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10 pasos para implementar un EDMS

Un sistema de gestión de documentos es fundamental para orientar los procesos de negocio y asegurar que las personas tengan acceso a la información correcta, siempre y cuando que lo deseen y estén donde estén. Este documento describe 10 pasos para una exitosa implementación de un (Electronic) Document Management System.

Un sistema de gestión de documentos es fundamental para orientar los procesos de negocio y asegurar que las personas tengan acceso a la información correcta, siempre y cuando que lo deseen y estén donde estén.
Este documento describe 10 pasos para una exitosa implementación de un (Electronic) Document Management System.

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<strong>10</strong> <strong>pasos</strong><br />

<strong>para</strong> <strong>implementar</strong> <strong>un</strong> <strong>EDMS</strong>


Introducción<br />

En los procesos de negocio de hoy, la información juega <strong>un</strong><br />

papel clave. La información se utiliza <strong>para</strong> dirigir procesos<br />

de negocios y proporcionar a las personas la información y<br />

las instrucciones <strong>para</strong> hacer su trabajo. La mayor parte de<br />

nuestra información se guarda en los documentos y es muy<br />

importante que los documentos estén bien administrados y<br />

que estén a disposición de las personas adecuadas en el<br />

momento adecuado. Por tanto, <strong>un</strong> sistema de gestión de<br />

documentos es f<strong>un</strong>damental <strong>para</strong> orientar los procesos de<br />

negocios y asegurar que las personas tengan acceso a la<br />

información correcta cuando lo deseen y estén donde se<br />

necesiten. Dado que los sistemas de gestión de documentos<br />

están estrechamente relacionados con los procesos de<br />

negocios a los sistemas de gestión de documentos no<br />

deben aplicarse erroneamente. Una organización debe estar<br />

bien pre<strong>para</strong>da y tiene que entender sus necesidades, el<br />

alcance y los objetivos de <strong>implementar</strong> con éxito <strong>un</strong>a<br />

solución de gestión de documentos.<br />

Este documento describe <strong>10</strong> <strong>pasos</strong> <strong>para</strong> <strong>un</strong>a aplicación<br />

éxitosa, útil de <strong>un</strong> Sistemas de Gestión Documental<br />

Paso<br />

01<br />

Asignar <strong>un</strong> campeón<br />

de proyecto<br />

Para <strong>implementar</strong> proyectos exitosos, es necesario<br />

el apoyo de la organización completa de la mejor<br />

manera, manejar esto es asignar <strong>un</strong> campeón de<br />

proyecto que conoce su empresa, entienda su proceso<br />

de negocio y pueda conseguir y mantener las diversas<br />

personas y disciplinas a bordo . El promotor del proyecto<br />

será el motor <strong>para</strong> su proyecto y se encargará de que su<br />

proyecto mantenga el impulso.<br />

Paso<br />

02<br />

Tener apoyo a la gestión del proyecto<br />

J<strong>un</strong>to a tener <strong>un</strong> campeón del proyecto, es muy importante contar con su apoyo a<br />

la gestión del proyecto. Una aplicación <strong>EDMS</strong> está directamente relacionada con el<br />

negocio e involucra a muchas de sus disciplinas. Como resultado, las personas y<br />

disciplinas deben formar <strong>un</strong> equipo, lo que requiere el apoyo de su gestión (senior).<br />

Paso<br />

03<br />

Pre<strong>para</strong>rse<br />

Un proyecto exitoso comienza con los pre<strong>para</strong>tivos adecuados. Es necesario<br />

comprender bien lo que están haciendo y lo que se quiere lograr. Es importante<br />

definir correctamente el alcance, los objetivos y el marco de tiempo. Definir el<br />

Éxito de su proyecto y crear <strong>un</strong> caso de negocio que asegure su presupuesto y<br />

determine su ahorro de costes potenciales.<br />

LogicalDOC <strong>10</strong> <strong>pasos</strong> <strong>para</strong> <strong>implementar</strong> <strong>un</strong> <strong>EDMS</strong> Página02


Paso<br />

04<br />

Dar <strong>un</strong> paso a paso<br />

Muchas implementaciones han fracasado siendo<br />

rebasadas presupuesto en gran parte porque las<br />

empresas querían hacer demasiadas cosas<br />

demasiado pronto. La gestión de documentos<br />

esta relacionada con su proceso de negocio,<br />

por lo que se necesita comprender plenamente<br />

el impacto de <strong>un</strong>a aplicación <strong>EDMS</strong> en su<br />

negocio y la organización.<br />

Los procesos de negocios puede ser<br />

complejos y es posible que los usuarios que<br />

respondan a <strong>un</strong>a aplicación de gestión de<br />

documentos diferente de lo esperado. Por lo<br />

tanto lo mejor es dar <strong>un</strong> paso a paso por el<br />

enfoque. Mediante la definición de pequeños<br />

<strong>pasos</strong> con referencias claras, que son más<br />

capaces de controlar y gestionar el proceso y dar a<br />

los usuarios tiempo <strong>para</strong> adaptarse a la nueva<br />

situación. Usted puede fácilmente evaluar cada paso y<br />

hacer los ajustes necesarios, sin el riesgo de <strong>un</strong> gran revés. Con<br />

<strong>un</strong> enfoque paso a paso a gestionar y controlar su proceso de implementación<br />

y lograr los resultados deseados. Es más importante evaluar correctamente<br />

todas las f<strong>un</strong>cionalidades a evaluar todos a la vez!<br />

Paso<br />

05<br />

Definir los requisitos<br />

Elaborar el proyecto original<br />

Para <strong>implementar</strong> <strong>un</strong> sistema que realmente apoye su negocio y los usuarios,<br />

es necesario comprender los requisitos. Por lo tanto, es necesario analizar los<br />

documentos y procesos documentales y su necesidad de hablar con varios<br />

usuarios de las diversas áreas <strong>para</strong> entender cómo trabajan con los<br />

documentos y cómo los documentos dirigen sus tareas.<br />

Lo mejor es protagonizar a nivel empresarial <strong>un</strong>a descripción de sus<br />

necesidades desde <strong>un</strong>a perspectiva empresarial, sin dejarse influenciar por las<br />

(im) posibilidades técnicas, como especificaciones y requisitos detallados del<br />

proyecto original <strong>para</strong> que <strong>EDMS</strong>.<br />

Alg<strong>un</strong>os de los temas que debe describir en sus requerimientos son:<br />

• Sus documentos:<br />

La creación de documentos;<br />

Aprobación y su revisión<br />

Gestión de archivos de referencia;<br />

Distribución de Documentos;<br />

Sus documentos<br />

(cantintad, internos, externos, etcs.) ;<br />

Tipos de documentos<br />

(Office, Pdf, Email);<br />

• Estructura del documento<br />

(y del proyecto);<br />

• Las propiedades del documento<br />

(metadatos);<br />

• Los usuarios y grupos,<br />

incluidas las f<strong>un</strong>ciones.<br />

Continua pagina 04...<br />

LogicalDOC <strong>10</strong> <strong>pasos</strong> <strong>para</strong> <strong>implementar</strong> <strong>un</strong> <strong>EDMS</strong> Página 03


Paso 05<br />

continua<br />

Para clarificar mejor sus procesos de negocios y en el documento, puede ser<br />

muy útil crear diagramas de flujo de proceso. Como la mayoría de las ersonas<br />

se orientan visualmente, <strong>un</strong> diagrama de flujo proceso puede ser muy ilustrativo.<br />

Trabajar <strong>un</strong>a mejor práctica<br />

Si no puede o tiene dificultades <strong>para</strong> elaborar su proyecto original, <strong>un</strong>a buena<br />

alternativa es trabajar a partir de <strong>un</strong> ejemplo de mejor práctica que refleja cómo<br />

las compañías similares tienen la configuración de su entorno de gestión de<br />

documentos de ingeniería. Usted puede utilizar <strong>un</strong> procedimiento recomendado<br />

aprendizaje de ella y, o bien adoptar o ajustar a sus necesidades. Muchas<br />

organizaciones se benefician de las mejores prácticas, ayudando, a comprender<br />

sus propias necesidades y tener <strong>un</strong> comienzo rápido en su ejecución.<br />

Paso<br />

06<br />

Inicie <strong>un</strong> piloto<br />

Es altamente recomendado comenzar con <strong>un</strong> proyecto piloto o de prueba de<br />

concepto (POC). La ventaja es que usted gana experiencia, entiende el impacto<br />

de <strong>un</strong>a aplicación de gestión de documentos, y entiende mejor sus necesidades.<br />

Se puede evaluar mejor sus primeros <strong>pasos</strong> y hacer los ajustes necesarios. Un<br />

proyecto piloto debe comprender sólo <strong>un</strong>a parte definida de su empresa y<br />

negocio, por ejemplo, <strong>un</strong> proyecto definido. No incluya demasiados usuarios,<br />

documentos, tipo de documentos, flujos de documentos, a la vez, sino que se<br />

centre en <strong>un</strong> entorno de prueba definido que se pueda manejar fácilmente y que<br />

le dará la retroalimentación correcta y los resultados <strong>para</strong> definir su próximo paso.<br />

Paso<br />

07<br />

Evalúe su piloto<br />

Una buena evaluación de su piloto es<br />

f<strong>un</strong>damental <strong>para</strong> continuar con <strong>un</strong>a<br />

ejecución èxitosa. Es muy raro que las<br />

empresas sean capaces de elaborar su<br />

proyecto original desde el primer momento<br />

de forma adecuada. Casi nadie puede<br />

evaluar todos los aspectos de <strong>un</strong>a<br />

aplicación de gestión de documentos a<br />

primera vista y por lo tanto es importante<br />

tomar pequeños <strong>pasos</strong>, evaluar cada paso y<br />

hacer cualquier ajuste necesario. No se asuste<br />

si los primeros resultados de <strong>un</strong> proyecto piloto<br />

son decepcionantes. Probablemente aprender más<br />

de <strong>un</strong> piloto de lo que primero lo esperaba. Haga <strong>un</strong>a<br />

evaluación adecuada de los usuarios, el equipo del proyecto y su<br />

proveedor o socio de implementación, y ver lo que hay que hacer <strong>para</strong> llegar<br />

a la configuración e implementación derecha que apoya a sus necesidades<br />

de gestión de documentos y procesos de negocio.<br />

Después de <strong>un</strong> exitoso proyecto piloto, los requisitos son claros y que son<br />

capaces de definir y crear soporte <strong>para</strong> conseguir el apoyo al despliegue de<br />

sus <strong>EDMS</strong> a su organización.<br />

LogicalDOC <strong>10</strong> <strong>pasos</strong> <strong>para</strong> <strong>implementar</strong> <strong>un</strong> <strong>EDMS</strong><br />

Página04


Paso<br />

08<br />

Ampliar la escala del Proyecto<br />

Después de <strong>un</strong> primer paso èxitoso puede ampliar. Puede escalar hasta más<br />

usuarios más departamentos, más proyectos, más documentos o los tipos de<br />

documentos, etc. Cómo aumentar depende de su situación específica y la<br />

mejor manera de hacer <strong>un</strong> paso a paso en su despliegue dentro de la<br />

organización. Cuando la ampliación este lista, siga tomando pequeños <strong>pasos</strong><br />

<strong>para</strong> asegurar <strong>un</strong>a implementación exitosa.<br />

Paso<br />

09<br />

Proporcionar capacitación y apoyo<br />

La aceptación del usuario es f<strong>un</strong>damental<br />

<strong>para</strong> <strong>un</strong>a implementación èxitosa!<br />

Asegúrese de proporcionar <strong>un</strong>a formación adecuada<br />

<strong>para</strong> sus usuarios en <strong>un</strong> entorno de producción que<br />

refleja <strong>un</strong>a situación de la vida real, así que estos<br />

usuarios experimenten de inmediato las ventajas<br />

y beneficios de la solución.Base su formación en<br />

los datos y documentos que tengan significado<br />

<strong>para</strong> los usuarios reales. Cuando los usuarios<br />

son capaces de trabajar inmediatamente con los<br />

documentos y los datos reales, serán más fácil<br />

aceptado el sistema. Prepare su organización <strong>para</strong><br />

posibles cambios. La introducción de <strong>un</strong> <strong>EDMS</strong><br />

podría introducir cambios en los métodos de trabajo si<br />

quieren aprovechar la oport<strong>un</strong>idad <strong>para</strong> hacer cambios en<br />

el método de trabajo existente en el mismo. Centrarse en los<br />

beneficios de <strong>un</strong> método de trabajo ha cambiado en manera que los<br />

usuarios van a apoyarla y no luchar contra ella.<br />

Asegúrese de que los usuarios no tienen razones <strong>para</strong> no trabajar con el nuevo<br />

<strong>EDMS</strong>, por ejemplo, preg<strong>un</strong>tese porque todavía continúan trabajando con el<br />

sistema antiguo. Asegúrese también de que los usuarios apoyen en el trabajo<br />

con el nuevo sistema y que obtengan respuestas rápidas y adecuadas a<br />

cualquier preg<strong>un</strong>ta que puedan tener.<br />

Paso<br />

<strong>10</strong><br />

F<strong>un</strong>dación primeras<br />

La gestión de documentos compatible con sus procesos y datos y documentos<br />

en sus <strong>EDMS</strong> de negocio principales estan relacionados con los datos de otros<br />

sistemas de gestión (por ejemplo, ERP, PDM, CRM, etc.) Antes de empezar a<br />

integrar su f<strong>un</strong>damento en pie. Para construir <strong>un</strong> rascacielos, la primera<br />

necesidad de construir <strong>un</strong>a base sólida! Así que asegúrese de que tenga <strong>un</strong>a<br />

base sólida de gestión de documentos, antes de mirar a (complejo) la<br />

integración con otros sistemas.<br />

LogicalDOC <strong>10</strong> <strong>pasos</strong> <strong>para</strong> <strong>implementar</strong> <strong>un</strong> <strong>EDMS</strong> Página05


Acerca de LogicalDOC<br />

LogicalDOC es la mejor opción entre todas las<br />

soluciones de gestión de documentos. Su interfaz<br />

intuitiva hace que sea fácil de usar y no requiere<br />

ningún entrenamiento. La combinación de tecnologías<br />

avanzadas y estándares internacionales<br />

ampliamente aceptados facilita <strong>un</strong>a integración no<br />

invasiva dentro de su entorno. Con LogicalDOC<br />

sin duda puede resolver todas sus necesidades<br />

de gestión de documentos.<br />

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