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MANUAL FINAL (1)

V. 01

V. 01 MANUAL DE FUNCIONES FECHA: 5 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO XV. IDENTIFICACIÓN Denominación del cargo Auxiliar de archivo Nivel Administrativo Código 1344 Grado 3 Dependencia Subdirección No de cargos 1 Cargo a quien reporta Gerente general Cargos que le reportan 1 JERARQUIZACIÓN DEL CARGO PROPÓSITO PRINCIPAL (Verbo + Objeto + Condición) Apoyar técnicamente en la preparación del material de archivo para los procesos de gestión documental de la Entidad. EQUIMAAC SAS 54

V. 01 MANUAL DE FUNCIONES FECHA: XVI. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES (Verbo + Objeto + Condición) 1. Planear metas a corto y largo plazo junto con objetivos, para que sean ejecutadas por el director de casa matriz y de centro de trabajo. 2. Coordinar con los centros de trabajo los registros y análisis de cada tarea asignada para que se lleven correctamente. 3. Presentar a la Junta Directiva los planes que se requieran para el desarrollo de los programas de la organización en cumplimiento de las políticas adoptadas. 4. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. 5. Mantener buenas relaciones con los clientes, la casa matriz y los centros de trabajo para el buen funcionamiento de la empresa. FRECUENCIA O D S Q M X X X X X Convenciones: O=Ocasional, D=Diario, S=Semanal, Q=Quincenal, M=Mensual XVII. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Objeto + Verbo Presente + Condición) 5. Los documentos requeridos de información Se deben manejar y facilitar mediante un sistema de captura de información. 6. El archivo de registro tanto de salida como de entrada de correspondencia se debe clasificar y codificar. 7. Los archivos se revisan periódicamente para garantizar que estén clasificados correctamente. 8. La correspondencia se debe radicar de acuerdo con los horarios tanto de entrada como de salida para su disponibilidad. 9. La correspondencia se debe rectificar y prepáralos de acuerdo con los horarios de entrada y salida. XVIII. ESCOLARIDAD No Requie re Primar ia Secunda ria Técnic o Tecnólog o Profesion al X X ¿En qué área?: gestión documental. Postgra do Maestrí a Doctora do EQUIMAAC SAS 55

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