombre de cuenta y la contraseñaintroducidos determinan el conjunto de privilegios que se utilizarán.El conjunto de privilegios limita las acciones que se pueden realizaren un archivo. Para obtener más información sobre las cuentas y losconjuntos de privilegios, consulte la sección siguiente.

104 Guía del usuario de FileMaker ProPuede definir privilegios en un archivo compartido mientras loutilizan los clientes. (En FileMaker Pro 6 y versiones anteriores,todos los clientes tenían que cerrar el archivo compartido antesde poder realizar cambios en los privilegios.) Todos los cambiosrealizados en los privilegios que afectan a un cliente actual no seaplicarán hasta que el cliente cierre y vuelva a abrir el archivo.Los privilegios que configure sólo se aplicarán a un único archivo ya todas las tablas de base de datos de ese archivo. Si desea protegeruna solución de base de datos compuesta por varios archivos, debecombinar todos estos archivos en un único archivo de varias tablas.A continuación, puede definir los privilegios en un único archivopara administrar el acceso a toda la solución de base de datos.Si no desea combinar estos archivos en uno solo, debería definirprivilegios en cada uno de los archivos que contienen elementosque desea proteger.Importante Si crea una relación en un archivo que hace referenciaa una tabla de otro archivo, no puede administrar los privilegios deacceso para la tabla relacionada del primer archivo. Los privilegiosdefinidos en el otro archivo controlan el acceso a esa tabla.Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliadosLas cuentas autentican a los usuarios que intentan abrir archivosprotegidos. Cada cuenta especifica un nombre de cuenta y,normalmente, una contraseña. Los usuarios que no puedanespecificar la información de cuenta válida no podrán abrir ningúnarchivo protegido.Cada archivo de base de datos contiene dos cuentas predefinidas:Admin e Invitado. Para obtener más información, consulte “Cuentaspredefinidas” en la página 105.Puede crear una cuenta para cada individuo que accede a un archivoo puede crear un pequeño número de cuentas compartidas entrevarios individuos, como la cuenta “Marketing” y la cuenta “Ventas”.1 Cree cuentas para individuos cuando sea necesario verificar laidentidad de determinados usuarios y desee administrar el accesoa nivel individual.1 Cree cuentas compartidas cuando desee mantener un reducidonúmero de cuentas y no tenga tanto interés en administrar el accesoindividual al archivo de base de datos.Si hospeda archivos en FileMaker Server, puede crear cuentas deservidores externos que obtienen la información de autenticación deun servidor de autenticación como Apple OpenDirectory o dominiode Windows. Para obtener más información, consulte “Crear cuentasque autentiquen a través de un servidor externo” en la página 111.Los conjuntos de privilegios especifican el nivel de acceso a losarchivos de base de datos. Cada archivo de base de datos contienetres conjuntos de privilegios predefinidos para los tipos de niveles deacceso comunes: Acceso total, Sólo entrada de datos y Acceso desólo lectura. Al crear un conjunto de privilegios, hay muchasopciones disponibles para limitar el acceso a las bases de datos,como las presentaciones que pueden verse, los menús que estándisponibles y si se permite o no la impresión. Los conjuntos deprivilegios también pueden restringir el acceso a los registros ocampos de determinadas tablas dentro de un archivo. Cada cuentatiene asignado un conjunto de privilegios, que determina el nivelde acceso cuando una persona abre un archivo con esta cuenta.Puede crear tantos conjuntos de privilegios como sean necesariospara definir los tipos de acceso a un archivo que desea permitir.Para obtener más información sobre los conjuntos de privilegios,consulte “Conjuntos de privilegios predefinidos” en la página 106.Los privilegios ampliados determinan las opciones de comparticiónde datos permitidas por un conjunto de privilegios, como, porejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios abrir unarchivo compartido o ver una base de datos en un navegador Web.

Capítulo 5 | Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 105La siguiente tabla enumera los privilegios ampliadospredeterminados disponibles. (FileMaker, así como losdesarrolladores de otros fabricantes, puede definir privilegiosampliados adicionales para administrar el acceso para otrosproductos de software diseñados para su uso con FileMaker Proo FileMaker Server).Privilegio ampliadoAcceso mediante red FileMakerAcceso mediante ODBC/JDBCAcceso mediante Publicación en laWeb al instanteDetermina si un privilegiopermiteAbrir un archivo compartido en red(hospedado por FileMaker Pro oFileMaker Server).Acceder a un archivo de base de datosde otra aplicación mediante ODBC oJDBC.Acceder a un archivo de base de datosdesde un navegador Web mediante laPublicación en la Web al instante.Acceso por medio de FileMaker Mobile Acceder a un archivo de base de datoscon el software FileMaker Mobile.Acceso mediante Publicación en laWeb con XMLAcceso mediante Publicación en laWeb con XSLTAcceso a un archivo de base de datosdesde un navegador Web y otraaplicación mediante publicación enla Web con XML, sólo disponiblepara FileMaker Server Advanced.Acceso a un archivo de base de datosdesde un navegador Web y otraaplicación mediante publicación enla Web con XSLT, sólo disponiblepara FileMaker Server Advanced.Cuando un usuario intenta abrir o acceder a un archivo protegidocon alguno de los métodos descritos anteriormente, se le pedirá queofrezca la información de cuenta. Si el conjunto de privilegios de lacuenta no permite el tipo de acceso de privilegio ampliado que se lesolicita al usuario, éste recibirá un mensaje de error en el que se leindica que no puede acceder al archivo.Todos los privilegios ampliados de un archivo están desactivadosde forma predeterminada, incluso en el conjunto de privilegiosAcceso total.La activación de los privilegios ampliados sólo permite el acceso alos datos compartidos para determinados conjuntos de privilegios.Para acceder realmente a los datos compartidos, debe configurar lacompartición para el tipo de acceso que desea. Para obtener másinformación sobre cómo compartir datos, consulte el capítulo 4“Compartir e intercambiar datos.” Para obtener más informaciónsobre los privilegios ampliados, consulte “Ver privilegiosampliados” en la página 112.Cuentas predefinidasCada archivo de base de datos contiene dos cuentas predefinidas:Admin e Invitado.Cuenta AdminLa cuenta Admin se asigna al conjunto de privilegios Acceso total,que permite el acceso a todos los elementos de un archivo. La cuentaAdmin no tiene asignada ninguna contraseña. En los archivos paralos que no se han configurado privilegios, se configuran las opcionesde archivo para iniciar una sesión en el archivo automáticamenteutilizando la cuenta Admin.La cuenta Admin permite totalmente su edición. Puede cambiarleel nombre, asignarle una contraseña o desactivar la cuenta. Inclusopuede eliminar la cuenta Admin. No obstante, debe asignar elconjunto de privilegios Acceso total como mínimo a una de lascuentas activas.Importante No olvide el nombre de cuenta y la contraseña que seha asignado al conjunto de privilegios Acceso total. Si es necesario,anótela y guárdela en un lugar seguro. Si pierde u olvida el nombrede cuenta y la contraseña, no podrá acceder al archivo.

106 Guía del usuario de FileMaker ProCuenta de InvitadoLa cuenta de Invitado permite a los usuarios abrir un archivo sinnecesidad de especificar ninguna información de cuenta. La cuentade Invitado no tiene asignada ninguna contraseña. De formapredeterminada, la cuenta Invitado tiene asignado el conjunto deprivilegios de acceso de sólo lectura, pero puede asignarle elconjunto de privilegios que desee.Inicialmente, la cuenta de Invitado está inactiva, por lo que sedesactiva la opción de invitado del cuadro de diálogo Contraseñay se prohíbe a los usuarios abrir archivos como invitados. Puedeactivar la cuenta de Invitado para permitir el acceso a invitados.La cuenta de Invitado no permite totalmente su edición. No puedeeliminar la cuenta de Invitado, cambiar su nombre ni asignarle unacontraseña.Conjuntos de privilegios predefinidosCada nuevo archivo de base de datos contiene tres conjuntos deprivilegios predefinidos.1 Acceso total: permite el acceso a todos los elementos del archivoy su modificación.1 Sólo entrada de datos: sólo permite ver e introducir datos.1 Acceso de sólo lectura: permite ver los datos, pero no,modificarlos.No puede cambiar o eliminar estos conjuntos de privilegiospredefinidos, sólo puede activar o desactivar privilegios ampliadospara los conjuntos. Puede utilizarlos tal cual están, o duplicarlos ymodificar a continuación las copias duplicadas.La siguiente tabla resume las propiedades de estos conjuntos deprivilegios.PrivilegioRegistros (en todaslas tablas)PresentacionesListas de valoresGuionesPrivilegios ampliadosAcceso totalcrear, editary eliminartodomodificabletodomodificabletodomodificabley ejecutabletododesactivadoConjuntos de privilegiosSólo entradade datoscrear, editary eliminarsólo versólo vertodo sóloejecutabletododesactivadoAcceso desólo lecturasólo versólo versólo vertodo sóloejecutabletododesactivadoPermitir impresión activado activado activadoPermitir exportación activado activado activadoGestionar privilegiosampliadosPermite al usuarioignorar las advertenciasde validación de datosDesconectar al usuariode FileMaker Serveren tiempo de esperaPermitir al usuariomodificar su propiacontraseñaactivado desactivado desactivadoactivado desactivado desactivadodesactivado activado activadoactivado activado activadoCambiar contraseña cadacierto número de díasLongitud mínimade la contraseñaComandos de menúdisponiblesdesactivado desactivado desactivadodesactivado desactivado desactivadotodos todos todos

Capítulo 5 | Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 107Debe disponer de privilegios Permitir impresión para guardar registroscomo archivo PDF. Debe disponer de privilegios Permitir exportaciónpara exportar registros como una hoja de cálculo de Microsoft Excel.Para más información sobre cómo guardar registros como archivosPDF o Excel, consulte “Guardar y enviar datos en otrosformatos” en la página 97.Nota El conjunto de privilegios Acceso total es el único que permiteacceder a los cuadros de diálogo Definir base de datos y Definirreferencias de archivo para modificar campos, tablas, relaciones yreferencias de archivo. También es el único conjunto de privilegiosque permite modificar cuentas y privilegios. Como no se puedenactivar estos privilegios con ningún otro conjunto de privilegios,todos los usuarios que deseen realizar cambios en la definición debase de datos o en los privilegios deben abrir el archivo con cuentaque tenga asignado el conjunto de privilegios Acceso total.Se debe asignar el conjunto de privilegios Acceso total a, comomínimo, una cuenta autenticada activa de FileMaker Pro en cadaarchivo. Aparecerá un mensaje de error si edita las cuentas para queninguna cuenta activa tenga asignado el conjunto de privilegiosAcceso total.Planificar la seguridad para un archivoLos archivos nuevos de FileMaker Pro están inicialmentedesprotegidos. Cada vez que se abre un archivo, los usuarios iniciansesión automáticamente en él con la cuenta Admin, que tieneasignado el conjunto de privilegios Acceso total.1 Si desea impedir que otra persona abra un archivo de base dedatos de su equipo, puede protegerlo con una contraseña. Paraobtener más información, consulte “Proteger un archivo con unacontraseña” en la página 108.1 Si desea compartir un archivo de base de datos con otros usuariosy proporcionar diferentes niveles de acceso al archivo para losdistintos usuarios, deberá planificar la seguridad para el archivo.Para planificar la seguridad para un archivo compartido:1. Determine los conjuntos de privilegios necesarios para el archivo.Enumere las áreas del archivo que desea proteger, como tablas,campos, registros, presentaciones, listas de valores y guionesdeterminados. Planifique el número de conjuntos de privilegiosque precisa para forzar los diferentes niveles de acceso a archivosnecesarios.2. Determine si necesita cuentas individuales para cada usuario ocuentas de grupo compartidas por varios usuarios.3. Decida si desea habilitar la cuenta de Invitado, que permite alos usuarios abrir archivos sin especificar ninguna informaciónde cuenta.4. Cree los conjuntos de privilegios necesarios para el archivo.5. Determine si necesita activar los privilegios ampliados paradeterminados conjuntos de privilegios.No active los privilegios ampliados si no son necesarios.6. Cree las cuentas que precise en el archivo y asigne el conjuntode privilegios adecuado a cada una.Para obtener más información, consulte la sección siguiente.Si utiliza la cuenta de Invitado, asígnele también un conjuntode privilegios. De lo contrario, desactive la cuenta de Invitado.7. Abra el archivo utilizando diferentes cuentas y pruebe cadaconjunto de privilegios creado. Compruebe que las restriccionesfuncionan de la forma deseada y realice las correcciones necesariasa los conjuntos de privilegios.

108 Guía del usuario de FileMaker ProProteger un archivo con una contraseñaSi tiene un archivo de base de datos no compartido en su equipoy desea impedir que otras personas lo abran, protéjalo con unacontraseña.Después de proteger un archivo con una contraseña, se le pedirá queintroduzca el nombre de cuenta y la contraseña cada vez que abra elarchivo. Todos aquellos que no conozcan esta información de cuentano podrán abrir el archivo.Para proteger un archivo con una contraseña:1. Realice los siguientes cambios en las cuentas del archivo:1 Edite la cuenta Admin para que tenga un nombre de cuentay una contraseña diferentes y utilice el conjunto de privilegiosAcceso total.1 Asegúrese de que la cuenta de Invitado está inactiva.1 Elimine las demás cuentas del archivo o desactívelas.2. Si es necesario, edite el conjunto de privilegios Acceso totalpara permitir el uso de los privilegios ampliados que desee.No active los privilegios ampliados si no son necesarios.Sugerencias para crear contraseñas de seguridad1 Las contraseñas de seguridad tienen normalmente ocho o máscaracteres de longitud e incluyen un carácter numérico comomínimo.1 Si el archivo se comparte mediante la publicación en la Web, losnombres de cuenta y las contraseñas sólo pueden utilizar el juegode caracteres ISO Latin-1 (excepto los dos puntos). Para evitarcaracteres que puedan interpretarse de forma incorrecta en la Web,sería recomendable limitar los nombres de cuenta y las contraseñasa caracteres alfabéticos y numéricos exclusivamente.Crear cuentas y conjuntos de privilegiosLas cuentas especifican nombres de cuenta y (normalmente)contraseñas para un archivo. Cuando un usuario abre un archivoque contiene cuentas, aparece un cuadro de diálogo solicitándole alusuario que introduzca la información de cuenta. Cuando un usuarioabre un archivo con un nombre de cuenta y una contraseña correctos,el conjunto de privilegios asignado a esa cuenta determina lasacciones que puede realizar el usuario en ese archivo.Los conjuntos de privilegios especifican los niveles de acceso a unabase de datos, como las presentaciones que pueden verse, los menúsque están disponibles y si se permite o no la impresión.Para crear y administrar cuentas y conjuntos de privilegios para unarchivo, debe abrir el archivo con una cuenta que tenga asignado elconjunto de privilegios Acceso total.Puede crear y modificar cuentas y conjuntos de privilegiosen un archivo compartido mientras lo utilizan los clientes.(En FileMaker Pro 6 y versiones anteriores, todos los clientes teníanque cerrar el archivo compartido antes de poder cambiar lascontraseñas y los grupos). Los cambios realizados en las cuentas seaplican inmediatamente. No obstante, los cambios no interrumpen laactividad de ninguno de los clientes actuales. Por ejemplo, si cambiala contraseña de una cuenta que está siendo utilizada por uno o variosclientes, éstos no verán interrumpida su actividad en FileMaker Pro.Sin embargo, deberán introducir la nueva contraseña la próxima vezque abran el archivo.Puede crear tantas cuentas como crea conveniente. Puede crearcuentas individuales para cada usuario o un pequeño de númerode cuentas que pueden compartir los usuarios.Para obtener más información sobre cómo proteger bases de datos deFileMaker Pro, consulte la Ayuda.

Capítulo 5 | Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 109Ver cuentas y conjuntos de privilegiosEl cuadro de diálogo Definir cuentas y privilegios muestra una listade todas las cuentas y los conjuntos de privilegios de un archivo.Para ver las cuentas y los conjuntos de privilegios para un archivo:1. Abra el archivo de base de datos.2. Elija el menú Archivo > Definir > Cuentas y privilegios.Aparecen las cuentas definidas para este archivo.3. En el cuadro de diálogo Definir cuentas y privilegios, haga clic enla pestaña Conjuntos de privilegios.Aparecen los conjuntos de privilegios definidos para este archivo.Crear cuentasPuede crear cuentas para cada individuo que accede al archivo ocrear unas pocas cuentas compartidas entre varios individuos, comola cuenta “Marketing” o la cuenta “Ventas”. Debe asignar unconjunto de privilegios a cada nueva cuenta.Para crear una cuenta:1. Elija el menú Archivo > Definir > Cuentas y privilegios.2. En la pestaña Cuentas, haga clic en Nueva.3. En el cuadro de diálogo Editar cuenta, en La cuenta se verificaa través de, seleccione FileMaker.

110 Guía del usuario de FileMaker ProPara obtener información sobre las cuentas administradas por unservidor externo, consulte “Crear cuentas que autentiquen a través deun servidor externo” en la página 111.4. Introduzca un nombre de cuenta y una contraseña.Sugerencia Si tiene intención de crear cuentas para usuariosindividuales, es conveniente basar cada nombre de cuenta en elNombre del usuario definido en el cuadro de diálogo Preferencias.Este Nombre del usuario es el nombre de cuenta predeterminada queaparece en el cuadro de diálogo que solicita al usuario un nombre decuenta y una contraseña. No es necesario que el usuario vuelva aescribir el nombre de cuenta si coincide con el Nombre del usuario.5. Para obligar a los usuarios de la cuenta a elegir una nuevacontraseña la primera vez que inicien sesión, seleccione El usuariodebe cambiar la contraseña al iniciar la próxima sesión.En la mayoría de los casos, una cuenta compartida por variosusuarios no debería forzar el cambio de contraseña al iniciar sesión.En su lugar, debería especificar una contraseña y proporcionárselaa los usuarios que la necesiten. Además, el conjunto de privilegiospara una cuenta compartida no debería permitir los cambios decontraseña, ya que un usuario podría cambiar la contraseña ybloquear el acceso a todos los demás usuarios que compartenla cuenta.6. En Estado de la cuenta, elija si desea que la cuenta esté activa oinactiva.Por ejemplo, puede mantener inactiva la cuenta hasta que hayaterminado de configurar el conjunto de privilegios. Los usuarios nopueden abrir una base de datos con un nombre de cuenta y unacontraseña inactivos.7. En Conjunto de privilegios, seleccione el conjunto de privilegiosque desea utilizar con esta cuenta.Puede elegir un conjunto de privilegios existente o seleccionar Nuevoconjunto de privilegios y crear uno nuevo. Para obtener másinformación, consulte “Crear conjuntos de privilegios” en lapágina 111.8. En Descripción, introduzca una descripción de la cuenta(opcional).9. Haga clic en Aceptar (Windows) u OK (Mac OS).10. En el cuadro de diálogo Definir cuentas y privilegios, haga clicen Aceptar.11. En el cuadro de diálogo que aparece, introduzca un nombre decuenta y una contraseña con el conjunto de privilegios Acceso totalasignado y haga clic en Aceptar.

Capítulo 5 | Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 111Crear cuentas que autentiquen a través de unservidor externoSi hospeda archivos de base de datos de FileMaker Pro conFileMaker Server y su organización utiliza la autenticaciónadministrada centralmente para usuarios y grupos, como AppleOpenDirectory o dominio de Windows, puede configurar cuentasque autentiquen a los usuarios en función del servidor deautenticación. Esto le permitirá utilizar el servidor de autenticaciónexistente para controlar el acceso a bases de datos sin tener queadministrar una lista independiente de cuentas en cada archivo debase de datos de FileMaker Pro.Nota Sólo los archivos de base de datos hospedados por FileMakerServer pueden autenticar usuarios mediante un servidor deautenticación. Los archivos de base de datos compartidos porFileMaker Pro no autenticarán usuarios mediante este tipo deservidor.Importante Si un archivo de base de datos contiene una o variascuentas de servidores externos, asegúrese de utilizar parámetrosde seguridad del sistema operativo para limitar el acceso directo alarchivo. En caso contrario, es posible que un usuario no autorizadomueva el archivo a otro sistema que replique su entorno de servidorde autenticación y consiga tener acceso al archivo. Para obtener másinformación, consulte la documentación de FileMaker Server.Para crear una cuenta que autentique a través de un servidor externo:1. Elija el menú Archivo > Definir > Cuentas y privilegios.2. En la pestaña Cuentas, haga clic en Nueva.3. En el cuadro de diálogo Editar cuenta, en La cuenta se verifica através de, seleccione Servidor externo.4. Introduzca el nombre de un grupo definido en un servidor deautenticación externo para Nombre del grupo.5. En Estado de la cuenta, elija si desea que la cuenta esté activao inactiva.6. En Conjunto de privilegios, seleccione el conjunto de privilegiosque desea utilizar con esta cuenta.El conjunto de privilegios asignado a la cuenta determina lasacciones que pueden realizar los miembros del grupo autenticadosexternamente en el archivo de base de datos. Puede elegir unconjunto de privilegios existente o seleccionar Nuevo conjunto deprivilegios y crear uno nuevo. Para obtener más información, consultela sección siguiente.7. En Descripción, introduzca una descripción de la cuenta(opcional).8. Haga clic en Aceptar.9. En el cuadro de diálogo Definir cuentas y privilegios, haga clicen Aceptar.10. En el cuadro de diálogo que aparece, introduzca un nombre decuenta y una contraseña con el conjunto de privilegios Acceso totalasignado y haga clic en Aceptar.Crear conjuntos de privilegiosPuede asignar cada uno de los conjuntos de privilegios a una o variascuentas.Para crear un conjunto de privilegios:1. Siga los pasos descritos anteriormente para mostrar los conjuntosde privilegios para un archivo.2. Haga clic en Nuevo.Aparece el cuadro Editar conjunto de privilegios. Cada opción delconjunto de privilegios está configurada de forma predeterminadacon los valores más restrictivos.

112 Guía del usuario de FileMaker ProSólo puede configurar los privilegios de acceso a registros para lastablas definidas en el archivo actual. Si el archivo contiene relacionescon tablas de otros archivos que quiere proteger, tiene que crearcuentas y conjuntos de privilegios en los demás archivos paraproteger esas tablas.Para obtener más información sobre cómo utilizar el cuadro dediálogo Editar conjunto de privilegios, consulte la Ayuda.3. Introduzca un nombre y una descripción opcional para el conjuntode privilegios.4. Defina los privilegios para el conjunto de privilegios.Para obtener más información sobre las opciones de los conjuntos deprivilegios, consulte la Ayuda.5. Haga clic en Aceptar.Una vez creados los conjuntos de privilegios deseados, debe crearo editar las cuentas para que utilicen los conjuntos de privilegiosadecuados. Para obtener más información, consulte “Crearcuentas” en la página 109.Para obtener más información sobre cómo crear cuentas y conjuntosde privilegios, consulte la Ayuda.Acerca de la activación de acceso a nivel de registroPuede configurar el acceso a registros individuales para cada tabla.Por ejemplo, el conjunto de privilegios puede limitar laposibilidad de:1 Ver, editar, crear o eliminar todos o algunos registros encada tabla.1 Acceder o modificar determinados campos en cada tabla.Ver privilegios ampliadosLos privilegios ampliados determinan las opciones de comparticiónde datos permitidas por un conjunto de privilegios de un archivo.Por ejemplo, si el archivo está compartido, el privilegio ampliadoAcceso mediante red FileMaker determina si el conjunto deprivilegios permite la apertura del archivo compartido como cliente.El privilegio ampliado Acceso mediante Publicación en la Web alinstante determina si el conjunto de privilegios permite el accesoa la base de datos desde un navegador Web.Existen seis privilegios ampliados predeterminados. Para obtenermás información sobre ellos, consulte “Cuentas, conjuntos deprivilegios y privilegios ampliados” en la página 104.Puede ver los privilegios ampliados en el cuadro de diálogo Definircuentas y privilegios, así como activar cada privilegio ampliado paralos conjuntos de privilegios seleccionados. Todos los privilegiosampliados están desactivados de forma predeterminada, inclusoen el conjunto de privilegios Acceso total.Puede que deba eliminar un privilegio ampliado que ya no seanecesario.

Capítulo 5 | Proteger bases de datos con cuentas y conjuntos de privilegios 113Para ver los privilegios ampliados:1. Abra el archivo de base de datos.2. Elija el menú Archivo > Definir > Cuentas y privilegios.3. En el cuadro de diálogo Definir cuentas y privilegios, haga clic enla pestaña Privilegios ampliados.Para obtener más información sobre los privilegios ampliados,consulte la Ayuda.

114 Guía del usuario de FileMaker Pro

Capítulo 6Convertir bases de datos de versionesanteriores de FileMakerDebido a que FileMaker Pro 7 y FileMaker Pro 8 comparten elmismo formato de archivo, FileMaker Pro 8 puede abrir los archivosde FileMaker Pro 7 sin convertirlos. Incluso puede utilizar archivosde FileMaker Pro 8 con FileMaker Pro 7, sin embargo, las nuevasfuncionalidades puede que no funcionen como es de esperar cuandose abre el archivo en una versión anterior.Por ejemplo:1 Autocompletar: Si abre el cuadro de diálogo Formato de campo(ahora el cuadro de diálogo Ajuste del campo/control) para un campodefinido en autocompletar, esta funcionalidad se borra cuando sehace clic en Aceptar.1 Calendario desplegable: En Mac OS, si abre el cuadro dediálogo Formato de campo ahora el cuadro de diálogo Ajuste delcampo/control) para un campo configurado como calendariodesplegable, el estilo de campo cambia a un juego de botonescirculares cuando se hace clic en Aceptar, incluso aunque no serealice ningún cambio.1 Control de pestañas: Se abrirá una presentación que contienepaneles de pestañas, pero los objetos que estaban en los paneles depestañas aparecerán uno encima de otro.1 Importar datos: Los archivos de FileMaker Pro de versionesanteriores a la 7.0 de FileMaker Pro tienen que convertirse al formato.fp7 antes de importar.FileMaker recomienda que, una vez creado y abierto un archivo enFileMaker Pro 8, no realice cambios de diseño en la base de datoso de presentación con una versión anterior de FileMaker Pro, enparticular a las funciones que han cambiado en FileMaker Pro 8.Convertir FileMaker Pro 6 y archivosanterioresDebe convertir archivos creados en FileMaker Pro 6 y anteriores alformato de archivo .fp7.El proceso de conversión le permite utilizar archivos de versionesanteriores a la 7.0 con FileMaker Pro 8.0, pero es importante quetenga en cuenta lo siguiente:1 Puede que sean necesarias correcciones manuales. Es posibleque necesite corregir elementos del archivo que no se convirtieroncorrectamente. En algunos casos, debe corregir elementos en elarchivo original y convertirlo de nuevo a continuación. Después deconvertir un archivo, debería consultar el archivo Conversion.logpara conocer los elementos que pueden necesitar alguna corrección.1 Debería probar el archivo convertido. El archivoConversion.log puede no indicar cada elemento del archivo quenecesita corrección. Antes de comenzar a utilizar una solución debase de datos convertida, debería probarla con detenimiento paraasegurarse de la correcta conversión de todos los aspectos.Por ejemplo, asegúrese de que cada guión funciona de la formaesperada y de que las cuentas y los conjuntos de privilegiosofrecen la seguridad de archivo necesaria.

116 Guía del usuario de FileMaker Pro1 Puede que desee migrar archivos a FileMaker Pro 8.Al convertir una base de datos relacional de varios archivos,los archivos convertidos no se optimizan para su uso conFileMaker Pro 8. Estos archivos están todavía relacionados y nose combinan en un único archivo con varias tablas relacionadas,lo que sería deseable si pretende utilizar de forma más eficaz lasnuevas funciones de FileMaker Pro 8. Puede ir más allá de la meraconversión y migrar los archivos a FileMaker Pro 8, combinandomanualmente los archivos después de la conversión o creandode nuevo la base de datos en FileMaker Pro 8 e importando acontinuación los datos de los archivos originales. Después de laconversión, puede importar datos de archivos independientes entablas nuevas en un archivo.Este capítulo incluye nociones básicas sobre la conversión dearchivos. Incluye:1 una visión general del proceso de conversión1 instrucciones sobre cómo convertir un único archivo o variosarchivos a la vez1 información sobre cómo ver el archivo Conversion.log después deconvertir uno o varios archivos1 un resumen de los problemas de conversión más importantes quepuede encontrarSi convierte bases de datos complejas o críticas para el negocio,consulte el manual más detallado Conversión de bases de datosde versiones anteriores de FileMaker, en www.filemaker.com/downloads.Visión general de la conversiónSi la solución de base de datos es bastante sencilla, no deberíaencontrar grandes dificultades para convertir los archivos, consultar elarchivo Conversion.log, probar los archivos convertidos y utilizarlos.Por ejemplo, los archivos simples creados a partir de las planillasproporcionadas con una versión anterior de FileMaker Pro deberíanconvertirse de forma más precisa sin necesidad de un gran número decorrecciones manuales posteriores.Si convierte una base de datos relacional de varios archivos creadacon funciones personalizadas, como los guiones personalizados,o una base de datos vital para la empresa, debería planificar conmayor atención la conversión.FileMaker Pro 8 puede convertir archivos creados con las versiones3.x, 4.x, 5.x y 6.x. Si ha creado archivos con FileMaker Pro versión2.x o anterior, deberá convertirlos primero a uno de los formatosadmitidos enumerados anteriormente. A continuación, puedeconvertir los archivos a FileMaker Pro 8. Para obtener másinformación, consulte “Convertir bases de datos deFileMaker Pro 1.x y 2.x” en la página 121.Al convertir archivos, FileMaker Pro 8 conserva el contenidode los archivos originales y crea unos nuevos con el formato deFileMaker Pro 8. El contenido de los archivos originales no semodifica, y los puede abrir en la versión anterior de FileMaker Proen la que se crearon. Los archivos convertidos sólo pueden abrirse enFileMaker Pro 8 y FileMaker Pro 7.Puede convertir un único archivo o varios archivos a la vez:1 Utilice el método de conversión de un único archivo para losarchivos de base de datos independientes que no muestran datosrelacionados de otros archivos. Para obtener más información,consulte la sección siguiente.1 Utilice el método de conversión de varios archivos para convertirtodos los archivos de una base de datos relacional. Para obtener másinformación, consulte “Convertir varios archivos a la vez” en lapágina 118.

Capítulo 6 | Convertir bases de datos de versiones anteriores de FileMaker 117Convertir un único archivoPara convertir y abrir un único archivo:1. Si el archivo que desea convertir está abierto actualmente en laversión anterior de FileMaker Pro, ciérrelo.Si intenta convertir un archivo abierto actualmente, aparecerá unmensaje de alerta indicando que el archivo ya está en uso y que nose convertirá.2. Inicie FileMaker Pro 8.3. Realice una de las acciones siguientes:1 Si aparece el cuadro de diálogo Abrir un archivo nuevo oexistente, continúe con el paso 4.1 Si aparece el cuadro de diálogo Nueva base de datos,seleccione Abrir un archivo existente y, a continuación, haga clic enAceptar.1 Si no aparece ningún cuadro de diálogo, elija el menú Archivo> Abrir.4. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione el archivo quedesea convertir y haga clic en Abrir.Nota También puede iniciar la conversión arrastrando el archivoal icono de la aplicación FileMaker Pro 8.Aparece el cuadro de diálogo Conversión en el que puede optarpor cambiar el nombre del archivo existente antes de la conversión.FileMaker Pro añade de forma predeterminada la palabra “Antiguo”al nombre del archivo para cambiarlo.5. Realice una de las acciones siguientes:1 Omita el cambio de nombre del archivo antiguo anulando laselección de la casilla de verificación Renombrar el archivo antiguocomo y haga clic en Aceptar. No es necesario cambiar el nombredel archivo antiguo si tiene la extensión .fp5, .fp3, o .fmj porqueel archivo convertido tendrá la extensión .fp7. En Windows, laextensión de nombre de archivo .fp7 se añade a todos los archivosconvertidos.1 Introduzca el nombre que desee para cambiar el nombre delarchivo antiguo y haga clic en Aceptar. Realice esta acción siutiliza Mac OS, si el archivo no tiene una extensión y si deseaseguir utilizando el nombre de archivo existente para el archivoconvertido.Aparece el cuadro de diálogo Nombre de archivo convertido.6. Introduzca el nombre de archivo que desea para el nuevo archivo.Si cambió el nombre del archivo en el paso 5, el nombre de archivopredeterminado para el archivo convertido es el nombre de archivooriginal (con la extensión .fp7, si el archivo tenía una extensión).Si no cambió el nombre del archivo antiguo, el nombre de archivopredeterminado es nombre de archivo Convertido.7. Haga clic en Guardar para comenzar la conversión.Durante una conversión prolongada, aparecerá el cuadro de diálogoConversión del formato del archivo, que muestra el progreso de laconversión. Si un archivo que se está convirtiendo contiene camposindexados, puede ahorrar tiempo haciendo clic en Omitir cuando sevuelva a crear el índice para posponer la indexación para más adelante.En la mayoría de los casos, FileMaker Pro convierte el archivo y loabre. Si no se produce la conversión o aparece un mensaje de error,consulte “Solucionar problemas de conversión básicos” en lapágina 120.8. Abra el archivo Conversion.log ubicado en la carpeta quecontiene la base de datos convertida con un editor de texto como elBloc de notas (Windows) o TextEdit (Mac OS).El archivo Conversion.log contiene una relación de las acciones quetuvieron lugar durante el proceso de conversión recién completado.En su mayor parte, contiene mensajes de estado que indican losdiferentes componentes de archivo que se han convertido. Además,puede contener mensajes de error que indiquen las áreas en las quepuede ser necesario realizar correcciones manuales en el archivoconvertido antes de comprobarlo. Para obtener más informaciónsobre el archivo Conversion.log, consulte “Leer el archivoConversion.log” en la página 120.

118 Guía del usuario de FileMaker ProConvertir varios archivos a la vezFileMaker Pro 8 puede convertir varios archivos al mismo tiempo.Debería utilizar el método de conversión para varios archivos cuandonecesite convertir una base de datos compuesta por varios archivosrelacionados o simplemente tenga varios archivos de FileMaker Proque desea convertir rápidamente sin que se le solicite cambiar elnombre de cada archivo individualmente.Al convertir varios archivos al mismo tiempo, FileMaker Pro lepide que especifique una carpeta en la que desea que se guardenlos archivos compartidos, sin modificar los archivos originales.FileMaker Pro asigna automáticamente un nombre a cada archivoconvertido. FileMaker Pro no sobrescribirá los archivos existentesde la carpeta. En su lugar, añade un número al final del nombre dearchivo y aumenta ese número, si es necesario, hasta que seencuentre un nombre único.Hay varias formas de seleccionar los archivos que desea convertir:puede arrastrar y soltar los archivos (o la carpeta que contiene losarchivos) en el icono de la aplicación FileMaker Pro 8 o puedeseleccionar varios archivos en el cuadro de diálogo Abrir archivode FileMaker Pro.Para convertir varios archivos a la vez:1. Si los archivos que desea convertir están abiertos actualmenteen la versión anterior de FileMaker Pro, ciérrelos.Si intenta convertir archivos abiertos actualmente, aparecerá unmensaje de alerta indicando que los archivos ya están en uso y queno se convertirán.2. En el Explorador de Windows o en la ventana Finder (Mac OS),cree una nueva carpeta vacía para los archivos convertidos.3. Realice una de las acciones siguientes para seleccionar y abrir losarchivos que desea convertir:1 Método de archivos: En el Explorador de Windows o en laventana Finder (Mac OS), seleccione los archivos que deseaconvertir y arrástrelos al icono de la aplicación FileMaker Pro 8.1 Método de carpeta: Si una carpeta contiene todos los archivosque desea convertir, arrastre la carpeta al icono de la aplicaciónFileMaker Pro 8. Si va a convertir una base de datos relacionalde varios archivos en la que los archivos están organizados ensubcarpetas, deberá convertir cada carpeta por separado.En primer lugar, cree nuevas carpetas con la misma estructurapara los archivos convertidos. A continuación, convierta primerolos archivos de las subcarpetas del nivel inferior arrastrándolos alicono de la aplicación FileMaker Pro 8 e indicando la nuevacarpeta de destino correcta cuando se le solicite. Cuando se hayanconvertido todos los archivos relacionados de las subcarpetas,utilice el “Método de archivos” descrito anteriormente paraconvertir los archivos ubicados en la carpeta principal original.1 Método de cuadro de diálogo Abrir archivo: EnFileMaker Pro 8, elija el menú Archivo > Abrir y seleccione losarchivos que desea convertir en el cuadro de diálogo Abrirarchivo. Para ello, mantenga presionada la tecla Ctrl (Windows)o 2 (Mac OS) y haga clic en cada archivo (También puedeseleccionar un intervalo de archivos adyacentes. Para ello, hagaclic en el primer archivo, mantenga pulsada la tecla Mayús. y hagaclic en el último archivo del intervalo). A continuación, haga clicen Abrir.

Capítulo 6 | Convertir bases de datos de versiones anteriores de FileMaker 119Aparece el cuadro de diálogo Abrir varios archivos.4. Seleccione Abrir todos los archivos y convertirlos cuando seanecesario.5. Haga clic en Especificar, elija la carpeta creada en el paso 2 endonde desea guardar los archivos convertidos y haga clic en Aceptar(Windows) o Elegir (Mac OS).Importante No elija una carpeta que contenga alguno de los archivosoriginales. De lo contrario, se cambiarán los nombres de los archivosconvertidos (añadiéndoles un número al nombre de archivo) paraevitar que los archivos convertidos reemplacen a los originales.Este cambio de nombre de los archivos podría provocar laconversión incorrecta de las referencias de archivo, lo que afectaríaa las relaciones y demás funciones que utilicen estas referencias.6. Haga clic en Abrir en el cuadro de diálogo Abrir varios archivos.Durante una conversión prolongada, aparecerá el cuadro de diálogoConversión del formato del archivo, que muestra el progreso de laconversión. Si un archivo que se está convirtiendo contiene camposindexados, puede ahorrar tiempo haciendo clic en Omitir cuando sevuelva a crear el índice para posponer la indexación para másadelante.FileMaker Pro 8 crea los archivos convertidos en la carpetaespecificada y los abre a continuación, sin modificar los archivosoriginales. En Windows, la extensión de nombre de archivo .fp7se añade a todos los archivos convertidos. En Mac OS, se añadela extensión .fp7 a todos los archivos convertidos que teníananteriormente la extensión .fp3, .fp5, o .fmj.Si no se produce la conversión o aparece un mensaje de error,consulte “Solucionar problemas de conversión básicos” en lapágina 120.7. Abra el archivo Conversion.log ubicado en la carpeta quecontiene la base de datos convertida con un editor de texto como elBloc de notas (Windows) o TextEdit (Mac OS).El archivo Conversion.log contiene una relación de las acciones quetuvieron lugar durante el proceso de conversión recién completado.En su mayor parte, contiene mensajes de estado que indican losdiferentes componentes de archivo que se han convertido. Además,puede contener mensajes de error que indiquen las áreas en las quepuede ser necesario realizar correcciones manuales en los archivosconvertidos antes de comprobarlo. Para obtener más informaciónsobre el archivo Conversion.log, consulte “Leer el archivoConversion.log” en la página 120.Nota Si necesita convertir los mismos archivos más adelante,asegúrese de convertir los archivos en una carpeta vacía, movero eliminar todos los archivos de intentos de conversión anterioreso crear una nueva carpeta para la conversión. De esta forma, se evitaque se cambie el nombre de los archivos convertidos durante lasiguiente conversión. De lo contrario, las referencias de archivopodrían convertirse incorrectamente.

120 Guía del usuario de FileMaker ProLeer el archivo Conversion.logDebería abrir y leer el archivo Conversion.log después de convertiruno o varios archivos. Enumera el estado de conversión y losposibles problemas encontrados durante la conversión, como,por ejemplo, campos con nombres no válidos.El archivo de registro se crea en la misma carpeta que los archivosconvertidos. Si utilizó el método de conversión de varios archivos,el archivo Conversion.log contiene información de todos losarchivos convertidos.En la mayoría de los casos, puede corregir los problemas en losarchivos convertidos. Si el archivo de registro indica la existenciade un problema que presenta demasiada complejidad y quellevaría mucho tiempo solucionarlo después de la conversión,sería recomendable que intentara solucionar el problema en elarchivo original utilizando una versión anterior de FileMaker Pro y,a continuación, convirtiera el archivo de nuevo.Importante El archivo Conversion.log puede no indicar cadaelemento del archivo que necesita corrección. Antes de comenzar autilizar una solución de base de datos convertida, debería probarlacon detenimiento para asegurarse de la correcta conversión de todoslos aspectos. Por ejemplo, asegúrese de que cada guión funciona dela forma esperada y de que las cuentas y los conjuntos de privilegiosofrecen la seguridad de archivo necesaria.Solucionar problemas de conversión básicosA continuación, se ofrecen algunas sugerencias para corregirproblemas que podrían producirse durante la conversión.FileMaker Pro 8 no puede abrir el archivoFileMaker Pro 8 no puede convertir bases de datos creadas conFileMaker Pro 1x o 2x. Para obtener más información, consulte lasección siguiente, “Convertir bases de datos de FileMaker Pro 1.xy 2.x.”El archivo no se convirtió correctamente1 Si está convirtiendo una copia de un archivo, asegúrese de que elarchivo original estaba cerrado antes de copiarlo. De lo contrario,la copia no se convertirá correctamente.1 Consulte el archivo Conversion.log ubicado en la misma carpetaque la base de datos que intenta convertir. Para obtener másinformación, consulte la sección anterior, “Leer el archivoConversion.log.”1 Trate de recuperar primero el archivo con una versión anterior deFileMaker Pro y, a continuación, conviértalo de nuevo.Recibí un mensaje de comprobación de consistencia o autoreparación al abrir el archivo original con una versión anteriorde FileMaker ProTrate de recuperar el archivo original con una versión anterior deFileMaker Pro. A continuación, abra el archivo recuperado conla misma versión de FileMaker Pro, cierre el archivo e intenteconvertirlo con FileMaker Pro 8.El archivo convertido no acepta mi contraseñaEn FileMaker Pro 8, las contraseñas distinguen entre mayúsculasy minúsculas. Asegúrese de introducir la contraseña exactamentecomo se creó en la versión anterior de FileMaker Pro. Si es elpropietario del archivo original o el administrador de la basede datos, abra el archivo original con una versión anterior deFileMaker Pro y consulte la contraseña en el cuadro de diálogoDefinir contraseñas. En caso contrario, póngase en contacto con eladministrador de la base de datos para obtener la información decontraseña. Para obtener más información, consulte “Contraseñas”en la sección siguiente.

Capítulo 6 | Convertir bases de datos de versiones anteriores de FileMaker 121Convertir bases de datos deFileMaker Pro 1.x y 2.xFileMaker Pro 8 no puede convertir bases de datos creadascon FileMaker Pro 1.x o 2.x. Para utilizar estos archivos conFileMaker Pro 8, debe convertirlos antes con FileMaker Pro 3.x,4.x, 5.x, o 6.x, y, a continuación, convertirlos de nuevo conFileMaker Pro 8.Nota Las versiones anteriores a la 7.0 de FileMaker Pro paraWindows sólo pueden convertir los archivos 2.x. Si tiene queconvertir un archivo 1.x, conviértalo en un equipo Mac OS medianteFileMaker Pro 3.x, 4.x, 5.x o 6.x.Si no dispone de una versión anterior de la aplicación FileMaker Procon la que realizar la conversión, puede descargar una versión deprueba de FileMaker Pro 6 en www2.filemaker.fr/spain/ y utilizarlapara convertir los archivos.Problemas de conversión más importantesLas siguientes secciones describen brevemente los problemas másimportantes que puede encontrar al convertir bases de datos deversiones anteriores a la 7.0 de FileMaker Pro a FileMaker Pro 8.Para obtener información más completa, consulte Conversión debases de datos de versiones anteriores de FileMaker enwww.filemaker.com/downloads.ContraseñasDurante la conversión, las contraseñas se convierten en cuentas enFileMaker Pro 8. Hay dos problemas frecuentes de conversión decontraseñas:1 Para cada cuenta convertida, el nombre de cuenta y la contraseñadel archivo convertido se definen inicialmente con la contraseña delarchivo original, por lo que todas las contraseñas quedan visiblespara cualquier usuario con el conjunto de privilegios Acceso total.Por motivos de seguridad, debería cambiar cada nombre de cuentapara que dejara de coincidir con la contraseña o debería cambiar cadacontraseña para que dejara de coincidir con el nombre de cuenta.(También puede configurar una opción para forzar el cambio decontraseña en cada cuenta por parte del usuario la próxima vezque se inicie una sesión.)1 Las contraseñas de FileMaker Pro 8 distinguen entre mayúsculasy minúsculas. Asegúrese de introducir la contraseña exactamente taly como se creó en la versión anterior de FileMaker Pro. Para obtenermás información, consulte “El archivo convertido no acepta micontraseña” en la sección anterior.Conservar la información del diccionario de usuarioDurante la conversión, la referencia al diccionario de usuario seadministra de forma diferente en función de si se está utilizando eldiccionario de usuario predeterminado o un diccionario de usuariopersonalizado.1 Diccionario de usuario predeterminado: Al convertir unarchivo de base de datos que utiliza el diccionario de usuariopredeterminado (user.upr), el archivo señala al archivo user.upren la nueva carpeta FileMaker Pro 8. Por lo tanto, debería copiarel archivo user.upr de la carpeta de la aplicación FileMaker Proanterior a la carpeta FileMaker Pro 8 o exportar la información delarchivo user.upr al archivo user.upr de FileMaker Pro 8 antes deutilizar la base de datos convertida.

122 Guía del usuario de FileMaker Pro1 Diccionario de usuario personalizado: Al convertir un archivode base de datos que hace referencia a un archivo de diccionariopersonalizado, el archivo convertido sigue buscando el diccionarioen su ubicación anterior. Si mueve o elimina el diccionario deesa ubicación, el archivo convertido ya no tendrá acceso a lainformación del diccionario personalizado. Esto podría producirseaccidentalmente si el archivo de diccionario personalizado originalse encontrara en la carpeta FileMaker Pro anterior y desinstalaraposteriormente la versión anterior de FileMaker Pro.Para conservar un diccionario de usuario personalizado, mueva elarchivo de diccionario a la carpeta Mis documentos (Windows) o asu carpeta de inicio (Mac OS). A continuación, después de convertirel archivo de base de datos, especifique la nueva ubicación delarchivo de diccionario. Consulte la información sobre cómoseleccionar diccionarios de ortografía en la Ayuda para obtenermás detalles.Opciones de configuración almacenadas del paso deguión Configurar impresión (Windows)El paso de guión Configurar impresión puede almacenar y utilizaropciones de papel personalizadas que pueden recuperarse al ejecutarun guión. Esto le permite utilizar un guión para imprimir unadeterminada presentación con diferentes opciones de papel,por ejemplo, para imprimir etiquetas o un formulario ya impreso.El formato de FileMaker Pro para crear y almacenar opciones en elpaso de guión Configurar impresión no es compatible con el formatoutilizado en las versiones anteriores a la 7.0 de FileMaker Pro yFileMaker Pro 8 no puede convertir completamente las opciones deconfiguración almacenadas en archivos anteriores al nuevo formato.Después de la conversión, si desea editar las opciones deconfiguración almacenadas en el paso de guión Configurarimpresión, debería recordar cuáles eran estas opciones para poderintroducirlas de nuevo correctamente. Sería recomendable queconsultase las opciones en el archivo antiguo, sin convertir,para poder introducirlas correctamente.Cambio de ventanas en guionesLas versiones anteriores a la 7.0 de FileMaker Pro cambiabanautomáticamente la ventana activa después de ejecutar un guión,cuando era necesario. Ya no se admite este comportamientoautomático de las ventanas porque los autores de guiones puedenutilizar el paso de guión Seleccionar ventana para definir la ventanaactiva.Para emular el comportamiento de las versiones anteriores a la 7.0,FileMaker Pro 8 inserta automáticamente los pasos de guiónSeleccionar ventana después de determinados pasos de guiónEjecutar guión e Ir al registro relacionado durante la conversión dearchivos. Para conseguir el comportamiento de las ventanas deseado,debe insertar o eliminar los pasos de guión Seleccionar ventana.Funciones y peticiones de búsqueda booleanasComo FileMaker Pro 7 y 8 no reconocen como números loscaracteres alfabéticos admitidos anteriormente en un camponumérico, algunas funciones lógicas que devuelven resultadosbooleanos (true/false) pueden devolver resultados erróneos. Además,algunas peticiones de búsqueda de contenido booleano puedendevolver resultados diferentes en versiones anteriores aFileMaker Pro 7.0.La tabla siguiente muestra cómo pueden diferir los resultadosbooleanos.Contenido de camponuméricoEn FileMaker Pro 8y FileMaker Pro 7,se evalúa comoEn FileMaker Pro 6 yversiones anteriores,se evalúa comocampo en blanco False False0 False False1 True TrueTrue, Yes, Y, y, T o t False TrueFalse, No, N, n, F o f False False

Capítulo 6 | Convertir bases de datos de versiones anteriores de FileMaker 123Si ha utilizado “Yes” o “T” u otro texto para indicar verdaderoen campos numéricos, los cálculos booleanos que utilicen estoscaracteres no devolverán resultados que coincidan con los delas versiones anteriores a la 7.0 de FileMaker Pro.Las peticiones de búsqueda de información booleana son másrestrictivas. Por ejemplo, en una versión anterior a la 7.0 deFileMaker Pro, una petición de búsqueda para True en uncampo numérico buscaría los valores 1, True, Yes, Y, y, T o t.En FileMaker Pro 7, esta petición de búsqueda sólo buscaría el valorTrue. Puede modificar la petición de búsqueda para que el conjuntoencontrado incluya los valores que se devolvían en versionesanteriores. Puede utilizar también el comando Buscar/reemplazarpara lograr la consistencia de los datos.1 Después de la conversión, el cuadro de diálogo Definirreferencias de archivo contiene varias versiones de la mismareferencia de archivo. Puede concentrar manualmente lasreferencias de archivo en una sola si lo desea. La forma más eficazde realizar esta tarea consiste en crear una nueva referencia dearchivo y editar a continuación las relaciones, guiones, listas devalores y todos los demás elementos que hacen referencia a esearchivo para utilizar la nueva referencia de archivo. A continuación,elimine todas las referencias de archivo antiguas idénticas a ella.Referencias de archivoUna referencia de archivo almacena las rutas que buscaFileMaker Pro para acceder a un archivo externo de FileMaker.Las referencias de archivo estaban presentes, pero no visibles,en versiones anteriores de FileMaker Pro 7.0. Ahora, enFileMaker Pro 7 y 8, puede verlas y editarlas en el cuadrode diálogo Definir referencias de archivo.A continuación, se describen dos problemas de conversión dereferencias de archivo que pueden producirse:1 Después de la conversión de una solución de varios archivos,éstos se abren de forma muy lenta. Es posible que las referenciasde archivo señalen a ubicaciones externas. Puede aumentar lavelocidad con la que se abren los archivos restableciendo lasreferencias de archivo a rutas locales, si es posible. Tambiénpuede buscar referencias de archivos que contengan asteriscos enla ruta. Estos caracteres indican que la referencia de archivo estáexaminando la red en busca del archivo. Sustituya el asterisco porla dirección IP o el nombre de dominio del equipo en el que resideel archivo remoto.

124 Guía del usuario de FileMaker Pro

Índice alfabéticoSímbolos! 34– 50" 50, 53" " 29# 29$ 50& 50( 50, 53) 50, 53* 29, 33, 50+ 50, 96, 50... 32/ 50// 31: 50:: 50; 50< 32, 50 32, 50>= 32? 31@ 29[ 50] 50^ 50_ 50{ 50} 50~ 30≠ 50≤ 32, 50≥ 32, 50AAbrirarchivos 17varias ventanas 17Actualfecha, formatear 73hora, formatear 74Actualizacionescambiar 92campo de destino de la actualización 81campo de origen de la actualización 81definir 91descripción 79detener o suspender 92Actualizar archivos 115Actualizar datos existentes durante laimportación 98Adobe PDFguardar datos como 97AñadirConsulte también Definir; Insertarcampos 49nuevas peticiones de búsqueda 34registros 23registros relacionados 24, 89Anfitriónbase de datos en la Web 101descripción 93FileMaker Server 93guardar archivos 94realizar tareas 95Año 2000, validación de año 58Añoscuadro dígitos en campos de fecha 26, 58cuadro dígitos en campos de fecha yhora 26Apple OpenDirectory 111Archivoopciones 43preferencias 43Archivo Conversion.log 120Archivo de registro, conversión 120Archivosabrir 17abrir en varias plataformas 17cerrar 18clonar 19compartidos 107en la Web 101conjuntos de privilegios 104convertir 115copiar 18copias de seguridad 43crear 49cuentas 104descripción 16duplicar 19exportar a 100guardar 18planificar 45plantillascrear archivos 49descritas 49proteger 103remotos 17Archivos compartidosConsulte también Redesabrir 17anfitrión 93clientes 93conjuntos de privilegios 107cuentas 107en grupos de trabajo 101en la Web 101guardar 94limitaciones 93Archivos de diccionario, conservar durante laconversión de archivos 121Archivos no compartidos 108Archivos relacionados, restringir acceso 48

126 Guía del usuario de FileMaker ProArchivos secundarios. Consulte Bases de datosrelacionalesÁrea de impresión, ver 40Arrastras y soltar, campos en la presentación 69Asistente Nueva presentación/informe,descripción 62Atributos, texto 72Autenticación 104a través de un servidor externo 111Apple OpenDirectory 111Dominio de Windows 111Autocompletar 70Autointroducir 57Autouniones 87para resumir datos en portales 90BBarra de desplazamiento 23Bases de datoscrear 49descripción 15imprimir 40nomenclatura 49planificar 45publicar en la Web 101relacionales 16Bases de datos relacionalescampos de coincidencia 81planificar 82descripción 16, 79planificar 45, 87portales 81tablas relacionadasdescripción 82planificar 45terminología 81Bases de datos, relacionales. Consulte Bases dedatos relacionalesBloquear, registros compartidos 95Bloqueos de bases de datos. Consulte Cuentas;Conjuntos de privilegiosBloqueos de registros 95Botones circulares, mostrar campos como 71Botones, incluir en el orden de pestañas 25Buscando. Consulte Buscar registrosBuscar registrosConsulte también Peticiones de búsquedaañadir nueva petición 34búsquedas lógicas AND 34búsquedas lógicas OR 34búsquedas rápidas en modo Visualizar 28campos vacíos o no vacíos 33campos y registros relacionados 33descripción 27excluir registros 35fecha de hoy 31mostrar todos los registros 28Números booleanos 31números booleanos 122omitir registros 35orden de peticiones 36rangos de información 32registros duplicados 33símbolos 29texto parcial o variable 29todos los registros 28valores exactos 30valores no válidos 31varios criterios 34Buscar y reemplazar valores de campo 37búsquedas AND 34Búsquedas de texto literal 29Búsquedas lógicas AND 34Búsquedas lógicas OR 34Búsquedas OR 34Búsquedas rápidas 28CCabeceras y pies de página iniciales,descripción 77Cabeceras, descripción 77Cadenas, texto. Consulte Texto, literalCálculosConsulte también Campos de cálculocampos relacionadosreferencias de campos a 53resumir datos 90formatear 73Calendario desplegable 70Calendariosmostrar en campos 70Cambiaractualizaciones 92peticiones de búsqueda 36preferencias 43relaciones 89CamposConsulte también Campos de cálculo;Campos contenedor; Campos de fecha;Campos de coincidencia; Camposnuméricos; Campos relacionados; Camposde sumario; Texto; Campos de hora yCampos de fecha y horaañadir a presentaciones 69caracteres máximos en 26definir 49descripción 16eliminar de una presentación 70escribir en 26formatear 72Furigana en 53fusión 72globales 60indexar 59insertar en una presentación 69mostrar 9, 61nomenclatura 49, 52opciones 52opciones de entrada 57, 70opciones de validación 58restringir entrada de datos 75resultados almacenados y noalmacenados 59seleccionar 25, 67tipos 50, 51vacíos o no vacíos, buscar 33

| Índice alfabético 127Campos clave. Consulte Campos de coincidenciaCampos contenedorConsulte también Camposdescripción 51formatear 75Campos de activación. Consulte Campos decoincidenciaCampos de cálculodefinir 53descripción 51fórmulas 53resultados almacenados y noalmacenados 59Campos de coincidenciaConsulte también Camposdescripción 81, 82en actualización al importar 98Campos de fechaaños de cuatro dígitos 26, 58descripción 51introducir y editar valores en 26Campos de fecha y horaaños de cuatro dígitos 26descripción 51introducir y editar valores en 26Campos de fusión 72Campos de horadescripción 51introducir y editar valores en 26Campos de imagen. Consulte Campos contenedorCampos de interrupción 77Campos de sumariodefinir 54descripción 51, 54Desviación típica para 55en presentaciones 77Máximo para 55Media para 55Mínimo para 55opciones de 55Recuento para 55Total para 55Campos de textodescripción 51introducir y editar valores en 26Campos de unión. Consulte Campos decoincidenciaCampos numéricosConsulte también Camposbuscar 31descripción 51formatear 73introducir y editar valores en 26Campos relacionadosConsulte también Campos; Bases de datosrelacionalescálculos 53descripción 81en presentaciones 70planificar 47resumir datos 90Campos vacíos o no vacíos 33Caracteresno permitidos en nombres de campo 50Cartas modelo 72Casillas de verificación, mostrar camposcomo 71Cerrar ventanas y archivos 18Cifrado. Consulte Cuentas; Conjuntos deprivilegiosClaves principales. Consulte Campos decoincidenciaClientesdescripción 93guardar archivos 94límites, en la Web 101realizar tareas 95Clones 19Columnascambiar anchura 66en tablas 21imprimir registros en 65Comillas en búsquedas 29Comodines en búsquedas 29Compartición de archivos, activar 94Comportamiento del campo 25, 75Configuración. Consulte PreferenciasConjunto de privilegios Acceso de sólo lectura,descripción 106Conjunto de privilegios Acceso total,descripción 106Conjunto de privilegios Sólo entrada de datos,descripción 106Conjunto encontradoalternar con el conjunto omitido 36descripción 20, 27Conjuntos de privilegiosAcceso de sólo lectura 106Acceso total 106definir 111descripción 104predefinidos 106Sólo entrada de datos 106ver 109Contraseñasarchivos relacionados, planificación 48definir 108proteger archivos con 108resolución de problemas 120, 121solución de problemas 121Controles de pestañasdescritos 61incluir en orden de pestañas 25Conversión de archivos por lotes 118Convertirarchivos de versión 1.x y 2.x 121archivos únicos 117varios archivos 118Copiararchivos 18definiciones de campos 19guiones 19registros 23registros relacionados 24Copias compactadas de los archivos 19Correo electrónico, enviar desdeFileMaker Pro 97Crear. Consulte Añadir; Definir

128 Guía del usuario de FileMaker ProCuenta Admin 105, 107Cuenta de Invitado 105Cuenta de servidores externos 104, 111Cuentascontraseñas 108Cuenta Admin 105Cuenta de Invitado 105Cuenta de servidores externos 104, 111definir 109descripción 104predefinidas 105ver 109Cuerpo, descripción 77DDatosdescripción 15exportar 97importar 97introducir automáticamente 57ver como formulario, lista o tabla 20Definiciones de camposcopiar 19crear 49DefinirConsulte también Añadir; Insertaractualizaciones 91bases de datos 49campos 49campos de cálculo 53campos de sumario 54conjuntos de privilegios 111contraseñas 108cuentas 109listas de valores 71tablas 60Derechos de campo. Consulte Cuentas;Conjuntos de privilegiosDerechos. Consulte Cuentas; Conjuntos deprivilegiosdescripción 7Desplazarse de registro en registro 23Desviación típica para campos de sumario 55Detener, actualizaciones 92Diccionarios de usuario, conservar durante laconversión de archivos 121Direcciones IP, limitar 101Diseñar bases de datosplanificar 45relacionales 45Documentación electrónica 7Dominio de Windows 111Duplicararchivos 19registros 23registros relacionados 24EElementos. Consulte ObjetosEliminarcampos de una presentación 70datos 27peticiones de búsqueda 36registros relacionados 24, 90Escritura vertical 75EtiquetasConsulte también Presentación de etiquetascampo 70tamaños 64verticales 64Etiquetas de campo 70Etiquetas de correo 64ExportarConsulte tambiénIntercambiar archivosdescripción 97formatear 100formatos de archivo 97Expresiones de unión. Consulte Relacionesextensión de nombre de archivo fp7 17Extensiones de nombre de archivofp7 17para archivos convertidos 117, 119FFecha de hoy, buscar 31Fecha y hora, formatear 74FechasConsulte también Campos de fechaaños de cuatro dígitos, verificar 58buscar 31buscar fecha de hoy 31escribir en 26formatear 73introducir datos 26mostrar calendarios 70no válidas 31validar 58Field/Control tool 69FileMaker Proformato de archivo 97información de documentación 7new features 12nuevas funcionalidades 12versiones 1.x y 2.x 121versioni 115visión general del producto 9FileMaker Pro Advanced 8FileMaker Server 93, 101, 111Formatearcálculos 73exportar datos 100fecha y hora 74fechas 73gráficos 75horas 74importar datos 97números 73texto 72Formato BASIC 97Formato DBF 97Formato de archivo dBASE 97Formato de texto separado por comas 97Formato de texto separado por tabuladores 97Formato DIF 97Formato Excel 97

| Índice alfabético 129formato Excelguardar datos como 97Formato Lotus 1-2-3 97Formato Merge 97Formato Microsoft Excel 97formato Microsoft Excelguardar datos como 97Formato SYLK 97Formato WK1 97Formato WKS 97Formato XML 97Formatos de archivo, importación/exportación 97FormulariosConsulte también PresentacionesPresentación de formulario estándar 63ver registros como 20Fórmulas, campos de cálculo 53Funcionalidad de escritura de primeroscaracteres 70Funciones 53Fusionar correspondencia, usar camposde fusión 72GGráfico de relaciones 81, 82descripción 88Gráficos, formatear campos de 75Grupos de trabajos, compartir archivos 101Grupos. Consulte Cuentas; Conjuntos deprivilegiosGuardararchivos 18archivos compartidos 94datos automáticamente 18en formatos Excel y PDF 97Guionesconvertir guiones que conmutanventanas 122copiar 19descripción 42ejecutar 42imprimir 41Guiones de copia de seguridad de archivos 43HHerramienta Campo 69Herramienta Puntero. Consulte HerramientaSelecciónHerramienta Selección 67Herramientasdescritas 67herramienta Campo 69herramienta Selección 67Horasbuscar 31formatear 74no válidas 31IImportar 97–101actualizar registros coincidentes 98actualizar registros existentes 97agregar nuevos registros 97añadir nuevos registros 98archivo de destino 98archivo o tabla de origen 98, 99descripción 97en archivos existentes 97en nuevas tablasTablasimportar datos en nueva 97formatos de archivo admitidos 97Imprimirconfigurar 41descripción 39guiones 41información sobre la base de datos 42previsualizar 40registros 40registros en blanco 41registros en columnas 65texto asiático 75Indexarcampos 59limitaciones de campos de texto 30Informaciones de las herramientas,FileMaker Pro Advanced 8InformesConsulte también Presentaciones;Subsumarioscon datos agrupadoscrear 63imprimir 40crear 61Lista/informe en columnasprevisualizar 40registros en columnas 65Insertarcampos de fusión 72campos en presentaciones 69registros relacionados 71Intercambiar archivosbases de datos relacionales 79con otras aplicaciones 97exportar 97, 100importar 97Intranet 101Consulte también WebIntroducción de datos 57–59Introducir datosautomáticamente 57escribir en campos 26Furigana 53JJDBCconsideraciones de nombres de campo 50utilizar con productos FileMaker 7LLimitar el acceso. Consulte Cuentas; Conjuntosde privilegiosLímitesnombres de campo 50

130 Guía del usuario de FileMaker ProListas de valores 27, 95descritos 71Listas desplegables, mostrar campos como 71Listas, ver registros como 20Lógicabúsquedas AND 34búsquedas OR 34MMacros. Consulte GuionesMárgenes de página, mostrar en modoVista previa 40Márgenes, mostrar en modo Vista previa 40Máximo para campos de sumario 55Media para campos de sumario 55Menú emergente de modo 20, 61Menú emergente Present. 18, 61Menú emergente Símbolos 28Menús desplegables, mostrar campos como 71Menús personalizados,FileMaker Pro Advanced 8Migrar archivos 116Mínimo para campos de sumario 55Modo Buscar, descripción 20Modo Presentación, descripción 20Modo Vista previa, descripción 20, 40Modo Visualizarbuscar datos en 28Modo Visualizar, descripción 20Moneda, formatear 73Movercampo a campo 25Multiplataforma, compartición de archivos 17NNavegador, Webabrir URL 101Nombres de campo 50Nomenclaturabases de datos 49campos 52tablas 60Notas de texto, en gráficos de relaciones 88Números de página 63ver en modo Vista previa 40Números decimales 73Números, no válidos 31OObjetos bloqueados 67Objetos de presentación. Consulte ObjetosObjetos, presentaciónbloqueados 67descripción 66seleccionar 67Ocultar registros 36ODBCconsideraciones de nombres de campo 50utilizar con productos FileMaker 7Omitircampos durante la impresión 72registros 35relacionados 33, 36Opción de campo Furigana 53Opciones de almacenamiento global 60Opciones, archivo 43Operadorescomparación 53en peticiones de búsqueda 28, 32matemáticos 53relacionales 81, 85, 89Operadores de comparación 53Operadores matemáticos 53Operadores relacionales 81, 85, 89Orden de pestañas 25Ordenarregistros 30, 38registros en formato de tabla 21registros relacionados 90Orientación de la página para impresión 41PPaneles, paneles de pestañas enpresentaciones 61Partes de presentacióncabecera 77cabecera y pie de página iniciales 77cuerpo 77descripción 77etiqueta de campo 70pie de página 77subsumario 77sumario general 77Partes de subsumarioConsulte también Subsumariosdescripción 77Partes de sumario general, descripción 77Partes de sumario. Consulte Partes de subsumarioPartes. Consulte Partes de presentaciónPasos de guión Configurar impresión,convertir 122PDFguardar datos como 97Pestañas de modo 20, 23Peticiones de búsquedaConsulte tambiénBuscar registrosampliar criterios 35añadir nueva 34combinar buscar y omitir 35delimitar criterios 34descripción 27editar 36eliminar 36operadores en 28, 32orden de 36repetir 36restablecer 36varias 34, 35Pies de página, descripción 77Planificarbases de datos 45bases de datos relacionales 45seguridad de archivo 107

| Índice alfabético 131Plantillas 7crear archivos 49descritas 49PortalesConsulte también Bases de datosrelacionalesañadir registros 24descripción 81eliminar registros 25insertar registros relacionados 71omitir registros relacionados 36resumir datos en 90seleccionar 67seleccionar registros 22Preferenciasaplicación 43archivo 43descripción 43Preferencias de la aplicación 43Preferencias del documento 43Presentación de etiquetasConsulte también Presentacionesdescripción 64tamaños estándar 64Presentación de formulario de una sola página.Consulte Presentación de formulario estándarPresentación de formulario estándarConsulte también Presentacionesdescripción 63Presentación de lista/informe en columnasConsulte también Presentacionesdescripción 63Presentación de sobresConsulte también Presentacionesdescripción 65Presentación en blancoConsulte también Presentacionesdescripción 65Presentación en columnas extendidas. ConsultePresentación de lista/informe en columnasPresentacionesañadir campos 69camposarrastrar a la presentación 69eliminar 70fusión 66insertar 69mostrar 9, 61seleccionar 67campos relacionados, insertar 71columnascambiar anchura 66configurar 65crear 61descripción 9, 61En blanco 65Etiquetas 64etiquetas verticales 64Formulario estándar 63formulario estándar 63herramientas 67imprimir 40insertar campos relacionados 71Lista/informe en columnas 63paneles de pestañas en 61Sobre 65tipos 63vista de formulario 20Previsualizar impresiónConsulte ImprimirPrevisualizar columnas 65Privilegios ampliadosdescripción 104ver 112Privilegios de acceso. Consulte Cuentas;Conjuntos de privilegiosProteger archivos. Consulte Cuentas; Conjuntosde privilegiosPublicación en la Web al instantecompartir archivos 101descripción 93, 101Publicar, bases de datos en la Web 101Punteros en archivos. Consulte RelacionesRRangos de información, buscar 32Recuadros combinados, mostrar cam 71Recuento para campos de sumario 55Recuperar datos de otros archivos. ConsulteIntercambiar archivosRedesFileMaker Server 93multiplataforma 11, 93Referencias de archivo 17, 96, 107descritas 123Registro activo 22Registrosactivos 22agregar 97añadir 23bloqueados 95buscar 27coincidentes 98copiar 23descripción 16desplazarse por 23duplicar 23eliminar relacionados 25exportar 100imprimir en columnas 65mostrar reg. relacionados ordenados 90ocultar 36omitir 35ordenar 30, 38registros relacionados 90ordenar en formato de tabla 21seleccionar 22ver como formularios, listas o tablas 20visualizaren una lista 20individualmente 20Registros coincidentes, actualizar 98Registros duplicados, buscar 33Registros en blanco, imprimir 41

132 Guía del usuario de FileMaker ProRegistros relacionadosConsulte también Registros; Bases de datosrelacionalesañadir 24, 89buscar y omitir 33copiar 24descripción 81duplicar 24eliminar 24, 90mostrar en portales 71ordenar 90resumir datos 90RelacionesConsulte también Bases de datosrelacionalesautounión 87cambiar 89comparación 85crear 87de un solo criterio 83de varios criterios 84descripción 81devolver rango de registros 86planificar 47tipos 82Repetir peticiones de búsqueda 36Restablecer peticiones de búsqueda 36Resultado False 73Resultado falso 122Resultado True 73Resultado verdadero 122Resultados almacenados 59Resultados no almacenados 59Resultados virtuales 60Resumir datos en campos relacionados 90Rutas de archivouso de variables en 12SSaltos de página, ver en modo Vista previa 40Seguridad, archivoplanificar 107Seleccionarobjetos 67registros 22Server. Consulte Anfitrión; FileMaker ServerSímbolosbuscar 29subrayado 50Soluciones iniciales. Ver plantillasSQLutilizar con productos FileMaker 7Subformularios. Consulte PortalesSubsumariosConsulte también Informes; Partes desubsumario; Campos de sumariocrear informes 63imprimir 40Subtotales. Consulte Subsumarios; Campos desumarioSumarios generales, descripción 77Sumarios. Consulte Partes de subsumario;Campos de sumarioTTablasdefinir 60descripción 16nomenclatura 60ver registros como 20, 21Tablas relacionadasdescripción 82planificar 45TextoConsulte también Camposatributos 72buscar 30campos de 51formatear 72girar texto asiático 75seleccionar 67Texto asiáticogirar 75imprimir 75introducir 53, 75, 76Texto con distinción entre mayúsculas yminúsculas, buscar 30Tipo de datos 58Tipos de campodescripción 50y resultados del cálculo 54Tipos de datosConsulte también Tipos de campoy resultados del cálculo 54Total para campos de sumario 55UURL, abrir 101Usuarios autorizados. Consulte Cuentas;Conjuntos de privilegiosUsuarios no autorizados. Consulte Cuentas;Conjuntos de privilegiosVValidar valores de campo 58ValoresConsulte también Valores de campobuscar duplicados 33buscar exactos 30Valores booleanosbuscar 31descripción 31en funciones convertidas y peticiones debúsqueda 122formatear 73

| Índice alfabético 133Valores de campobuscar y reemplazar 37descripción 16eliminar 27introducir automáticamente 57prohibir cambios 58Valores no válidos, buscar 31Variablesen rutas de archivo 12paso de guión 13símbolos para 50Ventanasabrir varias 17cerrar 18mostrar sólo desde archivo actual 13Paso de guión Seleccionar ventana 13paso de guión Seleccionar ventana 122Verárea de impresión 40conjuntos de privilegios 109cuentas 109privilegios ampliados 112saltos de página y números de página enmodo Vista previa 40Ver como formulario, descripción 20Ver como lista, descripción 20Ver como tabla, descripción 21Ver registros como formularios, listas otablas 20Vista Tabla, descripción 64Vistas de presentaciones 62Visualizar registros 20XXMLprivilegios para 105XSLTprivilegios para 105WWebconsideraciones de nombres de campo 50hospedar bases de datos en 101World Wide Web. Consulte Web

134 Guía del usuario de FileMaker Pro