CARTILLA DURANTE 2 EDICION

Ii EDICION
Cartilla de Gestión
Documental
(DURANTE)
POR:
Daniel Ernesto Silva Talero
Tania Camila Chaux Rojas
Sahian Milena Suárez Sánchez
Juan Alejandro Ayala

Ii EDICION
Cartilla de Gestión
Documental
(DURANTE)
POR:
Daniel Ernesto Silva Talero
Tania Camila Chaux Rojas
Sahian Milena Suárez Sánchez
Juan Alejandro Ayala

Índice
6
10
Aceptación de Cargo
Concepto, Importancia, Para qué sirve y Ejemplos
Formato para Reconocimiento de Horas Extra
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
12
Novedades para Incluir en Nómina
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
16 Inducción
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
20
22
24
Planilla de control de ingresos y salidas
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
Solicitud de Permiso
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
Solicitud Programación de Vacaciones
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
3

Índice
26
Formato de Entrenamiento en el Cargo
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
28
30
Formato de Entrega de Dotación y EPP
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
Carta de Descargas
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
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38
42
Carta de Solicitud y Aprobación por Préstamos
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
Carta de Aprobación o No Aprobación de las
Vacaciones
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
Hoja de Vida Corporativa
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
4

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ACEPTACIÓN DE
CARGO
Concepto
Es un documento (usualmente un
formato o carta) que el nuevo trabajador
firma para confirmar que acepta de
manera voluntaria todas las condiciones
del cargo que se le ofreció, detalladas en
la carta de vinculación o contrato de
trabajo. Ratifica su voluntad de vincularse
a la empresa bajo los términos pactados.
Importancia
Es crucial porque sirve como prueba del
consentimiento libre e informado del trabajador.
Refuerza legalmente el acuerdo inicial, evitando
futuras disputas sobre si las condiciones fueron
aceptadas o no. Es el paso final que convierte una
oferta laboral en un acuerdo vinculante antes de la
firma definitiva del contrato.
¿Para que sirve?
Sirve para formalizar por escrito la aceptación del trabajador. En este documento, la persona
declara que ha leído y entendido el manual de funciones, el reglamento interno de trabajo, la
política de salarios y las condiciones generales de empleo (salario, beneficios, horario, etc.).
Su firma constituye la confirmación irrevocable de que inicia la relación laboral, lo que activa
todos los procesos de vinculación (afiliaciones a seguridad social, dotación, etc.).
Link Editable
Aceptación de Cargo Candidato a Empresa EDITABLE
Aceptación de Cargo Empresa a Candidato EDITABLE
6

Aceptación de Cargo Candidato a Empresa
7

Aceptación de Cargo Empresa a Candidato
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FORMATO PARA RECONOCIMIENTO
DE HORAS EXTRA
Concepto
Es un formato o solicitud interna
mediante la cual un trabajador solicita el
pago o compensación de las horas
extras, trabajo nocturno, dominicales o
festivos realizadas, o mediante la cual la
empresa las reconoce y autoriza.
Importancia
Es fundamental para garantizar el pago correcto y
legal de las horas extras, tal como lo estipula el
Código Sustantivo del Trabajo (Artículos 161-167).
Protege al trabajador al asegurar que su trabajo
adicional será remunerado y protege al empleador
al exigir una autorización previa o un registro que
evite reclamos por horas no autorizadas.
¿Para que sirve?
Sirve para llevar un control formal y trazable de la jornada laboral extendida. El formato
typically incluye la fecha, las horas inicial y final, el total de horas extras realizadas, la
descripción de la labor, la autorización del jefe inmediato y la firma del trabajador. Su
propósito es ser el soporte documental para que el área de Nómina realice el pago
correspondiente con los recargos legales (25% extra por hora ordinaria diurna, 75% extra por
hora nocturna, 100% extra por dominicales/festivos), cumpliendo con la ley y la moral laboral.
Link Editable
Formato para Reconocimiento de Horas Extra EDITABLE
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NOVEDADES PARA INCLUIR EN
NÓMINA
Concepto
Es un formato o solicitud estandarizada
que utilizan los jefes de área o el mismo
trabajador para informar al departamento
de Nómina sobre cualquier cambio o
evento que afecte la liquidación de la
próxima payroll.
Importancia
Es el canal de comunicación vital para asegurar
que la nómina se liquide con exactitud y sin
errores. Una novedad no reportada a tiempo
puede generar pagos incorrectos, lo que genera
insatisfacción en los trabajadores y trabajo
adicional para corregirlo.
¿Para que sirve?
Sirve para registrar formalmente cualquier alteración que impacte el pago. Las novedades
más comunes incluyen:
Novedades de Pago: Aumentos salariales, bonos, comisiones, auxilios.
Novedades de Descuento: Embargos, cuotas por préstamos, deducciones por daños.
Novedades de Tiempo: Licencias no remuneradas, incapacidades, ausencias,
vacaciones.
Novedades de Seguridad Social: Cambios en el grupo familiar (nacimientos, matrimonios)
para actualizar la EPS.
Su propósito es que Nómina tenga un soporte escrito y autorizado para modificar los
datos del trabajador en el sistema y liquidar con base en información veraz y actualizada.
Link Editable
Novedades para Incluir en Nómina EDITABLE
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INDUCCIÓN
Concepto
Es un proceso planificado (no solo un
documento) de bienvenida y orientación
que se le brinda a un nuevo trabajador
durante sus primeros días. Se documenta
usualmente con una lista de verificación
("checklist") o un formato de asistencia y
temas cubiertos.
Importancia
Es crítico para la integración exitosa del trabajador.
Reduce la ansiedad del nuevo ingreso, acelera su
curva de aprendizaje, transmite la cultura
organizacional y sienta las bases para su
productividad y engagement. Además, es un
requisito obligatorio del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
¿Para que sirve?
El documento de inducción sirve para garantizar que el proceso se lleve a cabo de manera
completa y estandarizada para todos. La lista de verificación asegura que se cubran todos los
temas esenciales: historia y valores de la empresa, políticas internas, presentación del
equipo, tour por las instalaciones, inducción al SG-SST (riesgos de su cargo, uso de EPP,
procedimientos de emergencia) y explicación de sus funciones básicas. Su firma por parte
del trabajador prueba que recibió toda esta información.
Link Editable
Inducción EDITABLE
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PLANILLA DE CONTROL DE
INGRESO Y SALIDA DEL
TRABAJADOR
Concepto
Es el registro, físico o digital, de la hora
exacta a la que un trabajador ingresa y
sale de su lugar de trabajo o inicia y
termina su jornada laboral. Puede ser un
reloj checador, un software biométrico, un
registro escrito o una app.
Importancia
Es el documento probatorio por excelencia de la
jornada laboral. Es fundamental para el cálculo
preciso de la nómina, el control de horas extras, el
cumplimiento del horario establecido y es una
evidencia crucial en cualquier disputa laboral
relacionada con el tiempo trabajado.
¿Para que sirve?
Sirve para llevar un control objetivo de la asistencia y puntualidad de los trabajadores. Su
propósito principal es ser la fuente de información para liquidar la nómina, validando los días
trabajados, las ausencias, los retardos y las horas extras realizadas. Según el artículo 58 del
Código Sustantivo del Trabajo, este registro es obligatorio para el empleador y constituye una
presunción legal sobre el tiempo laborado.
Link Editable
Planilla de Control de Ingreso y Salida del Trabajador EDITABLE
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SOLICITUD DE PERMISO
Concepto
Es un formato formal que un trabajador
debe diligenciar para solicitar autorización
para ausentarse de su puesto de trabajo
por un tiempo corto y específico, ya sea
por motivos personales, médicos,
familiares o académicos, sin que esto
afecte su estabilidad laboral.
Importancia
Es crucial porque establece un canal formal de
comunicación para gestionar las ausencias
temporales. Le permite al empleador organizar la
operación en ausencia del trabajador y al
trabajador le da tranquilidad y ampara su derecho
a ausentarse por causas justificadas, previa
autorización.
¿Para que sirve?
Sirve para registrar y obtener la aprobación por escrito de un permiso. El formato típicamente
incluye: nombre del trabajador, cargo, fecha y hora de salida, fecha y hora estimada de
regreso, motivos del permiso y la firma de autorización del jefe inmediato. Su propósito es
dejar constancia de que la ausencia fue conocida y autorizada por la empresa, lo que evita
que se catalogue como una falta injustificada al reglamento de trabajo. Es el soporte para
que el área de nómina realice los descuentos correspondientes si el permiso no es
remunerado.
Link Editable
Solicitud de Permiso EDITABLE
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SOLICITUD PROGRAMACIÓN DE
VACACIONES
Concepto
Es un formato mediante el cual el
trabajador informa formalmente al
empleador sobre las fechas en las que
desea disfrutar su período de vacaciones
remuneradas, o solicita la asignación de
las mismas según la programación de la
empresa.
Importancia
La programación de vacaciones es un derecho
fundamental del trabajador (Artículo 186 del CST)
y una obligación para el empleador. Este
documento es vital para planificar la operación,
asegurando que la ausencia del trabajador no
afecte la productividad y que se le garantice su
derecho al descanso.
¿Para que sirve?
Sirve para planificar y formalizar la época de descanso del trabajador. El empleador, por ley,
debe conceder el período dentro de los seis meses siguientes al momento en que el
trabajador adquirió el derecho. Este formato es el mecanismo para que ambas partes
(empleador y trabajador) acuerden mutuamente las fechas. Su propósito es evitar conflictos
por la época de vacaciones y servir como comprobante de la solicitud y la autorización, lo
que es clave para el proceso de pago de la prima de vacaciones.
Link Editable
Solicitud Programación de Vacaciones EDITABLE
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FORMATO DE ENTRENAMIENTO EN
EL CARGO
Concepto
Es un documento que registra las
actividades, temas y habilidades en las
que un trabajador recibe capacitación para
el adecuado desempeño de sus funciones,
ya sea al ingresar a la empresa o durante
su permanencia en ella.
Importancia
Es fundamental para el desarrollo de competencias
y la actualización del trabajador. Le permite a la
empresa asegurar que su talento humano cuenta
con las habilidades necesarias para ser productivo
y cumplir con los estándares de calidad y
seguridad. Para el trabajador, representa una
oportunidad de crecimiento profesional.
¿Para que sirve?
Sirve para llevar un historial de la formación recibida por el trabajador. El formato usually
contiene: nombre del trabajador, cargo, nombre de la capacitación, fecha, duración, temas
vistos, nombre del instructor y firma de aprobación del trabajador. Su propósito es demostrar
el cumplimiento de los requisitos de entrenamiento, servir como evidencia en auditorías
(especialmente del SG-SST) y ser un insumo para la evaluación de desempeño y los planes
de carrera.
Link Editable
Formato de Entrenamiento en el Cargo EDITABLE
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FORMATO DE ENTREGA DE
DOTACIÓN Y EPP
Concepto
Es un acta o formato de entrega y
recepción que se firma cuando la empresa
provee al trabajador los elementos de
dotación (uniformes) y Equipos de
Protección Personal (EPP - cascos,
guantes, gafas, etc.) obligatorios por ley
para desempeñar sus labores de manera
segura.
Importancia
Este documento es de suma importancia legal y de
seguridad. Para el empleador, constituye la prueba
de que cumplió con su obligación de proporcionar
los elementos de protección (Decreto 1072 de
2015, SG-SST). Para el trabajador, reconoce que
recibió los elementos y se compromete a usarlos
correctamente.
¿Para que sirve?
Sirve para dejar constancia de la entrega de cada elemento. El trabajador firma el recibo,
aceptando que los elementos fueron entregados en buenas condiciones. Su propósito es
proteger a ambas partes: el empleador demuestra que mitigó los riesgos laborales, y el
trabajador reconoce su responsabilidad de usar y cuidar los elementos. En caso de un
accidente de trabajo, este documento es una pieza clave de investigación.
Link Editable
Formato de Entrega de Dotación y EPP EDITABLE
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CARTA DE DESCARGAS (CITACIÓN,
ACTA Y RESPUESTA AL PROCESO)
Concepto
Es el conjunto de documentos que
conforman un proceso disciplinario formal
contra un trabajador. Incluye la citación
(notificación del proceso), el acta (donde
se consignan los descargos o
explicaciones del trabajador) y la
respuesta (decisión final de la empresa).
Importancia
Es el procedimiento legalmente exigible
para que un empleador pueda imponer
una sanción o terminar un contrato de
trabajo con justa causa (Artículo 60 del
CST). Garantiza el derecho al debido
proceso y a la defensa del trabajador.
¿Para que sirve?
Sirve para documentar cada etapa de un proceso sancionatorio. La citación informa al
trabajador de los cargos en su contra. El acta de descargos es el espacio donde el trabajador
por escrito presenta su versión de los hechos y sus pruebas. La respuesta o decisión
comunica la sanción (llamado de atención, suspensión) o el despido. Su propósito es
demostrar que la empresa actuó conforme a la ley, respetando el derecho de defensa. Una
falta en este procedimiento puede anular un despido y conllevar a una demanda por despido
injustificado.
Link Editable
Citación EDITABLE
Acta EDITABLE
Respuesta EDITABLE
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CITACIÓN EDITABLE
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ACTA EDITABLE
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RESPUESTA EDITABLE
33

CARTA DE SOLICITUD Y
APROBACIÓN POR PRÉSTAMOS
Concepto
Es un formato o comunicación formal
mediante la cual un trabajador solicita a la
empresa un anticipo a cuenta de su salario
(conocido comúnmente como "préstamo
laboral") o la empresa responde
autorizando o negando dicha solicitud.
Importancia
Establece un canal formal y transparente para este
tipo de transacciones económicas. Le permite al
trabajador acceder a un auxilio financiero en
momentos de necesidad, y a la empresa le ayuda a
gestionar y controlar estos anticipos, protegiendo la
relación laboral de malentendidos.
¿Para que sirve?
Sirve para documentar el acuerdo entre las partes. La solicitud debe incluir el monto, la causa
y el plan de descuento propuesto. La carta de aprobación (o no aprobación) formaliza la
decisión de la empresa. Si se aprueba, su propósito es detallar los términos del préstamo: el
valor total, el número de cuotas, el monto del descuento por nómina y la fecha de inicio del
descuento. Este documento es el soporte legal para que el área de nómina realice los
descuentos autorizados sin que se configuren como una retención ilegal del salario.
Link Editable
Carta de Solicitud por Préstamos EDITABLE
Carta de Aprobación por Préstamos EDITABLE
Carta de Negativa por Préstamos EDITABLE
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CARTA DE SOLICITUD POR PRÉSTAMOS
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CARTA DE APROBACIÓN POR PRÉSTAMOS
36

CARTA DE NEGATIVA POR PRÉSTAMOS
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CARTA DE APROBACIÓN O NO
APROBACIÓN DE LAS VACACIONES
Concepto
Es la comunicación oficial escrita que la
empresa envía al trabajador como
respuesta a su "Solicitud de Programación
de Vacaciones", informándole si las fechas
propuestas fueron aprobadas o, si no lo
fueron, proponiendo una nueva fecha de
común acuerdo.
Importancia
Es fundamental para dar certeza y formalidad
al proceso de planeación del descanso. El
trabajador necesita esta confirmación para
poder organizar sus planes personales (viajes,
etc.) con antelación. Para la empresa, es un
mecanismo de control para organizar la
operación.
¿Para que sirve?
Sirve para cerrar el ciclo de la solicitud de vacaciones y dejar constancia del acuerdo final. La
carta de aprobación confirma las fechas exactas de inicio y fin del período de descanso, lo
que activa el proceso de pago de la prima de vacaciones. Si no se aprueban las fechas
iniciales, la carta de no aprobación debe proponer, de acuerdo con la ley, una nueva fecha
dentro de los seis meses siguientes a la adquisición del derecho, garantizando así el disfrute
efectivo de las vacaciones. Su propósito es evitar malentendidos y servir como prueba del
cumplimiento de la obligación patronal.
Link Editable
Aprobación de vacaciones EDITABLE
Negativa de Vacaciones EDITABLE
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APROBACIÓN DE VACACIONES
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NEGATIVA DE VACACIONES
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HOJA DE VIDA
CORPORATIVA
Concepto
Es un formulario interno estandarizado
que la empresa le solicita al trabajador
para diligenciar luego de su vinculación.
Recoge la misma información básica de
una hoja de vida tradicional, pero en un
formato único para toda la organización.
Importancia
Centraliza y estandariza la información de todos
los trabajadores en una base de datos
corporativa. Esto es crucial para la gestión del
talento humano, ya que facilita procesos como la
búsqueda de perfiles internos para promociones,
la identificación de habilidades para planes de
capacitación y la elaboración de organigramas.
¿Para que sirve?
Sirve para actualizar y uniformar los datos del trabajador bajo los criterios de la empresa.
Mientras que la hoja de vida inicial se usó para la selección, la "HV Corporativa" se convierte
en el registro oficial interno. Su propósito es alimentar el sistema de información de Gestión
Humana, ensuring que datos clave como formación académica, cursos, idiomas, experiencia
previa y contactos de emergencia estén actualizados y en un mismo formato para todos, lo
que agiliza la administración de personal.
Link Editable
Hoja de Vida Corporativa EDITABLE
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