EVENTOS EMPRESARIALES Y SUS ETAPAS - CARTILLA

2017
EVENTOS EMPRESARIALES Y SUS ETAPAS
SENA CGA - 1132436
Bryan Herrera
Brayan Gualteros
Andrés Gutiérrez
25/08/2017

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES
FICHA: NO.1132436
VERSION PRESENTADA POR:
BRYAN CAMILO HERRERA GORDILLO
BRAYAN STIVEN GUALTEROS TELLEZ
ANDRES FELIPE GUTIERREZ ARIAS
PORTAFOLIO
PRESENTADO A:
YOLANDA HIDROBO CHAPARRO
INSTRUCTORA CGA
BOGOTÁ D.C., 17 DE AGOSTO DE 2017

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCION DE UN EVENTO EMPRESARIAL
Principios básicos 1
• Principio de precisión: Toda planeación debe ser precisa, detallada y aparecer descrita en acciones
concretas.
• Principio de flexibilidad: Toda planeación debe dejar
margen de flexibilidad, sujeta a cambios imprevistos y
fuera de lugar.
• Principio de unidad: Se debe diseñar una planeación para
cada acción, y lograr coordinar todas entre sí.
https://www.google.com.co/search?q=imagen+de+planeacion&tbm=isch&imgil
Planificación de un evento
Es organizar algo conforme a un plan de tal manera que todo llegue a la perfección para esto se necesitan seis
etapas las cuales son:
• Previsión
• Organización
• Integración
• Dirección
• Control
Relaciones públicas
Se consideran una herramienta de la comunicación, su objetivo es realizar acciones que mantengan y mejoren
la imagen de la empresa.
Ejecución de un Evento
Es la fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo,
comparten las actividades planificadas del evento en sí.
1 https://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada

Simposio
Es una técnica que consiste en reunir un grupo de personas muy capacitadas sobre el tema dado para cierto
evento, se realizan conversaciones libremente para analizar determinados teas propias de cuya actividad.
Problemática
Las principales inquietudes y problemas que pueden
organización de un evento son:
presentarse en la
• ¿Qué productos ofrecer?
• ¿Quiénes asistirán?
• ¿Qué estrategia presentar?
• ¿Cómo satisfacer al público?
• ¿Qué se va a obtener a cambio?
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=carita+con+signos+de+pr
egunta&oq
Estas no resultan las únicas preguntas posibles, pero si engloban los aspectos más generales que pueden surgir
al acometer la organización de un evento determinado.
Tiempos y actividades
El tiempo activo y el tiempo libre dentro del evento están estrechamente relacionados, propiciando un
correcto balance de las actividades diarias y estableciendo una cantidad de actividades colaterales de acuerdo
a la relevancia del público potencialmente presente en ellas.
El tiempo de los acompañantes también es un factor esencial, pues, aunque
no participen directamente en todas las acciones del evento, son parte del
mismo, por ello es aconsejable entregarles con suficiente antelación el
programa de actividades previstas.
El empleo eficaz y eficiente de los tiempos habla de la profesionalidad y el
rigor con que trabaja un comité organizador. Una acertada planificación,
balance y distribución de las actividades, concebidas de acuerdo al número
y perfil de los participantes, es muchas veces un sello de garantía en la
calidad.
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&
q=relojes+animados&oq
La visión de cualquier evento puede centrarse en garantizar un impacto global positivo, acorde a la planeación
seguida, y asumiendo cada evento como un espacio de comunicación integral, donde se conjugan diversas

técnicas, métodos, estilos y herramientas puestas en función de establecer una satisfactoria comunicación
entre los participantes, donde éstos puedan expresar confortablemente su aporte y a su vez reciban de la
mejor manera posible el legado de los restantes participantes.
En estrecha relación con este aspecto, en algunos casos es conveniente realizar una evaluación de expectativas
en los participantes, puntualizando la visión, fines y grado de satisfacción que han alcanzado; lo cual se
contrarresta en base a los propósitos trazados y brindarán de conjunto una excelente posibilidad de introducir
cambios teóricamente favorables en futuras ediciones del mismo evento o incluso, extrapolar las que sea
posible a otros en los que se esté involucrado.
Etapas de los eventos
Todo evento tiene tres momentos claves bien diferentes en términos de las tácticas y metodologías a emplear
en aras de su éxito:
• Antes
• Durante
• Después
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&q=grupo+de+personas+trabajando&sa=X
&ved
Al mismo tiempo, el comité organizador de un evento deberá formularse siete preguntas básicas para un
conseguir una apropiada estructuración del mismo:
• ¿Cuál? (tipo de evento)
• ¿Qué? (nombre, temas y programa)
• ¿Quiénes? (comité organizador y asistentes)
• ¿Cómo? (logística)
• ¿Dónde? (sede o sedes)
• ¿Cuánto? (presupuesto, tiempo, actividades, entre otros)
• ¿Cuándo? (momento ideal)
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&q=signo+dinero+sin+fondo&sa

Imagen del evento
Es la imagen un aspecto catalogable dentro de los elementos más importantes de todo producto y/o servicio, y
en particular, de un evento que, resulta siempre una combinación de ambas condiciones.
La imagen de un evento no es única ni es homogénea, pues resulta de la percepción que realiza cada persona
en relación al mismo. No obstante, todo organizador aspira a que cada participante alcance y conserve una
imagen positiva y duradera del evento, lo cual se podrá revertir en potenciales dividendos futuros. 2
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=imagen+de+un+evento&oq
Comité organizador
• Tiene que estar entrenado para mostrar y transmitir
una imagen de unidad, organización, y control.
• Debe mostrar con hechos que saben hacer las cosas
bien. Es altamente probable que existan pugnas
o diversidad de opinión entre algunos de sus
miembros, pero estas no deben estar por encima del
interés colectivo y tampoco deben manifestarse
en momentos y lugares no apropiados.
• Saber manifestarse como un verdadero equipo es
probidad y ejemplo en cualquier comité organizador.
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=grupo+de+personas++pe
nsando&oq
2 http://es.calameo.com/read/0049238139fbad18457cd

Causas del fracaso
Pueden existir una serie de razones o motivos por los que un evento puede dar al traste con los objetivos
esperados por sus organizadores, tal es el caso de las siguientes situaciones:
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=carita+con+signos+de+pregunta
&oq
• Objetivos difusos desde un inicio.
• Mala preparación y atención del personal.
• Lo ofrecido no satisface las expectativas creadas.
• Sobrecarga informativa (saturación fisiológica de los sistemas
sensoriales en el público receptor).
• Inexistente o pobre planificación con un enfoque práctico.
• Asistencia disminuida con relación a lo planificado.
• Baja motivación de organizadores y asistentes.
• Incumplimientos (puntuales o reiterados) en los tiempos y espacios.
• Coexistencia de barreras que limitan la efectividad de la comunicación y desajustes reiterados por
parte de los organizadores.
Importancia
Se debe hacer énfasis en que todo evento, cualquiera que sea, es un suceso único. Es siempre positivo trazarse
una estrategia de realce hacia los elementos que hacen del evento en cuestión un fenómeno irrepetible,
portador de atractivos e intereses para los que tengan la oportunidad de asistir a él. Incluso en los casos de
eventos con participación virtual, resultan una mezcla de productos y servicios, en el sentido del marketing, y
como tal deben ser tratados según sus leyes. 3
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=imagen+de
+la+palabra+plan&oq
3 Nodal, Leticia. Relaciones Públicas: La Organización de Eventos. Revista Espacio, enero-abril, 2001. ₂ Rivero,
Magda. Marketing Ferial. Instituto de Comercio Exterior, 2005.

Es significativo señalar que la planificación de un evento no termina hasta después que el mismo ha sido
oficialmente clausurado, pues durante la celebración del mismo e incluso en fechas posteriores a éste,
permanecen tareas que se deberán cumplir con eficiencia, eficacia y calidad, las cuales deben ser planificadas y
adecuadas tanto como sea posible.
https://www.google.com.co/search?q=imagen+de+eficiencia+y+eficacia&source
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=imagen+de+manita+arriba&oq
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=imagen+de+conceptos+basicos
&oq

CONCEPTOS BASICOS
Evento: Es un acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto
fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente
Presupuesto: es el cálculo o negociación anticipada de los ingresos y los gastos de una actividad sea
económica, personal, empresarial o pública, Demás es un plan Acción dirigido a cumplir un objetivo previsto,
que se debe cumplir en un determinado tiempo y e ciertas condiciones.
Protocolo: es un documento o normatividad que se establece cómo se debe actuar en ciertos procedimientos.
De modo, recopila conductas, acciones que se consideran adecuadas ante ciertas situaciones
Anfitrión: Es el protagonista del evento el cual preside: en la Empresa, el Presidente del Consejo de
Administración o alguien expresamente mandado por él para el acto, en caso de Asambleas Generales el
Presidente de la Respectiva Mesa. Coincide, normalmente, con aquel que invita o convoca, que recibe, que
establece el Protocolo, que indica los lugares en la mesa, que hace las honras de la casa, que despide y que
agradece. El anfitrión puede ceder la presidencia del evento.
Comunicación institucional: aquella que se realiza de modo organizado por una institución y va dirigida a las
personas y grupos del entorno social donde se realiza su actividad. Su objetivo es establecer relaciones de
calidad entre la institución y los públicos a los que se dirige, para darse a conocer socialmente y proyectar una
imagen pública adecuada a sus fines y actividades.
Decoración: es la encargada de embellecer y transformar Un espacio de forma parcial o permanente con una
finalidad específica.
Organizadores: Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la
ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito
deseado.
Participantes O Invitados: Quienes asisten como receptores y a quienes va dirigido el evento.
Tiempo: Período determinado durante el que se realiza una acción o se desarrolla un acontecimiento.
Proveedores: Que se dedica a proveer o abastecer de productos necesarios a una persona o empresa.
Plan B: Es un término frecuente para denominar a un plan secundario, real o supuesto, a ser seguido en caso
de que el principal falle.
Lugar: Porción del espacio, real o imaginada, en que se sitúa algo.
Imagen: Figura de una persona o cosa captada por el ojo, por un espejo, un aparato óptico, una placa
fotográfica, etc.
Etiqueta: Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los
diferentes ambientes.

Amabilidad: es el acto o el comportamiento caritativo hacia otras personas y seres. La emoción del amor y
sentimiento de querer llegar a este.
Respeto: Consideración, acompañada de cierta sumisión, con que se trata a una persona o una cosa por alguna
cualidad.
Atención al Cliente: es la gestión que realiza cada persona que trabaja en una empresa así sea macro o micro y
que tiene la oportunidad de estar en contacto con los clientes y buscar en ellos su total satisfacción.
Puntualidad: Es el cuidado y diligencia en hacer las cosas a su debido tiempo o en llegar a o partir de un lugar a
la hora convenida.
Cotización: es el hecho de cotizar y significa establecer un precio, estimarlo o pagar una cuota.
Alianza: Hace referencia a un convenio o pacto que se establece entre dos o más partes para lograr un
determinado propósito o fin.
Cortesía: Demostración, acto o cosa con que se manifiesta amabilidad y buena educación.
Invitaciones: Tarjeta o carta con que se invita a alguien a una celebración o acontecimiento.
Lista de Chequeo: Es una herramienta que se utiliza para realizar la evaluación de un tema.
Informe: Es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de
comunicar información del nivel más alto.
Acta: Es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada
reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.
Evaluación: Valoración de conocimientos, actitud y rendimiento de una persona o de un servicio.
Alimentación: Es la ingesta de alimentos por parte de los organismos para conseguir los nutrientes necesarios
y así con esto obtener las energías y lograr un desarrollo equilibrado.
Transporte: Vehículo o medio que se usa para trasladar personas o cosas de un lugar a otro.
Salud y Seguridad: Tiene por objeto la aplicación de medidas y el desarrollo de las actividades necesarias para
la prevención de riesgos derivados del trabajo.
Rueda de Negocios: Es un instrumento que permite lograr transacciones interempresariales en servicios o
bienes.
Foro: Es una herramienta de comunicación, que permite establecer el contacto con otros usuarios,
intercambiando opciones sobre diversos temas.
Workshop: Se utiliza para adquirir nuevos conocimientos o habilidades que favorecen el trabajo en equipo.
Asambleas: Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos sobre la toma
de decisiones.

CONCLUSIONES
En esta cartilla mostramos cada uno de los principios y definiciones básicas para la realización de un
evento empresarial esperamos sea de gran ayuda y aprendizaje.
Directamente queremos dar a conocer todos los momentos que se pueden dar como apoyo en la
realización de un evento y dar interacción directa frente a tan importante tema que hace que un
evento supere sus expectativas y haga que los clientes tengan una satisfacción total.
El objetivo del presente texto, es entregar una herramienta para ser utilizada en el logro de las
metas proyectadas para el enfoque de diversos eventos.
También es indispensable para el logro de las metas modernizadoras, identificar las fortalezas y
debilidades de los distintos actores, así como una visualización de las oportunidades y riesgos que se
puedan presentar en el nuevo contexto del desarrollo de la actividad, valorizando las acciones de un
camino de progreso para la creación y el éxito del evento.

EVALUACION CAPITULO 1
CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO EMNPRESARIAL
A continuación, encontrara cinco preguntas, que se basan en la explicación del capítulo uno las cuales deberán
responder individualmente:
1. Marque con una X, cuales son los principios básicos para la ejecución de un evento empresarial:
A. Principio de precisión, Principio de Flexibilidad, Principio de Unidad
B. Principio de unidad, Principio de organización
C. Principio Atmosférico
D. Todas las anteriores
2. Diga si es (F) falso o (V) verdadero según corresponda:
• Las etapas de organización son previsión, organización, integración, dirección, control (F)__
(V)__
• El simposio es una temática que consiste en controlar la logística de un evento (F)__ (V)__
3. Marque con una X cuales son las etapas de un evento.
Evento__
Mediante__
Pre-Evento__
Futuro__
Post-Evento__
Presente__
4. Las causas del fracaso de un evento se presentan por:
A. Inasistencia por parte de invitados, Imagen del evento, No dar la suficiente información.
B. Por la buena presentación
C. Porque la empresa cubra todos los gastos del evento
D. Todas las anteriores
5. Marque con una X el significado correcto de Evento:
A. Hace referencia a un acontecimiento que se aplica a hechos que tienen un fin.
B. Movimiento que implica el cuerpo entero.
C. Conjunto de cualidades de los consumidores y el mercado en general le atribuyen a una
determinada compañía.
D. Ninguna de las anteriores.

ACTIVIDAD DIDACTICA CAPITULO 1 CONCEPTOS
BASICOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA
EJECUCIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL
Una la palabra según el concepto dado en la exposición:
CONVENIO QUE SE
ESTABLECE ENTRE
DOS O MAS PARTES
PARA UN
PROPOSITO.
ALIANZA
OPORTUNIDAD DE
ESTAR EN CONTACTO
CON LOS CLIENTES
ASAMBLEAS
REUNIONES
NUMEROSAS DE
PERSONAS CON UN
FIN EN COMUN
COTIZACIONES
ESTABLECER UN
PRECIO, ESTIMARLO
O PAGAR UNA
CUOTA
ATENCIÓN AL
CLIENTE

CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS
A los fines organizativos un Evento es una confrontación del saber alcanzado en una
determinada materia del conocimiento en el cual participan especialistas y otras personas
interesadas. Vinculado con esta actividad existe la denominada
“Industria de Reuniones” que a nivel internacional ha elaborado una terminología de uso
común a la cual es necesario ajustarse a la hora de proyectarlos.
De acuerdo con la naturaleza del evento
Culturales
Sociales
Comerciales
Deportivos
Educativos
Tecnológicos
Políticos
Científico
Recreativo
De acuerdo con el grado de exclusividad
Publico
Privado
De acuerdo con el alcance y magnitud del evento
Mundial
Regional
Internacional
Local
Nacional

DEFINICIONES
EVENTO CULTURAL
Son aquellos que involucran, como temática principal, alguna rama del arte o los usos y
costumbres de una región. Este tipo de encuentros, abarcan desde una vernissage, de dos
horas de duración para un grupo selecto, hasta un mego festival en conmemoración de una
fecha
importante
para todo
un
pueblo, con
actividades
especiales
durante una
semana. 4
https://www.google.com.co/search?q=evento+cultural&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwinsYy59ejVAhXmw1QKHSD2
DmcQ_AUICigB&biw=1024&bih=494#imgrc=46-_HgGryY2VlM:
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA:
¿Dónde y cuándo se realizará el evento?
¿Qué duración tendrá?
¿A quién está dirigido? ¿Es un público
específico, o es un público general?
¿Cuál es el motivo principal de convocatoria?
¿Es un evento formal o informal?
¿Qué resultados se desea obtener con la
organización de este evento?
https://www.google.com.co/search?biw=1024&bih=494&tbm=isch&sa=1&q=pasos+para+la+organizacion+de+evnto+cultural&oq=pasos+par
a+la+organizacion+de+evnto+cultural&gs_l=psy-ab.3...91002.100170.0.100320.44.36.0.0.0.0.396.6108.0j8j9j7.24.0....0...1.1.64.psyab..20.16.4593...0j0i67k1j0i30k1j0i8i30k1j0i24k1.G8vzSnqxRqY#imgrc=RBndnCOb57xcoM
4
https://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/como-organizar-un-evento-cultural/

EVENTO SOCIAL
Suceso importante y programado que puede
abarcar cualquier área social, artística, deportiva
y los mismos pueden presentarse como
seminarios, talleres, conferencias,
inauguraciones, exposición entre otros.
http://www.haciendasenyucatan.com/36_tahdzibichen_evento_so
cial.html
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA
Espacio optimo
Espacios amplios
Ubicación de las mesa
Tener en cuenta los espacios de
circulación
Montaje etc.
http://nedik.com/wp-content/uploads/2013/04/comiendo-en-el-eventosocial.jpg
El tipo de evento determinará la finalidad del mismo, aunque generalmente los eventos
sociales se organizan con el principal objetivo de que la gente invitada se relacione entre sí.
Son muchos los tipos de eventos sociales con los que nos podremos encontrar, pero sin
lugar a duda, los más habituales son las fiestas. En este caso debemos decir que aunque la
mayoría de ellas tienden a realizarse en un ambiente algo más privado, poseen todas las
características para que puedan considerarse como tal, además, una fiesta no solo es motivo
de celebración, sino que también es mucha la gente que interactúa entre sí, y precisamente
por esta razón, las fiestas son consideradas eventos sociales.
De todos modos es preciso que se consideren las características de la misma a la hora de la
organización, ya que no es lo mismo organizar una fiesta de boda que organizar una fiesta
de cumpleaños, pero aún así, los factores que se deben tener en cuenta durante su
planeamiento son básicamente los mismos. 5
5 www.fiestasdeboda.com/eventos-sociales/

EVENTO COMERCIAL
El encargado de la comunicación, sin importar el
tamaño del evento, debe ser detallista y consiente
del presupuesto. Debe conocer cada elemento y
su oportunidad para que el evento sea exitoso.
Todo comunicador debe investigar para obtener
información.
http://p2.img.cctvpic.com/program/BizChina/20130416/images/136
6091851100_1366091851100_r.jpg
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA
La organización
Díselo de un evento
Cronograma
http://www.rauloviedo.com/wpcontent/uploads/2014/09/exposiciones.jpg
Promoción de Productos y Servicios en una feria o
evento
Uno de los mayores beneficios es una feria comercial es ayudar a las empresas a promover
sus servicios y / o productos a un gran número de personas interesadas en un período muy
corto de tiempo. Por lo general, las ferias ocurren en un solo lugar y sólo duran unos pocos
días.
Las empresas cubren su presencia en ellas utilizando en los stands pantallas desplegables y
así pueden crear un ambiente agradable, y potente para el marketing viral de los productos
y/o servicios de las empresas.
Además de los beneficios promocionales de los productos y / o servicios, las empresas
pueden aspirar a generar clientes potenciales para ventas futuras o incluso realizar las
ventas durante la celebración del evento.
Es importante que el personal contratado para representar a la marca en un evento, conozca
bien el producto por lo que es habitual que sea personal propio de la empresa o debidamente
formado para la ocasión.
Una vez más, es imperativo para las empresas llevar realizar un seguimiento de los clientes
potenciales y, si fuera posible y se diera la ocasión, identificar a los

heavy users antes del inicio del evento para invitarles personalmente a asistir y conocerse. 6
EVENTO DEPORTIVO
Los eventos deportivos son
actividades que se realizan de
manera esporádica y que tienen
unas repercusiones positivas en el
lugar donde se organizan: Turística,
de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc. http://querusport.com/wpcontent/uploads/2015/08/pie_eventos.jpg
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA
Inicia definiendo el objetivo del evento, a quién está dirigido y su denominación.
Luego determina el deporte y quienes participarán.
Cuando hayas establecido ¿Para qué? ¿Para quién? y el deporte, busca las
instalaciones adecuadas (escenarios naturales, pista deportiva, recinto cerrado).
En base a la búsqueda elabora presupuestos, compara y elige el que mejor se adecue
a tus necesidades.
Una vez que tengas aprobado el presupuesto, asegura la infraestructura (vestuario,
oficinas, sala de primeros auxilios), el equipamiento y mantenimiento.
Comienza a tramitar las habilitaciones, los permisos, licencias y seguros (música,
cortes de calle, uso de la vía pública, acceso a ciudades, uso de instalaciones en la
naturaleza, venta de bebidas y comestibles, fijación de carteles, seguro médico,
seguro de responsabilidad civil, seguros contra terceros, estacionamientos).
Designa y da a conocer los nombres de los responsables de la coordinación de las
distintas actividades que se desarrollaran el día del evento.
Una vez que tengas los puntos anteriores prácticamente definidos puedes dar a conocer al
público el periodo de inscripción, la fecha de inicio del torneo, lugar donde se realizará la
competencia, las vías de contacto, requerimientos acerca de vestimenta,
accesorios, reglamentos y
6
www.socialetic.com/top-4-beneficios-de-los-eventos-comerciales.html

condiciones de participación, para esto puedes utilizar los servicios y herramientas
que ofrece Eventbrite a organizadores de eventos deportivos.
También es muy importante que designes responsables del área técnica, encargados
de nombrar referís y jueces y velar por el cumplimiento de los reglamentos.
Las relaciones públicas son importantísimas por lo que seleccionar encargados para
esto es clave, ellos te ayudarán a difundir y publicar el evento, mantener informado a
los participantes e invitados, realizar las inscripciones y organizar los festejos de
entrega de premios, actos de cierre y acciones de prensa.
Es indispensable que diseñes y pongas en funcionamiento vías de comunicación e
información del evento: web, blog, cartelera, afiches, invitaciones, newsletters, etc. y
publiques el fixture de las actividades programadas, la tabla de posiciones,
estadísticas y comentarios de los asistentes.
También deberás diseñar las identificaciones del personal, jueces, ayudantes de
campo y organizadores y los colores por equipo e identificación de zonas o grupos.
Si es necesario contrata jueces, árbitros, cronometradores, fotógrafos, camarógrafos,
etc.
Si habrán invitados especiales o VIP ten en cuenta el alojamiento y transporte de los
mismos.
Contempla aspectos vinculados con la seguridad del público, control policial, plan
de emergencia y traslados de lesionados;
así como también aspectos protocolares: banderas, partituras de himnos,
ordenamiento de personalidades en diversos momentos, acreditaciones VIP, de
prensa y otros.
Y recuerda asignar espacios para el contacto personalizado con los medios de prensa.
Las acciones de prensa son muy recomendables tanto antes, durante como luego del
evento, esto ayuda a la difusión y le atribuye importancia. 7
https://es.slideshare.net/eventost
ips/organizacion-de-eventos-
22308053
7 https://www.eventbrite.com.ar/blog/eventos-deportivos/eventos-deportivos/

EVENTO EDUCATIVO
Los eventos académicos son el conjunto de
actividades de carácter profesional, artístico o
técnico que implica algún tipo de enseñanza o
capacitación. 8
http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-
propertyvalue-674.html
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA
¿QUÉ QUIERO? Definición del objetivo, acciones y metas
¿QUÉ NECESITO? Análisis del recurso: ¿Con quién
lo voy a conseguir? ¿Cómo y con qué?
¿QUIÉN HARÁ QUÉ? Estructura organizacional
Realización de un proyecto
Realización de Presupuestos y Flujos de efectivo
Realización de contactos (Invitados, proveedores)
Búsqueda de Patrocinios
Difusión y Promoción
http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-propertyvalue-674.html
8
https://prezi.com/zci1bm-tausd/eventos-educativos-y-de-capacitacion/

EVENTO POLITICO
Acontecimiento programado por entes
públicos o gestores del estado que están
regidos por las normativas de los mismos.
Lanzamiento de Campaña. – Nombramiento
de Funcionarios. – Debates. –
Congresos. – Cierre de campaña. –
Reuniones de trabajo
https://politicayprotocolo.files.wordpress.com/2
013/04/zp_mitin_alcala.jpg
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA
El lanzamiento de campaña
Nombramiento de funcionarios
Debates políticos
Cierres de la compañía
Reuniones de trabajo
Eventos a beneficio
Firmas de acuerdo
Conferencias de prensa 9
https://image.slidesharecdn.com/eventospolitic
os-141025025951-conversion-gate02/95/eventos-politicos-2-638.jpg?cb=1414206101
Un evento político es donde una persona, perteneciente a un partido político (casi siempre,
es una persona con mucho poder, es decir una de las personas más importantes), organiza
un evento, donde otras personas que también son pertenecientes al partido político van a
escuchar la palabra la persona, o escuchar medidas adoptadas por la misma.
9
https://es.slideshare.net/karenramirez184881/eventos-politicos

EVENTO CIENTIFICO
Es toda actividad académica efectuada por una o más
instituciones dedicadas a la investigación científica. La
organización y realización de dichos eventos estará a cargo
de un directorio y miembros de las instituciones
convocantes.
http://unijipa.edu.br/uploads/images/ciclo%202016.png
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA
Estudiar y analizar la información recogida
Obtener la información acerca del evento
que ser quiere realizar
Elaborar una lista con la primera hipótesis
http://4.bp.blogspot.com/-PU-
QHHOxQ2k/VP9VP0_0PZI/AAAAAAAAMv8/QnS
HLD4uZ-Q/s1600/ilustracion_cientifico2.gif
Se consideran eventos científicos las reuniones
nacionales e internacionales tales como: congresos, seminarios, conferencias, foros,
jornadas y simposios destinados a la divulgación e intercambio de resultados originales de
investigación. 10
10 https://cdch-ucv.net › Programa de Financiamiento para la Formación › Subprogramas

GRADO DE EXCLUSIVIDAD
PÚBLICO
Es un suceso de importancia que se
encuentra programado, el episodio
puede ser social, artístico o deportivo,
además los eventos más comunes que
podemos ver en una vía publica son los
espectáculos que realicen en teatros,
estadios, circos o recintos semejantes,
funciones, o diversiones públicas.
http://blogs.los40.com.co/evento40/wp-
content/flagallery/descarga-urbana-mayo-
2013/dsc03006.jpg
MAGNITUD DEL EVENTO
PRIVADOS
Existen varios tipos de alcance y magnitud de un
evento de acuerdo al evento que se programe
definiendo así su clasificación.
Mundial, regional, internacional, local y nacional. 11
http://movishowled.com/project/evento-privadonatura/
https://yovanacomins.files.wordpress.com/2013/12/eventospromocionales-7-yovana-comins.jpg
Son ocurrencias en entidades concretas, los eventos
privados suelen ser descritos como hechos “dentro”
del individuo que no pueden conocerse social o
públicamente, a menos que el propio individuo los
reporte
11 https://es.slideshare.net/crismarla/eventos-aspectos-generales

RESÚMEN
Este trabajo se realizó con el fin de dar a conocer un poco mejor los diferentes tipos de
eventos empresariales que existen, y la diferencia entre cada uno de ellos. Dando a notar
que cada temática se maneja diferente de acuerdo al evento que se organizara sin olvidar
que se requiere de una buena planeación para lograr que este cumpla con todas las
expectativas que el espectador tenga con el evento organizado y enseñándonos a cómo
manejar cada uno de ellos acorde a lo que se requiere en el momento, teniendo siempre a la
mano un “plan B” para cualquier imprevisto que suceda en el trascurso de la actividad, Sin
dejar a un lado los diferentes puntos de vista que se tenga en los comités organizacionales
sobre el tipo de evento que se vaya a realizar.

ACTIVIDAD
Frente a los invitados se expondrán 7 nubes que corresponden a cada tipo de evento.
Se entregara a cada grupo dos tarjetas de colores que corresponderán a dos tipos de
eventos diferentes.
Los participantes identificaran el tipo de evento correspondiente a cada tarjeta y procederán
a escribir dos ejemplos del evento correspondiente en la tarjeta que corresponda.
En los ejemplos se debe evidenciar el tipo de evento, la exclusividad del evento y la magnitud
del evento
Finalmente un representante de cada grupo ubicara el evento descrito en la tarjeta en la
nube que corresponda y le contara a los demás participantes que evento escogieron como
ejemplo y argumentará la exclusividad y la magnitud del evento.

EVALUACIÓN
TIPO DE EVENTOS
Nombre:
Fecha:
De acuerdo a la afirmación marque (F) Falso o (V) verdadero según corresponda.
De acuerdo al grado de exclusividad los eventos se clasifican
en públicos y privados.
VERDADERO FALSO
En todos los eventos se deben generar enseñanzas y
capacitaciones.
Los eventos artísticos son de tipo cultural.
Los eventos se clasifican de acuerdo al lugar donde se
realizan.
Se debe conocer cada detalle del lugar para que un evento
sea exitoso.

TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES
CARACTERISTICAS
• Existen diversos tipos de eventos corporativos que se adaptan a cada ocasión o
propósito en el lugar de trabajo.
• Se sugiere que, al organizar un evento corporativo, es importante conocer la
naturaleza de su función, de modo que puedas planear la lista de actividades
correctamente
1. CONFERENCIAS
Grandes reuniones de personas que tienen un interés en común o comparten un sector
profesional. Estas son formales y por lo general implican unos pocos oradores que abordan
un amplio grupo de profesionales. Se invita a interactuar, pero no en el mismo nivel de una
conversación o seminario.
REDES SOCIALES EN UNA COFERENCIA.
Permite que los asistentes realicen preguntas,
consultas o hagan aportaciones de lo que saben y no
han tenido tiempo de explicar en la conferencia; pero
sobre todo abre las compuertas del intercambio de
ideas, lo que te permite tener una noción cercana
sobre qué les pareció la conferencia.

2. SEMINARIOS
Propósitos educativos y generalmente implican pequeños grupos de personas. La interacción
es una parte importante, por lo que regularmente se les da la oportunidad a los asistentes de
expresar sus opiniones o realizar preguntas a los oradores.
Ilustración 3
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=638&tbm=isch&sa=1&q=SEMINA
RIOS+&oq=SEMINARIOS+&gs_l=psy
NUEVAS TENDENCIAS EN SEMINARIOS.
estructurarlo de manera que haya una actividad para romper el hielo durante la cual cada
uno se presente. Si todos los participantes ya se conocen, lleva a cabo un rompehielos en el
que los participantes compartan con el grupo algo acerca de sí mismos que nadie sepa. 12
12 http://www.espacioriesco.cl/wp-content/uploads/2015/06/Event

3. REUNIONES
Interacciones entre dos o más personas y en
general son para discutir las oportunidades y
desafíos, los conceptos actuales o transmitir
información. Pueden ser llevadas a cabo para los
empleados de una organización o para los
representantes de diferentes empresas
TIPS PARA EL EXITO EN UNA REUNIÓN
• Elaborar programa o temas a tratar
• Estimar el tiempo para tratar cada asunto
• Circular la agenda de la reunión
previamente
• Conocer anticipadamente los puntos a
tratar
4. FERIAS
permiten a las empresas mostrar y demostrar sus nuevos productos o servicios. Éstas
son tomadas muy en serio por aquellos en los sectores industriales, por lo que se suele
gastar mucho dinero en la creación de pantallas y fabulosas presentaciones.

RESALTAR EN UNA FERIA EMPRESARIAL.
Lo más efectivo podría ser utilizar un diferenciador poco común, decora en verde y utiliza
materiales ecológicos como pufs de cartón, bañeras recicladas como sofás. Todo en tu
stand. El objetivo, además de ser sostenible, es sorprender y crear gran impacto visual. 13
Ilustración8
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=638&tbm=isch&sa=1&q=ferias+empresariales&oq=ferias+e&gs_l=psy
13 http://www.fundesco.org.ar/temarios/cursos_online/Organizacion_de_Eventos_Empresariales.pdf

5. CEREMONIAS DE APERTURA.
Cualquier evento importante, como la exposición o
reunión anual que durará más de dos días que
generalmente inicia con una ceremonia de apertura o
inauguración, la cual marcará el comienzo del evento
y establecerá el tono y el tema de los días siguientes
Ilustración9
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=638&tbm=isch&sa=1&q=apertura+de+una+empresa&oq=apertura+EMP&gs
6. CENA DE GALA.
Una cena de gala es un evento muy formal, que se caracteriza por al menos tres deliciosos
platillos, entretenimiento y discursos. Estas se celebran a menudo en combinación con un
evento en pro de una fundación o cierre de algún seminario.
Ilustración 10
https://www.google.com.co/search?q=CENA+DE+GALA&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwjkqtv2j93VAhXL4CYKHYwHDH
oQ_AUICigB&biw

ASPECTOS IMPORTANTES EN UNA CENA DE GALA.
◎ Tener Claro el motivo de la cena
◎ Aspectos logísticos
◎ Organización de mesas
◎ Menú
◎ Sonido
◎ Decoración
◎ Detalles-Recordatorios
◎ Animación.
7. JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
Estas reuniones anuales se llevan a cabo con el propósito de transmitir información
importante a los accionistas de la sociedad sobre temas relevantes y elegir al Consejo de
Administración.
Ilustración 12 https://www.google.com.co/search?q=junta+general+de+accionistas&source=lnms&tbm=isch&sa=X&vedI
8. CEREMONIAS DE RECONOCIMIENTO

Las ceremonias de premiación se llevan a cabo para felicitar y agradecer a los integrantes de
una organización que han cumplido con sus deberes de manera admirable o han superado
las expectativas y demandas de la empresa.
Ilustración 13 https://www.google.com.co/search?q=ceremonia+de+reconocimiento&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved
ASPECTOS IMPORTANTES EN UNA CEREMONIA DE RECONOCIMIENTO.
◎ Tipo de premio que se va a otorgar
◎ La Clase de símbolo influye en el evento.
◎ Tener en cuenta nuevas tendencias.

9. REUNIONES DIRECTIVAS
Reuniones formales del Consejo de Administración de una empresa, y se centran en la visión
de la organización, metas y estrategias. Para que estas reuniones sean un éxito deberás
escoger la sala adecuada.
10. FIESTA
La Fiesta es hoy objeto de múltiples interpretaciones desde diversas disciplinas y
particularmente en el campo de la Historia ha logrado posicionarse como uno de los temas
de interés, dado los entramados sociales que hacen parte de esta manifestación colectiva.
Este ensayo busca un acercamiento a diversas teorías de este concepto, tomando las
formulaciones de varios estudiosos, lo que ha de permitir comprender mejor la complejidad
de este mundo cultural.
Ilustración16
https://www.google.com.co/search?q=FIESTA&source=lnms&tbm
=isch&sa

El sentido de la fiesta
La fiesta es uno de los actos 1 o acciones colectivas 2 que los grupos humanos realizan con
mayor frecuencia, entraña muchas formas de sociabilidad y como un medio de manifestación
social está ligada a las variadas esferas e intereses de poder en virtud de ser un campo
propiciatorio de interacciones sociales.
Ella sirve como punto de encuentro creando, en algunos casos, un espacio de unanimidad y
en otros, construyendo territorios de lo diferente de tal manera que modela lugares de
diversidad. Mediante la fiesta "el hombre se acerca a la divinidad, pero también a su
dimensión animal, entregándose a lo irracional," 3 es allí donde el individuo pierde una
porción de su autonomía 4 que sólo podrá encontrar en la comunidad.
11. SALIDAS PEDAGOGICAS
De manera definitiva los espacios abiertos y el trabajo de campo permite tener un
acercamiento real con lo que ocurre en el mundo que nos rodea y establecer diferentes
relaciones con los estudiantes y con el conocimiento. 14
14 http://www.udea.edu.co/wps/wcm/connect/udea/da912112-7f17-4803-84e6-
e8345a14291c/recomendaciones+salidas+de+campo+2016+v1.pdf?MOD=AJPERES

Checklist
- Informar a los padres de la salida con antelación.
- Autorización firmada por los tutores legales de los niños que acudan a la salida.
- Cerciorarse con una llamada de que las autorizaciones son auténticas.
- Asegurarse de contratar pólizas de seguridad para todos los niños.
- Informar a las autoridades policiales y administrativas pertinentes de la salida pedagógica.
- Comprobar los permisos, licencias y toda la documentación de los servicios contratados.
12. JUEGOS DEPORTIVOS
Los juegos son actividades cuyo fin es la recreación de los participantes (denominados
jugadores). Su práctica implica el respeto por una serie de reglas que rigen la dinámica del
juego. Existen juegos donde participa un único jugador y otros múltiples, donde intervienen
equipos. 15
Los juegos deportivos, en conclusión, son actividades que combinan, en mayor o menor
medida, distintas facetas de los juegos y del deporte, como el entretenimiento, el desarrollo
físico, el estímulo mental y la competencia.
Aunque la capacidad física es muy importante para obtener un buen resultado final, existen
otros factores que inciden en el desarrollo del deporte, como el equipamiento del deportista
(su vestimenta, instrumentos, etc.) y la fortaleza mental. 16
15 http://www.cafam.com.co/convenciones-y-eventos/Eventos-deportivos-empresariales
16 http://www.estrellasdelarecreacion.com/eventos-empresariales.html

ACTIVIDAD
JUEGO DEL TINGO TINGO TANGO
ESTRATEGIA:
El público debe estar en semicírculo para realizar la actividad de la cual uno d los
moderadores es quien dirá as palabras “TINGO TINGO TANGO”, el participante que tenga el
objeto en sus manos tendrá que seleccionar del tablero un número que corresponde a una
imagen de la cual debería responder la pregunta que se encuentra al respaldo sobre el tema
planteado.
Así hasta que todas las imágenes del tablero sean descubiertas.

1. ¿Cuáles no son tipos de eventos?
A. Conferencia
B. Seminario
C. fiestas
D. Cinemas
EVALUACION
2. Une los tipos de eventos que se relacionan entre sí.
A. Despedida de fin de año. ___ fiestas
B. Premiación de un torneo de futbol ___ juegos deportivos
C. Desfile de carrosas ___ concurso
D. Entrega del acta de bachiller ___ graduación
3. ¿Qué es un seminario?
A. Es una reunión especializada, de naturaleza técnica o académica, que intenta
desarrollar un estudio profundo sobre una determinada materia.
B. Reunión de personas en un lugar para divertirse o celebrar un acontecimiento y en la que se
suele bailar, comer, etc.
C. Lugar donde los tribunales oyen y determinan las causas.
D. Es un son una herramienta imprescindible que las empresas utilizan para motivar, fidelizar y
reconocer a sus clientes mediante la organización de eventos promocionales.
4. ¿Qué es fiesta?
____ es uno de los tipos de eventos más formales a los que puede enfrentarse un
organizador. Para ello, ya sea en un entorno de trabajo o en un contexto oficial, es muy
importante observar las normas de protocolo.
____ Es una reunión de personas para celebrar un acontecimiento o divertirse.
____ es un evento social, económico y cultural establecido, temporal o ambulante, periódico
o anual que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un tema o
propósito común.
5. ¿Cómo seleccionar los incitados de un evento?
A. Gente que solo sepa del tema.
B. Un evento público.
C. Un evento privado
D. Dependiendo del tipo de evento

RESUMEN
Un evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con una
parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar lazos y vínculos y para transmitir
determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, interés por
nuestros públicos, organización y profesionalismos y muchos otros.
De esta manera, a través de un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen
institucional que en la mente de los públicos se va articulando. En ocasiones un evento
representa la posibilidad de interactuar con los públicos en un plano transversal al que lo
hacemos habitualmente.
nos exponemos estamos sujetos a la crítica de los diferentes públicos afectados por la
acción, que evaluarán la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera tal que todas
las ventajas que pudieron alcanzarse a través de un evento bien organizado
CONCLUSIONES
En conclusión, los eventos empresariales se presentan como oportunidades ideales para
consolidar vínculos, fortalecer equipos de trabajo, recompensar logros, presentar importantes
cambios dentro de la empresa. Ya sea una pequeña, mediana o gran empresa, los eventos
corporativos son buenas ocasiones que ofrecen interesantes resultados.

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Se trata del conjunto de medios y técnicas utilizados por los organizadores para vincularse
con sus distintos públicos tanto externos como internos, de manera personal y directa con el
objeto del evento. 17
https://es.slideshare.net/gpedrotti/clase-5-organizacion-de-eventos
Responde a las siguientes preguntas:
‣ ¿Qué vamos a hacer?
‣ ¿Cuáles son sus objetivos?
‣ ¿Cuándo lo vamos a hacer?
‣ ¿Con qué recursos contamos?
‣ ¿Cuánto nos constará?
‣ ¿Dónde lo vamos a hacer?
‣ ¿A quiénes vamos a invitar?
17 http://www.funlam.edu.co/uploads/facultadcomunicacion/244_MEMORIAS_PROTOCOLO_Y_ORGANIZACION_DE_EVEN
TOS01.pdf, http://conceptodefinicion.de/,https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas,
https://docs.google.com/document/d/158K-XiEWzp5iCsb-6q1zt1B9AOGkJSMjHrLUQM7ez

¿Qué vamos hacer?
Definición de qué clase de evento se realizará. Ejemplo:
Congreso
Simposio
Lanzamiento
Rueda de prensa
Celebración eucarística
Celebración social
Ceremonia de carácter militar
Ceremonia de carácter deportivo
Feria o exposición
Sala de ventas
Show Room
Planeación de un objetivo
Objetivo: Es el resultado o sumatoria de una serie de metas y procesos. Se dice que la
persona después de haber identificado un objetivo cuyo logro considere importante, tiene que
ser capaz de describir las acciones que representen el significado de éste. Se escribe
siempre en infinitivo (vender, informar, educar, motivar, promover, etc.)
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVO ESPECIFICO
Los objetivos generales
corresponden a las finalidades
genéricas de un proyecto o entidad.
No señalan resultados concretos ni
directamente medibles por medio
de indicadores pero si que
expresan el propósito central del
proyecto. Tienen que ser
coherentes con la misión de la
entidad.
Se derivan de los objetivos
generales y los concretan.
señala el camino que hay que
seguir para conseguirlos.
Indican los efectos específicos que
se quieren conseguir aunque no
explicitan acciones directamente
medibles mediante indicadores.
Los objetivos generales se
concretan en objetivos específicos.

¿Cuándo lo vamos a hacer?
En este se debe tener en cuenta que hay fechas difíciles o tabú Ejemplo:
Diciembre
Víspera de días de fiesta
Víspera de vacaciones.
Cuando hay grandes eventos de
ciudad
Para cocteles, nunca lunes o
viernes.
Revisar agenda de ciudad.
En Bogotá no es
recomendable citar antes de
las
9.00 AM.
https://www.google.com.co/search?q=calendario&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUK
EwjQrp_s6ujVAhUGeCYKHUQvAjAQ_AUICigB&biw=1366&bih=662#imgrc=271p3TJEj1MOd
M:
¿Con qué recursos contamos?
Técnicos: propios o contratados
Comprometida con el uso eficiente de las Nuevas Tecnologías que faciliten los
procesos. Desde equipos de impresión industrial, programas informáticos de diseño
gráfico, diseño web, etc., hasta un estudio de producción audiovisual dotada con sala
de grabación y un equipo técnico de última generación que hace posible la
elaboración de materiales multimedia de alta calidad.
Humanos: propios o contratados.
Materiales: mobiliario de oficina, escritorios, sillas, teléfonos, automóvil.
Económicos: existen o hay que conseguirlos. permite generar otros bienes y/o
servicios necesarios para satisfacer necesidades de los miembros de una sociedad.

Trabajo por comisiones
https://www.google.com.co/search?q=trabajo+en+equipo&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ve
d=0ahUKEwiN_cax6-
jVAhVFMyYKHUSIBx4Q_AUICigB&biw=1366&bih=662#imgrc=MB7s3b-ngMfioM:
Se trata de establecer equipos de trabajo que se responsabilicen de actividades específicas.
Comité Coordinador: es el directo responsable de la realización del evento; opera como
una junta directiva y toma decisiones macro.
Comité Financiero: es el responsable de la consecución y administración de los
recursos, sean estos propios o conseguidos mediante patrocinios, donaciones u otros.
Comité de Logística: responde a los cómo del evento.
Comité de Protocolo: responsable del cumplimiento de normas y procedimientos.
Comité Académico: responsable de conseguir conferencistas, facilitadores, panelistas,
etc.
Comité de Comunicaciones: responsable de la divulgación y convocatoria al evento.

Finalidad
Razones y objetivos
Para realizar un evento se debe tener en cuenta cumplir el propósito, para ello se crean
unos objetivos claves para el fin de dicho evento.
Hay diferentes tipos de eventos cada uno de ellos tiene un propósito diferente pero si la
pregunta es en general se sabe que es para cumplir un propósito o satisfacción.
https://www.google.com.co/search?q=objetivos&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKE
wim4-zU6-
jVAhVE6yYKHSCwAtkQ_AUICigB&biw=1366&bih=662#imgrc=NsBsTvmHNXaXfM:
Propósito
Para responder esta pregunta también se tiene
en cuenta los tipos de eventos porque algunos
se realizan con el fin de crear una unión tanto
laboral como familiar algunos otros con objetivo
empresarial ya sea para lanzar un producto o
para darte a conocer.
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=662&tbm=isch&sa=1&q=proposito&oq=proposito&gs

¿Cuánto nos constará?
Se debe tener en cuenta el presupuesto que se tiene para realizar el evento así mismo se
harán las cotizaciones de las cosas necesarias para la ejecución satisfactoria y además de
esto establecer la duración del evento, medir los tiempos en cuanto se demorara en cada
parte del evento.
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=662&tbm=isch&sa=1&q=presupuesto&oq
=presupuesto&gs_l=psyab.3..0i67k1j0l3.103535.105454.0.105677.11.11.0.0.0.0.294.1266.0j4j2.6.0....0...1.1.64.psyab..5.6.1263.AGVv6uVqSvg#imgrc=XbRiZ0WdNjpNdM:
¿Dónde lo vamos a hacer?
Aquí es donde se analiza las diferentes
alternativas del lugar donde se va a llevar a
cabo el evento. Para esto es necesario tener en
cuenta el tipo de evento que se va a realizar y
la cantidad de personas que asistirán al mismo.
Este es un factor determínate en la
organización de un evento ya que es por
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=662&tbm=isch&sa=1&q=eventos+lugares
&oq=eventos+lugares&gs_l=psy-
Gracias a este podemos brindarles a los asistentes comodidad con la cual haremos que se
sientas a gusto con el evento.

Para esto hay que tener también muy en cuenta el acceso para el lugar, no puede ser un sitio
muy escondido, o en el cual sea complicado llegar, siempre hay que tener en cuenta la
máxima comodidad posible. También hay que tener en cuenta las condiciones en las que se
encuentra el lugar donde se piensa llevar a cabo en evento, pues tiene que estar en el mejor
estado posible; tener en cuenta que los elementos que van a estar a disposición de los
invitados tale como mesas, sillas, puertas, baños, ventanas, ventilaciones, escaleras, entre
otros; todos estos son factores determinantes que influyen de manera directa con el éxito del
evento.
Hay que evaluar las distintas alternativas que hay a nuestra disposición tales como:
Teatros
Auditorios
Centros universitarios
Centros de exposiciones
Aulas
Por otro lado es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
Capacidad del lugar
Recursos con los que cuenta
Cercanía y facilidades de trasporte
Accesibilidad
Tarifas
¿A quiénes vamos a invitar?
Aquí es donde se tiene en cuenta el público con el que
contara el evento sea cual sea el evento, así mismo
preparar el protocolo con el que se realizará, pues no es
lo mismo realizar un evento para jóvenes universitarios
que para que para empresarios. Siendo así también
debemos tener en cuenta el tipo de evento que se va a
hacer para no salirse del contexto del evento
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=662&tbm=isch&sa=1&q=escoger+personas&oq=escoger+
personas&gs_l=psy-
El tema de las invitaciones de determinante en este caso, pues en cada tipo de evento se
elabora una invitación distinta y los tiempos para la entrega de las mismas varia y en el caso

de los eventos abiertos al público y con costo es aún más importante porque hay que prever
que en este caso el temas de la boletería y el tiempo que estará a la venta.
De esto depende la organización como tal del evento y así asegurar que este sea todo un
éxito que es lo que siempre se busca
Estos son algunos de los tipos de públicos que hay para la realización de un evento:
Estudiantes
Profesionales
Líderes sociales
Empresarios
Amas de casa
Autoridades civiles, militares o eclesiásticas
Jóvenes
Niños
Docentes
Ponentes
Conferencistas
Autoridades
Comunidad
Público en general

EVALUACIÓN
CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Nombre: _______________________________________ Fecha: _____________
1. Responda falso (F) o verdadero (V) según corresponda:
Son tres momentos de un evento ¿qué? ¿Como? ¿Cuando? ___
Se debe tener en cuenta el presupuesto que se tiene para realizar el evento ___
2. ¿Cuál no es un concepto básico para realizar un evento?
¿Qué?
¿Cómo?
Evaluación
¿Cuándo?
3. Responda falso (F) o verdadero (V) según corresponda:
El propósito al realizar un evento siempre es ganar dinero __
Diciembre es una de las fechas difíciles o tabú ___
4. ¿Cuál es un recurso para la realización de un evento?
Técnico
Ambiental
Organizacional
5. Este es un factor determínate en la organización de un evento ya que gracias a
este podemos brindarles a los asistentes comodidad y seguridad.
¿Quiénes?
¿Cómo?
¿Dónde?
Observaciones_____________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Actividad
https://www.google.com.co/search?q=lluvia+de+ideas&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwi
r86na7ejVAhXBKyYKHaZUAT0Q_AUICigB&biw=1366&bih=662#imgrc=YN5wfM5l9kcpgM:
Materiales
Hoja iris
Marcadores
Proceso
Cada aprendiz contara con una hoja iris en la cual deberá escribir una palabra clave o
importante para la organización de un evento. Luego procederá a mostrarla a sus
compañeros y decir el por qué considera que es importante.

Resumen
Para tener un evento exitoso es importante tener los objetivos claros tales como, para que se
realiza (objetivos), con qué fin se va a ejecutar, en qué lugar se presentará, quienes serán
parte del evento, el día y la hora del evento, el tiempo que durara y cuánto será el
presupuesto específico que se tiene, estos pasos son esenciales para no presentar falencias
y hacer las cosas en orden y organizadas. Estos conceptos van relacionados con las
palabras organización y planificación ya que debidamente a estos pasos ejecutamos un
evento de la mejor manera llevando cada uno de ellos a cabo.
Recomendaciones
https://www.google.com.co/search?q=lluvia+de+ideas&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0
ahUKEwir86na7ejVAhXBKyYKHaZUAT0Q_AUICigB&biw=1366&bih=662#imgrc=l5_Jk9Wj_D
l2lM:
1. Establecer la fecha del evento, ya que desde este punto se coordinarán todos los
demás.
2. Asignar un comité organizador y que cada integrante tenga bien establecidas sus
funciones dentro del evento.
3. Es importante tomar en cuenta los gastos que se generan en esta actividad, hay
tomarlo en cuenta al momento de asignar los recursos.
4. Elaborar una estrategia de comunicación y promover el evento.
5. al tratarse de un evento importante no se debe dejar ningún asunto o punto para el
último o como improvisto, de ser así podría significar un fracaso o algo podría resultar
mal.

CONCLUSIONES
En un evento sea
mucho la
el mismo para que
convocados se
cual sea el tipo de este cuenta
organización y el paso a paso para
de este modo todos los
lleven una grata experiencia.
Por eso es de vital
importancia hacerse estas
preguntas antes de
comenzar a organizar el evento
así como también
saberlas responder sin olvidar el
verdadero fin del
evento y siempre saber dar
solución a los
distintos inconvenientes que en
medio de la
preparación se presenten (¿Qué?,
¿cómo? ¿Cuándo?
¿Para qué?, ¿por qué?, ¿cando?,
¿quiénes?, ¿dónde? ).
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=662&tbm=isch&sa=1&q=conclusiones&oq
=conclusiones&gs_l=psyab.3..0i67k1l2j0l2.129631.131458.0.131588.12.8.0.0.0.0.343.836.0j1j0j2.3.0....0...1.1.64.psyab..9.3.834.VxCNI1u3fw0#imgrc=tTbQqQG_7w-KLM:

COMITÉS DE ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Ilustración 4http://krugercorporation.com/organizacionycultura/
El realizar comités para la organización de un evento ayuda al alcance de objetivos del
mismo, porque contribuye en la planeación, desarrollo y conclusión. Ya que, permite que se
deleguen tareas o funciones en pro del éxito del evento.
En el evento cada comité debe desarrollar las funciones en las que es responsable y a las
cuales debe enfrentar cualquier imprevisto o dificultad que se presente en el camino.
Además que cada comité debe aportar en el proceso de evaluación del evento una vez hay
culminado donde subrayen que ha funcionado adecuadamente y que no, al igual que las
observaciones u sugerencias para que en el siguiente evento se mejoren las dificultades y
fortalecer los buenos procesos.
1. COMITÉ ORGANIZADOR
El comité organizador “Es el principal comité y el
único que está obligado a existir cuando se planea
realizar un evento” 18
Este comité tiene como responsabilidad
fundamental delegar a los demás comités o
comisiones de trabajo que a su vez delegan
subcomités. Por lo anterior es el encargado de
delegar las responsabilidades y funciones a todo
su equipo de trabajo con un mismo fin y es el de
hacer de ese evento el mejor de todos.
18 http://es.moreieee.wikia.com/wiki/La_Organizaci%C3%B3n_del_Evento

Está integrado por los coordinadores de cada comité. A su vez el comité organizador debe
velar porque cada comité y subcomité tenga en claro los objetivos y responsabilidades
mediante un cronograma de actividades para el día del evento, donde se sepa el horario y
quien está a cargo. A su vez vigilar que todo se lleve de acuerdo a la planeación.
Principales tareas:
Generación de ideas principales
para el evento
Selección u control de los comités
participantes
Control general de tiempos y
movimientos de la planeación y
puesta en marcha del evento
Control de etapas del evento
Responsabilidad total ante los
ponentes, patrocinadores, y
participantes del evento
Control de documentos entrantes y
salientes para el evento,
Generación de los formatos de
control. 19
1.1 Tipología Del Comité Organizador
1.1.1 Comité organizador Académico
Si el evento es realizado por una entidad educativa, es necesario que en el comité
organizador se encuentren personas pertenecientes a la institución y/o a la academia
organizadora, lo anterior sirve sobre todo al momento de realizar solicitudes oficiales de
servicios generales y logística que involucran las instalaciones de dicha entidad al mismo
tiempo que la academia se encuentra enterada del seguimiento del proceso de organización
participando activamente en el mismo.
19 Y 3 http://es.moreieee.wikia.com/wiki/La_Organizaci%C3%B3n_del_Evento

1.1.2 Comité organizador Empresarial
En el caso de ser un evento realizado por otro tipo de
entidad (empresas, gobierno) es necesario que en el
comité organizador se encuentren involucrados personas
pertenecientes a dichas entidades, de manera que
conozcan el proceso y los recursos que serán
implementados en el evento.
1.1.3 Comité organizador Tipo Fusión
En el caso de ser un evento en el que se encuentra involucrada una o más entidades
educativas y/o empresariales y/o gubernamentales, es obligatoriamente necesario que se
encuentre por lo menos un representante de cada institución para poder establecer un
política general de función y evitar así que las políticas y normas internas de cada institución
se vean dañinamente involucradas a la hora de la planeación, organización e implementación
del evento. Tomemos muy en cuenta que este tipo de comité rara vez se presenta en escalas
mayores a dos entidades por evento, pero que aun así es el más difícil de organizar, ya que
no únicamente se ven involucrados las distintas maneras de pensar de los integrantes sino
que también cada entidad se rige por distintas normas que pueden afectar en mucho el éxito
del evento. 20
2. COMISIÓN LOGISTICA
Se encarga directamente de todas las actividades
logísticas para la ejecución del evento, es decir, colocando
las herramientas a utilizar el día adecuado, el lugar que
quede de la mejor manera y en condiciones perfectas,
dando lo mejor durante el evento y satisfacer las
necesidades del anfitrión.

2.1 CLASIFICACIÓN
2.1.1 TRANSPORTE
Es el encargado de trasladar de manera adecuada
cada uno de los detalles y requerimientos del
evento a realizar, verificando que todos los recursos
lleguen de manera óptima así como la información
que se les brindara a los organizadores durante la
realización del evento.
a) Contratar los autobuses y automóviles en el
número acordado por el Presidente del Comité
Organizador, de acuerdo a las necesidades de comodidad que merecen los
Delegados.
b) Disponer en el aeropuerto los automóviles o buses para el traslado de los Delegados
al Hotel.
c) Asignar al Delegado o Expositor que por su rango lo amerite, un automóvil para su uso
exclusivo.
d) Solicitar a la Comisión de Alojamiento las listas de las personas por hoteles, para
poder disponer de los autobuses para los traslados a los lugares programados.
e) Solicitar a la Comisión de Registro, los calendarios y horarios de llegada de los
participantes, así como las direcciones de los lugares donde se programen agasajos,
almuerzos u otra atención.
f) Estar en permanente contacto con los de
la Comisión de Recepción y Despedida,
para conocer las llegadas y salidas de los
Delegados.
g) Capacitar a los choferes de los autobuses
en relación a las normas de protocolo, de
lugares turísticos, de los países que
asistirán.
h) Coordinar con las comisiones de
Recepción y Despedida, de Registro, de
Eventos y Programa Social, de Prensa y
Difusión”. 21
21 Y 5 http://temasselectosdeturismo.blogspot.com.co/2014/02/comite-organizador-3.html

2.1.2 ALOJAMIENTO
Este debe contar con todos los recursos suficientes
para satisfacer las necesidades del anfitrión.
a) “Planifica la necesidad de alojamiento: Decide
hoteles, residencias, albergues apropiados
b) Prepara recepción, distribución de
habitaciones, coordina ocupación
c) Organización del catering: selección,
supervisión de menús, compra y
abastecimiento necesario” 22
2.1.3 ALIMENTACIÓN
Este dispone y organiza los alimentos y bebidas durante el evento.
a) Coordinar con los equipos de apoyo, los horarios
de los recesos para el servicio
b) Coordinar los horarios para los almuerzos y cenas
c) Gestionar variedad de menú para lograr satisfacer
los gustos de los anfitriones
d) Corroborar que el personal que se contrate esté
capacitado para realizar el trabajo correspondiente
2.1.4 SECRETARIA
Debe preparar el programa General del Congreso, donde se
contrata al personal idóneo para realizar las actividades, se
realizaran reuniones para determinar y suplir las necesidades
que surjan. Se cotizaran diferentes proveedores para tener en
cuenta y establecer un presupuesto de acuerdo a los conceptos
de los gastos

2.1.5 SERVICIOS GENERALES
Tiene que tener:
a) Jefe de servicios generales
b) Persona de vigilancia
c) Mensajero
d) Señalización
e) Electricidad en el lugar donde se realizara el evento
f) Ventilación
g) Teléfono
Debe haber una persona que se encargue que todas las
actividades se cumplan y salgan de la mejor manera.
3. COMISIÓN TÉCNICO ACADÉMICO
En esta comisión se debe tener en cuenta cuando el evento es de índole académico como su
título lo menciona, ya que tiene una temática y finalidad distinta a un evento social.
Este debe cumplir con las siguientes responsabilidades:
a) Elaborar las normas para la presentación del evento y
seleccionarlos en función de estas
b) Revisar los temas que se van a llevar a cabo durante
el evento
c) Llevar una metodología de trabajo que permita tener
un buen desarrollo de las actividades estipuladas
d) Reorganizar y distribuir de manera adecuada a las
personas que harán la exposición de las ideas
propuestas
e) Tener disponible y a la mano herramientas que
faciliten el manejo de la información que se presentará
en el evento 23 .
23 23 http://temasselectosdeturismo.blogspot.com.co/2014/02/comite-organizador-3.html

4. COMISIÓN DE PROTOCOLO, PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
Esta es la comisión encargada de dar a
conocer a las personas los diferentes eventos y
actividades que se van a realizar mediante los
diferentes medios de comunicación.
Ilustración 16http://www.dattis.com/si-las-redes-sociales-sindejar-de-lado-las-relaciones-publicas/
Esta comisión tiene en cuenta a las personas
que tengan buenas relaciones interpersonales
y que sean líderes en cada cosa que realizan,
un buen manejo y conocimiento del evento,
dando así bienestar y un momento ameno y
agradable a los invitados.
4.1 PROMOCIONAR
El evento de manera exitosa se debe tener en
cuenta las estrategias planteadas de difusión de
un evento. Se deben cumplir los objetivos
propuestos por los organizadores, es decir, que
el público se sienta atraído por la diferenciación
del evento y la creatividad.
Se confirma la asistencia de éstos con el
secretariado de organizadores. Ésta atiende las
actividades que abarcan la promoción y difusión
del evento como:
a) Sitios web o blogs
b) correos electrónicos
c) Redes sociales
d) Folletos y anuncios previos al evento
e) Lleva relación con los VIPS: invitaciones, asientos, catering, recepciones, transporte,
recogida y alojamiento, discursos, etc.

f) Decide, diseña, ornamentación y protocolo: etiqueta, banderas, himnos, ceremonias,
llegadas, presentaciones, actos oficiales, entrega de trofeos, intervenciones, apertura
y clausura, azafatas, etc.
g) Diseña, organiza actos complementarios: culturales, recreativos, etc.
h) Realiza traducciones y asistencia a delegaciones que se soliciten.
i) Realiza el calendario de actos y ceremonias.
Ilustración 18https://line.do/es/relaciones-publicas/10ow/vertical
Es importante llevar a cabo un control de las publicaciones y resultados para mejorar la
estrategia de promoción del evento.
4.2 RELACIONES PÚBLICAS
“Las Relaciones Públicas son un conjunto de acciones de
comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo
del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los
vínculos con los distintos públicos, escuchándolos,
informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso,
fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o
futuras.” 24
Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de
la ejecución del evento, buscando una comunicación eficaz y
asertiva para el desarrollo de todas las actividades planteadas
24 http://www.rrppnet.com.ar/defrrpp.htm

4.3 PROTOCOLO
“El protocolo es un medio estándar, que permite la
comunicación entre procesos, es decir, es un conjunto de
reglas y procedimientos que deben respetarse para el envío
y recepción de datos a través de una red.” 25
Involucra todo relacionado con protocolo y asistencia del
personal, teniendo en cuenta el apoyo y acompañamiento
que se les dará a los asistentes del evento así como el
conocimiento que debe tener y hacer cumplir el prestador de
servicios de acuerdo a la programación estipulada para el
evento.
5. COMISIÓN DE FESTEJOS Y RECREACIÓN
Hace referencia a las actividades extras al evento central y en donde se busca que los
asistentes superen las expectativas y aprovechen los diferentes planes ofrecidos en la
programación del evento. Para conseguir éxito en la realización de las actividades es
necesario contar con una persona que tenga conocimiento y que se especialice en el tema.
Para esto se debe tener en cuenta:
a) Cotizaciones, presentaciones,
decoraciones y disposición de lugar
b) Lugar donde se desarrollen las
actividades (alojamiento). En este
sentido esta comisión está en contacto
con las demás
c) Planifica y coordina todo lo relativo a la
celebración de cocteles y fiestas
d) Los tours y excursiones para los
participantes en el evento
e) Tiene a su cargo la presentación de
grupos artísticos y culturales en el
evento
25 https://es.slideshare.net/zully_carvajal/comit-de-promocion-y-relaciones-publicas-zully

ACTIVIDAD
Inicialmente se forman grupos de cuatro personas, se asigna un integrante de grupo para
concursar.
Se sientan en la mesa central los representantes de cada grupo, donde al leer la pregunta el
que conozca la respuesta debe coger el muñeco que se encuentra en el centro de la mesa.
Quien lo coja da la respuesta de no saberla se da la oportunidad al siguiente compañero, y
descuenta un punto. Si la sabe se le da un punto, en caso de que otro concursante responda
a este se le otorgan dos puntos.
Así se cambia de concursante cada ronda. Ganando el equipo que mayor puntaje termine.
Preguntas:
1. Mencione tres comités de organización de eventos.
2. Mencione los subcomités de logística.
3. ¿De qué es encargado el comité de recreación y deporte?
4. ¿Qué es protocolo?
5. ¿Por quienes está conformado el comité organizador?
6. ¿Qué tiene que tener en cuenta el subcomité de transporte?
7. ¿Qué son las relaciones públicas?
8. ¿Qué es promoción?
9. ¿Qué se debe tener en cuenta en el comité académico?
10. ¿Qué comité no debe faltar en la organización de un evento?

EVALUACIÓN
NOMBRE:
FECHA:
FICHA:
Ilustración 23http://www.victoriacadarso.com/evaluacion/
1. Asigne verdadero (V) o falso (F) según corresponda:
a) El comité de logística se encarga directamente de todas las
actividades de transporte, alojamiento, alimentación, secretaria y
servicios generales para la ejecución del evento.
b) El comité organizador “Es el principal comité y el único que está
obligado a existir cuando se planea realizar un evento”.
c) El protocolo es un medio estándar, que permite la comunicación
entre procesos.
d) Las Relaciones Públicas son un conjunto de acciones de
comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del
tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos
con los distintos públicos
( )
( )
( )
( )
e) En esta comisión se debe tener en cuenta cuando el evento es de
índole académico como su título lo menciona, ya que tiene una
temática y finalidad distinta a un evento social.
( )

CONCLUCIONES
1. No importa qué tipo de evento sea, lo importante es que se haga la planificación y
organización adecuada a un evento para que salga de la mejor manera cumpliendo con
los objetivos propuestos.
2. En este capítulo se muestra los requisitos y herramientas con las que se debe contar
para la ejecución de un evento, dando lo mejor al delegado.
3. La realización de un evento es importante ya que genera integración, buenas
relaciones interpersonales y así mantener un buen ámbito social laboral.

LOGISTICA PARA UN EVENTO EMPRESARIAL
DEFINICIÓN
La logística empresarial o la administración es una cadena de suministros, que abarca todo
tipo de actividades empresariales como la distribución, el transporte y si se cuenta con el
almacenaje. Lo que tiene este campo se centra principalmente en un tratamiento coordinado
en una serie de actividades ya que se pueden practicar y tiene muchos temas relacionados,
las cuatro partes fundamentales de la logística empresarial son aprovisionamiento,
distribución física, y logística de los residuales, que deben ser integradas de una manera
automática, como única vía de poder cumplir con todo lo adecuado nivel de servicio al cliente
al menos costo posible, sin llegar a ocasionar algún tipo de daño en el medio ambiente y
tener un grado alto de flexibilidad. 26
PRE - EVENTO EVENTO POST – EVENTO
Provisión de consumidores:
‣ Marketing.
‣ Ingresos.
‣ Filas.
‣ Transporte
Provisión de productos:
‣ Transporte
‣ Alojamiento
‣ Artistas, invitados
jurados.
Provisión de instalaciones:
‣ Seguridad.
‣ Energía eléctrica.
‣ Agua.
‣ Firmas contratadas.
Logística del lugar del
evento:
‣ Flujo público de
artistas
y
equipamientos en el
lugar del evento.
‣ Comunicación
‣ Infraestructura de
apoyo.
‣ Artículos de consumo.
‣ Exigencias de VIP`S y
de los medios.
‣ Procedimientos de
emergencia.
Clausura de evento:
‣
‣ Retirada de
estructura.
‣ Limpieza.
‣ Finalización de
contratos.
‣ Evaluación de los
procesos.
26 http://bigdate.com.co/organizacion-de-eventos-empresariales/

http://bigdate.com.co/organizacion-de-eventos-empresariales/
1. Planificación y producción:
De todas las acciones y gestiones que se deben implementar a lo largo del evento o
del proyecto planteado se debe hacer una preparación material y humano necesario
para que se logre con todo lo propuesto y se desarrolle el evento.
2. Montaje y disposición del equipamiento:
Los materiales que se utilizaran, del grupo que está trabajando durante todo el evento
se implementa la tecnología para que la comunicación de los asistentes y de los
invitados sea asertiva y se puede evidenciar un buen manejo de las acreditaciones.
3. Ejecución del evento:
Se puede decir que son participantes públicos y presentes, donde se comparten
actividades planificadas, donde se deben respetar los tiempos estipulados en cada
rutina, inicio, cofee break, cierre donde se pueden solucionar las distintas dificultades
que se lleguen a presentar.
4. Desmontaje del equipo:
Es donde se hace el retiro de los materiales y todos los elementos que se utilizaron
luego de haber realizado el evento, revisión final para la entrega y el equipamiento de
las instalaciones, de la misma forma en las que se recibieron deben ser entregadas.
5. Evaluación de resultados:
Donde se establece el grado de cumplimiento de cada uno de los objetivos planteados
y que tan eficiente fue el evento midiendo como tal su rentabilidad donde el balance
refleja el resultado tanto económico y se verán los resultados esperados.
6. Post evento:

Recopilando la información de toda la operación realizadas antes, durante y después
del evento para su evaluación, se incluyen documentos gráficos o impresos o
fotográficos, también la evaluación de los participantes se relevante por lo que se
pueden incluir unas encuestas. Este documento servirá como bases para próximos
eventos a desarrollar y donde se generan los patrocinadores para respaldar de
manera documental o resultados obtenidos.
COORDINACIÓN Y LOGISTICA PARA UN
http://www.noviascolombia.com/bogota/Ce
ntros_Eventos_Convenciones/Centro_Con
venciones_San_Agustin/Centro_Bodas_Sa
n_Agustin.htm
http://amveventosylogistica.com
/portfoliocategories/empresarial
es/page/3/

EVENTO
PROGRAMACIÒN:
Definir el programa del evento, los horarios, y el tipo de participantes.
Estipular la base de las actividades que se van a desarrollar en horarios y tiempos a
través de un cronograma de actividades.
Elaborar listas de chequeo para que cada persona sepa que trabajo va a desempeñar
que tenga muy claro sus tareas y objetivos.
Confeccionar un presupuesto en base a los gastos previstos a los costos de operación
para el desarrollo del proyecto.
Seleccionar el personal capacitado, desde secretarias, orientadores o personas
encargadas del evento y también incluir a los asistentes de la sala.
Armar un grupo de abogados, contadores arquitectos diseñadores, servicios de
seguridad y programadores.
http://es.wikihow.com/realizar-un-evento
DIFUSIÓN:
Diseño impresión de los anuncios, candelarios, invitaciones programas folletos y
muchas cosas en general.
Se arma una presentación y algo que genere difusión del evento tanto para invitados
participantes e inscripciones.
Actualizaciones permanentes de una base de datos para dar seguimiento a cada
invitado bien sea por vía email o con el contacto de los patrocinadores respuestas y
confirmaciones de asistencia.
Manejo de una agenda de empresa, conferencia de prensa, entrevistas, notas y
aspectos relacionados durante el evento y después del mismo también.
27
27
https://www.ineventos.com/co/blog/logistica-eventos.aspx

http://www.elcorredorerrante.com/2015/03/difusion-de-eventos-deportivos.html
AMBIENTACIÓN:
Área de inscripción y acreditación de los asistentes.
Comunicaciones.
Gastronomía, servicio de catering, elección del menú de acuerdo el tipo de comidas,
almuerzo, cena, cofee, break, todo lo que hace referencia a bebidas servicio de
barman barras móviles, se debe preocupar que sean elecciones prácticas y
armónicas.
Toda la parte tecnológica de sonido, video y proyección a través de computadores,
proyectores, equipo de iluminación micrófonos en esta parte se incluye la
implementación de un buen servicio de traducción. Para la cobertura de un buen
evento y si requiere un buen fotógrafo y el servicio del video.
Decoraciones y todo tipo de arreglos en flores, desde los telones, paneles cubre sillas
mantelería y centro de mesa. Todo lo que se le hace al evento como tal.
http://www.mbfiestasyeventos.uy/ambientacion-fiestas.html

MERCADEO:
Programación de reuniones de candidatos que sean los posibles patrocinadores del
evento y los posibles proveedores según la cuestión del evento.
Se debe destinar un personal a cargo de la relación de los patrocinadores y asociados
del evento durante el tiempo que lleve el proceso de cada gestión y de cada uno de
los proyectos o de los puntos a tratar.
Supervisar y controlar el cumplimiento y calidad del servicio de los proveedores, según
las distintas contrataciones.
http://www.ideaseventosymas.com/blog-/invitados-lleguen-a-evento
RELACIONES PÚBLICAS:
Definir y redactar discursos si son necesarios, determinar los shows o
espectáculos para el evento.
Determinar el material a entregar o la acreditación, bolsos, lapiceros, hojas,
credenciales, diplomas etc.
Determinar si se entregan premios o regalos.
Definir el diseño que llevara el logo del evento los patrocinadores y el material a
entregar a participantes o invitados.
http://www.ideaseventosymas.com/blog-/invitados-lleguen-a-evento

FINANZAS:
Pagos a proveedores.
Pagos a servicios generales.
Pago de viáticos, fletes, correo, servicio de mensajería.
Prever pago de alojamiento pasajes y traslados internos para participantes,
oradores invitados o asistentes afuera según lo estipulado. 28
http://www.udg.mx/es/evento/2015/el-abc-de-las-finanzas-para-pymes
28 http://comitelogistico20158.blogspot.com.co/2010/11/funciones-del-comite-logistico.html

PERFIL DE UN COORDINADOR DE EVENTOS
Contratación de productos y servicios, y tendrá que negociar permanentemente, para obtener
los mejores resultados en cada pequeña transacción.
Ser ordenado, metódico y detallista, le permitirá planificar tiempos y armar las listas de
chequeo indicando todas las tareas a realizar y los responsables de cada una de ellas.
Ser observador e innovador, llevará a buscar y conocer nuevas herramientas y servicios
alternativos que ayuden a minimizar errores, trabas, y los tan conocidos “embudos de
botella”, que encontramos siempre en el desarrollo de todo proyecto.
Ser flexible es clave, ya que permite solucionar una contingencia y seguir adelante con el
resto del cronograma. Siempre habrá demoras o agentes externos que modifiquen nuestro
plan inicial, y tener un plan B es siempre muy adecuado, y aceptable. 29
http://www.finanzaspersonales.co/trabajo-y-educacion/galeria/las-profesiones-massubestimadas/47673
29
https://www.eventbrite.com.ar/blog/dia-del-evento/catering-que-comidas-y-bebidas-serviren-eventos/

COMITÉ DE LOGISTICA
Las principales funciones del comité de logística son las siguientes:
Búsqueda de espacios físicos y recursos como silletería, sonido, equipos, entre otros, para
la correcta ejecución de las actividades y eventos
Búsqueda de conferencistas, profesores y estudiantes, que con su experiencia puedan
hacer aportes importantes a los eventos a realizarse.
Búsqueda de posibles temáticas a desarrollar en los distintos eventos a desarrollar.
Búsqueda de financiamiento de recursos económicos con el objeto de financiar los
distintos eventos académicos y extracurriculares a desarrollar.
Supervisar y controlar las actividades organizados por la ENTIDAD como; eventos
abiertos al público en general y otros eventos de carácter extracurricular.
Velar por el cumplimiento del código de protocolo en los distintos eventos organizados por
la ENTIDAD.
Inventariar los recursos internos, definir sus usos y gestionar su legalización.
TRANSPORTE:
A. Presentar las cotizaciones, documentación de los vehículos, la hoja de vida de los
conductores.
B. Certificación de la empresa.
C. Acta donde se definirán los proveedores.
D. En el caso del post evento se deben presentar los siguientes documentos:
E. Contrato.
F. Cuenta de cobro.
G. Soporte.
http://www.lineaejecutiva.com.sv/nuestros-servicios/transporte-paraeventos/index.html

ALOJAMIENTO:
1. Cotización, rango básico para las cotizaciones.
2. Cuadros de parametrización.
3. Seguridad y comodidad.
4. Selecciona las diferentes alternativas de
hospedaje.
5. Contrata los servicios de alojamiento.
6. Distribuye las habitaciones
7. Asigna la habitación a los invitados.
https://www.audioguiaro
ma.com/alojamientoroma.php
ALIMENTACION
Generalmente la comida y la bebida van unidas. ¿Cómo es esto? Muy simple, el chef o
la empresa de catering que contrates sabrá qué alimentos servir (depende el evento) y con
qué bebidas combinarlos.
Ten en cuenta la hora del evento para pensar en el catering y la bebida. Si tu evento es en
la mañana puedes hacer un break para servir el desayuno (algo liviano). Si es por la tarde,
puedes pensar en una merienda deliciosa pero con pocas calorías y si tu idea es cerrar el
evento con unos canapés y aperitivos más llenadores puedes contratar un chef que cocine
en el momento. De esta manera los participantes disfrutarán delicias frescas y no sobrará
nada.
Recuerda ofrecer bebidas con alcohol y sin alcohol. Trata de contar con una buena
cantidad de jugos, gaseosas, agua mineral (infaltable) vinos y bebidas blancas. ¡Debes
dejar satisfechos a todos los invitados! Y por favor, ¡no olvides el hielo!
La comida y bebida que se sirva en tu evento debe dejar una buena impresión en los
invitados, por lo tanto, asegúrate de contar con el presupuesto adecuado para el catering.
Te recomendamos un catering fácil de comer y rápido para servir. Ten en cuenta este
punto sobre todo si tus asistentes deberán comer parados.
Las últimas tendencias en catering nos cuentan que las comidas más servidas
en eventos son: pizzas, canapés, sushi y carne con papas.
Ten en cuenta el alquiler de vajilla, copas y vasos. Evita utensilios de plástico, cuida el
planeta.
SERVICIOS GENERALES:
Colabora en todo lo referente a planificación y
logística.
Reservación del centro de convenciones
Montaje de salones.
Alquiler de equipos de sonido.
Reproducción del material organizador del personal técnico.
http://bogota.locanto.com.co/ID_697924685/EMPRESA-DE-SERVICIOS-
GENERALES-Y-TODEROS-BOGOTA.html

COMITÉ DE SEGURIDAD:
Coordina todo el operativo de
seguridad tanto de los invitados
especiales como de los delegados y
participantes.
Vigila las instalaciones y materiales
hasta su reintegro a la empresa
prestadora de servicios.
Constata el buen funcionamiento de
los sistemas de prevención de
incendios.
Coordina los servicios de ambulancia
y primeros auxilios.
http://www.seguridadenamerica.com.mx/noticias/de-consulta/secciones-revist-seguridad-enamerica/noticias-de-seguridad-privada/25238-son-patito-2-mil-600-empresas-de-seguridadprivada
COMITÉ DE RECEPCIÓN:
Da la bienvenida a todos los participantes.
Recibe a los invitados especiales.
Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole requerida por
los delegados e invitados.
COMITÉ DE PROGRAMAS:
Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques.
Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.
Estructura el programa técnico
Establece los mecanismos para la preselección.
Selecciona los ponentes y conferencistas.
Selecciona coordinadores de actividades.
Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su
reproducción y exposición.
Estructura el programa social.
Elabora el programa de visitantes.
Fija fechas de reuniones
Programa acciones pendientes.
Mantiene informado al comité organizador

ACTIVIDAD
La actividad consiste en asignar grupos equitativos a un grupo de trabajo, en los cuales se
elegirá un representante que liderara el grupo. Este representante dará el papel de guía
durante el trascurso de la actividad a los demás participantes los cuales tendrán que seguir
las instrucciones de su guía para poder llegar a unos puntos donde reclamaran fichas para
armar una figura la cual tendrá un mensaje sobre los temas vistos en la exposición del
capítulo.
PIEZAS DE APOYO
Se entregaran paletas informativas didácticas con las cuales podremos dar mayor incentivó a
cada uno de los guías y a los participantes para una retroalimentación eficaz sobre cada
tema abordado.

EVALUACIÓN
LOGISTICA PARA UN EVENTO EMPRESARIAL
NOMBRE: ________________________________________ FICHA: _______________
FECHA: _________________
Según sea su decisión coloque una V si es verdadero ò F si es falso en el espacio en
blanco respectivo
PREGUNTAS
VERDADER
O
FALSO
1. La logística empresarial abarca actividades como
(distribución, transporte y almacenaje).
2. La coordinación y logística de un evento se
clasifica en pre-evento, evento, post-evento
3. En el post evento no se recopila la información de
todas las operaciones realizadas antes, durante y
después del evento para su evaluación.
4. ¿Para ser coordinador de un evento es obligatorio
tener un título profesional?
5. Las partes fundamentales de la logística son
(aprovisionamiento, distribución física, y logística
de los residuales).
OBSERVACIONES:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________

CONCLUSIÓN
Se puede decir que la logística es una parte fundamental al momento de quererse realizar
una actividad o un evento como tal pues en este punto se puede evidenciar cuales son los
puntos a seguir y cuáles son las bases necesarias para dicha realización, como bien la
logística es el punto clave como en la parte de la alimentación transporte alojamiento y
demás también se habla de cómo se puede llegar hacer un buen coordinador, y se puede
identificar en que factores se puede estar cometiendo un error a la hora de realizar dicha
actividad.

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS
Las medidas de seguridad son utilizadas para prevenir, controlar y actuar en dado momento
que ocurra un accidente, a través de un manual informativo sobre procedimientos e
instrucciones para la ejecución de eventos. Es preciso coordinar y proteger la integridad
física de organizadores, invitados, celebridades y demás participantes, así como también, las
instalaciones donde se desarrollara el evento. 30
Se requiere una planificación y coordinación entre diferentes integrantes de los equipos
organizativos donde es importante contar con entidades
como:
Seguridad.
Policías.
Primeros auxilios.
Ambulancia.
Brigadistas de evacuación.
Bomberos.
24
http://www.bodasybanquetesmadrid.com/f
icheros/UvsQM4J9/KJcfS3rm.png
ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA
Geográficas: Debe tenerse en cuenta las condiciones
meteorológicas para evitar problemas físicos y técnicos (sismos,
grandes tormentas, inundaciones, etc.), así como para prever el
material de acondicionamiento.
Físicas: Las instalaciones deben estar preparadas para la
evacuación en caso de incendio o pérdida de pases, cumpliendo
el aforo estipulado por las leyes.
25
https://previews.123rf.com/images/akarakingdo
ms/akarakingdoms1310/akarakingdoms13100001
5/23052687-las-bacterias-y-los-virus-de-dibujosanimados
Delictivas: Las circunstancias de este carácter implican
el control de la situación en secuestros, asaltos o atentados.
Sanitarias: El recinto donde se celebre el evento debe
cumplir con la normativa vigente en torno a alimentación y condiciones sanitarias para
prevenir contaminaciones de alimentos, epidemias, entre otras. 31
30 https://www.ineventos.com/co/blog/seguridad-en-los-eventos.aspx
31 http://www.civittas.com/5-claves-la-seguridad-eventos/

COMO PREVENIR UN INCIDENTE GEOGRÁFICO EN UN EVENTO
Antes
Identificar los lugares más seguros de la residencia o universidad. Los marcos de las
puertas o muebles resistentes son los lugares recomendados para protegerse en estos
casos.
Siempre tener un botiquín de primeros auxilios, linternas, radio y baterías en un lugar
estratégico y seguro. También reservar agua potable y algunos alimentos no perecederos
como comidas en lata y chocolates que te darán energía.
Elaborar un plan para saber qué hacer y dónde encontrarse con sus compañeros tras el
temblor. Generalmente las universidades, colegios y eventos tienen planes diseñados
para estas eventualidades.
Durante
Mantenerte en calma y no correr ni inducir el pánico en otras personas.
Alejarse de las ventanas de vidrio y de objetos que puedan caer. Si está en el exterior,
localizar un área despejada, lo más lejos posible de edificios, árboles y postes.
Buscar un sitio resistente y seguro donde refugiarte y siempre proteger la cabeza de las
cosas que puedan caer a su alrededor.
Después
Encender la radio y seguir las instrucciones recomendadas por las autoridades. No te
alarmes por rumores.
Mantenerse lejos de postes, edificios, cables eléctricos y árboles ya que pueden haber
pequeños terremotos secundarios.
Si hay heridos cercanos, pedir auxilio vía móvil a los cuerpos de socorro. Procure
mantener el control y asegurarse de que la persona afectada permanezca consciente y
tranquila ante la situación.
Revisar las fuentes de gas, agua o electricidad y alejarse de zonas peligrosas en caso de
algún escape.
Ponerse en contacto con las autoridades de tu universidad colegios y eventos para que
sepan que estas bien.

Luego de que la situación este controlada, y en cuanto tengas la oportunidad, reportarse
con el consulado o embajada de tu país, sobre todo en caso de pérdida de tus
documentos personales. 32
COMO PREVENIR UN INCIDENTE DELICTIVOS EN UN EVENTO
Mantener la calma. La pérdida de control por el rehén genera violencia en el captor, que
puede golpear al rehén o incluso asesinarlo.
No contradecir al delincuente. Obedecer sus indicaciones y no estimular su ansiedad.
No establecer vínculos con el captor. No dialogar con él (que puede ser muy joven, ser
una mujer, etcétera.); no entablar trato personal, familiarizarse ni establecer ninguna
clase de vínculos. Recuerde que el captor está dispuesta a matar, y la vida del rehén
está en serio peligro en todo momento.
No intervenir en la negociación. No intentar negociar por su cuenta, ni intervenir en la
negociación. Los negociadores de la policía o el gobierno son profesionales, y están
preparados para estas situaciones.
Confiar en la policía. Las policías tienen profesionales entrenados que saben qué hacer.
Durante la entrega, o la irrupción de los grupos tácticos policiales: Mantener las manos
en alto, sin sostener nada en ellas, con las palmas hacia delante y los dedos bien
abiertos y separados. Si ingresan grupos especiales a rescatar a los rehenes, demostrar
claramente que no se es una amenaza y no se tienen armas o elementos contundentes
en la mano. 33
PUNTOS CLAVES
Identificar y valorar una amenaza: En todo plan de seguridad, lo primero es identificar si
hay algún tipo de amenaza, para luego valorarla.
32 archivo.trome.pe/familia/sismo-que-hacer-antes-durante-y-despues-movimiento-telurico-2000477
33 http://ces.edomex.gob.mx/medidas_prevencion_secuestro

Para hacerlo, se debe analizar objetivamente todas las circunstancias que rodean al
evento. Se deben evaluar los posibles riesgos, y la información, deberá ser verificada y
analizada en función de su relevancia.
La ubicación: Se examina la posible proximidad a barrios con altos niveles de inseguridad,
sitios de difícil acceso, o de escasa iluminación, entre otros.
Las instalaciones: Por ejemplo en hoteles, bajo ciertos parámetros, se evalua si cuentan
con un determinado nivel de seguridad tanto en equipamiento de protección y combate de
un incendio, sistema de alarmas, control de accesos, circuito cerrado de televisión.
Si cuenta con personal de seguridad y emergencia capacitado para la atención en
situaciones de crisis y primeros auxilios.
Si cuenta con planes de autoprotección de emergencia y evacuación frente a situaciones
críticas, y si son conocidos por todo el personal del hotel, y puestos en práctica a través
de simulacros.
Las condiciones climáticas de la zona: Y las previsiones que toman las instalaciones al
respecto.
Tormentas intensas, sismos, inundaciones, pueden ser factores que afecten la duración de
un evento, y pueden llegar a ser grandes generadores de disturbios si no se maneja la
eventual situación debida y rápidamente.
PLANES DE CONTINGENCIA Y EVACUACIÓN
El plan de control de masas puede verse afectado por distintas circunstancias, en cuyo caso
deben implantarse planes adecuados de contingencia, y acompañar a las acciones llevadas
a cabo por las fuerzas de seguridad, en el despliegue de una fuerza de respuesta rápida.
Retrasar una acción positiva varios minutos es la diferencia entre atender un accidente
desafortunado, y sostener una situación irremediablemente trágica.
Lo más relevante e importante es que los planes de contingencia deben ser flexibles. Un
elemento crítico de cualquiera de estas medidas es, por ejemplo, el permitir la salida de la
multitud.

En planes de contingencia y respuesta, la influencia y efecto del contagio emocional y pánico
es de muchísimo cuidado y puede ser muy contraproducente en el manejo de la crisis.
Un plan de seguridad efectivo no debe enfocarse únicamente a la seguridad física y control
de masas, sino en un buen plan de contingencias y gestión de prevención, para minimizar
cualquier riesgo que se presente antes, durante y después de la realización del evento,
manejando inteligentemente lucha contra incendios, sistemas y procedimientos de
evacuación, apoyo de primeros auxilios, reacción frente a emergencias, entre otros.
PROTEGIENDO CELEBRIDADES
Anillos de seguridad
Cuando se trata de eventos con la asistencia de una gran figura del medio político, artístico o
empresarial, se requiere de seguridad adicional y además suele establecerse un operativo de
seguridad especial, que se basa en anillos, con pasos y rutinas a seguir, haciendo de filtro, y
estableciendo círculos de seguridad.
Es una acción coordinada entre los organizadores, su personal de seguridad, y el equipo
involucrado en la salvaguarda del personaje, sin descuidar en ningún momento al resto de
los presentes.
El Primer anillo es el espacio más cercano a la celebridad, abarca el espacio físico entre
este y los demás asistentes, y las medidas de evacuación que el equipo tendrá en caso de
un eventual incidente, ruta de escape, salida de emergencia, etc.
En el Segundo anillo, quienes lo integran se encargan de vigilar y controlar los accesos a la
zona especial, y estar al tanto de lo que sucede en el interior del recinto, anticipando
cualquier situación, y teniendo en claro que su primer prioridad es la figura pública.
En el Tercer anillo, el equipo de seguridad junto con las autoridades del lugar, están a cargo
de resguardar las calles aledañas, controlar el ingreso de invitados y proveedores. Es el
primer filtro, y donde se pueden prever posibles manifestaciones.
Adicional a los 3 anillos debe tenerse un plan de contingencia bien claro para garantizar la
protección del resto de los presentes en el evento, y en las inmediaciones también.

Ilustración 26 https://pt.slideshare.net/haroldvargsh/evacuacion-y-rescate
Ilustración 27 http://www.aicaprevencion.com/single-post/2015/06/02/Nuevas-fichas-dedivulgaci%C3%B3n-normativa-sobre-planes-de-emergencia-y-evacuaci%C3%B3n
DESTINOS SEGUROS PARA EVENTOS
La industria de eventos genera un turismo de eventos, y muchas empresas y grandes
organizadores buscan distintas alternativas y destinos donde se garantice al máximo la
seguridad.
Un País con niveles de delincuencia bajos, sin amenazas terroristas, ni secuestros o asaltos
a turistas, sin catástrofes naturales, es sin lugar a dudas, una plaza muy atractiva para la
realización de este tipo de actividades.

Se buscan destinos seguros para realizar sus congresos, ferias, y eventos corporativos,
tomando en cuenta todos los aspectos que hacen a la seguridad. Se analiza el nivel de
seguridad en vuelos, aeropuertos y alojamientos.
Se toma en cuenta también los fenómenos climáticos, problemas de salud como epidemias,
y seguridad en el consumo de alimentos. Analizan si existen guerras o amenazas terroristas;
si existe inseguridad debido a altos índices delictivos, secuestros, y asaltos a turistas.
Se pasa un minucioso examen través de grupos profesionales en seguridad, contratados
específicamente para hacer relevamiento y evaluación de todos los riesgos posibles y de la
medidas de prevención y protección existentes, comenzando por evaluar la seguridad en
general del País, la ciudad, la seguridad de la zona específica, y terminando por evaluar la
seguridad del hotel o instalación donde se va a realizar la actividad.
Si se es plaza segura, no debería perderse más tiempo, y buscar la manera de hacerse
conocer en la industria de eventos, como destino recomendable.
REQUISITOS
1. Un plan de emergencias y contingencias.
2. Cumplir con las condiciones sanitarias y ambientales definidas en el Decreto Ley 2811 de
1974, la Ley 9 de 1979 y demás normas aplicables sobre la materia.
3. Cumplir con las normas referentes a la intensidad auditiva, horario y ubicación señalados
en el Distrito Capital, dispuesto en la Resolución 627 de 2006, el cual establece que el
nivel máximo de sonido es de 65 decibeles en el día y 55 decibeles en la noche.
4. Las edificaciones nuevas deben incluir los planos de diseño y construcción que se
radicaron en el proceso de licenciamiento en cumplimiento de las normas de sismoresistencia
establecidas en la Ley 400 de 1997 y sus decretos reglamentarios.
5. Para las edificaciones existentes se debe registrar un concepto técnico del
comportamiento estructural y funcional del escenario en los términos y condiciones
establecidas en la Ley 400 de 1997 y sus decretos reglamentarios.
PREVENCIÓN
Tener en cuenta las características del público asistente al evento y de su posible estado
anímico inicial y posterior conforme se desarrolla el evento:
Las reacciones de euforia, apasionamiento, desinhibición, identificación con el ritmo y el
Ambiente

Las condiciones medio ambientales de calor, humedad, ruido, vibración e iluminación.
Los efectos de las sustancias consumidas anteriormente o durante el evento.
Las características del recinto que debe estar ubicado en un espacio llano y despejado de
obstáculos o accidentes del terreno, que pudieran constituir barreras en caso de una
emergencia.
Vías de acceso de entrada y salida de vehículos rápidas.
Transporte público alternativo.
Zonas amplias de aparcamiento con una separación adecuada del recinto, y múltiples
salidas y entradas hacia las vías de circulación de vehículos.
Personal de seguridad suficiente en número y adiestramiento.
El número de accesos de entrada y de salida, que determine el aforo del recinto en
función del flujo considerado en caso de normalidad y en caso de emergencia.
Vías y puertas de entrada y salida sobre rasante, sin soterramientos y cubrimiento.
Tramos de cerramientos abatibles o con apertura desde el exterior en caso de necesidad
por parte de la organización.
Vías contiguas a los recorridos interiores de entrada y de salida para utilizar en casos de
emergencia.
Salidas de emergencia libres de obstáculos y ocupación, para utilizar solamente en caso
de evacuación.
Vías de salida rápida destinadas a vehículos de emergencia, como ambulancias, y las
vías de llegada igualmente acotadas para ayuda exterior como vehículos de protección
civil bomberos, policía, mas ambulancias, etc. Buenos días, te envió lo que pude hacer
del manual de documentos. 34
34 http://www.topcomunicacion.com/noticia/3035/consejos-de-seguridad-en-la-organizacion-de-eventos

ENCARGADOS
Supervisor de Seguridad:
Vela por que se cumplan responsabilidades de seguridad establecidas para el evento desde
el montaje hasta el desmontaje del mismo.
‣ Supervisor de Evacuación :
Elabora y mantiene actualizado el plan de evacuación para el evento socio organizativo.
35
‣ Supervisor de Primeros Auxilios:
Planifica la atención de posibles víctimas o afectados por emergencias, tomando en
cuenta los recursos disponibles para la administración de primeros auxilios en el lugar
del evento que requiere el normativa.
Para los eventos clasificados, da aviso a los hospitales y/o sanatorios que fueron
tomados en cuenta al momento de determinar los recursos disponibles para la
administración de primeros auxilios en el lugar del evento.
En caso emergencia, asegura que se brinden primeros auxilios así como el traslado
de personas afectadas a los hospitales y/o sanatorios cercanos que fueron tomados
en cuenta al momento de determinar los recursos disponibles para la administración
de primeros auxilios en el lugar del evento.
1.2 ALGUNOS ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA A LA HORA DE ANALIZAR
LOS POSIBLES RIESGOS:
‣ Incendios de alguna zona dentro del lugar del evento:
Es necesario contratar personal de seguridad para que controle el lugar y evitar robos
o algún problema con la seguridad de los invitados en el lugar del evento.
35 https://prezi.com/x985rm-zc9vm/normas-de-seguridad-para-realizar-un-evento/

Ilustración 28
https://www.planetaelectronico.com/seguridad-c-142.html
CLAVES DE SEGURIDAD AL MOMENTO DE ORGANIZAR UN EVENTO
‣ Identificar y valorar una amenaza:
Se debe analizar objetivamente todas las circunstancias que rodean al evento, se debe
evaluar los posibles riesgos y la información deberá ser verificada.
‣ Todos al tanto y bien informados:
Deben estar preparados para situaciones especiales que
puedan surgir, de ahí la importancia de un grupo profesional
y un líder en el tema de seguridad que los informe y
adoctrine en su plan.
Se debe estar preparado para manejar rápida y
efectivamente cualquier situación de riesgo y minimizar los
impactos que generen a las posibles víctimas.
Ilustración 29 https://www.pinterest.se/terezamag/plantillas/
‣ Control de masas:
Medidas o planes operacionales para evitar cualquier tipo de disturbio que involucre un gran
número de personas, estos pueden ser provocados por imitación, el contagio emocional y el
pánico.

‣ Manejo de contagio emocional y pánico:
Para minimizar la posibilidad de que estos factores
alcancen un grupo, son necesarias medidas de respuesta
inmediata manteniendo una fuerte presencia en y alrededor
evento, se da una percepción de seguridad, de cierta
autoridad presente que sirve para mantener orden, e
impedir disturbios menores, o incluso irrumpir en
eventuales disturbios de gran escala.
del
Ilustración 30 https://es.dreamstime.com/stock-de-ilustraci%C3%B3n-ni%C3%B1os-ycontagio-emocional-image51374348
SERVICIOS MEDICOS
‣ Primeros Auxilios:
Se deberá contar con ambulancias, personal capacitado a cargo de las ambulancias,
médicos o técnicos en urgencias, enfermeros, kits de primeros auxilios, perfil de los invitados,
número determinado de los invitados en el lugar del evento y
distancia a hospitales más cercanos.
Es importante dejar registro dentro de este Protocolo, de los datos
específicos de los servicios contratados o convenidos con terceros
mencionados anteriormente para la prestación de dichos servicios
y de los datos de contacto.
Ilustración 31 https://www.personas-si.com/detalle-curso-210/curso-de-emergencias--
extincion-de-incendios-y-primeros-auxilios
Con discapacidades:
Para cada tipo de discapacidad, se indican los procedimientos establecidos para apoyar a las
personas con discapacidad, en el ingreso y egreso del evento, así como el apoyo que se
proveerá al momento de una emergencia, tanto para la evacuación como para la atención de
primeros auxilios.
Se debe tener en cuenta:

La tramitación de la autorización debe realizarse al menos treinta días antes de la
celebración del evento, junto a la documentación necesaria que a continuación se describe:
Modelo de solicitud: Diferentes modelos, en función del organismo que autoriza.
Pago de tasas: En algunas administraciones se establece un importe a pagar por
el organizador.
Permisos: Cuando sea obligatorio por la legislación. 36
Reglamento:
Datos básicos como el nombre de la organización, fecha,
horario y participantes previstos.
Identificación de los responsables de la
organización:
Se debe contar como mínimo con la figura de director
ejecutivo y de responsable de seguridad vial, es obligatorio
que estas personas sean mayores de edad y estén en
posesión del permiso de conducir en vigor.
Ilustración 32 http://ualgerenciapas.blogspot.com.co/2016/01/documento-de-trabajoreglamento-de_13.html
Información relativa al recorrido:
Es importante describir a conciencia el recorrido para que las diferentes administraciones
afectadas puedan conocer las necesidades del evento en cuanto a medidas de seguridad.
Croquis:
Es una herramienta fundamental en la organización del
evento. Nos conocer la ubicación de voluntarios y
colaboradores.
Medidas de señalización:
El organizador es el responsable de la señalización del
lugar del evento.
7. https://conred.gob.gt/www/normas/Guia-de-ProtocoloEventosSocioOrganizativosNRD4vBeta.pdf
2 http://www.tucrono.com/index.php/blog/13-articulos/22-autorizacion-seguros-y-asistencia-sanitaria-en-unevento.html

Ilustración 33 http://alopezm516primerosauxilios.blogspot.com.co/2014/08/que-sonlos-primeros-auxilios.html
2. SEGUROS DE VIDA
‣ Información relativa a los seguros:
Certificado de la Compañía de Seguros con la que el
organizador haya contratado el seguro de accidentes con
las coberturas del seguro obligatorio.
Información relativa a la Cobertura Sanitaria: Relación
detallada de servicios médicos que debe ser como mínimo:
una ambulancia y un médico hasta 750 participantes.
Ilustración 34 https://www.guioteca.com/temaslegales/el-seguro-de-vida-aspectos-esenciales-antes-decontratarlo/
Proporciona protección contra los posibles accidentes que
pueden suceder durante el evento.
Cuenta con altos beneficios a bajos costos.
Podrá ser cubierta cualquier persona que cumpla con los
requisitos de asegurabilidad.
Paga solo por los días que dura el evento.
La póliza mínima corresponde a 1000 días.
Ilustración 35
https://www.iconfinder.com/icons/465030/care_family_insurance_protect_protection_s
afe_wealth_icon
37
37 http://www.metlife.com.co/es/Business/Nuestros-Productos/Accidentes-Personales/Plan-de-eventos.html

ACTIVIDAD
Materiales: lana
Instrucciones: se indica al grupo que se ubiquen en forma de círculo, luego el organizador de
la actividad enredara de la mano a cada uno de los participantes integrándolos a todos. Para
poder desenredarse deberán lanzar un dado de colores donde cada color corresponde a una
indicación
Rojo: Enreda a dos compañeros
Amarillo: Responde pregunta, si acierta desenreda un compañero de lo contrario enreda a
un compañero
Verde: Desenreda un compañero
Azul: lanzar el dado nuevamente
Morado: Responde pregunta, si acierta desenreda tres compañeros de lo contrario enreda
tres compañeros.
Naranja: Desenreda dos compañeros

EVALUACIÓN
1. La norma NTC 006 nos habla de:
A. Pasos para crear un evento seguro
B. Que seguridad debemos tener al momento de crear un evento
C.Los requisitos de un sistema de gestión para la sostenibilidad ambiental, sociocultural y
económica que deben cumplir los ejecutores de eventos
D. Riesgos en un evento
2. Que servicios presta una entidad de salud:
A. Procedimientos para el tratamiento de las personas con discapacidades
B. Ambulancias, personal capacitado a cargo de las ambulancias, médicos técnicos en
urgencias, enfermeros y kits de primeros auxilios
C. Información relativa al recorrido
D. Ninguna de las anteriores
3. La definición de medidas de seguridad es:
A. Actuar después de que ocurra algún imprevisto
B. Coordinar la integridad física de los organizadores
C. Prevenir, controlar, garantizar y actuar ante la seguridad de los invitados especiales de un
evento, se busca preservar su protección y la del medio ambiente.
D. Vigilar las instalaciones.
4. como prevenir un incidente en un evento:
A. No asistir al evento
B. No contradecir al delincuente obedecer sus indicaciones y no estimular su ansiedad.
C. Actuar después de que ocurra algún imprevisto
D. Todas las anteriores
5. Es uno de los requisitos solicitados en la seguridad de un evento
A. asistir al evento
B. cumplir con las condiciones sanitarias y ambientales definidas en el decreto ley 2811 de
1974, la ley 9 de 1979 y de más normas aplicadas sobre la materia
C. Coordinar la integridad física de los organizadores
D. Ningunas de las anteriores

3. RESUMEN
Las medidas de seguridad son normas establecidas para que un grupo de trabajo se
encargue de brindar ciertos requisitos de calidad y buen desarrollo de un evento, es
importante tener en cuenta algunos aspectos para fortalecer la seguridad en un evento tales
como:
Contar con las instalaciones adecuadas para la
ejecución de un evento.
Contratar entidades de primeros auxilios para que
brinden el apoyo en caso de que algún invitado presente una
molestia de salud.
Contratar personal de seguridad adecuado para
proteger las instalaciones del lugar del evento, los invitados y
organizadores.
Ilustración 37 http://petionlenguaje3.blogspot.com.co/2014/06/el-resumenrepresentacion-integradora.html
Poseer extintores, señalizaciones de seguridad, botiquines y kit en buenas
condiciones para enfrentar los daños durante el evento.
4. CONCLUSION
Como finalidad las medidas de seguridad para la ejecución
de un evento y la norma NTC se debe tener en cuenta las
diversas medidas de seguridad para:
Prevenir y fortalecer cualquier falencia.
Controlarla de manera adecuada contando con
diferentes grupos de apoyo y seguridad.
Contar con apoyo de servicios médicos y personal autorizado.
Cubrir los seguros de vida en caso máximo de emergencia.
Ilustración 38 http://www.redciudadrodrigo.com/2014/02/19/curso-de-atencion-alclienteconsumidor-o-usuario/

LISTA DE CHEQUEO
DEFINICIÓN:
Es una herramienta de ayuda diseñada para reducir los errores provocados por el ser
humano. Ayuda a asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de un evento
Dándose una planificación, donde se detallan las tareas que hay que realizar dependiendo
del horario, el día, u otros factores.
PARA QUE SIRVE UNA LISTA DE CHEQUEO
Son formatos creados para verificar o controlar una lista de requisitos o actividades a
realizar, una lista de chequeo es asegurar el cumplimiento de las actividades o procesos
asegurándose que al trabajador no s ele olvide nada importante 38
LISTA DE CHEQUEO PRE-EVENTO
Las checklist o “listas de chequeo” son un punteo de cada una de las tareas a
realizar enmarcadas en un lapso de tiempo, dejando en claro quién es el responsable para
que se cumpla esa tarea. Son muy útiles para la etapa del pre-evento pero sobre todo para
38 https://es.wikipedia.org/wiki/Lista_de_comprobaci%C3%B3n

los días previos al evento, en los que se debe trabajar muy intensamente, ya que es la etapa
más dinámica. Las ventajas de su uso nos van a permitir poder delegar y controlar de una
manera más precisa cada una de las acciones a tomar en cada comité o sector del evento.
Si bien, existen modelos que vamos a ir compartiendo, tratando de que sean lo más
completos posibles, cada evento es único y es importante chequear que todo lo necesario
esté volcado en cada una.
Para armar cada checklist, lo ideal es tener bien distribuidos los comités que tendrán a cargo
varias actividades de acuerdo a la división que hagamos. Cada una de estas “listas de
chequeo” será encabezada por el coordinador de cada espacio.
A grandes rasgos, se puede armar una checklist por cada uno de los comités que pueden
dividirse en:
Ejecutivo: Se encargará de supervisar la logística general, el área de
inscripción/acreditación de los asistentes y al resto de los comités
Científico: Se encargará de todo lo vinculado al programa, los horarios y los invitados
Prensa y Difusión: Se encargará de la agenda de prensa, medios, entrevistas, notas y los
espacios relacionados a esto durante el evento.
Ambientación: Todo lo relacionado a las salas de actividades y exposición si la hubiera
Actividades sociales: Si las hubiera desde la selección y reserva hasta la coordinación de
los detalles del lugar (show, regalos, discursos, etc.)
Tesorería: Pagos a todos los proveedores y seguimiento, bancos, caja chica, etc .1
39 https://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/checklist-para-la-planificacion-de-eventos,
1 https://es.wikipedia.org/wiki/Lista_de_comprobaci%C3%B3n

SE DEBE TENER EN CUENTA
1. selecciona la fecha:
a. Ten en cuenta el margen de tiempo para la organización del evento.
b. Evita coincidencias con otros eventos de similares características.
c. Ten en cuenta fechas especiales: días de fiesta, vacaciones,
celebraciones religiosas, etc.
d. Ten en cuenta las condiciones climáticas.
2. Selecciona el lugar o sede:
a. Lugar geográfico
b. Lugar físico: centro de convenciones, hotel, institución educativa, etc.
c. Facilidad de acceso al lugar y a las instalaciones.
d. Facilidades de estacionamiento.
e. Comodidad para los usuarios.
3. Material impreso:
a. Logotipo:
b. Piezas informativas ágiles: información básica
1. Quién organiza
2. Quién apoya y/o patrocina
3. Cuándo
4. Dónde
5. Nnúmeros de teléfonos, correo electrónico, página web de
contactos
4. Promoción del evento:
a. Invitación directa: tener presente toda una base de datos actualizada.
b. Publicaciones en medios
c. Distribución de piezas físicas
5. Equipos:
a. Sonido: Grabación: video y/o audio de conferencias.
b. Interpretación simultánea: cabinas de intérpretes y audífonos.
c. Audiovisuales: pc, reproductor de dvd, cables de conversión de señal.
d. Conectividad: transmisiones por internet.
e. Otros: radios de comunicación de equipo logístico, pc, conexión a
internet.
6. Preparación del ambiente:
a. Recepción: personal visiblemente identificado.
b. Decoración
c. Banderas
d. Pendones
e. Flores

7. Recurso humano para el evento:
a. Intérpretes simultáneos
b. Traductores
c. Guías
d. Personal de seguridad
e. Personal técnico
f. Personal de apoyo
8. Presupuesto:
9. Estimación de los gasto.
http://lalistadechequeo.blogspot.com.co/p/la-planificacion-de-tu-evento.html

LISTA DE CHEQUEO PRE-EVENTO
OBJETIVO: Verificar las tareas que se deben realizar en la etapa de PRE-EVENTO, para
cumplir satisfactoriamente con el propósito del evento.
N° CRITERIO SI NO OBSERVACIONES
1 Selección de fecha para la
realización del evento
2 Cotización y fijación de
presupuesto
3 Contratación de personal
capacitado
4 Promocionar y hacer
publicidad sobre el evento
5 Permisos y contratos para la
realización del evento
6 Selección del lugar de
realización.
7 Asegurar los equipos
digitales necesarios
8 Tener cronograma de
actividades
9 Tener actas del comité
encargado (organizador)
10 Temática definida

LISTA DECHEQUEO DURANTE EL EVENTO
‣ ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN:
Programación Semanal: Se solicita a la Mesa de Ayuda, diligenciando el formato que para
ello existe. La solicitud debe hacerse únicamente desde un correo institucional de docente o
personal de planta.
Diseño de imagen y piezas:
Identidad corporativa:
Diseño de imagen: concepto, logo y eslogan del proyecto.
Diseño de manual de aplicación de imagen.
https://www.google.com.co/search?q=imagenes+de+chulitos&tbm=isch&tbs=rimg:CdOLsYmUxaYIjh6GAAurIrUx6b8sOpxFV9nQzPzIvSz8sAXSymymCK0edY_14TI6bpMf7stR6r3zUFzv5hVQEeRz0CoSCXo
YAC6sitTHEadFmh3404D8KhIJpvyw6nEVX2cRoGihbg-8fz8qEglDM_1Mi9LPywBErGDrudj-
pUyoSCRdLKbKYIrR5EW-vIYyFgjKaKhIJ1j_1hMjpukx8Rls_1iEq4Z-
YQqEgnuy1HqvfNQXBFyL0DobjzOkyoSCe_1mFVAR5HPQEU2CayB7JG4E&tbo=u&sa=X&ved=0ahUKEwjRh_L0x9z
VAhUNwGMKHSMsBYYQ9C8IHw&biw=1242&bih=557&dpr=1.1#imgrc=ehgALqyK1McDeM:
Web y multimedia:
Diseño de banner del proyecto.
Diseño de sinfín (pantalla de descanso o de bienvenida).
Diseño de plantillas de diapositivas y/o presentación de conferencista.
Diseño de multimedias: memorias, promoción, resultados.
Diseño de e-cards.
Diseño y actualización de página web del proyecto.
Diseño de plantillas con imagen del evento, para blog o cuentas de redes sociales.
Diseño, diagramación y contenidos de boletines virtuales.

‣ CONVOCATORIA:
Web:
Diseño de contenidos e interacciones en página web del evento.
Manejo de redes sociales del proyecto: apertura, manejo y alimentación de cuentas.
Redacción de contenidos para medios: página web, boletines informativos, redes
sociales, radio, prensa, televisión.
Creación y administración de correo del evento.
Envío de información periódica vía correo electrónico a listas de distribución y bases de
datos.
Bases de datos:
Construcción de bases de datos generales y/o especializadas.
Actualización de bases de datos generales y/o especializadas.
Georreferenciación de públicos.
‣ COMUNICACIONES:
Diseño y ejecución de plan de medios del evento.
Actualización de bases de datos de medios de comunicación.
Redacción de contenidos para los medios de comunicación (TV, radio, prensa, web).
Envío de boletines de prensa a los medios de comunicación.
Contacto con periodistas.
Diseño de agenda de entrevistas y coordinación de las mismas.
Seguimiento a las publicaciones en cada medio.
Rastreo y recopilación de archivo de prensa sobre aparición en medios.
Otros medios:
Rastreo de eventos y escenarios con contenidos y públicos similares para divulgar el
evento.
Diseño y ejecución de tomas culturales, académicas, lúdicas o deportivas de promoción
del evento.
Diseño y producción de medios del evento: programa radial, boletín, programa de
televisión, revista.
Diseño y operación de stand.
Producción y distribución de video promocional.
Diseño, ejecución y análisis de grupos focales para direccionar estrategias de
convocatoria.
Envío de información periódica vía medios tradicionales: correspondencia certificada, fax.
Confirmación telefónica de asistencia de invitados.
Distribución y pegado de afiches en lugares estratégicos.

Entrega de volantes y material del evento.
Diseño y operación de rompetráficos y otras estrategias BTL.
Diseño y entrega de recordatorios a público estratégico y multiplicador de la convocatoria.
Diseño y operación de concursos que fortalezcan la convocatoria o contenido del evento.
Diseño y operación de campañas de expectativa.
‣ COMERCIALIZACIÓN:
‣
Modalidades:
Comercialización del evento: venta de stands o espacios donde diferentes empresas
podrán ofrecer sus productos o servicios a los asistentes al evento.
Gestión de patrocinios: se entiende la búsqueda de aliados que realicen aportes al
evento, sea en dinero o especie. Estos aportes pueden tener dos características: por una
parte pueden estar orientados a optimizar el costo de algún componente del evento, y/o
por otra, pueden agregar valor al evento en la medida que ofrezcan elementos de interés
para los asistentes.
Bases de datos:
Construcción de bases de datos de empresas interesadas en el tema del evento.
Actualización de bases de datos de empresas interesadas en promocionar su marca en
general.
‣ COMUNICACIONES Y MERCADEO:
Diseño de estrategias para atraer a las empresas u organizaciones que por su naturaleza
o área de trabajo tengan interés en establecer contacto con el público que reunirá el
evento.
Gestión de apoyos institucionales.
Envío de información sobre el evento a cada empresa.
Contacto con el área de mercadeo o de comunicaciones de cada empresa: visitas a las
empresas y envíos de información.
Negociación y concertación.
Gestión de canjes y aportes en especie que disminuyen los gastos del evento.
Diseño, montaje y operación de muestras comerciales.
Visitas técnicas y con potenciales patrocinadores, para venta y montaje de espacios.
Recopilación y custodia de material promocional de las empresas patrocinadoras.

Realización de informe de resultados de comercialización.
Otros:
Gestión de espacios y requerimientos técnicos para las propuestas de comercialización.
Trámite y seguimiento de pagos.
Correo Masivo: Se solicita en el mismo formato del anterior, sólo que sus fechas y
contenidos pueden variar. La solicitud sólo se puede realizar a través de un correo
electrónico correspondiente a un docente o persona de planta, la cual debe remitirse al
correo del Programa (procomuni_fcbog@unal.edu.co).
Cuña de Radio: Se debe elaborar el libreto y coordinar con UN Radio lo relacionado con la
locución, edición y posterior emisión de la información.
Agencia de Noticias: Se solicita cubrimiento con audio, video y fotografía al Coordinador de
reporteros y Periodista a cargo, mediante el envío de un resumen detallado de la
información.
‣ PRODUCCIÓN DE PIEZAS:
Diseño y producción de memorias impresas
Diseño, diagramación, contenidos y producción de libros.
Diseño, diagramación, contenidos y producción de cartillas, folletos, boletines.
Producción de memorias digitales: multicopiado, impresión y marcación de label y
empaque.
Diseño y producción de camisetas.
Diseño y producción de tarjetas de invitación.
Diseño y producción de afiches.
Diseño y producción de volantes.
Diseño y producción de plegables.
Diseño y producción de carpetas.
Diseño y producción de libretas.
Diseño y producción de escarapelas.
Diseño y producción de certificados.
Diseño y producción de pendones.

Diseño y producción de recordatorios (souvenir).
Diseño y producción de lapiceros.
Diseño y producción de habladores.
Diseño y producción de señalización del evento
Diseño y producción de cuñas de radio.
Diseño y producción de comerciales en video.
https://www.google.com.co/search?q=imagenes+de+chulitos&tbm=isch&tbs=rimg:CdOLsYmUxaYIjh6GAAurIrUx6b8sOpxFV9nQzPzIvSz8sAXSymymCK0edY_14TI6bpMf7stR6r3zUFzv5hVQEeRz0CoS
CXoYAC6sitTHEadFmh3404D8KhIJpvyw6nEVX2cRoGihbg-8fz8qEglDM_1Mi9LPywBErGDrudj-
pUyoSCRdLKbKYIrR5EW-vIYyFgjKaKhIJ1j_1hMjpukx8Rls_1iEq4Z-
YQqEgnuy1HqvfNQXBFyL0DobjzOkyoSCe_1mFVAR5HPQEU2CayB7JG4E&tbo=u&sa=X&ved=0ahUKEwjRh_L
0x9zVAhUNwGMKHSMsBYYQ9C8IHw&biw=1242&bih=557&dpr=1.1#imgrc=mNhrB5FD_z2coM:
‣ PRODUCCIÓN:
Planificación:
Definición del carácter del evento, temáticas,
objetivos, público objetivo, lugares, duración, fechas,
posibles expositores, invitados, organizadores,
presupuesto, asistencia.
Conformación de comités, plan general de trabajo,
organigrama y cronograma, presupuesto, metas y
direccionamiento.
Planificación de estrategias, acciones y tareas.
Administración de recursos asignados para el evento.

https://www.google.com.co/search?hl=es-
419&biw=1242&bih=557&tbm=isch&sa=1&q=hojas+de+cuaderno+caricatura&oq=hojas+cuaderno+caricatura&gs_l=psyab.3.0.0i8i30k1.7090.10998.0.12068.13.13.0.0.0.0.229.2212.0j9j3.12.0....0...1.1.64.psyab..1.10.1888.VFu2TQQbnus#imgrc=YiZDF91RVwOqYM:
Área académica o técnica:
Apoyo en la conformación, invitación y contratación del comité académico o técnico del
evento.
Diseño de programación del evento.
Convocatoria, confirmación y coordinación de hojas de vida y agendas de expositores y/o
invitados elegidos por el comité académico o técnico del evento.
Envío de comunicaciones (invitación) a conferencistas, ponentes y/o invitados.
Apoyo al comité técnico o académico en el diseño de mecanismos y bases para la
selección de trabajos o ponencias.
Recopilación y distribución de trabajos a miembros del comité técnico o académico.
Solicitud de hojas de vida y textos a ponentes, expositores y/o invitados académicos.
Apoyo en la comunicación de resultados de selección de experiencias.
Coordinación de temas y duración de exposiciones.
Redacción, revisión de estilo, toma de fotografías, diseño de ilustraciones y diagramación
de memorias y/o publicaciones del evento.
Redacción y envío de carta y/o regalo de agradecimiento a patrocinadores o personas
que aportaron a la realización del evento de cualquier manera.
Televisión: Se solicita presencia de cámara con la Dirección de esta área, por medio del
envío de un oficio y correo electrónico.
Oficina de Prensa: Se solicita cubrimiento y divulgación a nivel externo con medios
diferentes a UNIMEDIOS.
Afiche: Se completa el afiche de la Facultad con la información pertinente y se distribuye en
todas las carteleras de la Facultad, así como en los demás espacios autorizados.
Pasacalles y/o pendones: Son ubicados en diferentes lugares del Campus haciendo
previamente la gestión con La División de Recursos Físicos.
Diagramación del volante: Se diagrama con la información básica pero más importante, con
base en un formato ya diseñado para estos efectos.
Web : Se redacta un párrafo gancho y se sube a la web conjuntamente con el volante
diagramado.
Se puede subir como noticia y también como evento dependiendo de su importancia y
prioridad.

Difusión en grupos objetivos: Se distribuye el volante en los Departamentos y áreas con
pertinencia directa al evento en cuestión.
Difusión en el Campus: Se distribuye el volante, concentrando el tiempo y el material
impreso en cafeterías, baños, bibliotecas y plazas pero naturalmente a la entrada de los
Edificios de al Facultad.
Difusión en las porterías: Se hace oficio a la División de Gestión, quien coordina con el
personal de vigilancia.
Divulgación con egresados: La información es enviada a la Dirección Nacional de
Bienestar donde se filtra y distribuye para las Facultades en Bogotá o en las demás Sedes si
es pertinente.
Divulgación en Sedes: Se recopila y redacta la información para ser enviada a las Sedes,
con base en la temática del evento.
El camino más fácil podría ser la Secretaría de cada Sede.
Divulgación con otras entidades: La información es enviada a entidades y otras
universidades con interés en el evento por medios físicos o electrónicos, dependiendo de la
disponibilidad de material y recursos para ello.
Difusión de última hora: El mismo día del evento, se realiza un barrido en el Campus,
dejando información en todas las dependencias y áreas focales.
Difusión en el lugar: Se debe ubicar un afiche a la entrada del edificio y del auditorio donde
tiene lugar el evento.
Formatos finales: Se debe disponer del formato de preguntas y lista de asistentes de
acuerdo con el tipo de evento, tamaño del espacio y carácter del personaje.
Estrategia Logística:
Póliza de seguros contra accidentes para personal de apoyo logístico.
Definición de cantidad de apoyo logístico requerido para el evento.
Selección y capacitación del personal logístico que trabajará en el evento.
Programación y realización de reuniones informativas con el equipo logístico.
Sitio/auditorio: Se obtiene el espacio de acuerdo con las necesidades del evento.
Ayudas/equipos: Se dispone de las ayudas de acuerdo con el tipo de evento y el espacio en
el cual se va a desarrollar, tales como video-beam, computador, señalizador, micrófonos,
entre otros.

Ayudas/Recurso Humano: Se dispone de personal en el auditorio para todas las
actividades logísticas requeridas por el evento.
Útiles: Se consigue y dispone de los materiales necesarios, tales como: Banderas, himnos y
atril.
Alimentación: Se solicita y coordina lo correspondiente a refrigerios, café y comidas de
acuerdo con los personajes y tipo de evento.
Supervisión de hidratación a conferencistas, ponentes y maestros de ceremonia.
Búsqueda, elección y contratación del proveedor encargado de la alimentación del evento
y menaje.
Elección del menú, seguimiento y control de alimentación para asistentes y equipo
logístico (Refrigerio, desayuno, almuerzo, cena).
Cotización y contratación de la estación de café según el número de invitados.
Vehículos: Se gestiona el ingreso autorizado de vehículos y su registro en las porterías por
parte de seguridad.
Mesa de honor: Se dispone la mesa con los espacios necesarios de acuerdo con tantas
personas presentes al inicio y clausura del evento.
Disposición de la mesa: Se organiza una mesa con mantel y vaso de agua por precedencia
en la mesa.
Aseo e iluminación: Se garantiza el aseo del espacio así como la iluminación del recinto de
acuerdo con el tipo de evento.
Marcación: Se ubican los pendones de la Facultad de Ciencias afuera y dentro del lugar del
evento.
Transporte: Se coordina la disponibilidad de vehículos para recoger a los personajes de
acuerdo con las necesidades y programación del evento.
Recepción: Se recogen los personajes en la recepción del correspondiente edificio.
Registro asistentes: Se coordina el registro en planilla y la entrega de material tales como
escarapelas y carpetas.
Si el evento es interno, el registro se hace durante el evento.
Sugerencias turísticas: Se gestiona la realización de itinerarios de acuerdo con los
intereses de los invitados.

Seguridad: Se coordina la disponibilidad de la seguridad necesaria para el evento de
acuerdo con el tipo de personajes presentes.
Atención a invitados:
Diseño y ejecución de agendas culturales y/o turísticas para invitados y conferencistas.
Contratación y coordinación de servicios de alojamiento.
Contratación y coordinación de servicios de transporte y
acompañamiento aeropuerto - hotel - lugar del evento - hotel -
aeropuerto. Cubre otros trayectos internos en la ciudad.
Reserva, pago y coordinación de tiquetes nacionales y/o
internacionales.
Pago y legalización de viáticos.
Acompañamiento de traductor para invitados.
Diseño, producción y entrega de recordatorio u obsequio para
invitados.
Diseño y ejecución de agenda para expertos nacionales e
internacionales: reservas de alojamiento, tiquetes,
alimentación, transporte interno, honorarios, viáticos.
https://www.google.com.co/search?hl=es-
419&biw=1242&bih=557&tbm=isch&sa=1&q=lapiz+caricatura&oq=lapiz+caricatura&gs_l=psyab.3..0i67k1j0l3.133099.134701.0.135222.5.5.0.0.0.0.271.1126.0j1j4.5.0....0...1.1.64.psyab..0.5.1118...0i7i30k1j0i13k1.CeKd1X8E56k#imgrc=O19OHvBu4RVlOM:
Inscripciones y pagos:
Definición de plataforma en página web (del evento o link contratado) para el registro de
los asistentes al evento.
Desarrollo de formulario web integrado con pagos Place to Pay.
Seguimiento a inscripciones, pagos y cupos disponibles.
Entrega de reportes de pagos y/o número de inscritos y preinscritos.
Atención y resolución de requerimientos y dificultades que se presenten en el proceso de
preinscripción, pago e inscripción.
Consolidación de base de datos de inscritos
Registro y certificación en el evento:
Adecuación y atención de puntos de registro: personal y equipos.
Atención y entrega de material del evento: escarapela, libretas, lapiceros, formatos de
evaluación, certificados, memorias, etc.
Gestión y coordinación de datáfonos en puntos de registro.
Suministro de información sobre asuntos relacionados con la programación del evento.
Consolidación de base de datos de asistentes.

Programación:
Diseño y ejecución de programación, cronograma y
metodologías de acuerdo con el tipo de evento
(mesas de trabajo, conferencias, paneles, talleres,
etc).
Diseño y ejecución de actos sociales del evento.
Diseño y ejecución de actos de apertura y clausura.
Trámite, gestión y pago de permisos para realización
de eventos.
Diseño de formato de evaluación para las
conferencias y ponencias.
Diseño y ejecución de agendas culturales y/o
turísticas para asistentes y demás visitantes de la
ciudad.
Espacios:
Búsqueda, reserva y alquiler de espacios para el tipo de evento.
Diseño de montaje y adecuación de espacios alternos: auditorios, zonas comunes, salas
VIP, salas de prensa.
Adecuación técnica del lugar: equipos, micrófonos, cámaras de video, equipos de
traducción, pantallas, proyectores, conexiones, etc.
Diseño y contratación de montajes especiales: tarimas, pistas, carpas y demás lugares
específicos según la actividad.
Decoración y ambientación del espacio.
Diseño y producción de señalización del evento.
Realización y verificación de visitas técnicas a los espacios.
Estrategia de Protocolo:
Agenda de Citas: Se organiza la agenda interna de los invitados especiales.
Conferencistas: Se contactan previamente para coordinar lo referente a: Horario de
presentación, temáticas a tratar, ayudas audiovisuales, materiales, lugar, currículo y
protocolos.
Presentación: Se recolectan los archivos para las presentaciones en el evento.
Habladores: Se diseñan y disponen los nombres por precedencia para la Mesa de Honor.
Presencia de la Autoridad: Si es pertinente se gestiona la participación de organismos de
control dependiendo de la ubicación, tipo de evento y personas participantes.
Eventos de Recepción: Puesta en marcha de actividades para dar ala bienvenida a los
personajes.

https://www.google.com.co/search?q=eventos&rlz=1C1GGRV_enCO751CO752&source=lnms&tbm=isch&sa=X
&ved=0ahUKEwi3nrSp5NzVAhXF8CYKHcqwCUcQ_AUICigB&biw=1242&bih=557#imgrc=8jQwkQhsbxKk2M
Redacción del libreto de presentación: según las precedencias y adecuación del mismo,
según los cambios que se vayan presentando durante el evento.
Libreto: Se diagrama y redacta antes del evento, para su posterior socialización con los
miembros de la Mesa y los presentes.
Adecuación del espacio con mesa principal, pendones, porta pendones y banderas según
el tipo de evento.
Señalización de la mesa principal y ubicación de los invitados que precederán el evento
en la misma.
Montaje de sala o carpa VIP para invitados especiales.
Presentación del evento: Maestros de ceremonia.
Recepción de invitados especiales.
Manejo de himnos si el evento lo requiere.
Coordinación de seguridad para los invitados especiales.
Precedencias: Se fijan y socializan con todos los miembros de la Mesa para que no hayan
sorpresas de último momento.
Finalización: Se incluye en la agenda y se
gestiona lo referente a los espacios y personal
necesarios para la entrega de:
Carpeta institucional, Carta de
agradecimiento y Entregar souvenir.
Despedida: Se coordina lo necesario para llevar
hasta el vehículo o puertas de la Universidad a los
personajes.

Desarrollo del evento: Coordinación de todas las actividades protocolarias del evento.
Realización de registro fotográfico profesional del evento.
Realización de registro en video y edición.
https://www.google.com.co/search?q
Control de entrada, salida y espacio de preguntas. =eventos&rlz=1C1GGRV_enCO751CO
Supervisión de ajustes al libreto en caso de ser 752&source=lnms&tbm=isch&sa=X&v
necesarios.
ed=0ahUK
Gestión y transmisión vía streaming del evento.
Recibimiento a medios de comunicación que
cubrirán el evento. 40
http://lalistadechequeo.blogspot.com.co/p/chequea-en-esta-lista.html
Lista de verificación para eventos…… - Facultad de Ciencias

LISTA DE CHEQUEO EVENTO
OBJETIVO: verificar y desarrollar a cabalidad la programación planteada con
anterioridad para el EVENTO.
N° CRITERIO SI NO OBSERVACIONES
1 Verificación de acta final
2 Informe detallado del evento
3 Contratación de personal
capacitado
4 Verificación de las hojas de
calificación del evento
5 Revisión de la lista de
participantes
6 Revisión final de la
decoración
7 Revisión final de la
alimentación
8 Revisión final del
cronograma de actividades
9 Revisión final del transporte
para invitados
10 Revisión final del inventario

POST EVENTO
Al Realizar un evento es importante, que después de que
haya ocurrido, se haga una evaluación del mismo. Esta
evaluación (hoja de calificación) permitirá a los
organizadores saber con más exactitud los resultados
obtenidos y funcionará como un punto de partida para la
mejora de fututos eventos de igual o mayor magnitud.
Esta También permitirá saber si todos los objetivos de
evento fueron cumplidos y las funciones fueron
desarrolladas con éxito. 41
En el post evento se debe cumplir una serie de procedimientos:
http://webquest.carm.es/majwq/public/files/file
s_user/mangeles88/1235555555_dibujo.jpg
1. Recopilación y archivo de la información pertinente al evento. 42
Conclusiones: proposición final de un tema luego de las premisas.
Elaboración de la memoria: resumen informativo de lo sucedido en el evento.
Información de tipo académica y administrativa.
2. Evaluación. 5
Opinión: De los participantes, expositores, comité organizador.
Evaluación: comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo
ejecutado y lo alcanzado.
3. Agradecimientos. 5
Es importante agradecer a todos los colaboradores que ayudaron con la
realización del evento. los patrocinadores, los ponente, los auspiciantes, entre
otros.
4. Cumplimiento de compromisos. 5
Cancelación de obligaciones con proveedores.
Pago de recursos humanos contratado para el evento.
Devolución de cualquier material o préstamo que se haya solicitado.
¿QUÉ ES LA LISTA DE CHEQUEO DE POST EVENTO?
41 https://es.slideshare.net/kroksanova/post-evento-36195218
42 https://es.slideshare.net/laresal

Es una lista la cual es de suma importancia para llevar un
control y así poder realizar los procedimientos después de la
realización del evento, para ellos se recomienda llevar una
lista de chequeo que nos permita saber si ya se cumplieron los
respectivos procesos.
Esta debe ser Diligenciada por las personas encargadas de la
organización del evento, nunca por los participantes ni
asistentes del evento.
http://1.bp.blogspot.com/-8kgfazgj83k/TZlYBLKVRTI/AAAAAAAAABs/FNhwHyOsykk/s1600/listachequeo%255B1%255D.jpg

LISTA DE CHEQUEO
NOMBRE:
FECHA:
EVENTO:
Objetivo: verificar la aplicación de los pasos a seguir para el post evento.
N° PROCEDIMIENTO
CUMPLE
SI
NO
OBSERVACIONES
1
Recopilación y
archivo de la
información
pertinente al
evento.
2 Evaluación.
3 Agradecimientos.
4 Cumplimiento de
compromisos.
Conclusiones
Elaboración de la
memoria
Información de tipo
académica y
administrativa
Opinión
Evaluación
los patrocinadores, los
ponente, los
auspiciantes, entre
otros
Cancelación de
obligaciones con
proveedores.
Pago de recursos
humanos contratado
para el evento.
Devolución de
cualquier material o
préstamo que se haya
solicitado.

Hojas de calificación o verificación
Es una herramienta que se utiliza para recolectar en un formato lógico y organizado que
permite un análisis más eficiente 43
Sirven para:
Para que sirven
‣ Confirmar las normas establecidas
‣ Facilitar el inicio del pensamiento estadístico
‣ Ayuda a traducir las opiniones en hechos y datos
‣ Registrar de manera eficiente os datos
43 https://prezi.com/gha83jdyqadg/lista-de-chequeo-o-hojas-de-verificacion/

EJEMPLO:
HOJA DE CALIFICIÓN PARA UN EVENTO
N ASPECTOS 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
1 SALON
2 COMIDA
3 REGALOS
4 ESPACIO
5 COCINEROS
6 MESEROS
7 BANQUETE
8 ILUMUNACION
9 SONIDO
10 HORA LOKA
11 RECORDATORIOS
12
https://www.google.com.co/search?q=formato+hoja+de+calificaci%C3%B3n&source=lnms&sa=X&ved
=0ahUKEwia9ezf9tzVAhXFQSYKHWZwA3YQ_AUICSgA&biw=1366&bih=662&dpr=1

EVALUACIÓN CAPITULO N°8
LISTA DE CHEQUEO Y FORMATOS PARA LA EVALUACIÓN DE UN EVENTO
EMPRESARIAL
Teniendo en cuenta lo explicado anteriormente, selecciona la respuesta correcta.
1. ¿Qué ítems se debe tener en cuenta en una lista de chequeo para el PRE-EVENTO?
A. Lugar o sede
B. Material de publicidad
C. Equipos, preparación de ambiente, presupuesto.
D. Todas las anteriores
Responda Si o No según lo explicado con anterioridad
2. ¿Qué tipo de listas de chequeo se realizan en un evento?
Lista de chequeo de alimentación____
Listas de chequeo de transporte para invitados____
Una hoja de calificación____
Lista de chequeo decoración____
3. Una los procesos del post-evento con una línea.
Recopilación y archivo de
la información pertinente al evento.
Evaluación.
Agradecimientos
Cumplimiento de compromisos.
- Opinión y evaluación.
- los patrocinadores, los
ponente, los auspiciantes,
entre otros.
- Elaboración de la memoria,
Información de tipo
Académica y administrativa
- Cancelación de obligaciones
Con proveedores.
4. Marque con una X la respuesta correcta. ¿Qué es una lista de chequeo?
A- formato para controlar las actividades
B- es una realización de un evento
C- está diseñada para reducir los errores

ACTIVIDAD
EL PING PONG DE LA SUERTE
Para la actividad se necesitaran 15 pimpones, 9 de color azul y 6 de color blanco.
En esta los pimpones estarán en una bolsa donde los participantes deberán sacar un
solo pingpong. Si el participante saca el ping pong de color blanco deberá responder
una pregunta referente al tema.
CONCLUSIONES.
Se pudo observar que para la realización de un evento, hay que tener en cuenta una
serie de pasos y ayudas para que se pueda cumplir con los objetivos a cabalidad. Es
por esto que las listas de chequeo y hojas de evaluación entran a ser parte
fundamental para la organización, control y realización de este, en el pre-evento,
evento y post-evento. Teniendo los conceptos claros y sabiendo para qué se utilizan
estas dos herramientas a la hora de organizar un evento, la persona o comité
organizacional le será más fácil llevar a cabo y cumplir con las expectativas
esperadas.