Manual rápido de uso - Arco

Manual rápido de uso
Un producto de 3.0

Bienvenido a ARCO, herramienta que contribuye al mejoramiento y gestión
de tus procesos internos. Evolucionamos para brindarte una mejor experiencia
en tu proceso de gestoría laboral.
Con el objetivo de facilitar tu gestión en ARCO, hemos elaborado este
manual rápido para que puedas operar las funcionalidades básicas,
en primer lugar, ten en cuenta que en el portal encontrarás seis (6)
módulos que permitirán gestionar, administrar y consolidar la
información de todos tus procesos a nivel laboral.
2

MÓDULOS
Dashboard (pág. 4)
Documentos Laborales (Carga Documental) (pág. 6)
Trabajadores (pág. 6)
SPE (pág. 10)
Nómina (pág. 11)
Capacitación (pág. 12)
Para conocer con mayor detalle de las funciones que trae ARCO, te
invitamos a que visites el módulo de capacitación en dónde encontrarás
video tutoriales que explican las diferentes funcionalidades.
3

1. Dashboard
Haz clic aquí para regresar al inicio
Este módulo presenta los indicadores de tu gestión anual logrando acceso a la información 24/7
y sin depender de terceros, en este módulo podrás consultar auditorías, cerrar hallazgos y
conocer tus estadísticas de auditorías y laborales.
i. Visualizar, descargar o imprimir los resultados de tus auditorías
Accederás al histórico de las calificaciones de tus auditorías laborales, así mismo podrás
descargar tus informes en cualquier formato (PDF – EXCEL) e incluso imprimirlos.
1. Ir al Dashboard
2. Ir a “Promedio calificación auditoría”
3. Haciendo clic en el ícono se mostrará el listado de todas las auditorías
4. Si quieres exportar en Excel el listado de tus auditorías debes dar clic en el ícono
5. Si quieres visualizarlo, haz clic en el ícono
6. Visualizada la auditoría, se puede descargar a diferentes formatos dando clic en
el ícono
o imprimir en el ícono
4

Haz clic aquí para regresar al inicio
ii. Gestionar el cierre o resolver inquietudes de hallazgos
Accederás al histórico de tus hallazgos activos, podrás gestionar, interactuar con el gestor y
cerrar los hallazgos.
1. Ir a “Número de hallazgos activos”
2. Al hacer clic en el ícono se mostrará el listado de hallazgos abiertos.
3. Al seleccionar el ícono se mostrará el detalle del hallazgo y el tablero.
4. En el tablero se podrá dar respuesta al hallazgo y cargar archivos en el ícono.
iii. Estadísticas visualizables en el Dashboard
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Promedio de calificación de las auditorías
Resultado de la última auditoría
Número de hallazgos activos
Porcentaje de cierre de hallazgos
Promedio de días para cierre de hallazgos. Consulta.
Número de auditorías laborales.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
Número de trabajadores activos
Promedio de edad trabajadores
Distribución por género
Total de trabajadores registrados
Valor de nómina trabajadores activos
Provisión de prestaciones sociales
5

2. Documentos laborales
Haz clic aquí para regresar al inicio
En este módulo podrás cargar los documentos en el mismo aplicativo web de forma sencilla y
con un solo clic, arrastrando los archivos a la ventana o utilizando la opción “carga de archivos”,
seleccionando los documentos desde el explorador.
3. Trabajadores
En este módulo podrás registrar la información de los trabajadores, para lo cual hay dos
alternativas: (i) por carga individual o (ii) por carga masiva. De igual manera, podrás organizar tu
reporte y exportar a Excel la información de todos tus trabajadores en cualquier momento.
6

Haz clic aquí para regresar al inicio
i. Carga individual de trabajadores
1. Ir al módulo “Trabajadores”
2. Dar clic en el ícono
3. Diligenciar el formulario en cada una de sus partes:
-Información básica
-Información adicional
-Contratación
-Prestaciones (SSI y Parafiscales)
-Carga de Archivos (Opcional si se quiere adjuntar)
-Dar clic al final en
NUEVO TRABAJADOR
REALIZAR REGISTRO
7

Haz clic aquí para regresar al inicio
ii. Carga masiva trabajadores
1. Ir al módulo “Trabajadores”
2. Dar clic en el ícono
3. Dar clic en
PLANTILLA
CARGAR TRABAJADORES
4. Diligenciar el archivo Excel en cada una de sus partes y guardarlo en
formato .CSV.
5. Seleccionar el archivo y dar clic en
CARGAR
6. Dar clic en el ícono de la grilla que dice “PROCESAR”, luego aparecerá un
mensaje que indica que el archivo está en “EN COLA” y en un término de 5 a
10 minutos quedará cargado con el mensaje “PROCESADO”.
Nota: Sugerimos verificar que el número de “registros cargados” sea el
mismo número de “registros procesados”.
8

Haz clic aquí para regresar al inicio
iii. Edición de datos de trabajadores
Se podrá editar la información de los trabajadores, como cargo, salario, fecha de
retiro, etc. de la siguiente manera:
1. Ir al módulo “Trabajadores”
2. Dar clic en el ícono del trabajador que se requiere modificar.
3. Se mostrará el formulario individual y allí se modificará la información
que se requiera.
4. Dar clic al final del formulario en
GUARDAR CAMBIOS
9

4. SPE (Servicio público de empleo)
Haz clic aquí para regresar al inicio
A través de este módulo de reporte de vacantes podrás administrar y consolidar la información
de todas las vacantes generadas en tus contratos comerciales con GPK.
i. Reporte del registro, publicación y cierre de vacantes
1. Ir al módulo “SPE”
2. Dar clic en la opción NUEVA OPORTUNIDAD LABORAL para reportar las vacantes.
3. El sistema desplegará el formulario correspondiente a las fases del proceso:
-Primera fase: registro de la vacante. Una vez se conozca la necesidad de la nueva vacante se deberá
diligenciar completamente el formulario.
-Segunda fase: publicación de la vacante. Una vez se cuente con los códigos de los prestadores
autorizados de SPE se deberá diligenciar el formulario completamente.
-Tercera fase: cierre de la vacante. La vacante se cerrará automáticamente una vez se relacione en el
módulo “trabajadores” la persona que ha sido contratada para la vacante registrada y publicada.
4. Consulta la vacante en la grilla dando clic en el módulo SPE. Este reporte se podrá
exportar a Excel dando clic en el ícono
10

5. Nómina
Haz clic aquí para regresar al inicio
En este módulo podrás cargar tu nómina en Excel y los soportes de dispersión de pago de los
trabajadores. Con la información de tu nómina se gestionarán estadísticas estimadas que
podrán ayudarte en la gestión de tu empresa.
i. Cargar archivo de nómina
1. Ir al módulo “NÓMINA”
2. Seleccionar la pestaña de “NÓMINA”
3. Dar clic en
PLANTILLA
4. Diligenciar el archivo Excel en cada una de sus partes y guardarlo en formato .CSV.
5. Seleccionar el archivo y dar clic en
CARGAR
6. Dar clic en el ícono de la grilla que dice “PROCESAR”, luego aparecerá el mensaje
indicando que el archivo está en “EN COLA” y en un término de 5 a 10 minutos
quedará cargado con el mensaje “PROCESADO”.
Nota: Sugerimos verificar que el número de “registros cargados” sea el mismo número de
“registros procesados”. Cada registro es un trabajador.
11

Haz clic aquí para regresar al inicio
ii. Cargar soportes de pago de Nómina
1. Ir al módulo “NÓMINA”
2. Seleccionar la pestaña de “CERTIFICADO DE NÓMINA”.
3. Carga el soporte mensual de los pagos realizados a los trabajadores: Transferencia
de nómina, consignación bancaria, que permitan la identificación del trabajador, o si
fue en efectivo el recibo de caja firmado por los trabajadores.
6. Capacitación y formación
Este módulo te permite acceder a la biblioteca de documentos, video tutoriales,
documentos guías, entre otros.
12

Haz clic aquí para regresar al inicio
7. Otros aspectos
i. Notificaciones
En la parte superior derecha de la ventana de ARCO encontrarás un ícono en forma de
campana y con un número , que te avisará cuando hayan notificaciones y/o alertas del
sistema, de manera que estés informado de todas las novedades y recuerdes las actividades
que debes desarrollar.
ii. Soporte
En caso de que requieras soporte o resolución de inquietudes, puedes contactar a tu
facilitador asignado o a la coordinadora de proyectos Jennifer Colmenares
jcolmenares@godoycordoba.com.
13

Un producto de