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TH - MANUAL DE GESTION TH-ceci5

‣ Banco de datos

‣ Banco de datos personales: Conjunto de datos de personas naturales estructurado conforme a criterios específicos, que permita acceder sin esfuerzos desproporcionados a los datos personales. ‣ Bloqueo: medida por la que se impide el acceso de terceros a los datos y éstos no pueden ser tratados inapropiadamente. ‣ Datos personales: Es aquella información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica, sobre hábitos personales, o de cualquier otro tipo concerniente a las personas naturales que las identifica o las hace identificables a través de medios que puedan ser razonablemente utilizados. ‣ Datos personales relacionados con la salud: Es aquella información concerniente a la salud pasada, presente o pronosticada, física o mental, de una persona, incluyendo el grado de discapacidad y su información genética. ‣ Datos sensibles: Es aquella información relativa a datos personales referidos a las características físicas, morales o emocionales, hechos o circunstancias de su vida afectiva o familiar, los hábitos personales que corresponden a la esfera más íntima, la información relativa a la salud física o mental u otras análogas que afecten su intimidad. ‣ Rectificación: Es aquella acción destinada a afectar o modificar los datos personales ya sea para actualizarlo incluir información en él o específicamente rectificar su contenido con datos exactos. ‣ Tercero: Es toda persona natural, persona jurídica, distinta del titular de datos personales, o encargado del banco de datos personales y del responsable del tratamiento, incluyendo a quienes tratan los datos bajo autoridad directa de aquellos. 14.2. Datos a custodiar ‣ Los datos a custodiar están representados por todos aquellos datos personales de naturaleza sensible y no, que el colaborador hubiese entregado a la Empresa para el normal desenvolvimiento de la administración de su información como colaborador de la Empresa. ‣ Los datos a incluir en el cuidado en la Base de datos personales de colaboradores serán: datos personales, datos personales relacionados con la salud y datos sensibles. ‣ CUSTODIA FISICA archivo físico central (Sede Santa Anita). ‣ CUSTODIA ELECTRONICA IQFiles o ERP vigente y MetaRobert. 143

14.3. Mantenimiento de los datos actualizados ‣ Las rectificaciones a cualquier dato personal será de integra responsabilidad del titular o colaborador, es decir, cualquier modificación, por pequeña que esta fuere (por ejemplo dirección, estado civil, etc.) deberá ser informada por el titular/colaborador apenas se presente la misma, empleando la Política y Procedimientos de protección de datos personales, e ingresada al sistema de gestión vigente. ‣ Cambios no informados que pudiesen ser necesarios quedarán bajo responsabilidad de los titulares, exonerando a la Empresa de contingencias que se pudiesen presentar al respecto. ‣ El colaborador a través de la web podrá hacer uso del formato ARCO para los fines que considere convenientes. 14.4. Responsabilidades de terceros ‣ Es responsabilidad de TH la correcta correspondencia y envío de la documentación necesaria para las labores contratadas por la Empresa con terceros en cuanto se deba transferir datos personales de nuestros colaboradores. ‣ Los contratos con terceros deberán contar con las cláusulas legales de protección de datos correspondientes, bajo la estricta supervisión del Gerente de TH con el apoyo del área legal de la Empresa. 14.5. Medios de entrega de files personales ‣ Los únicos autorizados a solicitar la revisión de un file de personal son la Gerencia General y los Directores y Gerentes de la empresa, estos últimos para motivo de análisis de promociones, renovaciones de contrato. En este caso, la solicitud de visualización deberá ingresarse vía Sysaid, indicando el nombre del colaborador, el motivo de la solicitud, y el plazo de retención que no podrá exceder de 24 horas. ‣ De considerar adecuada la solicitud el Asistente administrativo de Talento Humano entregará la información solicitada y cerrará el ticket al momento de recibir de vuelta la documentación. ‣ Adicionalmente, los auditores, en caso de auditorías internas y externas, podrán solicitar la entrega de files para su revisión inmediata. En este caso, el Asistente administrativo de Talento Humano deberá ingresar el ticket Sysaid detallando los files que son parte de la auditoría, los que no podrán ser retirados del área de TH. 14.6. Desviaciones 144

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