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MANUAL DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD MC-CA-001 PÁGINA: 1 de 64 CONTROL DE DOCUMENTOS PR-CA-004 PÁGINA: 2 de 7 4. GENERALIDADES 4.1 Todos los documentos utilizados en el sistema de gestión esta codificados de acuerdo a la norma fundamental y el estado es definido en la parte superior del encabezado. 4.2 Garantizar que el documento utilizado sea el correcto y se encuentre aprobado cuando sea pertinente. 4.3 Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, revisar y actualizar los documentos cuando se necesario y aprobarlos nuevamente. 4.4 Asegurarse que las versiones pertinentes a los documentos aplicables se encuentren disponibles en sus puntos de uso y permanezcan legibles y fácilmente identificables. 4.5 Asegurar que los documentos de origen externo necesarios dentro del sistema de gestión de la calidad, se encuentren identificados y se controle su distribución. 4.6 Finalmente se debe prevenir el uso de documentos obsoletos e identificarlos en caso de que se mantengan por alguna razón. 5. PROCEDIMIENTO Control de Documentos El éxito del sistema de gestión de la calidad en el Restaurante Ambar depende en gran medida del control que se ejerza sobre la documentación que en el mismo se elabora o se maneja, por lo tanto es indispensable contar con un procedimiento que describa la creación, revisión, aprobación, codificación, y modificación de los documentos. I. Elaboración e Identificación de los documentos La elaboración o creación del cuerpo de los documentos se hace de conformidad a lo establecido en la NORMA FUNDAMENTAL (véase carpeta Manual de Procesos y procedimientos, subcarpeta Calidad) del Restaurante

MANUAL DE CALIDAD MC-CA-001 PÁGINA: 1 de 64 CONTROL DE DOCUMENTOS PR-CA-004 PÁGINA: 3 de 7 Ambar, donde se encuentran contenidas las especificaciones de los encabezados de los documentos para una o más paginas, características del cuerpo del documento (Tipo de letra, tamaño, interlineado, nivel de los títulos, etc.) forma de presentación de los documentos y el esquema que debe guardar el contenido de los documentos para garantizar la uniformidad en toda la documentación. El encabezado contiene el código del documento, vigencia del mismo, versión y numeración de las páginas. Todos los documentos originales deben tener en la parte inferior la información de quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento. Los documentos originales deben estar relacionados en el “Listado Maestro de Documentos FO-CA-007”(Carpeta Formatos). La identificación de los documentos debe hacerse de igual forma guardando el esquema que se plantea en la Norma Fundamental, donde se menciona que cada documento consta de un código compuesto por el tipo de documento que es, área a la que pertenece y el consecutivo de cada documento. A modo de ejemplo se presenta el formato de productos no conformes identificado así: FO-CA-008 este código indica que se trata de un formato que pertenece al área de calidad y es el consecutivo número 008. La numeración del consecutivo del documento debe ser suministrada por el representante del sistema de gestión de la calidad, por lo tanto quien elabora el documento debe solicitar el consecutivo del documento. II. Aprobación y Emisión de los documentos La revisión y aprobación de los documentos es efectuada por el personal autorizado. Antes de implementar un documento que esté relacionado con el sistema de gestión de la calidad del Restaurante Ambar debe ser revisado por el representante del SGC y aprobado por el Gerente Propietario. El representante del sistema de gestión de la calidad debe mantener actualizado el Listado Maestro de documentos, con todos los documentos originales relacionados con el SGC. Después de autorizados los documentos, estos se encuentran disponibles en las respectivas áreas donde se requieran como documento de uso público. Los documentos obsoletos o no validos deben ser identificados prontamente y retirados de todas las áreas donde se empleen, deben tener una marca con tinta roja que diga “DOCUMENTO OBSOLETO O NO VALIDO III. Actualización o Modificación de documentos Para actualizar o modificar un documento se debe diligenciar el formato de Actualización o Modificación de documentos FO-CA-014 (carpeta Formatos),

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