CARTILLA DESPUES 3 EDICION

IiI EDICION
Cartilla de Gestión
Documental
(DESPUES)
POR:
Daniel Ernesto Silva Talero
Tania Camila Chaux Rojas
Sahian Milena Suárez Sánchez
Juan Alejandro Ayala

IiI EDICION
Cartilla de Gestión
Documental
(DESPUES)
POR:
Daniel Ernesto Silva Talero
Tania Camila Chaux Rojas
Sahian Milena Suárez Sánchez
Juan Alejandro Ayala

Índice
6
10
Reintegro Laboral
Concepto, Importancia, Para qué sirve y Ejemplos
Carta de Terminación por Justa y sin Justa Causa
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
14
Cartas por Periodo de Prueba (Si/No)
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
18
20
22
24
Carta de Entrega de Prestaciones Sociales
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
Carta de Paz y Salvo
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
Certificación Laboral
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
Referencia Laboral
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
3

Índice
26
Carta de Exámenes de Egreso o de Retiro
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
30
30
Carta de Entrega de Cesantías
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
Carta de Descargas
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
32
34
40
Aceptación a Carta de Renuncia
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
Historia Laboral del Trabajador
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
Ficha Resumen Hoja de Vida
Concepto, Importancia, Para qué sirve, link y Ejemplos
4

5

REINTEGRO LABORAL
Concepto
Es el proceso y el documento formal
mediante el cual un trabajador que se ha
ausentado por una causa legalmente
amparada (como una incapacidad
médica, una licencia de
maternidad/paternidad o un permiso no
remunerado) se reincorpora a sus
labores habituales.
Importancia
Es fundamental porque formaliza el regreso
del trabajador a la empresa, reactivando todos
sus derechos y obligaciones laborales. Para el
empleador, es la forma de reintegrar al
trabajador a la operación de manera
organizada. Para el trabajador, garantiza que
su puesto esté protegido durante su ausencia,
como lo establece la ley.
¿Para que sirve?
Sirve para reintegrar al trabajador de manera oficial. El formato de reintegro typically requiere
la presentación de soportes (como el alta médica en caso de incapacidad) y la firma del
trabajador confirmando que retoma sus funciones en una fecha específica. Su propósito es
actualizar su estatus en el sistema de nómina y seguridad social, detener el pago de
subsidios (si aplica) y reanudar el pago del salario, dejando constancia de que la ausencia
finalizó legalmente.
Link Editable
Solicitud de Reintegro EDITABLE
Aceptación de Reintegro EDITABLE
No Aceptación de Reintegro EDITABLE
6

Solicitud de Reintegro
7

Aceptación de Reintegro
8

No Aceptación de Reintegro
9

CARTA DE TERMINACIÓN POR
JUSTA Y SIN JUSTA CAUSA
Concepto
Es la comunicación escrita obligatoria
mediante la cual el empleador notifica al
trabajador la decisión de terminar
unilateralmente el contrato de trabajo. La
carta debe especificar claramente si la
terminación es con justa causa (por
motivos graves imputables al trabajador,
según el Art. 62 del CST) o sin justa
causa (decisión del empleador sin que
medie una falta grave).
Importancia
Es el documento legal más crítico en una
terminación laboral. Establece las razones del
despido y define los derechos económicos del
trabajador (como el pago de
indemnizaciones). Una redacción incorrecta o
la falta de entrega de esta carta puede anular
el despido y generar demandas por despido
injustificado.
¿Para que sirve?
Sirve para notificar formalmente la terminación del vínculo laboral y sus causas. Si es con
justa causa, la carta debe describir detalladamente los hechos que configuran la falta grave.
Si es sin justa causa, la carta simplemente comunica la decisión. Su propósito es dar inicio al
proceso de liquidación de prestaciones sociales y servir como prueba fundamental en
cualquier procedimiento legal posterior. La ley exige que se entregue al trabajador en el
momento del despido.
Link Editable
Justa Causa EDITABLE
Injusta Causa EDITABLE
10

Justa Causa
11

Injusta Causa
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CARTAS POR PERIODO DE
PRUEBA (SÍ/NO)
Concepto
Son las comunicaciones formales que se
emiten al finalizar el periodo de prueba
(que puede ser de hasta dos meses
según el Art. 76 del CST). Existen dos
tipos: la carta de confirmación (si el
trabajador supera la prueba y es
confirmado en el cargo) y la carta de
terminación (si la empresa decide no
continuar con el vínculo laboral).
Importancia
Durante el periodo de prueba, cualquier parte
puede terminar el contrato sin previo aviso y
sin indemnización. Estas cartas son
importantes para dar por cerrado este periodo
de manera formal y evitar que la relación se
convierta en un contrato a término fijo o
indefinido de forma automática sin una
decisión explícita.
¿Para que sirve?
Carta de Confirmación (SÍ): Sirve para informar por escrito al trabajador que ha sido
confirmado en su cargo, detallando desde qué fecha se formaliza la vinculación definitiva
y bajo qué condiciones.
Carta de Terminación (NO): Sirve para comunicar que no se superó el periodo de prueba
y que, por lo tanto, el contrato finaliza. Debe expresar que la terminación se da bajo la
figura del periodo de prueba, para que quede claro que no hay lugar al pago de
indemnización por despido sin justa cause. Su propósito es dejar constancia del ejercicio
de esta figura legal.
Link Editable
Si EDITABLE
No EDITABLE
14

Si
15

No
16

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CARTA DE ENTREGA DE
PRESTACIONES SOCIALES
Concepto
Es un acta o documento de entrega que
el empleador y el trabajador firman al
terminar el contrato, donde se detalla el
cálculo y el monto total de las
prestaciones sociales liquidadas
(cesantías, intereses sobre cesantías,
prima de servicios y vacaciones
proporcionales) y se confirma su pago.
Importancia
Es la prueba por excelencia de que el
empleador cumplió con su obligación de
liquidar y pagar todas las prestaciones
sociales a las que el trabajador tenía derecho
al momento de la terminación del contrato.
Protege al empleador de futuras
reclamaciones por dinero adeudado y le da
tranquilidad al trabajador al recibir un desglose
claro de lo que se le está pagando.
¿Para que sirve?
Sirve para dar por saldadas las obligaciones económicas derivadas del contrato de trabajo. El
documento debe desglosar el cálculo de cada concepto (cesantías, intereses, prima,
vacaciones) y el valor total a pagar. Su firma por parte del trabajador, usualmente al mismo
tiempo que se recibe el dinero, constituye un acuse de recibo y una aceptación de la
liquidación, lo que es crucial para el cierre financiero de la relación laboral.
Link Editable
Carta de Entrega de Prestaciones Sociales EDITABLE
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CARTA DE PAZ Y
SALVO
Concepto
Es un documento legal que el trabajador
firma al finalizar su vinculación con la
empresa, declarando que ha recibido la
totalidad de los pagos a que tenía
derecho (salarios, prestaciones sociales,
etc.) y que no tiene ningún reclamo
pendiente ni adeudo en su contra con la
empresa (por ejemplo, por daños a
equipos, préstamos no descontados o
elementos no devueltos).
Importancia
Es de suma importancia para el empleador, ya
que es un instrumento de liberación de
responsabilidades. Su firma por parte del
trabajador facilita y agiliza el trámite de
expedición de la certificación laboral y el
finiquito. Para el trabajador, es un requisito
que la empresa suele pedir para gestionar la
entrega de documentos como la certificación
laboral.
¿Para que sirve?
Sirve para que el empleador pueda cerrar el expediente laboral del trabajador con la
seguridad de que no habrá reclamos futuros por conceptos laborales. Su propósito es ser
una declaración jurada de que todas las cuentas entre las partes están saldadas. Es común
que las empresas condicionen la entrega de la certificación laboral a la firma previa del paz y
salvo.
Link Editable
Carta de Paz y Salvo EDITABLE
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CERTIFICACIÓN
LABORAL
Concepto
Es un documento oficial expedido por el
empleador a solicitud del trabajador (o ex
trabajador), que contiene información
veraz sobre la relación laboral que
existió. Es un derecho fundamental del
trabajador establecido en el artículo 59
del Código Sustantivo del Trabajo.
Importancia
Es uno de los documentos más importantes
para un trabajador después de finalizado su
contrato. Es requisito indispensable para
buscar nuevo empleo, acceder a productos
financieros (como créditos) o realizar trámites
legales y migratorios. Para el empleador, es
una obligación legal cuya negativa
injustificada puede acarrear sanciones.
¿Para que sirve?
Sirve para acreditar de manera formal la experiencia laboral. Una certificación laboral típica
debe contener: fecha de ingreso y retiro, último cargo desempeñado, tipo de funciones
realizadas, salario devengado y, opcionalmente, motivo del retiro. Su propósito es servir
como una referencia oficial y verificable de la historia laboral de la persona, proporcionando
transparencia y seguridad a futuros empleadores o entidades.
Link Editable
Certificación Laboral EDITABLE
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REFERENCIA
LABORAL
Concepto
Es una evaluación o concepto más
detallado y cualitativo que emite un ex
empleador (usualmente a través de
Gestión Humana o el jefe inmediato)
sobre el desempeño, las competencias,
las habilidades y el carácter de un ex
trabajador. Va más allá de los datos fríos
de una certificación laboral.
Importancia
Es crucial en procesos de selección, ya que
proporciona información valiosa sobre cómo
era el desempeño real del candidato, su
adaptación cultural y su ética de trabajo. Una
buena referencia puede ser la clave para que
un trabajador consiga un nuevo empleo.
¿Para que sirve?
Sirve para que un futuro empleador pueda formarse una idea más completa del candidato.
Mientras la certificación prueba que trabajó en un lugar, la referencia opina cómo lo hizo. Su
propósito es validar la información proporcionada por el trabajador y reducir el riesgo en la
contratación para la nueva empresa. Es importante destacar que, por ley, la referencia debe
ser veraz y emitida de buena fe para evitar demandas por injuria o calumnia.
Link Editable
Referencia Laboral EDITABLE
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CARTA DE EXÁMENES DE
EGRESO O DE RETIRO
Concepto
Es la solicitud y el resultado del examen
médico ocupacional de egreso, un
requisito obligatorio del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST) que debe realizarse a
todo trabajador al terminar su vinculación
laboral, sin importar el motivo de retiro.
Importancia
Es de vital importancia legal y de salud pública.
Para el empleador, constituye la prueba de que el
trabajador se desvinculó en unas condiciones de
salud específicas, lo que es fundamental para
determinar la posible relación causal de una
enfermedad profesional que se manifieste después
del retiro. Para el trabajador, documenta su estado
de salud al final de su exposición a los riesgos de
su cargo.
¿Para que sirve?
Sirve para comparar el estado de salud del trabajador al ingresar y al salir de la empresa. El
examen de egreso debe evaluar si las condiciones de trabajo afectaron su salud. Su
propósito es proteger a ambas partes: al empleador de reclamaciones futuras no
fundamentadas y al trabajador al garantizar que cualquier afectación relacionada con su
trabajo sea identificada y manejada, incluso después de la terminación del contrato.
Link Editable
Citación de Exámenes de Egreso o de Retiro EDITABLE
Constancia de Exámenes de Egreso o de Retiro EDITABLE
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Citación de Exámenes de Egreso o de Retiro
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Constancia de Exámenes de Egreso o de Retiro
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CARTA DE ENTREGA DE
CESANTÍAS
Concepto
Es un documento anexo al acta de
liquidación de prestaciones sociales que
se enfoca específicamente en el depósito
o consignación del valor de las cesantías
y sus intereses a favor del trabajador, ya
sea en un fondo de cesantías o en una
cuenta bancaria.
Importancia
Las cesantías son una prestación social de ahorro
forzoso a la que tiene derecho todo trabajador en
Colombia. Esta carta es importante porque
especifica el destino y el monto de este ahorro, el
cual es vital para el trabajador en su periodo de
transición entre empleos.
¿Para que sirve?
Sirve para informar formalmente al trabajador sobre el pago de sus cesantías. La carta o
comprobante debe indicar: el valor consignado, la fecha de la transacción, el nombre de la
entidad financiera o fondo de cesantías donde se realizó el depósito y el número de cuenta.
Su propósito es proporcionar un comprobante específico de que esta obligación fue cumplida
por el empleador dentro de los plazos legales establecidos (al 14 de febrero del año siguiente
o al terminar el contrato).
Link Editable
Carta de Entrega de Cesantías EDITABLE
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ACEPTACIÓN A CARTA DE
RENUNCIA
Concepto
Es la comunicación formal escrita
mediante la cual el empleador acepta la
voluntad irrevocable del trabajador de
terminar el contrato de trabajo,
manifestada previamente en una carta de
renuncia presentada por este.
Importancia
Es el paso que formaliza legalmente la terminación
del contrato por mutuo acuerdo, pero iniciada por
la voluntad del trabajador. La renuncia por sí sola
no termina el vínculo; requiere la aceptación
expresa del empleador para surtir efectos.
¿Para que sirve?
Sirve para dar por terminada la relación laboral de manera pacífica y ordenada. La carta de
aceptación típicamente hace referencia a la fecha de retiro indicada en la renuncia y confirma
que se procederá con la liquidación de las prestaciones sociales a las que haya lugar (prima
de servicios, vacaciones proporcionales, etc.). Su propósito es dejar constancia de que la
empresa recibió la renuncia y la acepta, lo que da inicio al proceso de liquidación y
desvinculación. Este documento es clave para el cierre administrativo.
Link Editable
Aceptación a Carta de Renuncia EDITABLE
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HISTORIA LABORAL DEL
TRABAJADOR
Concepto
Es un registro cronológico y detallado de
toda la trayectoria profesional de un
trabajador, que se construye internamente
durante su vinculación con la empresa.
Incluye roles, responsabilidades, logros,
evaluaciones de desempeño,
capacitaciones recibidas, ascensos y
sanciones.
Importancia
Es el "expediente interno" completo del trabajador.
Su importancia radica en que centraliza toda la
información relevante de su paso por la empresa,
lo que es crucial para tomar decisiones objetivas
sobre promociones, aumentos salariales, planes de
desarrollo o procesos disciplinarios.
¿Para que sirve?
Sirve como la memoria institucional de la vida laboral del trabajador dentro de la
organización. Su propósito es proporcionar una visión holística y documentada de su
contribución y evolución. Cuando el trabajador se retira, este historial se archiva y se
convierte en la fuente de información para emitir certificaciones laborales y referencias
detalladas y precisas en el futuro. Es la base para cualquier análisis retrospectivo.
Link Editable
Historia Laboral del Trabajador EDITABLE
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FICHA RESUMEN
HOJA DE VIDA
Concepto
Es un documento de uso interno de Gestión
Humana que condensa la información más
relevante de la hoja de vida inicial del
trabajador y de su historial laboral en la
empresa en un formato estandarizado y de
fácil consulta.
Importancia
Agiliza enormemente los procesos
administrativos y de consulta. En lugar de
revisar todo el expediente físico o digital, un
reclutador o jefe puede acceder rápidamente a
un resumen con los datos clave para procesos
internos de movilidad o para elaborar una
certificación laboral.
¿Para que sirve?
Sirve como un "abstract" o resumen ejecutivo del perfil profesional del trabajador. Su
propósito es optimizar el tiempo y la eficiencia en la gestión del talento. Esta ficha typically
incluye: datos personales, cargos held en la empresa, fechas de cada cargo, formación
académica principal, habilidades clave, capacitaciones más relevantes y salario histórico. Al
finalizar la vinculación, esta ficha se archiva y permite reconstruir de manera rápida la
trayectoria del trabajador si se requiere emitir una documentación años después.
Link Editable
Ficha Resumen Hoja de Vida EDITABLE
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