La esencia del Protocolo

Guía del Protocolo Empresarial
LA ESENCIA
DEL PROTOCOLO
El protocolo no es
una camisa de
fuerza, sino una
brújula que nos guía
hacia relaciones
más significativas
número 028

INDÍCE
1.La primera impresión lo es todo.
La importancia del saludo .
Gestos que unen culturas.
La presentación.
Recomendaciones del “Saber estar”.
Claves para recibir a una visita.
2.Comunicación no verbal.
3.Indumentaria femenina.
4.Indumentaria masculina.
5.Regalos de empresa.
6.La mesa como escenario: Elementos, Organización y Etiqueta.
Anfitrión, presidente e invitado de honor.
Comportamiento en la mesa.
Elementos y decoración de la mesa.
Sistema francés frente al sistema inglés.
Sistema de aguja de reloj frente al sistema cartesiano.
Diferentes disposiciones de las mesas en un banquete.
Tipos de comida con los que invitar en nuestra empresa.
Tipos de actos protocolarios.
7.Formas de Comunicación en la empresa.
Comunicación escrita.
Tipos de documentos que deben preparar para un acto
protocolario.
Recomendaciones para hablar por teléfono.
8.Orden de colocación en los coches.
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PROTOCOLO EMPRESARIAL
El protocolo
empresarial es
esencial en el mundo
corporativo actual ya que
establece las pautas de
comportamiento y comunicación
que permiten crear una imagen
profesional y coherente de la empresa.
Estas normas, tanto internas como
externas, fomentan la armonía en las
relaciones laborales, fortalecen la reputación
de la organización y facilitan la interacción con
clientes, proveedores y socios. Un protocolo
bien definido optimiza la eficiencia, mejora la
toma de decisiones y contribuye al éxito a largo
plazo de cualquier negocio.
2

LA PRIMERA
IMPRESIÓN LO
ES TODO
El saludo y la presentación son los primeros puntos de contacto en
cualquier interacción profesional. Son la carta de presentación de nuestra
imagen personal y de la empresa que representamos. Un saludo correcto y
una presentación impecable pueden marcar la diferencia entre establecer
una relación sólida y dejar una impresión negativa.
3

LA IMPORTANCIA DEL SALUDO
Un saludo no es solo un intercambio de palabras, es un ritual
social que transmite respeto, cordialidad y profesionalismo. Al
saludar, estamos estableciendo un primer contacto y creando
un clima de confianza.
ELEMENTOS CLAVES
Contacto visual: Demuestra
interés y atención.
Sonrisa: Transmite cercanía y
amabilidad.
Firmeza en el apretón de
manos: Un apretón de manos
firme y seguro proyecta
confianza.
Tono de voz: Un tono de voz
claro y agradable invita a la
conversación.
Uso de los nombres:
Personaliza el saludo y
demuestra que te interesa la
otra persona.
4

GESTOS QUE UNEN CULTURAS
El saludo es una forma de
conocerse e introducir a alguien
en un nuevo círculo social.
Aunque el apretón de manos es el
saludo más reconocido y
aceptado mundialmente, cada
país tiene sus propias
costumbres. En América del
Norte, especialmente en EE. UU. y
Canadá, el apretón de manos es
común en situaciones formales,
mientras que en el ámbito familiar
se utiliza el beso.
En América del Sur, los saludos más
comunes son el apretón de manos y los
besos, reflejando su carácter latino,
aunque los abrazos son más frecuentes
entre hombres. En Europa, el apretón
de manos es la forma estándar de
saludo en contextos sociales y
laborales, aunque hay variaciones. En
España, los besos son comunes tanto
en entornos familiares como laborales,
mientras que en el resto de Europa,
hasta la frontera rusa, el saludo
habitual es un apretón de manos,
reservando los besos para el ámbito
familiar.
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GESTOS QUE UNEN CULTURAS
Todos los saludos tienen un
importante componente cultural,
lo que significa que existen
distintas formas de saludar
dependiendo del país, región o
zona. Hay que tener en cuenta
estas cosas cuando vayamos a
otro país, y sobre todo si se
trata de un viaje de negocios o
si estás en un ámbito social o
familiar y seguir las tradiciones
y costumbres que siguen en
cada parte del mundo, por muy
extrañas que nos parezcan.
El saludo cambia cuando hablamos de
los países orientales. En este caso,
podemos destacar Japón, ya que sus
arraigadas costumbres aún siguen en
vigor en la actualidad. Prevalecen los
saludos sin tener contacto físico, el
saludo más habitual es una leve
inclinación de cabeza como muestra
de respeto por la otra persona. Si
tiene un mayor respeto, la inclinación
hacia esa persona será mayor. En los
países asiáticos esta es la forma más
habitual de saludar, aunque cuando
se realizan negocios con personas
occidentales se utiliza la forma más
internacional de saludar, dar la mano.
6

LA PRESENTACIÓN
Presentarse es una oportunidad para
compartir información relevante y generar
interés. Una buena presentación no solo
incluye el nombre, sino también el cargo, la
empresa y, en ocasiones, una breve
descripción de nuestras funciones.
Consejos para una presentación
efectiva:
Claridad y concisión: Evita
presentaciones largas y detalladas.
Entusiasmo: Muestra interés por la
persona a la que te presentas.
Tarjeta de presentación: Siempre ten
a mano tus tarjetas de presentación
para facilitar el contacto posterior.
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VÍDEO SOBRE EL SALUDO Y LA PRESENTACIÓN

SABER ESTAR
EN LA REUNIÓN
Llegar puntual
Sentarse recto, pegado al
respaldo de la silla, y sin cruzar las
piernas ni esconder las manos bajo
la mesa.
No abusar hablando de otros
temas que no tengan que ver con
la reunión.
EN LA REUNIÓN
Gestos nerviosos (pasarse los
dedos por el cuello de la camisa o
por el pelo).
Sujetarse la cabeza con la mano,
como si se estuviera cansado o
aburrido.
Los móviles no se deben dejar
sobre la mesa y preferiblemente
deben estar apagados o en modo
avión.
EN LA MESA
Tener educación en la mesa, no
hablar con la boca llena y masticar
con la boca cerrada.
Para untar algo en pan, primero
aplicar la mezcla en el plato y
luego untar en pequeñas dosis.
La servilleta se colocará sobre el
regazo.
EN LA MESA
Comenzar a comer antes que el
anfitrión o, antes de que todos los
comensales estén sentados y
servidos.
Apoyar los codos sobre la mesa,
esconder las manos por debajo o
sujetar la cabeza con las manos.
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CLAVES PARA RECIBIR A UNA VISITA
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ANTES DE RECIBIR A UNA VISITA
Confirmación: Reconfirma la visita con anticipación, incluyendo
detalles como fecha, hora, nombre completo del visitante y motivo de
la visita.
Preparación: Investiga brevemente sobre el visitante y su empresa
para poder entablar una conversación más personalizada.
Ambiente: Asegúrate de que el espacio donde se realizará la reunión
esté limpio, ordenado y con la temperatura adecuada.
Materiales: Ten a mano todos los materiales necesarios para la
reunión, como presentaciones, muestras, contratos, etc.
AL MOMENTO DE RECIBIR A UNA VISITA
Puntualidad: Sé puntual. Si se presenta algún imprevisto, informa al
visitante con anticipación.
Recepción: Recibe al visitante en la puerta o en el área designada
para ello.
Saludo: Saluda con firmeza, un apretón de manos y una sonrisa. Utiliza
su nombre y preséntate tú.
Presentación: Ofrécele una breve presentación de la empresa, si es
necesario.
Acompañamiento: Acompaña al visitante a la sala de reuniones o a su
destino.
Presentación de otros: Si hay otras personas involucradas en la
reunión, preséntalas al visitante.

DURANTE LA REUNIÓN
Atención: Dedica toda tu atención al visitante. Evita distracciones
como el teléfono móvil.
Actitud: Muestra interés y disposición para responder a sus preguntas.
Toma de notas: Toma notas de los puntos clave de la conversación.
Ofrecimiento de bebidas: Ofrece agua, café o té.
Puntualidad: Respeta el tiempo acordado para la reunión.
AL FINALIZAR LA REUNIÓN
Agradecimiento: Agradece al visitante por su tiempo y por haberte
visitado.
Seguimiento: Revisa los puntos acordados durante la reunión y
establece los próximos pasos.
Despedida: Acompaña al visitante hasta la salida y despídete con un
apretón de manos.
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COMUNICACIÓN NO VERBAL
EXPRESIÓN FACIAL
Una sonrisa amigable y
apropiada puede crear un
ambiente más acogedor.
Evitar fruncir el ceño o hacer
muecas negativas.
CONTACTO FÍSICO
PROXIMIDAD FÍSICA
El contacto físico debe ser
mínimo en un entorno
empresarial.
Los saludos con un apretón de
manos son comunes. Se debe
evitar cualquier contacto
inapropiado.
Invadir el espacio de los demás
es agresivo intrusivo, mientras
que mantener distancia excesiva
puede transmitir desinterés.
CULTURA
Cada empresa y país tienen
normas específicas.
Es fundamental conocer y
respetar estas normas, ya que
pueden variar según el país y la
cultura de la empresa.
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MOVIMIENTO CORPORAL
Movimientos excesivos o
nerviosos pueden indicar
inseguridad, mientras que,
movimientos lentos y controlados
muestran confianza.
GESTOS Y POSTURA
Los gestos deben ser apropiados
y no excesivamente expresivos.
Una postura erguida y abierta
transmite confianza.
CONTACTO VISUAL
Mantener un contacto visual es
una muestra de interés,
confianza y respeto.
VESTIMENTA
La vestimenta debe ser acorde
al entorno laboral y la ocasión.
Una apariencia cuidada
demuestra profesionalidad y
respeto.
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INDUMENTARIA FEMININA
La indumentaria depende de la actividad que se realice y se convierte en un
elemento que define a la persona que la usa e incluso es una forma de
comunicar la personalidad de cada cual.
UNA MUJER ELEGANTE SABE QUE MENOS ES MÁS
La etiqueta de un acto la define los anfitriones
FONDO DE ARMARIO DE LA MUJER ELEGANTE
COLORES PARA DESTACAR
COLORES COMO FONDO
Si se usa el perfume, deben de ser de buena calidad y
permanecer extremadamente sutiles. Una persona Sólo ha de
advertirlo como una sorpresa agradable cuando da un abrazo.
Lo ideal en el trabajo cotidiano es utilizar agua de colonia, cuyo
aroma perdura pero no molesta
Tiene que presentar en el entorno laboral una
imagen correcta y adecuada a su trabajo. La
comodidad con elegancia debe ser la base de su
indumentaria.
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INDUMENTARIA MASCULINA
LA INDUMENTARIA MASCULINA ESTÁ MÁS OBLIGADA A LAS
NORMAS QUE LA FEMENINA
FONDO DE ARMARIO DE UN HOMBRE EN OCACIONES FORMALES
El chaqué
El frac
Esmoquin
El sperncer
FONDO DE ARMARIO DE UN HOMBRE EN EL TRABAJO
Para un hombre de negocios, el jersey con cuello de cisne no es
apropiado. Utilizarlo en ocasiones informales fuera de la oficina.
El maletín, sin roces de golpes y rozaduras.
El abrigo debe mantener una coordinación con el resto de la
vestimenta. Se procurará no llevar un abrigo de sport con traje formal,
y viceversa.
Paraguas: siempre negro para hombres con elegancia
Joyas: para un hombre de empresa sólo está permitido la alianza, el
reloj, gemelos discretos de oro o plata y un pasador o alfiler de
corbata.
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Resumen con la equivalencia de la etiqueta femenina
con la masculina en función del momento del día o el
tipo de acto
MOMENTO DEL DÍA MUJERES HOMBRES
ACTOS QUE NO
REQUIEREN
ETIQUETA
ETIQUETA DE
MAÑANA - TARDE
ETIQUETA DE TARDE
- NOCHE
ETIQUETA DE TARDE
- NOCHE
VESTIDOS CORTOS,
TRAJE CHAQUETA O
VESTIDO DE CÓCTEL
VESTIDO CORTO, DE
CÓCTEL O DOS
PIEZAS
VESTIDO LARGO
VESTIDO LARGO
TRAJE
CHAQUÉ
ESMOQUING
FRAC O ESMOQUIN
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Un regalo protocolario en el ámbito
empresarial es un gesto formal que
va más allá de un simple obsequio, ya
que está diseñado para reflejar
consideración, respeto y
profesionalismo en las relaciones
corporativas y diplomáticas. Estos
regalos, como agendas de piel de alta
calidad, plumas estilográficas
grabadas, estuches de vino selecto,
relojes de escritorio o libros de
colección, son cuidadosamente
elegidos para transmitir un mensaje
de aprecio y reconocimiento.
REGALOS DE EMPRESA
La presentación es fundamental: se
entrega en empaques elegantes y
neutros, evitando logotipos visibles,
lo que resalta la sobriedad del
obsequio. Además, es común
acompañarlos de una nota de
cortesía personalizada que exprese
agradecimiento o reconocimiento
específico, y que añada un toque
personal sin perder la formalidad.
Este tipo de regalos también deben
considerar las costumbres y normas
culturales del destinatario, siendo
respetuosos con el protocolo para
garantizar una impresión positiva y
adecuada al contexto.
16

LA MESA COMO
ESCENARIO: ELEMENTOS,
ORGANIZACIÓN
Y ETIQUETA
En la mesa se deben seguirse unas mínimas reglas o pautas de
comportamiento para poder compartir la velada con los demás compañeros
sin molestar o incomodar.
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ANFITRIÓN, PRESIDENTE E INVITADO DE HONOR
ANFITRIÓN PRESIDENTE INVITADO DE HONOR
Es una persona que
recibe a invitados en su
casa o en un evento.
Su papel incluye hacer
que los visitantes se
sientan bienvenidos.
Es reponsable de:
Preparación del espacio
Recepción de invitados
Ofrecer comida y bebida
Planificación del evento
Atención a los invitados
Manejo de imprevistos
Despedida
Persona que dirije la
reunion o la
ceremonia
Es reponsable de dar la
bienvenida, supervisar
y dirigir a los invitados
Su disposiíon en la
mesa es a la derecha
del anfitrión aunque
tambien se puede dar
el caso de que se
siente a la izquierza del
anfitrón
Es una persona que recibe un
tratamiento especial en un
evento o celebración debido
a su importancia o relevancia
en relación con la ocasión.
Tiene que asisitir
puntualmente. En algunos
casos el anfitrión y el
presidente dicen algunas
palabras de honor asía el
invitado de honor
Su lugar en la mesa es a
la derecha del anfitrión o
en el lugar central de la
mesa.
Su disposicón es
la central en la
mesa de honor.
Se puede dar el caso
en que el presidente
sea el anfitrión del
evento.
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REGLAS A TENER EN CUENTA EN LA MESA
Hay que dejar que se sienten primero las señoras. Si tenemos a una
señora a nuestro lado, hay que ayudarla a sentarse retirando la silla
para facilitar su "entrada" a la mesa, y luego se acerca con cuidado a
la mesa.
Debemos sentarnos en el
lugar que nos hayan
indicado y en el momento
oportuno
Hay que sentarse con una
postura recta, respecto del
respaldo de la silla, sin rigidez
Los codos no se ponen en la mesa; solo se permite apoyar los
antebrazos. Si apoyamos los codos, podemos hacerlo siempre que no
haya comida en los platos o tengamos algún cubierto en la mano.
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No se cruza el brazo por delante de un comensal para alcanzar la sal,
una salsera o cualquier otro elemento. Se debe pedir que nos lo
acerquen.
No se habla ni se bebe con la boca llena. Hay que esperar a terminar
el bocado o a terminar de beber.
No se habla o gesticula con los cubiertos en la mano. Se dejan en el
plato para dejar las manos libres.
La comida pinchada o depositada en un cubierto se come, no se deja
en él mientras hablamos, escuchamos o miramos.
Hay que adaptarse al ritmo de la comida y no comer de forma
acelerada o ansiosa, o demasiado despacio.
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ELEMENTOS DE LA MESA
MANTELERÍA
El mantel debe cubrir la mesa por completo y debe estar limpio y sin arrugas.
En eventos formales, se suelen usar manteles de tela.
Los individuales también son comunes y pueden ser de un material acorde
con la formalidad del evento.
VAJILLA
Los platos, tanto para la cena como para la ensalada, se colocan en el centro
del lugar.
CUBIERTOS
La cubertería incluye tenedores, cuchillos y cucharas, y la elección
dependerá del menú.
Los cubiertos se disponen con los tenedores a la izquierda y los cuchillos y
cucharas a la derecha.
Los cubiertos para postre se pueden colocar encima del plato principal.
VASOS Y CRISTALERÍA
Los vasos de agua y vino se colocan a la derecha de los cubiertos.
Pueden incluirse otros tipos de vasos según las bebidas que se servirán.
SERVILLETAS
Las servilletas pueden ir dobladas y colocadas en el plato o en el lado
izquierdo del plato.
CENTROS DE MESA
Utiliza centros de mesa apropiados para el estilo del evento, que no
obstruyan la vista ni dificulten la conversación entre los invitados.
MARCADORES DE ESTILO
En eventos formales, se pueden usar marcadores con el nombre de cada
invitado para indicar su lugar en la mesa.
Los marcadores de sitio pueden ser tarjetas con los nombres de los invitados
o pequeños obsequios.
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DECORACIÓN DE LA MESA
ARREGLOS FLORALES
Deben ser apropiados para la ocasión y no obstruir la vista entre los
comensales.
VELAS
Las velas son ideales para crear una atmósfera elegante y cálida.
Se pueden colocar en candelabros o en soportes apropiados.
CAMINO DE MESA
Los caminos de mesa se colocan en el centro de la mesa y pueden ser de
tela, encaje o papel.
Un camino de mesa colocado en el centro de la mesa puede añadir un toque
de color y textura.
MARCADORES TEMÁTICOS
En eventos temáticos, se pueden incluir marcadores o elementos decorativos
relacionados con el tema.
MENÚS IMPRESOS
En eventos formales, se pueden proporcionar menús impresos con la lista de
platos que se servirán.
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SISTEMA FRANCÉS FRENTE AL
SISTEMA INGLÉS PARA LA PRESIDENCIA EN LA MESA
Sistema
Francés
Sistema
Inglés
Es el más utilizado en nuestro país.
Las presidencias se colocan en el
centro de la mesa, una frente a la
otra, facilitando la conversación
entre ellas.
Los demás invitados se colocarán
a derecha e izquierda de las dos
presidencias, y de mayor a menor
rango.
Los anfitriones se colocan en las
cabezas de la mesa, uno a cada
extremo de la misma.
Muy utilizado en mesas
rectangulares.
Los invitados se colocarán de
forma alternada a derecha e
izquierda de los anfitriones.
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3
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7
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5
6
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9
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2

SISTEMA DE AGUJAS DE RELOJ FRENTE AL SISTEMA
CARTESIANO
También llamado en “aspa”. Es más equitativo pues reparte alrededor de las
presidenciasn niveles o rangos similares. Se utiliza mucho cuando preside un
matrimonio o dos autoridades de rango similar.
Izquierda
4
1
Derecha
PRESIDENCIA
Derecha
2
4
1
3
PRESIDENCIA
Izquierda
De nuevo, dependiendo de si la mesa tiene presidencia inglesa o francesa
SISISTEMA CARTESIANO
PRESIDENCIA FRANCESA
PRESIDENCIA INGLESA
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8
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2
Para organizar a los comensales en un evento protocolario, primero se elige un
criterio de orden (jerarquía, edad, alfabeto, etc.). Luego, se crea una lista de
invitados en orden de importancia. El anfitrión y el invitado de honor se sientan
frente a frente, y los demás se ubican alternando las posiciones de derecha e
izquierda, formando una disposición en aspa, siguiendo el orden de
precedencia hasta completar todos los lugares.
24

DISPOSICIONES DE LAS MESAS
La disposición de las mesas en un banquete no es solo un aspecto estético, sino
que también influye en la dinámica de la reunión y la experiencia de los
invitados. La elección de la disposición dependerá del tamaño del evento, el tipo
de interacción que se desee fomentar y el nivel de formalidad.
MESA IMPERIAL
Adecuada para eventos formales y
grandes banquetes.
Las sillas se colocan a lo largo de los
lados largos de la mesa, de manera
que los invitados se sienten uno al
lado del otro.
El anfitrión o los invitados de honor
suelen
sentarse en el centro de la mesa.
MESA REDONDA
Ideales para un ambiente más
relajado y promueven la conversación
entre todos los invitados.
La presidencia se encuentra en el
centro de una de las mitades de la
mesa o en un lugar designado.
MESA EN FORMA DE U
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Adecuadas para reuniones de
negocios y conferencias.
La presidencia se coloca en el
extremo abierto de la "U".
Los invitados se sientan a los lados de
la "U".
Esta disposición permite una
interacción cercana entre los
invitados y un enfoque en un discurso
o presentación en el extremo abierto.

MESA EN FORMA DE T
Adecuada para banquetes más
pequeños.
Una variante de la mesa rectangular
alargada con un apéndice en forma
de T en uno de los extremos.
La presidencia se encuentra en el
extremo de la T.
MESA EN FORMA DE PEINE
Mesa rectangular con varios brazos
con forma de peine.
Tiene una parte principal donde se
encuentra la presidencia y de donde
salen diferentes brazos rectangulares
(forma de peine).
Permite situar a un número elevado
de comensales y se utiliza para
grandes banquetes.
Solo admite presidencia francesa.
MESA DE BUFFET
En lugar de sentarse, los invitados se
sirven en una mesa de buffet o en
varias estaciones de comida.
Los invitados pueden moverse
libremente y elegir sus platos y
bebidas.
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¿QUÉ SON LAS COMIDAS
EMPRESARIALES?
Una comida de negocios puede ser la
forma más agradable y eficaz de
convertir una sesión de trabajo en un
importante encuentro. Además
permite reunirse sin ocupar otros
momentos productivos en la agenda y
la experiencia siempre es más amena
que en una oficina.
TE MOSTRARE ALGUNAS OPCIONES
1. Buffet de bocadillos: Sándwiches mini, wraps, empanadas, crudités con dips.
Perfecto para un ambiente informal y variado.
2. Comida temática: Mexicana (tacos, guacamole), italiana (pizza, lasaña), asiática
(sushi, dim sum). Ideal para algo más dinámico y divertido.
3. Catering saludable: Ensaladas, bowls de proteína, frutas frescas. Pensado para
quienes buscan opciones ligeras y nutritivas.
4. Comida rápida casual: Pizzas, hamburguesas, choripanes. Funciona bien para
eventos informales o celebraciones rápidas.
5. Postres y café: Repostería, frutas, café, helados. Ideal como complemento o
para cerrar el evento.
6. Estaciones personalizables: Tacos, pasta, sándwiches que los invitados puedan
armar a su gusto. Atractivo para un toque interactivo.
7. Brunch empresarial: Huevos, tostadas, frutas y café, excelente para eventos en
la mañana.
No olvidemos incluir opciones para dietas especiales (vegetariano, vegano, sin
gluten) y pensar en la presentación, ya sea con comida empaquetada
individualmente o sostenible.
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TIPOS DE ACTOS PROTOCOLARIOS EN LA EMPRESA
En el ámbito empresarial, los actos protocolarios son eventos formales que
siguen ciertas normas y etiquetas. Estos actos son importantes para
fortalecer la imagen corporativa, establecer relaciones públicas y
conmemorar logros o hitos de la empresa
ACTOS EXTERNOS
ACTOS INTERNOS
Actos que se organizan fuera de
la empres
Pueden contar con intervención
del personal de la empresa como
también de empresas ajenas.
No intervienen personas, ni
entidades ajenas a la empresa
Con el objetivo normalmente de
informar, son fáciles de organizar
Por ejemplo:
Inauguraciones
Por ejemplo:
Reunión de personal
Homenajes y Congresos
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ACTOS AJENAS
son aquellos eventos o
ceremonias externas en los
que la empresa participa
de forma directa o
indirecta
Participación directa
Forma parte como
asistente o participa
de forma activa
Ferias y exposiciones
ACTOS MIXTOS
son aquellos eventos en los que se
combinan elementos internos y
externos, es decir, en los que la
empresa organiza o participa
activamente pero también involucra
a actores o entidades externas
Rueda de prensa
Participación indirecta
Seminarios
Forma parte como patrocinadora
de manera pasiva
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FORMAS DE
COMUNICACIÓN
EN LA EMPRESA
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COMUNICACIÓN ESCRITA
ENCABEZADO Y FORMATO
En la comunicación escrita empresarial, el
encabezado debe incluir fecha, destinatario,
remitente y asunto, como "28 de octubre de
2024" y "Actualización del Manual de Políticas
Internas". El formato debe ser profesional, usando
fuentes como Arial o Times New Roman en
tamaño 11 o 12, con espaciado de 1.5 y márgenes
de 2.5 cm. Estos elementos garantizan una
comunicación efectiva y una buena imagen
corporativa.
LENGUAJE
El lenguaje en la comunicación escrita empresarial
debe ser claro, preciso y adaptarse a la
formalidad del contexto y destinatario. Es crucial
mantener una correcta gramática, ser objetivo y
utilizar un vocabulario adecuado. Además, la
información debe presentarse con una estructura
lógica. Un lenguaje apropiado asegura la
efectividad y credibilidad en el entorno
empresarial.
ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA
La ortografía y gramática son cruciales en el
ámbito empresarial, ya que impactan la claridad y
credibilidad de la comunicación. Los errores
pueden dañar la imagen de la empresa, mientras
que el uso correcto de la puntuación y la
gramática asegura mensajes comprensibles.
Mantener un estilo consistente y realizar una
revisión adecuada son prácticas esenciales.
Fomentar la formación continua en estos aspectos
mejora la calidad de la comunicación y refuerza la
reputación de la empresa, proyectando
profesionalismo y confianza.
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ESTRUCTURA
La estructura en la comunicación escrita protocolaria es
crucial para la claridad y formalidad. Comienza con un
encabezado que incluye la fecha, destinatario,
remitente y asunto. Luego, se usa un saludo formal,
como "Estimado Sr. Pérez".
A continuación, la introducción presenta el propósito
del mensaje, seguida del cuerpo, donde se desarrolla el
tema de manera organizada. La conclusión resume los
puntos clave y la despedida es formal, como
"Atentamente", seguida de la firma del remitente.
Si hay documentos adicionales, se mencionan como
anexos. Esta estructura garantiza una comunicación
profesional y conforme a las normas protocolarias.
PLANTILLAS
Modelo de comunicación protocolaria:
encabezado con logo, datos de la empresa
y fecha; seguido del destinatario y asunto.
Saludo formal, introducción breve del
propósito y desarrollo del mensaje de forma
clara. Conclusión agradeciendo la atención,
firma con nombre y cargo del remitente, y
anexos si aplica.
EDICIÓN
La edición en la comunicación escrita
protocolaria garantiza claridad y
profesionalismo al revisar ortografía,
gramática y coherencia. Asegura
puntuación y formato adecuados,
verificando datos importantes y
eliminando redundancias. Una buena
edición proyecta profesionalismo y
cumple con los estándares formales de la
empresa.
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DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PREPARAR PARA UN
ACTO PROTOCOLARIO.
Es una pequeña tarjeta impresa que
TARJETA DE VISITAS
contiene información de contacto y
detalles clave de la compañía.
Personales
Profesionales liberal, de empresa,
profesional y de empresa para el
personal
Oficiales de cargo unico, de
cargo multiple y destacando el
organismo
Es similar a una tarjeta de visita, pero
generalmente es de un tamaño más
grande y se utiliza para presentar TARJETON
información adicional o destacada
sobre la empresa.
Con un solo apellido
Con nombre y apellido
Con titulo nobiliario
polibalente con los nombres de los
anfitriónes y con cargo del
anfitrión
LA INSTANCIA
Es un documento en que se formula una
petición dirigida a una entidad o persona que
puede conceder u ordenar la concesión de
aquello que se solicita. Se escribe en papel
blanco, tamaño folio y de buena calidad.
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DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PREPARAR PARA UN
ACTO PROTOCOLARIO.
EL OFICIO
Es la forma normal que tiene la Administración
pública y los organismos oficiales de
comunicarse entre sí con los particulares.
Cuando el oficio es respuesta a una instancia
previa, se denomina notificación.
Documento mediante el cual su
expedidor da fe de un hecho. Este
expedidor puede ser un organismo
público, una empresa o un
particular. Cuando la persona que
expide el certificado no es el jefe
máximo del organismo o empresa, se
suele incluir su firma, dando el visto
bueno, que se sitúa en el ángulo
inferior izquierdo
EL CERTIFICADO
CARTAS COMERCIALES
Es un documento escrito que una empresa
o persona envía a otra para tratar asuntos
comerciales, y se convierte en fiel reflejo
de la imagen al exterior. La información
que contiene la carta se considera como
una confirmación de lo que se ha recibido
por otros medios.
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RECOMENDACIONES PARA HABLAR POR TELÉFONO
¿CÓMO RESPONDER A UNA
LLAMADA?
La manera de responder una llamada en una
empresa difiere ligeramente al de una llamada
particular. Lo más habitual es responder diciendo
el nombre de la empresa, seguido por "dígame" o
"dígame, le atiende..." o una fórmula similar.
Por ejemplo:
"Cronis, dígame" o bien "Cronis, dígame, le
atiende Marcos Ciscot". Después de responder la
llamada, se suele preguntar ¿En qué puedo
ayudarle? ¿Qué desea? o alguna respuesta de
este tipo.
35
Veronica
Rechazar
esta llamando
Aceptar
Al contestar una llamada
protocolaria, menciona el nombre
de la empresa y tu nombre.
Ejemplo:
"Buenos días, [empresa], habla [tu
nombre], ¿cómo puedo ayudarle?"
Esto proyecta profesionalismo y
claridad.
7 NORMAS PARA HABLAR
POR TELEFONO:
Contestar la llamada antes del tercer
timbre
Presentarse
Usar un tratamiento formal con el
cliente
Hablar con claridad
Saber escuchar
No usar el altavoz
Ser transparente en las
informaciones que se brindan al
cliente
CÓMO TERMINAR UNA
LLAMADA TELEFÓNICA CON
UN CLIENTE
Realiza un resumen de los principales
temas abordados y de los pasos a
seguir;
Agradece al cliente por su tiempo y
por comunicarse con la empresa;
Ofrece ayuda adicional en caso de
que surjan nuevas dudas o problemas.

ORDEN
Y COLOCACIÓN
DE LOS
COCHES
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ORDEN Y COLOCACIÓN DE LOS COCHES:
SABIAS:
El protocolo empresarial para la colocación
de coches, especialmente en eventos
corporativos o traslados importantes, sigue
ciertas normas basadas en la jerarquía y el
respeto a los cargos. A continuación te
explico el orden y la colocación de los
coches en un contexto empresarial, tanto
dentro como fuera del vehículo:
1. COLOCACIÓN DE PERSONAS DENTRO DEL COCHE
La jerarquía dentro del coche sigue una lógica de respeto hacia los puestos
superiores y suele organizarse así:
Asiento trasero derecho: Es el lugar
más importante. Aquí se debe
colocar la persona de mayor rango
o el invitado más importante.
Asiento trasero izquierdo: Es el
segundo lugar en importancia, y
generalmente se asigna al
acompañante o persona de menor
jerarquía que la del asiento
derecho.
Asiento trasero central (si aplica):
En caso de que haya tres personas
en la parte trasera, la persona de
menor rango se sentará aquí.
Asiento delantero (junto al
conductor): Se considera el lugar
menos formal y generalmente es
para el conductor, un escolta o el
asistente personal.
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Perspectiva clara de como
seria un orden:
Conductor
Segundo
lugar de
importancia
Lugar de
relevancia
Mayor
importancia
Menor rango

2. PROTOCOLO DE ACCESO Y SALIDA DEL VEHÍCULO
El conductor o personal
asignado debe abrir la puerta
trasera derecha para que
salga la persona de mayor
jerarquía.
El invitado principal es siempre
el último en subir al vehículo y
el primero en bajar.
Si no hay personal para abrir
las puertas, el conductor debe
bajarse para abrir la puerta del
pasajero principal.
3. CONSIDERACIONES ESPECIALES
En situaciones internacionales, es fundamental tener en cuenta las
normas del país anfitrión. Algunas culturas pueden tener variaciones
en el protocolo.
Si se está transportando a varios ejecutivos, siempre deben seguirse
las normas jerárquicas, pero con flexibilidad si los ejecutivos tienen un
rango similar.
Este protocolo asegura respeto a la jerarquía y muestra una buena
imagen corporativa, dando prioridad a los altos directivos o invitados
de importancia.
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AUTORES
MUHAMMAD JAMSHED ASLAM
LEIBNIZ LISBETH HIRALDO TAVERAS
JOSÉ MANUEL VASQUEZ MARCA