COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE ... - Cobaev

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSINTRODUCCIÓNLa administración pública, requiere, día con día de la correcta elaboración y aplicación demanuales administrativos, que faciliten la relación institución - empleado y que contribuyana una operación eficiente, así como al logro de los objetivos de la misma. Para ello, sedeben establecer las bases y lineamientos, en los que el personal en general tendrá queinvolucrarse para hacer más eficiente su desempeño laboral. El presente manual tienecomo propósito fundamental normar la actuación del personal al servicio de la institución ycoadyuvar en el correcto cumplimiento de los fines para los que fue creado el Colegio deBachilleres del Estado de Veracruz.Por lo anterior, este manual pretende servir de marco descriptivo del esquema orgánico yfuncional del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz, así como propiciar que sufuncionamiento se realice bajo estas directrices, delimitando los procedimientos en cadauno de los procesos administrativos y de operación, estableciendo su estricto apego a lasdisposiciones jurídico-administrativas que establecen las bases para su ejecución.Cabe señalar que para cumplir adecuadamente con los propósitos de este manual, esconveniente revisarlo periódicamente y realizar las modificaciones que se requieran en lasestructuras organizacional y funcional, a fin de que norme adecuadamente la operaciónreal de la institución y de esta manera mantenerlo en una permanente actualización.Para el estudio, planeación y despacho de los asuntos de su competencia, el Colegio deBachilleres del Estado de Veracruz cuenta con los servidores públicos y las unidadesadministrativas que se describen en el presente Manual de Procedimientos.ANTECEDENTESEl Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz, es un organismo públicodescentralizado del Gobierno del Estado de Veracruz, que cuenta con personalidad jurídicay patrimonio propio, creado por decreto del ejecutivo estatal expedido el 30 de Julio de1988 por el entonces Gobernador del Estado, el Lic. Fernando Gutiérrez Barrios ypublicado en la Gaceta Oficial número 99 de fecha 18 de agosto del mismo año. Dichodecreto se fundamenta en el artículo 45 fracción V de la Constitución Política del Estado, elcual faculta al ejecutivo del estado a fomentar por todos los medios posibles la educación.

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSAdicionalmente, este decreto tiene fundamentación en la fracción IV del artículo 5º de laLey Orgánica de la Administración Pública del Estado y en el artículo 3º de la ConstituciónGeneral de la República.Desde su creación hasta la fecha el Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz hacrecido cuantitativa y cualitativamente lo que lo ha llevado de tener en su inicio cuatroplanteles a cuarenta y nueve que se encuentran funcionando y a ser una opciónimportante de Educación Media Superior en el Estado de Veracruz.Un logro del COBAEV se da en el año de 1999 en el que, adicionalmente a laenseñanza escolarizada que se ofrece en todos sus planteles, se creó una nueva modalidadde enseñanza que inicialmente beneficia a un solo plantel, el número cuarenta y ocho deJalcomulco, Ver., en el cual se están obteniendo óptimos resultados en el nivel y calidad dela enseñanza a los alumnos, pero que a futuro va a ser una opción importante para ofrecerla Educación Media Superior a un número mayor de demandantes. Esta modalidad es laEducación Media Superior a Distancia ( EMSAD).Durante su existencia, el COBAEV ha contado con cinco Directores Generales.MARCO JURÍDICOEl funcionamiento y desarrollo del COBAEV se sustenta en el Acuerdo de Coordinación parala Operación y Apoyo Financiero, firmado por la Secretaría de Educación Pública y elGobierno del Estado de Veracruz; de fecha 4 de octubre de 1988, publicado en el DiarioOficial de la Federación el 29 de noviembre del mismo año.Asimismo, de conformidad con lo que establece el artículo 3º del Decreto de Creación, elColegio de Bachilleres del Estado de Veracruz se rige por lo dispuesto en la Ley General deEducación y en la Legislación local de la materia, apegándose a las normas que rigen a losplanteles de organización académica y programas de estudio de la Dirección General delBachillerato de la SEP, cuya aplicación tiene carácter nacional.Adicionalmente, la administración y operación del COBAEV en sus distintas áreas y nivelesestán reguladas en lo que les es aplicable por los instrumentos jurídicos de laAdministración Estatal y Federal que a continuación se señalan:

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOS4.- El Director del plantel adscrito a la coordinación de zona, deberá informar alCoordinador de Zona periódicamente los avances en los programas y laproblemática que se presente.5.- El Coordinador de Zona supervisará la adecuada aplicación de los recursos financierosen los planteles de la Zona y vigilará la captación de ingresos propios.PROCEDIMIENTOÁREAS QUEINTERVIENENDESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD OBSERVACIONESCoordinador de Zona,⎫Participará con la Dirección Generaly Administración Central, en laelaboración de estrategias para ellogro de los objetivos en laaplicación y desarrollo de lasactividades escolares yextraescolares que realicen y quetendrá que revisar en sussupervisiones.Director General⎫Dará instrucciones periódicamente alCoordinador de Zona de lasacciones que deberá supervisar demanera particular.Coordinador de Zona⎫ Elaborará un calendario parasupervisar a cada uno de lo plantelesde su zona. por lo menos 2 vecesal mes.⎫ Acudirá a las visitas de supervisiónprogramadas donde realizaráactividades de supervisión diversas atodas las áreas del plantel, como son: Revisión física y periódica de los

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSestados financieros de los planteles.Venta de libros, uniformes, boletosdel Sorteo Institucional, verificaciónde que los planteles cuenten conlos documentos normativos básicospara la ejecución y desarrollo de susfunciones. Manuales, reglamentosentre otros.Director del Plantel⎫Acompaña al Coordinador en lasupervisión realizada al plantel,entregándole la documentación querequiera para su evaluación.Coordinador de Zona⎫ Al finalizar la supervisión elCoordinador realizará unaevaluación.⎫ Si no existiera ninguna observaciónse enviará al Director General elresultado de la evaluación realizada.⎫ En caso de existir algunaobservación relevante alfuncionamiento del plantel, se ledará a conocer al Director del plantely se pondrá una nueva fecha para lasupervisión y solventación de lamisma.Director del plantel⎫ Recibe la evaluación de lasupervisión y se compromete acorregir las observaciones.Coordinador de Zona⎫⎫Supervisa nuevamente el plantel enla fecha acordada y verifica elcumplimiento de los compromisospor corregir.Envía al Director General el resultadode la supervisión realizada.Director General⎫Recibe la InformaciónFin del procedimiento

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSINICIOCoordinadorzonaSupervisanuevamenteverificaCoordinadorzonaParticipaelab. deestrategias/junto con elDirector Generaly Admón. central/EnvíaResultado Director GeneralDirector GeneralDa instruccionesacciones asupervisarCoordinadorzonaDirector GeneralRecibeCoordinadorzonaElaboraCalendario desupervisión/ para planteles/FINSupervisaEstadosfinancierosDocumentosnormativosUniformesLibrosDirector plantelAcompañasupervisión yentregaDocumentaciónrequeridaCoordinadorzonaCoordinadorzonaEvalúasupervisiónSi¿existobservació en?NoEnvía resultadode eval.Da aconocerobservaciónDirectorplantelFINDirector plantelRecibe y corrigeObservacionesCoordinadorzonaNOMBRE DELPROCEDIMIENTOCoordinar reuniones con elpersonal directivo de la zonaCLAVECZCRPDZ/02ÁREA QUE LO DESARROLLACOORDINACIÓN DE ZONAOFICINACOORDINACIÓN DE ZONAOBJETIVOReunir periódicamente al personal directivo de los planteles, para escuchar y atender

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSlas necesidades y problemas existentes en los colegios.FRECUENCIAPermanentemente.POLITICAS1. Con fundamento en el Manual de Organización y el Estatuto Orgánico del COBAEV, elCoordinador de Zona tendrá como responsabilidad informar a los Directores de losplanteles de su Zona la normatividad que tenga aplicación en los mismos así como delos lineamientos y programas establecidos en Oficinas Centrales2. Es responsabilidad del Coordinador de Zona convocar a reuniones de directivos de losplanteles..El Coordinador de Zona supervisara, que los acuerdos de las reuniones se cumplanadecuadamente en los planteles.NORMAS1. El Coordinador de Zona aplicará conforme a la normatividad las medidas que seconsideren pertinentes de carácter preventivo y correctivo para garantizar la buenamarcha de los planteles.2. La Coordinación de Zona deberá elaborar, el orden del día con los temas a tratar en lareunión.3. El Coordinador de Zona vigilará la debida puntualidad del personal directivo de losplanteles a su cargo.4. Asesorará y orientará debidamente al personal directivo sobre la solución de losproblemas a tratar.5. El Coordinador de Zona asesorará debidamente al personal directivo, para quegestionen correctamente y ante la instancia respectiva, lo conducente ante unaproblemática o necesidad del plantel.6. Verificará que las instrucciones y gestiones que se acuerden en las reuniones, secumplan debidamente y que sean canalizadas a las instancias correspondientes.

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOÁREAS QUEINTERVIENENCoordinación de Zona.DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD OBSERVACIONES♦ Participar en coordinación con laDirección General y laAdministración Central en ladeterminación de estrategias para elcorrecto logro de los objetivos de lasactividades escolares yextraescolares que se realicen♦ Elabora un calendario de reunionescon los planteles de su zona.♦ Organiza su material de trabajo paralas reuniones así como ladocumentación que tendrá queentregar a los mismos.♦ Cita a los Directores de los plantelesde su zona a reuniónDirector de Plantel♦ Acude a la reunión y aporta todoslos comentarios y documentosnecesarios, que acrediten lasnecesidades o problemáticas de suplanteles.Coordinador de Zona♦ El Coordinador de la Zona de sernecesario, realizará las gestionesante las instancias correspondientescon la finalidad de resolver laproblemática existente en losplanteles.♦ De ser necesario asesoraradebidamente al personal directivopara todo asunto laboral que pudieragenerar problemas al interior de losplanteles.♦ Coordina y supervisa el trabajo detodo sus directores y de maneraconjunta fijan metas y acciones paramejorar el trabajo de su zona.♦ Establecen programas permanentesde mejoramiento de los plantelesadscritos a su zona.♦ Evalúa el desarrollo de las funcionesen los planteles pertenecientes a su

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSzona.♦ Elaborará la minuta de la reuniónrealizada , incluyendo en ella todoslos comentarios y documentosnecesarios, que acrediten lasnecesidades o problemáticas de suplanteles.♦ Envía a la Dirección General elinforme de la reunión realizada.Director General.♦ Recibe el Informe del Coordinadorde ZonaFin del procedimientoINICIOElaboraMinutaCoordinadorzonaParticipaDeterm.estrategiasEnvía informeDirecciónGeneralElaboraCalendarioreuniones/con planteles /DirecciónGeneralRecibeInformeOrganizaMaterial detrabajoFINCita a reuniónDirector dePlantelDirector plantelAcude a reunióny aportaDocumentosnecesarios/ que acreditennecesidadesproblematicaso/Coordinadorzona

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSNOMBRE DELPROCEDIMIENTOCoordinar el enlace de lasacciones .CLAVECZ/CEA/03ÁREA QUE LO DESARROLLACOORDINACIÓN DEL ZONAOFICINACOORDINACIÓN DE ZONAOBJETIVOMantener enlace directo entre las Oficinas Centrales, autoridades y planteles a fin de darcumplimiento a los objetivos, programas y normatividad establecida. .FRECUENCIAPermanentementePOLITICASCon fundamento en el Estatuto Orgánico del Colegio de Bachilleres del Estado deVeracruz y el Programa Institucional de Desarrollo del COBAEV 1999-2004, el Coordinadorde Zona tiene las siguientes facultades y responsabilidades :1) Participar en la evaluación Institucional que realicen las áreas centrales del Colegiosobre las actividades de los planteles de su zona.2) Proponer a la Dirección General los Proyectos de mejoramiento académico,administrativo, de Planeación o legal de los planteles, tendentes a ofrecer un serviciode excelencia y un eficiente apoyo administrativo.3) Participar en la propuesta de los siguientes programas y proyectos:¬ Estudios de Factibilidad y promoción para nuevos planteles.¬ Reducción o expansión de grupos.¬ Participar en la revisión de Plantillas del Personal.¬ Mejoramiento de los Indicadores Educativos.

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOS¬ Revisión de avances programáticos por asignatura.¬ Dar cumplimiento a las actividades programadas de su zona y en los plantelesadscritos a la misma.¬ Promoción de Proyectos productivos.¬ Establecer una propuesta de mejoramiento y conservación de los espacioseducativos.NORMASEl Coordinador de Zona deberá aplicar conforme a la normatividad las medidas que seconsideren pertinentes, de carácter preventivo y correctivo para garantizar la buenamarcha de los planteles.1. Mantener estrecha coordinación con las áreas centrales.2. Tener pleno conocimiento de las normas, programas, lineamientos y sancionesaplicables en los planteles.3. Cumplir oportunamente con las disposiciones emitidas por las áreas centrales.4. Atender oportunamente los requerimientos de información de las áreas centrales ylas necesidades de los planteles5. Mantener actualizados los registros de información recibida y emitida en laCoordinación de la Zona.6. Controlar el flujo de información entre planteles y oficinas centrales.PROCEDIMIENTOÁREAS QUEINTERVIENENDESCRIPCIÓN DE LAACTIVIDADOBSERVACIONES

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSCoordinador de Zona♣ Recibe Instrucciones de laDirección General y de lasdiferentes áreas de las OficinasCentrales , acerca de lainformación que deberá recabarde los planteles de su zona.♣ Cita a reunión de trabajo o visitaa los planteles a su cargo ,sirviendo de enlace entre laDirección General y el Plantelpara el estrecho cumplimientode los programas establecidos yla entrega oportuna de losinformes solicitados.♣ En reunión de trabajo , coordinay participa en la propuesta de losproyectos que se implementaránen cada uno de los planteles a sucargo como son : Los Estudiosde Factibilidad y promoción paranuevos planteles. La Reducción oexpansión de grupos. participaen la revisión de Plantillas delPersonal. Supervisa elmejoramiento de los IndicadoresEducativos. El programa deEstímulo al desempeño docente,La revisión de avancesprogramáticos por asignatura.dar cumplimiento a lasactividades programadas de suzona y en los planteles adscritosa la misma. La promoción deProyectos productivos.Director del Plantel♣ Establece de manera conjuntacon el Coordinador de Zona unapropuesta de mejoramiento yconservación de los espacioseducativos, entre otros.Coordinador de zona♣ Asiste a la Dirección General ydiferentes áreas de OficinasCentrales del COBAEV, pararealizar alguna gestión ó cuandoasí se le requiera enrepresentación de los plantelesde su zona .♣ Se presenta con las AutoridadesMunicipales o Sectoriales pararealizar alguna gestión ó cuandoasí se le requiera enrepresentación del DirectorGeneral del COBAEV..

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSOficinas Centrales♣ Las diferentes áreas enviarán ladocumentación y circulares alCoordinador de Zona para suconocimiento y distribución a losplantelesCoordinador de Zona♣ Distribuye a los Planteles de suzona la información recibida♣ Envía a la Dirección General yOficinas Centrales , losprogramas e informessolicitados y da seguimiento a ladocumentación (circulares,oficios, etc.,), recibidos poroficinas centrales y/o plantelesDirección General♣ Recibe programas e informes .Fin del procedimientoINICIOCoordinadorzonaRecibeInstruccionesCita a reunion ovisitaElaboracion deinformesPlantelesCoordina yparticipaPropuesta deproyectosDirector deplantelDirector deplantelEstablecePropuesta demejoramiento yconservacionCoordinadorde ZonaAsiste y realizagestionesDir. Gral.Ofic..centralSe presenta yrealiza gestionesAutoridadesMunicipalesOficinasCentralesEnvianDocumentacionCircularesCoord.ZonaCoordinadorde ZonaDistribuyenDocumentacionCircularesPlantelesEnviaProgramasInformesDirecciónGeneralDirectorGeneralRecibeProgramasProgramasInformesFIN DELPROCEDIMIENTO

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSNOMBRE DELPROCEDIMIENTOCoordinar la Gestión ytramite de apoyosadicionales al Colegio.CLAVECZ/CGTAAC/04ÁREA QUE LO DESARROLLACOORDINACIÓN DE ZONAOFICINACOORDINACIÓN DE ZONAOBJETIVOGestionar ante la Dirección General y Organismos públicos y privados lasacciones en beneficio de la comunidad escolar del COBAEV..FRECUENCIAPermanentementePOLITICASDe acuerdo a la normatividad establecida en el Estatuto Orgánico y el ProgramaInstitucional de Desarrollo 1999-2004 , será responsabilidad del Coordinador de zona:1. Gestionar ante oficinas Centrales del Colegio y organismo públicos y privados losproyectos necesarios que coadyuven al buen funcionamiento de los Planteles2. Efectuar de manera permanente la promoción del COBAEV en la zona deinfluencia a fin de proyectar a la Institución y dar a conocer su nivelacadémico.3. Gestionar el otorgamiento de becas para los alumnos de escasos recursos y altoaprovechamiento.4. Participar en la organización de los recursos, eventos culturales, artísticos ydeportivos que se llevan a cabo en su zona, así como en campañas de beneficiosocial en coordinación con los ayuntamientos y directivos de los planteles.5. Coordinar y vigilar las gestiones que los directivos de planteles realicen con lafinalidad de atender su problemática.6. Vigilar la captación de ingresos propios e informar a la Dirección Administrativa yDirección General.NORMAS

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOS1. El Coordinador de Zona deberá cumplir y hacer cumplir la normatividad aplicableque tiene establecida la Institución para cada proyecto de vinculación.2. El Coordinador de Zona desarrollará acciones de gestión para beneficio de losplanteles ante las autoridades locales en cada ayuntamiento, informando de losresultados y acuerdos a la Dirección General.3. Registrará en informes periódicos las acciones de gestión realizadas por lacoordinación y por los planteles y deberá presentarlo ante la Dirección General y alárea competente para su validación y establecimiento oficial de convenios yacuerdos.4. Solicitar a planteles copia de la documentación que se elabore con motivo delseguimiento de los trámites y gestiones.5. Mantener actualizados los expedientes de seguimiento de asuntos importantes y/oespecíficosPROCEDIMIENTOÁREAS QUEINTERVIENENCoordinador de ZonaDESCRIPCIÓN DE LAACTIVIDAD♣ Detecta necesidades Yproblemáticas en los planteles.♣ Solicita al Director del plantel ladocumentación que avale eltrámite a realizar con la finalidadde darle seguimiento y mejorarla calidad del servicio que ofreceel Plantel.OBSERVACIONESDirector del Plantel♣ Entrega al Coordinador de Zonala documentación necesaria.Coordinador de Zona♣ Informa al área correspondienteen oficinas centrales.

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURACOLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZMANUAL DE PROCEDIMIENTOSOficinas Centrales♣ Una vez que tiene conocimientodel problema o necesidad delPlantel, da las indicacionessobre el procedimiento a seguirCoordinador de Zona♣ Desarrollará acciones de gestiónpara beneficio de los plantelesante las autoridades locales encada ayuntamiento, o ante lasautoridades educativas osectoriales, informando de losresultados y acuerdos a laDirección General♣ Acude también a las autoridadesdel COBAEV correspondientes. Afin de realizar las gestionespertinentes o resolver elproblema de que se trate.♣ Informa a la Dirección General elresultado de la gestión realizada.Fin del procedimientoINICIOCoordinadorzonaDetectaproblemas/ para realizartrámite /SolicitaDocumentaciónDirector delplantelDirector deplantelEntregaDocumentaciónCoordinadorzonaCoordinadorzonaInformaOficinasCentralesOficinasCentralesIndicaProcedimientosa seguirCoordinadorzonaCoordinadorzonaGestiona/con municipio,autoridades educ. ysectoriales/InformaResultados yacuerdosDirecciónGeneralRealiza gestiones/con autoridadesdel COBAEV /InformaResultados degestiónDirecciónGeneralFIN DELPROCEDIMIENTO

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