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INFORME_DE VIABILIDAD MODELO_DE_REQUISITOS Final

RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES GENERALES PARA IMPLEMENTAR UN SGDEA En términos generales y de cara a satisfacer los requisitos básicos de la Gestión Documental, el aplicativo deberá concebir al menos las siguientes opciones: ✓ Cuadro de Clasificación Documental: Es el primero de la lista y, en este caso, el requisito más importante del SGDEA. Podríamos decir que no es negociable. Un sistema pensado para la gestión de información debe permitir la definición de una estructura de jerarquización de la información siempre que se pueda diferenciar cada uno de los distintos niveles (fondo, sección, subsección, serie, subserie y expediente) y que cada nivel tenga sus respectivos niveles de seguridad y los metadatos que le corresponden. Poder crear y usar simultáneamente varios Cuadros de Clasificación Documental ✓ Retención y Disposición: El aplicativo debe estar en capacidad de definir tiempos de retención en las distintas fases del archivo y procedimientos automáticos de disposición final. La eliminación documental se cumple según el Artículo 15 del acuerdo 04 de 2013 ítem VI, Acuerdo 04 de 2013, art 4 parágrafo 4, tiempos de retención. Lo realmente importante, no es el formato de TRD como lo conocemos, sino que el sistema sea capaz de ejecutar las reglas asociadas a la retención y disposición. ✓ Metadatos: Con los metadatos garantizamos la integridad, autenticidad y fiabilidad de los documentos, al tiempo que facilitamos los procesos de identificación y por ende de recuperación de la información. Los metadatos que van desde el inicio de la gestión del documento hasta su disposición final, dejando con esto evidencia de todo el trámite y procesos asociados al documento. ✓ Búsquedas: el sistema debe tener un fuerte sistema de recuperación de información en todo nivel y respetando siempre los roles y permisos de acceso. ✓ Captura, cargue, creación de documentos: el sistema está en la capacidad de ingresar documentos y gestionarlos mediante un proceso.

✓ Seguridad y Auditoría: El sistema debe contemplar una rigurosa estructura de roles y permisos en la que se limite acceso, visualización y uso de todos los elementos almacenados. Es vital que se cuente con distintos métodos de autenticación, que vayan más allá del uso de contraseña. La auditoría debe registrar todas las acciones que se realicen sobre los documentos. Al mismo tiempo, el sistema debe generar trazabilidad sobre los cambios de tipo administrativo que se realicen, garantizando siempre que se almacenen los datos de quien realiza la acción, la acción realizada y la estampa de tiempo. ✓ Flujos de proceso: Que el sistema sea capaz de modelar procesos sencillos que permitan llevar un documento de un estado a otro garantizando trazabilidad y seguridad. ✓ Reportes: No es un requisito vital, pero es parte de las necesidades. El sistema debe ser capaz de generar reportes de las acciones que suceden dentro del mismo, eso facilita el análisis y la toma de decisiones. ✓ Firmado Digital: La firma digital debe ofrecer facilidad y las mismas o mejores garantías frente a la firma manuscrita. ✓ Gestión de Correo Electrónico: Los correos electrónicos son un documento más, hacen parte de la evidencia que conforma las series y subseries, por ende el sistema de gestión de documentos electrónicos no debe dejar por fuera los correos y la mejor opción es que sea de forma nativa y desde el gestor de correos electrónicos.

CONCLUSIONES FINALES
01PoliticaArchivisticaColombia16092014
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