Lección 6.1 Presupuesto de ventas.

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Lección 6.1 Presupuesto de ventas.

EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONLección 6.1 Presupuesto de ventas.Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventasreal proyectado por una empresa en un periodo de tiempo. Es el puntode apoyo del cual dependen todas las fases del plan de utilidades.Existen una multitud de factores que afectan a las ventas; como laspolíticas de precio, el grado de competencia, el ingreso disponible, laactitud de los compradores, la aparición de nuevos productos, lascondiciones económicas, el ámbito geográfico, etc.La responsabilidad de establecer el presupuesto de ventas queda acargo del departamento de ventas. El pronóstico puede realizarse endiferentes niveles de la compañía. Siempre considerando que no afectelas utilidades que tienen que generarse para cubrir todos los gastos y lasinversiones.Análisis de TendenciasHay tres tipos de tendencias de ventas que son significativas para haceruna predicción:1. Tendencias Seculares (a largo plazo): Pueden calcularse trazandolos datos de ventas sobre una base de promedio móvil.2. Tendencias Cíclicas: Reflejan la presión de los ciclos comercialessobre las ventas. Son importantes para las proyecciones de venta alargo plazo.3. Tendencias Estaciónales: Puede determinarse al trazar las ventasmensuales durante varios años.Para fines de predicción, las tendencias de ventas son prácticamenteinútiles en los momentos en que cambian las tendencias económicas ocuando las condiciones del mercado se modifican rápidamente. Laprobable continuación de una tendencia debe inferirse de la lógica de lasituación. El mayor beneficio que se puede derivar de un análisis detendencias de las ventas ocurre cuando éste se emplea conjuntamentecon un análisis de correlación, evaluación del potencial del mercado yjuicios de los ejecutivos referentes a la competencia, los nuevosproductos, la publicidad, etc.M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 2 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONIndicadores Económicos y Análisis de CorrelaciónUn indicador económico es un índice estadístico (variableindependiente) estrechamente correlacionado con otro índice (variabledependiente), que puede ser usado al predecir valores para éste. Elproblema al pronosticar radica en descubrir cuáles son los indicadorespertinentes, determinar su confiabilidad y asegurarse si están sobre opor debajo de los índices dependientes. La relación entre dos o másíndices puede ser lineal o no.Una relación lineal existe cuando el índice de cambio entre los dosíndices es esencialmente constante.Una relación curvilínea ocurre cuando el índice de cambio varía endistintas magnitudes. La línea que proporciona el mejor ajuste entreestas dos variables se conoce con el nombre de línea de regresión.Desde un punto de vista matemático, la cercanía de correlación entreuna variable dependiente y una o más variables independientes seexpresa mediante el coeficiente de determinación, que mide la afinidadentre dos series de datos. Con frecuencia, los cambios de la variabledependiente no pueden explicarse adecuadamente por una sola variableindependiente.Importancia de planificar las ventasDesde el punto de vista conceptual, la tarea de planeación del gerentede ventas es la misma que la del gerente de mercadeo; incluyeestablecer objetivos enfocados en la misión y relacionados con lacomprensión de los puntos fuertes, puntos débiles, las oportunidades ylas amenazas. Los objetivos de la fuerza de ventas incluyen desarrollarnuevos negocios, vender los servicios, obtener información y proteger elterritorio contra los ataques de la competencia. Estos objetivos queorientan la formulación de las estrategias de ventas, deben desarrollarsejunto con la fuerza de venta.Un componente importante del proceso de planeación de ventas espreparar planes de contingencia, tomando en cuenta las influenciasimpredecibles e incontrolables, como los cambios en el entornoeconómico, legal o regulatorio, que pueden afectar en el desempeño deventas. El marco de planeación debe incorporar varias premisas,incluyendo los peores escenarios.M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 3 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONQuizás el beneficio más grande de la planeación sea que proporciona labase para el control. Lo hace proporcionando normas por las cualespuede medirse el desempeño, siendo entonces evidente cualquieradesviación del plan.Métodos usuales de proyección de ventas:1. Participación en el mercado de la industria.Cuando las empresas, especialmente las pequeñas, no cuentan con lainfraestructura necesaria para realizar sus propios estudios de mercadoy proyección de ventas, pueden acudir a su respectivo gremio industrial,el cual les proporciona los datos necesarios, para que mediante elsistema de comparación realicen sus proyecciones de ventasEjemplo:Año % de participaciónen la Industria1 12.62 13.03 11.94 12.45 13.06 13.27 12.18 11.69 12.710 12.5Promedio 12.5En este caso no se manifiesta ninguna tendencia ascendente odescendente en el porcentaje de participación en la industria. Lo cualquiere decir, que las proyecciones de la empresa son paralelas a las dela industria, lo que permite a la primera utilizar los datos de la segunda alproyectar sus ventas.M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 4 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONLa participación media es del 12,5%Como se puede observar en la figura 1.13.5Participación1312.51211.5Limite superior de controlLimite inferior de control+1%Promedio-1%1110.51 2 3 4 5 6 7 8 9 10AñosFigura 1. Porcentaje de participación en el mercado de la empresa XEjemplo:Ventas anuales de la Industria $1, 665 millonesVentas de la Empresa $208 millones ( 12.5%)Ventas para el siguiente año:Con base en las cifras anteriores, se pueden proyectar la venta para elsiguiente año:De la Industria: Incremento del 20%De la Empresa: Incremento del 20%Ventas: $1,998 millonesVentas: $ 249.6 millonesEste sistema de proyección de ventas de las pequeñas empresas, lespermite reducir sus costos y aproximarse a la realidad de sus ventas.M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 5 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION2. Experiencia y opinión de los vendedoresEste método empírico de proyección de ventas es válido para empresaspequeñas que tienen una amplia tradición en el mercado y quegeneralmente no tienen competencia directa porque son muy reducidos;como por ejemplo: El molino x y z del estado de Tlaxcala,tradicionalmente han cubierto las necesidades de su población.En la siguiente tabla se muestra la demanda semanal, mensual y anualde la agroindustria en estudio, según la experiencia de los vendedoresen los últimos 10 años.Proyección de la demanda en bultosBultosProducto Semanal Mensual AnualHarina de maízamarillo/50 Kg.79 316 3,792Las cantidades vendidas, se calculan con base en la informaciónsemanal de los vendedores sobre el comportamiento de las ventasdiarias, con la cual se hacen las respectivas equivalencias para el mes yel año. Este sistema es válido para proyecciones de ventas de cortoplazo. El incremento anual de la demanda se da por el crecimientonatural del mercado y por la oferta de nuevos productos.Proyección de la demanda en pesosPara obtener el valor de las ventas en pesos, basta con multiplicar lascantidades proyectadas por los precios de cada uno de los productos yhacer las equivalencias de semanas a meses y años.Harina de maíz amarillo/50 KgPrecio: $ 55Ventas/Semana: $ 4,345Mes: $ 17,380Año: $ 208,560M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 6 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONLa aplicación de este método en los últimos 10 años arrojó los siguientesresultados:AñoVentas enMillones de pesos1 1202 1303 1454 1405 1506 1707 1658 1809 19610 208En la siguiente figura 2 se puede visualizar el comportamiento de lasventas en los últimos 10 años, de acuerdo con la experiencia de losvendedores:250200Ventas1501005001 2 3 4 5 6 7 8 9 10AñosFigura 2.vendedoresProyección de ventas por la experiencia de losM AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 7 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION3. Métodos técnicos de proyección de ventasLa estadística es la herramienta fundamental que se utiliza paraproyectar las ventas sin envolver juicios subjetivos por parte de losencargados de la planificación de la empresa. Se trabaja con base en elmanejo de dos variables las cuales corresponden al factor tiempo y a losresultados económicos, es decir, a las ventas.Diagrama de esparcimientoLos resultados de las operaciones de ventas en la empresa serepresentan gráficamente mediante un diagrama, que resulta deestablecer la relación entre dos variables. Cada punto en el diagramarepresenta un par de valores, uno basado en la escala de las X, quecorresponde al factor tiempo o sea la variable independiente y otrobasado en la escala de las Y, que corresponde al factor ventas o sea lavariable dependiente. Relación lineal positiva: Cuando los grupos de datos mantienen unatendencia ascendente. Relación lineal negativa: Cuando los datos mantienen una tendenciadescendente. Relación curvilínea: Cuando los datos no mantienen unadependencia muy estrecha. No relación: Cuando no se presenta una línea o curva adecuadapara describir una relación promedio entre las dos variables.M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 8 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONYYXA. Relación lineal positiva B. Relación lineal negativaXYYXC. Relación curvilinea D. No relaciónXFigura 3. Diagramas de esparcimientoTendencias de las ventasLas tendencias de las ventas se proyectan con base en los movimientosde las series de tiempo, cuyos resultados del pasado permitenpronosticar con mayor eficiencia los resultados del futuro. A continuaciónse presentan las principales tendencias con sus respectivas causas:Tendencia SecularLa tendencia secular señala la dirección del movimiento de una seriesobre un largo período de tiempo. Puede ser un movimiento ascendenteo descendente. Se señala gráficamente por una línea recta o por unacurva suave.M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 9 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONCausas de la tendencia secular: Crecimiento de la población Mayor acumulación de capital Mejoramiento de la Técnica Alza en el costo de la vidaEste método se utiliza para analizar el comportamiento de los productosmás representativos del país; como el petróleo, el café, el azúcar o desectores generales como la minería, la ganadería o la agricultura.300250200Ventas1501005001 2 3 4 5 6De cadasFigura 4. Tendencia secular de las ventasVariación estacionalRepresenta un movimiento periódico en una serie de tiempo. Laduración de la unidad del periodo es menor de un año (trimestre, mes,día). La variación estacional se expresa en números índices.Causas de la variación estacional: Condiciones de tiempo Actividades tradicionales Fines de semana, de mes y otras.M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 10 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONLa siguiente figura muestra el comportamiento de una fábrica dealimentos, cuyas ventas mejoran sustancialmente en el 2o. y 4o.trimestre:160140120Ventas1008060402001 2 3 4Trim estresVentasPromedioFigura 5. Índices estacionalesFluctuaciones cíclicasIndican las expansiones (ascensos) y contracciones (descensos) de lasactividades de los negocios al rededor del valor normal. La duración decada ciclo es no fija y es relativamente corta. Se expresa en porcentajesobre o por debajo del valor normal.Las principales causas de estas fluctuaciones pueden ser: Factores económicos Niveles de inversión Niveles de producción Niveles de consumo Gastos del GobiernoM AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 11 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONPor ejemplo, el comportamiento de la construcción de vivienda en losúltimos 7 cuatrienios de gobierno ha tenido el siguiente comportamiento:150Cúspide+20Viviendas10050Mínimo+10-10-2001 2 3 4 5 6 7CuatreniosFigura 6. Comportamiento de las fluctuaciones cíclicasMovimientos IrregularesRepresentan todos los movimientos de una serie de tiempo, que no sontendencias, variación estacional o fluctuaciones cíclicas.Las principales causas de estos fenómenos pueden ser: Huelgas Terremotos Guerras Inundaciones Sequías, etc.La figura 7 muestra un ejemplo con el comportamiento de la producciónde papa en las últimas 4 décadas en el municipio xy, comoconsecuencia de los cambios climáticos.M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 12 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION130120VENTAS1101009080+20+10-10-2060 70 8090 2000D E C A D A SFigura 7. Movimientos irregulares o erráticosTendencia linealUna línea recta dibujada sobre una gráfica de acuerdo con el sistema decoordenadas rectangulares puede ser expresada mediante la ecuación:Y = a + bXDonde:Y= Valor del punto sobre la línea recta basado en la escala vertical deleje de las Y (variable dependiente).X = Valor del punto en la línea recta basado en la escala horizontal deleje de las X (variable independiente).a = Intersección de la línea con el eje de las Yb = Pendiente de la línea recta (promedio de cambio en la variable Y porcambio de la variable X).M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 13 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION14Variable dependiente12108642p1.g=4p2h=801 2 3 4 5 6 7Variable independienteFigura 8. Pendiente de la línea rectaM AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 14 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONLección 6.1 Presupuesto de producción.Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con elpresupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. En realidad, elpresupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado yajustados por el cambio en el inventario. Lo primero que se necesitahacer, es determinar si la empresa puede producir las cantidadesproyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar uncosto exagerado en la mano de obra ocupada.La elaboración de un programa de producción, consiste en estimar eltiempo requerido para desarrollar cada actividad, evitando un gastoinnecesario en pago de mano de obra ocupada.Estos estimados intervienen de manera específica en todo el proceso defabricación unitaria de un producto, es decir, del total del presupuestorequerido de materiales, se debe calcular la cantidad por tipo de líneaproducida, misma que necesita concordar con el presupuesto deproducción.Características: Debe considerarse sólo los materiales que se requiere paracada línea o molde. Debe estimarse el costo. No todos requieren los mismos materiales. El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en elcosto de producción.M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 15 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONEl modelo del plan de producción se puede visualizar el la siguientefigura:PLAN DE VENTAS+ ó -Cambio en inventarios deproductos terminados=PLAN DE PRODUCCIONBasedePresupuesto dematerialesPresupuesto demano de obra directaPresupuesto decarga fabrilFigura 12. Modelo del presupuesto de producciónDecisiones necesarias para desarrollar un Plan de ProducciónAntes de iniciar la elaboración del plan de producción de deben tener encuenta lo siguiente:a) Determinar las necesidades de producción por producto.Es indispensable presupuestar cada producto por separado,debido a las diferencias cualitativas y cuantitativas quedeterminan los mercados.b) Determinar las políticas de inventarios.M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 16 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONc) El manejo de los inventarios depende de las características delos productos, especialmente del carácter duradero o perecedero.d) Determinar las políticas de la capacidad de la fábricaEs necesario estimar la relación entre el tamaño del mercado y lacapacidad de la fábrica, con el fin de evitar posibles pérdidas deventas por falta de productos.e) Determinar la disponibilidad de las materias primas y mano deobra.Se debe garantizar el suministro de productos al mercado, paralo cual es indispensable la existencia permanente de materiasprimas suficientes y de buena calidad, así como la contrataciónde mano de obra disponible y con buen grado de capacitación.f) Determinar el efecto de duración del proceso de producción.Se debe mantener un cronograma actualizado del proceso depedidos y despachos con el fin de garantizar el cumplimiento conlos clientes.g) Determinar los lotes o tandas económicasPara reducir costos, se recomienda trabajar por lotes o tandaseconómicas mediante la aplicación de las economías de escala.Desarrollo del plan de producciónConsiste en traducir las cantidades de unidades solicitadas en el plan deventas, a necesidades de unidades de producción durante el ejercicio decada producto, tomando en consideración las políticas sobre inventarios.EjercicioUtilizando el mismo ejemplo de la agroindustria molinera, se requierepresupuestar la producción anual en bultos de harina de maíz:Necesidades de ventas anuales3792 bultos+ Inventario Final deseado 100 bultosTotal producción deseada3892 bultos- Inventario inicial de productos terminados 50 bultos= Producción planeada 3842 bultosM AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 17 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONLa producción para periodos intermedios, debe planificarse de maneraque:a) Haya productos suficientes para hacer frente a las necesidadesde ventasb) Se mantengan niveles de inventarios razonables, debido a laperecibilidad del producto.c) Se fabriquen los productos de la manera más económicaposible.El prorrateo mensual de la producción depende de las ventas, de laspolíticas de inventarios y de la capacidad de producción de la fábrica.Existen dos alternativas para manejar los sistemas de ventas,inventarios y producción:Alternativa A: Producción constante y cambios en las ventas einventarios. Esta alternativa facilita la programación de materiales ymano de obra.Concepto / MesetalTo-Ene Feb. Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov DicNecesidades de 379 240 355 323 30 307 307 338 355 323 307 307 323ventas27Más: Inventario final 100 132 97 94 10 120 133 115 80 77 90 103 1007= Exigencias deproducto 389 372 452 417 41 427 440 453 435 400 397 410 42324Menos: Inventario 50 50 132 97 94 107 120 133 115 80 77 90 103inicial= Producción planeada3842322 320 320 320320 320 320 320 320 320 320 320M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 18 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONGráficamente se pueden observar las fluctuaciones de los inventarios enel plan de ventas, mientras la producción permanece constante:Bultos4003503002502001501005001 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12MesesVentasInventariosProduccionFigura 13. Plan de producción planeada constanteAlternativa B: Inventarios constantes y fluctuaciones de ventas yproducción. Esta alternativa dificulta la programación de materiales ymano de obra.Concepto / MesetalTo-Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov DicNecesidades de 379 240 355 323 30 307 307 338 355 323 307 307 323ventas27Más: Inventario final 100 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 100= Exigencias deProducto 389 290 405 373 35 357 357 388 405 373 357 357 42327Menos: Inventario 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50inicial= Producción planeada3842240 355 323 307307 307 338 355 323 307 307 373M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 19 DE 20


EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIONGráficamente podemos observar que el comportamiento de las ventases igual al de la producción y los inventarios permanecen constantes:400350300Bultos2502001501005001 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12MesesVentasInventariosProduccionFigura 14. Plan de producción variable e inventarios constantesPolíticas de inventariosLas decisiones sobre políticas de inventarios dependen de los diferentesfactores que intervienen en un determinado mercado, comenzando por lascaracterísticas de los productos, especialmente lo relacionado con laduración o perecibilidad de los mismos y por el interés de cada uno de losdepartamentos de la empresa.Al departamento de ventas le convienen los inventarios elevados deproductos terminados. Al departamento de producción los inventarioselevados de materias primas. Al departamento de compras disminuir en loposible adquisiciones y al departamento de finanzas le conviene disminuirinventarios.M AESTRÍA EN A DMINISTRACIÓN DE N EGOCIOS - P ÁGINA 20 DE 20

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