Sähköisen tiedonhallinnan askeleet ja hyödyt - Sakasti - Suomen ...
Sähköisen tiedonhallinnan askeleet ja hyödyt - Sakasti - Suomen ...
Sähköisen tiedonhallinnan askeleet ja hyödyt - Sakasti - Suomen ...
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
<strong>Sähköisen</strong> <strong>tiedonhallinnan</strong><br />
<strong>askeleet</strong> <strong>ja</strong> <strong>hyödyt</strong><br />
Tiedonoh<strong>ja</strong>usseminaari<br />
<strong>Suomen</strong> evankelis-luterilainen kirkko<br />
9.5.2012<br />
Kehittämispäällikkö Raili Oittinen
Sisältö<br />
• Toimintaympäristö <strong>ja</strong> lähtökohtia<br />
• Tiedonhallinta <strong>ja</strong> kokonaisarkkitehtuuri<br />
• Miksi sähköinen säilytys?<br />
• Etenemispolku<br />
• Toiminta- <strong>ja</strong> käsittelyprosessit<br />
• eAMS-tiedonoh<strong>ja</strong>us<br />
• SÄHKE2-vaatimukset<br />
• Organisaation kypsyys<br />
• Hyödyt<br />
• Haasteita
Asiakir<strong>ja</strong>hallinnon toimintaympäristö<br />
- käytännön realiteette<strong>ja</strong><br />
• Sähköiset tietojärjestelmät <strong>ja</strong> paperiarkistointi rinnakkain<br />
• Vaikuttamismahdollisuudet sähköisen toimintaympäristön<br />
kehittämiseen<br />
• Tietojärjestelmät erillisiä siilo<strong>ja</strong><br />
• Vanhentuneet käsittelyprosessit<br />
• Jatkuvat muutokset<br />
• Normit muuttuvat nopeasti (SÄHKE1 -> SÄHKE2 -> SÄHKE3), ISO 15489-<br />
2 (suomennostyö), JHS 156 uudistaminen, JHS 176 tietohallintolaki<br />
– Uudet käsitteet<br />
– eAMSvaatimukset
<strong>Sähköisen</strong> <strong>tiedonhallinnan</strong> kehittämisen<br />
lähtökohtia<br />
• Omaa organisaatiota koskeva lainsäädäntö perustana<br />
• Kirkon uusi jäsentietojärjestelmä Kirjuri<br />
• Laki julkisen hallinnon tietohallinnon oh<strong>ja</strong>uksesta 634/2011<br />
• Julkishallinnon kokonaisarkkitehtuuri<br />
• Julkishallinnon tietovarannot asioinnin poh<strong>ja</strong>na<br />
• Julkisen datan avoimuus<br />
• Organisaatio- <strong>ja</strong> palvelurakenneuudistus<br />
• Paikkariippumattomat palvelut<br />
• Kansalaisen asiointitili<br />
• Asiakkuuden hallinta keskeinen osa tiedonhallintaa<br />
– Asiakkaan tiedonsaantimahdollisuuksien kehittäminen<br />
– Prosessien kehittäminen organisaatiorajoista riippumatta<br />
– Tietojärjestelmien metatietomääritysten yhtenäistyminen
Tiedonhallinnan kehittäminen<br />
kokonaisarkkitehtuurissa<br />
• VALTASA-hanke -> VM:n luonnokset Julkisen hallinnon<br />
kokonaisarkkitehtuuriksi <strong>ja</strong> Valtionhallinnon<br />
kokonaisarkkitehtuuriksi<br />
• Organisaation toiminnan <strong>ja</strong> toimintaprosessien + niitä tukevien<br />
<strong>tiedonhallinnan</strong> <strong>ja</strong> tietojärjestelmäkokonaisuuden suunnittelu<br />
• Lausuntoaika päättyi 26.8.2011, ensimmäinen virallinen versio<br />
4.4.2012<br />
• JHS 179<br />
• Uusi tietohallintolaki voimaan 1.9.2011 -> yhteentoimivuus
V<br />
A<br />
L<br />
T<br />
A<br />
S<br />
A<br />
Valtionhallinnon arkkitehtuuriperiaatteet<br />
VALTASA-hankkeen laatimat<br />
Valtionhallinnon arkkitehtuuriperiaatteet<br />
ovat lin<strong>ja</strong>uksia, joita<br />
valtionhallinnon organisaatioiden on<br />
noudatettava toimintansa <strong>ja</strong><br />
tietojärjestelmiensä kehittämisessä.<br />
Arkkitehtuuriperiaatteet muodostavat<br />
kaikille yhteisen perustan suunnittelulle<br />
<strong>ja</strong> oh<strong>ja</strong>avat valtionhallinnon<br />
organisaatioita <strong>ja</strong> niiden<br />
kehittämishankkeita paremman<br />
yhteentoimivuuden <strong>ja</strong> hallitumman<br />
kehittämisen suuntaan.<br />
VALTASA:n tuottamat periaatteet<br />
soveltuvat käytettäviksi kaikissa julkisen<br />
hallinnon organisaatioissa, <strong>ja</strong> ne onkin<br />
lähes sellaisenaan nostettu julkisen<br />
hallinnon arkkitehtuuriperiaatteiksi.<br />
• 2 Yleiset periaatteet<br />
• 2.1 Periaatteita on noudatettava<br />
• 2.2 Toiminnan <strong>ja</strong> kehittämisen on oltava läpinäkyvää<br />
• 2.3 Maksimoi yhteiskunnan kokonaisetu<br />
• 2.4 Arkkitehtuurin tulee olla yksinkertaista<br />
• 3 Toimintaan vaikuttavat periaatteet<br />
• 3.1 Arkkitehtuurin tulee olla strategialähtöistä<br />
• 3.2 Toimintatapojen tulee olla yhdenmukaiset<br />
• 3.3 Kehitä toimintamallia asiakaslähtöisesti<br />
• 4 Tietoon kohdistuvat periaatteet<br />
• 4.1 Tieto on yhteiskäyttöistä pääomaa<br />
• 4.2 Tietovarannolla tulee olla tietovastuullinen<br />
• 4.3 Tietoturvallisuus on huomioitava tiedon koko elinkaaren a<strong>ja</strong>n<br />
• 5 Tietojärjestelmiin kohdistuvat periaatteet<br />
• 5.1 Kehitä tai hanki tietojärjestelmiä toimintalähtöisesti<br />
• 5.2 Vältä päällekkäisiä ratkaisu<strong>ja</strong><br />
• 5.3 Varmista yhteentoimivuus<br />
• 5.4 Tietojärjestelmien tulee olla käyttäjäystävällisiä<br />
• 5.5 Minimoi toimitta<strong>ja</strong>riippuvuus<br />
• 5.6 Hyödynnä avointa lähdekoodia<br />
• 6 Teknologiaan kohdistuvat periaatteet<br />
• 6.1 Yhtenäistä teknologia-arkkitehtuuri<br />
• 6.2 Käytä vakaita teknologioita<br />
• 7 Tietoturva <strong>ja</strong> varautuminen<br />
• 7.1 Huolehdi tietoturvasta osana toimintaa<br />
• 7.2 Varaudu poikkeustilanteisiin
Julkishallinnon kokonaisarkkitehtuuri<br />
Lisää julkisen hallinnon ICT-toiminnasta <strong>ja</strong> arkkitehtuureista: Valtiovarainministeriö:<br />
http://www.vm.fi/vm/fi/16_ict_toiminta/index.jsp
Toiminta<br />
Tietojärjestelmät <br />
Informaatio <br />
Teknologia<br />
Asiakas Viranomainen<br />
Asiointi-, osallistumis-<br />
vaikuttamistarve<br />
Asiointi<br />
palvelu<br />
Asiointi<br />
tili<br />
Asiankäsittely<br />
Tiedon-<br />
oh<strong>ja</strong>us<br />
Asiankäsittelyprosessi<br />
Asiankäsittely<br />
järjestelmä<br />
Prosessin<br />
hallinta<br />
Käyttöoikeus<br />
hallinta<br />
Prosessi<br />
eAMS Käyttäjät<br />
säännöt<br />
Tallennus<br />
järjestelmä<br />
”Asiat <strong>ja</strong><br />
asiakir<strong>ja</strong>t”<br />
x BPML<br />
y PDF, TIFF
Lähde: Valtiovarainministeriö, Julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurin suuntaviivat.<br />
Luentomateriaali 26.1.2012.
Julkishallinnon metatietopalveluluonnos<br />
Lähde: Julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuriluonnos 4.4.2011, v. 0.95 s.43<br />
Lähde: Julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuriluonnos 4.4.2011, v. 0.95 s.28
Miksi sähköinen säilytys?<br />
• Sähköinen käsittelyprosessi =<br />
– reaaliaikainen käsittelyprosessi<br />
– oh<strong>ja</strong>ttu käsittelyprosessi<br />
– Asiakirjojen luotettava käsittelyprosessi (toimenpiteet näkyvissä) <strong>ja</strong><br />
säilytys<br />
• Tieto säilyy paremmin käytettävissä, etsittävissä <strong>ja</strong> löydettävissä<br />
– Tiedon hyödyntäminen organisaatiossa tehokkaampaa<br />
– Asiakirjojen käsittelyn, arkistoinnin, hävittämisen <strong>ja</strong> tietopalvelun<br />
helpottuminen<br />
• Sähköisten aineistojen kompleksisuus: miten säilyttää<br />
relaatiotietokanta?
Miksi sähköiseen tiedonhallintaan <strong>ja</strong><br />
säilytykseen?<br />
• Paljonko organisaation arkistotilat maksavat vuodessa?<br />
• Paljonko organisaation tulostuskustannukset ovat vuodessa?<br />
• Kuinka paljon aikaa <strong>ja</strong> työtä käytetään asiakirjojen tulostamiseen,<br />
koteloimiseen, hävittämiseen <strong>ja</strong> siirtelyyn?<br />
• Entä tiedon etsimiseen paperiarkistosta?<br />
• Kuinka moni haluaa etsiä asioita diaaritulosteista?<br />
• Kuinka moni on tulostanut tietokannan?
Miten sähköiseen tiedonhallintaan <strong>ja</strong><br />
säilyttämiseen Etenemispolku<br />
• Mikä on nykytila?<br />
• Prosessit<br />
• AMSin a<strong>ja</strong>ntaisuus<br />
• Organisaation järjestelmien tilanne<br />
• Osaaminen & resurssit<br />
Kehitettävät kokonaisuudet<br />
• Mikä on tavoite?<br />
• Sähköiset käsittelyprosessit<br />
• Prosessien nopeutuminen & automatisointi<br />
• Yhteentoimivuus, tiedon hyödynnettävyys, päällekkäisyyksien<br />
karsiminen<br />
• Sähköinen säilyttäminen
Miten sähköiseen säilyttämiseen?<br />
Kehitettävät osa-alueet:<br />
• Käsittelyprosessien arviointi<br />
• Tiedonoh<strong>ja</strong>uksen suunnittelu<br />
• Tiedonoh<strong>ja</strong>uksen toteuttaminen<br />
• Järjestelmien hankinta/ kehittäminen<br />
• Tietojärjestelmien vaatimukset<br />
• Sähköinen säilytys & määräa<strong>ja</strong>n säilytettävien tietojen<br />
hävittäminen<br />
+ osaamisen kehittäminen, koulutus, resursointi, vastuiden määrittely,<br />
<strong>ja</strong>tkokehitys…
Toimintaprosessien kehittäminen<br />
• Uuden tietojärjestelmän suunnittelun yhteydessä<br />
uudistetaan myös prosessit, joita tietojärjestelmässä<br />
on tarkoitus hoitaa<br />
• Tämä edellyttää myös asiakir<strong>ja</strong>llisten tietojen<br />
käsittelyprosessien kehittämistä <strong>ja</strong><br />
yhdenmukaistamista<br />
• JHS152<br />
• Käsittelyprosessi = toimintaprosesseissa syntyvien <strong>ja</strong><br />
kertyvien asiakir<strong>ja</strong>llisten tietojen käsittely
Käsittelyprosessien kehittäminen<br />
• Tietojärjestelmät tukevat käsittelyprosesse<strong>ja</strong><br />
• Asiakir<strong>ja</strong>pohjien kehittäminen <strong>ja</strong> yhtenäistäminen<br />
• Versioiden hallinta<br />
• Tiedon oh<strong>ja</strong>uksen kehittäminen<br />
eAMS - järjestelmä<br />
• Metatietojen automatisointi<br />
• Asiakir<strong>ja</strong>hakuihin käytetyn a<strong>ja</strong>n lyhentäminen<br />
• Sähköinen säilyttäminen<br />
• Hävittämistoiminnallisuudet
eAMS – tiedonoh<strong>ja</strong>uksen suunnittelu<br />
• AMSin a<strong>ja</strong>ntasaisuus – miten hyvin paperiarkiston AMS vastaa<br />
sähköisiä prosesse<strong>ja</strong>?<br />
• Työnkulkujen <strong>ja</strong> prosessien kartoitus<br />
• Tehtäväluokituksen laatiminen<br />
• eAMSin koodistojen määrittely <strong>ja</strong> ra<strong>ja</strong>us<br />
• Asiakir<strong>ja</strong>llisten tietojen inventointi <strong>ja</strong> liittäminen<br />
prosessikuvauksiin<br />
• Mille tasolle käsittelyvaiheiden kuvaaminen viedään?<br />
– Käsittelyprosessin oh<strong>ja</strong>utuvuus?<br />
– Määritelläänkö automaattisia käsittelysääntöjä?
Asiakir<strong>ja</strong>n elinkaaren hallinnan toiminnallisuudet<br />
tietojärjestelmissä. Esimerkki SÄHKE 2 tavoitetilasta.<br />
Lähde: JHS176
eAMS (= TOS =THS)<br />
tiedon elinkaaren oh<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>na<br />
• eAMS on järjestelmä, joka oh<strong>ja</strong>a tietojärjestelmissä<br />
käsiteltävien tietojen elinkaaren hallintaa <strong>ja</strong> tietojen<br />
säilyttämistä sekä tiettyjä toiminnallisuuksia<br />
– Toimii tietojärjestelmien taustalla<br />
• Tiedonoh<strong>ja</strong>usjärjestelmä<br />
• Metatietojärjestelmä<br />
– Itsenäinen tietojärjestelmä<br />
• Toiminnalliset vaatimukset kuvattu<br />
• Odottaa teknistä toteuttamista<br />
– eAMS -integraatio on edellytys myös tiedon sähköiselle<br />
arkistoinnille
eAMS tiedon elinkaaren oh<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>na<br />
• eAMS oh<strong>ja</strong>a organisaation asiakir<strong>ja</strong>llisten tietojen<br />
elinkaaren suunnittelua <strong>ja</strong> hallintaa<br />
• eAMS ulotetaan tehtävittäin <strong>ja</strong> käsittelyprosesseittain<br />
yksittäisten asiakir<strong>ja</strong>tyyppien tasolle<br />
– Samaan käsittelyprosessiin kuuluvilla asiakir<strong>ja</strong>llisilla tiedoilla<br />
on erilaisia metatietoarvo<strong>ja</strong>, kuten julkisuustieto, säilytysaika<br />
– Tietosisältö on yksityiskohtainen<br />
• www.ams-opas.fi<br />
• www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/akj_maarays.pdf<br />
– Asianhallinnan metatietomalli (SÄHKE-metatietomalli)<br />
• JHS 143 Asiakir<strong>ja</strong>llisten tietojen kuvailussa <strong>ja</strong> hallinnassa käytettävät<br />
metatiedot (www.jhs-suositukset.fi)<br />
• SFS 5914 Asiakirjojen metatiedot
Asiakir<strong>ja</strong>llisen tiedon käsittelyprosessi = asia<br />
Tehtäväluokitus<br />
Tehtävä<br />
Asiakir<strong>ja</strong>llisen tiedon käsittely<br />
vireilletulo valmistelu<br />
päätöksenteko toimeenpano<br />
toimenpide<br />
Asia-<br />
kir<strong>ja</strong><br />
toimenpide toimenpide toimenpide<br />
Asia-<br />
kir<strong>ja</strong><br />
Asia-<br />
kir<strong>ja</strong><br />
Asia-<br />
kir<strong>ja</strong><br />
toimenpide
SÄHKE2-vaatimukset käsittelyprosessille<br />
• Tieto on sidoksissa tiettyyn prosessiin <strong>ja</strong> tehtävään<br />
• Tiedon käsittely <strong>ja</strong> hallinta tietojärjestelmissä luotettavaa koko<br />
elinkaaren a<strong>ja</strong>n.<br />
– Tarpeelliset toimenpidetiedot käsittelyprosessin eri vaiheista<br />
tallentuvat<br />
– Metatiedot määrittävät julkisuusasteen<br />
– Käyttöoikeudet määritelty<br />
• Tietojen käytettävyys<br />
- Tiedonoh<strong>ja</strong>us tuottaa riittävät metatiedot<br />
- Käsittelyvaihetiedot oh<strong>ja</strong>avat käsittelyprosessin etenemistä<br />
- Tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittäminen & pysyvästi<br />
säilytettävien aineistojen siirto
SÄHKE2:n vaatimukset tietojärjestelmille<br />
• eAMS-järjestelmä<br />
– Käsittelyprosessin oh<strong>ja</strong>aminen (tiedonoh<strong>ja</strong>uksen tuottaminen)<br />
– Tehtäväluokan <strong>ja</strong> asiakir<strong>ja</strong>tyypin mukaisten oletusmetatietoarvojen<br />
määrittely<br />
• Operatiivinen järjestelmä<br />
– Kyky hakea eAMS-järjestelmästä oh<strong>ja</strong>ustieto<strong>ja</strong><br />
– Toimenpidetietojen tallentuminen käsittelyvaiheista<br />
– Roolien mukainen pääsynhallinta rajoitettuun tietoon<br />
– Tarpeettomien asiakirjojen oh<strong>ja</strong>ttu hävittäminen.<br />
– Siirtokokonaisuuden muodostaminen
Sähke2 -vaatimukset<br />
• eAMS -integraatio<br />
• Prosessien oh<strong>ja</strong>us<br />
• Tilasiirtymät<br />
• Versioiden hallinta<br />
• Käyttäjäryhmät<br />
• Hävittämistoiminnallisuudet<br />
• Lokitietojen karttuminen<br />
• Sähköinen säilyttäminen <strong>ja</strong> arkistointi<br />
– Siirtotiedoston muodostaminen<br />
– Ra<strong>ja</strong>pinta sähköiseen arkistoon
Tiedonoh<strong>ja</strong>uksen toteuttaminen<br />
tietojärjestelmiin<br />
• eAMS-järjestelmä – tiedonoh<strong>ja</strong>usjärjestelmä (TOJ) toimii<br />
tietojärjestelmien taustalla<br />
– Metatietojärjestelmä<br />
– Itsenäinen tietojärjestelmä<br />
• On suositeltavaa rakentaa ensin eAMS-järjestelmä <strong>ja</strong> liittää muita<br />
tietojärjestelmiä sen piiriin vaiheittain.<br />
– eAMS-järjestelmä on mahdollista toteuttaa johonkin olemassa<br />
olevaan tietojärjestelmään.<br />
– Kaikkea eAMS-toiminnallisuutta voidaan kehittää vaiheittain<br />
– eAMS-oh<strong>ja</strong>us suositellaan aloitettavaksi asianhallintajärjestelmistä<br />
• Tavoitteena keskitetty tiedonoh<strong>ja</strong>us (eAMS-järjestelmä), jonka piiriin<br />
liitetä tietojärjestelmiä vaiheittain
Organisaation kypsyys<br />
• Mikä on toiminnan <strong>ja</strong> tietojärjestelmien tilanne<br />
• Onko kokonaisarkkitehtuurikuvauksesta näkemyksiä<br />
- miten tietojärjestelmät liittyvät toisiinsa?<br />
- hankitaanko eAMS-järjestelmä<br />
tiedonoh<strong>ja</strong>ukseen?<br />
- mitkä järjestelmät integroidaan ensimmäisinä eAMS-<br />
järjestelmään? =>vaiheistus<br />
- entä ellei hankita eAMS-järjestelmää, miten<br />
toteutetaan tiedonoh<strong>ja</strong>us<br />
Tarvitaan strategioita <strong>ja</strong> johdon päätöksiä<br />
Tarvitaan yhteistyötä: johto, ICT, tietoturva, tietosuo<strong>ja</strong>,<br />
järjestelmätoimitta<strong>ja</strong>t
Organisaation kypsyys<br />
• Asiakir<strong>ja</strong>hallinnan tulee olla hyvän tiedonhallintatavan <strong>ja</strong> hyvän<br />
henkilötietojen käsittelyn tasolla<br />
• Vastuut tulee olla määriteltyinä <strong>ja</strong> kuvattuna<br />
• Ohjeistot tulee olla a<strong>ja</strong>ntasaisia, saatavissa, käytettävissä,<br />
ymmärrettäviä<br />
– hävittäminen, käyttöoikeudet, eAMS:n a<strong>ja</strong>n tasalla pitäminen<br />
• Tietoturvallisuus dokumentoituna <strong>ja</strong> ohjeistettuna<br />
Toiminta tulee olla dokumentoituna <strong>ja</strong> käytännöt sovittuina siten, että<br />
noudatetaan yhteisiä ”pelisääntöjä”
Organisaation kypsyys<br />
Toimintojen, tietojärjestelmien kehittämisvaiheessa, tietojärjestelmän<br />
hankintavaiheessa jo hyvä tutustua:<br />
• SÄHKE2: Sähköisten asiakir<strong>ja</strong>llisten tietojen käsittely, hallinta <strong>ja</strong> säilyttäminen.<br />
Arkistolaitoksen määräys 19.12.2008<br />
• SÄHKE2-määräyksen siirto-ohje, siirto-ohjeen liite, uudistumassa<br />
• SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys <strong>ja</strong> sen tietosisältö 2012, voimaan<br />
15.3.2012<br />
• SÄHKE2-siirtotiedoston xml-skeema (XSD-muodossa) XML-skeema kuvaa SÄHKE2normin<br />
mukaisen siirtotiedoston rakenteen. Organisaation on huolehdittava siitä,<br />
että siirrettävä aineisto on SÄHKE2-skeeman mukainen.<br />
• Skeema on julkaistu 20.12.2011 (uusin versio)<br />
• Skeeman 20.12.2011 Release notes (doc)<br />
• Videoesittely: Arkistolaitoksen SÄHKE2–normi sähköisen <strong>tiedonhallinnan</strong> edistäjänä
<strong>Sähköisen</strong> <strong>tiedonhallinnan</strong><br />
tuottavuusvaikutuksia<br />
• Automaattisemmat <strong>ja</strong> nopeammat sähköiset<br />
käsittelyprosessit<br />
– Tiedon käsittelyn luotettavuus<br />
• Toimintatapojen yhtenäistäminen<br />
• Hallinnon läpinäkyvyyden lisääminen<br />
• Asiakaspalvelusta itsepalvelua<br />
• Tiedon yhteiskäyttöisyys
<strong>Sähköisen</strong> <strong>tiedonhallinnan</strong><br />
tuottavuusvaikutuksia<br />
• Turvataan sähköisen tietopääoman hallinta <strong>ja</strong><br />
käytettävyys (hakumahdollisuudet paranevat) sekä<br />
säilyminen<br />
– Tiedon hallintaa <strong>ja</strong> käyttöä oh<strong>ja</strong>avat metatiedot tallentuvat<br />
automaattisesti<br />
– Tarpeettoman tiedon hävittäminen tapahtuu luotettavasti<br />
– Pitkäaikaissäilytystä, pysyvää säilytystä vaativat tiedot ovat<br />
valmiiksi arkistolaitoksen hyväksymissä muodoissa, jolloin ne<br />
ovat siirrettävissä arkistolaitoksen säilytyspalveluun <strong>ja</strong> sieltä<br />
myös käytettävissä
Prosessien kehittämisestä saatavat<br />
<strong>hyödyt</strong> - Asiakas<br />
• Asiointi nopeutuu<br />
• Asiointi yhdessä palvelupisteessä<br />
• Asiointiprosessien <strong>ja</strong> seurannan yksinkertaistuminen<br />
• Hallinnon läpinäkyvyys <strong>ja</strong> oikeusturva paranevat<br />
• Tasapuolinen kohtelu<br />
• Ei tarvitse tuntea organisaatio- <strong>ja</strong> hallintorakenteita<br />
• 24/7?<br />
• Paikka- <strong>ja</strong> aikariippumattomuus?
Prosessien kehittämisestä saatavat<br />
<strong>hyödyt</strong>– Organisaatioiden yhteistyö<br />
• Prosesse<strong>ja</strong> voidaan hoitaa yli organisaatiorajojen<br />
• Prosesse<strong>ja</strong> voidaan hoitaa yhteisesti – yhtenäiset<br />
toimintatavat - automatisointi<br />
• Prosessien toteuttamisen luotettavuus<br />
• Tietojärjestelmät ovat yhteentoimivia<br />
• Muutostilanteita on helpompi hallita<br />
• Tiedonkulku <strong>ja</strong> –<strong>ja</strong>kelu nopeutuvat<br />
• Tiedon haku nopeutuu
Prosessien kehittämisestä saatavat <strong>hyödyt</strong><br />
- Johtaminen<br />
• Muutostilanteiden hallinta paranee<br />
• Muutosten jälkeen toimintojen vakiinnuttaminen<br />
nopeutuu<br />
• Prosessit nopeutuvat - läpimenoa<strong>ja</strong>t<br />
• Asioiden seuranta <strong>ja</strong> valvonta helpottuvat<br />
• Mahdollistaa henkilöstön kohdentamisen<br />
päämäärätehtäviin<br />
• Lisää toiminnan tuottavuutta
Prosessien kehittämisestä saatavat <strong>hyödyt</strong><br />
- Tekniikka<br />
• Tietojärjestelmät tukevat paremmin prosessien<br />
toteuttamista<br />
• Päästään eroon suljetuista tietojärjestelmistä<br />
• Tietojärjestelmät ovat yhteensopivia<br />
• Paperin käyttö vähenee<br />
• Sähköinen säilyttäminen – myös pysyvään säilytykseen<br />
määrättyjen aineistojen sähköinen arkistointi
Organisaation haasteet<br />
SÄHKE2 -kehittämistyössä<br />
• SÄHKE –vaatimuksista tiedottaminen<br />
järjestelmäsuunnitteluvaiheessa eri tietojärjestelmien kehittäjille<br />
– Suuri osa toiminnallisuuksista rakennetaan osana normaalia<br />
tuotekehitystyötä, josta vastaa järjestelmätoimitta<strong>ja</strong><br />
– Asiakir<strong>ja</strong>hallinnon asiantuntemusta tarvitaan parametroinnissa<br />
• SÄHKE -vaatimusten <strong>ja</strong> organisaation prosessien<br />
yhdistäminen toimivaksi ratkaisuksi<br />
– Prosessien kuvaaminen<br />
• Käsittelyoikeuksien määrittely<br />
• Käsittelykäytäntöjen läpikäyminen – koko organisaation mukaan<br />
saaminen<br />
• Asiakir<strong>ja</strong>llisen tiedon koko elinkaaren ymmärtäminen
KIITOS!<br />
Lisätieto<strong>ja</strong>:<br />
Raili Oittinen<br />
Puh. 09 228 52374, 0500 438 262<br />
raili.oittinen@narc.fi
Change language