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PROTOCOLO PARA EMBALAJE Y TRASLADO ... - Página principal

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16ANEXOSGLOSARIOConservación preventiva de documentos: Definida como conservaciónindirecta, es el grupo de acciones indirectas de conservación que se ocupan deprevenir, frenar y controlar el deterioro de los bienes documentales. Estasacciones son el monitoreo y control del medioambiente, manipulación de losdocumentos, almacenamiento, control de plagas, preparación ante desastres yreprografía.Sistema Integrado de Conservación: Conjunto de estrategias de conservaciónpreventiva, tiene como principal objetivo garantizar la conservación y permanenciade los acervos documentales, producidos y custodiados por las entidades delDistrito, en las diferentes fases del ciclo vital del documento.Condiciones medioambientales: se refiere a los agentes ambientalesdirectamente relacionados con la conservación de los documentos tales como lahumedad, la luz, la temperatura y polución.Saneamiento: Aplicación de sustancias activas, aplicadas mediante diferentesmétodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción oejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantes deldeterioro de la documentación y de enfermedades a servidores públicos.Desratización: Eliminación de ratasDesinfección: Eliminación de hongos y bacteriasDesinsectación: Eliminación de insectos.Biodeterioro: deterioro de la documentación causado por hongos y bacterias.Administración de Archivos: son operaciones administrativas y técnicasrelacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una Institución.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

17Documentos de archivo: registro de información producida o recibida por unapersona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valoradministrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe serobjeto de conservación.Eliminación de Documentos: es la destrucción de los documentos que hanperdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienenvalor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.Expediente: conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente poruna oficina productora en la resolución de un mismo asunto.Gestión Documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas,tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentaciónproducida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, conel objeto de facilitar su utilización y conservación.Pieza Documental: unidad mínima que reúne todas las características necesariaspara ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entreotros, un acta, un oficio, un informe. Véase unidad documental.Plan de Transferencias: Es la programación preparada por el Archivo Central,para realizar los traslados de documentos de los archivos de gestión al archivocentral y que debe ser difundida y acatada por los responsables del proceso parala correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental, TRD.Tipo documental: unidad documental simple. (Véase: Pieza Documental).Transferencia de archivos: es el traslado de los documentos y seriesdocumentales de un archivo a otro.Dispositivos de transporte: Son aquellos medios o mecanismos utilizados parael movimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde losdepósitos de los archivos al vehículo de mudanza y desde éste al depósito nuevo.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

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