Presentación Tema y subtemas Objetivos específicos

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Presentación Tema y subtemas Objetivos específicos

U n i da d I V. G r a f i cación y formatoIV.4 Formatos generales ycondicionalesComo hemos visto hasta ahora, las celdas de las hojas de cálculo se pueden editarde distintas formas. A continuación revisaremos los cambios que pueden realizarsedesde el Formato general.Formatos generalesMediante la opción Número se puede modificar, de manera rápida, el formatode los datos contenidos en la celda, los cuales pueden ser: general, número,moneda, contabilidad, fecha, hora, porcentaje, fracción, científica o texto. Estosformatos vienen predefinidos como los más comunes. Sin embargo, también esposible personalizarlos.Al dar clic en la esquina inferior derecha de la opción Número, se despliega elcuadro de diálogo Formato de celda, el cual permite definir de manera personalel formato que queremos que tenga el dato contenido en la celda seleccionada.En este cuadro de diálogo, además de mostrar opciones para el formato delos datos, se pueden realizar modificaciones en cuanto a la alineación y fuente deltexto, los bordes, rellenos y protección de la celda.Además, es posible definir los formatos para las celdas, en caso de que ningunode los predefinidos sea el adecuado. Para ello, se debe escribir un código dentrodel campo Tipo.93Un formato de celda personalizado se compone de cuatro elementos importantes,los cuales se escriben separados por el signo punto y coma (;):Elementos del formatode celda personalizado1. La primera sección indica el formato que debe tomar la celda en caso deque el valor contenido sea positivo.2. La segunda sección indica el formato que debe tomar la celda en caso deque el valor contenido sea negativo.


I n f o r m át i ca aplica da94Secciones del formatode celda personalizado3. La tercera sección indica el formato que debe tomar la celda en caso deque el valor contenido sea cero (0).4. La cuarta sección indica el formato que debe tomar la celda en caso deque el valor contenido sea texto.A continuación se muestran los valores que pueden asumir cada una de estassecciones y su descripción:FormatoDescripción0 Reserva un sólo dígito para un número. En caso de que nocumpla con el tamaño rellena con ceros.# Reserva un sólo dígito para un número. En caso de que nocumpla con el tamaño deja en blanco los espacios restantes.? Reserva un sólo dígito para un número, añadiendo espaciosen ceros insignificantes.. Añade el punto decimal.% Añade el signo porcentual., Añade el separador de millares.E- E+ e- e+ Añade notación científica.$ - + / ( ) Añade estos caracteres sin necesidad de que se pongan entrecomillas.\ Añade el carácter que le precede dentro del formato.* Repite el carácter que le precede hasta que se cumpla con eltamaño de la celda._Añade un espacio.“texto”Añade el texto entre comillas al formato de la celda.@Reserva un espacio para texto.[color]Presenta el carácter en el color definido, éstos pueden serAmarillo, Rojo, Verde, Azul, Cian, Magenta y Negro.[color n]Presenta el carácter en el color que representa el númerodentro la paleta de colores, el cual puede ser del 0 al 56.[valor condición] Presenta el valor según una condición definida.mPresenta el número del mes sin ceros.mmPresenta el número del mes con ceros.mmmPresenta el nombre del mes abreviado.mmmmPresenta el nombre del mes completo.mmmmmPresenta la inicial del nombre del mes.dPresenta el número del día sin ceros.ddPresenta el número del día con ceros.dddPresenta el nombre del día abreviado.ddddPresenta el nombre del día completo.yy, yyyyPresenta el número de año en dos o cuatro dígitos respectivamente.h, hh Presenta el número de hora sin o con ceros respectivamente.


U n i da d I V. G r a f i cación y formatoEl texto de la forma puede ser editado, ya sea de forma manual, mediante lapestaña Inicio o a través de los Estilos de WordArt de la pestaña Formato.Si se desea incluir un cuadro de texto dentro de la hoja de cálculo, independientede una forma, debemos dirigirnos a la pestaña Insertar y seleccionar Cuadrode texto. El puntero se transforma para iniciar la captura del texto, por lo quenos colocaremos en la parte de la hoja donde queremos que se posicione el textoy hacemos clic para comenzar a escribir.Para editar y personalizar el cuadro de texto se utilizan las mismas opcionespara modificar las Formas, de tal manera que es posible modificar el tamaño, rotarla,cambiar los estilos del texto y del cuadro y la posición.Características de WordArtOtro elemento gráfico que puede ser incluido en la hoja de cálculo es el WordArt,sobre todo para cuando se desea incluir un texto a manera de título o rótulo.Esto se hace seleccionando la opción WordArt de la pestaña Insertar. Al seleccionarlase despliega una lista de opciones con estilos predefinidos, al elegir uno deellos, se genera automáticamente el objeto y sólo hay que escribir el texto.99Finalmente, en las hojas de cálculo también se puede añadir imágenes prediseñadaso desde archivos.Insertar ImágenesprediseñadasPara agregar una imagen prediseñada, debemos seleccionar la opción Imágenesprediseñadas, en la pestaña Insertar. Al seleccionarla se despliega un panelde búsqueda y selección de la imagen dentro de la galería multimedia de Excel®.En este panel se establecen los criterios de búsqueda, de acuerdo con el elementoque se desea y su tipo (imágenes, fotografías, películas o sonidos), así como laubicación para realizar la búsqueda (colecciones propias, de Office® o de la web).


I n f o r m át i ca aplica da100Insertar Imágenesdesde archivoUna vez que se ha ejecutado la búsqueda y se ha encontrado la imagen deseada,se debe hacer clic sobre ésta para que se inserte automáticamente en nuestroespacio de trabajo. Esta imagen también se puede modificar de tamaño, posicióny rotación, de manera similar a como se hace con las formas.En el caso de querer insertar un archivo fotográfico propio, se debe elegir laopción Imagen, dentro de la pestaña Insertar, después se generará un cuadro dediálogo en el que se especificará la ubicación del archivo e inmediatamente despuésse insertará automáticamente en la hoja de cálculo.Las imágenes insertadas también pueden ser editadas en cuanto a dimensiones,posición y organización, de la misma manera en que se modifican los demáselementos gráficos que ya mencionamos, pero además pueden ser cambiadasotras características particulares para mejorar su apariencia. Para esto, se utiliza lapestaña Formato, que se muestra al seleccionar la imagen.


U n i da d I V. G r a f i cación y formatoDentro de la opción Ajustar, se pueden modificar atributos particulares delas imágenes como brillo y contraste. Además, se puede reemplazar la imagen encaso de que no sea la que se deseaba insertar utilizando la opción Cambiar imagen.Para reducir el espacio que utiliza la imagen en el archivo, se aplica la opciónComprimir imágenes, sin embargo, se puede perder resolución y es posible queno se pueda regresar al estado original de la misma. Con Volver a colorear sepueden modificar algunas variaciones de color, luz y oscuridad. Finalmente, sepuede aplicar Restablecer imagen en caso de querer volver al estado original dela imagen después de haberle aplicado algunos cambios.Opciones de ajuste delas imágenesEn Estilos de imagen se pueden editar características de la presentación delobjeto haciéndola más atractiva. Las opciones que sugiere son:Modificar el estilo de laimagenAlgunos de los estilos prediseñados de las imágenes incluyen sombras, marcos,bordes suavizados, perspectivas, biseles, etc., y pueden ser personalizados encaso de que ninguno de ellos cumpla con nuestras expectativas. En Forma de laimagen se puede elegir una forma que será la que tome la imagen una vez seleccionada.En Contorno de imagen se modifican los bordes de la imagen. Al aplicarla opción Efectos de la imagen se modifican características como sombras,reflexión, resplandor, suavizado de bordes, bisel y giros 3D.101En cuanto al tamaño de la imagen, se puede utilizar la opción Recortar, encaso de que se quiera eliminar alguna parte de la imagen.También es posible rotar la imagen usando la herramienta Girar, ya sea a laizquierda o derecha o voltearla horizontal o verticalmente.IV.6 Incrustación de ventanas y otrosprogramas utilizando ole (dde)ole (Object Linking and Embedding) es una tecnología desarrollada por Microsoft®para compartir información entre sus aplicaciones, es decir, los programas deOffice®. En otras palabras, se pueden incluir elementos propios de una aplicacióndentro un documento o un archivo de otra aplicación. Su antecesor fue el dde(Dynamic Data Exchange) y fue creado para el mismo propósito.Descripción de ole


I n f o r m át i ca aplica daNecesidad de importarinformaciónCaracterísticas delportapapelesImportación de archivosde textoSon muchas las veces en que Excel® necesita importar los datos con los quetrabaja desde un origen o una aplicación distinta. Para ello, tiene a disposiciónherramientas que nos permiten hacer uso de esa información sin necesidad decopiarla o transcribirla.Una de estas herramientas es el Portapapeles, el cual nos permite copiar ocortar la información desarrollada en una aplicación y pegarla en esa misma o enotra. Este método de importar datos puede ser más directo, aunque implica algomás de trabajo.Además de la herramienta del portapapeles existen otros métodos. Uno esa través de la importación desde un archivo origen que no necesariamente estéen algún formato compatible con Excel®. La importación de estos datos implicaque pueden surgir algunas fallas por la diferencia en el formato, tanto de interpretaciónde datos como de apariencia. Sin embargo, es un método útil cuando lacantidad de información es extensa y el uso del portapapeles es poco conveniente.102Asistente paraimportar datos externosExisten distintos tipos de archivos de texto, y cada uno tiene una manera distintade importar los datos a Excel®. Comenzaremos con los Archivos de Textode Formato Plano o ASCII (.txt), éstos no presentan ningún tipo de formato ypara ello utilizaremos un asistente.Dentro de la cinta de opciones seleccionamos la pestaña Datos y después Obtenerdatos externos para dar clic en la opción Desde texto.Definir camposdelimitadosAl seleccionarla nos aparece un cuadro de diálogo para especificar la ubicacióndel archivo de texto que vamos a utilizar. Una vez seleccionado el botón Importarse inicia el Asistente para importar texto.En el paso 1, debemos definir si los campos están delimitados con algún carácteren especial, por tabulaciones o si su distribución tiene un ancho fijo. Ade-


U n i da d I V. G r a f i cación y formatomás se especifica a partir de qué fila del archivo deseamos que se importen losdatos, esto para el caso en que se deseen descartar los encabezados.A lo largo de los pasos del asistente obtenemos un vistazo previo de cómo seestá extrayendo la información.En el ejemplo que se presenta, los campos están delimitados y deseamos incluirlos encabezados de las columnas en la importación.En el Paso 2, se especifica por medio de qué carácter se encuentran separadoslos campos en el archivo de origen. En la vista previa, podemos ver, al ir seleccionandoel separador, cómo se hace la definición de las columnas que compondránnuestra tabla o base de datos. En caso de que los campos estuvieran delimitados porespacios o caracteres duplicados, con la opción Considerar separadores consecutivoscomo uno solo el programa asumirá un valor ‘vacío’ para dichos campos.Especificar cómo estánseparados los campos103En el Paso 3, se define el formato de los datos que contienen las columnassombreadas de negro, aun cuando después se pueda modificar este formato. Eneste paso también puede descartar la importación de alguna de las columnas quese muestra. Con el botón Avanzadas se determinan los separadores de millares ylos decimales, en el caso de valores numéricos.Definir el formato delos datos


I n f o r m át i ca aplica daAl seleccionar el botón Finalizar, nos pregunta el lugar en que deseamos colocarlos datos importados, puede ser en la hoja de cálculo actual o en una nueva.Si elegimos en la hoja actual, se deben especificar las celdas en que se hará la inserciónde los datos.Es muy común tener la necesidad de compartir datos de Word® a Excel®. Laforma más sencilla es utilizando el Portapapeles de Office®.Importación de datosde Word® a Excel®Si hicimos una tabla en Word® y la deseamos llevar a Excel®, el proceso es muysencillo:1041. Seleccionar la tabla que queremos importar.2. Copiar la tabla, ya sea utilizando el botón de Copiar o con el tecladoCtrl+C.3. Abrir la hoja de cálculo en la que se desea la tabla y pegarla con el botónde Pegar o con Ctrl+V.Puede ser que la tabla, al pegarla en la hoja de cálculo, nos advierta respecto ala diferencia entre el tamaño del texto. A pesar de eso, podemos aplicar formato ala tabla, como ya se ha explicado previamente.Importación de datosde Excel® a Word®De forma inversa, podemos aplicar este procedimiento para importar los datosde Excel® a Word®. Sin embargo, es de mayor utilidad que al importar los datospodamos establecer un vínculo entre las aplicaciones y que los cambios que serealicen en la información se vean reflejados en la incrustación en Word®. Para estoseguimos el siguiente proceso:1. Seleccionar la información que queremos importar estando en Excel®.2. Copiar los datos con el botón de Copiar o con Ctrl+C.3. Abrir Word® y pegar la tabla, utilizando el botón de Pegar o con Ctrl+V.4. Una vez que se han pegados los datos, aparece al final el botón Opcionesde Pegado para elegir las características que debe tener la importación.


U n i da d I V. G r a f i cación y formatoPor omisión, se pega el objeto conservando el formato del origen, sin embargopodemos definir las características que deseamos conservar. Al dar un clicderecho se abre un cuadro de opciones, al seleccionar Hacer coincidir estilo detabla destino, el pegado se hace conservando los bordes de la tabla de origen.Otras opciones son que el objeto sea pegado como imagen o que se conserve sóloel texto. Pero si lo que queremos es que cada vez que se modifiquen los datos enExcel® y se muestren en Word®, elegimos una de las opciones de Vincular a Excel,dependiendo si se quiere o no conservar el estilo de tabla.105Access® es una aplicación de Office® que gestiona bases de datos. Excel® tambiénpuede importar información de esas bases de datos para utilizarlas.Importación de datosdesde Access®Para esto nos dirigimos a la pestaña Datos y de ella elegimos la opción DesdeAccess dentro de la sección Obtener datos externos.El primer paso es elegir la ubicación del archivo de Access. En el caso de quela base de datos contenga varias tablas y consultas se nos preguntará cuál de éstasutilizaremos. Una vez elegidas, se especifica cómo queremos visualizar los datosen la hoja de cálculo (por ejemplo como una tabla o un informe) y, además, el lugardonde deseamos ubicarla, que puede ser en nuestra hoja actual o en una nueva.Los datos permanecerán vinculados y las modificaciones se verán reflejadas enambas aplicaciones.


I n f o r m át i ca aplica daImportación de datosdesde una página webLos datos también se pueden importar desde alguna página web que contengatablas de datos. Para ello, se elige la opción Desde Web, dentro de la sección Obtenerdatos externos.106Se abrirá un cuadro de diálogo en el que se muestra una ventana del navegadorpara abrir la página web que contiene los datos que deseamos importar. Enesta ventana una serie de flechas amarillas señalan las tablas que se encuentrandentro de la página y que podemos seleccionar para insertarlas en nuestra hojade cálculo. También se puede definir si queremos que la importación conserveel formato de los datos como se encuentran dentro de la página, usando el botónOpciones. Una vez elegida la tabla presionamos el botón Importar.


U n i da d I V. G r a f i cación y formatoComo en los casos anteriores, el programa nos pide especificar el lugar exactode nuestra hoja de cálculo en la que se pegarán los resultados.107


I n f o r m át i ca aplica daReactivos de autoevaluaciónInstrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.1. Excel® puede importar datos, pero no se pueden formatear. _____2. Al crear una nueva gráfica se puede guardar el formato para después usarlo en otro trabajo. _____3. Al importar una imagen a Excel® podemos modificar su tamaño, pero no editar su contenido. _____4. Las Formas son formatos de celdas automáticos. _____5. Es posible vincular los datos importados, es decir, que cada vez que se modifiquen en el archivooriginal, se muestren en la aplicación en que fueron copiados._____Instrucciones: Selecciona la respuesta correcta.1081. El Portapapeles se usa para:a. Guardar temporalmente información.b. Dar formato a un párrafo de texto para su impresión.c. Copiar y pegar información entre aplicaciones.2. WordArt es una característica que permite:a. Crear formatos de letras con rótulo más atractivo.b. Usar imágenes creadas previamente para insertar en las gráficas.c. Pegar un archivo externo de imagen.


U n i da d I V. G r a f i cación y formatoGlosarioExportar: Trasladar archivos de una aplicación externa a la que estamos utilizando.Importar: Convertir archivos desde la aplicación que estamos usando a un formatodefinido. Por ejemplo las imágenes.Fuentes de informaciónMicrosoft Office Online (s.f.). Importar datos. Recuperado el 14 de diciembrede 2009 desde http://office.microsoft.com/es-es/excel/CH100648473082.aspxMicrosoft Office Online (s.f.). Gráficos. Recuperado el 14 de diciembre de2009 desde http://office.microsoft.com/es-es/excel/CH100648163082.aspx109


I n f o r m át i ca aplica daPanel de verificaciónInstrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.1. Excel® puede importar datos, pero no se pueden formatear. _____ F2. Al crear una nueva gráfica se puede guardar el formato para después usarlo en otro trabajo. _____ V3. Al importar una imagen a Excel® podemos modificar su tamaño, pero no editar su contenido. _____ V4. Las Formas son formatos de celdas automáticos. _____ F5. Es posible vincular los datos importados, es decir, que cada vez que se modifiquen en el archivooriginal, se muestren en la aplicación en que fueron copiados._____ VInstrucciones: Selecciona la respuesta correcta.1101. El Portapapeles se usa para:a. Guardar temporalmente información.b. Dar formato a un párrafo de texto para su impresión.c. Copiar y pegar información entre aplicaciones.2. WordArt es una característica que permite:a. Crear formatos de letras con rótulo más atractivo.b. Usar imágenes creadas previamente para insertar en las gráficas.c. Pegar un archivo externo de imagen.

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